Бухгалтерский учет на компьютере

Введение

Каждый, кто ищет работу бухгалтера, знает, что в большинстве вакансий среди требований к соискателю упоминается знание программных продуктов компании 1С. В частности, речь идёт об 1С: Бухгалтерии. Этим программным комплексом пользуется для автоматизации учёта огромное количество российских организаций.

Компания 1С обеспечивает бухгалтеров, которые пользуются её разработками, прекрасной методической поддержкой. Если бухгалтер может точно определить проблему, с которой столкнулся, если, при этом, он хорошо понимает, как устроена 1С: Бухгалтерия – он практически всегда сможет найти ответ на свой вопрос, пользуясь специализированными справочными материалами. Но умение правильно задавать вопросы требует наличия определенных базовых знаний.

Человек, который знает, как устроена 1С: Бухгалтерия, видит её состоящей из множества мелких деталей, слаженная работа которых и позволяет ему успешно пользоваться этой системой. И, что очень важно – успешно осваивать новшества, которые приходят в неё благодаря постоянным изменениям в системе бухгалтерского учета. 1С: Бухгалтерия оперативно следует за этими изменениями.

На бухгалтера, фактически, ложится двойная нагрузка. Если в учете происходят изменения, ему нужно освоить эти изменения на теоретическом уровне, и понять, как, используя 1С: Бухгалтерию, организовать учет в соответствии с ними. Однако, если бухгалтер хорошо знает 1С: Бухгалтерию, ему гораздо легче оперативно реагировать на новшества учёта. Эта книга написана для тех, кто хочет освоить 1С: Бухгалтерию до уровня, когда они самостоятельно смогут выяснить любые детали, необходимые в практической работе.

Учиться чему-то, связанному с компьютером, можно несколькими путями. Так, можно заучить некую последовательность действий и пользоваться ей, не задумываясь о внутренних механизмах системы, которые обеспечивают выполнение нужных задач. Глубокое понимание происходящего при таком подходе обычно приходит далеко не сразу. А если не прилагать к этому определенных усилий, то не приходит и вовсе. Минус такого подхода заключается в том, что если что-то вмешается в привычную последовательность действий (например, ошибка), тому, кто не понимает устройство системы, бывает очень непросто разобраться в происходящем.

Другой подход, на котором и основана эта книга, нацелен на понимание устройства и внутренних особенностей работы программ. Тот, кто понимает устройство системы и владеет ключевыми навыками работы с ней, способен самостоятельно, используя дополнительные справочные материалы, получить любые необходимые знания.

Цель этой книги – помочь всем желающим понять 1С: Бухгалтерию 3.0. и научиться в ней работать. Она рассчитана на пользователей, имеющих основные навыки работы с компьютером и знания в области бухгалтерского учета в хозрасчетных организациях. Некоторая часть этой книги, раскрывающая общие принципы работы системы 1С: Предприятие, будет полезна и тем, кто хочет освоить автоматизацию других сфер учета.

Глава 1 1С: Предприятие и 1С: Бухгалтерия

В этой главе мы поговорим об устройстве 1С: Бухгалтерии как программного комплекса и о некоторых общих методах работы, которыми обязательно нужно владеть для того, чтобы последующее взаимодействие с программой было бы продуктивным и безопасным.

Если отвлечься от конкретных программных средств и подумать о том, что является самым важным на компьютере бухгалтера, то окажется, что это – информация. Это та информация, которую бухгалтер изо дня в день вводит в систему. Она, в случае с 1С: Бухгалтерией, накапливается в специальной базе данных. Потеря этой базы данных – настоящее бедствие. Для того чтобы вас такое бедствие никогда не постигло, в этой главе мы рассмотрим простые, но эффективные методы защиты от потери информационных баз. Кроме того, здесь вы узнаете о том, как приступить к работе с 1С: Бухгалтерией.

Основы архитектуры системы 1С: Предприятие

Нередко 1С: Бухгалтерию называют просто «программой». Однако, если отталкиваться от особенностей архитектуры системы, то, что называют «программа 1С: Бухгалтерия» можно будет разделить на платформу и конфигурацию . Конфигурации, кроме того, называют прикладными решениями .

Существуют самые разные конфигурации, 1С: Бухгалтерия – лишь одна из них. Все конфигурации работают, используя возможности платформы, которая называется 1С: Предприятие. Платформа обеспечивает возможность разработки и модификации конфигураций, а так же, конечно, позволяет использовать их для ведения учёта.

Наверняка, у вас есть опыт работы с текстовым редактором Microsoft Word. Упрощенно, платформу 1С: Предприятие можно сравнить с самим редактором, а конфигурацию – с документом, над которым можно в этом редакторе работать.

Если пойти немного глубже в описании конфигурации, то окажется, что конфигурация 1С: Бухгалтерия – это нечто вроде шаблона, который задаёт структуру информационной базы. Кроме того, этот шаблон определяет набор инструментов, доступных бухгалтеру. Этими инструментами можно пользоваться для заполнения информационной базы, для обработки данных, которые в ней хранятся, и для получения некоей результирующей информации в виде отчётов.

И платформа и конфигурации постоянно обновляются. Бухгалтеров особенно интересуют обновления конфигурации, так как именно эти обновления отражают изменения, которые происходят в бухгалтерском учете. В 1С: Бухгалтерии есть механизм, который позволяет обновлять её через интернет. Однако автоматическое обновление подходит не для всех организаций.

Дело в том, что конфигурация, с которой работает конкретная организация, может быть доработана с учетом её потребностей, с учетом особенностей учета. Если это так – задачу по обновлению конфигурации обычно выполняют специалисты той фирмы, которая автоматизировала учёт в организации. Попытка самостоятельного обновления конфигурации с использованием стандартных настроек может привести к весьма неприятным последствиям. Поэтому, пользуясь 1С: Бухгалтерией помните важное правило: никогда не экспериментируйте с рабочими базами. Если вы в чём-либо не уверены, не делайте предположений. Лучше – проконсультируйтесь с тем, кто владеет информацией по особенностям конкретной базы.

Выше мы упомянули о фирмах, которые занимаются автоматизацией учета в организациях. Особенности бизнес-модели компании 1С подразумевают продажу, внедрение и сопровождение программных продуктов фирмами-франчайзи. 1С, поддерживая высокое качество услуг, оказываемых такими фирмами, использует систему сертификации их сотрудников. Поэтому, если фирма, скажем, имеет право продавать 1С: Бухгалтерию – это означает, что в ней имеются специалисты, которые хорошо владеют этой конфигурацией. Найти список фирм-франчайзи можно на сайте компании 1С (http://1c.ru/). Там же можно ознакомиться с актуальными ценами на программные продукты.

Общие особенности версий 1С: Бухгалтерии

Если вы занимаетесь самостоятельным освоением 1С: Бухгалтерии, планируя искать работу бухгалтера, вам полезно будет обзавестись учебной версией этой системы. Учебная версия 1С: Бухгалтерии поставляется с набором справочных материалов. С её помощью можно опробовать на практике основные приемы работы, но для реальной автоматизации учета она не подходит. В комплекте материалов к учебной версии 1С: Бухгалтерии вы найдете и инструкцию по её установке.

Если же речь идёт о реальном ведении учёта, то вам, скорее всего, встретится либо базовая версия 1С: Бухгалтерии, которая используется для автоматизации учёта индивидуальных предпринимателей или малых предприятий и имеет некоторые ограничения, либо так называемая ПРОФ-версия. Существуют и другие версии 1С: Бухгалтерии, однако версия ПРОФ наиболее универсальна. Одна из её особенностей заключается в том, что для её использования необходима подписка на услуги информационно-технологического сопровождения (ИТС). В частности, по подписке распространяются обновления системы, а так же предоставляется доступ к большому объему постоянно пополняемых и обновляемых справочных материалов. Эти материалы доступны в двух представлениях.

Во-первых, каждый месяц организация, оформившая подписку, получает DVD-диск (так называемый «Диск ИТС»), содержащий справочные материалы и обновления. Эти диски бывают двух видов, вид диска (и объема технологической поддержки) зависит от уровня договора, заключаемого с партнером фирмы 1С. Минимально необходимым является договор уровня ТЕХНО. Договор уровня ПРОФ предоставляет пользователю системы максимальный объем услуг, в который входят множество справочных материалов, свежие выпуски бухгалтерской периодики и многое другое. Например – специальная версия информационно-правовой системы Гарант. Диском ИТС можно пользоваться без доступа к интернету.

Во-вторых, подписчики получают доступ к так называемой интернет-версии ИТС.

Подписка уровня ПРОФ дороже подписки уровня ТЕХНО, но учитывая большой объем по-настоящему полезных материалов, доступных по подписке ПРОФ, в большинстве случаев дополнительные затраты на неё полностью себя оправдывают.

При приобретении 1С: Бухгалтерии сотрудники фирмы-франчайзи, как минимум, производят установку системы. Если система бухгалтерского учёта в организации имеет какие-то особенности, конфигурация может быть доработана с учетом этих особенностей.

С какой бы версией 1С: Бухгалтерии вы ни столкнулись, общие приемы работы с ними совпадают, как совпадает и их внутреннее устройство, и особенности функционирования их механизмов.

Работа с информационными базами

Прежде чем приступать к освоению бухгалтерского функционала системы, нужно освоить общие приемы работы с платформой 1С: Предприятие. В частности, это касается умения работать с информационными базами.

Если вы работаете с учебной версией системы, для успешной работы с ней достаточно того, что она будет установлена на компьютере. Если – с базовой версией – она должна быть предварительно активирована. Если с версией ПРОФ – к компьютеру, на котором вы запускаете систему, должен быть подсоединен ключ аппаратной защиты.

Для запуска системы служит соответствующий ярлык (рис. 1.1.), который обычно расположен на Рабочем столе Windows.

Рис. 1.1. Ярлык для запуска системы 1С: Предприятие

Обратите внимание, ярлык называется «1С: Предприятие». С его помощью мы открываем окно запуска системы 1С: Предприятие. После того, как это окно запущено, мы можем выбрать конкретную информационную базу для работы с ней (это может быть не только 1С: Бухгалтерия, всё зависит от набора конфигураций, которыми пользуется организация), а так же – создать новую базу или подключить к системе существующую базу.

Если вы запускаете 1С: Предприятие на компьютере, где 1С: Бухгалтерия уже используется для ведения учета, в окне запуска вы найдете несколько информационных баз. Если нет, то на экране вы увидите то, что показано на рис. 1.2. Напомним: нельзя экспериментировать с рабочими базами.

Если нажать в этом окне на кнопку Да , будет начат процесс добавления в список новой информационной базы. Того же эффекта можно достичь, если нажать на кнопку Добавить в основном окне запуска. Добавление в список новой базы начинается с окна Добавление информационной базы/группы , рис. 1.3.

В этом окне, если вы хотите создать новую информационную базу, нужно выбрать пункт Создание новой информационной базы . Выбор пункта Добавление в список существующей информационной базы нужен в тех случаях, если информационная база у вас уже есть и вам лишь нужно добавить её в список окна запуска 1С: Предприятие. Выберем первый пункт и нажмём на кнопку Далее . В следующем окне, рис. 1.4., нам предложат либо создать информационную базу из шаблона, либо – воспользоваться возможностью создания пустой базы.

Рис. 1.4. Создание новой информационной базы

В нашем случае здесь доступны шаблоны конфигурации 1С: Бухгалтерия предприятия . В списке, в частности, присутствуют две группы: Бухгалтерия предприятия и Бухгалтерия предприятия (демо) . Первая позволяет создать пустую базу для ведения учета с использованием конфигурации 1С: Бухгалтерия. Благодаря второй можно создать базу, которая уже заполнена некоторыми данными и снабжена пояснениями. Эта база создана специально для практического знакомства с возможностями программы. Фактически, используя её, вы можете взглянуть на пример ведения учёта в 1С: Бухгалтерии, освоить с её помощью различные методы работы в системе и применить полученные знания на практике. Мы, изучая механизмы 1С: Бухгалтерии, будем пользоваться демонстрационной базой.

Для создания информационной базы по шаблону выберем пункт с номером версии шаблона в нужной группе. В нашем случае это версия 3.0.21.13 в группе Бухгалтерия предприятия (демо) . После очередного нажатия на кнопку Далее , нам предложат задать наименование информационной базы и указать тип её расположения, рис. 1.5.

Введенное наименование будет использовано в окне запуска 1С: Предприятие. Что касается типа расположения, то в нашем случае нужно выбрать первый вариант. При его использовании на локальном жёстком диске компьютера или в общей папке, расположенной на файловом сервере, создаётся каталог, в котором будут расположены файлы информационной базы. Такой вариант работы с информационными базами используют организации малого и среднего размеров. В крупных организациях обычно применяется вариант размещения базы на сервере 1С: Предприятие. Его использование требует наличия соответствующей инфраструктуры, поддержкой которой обычно занимается системный администратор организации.

После очередного нажатия на кнопку Далее мы видим окно, в котором нам предлагают указать каталог информационной базы, рис. 1.6.

По умолчанию при создании новой информационной базы в папке Мои документы текущего пользователя создаётся каталог 1С , в котором создаются папки информационных баз. С этой установкой можно согласиться, сразу же нажав в данном окне кнопку Далее . Если нужно указать другое расположение каталога информационной базы, это можно сделать, нажав на кнопку с тремя точками в поле ввода адреса и выбрав новое место для расположения базы. Мы оставим этот параметр в стандартном значении. Очередное нажатие на кнопку Далее приводит нас к последнему окну настроек новой информационной базы, рис. 1.7.

Эти настройки нужны, в основном, для системных администраторов, однако, знание о том, где они расположены, может помочь вам в разрешении проблемы перехода на новую версию платформы. Обратите внимание на поле Версия 1С: Предприятие . В данном случае здесь указано 8.2 – это именно та версия, которая нужна в данный момент. На одном и том же компьютере могут быть установлены различные версии платформы. Может случиться так, что для работы с конкретной базой нужна определенная версия платформы, в то время как автоматически в это поле подставляется другая версия. Например, такое может произойти при автоматическом переносе списка информационных баз в окно запуска новой платформы. Указание здесь нужной версии позволит, при условии, что эта версия установлена в системе, воспользоваться ей.

На этом добавление новой информационной базы завершено, нажмём на кнопку Готово и подождём, пока система создаст новую информационную базу и отобразит окно запуска, в которое уже добавлена только что созданная база, рис. 1.8.

Просматривая список баз и щёлкая по ним мышью, можно, в нижней части окна, видеть путь к базе. Знание пути к информационной базе позволяет нам создавать её резервные копии. Резервное копирование информационных баз можно осуществлять различными способами. Пожалуй, самый простой – это сделать копию папки информационной базы.

Резервное копирование рабочих информационных баз очень важно. Дело в том, что потеря информационной базы без наличия резервной копии обрекает бухгалтера на необходимость восстановления данных учёта. То есть, ему придётся восстановить каждый документ, который присутствовал в базе, каждую запись справочника (ниже рассмотрим эти объекты), а если речь идёт о конфигурации, доработанной с учётом особенностей учёта в организации, сложность восстановления учёта усложняется еще сильнее. Если в бухгалтерии делаются распечатки всех документов, вводимых в информационную базу, задача по восстановлению информационной базы, хотя и остаётся весьма трудоёмкой, имеет вполне обозримый масштаб. Если же большая часть документов хранится в электронном виде, потеря базы – это катастрофа. Причем, причины потери информационных баз часто кажутся совершенно невозможными. Когда теряются информационные базы? Вот несколько типичных примеров:

• В бухгалтерии украли компьютер.

• Система была заражена компьютерным вирусом, который уничтожил данные информационной базы.

• Этажом выше прорвало водопроводную трубу, бухгалтерию затопило, компьютер оказался безнадёжно испорченным.

• Бухгалтер, решив навести порядок на компьютере и удалить ненужные или учебные базы для того, чтобы освободить место, случайно удалил и рабочую базу.

• За компьютером бухгалтера кто-то учился работать с информационными базами, и, не вполне понимая последствия, случайно удалил рабочую базу.

• Рабочий компьютер перегрелся, что привело к выходу из строя жёсткого диска.

• Бухгалтеру приобрели новый компьютер, системный администратор, который настраивал ему этот компьютер, не знаком с особенностями системы 1С: Предприятие. Он не перенес рабочую базу на новый компьютер. При этом жёсткий диск старого компьютера был отформатирован.

На самом деле, существует огромное количество причин потери информации. Многие полагают, что их это, уж точно, не коснётся, поэтому не уделяют внимания резервному копированию баз, а порой просто не знают об этом. Когда базы теряются – те, кто не заботится об их резервном копировании, обычно горько сожалеют о том, что не делали этого. Пожалуй, на каждом рабочем месте бухгалтера стоило бы повесть плакат с напоминанием: «Сделать архивную копию базы» . Не помешает и следить за наличием и актуальностью программного обеспечения для защиты компьютера от компьютерных вирусов и угроз интернета.

Частота, с которой стоит делать архивные копии, зависит от интенсивности работы. Например, если каждый день вам приходится вводить десятки документов, делайте резервную копию в конце каждого рабочего дня. Очень важно, чтобы резервная копия базы хранилась бы отдельно от компьютера, на котором расположена рабочая база. Тогда, что бы ни случилось с компьютером и с рабочей базой вы всегда сможете восстановить данные и спокойно продолжить работу. Если речь идёт о потере, вместе с базой, вашего компьютера, вам, для восстановления работы, понадобятся и установочные файлы платформы. Их всегда можно загрузить из пользовательского раздела на сайте 1С (при покупке программы организациям выдают данные для доступа к этому разделу) или получить в фирме-франчайзи, которая обслуживает вашу организацию. Сфера вашей ответственности – информационная база, так как без наличия её резервной копии именно вам придётся восстанавливать учёт.

Сделать резервную копию информационной базы очень просто. Нужно убедиться в том, что 1С: Бухгалтерия не запущена, после чего перейти туда, где расположена рабочая папка базы (уточнить расположение можно в окне запуска 1С: Предприятие) и скопировать всю эту папку на внешний носитель информации. Если путь к базе кажется вам непонятным, просто откройте Проводник и внимательно введите путь в адресную строку. То есть, для перехода в папку, где хранится информационная база в нашем примере достаточно открыть Проводник и ввести в его адресную строку путь C:\Users\Admin\Documents\1C . Обратите внимание, на рис. 1.8. при щелчке по базе в нижней части окна выводится следующее: File=”C:\Users\Admin\Documents\1C\DemoAccounting”. Нас, во-первых, интересует то, что расположено в этой строке в кавычках. Во-вторых, нужно знать, что после последнего знака косой черты (\) располагается имя папки (DemoAccounting), в которой хранится информационная база. Там присутствует несколько файлов, нам можно не задумываться об их составе, мы можем создавать копию всей папки с файлами базы. Всё, что следует до имени папки базы – это путь к ней. Если вы знакомы с устройством операционных систем семейства Windows, вы поймёте, глядя на этот путь, что папка базы расположена в папке 1С, которая, в свою очередь, находится в папке Мои документы текущего пользователя. Итак, после перехода в эту папку мы видим следующее, рис. 1.9.

Обратите внимание на путь к папке в адресной строке Проводника – в таком виде он выводится при щелчке в этой строке мышью. Если вы не уверены, в нужную ли папку перешли – внимательно сравните этот путь с путём к базе, указанным в окне запуска. Иначе может оказаться так, что вы будете копировать не ту базу.

После того, как рабочая папка базы обнаружена, можно щёлкнуть по ней правой кнопкой мыши, выбрать в появившемся контекстном меню команду Копировать, перейти в папку, в которую вы хотите вставить копию и выполнить команду вставки. Базу нужно копировать на съемный носитель информации. Вам следует сообщить руководству организации о том, что вы делаете резервные копии базы. Весьма вероятно, что вам нельзя будет выносить копию из организации – в таком случае нужно, например, запирать носитель с копиями баз в сейф.

Желательно, после копирования базы, переименовать её папку. Например, если папка базы называется DemoAccounting , её, скажем, после копирования 21 июля 2013 года, можно переименовать в DemoAccounting 21-07-13. Так вы сможете хранить в одной и той же папке на съемном носителе информации несколько копий базы за разные периоды. Наличие нескольких копий расширяет ваши возможности по восстановлению данных, так как вы можете вернуться не только к последней копии, но и к нескольким предыдущим. Так как файлы информационных баз могут иметь достаточно большой размер, для хранения архивов можно использовать внешний жёсткий диск, и, кроме того, сжимать резервные копии с помощью приложения-архиватора.

При использовании описанного подхода к резервному копированию, восстановление рабочей базы из копии сводится к следующему. Предположим, вчера вечером вы сделали резервную копию, убрали её в надёжное место, а придя утром на работу, обнаружили, что с вашим компьютером что-то произошло. Через некоторое время вам предоставили новый компьютер, на котором есть всё, что нужно для работы – кроме вашей рабочей базы. Вы подключаете к этому компьютеру тот носитель, на котором хранятся резервные копии базы и копируете папку с базой с носителя на жёсткий диск компьютера. Например, создали в папке Мои документы каталог Buh и скопировали папку базы туда.

После этого нужно запустить 1С: Предприятие и начать процесс добавления новой информационной базы (нажав на кнопку Добавить ). При этом в окне, которое можно видеть на рис. 1.3., нужно выбрать вариант Добавление в список существующей информационной базы . После этого вам будет предложено указать наименование информационной базы. Лучше всего в подобных ситуациях указывать в наименовании, наряду с наименованием конфигурации и дату резервной копии – для того, чтобы было понятно, с какой именно копией мы имеем дело. Именно так мы и поступили, рис. 1.10.

В следующем окне, рис. 1.11., нам нужно указать каталог информационной базы. Здесь мы нажали кнопку с тремя точками и перешли в каталог информационной базы, скопированный в каталог Buh в папке Мои документы.

Обратите внимание на путь к папке базы в соответствующем поле окна. Он выглядит как C:\Users\Admin\ Documents\Buh\DemoAccounting 21-07-13. В открытой папке DemoAccounting 21-07-13 можно видеть пару папок – 1Cv8FTxt и 1Cv8Log . Это – служебные папки, то, что мы видим их, говорит нам о том, что мы на правильном пути. Однако ключевую важность играют не они, а файл 1Cv8.1CD , расположенный в папке DemoAccounting 21-07-13. В этом файле и хранится база данных. Если в данном окне, в поле Тип файлов вместо параметра Только каталоги установить параметр Все файлы (*.*) , вы увидите и его.

После того, как нужная папка найдена, можно нажать на кнопку Открыть в окне её выбора, в окне средства добавления информационной базы достаточно нажать кнопку Далее , в появившемся после этого окне параметров запуска (оно аналогично рис. 1.7.) можно, при необходимости, указать особые параметры запуска базы. В нашем случае мы лишь ввели в поле Версия 1С: Предприятия номер версии: 8.2 и нажали на кнопку Готово . Вот как в итоге выглядит окно запуска, рис. 1.12. Обратите внимание на то, что в нижней части окна отображается путь к только что добавленной базе.

Перед переходом к изучению возможностей 1С: Бухгалтерии нам осталось рассмотреть еще один важный вопрос. Он касается команды Удалить , которую можно найти в окне запуска. Эта команда служит для удаления информационной базы из списка окна запуска. Её использование не приводит к удалению файлов базы с диска. Таким образом, если вам нужно не только удалить базу из списка, но и удалить её с компьютера (например, вам пришлось какое-то время работать на чужом компьютере, после того, как вы перестанете на нём работать, на нём не должно остаться ваших данных), нужно сначала удалить её из списка, предварительно запомнив или записав путь к ней, а потом – удалить папку с компьютера и очистить Корзину Windows. Если вы этого не сделаете, к вашим данным могут получить доступ посторонние люди. Нужно отметить, что если ваша база имеет для кого-то постороннего действительно высокую ценность, её можно будет восстановить (по крайней мере – частично) и после очистки Корзины. Рекомендуется отработать приемы, которые мы разобрали здесь, на базах, которые не содержат реальных данных.

Выводы

В этой главе состоялось ваше первое знакомство с платформой 1С: Предприятие и прикладным решением 1С: Бухгалтерия. Вы изучили способы работы с информационными базами, знаете, как их создавать, делать их резервные копии, добавлять в окно запуска системы и правильно удалять. В следующей главе мы приступим к рассмотрению особенностей устройства 1С: Бухгалтерии.

Глава 2 Начало работы в 1С: Бухгалтерии

В качестве иллюстраций рассматриваемых механизмов мы будем использовать демонстрационную базу, из предыдущей главы вы знаете, как создать эту базу. Для того, чтобы лучше разобраться в системе, рекомендуется поступить следующим образом. Создайте две информационных базы. Одну из них – демонстрационную, вы будете использовать как образец. Во второй – не содержащей учетных данных, вы будете воспроизводить то, что рассматривается на примере демонстрационной базы. Такой подход позволяет глубоко проработать материал, на практике увидеть особенности работы с системой, столкнуться с «подводными камнями», которые не видны при обычном рассмотрении информационной базы, в которой ведется учёт.

Если на практике вам придётся работать с системой, в которой уже велся учет, вам придётся выполнять лишь некоторую часть учётных действий. Обычно эти действия связаны с вводом в систему документов и формированием необходимых отчётов. Объем этой работы зависит от сферы вашей ответственности в бухгалтерской службе организации. В средних и крупных организациях на основные участки учёта обычно назначают различных сотрудников. Например, кто-то может заниматься основными средствами, кто-то учётом материалов, заработной платы и так далее. 1С: Бухгалтерия позволяет организовать одновременную работу с информационной базой нескольких пользователей с применением возможностей компьютерной сети. В небольших организациях, где объем учётных работы гораздо меньше, один бухгалтер обычно занимается всеми участками учёта.

Пользовательский интерфейс 1С: Бухгалтерии

Для того, чтобы начать ведение учета в 1С: Бухгалтерии, нужно, в уже знакомом вам окне 1С: Предприятие, выделить строку нужной базы и нажать на кнопку 1С: Предприятие . Рядом с этой кнопкой есть кнопка Конфигуратор . Она позволяет открывать базы в режиме конфигурирования. Этот режим предназначен для разработчиков, однако, иногда он полезен и для бухгалтеров. Например, если вы хотите узнать, по каким регистрам проводится некий документ, как именно происходит процедура проведения, это можно сделать в Конфигураторе. Для эффективного использования конфигуратора вам потребуются дополнительные знания об устройстве платформы 1С: Предприятие. Однако, даже имея начальные знания о системе и о её объектах, вы сможете, исследуя 1С: Бухгалтерию с помощью Конфигуратора, лучше понять её.

Если вы последуете нашему совету и будете, беря за образец демонстрационную базу, экспериментировать в новой пустой базе, то на данном этапе работы ваше окно запуска 1С: Предприятие будет выглядеть так, как показано на рис. 2.1.

Рис. 2.1. Окно запуска 1С: Предприятие с двумя информационными базами

Если вы открыли в режиме 1С: Предприятие одну базу, вы можете открыть в том же режиме и вторую базу (а если нужно – то и большее количество баз). Для этого достаточно снова вызвать окно запуска (двойным щелчком по ярлыку на Рабочем столе) и, выбрав нужную базу, нажать на кнопку 1С: Предприятие .

Открывая демонстрационную базу (а так же реальные базы), вы, прежде чем попадёте в систему, увидите окно Доступ к информационной базе , рис. 2.2.

В поле Пользователь нужно, нажав на кнопку с треугольником, выбрать пользователя системы для входа в неё. В поле Пароль – ввести пароль.

При открытии обычной только что созданной базы в списке выбора пользователей будет присутствовать лишь пользователь Администратор .

В демонстрационной базе есть несколько пользователей, им заданы пустые пароли, то есть для входа в систему под конкретным пользователем достаточно выбрать его имя в списке Пользователь . Если вы работаете в базе реальной организации, где используется система разграничения доступа к базам, для вас создадут нового пользователя системы, сообщат вам имя пользователя и пароль. При этом если в организации серьезно подходят к вопросам разграничения прав, вы не сможете, например, создавать документы, относящиеся к тому разделу учёта, которым вы не занимаетесь.

Мы выбрали в окне входа в систему пользователя Любимов (администратор) . После нажатия на кнопку ОК мы попадём в демонстрационную информационную базу, рис. 2.3.

Здесь, в рабочей области окна программы, открыта закладка Путеводитель по демонстрационной базе , она содержит полезные справочные сведения по данной базе.

Интерфейс 1С: Бухгалтерии организован в соответствии с разделами учёта. Разделы учёта отражены в виде пиктограмм на Панели разделов. Здесь вы можете видеть пиктограммы Банк и касса, Покупки и продажи и другие.

Помимо разделов учёта, Панель разделов содержит команды для перехода к интерфейсу, содержащему набор часто используемых инструментов ( Рабочий стол ) и команды вызова интерфейсов настроек учёта и администрирования. При переходе в соответствующий раздел рабочая область программы не меняется, однако, меняется состав Панели навигации (она расположена слева и обычно содержит ссылки для быстрого доступа к журналам документов, справочникам, документам и другим объектам) и Панели действий (на рис. 2.3. она содержит группы команд Стандартные отчеты и Информация , обычно на ней располагаются команды создания отчётов соответствующего раздела учета). То есть, команды панели навигации обычно подразумевают организацию переходов, например, к списку неких объектов, а команды панели действий – создание объектов. Размеры панелей можно менять, перетаскивая разделительные полосы с тремя точками.

Выше мы упоминали документы, справочники и отчёты – это объекты системы, участвующие в организации учёта, ниже мы рассмотрим их подробно.

Обратите внимание на самую верхнюю часть окна программы. В правой её части расположены кнопки для быстрого вызова некоторых команд ( Сохранить, Печать, Предварительный просмотр и другие). Для настройки состава этих команд можно воспользоваться кнопкой с черным треугольником, которая расположена у крайней правой кнопки (сразу перед стандартными кнопками для управления окном), рис. 2.4.

Обратите внимание на кнопку О программе – она позволяет быстро узнать сведения о версиях платформы и конфигурации. Эти сведения нужны, если вы обратитесь за поддержкой в фирму-франчайзи, которая обслуживает вашу организацию или позвоните на линию консультации фирмы 1С.

В левой верхней части окна программы находится кнопка главного меню, рис. 2.5. Она позволяет открыть меню, которое содержит традиционные для Windows-приложений группы команд. В частности, команда Сервис > Параметры открывает окно настройки параметров интерфейса, в этом окне нас интересует параметр Отображать команду «Все функции» . Если установить флаг у этого параметра, в нижней части главного меню, показанном на рис. 2.5., появится команда Все функции .

Эта команда позволяет вызвать окно, которое содержит список объектов системы, сгруппированных по видам объектов, рис. 2.6. Считается, что данный список необходим на этапе разработки новых систем, так как он позволяет вызывать объекты, для которых пока не предусмотрено команд вызова в интерфейсе. Однако он может быть полезен и в обычной работе.

Например, вы нашли в бухгалтерском журнале описание некоей методики учёта. При этом вы не можете обнаружить в интерфейсе системы команду для вызова нужного объекта. В интерфейсе эта команда, наверняка, есть, лучше всего обнаружить её и пользоваться именно ей, а если данный объект нужен вам постоянно – увеличить скорость его вызова за счёт добавления соответствующей команды в Избранное . Ниже мы рассмотрим работу с этой командой, для вызова списка избранного используется соответствующая кнопка в левой части заголовка окна программы.

Итак, если вы знаете название документа, но не можете обнаружить его в интерфейсе системы, в окне Все функции можно развернуть группу Документы и просмотреть её состав. Найдя нужный документ достаточно сделать двойной щелчок по строке с его именем, будет открыт список документов этого вида. Если нужного документа и с использованием этого подхода найти не удаётся – проверьте источник информации, откуда вы узнали о нём. Возможно, там речь идёт о версии 1С: Бухгалтерии, отличающейся от вашей, а в вашей версии роль искомого документа выполняет другой документ.

Рядом с кнопкой главного меню находится кнопка Меню функций . Она позволяет быстро переключиться к упрощенному представлению интерфейса программы. На рис. 2.7. вы можете видеть результат воздействия нажатия на эту кнопку на раздел Банк и касса . В обычном режиме в разделах присутствует рабочая область и панели, при нажатой кнопке Меню функций все объекты, доступные в конкретном разделе, приведены в виде списков. Такой режим работы удобен на мониторах с небольшим разрешением, когда с обычным интерфейсом программы работать неудобно.

Для перехода в обычный режим можно снова нажать на кнопку Меню функций .

Избранное – это список ссылок для быстрого вызова объектов. Предположим, мы постоянно обращаемся к журналу Кассовые документы . Для того, чтобы его открыть, можно перейти в раздел Банк и касса и найти на Панели навигации соответствующую ссылку. Но скорость доступа к журналу можно увеличить. Для этого при открытом журнале достаточно вызвать меню кнопки Избранное и выполнить в этом меню команду Добавить в избранное . После выполнения данной команды в меню Избранное появится команда для быстрого вызова нужного журнала (рис. 2.8.).

Теперь мы сможем быстро вызвать журнал Кассовые документы , независимо от раздела интерфейса, в котором находимся.

Для того, чтобы настроить список ссылок, уже добавленных в Избранное , можно воспользоваться командой Настройка избранного из того же меню. При её выполнении открывается окно, рис. 2.9., которое позволяет перемещать пункты меню Избранное и удалять ненужные пункты.

Для перемещения ссылки выше или ниже текущей позиции служат кнопки со стрелками на панели инструментов окна Настройка избранного . Для удаления ссылок используется кнопка Удалить текущий элемент .

Осваивая 1С: Бухгалтерию, помните о том, что если навести указатель мыши на кнопку, и немного подержать над ней, появится всплывающая подсказка, содержащая название элемента и, во многих случаях, комбинацию клавиш для быстрого вызова команды. Использование комбинаций клавиш для быстрого вызова команд, которыми часто пользуются, экономит время.

В нижней части окна программы, слева, есть кнопка История – она позволяет быстро просмотреть список добавленных или измененных объектов (документов, элементов справочников). В правой части располагается Информационная панель . Здесь содержатся сведения об уведомлениях, о недавно созданных или измененных объектах. В нашем случае после запуска программа предложила обновить курсы валют и классификатор банков, после этого мы добавили несколько объектов в список избранного, сведения об этих действиях отражены в информационной панели. Щелкая по ссылкам на объекты в Информационной панели , можно переходить к этим объектам.

Для выхода из системы можно просто закрыть окно 1С: Бухгалтерии. Если вы не сохранили какие-либо изменения в ходе работы, система сообщит вам об этом.

Начало ведения учета и план учетных работ

Существует несколько подходов к началу ведения учета в 1С: Бухгалтерии 3.0.

1. Начало учета для новой организации. При таком варианте все начинается «с нуля», с чистой базы, в которой вы занимаетесь ведением учета. От вас потребуется лишь внимательное ведение учета.

2. Перенос данных из бухгалтерских программ других версий, например, перенос баз, работающих под управлением 1С: Предприятия 7.7. Автоматический перенос данных возможен лишь в том случае, если конфигурации, из которых вы переносите данные, были типовыми, в ходе работы с ними не проводилось их доработки под нужды организации. В противном случае никто не сможет гарантировать вам нормального переноса данных стандартными средствами. Перенос в подобной ситуации возможен – но для его выполнения вам лучше поискать специалистов. Надо отметить, что перенос данных возможен не только из учетных программ более старых версий, разработанных компанией 1С, но и из любых других учетных систем, но в последнем случае операция гарантированно потребует вмешательства специалистов. Кроме того, учтите, что после загрузки данных из старой базы, вам нужно будет тщательнейшим образом проверить данные в новой базе, сверить все по данным отчетов. Обычно абсолютно «чистых» переносов не бывает – всегда встречаются какие-то мелкие проблемы, которые потребуют ручного вмешательства. Идеальный вариант перехода – это начало ведения учета с начала нового учетного года, когда из старой базы в новую переносятся справочники и остатки по счетам. Перенесенные данные и в таком случае нужно тщательно проверить, добившись, в случае обнаружения расхождений, полного их соответствия в «старой» и «новой» базах. Вариант не столь идеальный – переход где-то в середине учетного периода. При таком переходе, в идеале, в новую базу должны попасть справочники, сведения об остатках на начало текущего учетного года, а так же – все документы текущего года, ведь их данные должны попасть в отчетность, да и продолжать учет без этих документов будет невозможно. Если привести некоторую среднюю оценку подобных выгрузок, то можно сказать, что в большинстве случаев документы переносятся, но может случиться так, что не все, может случиться так, что переносятся некорректно. Здесь, опять же, можно доверить перенос специалистам. Но в любом случае, вам, после выгрузки, которая выполнялась не по состоянию на начало года, придется проверить все перенесенные документы, и, при необходимости, отредактировать некоторые из них или добавить в систему те из них, которые не перенеслись. Более того, если уж совсем по правилам осуществлять переход на новую учетную систему со старой, то рекомендуется некоторое время вести параллельный учет в двух системах, сверять результаты – ведь новая система может вести себя непредсказуемо для пользователя, с ней незнакомого. Если вы сможете позволить себе ведение учета и в новой и в старой системах – это позволит вам вовремя заметить те «неожиданности», которые новая система может вам преподнести, избежать связанных с этим учетных ошибок и, в итоге, быстрее освоить новую систему.

3. Третий вариант начала учета – это собственноручный ввод начальных остатков, а, возможно, и документов, и последующее ведение учета. Такой подход применим в том случае, если, например, вы ведете учет в совсем небольшой организации, документов немного, объем работ по вводу данных, позволяющих вести учет в программе, невелик. Подобный сценарий возможен как при переходе с более старых на более новые версии программ, так и в том случае, если ранее вы вели учет без использования специализированного ПО.

При работе в 1С: Бухгалтерии, если говорить о начале ведения учета «с нуля», можно выделить последовательность учетных работ, некоторые из которых производятся на этапе начальной настройки системы, некоторые являются периодическими. В частности, можно говорить о следующей последовательности действий:

1. Заполнение сведений об организации, учет хозяйственной деятельности которой ведется в системе. В одной базе можно вести учёт нескольких организаций. Удобство такого подхода заключается в том, что для учета по разным организациям могут применяться общие списки объектов. Например – контрагентов, товаров, материалов. Это экономит время на ввод данных. Нужно отметить, что учёт по нескольким организациям не поддерживают базовые версии 1С: Бухгалтерии. Однако, если учёт по нескольким организациям нужен пользователю базовой версии, он может вести учёт по ним в разных информационных базах.

2. Настройка параметров программы, параметров учёта и учетной политики по бухгалтерскому и налоговому учету. От этих параметров зависят особенности отражения операций в учете.

3. Заполнение сведений о контрагентах организации – то есть о её деловых партнёрах, ввод данных о сотрудниках, о товарах, материалах, основных средствах.

4. Ведение периодических учетных работ – ввод документов, построение периодически требующихся бухгалтерских отчётов.

5. Ежемесячное выполнение работ по закрытию месяца.

6. Периодическое формирование различных отчётов – как для внутреннего использования, так и для передачи, например, в налоговые органы.

7. Ежегодное выполнение работ по закрытию года и формируется годовая отчётность.

В практическом учете обычно присутствую отклонения от вышеописанной процедуры. Например, сведения о новых контрагентах нередко вводят в процессе внесения в систему документов, отражающих взаимодействие организации с этими контрагентами.

Если речь идёт о варианте начала учета, когда в новую базу переносятся данные старой базы, то мы получаем некоторый набор исходных данных (сведения об организации, контрагентах, сотрудниках, номенклатурных позициях и т.д.), однако, система нуждается в первоначальной настройке. Если работа начинается с ручного переноса данных, то, помимо настроек и других действий, перечисленных выше, нужно выполнить ввод начальных остатков по счетам.

Выше мы упоминали о документах, справочниках, отчётах. Понимание назначения и особенностей этих и других объектов играет важную роль в успешном освоении 1С: Бухгалтерии. Рассмотрим особенности работы с основными объектами системы. Начнём с объекта, который можно назвать ядром любой учетной системы.

План счетов

Взгляните на рис. 2.6. Здесь приведено окно Все функции , в котором содержится перечень видов объектов, на которых строится работа 1С: Бухгалтерии. Среди них можно заметить группу Планы счетов . В этой группе присутствует один объект: План счетов бухгалтерского учета . Для его быстрого вызова можно воспользоваться командой План счетов бухгалтерского учета , расположенной в группе параметров Настройки учета на Панели навигации в разделе Справочники и настройки учета , рис. 2.10.

Рис. 2.10. План счетов бухгалтерского учета

В дальнейшем пути для вызова объектов мы будем приводить в следующем виде: Справочники и настройки учета > Настройки учета > План счетов бухгалтерского учета . Если в подобном пути вам встретится упоминание отчета, например Справочники и настройки учета > Стандартные отчеты > Шахматная ведомость , значит речь идёт о Панели действий (она, напомним, расположена сверху), если отчёты не упоминаются – речь идёт о Панели навигации (слева). В Панели действий в различных разделах программы расположены, преимущественно, команды вызова отчётов. В случаях, когда нам нужны другие команды из этой панели, об этом будет упомянуто особо.

В 1С: Бухгалтерии 3.0. имеется набор счетов, соответствующий законодательно утвержденному Единому плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций. Счета, которые представлены в Плане счетов новой конфигурации, заданы разработчиками. Обратите внимание на то, что в левой колонке списка счетов присутствует значок «Т», рядом с которым можно увидеть желтую точку. Эта точка означает, что перед нами предопределенные счета, заданные на этапе создания системы. Эти счета нельзя удалить в пользовательском режиме, однако, они могут подвергаться настройкам с вашей стороны в тех случаях, когда это необходимо, в пределах, заданных разработчиком. Если в стандартном Плане счетов не хватает какого-то нужного для вас счета – вы можете создать новый счет самостоятельно. Обычно в таких случаях речь идет о субсчетах, однако, может возникнуть необходимость включения в стандартный план счетов собственного счета первого порядка. При создании нового счета вам нужно будет настроить его свойства, от которых зависят возможности по использованию счета в учете. Рядом со значком счета, созданного в пользовательском режиме, нет точки.

Пользуясь Планом счетов , да и другими объектами, не пренебрегайте справочной системой программы. В случае с Планом счетов , обратите внимание на кнопку Описание счета , расположенную на панели инструментов. Если выделить интересующий вас счет и нажать на эту кнопку, вы получите краткую справку о свойствах счета и об особенностях его использования в бухучете.

Каждый счет, присутствующий в Плане счетов , имеет свойства, настройка которых и определяет особенности использования счета. Рассмотрим эти свойства. Для того, чтобы открыть форму счета, то есть, окно, где можно просмотреть и настроить свойства счета, можно сделать двойной щелчок по счету или, выделив его в списке счетов, нажать на кнопку Изменить (или открыть) текущий элемент . Кнопка расположена в верхней части окна плана счетов. Откроем карточку счёта 01 «Основные средства», рис. 2.11.

Рассмотрим свойства счета.

Код счета – это многоуровневый код, который имеет маску вида @@@.@@.@. Это – шаблон формирования номера. Данный шаблон означает, что код счета может состоять из любых символов, причем, для счетов первого порядка отводится первых три позиции в коде счета, две позиции после первой точки предназначены для нумерации субсчетов первого порядка, последний символ – для субсчетов второго порядка. Если вас интересует, откуда известны такие подробности о счетах (это касается и внутреннего устройства других объектов), вы можете открыть систему в Конфигураторе, найти в дереве конфигурации нужный вид объекта и изучить его свойства. Для того, чтобы это сделать, нужно вызвать окно запуска 1С: Предприятие, выделить информационную базу и нажать на кнопку Конфигуратор . После того, как Конфигуратор загрузится, нужно выполнить команду меню Конфигурация > Открыть конфигурацию. В левой части окна появится панель со списком типов объектов. Нас интересует группа Планы счетов , развернем её, после чего достаточно выполнить двойной щелчок мышью по объекту Хозрасчетный . На закладке Данные окна свойств объекта можно увидеть, какая маска кода к нему применяется, рис. 2.12.

Хотя конфигуратор предназначен для разработчиков, и бухгалтер может воспользоваться им для выяснения подробностей устройства объектов. Конфигуратор, после того, как вы нашли то, что искали, можно закрыть. По умолчанию конфигурация заблокирована от изменений, то есть, воспользовавшись конфигуратором при исследовании 1С: Бухгалтерии, вы не рискуете нарушить работу системы.

Кодировка счета соответствует кодировке, приведенной в законодательно утвержденном Плане счетов. Помимо «обычных» счетов в компьютерном Плане счетов присутствуют некоторые специальные счета, например, это счета с кодом счета первого уровня УСН, используемые для целей учета по упрощенной системе налогообложения и некоторые другие. Балансовые и забалансовые счета находятся в одном и том же Плане счетов.

Код быстрого выбора – предназначен для организации быстрого выбора счетов в формах при заполнении сведений о бухгалтерских операциях (проводках). У счетов первого уровня он обычно совпадает с кодом счета, счета второго уровня (то есть – субсчета первого уровня) имеют коды быстрого выбора, совпадающие с их кодировкой, но не содержащие точки. Коды быстрого выбора ускоряют заполнение полей в документах.

Наименование – здесь приводится наименование счета, как правило, в соответствии с Планом счетов.

Вид счета – это свойство зависит от отношения счета к балансу и может принимать значения Активный, Пассивный и Активный/Пассивный (для активно-пассивных счетов). На рис. 2.4. вы можете видеть карточку пассивного счета 80.01 «Обыкновенные акции».

В частности, активные счета, при нормальном порядке ведения учета, имеют дебетовое сальдо, пассивные – кредитовое (сальдо может и отсутствовать на различных видах счетов), активно-пассивные могут иметь остатки и по дебету и по кредиту. При формировании отчетов система анализирует данные свойства счетов и в случае появления «неправильного» сальдо показывает его в отчете со знаком «минус» и красным цветом. «Красные» остатки еще не позволяют сделать вывод о неправильном ведении учета – в реальном бухгалтерском учете возможны различные ситуации, однако, подобная ситуация, если она возникла неожиданно, а не стала следствием сознательного нарушения обычного порядка учета, является, как минимум, сигналом для анализа состояния учета на «проблемных» счетах.

Подчинен счету – эта настройка определяет иерархические взаимоотношения в Плане счетов. Именно от нее зависит, какой счет считать субсчетом для некоторого счета (а не от кода счета, код может быть любым, лишь для удобства коды организованы в понятной форме). Рассматриваемый счет 01 «Основные средства» не подчинен никакому другому счету, он является счетом первого порядка. Счет 80.01 «Обыкновенные акции» подчинен счету 80 «Уставный капитал». Если счет имеет субсчета, это означает, что данный счет сам по себе использоваться в проводках не может, специально для запрета использования счета в проводках у счетов первого уровня устанавливают свойство Счет является группой и не выбирается в проводках . Данное свойство установлено, например, у счета 01 «Основные средства», у счета 80 «Уставный капитал». Дело в том, что остатки и обороты по счету, имеющему субсчета, должны быть равны остаткам и оборотам по его субсчетам. Это требование и приводит к недопустимости использования счетов, имеющих субсчета, в проводках.

Забалансовый – данный признак устанавливается для забалансовых счетов. Например, он установлен для счета 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение», рис. 2.14.

Учет на забалансовых счетах не ведется методом двойной записи, как это делается для балансовых счетов.

Счет является группой и не выбирается в проводках – данный признак устанавливается у счетов, имеющих субсчета для того, чтобы гарантировать равенство остатков и оборотов по счету и по всем его субсчетам.

Группа параметров Виды учета по счету включает в себя следующие опции:

Валютный – предусматривает ведение валютного учета по счету.

Количественный – включает и отключает количественный учет.

Учет по подразделениям – включает или отключает ведение учета по подразделениям.

Налоговый (по налогу на прибыль) – участие счета в налоговом учете для целей расчета налога на прибыль организаций.

Группа параметров Виды субконто , во-первых, содержит набор субконто счета, во-вторых, позволяет просматривать и настраивать виды учета по субконто.

Субконто в 1С: Предприятие – это аналитический разрез. Например, если у счета имеется субконто Номенклатура , это значит, что по данным, хранящимся на счете, можно узнать, какова стоимость различных видов номенклатуры (товаров, материалов и т.д.), имеющихся в организации. Если при этом у субконто Номенклатура еще и включен признак Количественный – мы сможем получить данные не только об общей стоимости номенклатуры, но и об ее количестве. На счете может присутствовать до трех субконто. Обычно состав субконто отдельных счетов меняется при выполнении некоторых настроек программы. Например, это относится к настройке учета запасов на складах, когда к некоторым счетам автоматически добавляется субконто Склады . Состав субконто можно настраивать и самостоятельно, однако, если вид субконто является предопределенным, его нельзя ни удалить в пользовательском режиме, ни отредактировать, то же самое касается и видов субконто, добавленных к счетам в ходе работы механизмов настройки системы. В некоторых организациях особенности учета диктуют использование большего количества субконто счёта, чем три. Для того, чтобы реализовать подобную функциональность в 1С: Бухгалтерии, требуется доработка конфигурации.

Обычно в качестве хранилищ значений субконто выступают справочники (подробнее о них мы поговорим ниже). Например, вид субконто Номенклатура соответствует справочнику Номенклатура , в котором уже хранятся конкретные номенклатурные позиции (скажем, Мука, Сахар, Бензин и т.д.), которые и выбираются при вводе в систему бухгалтерской записи. В качестве значений субконто могут использоваться не только справочники.

Обратите внимание на флаг Только обороты . Его установка для некоторого вида субконто приводит к тому, что система, для данного вида субконто, не будет выводить показатели остатков по отдельным объектам аналитики. В то же время, в целом по счету поддержка учета остатков сохраняется.

Виды субконто, которые можно назначать счетам, хранятся в плане видов характеристик Виды субконто хозрасчетные . При добавлении к счёту нового субконто (по кнопке Добавить в группе параметров Виды субконто ), после нажатия на кнопку с тремя точками в поле Наименование , открывается окно данного плана видов характеристик, рис. 2.15., из которого можно выбрать нужный вид субконто.

Планы видов характеристик используются для описания и хранения видов характеристик объектов аналитического учета. В нашем случае здесь хранятся виды характеристик субконто. Каждый вид имеет наименование и тип значения (например, вид субконто Номенклатура имеет тип значения Номенклатура , который указывает на справочник с таким же названием).

Рассматриваемый план видов характеристик предназначен для того, чтобы указать на то, какие субконто могут использоваться для организации аналитического учета. По умолчанию в данном плане предусмотрено достаточно много видов характеристик, однако на практике может возникнуть необходимость расширить список видов характеристик. Например – для того, чтобы организовать аналитический учет по объектам, которых нет в списке по умолчанию.

В механизме создания видов субконто предусмотрена ситуация, когда нужно организовать аналитический учет по объектам, для которых не существует встроенных типов данных. Для таких целей предусмотрен специальный справочник, который называется Субконто . Этот справочник может содержать элементы, подчиненные элементу плана видов характеристик Виды субконто хозрасчетные .

Для того чтобы добавить в систему новый вид субконто, следует создать новый элемент плана видов характеристик и выбрать для него в качестве типа значения Субконто . Задать конкретные значения субконто можно будет в ходе создания бухгалтерских операций, в которых используется данное субконто. На рис. 2.16. вы можете видеть процесс создания нового вида субконто.

Рис. 2.16. Создание нового вида субконто

В поле Наименование достаточно ввести наименование субконто. А при заполнении поля Тип значения , после щелчка на кнопку с тремя точками в его правой части, появится список для выбора доступных типов. Для выбора нескольких типов в списке нужно установить флаг Составной тип данных .

После завершения редактирования объекта можно нажать на кнопку Записать и закрыть – тогда он будет записан в базу данных, окно будет закрыто. Если вы хотите сохранить данные и продолжить редактирование (это вполне оправдано, если, например, вы работаете с объектом, который имеет множество свойств и хотите сохранить работу), можно нажать на кнопку Записать объект (на ней изображена дискета). Если после редактирования объекта вы поняли, что сделали что-то не так и хотите отменить все изменения, то, если объект вы еще не сохраняли, вы можете закрыть окно редактирования с помощью обычной кнопки закрытия окна. При этом будет выведено окно с предложением сохранить изменения. Ответьте на него отрицательно.

Обратите внимание на то, что методы работы, применимые к одним объектам, обычно применимы и к другим. То есть, освоив какой-либо прием работы для одного вида объектов, вы, фактически, освоили его и для всех остальных объектов, к которым он применим.

Журнал проводок

Для того чтобы открыть журнал проводок, рис. 2.17., можно нажать на кнопку Журнал проводок в окне плана счетов.

Рис. 2.17. Журнал проводок

В журнале хранятся бухгалтерские записи. Они несут сведения о дебетуемом и кредитуемом счете, о сумме записи, данные по необходимым аналитическим разрезам (субконто), при необходимости, количественные, валютные показатели, данные для налогового учета.

Журнал проводок хранит записи в «сыром» виде, его задача – хранение исходных данных. А вот уже на основе данных, которые хранятся в регистре бухгалтерии, строятся бухгалтерские отчеты. Обычно регистр бухгалтерии просматривают для того, чтобы, например, проверить правильность ввода какой-нибудь проводки, или выполнить другое подобное действие. Для анализа бухгалтерской информации используют отчеты.

Для перехода к документу, благодаря которому запись попала в журнал, достаточно сделать двойной щелчок по нужной записи.

Обратите внимание на три поля в верхней части окна Журнала проводок . Это – поля Счет, Организация, Документ . Подобные поля встречаются и в других списках объектов. Такие поля позволяют быстро фильтровать список, отображать в нём только то, что относится к выбранным критериям отбора. Так, в демонстрационной базе показано ведение учета по нескольким организациям. Одна из них, Конфетпром , указана как основная в справочнике Организации , поэтому при вызове Журнала проводок мы, во-первых, видим в поле Организация название этой организации, во-вторых, видим в рабочей области журнала только проводки, относящиеся к данной организации. Если нам нужны проводки по всем организациям – мы можем просто очистить поле Организация , нажав на кнопку с крестиком в его правой части. Если нужны данные по какой-нибудь другой организации – можем нажать на кнопку с тремя точками и выбрать из появившегося списка нужную организацию. То же самое применимо и к другим подобным полям.

Для того, чтобы осуществить поиск среди выводимых данных по каким-либо известным нам данным, мы можем нажать на кнопку Найти , которая расположена в панели инструментов окна. Поиск – весьма полезная возможность. Даже в отфильтрованном списке может содержаться столько записей, что самостоятельный просмотр их всех в поисках нужной может потребовать слишком много времени.

По нажатию на эту кнопку открывается окно поиска данных, в котором сначала нужно указать область поиска, заполнив поле Где искать . Здесь, в итоге, должно содержаться название поля табличной части списка, по которому мы собираемся осуществлять поиск. Если вы точно знаете наименование нужного поля, вы можете начать вводить это наименование с клавиатуры, ниже поля будут отображаться подсказки. Таким образом, введя несколько первых букв нужного поля, можно выбрать подходящую подсказку для ускорения ввода. Здесь, кроме того, можно воспользоваться уже известной вам кнопкой с тремя точками.

Мы хотим, пользуясь средством поиска, найти документ (или документы), с суммой операции 18000 рублей. Поэтому в поле Где искать мы введем Сумма , рис. 2.18.

В поле Что искать – искомую сумму. Для упрощения заполнения полей, предусматривающих ввод чисел, можно воспользоваться кнопкой с изображением калькулятора, которая находится в правой части таких полей. Нажатие на неё вызывает окно калькулятора. Его можно использовать для быстрого проведения простых расчётов как любой программный калькулятор, либо просто ввести нужные цифры, не используя клавиатуру. После того как то, что нужно ввести в цифровое поле, окажется в поле калькулятора, можно нажать кнопку ОК в его окне (рис. 2.19.) и число будет перенесено в поле, для которого был вызван калькулятор. При этом, если число не целое, оно будет округлено до точности, применяемом в соответствующем поле (в нашем случае – до 2-х цифр после запятой).

Для закрытия калькулятора без ввода данных достаточно щёлкнуть мышью за его пределами. После заполнения полей мы можем нажать на кнопку Найти в окне поиска – если в списке присутствуют записи, которые нам нужны, они будут показаны в нём. Остальные записи будут скрыты, рис. 2.20.

Рис. 2.20. Результаты поиска

Как оказалось, в системе зарегистрированы четыре проводки с такой суммой. Для того, чтобы отменить фильтрацию списка с учетом условий поиска можно нажать на кнопку Отменить поиск в списке в панели инструментов окна.

Рассмотрим еще некоторые полезные возможности работы с Журналом проводок . Так, левее кнопки Найти есть кнопка Установить интервал дат для просмотра . Она позволяет задать период, за который нужно выводить данные в списке. Кнопка Переключить активность проводок позволяет включать и отключать активность проводок. О том, что проводка неактивна, можно судить по пиктограмме «ДтКт» в начале строки проводки, которая выполнена цветом, который бледнее, чем обычно. Неактивные проводки не попадают в отчёты.

Обратите внимание на меню Все действия , рис. 2.21.

Здесь вы можете видеть как уже знакомые вам команды с панели инструментов окна, так и некоторые новые. Команда Настроить список позволяет настраивать параметры отображения списка. Фактически, выше мы пользовались упрощёнными (но наиболее часто используемыми) средствами для настройки отбора списка. Здесь (рис. 2.22.), на закладке Отбор , можно создавать сложные условия отбора (перенося поля из списка Доступные в список Представление и настраивая порядок применения условий отбора), сортировку, группировку и оформление списка.

Иногда возникает необходимость вывести на печать данные некоторого списка. Например, получить распечатку проводок, отобранных по каким-либо критериям в Журнале проводок . Для этого можно воспользоваться командой Вывести список меню Все действия . При выполнении этой команды выводится окно, рис. 2.23., в котором, в поле Выводить в можно выбрать либо Табличный документ , либо Текстовый документ .

В списке Выводить колонки нужно выбрать состав колонок для вывода в документ.

Мы хотим вывести данные в табличный документ, нас интересуют поля Дата, №, Документ, Организация, Счет Дт, Счет Кт и Сумма . Для быстрого снятия или быстрой установки флажков напротив всех названий колонок можно воспользоваться соответствующими кнопками, расположенными выше поля с их списком. После того, как настройки выполнены, мы можем нажать на кнопку ОК и получить сформированный табличный документ, содержащий нужные данные, рис. 2.24.

После того, как табличный документ сформирован, мы можем настроить ширину его колонок, выполнить его предварительный просмотр и вывод на печать (с помощью соответствующих кнопок в заголовке окна программы). Можем, выполнив команду главного меню Файл > Сохранить как , сохранить этот документ в виде внешнего файла, выбрав нужный формат сохранения файла. Например, это может быть формат .xls – если мы планируем отредактировать данный документ в Microsoft Excel.

Говоря о журнале проводок, мы выяснили, что при формировании записей по нему используется План счетов , что данные, которые хранит регистр, используются для построения бухгалтерских отчетов. А как данные попадают в регистр бухгалтерии? Это делается с помощью документов.

Документы

Для регистрации бухгалтерских операций в 1С: Бухгалтерии используются документы. Документы (рис. 2.25.) позволяют автоматизировать этот процесс и организовать правильное заполнение параметров бухгалтерский записей, которые находят отражение в журнале проводок.

Рис. 2.25. Документ Приходный кассовый ордер, Получение наличных в банке

Помимо регистра бухгалтерии в 1С: Бухгалтерии 3.0. используются и другие регистры, в частности, это регистры накопления и регистры сведений. Документы часто выполняют движения не только в регистре бухгалтерии, но и в этих регистрах. Например, принимая к учету объект основных средств, мы отражаем в регистре бухгалтерии факт принятия ОС к учету, в регистрах сведений – данные о порядке амортизации объекта ОС, в регистрах накопления – некоторые другие данные. К счастью, бухгалтеру, в подавляющем большинстве случаев, не нужно самостоятельно формировать движения по регистрам – достаточно правильно заполнить соответствующий документ, внести в него необходимые данные, а все остальное будет сделано автоматически.

Регистры накопления хранят сведения, обычно – некоторые итоги, например, данные об исчисленных налогах, данные о расчетах с контрагентами и сотрудниками. Регистр накопления позволяет максимально быстро получить, например, данные о том, сколько наша организация должна определенному контрагенту по определенному договору.

Регистры сведений напоминают таблицы, в которых хранятся различные данные вспомогательного характера. Например, такой регистр может хранить сведения об амортизации объектов основных средств, в регистре сведений хранятся курсы валют и т.д.

Документы в 1С: Бухгалтерии могут существовать в различных состояниях. А именно – документ может быть записан и проведен и просто записан , без проведения. Записанный (сохраненный) документ отличается от проведенного документа тем, что записанный документ хранится в системе, но не производит никакого воздействия на состояние регистров (это справедливо для большинства документов, за исключением документа ручного формирования операций). Данные такого документа не отразятся в отчетах. Записанный документ, в том случае, если его свойства предусматривают проведение, может быть проведен. При проведении документ делает записи в регистрах, в итоге, воздействует на состояние учета. Для того чтобы проведенный документ не воздействовал на учет, его проведение можно отменить.

При вводе данных в документ пользователь заполняет его реквизиты, представляющие собой отдельные свойства ( Дата, Организация и т.д.) и, при наличии таковых, табличные части, которые хранят списки значений (список сотрудников с указанием вида начисления по заработной плате и суммы начисления, список материалов и т.д.). Если при заполнении документа оказалось, что в нем нет какого-либо реквизита, который вам нужен, убедитесь в том, что в поле документа Вид операции установлен нужный вид операции. Если вид операции соответствует желаемому, тщательно проверьте все закладки документа, если закладки скрыты, выясните, как отобразить их, возможно, вам нужно будет настроить состав отображаемых полей в табличных полях, состав отображаемых реквизитов. Настроить экранную форму (окно) документа можно, выполнив в его окне команду Все действия > Изменить форму . Вот как выглядит окно настройки для формы документа Поступление товаров и услуг , рис. 2.26.

Обратите внимание на то, что в левой части окна настроек находится перечень элементов формы документа, напротив элементов, которые отображаются на экране, установлены флажки. В форме есть несколько закладок ( Оборудование, Товары, Услуги и другие) с табличными частями, они представлены в окне настройки в виде групп. Если напротив элемента в окне настроек находится значок «+», это значит, что элемент (например, табличная часть) содержит другие элементы.

Если настройки и поиски ни к чему не приводят, то, вполне возможно, что вам нужна доработка системы, в частности, добавление в документ недостающего реквизита и внесение изменений в другие объекты (например, в процедуру проведения документа, в регистры), которые обеспечили бы использование данного нового реквизита.

Для ввода подавляющего большинства операций используются существующие в системе специализированные документы. Они ускоряют работу, при их проведении автоматически формируются бухгалтерские проводки в регистре бухгалтерии, записи в других регистрах. Однако, есть операции (например, ввод сведений о регистрации уставного капитала), для которых отдельных документов не предусмотрено. В таких случаях нужно пользоваться специальным документом, который называется Операция (бухгалтерский и налоговый учет) . С помощью этого документа можно ввести любую проводку, внеся, таким образом, изменения в регистр бухгалтерии. Кроме того, он же позволяет вносить ручные записи в другие регистры системы. При использовании данного документа вся полнота ответственности за правильность формирования записей регистра возлагается на бухгалтера. Пользоваться этим документом для ввода бухгалтерских операций следует лишь в том случае, если вы абсолютно точно уверены в том, что другого способа выполнить данные операции не существует. То же самое касается корректировки записей прочих регистров. Этот документ, кроме того, можно использовать для ввода сторно-проводок.

Общие приемы работы с документами

Новые документы создаются различными способами. В частности, следующими:

• Создание документа пользователем из списка соответствующих документов или из журнала документов.

• Создание документа пользователем с помощью окна Корреспонденции счетов .

• Создание документа пользователем на основании другого документа.

• Автоматическое создание документа в ходе работы каких-либо служебных механизмов (таких, как Помощник ввода начальных остатков ).

Так, если нам нужен новый приходный кассовый ордер, мы можем перейти в раздел Банк и касса и найти на Панели навигации ссылку Приходные кассовые ордера . Щелчок по этой ссылке откроет список документов нужного типа, рис. 2.27.

Рис. 2.27. Список приходных кассовых ордеров

Учитывая то, что выше мы уже рассматривали устройство некоторых форм, многое в данном окне будет вам знакомо. В окне списка документов мы можем нажать на кнопку Создать – будет создан новый документ, рис. 2.28.

При создании новых документов первым задают значение параметра Вид операции . С помощью одного и того же документа можно вводить различные виды схожих операций. Например, в случае с приходным кассовым ордером это – Оплата от покупателя, Розничная выручка, Возврат от подотчетного лица и другие. При выборе вида операции производится настройка формы документа для упрощения отражения операции конкретного вида. Например, по умолчанию приходный кассовый ордер создаётся с видом операции Оплата от покупателя , вы можете видеть такой документ на рис. 2.28. На рис. 2.29. показана форма того же самого документа после выбора вида операции Возврат от подотчетного лица .

Рис. 2.29. Влияние изменения вида операции на состав реквизитов документа

Как видите, состав реквизитов формы серьезно изменился – для того, чтобы мы могли ввести все необходимые данные для оформления операции возврата денежных средств от подотчетного лица.

После того, как документ заполнен, мы можем нажать на кнопку Провести и закрыть на панели инструментов документа. Тогда он будет сохранён, проведен и закрыт. То есть – окажет влияние на состояние учета, данные, которые мы ввели в систему с его помощью, попадут в отчёты. Если мы не хотим проводить документ, но нам нужно сохранить его, можно воспользоваться кнопкой Записать объект . Для того, чтобы сохранить и провести, но не закрывать окно редактирования документа, служит кнопка Провести . Проведение документа можно отменить – для этого служит команда меню Все действия > Отмена проведения. Обратите внимание, отмена проведения – это не то же самое, что сторнирование. Выполняя сторнировочную проводку, мы сохраняем в учете сведения о неправильной проводке, уничтожая лишь результат неверной операции. Отменяя проведение, мы полностью устраняем воздействие документа на учёт.

Узнать, как именно проведение документа подействовало на учет, то есть – какие именно записи он сделал в регистрах, мы можем, воспользовавшись кнопкой Движения документа . Такую же кнопку можно использовать и в списке документов.

Для того чтобы сформировать печатную форму документа, можно воспользоваться кнопкой со значком принтера на его панели инструментов. В нашем случае эта кнопка называется Приходный кассовый ордер (КО-1) . Обратите внимание на то, что печатные формы документов создаются автоматически, на основе данных, содержащихся в документе, но в печатные формы можно вносить изменения вручную и после их создания. На рис. 2.30. показана печатная форма приходного кассового ордера, которым отражено поступление денежных средств с банковского счёта организации в кассу.

Для того чтобы вручную отредактировать данные печатной формы, можно нажать на кнопку Редактирование. Подобное вполне нормально, если приходится пользоваться ручным редактированием лишь эпизодически. Если же к ручным правкам приходится прибегать слишком часто – это указывает на то, что что-то в системе настроено неверно. В таком случае рациональнее будет изменить настройку, которая влияет на формирование печатной формы (скажем, если изменилось название организации – нужно поменять его в справочнике Организации и т.д.). Печатную форму документа можно либо отправить на печать нажатием соответствующей кнопки, либо сохранить в виде внешнего файла, воспользовавшись кнопкой Сохранить и указав параметры сохранения. Те же действия можно выполнить и с помощью команд в заголовке окна программы и команд главного меню.

Корреспонденции счетов

Ссылка для вызова окна регистра сведений Корреспонденции счетов не случайно располагается в верхней части Панели навигации раздела Рабочий стол . Это полезнейшее средство, рис. 2.31., которое позволяет узнать, с помощью какого документа можно ввести в систему сведения о той или иной хозяйственной операции.

Рис. 2.31. Окно Корреспонденция счетов

В верхней части окна находятся несколько полей, с помощью которых можно организовывать отбор сведений о хозяйственных операциях по дебету и кредиту счёта, по содержанию операции или по конкретному документу.

В табличной части окна можно найти подробные сведения о каждой операции. В частности, помимо описания корреспонденции счетов и содержания операции здесь есть данные о документе, виде операции документа и его закладке, а так же – сведения о том, где найти справочную информацию по данной операции в системе ИТС – либо на диске, либо в интернет-версии ИТС.

Например, нам нужно ввести в систему сведения о формировании уставного капитала организации. Если поискать в разделах интерфейса программы специальный документ, который можно было бы использовать для этой цели, его мы найти не сможем. Если же открыть окно Корреспонденции счетов , и, зная о том, что формирование уставного капитала отражается бухгалтерской записью по дебету счёта 75 «Расчеты с учредителями» и по кредиту счёта 80 «Уставный капитал», ввести в поле Счет Кт код счёта «80» (можно, кроме того, ввести в поле Счет Дт код «75»), мы увидим список операций, первая из которых – это именно та операция, которая нам нужна, рис. 2.32.

Можно видеть, что операция эта формируется с помощью универсального документа Операция (бухгалтерский и налоговый учет) .

После того, как нужная операция найдена, для создания нового документа достаточно выполнить двойной щелчок по строке операции, или, выделив строку щелчком, нажать на кнопку Ввести операцию.

Справочники

Справочники – это вспомогательные объекты, они напоминают картотеки, в которых хранятся «карточки» объектов различных видов. Типичный пример справочника – Номенклатура – он хранит сведения о товарах, материалах, услугах. Справочники обычно имеют названия, которые ясно дают понять, для чего они предназначены – это Организации, Контрагенты, Валюты, Банки, Статьи затрат, Физические лица, Сотрудники и многие другие справочники.

На рис. 2.33. вы можете видеть форму списка справочника Номенклатура . Найти этот справочник можно по адресу Номенклатура и склад > Справочники и настройки > Номенклатура .

Рис. 2.33. Форма списка справочника Номенклатура

Обратите внимание на то, что Номенклатура – это справочник, который может содержать очень большое количество записей, причем, записи справочника (то есть, сведения о конкретной номенклатурной позиции) можно организовывать в группы. Группы нужны для удобства работы. Внешнее представление списка справочника можно настраивать. В нашем случае использован вариант его отображения в виде дерева, для этого мы воспользовались командой Все действия > Режим просмотра > Дерево . Кроме того, доступны режимы Иерархический список и Список .

На рис. 2.34. вы можете видеть форму элемента справочника. Для её вызова достаточно выполнить двойной щелчок по нужному элементу справочника в списке.

Обычный сценарий использования справочников заключается в заполнении с их помощью соответствующих полей документа. Например, если в документе есть поле Контрагент , для заполнения этого поля, вероятнее всего, будет открыто окно выбора элемента справочника Контрагенты . При таком подходе мы можем один раз ввести данные о контрагенте и всякий раз, когда мы вводим в систему документ, имеющий отношение к данному контрагенту, выбирать соответствующий элемент справочника. Это не только экономит время при вводе данных, но и позволяет избежать ошибок при вводе, и гарантирует, что при необходимости мы сможем построить отчёты, которые позволяют, например, проанализировать состояние взаиморасчётов с данным контрагентом или получить другую информацию о нём.

Заполняя справочники, следует внимательно следить за тем, чтобы в них не было разных записей об одном и том же объекте. Такое нередко бывает в организациях, где учет ведут несколько бухгалтеров. Например, организация использует, в качестве сырья, какао-порошок. Назвать элемент справочника (заполнив при его создании реквизит Краткое наименование – это наименование видно в списке) можно по-разному. Это может быть «Какао порошок», и «Какао-порошок», и «Какао», возможны и другие варианты. Двум разным элементам справочника, кроме того, можно дать одинаковые наименования. Система различает элементы не по наименованию, а по коду. Если в информационной базе присутствует несколько разных записей справочника, которые указывают на одну и ту же номенклатурную позицию, если при этом разные бухгалтеры (или один и тот же бухгалтер) используют разные записи, в базе возникает путаница. Такой ситуации следует избегать.

Для того, чтобы создать новый элемент справочника, можно либо воспользоваться кнопкой Создать в форме списка справочника, либо, если новый элемент справочника очень похож на один из существующих элементов, выделить существующий элемент и выполнить команду Все действия > Скопировать , или выполнить такую же команду контекстного меню элемента, вызываемого щелчком правой кнопкой мыши.

На рис. 2.35. показан скопированный элемент справочника «Какао порошок».

Рис. 2.36. Новый элемент справочника, отличающийся от существующего лишь кодом

Обратите внимание на то, что реквизит Код не заполнен. Код будет назначен автоматически при записи справочника (кнопка Записать и закрыть или Записать объект ). Если мы сейчас, ничего не меняя, нажмём на кнопку Записать и закрыть , будет создан новый элемент справочника, который отличается от существующего лишь кодом, рис. 2.36.

Наличие подобных элементов и приводит к ошибочному использованию разных элементов в разных документах. Ненужные элементы справочников (это относится и к другим объектам), можно удалять. Процедура удаления выполняется в несколько этапов. Это нужно для того, чтобы удаление объектов не привело к образованию так называемых «пустых ссылок» в других объектах. Если мы использовали некий элемент справочника при заполнении какого-то документа, это означает, что в документе имеется ссылка на данный элемент справочника. Она используется, например, при построении отчётов, где нужно сгруппировать данные по некоторому элементу справочника. Удаление элемента справочника без учета того, что на него имеются ссылки в других объектах, приведет к неправильной работе системы.

Для того чтобы удалить ненужный элемент справочника, нужно выделить его в списке и выполнить для него команду Пометить на удаление / Снять пометку (из контекстного меню элемента или из меню Все действия ). Если элемент был помечен на удаление ошибочно, той же командой можно снять пометку на удаление. Сейчас мы пометили на удаление (рис. 2.37.) элемент справочника «Какао порошок», который уже присутствовал в базе. Он использовался при заполнении документов, это позволит нам увидеть, как система реагирует на такую ситуацию.

Теперь нам нужно выполнить процедуру удаления помеченных объектов. Для этого перейдем в раздел Администрирование , в Панели действий нажмём на кнопку с треугольником в группе команд Сервис и выберем команду Удаление помеченных объектов , рис. 2.38.

Рис. 2.37. Элемент справочника, помеченный на удаление

Обратите внимание на то, что сейчас мы работаем с базой, используя учетную запись администратора. Если вы работаете в базе, используя учетную запись бухгалтера (права которой администратор системы соответствующим образом настроил), вполне вероятно, что вам эта команда будет недоступна.

После выполнения команды вы увидите окно, рис. 2.39., где нужно выбрать режим удаления. Мы хотим удалить все помеченные объекты, которые можно удалить, поэтому используем вариант Автоматическое удаление всех отмеченных объектов и нажмем на кнопку Удалить .

Некоторое время, зависящее от размеров базы и быстродействия вашего компьютера, займёт операция поиска и удаления помеченных объектов, после чего мы увидим сообщение, рис. 2.40., говорящее о том, что объекты не удалены для сохранения целостности информационной базы. Если бы на удаление было помечено несколько объектов и некоторые из них можно было бы удалить, система сделала бы это, и так же сообщила бы о том, что некоторые объекты не удалены.

Нажмём в этом окне на кнопку ОК – будет открыт список объектов, которые не удалось удалить, рис. 2.41. В нашем случае это всего один элемент справочника, похожим образом выглядит работа с несколькими объектами. В списке можно просмотреть состав объектов, которые мешают удалению ненужного элемента, двойным щелчком по объекту можно перейти к форме его редактирования и выбрать там нужный элемент справочника вместо того, который мы хотим удалить.

Для удобства проведения этой операции можно заранее изменить краткое наименование удаляемого объекта (в форме редактирования его свойств, которую можно вызвать двойным щелчком по элементу в списке), например, чтобы в его начале было слово «Удалить», после чего при редактировании форм других объектов будет сразу видно, какой именно элемент в них используется. Ведь, например, и в одной и той же табличной части вполне можно ошибочно использовать разные элементы справочника, имеющие одно и то же наименование.

Переходить к правке объектов, имеющих ссылки на удаляемый элемент, можно прямо из окна Удаление помеченных объектов . После того, как все ссылки на ненужный элемент будут заменены ссылками на элемент, который необходимо оставить, операция удаления пройдёт успешно.

В нашем случае, напомним, намеренно помечен на удаление элемент, который используется в базе и который мы удалять не собираемся. В списке (рис. 2.37.) имеется и по-настоящему ненужный элемент – «Какао порошок», созданный копированием. Перейдем в форму списка справочника Номенклатура , отменим пометку на удаление исходного элемента «Какао порошок», пометим на удаление только что созданный элемент и снова выполним команду удаления помеченных объектов. На этот раз, рис. 2.42., система сообщит нам об успешно проведенной операции.

Обычно на практике, если нужно избавиться от дублирующих друг друга элементов справочников, поступают следующим образом. Помечают один из них на удаление (так же его могут, для удобства, переименовать) и выполняют операцию удаления помеченных объектов. Если ссылки на этот объект есть в других объектах, система не даёт его удалить и выводит после анализа базы отчёт, сверяясь с которым, можно исправить документы, заменив в них ссылки на «лишний» элемент справочника ссылками на тот элемент, который нужно оставить. После этого снова выполняют операцию удаления помеченных объектов, если на ненужный элемент в базе больше нет ссылок – он будет удалён. Если где-то ссылки остались – повторяется операция поиска ссылок на этот элемент и процедура удаления запускается еще раз. Работа по удалению дублей объектов может быть достаточно длительной, в зависимости от размеров базы и количества ошибочных использований объектов, поэтому рекомендуется заполнять базу, не создавая подобных ситуаций.

Обратите внимание на то, что в левой части формы элемента справочника (например, на рис. 2.34.) имеется группа команд Перейти . С её помощью можно быстро перейти к различным объектам (например, регистрам и справочникам), имеющим отношение к редактируемому элементу справочника. Например, при переходе по ссылке Цены номенклатуры открывается окно регистра сведений Цены номенклатуры , рис. 2.43.

Записи регистра отобраны, во-первых – по просматриваемой номенклатурной позиции, во-вторых – они приведены по состоянию на дату, указанную в верхней части окна.

Записи в данный регистр вносятся с помощью документа Установка цен номенклатуры . Цены на определенную дату можно установить и вводя их вручную в соответствующие поля, после нажатия на кнопку Записать цены будет автоматически сформирован соответствующий документ.

Регистр Цены номенклатуры позволяет автоматизировать заполнение документов, связанных, например, с приобретением или продажей товаров и материалов. Обратите внимание на то, что в регистре представлены различные типы цен. Если в заполняемом документе выбран один из типов цен, по которому в регистре есть сведения о цене номенклатурных позиций, операции с которыми отражает документ, эти цены будут автоматически подставлены в соответствующие поля.

Отчеты и обработки

Итоговую информацию в 1С: Бухгалтерии принято получать с помощью отчетов. В системе имеется большое количество стандартных отчетов, как правило, их достаточно для практической работы. Существует, кроме того, возможность использования внешних отчетов.

Обработки предназначены для автоматизации выполнения каких-либо трудоемких операций, операций, требующих выполнения правильных последовательностей действий.

В сущности, обработка – это небольшая программа, которая дополняет возможности других объектов. Например, с помощью обработки Помощник ввода начальных остатков можно автоматизировать труд по вводу начальных остатков по счетам бухгалтерского учета, обработка Загрузка курсов валют позволяет автоматизировать заполнение регистра, содержащего сведения о курсах валют. Обработка Обновление конфигурации предназначена для автоматизации обновления конфигурации. Уже знакомая вам команда удаления помеченных объектов – это обработка Удаление помеченных объектов .

Выводы

Подведем итоги вышеизложенного материала, касающиеся общего порядка работы системы. Ядром учетной системы является План счетов , тесно связанный с Регистром бухгалтерии и применяемый при формировании бухгалтерских записей. План счетов и регистр бухгалтерии используют для ведения бухгалтерского и налогового учета.

Информация о хозяйственных операциях вводится в 1С: Бухгалтерию с помощью Документов . При вводе в качестве вспомогательных объектов используются Справочники . Из документов информация попадает в Регистры , в частности, в Регистр бухгалтерии , в Регистры накопления , Регистры сведений . Для получения итоговой информации, различных отчетов используются Отчеты . Если выразить вышесказанное еще короче, мы получим следующую последовательность: Документы – Регистры – Отчеты .

Мы не случайно уделили здесь столько внимания последовательности работы системы, объяснению основных функций регистров. При практической работе с программой вам постоянно придется, проверяя результаты проведения документов, а в особенности, результаты работы последовательностей действий, реализующих некоторую многоступенчатую учетную задачу, обращаться к движениям документов по регистрам для того, чтобы понять, правильно ли работает система. То же самое придется делать и при поиске учетных ошибок.

Глава 3 Настройка параметров учета

Если в 1С: Бухгалтерии нужно вести учет только что созданной организации, работа начинается с ввода сведений об организации, настройки её учетной политики и ввода операций, отражающих формирование уставного капитала. Рассмотрим эти процессы на примере новой организации, используя для этого ту же информационную базу, примеры из которой приводились выше.

Ввод сведений об организации

Для начала ввода сведений об организации нам понадобится открыть справочник, который расположен по адресу Справочники и настройки учета > Организации . В демонстрационной базе уже присутствует несколько организаций, рис. 3.1.

Рис. 3.1. Состав справочника Организации

Для успешного продолжения работы отключим дату запрета изменения данных. По умолчанию в демонстрационной базе дата запрета изменения данных установлена на конец предыдущего квартала. Подобную настройку выполняют для того, чтобы случайно не изменить какие-то данные прошлых периодов.

Для отключения даты запрета изменения данных нужно перейти по адресу Администрирование > Сервис > Даты запрета изменения данных и в появившемся окне, в поле Установка даты запрета выбрать пункт Нет запрета изменения данных . В итоге данное окно должно принять вид, показанный на рис. 3.2.

Изменения, внесенные в настройку даты запрета, сохраняются автоматически.

Теперь, работая в справочнике Организации , создадим запись о новой организации, нажав на кнопку Создать и выбрав в появившемся меню пункт Юридическое лицо . Далее, в появившемся окне Создание юридического лица выберем общую систему налогообложения и нажмём на кнопку Выбрать , рис. 3.2.

Будет открыта пустая форма элемента справочника, рис. 3.4. введем в неё следующие данные:

Сокращенное наименование: ООО «Столяр»

Полное наименование: Общество с ограниченной ответственностью «Столяр»

Краткое наименование: Столяр ООО.

После ввода данных в поле Сокращенное наименование остальные поля будут заполнены автоматически.

Заполняя сведения об организации, мы опускаем ввод некоторых из них. Для нашего учебного примера на данном этапе работы это вполне допустимо, для реального ведения учета вам понадобится ввести гораздо более подробные сведения, которые можно почерпнуть из учредительных документов, из документов о регистрации в налоговых органах и т.д.

Рис. 3.4. Новый элемент справочника Организации

В шапке элемента справочника присутствует реквизит Банковский счет (основной) . Сюда нужно ввести данные об основном банковском счете организации. Для того, чтобы заполнить данный реквизит, нужно щёлкнуть по ссылке Создать . Будет открыто окно для ввода информации о банковском счете организации, рис. 3.5.

Естественно, на момент ввода данных банковский счёт уже должен существовать.

Введем 044552120 в поле БИК , по нажатию на кнопку Найти банк по БИК ниже будут отображены сведения о найденном по БИК банке. В качестве номера счёта зададим 40702810030050164512 (данные условны), валюта счёта – рубли.

Мы добавляем новую организацию в базу, в которой уже ведется учет. Если вы вводите данные новой организации в новую пустую базу, прежде чем заработает механизм подбора банков по БИК, вам понадобится заполнить справочник Банки . Для того, чтобы перейти к списку элементов этого справочника, можно нажать на кнопку Все банки в форме создания нового счёта, рис. 3.6.

Здесь уже присутствует несколько банков (для просмотра полного их списка можно свернуть отображаемую по умолчанию группу и просмотреть состав групп банков), если нам нужны банки, которых нет в справочнике, справочник можно заполнить, воспользовавшись классификатором банков. Для этого нужно нажать на кнопку Подобрать из классификатора . Будет открыто окно Классификатор банков РФ , в этом окне нужно нажать на кнопку Загрузить классификатор.

По нажатию на эту кнопку появится окно с вопросом о том, откуда следует загрузить классификатор банков (рис. 3.7.), – с сайта агентства «РосБизнесКонсалтинг» или с диска ИТС. Если компьютер подключен к интернету – вполне можно будет использовать первый пункт.

В этом окне достаточно нажать на кнопку Далее , начнется загрузка классификатора. После успешной загрузки классификатора система сообщит об этом, после чего окно загрузки классификатора можно закрыть. Теперь, выделив в окне Классификатор банков РФ нужный банк (или несколько банков, удерживая при выделении клавишу Ctrl , если вы планируете использовать данные по нескольким банкам), можно нажать на кнопку Выбрать . В данном окне, рис. 3.8. для удобства, можно изменить режим просмотра (Все операции > Режим просмотра) , осуществлять поиск банков и настраивать условия отбора.

В итоге в справочнике Банки должны оказаться записи по всем банкам, с которыми планируется работать. После того, как данные о банковском счете организации в окне Банковский счет заполнены, можно нажать на кнопку Записать и закрыть . Данные о банковском счете появятся в карточке организации, рис. 3.9.

Обратите внимание на то, что теперь банковский счет организации отображается в поле, которое поддерживает выбор значения, в нём указан только что созданный счёт. Данные об этом счете хранятся в справочнике Банковские счета . Если нажать на кнопку с тремя точками, появляется окно для выбора счёта. У организации может быть несколько счетов, данные по всем этим счетам хранятся в вышеупомянутом справочнике. При вызове данного окна (и других подобных) в них отображаются только записи, имеющие отношение к редактируемому объекту. В нашем случае – банковские счета организации, данные по которой мы вводим в систему.

Если на данном этапе работы мы перейдем к списку элементов справочника Организации , мы увидим, что в нём уже появилась запись об ООО «Столяр», рис. 3.10.

Для того, чтобы в явном виде сохранить объект справочника, мы можем нажать на кнопку Сохранить запись в панели инструментов окна создания объекта, кнопка Записать и закрыть позволяет сохранить объект и закрыть окно его редактирования. В нашем случае объект был автоматически сохранен при создании нового банковского счёта. Дело в том, что до тех пор, пока запись об организации не сохранена в справочнике, система не может сослаться на данную запись в других объектах. Это нужно для создания связей объектов. Например, такая связь установлена между записью о банковском счёте организации и записью об организации.

Продолжим заполнение карточки организации. В нижней части окна имеется несколько закладок, служащих для ввода дополнительных сведений. Так, на закладке Адреса и телефоны нужно ввести адресные данные организации. Заполнять обычные текстовые поля можно с клавиатуры, а для ввода информации об адресах нужно пользоваться адресным классификатором. Нажмём на закладке Адреса и телефоны ссылку Заполнить , которая расположена около реквизита Юридический адрес . Будет открыто окно ввода адреса, рис. 3.11.

Обратите внимание на то, что мы нажали на кнопку Все операции , которая расположена в нижней части данного окна и в появившемся меню имеется команда Загрузить классификатор . В новых пустых базах адресный классификатор не загружен, в демонстрационной базе загружен классификатор города Москвы. Выполнение команды загрузки классификатора приводит к вызову окна, рис. 3.12., в котором нужно выбрать регионы для загрузки адресного классификатора.

Не следует загружать в базу данные по тем регионам, которые не понадобятся для ввода адресов, ненужная информация увеличит размеры информационной базы. Нажмем в окне загрузки адресного классификатора кнопку Далее и нам предложат выбрать источник для загрузки адресного классификатора, рис. 3.13.

Предположим, что компьютер, на котором мы работаем, не подключен к Интернет, диском ИТС мы тоже воспользоваться не можем, поэтому выберем вариант У меня естьфайлы адресного классификатора. Как видно, при выборе данного варианта загрузки данных система предлагает нам указать путь к файлам данных.

Файлы данных адресного классификатора нам придётся загрузить из интернета, например, с помощью компьютера, который подключен к интернету. Для этого можно воспользоваться сайтом http://www.gnivc.ru/, в частности, его разделом http://www.gnivc.ru/inf_provision/classifiers_reference/kladr/.

Здесь нас, рис. 3.14., интересует одна из ссылок на скачивание базы данных классификатора КЛАДР (BASE.arj). Размер архива – около 37 Мб.

Мы выбрали загрузку классификатора в архиве ARJ – этот формат поддерживают большинство программ архивации, которые обычно установлены на компьютерах. Можно скачать и архив в формате 7Z, но тогда вы должны быть уверены, что у вас установлен соответствующий архиватор.

Базу данных классификатора можно найти и на других веб-сайтах, ее же можно отыскать на диске ИТС, но загрузка классификатора с представленного ресурса гарантирует вам то, что перед вами – самая свежая версия классификатора.

После того, как архив с классификатором загружен, его нужно распаковать, например, в папку KLADR , расположенную в папке Мои документы , хотя допустимо развернуть его и в любую другую удобную для вас папку. В итоге мы должны получить папку, рис. 3.15., в которой содержатся файлы классификатора, готовые к загрузке.

Теперь вернемся к окну загрузки адресного классификатора (рис. 3.13), укажем в нём путь к папке с файлами классификатора и нажмём в нём на кнопку Далее. В следующем окне нас предупредят, что загрузка адресного классификатора может занять длительное время, зависящее от количества выбранных регионов РФ, для начала процедуры загрузки классификатора нужно нажать в этом окне на кнопку Загрузить адресный классификатор .

После сообщения об успешной загрузке мы можем закрыть окно загрузки классификатора и приступить к вводу адреса.

Поле Индекс можно отредактировать вручную (однако, при выборе данных в других полях оно модифицируется в соответствии с выбранными данными), остальные поля заполняются подбором, например, на рис. 3.16. изображен процесс подбора адреса населенного пункта.

Использование адресного классификатора гарантирует техническую правильность ввода адресов, в частности, для целей сдачи отчетности в электронной форме, за фактической правильностью ввода информации бухгалтер должен следить самостоятельно.

После подбора адреса (адрес условен, как и прочие сведения) мы приходим к такому виду окна ввода, рис. 3.17.

После завершения ввода адреса, в особенности, если вы редактировали его вручную, можно проверить правильность заполнения, нажав на кнопку Проверить заполнение .

После нажатия на кнопку ОК в окне заполнения адреса введенный адрес будет перенесен в карточку организации, так как установлены флаги, указывающие на то, что почтовый адрес и фактический адрес совпадают с юридическим адресом, будут заполнены еще несколько реквизитов. Если эти адреса различаются, флаги нужно снять и указать необходимые адреса. В итоге мы пришли к виду карточки организации, показанному на рис. 3.18.

Подобным образом следует заполнять любые адреса, которые вам приходится вводить – это относится к адресам юридических и физических лиц.

На закладке Фонды вводятся данные о регистрации организации в ПФР, ФСС, ТФОМС.

На закладке Коды статистики нужно ввести информацию о кодах, присвоенных организации при регистрации (ОКОПФ, ОКФС, ОКВЭД, ОКПО), здесь вам следует воспользоваться учредительными документами.

На закладке Документооборот можно настроить параметры электронного документооборота с ФНС, ПФР, ФСС. Если ваша организация использует электронный документооборот, обратитесь к инструкциям соответствующих ведомств для настройки параметров этой закладки.

Закладка Иностранная орг. актуальна для отделений иностранных организаций.

На закладке Прочее , рис. 3.19., мы зададим префикс организации – СТ.

Префикс будет использоваться при нумерации документов, принадлежащих организации. Это актуально в том случае, если в одной базе планируется вести учет по нескольким организациям.

На закладке Настройка печати можно выбрать наименование организации, используемое при печати документов, выбрать изображения логотипа и факсимильной печати.

Закладка Ответственные лица , рис. 3.20., позволяет при создании карточки организации указать список её ответственных лиц. В частности, здесь приведены ссылки для создания записей об основных ответственных лицах – руководителе, бухгалтере и кассире.

Для создании записи об ответственном лице нужно нажать на ссылку Создать у соответствующего реквизита. Будет открыто окно Ответственное лицо , рис. 3.21., где уже заполнены реквизиты Организация и Ответственное лицо ( Руководитель , в данном случае). В этом окне нам нужно указать дату вступления ответственного лица в должность (01.01.2013), должность и физическое лицо, которое занимает данную должность.

Рис. 3.21. Начало заполнения сведений об ответственном лице организации

Должность ответственного лица подбирается, по нажатию на кнопку с тремя точками в соответствующем поле, из справочника Должности , рис. 3.22., каждой записи соответствует лишь наименование должности и код элемента. Если в справочнике нет нужной должности, необходимый элемент можно ввести самостоятельно и после этого выбрать.

Указав должность, приступим к заполнению реквизита Физическое лицо . Данные о физических лицах хранятся в справочнике Физические лица. Этот справочник является общим для всех организаций, по которым ведется учёт в одной информационной базе. Здесь уже присутствуют некоторые физические лица, если среди них есть нужное, мы можем выбрать соответствующую запись. Если нет – можем ввести сведения о новом физическом лице, нажав на кнопку Создать в панели инструментов справочника. Откроется окно создания элемента справочника Физические лица, рис. 3.23.

Обратите внимание на то, что поля, содержащие различные адреса, затенены. Это говорит о том, что заполнить их, непосредственно вводя в них данные, нельзя. Можно нажать на кнопку с тремя точками у нужного поля и сформировать адрес с использованием адресного классификатора.

Ввод информации о физических лицах и указание их в качестве ответственных лиц организации еще не означает, что мы отразили в подсистеме учета заработной платы данные о приеме сотрудников на работу. Понятия «Сотрудник» и «Физическое лицо» различаются.

После заполнения сведений об ответственных лицах организации ввод основных данных об организации окончен, можно нажать кнопку Записать и закрыть в окне карточки организации и продолжать работу. Обратите внимание на то, что если в заголовке окна присутствует значок «*», это означает, что элемент модифицирован и изменения пока не сохранены. Если работа по заполнению какого-либо элемента справочника занимает достаточно много времени, рекомендуется периодически нажимать на кнопку Записать объект для того, чтобы защититься от потери данных.

На начальном этапе учета, помимо сведений об организации, обычно задают и состав её подразделений. Это нужно для последующей правильной работы в системе.

Сведения о подразделениях организаций хранятся в соответствующем справочнике, найти его можно по адресу Справочники и настройки учета > Подразделения , рис. 3.24.

Мы установили в качестве организации, с подразделениями которой хотим работать, «Столяр ООО». Если структура организации не предусматривает наличие подразделений, в системе, независимо от этого, автоматически создаётся подразделение с наименованием Основное подразделение . Рассмотрим методику ввода данных о подразделениях организации и особенности работы с иерархическими справочниками, то есть со справочниками, одни элементы которых могут быть подчинены другим элементам.

Наша учебная организация, ООО «Столяр», имеет следующие подразделения:

2. Администрация – в него входят все офисные работники – например, директор, секретарь, бухгалтер, кассир.

3. Склад – это подразделение, отвечающее за хранение готовой продукции и приобретенных товаров и материалов. Здесь работают кладовщики и складские рабочие.

4. Магазин – подразделение, ответственное за продажу продукции. Здесь работают продавцы.

При описании подразделений организации мы не случайно сделали акцент на сотрудниках, которые работают в данных подразделениях. Дело в том, подразделения обычно выделяют по следующим признакам:

• Подразделение – участок работы сотрудников;

• Подразделение – участок использования основных средств;

• Подразделение – участок выпуска готовой продукции;

Введем в справочник Подразделения информацию подразделениях Администрация, Склад, Магазин . Для этого можно воспользоваться кнопкой Создать . Изменим наименование подразделения Основное подразделение на Производственный цех . Карточку элемента можно открыть для редактирования, выполнив по ней двойной щелчок или выделив и нажав на кнопку Изменить (или открыть) текущий элемент.

На рис. 3.25. показана карточка элемента справочника – подразделения Администрация при ее заполнении.

На рис. 3.26. представлен вид списка справочника Подразделения после завершения ввода и редактирования данных. Здесь мы намеренно допустили ошибку, задав подчиненное положение подразделения Магазин по отношению к подразделению Склад ( Склад указан в реквизите Группа элемента Магазин ). Внешнее представление справочника настроено с использованием команды Все действия > Режим просмотра > Дерево.

Рис. 3.25. Ввод сведений о подразделении организации

Рис. 3.26. Заполненный справочник Подразделения

Подразделения независимы, поэтому нужно привести иерархию подразделений к виду, который соответствует реальному состоянию дел. Для того, чтобы исправить ошибку, то есть, переместить подразделение Магазин в другое место иерархии подразделений, мы можем просто перетащить элемент в нужную группу (в нашем случае это – верхний уровень иерархии, то есть, элемент нужно перетащить на строку Подразделения ), «прижав» его нажатием левой кнопки мыши. Можно, воспользоваться командой Все действия > Переместить в группу. Кроме того, можно открыть карточку элемента и очистить поле Группа (или выбрать в нем нужную группу).

В итоге мы пришли к следующему, рис. 3.27., виду списка подразделений.

Обратите внимание на значок сортировки в виде пирамидки, расположенный в заголовке столбца Наименование. Он означает, что элементы в списке отсортированы по наименованию, в частности, по возрастанию. Если щелкнуть по заголовку столбца Наименование в текущем его состоянии, направление сортировки изменится, если щелкнуть по заголовку столбца Код – сортировка будет выполнена по данному полю. Описанные приемы пригодятся вам и при работе в других справочниках.

Настройка параметров учета

На начальном этапе работы в 1С: Бухгалтерии нужно выполнить настройку параметров учета. Для того чтобы открыть соответствующее окно, можно пройти по пути Справочники и настройки учета > Настройки учета > Настройка параметров учета , рис. 3.28.

Рис. 3.28. Настройка параметров учета

Параметры учёта являются общими для всех организаций. Они влияют на состав интерфейса программы, на особенности аналитического учёта и на особенности работы некоторых подсистем 1С: Бухгалтерии.

Так, в группе параметров Применяемые системы налогообложения нужно указать все системы налогообложения, которые используют организации, учет по которым ведется в информационной базе. Например, если учет ведется по одной организации, использующей общую систему налогообложения, здесь вполне может быть установлен лишь флаг Общая для юридических лиц . От установленных флагов зависит состав команд, доступных в интерфейсе. Если какая-либо система налогообложения не используется ни одной организацией и соответствующий флаг снят, некоторые команды будут скрыты из интерфейса.

На закладках, расположенных в нижней части окна, можно выполнить ряд настроек, уточняющих особенности учёта.

На закладке Налог на прибыль , (увидеть её можно на рис. 3.28.) при установке флага Применяются разные ставки налога на прибыль , можно, воспользовавшись ссылкой Ставки налога на прибыль , перейти в регистр Ставки налога на прибыль для всех организаций . В регистре, учитывая установку флага, включающего применение разных ставок налога на прибыль, отображается ссылка Ставки налога на прибыль в бюджет субъектов РФ . С её помощью можно перейти в регистр с таким же названием, в котором можно задать ставки налога на прибыль в бюджет субъектов РФ по конкретным организациям. В итоге, данные о ставках налога будут использованы при формировании соответствующих отчетов.

На закладке НДС можно указать дату, с которой в организации ведется учет в соответствии с постановлением правительства РФ от 26 декабря 2011 г. №1137 и задать порядок нумерации выданных счетов-фактур.

Закладка Патенты и ЕНВД позволяет задать счета учета доходов и расходов, которые используются для отражения доходов и расходов по видам деятельности, по которым используется особый порядок налогообложения.

Закладка Банк и касса , рис. 3.29., позволяет указать, ведется ли в 1С: Бухгалтерии учет расчетов в валюте и условных единицах (у.е.), а так же указать, нужно ли вести учет движения денежных средств по статьям движения денежных средств.

На закладке Расчеты с контрагентами можно указать сроки поступления оплаты от покупателей и оплаты поставщикам, после которых долги считаются просроченными.

Закладка Запасы позволяет настроить аналитический учет по счетам учета запасов и некоторые дополнительные параметры. Так, по умолчанию на счетах, подобных счёту 10 «Материалы», или 41 «Товары» учет ведется по наименованиям запасов (справочник Номенклатура ). Здесь можно включить использование партионного учета и учета по складам. Это приведет к автоматической настройке некоторых счетов в Плане счетов , к изменениям, касающимся ввода документов, отражающих операции с запасами. На этой же закладке можно разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учёта.

Закладка Розничная торговля позволяет указать, во-первых, ведется ли в 1С: Бухгалтерии учет розничной торговли, во-вторых, настроить особенности учёта товаров на счете 41.12 «Товары в розничной торговле».

На закладке Комиссионная торговля можно указать, ведет ли организация деятельность по договорам комиссии на продажу и на закупку.

На закладке Производство , если хотя бы одна из организаций ведет производственную деятельность, нужно установить флаг Ведется производственная деятельность , а так же – установить тип плановых цен.

На закладке Сотрудники и зарплата , рис. 3.30., можно настроить особенности кадрового учета и расчётов по заработной плате.

Возможности 1С: Бухгалтерии достаточны для ведения кадрового учета, получения отчетности по кадрам, простого учета заработной платы. Как правило, этими возможностями пользуются организации с небольшим количеством сотрудников, не испытывающие необходимости в использовании сложных систем оплаты труда. В крупных организациях обычно, для автоматизации учета заработной платы и персонала используют специализированные решения. В частности, это прикладное решение 1С:Зарплата и управление персоналом. При этом 1С: Бухгалтерию используют для автоматизации бухгалтерского учёта, в неё, в любом случае, попадают сведения, касающиеся учета расчетов с персоналом, так как они являются неотъемлемой частью хозяйственной жизни организаций. Обмен данными между различными конфигурациями можно автоматизировать.

В итоге, настройка параметров этой закладки зависит от объема учетных работ, которые связаны с зарплатой и персоналом. Это могут быть либо минимально необходимые операции (например, отражение учета расчетов с персоналом по всем работникам, чего вполне достаточно для формирования отчётности), либо операции, полностью использующие соответствующий функционал 1С: Бухгалтерии.

Настройка параметров учета влияет на все организации, учет по которым ведется в информационной базе. Для настройки особенностей учета для каждой конкретной организации нужно настроить её учетную политику.

Для того чтобы открыть окно настройки учетной политики организаций, можно пройти по пути Справочники и настройки учета > Настройки учета > Учетная политика , рис. 3.31.

При создании новой организации создаётся и запись с шаблоном учетной политики. Перед началом ведения учета нужно привести учётную политику к состоянию, соответствующему учетной политике организации. Настройка учетной политики в 1С: Бухгалтерии, рис. 3.32., позволяет учесть особенности учета конкретной организации. Естественно, в определенных пределах. Как уже было сказано, некоторым организациям для успешной автоматизации учета с помощью 1С: Бухгалтерии требуется доработка типовой конфигурации.

Ручное формирование документов: учет капитала

Сейчас мы рассмотрим пример отражения операций по регистрации уставного капитала с помощью документа Операция (бухгалтерский и налоговый учет) .

В качестве учредителей ООО «Столяр» выступают ЗАО «ИнвестСоюз», с вкладом 80000 рублей и физическое лицо Иванов С.В. с вкладом в 40000 рублей.

Мы собираемся вводить документ за 01.01.2013. В случае если возникает необходимость ввода документов датой, которая отличается от текущей, удобно установить рабочую дату программы на нужное значение. Делать это необязательно, но иначе придется постоянно исправлять дату в создаваемых документах, что отнимает время.

Пройдем по пути Администрирование > Настройки > Персональные настройки , в появившемся окне, в группе параметров Рабочая дата установим переключатель в значение Другая дата и введем в поле нужную дату, рис. 3.33.

Рис. 3.33. Изменение рабочей даты

После нажатия на кнопку Записать и закрыть, новое значение рабочей даты вступит в силу.

После того, как все документы с нужной датой введены в систему и пришло время повседневной работы с программой, не забудьте переключить рабочую дату на использование текущей даты.

Для вызова формы списка документов Операция (бухгалтерский и налоговый учет) перейдем по пути Учет, налоги, отчетность > Ведение учета > Операции (БУ и НУ) . В форме, рис. 3.34. выберем организацию, Столяр ООО в нашем случае, и нажмём на кнопку Создать – если нам нужно создать пустой документ и полностью заполнить его вручную. Приступить к созданию этого документа можно и по-другому.

Ранее мы говорили о средстве Корреспонденция счетов, (Рабочий стол > Корреспонденция счетов) которое позволяет формировать документы, ориентированные на ввод определенных операций. Мы хотим ввести операцию, которая отражает бухгалтерскую запись по дебету счёта 75 «Расчеты с учредителями» и по кредиту счёта 80 «Уставный капитал». Шаблон для такой операции имеется (обратитесь к рис. 2.32).

Если мы создадим новый документ Операция , воспользовавшись окном Корреспонденции счетов , при создании документа автоматически будут заполнены некоторые поля, что очень удобно. Конечно, если в окне Корреспонденции счетов подходящей операции нет, документ нужно будет создать вручную. Документ, созданный вручную и посредством окна Корреспонденции счетов, в сущности, ничем не различаются. Главное их отличие – в автоматическом заполнении некоторых реквизитов документа.

На рис. 3.35. вы можете видеть форму документа, созданного с помощью окна Корреспонденции счетов . В качестве основной организации в нашей базе установлена организация Конфетпром, поэтому, сразу после открытия данного окна мы поменяли реквизит Организация с «Конфетпром» на «Столяр ООО».

Заполним табличную часть. Здесь уже заполнены счета дебета и кредита, содержание проводки. Для того чтобы уточнить, какие именно субконто счетов нужно заполнять, можно обратиться к Плану счетов . Если объектов, которые нужны при заполнении операции, в базе пока нет, их нужно создать в ходе работы. Обратите внимание на то, что на счете 75.01 используется субконто Контрагенты , при заполнении данного субконто используется справочник Контрагенты , поэтому и информация об организации-вкладчике и о физическом лице, являющемся вкладчиком, хранится в данном справочнике.

В итоге у нас получилось две записи – одна по ЗАО «ИнвестСоюз», другая – по Иванову С.В., рис. 3.36.

Документ, помимо ручного формирования записей в бухгалтерском учете, позволяет корректировать состояние регистров. Для этого нужно нажать на кнопку Корректировка регистров в панели управления документа и в появившемся окне (рис. 3.37.) выбрать, какие регистры накопления или регистры сведений нужно корректировать. Внося изменения в регистры, вы должны очень четко понимать, к чему эти изменения приведут, а перед редактированием регистров нужно удостовериться в том, что в системе нет специализированных документов, выполняющих те же действия.

С помощью документа Операция (бухгалтерский и налоговый учет) можно сторнировать другие документы, причем, сторнируются не только записи в регистре бухгалтерии (проводки), но и записи по другим регистрам.

Документ не проводится – он формирует движения по регистрам при записи, то есть, по нажатию на кнопку Записать и закрыть происходит запись документа и внесение данных в регистры. Если для документов, которые вносят данные в регистры при проведении, для того, чтобы, не удаляя документ, отменить его воздействие на учет, можно отменить проведение, то в случае с документом Операция можно просто переключить активность проводок. Делается это с помощью кнопки Переключитьактивность проводок в панели управления в окне документа, списке Операции (бухгалтерский и налоговый учет) , рис. 3.38. В строках с неактивными проводками значок ДтКт бледнеет.

В форме списка документов (она представлена на рис. 3.34.) есть кнопка Показать проводки и другие движения документа. Она позволяет вызвать окно, содержащее сведения о том, как документ подействовал на учетную систему. Документ, рис. 3.39., внёс сведения в регистр бухгалтерии.

Если построить отчет, например, оборотно-сальдовую ведомость по организации «Столяр», то при отключенной активности проводок данные в отчет не попадают. Если активность включена – мы видим в отчете данные, введенные нами ранее.

Для того чтобы построить отчет, нужно вызвать его окно, в данном случае – командой Учет, налоги, отчетность > Стандартные отчеты > Оборотно-сальдовая ведомость (рис. 3.40), после чего в окне отчёта нужно настроить его параметры.

Рис. 3.40. Окно отчёта Оборотно-сальдовая ведомость

В данном случае мы хотим получить отчет за 2013-й год, поэтому в поле Период выберем Год , в соседнее поле будет автоматически подставлен текущий год. Здесь можно использовать и другие периоды, например – произвольный. Далее, укажем организацию, по которой нужно строить отчёт. В правой части окна отчета можно задавать его дополнительные настройки. Мы оставим данные настройки в значении по умолчанию и нажмём на кнопку Сформировать отчёт . Результат построения отчета представлен на рис. 3.41.

Для того, чтобы скрыть область настроек, освободив больше места для отчёта, мы нажали на кнопку Скрыть настройки . Работа с другими стандартными отчетами организована похожим образом.

Выводы

В этой главе мы рассмотрели методику начальной настройки 1С: Бухгалтерии и работу с документом Операция (Бухгалтерский и налоговый учет) . Теперь, учитывая знания, полученные в предыдущих главах, вы готовы к дальнейшему освоению программы.

Глава 4 Бухгалтерский учет

В предыдущих главах мы рассмотрели устройство 1С: Бухгалтерии, основные особенности работы с объектами системы, начало работы, выполнение различных операций. В этой главе мы обсудим основные особенности ведения бухгалтерского учета в программе. Мы будем ориентироваться на организации, ведущие учет налога на прибыль.

Учет денежных средств

Возможности по учету денежных средств собраны в 1С: Бухгалтерии в разделе Банк и касса, рис. 4.1.

Рис. 4.1. Раздел Банк и касса, платежные поручения

Учет операций с безналичными денежными средствами организован с помощью документов Платежные поручения,Платежные требования , документов Поступление на расчётный счёт и Списание с расчётного счёта . Работа с двумя последними документами организована с помощью журнала Банковские выписки .

Платёжные поручения и Платежные требования – это документы, проведение которых не означает внесение изменений в бухгалтерский учет. Организация формирует, например, Платежное поручение для того, чтобы поручить обслуживающему её банку перечислить некую сумму на указанный счёт. Если к исполнению платежного поручения нет каких-либо препятствий – оно будет исполнено. Если платеж выполнить невозможно – нет. На рис. 4.2. показана форма платежного поручения.

Как вы уже знаете, документы используются для упрощения ввода сведений о хозяйственных операциях в систему, заполнять поля документа гораздо удобнее, нежели пользоваться ручным вводом бухгалтерских проводок и движений по регистрам. Однако при заполнении документов можно пользоваться некоторыми дополнительными средствами автоматизации. Весьма часто документы поддерживают функцию Создать на основании , эту команду вы можете видеть в панели инструментов окна, показанного на рис. 4.2. У различных документов эта команда (при условии её наличия у конкретного документа) содержит различные списки документов, которые можно создать на основании редактируемого документа. В нашем случае на основании платежного поручения можно создать документ Списание с расчётного счёта. Реквизиты документа будут заполнены в соответствии с реквизитами платёжного поручения. Если организация использует ручной ввод данных по операциям, произведенным с расчётными счетами, такой подход позволяет экономить время.

Обратите внимание на то, что в форме документа имеется реквизит Оплачено , в данном случае флаг у реквизита установлен. Здесь же указан документ, подтверждающий выполнение операции. Это – документ Списание с расчётного счёта.

1С: Бухгалтерия поддерживает автоматизацию документооборота с банком. Обратите внимание на команду Выгрузить , которая присутствует в панели инструментов списка документов Платежные поручения на рис. 4.1. Для успешной организации документооборота с обслуживающим банком требуется установка и настройка специального программного обеспечения, которое предоставляет банк. Кроме того, если обратиться к журналу документов Банковские выписки , рис. 4.3., можно заметить, что в нём присутствует команда Загрузить . Она используется для автоматизированной загрузки банковских выписок, полученных в электронном виде от банка.

При ручном создании документов этого журнала используются нестандартные кнопки. Это – кнопка Поступление – для создания документа Поступление на расчётный счёт , и кнопка Списание – для создания документа Списание с расчётного счёта .

В форме документа Списание с расчетного счёта , рис. 4.4., указывается его связь с соответствующим ему платежным поручением, заполняются соответствующие реквизиты. На основании этого документа можно создать документы Платежное поручение, Счет-фактура выданный и Счет-фактура полученный . При вводе сведений о хозяйственных операциях в 1С: Бухгалтерии вполне возможны изменения последовательности ввода некоторых документов. Например, если говорить об обычном хронологическом порядке выполнения действий, сначала формируется платежное поручение, оно передаётся банку, банк исполняет его, передаёт в организацию выписку, на основании выписки вводится документ Списание с расчетного счёта . Но вполне возможна ситуация, когда сначала в систему вводятся сведения о факте списания, а потом, для экономии времени, на основании документа Списание с расчетного счета выполняется создание документа Платежное поручение .

Данный документ оказывает воздействие на учёт, формирует движения по регистрам, поэтому мы можем просмотреть эти движения, воспользовавшись кнопкой Показать проводки и другие движения документа . Нажав на эту кнопку, мы видим окно со сведениями о движениях документа, рис. 4.5.

Подобное окно мы уже видели, рассматривая работу с универсальным документом Операция . Главная особенность окна, рассматриваемого сейчас, заключается в наличии в нём флага Ручная корректировка . Если установить этот флаг, движения, которые формирует документ, можно корректировать вручную.

Ручная корректировка движений документов – это операция, нужная в исключительных случаях, но она позволяет бухгалтеру получить полный контроль над работой документа – даже в том случае, если при проведении документа что-то делается не так, как нужно. Например, при очередном обновлении системы оказалось, что в процедуре проведения некоего документа допущена ошибка. Бухгалтер сообщает об этой ошибке на линию консультаций 1С, в следующем обновлении ошибка будет исправлена. Но как продолжать работу до выхода очередного обновления? Легче всего, если это возможно с точки зрения объема изменений, воспользоваться функцией ручной корректировки движений.

В целом же, если функция ручной корректировки используется достаточно часто – это говорит либо о том, что настройки программы не соответствуют особенностям учета в организации, либо о том, что методика учёта каких-либо операций в организации не соответствует стандартной методике, применяемой в 1С: Бухгалтерии. Подобная ситуация – это либо повод для доработки 1С: Бухгалтерии, либо повод для приведения методик учета, используемых в организации, к стандартным.

Основные документы по учету денежных средств в кассе – это Приходный кассовый ордер и Расходный кассовый ордер . На рис. 4.6. вы можете видеть Приходный кассовый ордер , которым отражается получение наличных денежных средств в банке.

Этот документ (как и Расходный кассовый ордер ), оказывает влияние на состояние учета. Кроме того, на начальном этапе заполнения документа нужно выбрать вид операции – от этого зависит состав реквизитов документа.

В группе Касса в Панели навигации раздела Банк и касса присутствуют ссылки для вызова еще нескольких документов. В частности, это – Авансовые отчеты и Отчеты о розничных продажах .

Авансовый отчет, рис. 4.7., это документ, который заполняют сотрудники организации, получившие средства, например, на командировку.

Документ содержит несколько закладок, в которые можно ввести сведения об авансах, выданных сотруднику, о товарах, приобретенных им в командировке и другие сведения. В нашем случае сотруднику были выданы денежные документы – авиабилеты (узнать это можно, просмотрев соответствующий документ, упомянутый на закладке Авансы ), кроме того, он произвел затраты в виде суточных, запись об этом сделана закладке Прочее. Там же есть запись об использованном им авиабилете, рис. 4.8.

Перерасход по авансовому отчету составил 3000 рублей – об этом можно узнать из итоговых показателей в нижней части документа. Печатная форма документа, вызываемая кнопкой Авансовый отчет (АО-1) позволяет сформировать авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1. На основании документа можно ввести несколько документов. Например, если по отчёту зафиксирован перерасход средств, что означает, что сотрудник потратил собственные средства, затраченные средства могут быть выданы ему из кассы или перечислены на его банковский счёт, для чего можно ввести на основании авансового отчета соответствующий банковский или кассовый документ. В нашем случае, рис. 4.9., сделана запись о перерасходе вида Д26 К71.

Обратите внимание на то, что документ, кроме того, формирует проводку, необходимую для учета НДС, на то, что в подсистеме налогового учета сумма этой проводки отражается лишь в поле Сумма НУ Кт , и на то, что документ, помимо формирования бухгалтерских записей, формирует и движения по регистру НДС предъявленный . Если, кроме того, просмотреть структуру подчиненности этого документа, нажав на кнопку Структура подчиненности , можно увидеть (рис. 4.10.), что в системе имеется счёт-фактура полученный, основанием для которого является рассматриваемый авансовый отчет.

Анализировать структуру подчиненности документов полезно для того, чтобы выяснить, какие документы связаны с текущим документом, а так же – для проверки документов при обычном ведении учета.

Выше мы упоминали о денежных документах, которые выдавались подотчетному лицу. Для оформления операций с денежными документами (авиабилетами, железнодорожными билетами, путёвками и другими) используются документы Поступление денежных документов и Выдача денежных документов . Денежные документы хранятся в кассе, учитываются на субсчетах счёта 50 «Касса».

Среди отчётов, которые можно создавать, выполняя действия по учету денежных средств, имеются как стандартные бухгалтерские отчёты, так и специализированные отчёты, в частности – Журнал кассовых документов (КО-3) и Кассовая книга (КО-4) . Эти отчёты нужны для организации кассового учета, соответствующего требованиям законодательства.

На рис. 4.11. вы можете видеть сформированный отчет Кассовая книга за один день.

Если формируется последний отчет в месяце или в году, в настройках отчета можно соответствующим образом настроить параметр Последний лист.

Покупки и продажи

Учёт операций, связанных с покупками и продажами ведется в разделе Покупки и продажи, рис. 4.12.

Структура раздела стандартна: на Панели навигации находятся группы команд, позволяющих работать с документами и другими объектами, на Панели действий есть ссылки для создания стандартных и специальных отчетов.

Рис. 4.12. Счета на оплату покупателям

Рассмотрим группу команд Продажи . Роль документа Счет на оплату покупателям , форма списка которого открыта на рис. 4.12., напоминает роль документа Платежное поручение , который мы рассматривали выше. С его помощью можно сформировать счет на оплату, вывести печатную форму счета. Но формирование счета еще не означает, что счет будет оплачен покупателем, поэтому документ не воздействует на состояние учета. Еще одна функция этого документа заключается в том, что основываясь на нём, можно ввести другие документы.

Для того чтобы отразить реализацию товаров и услуг используется документ Реализация товаров и услуг . Он, рис. 4.13., позволяет создать большой набор печатных форм, соответствующих нуждам операции продажи.

Кроме того, при его заполнении можно выбирать из нескольких видов операций, в частности, при обычной или комиссионной продаже это вид Продажа, комиссия . Пункт Отгрузка без перехода права собственности позволяет отразить соответствующую операцию, после чего, воспользовавшись документом Реализация отгруженных товаров , завершить процедуру реализации. Пункт Оборудование позволяет отразить реализацию оборудования. При проведении документ формирует записи, которые зависят от вида операции, выбранной при его заполнении. Так, при виде операции Продажа, комиссия это бухгалтерские записи, показанные на рис. 4.14.

Здесь на соответствующий субсчет счёта 90 «Продажи» списана себестоимость продукции, отражена дебиторская задолженность покупателя и выполнена запись, отражающая задолженность организации по НДС.

В разделе Покупки основными документами можно назвать Поступление товаров и услуг (рис. 4.14.) и Поступление доп. расходов .

Здесь показан документ, при создании которого использован вид операции Оборудование . Такие документы используются, например, для отражения поступления в организацию объектов основных средств. Этот документ, рис. 4.16., формирует бухгалтерские записи по отражению поступления объекта ОС в организацию, на счёт 08 «Вложения во внеоборотные активы», и отражает в учете НДС по приобретенным объектам.

Документ Поступление доп. расходов служит для отражения в учете расходов, формирующих, например, первоначальную стоимость объектов основных средств или стоимость приобретенных материалов. Например, расходы на транспортные услуги, расходы на консультации.

Номенклатура и склад

В разделе Номенклатура и склад собраны операции по учёту товаров, материалов. Здесь есть средства, позволяющие отразить результаты инвентаризации, инструменты для управления ценами номенклатуры. На рис. 4.17. показан документ Требование-накладная.

Рис. 4.17. Требование-накладная

Этот документ позволяет отразить операцию списания материалов на расходы производства, он формирует бухгалтерские записи по дебету счета учета затрат и по кредиту счета, на котором ведется учет передаваемых материалов. Счета учета можно указать при заполнении документа. В частности, в форме документа имеется табличная часть Материалы , в которую вводится список передаваемых материалов с указанием их количества и счета учета.

На закладке Счета затрат можно указать счет, на который следует относить затраты (в зависимости от конкретной хозяйственной операции это могут быть различные счета) и указать дополнительные параметры отражения операции в учете. На закладке Материалы заказчика можно ввести список материалов заказчиков, полученных для переработки.

При заполнении табличных частей в документах, подобных этому, можно воспользоваться кнопкой Подбор , которая находится в панели инструментов табличной части. По нажатию на эту кнопку открывается окно, рис. 4.18., которое позволяет удобно работать со справочником, использующимся при заполнении табличной части (справочник Номенклатура в данном случае).

Удобство работы с данным средством объясняется тем, что подобные табличные части могут содержать десятки наименований. С ростом количества строк табличной части требуется слишком много времени для того, чтобы вводить каждую новую строку, нажимая на кнопку Добавить и вызывая справочник для выбора элементов по одному. В окне Подбор номенклатуры при двойном щелчке по элементу, в таблице, расположенной в нижней части окна, появляется новая запись. Здесь сразу же можно ввести количество элементов. Кроме того, в окне подбора выводится информация об остатках. После того, как список сформирован, можно нажать на кнопку Перенести в документ и выбранные элементы будут перенесены в табличную часть.

В группе элементов Инвентаризация имеются документы, которыми можно пользоваться для автоматизации проведения инвентаризации и для отражения результатов инвентаризации в учете. Так, документ Инвентаризация товаров на складе позволяет сформировать список товаров и материалов по складу и ответственному лицу. Например, для проведения инвентаризации склада нужно выбрать соответствующий склад, после чего можно либо заполнить табличную часть Товары вручную (или воспользовавшись подбором), либо – выполнить команду Заполнить > Заполнить по остаткам на складе – табличная часть будет заполнена автоматически, рис. 4.19.

При автоматическом заполнении документа поле Учет.количество заполняется по данным учета, поле Цена – благодаря данным о ценах номенклатуры (выше мы говорили об этом механизме). Поле Количество , которое должно соответствовать фактическому количеству товаров и материалов, заполняется на основании данных учета. Естественно, при использовании документа Инвентаризация товаров на складе никто не отменяет обычную процедуру инвентаризации, поэтому поле Количество для каждой позиции товаров и материалов заполняется по результатам фактически проведенной инвентаризации. После ввода в это поле фактических данных автоматически заполняется поле Отклонение . На рисунке показан результат обнаружения недостачи.

На закладке Дополнительно, рис. 4.20, вводятся данные, необходимые при создании печатных документов, применяемых при инвентаризации (Приказа о проведении инвентаризации (ИНВ-22) , например).

Документ не формирует проводок. Его роль – упростить инвентаризацию, создать печатные формы и получить данные об обнаруженных недостачах или излишках, на основании которых можно создать документы Оприходование товаров, Списание товаров , или, если речь идёт об инвентаризации торговой точки, документ Отчет о розничных продажах .

Производство

В разделе Производство , рис. 4.21, собраны средства учета операций производства. Основной документ, используемый здесь – Отчет производства за смену , рис. 4.21.

Обратите внимание, в разделе Производство есть ссылка для вызова списка документов Требования-накладные. По этой ссылке открывается тот же самый список, который можно открыть в разделе Номенклатура и склад . Эти документы имеют к учету производства такое же отношение, как и к складскому учету, поэтому, для удобства, ссылка на их список дублируется в различных разделах.

Рис. 4.21. Отчет производства за смену

Документ Отчет производства за смену используется для отражения выпуска продукции, полуфабрикатов, оказания услуг. Оценка расходов при этом осуществляется в плановых ценах. Корректировка величины расходов до уровня фактических сумм расходов производится в конце месяца с помощью соответствующей регламентной операции.

Документ формирует движения по регистру бухгалтерского учета и по регистру Выпуск продукции и услуг в плановых ценах , рис. 4.22.

В некоторых случаях, например, если на конец месяца суммовая оценка незавершенного производства не равна нулю, для отражения в учете остатков незавершенного производства нужно воспользоваться соответствующим документом. Документы групп Переработка и Передача в переработку предназначены для отражения операций по поступлению материалов в переработку, передачи готовой продукции заказчику и для учета взаимодействия организации с другими организациями, выполняющими для неё выпуск продукции.

Основные средства

Раздел Основные средства и НМА содержит средства, которые помогают автоматизировать учет основных средств и нематериальных активов.

Последовательность команд в группе Поступление основных средств отражает последовательность учетных действий, связанных с поступлением в организацию основных средств и дополнительных расходов, подготовке объектов к работе и принятию их к учету.

По ссылкам Поступление оборудования и Поступление объектов строительства открывается уже знакомый вам список документов Поступление товаров и услуг , по умолчанию здесь установлен отбор по виду операции Оборудование . Документ Поступление доп. расходов вам так же уже знаком.

Результат совместной работы этих документов – накопление первоначальной стоимости объекта ОС на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы».

Если оборудование требует монтажа, то есть, например, в расходы, формирующие первоначальную стоимость объекта ОС, нужно включить стоимость комплектующих, используется документ Передача оборудования в монтаж .

Когда первоначальная стоимость объекта ОС сформирована и его принимают к учёту, используют документ Принятие к учету ОС , рис. 4.23.

Рис. 4.23. Документ Принятие к учету ОС

В данном случае показан документ с видом операции Оборудование . Другие виды операций, доступные здесь – Объекты строительства и По результатам инвентаризации .

Обратите внимание на то, что создание элемента справочника Основные средства не означает того, что основное средство было принято к учёту.

На закладке Основные средства данного документа вводится информация об основном средстве. До принятия объекта ОС к учёту, во время формирования его первоначальной стоимости, сведения о нём хранились в справочнике Номенклатура . При принятии к учету (или ранее) для каждого объекта основных средств создаётся запись в справочнике Основные средства , рис. 4.24. Часть сведения в запись вносится вручную, при её создании, часть – вносится автоматически, например – документом Принятие к учету ОС .

На закладке Бухгалтерский учет документа Принятие к учету ОС , рис. 4.25., вводятся параметры объекта ОС, нужные для правильной организации его бухгалтерского учета. В частности, это сведения о материально ответственном лице, о счете учета, параметры начисления амортизации.

Начисление амортизации по основным средствам в 1С: Бухгалтерии автоматизировано, нужно ввести в поля данного окна проверенные сведения, которые позволят системе корректно выполнить эту процедуру. Закладка Налоговый учет , рис. 4.26., содержит параметры объекта, имеющие отношение к учету налога на прибыль.

Рис. 4.26. Документ Принятие к учету ОС, закладка Налоговый учет

Различные подходы к амортизации объектов ОС, применяемые в бухгалтерском и налоговом учете, вызванные особенностями бухгалтерского и налогового законодательства и особенностями учетной политики организации, это один из факторов, приводящих к различиями в данных бухгалтерского учета и в параллельно ведущемся в программе учете для целей расчета налога на прибыль.

После проведения документ Принятие к учету ОС формирует движения по множеству регистров, рис. 4.27.

Как видно, документ сформировал вполне обычную проводку по дебету счёта 01 «Основные средства» и кредиту счета 08 «Вложения во внеоборотные активы», и, кроме того, проводку по дебету счета КВ на сумму в 10% от стоимости объекта ОС. На закладке Налоговый учет документа установлен флаг Включить амортизационную премию в состав расходов , параметр Процент амортизационной премии установлен в значение 10%. Амортизационная премия будет включена в состав расходов по налоговому учету в следующем месяце начисления амортизации. Счет КВ «Амортизационная премия» – это вспомогательный счет, который используется для организации учета амортизационной премии.

Документ делает записи во множество регистров. Всё это нужно для правильной организации учета основного средства. В частности, для организации автоматизированного начисления амортизации в налоговом и бухгалтерском учете.

После того, как основное средство принято к учету, начинается его обычный жизненный цикл в организации. В процессе этого жизненного цикла оно может подвергаться перемещению (например, между ответственными лицами или подразделениями), модернизации. Может проводиться инвентаризация основных средств. Для автоматизации этих операций используются соответствующие документы, доступные по ссылкам в группе Учет основных средств . Если объект ОС выбывает из организации, применяются документы из группы Выбытие основных средств .

Для начисления амортизации используется документ Амортизация и износ ОС из соответствующей группы, рис. 4.28.

Этот документ представляет собой одну из регламентных операций, он вводится в конце месяца, начисление амортизации производится автоматически. Для начисления амортизации достаточно создать документ и нажать кнопку Выполнить и закрыть . Однако, особенно в первые периоды начисления амортизации по новым объектам ОС, следует проверять правильность расчетов, просматривая сведения о движениях документа, рис. 4.29.

Здесь видна обычная проводка по начислению амортизации и две проводки, имеющие отношение к отражению в налоговом учете амортизационной премии. В результате со счета КВ списана сумма амортизационной премии, она отражена в налоговом учете вместе с отрицательной суммой временной разницы.

Если сумма начисления амортизации не соответствует ожидаемой, это может говорить об ошибке при принятии к учету основного средства. Если параметры амортизации объекта ОС меняются, нужно воспользоваться соответствующими документами из группы Амортизация ОС для того, чтобы задать новые параметры. При неправильном расчете амортизации, особенно, если ошибку или неточность в заполнении свойств объекта найти не удаётся, велик соблазн использовать ручную корректировку движений документа. Однако делать это можно лишь в крайнем случае. Рекомендуется приложить максимум усилий для поиска причины ошибки, и, таким образом, налаживания нормальной работы подсистемы учета основных средств в 1С: Бухгалтерии. В том, что касается учета нематериальных активов, команды по которым представлены в нижней части Панели навигации раздела Основные средства и НМА , то, в целом, он реализован по схеме, похожей на схему учета ОС.

Учёт заработной платы

Операции по учету заработной платы и кадровому учету собраны в разделе Сотрудники и зарплата . Учетные работы обычно начинаются со справочника Сотрудники , рис. 4.30.

Рис. 4.30. Карточка сотрудника в справочнике Сотрудники

Мы рассматриваем карточку сотрудника, который уже принят на работу. При создании записи о новом сотруднике в форме будет присутствовать ссылка Оформить прием на работу , нажатие на которую вызовет новый документ Прием на работу . Вот как выглядит этот документ для рассматриваемого сотрудника, рис. 4.31.

Здесь, помимо основных сведений о сотруднике и рабочем месте, задаётся состав начислений сотрудника. В системе могут использоваться различные виды начислений, при необходимости ввести дополнительные начисления можно в документе, которым оформляется начисление заработной платы. Однако ввод начислений при регистрации приема сотрудника на работу позволяет автоматизировать начисление заработной платы.

После того, как оформлен прием сотрудника на работу, становятся доступными ссылки для ввода дополнительной информации о нем, которые можно видеть на рис. 4.30.

Ссылка Личные данные ведет к форме ввода сведений о документе, удостоверяющем личность, телефонах, адресах сотрудника.

Ссылка Кадровые документы открывает список кадровых документов, имеющих отношение к сотруднику, рис. 4.32.

Здесь мы видим документ, которым сотрудник был принят на работу. Кроме того, отсюда же можно оформить кадровый перевод сотрудника или уволить его, воспользовавшись ссылками, которые создают, соответственно, документы Кадровый перевод (этим же документом можно воспользоваться для изменения начислений сотрудника, не выполняя его перевод на новое место работы) и Увольнение .

Для того чтобы вернуться к основной форме ввода можно щёлкнуть по ссылке, представляющей собой фамилию имя и отчество сотрудника, она расположена выше надписи Перейти .

Ссылка Выплата зарплаты позволяет указать номер лицевого счета сотрудника, он нужен в том случае, если организация участвует в зарплатном проекте с каким-либо банком.

Ссылка Налог на доходы открывает страницу, рис. 4.33., на которой можно найти команды, позволяющие ввести в систему заявление сотрудника на стандартные или имущественные вычеты по НДФЛ, указать данные о доходах с предыдущего места работы. При формировании документа начисления заработной платы осуществляется и автоматический расчет НДФЛ, эти данные понадобятся для проведения расчетов.

Ссылка Страхование позволяет указать статус застрахованного лица для расчета страховых взносов и сведения об инвалидности.

Ссылка Учет затрат позволяет указать способ отражения заработной платы сотрудника в учете.

Рассмотрев устройство карточки сотрудника мы, фактически, рассмотрели устройство группы элементов Кадровый учет . Раздел Зарплата содержит ссылки, позволяющие вызвать инструменты для выполнения начисления зарплаты, формирования ведомостей в банк или кассу, для работы с депонированной заработной платой, для автоматизации выплаты зарплаты расходными ордерами и для построения отчетов по зарплате.

Центральный документ здесь – Начисление зарплаты , рис. 4.34.

После заполнения шапки документа можно воспользоваться кнопкой Заполнить для автоматического заполнения табличных полей. Кроме того, данные в табличных полях можно редактировать. Так, на закладке Начисления автоматически вводятся данные о начислениях сотрудников, заданные при их приеме на работу, если к ним применимы вычеты по НДФЛ – указываются сведения о вычетах. Здесь можно добавить и дополнительные начисления, например – какие-либо выплаты, производимые нерегулярно.

На закладке Удержания имеется табличная часть, в которую, при необходимости, можно ввести сведения об удержаниях.

Закладка НДФЛ содержит данные расчета НДФЛ.

Закладка Взносы – расчет платежей в ПФР, ФСС, ФФОМС.

При изменении данных, влияющих на сумму начисляемой сотруднику заработной платы, автоматически пересчитывается и сумма НДФЛ и суммы взносов в ПФР и фонды.

После проведения, рис. 4.35., документ формирует бухгалтерские записи по начислению заработной платы (в данном случае заработная плата начисляется сотрудникам администрации, затраты относятся на счёт 26 «Общехозяйственные расходы»), отражает удержание НДФЛ, начисления в ПФР и в фонды.

После того, как зарплата начислена, её нужно выплатить. При выплате заработной платы из кассы используется документ Ведомость в кассу , рис. 4.36. После заполнения шапки документа, при условии наличия ранее введенного документа начисления зарплаты, его табличная часть будет заполнена списком сотрудников и сумм к выплате.

Рис. 4.37. Депонирование невыплаченной заработной платы

Документ позволяет вывести на печать платежную и расчетно-платежную ведомости.

При проведении документ не формирует движения в бухгалтерском учете, он лишь делает записи в регистрах, которые используются для учета расчетов по заработной плате. На основании Ведомости в кассу можно ввести документ Расходный кассовый ордер – для отражения фактической выплаты средств из кассы. Для того чтобы отразить в учете депонирование невыплаченной заработной платы, на основании Ведомости в кассу можно ввести документ Депонирование зарплаты . Этот документ, рис. 4.37., позволяет указать список сотрудников, которым не была выплачена заработная плата.

При проведении он формирует записи по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и по кредиту счета 76.04 «Расчеты по депонированным суммам», делает записи в регистры подсистемы учета заработной платы.

Группа НДФЛ в Панели навигации раздела Сотрудники и зарплата содержит команды для вызова списков документов по НДФЛ и формирования справок.

Группа Страховые взносы содержит команды, позволяющие формировать отчеты по страховым взносам.

В группе Справочники и настройки обратите внимание на ссылки Н астройки учета зарплаты, Способы отражения зарплаты в бух. учете, Статьи затрат по налогам (взносам) с ФОТ. В частности, команда Настройки учета зарплаты позволяет задать для организации ставку взноса в ФСС от несчастных случаев и профессиональных заболеваний, северную надбавку и районный коэффициент, рис. 4.38.

Учет, налоги, отчётность

В разделе Учет, налоги, отчетность собраны общие возможности 1С: Бухгалтерии по ведению учета, инструменты учета налогов и формирования регламентированной отчетности. В группе Ведение учета на Панели навигации есть ссылка Экспресс-проверка ведения учета , которая вызывает отчет, позволяющий проверить ведение учета по нескольким десяткам критериев, рис. 4.39.

Рис. 4.39. Экспресс-проверка ведения учета

Работа с этим отчетом организована так же, как и работа с другими отчетами. Перед его построением нужно указать период и организацию. В области настроек отчета есть список проверок, разбитых на пять групп. Здесь можно настроить состав проверок.

При проведении проверок в отчет выводятся сведения о результатах. Если проверка обнаружила какие-то проблемы – об этом будет сообщено, и, кроме того, будут приведены рекомендации по решению проблем.

В группе Закрытие периода есть ссылка Закрытие месяца, которая вызывает обработку Закрытие месяца , рис. 4.40., предназначенную для автоматизации выполнения регламентных операций, выполняемых в конце месяца.

В её окне приведена пронумерованная последовательность выполнения регламентных операций, для начала процедуры достаточно нажать на кнопку Выполнить закрытие месяца . Если в ходе операции происходят ошибки – система сообщает о них. Если щёлкнуть мышью по ссылке конкретной операции, то, если операция не выполнена из-за какой-либо ошибки, можно увидеть команду для вывода рекомендаций по исправлению ошибки, либо, если речь идет об успешно выполненной операции – команду для просмотра её результатов (и некоторые другие команды). Операции в данном окне можно запускать на выполнение и не нажимая на кнопку Выполнить закрытие месяца. Для этого, опять же, можно воспользоваться меню, которое появляется при щелчке по ссылке, соответствующей операции.

Состав операций зависит от настроек организации, для которой выполняется закрытие месяца.

При выполнении закрытия последнего месяца года в состав работ добавляется Реформация баланса .

Общий список регламентных операций можно открыть по ссылке Регламентные операции .

При щелчке по ссылке Справки-расчеты открывается окно, где собраны ссылки для доступа к набору справок-расчетов. В этом окне есть ссылка Все отчеты , она открывает окно Варианты отчетов , рис. 4.41. Здесь можно найти различные отчеты (и справки-расчеты в том числе), они удобно сгруппированы, для вызова окна отчета достаточно сделать двойной щелчок по нужному отчету.

Для создания регламентированной отчетности служит ссылка Регламентированные отчеты в группе Отчетность. Она открывает окно Регламентированная и финансовая отчетность , рис. 4.42. Здесь, в левой части окна, приведен список отчетов, в правой, на закладке Журнал отчетов , имеются записи об уже сформированных отчетах. Здесь можно видеть несколько отчетов за 1-й квартал 2013 года.

Предположим, нам нужно сформировать бухгалтерскую отчетность за 1-е полугодие 2013 года. Для этого нужно выделить строку Бухгалтерская отчетность (с 2011 года) в группе Бухгалтерская отчетность , и либо нажать на кнопку Создать отчет, либо выполнить такую же команду контекстного меню этого элемента. Появится окно настройки периода составления отчета, выберем здесь период Январь – Июнь 2013, рис. 4.43.

После этого нажмем на кнопку Открыть – будет открыто окно, содержащее список отчетов. В данном случае, рис. 4.44., Бухгалтерский баланс и Отчет о финансовых результатах. Для автоматического заполнения отчетов по данным учета можно воспользоваться командами кнопки Заполнить (либо Все отчеты , либо Текущий отчет ).

Данные отчета можно вводить и редактировать и вручную.

После завершения работы над отчетом, его нужно сохранить, нажав на кнопку Сохранить . Он появится в списке отчетов в окне Регламентированная и финансовая отчетность и к нему можно будет вернуться позже. Возможность сохранять подобные отчеты весьма полезна – на составление и проверку отчетов, даже учитывая возможности автоматизации, может уходить достаточно много времени.

Оставшаяся часть Панели навигации раздела Учет, налоги, отчетность содержит группы команд, которые предназначены для отражения в учете операций, связанных с учетом различных налогов, выполнения настроек налоговых ставок и формирования соответствующих отчетов.

Выводы

Для углубленного изучения тех разделов учёта, которые вам наиболее интересны (например, если вы планируете заниматься учетом заработной платы, очевидно, что сфера ваших интересов будет лежать именно в этой области), рекомендуется детально изучить соответствующее бухгалтерское и налоговое законодательство, и, при наличии возможности, воспользоваться материалами системы ИТС от 1С.

Если у вас нет возможности пользоваться материалами ИТС, вы можете, по крайней мере, получить демонстрационный доступ ним на сайте http://its.1c.ru/demo/. Эти материалы отражают, во-первых, актуальное состояние бухгалтерского законодательства, которое постоянно меняется, во-вторых – содержат детально разработанные методики учета различных событий хозяйственной жизни организаций в 1С: Бухгалтерии.

Владея основными приемами работы в 1С: Бухгалтерии и понимая организацию бухгалтерского учета в системе, вы сможете получить максимум пользы от специализированных материалов.

Заключение

Надеюсь, знания об автоматизации учета с помощью 1С: Бухгалтерии, которые вы получили, из этой книги, сослужат вам хорошую службу. Желаю всем читателям удачи в нелегком бухгалтерском труде и хочу поблагодарить за то, что прочли эту книгу. До новых встреч!