НЛП: навыки эффективной презентации

Навыки презентации и организационное обучение

В какой-то момент нашей жизни, вероятно, все мы сталкиваемся с необходимостью провести ту или иную презентацию – возможно, в школе, возможно, в связи с той или иной социальной ролью или профессиональными задачами. Фактически, требования, предъявляемые к нам «веком информации», таковы, что необходимость проводить презентации становится частью нашей повседневной жизни.

Эффективная презентация требует от нас способности осуществлять коммуникацию и устанавливать отношения с другими людьми. Хотя эти навыки относятся к самым базовым, обучение им, как правило, не входит в программу традиционного образования и профессиональной подготовки. Цель данной книги – предложить читателям некоторые важнейшие практические навыки коммуникации и отношений, необходимые для эффективной презентации.

Можно выделить четыре основные цели презентации в отношении других людей:

1) сообщить информацию;

2) развлечь;

3) научить;

4) создать мотивацию.

Сообщить информацию – это значит дать другим людям ключевую информацию или знания, как правило, в форме когнитивной карты. Развлечь – значит создать у других людей позитивный опыт или перевести их в позитивное состояние. Научить – означает связать знания или информацию с релевантным референтным опытом и поведением, которые необходимы, чтобы перевести знания или информацию в действие. Создать мотивацию – значит обеспечить контекст или стимул, которые придавали бы такой смысл знаниям, опыту или поведению, чтобы люди захотели действовать. Разумеется, большинство презентаций преследуют сразу несколько целей из этого списка или даже все.

Хотя навыки, описанные в данной книге, подходят для любых презентаций, она в основном адресована тем людям, для которых презентации являются частью их профессии. В частности, основное внимание уделяется презентациям, проводимым в целях обучения или тренинга, т. е. тем, которые имеют отношение к организационному обучению. Это, очевидно, относится в первую очередь к тренерам и преподавателям, но также затрагивает менеджеров, консультантов и вообще всех, у кого возникает необходимость делиться знаниями или информацией с другими людьми.

Часть миссии данной книги – поддержать развитие тех организаций, которые стремятся стать «обучающимися организациями».

Новое понимание и новая концепция роли организационного обучения появились как ответ на ускоряющиеся изменения в технологиях и в обществе. Достижения в методах управления, технологии и бизнеса сделали очевидным тот факт, что способность к обучению, как на уровне отдельного человека, так и структуры в целом, стала насущной необходимостью для организации, которая хочет выжить и преуспеть. Компании (и другие социальные системы) начали понимать, что эффективное обучение должно быть поступательным, целенаправленным, структурированным процессом и что удовлетворение потребностей в обучении, возникающих в сложной системе, требует постоянных организованных усилий. Осознание этого и привело в последние годы к появлению концепции обучающейся организации.

Эффективная обучающаяся организация – это организация, в которой процесс обучения поддерживается по всем направлениям, т. е. где стремятся научиться тому, как учиться. Для этого необходимы оценка и понимание процесса обучения. Эффективной обучающейся организации необходимо поддерживать не только тех, кто учится или обучает, но всех, кто вовлечен в контекст обучения внутри нее.

Питер Сенге (Senge, 1990) выделяет пять принципов («дисциплин»), которым должен следовать каждый человек в организации, для того чтобы она действительно могла называться обучающейся:

1) осознание и исследование ментальных карт и аксиом;

2) достижение личного мастерства;

3) развитие видения;

4) командное обучение;

5) системное мышление.

Описание навыков презентации в данной книге построено таким образом, чтобы адресоваться к каждому из этих принципов («дисциплин»).

Проблемное пространство презентации в контексте обучения

В контексте обучения эффективная презентация включает взаимодействие ведущего, аудитории или слушателей, учебного материала, вспомогательных средств и задачи.

Таким образом, проблемное пространство презентации включает отношения между:

1) ведущим презентации;

2) аудиторией или слушателями;

3) представляемым материалом;

4) контекстом, в котором имеет место презентация;

5) доступными средствами и каналами коммуникации, используемыми для представления материала.

Навыки коммуникации и отношений связаны с управлением взаимодействием, которое устанавливается между ведущим презентации и аудиторией, чтобы достичь целей презентации – как цели ведущего, так и слушателей. Навыки отношений чаще всего связаны с управлением ролями, в то время как навыки коммуникации – с управлением задачами. Очень важно установить правильное соотношение тех и других навыков.

Коммуникация включает обмен сообщениями между людьми, которые поочередно выступают в роли «отправителей» и «получателей». В контексте презентации ведущий выступает в первую очередь как отправитель, а аудитория – как получатели. Помимо управления текущими отношениями с аудиторией, эффективный ведущий должен также отбирать и в некоторых случаях организовывать представляемый материал и средства, помогающие донести его до слушателей. Таким образом, управление проблемным пространством презентации включает умение, во-первых, оценить аудиторию и, во-вторых, определить подходящую для данного случая информацию и коммуникационные каналы, позволяющие эффективно ее представить. Это требует от ведущего способности выделять такие факторы, как:

а) цель и мотивация слушателей;

б) их стили обучения;

в) реалии их работы.

Существенное влияние на то, как передаются и получаются сообщения, оказывает эмоциональное и физическое состояние людей, вовлеченных в коммуникацию, а также их ролевые отношения (статус). Поэтому еще одним важным навыком для ведущего презентации оказывается способность определить состояние, наиболее подходящее для установления отношений с данной аудиторией (например, приподнятое, спокойное, ироничное и т. д.), а также достичь этого состояния и поддерживать его. Так, если слушатели пребывают в настороженном состоянии, а ведущий демонстрирует повышенный энтузиазм, между ними не установится достаточный раппорт, что может привести к взаимным трениям.

Ключевым вопросом эффективной презентации является управление разнообразием. Эффективный ведущий должен не только демонстрировать разнообразие содержания и тем, но и взаимодействовать с людьми, принадлежащими к разным культурам и имеющими разный профессиональный опыт. Это требует пристального внимания к процессуальным аспектам обучения и преподавания.

Часто оказывается, что ведущий презентации не знаком с культурой слушателей, а также с их личностными и профессиональными реалиями. На уровне процесса он должен будет поощрять слушателей осуществлять изменения, необходимые для того, чтобы адаптировать конкретную информацию и навыки к их профессиональной реальности. Таким образом, эффективная коммуникационная стратегия требует креативности, знаний о системе убеждений и групповой динамике, так же как новых технологий и инструментов, позволяющих представлять и облегчать процесс постоянного самообучения.

Навыки коммуникации и отношений составляются из других когнитивных и поведенческих навыков. Эффективные навыки коммуникации и отношений требуют:

1) понимания субъективного опыта людей;

2) набора правил, позволяющих распознавать поведенческие паттерны других людей и их стили мышления;

3) набора операциональных навыков и техник, которые позволяют влиять на поведение и паттерны мышления людей.

Преподавание очевидным образом связано с обучением. И эффективность преподавателя повышается в той степени, в какой он способен поддерживать процесс обучения аудитории. У людей обучение происходит различными способами. Ведущему необходимо иметь набор методов, которые позволяют различать способы обучения и стили презентации. Эффективная коммуникационная стратегия облегчает обращение к различным стилям обучения и, таким образом, к большему числу слушателей.

На другом уровне все стили обучения базируются на нескольких основных принципах. Несмотря на то что существует множество типов и стилей обучения, некоторые характеристики обучения и управления процессом обучения остаются постоянными, вне зависимости от контекста, культуры и задачи. Эффективный ведущий презентации осведомлен об этих общих характеристиках и умеет действовать, исходя из них, но при этом обладает достаточной гибкостью, чтобы адаптировать процесс к различным стилям обучения и текущему контексту.

Навыки коммуникации и отношений способствуют обучению в группе или команде, облегчая общение и взаимопонимание людей, что помогает им более эффективно выполнять свою задачу. Эти навыки зависят от того, как ведущий использует вербальные (устные и письменные) и невербальные (от наглядных пособий до жестов и изменения интонации) сообщения, чтобы:

1) облегчить понимание;

2) обратиться к различным стилям обучения;

3) стимулировать эффективный процесс обучения;

4) поощрять участие и эффективные действия.

Улучшение навыков презентации

Знание структуры обучения и презентации открывает человеку возможности для развития его презентационных способностей и повышения его эффективности. Можно выделить три ключевых процесса, от которых зависит развитие навыков презентации.

Первый называется добавление. Речь идет о добавлении других процессов или стратегий к процессу, используемому в настоящий момент. Вы можете спросить себя: «Что я могу добавить к тому, что уже существует и работает?» Что вы можете добавить к своим навыкам презентации, чтобы действовать более эффективно?

Второй процесс называется перенесение. Речь идет о том, что презентационные паттерны, которые эффективны в одном контексте, могут быть перенесены в другой контекст. Могут существовать определенные аспекты презентации, которые, будучи эффективными в одном контексте, могли бы на уровне процесса иметь ценность и в другом контексте. Таким образом, вы можете перенести элементы эффективной коммуникационной стратегии из одного контекста в другой. Какие презентационные паттерны вы можете с наибольшей легкостью перенести в другой контекст, где вы хотели бы улучшить свои презентационные способности?

Третий процесс, имеющий отношение к повышению презентационных способностей, – это согласование. В данном случае речь идет о том, как различные коммуникационные стратегии, когнитивные паттерны и стили мышления могут быть согласованы между ведущим и другими людьми. В этом случае вы можете задать вопрос: «Как я могу согласовать мой стиль презентации со стилями обучения других людей, так, чтобы они дополняли друг друга, а не конфликтовали?» Например, ведущий может согласовать канал коммуникации со стилями мышления аудитории. Как вы можете улучшить координацию вашего стиля презентации с различными стилями обучения?

В последующих главах мы более детально исследуем каждый из этих способов повышения эффективности презентации.

Цель данного упражнения – экспериментальным путем исследовать некоторые основные элементы личного опыта проведения презентаций. Его задача – выделить принципы эффективной презентации и прояснить для вас некоторые аспекты вашего собственного стиля презентации через конкретный референтный опыт.

В этом упражнении две роли – «ведущий» и «аудитория». «Ведущий» должен выбрать несложную тему, имеющую отношение к эффективной коммуникации, и сделать презентацию. Участники группы наблюдают за ним и отмечают повторяющиеся языковые и поведенческие паттерны, связанные со стилем презентации (если они есть).

Инструкция для «ведущего»

Ваша задача – выбрать несложную тему и сделать короткую презентацию. Определите какую-нибудь тему, имеющую отношение к эффективной коммуникации, и потратьте пять минут на то, чтобы представить ее группе.

В процессе презентации посмотрите, можете ли вы развивать процесс метасамопознания (интроспективного осознания) вашего собственного процесса и стратегий, особенно в том, что касается использования языка и репрезентативных каналов. Попытайтесь оценить влияние языка и репрезентативных каналов на аудиторию. Обращайте внимание на то, какие навыки вы используете. Как вы представляете концепцию? Как вы узнаете, что пора заканчивать? Что убедило вас, что вы можете завершать свою презентацию?

Даже если содержание презентации малосущественно, навыки, используемые для его представления, те же самые, что и в других контекстах, возможно, крайне важных.

Инструкция для «наблюдателей»

В то время как «ведущий» проводит презентацию, участники группы должны наблюдать за ним и отмечать, какие ключевые вербальные и поведенческие паттерны он демонстрирует. Наблюдателям следует помнить о разнице между наблюдением и интерпретацией. Наблюдение – это описание поведения без каких бы то ни было выводов и предположений о том, что данное поведение может означать.

Наблюдателям следует сфокусировать внимание на «релевантных» (т. е. повторяющихся, наиболее сильно меняющихся или наиболее ярко выраженных) характеристиках в языке и поведении «ведущего». Наблюдатели также должны обращать внимание на ключевые невербальные сигналы, такие как поза, выражение лица, интонация и жесты.

После окончания презентации наблюдатели должны поделиться своими наблюдениями о поведении ведущего. Затем происходит смена ролей, и процедура повторяется с другим «ведущим».

Вторая часть упражнения – исследование того, какие стратегии, навыки, принципы и психические процессы вы используете в ходе презентации.

Инструкция по выявлению процесса

Участники группы должны ответить на вопросы относительно процессов, происходящих во время презентации и сравнить свои ответы.

Следует рассмотреть три основных вопроса.

Первый вопрос: «Какова была цель вашей презентации? Был ли это совершенно спонтанный процесс, или вы о нем думали? Начали ли вы с импровизации, или у вас была отчетливая идея о том, что вы хотите сделать?»

Второй вопрос: «Как вы узнали, что вы закончили презентацию? Что убедило вас, что вы можете завершать свою презентацию?»

Вы можете также исследовать свои мысли по поводу эффективности презентации: «Думаете ли вы, что ваша презентация была эффективной? Почему?» Одни люди бывают довольны своей презентацией, в то время как другие – нет. Если вы довольны, то почему? И если нет, то почему? Далее идет речь о доказательствах эффективности презентации: «Что конкретно вы рассматривали как обратную связь в процессе презентации?»

Третий вопрос: «Какие навыки презентации вы использовали в этом упражнении? Какие репрезентативные каналы вы использовали для общения с группой? Какие виды невербальной коммуникации вы использовали?»