Практический курс по Тайм Менеджменту

Урок №4: Применять методологию GTD( Getting Thing Done)

Применять методологию GTD (Getting Thing Done)

Getting Things Done GTD — это стратегия управления деятельностью, а также система приемов и техник, цель которой — помочь современному человеку успевать больше, а уставать меньше. Аббревиатура GTD — от Getting Things Done, названия книги американского бизнес-тренера Дэвида Аллена.

Основные положения GTD с примерами как это можно делать в органайзере LeaderTask:

1) Организация информации. Вся поступающая информация должна находиться в одном месте. Так легче ее просматривать и искать нужное. Всю информацию необходимо делить на действия т.е. то что необходимо выполнить (в органайзере LeaderTask это называется "Задачи") и справочную информацию (в органайзере LeaderTask это называется "Заметки").

2) Группировка задач по контексту. Выполнять дела, у которых одинаковый контекст (в терминологии Тайм-менеджмента "кайрос") : место, человек, звонки, событие... (в органайзере LeaderTask это называется "Категория"). Дела с общим контекстом гораздо эффективнее делать вместе, даже если эти дела относятся к разным проектам.

Примеры:

Контекст "Звонки": все звонки в течении рабочего дня лучше сделать за один раз, т.е. выделить время - и обзвонить всех необходимых людей.

Контекст "Банк": дела связанные с Банком - также лучше отмечать в категории "Банк" - т.о. можно сделать сразу все дела за одно посещение банка.

Контекст Иванов И.И.: Задачи связанные с определенным человеком (в органайзере LeaderTask это называется "Контакт"): спросить, договориться, обсудить - необходимо связывать с этим контактом. При встрече, или звонке с этим контактом - можно сразу увидеть все задачи которые необходимо с ним решить.

Вы можете извлекать из LeaderTask - задачи нужного контекста всего за один клик- выбрав нужную категорию/контакт.

Другими словами - группировка задач по контексту = это выполнение действий которые актуальны здесь и сейчас.

3) Критерии выбора задач для выполнения

• По контексту (что нужно сделать в этом месте? с этим человеком? при этом событии?)

• По времени (что нужно сделать в это время? и есть ли у меня время на это?)

• По силам (энергия есть ли у меня энергия для реализации этой задачи?)

• По приоритетам (что сделать самое важное?)

Все критерии, за исключением №3 (т.к. компьютер не может определить ваше самочувствие) присутствуют в LeaderTask:

Контексты и время - реализуются с помощью "Категорий", "Контактов", "Временных периодов (дат)", "Проектов".

Приоритеты - так и реализованы в LeaderTask - приоритетами, причем пользователь может сам определить свой набор приоритетов и группировать задачи исходя из этого набора.

4) Естественная модель планирования

Модель планирования проекта предложенная Дэвидом Алленом:

• Определить конечную цель (”зачем”) и принципы работы.

• Представить себе желаемый результат работы

• Сгенерировать идеи о том, как добиться этого результата

• Организовать работу

• Определить ближайшие действия

В LeaderTask проекты представлены в виде отдельного раздела. Свойства "Проекта" служат для записи: Цели, исполнителя, временных рамок проекта, установки флага при завершении проекта, все действия (задачи) по проекту находятся в его контексте, т.е. отображаются когда он активен.

5) Еженедельный обзор

Количество задач постоянно увеличивается, идеи, мысли решения приходят нам в голову постоянно. При этом среди них есть как полезные так и не очень. Чтобы не утонуть в куче собственных планов Дэвид Аллен рекомендует делать минимум раз в неделю "Еженедельный обзор". Этот обзор поможет убрать неактуальные задачи, выделить почетче цели, оценить насколько мы близки к цели и т.д.

В LeaderTask удобство обзора задач - это основная функция программы. Обзор задач достигается с помощью "Навигатор" (отображение задач - "Входящие", Сегодня, Проекты, Категории), а также "Фильтров" т.е. заранее предопределенных наборов критериев, по которым будут фильтроваться задачи.

Примеры фильтров:

«Мои задачи на сегодня», «Дела в банке»,«ВАЖНОЕ», «СРОЧНОЕ», «Продажи за месяц», «Работы по проекту XYZ в сентябре», «Мониторинг делегированных задач», «Темы для совещания по проекту N», «Просроченные задачи», «Цели на год», "Звонки", "Обзор Целей на год" ...

LeaderTask полностью удовлетворяет потребности для применения методологии Дэвида Аллена - Getting Things Done, и дает мощные инструменты для планирования времени.