Бухгалтерия для небухгалтеров. Перевод с бухгалтерского на человеческий - читать бесплатно онлайн полную версию книги автора Алексей Евгеньевич Иванов (Глава 1 Бухгалтерия не разберется: зачем нужен бухучет и что бывает, когда руководитель не понимает бухгалтера) #4

Глава 1 Бухгалтерия не разберется: зачем нужен бухучет и что бывает, когда руководитель не понимает бухгалтера

От работы бухгалтера зависит, как выглядит бизнес со стороны. Бухучет формирует картину финансового положения компании для всего внешнего окружения: от государства до кредиторов и инвесторов. Собственники и менеджмент тоже пользуются бухгалтерскими данными для принятия управленческих решений. Если в вашем бизнесе это не так, то либо бухгалтер не формирует нужную информацию, либо вы не знаете, что ее можно спросить с бухгалтерии. В первой главе рассказываю, чем бухгалтерия полезна бизнесу, как может навредить и из чего складывается итоговый результат ее работы.

1.1 Бухучет не для налоговой: невероятно, но факт!

Если спросить у российского предпринимателя, почему его компания ведет бухгалтерский учет, обычно слышишь в ответ: этого требует государство. Он думает, что если бы законодатель разрешил упразднить бухгалтерию, то можно было бы вздохнуть с облегчением. Предприниматели реально верят, что бухгалтерский учет ведется для налоговой инспекции, а их бизнесу только мешает работать. Это полная ерунда. На основании данных бухгалтерского учета исчисляется только один налог и то не всегда.

Минфин с конца 1990-х годов последовательно отделяет бухгалтерский учет от налогового. Например, налогооблагаемая прибыль считается по правилам, которые совсем не похожи на правила определения прибыли в бухучете. И это логично, потому что и цели этих видов учета, и потребители информации – разные. Налоговый учет ведется для государства, которому надо собрать денег, а бухгалтерский – для собственников, управленцев и кредиторов компании, которым нужно знать, как дела у бизнеса.

Вот основные налоги, которые платит компания на общей системе налогообложения:

• налог на добавленную стоимость (НДС);

• налог на прибыль организаций;

• транспортный налог;

• земельный налог;

• налог на имущество организаций.

Посмотрим, как используется бухучет для расчета каждого из них.

Чтобы исчислить НДС, необходимы специальные налоговые документы – счета-фактуры, книги покупок и книги продаж. Они ведутся независимо от бухгалтерского учета. Индивидуальные предприниматели, например, могут не вести бухучет, но НДС считают без проблем.

Налог на прибыль считают по данным налогового учета, который специально ведется для определения суммы налогооблагаемой прибыли. Недостаточно квалифицированные бухгалтеры смешивают налоговый учет с бухгалтерским. Они ведут налоговый учет по требованиям Налогового кодекса, но используют при этом инструменты бухгалтерского учета. Получается обычно не очень хорошо, ибо красивой бывает помесь двух красивых животных. Например, зубробизон. А помесь красивого и некрасивого животного почему-то всегда получается уродливой. Вот и от скрещивания бухгалтерского учета с налоговым получается лошак.

Сумма транспортного налога зависит от мощности двигателей транспортных средств компании. В бухучете мощность двигателя не фигурирует, а налоговая сама узнает эти данные от гаишников.

Земельный налог рассчитывается на основании кадастровой стоимости земельных участков, принадлежащих компании. Кадастровая стоимость в бухучете не отражается – земельные участки учитываются по стоимости приобретения. Налоговой вас сдадут сотрудники Росреестра.

И лишь при расчете налога на имущество используется бухучет. В некоторых случаях Налоговый кодекс требует определять стоимость налогооблагаемой недвижимости на основании бухгалтерских регистров. Эта стоимость служит базой для расчета суммы налога. Но и здесь в последние годы государство старается отойти от использования бухгалтерских оценок: для большинства объектов недвижимости налог уже считается, исходя из кадастровой стоимости.

Еще компании платят страховые взносы на обязательное страхование работников, которые формально не являются налогом. Но с точки зрения собственника бизнеса представляют собой такой же отъем денег государством. С 2017 года исчисление и уплата этих взносов даже переданы под контроль Федеральной налоговой службы. И здесь та же картина: данные бухучета не используются для вычисления страховых платежей. Налоговую интересует расчет страховых взносов, составленный по утвержденной форме вне зависимости от того, ведется бухгалтерский учет или нет.

Таким образом, последняя тоненькая ниточка, на которой пока держится миф о том, что бухучет ведется для налоговой – налог на имущество организаций. И эта ниточка уже довольно ветхая.

1.2 Шок, отрицание, принятие: для кого на самом деле ведется бухучет

Бухгалтерский учет имеет дело с ресурсами бизнеса и их денежной оценкой. Из бухучета можно узнать, какие ресурсы были раньше, а какие есть сейчас, откуда они взялись, сколько стоят и как много денег бизнес заработал для своих собственников.

Пользователи бухгалтерской информации делятся на две группы: внешние и внутренние. Так их называют, потому что внутренние пользователи находятся внутри компании, а внешние – вне ее.

Внешние пользователи – это государство, инвесторы, кредиторы и другие стейкхолдеры, которым интересно знать, как идут дела у компании, чтобы принимать решения по взаимодействию с ней. Банк оценивает платежеспособность компании, чтобы оценить, под какую ставку давать кредит и давать ли его вообще. Инвестор хочет понять, стоит ли вкладывать деньги в компанию. Кредитор оценивает перспективы возврата долга. Государство интересуется бухгалтерскими показателями для макроэкономического прогнозирования и контроля за исполнением законов.

Внешние пользователи обычно имеют дело с конечным продуктом бухгалтерского учета – финансовой отчетностью, которая доступна любому желающему. В России с 2020 года все компании сдают финансовую отчетность в ГИРБО – государственный информационный ресурс бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Главный внутренний потребитель бухгалтерских данных – собственники и менеджмент компании. Эти ребята тоже пользуются финансовой отчетностью, но им доступна и более детализированная бухгалтерская информация. Бухгалтерский учет поставляет данные, необходимые на разных уровнях управления компанией: от очень подробной для линейных руководителей до максимально обобщенной для топ-менеджеров и владельцев бизнеса. И такая информация охватывает все сферы деятельности компании, связанные с деньгами.

Например, начальник отдела снабжения планирует закупки на ближайший месяц. В аналитике по счету учета материалов он увидит, какие позиции и по какой стоимости есть на складе. Финансовому директору для планирования бюджетов подразделений такие подробности знать ни к чему – для него важно понимать текущую обеспеченность бизнеса деньгами и источники их поступления в ближайшее время. Из бухучета он возьмет данные об остатках на расчетных, валютных и специальных счетах, в кассе, стоимости ценных бумаг и величине краткосрочной дебиторской задолженности. Генеральный директор решает, сохранять продуктовую линейку или прекратить ее производство. Для этого нужно знать себестоимость, выручку от продаж и прибыли или убытки, связанные с этой линейкой. Такие данные можно увидеть на счете продаж.

Но все это работает, только если руководители могут правильно сформулировать свои информационные потребности, а бухгалтер достаточно компетентен. Бухгалтерский учет – это язык бизнеса и главная система поддержки принятия управленческих решений. И вестись он должен так, чтобы снабжать полезной информацией бизнес, а не государство. Зарплату бухгалтеру ведь платят из кармана собственника, а не из госбюджета.

1.3 Тетя Маша из бухгалтерии: с ней вам не по пути

Если в вашей компании бухучет не помогает принимать решения, а главбух выполняет только функцию оберега от налоговой, причин может быть две.

Собственники и менеджмент не вникают в бухгалтерию.

В бухгалтерии завелась тетя Маша.

Первую причину можно устранить, прочитав эту книгу. Со второй сложнее. Кто же такая тетя Маша? Это собирательный образ российского как бы бухгалтера, о котором я когда-то написал на Клерк. ру, после чего ее имя стало мемом. Тетя Маша – бухгалтер только по должности, а на самом деле она – профессиональный убийца рабочего времени. Вот несколько фактов из жизни моей любимицы:

1. Тетя Маша не любит ничего нового. Все новое хуже старого – уж она-то знает. Именно тетя Маша больше всех сопротивляется переходу на новый релиз бухгалтерской программы и приводит кучу убедительных доводов. Настоящая причина – она не хочет разбираться с новым интерфейсом, и боится, что не найдет привычные кнопочки.

2. Тетя Маша не доверяет технологиям. Итоговые суммы после 1C и Excel пересчитывает на калькуляторе. При выявлении расхождений вручную правит цифры в программе. За это тетьмаш люто ненавидят айтишники.

3. Тетя Маша искренне уверена, что ее главная задача – считать налоги. Если компанию не оштрафовали, тетя Маша считает, что она сработала хорошо. Если при этом налогов не переплатили, тетя Маша чувствует моральное право на премию. Но если спросить ее, например, на какой продукции компания зарабатывает больше, она скажет, что это работа экономиста.

4. Тетя Маша не видит за формой сути. Часто она отлично разбирается, в какие сроки нужно сдавать форму СЗВ-М и в какую графу формы 6-НДФЛ вписывать суммы налоговых вычетов. Если начальник разрабатывает форму внутреннего отчета, тетя Маша становится гуру графы № 12 и охранительницей дополнительной вкладки на листе № 5. Зачем нужна эта информация и нужна ли она в принципе, тетя Маша не задумывается. Но точно знает, откуда ее брать.

5. Тетя Маша не читает нормативку. Она больше доверяет опыту других тетьмаш. Когда появляется необходимость научиться чему-то новому, самые продвинутые тетьмаши гуглят, остальные устраивают консилиум с чаем и печеньками. Так на свет рождаются несуразные отчеты и новые штрафы.

6. Тетя Маша не любит работать. Она любит ходить на работу. Там у нее всегда есть вкусняшки и приятная компания. Из-за этого за несколько дней перед отчетной датой у тети Маши начинается аврал. Близкие уверены, что тетя Маша работает много. Иногда так думает и ее начальник. На самом деле тетя Маша работает неэффективно.

Не все обитатели бухгалтерий обоих полов – тети Маши. Там хватает и настоящих профессионалов, и людей, способных ими стать. Но образ профессии, к сожалению, формируют именно эти зомби от бухучета. Почему зомби? Когда тетя Маша дорастает до главбуха, в тетьмаш превращается вся бухгалтерия. Увидели у себя такую – гоните в шею. Не нужно никаких сожалений, вы делаете благое дело – спасаете свой бизнес и ее подчиненных!

1.4 Что бизнес может подцепить от тети Маши: административная и налоговая ответственность

Кроме отсутствия пользы для бизнеса, связи с тетей Машей приводят к грустным финансовым последствиям. Они перечислены в Кодексе Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ) и Налоговом кодексе (НК РФ). Первый карает за ошибки в бухучете, второй – за ошибки в налогах. Государство иногда пересматривает величину штрафов и вводит новые, поэтому, когда вы будете читать эту книгу, что-то может измениться – смотрите первоисточник.

Штрафы за нарушения в бухгалтерском учете

Нарушение кассовой дисциплины (статья 15.1 КоАП РФ)

Оштрафовать могут за нарушение порядка работы с наличными и порядка ведения кассовых операций. Еще – за нарушение требований об использовании специальных банковских счетов. Размер штрафа на должностных лиц (руководителя и главного бухгалтера компании) – 4–5 тысяч рублей. Но это нарушение предусматривает еще и автоматическое наложение штрафа на компанию, причем для нее сумма в десять раз выше – 40–50 тысяч рублей. Штрафуют не только за вопиющие нарушения типа неполного оприходования выручки – это когда у организации имеются «черная» и «белая» кассы. Можно схлопотать штраф, например, за сверхлимитный остаток наличности в кассе или за оплату товара на сумму более 100 тысяч рублей в рамках одного договора.

Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету (статья 15.11 КоАП РФ)

По этой статье есть шесть составов нарушения:

Занижение сумм налогов и сборов не менее, чем на 10 %, вследствие искажения данных бухгалтерского учета. Например, вы построили здание. Тетя Маша вовремя не перевела его из незавершенного строительства в основные средства. Из-за этого вы заплатили вдвое меньше налога на имущество, чем положено. Ждите штрафа.

2. Искажение любого показателя бухгалтерской отчетности, выраженного в денежном измерении, не менее, чем на 10 %. Например, вы отгрузили товары покупателю. Он вовремя не оплатил их, залога или поручительства у вас нет. Такой долг называется сомнительным. Скорее всего, денег по нему вы уже не получите. Бухгалтер должен перестать показывать эту задолженность в балансе как актив и признать убыток. Не сделал этого – штраф. Тетя Маша в таких случаях обычно ждет три года – до истечения срока исковой давности, но это неправильно.

3. Регистрация не имевшего места факта хозяйственной жизни, либо мнимого или притворного объекта бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета. Например, вы захотели получить кредит, но банк посмотрел финансовую отчетность и отказал. Тетя Маша нарисовала «левую» выручку, которая не подтверждена договорами и первичкой. Банк сообщил налоговой. Штраф в студию! А еще и посадить могут. Серьезно.

4. Ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых регистров бухгалтерского учета. Например, тетя Маша ведет «черную» и «белую» бухгалтерию так, что о существовании первой узнали налоговики или финмониторинг. Однозначно, штраф, но одним штрафом и тут дело не закончится.

5. Составление бухгалтерской отчетности не на основе данных, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета. Например, тетя Маша ведет более-менее достоверный учет для руководства, а отчетность составляет такую, какая не вызовет вопросов у налоговой инспекции. Штраф, а как вы думали?

6. Отсутствие первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности и аудиторского заключения в течение установленных сроков хранения. Например, приняла тетя Маша к учету партию товаров, а накладную, сопровождающую их поступление, не получила. Поверила на слово поставщику, что тот «потом довезет» или потерял. Кого это волнует? Штраф.

За подобные шалости главбуха либо руководителя компании оштрафуют на 5–10 тысяч рублей. При повторном залете – на 10–20 тысяч рублей, либо дисквалифицируют на 1–2 года. Штраф взыскивается не с компании, а с должностного лица. Вроде бы плохой бухгалтер наказывает сам себя. Но это работает, только если отношения с бухгалтером оформлены официально.

В малом бизнесе распространена схема обхода официальных отношений. В учетной политике компании пишется, что на основании пункта 3 статьи 7 закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, учет ведется руководителем самостоятельно. На самом деле это делает черный аутсорсер, который получает зарплату из неучтенного кэша и не числится в штате. В этом случае ошибки бухгалтера оплачиваются из личного кармана руководителя. Особенно неприятно вдруг оказаться дисквалифицированным – это означает, что директор на срок дисквалификации теряет право руководить компанией. Если у вас отношения с бухгалтером построены именно так, то задумайтесь: нужны ли вам такие риски.

Непредставление бухгалтерской отчетности (статьи 15.6, 19.7 КоАП РФ)

Штраф налагается за непредставление или несвоевременное представление финансовой отчетности в органы государственной статистики и налоговую инспекцию. За госстатистику возьмут 300–500 рублей на должностное лицо и 3–5 тысяч рублей на компанию в строгом соответствии со статьей 19.7 КоАП РФ. За налоговую – 300–500 рублей на должностное лицо по статье 15.6 КоАП РФ и 200 рублей за каждую форму отчетности на компанию по статье 126 НК РФ.

Штрафы за налоговые правонарушения

Прейскурант содержится в главе 16 «Виды налоговых правонарушений и ответственность за их совершение». Вдобавок санкции накладываются на должностных лиц – здесь уже работает знакомый нам КоАП РФ. Приведу наиболее распространенные виды подобных «залетов» и их стоимость.

Нарушение сроков представления налоговой декларации (статья 119 НК РФ)

Штраф на компанию – 5 % от неуплаченной в срок суммы налога или страховых взносов за каждый полный или неполный месяц просрочки. При этом штраф не может быть меньше 1 тысячи рублей и больше 30 % от суммы налога в декларации. Если не вовремя сдать нулевую отчетность, то за каждую декларацию оштрафуют на 1 тысячу рублей.

Невыполнение налоговым агентом обязанности по удержанию и (или) перечислению налогов (статья 123 НК РФ)

Если компания обязана удержать или перечислить налог, а она этого не сделала или сделала не вовремя, штраф составит 20 % от неперечисленной суммы. Например, такая обязанность есть в отношении дивидендов, выплачиваемых учредителям.

Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (статья 120 НК РФ)

Грубое нарушение – это отсутствие любого первичного документа, налогового регистра или несвоевременное отражение хозяйственной операции. Например, если у компании на упрощенной системе налогообложения отсутствует книга учета доходов и расходов. Штраф 10–30 тысяч рублей на компанию. Если при этом занижена сумма налога, то штраф составит уже 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тысяч рублей.

Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля (статьи 126, 126.1, 129.1 НК РФ)

Штраф 200 рублей с компании за каждый непредставленный вовремя документ, который она обязана самостоятельно сдавать в налоговую, и 500 рублей за каждый представленный документ, который содержит недостоверные сведения. Если налоговая затребовала документы при проведении налоговой проверки или контроле конкретной сделки, то на руководителя компании дополнительно будет наложен штраф 5 тысяч рублей за уклонение от представления документов. Такой же штраф предусмотрен, если вы представите документы с заведомо недостоверными сведениями или вовсе откажетесь передать их налоговой. Если это происходит не первый раз в течение календарного года, то штраф составит уже 20 тысяч рублей.

Неуплата или неполная уплата сумм налога, сбора, страховых взносов (статья 122 НК РФ)

Штраф по этой статье составляет 20 % либо 40 % от недоплаченной суммы. Сколько именно – зависит от наличия умысла в действиях налогоплательщика.

По нижней планке пойдут ошибки в расчетах, допущенные по невнимательности. Моргнула тетя Маша, отвлеклась на чай с печеньем и начислила меньше налога, чем должна была. А тут некстати налоговая проверка. Готовьтесь отдать 20 %. Например, компания получала выручку 1 000 000 рублей в месяц в течение года и должна была уплатить за год 720 000 рублей налога по упрощенной системе налогообложения, но тетя Маша случайно пропустила нолик и обложила налогом не 12 000 000, а 1 200 000 рублей. Размер штрафа составит 129 600 рублей. Серьезная сумма для малыша.

Хуже будет, если налоговая решит, что вы схематозите. Штраф будет вдвое больше. Насчет того, как налоговики доказывают умышленность занижения налогов, рекомендую почитать Письмо Федеральной налоговой службы (ФНС) России от 13.07.2017 № ЕД‑4–2/13650@ «О направлении методических рекомендаций по установлению в ходе налоговых и процессуальных проверок обстоятельств, свидетельствующих об умысле в действиях должностных лиц налогоплательщика, направленном на неуплату налогов (сборов)», над которым потрудились специалисты ФНС и Следственного комитета. Основные действия, которые вызывают подозрения налоговиков:

• искусственные договорные отношения;

• имитация реальной экономической деятельности через подставных лиц.

К первым, например, относится популярная схема дробления бизнеса на несколько юрлиц и индивидуальных предпринимателей. Если вам кажется, что так можно сохранить возможность применения налоговых спецрежимов, да еще и наличку выводить через ипэшника, – одумайтесь. Когда дойдет дело до налоговой проверки, налоги пересчитают, как если бы вы работали в рамках одного юрлица. А сверху еще 40 % прилетит. За труды, так сказать.

Ко второй – работа с фирмами-однодневками. Налоговая при нынешнем уровне автоматизации вычисляет такие схемы на раз-два. То, что многие компании считают своей коммерческой тайной, давно секрет Полишинеля. Попробуйте воспользоваться бесплатными сервисами проверки контрагентов. Вы удивитесь, как много информации о бизнесе есть в открытом доступе. А программные возможности Федеральной налоговой службы гораздо мощнее. И ниточка в итоге приведет к конечному бенефициару схемы.

Кстати, низкая квалификация бухгалтера в этом письме упоминается как обстоятельство в пользу штрафа в 20 %. Вот она, реальная польза от тети Маши.

Пеня (статья 75 НК РФ)

Если пропущен срок платежа, но сумма налога исчислена верно – штрафа не будет, зато будет пеня. Первые 30 дней – 1/300 ставки рефинансирования, умноженная на сумму неуплаченного налога за каждый день просрочки, затем – 1/150 ставки рефинансирования. Приведу пример со ставкой рефинансирования 7,5 %, хотя Центральный банк наверняка изменит это значение к тому времени, когда вы будете читать книгу. Любят там ставку туда-сюда двигать и смотреть, как экономика реагирует.

Допустим, не заплатили вы вовремя один миллион рублей налога. За первые тридцать дней просрочки уплаты накапает 7 500 рублей пени (1 000 000 рублей × 7,5 % / 300 × 30 дней). Следующие тридцать дней обойдутся уже в 15 500 рублей. Из приятного: со штрафа пени не возьмут – только с самой суммы налога.

1.5 Я все отдам: можно ли удержать штрафы с главбуха

Некоторые предприниматели думают, что с главбуха можно удержать суммы штрафов и пеней, возникшие по его вине. Опасное заблуждение. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) сильно ограничивает такую возможность.

В обычных условиях главбух, как и любой работник, отвечает за причиненный работодателю ущерб по статье 241 ТК РФ в пределах своего среднего месячного заработка. Исключения перечислены в статье 243 ТК РФ:

• недостача вверенных ценностей;

• умышленное причинение ущерба;

• причинение ущерба в состоянии опьянения;

• причинение ущерба в результате преступных действий или административного правонарушения;

• разглашение тайны;

• причинение ущерба не при исполнении трудовых обязанностей.

Эта же статья допускает полную материальную ответственность главбуха в других случаях, но только если она предусмотрена трудовым договором. Верховный суд в пункте 10 Постановления № 52 от 16.11.2006 подчеркнул, что иных оснований заставить главбуха оплатить всю сумму ущерба нет.

Но даже если с главбухом заключен договор о полной материальной ответственности в соответствии со статьей 238 ТК РФ, возмещать он обязан только прямой действительный ущерб. То есть, если главбух присвоит деньги компании или психанет и разобьет компьютер, за это придется заплатить сполна. А если из-за неправильных действий главбуха компанию оштрафуют, материальной ответственности не возникнет. Такова сложившаяся судебная практика.

Пример 1:

Определение Судебной коллегии по гражданским делам Московского городского суда от 26.03.2012 по делу № 33–6435. Суть дела: главбух брал наличку из кассы для зачисления на расчетный счет. Но до банка доносил только часть денег. Присудили компенсировать всю сумму недостачи.

Пример 2:

Апелляционное определение Московского городского суда от 14.12.2017 № 33–51403/17. Суть дела: главбух просрочил сдачу отчетности в Пенсионный фонд. Компании прилетел штраф 57 тысяч рублей. Директор решил взыскать эту сумму с главбуха. Первая инстанция поддержала работодателя, но апелляция поправила: штраф – это не возмещение ущерба третьим лицам, о котором говорится в статье 238 ТК РФ, а наказание за бездействие работодателя. Решение первой инстанции отменили, главбух избежал материальной ответственности.

Снимаем розовые очки и вспоминаем, что ТК РФ повернут лицом к работнику. Работодателю приходится иметь дело с совсем другой частью тела.

1.6 Факты хозяйственной жизни: что отражается в бухучете

Работа бухгалтера начинается с регистрации фактов хозяйственной жизни, которые влияют на имущественное положение и финансовые результаты деятельности компании. Факты хозяйственной жизни – объект бухгалтерского учета, который появился в России относительно недавно. Точнее, сам объект, конечно, был и раньше, но такое имя он получил только в 2011 году после принятия нового закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ. До этого факт хозяйственной жизни сначала назывался «хозяйственная операция», а позже – с середины 90-х – «факт хозяйственной деятельности». Не буду комментировать важность работы Минфина по переименованию учетных объектов. Просто объясню, что означает этот термин независимо от текущего названия.

Закон определяет факт хозяйственной жизни как сделку, событие, операцию, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. Звучит не слишком понятно, поэтому сначала разберу составляющие определения, потом приведу примеры.

Набор понятий «сделка, событие, операция» в этой конструкции собран для того, чтобы охватить все возможные действия, из-за которых появляется факт хозяйственной жизни:

1. Сделка – две или несколько компаний договорились о поставке товара, выполнении работ, оказании услуг или чем-то еще. Важно, что с каждой стороны было волеизъявление.

2. Событие происходит независимо от воли участников. Например, закрытие кафе из-за пандемии или пожара – это событие.

3. Операция – действие в цепочке других действий. Например, сделка по поставке нескольких партий товаров у поставщика приведет к нескольким продажам. Каждая продажа будет состоять из операций признания выручки, списания себестоимости и определения финансового результата.

Вторая часть определения ограничивает круг сделок, событий и операций, которые являются фактами хозяйственной жизни. Они должны влиять на другие объекты бухгалтерского учета, о которых я расскажу в следующей главе. Если сделка, событие или операция изменяет финансовое положение компании или движение денежных средств, то при ее отражении изменятся активы или пассивы. Если изменяется финансовый результат деятельности компании, то из-за факта хозяйственной жизни изменятся доходы, расходы, прибыли или убытки. То есть факт хозяйственной жизни всегда можно оценить в деньгах.

Пример 1:

От поставщика поступили материалы на сумму 100 000 рублей. Это факт хозяйственной жизни, поскольку у покупателя меняется величина активов (становится больше запасов на 100 000 рублей) и пассивов (становится больше кредиторской задолженности на ту же сумму).

Пример 2:

Вы уволили сотрудника. Это факт хозяйственной жизни, поскольку у вас увеличивается обязательство по выплате ему компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении и уменьшается оценочное обязательство по предстоящей оплате отпусков.

Пример 3:

Вы наняли сотрудника. Это еще не факт хозяйственной жизни, поскольку подписание трудового договора не изменяет оценку активов, пассивов, доходов или расходов. Когда сотрудник приступит к работе, обязательства по оплате труда возникнут. Но пока их нет – отражать в бухучете нечего.

Резюмирую: факт хозяйственной жизни – это первая костяшка домино, за которой валятся все остальные. Если бы не было фактов хозяйственной жизни, не было бы и бухучета – за ненадобностью. Финансовая отчетность составлялась бы единожды и больше не изменялась. Но жизнь не терпит статики. В том числе – хозяйственная.

1.7 Группировка и систематизация: как бухгалтерия обрабатывает данные

Для того, чтобы из разрозненных фактов хозяйственной жизни сложилась цельная картина имущественного положения бизнеса и финансовых результатов его деятельности, информация о свершившихся фактах хозяйственной жизни проходит три этапа обработки. На каждом этапе уровень обобщения повышается, а количество документов уменьшается. Пойдем снизу вверх.

Первичные учетные документы и оправдательные документы

Все факты хозяйственной жизни регистрируются в первичных учетных документах (Source Documents) или попросту – первичке. Это требование статьи 9 закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ. Нет документа – значит, и факта хозяйственной жизни не было. Бухгалтер не имеет права придумывать несуществующие факты хозяйственной жизни, даже если полностью уверен в том, что они были. Первичный документ – это свидетельство о рождении факта хозяйственной жизни. Без него факт хозяйственной жизни – асоциальный маргинал непонятного происхождения, следы о котором аудиторы заставят вычищать из бухгалтерских регистров и финансовой отчетности.

Для каждого типа фактов хозяйственной жизни применяются свои первичные документы. Например, оказанные услуги обычно фиксируются актом об оказании услуг, поступление денег в кассу сопровождается приходным кассовым ордером, а материалы в производство списываются по требованию-накладной.

До 2013 года первичку нужно было составлять строго по формам, которые установлены альбомами унифицированных форм первичной учетной документации. Их в конце 90-х разработал Госкомстат – предшественник Росстата. С 1 января 2013 года коммерческим организациям унифицированные формы применять не обязательно. Закон № 402-ФЗ делегирует выбор форм первички руководителям компаний. Руководитель утверждает формы вместе с учетной политикой компании, и затем они применяются в течение как минимум года.

Исключение – кассовые документы. Приходные и расходные кассовые ордера, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств, кассовая книга, платежные и расчетно-платежные ведомости составляются по унифицированным формам. Это требование Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Первичка должна содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;

• дату составления документа;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание факта хозяйственной жизни;

• измерители факта хозяйственной жизни в натуральном и денежном выражении – рубли и, например, штуки;

• должности лиц, ответственных за факт хозяйственной жизни и правильность его оформления;

• личные подписи этих лиц с расшифровкой.

В теории свобода форм нужна компаниям, чтобы расширять или сужать набор реквизитов, исходя из своих информационных потребностей. Нужно вам в среднем бизнесе иметь в первичке код подразделения или статьи бюджета, чтобы было удобнее разносить затраты – добавляете. Не нужно в условной шаурмячной – убираете. Но практика вносит свои коррективы. Огромную долю рынка бухгалтерского софта занимает фирма 1С. А в ее продуктах формы первички основаны на унифицированных. Поэтому в большинстве бухгалтерий малого и среднего бизнеса первичка выглядит одинаково.

Первичка должна составляться в момент совершения факта хозяйственной жизни или непосредственно после его окончания. Ответственность за это и за соответствие данных в документе факту хозяйственной жизни лежит на тех, кто его подписал. Главбух отвечает только за правильность дальнейшей обработки документа.

Первичка не обязательно должна быть бумажной. Закон № 402-ФЗ разрешает составлять первичные учетные документы в электронном виде и подписывать их электронной подписью. Я очень поддерживаю такой формат. Электронный документооборот ускоряет прохождение документов между контрагентами и внутри компании в несколько раз. При этом бухгалтерии не приходится заниматься обезьяньей работой – вбиванием в компьютер данных с бумажного документа, куда они попали с другого компьютера.

С 2022 года вступил в силу федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». В нем введен термин, который прежде в бухучете не использовался, – оправдательные документы. Это полезная новация, она позволяет отделить первичные учетные документы от других документов, отражающих факты хозяйственной жизни. Практика показывает, что не все бухгалтеры разделяют эти понятия. Отсюда и нелепые требования типа обязательного предоставления в бухгалтерию счета на оплату или наличия подписи поставщика на товарной накладной для принятия ее к учету.

Оправдательный документ – это документ, который содержит информацию о факте хозяйственной жизни. Он составляется не для бухгалтерского учета, а для юридической фиксации этого факта. Поэтому он может не содержать все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные законом № 402-ФЗ. Вот типичные оправдательные документы:

• договор;

• кассовый чек;

• квитанция об оплате.

При этом оправдательный документ может содержать реквизиты, которые не требуются в бухгалтерском учете, но нужны для оформления гражданско-правовых отношений. Например, подписи представителей контрагента, которые фиксируют передачу ценностей одной стороной и приемку другой. Бухгалтерия традиционно требует документы, которые подписаны с обеих сторон, и раньше это не было большой проблемой. Но в пандемию с массовым переходом на удаленку подписание документов стало болью. Хотя боль-то фантомная: статья 9 закона № 402-ФЗ требует наличия в первичном документе подписи лица или лиц, ответственных за совершение операции и ее оформление со стороны компании. Эти ребята берут на себя ответственность за то, что факт хозяйственной жизни зафиксирован в первичном документе корректно, и его можно принимать к учету.

Если оправдательный документ содержит все обязательные реквизиты первичного, его можно принимать к учету без составления отдельного первичного документа. Это распространенная практика, но по умолчанию такие документы не являются первичными. Акт приемки-передачи имущества или товарная накладная составляются не для бухгалтерского учета. Но раз в них есть все необходимое для принятия объекта к учету или списания, грех бухгалтеру этим не пользоваться.

Первичные учетные документы могут составляется на основе оправдательных. Такая конструкция давно существует, новый стандарт просто дал имя имеющейся сущности. Например, чтобы отразить в бухучете списание дебиторской задолженности подотчетного лица, нужен первичный документ – авансовый отчет. Он составляется на основе кассовых и товарных чеков, билетов и других документов, которые обосновывают затраты подотчетника, и содержит информацию о них. Вот эти документы и являются оправдательными.

Регистры бухгалтерского учета

Первый этап бухгалтерской работы закончен – все факты хозяйственной жизни зарегистрированы в первичке. Но первичный документ – всего лишь фиксация факта, а бухучет должен дать пользователям понимание, как под влиянием зарегистрированных фактов хозяйственной жизни меняются объекты учета (о них я расскажу в главе 2): активы, обязательства, капитал, доходы и расходы. Для этого бумажное или электронное море первички нужно упорядочить. И здесь на помощь приходят бухгалтерские регистры.

Слово «регистр» происходит от латинского «registrum» – список. Бухгалтерские регистры используются для накопления и систематизации данных первички. В классической бухгалтерии они могут иметь форму реестров, ведомостей, журналов и книг. Фактически это таблицы, в которых данные сгруппированы по определенным признакам. Например, это карточки счетов или ведомости. Стандарт ФСБУ 27/2021 устанавливает требования к регистрам. Из этих требований можно понять, как организуется обобщение первички:

1. Полнота. В регистрах хранятся данные, необходимые всем пользователям. Подробности – в главе 5.

2. Хронологическая и систематическая запись. Данные обобщаются по датам фактов хозяйственной жизни (хронологическая запись) и по бухгалтерским счетам (систематическая запись). Подробности – в главе 4.

3. Синтетический и аналитический учет. Данные группируются иерархично: от субконто к субсчетам и синтетическим счетам. Подробности – в главе 4.

4. Системность информации. Целое равно сумме частей: хронологическая и систематическая запись, данные аналитического и синтетического учета, данные бухгалтерского учета и финансовой отчетности должны «биться» друг с другом.

5. Обоснованность учетных записей. Записи в регистрах формируются только на основе первичных документов. Нет документа – нет записи.

6. Достоверность информации. Данные должны отражаться без пропусков и искажений в тех периодах, когда фактически произошли факты хозяйственной жизни. Подробности – в главе 5.

7. Своевременность информации. Данные должны попадать в регистры так быстро, чтобы успеть учесть их при составлении ближайшей финансовой отчетности. Подробности – в главе 5.

8. Юридическая значимость учетных записей. Данные регистров подтверждают наличие и величину объектов бухгалтерского учета

Единых установленных форм бухгалтерских регистров не существует, за исключением некоторых кассовых документов. Формы регистров разрабатываются главбухом каждой конкретной компании и утверждаются директором. Но есть обязательные реквизиты, установленные законом № 402-ФЗ:

• название регистра;

• имя компании;

• даты начала и окончания ведения регистра;

• хронологическая и (или) систематическая группировка объектов учета;

• стоимость объектов учета и единица измерения этой стоимости;

• наименования должностей ответственных за ведение регистра;

• личные подписи этих сотрудников с указанием фамилий и инициалов.

Регистры не обязательно вести на бумаге, допустима электронная форма. В современных бухгалтерских программах аналитика многомерная, все это добро перевести в бумажный вид бывает проблематично. Но если договор или закон обязывает предоставлять бумажный регистр, его придется распечатать и подписать.

Финансовая отчетность

«Бухгалтерская (финансовая) отчетность – информация о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период, систематизированная в соответствии с требованиями, установленными настоящим Федеральным законом», – так говорит закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обращаясь к себе в третьем лице. Переведу, это определение, но сначала объясню, что такое отчетный период и отчетная дата.

Отчетный период – это не период, когда сдается отчетность, а период, за который она сдается. Почему-то первая трактовка очень распространена среди бухгалтеров. «Не беспокоить, у меня отчетный период!» – знакомо? Можете смело отвечать, что отчетный период у тебя закончился, начался период подготовки отчетности. Отчетная дата – последний календарный день отчетного периода.