1С: Предприятие в вопросах и ответах

26. Описание графиков работы

Компьютеризация действий, связанных с ведением табеля, ощутимо снижает временные затраты, а так же, дает возможность использовать данные табеля непосредственно для расчета заработной платы.

Учет отработанного времени в программе «1С: Зарплата и Кадры» базируется на графиках рабочего времени, установленных для работников организации. Все отклонения от установленного графика (командировка, болезнь и т.д.) оформляются документами специального вида.

Используемые в организации графики работы описываются в справочнике «Графики работы». В описание входит наименование и тип графика, используемые календари учета отработанного времени, продолжительность рабочей недели и порядок предоставления выходных дней.

В программе имеются различные календари, позволяющие, в частности, описать графики работы при 40-часовой, 36-часовой, 30-часовой, 24-часовой продолжительности рабочей недели в одну или несколько смен.

«Основной график», который построен на календаре «40-часовая рабочая неделя» с выходными днями суббота и воскресенье, используется в программе в качестве графика по умолчанию. График по умолчанию устанавливается на закладке «Зарплата и бухучет» обработки «Настройки конфигурации» в меню «Сервис».

Заполнение календарей по учету рабочего времени.

1. Заполнение календаря необходимо непосредственно перед его использованием. Обычно это делают один раз в начале каждого календарного года. Но предварительно необходимо ввести список праздников. Для этого в меню «Регламенты» нужно выбрать пункт «Календари», а в нем подпункт «Ввод праздничных дней» и внести в список праздничные дни очередного года.

2. Для заполнения календаря «40-часовая рабочая неделя» необходимо в меню «Регламенты» выбрать пункт «Календари», а затем подпункт «Календарь-пятидневка». В результате откроется «пустой» календарь, в котором рабочие дни еще не отмечены. Для заполнения календаря следует нажать кнопку «Автозаполнение» и в дополнительном окне указать период заполнения.

3. После того, как программа автоматически проставит часы работы по дням календаря, необходимо скорректировать время работы в предпраздничные дни. Для этого в левой части экранной формы следует курсором отметить соответствующий день и в реквизите «Значение по текущей дате» в правой части формы проставить «7» для предпраздничных дней. Если праздничный день приходится на дни отдыха (субботу и воскресенье), то необходимо установить дополнительные дни отдыха. В реквизите «Значение по текущей дате» для этих дней недели также проставляют «0».

При описании графиков многосменной работы используют три календаря. Первый календарь устанавливает продолжительность работы в часах на каждый день по графику (основной график), второй – сколько вечерних часов приходится на время работы по основному графику, третий – сколько ночных часов приходится на время работы по основному графику. Для каждой смены используется своя группа из трех календарей.

4. При заполнении календарей, описывающих многосменные графики, следует учитывать, что ночным считается время с 22.00 до 6.00. Вечерней считается смена, предшествующая ночной.

Во многих организациях существует многосменный режим для работников с установленным графиком, по которому он первую неделю работает в 1-ю смену, вторую неделю – во 2-ю, третью неделю – в 3-ю, а затем вновь в 1-ю, для таких работников следует описывать собственные графики. Для графиков этих работников используются другие сменные календари с периодичностью длиною во весь повторяющийся цикл.

В календарях многосменной работы все календарные даты обозначаются, как рабочие лишь в том случае, если организация работает в непрерывном режиме, то есть не останавливается на выходные и праздничные дни.

Календари для расчета отпускных.

Действующее законодательство предусматривает предоставление различного вида отпусков в рабочих или в календарных днях. При определении продолжительности отпусков используются календари: «Шестидневка» – для подсчета продолжительности отпуска, устанавливаемого в рабочих днях, и «Отпуск по календарным дням» – для расчета продолжительности отпуска, устанавливаемого в календарных днях.

В календаре «Шестидневка» нерабочими считаются дни, приходящиеся на воскресенье и праздничные дни. При этом продолжительность рабочего времени в рабочие дни с понедельника по пятницу составляет 7 часов, в субботу – 6 часов.

В календаре «Отпуск по календарным дням» каждой календарной дате соответствует признак рабочего дня – «1» или нерабочего – «0». При этом нерабочими считаются только дни, приходящиеся на общегосударственные праздничные дни.

В начале каждого календарного года календари «Шестидневка» и «Отпуск по календарным дням» также нужно заполнить.

Табель использования работником рабочего времени.

На закладке «Сотрудник» экранной формы редактирования данных о работнике в справочнике «Сотрудники» существует рабочий график для учета использования рабочего времени для каждого работника. При возникновении ситуации, при которой работник по каким-то причинам не выполнил установленный график (болезнь, командировка и т.д.), он обязан предоставить, специальный документ, отражающий причину отклонения от графика, который впоследствии будет внесен в табель учета рабочего времени.

Отсутствие по причине болезни отражается документом «Больничный лист» (меню «Документы» – пункт «Больничный лист») на основании листка нетрудоспособности, выданного медицинским учреждением.

Отклонения, связанные с предоставлением отпусков, отражаются документом «Начисление отпуска» (меню «Документы» – пункт «Отпуск») на основании графика отпусков или заявления работника.

Служебные командировки и т.п., на время которых за работником сохраняется средний заработок, отражаются документом «Оплата по среднему заработку» (меню «Документы» – пункт «Прочие отклонения» – подпункт «Оплата по среднему заработку») на основании приказа на командировку и т.п.

Другие виды отсутствия работника на работе оформляются с помощью документа «Невыходы» (меню «Документы» – пункт «Прочие отклонения» – подпункт «Невыходы») на основании служебной записки и т.п.

На основании графиков рабочего времени и введенных документов–отклонений автоматически рассчитываются отработанные дни и часы, подлежащие оплате по окладу или тарифу.