Кадровый документооборот

2.1. Журнал учета приема, перевода, увольнения работников

Для учета движения кадров и кадровой документации используется специальный журнал. Он ведется работниками отдела кадров.

Организации могут использовать формы как утвержденные министерствами и ведомствами, так и разработанные специалистами отдела кадров.

В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приема, перевода, увольнения работников нет, поэтому организации вправе разработать его форму самостоятельно.

Обложка журнала может выглядеть примерно так:

На лицевой стороне журнала указываются дата начала его ведения и порядковый номер данного журнала. Графы на последующих страницах должны давать возможность отразить в них требуемые сведения.

Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне), на его каждой или последней странице:

Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений, поэтому:

1) журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации или

2) листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись:

Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии – в соответствии со штатным расписанием.

Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.

Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Это допустимо, если в журнале есть графа «Примечание». Тогда в нее вносится следующая запись:

Если графа «Примечание» в журнале отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке («запись № ___ в графе №___ недействительна») и указываются новые сведения.

Журнал является документом внутреннего пользования и не может передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.

Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.

В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. Когда журнал заканчивается, на лицевой стороне обложки делается соответствующая запись.

Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденного приказом Росархива от 6 октября 2000 года, установлены следующие сроки хранения:

Журнал учета приема работников

Журнал учета перевода работников

Журнал учета увольнения работников

2.2. Журнал учета приказов по личному составу (других кадровых приказов)

Издание распорядительных документов по личному составу обязательно:

– при приеме на работу, изменении условий трудового договора, прекращении трудового договора;

– при поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности;

– при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников;

– в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений;

– при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности;

– при предоставлении отпуска;

– при перемене фамилии и в других случаях.

Большинство приказов по личному составу имеют унифицированные формы, которые утверждены постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

Данные приказы (распоряжения) являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и составляется налоговая отчетность. При их оформлении необходимо учитывать требования Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н, а также Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Рассмотрим порядок заполнения унифицированных форм приказов (распоряжений) по личному составу.

Все приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:

– наименование организации – автора документа;

– наименование вида документа – «Приказ»;

– дата и номер приказа;

– место издания;

– заголовок к тексту;

– текст (распорядительная часть и основание издания);

– подпись;

– визы согласования;

– отметка об ознакомлении с приказом работника;

– отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Приказ (распоряжение) о приеме работника (работников) на работу (формы № Т-1, № Т-1а) применяется для оформления и учета принимаемых на работу работников и издается на основании трудового договора. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

В приказе указываются фамилия, имя, отчество принимаемого на работу, наименование структурного подразделения, профессия (должность), размер тарифной ставки, оклада, надбавок, испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (в порядке перевода от другого работодателя, по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). На основании приказа заполняются трудовая книжка, личная карточка (форма № Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы № Т-54 или № Т-54а).

Приказ (распоряжение) о переводе работника (работников) на другую работу (формы № Т-5, № Т-5а) применяется для оформления и учета перевода работника на другую работу у того же работодателя или в другую местность вместе с работодателем.

Приказ содержит фамилию, имя, отчество работника, вид перевода, наименование структурного подразделения и наименование профессии (должности) – на прежнем месте работы; причину перевода (в полном соответствии с требованиями ТК РФ); наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), оклад (тарифную ставку), надбавку – на новом месте работы; изменение оплаты труда (если оно возникает).

Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает работодатель или уполномоченное им на это лицо. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под роспись. На основании приказа заполняются: трудовая книжка, личная карточка (форма № Т-2), лицевой счет работника (форма № Т-54).

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (работникам) (формы № Т-6, № Т-6а) используется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с ТК РФ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков. В организациях приказ заполняется, как правило, в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под роспись.

В приказе приводятся фамилия, имя, отчество работника, наименование профессии (должности); наименование структурного подразделения; вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и др.); период работы, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск; продолжительность отпуска, дата его начала и окончания.

Приказ является основанием для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику». На основании приказа также делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2) и лицевом счете (форма № Т-54).

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (работниками) (увольнении) (формы № Т-8, № Т-8а) применяется для оформления и учета увольнения работника. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

В организациях приказ заполняется, как правило, в двух экземплярах: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под роспись. Если приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.

В приказе указываются фамилия, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), основание увольнения.

На основании приказа делается запись в личной карточке (форма № Т-2), лицевом счете (форма № Т-54), трудовой книжке работника, а также производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (формы № Т-9, № Т-9а) используется для оформления и учета направления работника в командировку. Заполняется на основании служебного задания, подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.

Приказ содержит фамилию, имя, отчество работника, направляемого в командировку; наименование должности (специальности, профессии), наименование структурного подразделения; место назначения (страна, город, организация), срок командировки, даты ее начала и окончания и ее цель. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (работников) (формы № Т-11, № Т-11а) применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляется на основании представления руководителя структурного подразделения, в котором работает работник, или работодателя. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.

В приказе указываются мотив поощрения, вид поощрения, форма поощрения, а в случае награждения ценным подарком (премией), также и его стоимость. Работодатель обязан ознакомить работника с данным приказом под роспись. Если поощрение работника не предусматривает денежного вознаграждения, то допускается исключение из формы реквизита «в сумме _________ руб. _____ коп.

На основании приказа о поощрении работника делаются записи в личную карточку (форма № Т-2) и трудовую книжку работника.

Приказы по личному составу не имеющие унифицированной формы, например, об изменении биографических данных работника, о наложении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор), могут составляться в произвольной форме с учетом обязательных реквизитов для данных документов.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, трудовой договор, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, фиксирующие нарушение трудовой дисциплины), служебное письмо от другого работодателя с запросом на перевод работника, свидетельство о заключении брака, отражающее изменение фамилии работника и др.

В организациях, как правило, приказы по личному составу составляются совместно отделом кадров и заинтересованными структурными подразделениями.

В целом порядок разработки и оформления приказов (распоряжений) по личному составу закрепляется в Положении (инструкции) о делопроизводстве или ином локальном нормативном акте.

По структуре различают следующие виды приказов по личному составу:

простые – содержат один распорядительный раздел, действие (принять, уволить, перевести и т. д.);

сложные – содержат в приказе несколько распорядительных разделов.

В зависимости от адресата различают:

– индивидуальные – содержат информацию только об одном работнике;

– сводные – содержат информацию о нескольких работниках.

В сводном приказе по личному составу каждый пункт должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия. Визы ознакомления работников в сводном приказе по личному составу могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи работодателя или уполномоченного им на это лица.

Составляя сложные и сводные приказы, следует учитывать, что в один документ нецелесообразно включать информацию с разными сроками хранения. Рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании работников, которые имеют сроки хранения 3 и 5 лет, в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. Приказы о поощрениях и дисциплинарных взысканиях, как правило, оформляют в индивидуальном порядке.

Формулировка приказа должна соответствовать действующему трудовому законодательству. Так, при увольнении – причина увольнения, обязательно указывается в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона. При поощрениях и дисциплинарных взысканиях – в приказе обязательно приводится причина и вид поощрения или взыскания, согласно ст. 191, ст. 192 ТК РФ.

Фамилию, имя, отчество в приказе по личному составу следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии – в соответствии со штатным расписанием.

Приказ по личному составу приобретает юридическую силу с момента его подписания.

Приказы по личному составу, согласно требованию ТК РФ, обязательно доводятся до сведения работника под роспись.

Кроме того, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее 3 дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии приказов: о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы и других документов, связанных с работой. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены, надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (ст. 62 ТК РФ).

Внимание!

Все приказы по личному составу обязательно регистрируются, причем отдельно от приказов по основной деятельности. Для этого используют одну из регистрационных форм: журнал регистрации или регистрационную карточку. В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание приказа, лицо, подписавшее приказ, и номер дела, в которое приказ подшивается для оперативного хранения.

Учитывая различные сроки хранения приказов по личному составу, рекомендуется нумеровать их в соответствии со следующими правилами:

– обязательное отличие регистрационных индексов приказов по личному составу от индексов приказов по основной деятельности;

– применение буквенно-цифровой индексации приказов по личному составу (например, 1-к, или 1к, или 1л/с и т. п.);

– при большом количестве работников, когда образуется много кадровых приказов, их можно делить по разновидностям (например, № 1у – об увольнении, № 1/км – о командировании, № 1/о – об отпуске, № 1/п – о поощрении);

– для приказов с разными сроками хранения должны использоваться различные буквенные обозначения.

Нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не рекомендуется. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 года, и сроками их хранения – 5 и 75 лет.

Все изданные приказы по личному составу организации следует фиксировать в журнале учета приказов по личному составу.

Журнал учета приказов по личному составу должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписью руководителя и печатью организации.

Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному составу.

В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, поэтому организации вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.

Журнал учета приказов по личному составу следует заполнить следующим образом:

2.3. Журнал учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров

Порядок составления журнала учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров, разработанный специалистами отдела кадров, аналогичен порядку составления журнала учета приема, перевода, увольнения работников.

Обложка журнала может иметь, например, следующий вид:

Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденного приказом Росархива от 6 октября 2000 г., установлены следующие сроки хранения журналов учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров:

Журнал учета личных дел

Журнал учета личных карточек

Журнал учета трудовых договоров

2.4. Личная карточка работника

Кадровая служба на каждого работника организации в первый день его работы заводит личную карточку.

На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу работником кадровой службы заполняется личная карточка работника (форма № Т-2), утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

Кроме приказа (распоряжения) о приеме на работу основанием для заполнения личной карточки являются следующие документы:

– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

– трудовая книжка или документ, подтверждающий трудовой стаж;

– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

– документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

– документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

– другие сведения о работнике.

Напомним, что в отдельных случаях с учетом специфики работы организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

В раздел «Прием на работу, переводы на другую работу» личной карточки вносятся записи на основании соответствующих приказов (распоряжений), с каждой записью администрация обязана ознакомить работника под роспись.

После того как работник ознакомился с записью в трудовой книжке, он должен расписаться в личной карточке в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу», в графе 6 «Личная подпись владельца трудовой книжки». Кадровая служба обязана с каждой записью, вносимой в раздел III «Прием на работу, переводы на другую работу», ознакомить работника под роспись в графе 6 раздела.

Если сведения о работнике меняются, то в его личную карточку также вносятся соответствующие данные, которые заверяются работником кадровой службы.

Раздел II «Сведения о воинском учете» личной карточки заполняется:

– на граждан, пребывающих в запасе, – на основании военного билета;

– на граждан, подлежащих призыву, – на основании удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Сведения об итогах аттестации, повышении квалификации, профессиональной переподготовке указываются в разделах IV «Аттестация», V «Повышение квалификации», VI «Профессиональная переподготовка» на основании документов об образовании работника.

Почетные звания работников отражаются в разделе VII личной карточки вместе с наградами и поощрениями.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска отметки в личной карточке делаются в разделе VIII «Отпуск», в котором ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Если по каким-либо причинам работника отзывают из отпуска, то на основании приказа вносится соответствующая запись в раздел VIII «Отпуск» личной карточки работника, т. е. учет всех отпусков, которые предоставляются работнику в период работы в организации, ведется в разделе «Отпуск» личной карточки.