Навстречу людям. Шаг за шагом[практические механизмы участия общественности в процессах принятия решений на местном уровне]

Приложение 1 Доклад о деятельности Молодежного Городского Совета при исполкоме Одесского городского совета (ранее — молодежный исполком) за 2004 год

Приложение 2

МІСЬКИЙ ГОПОВА РОЗПОРЯДЖЕННЯ ОДЕСА ГОРОДСКОЙ ГОПОВА РАСПОРЯЖЕНИЕ ОДЕССА Про створення робочої групи з перевірки діяльності управління молодіжної політики сім'ї та туризму Одеської міської ради та Одеського міського центру соціальних служб для молоді Одеської міської ради На виконання протокольного доручення виконавчого комітету Одеської міської ради від 23 грудня 2004 р., враховуючи нарікання на діяльність управління молодіжної політики сім'ї та туризму Одеської міської ради, Одеського міського центру соціальних служб для молоді Одеської міської ради та його директора Грибової Олени Петрівни, керуючись підпунктом 20 пункту 3 статті 42 Закону України «Про місцеве. самоврядування в Україні»:

1. Створити робочу групу з перевірки діяльності управління молодіжної політики сім'ї та туризму Одеської міської ради та Одеського міського центру соціальних служб для молоді Одеської міської ради.

2. Затвердити склад робочої групи з перевірки діяльності управління молодіжної політики сім'ї та туризму Одеської міської ради та Одеського міського центру соціальних служб для молоді Одеської міської ради (додається).

3. Доручити робочій групі з перевірки діяльності управління молодіжної політики сім'ї та туризму Одеської міської ради та Одеського міського центру соціальних служб для молоді Одеської міської ради здійснити аналіз ефективності роботи управління, центру та його директора Грибової Олени Петрівни.

4. Робочій групі з перевірки діяльності управління молодіжної політики, сім’ї та туризму Одеської міської ради та Одеського міського центру соціальних служб для молоді Одеської міської ради в строк до 30 січня 2005 року представити результати роботи та пропозиції щодо усунення недоліків в роботі управління та центру в разі їх виявлення.

5. Контроль за виконанням цього рішення залишаю за собою. Р. Боделан № 028203

Додаток до розпорядження міського голови

від 28.12.04р № 2000-01р

Склад робочої групи з перевірки діяльності Одеського міського центру соціальних служб для молоді Одеської міської ради

Прокопенко Олександр Адольфович

— голова робочої групи, член виконавчого комітету, секретар Одеської міської ради.

Члени робочої групи:

Борисов Сергій Юрійович

— начальник юридичного відділу Одеського обласного центру соціальних служб для молоді (за згодою);

Іщенко Вікторія Никифорівна

— заступник начальника управління освіти Одеської міської ради;

Кіров Володимир Ігорович

— директор КП «Право», депутат Одеської міської ради;

Кошовська Наталія Дмитрінва

— начальник відділу соціально-культурної сфери управляння фінансів Одеської міської ради;

Мамалюк Віктор Володимирович

— завідувач відділу кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування управління організаційно-кадрового і документального забезпечення та контролю Одеської міської ради;

Мотичак Галина Іванівна

— завідувачка відділу правового контролю та аналітичного забезпечення юридичного управління Одеської міської ради;

Рекун Віктор Анатолійович

— голова постійної комісії з адвокації та захисту прав дітей та молоді міської молодіжної ради

Старчикова Інна Володимирівна

— голова правління Всеукраїнської громадської організації «Наші діти» (за згодою

Керуючий справами В.Д. Лемза

Доповідна записка

Доповідна записка щодо результатів роботи робочої групи з перевірки діяльності управління молодіжної політики, сім'ї та туризму Одеської міської ради та Одеського міського центру соціальних служб для молоді Одеської міської ради, що створена розпорядженням міського голови від 21.12.2004р. за № 2000-01 р.

Відповідно до розпорядження Одеського міського голови від 28.12.2004 р. за № 2000-01р членами робочої групи було здійснено перевірку діяльності управління молодіжної політики, сім'ї та туризму Одеської міської ради (далі — Управління) та Одеського міського центру соціальних служб для молоді Одеської міської ради (далі — ОМЦССМ).

До здійснення перевірки діяльності Управління та ОМЦССМ були залучені члени робочої групи — депутати Одеської міської ради, фахівці відділу кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування управління організаційно-кадрового і документального забезпечення та контролю Одеської міської ради, управління фінансів Одеської міської ради, управління освіти Одеської міської ради, юридичного управління Одеської міської ради, Одеського обласного центру соціальних служб для молоді управління у справах сім'ї та молоді Одеської обласної державної адміністрації, комунального підприємства "Право", а також представники молодіжних громадських організацій.

За результатами проведеної перевірки діяльності структурних підрозділів за 2004 рік членами робочої групи були підготовлені відповідні довідки, яки і були покладені в основу цієї доповідної записки.

На певних етапах до роботи робочої групи були залучені заступник міського голови — начальник управління фінансів С.М. Бедрега, заступник міського голови В.Я. Максимович, голова постійної комісії Одеської міськради О.С.Орловський, а також директор ОМЦССМ О.П. Грибова, які надали необхідну для підготовки доповідної записки додаткову усну та письмову інформації.

Під час проведення перевірки членами робочої групи вживалися окремі заходи щодо усунення деяких виявлених недоліків, надавалася методична та практична допомога керівництву Управління та ОМЦССМ.

В результаті проведеної комплексної перевірки виявлено:

І. Недоліки у роботі Управління.

Факти порушень фінансово-бюджетної дисципліни:

1. Будівля, яка розташована за адресою: м. Одеса, вул. Разумовська, 1/3, знаходиться на балансі Управління та передана у користування наступним 5 організаціям згідно договорів про співробітництво:

— ОМЦССМ;

— Міжнародній благодійній організації "Реабілітаційний центр "Сходи";

— Благодійний фонд соціальних програм "XXI століття";

— Громадській молодіжній організації "Життя +";

— Громадській організації "Молодіжний центр розвитку".

Надана у користування площа згідно укладених договорів не відповідає фактично займаній площі, а саме:

— Міжнародній благодійній організації "Реабілітаційний центр "Сходи" надано у користування 344,6 м2, а фактично на момент перевірки зайнято приміщень загальною площею 490,3 м2;

— Громадській молодіжній організації "Життя +" надано у користування 43,5 м2, а фактично зайнято приміщень загальною площею 49,9 м2;

— ОМЦССМ — в договорі не вказана площа надана у користування. Фактично, Центром зайнято приміщення загальною площею 344,8 м2, або 35 % від загальної площі будівлі. З них, за роз'ясненнями директора ОМЦССМ О.П. Грибової, ОМЦССМ займає площу розміром 64,9 м2, або 6,2 % від загальної площі будівлі. Інша частина, згідно договору про співробітництво від 16.12.2002 р. б/н, укладенного Управлінням (термін дії договору — до 31.12.2005р.) передана в користування громадській організації "Молодіжний центр розвитку", главою правління якої є директор ОМЦССМ — О.П. Грибова.

2. У договорах Управління про співробітництво з організаціями, розташованими у вищеназваному приміщенні, відсутні умови оплати за використання наданих приміщень (орендна плата).

Відповідно до п. 7 додатка до рішення Одеської міської ради від 26.03.03 р. № 1054-ІУ "Про оренду комунального майна, що є власністю територіальної громади міста Одеси", громадським та благодійним організаціям, які не займаються комерційною діяльністю, орендна плата встановлюється на рік із розрахунку: за 50 м2 — 1 гривня, понад 50 м2 — 20 % від експертної оцінки.

За 2004 рік орендна плата по вищевказаних організаціям не нараховувалась та до бюджету не надходила. Провести розрахунок сум несплаченої орендної плати по Міжнародній благодійній організації "Реабілітаційний центр "Сходи" та громадській організації "Молодіжний центр розвитку" неможливо у зв'язку з відсутністю експертної оцінки.

3. В укладених договорах про співробітництво має місце пункт щодо сплати спожитих комунальних послуг.

Протягом 2004 року, згідно перевірених документів, кошти від організацій за спожиті комунальні послуги на рахунок Управління не надходили. Управлінням рахунки по відшкодуванню комунальних послуг (тепло-, електроенергія, водопостачання, водовідведення) до організацій, розміщених по вул. Разумовській, 1/3, не виставлялись, розрахунки не проводились. Договори з комунальними організаціями на водопостачання, водовідведення, теплопостачання, електроенергію по цій будівлі не укладались.

Таким чином, за 2004 рік організаціями, розташованими у будинку за адресою: м. Одеса, вул. Разумовська, 1/3, не відшкодовано за спожиті комунальні послуги 17,3 тисяч грн., у тому числі:

— за теплопостачання — 15,24 тисячі грн.;

— за водопостачання та водовідведення — 2,068 тисяч грн.

Факти порушень та недоліки в поточній організаційно-управлінській діяльності, питаннях кадрового забезпечення, загального діловодства та контролю Управління.

1. Управління сприяє першочерговому працевлаштуванню, професійній підготовці та перепідготовці молоді, членів багатодітних та малозабезпечених сімей. Проте, цільові соціальні програми сприяння працевлаштуванню неповнолітніх Управлінням не розроблялися.

2. З метою удосконалення роботи спортивно-виховного центру" Старт-1" Одеською міською радою прийнято рішення від 15.03.2004р. № 2677-ІУ "Про зміну найменування міського спортивно-виховного центру "Старт-1" та затвердження його статуту". Проте до цього часу статут позашкільного закладу "Міський підлітково-молодіжний центр" не зареєстрований.

3. Не протязі останніх 4-х років не виділяються кошти на зміцнення матеріально-технічної бази підліткових клубів. 01.01.2005 р. закінчився термін дії договорів оренди на приміщення, в яких знаходяться підліткові клуби.

4. Не розроблено програму розвитку дитячих будинків сімейного типу (далі — ДБСТ).

Досі залишається не виконаним рішення Міжвідомчої комісії з питань охорони дитинства і сімейної політики № 5 від 18.12.2003 р., яке стосується припинення діяльності ДБСТ "Промінь надії", розірвання угоди про передачу дітей на виховання та спільне проживання у дитячому будинку сімейного типу сім'ї Л.Є. Негру.

Для перевірки представлений журнал обліку звернень про факти насильства в сім'ї, проте жодного звернення в ньому не зафіксовано.

В довідках про проходження дітьми ДБСТ "Промінь надії" медичного обстеження, які представлені співробітниками Управління, не вказані дати обстежень.

Не представлені документи про санаторно-курортне лікування дітей, щоквартальні звіти Управління про проведення перевірок стану дітей у ДБСТ, документи про проходження дітьми ДБСТ "Гніздечко" медичних обстежень.

5. Виявлені порушення в роботі з питань кадрового забезпечення, ведення загального діловодства та контролю, а саме:

— в діючому положенні про Управління в п.4.2.4. зазначено, що начальник Управління призначає на посаду та звільняє з посади керівників виконавчих органів Управління, що протирічить чинному законодавству. В зв'язку з цим, вказаний пункт Положення підлягає коригуванню;

— в особових картках П-2Д не повністю внесені записи в окремі розділи:

І. Загальні відомості, III. Просування по службі в державному органі, IV. Відпустки, VII. Зарахування до кадрового резерву.

ІІ. Недоліки у роботі ОМЦССМ.

Факти порушень фінансово-бюджетної дисципліни ОМЦССМ:

1. В порушення п.п.26 та 22 Загального положення про центри соціальних служб для молоді, затвердженого відповідно постановами Кабінету Міністрів України від 03.10.2001 р. № 1291 та від 27.08.2004 р. № 1126 збільшена штатна чисельність працівників на 7 одиниць — з 12 до 19 — без відповідного затвердження рішенням виконавчого комітету Одеської міської ради. Таким чином, виплата заробітної плати цим співробітникам ОМЦССМ здійснювалась без належних правових підстав.

2. Необґрунтовано сплачено за рахунок бюджетних коштів за теплоенергію 8,2 тисячі грн., та за водопостачання 1,3 тисячі грн.

3. Вибірковою перевіркою правильності нарахування заробітної плати виявлено необґрунтоване нарахування заробітної плати (переплати, недоплати) в сумі 84,3 грн. (з нарахуванням).

4. В порушення п.4, Постанови Кабінету Міністрів України від 13.12.1999 р. № 2288 "Про впорядкування умов праці працівників апарату органів виконавчої влади, місцевого самоврядування та їх виконавчих органів, органів прокуратури, суддів та інших органів" здійснювалось нарахування надбавки за вислугу років у розмірі 10 % з липня 2004 р. без відповідного рішення органу вищого рівня.

5. Проведено оплату за міжміські переговори, які були зроблені у вихідні дні та у позаробочий час (загалом на суму 189,11 грн.).

Порушення та недоліки в поточній організаційному правлінській діяльності, питаннях кадрового забезпечення, загального діловодства та контролю ОМЦССМ.

1. Робота ОМЦССМ здійснюється на основі річного, квартального, місячного та тижневого планування. Плани роботи затверджуються директором ОМЦССМ. Контроль за їх виконанням здійснюється через надання звітності Управлінню. Проте, в планах роботи присутні заходи, які мають загальне, неконкретизоване значення. Крім того, в планах роботи та в звітності, відображається діяльність тільки відділу соціальної роботи, а не в цілому всього ОМЦССМ.

2. Виявлена невідповідність штатного розкладу ОМЦССМ Типовим структурам і штату центрів соціальних служб для молоді міського рівня (наказ Державного комітету України у справах сім'ї та молоді від 09.01.04 р. № 1 "Про затвердження Типових структури і штатів республіканського, обласних, районних, міських, районних у містах центрів соціальних служб для молоді") стосовно розподілу посадових обов'язків працівників ОМЦССМ, а саме їх посадових інструкцій.

3. Виявлені порушення в роботі з питань кадрового забезпечення, ведення загального діловодства та контролю, а саме:

— немає в наявності номенклатури справ (не погоджена з експертною комісією Управління);

— не протязі існування ОМЦССМ жодного разу не проводилась щорічна оцінка виконання обов'язків та завдань, покладених на державних службовців;

— немає наказу по обліку клієнтів ОМЦССМ;

— виявлено порушення у термінах обчислення фактично відпрацьованого часу для надання щорічних відпусток працівникам ОМЦССМ у 2003 році та у першому кварталі 2004 року;

— немає відповідального за охорону праці та відповідних документів, які стосуються цього питання;

— проводиться прийом стажистів з порушенням вимог Положення про порядок стажування у державних органах, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України № 804 від 01.12.1994 року, а саме: не призначається керівник стажування, документи на стажування підготовлені не в повному обсязі;

— не ведеться журнал реєстрації пропозицій, заяв та скарг громадян, що були на особистому прийомі у керівника ОМЦССМ;

— в діючому Положенні про ОМЦССМ (п.16) зазначено, що директор центру призначає на посади та звільнює з посад начальників відділів та інших працівників центру, але це положення по теперішній час не виконується;

— в трудових книжках запис у розділі „відомості про прийом на роботу, переведення і звільнення" робиться з незначними порушеннями;

— особові справи співробітників ОМЦССМ укомплектовані неналежним чином.

4. З метою реалізації програми "Соціальний супровід неблагополучних сімей" ОМЦССМ у липні 2002 р. підписано план спільних дій з організаціями-партнерами. Але він не виконується на належному рівні — не налагоджена співпраця із службами у справах неповнолітніх, що не дає можливості отримувати інформацію про наявність неблагополучних сімей у місті.

5. В процесі дослідження питань про ефективність діяльності ОМЦССМ було встановлено, що:

— відсутня інформація про функціонування ОМЦССМ, про місцезнаходження служби, контактні телефони. В роботі ОМЦССМ відсутня ефективна система поточного інформування шкільних та студентських колективів про акції, проекти рішень, які зачипають інтереси тієї чи іншої категорії молоді;

— відсутній зворотній зв'язок з молодіжним середовищем. Низьку активність звернень по проблемах молоді підтверджують і данні відділу по роботі із зверненнями громадян Одеської міської ради (2003 р. — 14 звернень, 2004 р. — 9 звернень);

— ОМЦССМ практично не займається оцінкою соціальних проблем в дитячо-молодіжному середовищі, не проводить соціологічних досліджень, не формує коло проблем для можливої організації спільної роботи державних та недержавних структур по їх вирішенню (абз. 6 п.11; п. 12.9 Положення про ОМЦССМ). Не аналізується і результативність проведених акцій та заходів, тобто що змінилось в позитивний чи негативний бік в молодіжному середовищі після їх проведення, на яких підставах робиться висновок про необхідність проведення того чи іншого заходу, оскільки немає оцінка їх ефективності;

— створена на базі ОМЦССМ "Школа волонтерів" практично не функціонує, підготовка волонтерів ведеться за необхідністю і носить фрагментарний характер. Даний факт свідчить про те, що Комплексна програма "Всеукраїнська Школа волонтерів" (наказ ДУЦССМ від 07.12.2000р. № 150) не виконується в повному обсязі;

— на підставі вивчених матеріалів відносно проведення ОМЦССМ семінарів та тренінгів, неможливо зробити висновок про їх якість та результативність, оскільки існуюча форма звітності про проведення семінарів та тренінгів не дозволяє дізнатися про персональний склад учасників, відсутній зворотній зв'язок (немає відгуків учасників про якість проведених семінарів та тренінгів, немає інформації про результати їх проведення тощо), не ведеться внутрішній соціальний аудіт незалежними спеціалістами якості семінарів та тренінгів.

Пропозиції за результатами перевірки:

1. Управлінню молодіжної політики, сім'ї та туризму Одеської міської ради та Одеському міському центру соціальних служб для молоді Одеської міської ради в місячний термін усунути виявлені робочою групою недоліки.

Доповісти Одеському міському голові.

2. Управлінню молодіжної політики, сім'ї та туризму Одеської міської ради встановити необхідний рівень контролю за діяльністю ОМЦССМ та необхідну методичну підтримку.

3. Провести планові комплексні перевірки діяльності усіх виконавчих органів Одеської міської ради.

Голова робочої групи

Члени робочої групи:

О.А. Прокопенко

С.Ю. Борисов

В.Н. Іщенко

В.І. Кіров

Н.Д. Кошовська

В.В. Мамалюк Г.І. Мотичак

В.А. Рекун

І.В. Старчікова

Приложение 3 Положення про Молодіжну міську раду при Одеській міській раді

=ЗАТВЕРДЖЕНО=

на сесії Молодіжної міської ради

при Одеській міській раді

Додаток 1

до рішення сесії

Одеської міської ради

від _______________

№

1. Загальні положення

1.1 Молодіжна міська рада при Одеській міській раді (далі — ММР) є консультативно-дорадчим органом Одеської міської ради та її виконавчого комітету з питань молодіжної політики, покликаний сприяти взаємодії міської ради та її виконавчих органів і молоді міста Одеси, забезпечувати узгодженість дій у вирішенні питань, пов'язаних із життям молоді та її участю в усіх сферах життя суспільства в місті.

1.2 ММР у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, нормативно-правовими актами Президента України, Кабінету Міністрів України, рішеннями Одеської міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями Одеського міського голови та цим Положенням.

1.3 Координацію та контроль за діяльністю ММР здійснює міський голова міста Одеси.

1.4. ММР систематично інформує громадськість про свою діяльність і прийняті рішення.

1.5. ММР не належить до релігійних об'єднань і політичних партій та рухів, а користується принципом надання рівних можливостей щодо співпраці із ними.

1.6. Голова ММР, члени ММР працюють на громадських засадах та діють на засадах законності, гласності, поєднання загальнодержавних громадських та місцевих інтересів.

2. Структура і організація роботи ММР

2.1. Склад ММР формується за результатами міського рейтингового опитування молоді, яке проводиться згідно з Положенням «Про рейтингове опитування молоді щодо формування персонального складу молодіжної міської ради та молодіжних районних рад”, та Положенням „Про рейтингове опитування молоді щодо голови ММР”, прийнятими на сесії ММР та затвердженими розпорядженням міського голови. До складу ММР входять:

- Голова ММР;

— Палата сенаторів;

— Палата конгресменів (представників районних молодіжних рад, надалі — РМР).

— Громадська палата із представників громадських організацій.

Чисельний состав палати сенаторів та громадської палати формується згідно із Положенням „Про рейтингове опитування молоді щодо формування персонального складу ММР”. Чисельний состав палати конгресменів у ММР складає 20 чоловік (1 керівник РМР та 4 його заступника від кожного району).

2.2. Персональний склад палати сенаторів та громадської палати ММР затверджується міським головою за поданням голови ММР, враховуючи результати міського рейтингового опитування молоді, яке має проводиться згідно з Положенням «Про рейтингове опитування молоді щодо формування персонального складу молодіжної міської ради та молодіжних районних рад”, кожні два роки починаючи із осені 2005 року.

Персональний склад РМР затверджується головами відповідних районних адміністрацій за поданням голови ММР, враховуючи результати міського рейтингового опитування молоді, яке має проводиться згідно з Положенням «Про рейтингове опитування молоді щодо формування персонального складу молодіжної міської ради та молодіжних районних рад”.

Голова ММР затверджується міським головою на підставі результатів міського рейтингового опитування молоді, яке має проводиться згідно з Положенням „Про рейтингове опитування молоді щодо голови ММР” кожні 5 років, починаючи із осені 2006 року.

2.3. Основною формою роботи ММР є сесії. Сесії скликає голова ММР, або Секретар ММР — у разі відсутності голови. Сесії проводяться за потребою, але не рідше одного разу в два місяці. На засіданні сесії керує голова ММР, або Секретар ММР — у разі відсутності голови.

Члени ММР:

2.4. Повноваження члена ММР починаються з моменту затвердження персонального складу ММР відповідним розпорядженням міського голови і закінчуються в день першої сесії ММР нового скликання. Повноваження члена ММР можуть бути припинені достроково у випадках:

— власне бажання члена ММР скласти свої повноваження;

— систематичне не виконання членом покладених на нього обов'язків;

— утрата молодіжною громадською організацією, представником якої він є, необхідного рейтингу бути представленою у складі ММР, відповідно до Положення «Про рейтингове опитування молоді щодо формування персонального складу молодіжної міської ради та молодіжних районних рад”.

— смерть члена ММР.

2.5. Член ММР має здійснювати громадянське представництво інтересів молоді своєї виборчої дільниці, або округу, або організації, має всю повноту прав, що забезпечують його активну участь у діяльності ММР та утворюваних нею органів, несе обов'язки перед виборцями, ММР та її органами, виконує їх доручення. Член ММР, крім голови та секретаря ММР, повинен входити до складу однієї з постійних комісій ММР.

2.6. Член ММР зобов'язаний брати участь у роботі сесій ММР, засідань постійної та інших комісій ММР, до складу яких його обрано.

2.7. Член ММР має право ухвального голосу з усіх питань, які розглядаються на сесіях ММР, а також на засіданнях постійної та тимчасової комісій ММР, до складу яких його обрано.

Комісії ММР:

2.8. Постійні комісії ММР є органами ММР, що обираються з числа її членів для вивчення, попереднього розгляду і підготовки питань, які належать до її відання, здійснення контролю за виконанням рішень ММР і Молодіжного виконавчого комітету ММР (далі — ВК ММР).

2.9. Постійні комісії обираються ММР на строк її повноважень у складі голови, заступника голови, секретаря та членів комісії. Всі інші питання структури комісії вирішуються відповідною комісією.

2.10. До складу постійних комісій не можуть бути обрані Голова ММР, секретар ММР.

2.11. Головою постійної комісії ММР не може бути конгресмен (представник РМР).

2.12. Постійні комісії попередньо розглядають проекти програм та рішень, пов'язаних із життям молоді та участі її в усіх сферах життя суспільства в місті, які вносяться на розгляд сесії ММР, розробляють проекти рішень ММР та готують висновки з цих питань, виступають на сесіях ММР з доповідями і співдоповідями.

2.13. Перелік завдань, функціональна спрямованість і порядок організації роботи постійних комісій визначаються регламентом ММР, Положенням про постійні комісії та їх регламентами, що затверджується на сесії ММР.

2.14. Постійні комісії у питаннях, які належать до їх відання, та в порядку, визначеному цим Положенням, мають право отримувати від керівників органів, підприємств, установ, організацій та їх філіалів і відділень необхідні матеріали і документи.

2.15. За результатами вивчення і розгляду питань постійні комісії готують висновки і рекомендації.

2.16. Рекомендації постійних комісій підлягають обов'язковому розгляду на сесіях ММР, або органами ВК ММР, яким вони адресовані.

2.17. Постійна комісія для вивчення питань, розробки проектів рішень ММР може створювати підготовчі комісії і робочі групи з залученням представників громадськості, вчених і спеціалістів.

2.18. Постійні комісії є підзвітними ММР та відповідальними перед нею.

2.19. Для здійснення конкретно визначених на сесії ММР питань, що належать до її повноважень, ММР може створювати тимчасові комісії. Тимчасові комісії ММР є органами ММР, які обираються з числа її членів. Тимчасові комісії подають звіти і пропозиції на розгляд сесії ММР. Порядок визначення завдань, повноважень та звітності, порядок створення, діяльності та ліквідації тимчасових комісій визначаються у Регламенті ММР.

Секретаріат ММР:

2.20. Забезпечення поточної роботи ММР здійснює секретаріат ММР. Секретар ММР обирається на сесії ММР за поданням Голови ММР простою більшістю присутніх на сесії членів ММР. Особовий склад секретаріату ММР затверджується Головою ММР за поданням Секретаря ММР. Секретар ММР:

1) повідомляє членам ММР і доводить до відома населення інформацію про час і місце проведення сесії ММР, питання, які передбачається внести на розгляд сесії ММР;

2) організує підготовку сесій ММР, питань, що вносяться на розгляд сесій ММР;

3) забезпечує своєчасне доведення рішень ММР до виконавців, а також до інших осіб, котрих стосуються ці рішення, і організує контроль за їх виконанням;

4) сприяє членам ММР у здійсненні їх повноважень;

2.21. Повноваження секретаря ММР можуть бути достроково припинені за рішенням ММР на підставі подання Голови ММР.

Голова ММР:

2.22. ММР очолює голова. Голову ММР затверджує міський голова згідно із п.2.2. цього Положення. Міський голова має виносити у порядок денний найближчої (з моменту затвердження Голови ММР) сесії міської ради пропозицію щодо включення Голови ММР у складі виконавчого комітету Одеської міської ради. Голова ММР очолює виконавчий комітет ММР (ВК ММР). Голова ММР призначає своїх заступників та інших осіб у складі ВК ММР.

2.23. Голова ММР:

1) представляє ММР в Україні та за її межами; 2) забезпечує взаємодію ММР з органами виконавчої влади, Одеською міською Радою, органами самоврядування; 3) вживає заходи до захисту честі і гідності членів ММР; 4) веде сесії ММР, забезпечує дотримання на них Регламенту ММР; 5) підписує рішення прийняті ММР; 6) забезпечує дотримання розпорядку і розкладу роботи ММР, її Секретаріату; 7) затверджує призначення та звільнення членів Секретаріату ММР; 8) призначає керівників та заступників районних молодіжних рад; 9) розпоряджається використанням приміщень, споруд, обладнання, а також територій, що знаходяться у віданні ММР; 10) забезпечує контроль за діяльністю Секретаріату ММР; 11) має право виносити питання або проекти до порядку денного сесії ММР без попереднього обговорення у відповідних постійних комісіях ММР; 12) розпоряджається коштами, виділеними ММР згідно з затвердженим бюджетом і кошторисом витрат ММР; 13) не пізніш як через півтора місяця після закінчення бюджетного року забезпечує подання на розгляд ММР докладний письмовий звіт про витрати ММР за минулий рік; 14) контролює виконання заступниками та головами комісій ММР їх посадових обов'язків; 15) видає розпорядження про відрядження членів ММР, та затверджує звіти членів ММР про виконану у відрядженні роботу; 16) не рідше одного разу на рік подає звіт ММР про організацію роботи ММР та її органів; 17) доповідає на першої сесії ММР наступного скликання про виконану роботу; 18) виконує разові доручення сесії ММР.

2.24. Виконавчий орган ММР — виконавчий комітет (ВК ММР), який утворюється ММР на строк її повноважень. Після закінчення повноважень ММР, ВК ММР здійснює свої повноваження до сформування нового складу ВК ММР.

2.25. Кількісний склад ВК ММР визначається ММР за пропозицією голови ММР. Персональний склад ВК ММР затверджується головою ММР.

2.26. ВК ММР утворюється у складі:

голови ММР, заступника (заступників) голови ММР з питань діяльності виконавчих органів ММР, секретаря ММР, а також інших осіб, чия громадська або професійна діяльність сприяє досягненню завдань ММР.

2.27. ВК ММР є підзвітним і підконтрольним ММР.

2.28. Рішення сесій ММР оформлюються у вигляді протоколів, рекомендацій, які підписуються головою ММР, і є обов'язковими для розгляду структурними підрозділами Одеської міської ради.

3. Мета і завдання

3.1. Метою діяльності ММР є посилення впливу молоді на життя громади у місті шляхом розвитку партнерської участі молоді у прийнятті рішень на підставі конструктивної взаємодії із органами місцевого самоврядування та адміністраціями учбових закладів.

Основними завданнями ММР є:

— залучення молоді до участі у політичному, економічному, культурному і духовному розвитку міста;

— сприяння створенню необхідних умов для навчання молоді, широкого залучення її до участі в малому бізнесі та інших формах підприємницької діяльності;

— вивчення, систематичний аналіз і прогнозування соціальних та морально-політичних процесів у молодіжному середовищі;

— визначення та обґрунтування пріоритетних напрямів молодіжної політики, зміцнення правових та матеріальних гарантів молоді;

— розроблення пропозицій щодо фінансування пріоритетних напрямів молодіжної політики, експертизи ефективності використання коштів, що виділяються на ці цілі;

— участь у підготовці проектів розпорядчих документів виконавчого комітету та міської ради, місцевих програм, віднесених до її компетенції.

3.2 Для виконання покладених на неї завдань, ММР:

3.2.1. Спрямовує свою діяльність на вирішення у наступних напрямках:

— у політичній сфері: шляхом створення умов для конструктивної взаємодії молоді та органів місцевого самоврядування, розвитку молодіжного лідерства, активного громадянства та досвідченості молоді міста;

— у соціальній сфері: шляхом залучення молоді до вирішення соціальних проблем міста, попередження розповсюдження негативних явищ у молодіжному середовищі, участь у реалізації програм соціального розвитку міста;

— у економічній сфері: шляхом розвитку молодіжного підприємництва, сприяння професійному росту молодих підприємців, налагодження їх взаємовідносин із органами місцевого самоврядування.

3.2.2. Вивчає та узагальнює стан роботи з молоддю в органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах, закладах і організаціях усіх форм власності.

3.2.3. Подає на розгляд міському голові щорічну інформацію про хід реалізації молодіжної політики, суспільне становище молоді у місті Одесі.

3.2.4. Готовить за дорученням Одеської міської ради, її виконавчого комітету та міського голови аналітичний матеріал (довідки, експертні та молодіжні оцінки, рекомендації).

4. Права ММР

4.1.ММР має право:

— утворювати постійні та тимчасові комісії, у разі необхідності, залучати до участі у них посадових осіб структурних підрозділів Одеської міської ради, наукових установ та громадських організацій (за погодженням з їх керівниками);

— одержувати у встановленому порядку необхідну для діяльності інформацію та матеріали;

— вносити міському голові пропозиції з питань суспільного становища, правового та соціального захисту молоді, що потребують прийняття відповідних рішень Одеської міської ради, виконавчого комітету Одеської міської ради, або структурними підрозділами Одеської міської ради;

аналізувати проекти розпорядчих документів виконавчою комітету міської ММР щодо роботи з молоддю на відповідність їх головним напрямам державної молодіжної політики;

— складати та вносити на розгляд виконавчого комітету Одеської міської ради, за згодою міського голови, проекти рішень виконавчого комітету з питань, що належать до компетенції ММР.

— складати та вносити на розгляд постійних комісій Одеської міської ради проекти рішень міської ради з питань, що належать до компетенції ММР.

5. Обов'язки ММР

5.1. Основними обов'язками ММР е:

— здійснення моніторингу формальних та неформальних громадських молодіжних організацій міста;

— вивчення та узагальнення стану роботи з молоддю в органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах, закладах і організаціях усіх форм власності;

— подання на розгляд міському голові щорічну інформацію про хід реалізації молодіжної політики, суспільне становище молоді у місті Одесі;

— створення за дорученням міського голови, постійних комісій Одеської міської ради, виконавчого комітету Одеської міської ради аналітичного матеріалу (довідок, експертних молодіжних оцінок).

6. Прикінцеві положення

6.1. Зміни та доповнення до цього положення вносяться рішенням сесії Одеської міської ради за поданням голови ММР на підставі рішення сесії ММР.

6.2. Зміни до персональною складу ММР затверджуються розпорядженням міського голови за поданням голови ММР за обставинами, передбаченими у Положенні «Про рейтингове опитування молоді щодо формування персонального складу молодіжної міської ради та молодіжних районних рад”.

6.3. ММР ліквідується рішенням сесії Одеської міської ради.

Секретар Одеської міської ради

Приложение 4 Регламент виконавчих органів Одеської міської ради

Додаток

до рішення виконкому

Одеської міської ради

від ________________________________

№

1. Загальні положення

1.1. Регламент виконавчих органів Одеської міської ради (далі — Регламент) визначає організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету Одеської міської ради (далі — виконкому), управлінь, відділів, районних адміністрацій (далі — райадміністрацій) та інших виконавчих та дорадчих органів Одеської міської ради (далі — виконавчих органів).

1.2.Регламент є нормативним актом, розробленим на основі чинного законодавства України, який визначає механізм організації взаємодії виконкому, управлінь, відділів, райадміністрацій, інших виконавчих та дорадчих органів стосовно реалізації повноважень, встановлених Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні", здійснення правового, організаційного, матеріально-технічного, консультативного та іншого забезпечення діяльності виконкому та інших виконавчих органів.

1.3.Затвердження та скасування Регламенту здійснюється тільки за рішенням виконкому.

1.4.Дотримання положень Регламенту є обов'язковим для виконкому та всіх виконавчих органів, їх посадових осіб.

1.5. Регламент передбачає механізм здійснення таких напрямів діяльності виконкому та виконавчих органів:

1.5.1.Планування й організація роботи.

1.5.2.Організація взаємодії виконкому з міською громадою, міською радою, її постійними комісіями та депутатами, з іншими виконавчими органами, органами державної влади.

1.5.3.Організація роботи з кадрами.

1.5.4.Організація роботи з документами та здійснення контролю за їх проходженням і виконанням.

1.5.5.Порядок розгляду звернень і організації прийому громадян.

2. Планування й організація роботи виконкому та виконавчих органів

2.1. Складання, затвердження та виконання планів роботи виконкому та виконавчих органів.

2.1.1. Виконком та виконавчі органи здійснюють свою діяльність відповідно до затверджених планів роботи.

Виконком проводить свою роботу у відповідності з планом, складеним на квартал. План роботи виконкому складається організаційним відділом управління організаційно-кадрового і документального забезпечення та контролю Одеської міської ради (далі — організаційним відділом) відповідно до плану роботи міської ради на основі рекомендацій органів державної влади, депутатів міськради, членів виконкому, пропозицій виконавчих органів.

2.1.2.Пропозиції до плану роботи, погоджені з відповідними заступниками міського голови, подаються керівниками виконавчих органів до організаційного відділу не пізніше ніж за 10 календарних днів до дати проведення останнього в поточному кварталі планового засідання виконкому.

2.1.3.Організаційний відділ на основі наданих пропозицій і за погодженням з керуючим справами виконкому, складає проект плану роботи виконкому, проект рішення про його затвердження, який керуючий справами виконкому вносить на останнє в поточному кварталі засідання виконкому.

2.1.4.План роботи виконкому затверджується рішенням виконкому.

2.1.5.При розгляді проекту плану роботи виконкому міської ради на наступний квартал, керуючий справами інформує міського голову про виконання плану роботи за попередній квартал.

2.1.6.Виконавчі органи планують свою роботу на квартал. Плани роботи управлінь, самостійних відділів підписуються їх керівниками та затверджуються заступниками міського голови, керуючим справами виконкому відповідно до розподілу обов'язків між ними. Плани роботи райадміністрацій затверджуються розпорядженнями голів відповідних райадміністрацій.

2.2. Порядок підготовки засідань виконкому

2.2.1.Виконком у межах своїх повноважень приймає рішення.

2.2.2.Процес підготовки рішення виконкому включає: 1) ініціативу; 2) розробку.

2.2.3. Нормотворчу ініціативу у виконкомі мають міський голова, заступники міського голови, керуючий справами, члени виконкому.

2.2.4. Проекти рішень виконкому готуються виконавчими органами. До підготовки рішення можуть бути залучені спеціалісти та фахівці з даного питання.

2.2.5. Відповідальність за підготовку рішення несе керівник виконавчого органу, на якого у відповідності до резолюції міського голови, його заступників, керуючого справами виконкому покладено організацію підготовки проекту рішення.

2.2.6. Проект рішення виконкому повинен містити:

обґрунтування необхідності його прийняття (реагування на документи органів державної влади, виконання власних розпорядчих документів, виданих раніше, виконання доручень керівництва тощо);

обґрунтування нормами чинного законодавства;

джерела фінансування запропонованих заходів, джерела наповнення бюджету та цільових фондів;

. інформацію щодо виконання документів з цього приводу, які були прийняті раніше;

всі необхідні візи та погодження;

текст коментаря (за потребою);

план організаційних заходів щодо виконання документа (за потребою);

кінцевий строк виконання документа, проміжні строки інформування про хід його виконання;

. інформацію про те, хто особисто буде організовувати та контролювати виконання документа.

2.2.7. Проекти рішення виконкому готуються з тих питань, які внесені до порядку денного засідання виконавчого комітету.

2.2.8. Якщо в підготовці питання відповідно до плану роботи виконкому приймають участь декілька виконавчих органів, то доповідаючий (зазначений, як правило, першим у плані роботи чи в резолюції) координує їх діяльність, збирає в них і узагальнює інформацію.

2.2.9. У проекті рішення виконкому обов'язково визначається термін виконання документа в цілому або заходів, передбачених його окремими пунктами. Контроль за виконанням рішення виконкому покладається на одного з членів виконкому особисто, про що повинен свідчити останній пункт рішення виконкому.

2.2.10. Проекти рішень виконкому готуються у виконавчому органі, якому доручено його підготовку та надаються до загального відділу управління організаційно-кадрового і документального забезпечення та контролю Одеської міської ради (далі — загального відділу) в надрукованому вигляді (на папері) та в електронному вигляді (на дискеті, по локальній комп'ютерній мережі, по електронній пошті) для перевірки, коригування та перенесення на бланк "Рішення", який є бланком суворої звітності та на руки виконавцям не видаються.

Проекти рішень готуються за допомогою ПК у вигляді текстового файлу, що включає всі додатки до документа. Файл повинен бути єдиного стандарту й формату.

2.2.11. Проекти рішень виконкому підлягають обов'язковому візуванню. На зворотньому боці бланку проект рішення виконкому візується з обов'язковим зазначенням дати візування, спочатку виконавцем (із зазначенням номеру телефону, адресою електронної пошти), потім спеціалістом загального відділу, який корегує тексти розпорядчих документів, начальником юридичного управління, який перевіряє відповідність проекту рішення виконкому чинному законодавству, заступниками міського голови (відповідно до розподілу обов'язків), першим заступником міського голови.

2.2.12. Якщо в проекті рішення виконкому порушуються фінансові питання, то він обов'язково візується начальником управління фінансів, майнові питання — начальником Представництва по управлінню комунальною власністю; питання, пов’язані із дітьми та/або молоддю — членом виконавчого комітету (головою молодіжної ради).

2.2.13. Проект рішення виконкому з питань діяльності райадміністрації додатково візується заступником міського голови, керуючим справами виконкому, який координує роботу цього виконавчого органу відповідно до розподілу обов'язків, та головою відповідної райадміністрації.

2.2.14.До надрукованого на бланку проекту рішення виконкому в секторі з питань підготовки документів загального відділу додається реестраційно-контрольна картка проекту рішення виконкому, яка містить відомості про його реєстраційний номер, назву, виконавця, хід візування.

2.2.15.Строк перебування проекту рішення виконкому на візуванні в кожній посадовій особі не повинен перевищувати 2-х днів.

2.2.17.Посадова особа, яка візує проект рішення виконкому, може внести зауваження та пропозиції щодо змісту та оформлення документа, про що повинен свідчити запис "Із зауваженнями" замість особистого підпису.

2.2.18.Зауваження обов'язково оформлюються письмово на вільному місці в тексті проекту рішення або на окремому аркуші. Зауваження повинні бути аргументовані та викладатися у вигляді конкретної поправки до тексту проекту рішення виконкому.

2.2.19.Після внесення виконавцем до проекту рішення виконкому всіх змін та доповнень, що виникли в процесі його візування або під час засідання виконкому, проект рішення надається для повторного розгляду тим же посадовим особам, які погоджували його раніше.

2.2.20.Завізований проект рішення виконкому та його реєстраційно-контрольна картка подається до сектору розпорядчих документів загального відділу разом з оригіналами або засвідченими копіями документів, на підставі яких готувався розпорядчий документ, та переліком цих документів із зазначенням кількості аркушів, підписаний керівником виконавчого органу.

2.2.21. Порядок роботи з бланками суворої звітності регламентується окремим документом.

2.3.Порядок підготовки та видання розпоряджень міського голови

2.3.1. Міський голова в межах своїх повноважень видає розпорядження.

2.3.2. Проекти розпоряджень міського голови готуються виконавчими органами міськради відповідно до резолюції міського голови, його заступників, керуючого справами виконкому.

2.3.3. За підготовку проекту розпорядження міського голови відповідальною є посадова особа, яка першою зазначена в резолюції, вона організовує роботу всіх виконавців, узагальнює інформацію та готує текст проекту розпорядження міського голови.

У проектах розпоряджень міського голови, строк виконання яких перевищує три місяці, зазначаються проміжні строки інформування міського голови про хід виконання його розпорядження.

2.3.4. Проекти розпоряджень міського голови готуються виконавчим органом, якому доручено його підготовку, та надаються до загального відділу в надрукованому вигляді (на папері) та в електронному вигляді (на дискеті, по локальній комп'ютерній мережі, чи по електронній пошті) для перевірки, коригування та перенесення на бланк "Розпорядження", який є бланком суворої звітності та на руки виконавцям не видається.

Проекти розпоряджень готуються за допомогою ПК у вигляді текстового файлу, що включає всі додатки до документа. Файл повинен бути єдиного стандарту й формату.

2.3.5. Проекти розпоряджень міського голови підлягають обов'язковому візуванню. На зворотньому боці бланку проект розпорядження міського голови візується, з обов'язковим зазначенням дати візування, спочатку виконавцем (із зазначенням номеру телефону, адресою електронної пошти), потім спеціалістом загального відділу, який корегує тексти розпорядчих документів, начальником юридичного управління, керуючим справами виконкому, заступниками міського голови (відповідно до розподілу обов'язків), першим заступником міського голови.

2.3.6. Якщо в проекті розпорядження міського голови порушуються фінансові питання, то він обов'язково візується начальником управління фінансів; майнові питання — начальником Представництва по управлінню комунальною власністю; питання, пов’язані із дітьми та/або молоддю — членом виконавчого комітету (головою молодіжної ради).

2.3.7. До надрукованого на бланку проекту розпорядження міського голови в секторі з питань підготовки документів загального відділу додається реєстраційно-контрольна картка проекту розпорядження міського голови, яка містить відомості про його реєстраційний номер, назву, виконавця, хід візування.

2.3.8. Кожна посадова особа, яка візує проект розпорядження міського голови з резолюцією "терміново", повинна негайно розглянути його Загальний строк перебування проекту розпорядження міського голови з резолюцією "терміново" на візуванні у всіх посадових осіб не повинен перевищувати 2 днів.

Строк перебування проекту розпорядження міського голови без позначки "терміново" на візуванні в кожній посадовій особи не повинен перевищувати один день.

2.3.9. Посадова особа, яка візує проект розпорядження міського голови, може внести зауваження та пропозиції щодо змісту та оформлення документа, про що повинен свідчити запис "Із зауваженнями" замість особистого підпису.

Зауваження обов'язково оформлюються письмово — на вільному місці в тексті проекту розпорядження або на окремому аркуші. Зауваження повинні бути аргументовані та викладатися у вигляді конкретної поправки до тексту проекту розпорядження міського голови.

2.3.10. Після внесення виконавцем до проекту розпорядження міського голови всіх змін та доповнень, що виникли в процесі його візування, проект розпорядження міського голови надається до повторного розгляду тим же посадовим особам, які погоджували його раніше.

2.3.11. Завізований проект розпорядження міського голови подасться до сектору розпорядчих документів загального відділу разом з оригіналами або засвідченими копіями документів, на підставі яких готувався розпорядчий документ, та переліком цих документів із зазначенням кількості аркушів, підписаний керівником виконавчого органу.

2.3.12. Після підписання міським головою, розпорядження реєструється сектором розпорядчих документів загального відділу.

Розпорядження міського голови набуває чинності з моменту підписання його міським головою, якщо не встановлений інший термін введення в дію, і діє протягом терміну, зазначеного в розпорядженні.

2.3.13. Розпорядження міського голови не пізніше 2-х робочих днів після його видання розсилається адресатам сектором розпорядчих документів загального відділу по локальній комп'ютерній мережі, по електронній пошті чи кур'єром відповідно до розрахунку розсипки, складеного виконавцем та погодженого керуючим справами виконкому.

Керуючий справами виконкому визначає розпорядження, тексти яких надаються до управління інформації для розповсюдження за допомогою засобів масової інформації.

2.3.14. Організація виконання розпоряджень міського голови забезпечується органами та особами, зазначеними в розпорядженнях.

2.3.15. Розпорядження міського голови є чинним правовим актом до призупинення або скасування, виконання та зняття з контролю.

2.4. Порядок підготовки засідань виконкому

2.4.1. Основною формою роботи виконкому є його засідання. Засідання виконкому скликаються міським головою або особою, яка виконує його обов'язки, не рідше одного разу на місяць.

2.4.2. Засідання виконкому проводяться у відповідності до порядку денного, який складає сектор розпорядчих документів загального відділу.

Через 3 дні після проведення засідання виконкому, на основі плану роботи виконкому, сектор розпорядчих документів загального відділу складає попередній порядок денний наступного засідання виконкому, який підписується керуючим справами виконкому.

2.4.3. Сектор розпорядчих документів загального відділу розсилає по локальній комп'ютерній мережі, по електронній пошті чи кур'єром попередній порядок денний відповідно до розрахунку розсилки, який затверджує керуючий справами виконкому.

2.4.4. Проекти рішень виконкому, які вносяться на розгляд виконкому, з доданням необхідних документів подаються виконавчими органами до сектору розпорядчих документів загального відділу не пізніше ніж за 7 днів до засідання, а саме:

проект рішення виконкому, завізований і погоджений із відповідними посадовими особами, виконавчими органами та іншими організаціями відповідно до п.2.2 (у 41 екземплярі);

довідкові та інформаційні матеріали (у 1 екземплярі);

розпорядчий документ, якщо проект рішення виконкому готується на його виконання (у 1 екземплярі);

документи, на підставі яких розроблено проект рішення виконкому, або їх засвідчені копії (у 1 екземплярі) разом з переліком цих документі із зазначенням кількості аркушів, підписаний керівником виконавчого органу.

список запрошених (у 3 екземплярах).

2.4.5. Керуючий справами виконкому контролює своєчасність підготовки та подання документів, перевіряє їх наявність та правильність оформлення.

У випадку порушення строків підготовки документів для розгляду на засіданні виконкому, керуючий справами виконкому доповідає міському голові, який вирішує, буде це питання розглянуте на засіданні виконкому чи ні.

2.4.6. Не пізніше ніж за 3 дні до засідання виконкому сектор розпорядчих документів загального відділу розсилає відповідно до розрахунку розсилки (п.2.4.3.) уточнений порядок денний, який підписується керуючим справами виконкому.

2.4.7. Матеріали з питань, які вносяться на розгляд виконкому (п.2.4.4.) не пізніше ніж за 3 доби до засідання надаються по локальній комп'ютерній мережі, по електронній пошті чи кур'єром:

членам виконкому;

заступникам міського голови;

головам райадміністрацій;

головам постійних комісій міськради (через відділ з організації роботи ради);

прокуратурі м. Одеси;

державній податковій інспекції в м. Одесі;

юридичному управлінню;

управлінню організаційно-кадрового і документального забезпечення та контролю;

виконавцю;

відділу з організації роботи ради.

2.4.8. Одночасно з наданням до сектору розпорядчих документів загального відділу проектів рішень виконкому з питань земельних правовідносин, відповідні проекти рішень міської ради повинні надаватися до відділу з організації роботи ради.

2.5. Порядок проведення засідань виконкому

2.5.1. Засідання виконкому є правомочним, якщо в ньому бере участь більше половини від загального складу виконкому.

2.5.2.Засідання виконкому відкриває та веде міський голова або особа, яка виконує його обов'язки. 2.5.3.Матеріально-технічне та інформаційне забезпечення засідання виконкому організовує керуючий справами виконкому.

2.5.4. Засідання виконкому, як правило, є відкритими. У разі необхідності виконком приймає рішення щодо проведення закритого засідання.

2.5.5. До участі в засіданні виконкому можуть запрошуватися керівники виконавчих органів та комунальних підприємств, установ та організацій міськради представники зацікавлених підприємств, установ та організацій міста, засобів масової інформації. Голови постійних комісій міськради обов'язково запрошуються на засідання виконкому.

2.5.6. Основний список запрошених готується організаційним відділом і затверджується керуючим справами виконкому. Не пізніше ніж за 2 дні до засідання виконкому сектор розпорядчих документів загального відділу надає організаційному відділу додаткові списки запрошених на розгляд окремих питань порядку денного чергового засідання виконкому та інформує управління господарського забезпечення про необхідність додаткового оснащення залу засідань екраном, проектором, підставками під планшети тощо.

2.5.7. Порядок розміщення присутніх на засіданні визначається головуючим на засіданні виконкому.

2.5.8. У разі порушення порядку запрошеними особами, присутніми на засіданні виконкому, за розпорядженням головуючого на засіданні їх може бути випроваджено з приміщення, де відбувається засідання виконкому.

2.5.9. Головуючий на засіданні:

1) відкриває та веде засідання, оголошує перерви;

2) виносить на обговорення питання з порядку денного засідання;

3) організовує розгляд питань;

4) надає слово для доповіді (співдоповіді), виступу, оголошує наступного промовця;

5) забезпечує дотримання положень цього Регламенту всіма присутніми на засіданні;

6) ставить при необхідності питання доповідачам, співдоповідачам, виступаючим.

2.5.10. Головуючий на засіданні встановлює тривалість виступів.

2.5.11. Тривалість доповідей, співдоповідей зазначається у порядку денному засідання.

2.5.12. Обговорення питання на засіданні виконкому включає:

1) доповідь, питання доповідачу і відповіді на них;

2) співдоповіді (у разі необхідності), питання співдоповідачам і відповіді на них;

3) планові виступи;

4) виступи осіб, яким було надано слово головуючим на засіданні.

Під час засідання ніхто не може виступати без дозволу головуючого на засіданні.

2.5.13. Головуючий на засіданні виносить на голосування проект рішення виконкому. Участь у голосуванні приймають тільки члени виконкому.

2.5.14. Рішення виконкому на його засіданні приймаються більшістю голосів від загального складу виконкому.

2.5.15. Голосування може бути проведено без підрахунку за наявною більшістю голосів.

2.5.16. Члени виконкому, голови постійних комісій міськради, особи, які запрошені на засідання виконкому, мають право під час обговорення проекту рішення виконкому вносити зауваження та пропозиції щодо змін та доповнень до проекту рішення виконкому, а також пропозиції та зауваження щодо порядку денного засідання виконкому.

Головуючий на засіданні підводить підсумки обговорення проекту рішення виконкому, визначає які зауваження та пропозиції приймаються до" уваги, ставить на голосування прийняття проекту рішення виконкому за основу, за умови доопрацювання рішення виконкому його виконавцем протягом 3-х робочих днів після проведення засідання.

2.5.17. Хід засідання виконкому стенографується. Запис стенограми засідання здійснюється загальним відділом на паперових та електронних (магнітних) носіях. Записи на електронних носіях архівуються. Стенограма повинна повністю відбивати хід обговорення, містити інформацію про день, час, місце проведення засідання, порядок денний засідання, прізвище головуючого на засіданні. Контроль за правильністю тексту стенограми покладається на керівника загального відділу.

2.5.18. На основі стенограми сектор розпорядчих документів загального відділу оформлює протокол засідання виконкому, який підписує головуючий на засіданні. Протоколи засідань виконкому зберігаються в секторі розпорядчих документів загального відділу.

2.5.19. Стенограма та протоколи засідання виконкому є офіційними документами, що підтверджують процес обговорення та прийняття рішень виконкомом.

2.5.20. На підставі стенограми й протокол) засідання виконкому загальний відділ протягом 3 робочих днів організовує доопрацювання проектів рішень виконкому з урахуванням зауважень і пропозицій, які було внесено на засіданні та прийнято до уваги.

2.6. Введення в дію, призупинення дії рішення виконкому, його скасування

2.6.1.Після підписання міським головою або особою, яка виконує його обов'язки, та керуючим справами виконкому, рішення в той же день реєструється сектором розпорядчих документів загального відділу.

2.6.2.Рішення виконкому набуває чинності з моменту прийняття його виконкомом, якщо не встановлений інший термін введення в дію, і діє протягом терміну, зазначеного в рішенні виконкому.

2.6.3. Рішення виконкому, не пізніше 5 робочих днів після його прийняття, розсилається адресатам сектором розпорядчих документів загального відділу по локальній комп'ютерній мережі, по електронній пошті чи кур'єром відповідно до розрахунку розсилки, складеного виконавцем та погодженого керуючим справами виконкому.

2.6.4. Організація виконання рішень виконкому забезпечується органами та посадовими особами, зазначеними у рішеннях виконкому.

2.6.5. Рішення виконкому є чинним правовим актом до призупинення або скасування, виконання та зняття з контролю.

2.7. Порядок підготовки та прийняття виконавчим комітетом та міським головою регуляторних актів

2.7.1. Реалізація державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності здійснюється виконкомом, виконавчими органами, міським головою відповідно до Закону України «Про засади державної регуляторної діяльності у сфері господарської діяльності", постанови Кабінету Міністрів України "Про затвердження методик проведення аналізу впливу та відстеження результативності регуляторного акту".

2.7.2. Проекти рішень виконкому, розпоряджень міського голови, спрямовані на правове регулювання господарських відносин, а також адміністративних відносин між органом місцевого самоврядування та суб'єктами господарювання, до внесення їх на розгляд виконкому або до внесення їх на затвердження міському голові підлягають оприлюдненню разом з аналізом регуляторного впливу з метою одержання зауважень та пропозицій.

2.7.3. Проект регуляторного акта разом з аналізом регуляторного впливу підлягає оприлюдненню в строк не пізніше 5-ти робочих днів з моменту опублікування повідомлення щодо оприлюднення цього проекту регуляторного акта.

2.7.4. Обов'язок щодо оприлюднення проектів регуляторних актів та аналізу регуляторного впливу покладається на розробника проекту.

2.7.5. Зауваження й пропозиції щодо оприлюдненого проекту регуляторного акта та відповідного аналізу регуляторного впливу надаються фізичними та юридичними особами, їх об'єднаннями розробникові цього проекту для узагальнення.

2.7.6.Регуляторний акт не може бути прийнятий виконкомом. схвалений міським головою при наявності таких обставин:

— відсутній аналіз регуляторного впливу;

— проект регуляторного акта не був оприлюднений.

2.7.7. Прийняті регуляторні акти підлягають базовому, повторному та періодичному відстеженню.

Виконання заходів з відстеження результативності прийнятих регуляторних актів та підготовка проектів звіту про відстеження результативності регуляторного акта покладається па відповідний виконавчий орган — розробника, визначений для виконання цих заходів міським головою.

2.7.8. Юридичне управління контролює та забезпечує реалізацію розробниками проектів регуляторних актів державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності, що здійснюється виконкомом та міським головою, на підставі рішення виконкому від 29.03.2004 р. № 172 "Про організаційні засади здійснення державної регуляторної політики виконавчими органами Одеської міської ради", яким на юридичне управління покладено реалізацію державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності, що здійснюється виконкомом.

2.8. Апаратні наради у міського голови, загальноміські наради, конференції, семінари та інші заходи

2.8.1. Питання, які потребують оперативного вирішення, розглядаються на планових апаратних нарадах у міського голови або особи, яка виконує його обов'язки. У разі необхідності міський голова скликає позапланові апаратні наради. Дату проведення апаратної наради та категорії запрошених на неї встановлює міський голова.

2.8.2.Порядок денний планових апаратних нарад складається організаційним відділом за дорученням керуючого справами виконкому. Порядок денний апаратної наради підписується керуючим справами виконкому та негайно розсилається адресатам загальним відділом по локальній комп'ютерній мережі, по електронній пошті чи кур'єром відповідно до розрахунку розсилки, що підписує завідувач організаційного відділу.

2.8.3.Після кожної планової апаратної наради організаційним відділом готується протокол доручень міського голови, який підписується керуючим справами виконкому, погоджується міським головою, та терміново розсилається разом з супровідним листом адресатам загальним відділом по локальній комп'ютерній мережі, по електронній пошті чи кур'єром. Протоколи доручень міського голови зберігаються в електронному архіві.

2.8.4.Контроль за виконанням доручень міського голови, даних на планових апаратних нарадах у міського голови, здійснює організаційний відділ.

2.8.5.Виконавці, незалежно від того, у який формі вони доповідають міському голові про виконання його доручень, даних на апаратних нарадах у міського голови, — у письмовій чи в усній — обов'язково надають тексти своїх доповідей до організаційного відділу.

2.8.6. На підставі цих інформаційних матеріалів організаційним відділом щомісяця готується довідка про стан виконання доручень міського голови, що дані на планових апаратних нарадах у міського голови, виконавчими органами, яка доповідається міському голові керуючим справами виконкому.

2.8.7. Наради, засідання, конференції, семінари та інші заходи проводяться згідно з планом роботи на квартал і основними заходами на місяць.

2.8.8. Підготовка загальноміських заходів, що проводяться виконкомом, здійснюється відповідними виконавчими органами по заздалегідь складених робочих планах, що затверджуються міським головою. Пропозиції про терміни, час, місце, порядок денний, список запрошених та інші питання, пов'язані з організацією підготовки та проведенням нарад, засідань, конференцій, семінарів і інших заходів погоджуються з керуючим справами виконкому.

2.8.9. Участь в загальноміських заходах заступників міського голови і голів райадміністрацій, інших категорій працівників погоджуються міським головою та його заступниками.

2.8.10. Повідомлення про запрошення на загальноміські заходи і реєстрація прибуття їх учасників здійснюється організаційним відділом.

2.8.11. При необхідності, хід заходів під головуванням міського голови протоколюється та (або) записується на магнітну плівку загальним відділом. Питання необхідності протоколювання заходів під головуванням заступників міського голови вирішується ними й здійснюється їх консультантами.

2.8.12. Підготовка приміщень для проведення заходів, зазначених у п. 2.8.7 цього Регламенту, розміщення їх учасників інше технічне забезпечення здійснюється управлінням господарського забезпечення.

2.8.13. Засідання створених виконкомом комісій, рад, штабів проводяться згідно з планами їх роботи. Підготовка, проведення й документальне оформлення цих засідань забезпечується особами, що визначені їх керівниками.

3. Організація взаємодії виконавчих органів з територіальною громадою міста, міською радою, її постійними комісіями та депутатами, органами державної влади та між собою

3.1. Взаємовідносини виконавчих органів з територіальною громадою міста

3.1.1.Взаємодія виконкому з територіальною громадою міста здійснюється як безпосередньо — під час особистого прийому громадян міським головою, його заступниками, керуючим справами виконкому та шляхом проведення масових заходів, так і за допомогою об’єднань громадян, засобів масової інформації.

3.1.2.Для реалізації прав громадян на письмове звернення або особистий прийом та обов'язкове одержання обґрунтованої відповіді на нього, відповідно до Закону України "Про звернення громадян", створено спеціальний виконавчий орган, який працює із зверненнями громадян і організовує регулярне проведення особистого прийому громадян посадовими особами органів місцевого самоврядування.

3.1.3. Керівники виконавчих органів регулярно проводять особистий прийом громадян.

Вони повинні вивчати критичні звернення громадян, опубліковані в засобах масової інформації, а також публікації та репортажі з питань стану розгляду звернень громадян, повідомляти редакції засобів масової інформацію стосовно вжитих за зверненнями заходів.

3.1.4.Для координації взаємодії з зареєстрованими об'єднаннями громадян створено спеціальний виконавчий орган, який систематизує відомості стосовно міських об'єднань громадян, надає їм інформаційну, консультативну, правову та інші види допомоги.

Для координації взаємодії з молоддю міста та громадськими організаціями, мета або завдання котрих спрямована на діяльність із молоддю та дітьми, створено спеціальний дорадчий орган, Молодіжна Рада міста Одеси, який забезпечує узгодженість дій у вирішенні питань, що торкаються інтересів молоді та дітей, та їхньої участі в усіх сферах життя суспільства в місті.

3.1.5.З метою координації взаємодії виконавчих органів із засобами масової інформації створено спеціальний виконавчий орган, який забезпечує інформування територіальної громади міста про діяльність виконавчих органів через засоби масової інформації до відома населення доводяться прийняті виконкомом та міським головою розпорядчі документи, що стосуються інтересів територіальної громади міста, з актуальних питань соціально-економічного та суспільно-політичного життя міста, області й країни за участю керівництва виконкому проводяться прес-конференції, засідання круглих столів, теле- і радіо зустрічі в прямому ефірі і т. п.

3.1.6. Взаємодія виконавчих органів з органами самоорганізації населення здійснюється відповідно до затвердженого міською радою положення про ці органи.

3.2. Взаємовідносини виконавчих органів з міською радою, її постійними комісіями та депутатами

3.2.1.Виконком є підзвітним та підконтрольним міськраді, що його творила, забезпечує виконання рішень міськради, сприяє реалізації її повноважень. 3.2.2.Міський голова повинен за вимогою не менш як 1/2 депутатів міськради від їх загальної кількості звітувати перед міською радою стосовно діяльності її виконавчих органів у зазначений радою термін. 3.2.3.На засідання виконкому обов'язково запрошуються голови постійних комісій міськради. 3.2.4.Рекомендації постійних комісій з питань, пов'язаних з депутатською діяльністю, стосовно роботи виконавчих органів міськради розглядаються посадовими особами виконавчих органів міськради, яким вони адресовані.

Про результати розгляду та вжиті заходи посадові особи виконавчих органів міськради повинні повідомити постійні комісії міськради, у встановлений ними строк.

3.2.5. Керівники виконавчих органів відповідно до чинного законодавства повинні надавати постійним комісіям міської ради та її депутатам необхідні офіційні матеріали та документи, які вони можуть копіювати, або робити з них виписки.

3.3. Взаємовідносини виконкому з іншими виконавчими органами міської ради

3.3.1. Виконавчі органи є підпорядкованими виконкому та міському голові.

3.3.2. Виконком координує діяльність підпорядкованих йому виконавчих органів міськради, заслуховує звіти їх керівників.

3.3.3. Члени виконкому в межах своїх повноважень та відповідно до розподілу обов'язків встановлюють завдання керівникам виконавчих органів шляхом накладання резолюції.

3.3.4.Керівники виконавчих органів призначаються на посаду та звільняються з посади міським головою одноособово, а у випадках, передбачених законом, — за погодженням відповідних органів державної виконавчої влади.

3.3.5.Виконком має право змінювати або скасовувати акти інших виконавчих органів, а також їх посадових осіб.

3.4. Взаємовідносини виконкому з органами державної влади

3.4.1. Відповідно до ст. 4 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні", з метою поєднання міських та державних інтересів виконкомом здійснюється взаємодія з органами державної влади на відповідних рівнях шляхом погодження планів та дій, здійснення контролю за дотриманням при їх реалізації чинного законодавства, обміну оперативною управлінською інформацією, проведення нарад, засідань та інших заходів.

3.4.2. Для здійснення спільних програм виконком та Одеська обласна державна адміністрація можуть укладати договори, створювати спільні органи та організації.

3.4.3. Виконком та інші виконавчі органи є підконтрольними та підзвітними відповідним органам державної виконавчої влади з питань здійснення ними делегованих повноважень.

Копії розпорядчих документів виконкому, прийнятих з питань здійснення делегованих повноважень органів виконавчої влади, у триденний термін з дня їх прийняття надсилаються сектором розпорядчих документів загального відділу до органу, що здійснює контроль.

3.4.4. Керівники виконавчих органів готують за підписом міського голови, відповідного заступника міського голови, керуючого справами виконкому й надсилають до 10-го числа наступного за кварталом місяця інформацію про виконання делегованих повноважень органів виконавчої влади до органів, що здійснюють контроль за формою, затвердженою керівником органу, що здійснює контроль.

3.4.5. Виконком міськради порушує питання перед Одеською обласною державною адміністрацією та Одеською обласною радою безпосередньо. Виконавчі органи порушують питання перед Одеською обласною державною адміністрацією та Одеською обласною радою тільки через виконком.

3.4.6. Звернення до центральних органів державної влади є виключним правом міського голови, відповіді на листи міністерств та відомств можуть підписувати заступники міського голови, керуючий справами виконкому відповідно до розподілу обов'язків.

4. Організація роботи з кадрами у виконавчих органах міської ради

4.1. Загальні положення

4.1.1 Підрозділи кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування виконавчих органів міської ради у своїй діяльності керуються Конституцією України, Законами України, Постановами Верховної Ради України, Указами й розпорядженнями Президента України, Постановами і розпорядження Кабінету Міністрів України, та іншими нормативними актами. У питаннях організації і застосування методики проведення кадрової роботи та служби в органах місцевого самоврядування ці підрозділи керуються також відповідними рекомендаціями Головного управління державної служби України, Міністерства праці та соціальної політики України, Міністерства юстиції України та Пенсійного фонду України.

4.1.2. Організацію роботи з кадрами у виконавчих органах здійснює відділ кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування управління організаційно-кадрового і документального забезпечення та контролю Одеської міської ради (далі — відділ кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування), який розробляє річні та перспективні плани роботи з кадрами, здійснює заходи стосовно їх добору, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації.

4.1.3. Прийняття на службу у виконавчі органи міської ради здійснюється відповідно до ст. 10 Закону України "Про службу в органах місцевого самоврядування", шляхом конкурсного відбору або за іншою процедурою, передбаченою чинним законодавством.

4.1.4. Відділ кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування, керівники виконавчих органів міської ради та їх структурних підрозділів вивчають ділові якості осіб, які претендують на посади у виконавчих органах. З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня й ділових якостей осіб, які претендують на посади у виконавчих органах у встановленому порядку може проводитися їх стажування на цих посадах і при прийнятті на службу у виконавчих органах міської ради може встановлюватися випробувальний термін до 6-ти місяців. У випадку негативного результату випробувана особа звільняється з посади згідно із законодавством про працю.

4.1.5. Особи, які вперше приймаються на службу у виконавчих органах міської ради приймають присягу посадової особи місцевого самоврядування й підписують її текст, визначений ст. II Закону України "Про службу в органах місцевого самоврядування", про що робиться запис в трудовій книжці.

4.1.6. Без конкурсного відбору можуть бути переведені на більш високі посади службовці органів місцевого самоврядування, які зараховані до кадрового резерву або пройшли стажування, а також в інших випадках, передбачених законодавством.

4.1.7. Керівники виконавчих органів створюють умови для навчання й підвищення кваліфікації посадових осіб в навчальних закладах, центрах підвищення кваліфікації, на семінарах шляхом стажування та самоосвіти.

4.2. Порядок призначення посадових осіб виконавчих органів міської ради

4.2.1. Призначення на посади керівників виконавчих органів здійснюється за рекомендацією (поданням) першого заступника міського голови, заступника міського голови, керуючого справами згідно з розподілом обов'язків.

4.2.2. Призначення на посади заступників начальників та завідувачів відділами виконавчих органів здійснюється за рекомендацією (поданням) керівників відповідних виконавчих органів та погодженням з першим заступником міського голови, заступником міського голови, керуючим справами згідно з розподілом обов'язків. Кандидатури керівників юридичних відділів погоджуються з начальником юридичного управління.

4.2.3. Призначення на посади працівників виконавчих органів здійснюється за рекомендацією (поданням) керівників відповідних виконавчих органів. Кандидатури юристів, юрисконсультів погоджуються і начальником юридичного управління.

4.2.4. Комплект документів на призначення готується кандидатом на посаду за допомогою кадрової служби відповідного виконавчого органу та надасться до відділу кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування на перевірку та реєстрацію.

Після реєстрації комплект документів подається керуючому справами виконкому та начальнику управління організаційно-кадрового і документального забезпечення та контролю для ознайомлення.

4.2.5.Завідувач відділу кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування проводить співбесіду з кандидатом на посаду та організовує проведення його співбесіди з керуючим справами, секретарем міської ради, заступниками міського голови за їх вимогою.

4.2.6.Відділ кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування на підставі документів та згідно з резолюціями готує проекти розпоряджень та візує їх у завідувача відділу правового контролю та аналітичного забезпечення юридичного управління та керуючого справами виконкому.

4.2.7.Міський голова приймає остаточне рішення щодо призначення особи на посаду.

4.3. Порядок призначення керівників підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади міста Одеси

4.3.1 Призначення на посади керівників, крім керівників дошкільних, загальноосвітніх та позашкільних навчальних закладів, здійснюється за рекомендацією (поданням) першого заступника міського голови, заступника міського голови, керуючого справами, голови райадміністрації згідно з розподілом обов'язків.

4.3.2.У випадках, прямо передбачених чинним законодавством, при прийнятті на роботу керівників комунальних підприємств застосовується контрактна форма трудового договору. У контракті визначаються права та обов'язки сторін, термін дії контракту, умови матеріального забезпечення. Контракт складається в двох примірниках і погоджується, при проходженні співбесіди кандидата на посаду керівника, з першим заступником міського голови, заступником міського голови, керуючим справами виконкому згідно з розподілом обов'язків, а умови матеріального забезпечення — з управлінням фінансів.

4.3.3.Відділ кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування на підставі контракту (у разі необхідності), заяви, подання та інших документів за встановленим зразком, готує проект розпорядження міського голови щодо призначення особи на посаду, візує його.

4.3.4.Міський голова приймає остаточне рішення щодо призначення особи на посаду.

4.4. Терміни подачі та візування документів з кадрових питань.

4.4.1. Комплекти документів щодо призначення, звільнення, переведення та стажування на посадах осіб місцевого самоврядування подаються до відділу кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування не пізніше ніж за п'ять діб до дати призначення на посаду (звільнення тощо).

4.4.2.Комплект документів на подовження терміну перебування на службі в органах місцевого самоврядування подається за місяць до дня досягнення посадовою особою граничного віку.

4.4.3.Проекти розпоряджень міського голови "По особовому складу" візуються в юридичному управлінні строком не більше однієї доби, а у випадках незгоди посадової особи, яка візує проект розпорядження, вона письмово висловлює свою думку відносно проекту розпорядження міського голови.

5. Організація роботи з документами та здійснення контролю за їх проходженням і виконанням

5.1. Загальні положення

5.1.1.Порядок роботи з документами у виконкомі ґрунтується на вимогах Постанови Кабінету Міністрів України від 17.10.97 № 1153 "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у Міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" і державних стандартах на організаційно-розпорядчу та іншу документацію.

5.1.2.У виконкомі функціонує централізована мережна комп'ютерна система діловодства, при якій всі операції, пов'язані з проходженням службових документів, усі документи, що надіслані на адресу виконкому, після їх виконання, всі матеріали до них, зосереджуються:

• у загальному відділі — розпорядчі документи й документи загального листування;

• у відділ з роботи із зверненнями громадян — доручення стосовно звернень громадян.

Дані про них накопичуються в комп'ютерних базах даних.

Комп'ютерна мережа функціонує за окремим регламентом, складеним відділом інформаційних систем управління господарського забезпечення (далі — відділ інформаційних систем).

Щомісяця завідуючий відділу інформаційних систем готує аналітичну записку про стан комп'ютерної мережі й перспективи її розвитку, стан телекомунікаційних мереж, комп'ютерного й периферійного устаткування та надає її керуючому справами виконкому.

Електронні архіви, програмне забезпечення й бази даних документообігу супроводжуються відділом інформаційних систем з урахуванням вимог чинного законодавства.

5.1.3.Відповідальність за стан роботи з документами у виконкомі покладається на керуючого справами виконкому.

5.1.4.Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, визначається окремим документом.

5.1.5.Усі документи виконкому та інших виконавчих органів виконуються українською мовою, за винятком документів з питань міжнародних та міжнаціональних відносин, що можуть виконуватися на мові кореспондента.

5.1.6.Система здійснення контрольної роботи у виконавчих органах включає:

відділ контролю управління організаційно-кадрового і документального забезпечення та контролю (далі — відділ контролю);

контрольні служби (відділи) виконавчих органів.

5.1.7. З дієтою проведення систематичної контрольної роботи в кожному виконавчому органі повинна функціонувати контрольна служба.

5.1.8.Контрольна служба виконавчого органу може складатися з однієї або кількох посадових осіб, на яких, за наказом керівника виконавчого органу чи у відповідності до їх посадових інструкцій, покладено виконання контрольних функцій. 5.1.9.Працівники контрольної служби виконавчого органу можуть здійснювати виключно функції контролю за виконанням документів та доручень керівництва виконкому або поєднувати їх з виконанням інших обов'язків у відповідності до своїх посадових інструкцій.

5.1.10. Контролю у виконавчих органах підлягають:

1) документи центральних органів державної влади;

2) розпорядчі документи органів та посадових осіб місцевого самоврядування міста Одеси, які підлягають контролю з боку міського голови, його заступників, керуючого справами виконкому;

3) доручення міського голови, його заступників та керуючого справами виконкому;

4) розпорядчі документи Одеської обласної ради та Одеської обласної державної адміністрації, які стосуються виконання виконкомом делегованих повноважень; 5)документи загального листування, в яких встановлене завдання, або про необхідність виконання яких зазначено в резолюції; 6)доручення щодо звернень громадян; 7)плани роботи виконкому.

5.1.11. У виконавчих органах контроль здійснюють:

— за виконанням документів центральних органів державної влади, розпорядчих документів Одеської обласної ради, Одеської обласної державної адміністрації та документів загального листування — загальний відділ, відділ контролю й контрольна служба виконавчого органу;

— за виконанням доручень, які дані міським головою — організаційний відділ та контрольна служба виконавчого органу;

- за виконанням доручень заступників міського голови — консультанти заступників міського голови;

— за виконанням рішень міської ради — відділ з організації роботи ради та контрольна служба виконавчого органу;

— за виконанням розпорядчих документів виконкому і міського голови — міський голова, заступники міського голови, керуючий справами виконкому (у відповідності до останнього пункту документа), відділ контролю і контрольна служба виконавчого органу;

— за виконанням доручень щодо звернень громадян — відділ з роботи із зверненнями громадян і контрольна служба виконавчого органу;

— за виконанням плану роботи виконкому — організаційний відділ та контрольна служба виконавчого органу.

5.1.12.Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані протягом 30-ти, а документи з позначкою "терміново" — 7-ми календарних днів, якщо інше не визначено в самому документі або в резолюції.

5.1.13.Сплив встановлених резолюціями або законодавством строків виконання документів ведеться з дати їх надходження та реєстрації в секторі загального листування (канцелярії) або секторі розпорядчих документів загального відділу, або у відділі по роботі із зверненнями "громадян.

5.1.14. Документ вважається виконаним лише тоді, коли вирішені порушені в ньому питання, повністю виконана резолюція.

5.1.15. Після виконання документ потребує зняття з контролю. Процедура зняття документу з контролю залежить від його типу.

5.1.16.Працівникам виконавчих органів, незалежно від їх службового положення, забороняється приймати кореспонденцію безпосередньо від працівників установ, організацій та громадян без реєстрації. 5.1.17.Міським головою, а під час його відсутності — особою, яка виконує його обов'язки, розглядаються всі розпорядчі документи центральних органів державної влади, їх доручення та листи, листи інших центральних органів виконавчої влади, керівних органів партій, громадських об'єднань та рухів.

Копії листів, пропозицій, програм і проектів, пов’язаних з вирішенням проблем дітей та молоді, надсилаються на громадську експертизу до Молодіжної Ради міста Одеси.

5.1.18.Документи на розгляд міському голові надаються щоденно о 17.00 керуючим справами виконкому. Проекти резолюцій міського голови щодо виконання розпорядчих документів центральних органів державної влади та їх доручень готуються завідувачем загального відділу разом із завідувачем відділу контролю, проекти резолюцій щодо виконання інших документів, зазначених у п.5.1.17. - завідувачем загального відділу.

5.1.19. Усі інші документи після реєстрації передаються для розгляду заступникам міського голови, керуючому справами виконкому відповідно до розподілу обов'язків.

Одержують ці документи консультанти відділу забезпечення роботи керівного складу виконавчого комітету управління організаційно-кадрового і документального забезпечення та контролю Одеської міської ради (далі — консультанти заступників міського голови) щоденно з 16.00 до 17.00 у секторі загального листування та у відділі з роботи із зверненнями громадян.

5.1.20. Заступникам міського голови документи докладаються відповідними консультантами щоденно у визначений час, до документів, в яких йдеться про виконання документів, одержаних раніше, або є посилання на них, якими вносяться зміни та доповнення до попередніх документів, консультантами спільно з працівниками відповідних виконавчих органів підбирається вичерпна інформація, необхідна для підготовки резолюцій.

5.1.21.Як правило, документи розглядаються в день подання їх на розгляд. У виняткових випадках окремі документи можуть бути на розгляді довше, але не більш 3-х робочих днів.

5.1.22.Розглянуті документи повертаються до загального відділу і відділу з роботи із зверненнями громадян до 11.00 наступного робочого дня.

Документи з резолюціями заступників міського голови, керуючого справами виконкому передаються до виконавчих органів наступного дня після повернення їх до вищезазначених відділів.

5.1.23. Щомісяця відділ контролю готує та надає міському голові аналітичну записку з питань виконання виконавчими органами рішень міської ради, рішень виконкому, розпоряджень міського голови та доручень міського голови, контроль за виконанням яких було покладено на контрольну службу. Електронні копії аналітичних записок зберігаються в електронному архіві.

5.2. Документування розпорядчої діяльності

5.2.1.Нумерація рішень виконкому та розпоряджень міського голови єдина протягом року.

5.2.2.Копії розпорядчих документів засвідчуються печаткою сектору розпорядчих документів загального відділу.

5.2.3.Оригінали розпорядчих документів підшиваються у справи в хронологічному порядку й зберігаються в секторі розпорядчих документів загального відділу протягом двох років. Після чого передаються на збереження до архіву відділу. Електронні копії розпорядчих документів зберігаються в електронному архіві.

5.2.4. Відповідальність за збереження оригіналів розпорядчих документів виконкому покладається на завідувача загального відділу.

5.2.5. Відповідальність за виконання розпорядчого документа несуть особи, які зазначені в розпорядчому документі (рішення виконкому, розпорядження міського голови тощо), резолюції керівника, а також безпосередні виконавці.

5.2.6. Після виконання рішення виконкому чи розпорядження міського голови виконавчий орган складає доповідну записку з проханням зняти виконаний документ з контролю, адресовану посадовій особі, на яку в останньому пункті розпорядчого документа покладено контроль за його виконанням.

5.2.7. До доповідної записки додаються всі інформаційні матеріали, що свідчать про виконання документа. Посадова особа, на яку покладено контроль, ознайомившись з пакетом документів, засвідчує згоду особистим підписом, після чого пакет документів подасться до відділу контролю для підготовки та надання на розгляд міському голові, який знімає з контролю власні розпорядження та погоджує зняття з контролю рішень виконкому.

5.2.8.Рішення виконкому, які міський голова погодився зняти з контролю, та матеріали до них повертаються відділом контролю до виконавців для підготовки на розгляд виконкому проекту рішення про зняття з контролю.

5.2.9.Щомісяця сектор розпорядчих документів загального відділу готує за підписом завідувача загального відділу та надає міському голові, його заступникам, керуючому справами виконкому, відділу контролю оперативне зведення про розпорядження міського голови, контрольні строки виконання яких вичерпано. Електронні копії цих документів зберігаються в електронному архіві.

5.2.10.Сектор розпорядчих документів загального відділу веде дві комп'ютерні бази власних розпорядчих документів: пошукову та контрольну.

5.2.11.Пошукова інформаційна база власних розпорядчих документів дає можливість знайти текст рішення виконкому. Розпорядження міського голови за такими ознаками:

номер;

дата прийняття;

назва;

виконавчий орган, що готував розпорядчий документ.

Тексти розпорядчих документів міського голови та виконкому надаються загальним відділом до управління інформації виконкому для сканування.

5.2.12. Контрольна база власних розпорядчих документів включає всі контрольні пункти, в яких зазначена дата виконання й виконавець.

5.2.13.. Якщо рішенням виконкому, розпорядженням міського голови передбачається надання інформації іншими органами й установами, контроль за їх відправленням покладається на відділ контролю.

5.3. Робота з вхідними документами

5.3.1. Прийом, первинна обробка та реєстрація розпорядчих документів органів державної влади й документів загального листування, що надходить до виконкому здійснюється сектором загального листування загального відділу відповідно до затвердженої керуючим справами виконкому номенклатури справ.

5.3.2.Обробка звернень громадян здійснюється відділом з роботи із зверненнями громадян.

5.3.3.Документи реєструються в секторі загального листування загального відділу один раз — у день отримання або не пізніше наступного дня, якщо документ* надійшов у неробочий час. У разі передачі зареєстрованого документа з одного виконавчого органу до іншого, він повторно не реєструється, про це робиться відмітка в контрольній базі сектору загального листування загального відділу.

5.3.4.У подальшому в цій комп'ютерній базі фіксується все листування, пов'язане з виконанням документа.

5.3.5.Результати розгляду документів керівництвом фіксуються в резолюції. Резолюція — це напис на документі або на аркуші для резолюцій, зроблений міським головою, його заступниками, керуючим справами виконкому, секретарем міської ради, керівником виконавчого органу, що містить вказівки стосовно його виконання. Вона складається з таких елементів:

— прізвище працівника (працівників), якого (яких) необхідно ознайомити з документом;

— прізвище виконавця (виконавців);

— зміст доручення;

— термін виконання;

— прізвище посадової особи, на яку покладається контроль;

— особистий підпис керівника;

— дата.

5.3.6.Резолюції керівництва виконкому підлягають безумовному, повному та буквальному виконанню.

5.3.7.Відповідальність за виконання документа несуть усі посадові особи, які зазначені в резолюції.

5.3.8.Якщо в документа декілька виконавців, відповідальність за його виконання покладається на посадову особу, зазначену першою в резолюції, яка збирає в інших виконавців та узагальнює інформацію про хід виконання документа та зняття його з контролю.

5.3.9. При резолюції "Прошу доповісти", "Внести пропозиції» структурний підрозділ, якому доручено виконання документа, готує доповідну записку за підписом керівника структурного підрозділу та надає її до сектору загального листування (канцелярії) загального відділу, де інформація вноситься до контрольної бази даних.

Якщо документ має декілька виконавців, то доповідну записку готує посадова особа, яка першою зазначена в резолюції, на підставі інформації, наданої іншими виконавцями.

5.3.10.Консультанти заступників міського голови доповідають заступникам міського голови, керуючому справами виконкому про виконання документу, на який вони наклали резолюцію, останні висловлюють свою згоду особистим підписом.

5.3.11.Якщо заступник міського голови, керуючий справами виконкому не згоден з відповіддю, його думка з цього приводу та новий строк виконання фіксується у резолюції. Документ з резолюцією передається консультантами відділу забезпечення роботи керівного складу виконкому до сектору загального листування загального відділу для внесення інформації в контрольну базу даних, після чого, у загальному порядку, передається виконавцю.

Строк доопрацювання цих документів не повинен перевищувати 5 днів.

5.3.12. При резолюції "Підготувати відповідь" виконавчий орган, якому доручено виконання документа, готує проект відповіді на бланку виконкому — за підписом його заступника, керуючого справами виконкому.

Проекти листів за підписом міського голови готуються виконавчим органом, якому доручено його підготовку та надаються до загального відділу в надрукованому вигляді (на папері) та в електронному вигляді (на дискеті, по локальній комп'ютерній мережі, чи по електронній пошті) для перевірки, коригування та перенесення на бланк "Лист міського голови", який є бланком суворої звітності та на руки виконавцям не видається.

Проекти листів за підписом міського голови готуються за допомогою ПК у вигляді текстового файлу, що включає всі додатки до документа.

Проекти листів за підписом міського, які готуються за дорученням міського голови щодо розгляду звернень громадян, перевірки, коригування та друкування на бланку передаються в денний термін до відділу з роботи із зверненнями громадян, який надає ці проекти на підпис міського голови.

5.3.13. У разі незгоди міського голови або його заступника, керуючого справами виконкому з проектом відповіді, проект разом з документом повертаються виконавцю, як передбачено п. 5.3.11.

5.3.14. При резолюції "Надати відповідь" виконавчий орган готує відповідь за підписом керівника виконавчого органу, копію якої разом з доповідною запискою про виконання документу надає посадовій особі, яка наклала резолюцію.

При резолюціях "До відома", "До відома та використання в роботі" посадові особи, зазначені в них, повинні в місячний термін повернути документ до сектору загального листування загального відділу для формування справ.

5.3.15. Зняття з контролю розпорядчих документів Одеської обласної ради, Одеської обласної державної адміністрації та документів загального листування здійснюється посадовою особою, яка наклала резолюцію, що засвідчується особистим підписом та надписом "До справ".

5.3.16. Щотижня сектор загального листування загального відділу готує за підписом завідувача відділу та надає міському голові, його заступникам, керуючому справами, організаційному відділу оперативне зведення щодо стану виконання документів центральних органів державної влади, розпорядчих документі» Одеської обласної ради, Одеської обласної державної адміністрації, документів загального листування за резолюціями міського голови.

5.3.17. Щомісяця завідувач загального відділу готує аналітичну записку щодо стану виконання виконавчими органами документів центральних органів державної влади, розпорядчих документів Одеської обласної ради та Одеської обласної державної адміністрації й документів загального листування.

5.4. Порядок обробки та надсилання вихідних та внутрішніх документів

5.4.1. Вихідні та внутрішні документи готуються виконавчими органами з власної ініціативи, на виконання доручень керівництва виконкому або на виконання вхідних документів.

5.4.2.У подальшому в комп'ютерній базі фіксується все листування, пов'язане з виконанням документів.

5.4.3.Вихідні документи, що передбачають їх засвідчення підписом міського голови, візуються на лицьовому боці останнього аркуша другого примірника їх безпосередніми виконавцями, а також керівниками виконавчих органів, на які було покладено виконання цих документів.

5.4.4.Документи на підпис заступникам міського голови, керуючому справами виконкому подаються консультантами заступників міського голови або, при необхідності додаткових пояснень, керівниками виконавчих органів особисто.

5.4.5.Документ, підписаний у необхідній кількості примірників, надається до сектору загального листування загального відділу для реєстрації та відправлення.

5.4.6.Вихідні документи, призначені для надсилання багатьом адресатам, після реєстрації розмножуються виконавцем, копії комплектуються й разом з оригіналом та розрахунком розсилки передаються до сектору загального листування загального відділу.

5.4.7. Після розсилки всіх копій оригінал документа з розрахунком розсилки направляється до справи згідно з номенклатурою.

5.4.8.Документи, які передаються», адресатові за допомогою факсу, підлягають обов'язковій реєстрації в секторі загального листування загального відділу.

5.4.9.Документи, що оформлені із порушенням правил, передбачених цим Регламентом, для відправлення не приймаються.

5.4.10.Контроль за реагуванням на листи виконкому здійснюється виконавчим органом, який готував документ.

5.4.11.Відповіді, що отримані на вихідні документи, реєструються у секторі загального листування загального відділу, їм присвоюється номер вихідного документа.

5.4.12.Відповідь, разом з копією документа, на який вона надійшла, передасться на розгляд посадовій особі, яка підписала вихідний документ.

5.5. Порядок роботи з депутатськими зверненнями

5.5.1. Депутатське звернення надсилається депутатами відповідним органам і посадовим особам безпосередньо. Воно не потребує ніяких рішень відповідної ради про його направлення, тому й відповідь надається тільки автору звернення.

5.5.2. Порядок роботи з депутатськими зверненнями народних депутатів визначений у статті 16 Закону України "Про статус народного депутата України".

Народний депутат має право на депутатське звернення до органів місцевого самоврядування, їх посадових осіб, керівників підприємств, установ і організацій, незалежно від форм власності та підпорядкування, об'єднань — громадян з питань, пов'язаних з депутатською діяльністю, й брати участь у розгляді порушених ним питань.

Суть депутатського звернення — це викладена в письмовій формі пропозиція народного депутата, звернена до органів місцевого самоврядування, їх посадових осіб, осіб, керівників підприємств, установ і організацій, об'єднань громадян здійснити певні дії, дати офіційне роз'яснення чи викласти позицію з питань, віднесених до їх компетенції.

5.5.3. Органи місцевого самоврядування, їх посадові особи, керівники підприємств, установ і організацій, об'єднань громадян, яким адресовано депутатське звернення, зобов'язані протягом 10 днів з моменту його одержання розглянути й дати письмову відповідь. У разі неможливості розгляду звернення народного депутата у визначений строк його повідомляють про це офіційним листом з викладенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення, з урахуванням продовження, не може перевищувати ЗО днів з моменту його одержання.

5.5.4.Народний депутат, який направив звернення, може бути присутнім при його розгляді, про що він повідомляє відповідний орган місцевого самоврядування, його посадових осіб, керівників підприємств, установ і організацій, об'єднань громадян, яким адресовано депутатське звернення. Посадова особа, відповідальна за розгляд звернення народного депутата, зобов'язана завчасно, але не пізніше ніж за день повідомити народного депутата про час і місце розгляду звернення.

5.5.5.Вмотивована відповідь на депутатське звернення повинна бути надіслана народному депутату не пізніше як на другий день після розгляду звернення. Відповідь надається в обов'язковому порядку й безпосередньо тим органом місцевого самоврядування, до якого було направлено звернення, за підписом його керівника чи посадової особи, керівником підприємства, установи та організації, об'єднання громадян.

5.5.6.Відповіді на депутатські звернення народних депутатів надсилаються до експедиції Верховної Ради України на ім'я їх авторів (01008, Київ-8, вул. Садова, 3, Верховна Рада України) фельд'єгерським зв'язком.

5.5.7.Порядок роботи з депутатськими зверненнями депутатів місцевих рад визначено статтею 13 Закону України "Про статус депутатів місцевих рад".

Депутатське звернення — викладена в письмовій формі вимога депутата місцевої ради з питань, пов'язаних з його депутатською діяльністю, до органів місцевого самоврядування та їх посадових осіб, а також керівників підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, розташованих на території відповідної ради, здійснити певні дії, вжити заходів чи дати офіційне роз'яснення з питань, віднесених до їх компетенції.

5.5.8. Органи місцевого самоврядування та їх посадові особи, а також керівники підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, розташованих на території відповідної ради, до яких звернувся депутат місцевої ради, зобов'язані в десятиденний строк розглянути порушене питання та надати йому відповідь, а в разі необхідності додаткового вивчення чи перевірки дати йому відповідь не пізніше, як у місячний строк.

Якщо депутатське звернення з об'єктивних причин не може бути розглянуто у встановлений строк, депутату місцевої ради зобов'язані письмово повідомити про це з обґрунтуванням мотивів необхідності продовження строку розгляду.

5.5.9. Депутат місцевої ради може взяти участь у розгляді свого звернення, про що органи місцевого самоврядування та їх посадові особи, керівники підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності, розташованих на території відповідної ради, повинні йому повідомити завчасно, але не пізніше як за п'ять календарних днів.

5.5.10. Відповіді на депутатські запити й звернення депутатів обласної ради передаються до секретаріату обласної ради (65032, м. Одеса, проспект Шевченка, 4).

6. Порядок розгляду звернень та організації прийому громадян

6.1. Організація роботи з розгляду звернень громадян в Одеській міській раді здійснюється відповідно до Конституції України, законів України "Про місцеве самоврядування в Україні", "Про звернення громадян, відповідних указів Президента України, інструкції, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України "З діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації".

6.2. Попередній розгляд і реєстрація в мережевій комп'ютерній базі звернень громадян здійснюється відділом з роботи із зверненнями громадян Одеської міської ради (далі — відділом з роботи із зверненнями громадян).

6.3. Консультанти відділу забезпечення роботи керівного складу виконавчого комітету отримують у відділі з роботи із зверненнями громадян звернення громадян з необхідними додатковими матеріалами і передають на розгляд заступників міського голови, керуючого справами виконкому відповідно до їх компетенції, визначеної розподілом обов'язків.

6.4. Підготовка звернень громадян на розгляд міському голові здійснюється завідувачем відділу роботи із зверненнями громадян.

6.5. Якщо питання, порушені в отриманому зверненні, не входять до компетенції Одеської міської ради, звернення, в термін не пізніше п'яти днів за підписом керуючого справами, пересилаються за належністю відповідному органу або посадовій особі, про що надсилається повідомлення заявнику за підписом завідувача відділу.

6.6. Міський голова і його заступники, керуючий справами виконкому розглядають звернення громадян і дають доручення відповідним виконавчим органам, посадовим особам для вивчення, перевірки й вирішення порушених у зверненнях питань.

6.7.Організація й контроль проходження та вирішення пропозицій, заяв і скарг покладається на відділ з роботи із зверненнями громадян.

6.8.Особистий прийом громадян проводять міський голова і його заступники, керуючий справами виконкому в приймальній громадян згідно з графіком, затвердженим міським головою.

Громадяни, які звернулися під час особистого прийому до Одеського міського голови, його заступників, керуючого справами виконавчого комітету, секретаря Одеської міської ради повинні отримати на письмове звернення, залишене для реєстрації, письмову відповідь за підписом керівника, з яким вони безпосередньо спілкувалися.

6.9. Керівники виконавчих органів проводять особистий прийом громадян відповідно до затверджених ними графіків.

6.10.Усні звернення громадян на особистому прийомі міського голови та його заступників, керуючого справами виконкому реєструються в мережевій комп'ютерній базі даних, на усні звернення заявникам надається усна відповідь.

6.11.Якщо вирішити порушене в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі неможливо, воно розглядається в тому ж порядку, що і письмове звернення.

6.12.За результатами розгляду звернень громадян приймаються рішення або надається обґрунтована відповідь.

Відповіді заявникам на їх звернення, надіслані на розгляд з Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, облдержадміністрації надаються за підписом міського голови, його заступників, секретаря міської ради, керуючого справами виконкому.

6.13.Пропозиції, заяви або скарги громадян вирішуються в 30-ти денний термін від дня їх реєстрації.

6.14.У необхідних випадках міський голова, його заступники, секретар міської ради, керуючий справами виконкому можуть своєю резолюцією скоротити або продовжити терміни розгляду.

6.15.У разі неможливості вирішення проблеми в зазначені в резолюції чи визначені цим Регламентом строки, виконавець інформує про це міського голову, його заступників, секретаря міської ради, керуючого справами виконкому з обґрунтуванням необхідності продовження строку виконання і пропозиціями відносно строків остаточного вирішення питань. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів відповідно до ст. 20 Закону України "Про звернення громадян".

6.16. Довідки про результати розгляду усних чи письмових звернень, взятих на контроль за дорученнями Одеського міського голови, його заступників, секретаря міської ради, керуючого правами виконкому, підписуються керівниками виконавчих органів, підприємств, установ і організацій, яким давались відповідні доручення, або заступниками керівників у разі відсутності останніх.

6.17.Контроль завершується тільки після прийняття рішення й вжиття заходів щодо вирішення питань, порушених у зверненні. Рішення про зняття з контролю звернень громадян приймають посадові особи, які прийняли рішення про контроль. У довідках зазначається форма ознайомлення автора звернення з результатами розгляду. Довідки про наслідки розгляду звернень громадян на доручення Одеського міського голови підписують перші керівники виконавчих органів, підприємств, установ, або заступники в разі їх відсутності (відпустка, відрядження).

6.18.Розглянуті звернення разом з усіма матеріалами про їх розгляд мають бути повернені до відділу з роботи із зверненнями громадян. Документи надсилаються до справи згідно з резолюціями міського голови, його заступників, секретаря міської ради, керуючого справами виконкому.

Одеське міське управління земельних ресурсів у встановлені терміни надає відповідь заявнику та інформує відділ з роботи із зверненнями громадян. Після прийняття відповідного рішення міськради, копія якого надсилається до вищезазначеного відділу, з контролю знімається звернення та всі доповідні записки, що надавалися управлінням у процесі підготовки цього рішення.

6.19. Відповіді стосовно результатів розгляду звернень громадян, які перебувають на контролі в Адміністрації Президента України, Кабінеті Міністрів України, Секретаріаті Верховної Ради України, інших центральних органах державної влади, Одеської обласної державної адміністрації, готуються, візуються виконавцями, заступниками міського голови, підписуються міським головою або 1-м заступником міського голови, якщо йому міський голова на період своєї відсутності, доручив розпорядженням право підпису.

6.20.Відповідно до ст. 8 Закону України "Про звернення громадян" анонімні письмові звернення розгляду не підлягають.

6.21.Відділ з роботи зі зверненнями громадян регулярно аналізує характер письмових і усних звернень громадян, контролює дотримання термінів розгляду звернень, щотижня готує й подає на розгляд керуючому справами виконкому аналітичні матеріали з цього приводу. Електронні копії аналітичних матеріалів зберігаються в електронному архіві.

7. Прикінцеві положення

Цей Регламент набуває чинності з моменту затвердження його рішенням виконкому.

7.1.Внесення змін та доповнень до цього Регламенту здійснюється тільки за рішенням виконкому.

Керуючий справами

г. Одесса, 2005 г.