Хватит гадать!

Введение. Как стать специалистом по решению проблем

Серьезные проблемы окружают нас со всех сторон. Они скрываются во всех аспектах нашей жизни и, оставаясь нерешенными, доставляют нам массу неудобств – неважно, признаем мы их или делаем вид, что не замечаем.

Не справившись со сложной задачей, мы часто ищем обходные пути, тратим деньги и время или просто закрываем глаза на трудности и продолжаем жить с ними. Иногда проблема существует так давно, что люди и организации забывают о ней, хотя она крадет у них ресурсы. Но, несмотря на сложность, любая проблема поддается решению.

Мысленно составьте список самых неприятных ситуаций, сложившихся на данный момент в вашей жизни и на работе, и по мере чтения книги сопоставляйте их с полученными сведениями. Возможно, ваша компания безуспешно пытается завоевать определенный сегмент рынка или вашему отделу не удается взять под контроль расходы. Возможно, какой-то процесс или критически важное звено неэффективны и вам бесконечно звонят раздраженные клиенты или начальство. Возможно, вы хотите регулярно ходить в спортзал, но пока у вас это не получается. Возможно, вы постоянно конфликтуете с кем-то из членов семьи. Возможно, ваша посудомоечная машина плохо моет посуду… Какой бы ни была ваша проблема, подумайте о том, как вы сможете применить к ней изложенные в книге стратегии.

Я очень хочу, чтобы в мире стало больше по-настоящему хороших специалистов по решению проблем. Разумеется, каждому из нас хватает неприятностей и в бизнесе, и в личной жизни, и в обществе. И досадно видеть, как часто люди не справляются с ними. Это действительно раздражает. Но вы не должны с этим мириться.

По моему опыту, механизм решения сложных проблем лучше всего объяснять на примерах из окружающего нас мира, которые легко поддаются пониманию и изучению. Эта первая история – одна из моих любимых.

В начале своей карьеры я работал промышленным консультантом и однажды утром оказался на огромной фабрике, выпускающей санитарно-гигиеническую бумагу. За моей спиной стоял бесконечный, уходящий вдаль ряд бумагоделательных машин – огромных, шумных, дышащих жаром механизмов. Они производили гигантские – выше человеческого роста – рулоны тонкой мягкой бумаги. Передо мной находилась конвертинговая линия, на которой эти гиганты превращались в привычные нам упаковки.

Процесс изготовления туалетной бумаги со временем не сильно изменился. С исполинских рулонов ее перематывают на тонкие длинные картонные трубки и затем большой страшной пилой нарезают на отдельные рулоны. При производстве продукта улучшенного качества рулоны по отдельности заворачивают в бумагу и запечатывают в полиэтиленовую пленку для транспортировки. Недорогой продукт упаковывают сразу по несколько штук – вы наверняка не раз видели такие пачки в магазинах. Это довольно интересный процесс, и на него стоит посмотреть – например, онлайн.

В то утро передо мной была конвертинговая линия, на которой делали высококачественные рулоны туалетной бумаги в красивой модной обертке. Для оптовой продажи их упаковывали в термоусадочную полиэтиленовую пленку. Я осматривал эту линию, потому что на ней возникла серьезная проблема: по какой-то причине заводу не удавалось выпускать достаточное количество продукции.

На первый взгляд, производство туалетной бумаги – отрасль довольно скучная: стабильный спрос, никаких неожиданностей. Но, как это часто бывает, если присмотреться, можно обнаружить, что все не так просто.

Трагедия заключалась, как ни странно, в том, что отдел маркетинга и продаж проделал феноменальную работу, запустив новый формат упаковки. Вместо того чтобы продавать туалетную бумагу в упаковках по одной, по четыре, восемь или двенадцать штук, они предложили выпускать пачки по двадцать рулонов. Продукт понравился потребителям – бумага буквально улетала с полок магазинов. Но фабрика не могла угнаться за потребительским спросом. Эта проблема портила всю картину, а маркетинговые деньги уже были потрачены. Поэтому я и оказался на производстве. Деловые люди не любят упускать прибыль.

Основную сложность на линии представляла термоупаковочная машина. Стопку из двадцати рулонов она оборачивала полиэтиленовой пленкой, а затем пропускала ее через тепловой туннель, в котором пленка сжималась, образуя аккуратную, плотно сидящую упаковку. Для получения большего объема продукции требовалось ускорить работу машины – это было совершенно ясно. Но все понимали и другое: машина просто не может работать быстрее. Стоило увеличить скорость – и все, что она производила, отправлялось в брак, поскольку механизм начинал сбоить. Разрозненные рулоны туалетной бумаги вылетали из него вместе с рваным и мятым полиэтиленом. На линии возникал затор, приходилось отключать машину и ждать, пока операторы его ликвидируют.

Эту проблему пытались устранить буквально все. Представители производителя термоупаковочной техники предложили лишь один выход: купить новую, улучшенную машину. Отдел техобслуживания, все инженеры и операторы на производстве перепробовали разные варианты и сошлись во мнении, что механическая рука, натягивающая пленку на стопку рулонов, не способна двигаться быстрее. Было твердо решено: сделать ничего нельзя и сотрудникам придется и дальше работать по выходным, чтобы поставлять на рынок как можно больше упаковок по двадцать рулонов, пока спрос не пойдет на спад.

Руководство фабрики всерьез рассматривало вопрос покупки и установки новой термоупаковочной машины, но на это потребовалось бы некоторое время; кроме того, пришлось бы передвигать довольно много оборудования, что привело бы к остановке производства на две недели. Дело в том, что термоупаковочная машина стояла посередине между конвертинговыми линиями, по которым в разные стороны двигались рулоны туалетной бумаги.

Люди не знали, что еще придумать, и пали духом. Сложные задачи часто загоняют нас в тупик: рано или поздно настает момент, когда мы понимаем, что прошлись по всему своему списку догадок, но так и не смогли решить проблему.

Каждый из нас склонен строить предположения, и для того, чтобы избавиться от этой привычки, нужны тренировка и навыки, которые приходят со временем под умелым руководством. Но прежде всего требуется определенная стратегия, о которой я и расскажу в этой книге. Мы не любим привлекать посторонних к решению своих проблем, но точно так же нам не нравятся еженедельные совещания, где мы вынуждены объяснять, почему производительность недостаточно высока… Итак, у меня появилась возможность попробовать свои силы в решении этой проблемы.

Специалисты, которые до меня пытались справиться с задачей по увеличению объема продукции, опирались на свой опыт или на догадки, а иногда на то и на другое сразу. Меня же учили не гадать. Только переставая гадать, человек начинает действительно решать проблему.

Я выслушал все связанные с ситуацией теории и предположения, потом выбросил их из головы и приступил к анализу. Решение явно не лежало на поверхности. Я углубился в детали, подробно изучил картину сбоя, понаблюдал за производственным процессом и опросил сотрудников фабрики, которые разъяснили мне ключевые технические моменты; затем я выписал дерево переменных (об этом расскажу позже), имеющих отношение к процессу. Все утро и большую часть дня я работал над проблемой – мне казалось, решение где-то близко, и все же оно ускользало от меня.

Я последовательно исключил все критические переменные, кроме одной. Понимание картины сбоя, а также знание законов Ньютона подсказывали мне, что на упаковочную пленку должна воздействовать какая-то неучтенная сила: что-то рвало полиэтилен перед тем, как он «садился» под действием тепла в нагревательной секции. Однако, очищая машину, мы не обнаружили в ней ничего подозрительного; не увидели никаких отклонений и когда смотрели на работающий аппарат сбоку (безопасной возможности осмотреть линию сверху или снизу не имелось). Это была настоящая головоломка.

В конце дня я обсудил ситуацию с механиком ночной смены и попросил его помочь мне с финальным этапом разбора проблемы. Я исключил все варианты, кроме этой таинственной силы. Мы знали: в тот момент, когда машина упаковывает рулоны в полиэтилен, что-то цепляет пленку на определенном участке. Но я пока не представлял, как могу увидеть эту таинственную силу в действии.

Я вернулся в отель и обдумывал проблему за ужином, в постели, за завтраком и во время поездки обратно на объект. Я пришел пораньше, чтобы застать механика ночной смены. Он бросился ко мне и протянул болт. Задача была решена! Мы отошли в более тихое место, и он рассказал мне подробности.

Ночью проблема возникла снова. Рассыпавшиеся рулоны туалетной бумаги создали затор. Он собрал их и перед тем, как опять запустить машину, решил прогнать ее на холостом ходу, чтобы убедиться в ее исправности. Для этого он убрал пленку и остановил подачу рулонов.

Механик подумал, что именно сейчас у него появилась возможность понять, где собака зарыта. До этого мы осматривали пустой выключенный механизм и наблюдали за ним в работе, когда машина была заряжена пленкой и рулонами туалетной бумаги. Оператор же решил с безопасного расстояния внимательно понаблюдать за машиной, работающей на холостом ходу, уделив особое внимание тому участку, на котором, согласно нашим расчетам, действовала таинственная сила.

Он увеличил скорость, превысив рекомендуемую изготовителем норму, и посветил внутрь механизма фонариком. Теперь, когда машина работала вхолостую, он мог четко видеть нужный участок.

Эти огромные машины, состоящие из множества больших движущихся частей, довольно сильно шумят и вибрируют. Когда скорость увеличилась, а вибрация стала более интенсивной, механик заметил, что в желобе подпрыгивает какой-то предмет. Очень маленький, но он определенно там был. Озадаченный, оператор встал на колени, ощущая прилив адреналина, – неужели это оно?! Непонятный предмет находился как раз в том отсеке, о котором мы говорили, и, судя по его виду, он вполне мог зацепить и порвать полиэтилен. Но что это такое?

Механик решил прибавить скорость и посмотреть снова. Да, эта штука начала подпрыгивать еще активнее и выше. Тогда он постепенно замедлил работу аппарата – и непонятный предмет скрылся из вида. Стало ясно, что из-за вибрации машины на повышенной скорости он выскакивает из своего отверстия, попадает в желоб и рвет пленку.

Сгорая от нетерпения, оператор отключил машину, заблокировал ее, снял панель приблизительно в том месте, где скрывался загадочный предмет, и заглянул внутрь с фонариком. Там в горизонтальном отверстии он увидел болт, возможно, случайно оброненный кем-то во время регулярного техобслуживания. Он почти не верил своим глазам – неужели все на самом деле так просто?

Механик вынул болт, закрыл машину, снова запустил ее для проверки на холостом ходу и на этот раз не заметил скачущего в желобе загадочного предмета. Аппарат был готов к трудовым подвигам. Он позвал начальника производства, и вместе они протестировали работу машины на полной скорости – с пленкой и рулонами. Впереди их ждало много часов бесперебойной работы.

В следующие месяцы объем продукции вырос более чем на 25 % и компания смогла удовлетворить потребительский спрос. Еженедельные звонки сотрудников отдела маркетинга и продаж на производство сменились всеобщим ликованием. Успех настолько всех воодушевил, что болт стал в этой компании символом разрешения сложных ситуаций.

Эта проблема была трудной: люди предприняли множество попыток разобраться с ней и в конце концов объявили ее неразрешимой. Кроме того, при кажущейся простоте она имела сложный сценарий: пленка не всегда находилась в одном и том же месте, болт вибрировал и перемещался каждый раз по-разному и эти факторы менялись в зависимости от скорости работы механизма. Наконец, все это происходило в труднодоступном месте и «общее наблюдение» не приводило к успеху. Я знаю это, потому что сам потратил некоторое время на изучение данного процесса.

Справиться с проблемой позволили уже известные мне ключевые стратегии и помощь команды. Чтобы найти лишний предмет, мы должны были точно знать, что ищем. Вряд ли кто-то просто догадался бы о том, что при определенной скорости на линии может появиться незакрепленный болт.

В чем заключается разница? Мы не стали гадать – мы тщательно изучили проблему, опираясь на правильные стратегии ее решения. Мы потратили время на то, чтобы подробно ознакомиться с ситуацией – выявить ее «симптомы» и дать им четкое определение вместо того, чтобы придумывать вероятные причины ее возникновения и основанные на них способы решения. Мы не привлекали новых специалистов и не просили их высказать свои идеи или догадки – мы углубились в фундаментальную науку, стоящую за этой проблемой, исследовали механические силы, которые задевали (и рвали) пленку. Мы сосредоточились на фактах и учитывали только их. Мы уделили внимание лишь тем особенностям процесса, которые имели непосредственное отношение к нашей проблеме.

Из книги вы узнаете о стратегиях, позволяющих решать такие же сложные проблемы, как эта. Сотни и тысячи подобных проблем возникают во всех отраслях бизнеса, в обществе, а также в личной жизни. Они поглощают ресурсы и тормозят прогресс. Они раздражают нас и заставляют опускать руки. Большинство из них остаются невидимыми или невыявленными, будто их скрывает от нас какой-то естественный защитный механизм.

Прежде всего необходимо уточнить, какие именно проблемы вы будете решать. Когда я говорю о практических проблемах, я подразумеваю те, что относятся к различным техногенным либо природным системам и процессам. Речь, конечно, не идет о философских вопросах – например, о любви или смысле жизни. И я не имею в виду комплексные задачи, связанные с инновациями или планированием. Мы будем учиться преодолевать проблемы, из-за которых система или процесс работают не так, как нужно. Их устранение сделает нашу жизнь лучше. Это могут быть не желающие уходить с талии лишние сантиметры, периодически отключающийся компьютер, государственная политика, не достигающая поставленных целей, дискомфортные личные отношения.

Простая проблема выглядит примерно так. Ваш автомобиль вдруг теряет скорость, и вы слышите, как «кашляет» двигатель. Кажется, увлекшись последним подкастом, вы долго не обращали внимания на датчик расхода топлива и теперь нужно срочно заправить автомобиль. Подавляющее большинство проблем похоже на эту. Вы пользуетесь методами, к которым привыкли. Вы обращаетесь к своему опыту и интуиции и строите догадки. Поскольку многие проблемы являются простыми, одна из ваших догадок оказывается верной, и этот подход представляется практичным и эффективным. Но бывает, что вы уже перепробовали все очевидные решения, которые пришли вам в голову, а результата не достигли.

Сложная проблема – та, решение которой неочевидно или глубоко скрыто. Как правило, она связана со сложными системами и процессами и нередко упорно сопротивляется попыткам в ней разобраться. Привычные методы решения простых проблем не работают в случае со сложными.

К сложным проблемам, о которых я расскажу в этой книге, относятся неисправность на химическом перерабатывающем заводе, стоившая предприятию сотни миллионов долларов, постоянно проигрывавшая бейсбольная команда, у которой не было средств на звездных игроков, и нищета в странах Центральной Африки. Детальное рассмотрение этих трудных случаев может показаться утомительным, поэтому я расскажу о них вкратце. (Но если вам все же интересно, ознакомьтесь с ними подробнее на сайте www.stopguessingbook.com.)

Примеры, приведенные в этой книге, в основном взяты из моего личного опыта, за исключением нескольких, почерпнутых из литературы, и потому их круг по большей части ограничен сферой моей работы в должности промышленного консультанта, особенностями моей личной жизни, где я выступаю в роли друга, мужа и отца, а также бытовыми сложностями, с которыми я сталкиваюсь в своем доме. Я твердо верю: стратегии, о которых пойдет речь, можно применить к проблемам практически любого рода, и я видел немало тому доказательств. Но ради точности и ясности я буду в первую очередь обращаться к тем примерам, которые знаю лучше всего.

Многие люди принимают мир таким, какой он есть, и не замечают невероятного потенциала, заключенного в сложных проблемах. Но история человечества показывает: именно необходимость решать встающие перед нами сложные проблемы является двигателем экономического, медицинского и социального прогресса. Представьте на мгновение мир, в котором несколько миллионов замечательных специалистов по решению проблем готовы приступить к делу. В этом мире перед каждым из нас открываются невероятные возможности.