Журнал «Компьютерра» № 3 от 24 января 2006 года

Софтерра: Офисная революция

Автор: Борис Богданов

Много лет появление очередной версии MS Office не привносило, по большому счету, ничего нового в повседневную работу большинства юзеров[В редакции мнения по вопросу, нужно ли нам сейчас писать о новой версии Microsoft Office, разделились. Продукт, мол, еще сырой, мало ли что в нем поменяется, давайте дождемся релиза — такие высказывались возражения. Однако, как мне кажется, эта статья частично отвечает на вопрос, почему посмотреть на Microsoft Office имеет смысл уже сейчас — изменения в новой версии офисной сюиты носят не количественный, а качественный характер. — В.Г.]. Основная масса игнорировала новые приложения, да и привычные Word и Excel играли роль лишь печатной машинки и калькулятора. Давно известно, что средний пользователь использует возможности Word где-то на 10%. Ну скажите честно, сколько ваших знакомых прибегает к помощи InfoPath, OneNote или Publisher?! Вот только один пример: на недавнем семинаре, посвященном SharePoint Portal Server, то есть продукту из семейства Office System, представитель Microsoft спрашивал аудиторию, состоящую из ИТ-директоров и разработчиков, кто из них работал с InfoPath. И поднятых рук было не так уж много…

В грядущей версии своего офисного пакета Microsoft готовит нововведения, которые коснутся каждого пользователя. Office 12, по всей видимости, действительно будет, как и обещал Билл Гейтс, самым большим новшеством за последние десять лет. В этом выпуске Microsoft сосредоточилась не на расширении функциональности, а на изменении способов доступа к существующим функциям. И тут, уж поверьте, будет трудно не заметить изменений.

Главная задача разработчиков Office 12 была такова: сделать более доступными возможности, уже реализованные в MS Office. Процитирую Криса Капосселу (Chris Capossela), вице-президента компании Microsoft:

"Когда мы проводили исследования и спрашивали, что люди хотели бы увидеть в следующей версии Office, в девяти случаях из десяти нам называли что-то, что уже есть в нашем продукте. Пользователи просто не знают об этих функциях, поскольку их слишком трудно найти. Так что усилия команды разработчиков Office 12 были сосредоточены на создании гораздо более инновационного интерфейса, который помог бы вам быстрее достигать лучших результатов".

Сразу бросается в глаза совершенно новый интерфейс. Я работал с огромным количеством программ на Windows и Linux, но такого не припомню. Microsoft вводит абсолютно новую концепцию интерфейса, названую «Ribbons» («ленты»). Больше нет выпадающих меню, к которым мы привыкли с тех пор, как впервые увидели Office.

Точнее так: старого интерфейса нет в основных программах пакета — Word, Excel, PowerPoint и Access, с некоторыми оговорками — Outlook. А вот InfoРath или OneNote внешне почти не изменились (но и используются они гораздо реже своих «попсовых» соседей).

Основой интерфейса являются уже упомянутые «ленты», то есть графические меню, разбитые по областям применения. Так, в Word’е есть «ленты» Write (команды, связанные с оформлением текста), Insert (вставка графики и элементов оформления), Page Layout (оформление страницы), References (ссылки, цитаты и т. д.), Mailings (почта), Review (рецензирование) и Add-Ins, куда автоматически попадают все плагины от сторонних разработчиков. У меня там появились Orfo и FineReader. Правда, Orfo при этом работать перестало.

Следующая новинка — галереи (Galleries), то есть набор готовых шаблонов, позволяющих изменить внешний вид документа или его части. При наведении курсора на шаблон включается Live Preview, еще одно важное новшество Office 12: можно увидеть, как изменится внешний вид документа или его фрагмента, не применяя выбранный шаблон. Шаблоны разнообразны, например это шаблоны цвета, шрифтов, стилей и таблиц. Таким образом, крайне редкими становятся диалоговые окна.

Честно говоря, при первом запуске просто оторопь берет. Более или менее знакомо выглядит только Outlook, да и то лишь на первый взгляд. Поначалу пакет вызывает чувство раздражения — все непривычно, обыденные функции подевались неизвестно куда, на то, чтобы их найти, уходит много времени.По мнению самих разработчиков, тяжелее будет тем, кто лучше всего знает Office".

Отмечу, что возможности включить «классический интерфейс» в новом «Офисе» нет. И не будет.

Подавляющее превосходство MS Office на рынке во многом обусловлено его привычностью: человек много лет работал с этим продуктом дома и ожидает увидеть его же на службе. И я готов поверить, что новичкам действительно будет гораздо проще освоить новый интерфейс, если сравнивать его с нагромождениями выпадающих меню. Однако для большинства переход на Office 12 может оказаться болезненным: фактически им придется учиться заново. Два главных фактора, подталкивающие пользователей к апгрейду, — появление нового формата файлов, для поддержки которого придется искать, скачивать и устанавливать обновления для всех предыдущих версий MS Office, и то, что вскоре после выхода двенадцатой версии у потребителей просто-напросто не останется выбора — можно будет купить только ее.

Новые функции появились во всех приложениях. Большинство из них направлено на повышение комфортности и наглядности работы, предсказуемость результата. Очень сильно, и притом в лучшую сторону, изменились функции, связанные с графикой и построением схем.

Появилась, наконец, возможность сохранения документов в PDF и XPS (Metro). XPS, анонсированный на WinHEC 2005 под кодовым именем Metro, представляет собой формат, преследующий те же цели, что и PDF, — отображение документа именно в том виде, в каком он был создан, независимо от ПО, установленного на компьютере. Что ж, файлы, сохраненные в PDF, прекрасно читаются Adobe Acrobat Reader, а вот работоспособность XPS проверить не удалось — его пока просто нечем читать. Созданные в Office 12 PDF-файлы даже поддерживают режим Reflow, который позволяет на лету переформатировать PDF под маленькие экраны. Пока, правда, переформатирование проходит… скажем так, не без проблем. Прочесть преобразованный документ невозможно.

Отметим, что поддержка PDF односторонняя — файлы в этом формате можно сохранять, но открыть PDF в Word’е и поправить что-то в уже существующем файле нельзя.

Кроме того, размер порождаемых PDF’ов далек от идеала: я сравнивал один и тот же файл, преобразованный в PDF при помощи pdfFactory Pro и Word 12. В первом случае размер составил 1,11 Мбайт, во втором — 1,8.

Floatie — еще одно нововведение (рис. 3). Де-факто это контекстная панель форматирования текста. Она появляется при выделении текста мышью (да, именно мышью! путем выделения с клавиатуры, по крайней мере пока, панель не вызовешь).

Еще больше «поумнели» смарт-теги. Теперь от них можно ожидать выполнения внезапных действий: например, они научились конвертировать различные меры веса и длины.

В приложениях, поддерживающих «ленточный» интерфейс, появилось и новое меню File — больше всего оно напоминает меню «Пуск» в Windows XP и состоит из двух колонок: слева — действия, справа — контекстное меню. Так, при выборе пункта Open в правой части появляется список последних файлов, а пункт Save As предлагает в качестве дополнительных опций сохранить файл в формате Office 97-2003, PDF и XPS, а также поместить его на сервер документооборота (рис. 1).

В Word’е и других приложениях теперь можно вставлять графики и диаграммы и даже, используя галереи, делать их трехмерными. Тривиальный прямоугольник, нарисованный в Word’е, в два щелчка становится трехмерным, начинает отбрасывать тень и окрашивается градиентной заливкой.

Появился дополнительный модуль Document Inspector, позволяющий перед опубликованием, например, на сайте удалить из документа всю промежуточную информацию — комментарии, версии и т. д.

Переработали в Word и сравнение версий одного документа, сделав эту процедуру проще и нагляднее (рис. 2).

Новые возможности Excel тоже скорее повышают удобство работы с программой, нежели расширяют ее функциональность. В режиме предварительного просмотра страниц теперь можно вносить правку, как в обычном режиме. Упростилось создание списков и сводных таблиц. Сильно изменился механизм построения диаграмм — теперь они делаются на одном экране, типов диаграмм стало больше, изменился в лучшую сторону и их внешний вид. Появился инструмент автозапоминания формул, а также возможность визуально выделять отклонения в таблицах данных. Ну и, конечно же, налицо количественные улучшения: число строк возросло с 65 тысяч до более чем 1 млн., а столбцов — до 16 тысяч.

Пожалуй, наиболее наглядно и уместно появление новых возможностей работы с графикой в PowerPoint (рис. 5 и 6). Где, как не в презентациях, эти функции востребованы? К сожалению, пока и здесь возникают проблемы: например, некорректно обрабатывается прозрачность в рисунках. Презентация с рисунком на прозрачном фоне, сохраненная как PowerPoint 97-2003, отлично смотрится в Office 12, но в Office 2003 фон превращается в нечто грязное неопределенного цвета.

Outlook напоминает сборную солянку: в одном месте — что-то нового, в другом — что-то старого. На первый взгляд Outlook 12 отличается от предыдущей версии гораздо меньше, чем Word или Excel (рис. 8). В основном окне нет Ribbon-интерфейса, зато появилась панель To-Do Bar, в которой собраны все задачи, независимо от того, где они были созданы. В один ряд помещаются как задачи из одноименного раздела, так и письма, помеченные к исполнению. По умолчанию эта панель фигурирует во всех разделах.

В календаре отображается список задач. Задачи, не выполненные в указанный период, автоматически переносятся на следующий день.

«Ленточный» интерфейс в Outlook появляется непоследовательно. В одних местах он есть (например, при написании и просмотре сообщений, создании и изменении событий в календаре и задач), в других нет (рис. 8). Чем вызвано такое решение, остается только гадать.

Еще одно из бросающихся в глаза новшеств — поддержка RSS. Пока, к сожалению, видно, что этот элемент сырой: домашняя страница этого раздела у меня выкинула ошибку и отказалась грузиться; добавление новых фидов сделано, скажем честно, далеко не самым очевидным образом. С другой стороны, OPML-файл с перечнем моих подписок импортировался корректно, к тому же при импорте список фидов был проверен, и из него были удалены «мертвые» записи. Случайно или нет, но NewsGator отказался работать с Outlook 12; более того, настройки сбились так, что затем он отказался работать и в Outlook 2003, пришлось переустанавливать.

Обновились в почтовом клиенте и виртуальные каталоги: даже в бете они работают гораздо быстрее, чем в Office 2003. Также обновился и поиск писем. Теперь он более логичен — по умолчанию в форме поиска находятся чаще всего используемые параметры, а в поиск можно добавлять любые атрибуты письма.

Появился просмотр вложений в окне письма. Работает эта функция с документами MS Office, графическими и текстовыми файлами. Выглядит все довольно просто: достаточно кликнуть на названии файла в списке вложений, чтобы увидеть содержание документа. Интересно, что презентации PowerPoint можно просматривать постранично со всеми эффектами. PDF, несмотря на установленный Acrobat Reader и поддержку формата в Office 12, в превью (пока) не показывается.

У меня текущая версия Outlook испытывает трудности при работе с… Microsoft Exchange Server. Этого я даже от беты не ожидал. Например, при попытке открыть мой собственный календарь на Exchange я стабильно получаю сообщение «You do not have sufficient permission to open the Calendar Folder». Аналогично дело обстоит и с обычными почтовыми папками. В Outlook 2003 и Outlook Web Access все открывается корректно. Впрочем, возможно, это вызвано как раз сосуществованием на компьютере Outlook 2003 и 12. А ошибки наверняка будут исправлены к коммерческому релизу.

Характерно, что многие решения Microsoft повторяют ходы, ранее сделанные сообществом Open Source. К примеру, в Office 12 появились новые форматы файлов. Теперь в их основе лежит XML. Чтобы не возникало путаницы, разработчики изменили расширения на docx (Word), xlsx (Excel) и pptx (PowerPoint). Размер одного и того же файла, сохраненного в Office 2003 и Office 12, может отличаться на 50—70%.

На самом деле, документы представляют собой zip-архив, в котором отдельно хранится текст, а отдельно — картинки, стили, комментарии и прочие сопутствующие элементы. Судя по всему, именно этот подход позволил значительно сократить размер файлов в новой версии.

Как мы помним, еще до выхода Office 2003 такое решение было применено в Open Office.

Стремясь перехватить инициативу у сообщества Open Source, Microsoft сейчас пытается давить на ECMa International и ISO (Международную организацию по стандартизации), желая, чтобы они признали Open XML отраслевым стандартом. Технические спецификации форматов файлов были предоставлены ECMa в декабре; тогда же, при поддержке apple, Intel и Toshiba, было одобрено создание технического комитета по их рассмотрению. Планируется, что спецификация будет утверждена в начале 2006-го, а в течение года появится открытый стандарт Microsoft Office Open XML. Параллельно будут изменены условия лицензирования, чтобы облегчить жизнь разработчикам, имеющим дело с форматами файлов Office. Использовать Open XML в своем ПО можно будет без каких-либо отчислений, по тем же условиям лицензирования, что сейчас действуют в отношении MS Office 2003 Reference Schemas[www.microsoft.com/office/preview/developers/fileoverview.mspx. Текст Office 2003 XML Reference Schema Patent License можно посмотреть по этому адресу

Microsoft планирует сделать этот формат доступным и пользователям предыдущих версий Office: во-первых, обещан выпуск бесплатного конвертера, который позволит преобразовывать новый XML-формат файлов в формат Office 2000. Во-вторых, обещаны апдейты для Office 2000, XP и 2003, которые позволят этим версиям не только читать, но и редактировать и сохранять файлы Open XML.

Приложения Office 12 корректно поддерживают старые форматы. Например, Word прозрачно работает с файлами Office 2003, при этом в заголовке окна появляется надпись «Compatible Mode». Правда, занимаясь рецензированием документа, мне удалось получить файл, который корректно читался в Word 12, но со 100-процентной эффективностью заставлял вылетать Word 2003 и Word XP.

По всей видимости, требования нового «Офиса» к ресурсам не будут сильно отличаться от требований Office 2003. По крайней мере, я тестировал его на двух совершенно разных машинах (Pentium IV 2,6 ГГц, 1 Гбайт RAM и AMD Athlon 1 ГГц, 512 Mбайт RAM) и на большинстве задач не заметил особой медлительности. На самом деле, по сравнению с предыдущей версией новинка гораздо требовательнее… к монитору, точнее — к диагонали и разрешению. Все эти «ленточные» меню и одновременно выдвигающиеся вспомогательные панели занимают довольно много места, так что даже на разрешении 1024х768 чувствуется некоторый дискомфорт. Вдобавок пакету трудно работать с небольшим количеством ОЗУ. Так что при апгрейде достаточно заменить монитор и добавить оперативную память.

Office 12 вряд ли пройдет незамеченным. Думаю, что многие пользователи Office 95-2003 поставят новую версию хотя бы ради любопытства. Другой вопрос, сколько она проживет после установки — не исключено, что не все юзеры осилят две недели акклиматизации и удалят новинку, поигравшись с ней день-другой. В конце концов, интерфейс слишком непривычный, а принципиально новых и как воздух необходимых функций в этом пакете нет (и быть, наверное, не может). Обещания Microsoft выпустить обновления для старых версий Office, которые позволят не только читать, но и редактировать и сохранять документы в формате Open XML, то есть Office 12, только увеличивают вероятность неприятия новинки широкими компьютерными массами. Наверняка те, кто не хочет тратить время на переучивание и деньги на приобретение нового ПО, предпочтут остаться на старых привычных версиях. Правда, я не слишком уверен, что Microsoft сдержит обещания и действительно выпустит бесплатный апдейт.

Корпоративные пользователи консервативнее домашних, так что и среди них вряд ли стоит ожидать стремительного распространения нового Office. Впрочем, поживем — увидим. До выхода новой версии еще почти год…

Власти Массачусетса заявили, что с 2007 года все документы, «создаваемые и сохраняемые» сотрудниками администрации, «должны быть основаны на открытых форматах». Таким образом, госслужащим штата автоматически запрещается использовать такое проприетарное офисного ПО, как Lotus Notes, Word Perfect и Microsoft Office. По информации Financial Times, на тот момент в техпроекте упоминались только два типа разрешенных документов: OpenDocument (родной формат OpenOffice 2.0) и PDF. Такая перспектива не могла не обеспокоить Microsoft.

В начале ноября появилась информация, что французская компания Clever Age при помощи редмондцев разрабатывает плагин для Office 12, который позволит конвертировать документы из формата нового MS Office в OpenDocument.

Далее Microsoft пошла на еще более радикальные меры: компания решилась на открытие своего формата и сообщила о намерении предложить форматы Office 12 в ECMA International в качестве отраслевого стандарта, а затем подтвердить этот статус в ISO.

В ответ на этот шаг администрация Массачусетса сообщила, что новый стандарт Open XML, возможно, будет использоваться в документообороте.