Теория организации - читать бесплатно онлайн полную версию книги автора Юрий Викторович Кузнецов (Раздел II. ЗАКОНЫ И ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ) #4

Раздел II. ЗАКОНЫ И ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ

Тема 4. Законы организации

Закон — это категория, отображающая существенные, необходимые и повторяющиеся связи между явлениями реального мира.

В любой организации имеется много управляемых и неуправляемых процессов, например, процесс принятия решения и исполнения его, процесс управления, воспитательный процесс и т. д.

Объективные зависимости формируются независимо от воли людей. Если руководитель учитывает неотвратимость действия этих зависимостей, он может их использовать во благо себе, в противном случае, они могут помешать его усилиям. Субъективные зависимости составляются людьми для реализации глобальных целей организации или страны. Они могут быть кратковременными или долгосрочными. Из категории «зависимость» вытекает понятие «закон». Закон — это зависимость, которая:

- зафиксирована в законодательных и нормативных документах (Конституция, законодательные акты, уставы и т. д.);

- является общепринятой нормой для большинства организаций (Библия, Коран и т. д.);

- получила научное обоснование, признание авторитетных ученых (синергия, пропорциональность и композиция и т. д.).

В общем виде законы организации — это устойчивые количественные и качественные соотношения между управляющей и управляемой системой. Законы бывают объективными и субъективными, кратковременными и устоявшимися, моральными и аморальными. Они могут быть представлены в виде таблиц, графиков, формул, словесных описаний, набора параграфов и статей, инструкций и положений. Закон — это динамика функционирования организации, а положение, статья, данные таблицы и т. д. — это статика.

Закономерность является частью закона. Закон или закономерность с позиций менеджмента можно представить как связь целей управления со средствами и методами их достижения.

Законы организации заключают в себе общее и особенное. Общая часть закона имеет механизм действия независимо от страны, географического положения, сферы действия организации. Особенное — это часть закона, не меняющая его сути, но отражающая особенности организации как социальной системы, например общий уровень культуры и профессиональной подготовки и т. д.

4.1. Закон синергии

Закон синергии — один из ведущих законов организации, означающий, что для любой системы (организации) существует такой набор элементов, при котором ее потенциал всегда либо существенно больше простой суммы потенциалов входящих в нее элементов, либо существенно меньше, т.е. закон синергии заключается в том, что сумма свойств организованного целого превышает арифметическую сумму свойств каждого из его элементов в отдельности^{17}. Значение закона синергии определяется тем, что действие других законов организации в конечном счете направлено на достижение более высоких значений синергетического эффекта. Источники появления такого рода «организационного эффекта» исследует бурно развивающееся научное направление, которое получило название синергетика. Ее основные положения можно характеризовать следующим образом:

1. Сложноорганизованным системам нельзя навязывать пути их развития. Необходимо понять, как способствовать их собственным путям развития, как выводить их на эти пути. Проблема управляемого развития принимает, таким образом, формы проблемы самоуправляемого развития.

2. Хаос может выступать в качестве созидающего начала, конструктивного механизма эволюции, из хаоса собственными силами может развиться новая организация. Через хаос осуществляется связь разных уровней организации. В моменты неустойчивости малые возмущения, флуктуации могут стать источником формирования макроструктур.

3. Для сложных систем, как правило, существует несколько альтернативных путей развития. Неединственность эволюционного пути, отсутствие жесткой предопределенности обусловливают возможность выбора путей дальнейшего развития, причем таких, которые устраивали бы человека и вместе с тем не являлись бы разрушительными для природы.

Хотя путей эволюции и целей развития много, с выбором пути в точках ветвления (так называемых точках бифуркации), т.е. на определенных стадиях эволюции, проявляет себя некая предопределенность, преддетерминированность развития протекающих в системе процессов. Настоящее состояние системы определяется не только ее прошлым, ее историей, но и формируется из будущего, в соответствии с грядущим порядком.

4. Существуют качественно иные, чем принято считать, новые принципы суперпозиции, сборки сложного эволюционного целого из частей, т. е. построения сложных развивающихся структур из простых. Объединение систем не сводится к их простому сложению: имеет место перекрытие областей локализации структур с дефектом энергии. Целое уже не равно сумме частей. Вообще говоря, оно не больше и не меньше суммы частей, оно качественно иное, а это качество отражается в ином качестве.

5. Методология оперирования сложными системами и эффективное управление ими. Главное — не сила, а правильная топологическая конфигурация, архитектура воздействия на сложную систему или среду. Малые, но правильно организованные и направленные резонансные воздействия на сложные системы чрезвычайно эффективны.

6. Закономерности и условия протекания быстрых, лавинообразных процессов и процессы нелинейного, самостимулирующего роста сложно организованных систем. Важно понять, как можно инициировать такого рода процессы в открытых нелинейных средах, в частности в экономической среде, и какие существуют требования, позволяющие избегать вероятного распада сложных структур, в том числе накануне периодов их максимального развития.

Термин «синергия» применительно к управлению был введен в обиход И. Ансоффом для обоснования существования групповых структур в организации компаний. Приобретение как метод роста, в противоположность органическому росту, есть вид предпринимательства для людей, склонных к структурным решениям. Иногда приобретение называют «корпоративным вторжением», многие это считают беспощадной эксплуатацией людей и деловых структур, которые построил кто-то другой. Поэтому термин «синергия» приобрел плохую репутацию, и управленцы предпочитают употреблять другие выражения.

Синергический портфель — это группа предпринимательских подразделений, принадлежащих одному владельцу и стратегически связанных друг с другом. Его противоположностью является диверсифицированный портфель, или конгломерат. Примером синергического портфеля является авиакомпания, которая владеет гостиницами, наземным транспортом и аэропортом. Другим примером может быть консультанционная фирма, предлагающая менеджмент, компьютерные системы и услуги по консультированию людей, занятых в маркетинге. Синергию можно обнаружить в различных групповых структурах относительно стоимости и добавленной стоимости для клиентов.

Так, когда большая авиакомпания приобретает сеть гостиниц, чтобы иметь возможность предложить полный комплект услуг для пассажиров, добавленная стоимость, с точки зрения туристов, будет больше, чем сумма, которую авиакомпания и гостиницы могли бы предложить отдельно друг от друга.

Вместе с тем экономия, обусловленная ростом масштабов производства, часто подчиняется закону Гресхама: количественный анализ всегда вытесняет качественный. Это означает, что величину экономии, обусловленной ростом масштаба производства, в которой не принимается в расчет создание покупательского блага, легко подсчитать, а восприятие ценности этого блага — нельзя.

4.2. Закон развития

Развитие — это необратимое, направленное, закономерное изменение материи и сознания. Различают две формы развития:

1) эволюционную, связанную с постепенными количественными и качественными изменениями (изменение сознания сочетается с изменениями материи);

2) революционную, характеризующуюся: а) скачкообразным неосознанным переходом от одного состояния материи к другому;

б) скачкообразным изменением сознания без соответствующего изменения базиса.

Выделяют прогрессивное и регрессивное развитие. Прогрессивное развитие — это переход от низшего к высшему, от менее совершенного к более совершенному. Регрессивное развитие — это деградация, понижение уровня знаний и отношений, переход к изжившим или уже пройденным формам и структурам. Прогресс и регресс тесно взаимосвязаны и составляют диалектическое единство. Без регресса нет прогресса, и наоборот.

Развитие организаций обусловлено следующими факторами:

- изменения внешней среды (экономика, политика, этика, культура и др.);

- изменения внутренней среды (перемещения работников, переход на новые технологии и др.);

- потребности и интересы человека и общества (потребность в самовыражении и самопроявлении человека, потребность в прибавочном продукте общества и др.);

- старение и износ материальных элементов (оборудования, человека, технологии);

- изменения экологии (загрязнение или очищение среды, сокращение или увеличение численности флоры и фауны);

- технический прогресс;

- глобальное состояние мировой цивилизации.

Развитие основано на жизненном цикле любой материальной системы, который включает семь взаимосвязанных этапов: 1) порог чувствительности, 2) внедрение, 3) рост, 4) зрелость, 3) насыщение, 6) спад, 7) крах.

Рис. 4.2.1

В соответствии с этим законом каждая материальная система стремится достичь наибольшего суммарного потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла (рис. 4.2.1).

Закон развития опирается на ряд принципов (правил). Среди них следует отметить принципы инерции, эластичности, непрерывности и стабилизации.

Принцип инерции (или запаздывания) состоит в том, что изменение потенциала системы Rj начинается спустя некоторое время (Tt) после начала воздействий изменений во внешней или внутренней среде и продолжается некоторое время (Т2) после их окончания (рис. 4.2.2).

В организациях инерция проявляется в функционировании устаревшего оборудования, в использовании устаревших знаний и навыков, в деятельности отживших себя организационных структур.

Инерция очень свойственна и человеку, независимо от возраста она проявляется в традициях, обрядах, стереотипах мышления, нормах поведения.

Принцип эластичности заключается в том, что скорость (V) изменения потенциала системы Rj зависит от самого потенциала Rj:

V = F (Rj).

На практике эластичность системы оценивают в сравнении с другими системами исходя из статистических данных или классификаций.

Рис. 4.2.2. Потенциал системы Rj

Организации по-разному реагируют на одни и те же события. Это зависит от уровня профессионализма персонала, технического, организационного и культурного уровня самой организации.

Примеры высокой эластичности системы:

- при скачкообразном увеличении спроса на продукцию организацией быстро задействуются резервные мощности и привлекаются смежные организации;

- при резком долговременном уменьшении спроса на продукцию организация в короткие сроки разработала, освоила и стала выпускать новую продукцию, пользующуюся большим спросом.

Принцип непрерывности состоит в том, что процесс изменения потенциала системы Rj идет непрерывно, меняются лишь скорость и знак изменения.

Кажущаяся дискретность (прерывистость) изменения потенциала системы чаще объясняется взглядом со стороны, когда не замечается текущая работа, приводящая (трансформирующаяся) к новому качеству или количеству.

Например, организация 28 марта получила кредит 50 тыс. ам. долл., который был зачислен на ее расчетный счет в банке. Увеличился ли ее потенциал? Конечно, нет, так как в строке баланса «Кредиторская задолженность» появляется число 50 тыс. ам. долл. Если организация будет успешно использовать этот кредит, то ее потенциал будет постепенно (непрерывно) расти.

Принцип стабилизации состоит в том, что система стремится к стабилизации диапазона изменения потенциала системы Rj. Этот принцип основан на известном стремлении общества к стабильности. Стабилизация организации должна проводиться профессионально за счет ряда факторов, в том числе путем подключения иных ресурсов для изготовления нового изделия.

Стабилизация осуществляется путем включения новой продукции в производственную деятельность организации. Так, не дожидаясь спада спроса на продукцию «А», необходимо включить в деятельность организации новую продукцию «Б», а затем продукцию «В». При этом образуется зона стабилизации ресурсов. Для стабилизации высокого профессионального уровня персонала необходимо создать систему постоянного обучения сотрудников. Если его нет, то данный процесс будет идти спонтанно и неэффективно. Для стабилизации потенциала организации используются также специальные виды страхования.

Успешное развитие и рост организации могут привести к синдрому большого бизнеса, который характеризуется следующими признаками:

- крайне централизованный и раздутый аппарат управления;

- неоправданно сложная система специальных форм и процедур для принятия обычных, повседневных решений;

- рост числа всякого рода совещаний для выработки таких решений;

- передача решений и бремени ответственности с одного отдела на другой.

Таким образом, если в результате прогрессивного развития организации стал проявляться синдром большого бизнеса, то снять его позволяют методы регрессивного развития — движение к более простым структурам, но на новом уровне.

4.3. Закон самосохранения

Теоретической основой для анализа общего состояния организации служит закон самосохранения, состоящий в том, что каждая материальная система (организация, коллектив, семья) стремится сохранить себя (выжить) и использует для достижения этого весь свой потенциал (ресурс). Согласно закону самосохранения любая организационная система, равно как и ее отдельный элемент, стремится сохранить себя как целое. Самосохранение организации зависит от внешней и внутренней среды, характера ее деятельности, наличия ресурсов, качества управления и т. п. Самосохранение организации обусловлено действием двух противоположных организационных факторов: стабильности и развития; стабильный фактор при его абсолютизации может в конечном счете вызвать бюрократизацию и застой; ускоренное, не обеспеченное достаточными ресурсами развитие может обеспечить только временный успех.

«Жизнь», «выживание», «равновесие», «устойчивость» — это ключевые понятия для раскрытия содержания закона самосохранения. Функционирующая организация может стремиться к достижению равновесия, например в стабильности кадрового состава, поддержании уровня производственных запасов, финансов и т. д. С развитием организации связана проблема динамического равновесия, т. е. равновесия с изменением структуры под воздействием внешних или внутренних факторов.

«Выживание организации» — одно из ключевых понятий в современной теории организации и управленческой практике, которое используется для итоговой характеристики процесса жизнедеятельности организации или анализа уровня ее жизнеспособности. Оно рассматривается как один из важных критериев оценки эффективности функционирования организации как социальной системы и противостоит понятию «смертность организации».

В современных моделях теории организации проблема выживания определяется следующими моментами:

- «выживание организации» является центральным понятием и соотносится с процессами организационной адаптации. Как правило, выживание организации обусловливается установлением равновесных отношений единичной организации с внешней средой и описывается в терминах балансовых моделей, а достижение баланса — в логике пассивной адаптации;

- в теории ресурсной зависимости проблема выживания организации связывается со снижением зависимости единичной организации от организаций целевого окружения, а адаптивные процессы — с активным воздействием организации на внешнюю среду;

- в неоинституциональном подходе выживание организации рассматривается как некий императив, реализация которого должна быть осуществлена даже в ущерб эффективности организации. При этом проблема выживания организации обусловливается повышением легитимности деятельности организации и решается путем создания и воспроизводства в ее структуре подразделений, отражающих социальные институты внешнего окружения;

- в организационной экологии выживание сосуществует с показателем смертности организаций и выделяется два аспекта проблемы: выживание единичной организации и выживание организационной (и социальной) популяции. Рассматривая организационное развитие прежде всего на популяционном уровне, некоторые экологи связывают выживание организационной популяции с повышением ее автономии от внешней среды.

Устойчивость организации. Важным аспектом равновесия организации, связанным с выживанием, является устойчивость функционирования системы. Устойчивость может быть по отношению к структуре системы или же к функциям, определяющим ее развитие. Различают также устойчивость первого рода, когда система может вернуться в исходное положение после выхода из равновесия, и устойчивость второго рода, когда система выходит из состояния равновесия для перехода на новую траекторию (виток) развития. Неустойчивые системы, т. е. системы, которые не могут перейти в новое состояние или вернуться в прежнее после действия негативных факторов, разрушаются. Одним из критериев самосохранения организации как системы является ее умение (способность) адаптироваться к изменениям факторов внешней и внутренней среды.

4.4. Закон единства анализа и синтеза

Суть анализа (декомпозиции) состоит в разделении целого на части, в представлении сложного в виде простых составляющих. Суть синтеза (агрегирования) — в соединении (мысленном или реальном) простых составляющих объекта в единое целое. Анализ и синтез в человеческом мышлении сильно переплетаются и не могут существовать друг без друга, поэтому, говоря о единстве анализа и синтеза, подразумевается их неразрывность и взаимодействие в процессе любой мыслительной деятельности.

Цель анализа систем — наиболее полное познание закономерностей их функционирования при существующей заданной структуре. В основе анализа как способа познания лежит такой признак системы, как делимость, декомпозиция. Система — это такое целое, которое нельзя разделить на независимые части, так как при расчленении система теряет свои сущностные свойства. По данной причине система есть целое, которое нельзя понять путем анализа. Однако анализ следует рассматривать в единстве с синтезом как наиболее сложным методом системного мышления. Анализ (разделение) некоторой системы может идти тремя путями:

- выделенные части независимы друг от друга и сохраняют при этом все свои свойства;

- выделенные части зависимы друг от друга и при разделении теряют ряд неосновных свойств;

- выделенные части зависимы друг от друга и при разделении теряют основные свойства.

При различных способах разделения организации как целого на части, их анализ должен проходить так, чтобы не были потеряны важные свойства частей и была бы реальная польза для всей организации. Так, если в организации рассматривать каждое подразделение в отдельности как самостоятельное, довести до совершенства его деятельность, то совсем необязательно будет работать наилучшим образом и вся организация. Важная сторона аналитической работы — анализ причинно-следственных связей между выделенными частями, который сводится к нахождению необходимых и достаточных условий для поддержания требуемого взаимодействия между частями целого. Трудность аналитической работы состоит в определении элемента, до которого следует производить разделение целого.

Синтез (объединение) осуществляется на базе взаимной необходимости и взаимодействия. Получение при объединении элементов нового целого работоспособного образования, потенциал которого выше суммы потенциалов объединенных элементов, носит название эмерджентность. Это явление находится в рамках диалектического закона перехода количества в качество. Эффект синергии — составная часть эмерджентности. Эмерджентность больше относится к явлениям, а синергия — к процессам, происходящим в элементах организаций.

Синтез — это процесс объединения в единое целое частей, свойств, отношений, выделенных посредством анализа. Анализ сосредоточен на структуре, он показывает, как работают части целого. Синтез акцентирует внимание на функциях, он открывает, почему они (части) действуют именно так. Поэтому анализ дает знание, а синтез — понимание. Первый позволяет описать, второй — объяснить. Задача синтеза — спроектировать, построить такую структуру системы, при которой наилучшим образом будут реализованы заданные ею функции. Стадия синтеза относится к активной системосозидающей деятельности человека, будь то конструирование технических систем или разработка оптимальных иерархических структур управления социально-экономическими или производственными процессами.

Закон единства анализа и синтеза формулируется следующим образом: каждая материальная система — живой организм, социальная организация стремится настроиться на наиболее экономный режим функционирования в результате постоянного изменения своей структуры или функций. Скорость и результат изменения зависят от диапазона изменения внешней или внутренней среды системы. Изменения или преобразования системы могут носить как позитивный, так и негативный характер в зависимости от изменения окружающей среды системы и времени преобразования.

4.5. Закон пропорциональности и композиции

В окружающем нас мире все приспособлено для совместного сосуществования. Все лишнее постепенно уходит, а недостающее — развивается, достигая некоторого временного равновесия-гармонии.

Гармония — связь, стройность, соразмерость. Она предполагает наличие совокупности элементов, процессов и их соотносительность (пропорциональность).

Закон пропорциональности и композиции требует сохранения пропорциональности между организацией как целостным системным образованием и ее элементами при любых возможных изменениях, что позволяет в максимальной степени реализовать потенциал, которым они обладают. Этот закон формулируется так: каждая материальная система стремится сохранить в своей структуре все необходимые элементы (композиции), находящиеся в данной соотносительности или заданном подчинении (пропорции).

Сознательная реализация закона пропорциональности и композиции в организации требует обязательного использования следующих принципов:

- принцип планирования: каждая организация должна иметь обоснованный план деятельности и развития;

- принцип координации: каждая организация должна следить за стратегическими, тактическими, оперативными изменениями и вносить соответствующие коррективы в механизм выполнения;

- принцип полноты: каждая организация должна выполнять все функции производства и управления на своем участке деятельности либо своими силами, либо с помощью привлеченных организаций.

Понятие «композиция» отражает необходимость согласования целей организации: они должны быть направлены на поддержание основной цели более общего характера.

В целенаправленных системах имеются проблема определения общей цели, проблема многих целей и проблема согласования многих целей.

Понятие «пропорциональность» отражает необходимость определенного соотношения между частями целого, их соразмерность, соответствие или зависимость.

Пропорции отражают существующие связи и зависимости между частями целого. Достижение необходимых пропорций, соразмерности, соответствия, соотношений в границах организации любой природы равнозначно повышению жизнеспособности системы и эффективности ее функционирования. Несоответствие между частями, элементами целого называется диспропорцией. Диспропорции снижают эффективность организации, способствуют ее разрушению. Важнейшими методами обеспечения пропорциональности являются балансовые методы, методы оптимизации, сетевые методы и др.

4.6. Закон информированности и упорядоченности

Обычно информацию разделяют на два больших класса:

1) объективная, овеществленная в товаре (к ней относится информация, полученная от объекта управления как потребительской стоимости);

2) субъективная, отраженная, организованная людьми.

В управлении выделяются следующие характеристики информации:

· объем информации, рассматривается с двух сторон:

- объем символьной информации определяется количеством символов и обычно выражается в символах или байтах;

- объем воспринимаемой информации характеризует полноту информации о каком-либо объекте управления для принятия обоснованного решения. Объем воспринимаемой информации имеет три уровня: 1) информационная избыточность повышает качество решения, однако увеличивает время на принятие решения и повышает стоимость информации); 2) недостаток информации (затрудняет выработку правильного решения, увеличивает степень риска, требует современных методов для повышения вероятности правильного решения); 3) субминимальный (оптимальный) уровень информации (минимально-полный объем информации для конкретного человека (управляющего), при котором он может принять обоснованное управленческое решение);

· достоверность информации — это процент реальных сведений к общему объему информации, имеет три уровня: 1) абсолютный; 2) доверительный; 3) негативный;

· ценность информации характеризуется снижением уровня затрат ресурсов на принятие правильного решения, имеет четыре уровня: 1) нулевой; 2) средний; 3) высокий; 3) сверхвысокий;

· насыщенность информации — это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной информации;

· открытость информации — это возможность ее предоставления различному контингенту людей (управляющему). Существует три уровня открытости информации: 1) секретная; 2) конфиденциальная; 3) публичная.

Информационная среда управления организацией подчиняется действию закона информированности и упорядоченности. Под упорядоченностью понимается гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала подразделений и т. д., а также наличие между элементами установленного взаимодействия — коэффициентов пропорциональности.

Согласно закону информированности и упорядоченности чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивого функционирования (самосохранения).

Закон информированности и упорядоченности устанавливает, что в организованном целом не может быть больше порядка, чем информации. Упорядоченность — это характеристика системы, отражающая наличие определенным образом установленных взаимосвязей. Чем больше качественной информации, тем устойчивее организация. Очевидно, достигнутый порядок можно охарактеризовать с помощью как качественных, так и количественных методов. Так, порядок можно в принципе признать полным, если в нем нашли практическое воплощение три аспекта упорядоченности, вытекающие из того, что определены:

- границы системы, т. е. установлено, какие именно элементы она включает;

- переменные, которые характеризуют элементы, образующие систему;

- характер действия каждого элемента и система их взаимодействия.

4.7. Принципы статической и динамической организации

Организация как любая материальная система проходит все этапы жизненного цикла или их часть. Этапы можно объединить в две группы: статическую и динамическую.

Статическая группа включает порог нечувствительности и ликвидации. Организацию, находящуюся в статической группе, называют статической. В такой организации внутренние и внешние отношения рассматриваются в отрыве от их развития. Это довольно плодотворный метод при подготовке документов, регистрации, физического создания организации, создания реорганизации и ликвидации организаций.

Динамическая группа включает внедрение, рост, зрелость, насыщение, спад и крах. Организацию, находящуюся в динамической группе, называют динамической. В такой организации преобладают координирующие действия.

Специалисты консультационных фирм предпочитают иметь дело со статическими организациями, а руководителям приходится работать с динамическими. Для работы с динамическими организациями создано несколько консультационных технологий.

Рассмотрим принципы, которые входят в состав механизма реализации законов организации и законов для организаций.

Принципы приоритета:

- принцип приоритета цели: в системе цель-задача-функция наивысший приоритет имеет цель, затем задача и далее функция. Функции — виды конкретных работ. Из цели вытекает ряд конкретных задач, из задач — набор функций;

- принцип приоритета функций над структурой при создании организаций: создание новых организаций осуществляется для реализации определенного набора целей. Каждая цель реализуется набором задач. Затем эти задачи группируются по общности, и для этих групп формируется набор функций;

- принцип приоритета структур над функциями в действующих организациях: в реально действующих организациях со временем отлаживаются взаимосвязи между элементами структуры, лишние постепенно отмирают, а недостающие постепенно появляются;

- принцип приоритета субъекта управления над объектом при создании структурного подразделения (звена): при создании организации собственник или учредители должны подбирать под себя персонал, выпускаемую продукцию, местоположение организации. Особое внимание должно уделяться персоналу, личностным и профессиональным характеристикам работников. На стадии создания должны быть заложены основы комфортной работы;

- принцип приоритета объекта управления над субъектом: руководители и главные специалисты должны подбираться под конкретные структурные подразделения с учетом их совместимости.

Принципы соответствия:

- принцип соответствия между поставленными целями и выделенными ресурсами: каждой цели должен соответствовать набор материальных, финансовых и кадровых ресурсов, призванных обеспечить выполнение набора задач. Учитывая, что задачи конкретизируются набором функций, необходимо, чтобы они были материализованы с учетом необходимого резерва. В противном случае одна или несколько функций не будут реализованы, а стоящие за ними задачи и цель также не будут выполнены;

- принцип соответствия распорядительства и подчинения: у каждого работника должен быть один линейный руководитель и любое количество функциональных. Не допускается ситуация, когда подчиненный по другим каналам является линейным руководителем своего руководителя;

- принцип соответствия эффективности производства и экономичности: для каждой организации должно быть найдено соответствие между эффективностью и затратами. Приоритет в большинстве случаев принадлежит эффективности. Увеличение эффективности всегда связано с увеличением качества изделий, а это, в свою очередь, приводит к увеличению затрат, и это оправдано;

- принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации производства и управления. Как показывает практика, очень маленькие и очень большие организации работают менее эффективно, чем их промежуточные по размеру аналоги;

- принцип прямоточности: производственные и информационные процессы должны идти по кратчайшему пути с минимальным количеством вспомогательных операций;

- принцип ритмичности: производственные и информационные процессы должны идти равномерно по заранее заданным временным интервалам;

- принцип пропорциональности: производственные и информационные процессы должны идти по графику, чтобы не было простоев и затоваривания;

- принцип синхронизации (системный принцип): среди производственных и информационных процессов необходимо выделить постоянный или временный центр синхронизации, под который должна подстраиваться работа других подразделений.

В результате анализа свойств процесса можно сформировать следующие принципы его построения:

- процесс должен быть направлен на достижение целей, а не на устранение возмущающих воздействий;

- при выявлении проблемы необходимо учитывать как можно больше управляемых и неуправляемых факторов, влияющих на процесс;

- следует максимально сокращать влияние субъективного фактора на процесс;

- процесс должен обеспечиваться оптимальной информационной средой;

- процедуры и операции каждого этапа процесса должны быть обоснованы;

- обеспечение соответствия свойств процесса техническим и организационным ресурсам и организации.

4.8. Взаимосвязь законов организации

Профессиональное использование законов организации способствует установлению устойчивых количественных и качественных соотношений между управляющей и управляемой системами. Они являются составной частью управленческой технологии организации.

Перечисленные выше законы организации будут эффективно работать на организацию, если руководитель сумеет найти их разумное сочетание, выделить главный на текущий момент закон и обеспечить подчинение ему всех других для достижения глобальной цели организации.

Закон информированности и упорядоченности, закон самосохранения и закон развития — это функциональные законы, связанные с организацией как процессом. Закон синергии, закон единства анализа и синтеза и закон пропорциональности и композиции — это структурные законы, связанные с организацией как явлением.

Законы оказывают друг на друга как положительное, так и отрицательное влияние, например:

- по закону синергии путем увеличения до известных пределов численности персонала можно добиться резкого увеличения потенциала организации, что соответствует закону развития, однако закон пропорциональности и композиции и закон единства анализа и синтеза будут тормозить такое расширение;

- выполнение руководителем требований закона пропорциональности и композиции обеспечивает стабильность организации, но это противоречит закону самосохранения, который требует быстрой перестройки в условиях рыночной экономики.

Для эффективного использования приведенного набора законов необходимо использовать системный подход. Этот подход состоит в следующем.

Законы имеют объективный характер и поэтому будут выполняться независимо от нашего желания, т. е. набор элементов уже задан. Задачи руководителя:

- из списка целей организации выявить основную (на месяц, квартал, год);

- выбрать главенствующий закон, которому следует уделить основное внимание, подчинить ему реализацию остальных законов;

- добиться соответствия законов друг другу путем установления пропорций, приоритетов и сроков их выполнения.

Нарушение системного подхода приводит к ухудшению показателей производственно-хозяйственной деятельности организации.

В социальной организации, центром которой является человек, объективно выполняется ряд общих и особенных законов и принципов, представляющих единое целое в мире организаций.

Тема 5. Системный подход в теории организации

5.1. Понятие системы и системного подхода

Системный подход в теории организации используется как особая методология научного анализа и мышления. Способность к системному мышлению является одним из требований, предъявляемых к современному руководителю. Суть системного подхода, как уже было отмечено ранее, заключается в представлении об организации как системе. Система, по определению многих авторов, — это совокупность взаимосвязанных элементов. Характерной особенностью такой совокупности является то, что ее свойства как системы не сводятся к простой сумме свойств входящих в нее элементов.

Существуют десятки определений ключевых слов, раскрывающих суть данного подхода. Остановимся лишь на отдельных из них. Система — это некоторая целостность единства, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из них вносит свой вклад в характеристики целого.

Системный подход — комплексное изучение явления или процесса как единого целого с позиций системного анализа, т. е. уточнение сложной проблемы и ее структуризация в серию задач, решаемых с помощью экономико-математических методов, нахождение критериев их решения, детализация целей, конструирование эффективной организации для их достижения.

Системотехника — прикладная наука, исследующая задачи реального создания сложных систем управления.

Система строится в шесть этапов: 1) системный анализ; 2) системное программирование, которое включает определение текущих целей: составление графиков и планов работы; 3) системное проектирование — реальное проектирование системы, ее подсистем и элементов для достижения оптимальной эффективности; 4) создание программ математического обеспечения; 5) ввод системы в действие и ее проверка; 6) обслуживание системы.

Качество организации системы обычно выражается в эффекте синергии. Он проявляется в том, что результат функционирования системы в целом получается выше, чем сумма одноименных результатов отдельных элементов, составляющих совокупность. На практике это означает, что из одних и тех же элементов мы можем получить системы разного или одинакового свойства, но различные по эффективности в зависимости от того, как эти элементы будут взаимосвязаны, т. е. как будет организована сама система.

Организация, представляющая собой в наиболее общей абстрактной форме организованное целое, является предельным расширением любой системы. Понятие «организация», как упорядоченное состояние целого, тождественно понятию «система». Противоположным «системе» является понятие «несистема».

Система — это не что иное, как организация в статике, т. е. некоторое зафиксированное на данный момент состояние упорядоченности.

Рассмотрение организации как системы позволяет систематизировать и классифицировать организации по ряду общих признаков. Так, по степени сложности выделяют девять уровней иерархии:

1) уровень статической организации, отражающий устойчивые взаимоотношения между элементами целого;

2) уровень простой динамической системы с заранее запрограммированными обязательными этапами развития;

3) уровень информационной организации, или уровень «термостата»;

4) самосохраняющаяся организация — открытая система, или уровень клетки;

5) генетически общественные организации;

6) организация типа «животных», характеризующаяся наличием подвижности, целенаправленным поведением и осведомленностью;

7) уровень индивидуального человеческого организма — «человеческий» уровень;

8) социальная организация, представляющая собой разнообразие общественных институтов;

9) трансцендентальные системы, т.е. организации, которые существуют в виде различных структур и взаимосвязей.

Применение системного подхода для изучения организации позволяет значительно расширить представление о ее сущности и тенденциях развития, более глубоко и всесторонне раскрыть содержание происходящих процессов, выявить объективные закономерности формирования этой многоаспектной системы.

Системный подход, или системный метод, представляет собой эксплицитное (явно, открыто выраженное) описание процедур определения объектов как систем и способов их специфического системного исследования (описания, объяснения, предсказания и т. д.).

Системный подход при исследовании свойств организация позволяет установить ее целостность, системность и организованность. При данном подходе внимание исследователей направлено на ее состав, на свойства элементов, проявляющиеся во взаимодействии. Установление в системе устойчивых взаимосвязей между элементами на всех уровнях и ступенях, т. е. установление закона связей элементов, есть обнаружение структурности системы как следующей ступени конкретизации целого.

Структура как внутренняя организация системы, отражение ее внутреннего содержания проявляется в упорядоченности взаимосвязей ее частей. Структура системы, выражая ее сущность, проявляется в совокупности законов данной области явлений.

Исследование структуры организации — важный этап познания многообразия связей, имеющих место внутри исследуемого объекта. Это одна сторона системности. Другая сторона состоит в выявлении внутриорганизационных отношений и взаимоотношений рассматриваемого объекта с иными, составляющими систему более высокого уровня. В связи с этим необходимо, во-первых, рассматривать отдельные свойства исследуемого объекта в их соотношении с объектом как целым, а во-вторых, раскрыть законы поведения.

5.2. Процессы самоорганизации системы

Системный подход к исследованию организации в современном его толковании тесно связан с самоуправляемыми процессами социально-экономических систем. В большинстве случаев системы неравновесны, что спонтанно обеспечивает развитие эффекта самоорганизующегося человеческого фактора и соответственно самоуправления.

Самоорганизация — это процесс, в ходе которого создается, воспроизводится или совершенствуется организация сложной динамической системы. Процессы самоорганизации могут иметь место только в системах, обладающих высоким уровнем сложности и большим количеством элементов, связи между которыми имеют не жесткий, а вероятностный характер. Свойства процесса самоорганизации обнаруживают объекты различной природы: клетка, организм, биологическая популяция, биогеоценоз, человеческий коллектив и т. д. Процессы самоорганизации выражаются в перестройке существующих и образовании новых связей между элементами системы. Отличительная особенность процессов самоорганизации — их целенаправленный, но вместе с тем и естественный, спонтанный характер: протекающие при взаимодействии системы с окружающей средой, они в той или иной степени автономны, относительно независимы от среды.

Различают три типа процессов самоорганизации: 1) самозарождение организации, т. е. возникновение из некоторой совокупности целостных объектов определенного уровня новой целостной системы со своими специфическими закономерностями; 2) процессы, благодаря которым система поддерживает определенный уровень организации при изменении внешних и внутренних условий ее функционирования; 3) процессы самоорганизации, связанные с развитием систем, способных накапливать и использовать прошлый опыт.

Организационная наука, использующая системную методологию, предполагает изучение и учет опыта организационной деятельности в различных типах организаций — экономических, государственных, военных и т.п.

Рассмотрение организации как системы позволяет существенно обогатить и разнообразить методологический инструментарий исследования организационных отношений. Пользуясь этим методом, можно рассмотреть одну и ту же организацию одновременно с трех сторон:

- организация создается как инструмент решения общественных задач, средство достижения целей. С этой точки зрения на первый план выступают организационные цели и функции, эффективность результатов, мотивы и стимулы персонала и т. д.;

- организация складывается как человеческая общность, специфическая социальная среда. С такой позиции организация выглядит как совокупность социальных групп, статусов, норм, отношений лидерства, сплоченности, конфликтности и т. д.;

- организация может быть рассмотрена как безличная структура связей и норм. Предметом анализа организации в этом смысле выступают ее организационные связи, построенные иерархически, а также ее связи с внешней средой; основные проблемы здесь — равновесие, самоуправление, разделение труда, управляемость и т.д.

Разумеется, все эти свойства организации имеют лишь относительную самостоятельность, между ними нет резких различий, они постоянно переходят одно в другое. Более того, любые элементы, процессы и проблемы организации должны быть рассмотрены в каждом из этих трех измерений, так как они выступают здесь в разных качествах. Например, индивид в организации есть одновременно работник, личность и элемент системы; организационное подразделение — функциональная единица, малая группа и подсистема.

Очевидно, что перечисленные роли организации задают ей неодинаковые, во многом противоречивые ориентации. Однако пока она нормально функционирует, она остается в равновесии. Это равновесие между ролями организации подвижно за счет постоянных смещений в сторону одной из них, причем новое равновесие достигается через изменение, развитие организации как целого, как системы. Именно противоречивое соотношение этих ориентаций и составляет суть и основу организационных проблем ^{18}.

Тема 6. Связи, иерархия и полномочия в организациях

6.1. Связи в организациях

В организации, состоящей из многих частей, должна осуществляться определенным образом координация их деятельности. Данная координация выступает основой структуры организации, которую обычно определяют как совокупность устойчивых связей в организации.

Без связей и фактического взаимодействия частей не может быть организованного целого. Связь является условием, определяющим возможность взаимодействия. Связи между частями организации осуществляются через каналы коммуникаций. Виды связей соответствуют видам тех отношений между частями организации, которые объединяют части в единое целое.

В организации выделяются различные типы связей. Все зависит от того, какой критерий положен в основу их классификации. Наиболее часто анализу подвергаются следующие пары связей: вертикальные и горизонтальные; линейные и функциональные; формальные и неформальные.

Вертикальные связи соединяют иерархические уровни в организации и ее частях. Они формализуются в процессе проектирования организации, действуют постоянно и изображаются на всех ее схемах, отражая распределение полномочий или указывая на то, «кто есть кто» в организационной иерархии. Данные связи служат каналами передачи распорядительной и отчетной информации, создавая тем самым стабильность в организации. В рамках вертикальных связей решаются проблемы власти и влияния, т. е. реализуется «вертикальная загрузка» работы. Обычно рост организации сопровождается ростом вертикальных связей, так что по количеству этих связей можно судить о размере организации. Современная крупная промышленная организация с сотнями тысяч занятых может иметь от 7 до 12 уровней по вертикали. Вертикальные связи являются единственным типом связей в рамках линейной департаментизации. Они играют важную роль в осуществлении функциональной и продуктовой департаментизации, но при этом дополняются горизонтальными связями.

Использование вертикальных связей в качестве каналов передачи информации для принятия решения становится малоэффективным, когда информация, используемая для решения, вынуждена проходить несколько уровней организационной иерархии, расположенных далеко друг от друга. В этом случае создается опасность возникновения искажения («эффект испорченного телефона»), замедляется весь коммуникационный процесс и требуются значительные затраты.

Горизонтальные связи — это связи между двумя или более равными по положению в иерархии или статусу частями или членами организации. Их главное предназначение — способствовать наиболее эффективному взаимодействию частей организации при решении возникающих между ними проблем. Они помогают укреплять вертикальные связи и делают организацию в целом более устойчивой при различных внешних и внутренних изменениях. Горизонтальные связи создают ряд важных преимуществ. Они экономят время и повышают качество взаимодействия, развивают у руководителей самостоятельность, инициативность, мотивированность, ослабляют боязнь риска. В отличие от вертикальных горизонтальные связи, за исключением матричной департаментизации, обычно не формализуются в ходе проектирования организации. Трудно найти положения о подразделениях или должностные инструкции, где бы было записано, когда и как осуществлять связи с равными по статусу частями организации. Поэтому особый интерес представляют анализ практики и изучение способов установления таких связей. В случае, когда горизонтальные связи устанавливаются на неформальной основе вышестоящим руководителем, они обычно имеют привязку ко времени, к событию или к людям.

Наряду с неформальными способами существует ряд способов формализации горизонтальных отношений. В ряде случаев для усиления механизма горизонтального взаимодействия назначаются специальные лица для осуществления двусторонних контактов между подразделениями организации. Это могут быть заместители, курирующие группу подразделений одного уровня, или же координаторы — руководители проектов программ, нацеленных на получение одного определенного результата или продукта. В данном случае и тем и другим даются права, превышающие уровень прав, которыми наделены подразделения, вступившие в горизонтальное взаимодействие. Но при этом они не наделяются административной властью линейных руководителей.

Следующей группой способов установления горизонтальных связей является создание целевых групп и команд, состоящих из представителей разных частей организации и предназначенных для решения задач на стыке подразделений или проблем. Целевые группы чаще создаются на временной, а команды — на постоянной основе. Наиболее полное развитие горизонтальные отношения получают в рамках матричной департаментизации, когда создается формальная система двойного подчинения.

Еще одной парой связей, устанавливаемых в организации, являются линейные и функциональные связи. Распространено представление, что линейные связи — это те, которые связаны с производством, а функциональные — со вспомогательными по отношению к производству функциями. Однако это совсем не так. Линейные связи — это отношения, в которых руководитель реализует свои властные права и осуществляет прямое руководство, т. е. эти связи в организационной иерархии направлены сверху вниз и выражаются, как правило, в форме приказа, распоряжения, команды, указания и т. п. Природа функциональных связей (или их еще часто называют штабными) совещательная и реализуется посредством этих связей информационное обеспечение координации.

Функциональные связи имеют в организационной иерархии направленность снизу вверх и выступают в форме совета, рекомендации, альтернативного решения и т. п.

Тот факт, что и те и другие связи осуществляются определенными подразделениями в организации, порождает представление, что отдельные подразделения имеют большее отношение к какому-то одному типу связей. В практической работе это восприятие нередко переносится на название подразделений.

Формальные связи — это координирующие связи, регулируемые установленными или принятыми в организации целями, политикой и процедурами. Считается, что регулирующие правила установлены и приняты, если на их основе члены организации:

- могут осуществлять взаимодействие друг с другом;

- желают делать то, что они делают;

- объединены одной целью.

На практике формальные связи служат основой утвержденных в организации положений о подразделениях, должностных инструкций, особенно в части описания характера отношений между различными должностями. Организация представляет собой «набор» формальных связей или связей между «неодушевленными» ячейками организации.

Неформальные связи появляются тогда, когда формальные не выполняют своей роли: не служат интересам работника или организации. В основе неформальных связей лежат отношения между конкретными индивидами, т. е. это отношения между конкретным человеком, занимающим пост директора, и конкретным человеком, являющимся начальником цеха. Неформальные связи существуют всегда, так как практически невозможно втиснуть в должностную инструкцию все нюансы реальной жизни, во всем их богатстве и со всеми их противоречиями.

Появление неформальных связей является индивидуальной защитной реакцией индивидов на неадекватную адаптацию организации к изменениям внешней и внутренней среды. Вследствие развития в организации неформальных связей в иерархической субординации по реализации властных прав и информационного обеспечения может наблюдаться смена позиций.

Неформальные связи являются основой образования неформальных групп, появления неформальных лидеров и создания «параллельной» неформальной организации. При значительном расхождении между зафиксированной в соответствующих документах формальной организацией и реально существующей неформальной руководитель, в зависимости от уровня эффективности той или другой, должен либо ослабить или даже устранить неформальные связи, либо же, если они более эффективны, организационно легализовать, сделав их частью новой формальной организации. Данный процесс называется формализацией организации.

6.2. Иерархия в организациях

Иерархия — это универсальный принцип построения любых организационных систем (биологических, технических, социальных). Применительно к последним данный принцип просматривается на всех уровнях — от малой группы до общества. Иерархия как один из важнейших принципов управления была определена еще А. Файолем. Однако необходимость этого принципа в социальных организациях сопровождается неизбежностью проблем, им вызываемых. И прежде всего они следуют из характерных для иерархии особенностей социальных отношений: подчинение, зависимость, неравенство. В организации сознательно вводится преимущественное право одного работника принимать решения в отношении другого, причем первый получает также и средства контроля за его должностным поведением. К тому же первые составляют явное меньшинство, решающее, однако, за большинство. В этом — одна из главных социальных характеристик внутриорганизационных отношений, объективная основа формирования их структуры на обозримом историческом этапе. Но это и один из самых спорных принципов построения организаций, издавна привлекавший к себе критическое внимание.

С позиций общей теории систем явление иерархии можно определить как разноуровневое распределение частей (элементов) целого по степени общности их функций (свойств). Такое распределение характерно для всех форм существования материи. В социальных организациях этот принцип преломляется в сложные отношения между людьми, что выделяет социальные иерархические системы из всех прочих.

Во-первых, иерархия означает централизацию. Это нейтральное по отношению к интересам участников назначение данного принципа. Оно следует из невозможности (за некоторым исключением) непосредственного взаимодействия определенного количества людей и естественной необходимости выделения посредника, который становится над ними. На этом новом уровне благодаря централизации координируются и интегрируются индивидуальные действия в целое.

В таком смысле иерархия представляет собой форму разделения труда не только по горизонтали, но и по вертикали, на общие и частные функции, на решение и исполнение. Как и всякое разделение труда, иерархия вводится для эффективности, чтобы сэкономить труд централизацией.

Во-вторых, иерархия проявляется и в человеческом отношении, а именно как односторонняя личная зависимость одного человека от другого. Это значит, что один из работников может воздействовать на положение и поведение другого, но так, чтобы этот другой мог так же поступать по отношению к первому. Разумеется, в отношениях между людьми существует много вариантов односторонней зависимости, но в иерархии личная зависимость закрепляется в статусах и выступает как фактор социального неравенства.

Серьезным следствием этой стороны иерархических отношений является то, что связь по субординации (как и другие отношения) не может регламентироваться полностью. Работнику верхнего уровня (не обязательно руководителю) административно-правовые нормы оставляют право выбора характера и способов воздействия на работника нижнего уровня. Говоря юридическим языком, решение ряда вопросов оставляется на личное усмотрение вышестоящего работника. Это значит, что одинаково допустимым и законным считается то или иное решение одного и того же вопроса, касающегося статуса и поведения нижестоящего работника. Отсюда возникает личная зависимость, или так называемый личный режим в организации, т. е. легальное, законное воздействие одного работника на другого.

Организация как человеческая общность соответственно расслаивается на две основные социальные группы — управляющих и управляемых. К последним относится все основание пирамиды власти, причем средние ее звенья, выступая в роли «вершины» по отношению к нижестоящим, в то же время являются основанием для вышестоящих. Понятно, что в каждом таком звене почти все статусы двузначны.

В-третьих, иерархия функционирует как власть, т. е. подчинение участников организации правилам и указаниям. Специфика этой стороны иерархических отношений состоит в контроле безличных требований организации над волей работника, в приспособлении его индивидуальности к организационным функциям. Это достигается посредством ограничения свободы поведения индивида в организации и предписания ему необходимого стиля поведения. Потому власть предполагает принуждение и необходимость в санкциях за отклонение от предписанного порядка.

Власть в организации — возможность социальных субъектов (органов управления, отдельных руководителей) в силу определенного положения в системе формальных отношений в иерархической структуре организации влиять на поведение других людей; право и возможность распоряжаться, определяемые совокупностью полномочий, обеспечивающих с помощью правовых норм организации согласованную совместную деятельность людей и структурных подразделений предприятия, фирмы, учреждения. В административной организации (государственном учреждении) власть руководителя опирается на предоставленные ему государством административные права и обязанности, посредством которых устанавливаются отношения руководства и исполнения (подчинения) и определяется характер управляющего воздействия. В трудовой организации в сфере экономики власть руководителя (или органа управления) чаще всего базируется на полномочиях, делегированных ему собственником и соответственно оформленных нормативно-правовыми и организационно-распорядительными документами. Однако в таких организациях власть может выступать и непосредственно как атрибут собственности (в случае совмещения функции владения и функции управления, когда субъект собственности одновременно является и управляющим). В любом случае власть в организации связана с другими компонентами (факторами), такими как сила, влияние, авторитет, манипулирование. Власть является необходимым средством, способом осуществления миссии организации, ее политики, достижения выдвигаемых целей. Независимо от природы первоисточника право власти в организации командовать исполнителями реализуется в одних и тех же формах (распоряжение, приказ, убеждение и т. д.) при различном их соотношении. Более конкретное выражение власти в организации находится в соответствующих законах, нормах, правилах, предписаниях, волевых и эмоциональных воздействиях. Функции власти осуществляются в процессе управления путем принятия решений, выбора целей, определения задач исполнителей, подбора кадров, создания специализированных структур и др. Власть предполагает обязательную ответственность. Власть, подчеркивал еще А. Файоль, немыслима без ответственности, т. е. без санкции — награды или кары, — сопровождающей ее действия. Всюду, где действует власть, возникает и ответственность. Теоретически считается, что сегодня в странах с развитой рыночной экономикой все более широкое распространение получает доктрина корпоративной власти, укрепление и расширение власти в организации путем передачи полномочий другим людям, делегирование полномочий власти до самого нижнего уровня. Другой, не менее важной, тенденцией является смещение центра тяжести от власти формальной или основанной преимущественно на принуждении, силе, к таким формам власти, которые основаны на праве вознаграждать, на компетентности и знании, на доверии к руководству, на личном обаянии руководителя, который служит образцом для подражания своим подчиненным или пользуется популярностью на основе своих профессиональных и личностных качеств.

Таким образом, власть существует как административно-правовое явление. Позитивное назначение власти — в преодолении известной «колебательности» иррациональности поведения человека в организации, придании ему деловой определенности. Власть иногда понимают как способность принудить кого-то к чему-то. Но, строго говоря, принуждение возможно именно через систему норм и связей (если не иметь в виду физическое насилие). Поэтому выражение «власть в чьих-то руках» и означает, что определенная безличная структура контролируется конкретными индивидами или группой. Она потому и безлична, что во многом нейтральна по отношению к особенностям тех, кто сменяется на вершине. Хотя эти особенности тоже сказываются на поведении системы.

Все указанные свойства организационной иерархии проявляются в единстве, однако каждое имеет самостоятельное значение. Следует отметить, что во всех случаях речь идет о каналах воздействия одних людей на других, часто одного — на многих. Обладание таким каналом психологически мотивируется возможностью самоутверждения, самореализации, повышением престижа. Оттого социальная ценность статусов в иерархии возрастает от уровня к уровню.

Иерархические отношения в организациях складываются не только линейно и по вертикали. Существуют различные формы иерархии. Это, например, косвенное воздействие, формы горизонтальной власти и «перевернутой пирамиды», «пирамиды с меняющейся геометрией» и др.

Так, в организациях известно косвенное воздействие через экспертность, доверительность. Оно обнаруживается как «боковое» воздействие на власть или же неформальное воздействие на исполнительское поведение непосредственно.

Элементы отношений в формах горизонтальной власти заложены в организациях между контролирующими, санкционирующими службами (например, бухгалтерия, отдел кадров, охрана) и другими подразделениями. Подобные отношения распространены и в межорганизационных отношениях: санэпидемстанция, пожарная и налоговая инспекции, прокуратура контролируют деятельность любых других организаций.

В организации возникают также и ситуации «перевернутой пирамиды», т. е. обратной зависимости руководства от исполнения, когда уникальные качества какого-то рядового работника определяют работу других; подобное случается и при дефиците рабочей силы. Разные формы участия в управлении приводят к появлению «пирамиды с меняющейся геометрией», например при выборности руководителей. А в некоторых добровольных обществах высшим органом является общее собрание (в других — съезд делегатов).

Таким образом, проявления иерархии в организациях разнообразны и изменчивы. Вместе с тем необходимо отметить, что в некоторых формах иерархии заложены структурные источники организационной патологии: бюрократизм, карьеризм, отрыв руководства от исполнения, конфликтность и т.д.

Возможно, что какие-то формы иерархии окажутся исторически переходящими принципами организации. Пока же в начале XXI в. изучение закономерностей устройства и функционирования организационной иерархии весьма актуально с точки зрения совершенствования организационного механизма в целом.

6.3. Полномочия в организациях

Важнейшим аспектом устройства организации является взаимоотношение полномочий, под которым понимают характер взаимоотношений высшего управления с низшими уровнями работающих. Этот аспект организации отражает систему вертикального разделения труда. Характер взаимоотношения полномочий определяет возможность распределения и координации задач.

Инструментом, при помощи которого руководство устанавливает отношения между уровнями полномочий, является делегирование. Делегирование задач и полномочий — важнейший инструмент, который используется при осуществлении организационного процесса.

Под делегированием понимают передачу задач и полномочий другим лицам, которые принимают на себя ответственность за выполнение задач на основе использования переданных полномочий.

Делегирование является важнейшим актом в процессе формирования формальной организации. Оно представляет собой средство, при помощи которого руководство распределяет среди работников задачи, которые должны быть выполнены для достижения целей всей организации.

Ответственность представляет собой обязательство работника выполнять определенные задачи и отвечать за их удовлетворительное выполнение.

Ответственность связана с ожиданием, что индивид будет выполнять конкретные требования, связанные с занимаемой им должностью в организации. Фактически индивид заключает с организацией контракт на выполнение задач, связанных с данной должностью, в обмен на получение определенного вознаграждения. Такой контракт в явной или неявной форме заключает любой сотрудник организации — от первого лица до рабочего. Ответственность означает, что работник отвечает за результаты выполнения задачи перед тем, кто поручает ему эту задачу и передает необходимые полномочия.

Важной особенностью делегирования является невозможность делегирования ответственности. Делегируются только задачи и полномочия. Передавая подчиненным задачи, руководитель освобождается от необходимости непосредственно самому заниматься их выполнением. Передавая подчиненным полномочия, руководитель передает им право распоряжения определенными ресурсами и как бы выводит эти ресурсы из-под своего непосредственного контроля. Делегируя все это подчиненным, руководитель возлагает на последних ответственность, но при этом и сам в полном объеме продолжает отвечать за решение делегированных задач. Лицо, на которое возложена ответственность за решение какой-либо задачи, не обязано, таким образом, выполнять ее лично, но остается ответственным за удовлетворительное завершение работы. Поэтому ответственность в организациях кумулятивно нарастает на высших уровнях управления и первый руководитель отвечает за всю деятельность организации. Что касается его подчиненных, то они отвечают перед ним и перед своими непосредственными руководителями за выполнение только своих задач.

Организационные полномочия. Если какое-то лицо принимает на себя ответственность за удовлетворительное выполнение задачи, организация должна предоставить ему ресурсы, необходимые для ее решения. Руководство обеспечивает это путем делегирования работнику полномочий вместе с задачами.

Полномочия представляют собой ограниченное право работника использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников для выполнения делегированных ему задач.

Полномочия, как правило, делегируются должности, а не индивиду, который занимает ее в данный момент.

Рассматривая организационные полномочия необходимо обратить внимание на их ограниченность. Пределы полномочий внутри организации определяются политикой, процедурами, правилами, устными и письменными инструкциями.

Пределы полномочий расширяются при движении снизу вверх по ступеням управленческой иерархии. Однако даже на высших уровнях управленческой иерархии полномочия остаются ограниченными.

Большая часть ограничений полномочий руководителей определяется традициями, нравами, культурными стереотипами и обычаями общества. Люди, кроме того, подчиняются своим начальникам потому, что это социально приемлемое поведение. Все это ограничивает и поддерживает полномочия. Поэтому не следует, по крайней мере надолго, делегировать полномочия, которые противоречат законам, этическим нормам и культурным ценностям. Нельзя делегировать задачи, для решения которых требуются такие полномочия, и ожидать их выполнения. Сознательное делегирование этически и юридически неприемлемых задач и полномочий, даже если это не приводит к открытому столкновению с законом и общественным мнением, неизбежно разрушает внутриорганизационную мораль и этические основы деятельности организации. Организация, деятельность которой опирается только на страх наказания за неправильное поведение, в будущем плане также обречена на деградацию и саморазрушение.

Организационные полномочия, которые формально всегда достаточно жестко ограничиваются, на практике, однако, часто широко нарушаются. Эти нарушения происходят благодаря власти.

Власть, в отличие от полномочий, представляет собой реальную способность субъекта действовать или возможность влиять на ситуацию.

Другими словами, полномочия определяют, что имеет право делать лицо, занимающее некоторую должность. Власть определяет, что оно действительно может сделать. Способы использования власти могут оказывать положительное или отрицательное воздействие на организацию.

Властью может располагать высококвалифицированный специалист, который по определенному кругу вопросов пользуется высоким авторитетом и доверием руководителя. Выступая в качестве консультанта, он не располагает никакими полномочиями, но может иметь значительную «экспертную» власть. Властью может располагать сотрудник, контролирующий информацию и имеющий возможность манипулировать ею. Властью может располагать руководитель, который не наделен определенными полномочиями, но может злоупотребить своим реальным правом распоряжаться ресурсами и людьми. Возможна и обратная ситуация. Руководитель, наделенный полномочиями, может не располагать реальной властью, например, в силу недостаточной информированности о ситуации, потери контроля над людьми, низких волевых качеств.

Понятия «полномочия» и «власть» часто путают друг с другом. Полномочия определяются как делегированное, ограниченное, присущее данной должности право использовать ресурсы организации.

Полномочия, которые делегируются по иерархии управления, всегда ограниченны. Однако способ их делегирования, характер и глубина ограничений могут быть различными. Принято различать линейные и аппаратные (или штабные) полномочия.

Линейные полномочия — это полномочия, которые основаны на линейных связях и передаются непосредственно от начальника к подчиненному и далее к другим подчиненным и передают руководителю всю полноту власти, необходимой для решения задач, стоящих перед руководимым подразделением.

Именно линейные полномочия предоставляют руководителю узаконенную власть для направления своих прямых подчиненных на достижение поставленных целей. Руководитель, обладающий линейными полномочиями, имеет также право принимать определенные решения и действовать в этих вопросах без согласования с другими руководителями в пределах, которые установлены организацией, законом или обычаем.

Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления в организации. Результирующая иерархия обеспечивает последовательное делегирование задач и полномочий по цепочке от первого руководителя через последовательность руководителей среднего звена к руководителям низового уровня и обеспечивает управляемость в больших организациях. Рассматривая это явление, А. Файоль ввел понятие «иерархическая колея» (скалярная цепь, или цепь команд) как последовательности должностей, по которым идут команды сверху вниз, а отчетная информация — снизу вверх по иерархии управления.

Линейные полномочия делегируются так называемым линейным руководителям, которые руководят подразделениями, занятыми выполнением основных операций, определяющих природу организации, ее отраслевую направленность и формирующими основной вклад в достижение конечного результата ее деятельности. Характер деятельности таких подразделений зависит от многих обстоятельств. В компаниях, которые занимаются производственной деятельностью, к основным видам деятельности сегодня традиционно относят производственную, маркетинговую и финансовую. Соответственно к линейным руководителям относят тех, кто руководит этой работой.

Однако линейный аппарат не может удовлетворять всем требованиям к управлению деятельностью сложных организаций. Руководитель, отвечающий за все аспекты деятельности, по вполне понятным причинам не может быть высоким профессионалом во всех сложных специфических видах деятельности, которые в комплексе необходимы для успешного получения полезного результата. В помощь линейным руководителям привлекаются специалисты. Им поручается решение сложных специальных задач, с которыми руководители сталкиваются в процессе управления основной деятельностью организации. Эти специалисты формируют административный аппарат (или штаб) при линейных руководителях.

В составе штаба организации выделяют консультативный, обслуживающий или обеспечивающий и личный аппараты.

Консультативный аппарат. Когда линейные руководители сталкиваются с проблемой, требующей специальной квалификации, они могут пригласить соответствующих специалистов на временной или постоянной основе. Специалисты, выступающие в качестве консультантов и не наделенные полномочиями, формируют так называемый консультативный аппарат.

В обязанности этих специалистов входит консультирование линейного руководства по специальным вопросам. Чаще всего в состав консультативного аппарата входят специалисты в области права, управления, новейших или специальных технологий, обучения и повышения квалификации, консультирования по работе с кадрами и пр.

Обслуживающий или обеспечивающий аппарат. В любой из областей, где используется консультативный аппарат, его функции могут быть расширены. Специалистам могут быть переданы полномочия, связанные с принятием серьезных решений в сфере их компетенции. Поскольку это всегда некоторая вспомогательная деятельность, обеспечивающая возможность более эффективной работы тех, кто занят основными видами деятельности организации, то такой аппарат получил название обслуживающего или обеспечивающего. Большая часть специализированных подразделений в составе аппарата управления в отечественных организациях относится именно к обслуживающему или обеспечивающему аппарату. Это такие подразделения, как отдел кадров, отдел стратегического планирования, технологический отдел и другие аналогичные подразделения, имеющиеся во многих крупных компаниях.

Личный аппарат — это разновидность обслуживающего или обеспечивающего аппарата, предназначенного для обслуживания не потребностей организации в целом, а лично руководителя. В состав личного аппарата входят секретари, референты, помощники руководителя. В их обязанности входит оказание помощи лично руководителю в исполнении его основных обязанностей. В организации члены этого аппарата не имеют никаких полномочий. Их действия в организации или от имени организации всегда осуществляются по поручению руководителя.

Хотя личный аппарат не имеет формальных полномочий, его члены могут обладать большой властью. Посредством подготовки по поручению руководителя решений и назначений, фильтрования поступающей к руководителю информации и контроля доступа к нему они могут оказывать непосредственное влияние на деятельность организации. Личный аппарат руководителей высшего ранга часто обладает такой властью, которая значительно превышает их формальные полномочия.

Рациональное делегирование полномочий — важнейшее условие эффективного управления.

Делегирование как линейных, так и аппаратных функций связано с ограниченностью возможностей руководителя. Однако если делегирование линейных полномочий связано с необходимостью разгрузить старшего руководителя от прямого распорядительства и сократить его «сферу контроля», то появление указанных аппаратов есть следствие углубляющегося разделения труда, которое захватывает сферу управления так же, как и другие области человеческой деятельности.

Делегирование полномочий предполагает решение ряда проблем. Прежде всего, делегирование будет эффективным только в том случае, когда руководитель, передающий задачи, необходимые для достижения целей организации своим подчиненным, учитывает их личные качества.

Вторым важным моментом при использовании руководителем делегирования является наличие качественных коммуникаций. Дело в том, что делегирующий руководитель всегда стремится сохранить в качестве ориентира те цели, которые он ставит перед организацией (подразделением). Чтобы реально добиться их достижения, он должен располагать возможностью доводить до подчиненных свои цели и систему мотивации, которая должна побуждать к соответствующей деятельности. Кроме того, руководитель должен иметь возможность регулярно контролировать результаты деятельности тех, кому он делегировал часть своих полномочий, чтобы быть уверенным, что они используют эти полномочия исключительно для выполнения делегированных им задач, а не для достижения личных целей.

Вопросы к разделу II:

1. Зависимость, закон, закономерность — определение и сущность.

2. Основополагающие законы теории организации.

3. Закон синергии и его действие.

4. Закон развития и его принципы.

5. Закон самосохранения и его суть.

6. Закон единства анализа и синтеза.

7. Закон пропорциональности и композиции.

8. Закон информированности и упорядоченности, характеристика информации.

9. Принципы статической и динамической организации.

10. Взаимосвязь законов организации.

11. Системный подход в теории организации.