Сроки горят. Расставляй приоритеты так, чтобы все успевать и не выгорать

Знакомимся с принципами метода временных блоков

В этом шаге мы поговорим о том, как работает метод временных блоков. Подробное описание основ метода вы можете найти практически на любом сайте, где обсуждается эта техника.

Я подумывал о том, чтобы пропустить этот шаг, поскольку вы, вероятно, знакомы с информацией ниже. Но в конце концов не описать основы техники в кратком руководстве, подобном этому, мне показалось неправильным. Итак, давайте посмотрим на то, как изначально задумывалось использование тайм-блокинга.

Предупреждаю: этот этап мы пройдем быстро. Таким образом мы сможем перейти к основной части этого руководства – как использовать временные блоки в ежедневном рабочем процессе и выстроить их так, чтобы они успешно дополняли вашу жизнь.

Метод временных блоков вкратце

Вы должны планировать свой рабочий день тридцатиминутными отрезками. Первые 25 минут каждого отрезка отводятся на выполнение определенной задачи или набора задач – о них мы поговорим чуть позже. После 25 минут работы вы делаете пятиминутный перерыв.

Вам не нужно поддерживать такой темп в течение всего дня. Если вы попытаетесь так поступить, то перегорите. В конце рабочего сегмента вашего четвертого отрезка вы делаете перерыв на 15 минут.

Вот как такое расписание выглядит на бумаге:

• 25 минут работы;

∘ 5 минут перерыва;

• 25 минут работы;

∘ 5 минут перерыва;

• 25 минут работы;

∘ 5 минут перерыва;

• 25 минут работы;

∘ 15 минут перерыва.

Вам может показаться, что пять минут – не такой уж большой промежуток времени, но в этом-то и смысл.

Затем вы переходите к новому рабочему отрезку длиной в 25 минут.

В восьмой главе я предложу вам примерный список занятий для перерывов. Конечно, он в большинстве своем будет состоять из того, что нравится мне, но я включил туда и другие идеи, которые могут вам понравиться.

Но об этом позже. Давайте вернемся к теме.

Работа над отдельными задачами vs Работа над пакетом задач

В течение 25-минутного рабочего блока сосредоточьтесь на выполнении одной задачи. Если вы пишете статью в блог, игнорируйте все, что не имеет отношения к этому делу, пока не истекут 25 минут. Если вы работаете над отчетом о прибылях и убытках своего бизнеса, сосредоточьтесь на том, чтобы закончить этот отчет.

Это подразумевает, что вы должны игнорировать все отвлекающие факторы. Я знаю, что легко сказать, трудно сделать. В четвертой главе я дам несколько советов, как минимизировать влияние отвлекающих факторов на организацию вашего дня, пока вы встраиваете метод временных блоков в свою жизнь.

Будет случаться и такое, что в вашем бесконечно пополняющемся списке дел на день появится множество мелких, не связанных между собой задач. Например, вам надо заплатить за автостраховку, выбросить мусор и запустить стирку. Никакая из этих задач не займет 25 минут. Большинство из них отнимут у вас, вероятно, 2–3 минуты.

В таких случаях эффективным, с точки зрения тайм-менеджмента, будет работать над пакетом задач. Соберите несколько мелких задач в одну кучу и отведите 25-минутный сегмент на их выполнение. Такой подход позволит меньше отвлекаться. Чем вы собраннее, тем вы продуктивнее.

Это действенный способ, позволяющий выполнить больше и не утонуть в трясине мелких дел. В качестве бонуса вы сможете вычеркнуть кучу строк из вашего списка дел на день. Только ради этого уже стоит попробовать.

Единственное замечание: объединение задач в один временной отрезок не имеет ничего общего с многозадачностью. Когда вы собираете задачи вместе, вы по-прежнему работаете над выполнением лишь одного дела за раз. Вы просто по порядку переходите от одного пункта к другому в течение тех же 25 минут.

Что делать, если вы выполнили задачу раньше, чем истекли ваши 25 минут

Не каждую задачу получится закончить за 25 минут. Иногда потребуется больше времени. Иногда намного больше. Тогда вам, вероятно, понадобится отвести несколько временных блоков под выполнение одной и той же задачи.