Аудит расчетов с персоналом

Глава 4. Методика проведения аудиторской проверки расчетов с персоналом

Проверку расчетов с персоналом необходимо разбить на несколько этапов.

В начале аудиторской проверки аудитору необходимо обратить внимание на документальное оформление трудовых отношений с работниками предприятия, которые регулируются двумя основными нормативными актами – Трудовым кодексом РФ и Гражданским кодексом РФ.

Согласно Методике проверки расчетов с персоналом по оплате труда и начислений во внебюджетные фонды при проверке необходимо обратить внимание на наличие трудовых договоров, подписанных сторонами и заверенных печатью организации, а также наличие первичных документов, которыми оформляются трудовые отношения, а именно:

1) прием на работу – форма № Т-1 – приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;

2) наличие личных карточек работников – форма № Т-2 – личная карточка работника;

3) перевод работника из одного подразделения предприятия в другое – форма № Т-5 – приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;

4) предоставление работникам предприятия отпусков – форма № Т-6 – приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

5) увольнение с работы – форма № Т-8 – приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) и т. д.

Аудит расчетов с персоналом по оплате труда необходимо начать с ознакомления аудитора с внутренними распорядительными документами, регулирующими правовые отношения работников предприятия и администрации (работодателя). Такими документами являются штатное расписание, трудовые договора (контракты) с работниками предприятия, положения по оплате труда, положения о премировании и стимулировании работников, коллективный договор и т. д.

Остановимся на некоторых из них, так как наличие или отсутствие данных документов могут иметь для предприятия как налоговые, так и правовые последствия.

Трудовые договора.

При поступлении на работу сотрудник должен написать заявление о приеме на работу на имя руководителя предприятия. В заявлении указывается дата и должность, на которую поступает сотрудник.

При приеме на работу сотрудник должен предъявить:

1) паспорт;

2) трудовую книжку;

3) свидетельство государственного пенсионного страхования;

4) военный билет для военнообязанных граждан и граждан призывного возраста;

5) диплом или другой документ об образовании, который подтверждает квалификацию работника.

На основании заявления о приеме на работу, подписанного руководителем, оформляется приказ о приеме на работу (унифицированная форма № Т-1) и трудовой договор (контракт).

Начиная с 1 февраля 2002 г. все работодатели обязаны оформлять отношения с работниками в письменном виде, т. е. с каждым работником должен быть заключен трудовой договор. Такое требование к оформлению отношений установил новый Трудовой кодекс РФ. Оформление трудовых договоров обязательно, если работник принимается на работу постоянно или по совместительству, а также для выполнения определенного объема работ.

Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя (ст. 56 Трудового кодекса РФ).

Трудовым кодексом РФ определены следующие виды договоров:

1) на неопределенный срок – в таких трудовых договорах срок, на который он заключен, не оговаривается, и договор считается бессрочным. После заключения бессрочного трудового договора, отношения между работником и работодателем регулируются Трудовым кодексом РФ;

2) срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, если иное не предусмотрено Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.

В соответствии со ст. 59 Трудового кодекса РФ работодатель может заключать срочные договоры лишь в определенных случаях, а именно:

1) при замене временно отсутствующего работника;

2) на время выполнения временных (до 2 месяцев) работ, а также сезонных работ; с лицами, поступающими на работу в организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, если это связано с переездом к месту работы;

3) для проведения срочных работ по предотвращению аварий, катастроф, эпидемий, эпизоотий;

4) с лицами, поступающими на работу в организации – субъекты малого предпринимательства с численностью до 40 работников (в организациях розничной торговли и бытового обслуживания – до 25 работников), а также к работодателям – физическим лицам;

5) с лицами, обучающимися по дневным формам обучения;

6) с лицами, работающими в данной организации по совместительству;

7) с пенсионерами по возрасту;

8) с руководителями, заместителями руководителей и главными бухгалтерами организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности.

В иных случаях заключение срочного договора является незаконным.

Расторжение срочного трудового договора производится в порядке, закрепленном в ст. 79 Трудового кодекса РФ. Срочный трудовой договор расторгается с истечением срока его действия, о чем работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за 3 дня до увольнения. Таким образом, если работодатель не предупредил работника в установленной форме о прекращении договора, то данный договор автоматически становится бессрочным.

После заключения трудового договора (контракта) гражданин становится сотрудником (работником) предприятия, который обязан соблюдать внутренний распорядок и выполнять функции, определенные условиями договора.

В соответствии со ст. 57 Трудового кодекса РФ существенными условиями трудового договора являются:

1) место работы (с указанием структурного подразделения);

2) фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя, заключивших трудовой договор; если работодателем является индивидуальный предприниматель, то в договоре указываются фамилия, имя, отчество работодателя – физического лица;

3) место работы (с указанием структурного подразделения);

4) дата начала работы;

5) наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификация в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;

6) права и обязанности работника; права и обязанности работодателя;

7) характеристика условий труда; компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях.

8) режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

9) условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

10) виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

Кроме того, в трудовом договоре необходимо предусмотреть все выплаты, компенсации и льготы, которые работник будет получать, выполняя ту или иную работу. Например, если работник будет получать дополнительные отпуска, кроме дополнительных отпусков, предусмотренных законодательством, если работник будет проходить обучение за счет организации, если работнику будут выплачиваться сверхнормативные суточные за дни в командировке и т. д.

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами: работником и работодателем – физическим лицом или представителем работодателя – юридического лица (ст. 67 Трудового кодекса РФ).

Штатное расписание.

Основанием для начисления заработной платы работникам предприятия является штатное расписание. Штатное расписание составляют по форме № Т-3, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». В штатном расписании указывают:

1) перечень структурных подразделений;

2) наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации работников;

3) сведения о количестве штатных единиц;

4) размер окладов, тарифных ставок;

5) размер надбавок по должностям.

Коллективный договор.

Коллективный договор – это правовой документ, регулирующий социальные, трудовые и иные отношения работодателя, в лице его представителей, и работниками предприятия.

Содержание и структура коллективного договора определяются сторонами, но в любом случае в содержание договора в обязательном порядке должны быть закреплены нормативные положения, если они закреплены в законодательных и нормативных актах.

Кроме того, в коллективный договор могут быть включены обязательства работодателя, а именно:

1) формы, системы и размеры оплаты труда работников;

2) выплата различных пособий и компенсаций;

3) занятость, переобучение, условия освобождения работников;

4) рабочее время и время отдыха;

5) улучшение условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи;

6) гарантии и льготы работникам;

7) сроки выплаты заработной платы;

8) контроль за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон;

9) другие вопросы, определенные сторонами.

В коллективном договоре с учетом финансово-экономического положения работодателя могут устанавливаться льготы и преимущества для работников, условия труда, более благоприятные по сравнению с установленными законами, иными нормативными правовыми актами и соглашениями (ст.

41 Трудового кодекса РФ).

Коллективный договор заключается на срок не более 3 лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного коллективным договором. Стороны имеют право продлить действие коллективного договора на срок не более 3 лет.

Действие коллективного договора распространяется на всех работников данной организации, ее филиалов, представительств и иного обособленного структурного подразделения.

Положения об оплате труда (премировании).

Одним из основных документов, в соответствии с которым рассчитывают заработную плату работников, является положение об оплате труда. При составлении положения об оплате труда необходимо указать:

1) форму и системы оплаты труда работников предприятия (повременную, сдельную, сдельно-премиальную и т. д.);

2) указать категории работников, получающих премии;

3) установить виды премий и надбавок (за выполнение особо важного задания, за выполнение определенных показателей и т. д.);

4) установить условия выплаты премий и надбавок;

5) определить порядок начисления премий и надбавок;

6) установить размер премий и надбавок.

Необходимость наличия положения об оплате труда на предприятии позволит учесть данные выплаты в составе расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, в соответствии с п. 2 ст. 255 Налогового кодекса РФ.

На следующем этапе аудитору на основании данных главной книги и расчетно-платежных ведомостей необходимо проверить соответствие данных синтетического и аналитического учета. К регистрам синтетического учета относятся журналы-ордера и главная книга, а аналитического учета – расчетно-платежные ведомости по заработной плате. Проверка производится путем сопоставления на одну и ту же дату сальдо по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в главной книге и по расчетно-платежной ведомости. Результаты проведенной проверки можно оформить в виде таблицы.

Таблица № 1. Результаты проведенной проверки сальдо по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Далее путем сопоставления данных журнала-ордера № 1 «Касса» и дебетовых оборотов главной книги по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» необходимо сверить суммы заработной платы, выданной работникам из кассы, за каждый месяц проверяемого периода.

Также аудитору необходимо проверить соответствие данных о начисленной заработной плате по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» по данным главной книги и данным по расчетно-платежной ведомости. Результаты проверки можно оформить таблицей.

Таблица № 2. Результаты проверки при сопоставлении данных журнала-ордера № 1 «Касса» и дебетовых оборотов главной книги по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Из анализа данных, приведенных в таблице, аудитор может определить в каком периоде, и в какой сумме возникли расхождения. Эта информация будет использована в дальнейшем при составлении аудиторского отчета.

Хозяйственные операции по начислению заработной платы в бухгалтерском учете организации отражаются бухгалтерскими проводками:

Дебет счета 20 «Основное производство»,

Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – начислена заработная плата производственным рабочим;

Дебет счета 23 «Вспомогательное производство»,

Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – начислена заработная плата вспомогательным рабочим;

Дебет счета 25 «Общепроизводственные расходы»,

Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – начислена заработная плата рабочим,

занятым обслуживанием производств;

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы»,

Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – начислена заработная плата управленческому персоналу;

Дебет счета 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»,

Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – начислена заработная плата работникам обслуживающего хозяйства.

Начисление пособий по временной нетрудоспособности, а также других выплат за счет средств социального страхования отражается проводкой:

Дебет счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»,

Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Если организация производит выплаты материальной помощи, вознаграждений, доплат и разного рода иных выплат за счет собственных средств, то данные операции отражаются проводкой: