Презентации и выступления: кратко, ясно, просто. Подготовка и проведение публичных выступлений

Алгоритм подготовки презентации

В начале этого раздела должны были быть мотивирующие фразы о важности тщательной подготовки, но, кажется, вы и сами всё понимаете, поэтому сразу перейдем к описанию шагов подготовки презентации.

Многие, понимая, что им предстоит презентация (выступление), тут же открывают ноутбук и начинают оформлять слайды. И это фатальная ошибка. Дело в том, что сперва нужно проработать даже не структуру и идеи, а начать с таких вводных, которые оказывают критическое влияние на сам излагаемый материал и логику. Речь о стратегических вводных.

Стадия 0. Определение стратегических вводных

На нулевой стадии я рекомендую продумать три основополагающих вопроса, без ответов на которые невозможно эффективно подготовиться к выступлению.

Какова цель презентации?

Итак, на что вы хотите повлиять? Чего хотите добиться своим отчетом или выступлением на митапе или бизнес-завтраке? Что в идеале должно произойти после вашей презентации? В самом начале необходимо обозначить правильную цель презентации.

Что же такое «правильная цель»? Это изменение, которое должно произойти со зрителями по окончании вашего выступления. Оно может заключаться в конкретном действии, принятии решения, отказе от привычных моделей поведения или взглядов. Цель презентации – действие, которое должна совершить аудитория. Спросите себя: «Что было бы идеальным исходом моей презентации?»

Каков состав аудитории?

Главный «ингредиент», без которого немыслима презентация, – аудитория. Только точно зная, кто будет в составе зрителей, мы можем предугадать вероятные вопросы, настроить свои сообщения и подобрать аргументы, снизить стресс от неопределенности. Постарайтесь собрать как можно больше информации об участниках: их предполагаемом количестве, должностях и возрасте. Подумайте, каковы их ожидания от вашей презентации. Каков уровень их осведомленности о теме вашего выступления – профи они или новички? Обязательно узнайте об их интересах и проблемах. Концентрируйтесь на том, что их волнует, что они получат в ходе презентации и какую выгоду извлекут из вашего предложения. Поверьте, существует масса способов получить эту информацию, к тому же сейчас у нас в помощниках появился ИИ.

Каковы технические формальности?

Этот вопрос особенно важен, если вам предстоит выступать на незнакомой территории. Однако даже выступая у себя в офисе, лучше перепроверьте и уточните некоторые пункты. Я составил перечень вопросов к организаторам мероприятий – вы можете взять весь список или выбрать отдельные пункты и адресовать их ивентерам или принимающей стороне. Итак, вопросы:

• Сколько будет зрителей?

• Какая рассадка?

• Есть ли фото зала (по возможности)?

• Какая освещенность в зале: светло или приглушенный свет?

• Будет ли ноутбук в шаговой доступности от спикера?

• В каком формате нужны слайды:.ppt или только. pdf?

• Какая будет проекция: видеостена, проектор (по воздуху) или TV?

• Какой будет размер экрана?

• Какой микрофон: ручной, хэдсет или петличка?

• Ведется ли съемка или трансляция?

• Если съемка ведется, то сколько камер?

• Есть ли голосовая или видеосвязь с онлайн-зрителями?

• Будет ли ведущий или модератор?

• Может ли он регулировать поступающие вопросы от зрителей?

Стадия 1. Работа над сценарием

Пожалуй, это самый ответственный этап, на котором мы создаем общую канву презентации. Конкретные действия по структурированию материала вы найдете в следующем разделе. Здесь я лишь объясню, почему важно раздельно продумывать сценарий и оформление слайдов.

Дело в том, что при создании слайдов люди обычно фокусируются на оформлении и компоновке визуального материала (а в некоторых случаях – увы! – даже на «украшательстве»), а не на ясности подаваемой информации. Создание же сценария (плана, структуры – это всё синонимичные понятия) предполагает фокус на логике в изложении идей, на сборе и отсеве материала, на подборе аргументов. Другими словами, на том, что мы будем сообщать