Выставка. Техника и технология успеха

Выставка закрылась, закончились беготня, суета, встречи, фуршеты, презентации, конкурсы, лотереи, переговоры, проводы. Все, что брали с собой на выставку, либо своевременно роздали, либо успешно доставили обратно в офис. Основная выставочная деятельность завершена. Однако расслабляться еще рано! Начинается новый этап работы, который не менее важен, чем все предыдущие.

По продолжительности этот этап гораздо дольше, чем время проведения выставки. Во время работы на этом этапе вам предстоит провести:

– анализ достижения целей фирмы за выставочный период;

– анкетирование и анализ работы сотрудников на выставке;

– оценку работы на выставке сотрудников всех эшелонов, в том числе совместную.

Оценка результатов работы

Оцените степень достижения целей, поставленных фирмой для данной конкретной выставки. При оценке результатов работы целесообразно рассматривать отдельно коммерческий и некоммерческий результат.

Участие фирмы в выставке можно рассматривать как инвестиции, поэтому после ее завершения необходимо определить и сравнить затраты с полученными результатами.

Подготовьте отчет о постоянных и вновь появившихся клиентах.

Через каждые 3,6 и 9 месяцев после окончания выставки оценивайте экономическую эффективность участия в данной выставке. Для расчетов используйте количественные оценки, которые получили во время работы на выставке и в послевыставочный период.

Важно отметить, что окончательные результаты от участия в выставке могут иметь задержку до 9-12 месяцев.

Первой и обычно самой главной количественной характеристикой является число посетителей, которые побывали на вашем стенде.

Второй важной характеристикой является число категорий.

Третьей не менее важной характеристикой является количество посетителей по каждой категории.

Все три перечисленные характеристики, как правило, определяются независимо от целей участия в выставке.

Определите суммарные расходы по первому и второму этапам выставки:

– подсчитайте количество продаж, совершенных по результатам выставки;

– определите стоимость одной продажи, разделите суммарные расходы по выставке на количество продаж;

– определите стоимость одного установленного контакта, разделите суммарные расходы по выставке на количество собранных анкет.

Оцените, каких качественных результатов вы достигли на данной выставке:

– определите, какие экспонаты привлекли наибольшее внимание и какие не пользовались успехом;

– решите, что необходимо сделать, чтобы улучшить экспозицию;

– подсчитайте, насколько эффективны были контакты с организаторами выставки;

– заметьте, кто из ваших конкурентов участвовал в выставке и посетил ваш стенд;

– зафиксируйте, какие новые методы и приемы работы на выставке использовали ваши конкуренты.

В последнее время для оценки экономической эффективности участия в выставке используется комплексный коэффициент окупаемости инвестиций (КОИ). Как правило, КОИ включает следующие показатели:

– затраты на установление контактов (разделите суммарные расходы на выставку на общее число установленных контактов);

– затраты на посетителей (разделите суммарные расходы на выставку на количество посетителей стенда);

– процент перспективных контактов, приведших к сделке (разделите число заключенных контрактов на общее количество установленных контактов);

– процент потенциальных покупателей (разделите количество установленных контактов на общее количество посетителей стенда);

– продажи на рубль затрат (разделите суммарный объем продаж – за интервал времени 3, 6, 9 и 12 месяцев – на суммарные расходы на выставку);

– воздействие СМИ (тираж рекламного обращения, умноженный на средний коэффициент передачи: среднее число людей, видевших рекламное обращение, обычно принимается 1, 5-2, 5).

Кроме того, могут использоваться и другие показатели. Например, процент достижения каждой отдельно поставленной цели. В этом случае экспонент сравнивает достигнутый на выставке результат по каждой цели с результатом, запланированным на этапе подготовки.

В зависимости от полученного результата определяется, насколько успешной или неуспешной была деятельность персонала на выставке.

Необходимость перечня целей не вызывает вопросов, поскольку он потребуется и для формирования выставочной политики фирмы, и для корректировки концепции участия в следующей выставке.

Известны пять основных общих «целей действия» при участии фирмы в выставке.

1. Контакты.

2. Торговые сделки.

3. Презентация продуктов.

4. Коммуникация.

5. Сбыт (продажа).

Каждая из этих пяти целей действия может быть декомпозирована на подцели.

Конкретные подцели, непосредственно вытекающие из целей участия в выставке, являются основой для составления плана мероприятий участия в ней.

Например, если вашей целью является увеличение объема продаж, создание дилерских и дистрибьюторских сетей, освоение новых рынков сбыта, развитие сотрудничества с партнерами, то первый анализ, определяющий процент достижения целей, целесообразно проводить сразу же, а второй – через три месяца после окончания выставки.

Например, вы планируете заключить на выставке пять контрактов, установить 60 полезных контактов, собрать сведения о 300 потенциальных клиентах, добиться три хороших отзывов в СМИ (два в центральных газетах и один в специализированном журнале) и получить один диплом за лучшее оформление стенда. Разделив полученные количественные показатели на запланированные, вы определите степень успешности по каждой отдельной цели.

Оценка окупаемости инвестиций, вложенных в данный проект, позволяет определить, насколько успешной или неуспешной была выставка. Исходя из полученных результатов можно провести анализ и внести коррективы в маркетинговую деятельность компании.

Однако, как показывает практика, не следует ограничиваться только этими оценками. Возможно, существуют другие факторы, повлиявшие на результативность участия в выставке, поэтому целесообразно сделать их детальный анализ. Большое количество параметров оценки деятельности фирмы на выставке в некоторых случаях может оказаться необходимым и эффективным, но иногда, к сожалению, нет. На практике бывают ситуации, когда участие фирмы в выставке дает отрицательные результаты по различным направлениям. В такой обстановке руководство фирмы может принять решение больше не экспонироваться.

Для проверки правильности принятого решения следует провести детальный анализ каждого этапа, изучить весь процесс участия в выставке, начиная с подготовки и заканчивая полученными результатами. Вероятно, была неправильно поставлена какая-то цель или выбрана неверная стратегия. Вполне возможно, что персоналом были допущены ошибки в какой-то период выставочной работы.

Отказываться от дальнейшего участия в выставках без анализа – значит ослабить свои позиции и автоматически предоставить существенные преимущества своим нынешним и потенциальным конкурентам.

Следует подчеркнуть, что даже в случае, когда результаты участия в выставке оказались выше запланированных, желательно все же провести тщательный анализ успехов.

Выставочный бизнес во всем мире и особенно в России продолжает интенсивно развиваться, поэтому каждой фирме, в том числе и успешной, необходимо постоянно адаптироваться к изменяющейся среде и совершенствоваться в своей деятельности. Постоянное или периодическое присутствие на выставках с четко сформулированными достижимыми целями позволит вам уверенно чувствовать себя на современном рынке.

После окончания работы выставки руководству необходимо подвести итоги и оценить деятельность руководителя стенда и всего персонала, работавшего на выставке. Задача руководителя стенда – оценить работу каждого сотрудника персонально.

– Отвечали ли действия ваших сотрудников, работавших на выставке, поставленным целям?

– Какова была производительность труда сотрудников (разделите количество контактов на численность персонала первого и второго эшелонов)?

– Насколько хорошо был составлен график работы персонала на выставке и какие надо внести изменения?

– Какие новые идеи возникли у сотрудников во время работы на выставке?

Интегральная оценка производится на основании отчетов об индивидуальной деятельности каждого сотрудника и результатах работы всего коллектива. Оценивается работа персонала:

– за пределами выставки;

– на территории выставки;

– за пределами стенда;

– на стенде.

Возможно, главной целью работы персонала на стенде были установление и регистрация контактов.

Естественно, что во время работы невозможно было дать интегральную оценку количества и качества состоявшихся контактов. Теперь можно и нужно провести тщательный анализ количества контактов.

– Сколько всего клиентов посетило стенд?

– Кто был основным посетителем?

– Как распределились посетители по категориям:

* покупатели товаров: _____ человек, ___%;

* потребители услуг:_____ человек, ___%;

* потенциальные покупатели товаров_____ человек, ___%;

* потенциальные потребители услуг:_____ человек, ___%;

* существующие поставщики сырья, материалов, инструментов и т. п.: _____ человек, ___ %;

* потенциальные поставщики сырья, материалов, инструментов и т. п.: _____ человек, ___ %;

* существующие дилеры:_____ человек, ___%;

* потенциальные дилеры:_____ человек, ___%;

* прямые и косвенные конкуренты: _____ человек, ___%;

* представители администрации различных уровней (района, города, региона, республики, страны):_____ человек, ___%;

* представители СМИ (телевидения, радиостанций, каталогов, журналов, газет и т. д.): _____человек, ___%;

* другие:_____ человек, ___%?

– Насколько увеличилось количество состоявшихся контактов (если не увеличилось, каковы причины)?

– Каковы сравнительные показатели с учетом участия в предыдущих выставках по всем перечисленным выше показателям?

– Какие можно сделать выводы?

– Какие тенденции и изменения конъюнктуры происходят на рынке?

– Изменилось ли отношение администрации различных уровней к фирме и продукции?

– Какие отзывы появились в печати?

– Какие отзывы написали посетители в книге почетных посетителей?

Анализ анкетирования. Вопросы должны быть нацелены на результат, сформулированы конкретно и связаны с выяснением отношения к вашей фирме, к вашим товарам или услуге, к вашим перспективам.

Вопросы составляются исходя из задач данного исследования с учетом специфики товара или услуги и многих других факторов. Как правило, опросный лист содержит основные показатели, по которым можно определить отношение целевой аудитории к продукции и компании, выяснить характеристики, свойственные этой аудитории, отношение к вашему выставочному стенду и к выставке в целом.

Очень эффективно можно провести тщательное исследование конкурентов, поскольку все они одновременно собраны на ограниченной территории, обычно даже в одном павильоне, и открыты для детального анализа.

На основе полученных данных определяются значимость и весомость каждого отдельного вопроса и ответов. Зная значения показателей, вы рассчитываете соответствующие коэффициенты эффективности вашего участия в выставке как каждого эшелона, так и вашей команды в целом. При необходимости вы можете сделать оценку по каждому сотруднику индивидуально.

При подведении общих итогов по выставке эти коэффициенты могут позволить сравнить результаты данной выставки с предыдущими.

Необходимо оценить, насколько удачным было оформление вашего стенда, достаточным ли было количество наглядных и раздаточных материалов и т. д.

Важно проанализировать, как на результатах вашей работы сказалась удаленность от входа и центральных проходов. Кроме того, насколько эффективной была деятельность вашего первого и второго эшелонов, а при наличии такового – и нулевого эшелона.

Безусловно, некоторые контракты заключаются непосредственно на стенде еще во время проведения выставки, но это уже конкретный, «очищенный» результат. Результаты опроса позволяют оценить не только отношение к вашему положению на рынке в целом, но и выяснить, перспективно ли участие в данном мероприятии на будущее. Опрос позволяет сделать выводы, в нужном ли направлении вы двигаетесь.

Последний этап комплексного исследования эффективности участия в выставках заключается в регистрации и констатации результатов «постфактум». Он имеет место только при наличии определенных факторов. Так, объективно оценить количество клиентов, которые пришли к вам после контакта на выставке, возможно при отсутствии изменений в рекламном бюджете, расширения производства, изменений в ассортиментной линейке и т. д. Конечно, можно оценить прибыль, поступившую к вам после участия на выставке методом прямой и непосредственной коммуникации. Однако при большом количестве клиентов это затруднительно, поэтому при отсутствии вышеуказанных изменений внутри вашей организации в течение месяца можно смело сравнивать результаты продаж, выводить коэффициенты их повышения, стабилизации или понижения, что поможет оценить отдачу от выставки в течение запланированного срока.

Подводя итог, следует отметить, что сочетание всех описанных методов даст наиболее полную информацию, и как следствие – ощутимый результат. Однако понятно, что проводить такие исследования под силу крупным организациям, а что делать остальным? Пожалуй, есть универсальный ответ: необходимо правильно выбрать тематику выставки и размещаться только на солидных выставках, которые продержались на плаву не менее трех лет. Обычно эти организации способны сами предоставить вам исследование по выставке, а также оценить рейтинг вашего стенда, а вам останется лишь пожинать плоды их труда.

Как показывает опыт, всегда или по крайней мере в большинстве случаев желательно иметь обобщенную оценку эффективности участия в выставке. Дело в том, что описанные выше индивидуальные показатели не позволяют дать совокупную оценку и определить, насколько успешно или неуспешно прошла данная выставка. Однако иметь один или несколько показателей в большинстве случаев желательно.

Для этого лучше всего сформулировать критерий, на основании которого будет производиться интегральная оценка, поэтому уже на первом этапе при выборе и постановке целей или хотя бы на самых первых этапах необходимы определение и разработка алгоритмов – как и по каким параметрам будут производиться индивидуальная оценка участия каждого сотрудника и интегральная оценка работы всего персонала.

Вашему вниманию предлагается следующий алгоритм формирования одного критерия эффективности участия в выставке. Каждый запланированный индивидуальный показатель, то есть вашу цель, выраженную качественно или количественно, вы умножаете на коэффициент важности. Сумма коэффициентов важности должна быть равна 1. Значение каждой цели, ее приоритеты, как уже было сказано, были определены ранее. Индивидуальные показатели, которых вы достигли на выставке, определяются в относительных величинах. В числителе записывается полученный на выставке результат, а в знаменателе – запланированные показатели.

Тогда интегральный показатель эффективности участия в выставке будет иметь следующий вид:

– К₁ – индивидуальный показатель 1 (цель № 1), которого фирма достигла во время работы на выставке;

– К_В1 – коэффициент важности для индивидуального показателя 1 (цель № 1);

– К_П1 – индивидуальный показатель (цель № 1), которого фирма запланировала достигнуть на выставке;

– К₂ – индивидуальный показатель 2 (цель № 2), которого фирма достигла во время работы на выставке;

– К_В2 – коэффициент важности для индивидуального показателя 2 (цель № 2);

– К_П2 – индивидуальный показатель 2 (цель № 2), которого фирма запланировала достигнуть на выставке;

К_М – индивидуальный показатель М (цель № М), м которого фирма достигла во время работы на выставке;

– К_ВМ – коэффициент важности для индивидуального показателя М (цель № М);

– К_ПМ – индивидуальный показатель М (цель № М), которого фирма запланировала достигнуть на выставке. При подсчете интегрального показателя эффективности участия в конкретной выставке вы можете получить различные варианты.

Интегральный показатель эффективности участия в выставке имеет важнейшее значение, поскольку он позволяет довольно объективно сравнивать деятельность команды для каждого отдельно взятого процесса и выставок различного масштаба и различных целей участия.

Выводы и рекомендации

Совершенно очевидно, что необходим анализ достижения или недостижения фирмой поставленных целей. Это позволит ей исправить допущенные ошибки и усилить свои конкурентные преимущества. Оценка и анализ работы персонала как за пределами выставки, так и на ее территории являются очень важными. Однако более существенен анализ работы персонала на стенде, поэтому принципиально решить, как и по каким параметрам будут производиться индивидуальная оценка участия каждого сотрудника и интегральная оценка работы по эшелонам и всего персонала в целом.

Предложенный алгоритм формирования одного критерия эффективности участия в выставке позволяет всем участникам выставочного процесса разработать по рассмотренной методике способы оценки результатов участия в выставке.