Тайм-менеджмент. Простые рецепты повышения личной эффективности от Марата Салихова

Планируйте

Непреложная истина тайм-менеджмента: план дня должен быть. План существует не для того, чтобы загнать себя в жесткие рамки и не реагировать на изменяющиеся внешние обстоятельства. План – это как раз способ в изменяющихся обстоятельствах ориентироваться.

Для того, чтобы держать все свои задачи под контролем, нужны всего три основных раздела в вашей системе планирования.

1. День: задачи на сегодня – план дня в ежедневнике.

2. Неделя: среднесрочные задачи – выполнение которых прогнозируется в ближайшие неделю-месяц.

3. Год: долгосрочные задачи – все прочие.

Нужен не жесткий план на период, а жесткие правила перемещения задач между разделами. Вечером, при планировании следующего дня, просматривается раздел «Неделя». Все «дозревшее до выполнения», наиболее актуальное, переносится в раздел «День». Раз в неделю, при планировании следующей недели, просматривается раздел «Год». Все наиболее актуальное переносится в раздел «Неделя». Такая система позволяет не загонять себя в рамки жесткого плана, не пытаться прописывать будущее слишком детально. Кроме того, вы не пускаете все на самотек, гарантируете себе, что нужная задача вспомнится в нужное время за счет регулярного просмотра разделов «Неделя» и «Год». Планируя неделю, нужно помнить, что:

• Понедельник – это трамплин недели, разминочный день. Поставьте на него несложные, но важные задачи с минимальным уровнем творчества. Можете делать все, что связано с редактированием, завершением крупных задач. Сделайте подготовительные работы, которые потребуются вам для более серьезных дел на протяжении недели. Проведите несложные встречи или совещания. А еще этот день хорошо подходит для планирования вашей недели. Это не требует слишком больших энергетических и творческих задач, однако, сразу настраивает вас на успех, что и нужно в самом начале недели.

• Вторник и среда – пик продуктивности и вы должны использовать его по максимуму. Запланируйте на эти дни самые высокозатратные дела, которые требуют максимальной концентрации внимания: мозговые штурмы, тяжелая рутина, написание отчетов, сложные переговоры, публичные выступления. Такие дела еще называют «слонами». Расправьтесь с этими «слонами» за два дня.

• Четверг – плато продуктивности. 2-дневный марш-бросок наверняка подточил ваши силы. А потому в четверг можно несколько сбавить обороты. Но останавливаться пока рано. Это идеальный день для проведения разного рода встреч. Они не так истощают ваше внимание, как «слоны», но все же требуют определенных усилий – если вы, конечно, хотите сделать их продуктивными.

• Пятница – подводим итоги. Вам остаются всего какие-то часы до завершения рабочей недели. Убедитесь, что они будут действительно качественным ее окончанием. Занимайтесь поиском информации, исследованиями, долгосрочным планированием. Подведите итоги, красиво оформите завершенные проекты. Пятница чем-то напоминает понедельник, но предрасполагает к большему творчеству. Вы хорошо потрудились, а значит есть повод наградить себя так, как вы того пожелаете.

Конечно, подобное расписание недели не единственно верное, и вам часто придется его нарушать. Иногда целые недели проходят как вторник и среда – в полном напряжении сил. Но такая система поможет вам разумно распределять свои силы и добиваться максимальной продуктивности, не жертвуя своим самочувствием.

Теперь нам нужно распланировать каждый конкретный день. Существует множество подходов. Я приведу несколько примеров. Выбрать можно один из них, либо скомбинировать и создать свой, который будет подходить именно вам. Главное – не превратить планирование в тяжелую, невыполнимую задачу, которая будет занимать больше времени, чем сами цели.