1С: Предприятие. Торговля и склад

7.1. Дополнительные возможности компоненты «Торговля+Склад»

Выгрузка в 1С: Бухгалтерию.

В конфигурации «Торговля+Склад» весь учет торговых операций выполняется с использованием механизмов компоненты «Оперативный учет». Все хозяйственные операции, которые можно провести в конфигурации фиксируются в особом справочнике «Хозяйственные операции». В программу также входят справочники «План счетов» и «Виды субконто». Система «1С: Предприятие Торговля+Склад» поставляется с заполненной схемой проводок по результатам проведения хозяйственных операций в соответствии с методологией бухгалтерского учета, принятой в программе «1С: Бухгалтерия». При необходимости схему бухгалтерских проводок по каждой хозяйственной операции можно изменить (пункт главного меню программы «Сервис» – «Выгрузка в 1С: Бухгалтерию» «Хозяйственные операции»).

Перенос данных оперативного учета в программу «1С: Бухгалтерия 7.7» производится обработкой «Выгрузка проводок в 1С: Бухгалтерию 7.7». Для вызова обработки выберите в главном меню программы «Сервис» пункт «Выгрузка в 1С: Бухгалтерию», подпункт «В 1С: Бухгалтерию 7.7». Обработка «Выгрузка проводок» позволяет формировать на основании данных оперативного учета бухгалтерские проводки и записи книги продаж и покупок в файле в формате XML для переноса их в программу «1С: Бухгалтерия 7.7» конфигурации ред. 4.2. Необходимо иметь в виду, что проводки по отдельному документу можно просмотреть, если в меню кнопки <Действия> этого документа выбрать пункт «Отчет о бухгалтерских проводках». В окне «Выгрузка данных в конфигурацию „Бухгалтерский учет редакции 4.2“ располагаются реквизиты, задающие общие параметры выгрузки. Выгрузка проводок происходит в указанный файл в формате XML. Имя файла можно указать вручную (указав полный путь) или выбрать существующий файл, нажав кнопку <..>. Сразу после выгрузки файл может быть просмотрен (по кнопке <О>). Юридическое лицо. Проводки за указанный период выбираются только по тем хозяйственным операциям, которые сформированы по документам, относящимся к выбранному юридическому лицу. Задание юридического лица является обязательным при формировании проводок. Периодичность. При выгрузке проводок системой предпринимаются некоторые действия по оптимизации количества проводок по торговым операциям за указанный период. Однако для бухгалтера могут представлять интерес и промежуточные итоги. С этой целью обработка имеет возможность выгрузки проводок в интервале указанного периода времени, объединяя их со следующей периодичностью: документ, день, неделя, месяц. Журнал. Все проводки при загрузке попадут в указанный журнал проводок. Если в программе „1С: Бухгалтерия“ нет журнала с таким номером, он будет создан при загрузке автоматически. Номер журнала задается двумя любыми символами. При повторной загрузке в „Бухгалтерию“ удалять данные предыдущей загрузки за указанный период выгрузки. Если флаг установлен, то при повторной загрузке в программу „1С: Бухгалтерия“, будут помечаться на удаление данные предыдущей загрузки за указанный период выгрузки. Если флаг не установлен, то предыдущие данные не будут помечаться на удаление. „Выгружать: Проводки“ – при установке флага будут выгружены сформированные за период проводки с указанной детализацией. Записи книги продаж и выданные счета-фактуры (Записи книги покупок и полученные счета-фактуры) – установка флага в одном из этих полей означает, что при выгрузке проводок будут выгружаться записи книги продаж (покупок), а также документы „Счета-фактуры выданные“ („Счета-фактуры полученные“). Возможно два варианта формирования книги продаж (книги покупок): в конфигурации „Торговля+Склад“ или в конфигурации „1С: Бухгалтерия“. В том случае, если книга продаж (книга покупок) формируется в конфигурации „Торговля+Склад“, то флаг выгрузки документов устанавливать не следует. При этом при установленном флаге выгрузки проводок в бухгалтерию будут загружены проводки по НДС, сформированные при проведении соответствующих документов в конфигурации „Торговля+Склад“. В том случае, если книга продаж (покупок) формируется в конфигурации „1С: Бухгалтерия“ следует установить флаг выгрузки документов. При установленных флагах выгрузки документов и выгрузки проводок не будут выгружаться проводки по НДС, сформированные при проведении документов „Запись книги продаж“ („Запись книги покупок“), а также проводки, сформированные при проведении регламентных документов „Формирование книги продаж“ („Формирование книги покупок“). Соответствующие проводки будут сформированы в конфигурации „1С: Бухгалтерия“ после проведения счетов-фактур и записей книги продаж и книги покупок. При переносе счетов-фактур и записей книги покупок (книги продаж) по импортным товарам, следует учитывать тот факт, что импортный товар в конфигурации „Бухгалтерский учет“ определяется заданной страной происхождения в форме справочника „Номенклатура“. Поэтому, для того чтобы правильно формировались счета-фактуры по импортным товарам, необходимо в конфигурации „Торговля+Склад“ в карточке позиции номенклатуры в справочнике „Номенклатура“ для импортных товаров указать страну происхождения. „Кассовые ордера“. Установка флага в этом поле означает, что при выгрузке проводок будут выгружаться документы Приходный кассовый ордер и Расходный кассовый ордер. При оформлении розничных продаж с помощью документа „Отчет ККМ“ будет также выгружен документ Приходный кассовый ордер, который фиксирует прием выручки от ККМ. Этот документ формируется автоматически после проведения документа „Отчет ККМ“.

Обработка «Выгрузка данных в 1С: Бухгалтерию 8.0».

Данная обработка осуществляет выгрузку документов в конфигурацию «Бухгалтерия предприятия». В поле «Организация» можно выбрать собственное юридическое лицо, по которому будут выгружаться документы. Если организация не выбрана, тогда документы выгружаются по всем организациям. В поле «Имя файла данных» вводится имя и путь к файлу, в который будут выгружаться данные. Поля «Дата начала» и «Дата окончания» задают временной интервал, за который выгружаются документы. Группа реквизитов «Правила выгрузки данных» позволяет работать с правилами выгрузки. По кнопке <Загрузить правила обмена> правила загружаются из заданного файла. Для загрузки необходим файл «RTr9_Ac8.xml», который необходимо разместить в подкаталоге «ExtForms» каталога базы данных. После загрузки правил их названия выводятся в списке. Названия правил соответствуют видам выгружаемых документов. При помощи флажков можно включать и выключать правила, настраивая выгрузку определенных видов документов. В таблице, расположенной в правой части окна можно задать отбор на отдельные правила.

Особенности выгрузки документов.

Выгружаются только проведенные документы. Исключение составляют следующие документы «Авансовый отчет», «Доверенность» и «Инвентаризация ТМЦ», поскольку эти документы не проводятся. Все документы синхронизируются по номеру и дате. При этом документ «ГТД по импорту» синхронизируется, также по номеру ГТД. Бухгалтерские счета, введенные в документы, не выгружаются. При загрузке в конфигурацию «Бухгалтерия предприятия» документы заполняются бухгалтерскими счетами по умолчанию в соответствии с настройками бухгалтерской конфигурации. Принадлежность списываемого товара к собственным или комиссионным, влияющее на счет учета товара, определяется по данным партионного учета. Табличные части «Товары», «Оплата», «Прочее» документа «Авансовый отчет» заполняются на основании документов «Строка авансового отчета ТМЦ», «Строка авансового отчета оплата», «Строка авансового отчета прочее» соответственно. В документе «Возврат товаров от покупателя» себестоимость возвращаемого товара определяется по данным партионного учета. Документ «Корректировка долга» выгружается с видом операции «Списание задолженности». Документ «Отчет комиссионера о продажах» выгружается со способом расчета комиссионного вознаграждения – «процент от разности сумм продажи и поступления» и значением процента – 100 %. Документ «Поступление доп. расходов» выгружается только, если во всех строках документа установлена одинаковая ставка НДС. В противном случае, выводится сообщение об ошибке и документ не выгружается. Если в документе несколько строк, то все содержания услуг из этих строк выводятся в поле «Содержание» выгруженного документа через точку с запятой. Распределение сумм доп. расходов по партиям товаров определяется по данным партионного учета. Документ «Поступление ТМЦ (импорт)» выгружается в два документа «Поступление ТМЦ» и «ГТД по импорту». Причем, если в поступивших по документу партиях содержится несколько номеров ГТД, то формируется несколько документов «ГТД по импорту». Необходимо обратить внимание на то, что не выгружаются документы ввода начальных остатков, документы «Заявка покупателя» и «Заказ поставщику», регламентные документы, документы «Комплектация ТМЦ», «Реализация (прочее)», «Поступление (прочее)». Счета-фактуры, выгружаются, если у них есть документ-основание. Однако не выгружаются счета-фактуры, введенные на основании невыгружаемых видов документов.

Особенности конвертации элементов справочника «Договоры».

Элементы справочника «Договоры» выгружаются только по ссылкам из документов. Реквизит «Основной договор контрагента» справочника «Контрагенты» не выгружается. Синхронизация договоров выполняется по наименованию, признаку группы, владельцу, организации, виду договора, коду. Организация, указываемая в договоре, определяется организацией, указанной в том документе, из которого выгружается договор. В большинстве документов вид договора определяется видом документа и, в некоторых случаях, видом или кодом операции документа. В документах движения денежных средств происходит анализ движений документа по регистрам взаиморасчетов, и вид договора определяется видом кредитного документа, который оплачивается данным документом. Если таким образом вид договора определить не удалось, то производится анализ всех задолженностей по данному документу. Если и это не дает результата, то в зависимости от вида документа и вида операции документа вид договора принимает значение «с покупателем» или «с поставщиком».

Обработка «Формирование и выгрузка документов налогового учета» служит в системе для автоматического формирования, заполнения и выгрузки во внешний файл документов налогового учета для дальнейшей загрузки их в программу «1С: Бухгалтерия 7.7». Документы налогового учета формируются по выбранному в обработке юридическому лицу за указанный период. В списке документов «Формировать документы следующих видов» следует отметить те виды документов налогового учета, которые следует формировать. В поле «Имя файла» необходимо задать имя файла выгрузки. Формирование и выгрузка документов налогового учета производится по кнопке <Сформировать и выгрузить данные> или по кнопке <ОК>. Данные для документа «Списание материалов, товаров, продукции» формируются на основании документа «Списание ТМЦ». В документах налогового учета «Списание, материалов, товаров, продукции» в конфигурации «Бухгалтерский учет» могут остаться незаполненными или заполненными не устраивающим пользователя образом следующие реквизиты: «Вид Расхода» и «Элемент Расхода». Это связано с тем, что на основе информации, которая хранится в информационной базе конфигурации «Торговля+Склад» невозможно произвести полную классификацию возможных операций списания, в соответствии с классификацией видов расходов налогового учета.

Элементы «Элемент расхода» и «Объект учета» также не могут быть заполнены автоматически в документе налогового учета «Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав» при формировании данных налогового учета на основании документа «Строка аванс. отчета (прочее)». Элемент «Вид» расхода» в налоговом документе «Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав» не заполняется автоматически при выгрузке данных по документу «Поступление услуги и пр.» В том случае, если книга покупок формируется вручную (на основании документов «Записи книги покупок») НДС в налоговых документах расхода денежных средств не заполняется. Это связано с тем, что при ручном ведении Книги покупок, документы расхода денежных средств, такие как «РКО» и «Строка выписки банка (расход)», и документ формирующий записи книги покупок «Запись книги покупок» не имеют между собой никакой формальной связи.

Рекомендуется после выполнения выгрузки подобных операций в конфигурацию «Бухгалтерский учет» выполнить ручной контроль заполнения этих реквизитов и при необходимости заполнить их вручную. В конфигурации «Бухгалтерский учет» материалы и товары хранятся в различных справочниках. При выгрузке данных по статусу партии в конфигурации «Торговля+Склад» автоматически определяется, что именно выгружается и информация заносится в соответствующие справочники.

С помощью обработки «Настройка формирования проводок» можно автоматически заполнить соответствующие справочники информацией о бухгалтерских проводках в соответствии с методологией учета, принятой в программе «1С: Бухгалтерия, ред 4.2».

Справочник «План счетов» предназначен для правильного ведения бухгалтерских операций по результатам хозяйственной деятельности, отраженной в конфигурации «Торговля+Склад». Этот справочник поддерживается в актуальном состоянии и полностью соответствует стандартному плану счетов в типовой конфигурации программы «1С: Бухгалтерия 7.7». На основании плана счетов формируются бухгалтерские проводки в конфигурацию «1С: Бухгалтерия 7.7». Справочник «План счетов» доступен для редактирования пользователю. Пользователь имеет возможность редактировать существующие счета, а также добавлять новые. Однако к редактированию плана счетов надо подходить очень осторожно, поскольку любое некорректное изменение плана счетов приведет к некорректности переноса данных в «1С: Бухгалтерию 7.7». Справочник вызывается для ввода и редактирования информации из пункта меню «Сервис» / «Выгрузка в 1С: Бухгалтерию» / «Настройка бухгалтерских проводок» / «План счетов».

Справочник «Виды субконто» предназначен для определения соответствия между видами субконто и соответствующими объектами торгового учета. Справочник называется для ввода и редактирования информации из пункта меню «Сервис» / Выгрузка в 1С: Бухгалтерию» / «Настройка бухгалтерских проводок» / «Виды субконто».

Цель обработки – «Свертка базы» – удаление потерявшей актуальность информации в информационной базе. С помощью обработки «Свертка базы» из информационной базы удаляются те документы, которые потеряли актуальность и на их основе создаются новые документы ввода остатков. Удаляются документы, имеющие дату, равную или меньше указанной в настройках даты свертки документов. На дату свертки создаются соответствующие документы ввода остатков. Обработка при начале своей работы формирует таблицы остатков на дату свертки по регистрам оперативного учета. Далее на основании этих таблиц, обработкой создаются документы и проводятся документы для ввода остатков по всем регистрам на дату свертки. В том случае, если по документам имеются непогашенные остатки, то для сохранения целостности базы данных, в базе после свертки создаются пустые образы данных документов. Остатки по этим документам фиксируются в соответствующих документах ввода остатков. При свертке базы можно установить флаг «Установить дату запрета редактирования, равную дате свертке». В этом случае все документы ввода остатков, созданные при свертки базы данных будут недоступны для редактирования, возможен будет только просмотр этих документов. С помощью обработки «Свертка базы» можно производить деление информационной базы (ИБ) на рабочую и архивную базу. Рабочая ИБ – это база, в которой происходит ввод первичных документов и формирование отчетности. Как правило, это основная ИБ, для ведения учета на предприятии. Архивная ИБ – база, предназначенная для хранения документов прошлых периодов, по которым уже была сформирована отчетность и которые не нужны больше в рабочей информационной базе. Перед проведением свертки удаляемые документы можно выгрузить в файл в формате XML, а затем загрузить их в архивную копию базы данных. Для того, чтобы произвести выгрузку необходимо задать имя файла, в которую будут выгружены данные. Эту операцию можно производить многократно, добавляя в архивную базу те документы, которые будут удалены при проведении свертки.

Импорт справочников.

Наиболее объемные справочники программы: справочник номенклатуры, цен – можно быстро заполнить из других программ или приложений с помощью импорта. Если эта информация уже есть, то импорт избавит от ручного ввода данных. Импорт предназначен как для заполнения справочников целиком, так и для частичного обновления данных. Информация может быть представлена в виде текстового файла, в формате «MS Excel» или формате с расширением «*.dbf». Для импорта файла в формате «MS Excel» необходимо, чтобы на компьютере был установлена программа «MS Excel» версии не ниже той, с помощью которой создан импортируемый файл. Для импорта текстового файла его структура должна быть определенным образом организована.

Порядок импорта данных из файла:

Общая последовательность выполнения действий при процедуре импорта:

– Выбрать вид импортируемого файла – «Текст с разделителем», «DBF – таблица» или «XLS – таблица»;

– Для импортируемых файлов вида «Текст с разделителем» и «DBF-таблица» выбрать тип кодировки, в котором записан файл: – WINDOWS (1251) или DOS (866);

– В поле ввода справа от кнопки <Файл> ввести путь к файлу, в котором содержатся импортируемые данные, или нажать эту кнопку и выбрать файл в диалоговом окне;

– Для импортируемого файла вида «Текст с разделителем» в поле «Разделитель» выбрать символ, отделяющий одно поле от другого в текстовом файле.

В полях «Начальная строка» и «Конечная строка» задаются номера строк импортируемого файла, из которых надо считывать информацию. Для файла, представленного в виде «XLS – таблицы» можно задать количество обрабатываемых колонок. В окне появятся два списка: в левом списке, «Импортируемые данные», содержится перечень полей справочника товаров программы, а в правом списке, «Поля входного файла», перечислены названия полей из шапки текстового файла.

Список «Схема импорта данных» должен содержать пары: A=B, где A – поле справочника, в который импортируются данные, а B – название поля в шапке файла из списка «Поля входного файла». Чтобы установить связь A=B надо выделить в списках требуемые строчки и нажать кнопку <Установить>. Можно также выделить строчку одного из списков и поместив во втором списке курсор мыши на нужную строку, дважды щелкнуть левой кнопкой мыши. Для очистки связей A=B надо выделить эту пару и нажать кнопку <Очистить>. Чтобы очистить все связи достаточно нажать кнопку <Очистить все>. С помощью кнопки <Значение> можно задать значение по умолчанию для импортируемых полей. Например, можно задать единицу измерения, если она не задана в импортируемом файле. После установки соответствий для дальнейшего проведения импорта надо нажать кнопку <Выполнить>. Для выхода из данного окна необходимо нажать кнопку <Закрыть>.

Обработка «Этикетирование» предназначена для просмотра и печати этикеток для весового товара. Данная обработка доступна только для тех позиций номенклатуры, в форме которых указан признак весового товара (установлен флажок «Весовой»). В результате использования обработки будет сформирована печатная форма этикетки, содержащая штрих-код с информацией о весе товара. Обработка может быть вызвана из пункта главного меню программы «Сервис» пункта «Этикетирование» или из справочника «Номенклатура» по кнопке <Этикетка>, если для текущей позиции номенклатуры установлен флажок «Весовой». В том случае, если обработка вызывается из пункта главного меню программы «Сервис» пункта «Этикетирование», то необходимо выбрать из справочника «Номенклатуры» ту позицию весового товара, для которой необходимо произвести этикетирование. Если этикетирование производится из справочника номенклатуры, то в данную обработку автоматически занесется информация о текущей позиции номенклатуры. Вес товара можно указать вручную в поле «Вес». В качестве единицы измерения веса для весового товара используется заданная в его форме базовая единица измерения. В том случае, если подключены электронные весы, вес товара будет считываться автоматически. Этикетку на весовой товар можно сразу распечатать на принтере или предварительно просмотреть на экране, а затем распечатать. Печать или просмотр этикетки осуществляется по кнопке <Печать>.

Обработка «1С: Предприятие – Клиент банка» предназначена для экспорта платежных документов за период из программы «1С: Предприятие Торговля+Склад» в систему типа «Клиент банка», а также для импорта операций по расчетным счетам в программу «1С: Предприятие Торговля+Склад» из системы «Клиент-банк». Форма данной обработки имеет две закладки «Экспорт и импорт» и «Настройка обмена». Под настройкой понимается указание (выбор) расчетных счетов, по которым платежные документы импортируются или экспортируются, а также указание видов платежных документов, участвующих в обмены данными. Обмен данными осуществляется через текстовые файлы. Необходимо указать наименование этих файлов (отдельно для импорта, отдельно для экспорта) и каталоги, в которых эти файлы находятся. Необходимо выбрать кодировку текстовых файлов (они определяются системой «Клиент-банка»). После настройки можно переходить к обмену данными. Для экспорта данных из программы «1С: Предприятие» в систему «Клиент-банка» необходимо указать интервал дат, за который будет производиться экспорт. Для начала выгрузки нажмите кнопку <Выгрузить>. После окончания выгрузки можно просмотреть результат. Для этого нажмите кнопку <Просмотр> раздела «Экспорт». Результат выгрузки данных из системы «Клиент-банка» при экспорте в программу «1С: Предприятие» можно просмотреть. Для этого нажмите кнопку <Просмотр> раздела «Импорт». Для импорта данных в программу «1С: Предприятие» из системы «Клиент банка» нажмите кнопку <Загрузить>. Для просмотра результата импорта необходимо открыть журналы «Платежные документы» и «Банк». Бухгалтер по данным, содержащимся в документе «Операция по р/с», может правильно заполнить (указать аналитику) строку документа «Выписка».

Обмен данным в формате CommerceML (XML).

Выгрузка пакета коммерческих предложений. По товарам каталога можно сформировать и выгрузить предложения. Предложения формируются и выгружаются в пункте главного меню программы «Сервис» пункт «Обмен данными в формате XML» подпункт «Выгрузка коммерческих предложений информации».

Для выгрузки предложений необходимо указать следующие данные:

1. Период, в который будут действительны выгруженные предложения;

2. Имя файла, в который будут выгружены предложения. Кнопка <…> предназначена для выбора или задания имени файла. С помощью кнопки <см.> можно после выгрузки просмотреть сформированный файл в формате XML.

3. Имя каталога, по которому выгружаются предложения («По каталогу»).

4. Типы цен, по которым будут выгружаться предложения («По ценам»).

Можно также, установив соответствующие флажки, произвести следующие операции:

1) выгрузить каталог товаров и сведения о фирме;

2) в качестве информации выгрузить количество имеющегося на данный момент времени товара;

3) задать выгрузку предложений только по тем товарам, которые имеются в наличии на момент выгрузки («Только по имеющимся товарам»);

4) произвести выгрузку предложений только товарам, отобранным с помощью групповой обработки товаров (см.). Данная обработка вызывается непосредственно из окна «Формирование и выгрузка пакета предложений» по кнопке <Подбор номенклатуры>;

5) с помощью закладки «Дополнительная» можно определить значения свойств предложений по умолчанию. Например, если имеется возможность заказывать с доставкой на дом все или большинство товаров, нет необходимости каждому товару каталога назначать необходимое для обозначения этого факта значение свойства, достаточно указать его на этой закладке (например, свойство «доставка», значение «на дом»). Если же какой-то товар на дом не доставляется, нужно указать соответствующее значение свойства «доставка» для этого товара (например, «только в магазине»), и значение свойства по умолчанию для этого товара не будет присвоено. Все параметры товара в каталоге определяются параметрами того аналога, который ему определен в справочнике номенклатуры. Если для какого-либо товара каталога определено несколько аналогов в справочнике номенклатуры, то предложения будут выгружены для каждого из них. Предложения выгружаются в файл формата «XML», построенный по определенной схеме. Сформированный файл с предложениями может быть опубликован на сайте INTERNET. Для этого нужно установить флаг «отправить на сайт» и с помощью кнопки <…> в поле справа от него выбрать сайт из справочника сайтов. После выгрузки содержимое полученного файла можно посмотреть с помощью кнопки <см.>.

Загрузка пакета коммерческих предложений. В конфигурации «1С: Предприятие Торговля+Склад» имеется возможность не только выгружать свои коммерческие предложения, но и загружать коммерческие предложения из внешних файлов. Этим режимом удобно пользоваться в том случае, если, например, нужно загрузить коммерческие предложения (цены из прайс-листов) поставщиков. Загрузка коммерческих предложений имеет смысл только для уже идентифицированных позиций товарной номенклатуры. Перед тем, как производить процедуру загрузки коммерческих предложений необходимо либо добавить новые позиции товарной номенклатуры в справочник, либо установить для них соответствующие аналоги в справочнике «Номенклатура». Загрузка коммерческих предложений производится из файла, представленного в «XML-формате». В окне загрузки необходимо указать путь до файла, в котором представлены коммерческие предложения. В поле «Тип цен» необходимо указать тот тип цен, для которого будут установлены цены из загружаемых коммерческих предложений. В одном XML-файле может содержаться несколько пакетов предложений. Каждый пакет предложений может содержать информацию по одному типу цен (например, оптовая цена, розничная цена, закупочная цена и т. д.). Одномоментно, может быть загружена цена одного типа из какого-либо пакета предложений. Загрузка осуществляется при нажатии на кнопку <Выполнить>. При начале выполнения процедуры необходимо выбрать в предложенном диалоге, какой пакет предложений (фактически какая цена по товарам) будет загружаться в настоящий момент. При выполнении данной обработки конфигурация «Торговля+Склад» просматривает все товары в каталоге и загружает или обновляет данные только по тем позициям в справочнике «Номенклатура», которые имеют аналоги в том каталоге, по которому производится загрузка коммерческих предложений. Перед тем как осуществлять процедуру загрузки коммерческих предложений можно просмотреть загружаемые коммерческие предложения, воспользовавшись кнопкой <Просмотр каталога>.

Обработка электронной почты. Окно «Обработка деловой почты» появляется при вызове подпункта «Обработка электронной почты» пункта «Обмен данными в формате XML» главного меню программы «Сервис». Эта обработка позволяет посмотреть и обработать список полученных по электронной почте документов. Прием информации осуществляется при нажатии кнопки <Прочитать почту>. В таблицу будут загружены все новые документы, то есть те сообщения электронной почты, которые в ней отмечены, как непрочитанные. После получения документов, пользователю необходимо будет установить отметку в поле «Загрузить». Для того, чтобы одни и те же документы не были загружены дважды, рекомендуется установить также отметку в поле «Прочитан». При установке отметок можно также воспользоваться стандартными кнопками управления отметками в списке. Загрузка документов выполняется при нажатии кнопки <Выполнить>.

При этом следует иметь в виду следующее:

1. Статус документов устанавливается «Не проведенный».

2. Значения параметров, которые не были определены в выгруженном документе, устанавливаются как параметры по умолчанию.

Документы загружаются в соответствующие журналы документов. Кроме того, после процедуры загрузки документов автоматически открывается окно «Групповая обработка документов», в котором присутствует список загруженных документов. С помощью этой обработки можно сразу провести весь пакет полученных документов.

Просмотр и загрузка документа. Загрузка документов в системе производится из подпункта «Загрузка документов» пункта «Обмен данными в формате XML» главного меню программы «Сервис». В окне настройки, в котором необходимо указать выполняемое действие: «загрузить из файла» или «выбрать из полученных по электронной почте». При загрузке из файла пользователю необходимо выбрать файл загрузки и нажать на кнопку <Загрузить>. Для выполнения действия «выбрать из полученных по электронной почте» необходимо нажать на кнопку <открыть почтовый ящик>. В новом окне появится список непрочитанных документов того вида, которые можно загрузить в новый документ. Выбор документов производится двойным нажатием левой клавиши мыши или клавишей . При загрузке документов выдается запрос «Пометить документы, как прочитанные?». В случае положительного ответа на этот вопрос данные документы, будут помечены в электронной почте как прочитанные. В новый документ будут загружены данные из документа, полученного по электронной почте.

Выгрузка данных в финансовое планирование.

Справочник «Аналитика финансового планирования». Данный справочник предназначен для хранения аналитики финансового планирования и вызывается из подпункта «Аналитика финансового планирования» пункта «Выгрузка данных в финансовое планирование» главного меню программы «Сервис». Эту аналитику необходимо хранить в конфигурации «Торговля+Склад», откуда производится выгрузка, чтобы привязывать выгружаемые данные к разрезам аналитического учета финансового планирования.

В справочнике хранятся данные из всех необходимых справочников конфигурации «Финансовое планирование»:

Варианты бюджетов;

Финансовые показатели;

Статьи оборотов;

Подразделения;

Проекты;

Валюты.

Элементы каждого справочника хранятся в виде отдельной группы, внутри которой повторяется вся структура этого справочника. Соответствие между справочниками конфигурации «Финансовое планирование» и элементами справочника «Аналитика финансового планирования» устанавливается по кодам элементов. Элементы данного справочника загружаются автоматически и не редактируются. Загрузка производится одним из описанных ниже способов.

Если обе информационные базы – та, в которую встроен механизм выгрузки, и информационная база конфигурации «Финансовое планирование» могут быть открыты на одном компьютере одновременно, загрузка может быть выполнена полностью автоматически, средствами механизма «OLE Automation». Для выполнения загрузки этим способом необходимо нажать кнопку <Загрузить справочники>. После нажатия этой кнопки будет открыт диалог «Запуск 1С: Предприятия», в котором следует выбрать информационную базу конфигурации «Финансовое планирование» – так же, как и при ее обычном открытии. При необходимости следует указать и имя пользователя и пароль. Информационная база конфигурации «Финансовое планирование» открывается только для загрузки справочников и будет закрыта автоматически после выполнения загрузки.

Если загрузка аналитики финансового планирования первым способом невозможна, то можно выгрузить необходимые данные из конфигурации «Финансовое планирование» в текстовый файл, из которого затем загрузить их в конфигурацию, куда встроен механизм выгрузки. Выгрузка аналитики из конфигурации «Финансовое планирование» в текстовый файл производится с помощью внешней обработки «FPExp.ert», которая расположена в подкаталоге «ExtForms» этой информационной базы. Использование этой обработки описано в книге «Финансовое планирование. Руководство по конфигурации» в разделе «Внешняя обработка FPExp.ert». Загрузка аналитики финансового планирования из текстового файла в конфигурацию, куда встроен механизм выгрузки, производится с помощью внешней обработки «Import77.ert», которая расположена в подкаталоге «ExtForms» информационной базы «Финансовое планирование». Использование этой обработки описано в книге «Финансовое планирование. Руководство по конфигурации» в разделе «Внешняя обработка Import77.ert».

При загрузке аналитики финансового планирования любым из указанных способов производится полная синхронизация справочника «Аналитика финансового планирования» со справочниками конфигурации «Финансовое планирование»: загружаются вновь созданные элементы и помечаются на удаление не используемые. Загрузку следует производить каждый раз, когда изменялся состав справочников конфигурации «Финансовое планирование».

Настройка соответствия валют. Для дальнейшей работы механизма выгрузки данных необходимо настроить соответствие валют конфигурации, куда этот механизм встроен, валютам конфигурации «Финансовое планирование». Для этого необходимо нажать кнопку <Соответствие валют>. По нажатию этой кнопки будет открыто окно, содержащее перечень валют из конфигурации «Финансовое планирование». В этом списке необходимо для каждой валюты из информационной базы финансового планирования указать соответствующую валюту из информационной базы, куда встроен механизм выгрузки. Эта валюта указывается в графе «Валюта». Однако может возникнуть ситуация, когда одной валюте финансового планирования соответствуют несколько валют из конфигурации, куда встроен механизм выгрузки. В этом случае следует скопировать строку списка, содержащую такую валюту, необходимое количество раз, перечислив в размноженных таким образом строках все соответствующие валюты из конфигурации, куда встроен механизм выгрузки. Для копирования нужной строки следует нажать клавишу «Insert» или «F9».

Справочник «Настройка выгрузки данных для планирования». Данный справочник предназначен для настройки состава выгружаемых в конфигурацию «Финансовое планирование» данных и вызывается из подпункта «Настройка выгрузки данных для планирования» пункта «Выгрузка данных в Финансовое планирование» главного меню программы «Сервис». Каждый элемент данного справочника описывает отдельную строку документа планирования, который будет создан в результате загрузки. Для каждого элемента этого справочника настраивается отбор данных для выгрузки с помощью подчиненного справочника «Настройка отбора данных для планирования». Данный справочник имеет многоуровневую (трехуровневую) иерархическую структуру. Следует иметь в виду, что при выгрузке данных можно применять не все настройки, перечисленные в этом справочнике, а использовать только одну какую-либо группу. Таким образом, в разных группах этого справочника можно создавать альтернативные варианты настройки выгрузки данных. Перед началом работы с этим справочником необходимо произвести загрузку аналитики финансового планирования, посмотрев раздел «Справочник „Аналитика финансового планирования“ книги „Финансовое планирование. Руководство по конфигурации“. Редактирование элементов этого справочника производится в отдельном диалоговом окне.

Редактирование элемента справочника:

Код – каждому элементу данного справочника назначается уникальный код.

Наименование – здесь следует указать рабочее наименование данного элемента настройки.

Настраивается выгрузка значений показателей – при выборе этого значения переключателя в данном элементе настраивается выгрузка начальных значений одного из финансовых показателей.

Финансовый показатель – здесь необходимо выбрать показатель, выгрузка которого настраивается в данном элементе. Данное поле обязательно должно быть заполнено.

Настраивается выгрузка оборотов по статьям – при выборе этого значения переключателя в данном элементе справочника настраивается выгрузка оборотов по одной из статей финансового планирования. В этом случае вид диалога несколько меняется:

Статья оборотов – в этом поле необходимо выбрать статью оборотов, выгрузка которой настраивается в данном элементе справочника. При этом данное поле обязательно должно быть заполнено.

Дебетуемый показатель – в этом поле указывается финансовый показатель, который увеличивается одновременно с оборотом по статье. Этот показатель определяется для каждой статьи в справочнике «Статьи оборотов»: если там указана группа показателей, то необходимо выбрать показатель, принадлежащий этой группе. Во всех остальных случаях поле недоступно для редактирования.

Кредитуемый показатель – в этом поле указывается финансовый показатель, который уменьшается одновременно с оборотом по статье. Этот показатель определяется для каждой статьи в справочнике «Статьи оборотов»: если там указана группа показателей, то необходимо выбрать показатель, принадлежащий этой группе. Во всех остальных случаях поле недоступно для редактирования. Подробнее работа механизма описана в книге «Финансовое планирование. Руководство по конфигурации» в разделе «Механизм связи финансовых показателей и статей оборотов».

Подразделение – в этом поле можно указать подразделение, по которому настраивается выгрузка оборотов. Поле может оставаться пустым. Для очистки поля можно воспользоваться расположенной справа кнопкой .

Проект – в этом поле можно указать проект, по которому настраивается выгрузка оборотов. Поле может оставаться пустым. Для очистки поля можно воспользоваться расположенной справа кнопкой .

Источник выгрузки итогов – в этом поле следует выбрать один из объектов конфигурации, куда встроен механизм выгрузки данных – план счетов или регистр оперативного учета, по данным которого настраивается выгрузка.

Валюта выгружаемых данных выбирается вручную – при выборе этого значения переключателя валюта выгружаемых в соответствии с данной настройкой данных устанавливается путем выбора одной из валют финансового планирования. Данная валюта определяется, исходя из выгружаемых данных. При выборе этого значения переключателя валюта выгружаемых данных определяется источником выгрузки – бухгалтерскими итогами или движениями регистра.

Сумма – в этом поле определяется правило вычисления выгружаемой суммы. Возможные значения поля предлагаются в списке, открывающемся при нажатии кнопки выбора. Системой допускается так же использовать выражения, состоящие из этих значений и знаков арифметических операций. Следует учесть, что в этом поле можно записать примечание произвольного характера в текстовом виде.

По нажатию этой кнопки <Отбор итогов> будет открыт подчиненный справочник «Настройка отбора данных для планирования».

Обработка «Выгрузка данных для финансового планирования». Данная обработка предназначена для отбора и выгрузки данных в текстовый файл для последующей загрузки в конфигурацию «Финансовое планирование» и вызывается из подпункта «Выгрузка данных в конфигурацию „Финансовое планирование“ пункта „Выгрузка данных в финансовое планирование“ главного меню программы „Сервис“. Данная обработка производит отбор данных и выгрузку их в виде документов конфигурации „Финансовое планирование“, в соответствии с настройками механизма выгрузки данных. Выгрузка производится в привязке к указанному варианту бюджета, который в конфигурации „Финансовое планирование“ предназначен для ввода фактических данных. Выгрузка производится с периодичностью, определенной для этого варианта бюджета.

Настройка выгрузки данных:

Вариант бюджета – в этом поле необходимо выбрать вариант бюджета, используемый в конфигурации «Финансовое планирование» для ввода фактических данных. Данное поле обязательно должно быть заполнено.

Дата выгрузки – в этом поле указывается дата из периода, за который производится выгрузка итогов. Для изменения даты на один период вперед или назад можно воспользоваться расположенными справа кнопками – стрелка вправо, стрелка влево. Данное поле обязательно должно быть заполнено.

Выгружаемый период («С () … По ()») – в этом поле автоматически отображается период времени, за который будут выгружены данные в конфигурацию «Финансовое планирование».

Вариант выгрузки – в этом поле можно выбрать группу или элемент справочника «Настройка выгрузки данных для планирования». В этом случае выгрузка итогов будет произведена только по указанной настройке или по группе настроек. Если поле оставить пустым, то выгрузка будет осуществляться в соответствии со всеми элементами данного справочника.

Файл выгрузки – в этом поле необходимо указать имя текстового файла, куда будут выгружены данные.

При нажатии кнопки <Открыть> выгружаемый файл будет открыт в тестовом редакторе для просмотра и редактирования. При нажатии кнопки <Выгрузить> данные будут отобраны и выгружены в указанный файл в соответствии с настройками механизма выгрузки. При нажатии кнопки <Закрыть> окно обработки будет закрыто.

Интернет поддержка пользователей.

Обработка «Интернет-поддержка пользователей» предназначена для получения различной технологической информации, необходимой для ведения учета в системе «1С: Предприятие», для упрощения взаимодействия пользователей с отделом технической поддержки фирмы «1С», а также для оперативного получения новостей от фирмы «1С» и дополнительной информации. Данная обработка вызывается из подпункта «Интернет-поддержка пользователей» пункта «Интернет-поддержка пользователей» главного меню программы «Сервис». Все переходы и вызовы в данной обработке выполняются двойным щелчком левой кнопки мыши по пиктограмме или ячейке (тексту). Если подвести курсор к ячейке, по которой осуществляется переход, он примет форму перекрестия с увеличительным стеклом. При просмотре разделов обращайте внимание на цвет текста. Обычно зеленым в системе показан текст, содержащий вызов различных форм или переход на другие разделы. Выбор нужного раздела может осуществляться с помощью ячеек, расположенных в верхней строке и с помощью ячеек раздела «Описание». При использовании данной обработки системой подразумевается, что у пользователя уже есть доступ в Интернет.

Обработка «Дополнительная информация» предназначена для просмотра специальных табличных документов и получения их с сайта фирмы «1С», диска ИТС или других носителей новых или обновленных табличных документов и вызывается из подпункта «Дополнительная информация» пункта «Интернет-поддержка пользователей» главного меню программы «Сервис».

Диалог данной обработки содержит два раздела, размещенных на различных закладках. На закладке «Просмотр» расположены список имеющихся на компьютере пользователя файлов с дополнительной информацией. Каждая строка таблицы содержит пиктограмму, которая соответствует типу документа («таблица-календарь» или «таблица-текст»; внешняя обработка; текстовый документ), текстовое название информации и имя файла. Информация распределяется по разделам («Календари», «Информация от фирмы 1С», «Справочная информация. Нормативы» и др.). Над списком расположено поле выбора раздела. Ниже списка расположены кнопки для работы с документами. Кнопка <Открыть> открывает выбранный документ для просмотра. При нажатии кнопки <Действия> на экран выдается список команд, с помощью которых производится управление списком разделов, перенос информации из раздела в раздел и удаление информации. Удаление раздела производится автоматически при следующем открытии диалога, если раздел пустой. Кнопка <Восстановить> запускает механизм опроса дополнительной информации, расположенной в каталоге «\ExtForms\Calendar» каталога информационной базы. При опросе последовательно просматриваются файлы, имеющие типы «ert», «mxl» и «txt». Каждый файл указанных типов «умеет» сообщить о себе всю необходимую информацию. Информация записывается в список и сохраняется при закрытии. При очередном открытии формы список прочитывается и выводится на экран без опроса файлов дополнительной информации. Для получения списка новых или обновленных документов пользователь должен перейти на закладку «Получение», выбрать источник дополнительной информации («сайт BUH.1C.RU», «диск ИТС» или «дискета») и нажать кнопку <Получить>. Если выбран способ «Дискета (комплект)», то на экран выводится стандартный диалог выбора каталога. Следует указать каталог, в котором расположен комплект файлов с дополнительной информацией. Программа производит получение списка данных и выводит его в диалог. Пользователь должен отметить нужные документы, которые необходимо установить на компьютер. Справа от списка расположены три кнопки, позволяющие быстро отметить все документы, снять отметку или изменить выбор на противоположный. Ниже списка расположены переключатели, задающие режим выбора документов. По умолчанию переключатель в системе установлен в состояние «Показывать только новые и обновленные». В этом режиме в список выводится только новые или обновленные табличные документы. Для просмотра всех документов необходимо выбрать режим «Полный список». Для установки на компьютер отмеченных документов требуется нажать кнопку <Установить>. Программа включает отмеченные документы в состав документов на просмотр. Для их просмотра нужно перейти на закладку «Просмотр». Кнопка <Закрыть> закрывает обработку «Дополнительная информация».

Универсальная обработка «Календарь бухгалтера». Данная обработка предназначена для показа дополнительной информации (табличных данных) определенной структуры и вызывается из подпункта «Календарь бухгалтера» пункта «Интернет-поддержка пользователей» главного меню программы «Сервис».

Исходные данные располагаются в файле и бывают двух типов:

– «календарь» – данные группируются по дням, просмотр данных по ссылке, устанавливаемой программой на каждую дату, по которой есть данные;

– текст – данные размещаются в секциях и могут иметь ссылки на другие секции внутри текущей таблицы;

Обработка запускается в двух режимах:

– просмотр конкретного набора данных;

– проверка событий в указанном интервале дат (от текущей) всех таблиц типа «календарь».

В первом случае обработка запускается из обработки «Дополнительная информация» или

путем выбора пункта главного меню программы «Календарь бухгалтера» раздела «Сервис» (нажатием соответствующей кнопки панели инструментов).

Во втором случае автоматически – из Глобального модуля при запуске системы в случае, когда установлен соответствующий флажок.

В верхней строке таблицы выводится наименование данных. Новые и обновленные таблицы данных можно получить средствами Интернет-поддержки пользователя (см. обработку «Дополнительная Информация»).

Просмотр данных типа «календарь»:

В таблицу выводится календарь. Период календаря (начало и длительность: 1 месяц, квартал, полгода или год) определяется свойствами таблицы. Если на дату есть хотя бы одно событие, то соответствующая дате ячейка (день) будет выделена (дата изображается синим цветом с подчеркиванием). Если подвести курсор к ячейке с датой, он примет форму перекрестия с увеличительным стеклом. Двойной щелчок мыши по дате выводит список событий на указанную дату. Показанные данные (по дате) также могут иметь ссылки (например, правовая справка Гарант, вызов нужных отчетов и форм, а также платежных документов). Наименование отчета или платежа имеет ссылку на правовую справку Гаранта.

Формы отчетов, расчетов и справок запускаются с помощью двойного щелчка по строкам с наименованием отчета (цвет фона – морская волна). Если до указанной даты необходимо производить платежи, то ссылка имеет светло-желтый фон и двойной щелчок мыши в этой ячейке открывает форму платежного поручения.

Просмотр данных типа «текст»: При выборе данных этого вида в таблицу выводится основной текст. Текст может содержать ссылки (при подведении к ним курсора, он принимает вид перекрестия с увеличительным стеклом). Если дважды щелкнуть мышью ссылку, то в таблицу после основного текста выводится текст, связанный с этой ссылкой. Для получения справки об основных возможностях обработки дважды щелкните мышью ячейку «?».

Описание структуры таблицы исходных данных. Данные содержатся в табличных файлах формата 1С («*.mxl»). Данные группируются по секциям. Каждая таблица имеет специальную описательную секцию «Служебная». В ней описываются параметры таблицы:

– тип данных;

= 0 – «Текст»; основные данные содержатся в секции «Главная»; в этих данных могут располагаться ячейки, содержащие ссылки на секции текущей таблицы. Расшифровка такой ячейки должна начинаться со значения «Ссылка_», далее указывается наименование секции, на которую указывает ссылка.

= 1 – «Календарь»; показывать по дням, то каждая горизонтальная секция относится к определенной дате (название секции должно указывать на дату);

– наименование раздела данных; например: «Календарь бухгалтера»

– наименование данных; например: «2 квартал 2001 г.»

– версия данных;

Для типа данных «календарь» необходимо указать параметры:

– период (год); например: «2005» (только для «календарей»)

– тип периода (только для «календарей»):

= 0 – год;

= 1– полугодие;

= 2 – квартал;

= 3 – месяц

– значение периода (только для «календарей»);

– проверять при запуске (только для «календарей») =0 – не проверять; =1 – проверять

Размеры секции «Основная»: число колонок=24, ширина каждой колонки (кроме 1-ой) = 3.75. Первая колонка не используется и служит в целях эргономики. Внутри каждой секции данные располагаются произвольно и могут иметь произвольное оформление. Допускается включение картинок. Можно использовать расшифровки.

Формат расшифровки:

«Гарант_ID» – запускает правовую справку Гаранта. ID – идентификатор справки.

«Отч_ИМЯ ФАЙЛА» – запускает внешнюю обработку регламентированных отчетов

«Док_» – создает новый документ «Платежное поручение».

Начинается с «www» или «http» – расшифровка представляет внешнюю ссылку (URL).

Обработка «Дополнительные возможности» предназначена для вызова внешних отчетов и обработок, просмотра текстовых и табличных документов (для краткости будут называться «внешними файлами»). Диалог обработки содержит таблицу со списком внешних файлов. Каждая строка таблицы содержит текстовое название внешнего файла и имя файла. Список отсортирован по названиям внешних файлов. Под списком расположены кнопки для работы с внешними файлами. Кнопка <Открыть> открывает выбранный внешний файл. Если выбранный внешний файл – отчет (или обработка), он будет запущен на выполнение. Назначение и порядок использования отчета (обработки) можно узнать, ознакомившись с его описанием (меню «Помощь», пункт «Описание»). Если выбранный файл – текстовый или табличный документ, он будет открыт для просмотра в текстовом или табличном редакторе. Нажатие кнопки <Обновить> заново заполняет список внешних отчетов (обработок). Кнопку необходимо использовать после установки новых отчетов, например, с диска ИТС. Кнопка <Изменить> служит для работы со списком внешних файлов. При нажатии кнопки <Изменить> рядом с ней открывается меню из 3-х пунктов: «Изменить название», «Внести в список», «Удалить из списка». При выборе пункта «Изменить название» текстовое название внешнего файла будет выдано для редактирования в отдельном диалоге. После редактирования новое название внешнего файла появится в списке взамен предыдущего. Пункт «Внести в список» позволяет добавить в список новый внешний отчет или обработку. При выборе этого пункта будет открыт список файлов внешних отчетов и обработок, находящихся в каталоге ExtForms, но еще не внесенных в список внешних файлов. После выбора требуемого файла откроется диалог для ввода текстового названия внешнего файла. Введенное название будет показано в колонке «Название», а имя файла – в колонке «Файл». Пункт «Удалить из списка» после дополнительного запроса удаляет из списка строку с описанием внешнего файла. При этом сам файл не удаляется, поэтому впоследствии его можно опять внести в список. Кнопка <Закрыть> закрывает обработку «Дополнительные возможности».

Обработка «Регистрация внешних печатных форм» предназначена для подключения новых внешних печатных форм. Диалог обработки содержит таблицу со списком внешних печатных форм. Для каждого вида документа, списка или элемента справочника может быть назначено сколь угодно много внешних печатных форм. Все внешние печатные формы хранятся в подкаталоге «PrnForms» каталога «ExtForms». При запуске обработки программа считывает внешние формы, хранящиеся в этом каталоге. Каждая строка таблицы содержит текстовое название внешнего файла имя файла и имя кнопки, которая будет назначена в документе (справочнике) для вызова печатной формы. Под списком расположены кнопки для работы с внешними файлами. Кнопка <Открыть> открывает выбранный внешний файл. При этом открывается обработка «Печать», в которой необходимо указать конкретный документ (или справочник), который необходимо распечатать с помощью внешней формы. Нажатие кнопки <Обновить> заново заполняет список внешних печатных форм. Кнопку необходимо использовать после записи новых внешних печатных форм в подкаталоге PrnForms. Кнопка <Изменить> служит для работы со списком внешних файлов. При нажатии кнопки <Изменить> рядом с ней открывается меню из 4-х пунктов: «Изменить название», «Изменить кнопку», «Внести в список», «Удалить из списка». При выборе пункта «Изменить название» текстовое название внешнего файла будет выдано для редактирования в отдельном диалоге. После редактирования новое название внешнего файла появится в списке взамен предыдущего. При выборе пункта «Изменить кнопку» текстовое название кнопки будет выдано для редактирования в отдельном диалоге. После редактирования новое название кнопки появится в списке взамен предыдущего. Пункт «Внести в список» позволяет добавить в список новую внешнюю форму. При выборе этого пункта будет открыт список файлов внешних форм, находящихся в подкаталоге «PrnForms» каталога «ExtForms». Информация о названии файла и названии кнопки хранится в текстовом файле с расширением «.efd». Эти названия автоматически заполняются в список. При необходимости их можно изменить. Пункт «Удалить из списка» после дополнительного запроса удаляет из списка строку с описанием внешнего файла. При этом сам файл не удаляется, поэтому впоследствии его можно опять внести в список.