Бюджетирование и контроль затрат в организации

После того как составлены операционные (функциональные) бюджеты необходимо обобщить информацию, которая получена с их помощью для формирования основных бюджетов: бюджета доходов и расходов (БДиР), бюджета движения денежных средств (БДДС), и расчетного (планового) баланса.

При составлении основных бюджетов важна последовательность работы над ними.

В рекомендациях отечественных специалистов по бюджетированию обычно предполагается следующая последовательность составления основных бюджетов:

Объясняется это тем, что процесс составления основных бюджетов призван обеспечить сбалансированность текущих затрат и текущих поступлений, первоначальных затрат и внешних источников поступления денежных средств, прочих вложений и прочих источников поступления средств. Эта сбалансированность достигается тесным взаимодействием основных бюджетов друг с другом.

В специальной и учебной литературе приводятся и такие аргументы в защиту предлагаемой последовательности составления основных бюджетов:

Во-первых, бюджет доходов и расходов (БДиР) более привычен для руководителей, экономистов, бухгалтеров (в виде отчета о прибылях и убытках, о финансовых результатах);

Во-вторых, БДиР не только показывает предполагаемую рентабельность бизнеса, но и задает структуру издержек производства, текущих затрат бизнеса;

В-третьих, в этом бюджете динамика продаж обычно представляется «по отгрузке», что также более привычно для отечественных руководителей, экономистов бухгалтеров9.

Зарубежные специалисты, имеющие значительный опыт организации бюджетирования в условиях рынка предполагают начинать составление основных бюджетов с бюджета движения денежных средств (БДДС).1 Они считают, что бюджетный отчет о прибылях и убытках и бюджетный баланс включают в себя информацию, содержащуюся в операционных (функциональных) бюджетах и бюджете движения денежных средств. Исходя из этого, примем порядок составления бюджетов (и изложение его в пособии) по следующей схеме:

3.1. Бюджет движения денежных средств

Денежные средства любой организации являются в рыночной экономике важнейшим ресурсом. Организация в каждый данный момент может испытывать дефицит денежных средств, недостаток их для обеспечения соответствующего уровня финансово-хозяйственной деятельности или иметь избыток средств на балансовых счетах, что также нежелательно, так как означает неспособность руководства эффективно использовать столь ценный ресурс. Бюджет движения денежных средств помогает организации избежать нежелательного «простоя» и дефицита денежных средств.

Бюджет движения денежных средств позволяет руководителям организации регулировать денежные потоки (приток или отток денежных средств) таким образом, что бы избежать появление наличности в значительной степени, превышающей ее текущие потребности, заранее переводя излишние средства в краткосрочные инвестиции. И, наоборот, своевременно выявлять нехватку наличности и закрывать временный ее дефицит банковским кредитом.

Общая цель бюджета движения денежных средств, помочь руководителям управлять своими денежными средствами так, чтобы, с одной стороны, иметь необходимое их количество, с другой стороны, получать как можно более высокий доход от вложения временно свободных денежных средств.

Бюджет движения денежных средств как плановый документ включает ожидаемый приход и расход денежных средств в течение планируемого периода. Приход формируется по источникам поступления средств, расход – по направлению использования. Ожидаемое сальдо (остаток) денежных средств сравнивается с минимальной суммой денежных средств, которая устанавливается руководством, и которая должна постоянно поддерживаться на необходимом уровне. Минимальная сумма денежных средств представляет своего рода «буфер», позволяющий ослабить влияние непредвиденных обстоятельств или просчетов в планировании.

Ее величина связана также с уровнем деловой активности организации: она будет несколько больше в период высокой деловой активности, чем во время спада ее. Для повышения эффективности управления денежными средствами определенная часть суммы может находиться на депозитных счетах.

Разработка бюджета движения денежных средств начинается с определения источников и составных частей возможных поступлений денежных средств в предстоящий бюджетный период. Здесь отражаются только те денежные средства или информация финансовых документов, которые реально могут поступить на расчетный счет или иным образом в данный бюджетный период.

Эти источники могут быть двух видов: внешние поступления (кредиты и инвестиции) и внутренние (доходы от реализации произведенной продукции, услуг и внереализационные доходы).

При определении объемов поступления средств за произведенную продукцию в данный конкретный период (обычно месяц) необходимо иметь в виду, что отгрузка произведенной продукции во времени не совпадает с поступлением денежных средств за нее. В результате образуется дебиторская задолженность, которая неизбежно влечет за собой невозможность оплаты понесенных в том же периоде затрат и образование кредиторской задолженности. Решить эту проблему можно с помощью плана-графика поступления денежных средств, составляемого как приложения к бюджету продаж на основе анализа заключенных договоров на поставку продукции. Кроме этого необходимо корректировать первоначальные наметки бюджета движения денежных средств для обеспечения достаточного количества денежных средств для функционирования организации.

По направлению использования денежные средства подразделяются на финансирование текущих операций, капитальных (первоначальных) затрат, прочих расходов.

Статья раздела «текущие операции» обусловлены спецификой хозяйственной деятельности организации ее реальным финансовым положением.

Содержание статьи «капитальные (первоначальные) затраты» определяется конкретными вспомогательными или специальными бюджетами.

Прочие расходы бюджета движения денежных средств обычно включают статьи: выплаты процентов за кредиты, возврат кредитов и займов, выплаты дивидендов и прочие расчеты с инвесторами, расчеты с бюджетом.

В результате сопоставления всех поступлений денежных средств и их использовании за один и тот же период образуется статья бюджета движения денежных средств – кассовый рост или уменьшение средств. Рост возникает в случае превышения поступления денежных средств над их использованием, соответственно – при превышении расхода денежных средств над их приходом за один и тот же период.

Бюджет движения денежных средств составляется на основе балансового метода, поэтому первой статьей его является начальное сальдо (остаток), а последней – конечное сальдо (остаток). При этом конечное сальдо предыдущего периода всегда является начальным сальдо для следующего периода. Конечное сальдо данного периода является алгебраической суммой начального сальдо и кассового роста или уменьшение за тот же период.

В таблице 16 приведен бюджет движения денежных средств, составленный по условным данным.

3.2. Бюджет доходов и расходов (БДиР)

Бюджет доходов и расходов – финансовый план – показывает соотношение всех запланированных доходов от реализации продукции (услуг) со всеми видами расходов, которые предполагается понести организации в плановый период.

Иными словами бюджет доходов и расходов – это документ, показывающий соотношение затрат и результатов финансово-хозяйственной деятельности за определенный плановый (бюджетный) период.

Основная цель бюджета доходов и расходов – показать руководителям предприятия эффективность хозяйственной деятельности каждого структурного подразделения и организации в целом в предстоящий период, установить лимиты (нормативы) основных видов расходов, прибыли, проанализировать и определить резервы формирования и увеличения прибыли, оптимизации налоговых и других отчислений в бюджет, формирования фондов накопления и потребления и т. п.

Составления бюджета доходов и расходов необходимо начинать с разработки прогнозов сбыта и бюджета продаж, затем предстоит определить прямые (переменные) затраты, которые отражаются в трех основных статьях: а) оплата сырья, товаров, материалов и комплектующих, приобретенных у поставщиков; б) оплата операционных (производственных, эксплутационных) расходов непосредственно связанных с ростом или уменьшением объема продаж; в) расходы на оплату труда основного производственного персонала.

Необходимая информация для определения объема продаж и прямых (переменных) затрат предоставляется операционными бюджетами: бюджетом продаж, бюджетом прямых материальных затрат, бюджетом прямых затрат на оплату труда (см. таблицы 1, 8, 10).

Кроме того, добавляется информация о текущих расходах (расходах на период) о прочих доходах и расходах и о величине налога на прибыль.

Бюджет доходов и расходов содержит в едином формате план всех прибыльных операций организации и тем самым позволяет проследить влияние операционных и других бюджетов на годовой бюджет прибылей.

Если величина чистой прибыли мала по сравнению с объемом продаж или собственным капиталом, бюджет доходов и расходов пересматривается.

Зарубежные специалисты называют бюджет доходов и расходов бюджетным отчетом о прибылях и убытках. В составе бухгалтерской отчетности в отечественном бухгалтерском финансовом учете предусмотрена форма № 2 аналогичного названия «Отчет о прибылях и убытках». Однако, как отмечено выше, цель составления бюджета доходов и расходов по своему экономическому смыслу совсем иная и его формат определяет не только систему целевых показателей, но и содержание других основных бюджетов.

Бюджет доходов и расходов позволяет понять различие между прибылью и денежным потоком (информацией о денежных поступлениях и выплатах). Признание прибыли базируется на принципе начисления в момент возникновения прав на получение денежных средств или обязательств их выплатить, который далеко не всегда совпадает с моментом поступления и выплат денежных средств.

Кроме того, некоторые статьи бюджета доходов и расходов отражают неденежные расходы или доходы, например, амортизацию, создание резерва по сомнительным долгам, которые в бюджете движения денежных средств не отражаются.

В таблице 17 приведен бюджет доходов и расходов на примере условных данных.

тыс. д. е.

3.3. Расчетный баланс

Расчетный баланс – это прогноз соотношения активов и пассивов (обязательств) организации (бизнеса, проекта, структурного подразделения) в соответствии со сложившейся (фактической) структурой активов и обязательств и ее изменением в процессе реализации других бюджетов.

Назначение расчетного баланса – показать, как изменится стоимость организации в результате занятий данным видом бизнеса, хозяйственной деятельности организации в целом или ее отдельного структурного подразделения в течение бюджетного периода.

Расчетный баланс показывает, насколько увеличится стоимость ресурсов организации, бизнеса или самостоятельного подразделения которыми они оперируют в предстоящий бюджетный период. Он демонстрирует динамику стоимости активов, их жизнеспособность.

Без расчетного баланса невозможно осуществить полноценный финансовый анализ, рассчитать многие финансовые коэффициенты, которые используются для оптимизации финансового состояния организации.

Специалисты по постановке бюджетирования предлагают разрабатывать расчетный баланс по международной методике, а не пользоваться формой № 1 и ее модернизированными вариантами.

Расчетный баланс отличается от бухгалтерского баланса не только форматом, но и назначением. Это видно при сравнении отдельных моментов методологического характера.

Расчетный баланс обычно составляется по укрупненной номенклатуре статей, отражающей наиболее важные виды активов и пассивов. Главная особенность формата расчетного баланса по международным стандартам – расположение статей активов и пассивов в порядке убывания их ликвидности.

Источники информации для расчетного баланса можно взять из данных бухгалтерского учета и составленных ранее операционных и основных бюджетов.

Так, информация о составе внеоборотных активов может быть получена из данных бухгалтерского учета, а также из бюджета капиталовложений, содержащего информацию о приобретениях и реализации этих активов.

Налоговые обязательства отражены в бюджете доходов и расходов.

Данные о собственном капитале компании можно почерпнуть из документов, касающихся предлагаемых эмиссий и изъятий капитала.

Прогноз нераспределенной прибыли на конец текущего года включает нераспределенную прибыль предыдущих лет и прибыль, заработанную в текущем году. Поскольку прогнозный баланс на следующий год составляется после всех остальных бюджетов в конце текущего финансового года, величину нераспределенной прибыли уже можно оценить достаточно точно.

Объем готовой продукции и материальных запасов можно узнать из бюджетов производства и закупок материалов соответственно. Запас материалов рассчитан в бюджете закупок (таблица 7).

Банковский овердрафт приведен в бюджете закупок и равен остатку по банковскому счету на конец бюджетного года.

Объемы дебиторской и кредиторской задолженностей можно определить исходя из информации о сроках поступлений и выплат, которые используются при составлении бюджета движения денежных средств.

Для того, чтобы составить расчетный баланс введем дополнительные данные к условному примеру. Ниже приведены данные по внеоборотным активам организации.

тыс. д. е.

Собственный капитал и резервы в 2000 году составили 13 960 тыс. д. е. Для расчетного баланса дебиторская задолженность взята 18 % от объема продаж III квартала, 90 % от объема продаж IV квартала, текущая кредиторская задолженность составит 50% от объема закупок.

Расчетный баланс составлен по укрупненной номенклатуре (таблица 19)

тыс. руб.

Бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств и расчетный баланс должны представляться на рассмотрение планово-финансовой комиссии (бюджетной комиссии, бюджетному комитету) вместе с рядом финансовых коэффициентов предусмотренных внутрифирменным бюджетированием.

Применяемые в финансовом планировании коэффициенты обеспечивают высшее руководство организации информацией о финансовом состоянии того или иного бизнеса (как в прошлом, так, и применительно к бюджетированию, в будущем).

Для целей бюджетирования коэффициенты позволяют оценить прогнозируемое финансовое положение организации на предстоящий бюджетный период. Если после рассмотрения составленных бюджетов эти коэффициенты окажутся приемлемыми, то бюджеты утверждаются, если нет – бюджет надо пересматривать

Набор нужных для этих целей коэффициентов устанавливается руководством организации исходя из целевых установок бюджетного процесса.

Специалисты по постановке бюджетирования считают, что применительно к современным условиям ведения бизнеса в России наиболее целесообразно рассчитывать следующие группы коэффициентов:

● – рентабельность;

● – производственную (операционную) эффективность;

● – ликвидность.

Рентабельность общая определяется коэффициентом отдачи на общие активы и рассчитывается по формуле:

где ЧП – чистая прибыль;

ПР – расходы на выплату процентов по кредитам и займам;

ОА – общие активы по балансу.

Суммирование в числителе чистой прибыли с процентными выплатами означает, что эффективность использования ресурсов не зависит от метода финансирования приобретения активов. Чем больше значение показателя, тем лучше финансовое положение организации.

Если величина рентабельности общих активов больше ставки банковского процента, значит развитие бизнеса выгоднее за счет кредита, а не реинвестирования полученной прибыли.

В России значение данного показателя должно быть не менее 15 – 20 % при расчетах в твердой валюте и не ниже 35 – 40 % в рублях (на конец 2000 г.).9

Коэффициент рентабельности продаж (РП) вычисляется по данным бюджета доходов и расходов (БДиР). Он показывает долю чистой прибыли в выручке от реализации.

Значение данного коэффициента должно быть не менее 15 % (в России на уровне 22—25 % по состоянию на 2000 г.).

Производственная (операционная) эффективность характеризуется коэффициентом оборота общих активов (ООА). Этот показатель позволяет определить число оборотов общих активов для достижения величины объема продаж:

где ВР – нетто-выручка от реализации;

ОА – общие активы по расчетному балансу.

Значение данного коэффициента, по мнению специалистов должен быть не менее 3—3,5. Но главный смысл этого коэффициента – не достижение нормативного значения, а недопущение уменьшения значения данного коэффициента с течением времени, что означает увеличение вероятности (только вероятности) банкротства бизнеса. Этот показатель наиболее важное значение приобретает для новых видов бизнеса.

Ликвидность характеризуется коэффициентами текущей ликвидности и абсолютной ликвидности.

Коэффициент текущей ликвидности (ТЛ) – определяется по формуле:

где ТА – текущие активы;

КО – краткосрочные обязательства.

Этот коэффициент характеризует способность организации удовлетворить свои краткосрочные обязательства. Рациональный коэффициент текущей ликвидности должен быть около 2 в пределах 1,5—2,5. Значительное отклонение от этих пределов служит поводом к серьезному анализу ликвидности активов организации.

Коэффициент абсолютной ликвидности (К_абс.л.) показывает, какая часть краткосрочных обязательств может быть погашена немедленно:

где ДС – денежные средства организации;

ЛЦБ – легкореализуемые ценные бумаги;

КО – краткосрочные обязательства.

Используя информацию бюджетов составленных по данным условного примера рассчитаем приведенные коэффициенты.

Рентабельность общая:

Рентабельность продаж:

Коэффициент оборота общих активов:

Коэффициент текущей ликвидности:

Коэффициент абсолютной ликвидности: