Бизнесхак на каждый день 2.0

1. Минные растяжки

Никогда не полагайтесь только на свою память: удержать в ней все вопросы и задачи невозможно.

Продумайте те точки, в которых нужно фиксировать важные напоминания, рабочие вопросы для обсуждения, чек-листы и т. д.

Их называют минными растяжками. Бытовой пример такой растяжки – записка на двери, в которой указан список вещей для путешествия. Здесь реализован ключевой принцип: растяжка должна находиться в том месте, которое вы не пропустите.

Пример из моей практики: к каждой еженедельной встрече с руководителем готовится список вопросов в Evernote.

Любой вопрос, который возникает в течение недели, сразу туда записывается (даже если нет времени, можно записать его кратко, чтобы не забыть, и подробно расшифровать чуть позже). Перед началом каждой встречи просматривается одна заметка в Evernote – все вопросы уже в ней, ничего не будет пропущено.

Перед подготовкой к спортивному соревнованию можно положить чек-лист с необходимым инвентарем на паспорт или кошелек – тот предмет, который вы точно не забудете перед выходом из дома.

Если вы часто пишете похожие электронные письма, используйте шаблон и перечислите в нем темы, на которые нужно обратить внимание. Это отличный способ сэкономить время и не забыть о важных вопросах.

Некоторые авторы книг по личной эффективности рекомендуют переворачивать зубную щетку, чтобы не забыть о каком-либо важном вопросе утром.

Минные растяжки можно использовать не только для того, чтобы ничего не упустить самому, но и для того, чтобы проверять других.

Есть известная история от сооснователя издательства МИФ об одном из российских руководителей, который закупил тираж деловой книги для своих топ-менеджеров и в каждой книге на 35-й странице написал: «Дочитаешь до этого момента, зайди ко мне – обсудим». Говорят, что никто не зашел…

Любопытная история с проверкой связана с группой Van Halen и M&Mʼs[5]. Не поручусь, что это правда (вероятнее всего, все-таки да: на некоторых западных сайтах мне удалось найти даже скриншот с изображением соответствующего пункта в контракте), но ход мыслей, как говорилось в известном анекдоте, мне нравится…

У этой группы в контракте было требование: в гримерной должна стоять чаша с конфетами M&Mʼs. Казалось бы, ничего неординарного. Но был один небольшой нюанс: в чашке не должно было находиться коричневых конфет, и это указывалось в контракте.

Дело не в том, что музыканты издевались над организаторами мероприятий и совсем зазнались. Вокалист группы Дэвид Ли Рот объяснял это так: у группы довольно сложное оборудование, требование по его настройке и, соответственно, огромное количество нюансов в контрактах. И если музыканты замечали коричневые конфеты в гримерке, то понимали, что организаторы концерта не прочитали внимательно контракт и, скорее всего, другие важные мелочи тоже не учтены.

2. Четыре обеда

Схема следующая.

1. Найдите партнера «на обед» – человека, который поддержит вас в развитии и при этом не даст отказаться от собственных обещаний. Здорово, если это будет коллега, и неважно, из какого отдела (даже хорошо, если это будет чужой отдел – очень ценный обмен опытом). Вы можете даже выбрать коллегу случайным образом.

2. Договоритесь о четырех обедах. Обед – это условность. Можно встречаться по скайпу. Можно ужинать за бокалом вина. Можно обедать в офисе. Длительность встречи – 45–60 минут. Первый обед назначайте сразу, как решитесь, а следующие – на каждом очередном.

3. Пусть во время обеда каждый рассказывает о прошедшей неделе и делится:

• своими победами – что ему удалось на неделе, что хорошо получилось;

• уроками или ошибками, из которых он сделал выводы;

• планами и обещаниями – что хочется попробовать на грядущей неделе, что он будет делать по-другому.

Такой формат общения и мотивирует, и вдохновляет, и позволяет сплотиться, подружиться, лучше узнать о рутине, проблемах и процессах коллег из других отделов. Очень эффективно!

3. Don’t Break the Chain

Это простой метод, который оказывается весьма эффективным для многих людей.

Суть его в том, чтобы начать цепочку из дней, проведенных с полезной привычкой (или, наоборот, без вредной), и постараться не прерывать ее как можно дольше.

Например, вы принимаете решение не начинать день с проверки электронной почты и отмечаете на календаре дни, в которые соблюдали это ограничение.

Или решаете не курить как можно дольше, если сейчас страдаете от этой привычки.

Главное – продержаться первые дни, а дальше вас захватит азарт, и вам не захочется прерывать длинную успешную цепочку дней!

На практике для применения этого инструмента можно либо распечатать и повесить на стену календарь, либо купить или скачать приложение для смартфона или планшета (например, это Don’t Break The Chain https://goo.gl/mJssW9).

4. Лягушки по утрам

Глеб Архангельский, основоположник российской школы тайм-менеджмента, рекомендует начинать день с небольших, но неприятных дел – так называемых лягушек (у испанцев есть поговорка «Каждый день съедай лягушку»). Выполнение неприятного дела подарит вам облегчение и приятное настроение на весь день. А вот если его не сделать, оно будет висеть дамокловым мечом до конца дня.

5. 1000 важных дел в году

Каждый вечер я пишу три самые важные бизнес-задачи на следующий день. Это помогает мне концентрироваться и с легким сердцем отказываться от мелких бесконечных дел, завершать день с чувством удовлетворения. Я делаю более тысячи важных дел в году.

Добавим: если вы привыкли записывать задачи не на бумаге, а в смартфоне, то к этому бизнесхаку от Яны подойдут приложения One Big Thing и JustFree.

6. «День сурка» для предпринимателя

Чтобы не бояться неудач и при этом двигаться вперед, я придумала правило «День сурка».

Выбрала пять дел на каждый день:

• два дела, которые приносят деньги;

• два дела, которые развивают меня в этом направлении;

• одно дело (занятие) как отдых и перезагрузка.

Приняла решение, что в этом режиме буду жить год. У меня 365 «дней сурка», и все идет хорошо! Если же какие-то процессы не налажены, я прекращаю жить в этом режиме и сразу же чувствую, что результат не такой, как хотелось бы. «День сурка» помогает мне сохранять спокойствие, идти за мечтой, поддерживать финансовый уровень.

7. Развернутый экран

Уже завтра нужно сдать статью или главу книги, но вот никак не удается дописать первую страницу. Ну правильно: на улице кризис, интересно же, что там с ценами на нефть, с курсом доллара, да еще кто-то лайкнул пост в Facebook…

Разверните на полный экран свой документ в Word или каком-нибудь другом текстовом редакторе: это позволит вам сосредоточиться только на текущем документе, не отвлекаясь на другие элементы рабочего стола.

Добавим, что в том же Word и других приложениях MS Office можно свернуть ленту инструментов, чтобы совсем минимизировать все отвлекающие элементы. Чтобы свернуть ленту, нажмите Ctrl + F1.

8. Правило двух минут

Очень простое, но полезное правило: если можете сделать что-то за две минуты, сделайте не откладывая. Если не можете – не держите в голове: перенесите в бумажный ежедневник, в план Evernote, поставьте напоминание в смартфоне или в электронной почте. Ничего не доверяйте своей памяти – она изменяет.

9. Правило пяти минут

Если вам нужно заняться неприятной или неинтересной для вас задачей, договоритесь с собой о том, что посвятите ей только пять минут. Сложно найти доводы, чтобы не выделить такое небольшое время на задачу. Это позволит преодолеть прокрастинацию и начать – а дальше вы, скорее всего, втянетесь и сможете поработать над проблемой больше пяти минут.

10. Всего один день

Мы часто не можем сделать что-то важное, все откладывая и откладывая это на потом.

Попробуйте выделить для этого один день.

В этот день ничего не делайте – кроме этого дела.

Почта отключена, смартфоны выключены, уведомления в соцсетях отключены – только вы и это дело.

11. Структурная прокрастинация

Главный принцип прокрастинации был сформулирован еще 85 лет назад и звучит примерно так: «Любой человек может сделать любой объем работы, если это не то, что нужно делать сейчас».

Джон Перри, автор книги «Искусство прокрастинации»[6], предлагает это использовать и обманывать себя, размещая в своих списках дел в качестве первых задач не самые важные, – и тогда вы будете «прокрастинировать» и откладывать их, приступая к другим, якобы неважным. Такой вот метод структурной, как ее называет автор, прокрастинации.

Да, метод структурной прокрастинации кажется самообманом – но чуть позже, когда мы будем говорить про теорию игр в свете личного развития, вы поймете, что это не самообман, а игра между вашим «я», желающим добиться поставленных целей, и «я», желающим отдыха, сна, безделья, мгновенных наград и т. д.

Так что обманывать себя не так уж и зазорно, если вы обманываете «ленивую» часть «я», добиваясь своего.

Вот так может выглядеть список дел «структурного» прокрастинатора:

12. Стерильная кабина

Термин «стерильная кабина» – из авиации[7].

При взлете и посадке – наиболее ответственных, сложных и опасных этапах – в кабине допускаются разговоры только на темы, связанные с полетом. Когда высота уже набрана, можно обсуждать последние игры Лиги чемпионов, новости и все прочее. Но не на взлете.

Устройте и вы себе «стерильную кабину» – время и пространство для сосредоточенной работы и концентрации.

Если вы работаете дома – обговорите с близкими, что в определенное время вас нельзя беспокоить (или сделайте табличку с двумя цветами: красный – нельзя отвлекать или входить в комнату, зеленый – можно). А для коллег, которые тоже работают удаленно, установите в календаре встречу на ваше «стерильное» время и назовите ее, например, «мораторий на встречи и звонки» (спасибо Артему Степанову за идею!). Расскажите коллегам, что в это время можно звонить только по срочным делам.

13. Спасите наше время: RescueTime

Первый шаг к экономии времени – учет. Он позволяет понять, на что уходят ресурсы и где есть резервы.

Программа RescueTime осуществляет мониторинг времени, проведенного вами за компьютером. Вы узнаете, на какие сайты вы тратите больше всего времени, сколько часов посвятили электронной почте, на что отвлекались, какие сайты посещали.

Программа может заблокировать бесполезные сайты.

Для смартфона пригодится программа Moment, которая поможет проанализировать, сколько времени вы с ним проводите, и внедрить новые полезные привычки, сократив это время – особенно его «бесполезную» долю.

14. Баланс между личным и бизнесом

Каждый вечер делитесь друг с другом пятью хорошими вещами, которые произошли за день. Подводите итоги, узнавайте, что каждого из вас радует, сближайтесь. Подробнее читайте в книге «Мой муж – предприниматель»[8].

15. Пятнадцать минут в день на Facebook: StayFocusd

StayFocusd – это надстройка для браузера, которая ограничивает время на бесполезных сайтах.

Вы можете самостоятельно решить, сколько минут в день готовы потерять на развлекательных порталах (и определить их список). Время, установленное вами, отводится на все сайты из списка, его нельзя разделить.

Во время пользования запрещенными сайтами иконка приложения в правом верхнем углу браузера будет становиться красной. Когда до конца отведенного на развлечения времени останется пять минут или всего одна, программа вас об этом оповестит.

Как только вы исчерпаете время, сайты станут недоступными до конца дня.

Программу можно активировать только на будни.

16. Никогда не делайте несколько дел одновременно

Почему многие жалуются на нехватку времени?

Ведь всегда и у всех количество времени одинаково.

Но вот внешних раздражителей прибавилось. Это и электронная почта (о ней мы поговорим в отдельном разделе – это очень важно), и социальные сети, и мобильная связь с программами-мессенджерами и т. д.

Интуитивно сложно догадаться, что постоянное «дерганье» и переключение с одной задачи на другую крайне неэффективно.

Наоборот, у вас создается иллюзия движения, активной работы, постоянной занятости.

Но с нейробиологией не поспоришь – многозадачности не существует. Рейс 401 компании Eastern Airlines[9], к величайшему сожалению, разбился из-за невозможности людей концентрироваться на нескольких задачах (и трагической случайности). При посадке в Майами командир корабля опустил рукоятку выпуска шасси, но соответствующая лампочка не загорелась. Капитан полез разбираться, задел штурвал (и отключил автопилот), позже привлек помощника, бортинженера и механика из Boeing, который – так уж вышло – тоже летел этим рейсом в кабине. Все занимались извлечением лампочки из панели и просто забыли про управление самолетом, который врезался в болото. А оказалось, что лампочка просто перегорела, хотя шасси работало.

17. Кайросы

Некоторые задачи невозможно привязать к конкретной дате или тем более к определенному времени. Они должны выполняться при наступлении определенных обстоятельств или в момент посещения определенного места. Такие обстоятельства и называют кайросом («благоприятный момент» на древнегреческом) – в противоположность хроносу (последовательно текущему времени).

Например:

• буду в офисе – спрошу у Виктора Николаевича о его проекте;

• буду проезжать мимо банка – зайду продлить договор;

• приеду к родителям в гости – оплачу квитанции за дом.

Попробуйте использовать стикеры в ежедневнике – их можно переносить на другой день, если в этот день не сложилось, не было кайроса.

Кроме того, вы можете сделать интеллект-карту, где на первом уровне будут ваши кайросы, а на нижнем – соответствующие им задачи.

Выполненные дела можно отмечать какой-либо иконкой, переносить в отдельную интеллект-карту выполненных задач или попросту удалять.

Еще один вариант для работы с кайросами – приложения для смартфона, позволяющие привязать задачу к определенному месту на карте, а не ко времени.

Подробнее о кайросах вы сможете прочитать в книгах гуру тайм-менеджмента Глеба Архангельского.

18. Самое продуктивное время

Обязательно проведите анализ – в какое время вы наиболее продуктивны, если вы еще не выяснили это при помощи специальных наблюдений.

Для этого нужно в течение недели-двух вставать пораньше, пробовать работать ночью, рано утром, днем.

Обычно у большинства людей спад активности происходит днем после обеда. Это отличное время для короткого дневного сна, о котором мы говорили ранее.

Пики продуктивности чаще всего приходятся на утро и вечер.

Не проверяйте в самое продуктивное время электронную почту. Оставьте это время для ключевых задач, требующих концентрации, энергичности, осознанности.

Наименее продуктивное время оставьте для простых дел – это могут быть задачи из квадрантов C и D, рутинные составляющие задач из квадрантов A и B, спортивные тренировки, изучение легкой, но полезной бизнес-литературы, отдых.

Кстати, согласно исследованиям Дэна Ариели, эксперта по поведенческой экономике и профессора психологии, у подавляющего большинства людей самое продуктивное время – с 9 утра до полудня (40 % опрошенных), на втором месте – период с 6 до 9 утра (более 20 % опрошенных).

19. Отказ от новостей

За последние годы про цифровой детокс вышло несколько хороших книг («Цифровая диета»[10], «Интеллектуальный инсульт»[11]). Нассим Талеб[12] писал про важность отказа от новостей еще в «Черном лебеде»[13] и пришел к очень интересному выводу: чем дольше живет идея, тем выше вероятность, что она продолжит жить. Рольф Добелли, основатель getAbstract и автор отличной книги «Философия хорошей жизни»[14], работает над новой книгой News Diet – в ней он аргументированно объясняет, почему новости вредны и что читать взамен.

Незачем тонуть в потоках некачественного контента и отсеивать его, когда есть фундаментальные книги, авторы, пресса и концепции. Их значимость вечна или долгосрочна. Даже на них у нас не хватает времени, поэтому изучать информацию, значимость которой сохраняется 5–10 минут, обидно. Бесценный и ограниченный ресурс – внимание – может тратиться на генерирование знаний (написание статьи, чтение учебника, посещение тренинга) или на генерирование эмоций (чтение новостей в сети).

Условно говоря, лучше читать Бертрана Рассела, которого изучают и издают уже очень давно. А новость про скачок курса акций компании N на 0,3 % будет значимой в течение 15 минут и забудется. А вот потраченного на нее времени (внимания) не вернешь.

Еще один важный аргумент для отказа от новостей (во всяком случае, от тех, которые не важны для профессиональной деятельности): негативные новости привлекают больше внимания и способствуют повышению рейтинга. Про авиакатастрофу или другое печальное событие говорят несколько дней в подавляющем большинстве СМИ. Получается, что такой «негативный отбор» формирует не очень веселую новостную картинку, хотя мы живем в один из самых благополучных и безопасных периодов истории.

20. Слепая печать

Что такое слепая десятипальцевая печать?

При такой печати каждый палец отвечает только за определенные символы (нельзя нажимать на эти клавиши другими пальцами).

При этом пользователь смотрит на экран или на текст, который перепечатывает.

Это навык, доведенный до автоматизма, – вы не задумываетесь, где находится та или иная клавиша. Благодаря этому скорость значительно выше, чем при «зрячей» печати.

Какие преимущества вам даст освоение слепой печати?

Сэкономится время при работе с почтой, отчетами, любым текстом.

Высвободится время на более сложные и важные задачи.

Улучшится осанка.

Меньше станет портиться зрение.

Уменьшится количество опечаток.

Снизится утомляемость.