Основы управления проектами

Интернет-Университет Информационных Технологий http://www.INTUIT.ru Основы управления проектами 7. Лекция: Информационные технологии в управлении проектами: версия для печати и PDA

Интеграционный подход в управлении проектами. Основные направления автоматизации. Календарно-ресурсное и финансовое планирование. Управление проектами в смежных областях. Управление документами и деловыми процессами. Управление документами. Управление деловыми процессами. Open plan - профессиональная система управления проектами

Интеграционный подход

В контур управления проектом могут вовлекаться кроме системы календарно-ресурсного планирования (которая традиционно рассматривается как основа автоматизации управления проектами) еще и целый ряд других информационных систем, эксплуатирующихся на предприятии, которые могли бы использоваться при решении тех или иных задач управления проектом, - от статистических пакетов до систем финансового планирования и ERP-систем.

В организационной области интеграционный подход выражается в необходимости формирования управленческих структур, лежащих над штатным расписанием (руководящий комитет, группа управления, рабочая группа), и организационно-распорядительных документов, описывающих сквозные процессы, затрагивающие не только персонал проекта, но и постоянные структурные подразделения предприятия (ресурсные подразделения, финансовая служба, служба логистики, служба безопасности и т. д.).

Рис. 7.1. Процесс формирования команды проекта

В ИТ-области интеграционный подход выражается в необходимости создания контура взаимосвязанных продуктов, в котором СУП связывается с другими системами предприятия информационными и пользовательскими интерфейсами.

В обеих областях решения чаще всего не являются универсальными и разрабатываются под требования конкретных заказчиков.

Основные направления автоматизации

Выделим два основных направления - автоматизация стандарта управления проектами и автоматизация функций управления проектами.

Автоматизация стандарта управления проектами может быть обеспечена средствами таких информационных технологий, как, например, система управления документами в документарной части стандарта или система управления деловыми процессами в процедурной части стандарта.

Стандарт управления проектами предприятия представляет собой совокупность документов, объясняющих или предписывающих, как, в какой последовательности, в какие сроки, с использованием каких шаблонов нужно выполнять те или иные действия в процессе управления проектами.

Одним из перспективных подходов является организация стандарта как базы знаний, которая обеспечивает все необходимые сервисы по обновлению и поиску документов, по организации взаимосвязей между документами, перекрестных ссылок и т. д. необходимости коллективной работы, в которую вовлекаются не только проектная группа, но и постоянные подразделения предприятия (ресурсные, функциональные, специализированные и т. д.).

В стандарте могут быть явно или неявно заложены требования к автоматизации функций управления проектами.

К основным областям деятельности по управлению проектами, подлежащим в той или иной степени автоматизации относятся:

собственно управление проектами, которое в узком смысле обычно понимается как календарно -ресурсное планирование; формирование и ведение бюджета проекта; управление документами - как управленческими, так и являющимися результатами выполнения проекта; управление деловыми процессами в проектах, включая процессы согласования документов.

Отметим, что два последних пункта в данном случае относятся не к документам и процедурам стандарта, а к управленческим и содержательным документам конкретных проектов и организации коллективной работы с этими документами.

Календарно-ресурсное и финансовое планирование

В части календарно-ресурсного планирования СУП должна обеспечить следующие возможности:

формирование структуры декомпозиции работ (WBS-структуры) требуемой степени детализации; формирование календарного плана, содержащего продолжительность работ, их объем и стоимости, ограничения на даты начала и окончания, а также технологические зависимости между работами; формирование ограничений по проекту, определяющих перечень трудовых ресурсов, которые предполагается использовать в проекте с указанием доступного количества в определенное время; формирование детального плана работ, в котором работам назначены ресурсы - трудозатраты и материально-технические ресурсы; построение отчетов о состоянии проекта, в том числе с использованием различных аналитик.

В части финансового планирования СУП должна обеспечить следующие возможности:

планирование и учет финансовых потоков, включая расчеты с заказчиком и субподрядчиками; формирование заданий исполнителям и учет реально затраченного времени; учет непроектного и нерабочего времени, отпусков и больничных листов; учет командировочных и административных расходов.

Управление проектами в смежных областях

Рис. 7.2. Универсальная архитектура программных средств СУП

увеличить изображение

Рис. 7.3. Процедура согласования документов и приемки работ

Управление документами и деловыми процессами

В проектах большое значение имеет не только традиционные функции управления документами, такие как поддержание версий документов и истории работы с ним, ведение архива, авторизация доступа, поддержание связей между документами (EDMS-функции).

Может быть, даже большее значение приобретают функции управления движением документов и контроля сроков их исполнения (workflow-функции).

Рис. 7.4. Функциональные компоненты СУП

Управление документами

Управление документами реализуется с использованием базовой функциональности промышленных пакетов (Docs Open, Documentum).

Управление деловыми процессами

Функции управления движением документов и контроля сроков их исполнения реализуются с использованием базовой функциональности специализированных программных систем (Eastman) или промышленных пакетов управления документами (Documentum).

Расширение функциональности

Среди наиболее важных возможностей отметим следующие:

наличие единой точки доступа ко всей информации, относящейся к проектам; создание новых документов с автоматическим связыванием их с конкретным фрагментом проекта (работой, узлом WBS) или с проектом в целом; переход к работе с документами непосредственно из среды календарно-ресурсного планирования, и наоборот; инициирование процесса прохождения (исполнения) документа, получение отметок об исполнении, согласовании, ознакомлении или отклонении документа; контроль состояния документа в процессе прохождения им определенного бизнес-процесса, связанного с управлением проектом (например, согласование и приемка работ).

Оpen Plan - профессиональная система управления проектами

Расширенные возможности управления ресурсами

Средства ресурсного планирования Оpen Plan позволяют управлять всеми видами ресурсов: людьми, оборудованием, материалами, финансами.

Гибкость работы со всеми видами ресурсов достигается за счет:

возможности создания иерархической структуры ресурсов; назначения им квалификации; описания изменений доступности и стоимости во времени; автоматического поиска ресурса, оптимального с точки зрения загрузки, для назначения на задачу по указанному пользователем требованию. Анализ рисков

Встроенные в Оpen Plan аналитические инструменты, базирующиеся на методе Monte Carlo, позволяют определить возможные риски в оценке срока завершения отдельных работ, целых этапов и всего проекта.

Мультипроектный анализ

Стандартные средства Оpen Plan позволяют интегрировать независимые проекты, предоставляя возможность управления ресурсами и финансами с учетом приоритетности проектов, проводимых предприятием, и получению консолидированной отчетности.

Возможно частичное или полное резервирование ресурсов под конкретный проект.

Гибкость и многогранность

В Оpen Plan предусмотрены механизмы вывода информации в виде диаграмм, таблиц, гистограмм, S-кривых и т.д.

Однажды разработанные шаблоны представлений сохраняются и могут быть подключены к любому проекту.

Открытая архитектура

Выбор формата хранения данных по проекту зависит от пользователя.

Допустимыми являются собственный формат Оpen Plan, а также форматы Oracle, MS SQL Server, Sybase, xBase.

Оптимальная реализация распределенной системы управления в компании - две версии системы - Professional - Desktop

И профессиональная, и настольная версия системы включают в себя полный комплект функций по управлению проектами.

Совместное использование профессиональной и "облегченной" версий системы управления проектами позволяет не только учесть потребности всех групп пользователей, но и значительно снизить стоимость решения.

Планирование и контроль проекта.

Средства создания модели проекта.

Оpen Plan поддерживает следующие структурные модели проекта:

Сетевая модель проекта (иерархическая система сетевых моделей проекта) с заданной степенью детализации работ; Структурная декомпозиция работ; Дерево ресурсов; Иерархические календари; Иерархическая система кодирования работ для получения отчетов по модели проекта в нужных разрезах - по фазам жизненного цикла, по ответственным, .по статьям затрат, по географическому признаку и т.д.

Сетевая модель

Менеджер имеет возможность формировать неограниченное число уровней иерархии проекта, перемещать задачи внутри иерархического уровня, вставлять новые задачи на любой уровень.

Сетевая модель проекта отображается в форматах:

Диаграмма Гантта. Существует возможность настраивать количество и свойства колонок, создавать вычисляемые поля, накладывать существующие и генерировать новые фильтры, настраивать параметры визуализации графической части - подробность временного масштаба, цвета отрезков для работ, удовлетворяющих различным критериям.

увеличить изображение

Рис. 7.5. Окно Диаграммы Гантта в Оpen Plan PERT-диаграмма (сетевая диаграмма).

Предусмотрены такие операции, как:

изменение формы блока; визуальное выделение работ, отвечающих заданному критерию; маркирование начатых или полностью выполненных работ; выбор полей для блока работы на сетевой диаграмме.

увеличить изображение

Рис. 7.6. Окно Сетевой диаграммы в Оpen Plan

При планировании работ возможно задавать различные настраиваемые характеристики работ:

Иерархическая структура календарей

В Оpen Plan иерархическая структура календарей позволяет построить систему шаблонов рабочего времени с учетом наследования календарем-потомком свойств родителя.

При помощи свойств наследования календарей можно построить, например, следующую систему рабочего времени: основной календарь - календарь всей компании, потомки основного календаря - календари департаментов, то есть в них учитываются изменения в рабочем времени, принятые на уровне всей компании.

Иерархическая система кодов работ

Дополнительным средством структуризации в Оpen Plan является универсальная система кодов.

Благодаря назначению кодов различным элементам проекта на основании заданной иерархической структуры кодов достигается суммирование данных соответствующего уровня для получения отчетов, отражающих информацию в желаемом разрезе.

Разработанная иерархическая структура кодов сохраняется в специальном файле и может быть использована для других проектов.

В качестве примера можно рассмотреть описание структуры затрат на проект с помощью кодов.

Предположим, что в организации приняты два вида затрат: внутренние и внешние (оплата работ Системного интегратора).

Системный интегратор разбивает затраты по статьям: прямые поставки, собственные услуги и работы внешних консультантов.

Структуру затрат, таким образом, можно представить в виде следующей иерархической структуры.

В верхней части прямоугольника представлены коды, а в нижней - описание.

увеличить изображение

Иерархическая структура кодов в Оpen Plan

Кроме того, в Оpen Plan предусмотрена возможность создания иерархической структуры ресурсов (исполнителей, оборудования, материалов, затрат), что позволяет выбирать степень детализации при просмотре загрузки ресурсов, проводить планирование и назначение ресурсов на суммарном уровне.

Коды затрат назначаются работам, по которым эти затраты проводятся.

Это позволяет просмотреть упорядоченный по видам затрат список работ и оценить итоги по каждой группе.

увеличить изображение

Рис. 7.7. Диаграмма Гантта с разбиением списка работ на группы по кодам в Оpen Plan

Планирование и контроль сроков

Процедуры временного анализа, заложенные в Оpen Plan, позволяют определить:

общую продолжительность проекта; возможную раннюю дату его окончания; даты начала и окончания задач проекта; временные резервы; критические задачи.

По умолчанию Оpen Plan требует указывать длительность работ.

В некоторых областях, например, в строительстве, проект изначально планируется не по длительностям работ, а по их объемам (по трудоемкости).

В Оpen Plan эта возможность реализуется через расчет длительности на основании назначенных ресурсов (задавая их мощность) или по алгоритму, задаваемому пользователем.

Отображение критического пути проекта возможно несколькими способами, включая выделение цветом на экране или получения отчетов, содержащих информацию только по задачам критического пути.

Планирование и контроль ресурсовТипы ресурсов

Все многообразие видов ресурсов целесообразно, с точки зрения модельного описания задач календарного планирования, разделить на следующие основные типы:

возобновляемые ресурсы (их называют еще воспроизводимыми, не складируемыми, не накапливаемыми); расходуемые ресурсы; ресурсы с ограниченным сроком годности (можно запасать в течение некоторого времени, по истечении которого неиспользованные остатки не переносятся на следующие интервалы и "пропадают").

Иерархическая структура ресурсов

В Оpen Plan предусмотрена возможность создания иерархической структуры ресурсов (исполнителей, оборудования, материалов, затрат), что позволяет выбирать степень детализации при просмотре загрузки ресурсов, проводить планирование и назначение ресурсов на суммарном уровне.

Объединение ресурсов в один пул предоставляет средство для описания иерархической структуры ресурсов, просмотра назначений ресурсов с желаемым уровнем детализации.

увеличить изображение

Рис. 7.8. Иерархическая структура ресурсов в Оpen Plan

Общие характеристики ресурса

Отнесение ресурсов к разнообразным классам (людские, оборудование, финансовые) дает возможность получать отчеты о загрузке и затратах только по интересующей группе.

При стоимостном анализе затраты подразделяются на финансовые затраты и затраты на ресурсы.

Количество имеющихся ресурсов на любой момент реализации проекта описывается параметром доступность.

Для возобновляемых ресурсов этот параметр определяется доступным количеством в определенные временные интервалы.

Для расходуемого ресурса - это общее количество и дата, с которого он поступает в распоряжение.

Для ресурсов с ограниченным сроком - общее количество и временной отрезок, за которое ресурс можно употребить.

В Оpen Plan имеется опция, задающая изменение стоимости ресурсов во времени - удорожание, т.е. если после какого-то срока происходит удорожание или удешевление ресурса, то изменения отражается в результатах стоимостного анализа.

Квалификации ресурсов

В системе определено понятие квалификаций.

Для работы можно определить потребность в количестве ресурсных единиц и квалификации ресурса. Это предоставит возможность менеджеру проекта не назначать на ее выполнение конкретный ресурс, а с помощью Оpen Plan выбрать наименее загруженный в период выполнения работы ресурс с необходимой квалификацией (например, может ли сотрудник провести учебные курсы по внедряемой в организации системе - квалификация УЧ_КУРСЫ).

Менеджер принимает решение о том, устраивает ли его предложенный системой ресурс - нажатие кнопки Принят, при которой квалификация переходит в графу Альтернативный, а предлагаемый ресурс в Требуемый, то есть при новом запуске процедуры ресурсного планирования, если предлагаемый ресурс К_ПР.SD.SERGEY KOLCHIN окажется задействованным на других работах, будет учитываться, что можно предложить на работу другого исполнителя, обладающего данной квалификацией.

Нажатие кнопки Принят переводит к тому, что Предлагаемый ресурс становится Требуемый, а нужная квалификация переводится в поле Альтернативный.

Менеджер может зафиксировать предложенный вариант назначения - "окончательно и бесповоротно" назначить исполнителя на работу (нажатие кнопки Заперт переводит предлагаемый ресурс в Требуемый, однако колонка Альтернативный остается пустой).

Резервирование ресурсов

Оpen Plan обладает средствами для резервирования ресурсов на проекты, при этом резервирование может проводиться для любого уровня иерархии ресурсов.

Например, можно зарезервировать целый отдел или конкретного человека под проект.

При резервировании конкретного специалиста поддерживаются два режима:

Полное резервирование ресурса Частичное резервирование ресурса

При резервировании конкретного ресурса, в отличие от резервирования пула, можно проводить резервирование на определенный интервал времени или на определенную степень загрузки.

Например, специалист может быть зарезервирован на 50% рабочего времени для данного проекта на заданные 6 месяцев.

Назначение ресурсов на задачу

Оpen Plan предоставляет два способа описания расходования ресурса на работе:

количество ресурсов, используемых за день работы общее количество ресурсов на все время работы, определив характер кривой расходования (увеличение количества в начале, конце, середине, равномерная загрузка).

Анализ ресурсного обеспечения работ проекта

Менеджер проекта может задавать собственные правила для планирования ресурсов, в том числе определять приоритетность работ. При стандартной схеме планирования сначала должны выполняться работы, лежащие на критическом пути, поскольку промедление в их выполнении приведет к задержке всего проекта.

увеличить изображение

Рис. 7.9. Окно Диаграммы Гантта с ресурсной гистограммой

Планирование и контроль затрат

Анализ стоимости работ на основании фактической выработки

Основу системы контроля стоимостей на основании фактической выработки образуют:

Плановая Стоимость Запланированных Работ, Плановая Стоимость Выполненных Работ, Фактическая Стоимость Выполненных Работ

увеличить изображение

Рис. 7.10. Гистограмма затрат в Оpen Plan

Анализ рисков

Анализ рисков в Оpen Plan реализуется следующими средствами:

Процедуры ввода вероятностного распределения для избранных или всех работ проекта. Выполнение анализа рисков по методу Монте-Карло для определения вклада вероятностей в даты проекта. Предоставление отчетов, которые используются для анализа влияния неопределенностей на реализацию проекта.

Аналитические инструменты базируются на методе Монте-Карло.

Для задач, по которым менеджер затрудняется определить сроки выполнения, задаются пессимистические и оптимистические оценки длительности.

Гистограмма рисков дает детальную картину вероятностного распределения высчитанных дат для ключевых работ в проекте.

увеличить изображение

Рис. 7.11. Гистограмма рисков по дате раннего начала работы в Оpen Plan

Гистограмма показывает процент случаев, приведших к выпадению раннего начала на указанный интервал.

По левой оси Оpen Plan рисует шкалу с процентами итераций анализа рисков, при которых даты попали в определенный интервал.

На правой оси представлено суммарное распределение дат.

Многопроектное планирование.

Объединение проектов служит двум целям:

во-первых, можно проводить анализ загрузки ресурсов и расходования финансов на них в масштабах проектов всего предприятия, во-вторых, есть возможность обеспечить среду для интегрированного программного управления большими комплексными проектами, разбитыми на мелкие подпроекты.

У каждого подпроекта может быть свой файл ресурсов.

Можно задавать связи между работами различных внешних подпроектов, которые потом будут видны в отдельных файлах проекта.

Список пользователей Оpen Plan

Пользователи Оpen Plan за рубежом:

Авиастроение - Boeing, Lockheed Martin, BAE SYSTEMS, British Aerospace, Canadair Military Aircraft, Daimler Benz Aerospace, GEC Marconi и др. Машиностроение - General Motors, Renault, Rolls Royse, NASA Lewis Research Center, Chem Nuclear и др. Нефтехимия - AMOCO, British Petroleum, Dupont, ExxonMobil, Occidental Chemical, Shell и др. Телекоммуникации и ИТ - AT&T, KPMG, Intel, Teleport, Telus Communications, US Robotics и др. Строительство - Asea Brown Boveri, ABB, Bovis Construction, London Underground, Rolls Royce Engineering и др. Энергетика - British Nuclear Fuels, Florida Power&Light, Hydro Quebec, Union Electric, Westinghouse и др.

Среди российских пользователей Оpen Plan:

Авиастроение - ОКБ Сухого, Иркут (ИАПО); Газонефтедобыча - Лукойл-Бурение, Ямбурггаздолбыча, Славнефть; Игорный бизнес - Фирма "Профит" Машиностроение - Астраханский Корабел, Кранэкс; Нефтехимия - Киришнефтеоргсинтез; Торговля - ТД "Детский Мир"; Строительство - Мостоотряд 18, Cyvas, Гипротрубопровод, ГСК Холдинг, КазТрансОйл (Казахстан), Спецэлектромонтаж, Спортстройиндастриз, ГСК; Телекоммуникации и ИТ - Телекомстрой, Казахтелеком (Казахстан); Финансы - Народный Банк Казахстана, Банк Тураналем (Казахстан); Энергетика - Балаковская АЭС. © INTUIT.ru, 2003-2010. Все права защищены.