Barbara Minto

Часть I

Логика

делового

письма

Введение

Необходимость излагать что-либо на бумаге и ведение деловой

документации — одна из утомительных особенностей бизнеса. Практически каждый считает это занятие рутинным и в то же время сожалеет о том, что не может писать деловые бумаги лучше, чем умеет. А многим людям прямо говорят, что им необходимо усовершенствоваться в этом занятии, если они хотят добиться успеха и карьерного роста.

Это удается далеко не всем, и главная причина - представление о том, что писать ясно и понятно - значит писать проще и прямолинейней, чем обычно. Действительно, предложения в деловых документах часто слишком длинны и тяжеловесны. К тому же деловой язык зачастую перегружен техническими терминами и абстракциями, а разделы документов выстроены так, что осложняют понимание читателя.

Но все это слабости и недоработки стиля. Хорошо знакомые трудности для тех, кто получил формальную подготовку, чтобы улучшить свои навыки в создании деловых бумаг. Эти слабости и недоработки могут быть устранены примерно так же, как в процессе обучения машинописи. Надо только выполнять и многократно повторять определенные упражнения, для которых у «писателей», занятых в промышленности или в управлении, просто не находится свободного времени. В результате многие продолжают выслушивать тщетные пожелания о том, что им необходимо писать более ясно и понятно.

Однако существует и вторая причина того, что документы неясны и непригодны. И хотя она гораздо более существенна, чем первая, устранить ее гораздо легче и быстрее. Эта причина связана со структурой делового документа - с порядком, в котором появляются высказывания безотносительно к тому, хорошо или плохо они прописаны. Если какой-то документ написан неясно, то, прежде всего, это означает, что порядок подачи идей и соображений не соответствует реальным возможностям читателя воспринимать их.

Способности восприятия практически одинаковы у всех: у тех, кто создает документы, и у читателей. Осознавая это, можно научиться писать легко. Автор, стремящийся к тому, чтобы структура написанного совпадала с читательским восприятием, привыкает мыслить и излагать идеи так, что его высказывания и фразы становятся менее тяжелыми.

В первом разделе этой книги объясняется, почему структура восприятия текста всегда имеет форму пирамиды, и говорится о том, какие логические подструктуры ее образуют. Здесь же вы узнаете, как воспользоваться этими знаниями, чтобы уточнить мысли и идеи, которые собираетесь включить в определенный документ. Научитесь тому, как просто и ясно обозначать взаимосвязь между этими идеями и мыслями. Наконец, найдете ответ на вопрос, как сделать структуру настолько понятной, что идеи документа и их взаимосвязь в тексте будут очевидны для читателя.

Глава 1

Если из написанного вами читатель стремится узнать, что вы думаете о каком-либо конкретном предмете, перед ним стоит сложная комплексная задача. Даже когда ваш документ относительно невелик - скажем, объемом в две страницы, он содержит около 100 высказываний. И каждое из них нужно понять, связать с другими и объединить в единое целое. Без сомнения, читателю будет легче, если документ выстроен в виде пирамиды суждений, начинается с главного высказывания и содержательно развивается по нисходящей. Этот вывод основан на некоторых фундаментальных открытиях, касающихся принципов работы человеческого сознания. Здесь для нас важны следующие:

по мере поступления и восприятия информация автоматически сортируется сознанием в отчетливые пирамидальные структуры,

любая группа идей легче усваивается, если воспринимается выстроенной в виде пирамиды,

каждый написанный документ следует обдуманно структурировать в форме пирамиды идей.

В следующих разделах мы познакомимся со структурой, образующей пирамиду идей.

Давно установлено, что разум автоматически вносит порядок во все, что нас окружает. Эта тенденция к упорядочиванию особенно ярко проявляется в стремлении рассматривать последовательность предметов, появляющихся вместе, как совокупность. В дальнейшем из этой формальной связи выводится вполне определенная смысловая, логическая связь. Древние греки, например, были склонны, рассматривая звезды, видеть в них очертания конкретных фигур, образующих созвездия, и не воспринимали отдельную звезду как точку, испускающую свет.

Разум объединяет вместе любые группы вещей, которые воспринимает в качестве сродных, «имеющих общую судьбу» либо потому, что они имеют похожие характеристики, либо потому, что расположены недалеко друг от друга. Рассмотрим, например, эти шесть точек:

Взяты из аналогичных серий, приведенных в «Гештальт-психологии» (Вольфганг Колер, Нью-Йорк, 1970).

Число идей, которое вы можете осмыслить за непродолжительный отрезок времени, ограничено. Предел этот установлен способностями и возможностями нашего сознания. Рассмотрим пример, подтверждающий эту мысль.

Допустим, вы решаете выйти из теплой, уютной гостиной на дождливую улицу чтобы купить отчет о скачках. «Я думаю, что схожу и куплю журнал, — сообщаете вы своей жене. — Нам что-нибудь надо?»

«Как хочется винограда после этой рекламы, — говорит она, когда вы направляетесь к шкафу, чтобы надеть пальто. - Может быть, надо докупить молока». Вы достаете пальто из шкафа, а жена в это время проходит на кухню.

«Дай-ка я посмотрю, достаточно ли у нас картошки. Да, кстати, у нас закончились яйца. Так, посмотрим. Картошку надо купить». Вы надеваете пальто и подходите к двери.

«Морковь тоже! — кричит жена вдогонку. — Немного апельсинов...» Вы открываете дверь. «Масло». Вы спускаетесь с крыльца. «Яблоки». Вы садитесь в автомобиль. «И сметану». «Это все?» — спрашиваете вы и слышите в ответ: «Да, дорогой!»

А теперь, не перечитывая этот возможный диалог, сможете ли вы вспомнить, какие именно продукты просила купить вас жена? Большинство мужчин после такого разговора вернется домой с отчетом о скачках и виноградом.

Главная проблема, с которой вы столкнулись в примере, - как запомнить все нужное? Она напрямую связана с магическим числом семь. Эта фраза «магическое число семь» отчеканена Джорджем А. Миллером в эссе «Магическое число семь, плюс или минус два». Именно в этом труде Миллер указывает на то, что разум может удерживать в кратковременной памяти не более семи предметов в один момент времени. Некоторые люди могут оперировать сразу девятью, в то время как другие -лишь пятью (я сама - увы, только пятью). Еще быстрее мы запоминаем три предмета, но, конечно же, легче всего нам запомнить один.

Это означает следующее. Разум, имея дело с растущим количеством предметов или понятий, как только их число становится больше четырех или пяти, начинает объединять эти предметы в логические группы, категории, чтобы удержать их в памяти. В приведенном выше примере можно было бы легко объединить продукты в категории по отделам супермаркета, в которых они продаются.

Чтобы убедиться в том, как эффективен такой прием, прочитайте список продуктов ниже, разбейте его на группы по отделам. Весьма вероятно, вы обнаружите, что, объединив продукты по отделам супермаркета, запомнили их

ВИНОГРАД АПЕЛЬСИНЫ МОЛОКО МАСЛО

КАРТОФЕЛЬ ЯБЛОКИ ЯЙЦА СМЕТАНА МОРКОВЬ

Если вы постараетесь наглядно изобразить этот процесс, то увидите, как вы подсознательно создаете совокупность пирамидок из логически связанных предметов (продуктов).

Чтобы распределить предметы или идеи на легко воспринимаемые группы, необходимо позаботиться о том, чтобы в этих группах они были логически объединены. Смысл разделения на группы заключается не в простом соединении девяти объектов в произвольные наборы из четырех, двух или трех. Произвольное объединение не даст ничего, потому что придется все так же запоминать девять предметов. Вы же хотите уйти от этого числа, подняться над ним, сократить его до трех, то есть до минимально возможного числа групп.

Правильное, обоснованное объединение в группы освободит вас от необходимости запоминать каждый объект в отдельности. Вы запомните только три категории, в которые они входят. Вы начнете мыслить с более высокого уровня абстракции. Но этот более высокий уровень предполагает наличие подчиненного уровня объектов, который находится под ним. А поскольку взаимосвязь между объектами естественна, а не вымышлена, как в случае с упражнением об озере и сахаре, то ее гораздо легче сохранять в сознании.

Все процессы сознания (мышление, запоминание, решение проблем), несомненно, используют приемы разделения на группы и последующее суммирование. Поэтому вся информация в персональном сознании могла бы быть представлена как один гигантский конгломерат, состоящий из связанных между собой пирамид.

Если вы задумаетесь о том, как донести до чьего-то личного сознания ваши соображения, вы сможете понять, что проблема заключается в создании своего рода новой пирамиды, дополняющей уже существующие в этом сознании.

И здесь мы подошли к реальной проблеме коммуникации. Полагаем, вы можете вполне отчетливо «представлять» структуру своего документа. Вы представляете, как и почему объекты объединены именно в эту конкретную структуру. Остается только передать свои соображения другому человеку в ясной форме. Передать ему ваше представление о принципах объединения объектов. Однако вы не можете сообщить все и сразу. Но, как в примере с покупками по совету жены, вы будете вынуждены сообщать информацию последовательно: шаг за шагом, идея за идеей. Наиболее эффективный способ сделать это состоит в том, чтобы сначала представить категории объектов, а затем - сами объекты. То есть выстроить идеи в определенном порядке, а именно - сверху вниз.

Постоянный контроль над тем, как вы выстраиваете свои идеи и суждения, - необходимое условие для того, чтобы писать ясно и понятно. Наиболее ясной последовательностью всегда будет та, в которой сначала подается общая идея, а затем частные.

Вы помните, что читатель (или слушатель) может воспринимать высказывания последовательно и только по одному. Вы уже знаете о склонности читателя логически связывать те идеи, которые появляются парами. Если вы заранее не расскажете ему, на основании каких взаимоотношений между идеями вы логически объединяете их, а просто подадите группы последовательно одну за другой, он сделает это сам. Читатель будет автоматически выискивать сходство, пользуясь которым сможет сгруппировать идеи так, чтобы он мог объяснить самому себе значение вновь созданных логических групп.

К сожалению, мы все отличаемся друг от друга уровнем развития и легкостью восприятия. Поэтому едва ли найдется читатель, который воспринимает факты, как вы, и дает им ту же интерпретацию, что и вы, объединяя идеи в группы. Даже если вам повезет, и вы встретите такого читателя, не осложняйте его работу. Не заставляйте его разбираться в небрежно поданной информации, восполнять пробелы, достраивать рассуждения и тратить силы на то, чтобы понять ваш документ.

Давайте посмотрим на примере, как сбивает с толку построение идей не сверху вниз, а в обратной последовательности. Представьте, что я присоединилась к вам, чтобы посидеть вместе в пабе за кружкой пива. И, между прочим, говорю:

«Была в Цюрихе на прошлой неделе... Вы наслышаны о том, какой это консервативный город... мы ходили в уличный ресторанчик на бизнес-ланч. Представьте себе, что за 15 минут я насчитала, кажется, 15 человек либо с усами,либо с бородой».

Я сообщила вам только кусочек информации. Естественно, не до конца понимая, к чему я веду, вы начинаете автоматически выискивать причины, по которым я заговорила на эту тему. Иными словами, вы рассматриваете это высказывание как часть какой-то группы идей, еще не выраженных. Предполагаете возможную цель разговора, стараетесь приготовить ваше сознание к дальнейшему восприятию. Это ожидание будущей информации уменьшает глубину анализа уже воспринятых идеи, сокращает число сторон, с которых они рассматриваются. То есть вы заранее ищете объединяющую мысль и пытаетесь с ее помощью предвосхитить рассуждения в целом.

Так, вы можете предположить нечто такое: «Она хочет рассказать, насколько демократичен Цюрих». Или такое: «Она собирается сравнить Цюрих с другими городами». Или даже такое: «Она зациклилась на бородах и усах». Безотносительно к тому, какова ваша реакция, главное - это то, что ваше сознание ждет следующей порции информации на ту же самую тему, которую оно выделило из первого высказывания. Замечая ваш озадаченный взгляд, я продолжаю говорить:

«Знаете, если заглянуть в любой офис в Нью-Йорке, то едва ли там найдется хотя бы один мужчина без усов или бороды».

К чему я клоню теперь? Кажется, что я сравниваю не города, как таковые, а только те, в которых наша фирма имеет офисы. Еще, кажется, я рассуждаю не только об усах и бородах, но и обо всех видах растительности на лице. «Возможно, —думаете вы, — она не одобряет новый стиль. А может быть, она собирается сравнить стили в разных офисах. А может быть, она удивлена толерантностью к новым веяниям, которая царит в консалтинговых фирмах». В любом случае, вы бормочете что-то уклончивое в ответ. Я же, вдохновленная такой реакцией, добавляю еще порцию информации:

«А в Лондоне растительность на мужских лицах в моде уже по меньшей мере 10 лет».

«Есть, — догадываетесь вы, — наконец-то я понял, к чему она клонит. Она стремится провести ту мысль, что Лондон самый передовой город». И вы сообщаете мне о своей догадке. Абсолютно логичный вывод, но ошибочный: я хотела высказать совсем иную мысль. На самом деле я собиралась поделиться вот чем:

«Как быстро люди признали, что борода и усы бизнесу не помеха! Это верно и в Цюрихе...

И в Нью-Йорке...

И конечно же в Лондоне...»

Из этого примера видно, насколько вы заплутали из-за того, что не были заданы рамки разговора. Если бы я заранее определила эти рамки, они помогли бы вам изначально установить единственно верную логическую связь между высказываниями.

Свободный до известной степени от какого-либо контроля со стороны, читатель вынужден выдумывать любую приемлемую для него структуру. Именно в этой воображаемой структуре он будет располагать и выстраивать последовательно поступающие к нему идеи, объединять их в группы. Чтобы быть уверенными в том, что он поймет вас правильно, вы с самого начала должны задать рамки поиска. В противном случае он выстроит не ту взаимосвязь, о которой говорите вы. А в худшем — вообще не найдет никакой, то есть вы оба напрасно потратите время.

Вторую ситуацию - с отсутствующими и потому не найденными логическими связями - иллюстрирует следующий пример. Постарайтесь вникнуть в основные тезисы вступительных параграфов статьи о равной оплате труда женщин:

«Благодаря принципу равной оплаты женщины могут оказаться в худшем положении, чем раньше. То есть разрыв между средней оплатой труда мужчин и оплатой труда женщин может возрасти.

• Равная оплата труда означает равную оплату за тот же самый объем работы или равную оплату за равную ценность выполненной работы (для работодателя).

• Использование подходов, указанных выше, означает:

дополнительный стимул работодателям к действиям в их собственных интересах или снятие ограничений на работы, обычно выполняемые мужчинами».

В этом параграфе вам преподносится, как минимум, пять идей, связь между которыми практически неясна. И это несмотря на то, что автор статьи, судя по всему, начал с высшего уровня идей, начал «сверху вниз». Согласитесь, вы чувствуете, как ваше сознание отчаянно цепляется за любую возможность найти связь между этими пятью идеями. Затем вы приходите к выводу об отсутствии взаимосвязей в параграфе вообще. И, наконец, с неудовольствием оставляете попытки выделить главную мысль. Добавьте к этому чрезмерно сильное интеллектуальное напряжение.

Вы должны учитывать, что вне зависимости от интеллектуального уровня, читатель может использовать вполне определенный - отнюдь не бесконечный — запас энергетических усилий. Часть этих усилий уходит на восприятие и интерпретацию отдельных высказываний. Еще часть - на установление взаимосвязи и отношений между идеями. А оставшиеся силы читатель потратит на осмысление целого.

Можно и нужно сэкономить на времени, которое тратит читатель на первые два этапа: восприятие и установление связи. Для этого подавайте свои идеи так, чтобы их можно было понять без особого интеллектуального напряжения. Упорядочьте свои соображения. Не вынуждайте мысли читателя метаться из начала в конец и из конца в начало в поисках логических связей. Это не просто плохой стиль или плохая манера. Это приводит к тому, что читатель отказывается разбираться в документе, написанном вами.

Подведем итог: любой читатель, как правило, запоминает текст «сверху вниз». Он также легче воспринимает и осмысливает идеи, если они подаются сверху вниз - от общего к частному. Из всего этого следует, что самые ясные документы -те, где информация представляется в нисходящей пирамидальной структуре.

Если вы собираетесь группировать идеи, суммировать выводы и подавать информацию сверху вниз, от общего к частному, структура вашего документа будет напоминать схему, изображенную на рисунке 1.

Структура начинается с нижнего уровня: самых маленьких ячеек, предназначенных для конкретных идей и соображений, формулируемых в отдельных высказываниях. Эти высказывания логически объединяются в параграфы, параграфы - в разделы, разделы - в документ, который и «выкатывает» на вершину единственную, главную мысль.

Если вы на мгновение задумаетесь о том, в какой последовательности вы развиваете и обдумываете идеи, то поймете, что на самом деле поднимаетесь снизу вверх. Когда вы пишете, вы постоянно восходите на более высокие уровни абстракции.

На самом низком уровне пирамиды вы группируете высказывания, каждое из которых содержит какую-то частную идею, в параграфы. Предположим, вы объединяете в одном параграфе шесть высказываний. Причина, по которой объединены эти шесть, а не другие, будет только одна, а именно: вы отчетливо понимаете логическую взаимосвязь между ними. И эта логическая взаимосвязь будет присутствовать всегда, так как без нее не выразить общую идею параграфа, эффективно суммирующую идеи отдельных высказываний. Не стоит, например, объединять пять высказываний о финансах и одно - о теннисе, потому что будет трудно показать значимость и уместность каждого суждения. Вам будет трудно сформулировать одно суммирующее, подытоживающее смысл параграфа высказывание.

Формулируя общий смысл параграфа, вы поднимаетесь вверх на один уровень абстракции. Теперь вы можете воспринимать параграф как обобщенное высказывание, содержащее одну мысль, а не шесть. Это позволяет вам объединить в группы, скажем, три параграфа. Ведь каждый из них содержит одну-единственную мысль, пусть и на более высоком уровне абстракции, чем составляющие его отдельные высказывания. Основная причина, по которой вы объединяете в раздел эти, а не другие параграфы, заключается в следующем: вы видите логическую взаимосвязь именно этих параграфов. И без нее вы не сможете выразить единую общую идею раздела, эффективно суммирующую идеи отдельных параграфов.

Точно такой же процесс осмысления будет верным при объединении разделов, формирующих документ в целом. Вы соединяете три раздела вместе (каждый раздел состоит из группы параграфов, а параграф, в свою очередь, состоит из группы высказываний) только потому, что они необходимы, чтобы выразить единственную, главную идею всего документа. И эта идея суммирует идеи наших трех разделов.

Вы будете объединять блоки текста и суммировать идеи до тех пор, пока не учтете все логические взаимосвязи. Понятно, что вы остановитесь только тогда, когда каждый документ, который вы пишете, будет структурирован. То есть когда проведете и докажете ключевую мысль - единственно выведенную из окончательного объединения разделов и суммирующую их. Эта мысль будет и должна быть главной. Именно ее вы хотите утвердить, а все идеи, сгруппированные на уровнях ниже - встроенные вами должным образом в структуру, -будут объяснять, доказывать, защищать главную мысль во всех значимых деталях.

К счастью, вы сможете заранее определить, получается ли у вас четкая и приемлемая структура. Надо лишь оценить, связываются ли ваши идеи таким способом, который позволяет объединять их в пирамидальные группы.

Рис. 1. Идеи 8 презентациях и документах следует всегда выстраивать в форме пирамиды. Главная мысль находится на вершине пирамиды

Объединять идеи в группы нужно, руководствуясь следующими правилами:

1. На каждом уровне пирамиды идеи всегда должны резюмировать идеи, объединенные уровнем ниже.

2. Идеи в каждой группе всегда должны быть одного вида.

3. Идеи в каждой группе всегда должны быть логически упорядочены.

Теперь объясним, каким образом следует использовать правила «всегда должны»:

1. Идеи на каждом уровне пирамиды всегда должны резюмировать идеи, объединенные уровнем ниже. Первое правило основывается на том факте, что главная операция в мышлении и в создании документа — это операция абстрагирования. Именно при ее помощи рождаются новые идеи из идей, сгруппированных уровнем ниже. Как мы видели в вышеприведенных примерах, главная мысль параграфа — это результирующий вывод из высказываний, объединенных в этот параграф. Точно также главная мысль раздела - это суммирующий вывод из параграфов и так далее. Однако, чтобы иметь возможность сделать вывод из ранее сгруппированных высказываний или параграфов, необходимо корректно объединить в группы эти идеи, высказывания и параграфы. Второе и третье правила - это и есть правила объединения в группы.

2. Идеи в каждой группе всегда должны быть одного вида. Если вы хотите подняться лишь на один уровень абстракции над объединенными в группу идеями, они должны быть логически одного вида. Например, вы мо жете логически объединить яблоки и груши в категорию «фрукты». Эта категория будет лишь на один уровень абстракции выше. Точно так же вы можете объединить столы и стулья в категорию «мебель». Но что полу чится, если вы опрометчиво попытаетесь сгруппировать яблоки и сту лья? Вы не сможете воспользоваться ближайшим уровнем абстракции, поскольку он уже занят категориями «фрукты» и «мебель». Таким обра зом, вам придется перейти на более высокий уровень. Придется вое пользоваться размытыми категориями «предметы» или «неодушевлен ные объекты». Но каждая из этих категорий слишком широка и потому не указывает на мгновенно постижимый средним разумом логический признак объединения.

Когда вы пишете, вы хотите излагать идеи, подразумеваемые логикой данной группы. Именно поэтому все объединяемые суждения и идеи должны принадлежать к одной и той же логической категории. Так, если первая идея - это причина какого-то действия, то вторая идея в этом параграфе или разделе также должна быть причиной для того же самого действия. Если первая идея - это этап какого-то процесса, остальные идеи, принадлежащие этой группе, должны быть этапами того же самого процесса. Если первая идея - это проблема в компании, другие тоже должны быть связаны с проблемами компании и так далее.

Вернейший способ убедиться, верно ли вы объединили идеи в группу, - попробовать обобщить их. Для этого воспользуйтесь как ярлыком существительным во множественном числе или собирательным существительным. Вы обнаружите, что идеи, которые можно объединить, можно и назвать общими словами: рекомендации, причины, проблемы, изменения. Не существует каких-либо иных ограничений на объединение различных идей в группы. Помните только одно: это всегда и обязательно множество идей одного и того же вида и их можно обобщить одним существительным во множественном числе.

Как убедиться в том, что вы верно объединяете идеи в группы, будет объяснено во второй части книги, главах седьмой, восьмой и девятой.

3. Идеи в каждой группе всегда должны быть логически упорядочены. Другими словами, всегда должно существовать объяснение тому, почему вторая идея идет именно второй и не может быть ни первой, ни третьей. О том, как определить соответствующую очередность, подробно рассказано в главе седьмой «Вопросы очередности подачи идей». Там говорится о том, что существует только четыре логических способа, с помощью которых упорядочивают набор идей:

дедуктивный (большая посылка, малая посылка, вывод),

хронологический (первое, второе, третье),

структурный (Бостон, Нью-Йорк, Вашингтон),

классификационно-сравнительный (первый по значимости предмет, второй по значимости предмет и т. д.).

Порядок, который вы выбираете, отражает аналитические процессы, использованные вами при объединении идей в группы. Если вы руководствовались дедуктивными основаниями, идеи идут в порядке логических аргументов. Если использовали причинно-следственную связь, то в хронологическом порядке. Если высказывались о существующей структуре, то порядок диктуется именно ею. Если классифицировали, то - порядком значимости. Поскольку эти четыре вида — дедуктивные умозаключения, выявление причинно-следственных связей, разделение целого на части и классификация - охватывают все возможные виды аналитической деятельности, на которую способен разум, то и способов упорядочения любых идей существует только четыре.

Принципиально важно понимать, что еще до того, как вы начнете писать, необходимо выстроить свои идеи в форме пирамиды. Проверить, соответствует ли ваша пирамида правилам. Если вдруг какое-то из этих правил нарушено, значит, вы не точны в своих размышлениях или не развили и не обосновали свои идеи до конца. А возможно, что связали их таким образом, который помешает читателю найти вложенный в них первородный смысл. Найдя ошибки, вы сможете переработать идеи. Затем очистить свои суждения, выстроить структуру документа в соответствии с правилами. Это избавит вас от необходимости обширных изменений, переделок и переписывания документа в дальнейшем.

Глава 2

В первой главе мы объяснили, что ясно и понятно писать — значит установить строгую систему взаимосвязей между идеями. Такую систему, в которой идеи образуют всеохватывающую пирамидальную структуру (см. рис. 1). В этой структуре читатели воспринимают идеи начиная сверху - с главной мысли документа. А обоснование идей «раскручивается» по нисходящей, до основания.

Особенность правил магической пирамиды такова, что если вы разработаете и продумаете идеи прежде, чем начнете писать, то легко сможете выстроить их в пирамидальной форме. Однако большинство людей, когда садится писать, имеет только смутное представление о своих идеях и соображениях (если вообще имеет). И поэтому не следует ожидать от себя большего. Никто не может знать наверняка, что именно он думает, пока он не приложит усилий выразить свои соображения, проговаривая их или излагая на бумаге. И даже тогда первое выражение идеи будет всегда менее точным, чем конечные формулировки.

Следовательно, вы не можете рассчитывать на то, что просто сядете и начнете писать, выстраивая свои соображения в форме пирамиды. Вам придется сначала открыть их для себя (найти их). Но и тут пирамида поможет вам, потому что она может быть выстроена при помощи строгого набора правил. Используя эти правила, вы ускорите процесс формулировки идей и свяжете их надлежащим образом. Эти смысловые правила таковы:

вертикальная взаимосвязь между пунктами и подпунктами,

горизонтальная взаимосвязь в группе подпунктов,

повествовательное развитие Вступления.

Сначала мы определим точную природу этих взаимосвязей, а затем, в главе третьей, узнаем, как использовать эти связи для формулировки идей, их сортировки и организации. Это поможет нам разбираться в них и представлять их ясными и понятными для читателя.

Многим очевидным фактам и открытиям потребовались годы и годы, чтобы пробиться к сознанию людей. Вот еще пример, который хорошо иллюстрирует, что происходит в мозгу, когда вы читаете. Обычно проза пишется одномерно, в ней последовательно следует одно предложение за другим. И все предложения расположены более или менее вертикально на странице.

Но это последовательное расположение затемняет тот факт, что идеи могут относиться к разным уровням абстракции. И любая идея, находящаяся уровнем ниже главной мысли, всегда имеет и вертикальную и горизонтальную взаимосвязь с другими идеями документа.

Вертикальная связь чудесным образом помогает приковывать внимание читателя. Это позволяет вам выстроить диалог из вопросов и ответов, который захватывает читателя и буквально тащит его через ваши суждения. Почему мы можем быть уверены в том, что читателю интересно? Потому что он через организацию текста будет вынужден поддаться логике ваших идей.

В каждую ячейку пирамиды вы помещаете идею. Я определю идею как авторское утверждение, которое поднимает вопрос в сознании читателя, потому что вы рассказываете ему нечто, чего он не знает. (Обычно, люди не читают с целью найти нечто общеизвестное. И как приятно осознавать, что первая цель любого документа - это всегда рассказ о том, чего люди еще не знают.)

Доведение до читателя положения, которое сообщает ему нечто, что ему неизвестно, автоматически порождает в его сознании вполне логичный вопрос -например: почему? Или: как? Или: с какой целью вы сказали это? Писатель в результате обязан ответить на вопрос на уровень абстракции ниже. В своем ответе, однако, он будет вновь рассказывать о том, чего читатель не знает, поэтому оппонент будет ставить очередные вопросы, на которые снова придется отвечать на уровень ниже.

Писатель будет писать, поднимая вопросы и отвечая на них до тех пор, пока не достигнет того момента, когда, как он полагает, у читателя уже не будет причин задавать логические вопросы. (Читатель необязательно согласится с писательскими ответами, когда достигнет финального пункта заочного диалога, но он будет следить за логическим развитием, а это самое лучшее из того, на что любой писатель может рассчитывать.) Автор, достигнув финала, может теперь оставить основание пирамиды и вернуться к ключевой линии, чтобы отвечать на оригинальный вопрос, поставленный в верхней ячейке.

Следовательно, чтобы постоянно удерживать читательское внимание, необходимо воздерживаться от постановки вопросов, на которые вы сами еще не готовы ответить. Точно так же необходимо терпеливо не опережать своими ответами следующие вопросы. Например, в какой-либо момент в документе появляется раздел «Наши предположения». И это еще до того, как до читателя доведена главная мысль. Тут вы можете быть уверены в том, что писатель намерен сам себе отвечать на вопросы, которые читатель еще не имел возможности поставить. Соответственно, эту же информацию придется повторять (или перечитывать) в более значимом месте диалога.

Структура пирамиды почти волшебным образом заставляет вас подавать информацию именно в таком порядке, который необходим читателю. Обратимся к двум примерам. На рисунке 2 первый пример, шутливый, из статьи ПК. Честертона. Этот пример иллюстрирует мысль о том, как работает, удерживая внимание читателя, техника «вопрос/ответ». Пример формален, и вам необязательно оценивать значение сказанного.

Честертон говорит, что поросят нужно баловать, как домашних любимчиков. Читатель спрашивает: «Почему?» Честертон отвечает: «По двум причинам: во-первых, они восхитительно прекрасны, во-вторых, их можно разводить с бесконечными вариациями свойств».

Читатель. Когда и почему эти поросята прекрасны?

Честертон. Они прекрасны, потому что они изумительно жирны. И к тому же они типичные англичане.

Читатель. Что красивого в том, чтобы быть жирным?

Честертон. Тучность создает очаровательные изгибы и порождает во владельце скромность, благопристойность.

В конце этой логической подструктуры вы, очевидно, не согласны с аргументами Честертона, но, по меньшей мере, видите и понимаете их. Вам ясно: почему он говорит это, что он говорит по этому поводу, и у вас больше не возникает дополнительных вопросов. Следовательно, писатель может перейти к следующей системе аргументов, отстаивающей положение о том, что свиньи прекрасны, потому что они типичные англичане.

Читатель. Почему англосаксонские свиньи прекрасны?

Честертон. Свиньи склоняются к земле. Эта связь символизирует, что сила не обязательно несовместима с добротой. А это так типично для' Англии, что раздобревшие свиньи просто заслужили того, чтобы стать национальным символом.

И вновь вы, вероятно, имеете возражения по поводу высказанного. Но вам абсолютно ясно, каким образом Честертон отвечает на эти вопросы. Ясно, что идеи, объединенные в группы, обосновывают положения верхнего уровня иерархии и отвечают на вопросы, вытекающие из этих положений. В итоге рассуждения о бесконечных вариациях в выведении свиней выглядят абсолютно понятно.

Вы можете убедиться в том, как та же самая техника успешно оправдывает себя на примере отрывка из делового документа (рис. 3). Здесь мы имеем структуру двадцатистраничного документа, в котором содержится рекомендация купить лицензию на Интернет-кафе. Это хорошее приобретение по трем причинам. А под каждой причиной ответ на те вопросы читателя, которые возникнут у него по мере понимания этой конкретной причины. Причины поданы настолько ясно и понятно, что читателю остается только решить, согласен ли он с доводами автора доклада, или вновь задать какие-то вопросы.

Рис. 3. Каждый документ необходимо строить, ориентируясь на структуру диалога типа «вопрос/ответ»

Подведем итог. Значительная ценность структуры пирамиды заключается в том, что она буквально вынуждает вас практически зримо определить вертикальные взаимосвязи, когда вы излагаете свой документ. Вот почему в каждом положении документа вам придется предусматривать последующий вопрос читателя, на который вы обязаны ответить уровнем ниже.

Обдумывая , что надо сказать на уровне ниже, вы должны не просто отвечать на вопрос, поставленный уровнем выше. Важно, чтобы ответы были логичными. То есть вы должны использовать ясные и понятные индуктивные или дедуктивные аргументы. Отметьте для себя: или одни, или другие, но никогда дедуктивные и индуктивные вместе. Помните, что за исключением дедуктивной и индуктивной других видов логической взаимосвязи не существует.

Группа идей, объединенных дедуктивными взаимосвязями, представляет аргументы последовательно . То есть первое положение содержит некое высказывание о ситуации, которая существует в мире сегодня. Второе уточняет объект (тему) или предикат высказывания , а в третьем связываются два первых положения. Так, идеи, объединенные в группу, могут быть поданы так:

человек смертен,

Сократ - человек,

следовательно , Сократ смертен.

Чтобы подняться на один уровень абстракции выше над группой с дедуктивными связями, вы резюмируете , акцентируя , подчеркивая заключительное положение : «Так как Сократ - человек, он смертен».

В индуктивной группе идеи, напротив, связаны только наличием какой-то общей черты или отношением к факту. Такие идеи, как правило, могут быть обобщены одним существительным во множественном числе или собирательным существительным (доводы за, возражения против, шаги, проблемы и т.д.). Примерная форма построения индуктивных аргументов может быть такой:

французские танки у польской границы,

немецкие танки у польской границы,

русские танки у польской границы.

Здесь, для того чтобы подняться на уровень абстракции выше, вы строите свой вывод на утверждении , родственном для всех трех суждений. Ищете то, что их может объединить. В нашем примере это какие-то военные приготовления против Польши. Тогда вывод будет примерно таким: «Польша накануне танкового вторжения» .

Итак, когда вы пишете и отвечаете на вопрос, используя дедуктивную аргументацию, вы должны: во втором суждении комментировать объект (тему)

предикат¹ (информацию) первого суждения, а в третьем суждении строить вывод, исходя из первых двух. Если вы используете индуктивные обоснования, вы объединяете идеи в группу на основе их логического сходства. Помните об обязательной необходимости описать их существительным во множественном числе.

Учитывая все вышесказанное, теперь вы можете сказать, что любая идея в пирамиде подразумевает все остальные. И вы могли бы начинать построение своих пирамид с любой единичной идеи, добавляя остальные туда, куда требуется - на нижние или верхние уровни абстракции, либо на тот же уровень. Но существует одно обязательное условие, без соблюдения которого не стоит приниматься за пирамиду смыслов. Это постановка ключевого вопроса, развернутым ответом на который и является ваш документ. И ставится этот вопрос в повествовательном Введении.

Итак, вы уже хорошо разобрались в том, что пирамидальная структура позволяет вам вести с читателем диалог, построенный на вопросах и ответах. Но такой диалог не сможет привлечь внимание читателя, если начнется с неинтересной либо незначимой для него мысли или утверждения. Поэтому, чтобы быть уверенным, что вы захватите его внимание, необходимо начинать с такого вопроса, который уже существует и уже актуален для читателей.

Выше говорилось, что пишем мы в первую очередь для того, чтобы рассказать людям нечто, чего они еще не знают. Это так. Но читатель хочет узнать только то, что ему надо узнать. Если у него нет никаких проблем, у него не будет никаких вопросов. А если нет вопросов, следовательно, нет и проблем.

Поэтому свой документ/выступление необходимо строить так, чтобы отвечать на уже существующий у читателя вопрос. Или отвечать на такой, который возник бы у него, если бы он на минутку задумался о том, что вокруг него происходит. Именно для этого и существует Введение. В нем вы подводите читателя к вопросу, указывая на ситуацию, которая этот вопрос породила.

Поскольку ситуация будет описанием каких-то событий или фактов, следует строить ее в классических канонах последовательного развития. Начните с времени и места. Затем расскажите, что обнаружилось (какие осложнения появились), как эта ситуация, развиваясь, привела (или могла бы привести) к возникновению острого вопроса, ответить на который вы и собираетесь в своем документе.

Классическая цепочка - ситуация, затруднение, вопрос, разрешение - позволит вам убедиться в том, что вы с читателем «начинаете с одного и того же места». А после этого берите читателя за руку и ведите через все ваши соображения. К тому же такой подход поможет вам сконцентрироваться на главной мысли документа, а значит, даст возможность оценить ее актуальность. Он же позволит проверить способ подачи - прямой ли путь вы избрали?

Проиллюстрируем это на примерах из Введений в типичные бизнес-доку-менты.

«Цель этой докладной записки - объединить ряд соображений для обдумывания и последующего обсуждения:

1. Организация Правления и его состав.

2. О роли Правления и Исполнительного Комитета, специфике их работы и взаимодействия.

3. Привлечение в Правление дополнительных сотрудников. Вопросы их эффективной работы.

4. Правила избрания членов Правления и сроки их пребывания в должности.

5. Альтернативные варианты комплектования Правления и Исполнительного Комитета, предложенные с целью повысить эффективность их работы».

Обратите внимание, насколько легче было бы выразить цель докладной записки, если дополнить ее небольшой повествовательной преамбулой.

«Новая организация работы, принятая в октябре, переносит ответственность за принятие решений непосредственно на плечи менеджеров Двух подразделений. Такая реорганизация позволяет Правлению сосредоточиться на принципиальных вопросах текущей политики и перспективного планирования.

Однако Правление оказалось слишком перегружено вопросами краткосрочной политики, что не позволяет ему уделить должное внимание стратегическим проблемам. Поэтому необходимо внести в работу Правления изменения. Полагаем, следовало бы:

перенести ответственность за повседневное управление на Исполнительный Комитет,

расширить состав Правления и Комитета,

определиться с политикой и процедурами для формализации внутренней деятельности».

ная или индуктивная связь, повествовательный стиль Вступления? Как они помогают разобраться в ваших собственных идеях и выстроить из них пирамиду смыслов? Напомним ответы на эти вопросы:

Зная принципы вертикальной организации структуры, вы сможете определить, какие именно идеи и соображения уместно объединить в группы (такие, при помощи которых можно найти ответы на вопрос).

Зная принципы организации горизонтальных взаимосвязей, вы сможете оце нить, достойны ли идеи того, чтобы их объединять в одни группы (определить, одного ли они рода и как - индуктивно или дедуктивно - связаны между со бой). ^у

И, самое главное, зная злободневный читательский вопрос (вы сами подготовили читателя к узнаванию), вы будете уверены в том, что все ваши идеи связанные воедино, будут значимы (то есть, приведены только для ответов на заинтересованные, уместные вопросы читателя).

Возможно, теперь вы хотите подробнее узнать о том, как использовать данные «строительные блоки» для создания полноценного документа. Мы расскажем об этом в третьей главе.

Глава 3

Обычно садясь за стол писать, вы обнаруживаете, что только приблизительно знаете, о чем хотите рассказать. Но что именно и каким образом - для вас проблема. Эта неопределенность значительно увеличивает трудности построения ясной структуры. Как строить ее в форме пирамиды?

Ответ подсказывает сама структура. Она помогает вам, а не усложняет работу. Имея представление о ней, вы уже точно знаете, как должен выглядеть документ, и, следовательно, можете его планировать. В начале вы поставите на вершину пирамиды высказывание с объектом (предметом/проблемой) и предикатом (информацией о нем/ней). К тому же вы знаете, что объект высказывания — это сквозная тема всего документа.

Кроме того, это высказывание будет ответом на вопрос, уже стоящий перед читателем. А вопрос возник у читателя, потому что во Введении вы описали ситуацию (с которой читатель знаком) и возникшее затруднение (с которым читатель также знаком), породившее этот вопрос. Вероятно, вы даже приблизительно наметили некоторые из идей, которые хотите выразить в документе.

Этой совокупности знаний вполне достаточно для того, чтобы приступить к работе. Вы можете начать строительство пирамиды сверху и последовательно спускаться вниз, или начать снизу, поднимаясь на вершину. Первый способ обычно легче, чем второй, поэтому начнем с него.

Начинать сверху обычно легче, потому что вы исходите из рассуждений

о предметах/проблемах, которые хорошо известны читателю, потому что вы познакомили его с ними во Вступлении.

Однако вы не соблазняетесь желанием просто сесть и начать составлять лишь бы какое Введение. Вместо этого вам хочется воспользоваться структурой Введения, чтобы последовательно выразить и предварительно оценить правильность своих соображений. Хотите именно так? Тогда рекомендую вам следующий порядок действий, изображенный на четвертом рисунке и описанный далее.

Рис. 4. Элементы структуры взаимозависимы
Заполните верхний блок пирамиды. 1 .Что именно вы обсуждаете? 2. На какой вопрос о теме (объекте), стоящий перед читателем, вы отвечаете? 3. Каков ваш ответ?

Сформулируйте и уточните вопрос для вступления.

4. Какова ситуация?

5. Что за трудности?

2. Сформулированы ли вопрос и ответ на него?

Определите линию ключевых утверждений.

6. Какой новый вопрос порождается вышестоящим ответом?

7. Индуктивно или дедуктивно вы будете отвечать на него?

7. Если индуктивно, то каким будет объединяющее существительное во множественном числе?

Структурируйте поддерживающие соображения.

8. Повторите процесс вопрос/ответ на этом уровне.

1. Создайте главный блок. Именно этот блок - вершина вашей пирамиды. Впишите в него объект (тему), который вы собираетесь обсуждать.

2. Определите вопрос/проблему. Вообразите себе вашего читателя. К кому вы обращаетесь? На какой центральный вопрос об объекте (теме) хотите дать ему ответ в целом и законченном документе?

3. Сформулируйте ответ, если он вам известен.

4. Точно опишите ситуацию. Здесь желательно убедиться в том, что вы имеете абсолютно ясные представления о сформулированном вопросе и ответе. Для этого вы беретесь за объект (тему) и описываете его в конкретной

ситуации. Используйте первое бесспорное суждение, которое можете и хотите сформулировать. Помните, что первое суждение не должно вызывать возражений читателя. Оно истинно для него либо потому, что он изначально согласен с ним, либо потому, что это суждение легко проверить и убедиться в его подлинности.

5. Раскройте и уточните затруднения. Задайте себе вопрос: «Что из этого следует?» Тогда вы начнете обдумывать, что именно привело к возник новению проблемы/вопроса. Что-то пошло не так, возникли какие-то сложности, стали очевидны логические противоречия? Задаваясь подоб ными вопросами, вы найдете тот ключевой вопрос, на который хочет получить ответ читатель.

6. Еще раз пересмотрите главный вопрос и ответ на него. Из описания за труднений немедленно должен следовать вопрос/проблема, которые вы уже записали. Если этого не происходит, переформулируйте проблему. Разберитесь в том, адекватно ли вы понимаете трудности. А может быть, вы ошиблись с вопросом и вам необходимо обдумать все заново.

Цель этого упражнения - научиться проверять, знаете ли вы точно тот вопрос, на который стараетесь ответить. Когда вы точно знаете формулировку вопроса, все остальные рассуждения становятся на свои места относительно легко.

Давайте посмотрим, как при помощи этих приемов переписать доклад с рис. 5. Этот доклад подготовлен финансовым отделом большой американской компании, занятой производством спиртных напитков.

Когда водители компании доставляли товар заказчикам, они отсылали в финансовый отдел доставочный чек, в котором указывался кодовый номер, данные о товаре, счет за доставку. Эти чеки являлись основой расчетной системы, работающей следующим образом:

ПЯТЬ НЕДЕЛЬ

Процесс =» Отправление => Получение =>

Процесс

оплаты

доставки чека счета чека

чека

Один из постоянных заказчиков этой компании, владелец большой сети ресторанов быстрого питания, назовем его Большой Босс, заказывал и получал ужасно большое количество товара. Исходя из своих финансовых соображений, он считал, что более удобно аккумулировать ежедневные чеки за доставку и оплачивать их одним платежом. Он хотел бы, если чеки собирать нельзя, фиксировать данные с них на компьютере, подсчитывать суммы, а затем отправлять компьютерную запись и единый чек один раз в месяц в головной офис компании производителя. Другими

ОДИН ДЕНЬ

Процесс

оплаты

Получение сводной записи компьютера => и единого чека

словами, он предлагал такую систему:

Рис. 5. Меморандум по поводу предложения, поданного Большим Боссом

Кому: мистеру Роберту Сальтону От кого: Джона Дж. Джексона Тема: предложение Большого Босса

7 марта 2001

Мы получили запрос Большого Босса (учетный номер 8306) об изменении учета поставок и доставочных чеков и переводе системы на другой принцип отчетности. Изменения, предложенные Большим Боссом, были проверены в процессе подготовки к платежам. Обзор содержит данные, полученные при проверке предложения:

1. Согласно нашим требованиям об учете поставок и входящих платежей каждый чек за доставку включает следующие данные:

Исходящий номер.

Номер магазина.

Номер чека.

Сумму в долларах в каждом чеке.

Дату поставки в каждом чеке.

Если мы не получаем информацию об исходящих номерах и номерах магазина от Большого Босса, мы берем эти данные из сводного реестра заказчиков. Впоследствии все это может быть включено в сводку о заказах Большого Босса.

2. Большой Босс собирается разработать программу, которая будет обрабатывать записи и фиксировать информацию с доставочных чеков.

Файл с этой информацией будет создаваться в формате, совмести мом со счетной системой, принятой у нас, и национальной финансовой системой. Эти данные в форме записи на ленте будут отсылаться для учетных целей в отдел контроля денежных потоков и в финансовый отдел.

Полученная нашим отделом информация будет учитываться в соответствии с установленными процедурами. Окончательный баланс оплаченных чеков и присланной ленты с записями должен быть равен нулю.

3. В завершение всего процесса ежемесячной оплаты итоговый балансовый расчет будет проводиться через расчетную систему финансового отдела. В нем будет определяться номер платежа и чеков, который затем будет фиксироваться в итоговых отчетах.

Глава финансового отдела проанализировал возможность изменить систему платежей, приемлемость этих изменений и фактически описал в своем докладе: «Вот как работала бы новая система», не ответив на животрепещущий вопрос, стоит ли менять старую систему. Если бы на его месте были вы и воспользовались методами, описанными выше на рис. 4, вы рассуждали бы примерно так:

1. Нарисовали бы главный блок и задались вопросом: «Что я намерен обсудить?» (Запрос Большого Босса о возможности изменений, см. рис. 4.)

2. На какой вопрос о предмете обсуждения я попытаюсь ответить потенциальному читателю доклада? (Это хорошая идея?)

3. Каков мой ответ? (Да.)

4. Теперь мне стоит проверить, действительно ли этот вопрос и этот ответ я затрагивал во Введении в доклад? Чтобы сделать это, я рассматриваю, что же обсуждается в конкретной ситуации. Итак, первое положение должно быть высказыванием об изменениях (тема доклада). Что я могу сказать об этой теме такого, что не вызовет возражений читателя? (Нам поступил запрос об изменениях в существующей процедуре оплаты счетов.) Когда вы начнете писать Введение, то конечно же объясните суть предлагаемых изменений, но сейчас - при обдумывании архитектуры текста- вам необходимо сосредоточиться только на сути, на главном смысле первого параграфа.

5. Теперь я смотрю на сложившуюся ситуацию и спрашиваю: «Что дальше?» Этот вопрос ведет меня к реальной проблеме. (Вы спрашиваете меня, есть ли смысл в этих изменениях?)

В пункте (2) следовало бы подчеркнуть и выделить подразумеваемый вопрос. Ведь именно он сейчас занимает читателя (Есть ли в этом смысл?). Поскольку этот вопрос звучит приблизительно так же, как и ваш, вы можете спокойно соотнести его с вашим ответом. Теперь вы уверены в значимости и содержательности составляемого вами послания для читателя.

Рис. 6. Этапы изучения изменений, предложенных Большим Боссом

Ситуация = Запрос об изменениях Проблема = Вы спрашиваете, имеет

ли смысл менять процедуру Вопрос = Есть ли в этом смысл?

6. Высказав свое мнение о том, что изменения действительно имеют по ложительный смысл, вы со спокойной совестью можете спуститься на уровень ниже. Здесь вы определяете, какой новый вопрос возникнет в сознании читателя. (Почему изменения имеют смысл?)

7. Ответом на любой вопрос «почему?» всегда будут определенные «при чины». Так что теперь вы знаете, что в ключевую линию вашего доклада войдут «причины». Какие это могли бы быть причины?

изменения дадут нам необходимую информацию, изменения увеличат объемы денежных потоков, изменения уменьшат объем канцелярской работы.

8. После того как вы определите, что эти суждения верны и выстроены в ло гическом порядке, вы можете вновь спуститься на следующий уровень, где дадите обоснования истинности этих суждений. В случае с документом небольшого объема вы можете не перечислять подробные обоснования, потому что они очевидны для вас, и вы легко выскажете их, когда присту пите к письменному изложению.

Как следует из этого примера, предложенный метод дисциплинирует автора документа. Заставляет его отбирать ограниченную информацию, вынуждает использовать только ту, что важна и значима для читателя. Но это ограничение подталкивает мышление к целостному подходу в работе над проблемой или вопросом, а не к тому хаотичному, что был показан в приведенном выше меморандуме. И, конечно же, каждый, кто последовательно будет использовать подход «сверху вниз» при обдумывании и последующем создании документов, значительно облегчит читателю и чтение, и процесс понимания.

Довольно часто так бывает, что вы не до конца сформулировали главные положения своего документа. Поэтому не можете выстраивать мысли, начиная с вершины пирамиды. Так получается, потому что вы, например, не смогли абсолютно точно определить предмет доклада. Или главный вопрос не совсем ясен для вас. Или вы не уверены в том, насколько читатель владеет этим предметом. В таком случае попытайтесь начать с ключевой линии идей.

Если вы представляете себе, какими должны быть идеи на уровне ключевой линии, это замечательно. Однако часто вы и здесь чувствуете себя неуверенно. Не отчаивайтесь. В этом случае вы можете начать работу над структурированием своих соображений, воспользовавшись подходом «снизу вверх». Этот подход состоит из трех этапов:

1. Выпишите все идеи, которые вы хотели бы высказать.

2. Продумайте, как они связаны друг с другом.

3. Выведите заключения из идей и связей.

И вновь мы разберем этот прием на примере учебного документа, который желательно переписать (см. рис. 7). Этот доклад написан начинающим консультантом в самом начале его карьеры. В нем содержатся рекомендации об изменениях, которые этот молодой менеджер дает английской издательской компании ТТВ.

Рис. 7. Исходный доклад для фирмы ТТВ.

Кому: Дата: 22 августа 2001

От кого: Тема:ТТВ

Нижеследующее содержит данные и результаты, полученные в течение двухнедельной работы.

Как мы уже знаем, стоимость типографского набора — это наиболее значительная часть издержек, которая колеблется от 40% в книгах с твердым переплетом до 50-55% в книгах с мягкой обложкой.

Стоимость типографского набора складывается из следующих видов стоимости:

Машинный набор 30—50%

Редактирование 17-25%

Первая корректура и правка 10-16%

Верстка 10-20%

Вставка иллюстраций 10-15%

Сравнение с общепринятыми стандартами показывает низкую производительность и высокую стоимость типографского набора в ТТВ. Как складывается стоимость в компании, будет показано ниже.

Каждая книга, издаваемая в ТТВ, проходит все этапы типографского набора. Это делается для обеспечения высокого качества изданий. Однако эта затянутая процедура снижает производительность ТТВ по отношению к другим конкурентам в том, что касается скорости выполнения простых работ.

В Оулесбери проявили неподдельный интерес к выявлению факторов, влияющих на стоимость типографского набора. Я беседовал на эту тему с Роем Вальтером, Брайаном Томпсоном и Джорджем Кеннеди. Последний попросил обратить особое внимание на следующее: (1) существуют ли в процессе набора этапы, которые можно было бы исключить, чтобы снизить стоимость; (2) каковы причины, вызывающие низкую производительность, и почему они не влияют на производительность конкурентов.

В настоящее время типографский набор осуществляется с очевидным напряжением. Большая часть работы производится помимо и в дополнение к запланированным объемам. Возникшие трудности связаны главным образом с той частью набора, где велика доля участия людей в процессе производства. Уровень зарплат в ТТВ ниже, чем в среднем по региону, поэтому возникает дефицит персонала: новые сотрудники не приходят, а старые - уходят.

В настоящий момент усилилось влияние профсоюзов, к тому же два наборщика уволились. В результате отделу не хватает сотрудников на проведение плановых работ, те, что есть, работают сверхурочно, а это ведет к перерасходу средств на оплату более чем на 50%.

Выводы

1. Полагаем, что стоимость может быть снижена за счет следующих шагов:

(А) упрощение процесса набора дешевых изданий;

(Б) увеличение производительности за счет изменения этапов набора.

2. Для упрощения процесса необходимо провести пробное изменение на этапе конт

роля качества изданий. Сокращение числа и времени контрольных операций еле дует совместить с заключительным контролем качества дешевых изданий и учетом

реакции потребителей на такие изменения. Предлагаемое упрощение может привести к уменьшению общей стоимости типографского набора на 10%. Второй путь снижения стоимости требует детального изучения методов работы. В фирме ТТВ стоимость превышает стандарты на 20-50%, поэтому могут быть найдены и другие возможности для ее уменьшения.

3. Сравнение между ТТВ и Бердом, Пернелом и Ватерлоу, вероятно, могло бы про

лить свет на проблему стоимости набора. Джордж Кеннеди и Рой Вальтер, как оказалось, весьма заинтересованы в проведении такого сравнения. Однако, на мой взгляд, простое конкурентное сравнение может не привести к значимым результатам.

4. Отношение к факторам, влияющим на стоимость, и к оценке существующей стой

мости в иулесоери различны. I ерри I алвет считает, что она действительно

Я, как и вы, не знаю о ситуации и предмете доклада ничего, кроме того, что содержится в тексте. Следовательно, мы будем рассматривать этот текст сам по себе, не пытаясь оценить, верна ли сообщаемая нам информация. Идеи, которые необходимо обсудить, изложены в списке на рис. 8. Следующим шагом станет обдумывание взаимосвязей между этими идеями.

Начнем с рекомендаций. Оценить ценность и уместность идей, описывающих действия, гораздо легче, чем адекватно оценить идеи, связанные с характеристиками ситуации (см. главу 9).

Итак, какая связь существует между упрощением процесса производства и изменением методов работы? Никакой! Потому что оба суждения говорят об одном и том же, так что здесь нам нечего анализировать.

Рис. 8. Анализ факторов, влияющих на стоимость в фирме ТТВ

Шаг первый: Список идей.

Проблемы

1. Низкая производительность в процессе набора.

2. Повторение этапов во всех видах изданий.

3. Неконкурентные цены за простые работы.

4. Отклонение от плановых показателей.

5. Сравнительно низкая оплата труда.

6. Дефицит кадров.

7. Высокий объем сверхурочных работ.

8. Худшая производительность по сравнению со стандартной.

Решения

1. Упростить процесс набора дешевых изданий.

2. Увеличить производительность за счет изменения этапов работы.

Шаг второй: Установление логической связи между положениями

документа.

Перейдем к проблемам. С первого прочтения становится очевидно, что в этом списке существуют определенные причинно-следственные отношения, которые мы бы хотели представить настолько ясно, насколько это возможно (Рис. 8. Шаг 2). При анализе этих отношений мы обнаруживаем две цепочки с причин-но-следственной связью и пропущенными звеньями, которые в этих цепочках следовало бы восстановить.

Теперь мы готовы сделать некоторые выводы. Либо в докладе говорится о том, что стоимость высока, потому что низка продуктивность и велики временные затраты, либо о том, что для уменьшения стоимости необходимо упростить методы и процедуры и поднять заработную плату. Чтобы определить, о чем собственно идет речь, нам приходится еще раз пересмотреть Введение. О каких проблемах, уже известных читателю, сообщается во Введении? Очевидно, читатель знает, что стоимость - это архиважно, что фирма ТТВ неконкурентоспособна в отношении цены на простые работы, что, возможно, в ТТВ никто не может оценить, действительно ли так высока стоимость. В этом случае мы могли бы выстроить процесс обдумывания так:

1. Тема = составляющиетоимости

2. Вопрос = онидействительншаквысокй?

3. Ответ = да.

4. Ситуация = составны^астистоимостигипографскоггоабора-

наиболееважны йэлементполнойстоимости

5. Проблема = неизвестнрдействительнали стоимостьтаквысока

по сравнению: уровнемконкурентов Вопрос(2) = действительнии онавышз чему конкуренте^

Ответ(2) = д а.

6. Новыйвопрос(З) =какнамуменьшитьгтоимостВ

7. Ключеваяпиния = исключитьпишниеэтапыв процессеработыи поднять

зарплатудо сопоставимого конкурентам[уровня

На рис. 9 показано, как эти идеи могли бы быть организованы в более приемлемой версии доклада. Читатель мог бы не согласиться с выводами молодого консультанта, но, по меньшей мере, счел бы доклад ясным и понятным, определил, с чем он не согласен, и решил бы, что стоит обдумать более тщательно.

Чтобы можно было показать, как во Введение включаются все суждения, относящиеся к ключевой линии, здесь приводится полный текст доклада. Такое включение позволяет читателю начать обдумывать доклад за первые тридцать секунд чтения или еще раньше. А поскольку весь документ посвящен только объяснению утверждений ключевой линии или обоснованию этих положений, ни одна важная мысль не ускользнет от внимания и не выпрыгнет неожиданно и необоснованно из какого-нибудь темного места документа. Соответственно, если читатель ограничен во времени, он может быстро ухватить основную мысль. Поэтому помните: если ваши доводы не становятся «родными» за первые тридцать секунд чтения, переработайте документ.

Рис. 9.Переработанный доклад для фирмы ТТВ

Кому:

От кого:

Дата: август 22, 2001 Тема: ТТВ

Я провел две недели в Оулесбери, изучая стоимость типографского набора и факторы, влияющие на нее. Как мы уже знаем, стоимость набора составляет 40% полной стоимости изданий в твердых переплетах и 50-55% изданий в мягких переплетах. В ТТВ точно не установлено, так ли высока стоимость типографского набора, но в данный момент очевидно, что компания отстает от конкурентов по себестоимости дешевых изданий.

Наши предварительные исследования показали, что стоимость типографского набора может быть значительно снижена за счет следующего:

Исключения излишних этапов в процессе набора.

Повышения уровня оплаты труда.

ИСКЛЮЧЕНИЕ ИЗБЫТОЧНЫХ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ЭТАПОВ

Производительность в ТТВ отстает от среднего уровня на 20-50%. Анализ процесса набора показывает, что при издании разных видов книжной продукции сохраняются все этапы процесса вне зависимости от того,.что набирается - Библия или скандальный триллер. Вероятно, этим отчасти объясняется высокая стоимость дешевых изданий.

Данные факты мы обсудили с Роем Вальтером, Брайаном Томпсоном и Джорджем Кеннеди. Кеннеди высказал пожелания произвести опытный выпуск изданий, в процессе которого были бы исключены некоторые шаги, чтобы изучить: (1) как повлияет исключение на качество изданий и упрощение работы; (2) как повлияет исключение на производительность.

В начале следующей недели мы попробуем изменить процесс набора для нескольких простых изданий и проконтролируем, как скажутся эти изменения на качестве и времени, а также узнаем реакцию заказчиков на них. Ожидаемая экономия может составить 10% от общего объема стоимости. Также планируется завершить детальное изучение других методов работы.

УВЕЛИЧЕНИЕ ОПЛАТЫ ТРУДА

Уровень оплаты труда в фирме ТТВ ниже, чем в среднем по региону, поэтому ТТВ испытывает дефицит кадров: новые сотрудники не приходят, старые - увольняются. Два наборщика уволились только, что, в результате чего в отделе осталось меньше сотрудников, чем планировалось. Теперь большая часть работы будет производиться в неплановых условиях. Оплата сверхурочных приведет к увеличению расходов на оплату труда на 50%.

Кроме того, профсоюзы требуют дальнейшего роста зарплаты. Учитывая эти факторы, следует нанять сотрудников и исключить сверхурочные работы.

К сказанному добавлю, что и заголовки в документе должны выделять и подчеркивать главные мысли в структуре вашего документа, чтобы читатель быстро схватывал общую задачу и мог сложить ее из частностей, если документ очень велик. Поэтому, когда вы подбираете слова для заголовков и оглавлений, старайтесь отразить существенные идеи, а не общие категории или этапы осмысления (подробнее об этом см. в главе б «Как организовать и высветить структуру документа».). Никогда не пользуйтесь такими словами, как, например, «Изыскания», «Выводы». Такие заголовки лишены смысла и ценности для того, кто может только быстро ознакомиться с документом.

Сама жесткость правил пирамиды поможет вам начать работу над документом с любой идеи, где бы в структуре она ни находилась, и прояснить другие идеи. И это не зависит от того, начнете ли вы создавать структуру с вершины или с основания. Мы постарались рассказать вам только об общих принципах, но реальные возможности бесконечны, поэтому вопросы и проблемы неизбежны. Ответим на некоторые из тех, что чаще всего возникают у начинающих пользоваться правилами магической пирамиды.

1. Старайтесьвсе-такиначинатьстроительствспирамидысверху. Та минута, когда вы выражаете мысли на письме, всегда кажется прекрасной. Вы мо жете расслабиться и решить, что не стоит тратить усилий на пересмотр и исправление текста. Поэтому не приступайте сразу к диктовке, считая, что напечатанный документ будет легче переделать. Вам может так понравиться его вид, что вы и не обратите внимания на недостаток логики и не правильно выраженные мысли.

2. Используйте описание ситуации как начало процесса обдумывания Введения. Когда вы не твердо знаете, что в первую очередь хотите осветить во

Введении - ситуацию, проблему, вопрос и ответ - вы можете располагать эти элементы в любом порядке (в зависимости оттого эффекта, который хотите произвести). Порядок, выбираемый вами, придаст документу осо бую интонацию, а она может быть различна для документов разного рода. Тем не менее процесс обдумывания начинайте с ситуации, потому что она поможет вам корректно подойти к осмыслению проблем и вопросов.

3. Не забывайте обосновать Вступление. Зачастуювы садитесьписатьи уже знаете в деталях и полностью оформили в уме главную мысль, из которой вытекает очевидный вопрос. В этот момент вы можете поддаться тенденции перепрыгнуть через Вступление и начать сразу формулировать следующие вопросы из ключевой линии. Не поддавайтесь этому искушению.

В большинстве случаев вы обнаружите, что в результате обдумывания вы структурируете информацию, относящуюся к ситуации или проблеме, и, следовательно, пытаетесь заставить себя найти сложные дедуктивные аргументы. Разберитесь со вступительной информацией сразу же, чтобы освободиться для сосредоточенного осмысления идей на более

4. Всегда включайте информацию о возникновении ситуации во Введение. Вы не можете рассказывать читателю, «что случилось», в основном тексте документа с намерением дать ему необходимые факты. Так как текст должен содержать только идеи и суждения, связанные между собой логически. Это означает, что вы можете упоминать о следствиях только в связи с причинно-следственными взаимоотношениями, которые установлены в результате осмысления идей. Простая историческая данность не является результатом логического мышления, следовательно, не может быть включена в иерархию групп.

5. Ограничивайте информационное наполнение Введения только тем, что читатель признает безусловно истинным. Во Введении читателю рассказывают непременно то, что он уже знает. Конечно, иногда вы не можете установить точно, знает ли он что-то, а иногда вы определенно догадываетесь, что читатель не владеет вопросом. Однако, если мысль легко про верить при помощи простых объективных наблюдений и подтвердить ее истинность, вы можете воспринимать читателя как все заранее знающего в том смысле, что у него не возникнет опасений об истинности вводных суждений.

6. Обязательно обосновывайте каждое положение в ключевой линии. Утверждение следует доказывать и обосновывать до тех пор, пока не пере станут возникать новые вопросы. Понятно, что каждое суждение требует своей глубины обоснования. Однако на ключевой линии все суждения должны иметь хотя бы один уровень обоснования. Это абсолютно обязательно для дедуктивных рассуждений с отношениями, выраженными словом «следовательно». Если вы вдруг обнаруживаете, что нет никакой необходимости обосновывать заключительную мысль, тогда вы перестраиваете вашу аргументацию и, возможно, начинаете использовать индуктивное объединение в группы.

Глава 4

В главе «Начинаем строить пирамиду» мы увидели, насколько важен обдуманный подход к Введению. Именно он позволяет обозначить ту тематику, которой посвящен документ в целом. Кратко сообщая читателю то, что он уже знает, Введение подчеркивает значимость наиглавнейшего вопроса, ответ на который и содержит документ. Сделав эти усилия, вы, казалось бы, сразу можете направить всю энергию на сам процесс ответа.

Однако не стоит забывать, что структура Введения сама по себе требует тщательной проработки, потому что зачастую является достаточно сложной и целостной. Вероятно, вы хотели бы составить более полное представление о приемах составления эффективного Введения, и о теории, которая его описывает. Не менее важным для вас может оказаться и представление о связующих комментариях, потребность в которых возникает всякий раз при переходе от одного ключевого суждения к другому.

Собственно, Введение в документ можно представить себе как некий круг, очерченный вокруг вершины пирамиды и выходящий за пределы основной структуры идей (рис. 10). Во Введении вы всегда рассказываете читателю то, что он уже знает: ситуацию, проблему, которая ведет к вопросу, ответу на который и посвящен ваш документ. Почему это всегда будет история и почему читатель уже должен знать о ней?

Если вы на секунду задумаетесь, то, конечно же, поймете, что никто не хочет, чтобы написанное вами читалось так же, как читаются романы, где главней всего красочно описать переживания, страсти и, например, секс. Читатель уже имеет в сознании множество разнообразных и не связанных между собой мыслей, большая часть которых посвящена более дорогим и интересным ему заботам, нежели предмет, обсуждаемый в вашем документе. Чтобы справиться с этими посторонними мыслями и привлечь его внимание к тому, о чем пишете или говорите вы, требуется приложить определенные усилия.

Читателю будет приятно приложить мысленные усилия, только если вы соблазните его.

Даже когда читатель заведомо заинтересован в том, чтобы ознакомиться с содержанием вашего документа, и это содержание вызывает у него интерес, ему все-таки приходится прилагать определенные усилия, чтобы избавиться от

Рис. 10. 8о Введении следует рассказывать историю.

посторонних мыслей и сконцентрироваться на том, что говорите вы. У каждого из нас бывало так, что, прочитав страницу-полторы, мы вдруг обнаруживали, что не запомнили ни слова. Это происходило потому, что мы не смогли избавиться от каких-то переживаний, которые крепко сидели в нашей голове.

Разумеется, вы бы хотели помочь читателю избавиться от всего лишнего, сделать этот процесс более легким для него. И, конечно же, полностью захватить его внимание. Отчасти дурацкий приемчик такого сорта мы можем найти в так называемых «парадоксально бесконечных» историях. Положим, я говорю вам:

«Два ирландца встретились на мосту в полночь в странном городе...»

Я на какое-то мгновение активно привлекаю ваше внимание вне зависимости оттого, что вы, вероятно, обдумывали прежде, чем прочитали эти слова. Я как бы воздействую на ваше сознание, указывая на необычное время и место. Я могу эффективно контролировать ваше внимание, «до посинения» описывая, что сделали и сказали два ирландца. Мне необходимо удерживать вашу мысль до тех пор, пока я не сообщу вам соль истории.

Примерно то же самое желательно сотворить во Введении, если вы хотите привлечь читательский интерес к предмету документа при помощи истории, рассказанной о нем. Но каждая хорошая история имеет начало, середину и конец. Так и во Введении ситуация предполагает определенную проблему и предлагает определенное решение. Решение всегда будет главным пунктом, так как вы всегда пишете либо для того, чтобы разрешить проблему, либо для того, чтобы ответить на вопрос, который сидит в сознании читателя.

Вы не забыли, что история должна быть «хорошей» историей для читателя? Если вы когда-нибудь рассказывали истории детям, то вы знаете, что лучшая история для них - это та, которую они уже знают. Следовательно, если вы хотите рассказать читателю хорошую настоящую историю, вы расскажете ему ту, которую он уже знает, или ту, которую он мог бы знать.

Акцентируя психологический аспект, подскажем, что вам следует рассказывать ему о тех вещах, с которыми, по вашему мнению, он легко согласится. Не стоит начинать со спорных мыслей или фактов, которые не очевидны для читателя. Легкое восприятие суждений, не вызывающих раздражения, заставит читателя отнестись к наиболее существенным идеям вашего документа внимательно и уважительно, чем если бы он сразу столкнулся с запутанными и спорными для него деталями.

Вы спрашиваете у меня, насколько длинным должно быть Введение? Насколько длинными должны быть ноги человека? (Настолько, чтобы доставать до земли.) Введение должно быть настолько длинным, насколько это необходимо вам, чтобы убедиться в том, что вы и ваш читатель «начинаете с одного и того же места». И только когда вы убедились в этом, вы можете взять «прирученного» читателя за руку и повести его за собой.

Обычно длина Введения - это два-три параграфа, организованных так, как показано на рис. 11. Ситуация и проблема должны состоять из трех или четырех высказываний. Не стоит делать их длиннее, потому что это может стать неинтересно, ведь адресат уже как бы знает историю. На самом деле, если вы слишком удлините Введение, то будете повторять уже очевидное.

Однако, по контрасту. Введение может состоять всего из одного предложения, например: «В вашем письме от 15 января вы спрашивали меня о...». Чем чаще вы общаетесь по работе с кем-то, кому адресуете написанное, тем короче может быть ваше Введение. Но помните: в любом Введении должно быть полноценное разъяснение читателю о его вопросе или проблеме.

Вы начинаете описание ситуации с суждения о предмете, с которым читатель, на ваш взгляд, согласится, потому что вы рассказываете ему нечто известное. Если вы вдруг обнаружите, что не можете высказать такое суждение о предмете, значит, вы выбрали или неправильную тему изложения, или начинаете рассуждения не с того места. Вы рискуете спугнуть или вовсе потерять читателя.

Рис. 11. Определение линии ключевых утверждений в начале документа

Заголовок документа

Если вы можете обратиться в докладе или деловом письме к потенциальному читателю по имени, то определить, с чего начать, обычно довольно легко. Вы начинаете с суждения о предмете, которое самодостаточно и бесспорно. Самодостаточность здесь следует понимать как отсутствие необходимости в предыдущих суждениях или умозаключениях. А бесспорность — как обязательное или возможное согласие читателя с мыслью, высказанной в суждении.

Но если вы пишете доклад для широкого круга читателей, статью для журнала или книги, основной вашей заботой будет не столько напомнить читателю об известном вопросе, сколько обосновать важность и значение этого вопроса. В этом случае начинать гораздо труднее. Исходите из предположения, что ваш читатель умеренно информирован, и начните с объяснений, включающих уже признанные представления и знания о предмете. Организовав знакомый материал в привлекательной форме, выделив в нем те стороны, о которых читатель не подозревал прежде, вы подтолкнете его к наболевшему вопросу, обсуждению которого и посвящена ваша работа.

Ключевой характеристикой всех первых высказываний о ситуации является то, что они заставляют читателя ждать дополнительной информации. Именно поэтому их часто называют открытыми суждениями. Каждое такое высказывание как бы подводит базу для начала истории. Ниже приводится несколько типичных примеров:

Энергоинвест обдумывает возможности экспорта алюминия с завода в Мостаре в Циар, Чехословакия. (Доклад.)

Каждая служба по охране здоровья испытывает нарастающее давление со стороны сил, стремящихся сократить расходы. И ирландская служба не исключение. (Отчет.)

Если мы не вкладываем в наши слова какой-то особый смысл, то на сегодняшний день нет ничего легче, чем опровергнуть старую поговорку: «Нельзя держать хорошего человека внизу». (Книга.)

Проблема во Введении - это не житейская трудность в обычном смысле этого слова. Она является таковой только в нашем рассказе о ситуации. Чаще всего она описывает альтернативу стабильному положению, а не суть затруднения саму по себе. Хотя иногда альтернатива сама по себе уже есть источник головной боли. На рис. 12 показано несколько возможных видов затруднений, описываемых в деловых документах.

На рис. 13 показаны некоторые Введения, случайным образом подобранные из популярных журналов. Отдельно выделили структуры этих Введений, на которые стоит обратить внимание.

Ситуация - осложнение - вопрос - это необходимые элементы любого Введения. Однако порядок этих частей может варьироваться для того, чтобы придать особое, специфическое звучание документу. Обратите внимание, как меняется тон и настроение в каждом из этих примеров.

Маркетинговая близорукость

Каждая ведущая отрасль индустрии была когда-то растущей отраслью. Но сейчас некоторые из них, поднявшиеся на волне энтузиазма, клонятся к упадку. Другие, о росте которых думали как о временном явлении, действительно перестали расти. И во всех случаях рост находится под угрозой. Царит замедление темпов или полная остановка. Но не потому, что стагнирует рынок, а потому, что плохо организовано управление.

Ситуация = Ведущие отрасли индустрии прекратили расти или находятся под угрозой упадка.

Затруднение = Существует тенденция объяснять снижение темпов роста стагнацией рынка.

Вопрос = Верна ли эта тенденция?

«Гарвард бизнес ревью»

Взлом японских рынков

С укреплением японской иены появились дополнительные возможности для конкуренции с японскими компаниями и ликвидации торгового дисбаланса между Токио и Вашингтоном. Многие лидеры компаний в Соединенных Штатах и Европе ищут новые возможности проникнуть на японский рынок. Разочарование ждало тех из них, кто попытался стать инсайдером, то есть войти на рынок изнутри. Некоторые компании после этого оставили свои попытки, решив направить усилия в сторону растущих рынков Китая и Индии. Но, игнорируя Японию, они совершают большую ошибку.

Ситуация = Американские и европейские компании разочаровались в японском рынке Затруднение = Они переориентировались на Китай и Индию Вопрос = Не совершают ли они ошибку?

«Нью-Йорк тайме»

Визуальное развитие в ледниковую эпоху

Археологические находки за период до эпохи неолита содержат исключительно утилитарные артефакты - каменные орудия труда. И только за тридцать пять тысяч лет до нашей эры в Европе происходит драматический поворот событий. Археологи находят не только новые виды каменных орудий, но и первые символические предметы: украшения для тела - бусы и подвески, украшения жилья - наскальные рисунки и скульптуры.

Этот культурный взрыв одновременно охватывает громадные территории Западной и Восточной Европы. Почему так произошло?

Ситуация = В течение двух с половиной миллионов лет - только каменные орудия труда Затруднение = Внезапное возникновение искусства приблизительно тридцать пять тысяч лет назад Вопрос = Почему?

«Нешнл Джиогрэфик»

За последние годы на счета фирмы поступило большое количество денег за услуги, оказанные в диверсификации видов клиентской деятельности. Однако еще никто в лондонском офисе не смог потребовать ящик шампанского, причитающийся тому консультанту, кто первым сможет продемонстрировать клиента, чьи покупки или поглощения других компаний не могли бы быть предприняты без наших усилий. Поскольку объем наших услуг по диверсификации возрос на 40% за последние пять лет, у нас есть необходимость, время и опыт для того, чтобы предпринять исследования и установить, какие пути и способы диверсификации могут принести максимальную пользу клиенту.

Этот доклад содержит описание главных целей предполагаемого исследования и намечает пути и гипотезы для этой работы.

Вопрос на первом месте: вопрос — ситуация — осложнение

Первой целью данного исследовательского проекта будет рассмотрение наших возможностей по оказанию услуг в сфере диверсификации деятельности клиентов. Только в лондонском офисе объем наших услуг по приобретению и поглощению других компаний возрос за последние пять лет на 40%. И тем не менее мы не можем указать ни. одного поглощения или приобретения, которое не состоялось бы без наших усилий.

Главная цель нашего доклада...

Тревожное Введение: осложнение — ситуация — вопрос

Как мне известно, никто в лондонском офисе не может утверждать, что найдется хоть один наш клиент, который не достиг бы результата без нашего участия. То есть мы не можем приписать заслуги по диверсификации клиентской деятельности только себе самим. Ситуация выглядит удивительно, поскольку объемы услуг в этой сфере за последние пять лет выросли на 40%. Чтобы и дальше расширять это направление деятельности, необходимо убедиться в том, что она полезна клиентам. Иначе мы рискуем своей репутацией. Следовательно, мы должны провести необходимые исследования, опираясь на наш опыт, и убедиться в том, что наша деятельность все еще полезна клиентам.

Главная цель нашего доклада...

Ключевая линия не только содержит ответ на вопрос, поднятый суждением, содержащим вашу главную мысль, но и определяет план всего документа. Следовательно, если документ велик по объему, положения ключевой линии желательно выделить особым образом, как это показано на рис. 11. Затем вы можете выделить первое положение ключевой линии как заголовок и начинать писать (см. главу б «Как организовать и «высветить» структуру документа»).

Стремитесь к тому, чтобы читатель мог воспринять утверждения ключевой пинии за первые 30 секунд или даже быстрее. Помните: весь документ в целом посвящен в первую очередь объяснению или обоснованию основных утверждений. Таким образом, у вас есть возможность дать читателю сразу определиться, надо ли ему внимательно изучать весь документ или он без внутреннего сопро-тивления может принять вашу точку зрения. К какому бы выводу он ни пришел, он из Введения знает, что его ждет в документе, и имеет возможность более внимательно воспринимать информацию.

Если документ короткий, состоит из одного или двух разделов, в которых вы обосновываете ключевые положения, нет необходимости дублировать эти мысли одновременно в тексте и в заголовках. В этом случае поставьте главные фразы в начало ваших параграфов и выделите их так, чтобы они как бы выпрыгивали из общего текста.

Не забывайте, что утверждения ключевой линии в любом случае должны быть содержательны. Это позитивные идеи, а не перечисления «кирпичиков» текста. Следующий пример показывает, как нельзя обозначать ключевую линию.

«Этот доклад содержит проект организации командного подхода, направленный на значительное увеличение доходов. Проект изложен в шести разделах:

Предыстория

Принципы разработки командного подхода Цели разработки Как организовать программу Возможные результаты и достоинства Предпосылки для успеха».

Предложенное банальное перечисление абсолютно бесполезно в том смысле, что читатель ничего не может узнать о содержании документа. Это просто некоторая цепочка слов, которая не дает никакой перспективы и никаких ориентиров, отнимает у читателя время и рассеивает его внимание.

Опыт показывает, что ни в коем случае не стоит придумывать заголовки типа «Предыстория» (или «Введение»), Главная мысль должна быть выделена по отношению к обосновывающим суждениям, находящимся на более низких уровнях абстракции. Так, в вышеприведенном примере, автор не выделяет каких-то опорных пунктов и говорит только о теме всего доклада. Это может наводить на подозрение, что аргументация не выстроена, а главная мысль не до конца обоснована. В действительности, мы можем даже предполагать, что суждения, помещенные в разные разделы, относятся к одной иерархической группе. Например: мысли из раздела «Возможные результаты и достоинства» могли бы быть затронуты в разделе «Цели разработки», а часть положений из раздела «Предпосылки для успеха» относится к разделу «Как организовать программу».

Никогда не забывайте о том, что писать надо об идеях, а не о категориях, в которые они могут быть затем объединены.

Если теперь вы начали понимать, что написать хорошее Вступление — довольно тяжелая задача, то вы правы. Наибольшее количество халтурно сделанной работы приходится на Введение в документ. Однако если вы не будете лениться и тщательно изучите все наши примеры, то сможете определять, когда Введение построено правильно, а когда нет. Над своими Введениями работайте до тех пор, пока не почувствуете, что построили их безукоризненно верно.

письмо

В своей статье «Японский бизнесмен: иена сильнее, чем меч» Джеймс Терба заявляет, что корпорация «Сони» первой приступила к коммерческой эксплуатации транзисторов, в то время как компания, разработавшая транзисторы, - «Белл Телефон Лабориторис», не знала, что делать с ними и поставляла их исключительно Пентагону.

Это суждение не содержит ни крупицы правды. Очевидно, что «Белл» знала, что делать с транзисторами, еще до того, как они были разработаны.

ГАЗЕТНАЯ СТАТЬЯ

Администрация Никсона раздула кампанию, направленную против телевизионных сетей, а телевизионные сети в ответ раздули свою. Неосведомленные зрители пришли к выводу, что свободы и права в нашей стране находятся под прицелом администрации.

Фактически, главный вопрос, который стоит перед всеми нами, - какое общество мы получим в результате воздействия телевидения. Хотим ли мы жить в обществе, не способном на критическую самооценку и склонным к анар- хическим тенденциям? Или все-таки нам необходимо единое ответственное, развитое общество с элементами высокой культуры?

ДОКЛАД

Достаточная поддержка производства дешевого фосфора - это ключ к уве-личению доходов «Гринвалтс», так как фосфор и его производные приносят компании до 75% прибыли и составляют основной объем продаж. Однако стабильные поставки сырья для фосфора станут доступны только в 1996 году, когда будет введена в строй фабрика «Ньюфаундленд». До этого высокая стоимость сырья в Англии может серьезно повлиять на доходы и прибыли компании.

Учитывая этот печальный факт, необходимо рассмотреть наши возможности в бизнесе, не связанном с зависимостью от фосфора. Это необходимо, чтобы снизить издержки на сырье в целом по компании. Оценка показателей покажет, какие возможности для увеличения доходной базы у нас есть. Именно этим целям и посвящен доклад.

Мир медленно приходил к пониманию того, что он в 1930 году жил в тени одной из величайших экономических катастроф. Но сейчас люди лучше представляют, что происходит, хотя и не знают причин происходящего. Это незнание может привести к тому же страху, что переживался в прошлом, когда катастрофа разразилась впервые.

Человек постоянно сомневается в лучшем будущем. Готов ли он отвернуть -ся от сияющей мечты и обратиться к удручающим фактам? Или ждет, когда упадок закончится, как ночной кошмар?

Не стоит сомневаться. Прошлая катастрофа была не сном, а грядущая -это не ночной кошмар, который развеется с наступлением утра.

Ресурсы и машины также изобильны и производительны, как были. Мы развиваемся и решаем материальные проблемы с не меньшей скоростью, чем раньше. Мы можем сохранять высокие стандарты жизни, как и раньше. Наши стандарты выше, чем двадцать лет назад, а вскоре станут еще выше.

Однако прежде мы не обманывали себя. А сейчас царят замешательство, неразбериха и путаница в контроле за деликатным механизмом экономики, принципов работы которого мы все еще не понимаем. В итоге мы на время утратили возможности богатеть - возможно, на очень долгое время.

"Кейнс Дж. М. Эссе об Убежденности (Королевское Экономическое сообщество, 1972)

КНИГА*

Во втором веке христианской эры Римская империя занимала красивейшую часть земли и была населена цивилизованными людьми. Воины растущей монархии славились доблестью и дисциплинированностью.

Мягкое, но мощное влияние законов и традиций цементировало союз провинций. Мирные жители наслаждались богатством и роскошью. Образ сво-бодного устройства общества сохранялся с соответствующей почтительностью. Римский сенат казался полномочным и единым правителем, возлагающим на императора ограниченную исполнительную власть.

Счастливейшие восемьдесят лет администрация империи находилась под влиянием доблести и способностей Нервы, Траяна, Адриана и двух Антониев. Описанию этой блистательной эпохи посвящены эта и следующие две главы. В остальных описываются важнейшие события произошедшие после смерти Марка Антония, упадок и закат империи (событие, которое навечно останется в памяти людей, событие последствия которого до сих пор чувствуют все народы мира).

* Гиббон Э. Упадок и падение Римской империи.

Приведенные выше отрывки из текстов показывают, что суть Введения не всегда зависит от объема текста, которому оно предшествует. Скорее всего, вы отметите, что объем зависит от требований читателя. Ему необходимо, чтобы, во-первых, вы полностью объяснили значимость вашего главного суждения и предварительно разрекламировали его с исчерпывающей полнотой, во-вторых - показали, как пришли к проблеме всего документа.

Надеюсь, теперь вы убеждены в том, что Введение необходимо формулировать и излагать особенно тщательно. Задача его состоит и в том, чтобы захватить и удержать внимание читателя, и в том, чтобы воздействовать на восприятие последующего текста.

Повествовательный характер Введения должен вызывать у читателя чувство доверия к вашему отношению к проблеме, и это доверие должно основываться на предварительной работе, проделанной вами, чтобы читатель мог отобрать только значимые детали. Если вы добьетесь этого воздействия, то у читателя не возникнет необходимости искать иные толкования ситуации. А железная логика авторских рассуждений расположит его в вашу пользу, и он не будет оспаривать направление развития вашей мысли. Наконец, это поможет самому автору документа сконцентрировать все свое внимание на читателе и дать ему полное описание ситуации, то есть поможет не увлекаться словами, а ориентироваться на дела.

Еще раз повторим теоретические основы, которые помогут вам написать хорошее Введение:

1. Задача Введения — напомнить, а не информировать. Поэтому не включайте в него ничего чересчур сложного, что придется доказывать читателю. Не демонстрируйте ему заранее те комплексные суждения, которые вы будете обосновывать в тексте документа.

2. Во Введении всегда и обязательно должны присутствовать рассказ о ситуации, проблематика и вопрос. В больших документах вы можете включить в этот раздел объяснение того, о чем пойдет речь в основном тексте. Но помните: первые три элемента в форме связной истории должны содержаться во Введении обязательно, даже если они представлены не в строгой последовательности.

3. Объем Введения зависит от обсуждаемого в тексте предмета и подготовленности читателя. Соответственно, необходимо включить во Введение все, что требуется читателю для полного представления о дальнейшем тексте: сжатая история о том, как возникла проблема; фон, на котором она развивается; обоснование ее важности вами или теми, кто ее изучал; ваши выводы и иные умозаключения; определение границ проблемы; аргументы, при помощи которых доказывается, что данная проблема действительна и актуальна. Все это также может быть изложено в форме увлекательного рассказа.

Со временем вы заметите, если уже не заметили, что существует несколько типов Введений в различные виды деловых документов. Какие из них наиболее всего подойдут вам, зависит от вашего бизнеса и от того, чем именно вы занимаетесь. Здесь мы рассмотрим пять самых распространенных типов документов, которые встречаются и в бизнесе, и в консалтинге:

1. Указания или директивы.

2. Запросы и требования ресурсного обеспечения.

3. Инструкции и документы типа «Как сделать то-то и то-то...».

4. Письмо с предложениями.

5. Доклад о развитии или работе.

Должно быть, это самый распространенный вид бизнес-документов. Во Введении к таким документам вы в первую очередь обязаны обосновать значимость и актуальность проблемы, а не просто напомнить о ней. И позаботиться о том, чтобы у читателя не осталось сомнений и вопросов в целесообразности ваших указаний.

Допустим, вы организуете собрание торговых представителей, на котором планируете обучить их тому, как внедрять новую технику продаж в закрепленных за ними бакалейных магазинах. Однако, чтобы сделать это эффективно, нам необходима дополнительная информация о частных проблемах работы в районах, где работают торговые представители компании. Какова должна быть структура Введения в этом случае? Очень во многом она будет походить на ту, что представлена ниже:

Ситуация = На этой встрече торговых представителей мы хотим на

учить вас представлять новую программу управления продажами.

Затруднение = Необходима информация об особенностях районов. Вопрос = Как мне собрать информацию и учесть ее в программе?

В более упрощенном виде это выглядит так:

Ситуация = Мы хотим сделать А.

Затруднение = Нам необходимо, чтобы вы сделали Б.

Вопрос = Как мне поступить, чтобы Б было сделано?

В последнем случае вопрос скорее подразумевается, чем ставится, поскольку в процессе написания документа его абсолютно не требуется озвучивать. И тем не менее вам необходимо озвучить его для самого себя прежде, чем вы сядете писать. В противном случае вы, не будучи уверены в вопросе, можете запутаться.

В нашем примере это вопрос «Как?». Когда бы он ни возникал, ответом на него будут «шаги-действия». У нас они показаны на рис. 14. Обратите внимание на то, что затруднение и ответ на вопрос на схеме поменялись местами, потому что ответ здесь становится следствием действий, направленных на решение проблемы.

Рассмотрим другой пример. Предположим, вы отвечаете за составление справочника, в который сотрудники вашей компании постоянно вносят дополнения и изменения. Вы хотите быть уверенным в том, что все они делают это одним способом и в единой форме. Итак:

Ситуация = У нас есть справочник, описывающий все направления деятельности, в котором учитываются и особо отмечаются возможные недостатки. Время от времени данные уточняются.

Затруднение = Чтобы уточнения были адекватными и совместимыми, необходимо, чтобы они вносились в одной форме.

Вопрос = (Какова процедура внесения уточнений?)

И вновь вопрос скорее подразумевается во Введении, чем прямо ставится в нем. Покажем это схематично:

Ситуация = Вы делаете А.

Затруднение = Необходимо сделать это способом Б. ,

Вопрос = Что такое способ Б?

Запросы и требования о предоставлении необходимых ресурсов — еще один распространенный вид бизнес-документов. Умение эффектно попросить необходимое действительно дорогого стоит.

Рис. 14. Заседание торговых представителей.

В этом случае основным вопросом для читателя всегда будет: «Следует ли удовлетворить запрос?» И вновь вопрос скорее подразумевается, нежели прописывается. В этом случае структура будет примерно такая:

Ситуация = Чтобы освоить новую систему обработки данных, отделу требуются четыре сервера и три принтера общей стоимостью ...

Затруднение = Без этих расходов новая система не может быть освоена.

Вопрос = Разрешить ли эти расходы?

Таким образом, во Введении уместно только описание ситуации. Затем уже в самой структуре магической пирамиды обосновывается необходимость запроса в связи с целями, которые ставятся.

Например: Нам эти ресурсы необходимы для того, чтобы:

Значительно уменьшить издержки по реализации проекта.

Эти ресурсы помогут увеличить продуктивность компании в целом.

Эти ресурсы создадут новые возможности для организации системы услуг.

Часто - особенно в консалтинговых компаниях - в документах перечисляются проблемы клиента, которые нужно решить. Структура любого документа «Как сделать то-то и то-то...» выглядит так:

Структура Введения в такой документ зависит от того, о чем вы сообщаете читателю. О том ли, что он никогда не делал раньше, или о том, как исправить что-то, что он уже делал и делает. Доклад о роли Совета Директоров, приведенный во второй главе на стр. 19, - пример первого типа:

Ситуация = Необходимо сделать А.

Затруднение = Нет условий, чтобы это сделать.

Вопрос = Как создать эти условия?

Пример для второй ситуации. Допустим, вы составляете документ для компании, имеющей информационную систему, рыночные прогнозы которой не оправдываются. В компании хотят, чтобы вы помогли им исправить положение дел. Структура документа должна быть такой:

Ситуация = В компании система А.

Затруднение = Она работает плохо.

Вопрос = Как исправить ее, чтобы она работала хорошо?

Главным здесь является то, что вы начинаете с описания именно той маркетинговой системы, которая принята в компании (см. рис. 15). Затем вы изменяете весь процесс так, как он должен идти по вашему мнению. Разница

между первой и второй картинами поможет вам определить действия, которые нужно предпринять. Эти действия должны стать утверждениями ключевой линии.

Наглядное сравнение двух процессов необходимо до того, как вы сядете писать документ. Вполне вероятно, вы не сомневаетесь в том, что знаете все детали, поскольку давно обдумываете эти проблемы. Но если вы опишете их без сравнительной взаимосвязи, велик шанс, что вы не заметите чего-то важного. У вас не может быть уверенности в абсолютной правильности ваших предложений, если вы не сравните процессы шаг за шагом. К сожалению, мы очень часто сталкиваемся с неполным обдумыванием проблем. Вот почему подчеркиваем значение комплексного, яркого сравнения. Наглядный пример нецелостного мышления приведен нами в главе третьей «Доклад о предложении Большого Босса».

Этот тип документов — живая кровь консалтинга. Их формы обдумывались и разрабатывались многие годы. Большинство консалтинговых компаний предпочитает следующий подход:

Ситуация = У вас есть проблема.

Затруднение = Вы решили пригласить специалистов со стороны, чтобы решить ее.

Вопрос = Не подойдем ли мы вам как специалисты со стороны?

Ответ всегда подразумевается положительный, и дается объяснение, почему вы как специалисты подходите клиенту:

1. Мы понимаем проблему.

2. Мы разработали подход для ее решения.

3. У нас есть прекрасные специалисты, которые будут над этим работать.

Замечательно, убедительно, логично! Однако в этой цепочке есть лишь один раздел, связанный с вашими по-настоящему значимыми соображениями. Это указание на наличия чудодейственного подхода к решению проблемы. Первая часть Введения отсылает читателя к самой проблеме, с которой он пришел. Третья представляет просто список лиц, которые могли бы помочь.

Вы как опытные консультанты обдумываете способы решения проблемы. Именно во Введении вы уже можете предложить несколько шагов (не более пяти), которые необходимо сделать, чтобы ситуация улучшилась. Все они должны находиться в границах конечного результата, к которому вы стремитесь (подробнее см. в главе 9). Кроме того, эти шаги определяют фазы изучения проблемы по мере ее разрешения с указанием результата выполнения каждого шага. Именно это следует предлагать клиенту, чтобы он мог решить, нанимать вас или .нет. Увы, даже такой дружелюбный для предполагаемого клиента подход действует на него не всегда.

Этот тип документов обычно содержит цепочку отчетов о ходе дел или выполнении заданий, отдельных действий, ведущих к окончательному результату. Структура Введения в такие документы, за исключением самого первого в цепочке отчетов, примерно одинакова.

Структура первого может быть такой:

Ситуация = Ваши сотрудники столкнулись с проблемой А.

Затруднение = Мы сообщали вам в нашем письме с предложениями, что сначала мы бы сделали Б, чтобы приступить к решению проблемы. Мы сделали Б.

Вопрос = Что у вас изменилось?

Когда такой доклад получен, клиент будет на него реагировать предсказуемым образом. Возможно, он попросит вас исследовать какие-то нюансы, которые не затрагивались в вашей работе. Или может сразу принять то, что вы сделали, и захочет, чтобы вы перешли к следующему этапу действий. В этом случае следующее Введение в ваш очередной доклад будет построено примерно так:

Ситуация = В своем последнем отчете мы указывали, что, возможно, у вас возникла проблема А.

Затруднение = Вы отвечали, что в скором времени она разрешится, так как ваши конкуренты выйдут из бизнеса. Вы просили установить факт выхода конкурентов из бизнеса. Мы завершили наши изыскания.

Вопрос = Что вы установили?

Ответ = Мы установили, что возникновение проблем все еще воз

можно, причем вероятность их дальнейшего усиления увеличилась.

В схематичном виде структура документа будет выглядеть следующим образом:

Ситуация = Мы отчитались перед вами об А.

Затруднение = Вы просили нас исследовать Б. Мы и это сделали.

Вопрос = Что у вас изменилось?

Что должно стать очевидным после изучения этих примеров? То, что стержнем, вокруг которого выстраивается структура документа, является вопрос -единственный вопрос в документе. Если у вас вдруг возникло два вопроса, они непременно должны быть взаимоувязаны. Например, вопрос: «Следует ли нам войти в рынок, и если да, то как действовать?»-это на самом деле вопрос: «Каким образом следует входить в рынок?» Ведь если ответ на первую часть первого вопроса «нет», вторая часть не имеет смысла.

Иногда, обдумывая структуру Введения, вы не можете четко определить вопрос. В этом случае внимательно рассмотрите материал, который хотите включить в основной текст документа. Ведь какие бы сведения вы ни хотели довести до читателя, вы стремитесь к этому только потому, что ему необходимо их узнать. Почему ему необходимо узнать эти сведения? Только потому, что они отвечают на некий неявный, скрытый вопрос. Почему возникает этот вопрос? Потому что так складывается ситуация. Работая с оглядкой на основной массив сведений и соображений, вы сможете придумать хорошее Введение и найти логические основания для убедительной постановки именно вашего вопроса.

Когда вы закончите Введение и перейдете к основному содержанию документа, вам придется периодически останавливаться, чтобы помочь читателю сориентироваться в тексте. Вы будете напоминать ему о том, что уже прочитано, и сообщать, к чему вы ведете. И так всякий раз в конце и в начале структурно важных элементов текста. Однако, делая это, желательно обозначать переходы логически, а не механически. Не стоит говорить так:

«В этой главе мы рассмотрели необходимость приоритетов. В следующей главе мы рассмотрим, как эти приоритеты установить».

Другими словами, нежелательно связывать элементы текста, механически указывая на то, что в них описывается. Необходимо устанавливать логическую, смысловую взаимосвязь между идеями этих элементов. И конечно же надо, чтобы эта связь была двусторонней: отсылала к сказанному ранее и указывала на то, что будет сказано далее. Если вы выстраиваете связку в начале главы, раздела, подраздела, воспользуйтесь приемом ссылки на уже сказанное. Если глава или раздел очень объемны, для ясности вам, возможно, придется подводить итог сказанному именно в конце громоздкой главы.

Прием отсылки состоит из простого употребления слова, фразы, главной идеи из уже существующей единицы текста в новой фразе, открывающей очередную структурную единицу пирамиды. Скорее всего, вы знакомы с аналогичной техникой отсылки в пределах параграфов документа. Рассмотрим

«В данный момент нет полноценного исполнителя, несущего всю ответственность за управление делами Группы. Отсутствие необходимого руководства и координации приводит к следующему...(список проблем)».

«Проблемы, возникающие из-за отсутствия полноценного руководства, накладываются одна на другую, либо же ответственность за их решение перекладывается с одного сотрудника на другого».

Этот же прием поможет вам связывать главы, разделы и подразделы. Допустим, вы только что закончили писать главу консалтингового исследования, где говорится о том, что отели «Ритц-Райян Групп» используют не все имеющиеся у них рыночные преимущества. Вы собираетесь начать новую главу с рассказа об изменениях, которые необходимо предпринять, чтобы такие возможности использовались полностью. Ваши логические переходы с отсылками к предыдущей главе могли бы звучать так.

«В существующей структуре руководства выявлено два недостатка, которые несколько ограничивают возможности «Ритц-Райян Групп» в комбинированном использовании ресурсов».

«В дополнение к назначению Управляющего Директора всеми активами группы отелей необходимо добавить и другие изменения в исполнительной структуре, чтобы упростить систему руководства и отчетности».

«Только полномочный Управляющий Директор может эффективно координировать направления работы персонала, но это же верно и в отношении того, что только Управляющий Директор может обеспечить строгое и последовательное проведение в жизнь улучшений в работе все Группы отелей».

Вероятно, теперь этот прием вам ясен. Главное в отсылке - это не грубо акцентировать внимание на уже пройденном материале, а связывать прочитанное и то новое, что вы собираетесь сказать. При этом вы, конечно же, не забываете про главную мысль следующей единицы текста, которая уже была обозначена в пояснительной части Введения. Соответственно вы будете вести читателя все дальше и дальше по пунктам, намеченным в вашем рассказе в начале документа, предоставляя информацию, необходимую для понимания очередной значимой мысли документа. Представление новой информации может быть более лаконичным, ведь все необходимые «истории» вы уже рассказали во Введении. Однако не забывайте предварять очередную новую группу идей пояснениями о том, каким образом она участвует в обосновании основного вывода вашего документа.

Рис. 16. Пример структуры связи документа «Ритц-Райян Групп

Иногда глава или раздел документа бывают очень объемны и сложны. В этом случае вам желательно помещать промежуточное заключение прежде, чем идти дальше. Пример такого заключения дан в конце первого раздела на странице 48, где итоговые сведения о построении Введения обобщены и сведены воедино. Ниже мы приводим заключение главы из только что рассмотренного исследования, касающегося «Ритц-Райян Групп»:

«В итоге структура высшего управления, рекомендованная в этой главе, состоит из Правления «Ритц-Райян», Председателя и Управляющего Директора. Три руководителя исполнительных подразделений отчитываются напрямую перед Управляющим Директором, каждый за свое направление деятельности. Эта перестройка управления и системы отчетности позволит улучшить работу всей Группы. Только более четкое и однозначное изменение структуры руководства может привести к этим улучшениям и позволяет Группе использовать все рыночные возможности, о которых говорится далее».

Заключение такого рода написать нетрудно, если, конечно, вы помните то, о чем говорили. Однако обратите внимание на то, чтобы сохранить те же интонацию и манеру подачи материала, которыми вы пользовались в предшествующем тексте. Поскольку в структуре магической пирамиды вы наглядно видите все эти положения, все, что вам остается сделать, это соединить их вместе и преподнести читателю на блюдечке.

Как бы вы ни использовали логические переходы и заключения, основным вашим стремлением должно стать стремление облегчить восприятие и обдумывание написанного вами насколько это возможно. Ведь читатель едва ли предрасположен к анализу и логическому осмыслению, к тому же его понимание предмета может абсолютно не совпадать с вашим, даже если предмет или проблема относятся к сфере его деятельности или к работе его компании. Вы и ваш читатель совершенно по-разному не только воспринимаете текст, но и интерпретируете суждения о предмете.

Соответственно вы должны быть готовы к тому, что в конце длинного временного промежутка или существенного отрывка читатель окажется не там, где вы рассчитывали его увидеть. Поэтому вам придется каким-то образом восстанавливать концентрацию читателя, подготовить его к продолжению. Ваш переход от структурно важного отрывка к другому отрывку должен, как это уже было во Введении, захватывать внимание читателя и направлять к ясному пониманию того, что вы докладываете. Желательно, однако, делать это в уважительной манере, коротко, тактично и только тогда, когда это необходимо.

Теоретически при условии, что вы имеете соответствующее Введение, выдержали структуру документа, руководствуясь правилами магической пирамиды, вам нет необходимости формулировать итоговое заключение документа.

Вы ясно и понятно разъяснили читателю вопрос вначале и в безупречной логической манере ответили на него.

И тем не менее вы, вероятно, будете испытывать психологическую потребность закончить документ вежливой фразой, а не просто оборвать его. Тенденция заканчивать документы своего рода приглашающим пожеланием -«если вы имеете какие-нибудь дополнительные вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь задавать их» - безусловно, отражает эту потребность.

Очевидной, возможно даже слишком очевидной манерой указывать на окончание объемного документа является линия звездочек, выставленная посреди страницы, которую иногда называют «закатной». Обычно после этой «закатной» линии последний параграф начинают словами «В заключение...» и вновь подчеркивают, выделяют и повторяют главную мысль всего документа. Однако, если вам нравится такой подход, постарайтесь избегать обрезанных и искореженных суждений. Не допускайте подобных пустых высказываний:

«Этот доклад содержит наши рекомендации для реорганизации компании и указывает на те конкретные действия, которые должны быть предприняты каждым отделом компании».

Желательно подобрать такие слова и выстроить заключительное суждение документа так, чтобы не только подвести формальный итог сказанному, но и лишний раз воздействовать на читателя - создать у него определенное настроение. По крайней мере, именно это советовал делать Аристотель.

Определенное настроение у читателя в конце бизнес-документа, вероятно, может создавать новый вопрос, но мы полагали бы, что в конце документа у читателя должны возникать необходимость или желание немедленно действовать. Исходя из этого, желательно наметить для читателя либо новое направление мысли, либо направление действия, для которых ему пригодятся почерпнутые из вашего документа знания и сведения. Такое побудительное окончание может иметь форму философского обобщения или руководства к действию. Авраам Линкольн в своей второй инаугурационной речи использовал обе формы одновременно:

«Без гнева и с благодарностью ко всем, с уверенностью в правоте, которую дает нам Бог, приложим все усилия, чтобы закончить начатую работу. Залечим раны нации - позаботимся о тех, кто вынес тяжесть сражений, о вдовах и сиротах

- сделаем все, что может и должно быть сделано. Пусть мир и покой воцарятся между всеми и во всех народах».

Конечно же, вы будете стараться построить окончание своего документа так, чтобы оно соответствовало и обсуждаемому предмету, и запросам читателя. Вот почему нет и не может быть стандартных схем соответствующих окончаний.

Так, президент авиационной компании, возможно, был бы раздражен слишком сильными эмоциями, выраженными в окончании документа, в котором его официально убеждают принять новую систему планирования. Но если бы речь шла о макроэкономических проблемах, которые непосредственно влияют на его сферу деятельности, этот же президент с пониманием отреагирует на повышенную эмоциональность изложения.

Если вы настаиваете на дополнительных выводах в конце документа, желательно, чтобы они развивали идеи, изложенные в документе так, как, например, это сделано в заключительном параграфе доклада, посвященного техническим возможностям создания в Европе системы обмена технической литературой при помощи компьютерных сетей:

«Если испытание системы пройдет успешно, то в дальнейшем это окажет значительное влияние на обмен научной и технической информацией в Европе: и в промышленности, и в коммерции, и между профессионалами, и между учеными. Успешная реализация системы позволит создать общий рынок информации, на котором будут доступны все виды источников не только для государственных собраний, но и для всех других пользователей: коммерческих и частных. Это может привести не только к улучшениям в существующей стандартизации, но и к развитию абсолютно новых стандартов. Мы полагаем, что у проекта блистательные перспективы, и готовы работать с вами над внедрением пилотного варианта».

Как вы уже поняли из наших соображений и тона высказываний, мы не призываем писать заключительные параграфы только потому, что многим будет трудно написать их хорошо. Простой прагматизм и практицизм диктуют: можно обойтись без них. Но случается так, что вам действительно необходимо написать окончание документа. Это бывает, когда вы имеете дело с прогнозируемыми в будущем действиями.

В некоторых случаях вы пишете очень длинный документ и в нем рекомендуете систему действий, которые необходимо предпринять читателю. Он предпринимает их, но его деятельность на этом не заканчивается. Возможно, через некоторое время он решит двигаться дальше. Чтобы обеспечить дальнейшие шаги, вы заканчиваете документ разделом «Дальнейшее развитие». Единственное правило, которого необходимо придерживаться при его написании, — это писать только то, что не вызывает новой порции недоуменных вопросов у читателей. То есть рекомендуемые действия должны быть логически очевидны.

Допустим, вы рекомендуете клиенту купить какую-то компанию. Вы с большой вероятностью полагаете, что он все-таки соберется сделать это. После тридцати великолепных страниц с доказательствами того, насколько это блестящая идея, вы подводите итоги. Вы называете его «Следующие шаги» и пишете нечто вроде: «Если вы полагаете, что это хорошая покупка, тогда вам следовало бы:

• позвонить нынешнему владельцу компании и пригласить его на ланч,

• позвонить в банк и убедиться в том, что деньги будут подготовлены к тому моменту, когда они вам понадобятся,

• обратиться в комиссию по приобретениям и урегулировать все административные вопросы»

Ясно, что читатель вряд ли спросит вас: «Почему именно на ланч? Почему бы не на обед?» Все это самоочевидные вещи, и потому они могут быть приняты без размазывания манной каши по тарелке. Если же вы, напротив, поднимете какие-то принципиальные вопросы в заключении, вам придется включать их в структуру текста и обосновывать, а кроме того, связывать их и по горизонтали, и по вертикали с другими положениями уже вроде бы подготовленного документа.

Глава 5

Как мы уже убедились, ясный и понятный письменный документ появляется как результат назначения точного взаимоотношения между группами суждений об одном предмете. Организованные, эти идеи всегда будут обра-зовывать пирамидальную структуру, отражающую различные уровни абстракции и связей.

Суждения и идеи в пирамиде связаны потрем направлениям: с верхним уровнем, с нижним уровнем и на одном уровне между собой. Идея уровнем выше резюмирует идеи, объединенные в подчиненную группу, в то время как нижние идеи поддерживают или объясняют верхнюю. В то же самое время идеи внутри группы выстраиваются в логическом порядке. Этот порядок зависит оттого, как-индуктивно или дедуктивно - выстроены идеи в группе.

Заметим, что индукция и дедукция - это единственно возможные две формы логической взаимосвязи. Следовательно, для того чтобы ясно мыслить и понятны выражать мысли на письме, необходимо понимать, чем отличается дедукция от индукции и каковы их законы. Кратко и схематично эта разница показана на рис. 17. Чаще всего дедукция выглядит как последовательность суждений, которые приводят к необходимому выводу. Индикатором ее применения часто бывает слово «следовательно». Суждения над группой идей, объединенных дедуктивно, очень часто используют или даже являются выводом из идей более низкого уровня.

Индукция — это вывод из группы фактов или положений одного и того же рода, об одном и том же предмете, в котором указывается именно на явное сходство этих фактов и положений. В дедукции смысл одного высказывания как бы вытекает из смысла другого, в индукции нет.

Разница между дедукцией и индукцией огромна. И мы убедимся в этом в следующих двух разделах. Когда вы научитесь пользоваться дедукцией и индукцией, вам будет легко определять, с каким родом связей вы имеете дело. Вы сможете устанавливать различные виды дедуктивных цепочек и пользоваться разнообразными приемами индуктивного объединения - все это позволит вам писать ясно и именно то, что вы хотите.

При формулировке и обосновании суждений мы гораздо чаще пользуемся дедукцией, нежели индукцией, возможно, потому, что первая кажется нам легче. В любом случае именно дедуктивную связь между идеями мы применяем в решении бизнес-проблем и, следовательно, в стремлении убедить читателей в верности наших выводов. Но, к сожалению, этот удобный способ организовать мышле-

Индуктивное обоснование

ние оборачивается тяжеловесной манерой писать. Достоинства и недостатки дедукции мы и разберем на примерах.

Сначала разберемся с тем, что такое дедуктивное обоснование или дедуктивный вывод. Обычно его описывают в виде силлогизма: аргументированное рассуждение состоит из двух посылок, большой и малой, и заключения-вывода как необходимого следствия. Полагаем, что эти термины и описание не совсем соответствуют нашей задаче научиться писать ясно и понятно, поэтому далее мы не будем ими пользоваться.

Вместо этого будем говорить о дедуктивно выстроенных суждениях как о конструкциях, состоящих из трех обязательных положений:

Некое утверждение, заключающее в себе информацию о ситуации в мире,

Еще одно утверждение, заключающее в себе информацию о ситуации в мире, следующей из первого положения. Второе положение будет связано с первым, если будет пояснять или комментировать его субъект или предикат,

Вывод, в котором обосновывается следствие из информации об этих двух ситуациях, существующих в мире в одно и то же время.

На рис. 18 приводится несколько примеров дедуктивной аргументации, в каждом из которых показаны эти три части. Заметьте, что во всех случаях последнее утверждение резюмирует суждения, высказанные ранее. Поэтому последнее по-

ложение и выстроено соответствующим образом: «Так как Сократ - человек, то он смертен», или «Так как промышленные союзы ведут монопольную политику, их следует контролировать при помощи антимонопольного законодательства», или «Если вы хотите нарастить объемы, вы должны исправить существующую структуру».

Это примеры дедуктивных рассуждений, в которых прописан каждый шаг. Но иногда вы будете обнаруживать, что желательно опустить один или соединить два шага вместе, поскольку полная цепочка рассуждений выглядит слишком тяжеловесно. Этот прием допустим в том случае, когда читатель легко понимает, какой шаг опущен, и соглашается с вашим сокращением. На рис. 19 представлен пример цепочки аргументов, которую можно было бы организовать так:

«В данный момент мы собираем достаточно вторсырья для своих собствен ных потребностей.

Но мы производим больше, чем это необходимо для внутренних нужд. Следовательно, у нас дефицит сырья.

Дефицит вторсырья ведет к дефициту новых изданий.

Мы испытываем недостаток вторсырья.

Следовательно, у нас дефицит новых изданий».

Вы можете заметить, насколько тяжеловесна эта аргументация, с каким трудом она воспринимается при чтении. Так происходит почти всегда, когда вы приводите на письме все рассуждения целиком и последовательно. Читатель, к своей досаде, вынужден уклоняться от прямой линии вашего документа и вникать во все тонкости дедуктивных положений.

Нам бы хотелось, чтобы, ориентируясь на вышесказанное, вы осознали, что в ключевой линии документа вместо дедуктивных рассуждений лучше использовать индуктивную группу идей. Почему? Потому что в ключевой линии группа индуктивно объединенных утверждений воспринимается читателем гораздо легче.

Давайте разберемся в том, какую работу совершает читатель, если вы вынуждаете его воспринимать дедуктивные рассуждения на ключевой линии. Допустим, вы хотите убедить его в необходимости предпринять какие-то изменения. Тогда ваши рассуждения будут выглядеть так:

Вы должны L изменить нечто

Чтобы воспринять вашу мысль, читатель должен по порядку оценить всю подкрепляющую цепочку доводов А1-В1-С1 из подробного описания проблемной ситуации, причем в определенном порядке дедуктивного рассуждения. Согласитесь, сама по себе это несложная задача.

Но затем вы заставляете его взять А1 из первого суждения и связать с А-В-С второго, и вновь - в последовательности дедуктивного рассуждения. Наконец вы заставляете повторить эту процедуру в связи с третьим суждением-выводом, но и это еще не все! Потому что теперь читателю надо сравнить все три А, чтобы убедиться в верности вашего окончательного суждения. Иногда приходится проделывать то же самое и с тремя В, и с тремя С. В итоге читатель не только тратит очень много времени на то, чтобы узнать, что ему делать, скажем, в понедельник утром, но и повторяет все те же мыслительные операции, которые проделали вы. Это очень напоминает процесс убеждения только не в истинности пути решения проблемы, а в том, что на самом деле вы как автор здорово и напряженно потрудились. Надо ли читателю знать о ваших титанических усилиях? Насколько легче выглядел бы ваш документ, если бы вы построили его, основываясь на индуктивных умозаключениях.

Заметьте: здесь вместо вопроса «Почему?» первым идет вопрос «Как?». Все это выглядит так, будто вы поменяли порядок вопросов. В результате вы действительно обосновываете какие-то утверждения дедуктивно (но на уровне ниже!) и в то же время сразу отвечаете на главный вопрос читателя, причем сохраняется ясная структура выводов, связей между идеями. К тому же информация компактна.

Это можно объяснить и по-другому. Воспользуемся таблицей рекомендаций, приведенной на рис. 20. Здесь утверждения, задействованные в процессе решения проблемы, разнесены по графам. Это позволяет наглядно представить практическую ситуацию, которая здесь обсуждается; выводы, полученные при изучении исходных фактов, и заключения, определяющие рекомендации.

Если вы рекомендуете предпринять какие-то действия, никогда не приводите исходных фактов, не ведущих к определенным выводам. То же верной в отношении неуместности выводов, которые не базируются на основаниях или фактах. (На самом деле выводы - это те же основания, только на более высоких уровнях абстракции и обобщения.) Точно также не давайте рекомендаций, не основанных на выводах, и выводов, не ведущих к рекомендациям. (Помните: один вывод может вести к нескольким рекомендациям, а несколько - к одной. Но в любом случае выводы и рекомендации взаимосвязаны.)

Любое количество выводов обычно описывает проблему, на решение которой направлены рекомендации. Соответственно эффект рекомендаций - это разрешение проблемы. Например, объем наших продаж упал на сорок процентов (основания, факты), потому что в своем продукте конкуренты использовали новое устройство (вывод: вот почему наши продажи упали на 40%).

Поэтому вы рекомендуете добавить подобное устройство и в наш продукт. Следствием рекомендации станет повышение его конкурентоспособности.

Теперь мы можем представить этот документ с рекомендацией как дедуктивное рассуждение, взяв для примера одну цепочку утверждений:

Продажи упали на 40%,

Они упали, потому что конкуренты произвели определенные изменения в продукте,

Следовательно, я рекомендую сделать то же самое.

Или вы можете запросто повернуть все рассуждение на 180 градусов и начать с рекомендаций:

Чтобы вернуть утраченные позиции, необходимы изменения Конкуренты их уже произвели В результате мы потеряли 40% рынка.

Здесь главная цель документа: во-первых, рассказать читателю, почему ему следует произвести изменения, во-вторых - как их произвести. Возможен иной вариант, когда сначала говорится о том, как, а затем - почему. Однако, на наш взгляд, более практичным будет документ, где сначала подробно детализируются необходимые действия, а потом идет обоснование этой необходимости. Ведь за редким исключением читатель всегда принимает ближе к сердцу то, что ему предстоит сделать, чем причины. Что же касается двух исключений, то они связаны с особыми ситуациями, в которых обоснование и аргументация могут быть первостепенно важны для читателя:

Если он собирается выразить категорическое несогласие с вашими выводами. Тогда вы должны начинать с обоснований, чтобы убедить читателя все-таки принять ваши рекомендации,

• Если читатель не способен понять, какие действия предпринять, без предварительных объяснений (например, как делать сложный анализ рисков). В этом случае вы должны дать все необходимые объяснения до этапа рекомендаций.

Однако в эти два класса читателей попадает очень небольшое число людей, имеющих дело с бизнес-документами. Поэтому желательно выстраивать структуру документа на ключевой линии вашей пирамиды, пользуясь индуктивной аргументацией.

Заметьте, что здесь мы говорим только о ключевой линии, а не о нижних уровнях иерархической структуры. Дедуктивные аргументы очень легко воспринимаются, если они связаны напрямую:

Однако, когда вы должны проследить связь между утверждениями дедуктивного вывода на протяжении 10-12 страниц, вам приходится несладко. Представьте себе, что между первым и вторым положением десять страниц, между вторым и третьим - еще десять. Понятно, что читателю будет трудно воспринимать их. Следовательно, чтобы свести разрывы между частями до минимума, желательно как можно реже пользоваться дедуктивными рассуждениями и обоснованиями. Дедуктивная аргументация в пределах параграфа - блистательный прием, облегчающий восприятие. А рассуждения с использованием индукции всегда легче воспринимаются на высших уровнях пирамидальной структуры.

С индуктивными рассуждениями оперировать тяжелее, чем с дедуктивными, поскольку индукция требует творческого подхода. Пользуясь ею, мы сначала должны заметить, что несколько различных предметов (идей, событий, фактов) чем-то похожи, затем объединить их в группу и, наконец, указать на значимость и практическое применение их сходства.

В примере с танками на польской границе, приведенном на рис.17, все события можно трактовать как приготовления к войне против Польши. Отсюда следовал вывод, что Польша вот-вот будет захвачена. Если бы те же события мы определили как подготовительные действия союзников Польши, собирающихся напасть на остальную Европу, наш вывод был бы кардинально другим.

Этот пример показывает, как важно уметь работать с индуктивными рассуждениями. В подобной работе особого внимания заслуживают два навыка:

умение распределять идеи по группам,

умение находить среди идей неподходящие.

Как овладеть этими навыками, мы подробно объясняем в главе 7. А здесь мы хотели бы еще раз показать разницу между дедуктивными и индуктивными рассуждениями.

Самое главное в индукции - найти то единственное слово, которое опишет смысл идей, объединенных в группу. Это слово всегда будет существительным во множественном числе или собирательным существительным, потому что, во-первых, «смысл идей» - это всегда существительное, во-вторых, вы всегда объединяете в группу несколько идей, а не одну. «Приготовления к войне», также как «военные передвижения» - это идеи, объединенные в группу, и существительные во множественном числе. Если вы рассмотрите группы идей, объединенных индуктивно, на рис. 21 вы увидите, что каждая из них описывается существительным во множественном числе: планы, шаги, способы нанесения ущерба.

Рис. 21. Примеры индуктивной аргументации

Рис. 22. Примеры плохой индуктивной организации

В каждом случае вы вновь можете убедиться в том, что идеи соответствуют группе, то есть каждая идея схожа с остальными. А объединяет эту группу идей

существительное описательного характера или во множественном числе.

Следующим шагом индуктивного рассуждения является проверка обоснованности объединения идей и проверка корректности резюмирующей идеи. Например, если вы видите человека, который хочет найти город, в котором говорили бы только по-латыни, сделать глубокую дыру до центра Земли, можете ли вы, признавая его гениальным, тем не менее называть чудаком, лишенным здравого смысла? Да, можете или, по меньшей мере, могли бы.

Теперь рассмотрим два противоположных примера, приведенных на рис. 22. Если вы видите менеджеров, которые не замечают реального положения дел, не реагируют на критику и т. д., можете ли вы сделать вывод, что они управляют делом плохо, потому что они хотят так управлять? Определенно нет. Это пустое обоснование и неправильные выводы.

Рассмотрим еще один пример. Если производительность низка, затраты времени велики, цены выше, чем у конкурентов, можете ли вы сделать вывод, что у вас есть возможность увеличить доходы? Вполне возможно, но мы должны придумать еще не меньше трех-четырех признаков, которые указывают на возможность увеличить доходы. В этом примере мы видим как раз тот случай, когда резюмирующая, обобщающая идея находится на слишком высоком уровне абстракции по отношению к трем частным суждениям, расположенным внизу. В данном случае итоговая идея относится не только к этим трем частностям.

Очень часто дедуктивная аргументация маскируется под индуктивную. Напомню вам пример из третьей главы: низкая производительность вела к увеличению временных затрат, которые в свою очередь приводили к ценам более высоким, чем у конкурентов. Соответственно вывод, скрытый в конце цепочки логических связей, уже содержит дедуктивное суждение: «Наши цены высоки, потому что производительность низка». Будьте осторожны при встрече с неким объяснением, настолько мощным, что из него вытекает все и вся. Ставьте его в начало дедуктивной цепочки и не приравнивайте к более «мелким» утверждениям.

Мы уверены, что теперь вы лучше видите, насколько велика разница между дедукцией и индукцией, и сами можете рассказать о ней. Помните, если вы использовали дедуктивный метод рассуждения, вашим вторым положением всегда будет комментарий о субъекте или предикате первого. Если такого поддерживающего высказывания нет, следует попытаться классифицировать высказывания и поискать существительное во множественном числе, чтобы проверить, не с индуктивной ли группой вы имеете дело.

Рассмотрим два примера, которые построены на намеренных ошибках в дедукции. Такие ошибки называются софизмами.

«Все коммунисты - сторонники системы общественного здравоохранения Некоторые члены администрации - сторонники системы общественного здравоохранения

Следовательно, некоторые члены администрации — коммунисты».

Все кролики очень быстро бегают Некоторые лошади быстро бегают

«Тот факт, что американские бизнесмены готовятся войти на китайский рынок, стимулирует дальнейшее увеличение активности японских биз несменов».

«Американские бизнесмены наращивают усилия по проникновению на китайский рынок».

Ясно, что первое связано с исходным тезисом дедуктивно, второе - ин дуктивно.

Обратите внимание на то, что в индуктивных суждениях имеется либо постоянный субъект и изменяемый предикат, либо постоянный предикат и изменяемый субъект.

Например, мы могли бы сказать так:

японские бизнесмены наращивают усилия для проникновения на китайс кий рынок,

американские бизнесмены наращивают усилия для проникновения на китайский рынок,

немецкие бизнесмены наращивают усилия для проникновения на ки тайский рынок.

Большие деньги движутся в Китай.

Или так:

японские бизнесмены наращивают усилия для проникновения на китайский рынок,

японские бизнесмены наращивают усилия для проникновения на индийский рынок,

японские бизнесмены наращивают усилия для проникновения на австралийский рынок.

Японские бизнесмены рвутся на рынки Юго-Восточной Азии.

Любопытно отметить следующее. Когда вы берете две идеи для индуктивного объединения в группу или для того, чтобы начать дедуктивное рассуждение, то в качестве продолжения автоматически ждете или резюмирующего суждения, или вывода со словом «следовательно». Это ожидание дедуктивного или индуктивного рассуждения зачастую провоцирует и читателя. Оно заставляет его заглядывать вперед и заранее формулировать следующую мысль. Если ожидания не оправдываются и ваше рассуждение идет в другую сторону, читатель может запутаться или почувствовать раздражение. Значит, стоит заранее обозначить ход рассуждения таким образом, чтобы читатель легко мог следо-пать за ним и заблаговременно определять общее направление развития вашей мысли. Для этого необходимо как можно раньше высказывать обобщающее или резюмирующее суждение, стоящее над группой идей.

После того как вы определили архитектуру магической пирамиды смыслов и готовы приступить к изложению документа, желательно выстроить суждения на бумаге так, чтобы всем стало понятно, как будет организован документ. Структурирование документа естественным образом отражает иерархическую структуру магической пирамиды, как это показано на рис. 23.

Эту иерархию можно отразить самыми разными способами. Наиболее раопространенные среди них - заголовки, подзаголовки, нумерация, деление на параграфы. Вы сами можете выбрать наиболее понравившийся способ. Мы

склоняемся к тому, чтобы пользоваться заголовками так, как описано ниже. Од-нако сторонники других способов выделения структуры могут выдвинуть достаточно сильные аргументы в пользу своей точки зрения, поэтому все эти ва-рианты мы тоже обсудим.

Какой бы формат вы ни использовали, помните: ваша цель -облегчить восприятие документа. В свою очередь это означает, что структурирование должно соответствующим образом отражать уровни абстракции в ваших рассуждениях. Это необходимо, чтобы не запутать изложение и, конечно, чита-тепя.

Сначала желательно разобраться в правилах «высвечивания» структуры, а затем научиться ими пользоваться.

Важным техническим приемом для организации структуры при помощи заголовков является субординация заголовков, отражающая субординацию идей. На рис. 24 такая субординация устанавливается расстоянием заголовка or левого поля документа. Главные заголовки примыкают к полю, подзаголовки сдвигаются вправо, названия параграфов сдвигаются еще правее и т. д. Конечно же, такой логике должен соответствовать и визуальный стиль заголовков, то есть размер и толщина шрифта. И вновь напомним: каждый заголовок должен соответствовать определенной целостной группе суждений.

Поскольку заголовки представляют группы суждений, они должны отражать и взаимосвязь между идеями внутри пирамидальной структуры. Вот некоторые правила для распределения заголовков:

Рис. 23. Заголовки должны отражать структуру развития вашей мысли

1. Никогда не используйте только один элемент. Поскольку заголовки указывают на тот или иной уровень абстракции в пирамидальной структуре, вы никогда не сможете использовать один и тот же способ указания на уровень структуры многократно. Говоря проще, не следует выделять что-то только потому, что это хорошо выглядит на странице. Подобный рекламный трюк подходит исключительно для газет и журналов: за счет случайных заголовков в них разрывается монотонность больших объемов текста. В нашем же случае заголовок необходим, чтобы привлечь внимание к суждению, которое выражает главную мысль группы, а группа в свою очередь сама поддерживает группы на более высоком уровне абстракции.

2. Отражайте сходство идей через сходство форм. Поскольку все идеи в группах - это идеи одного и того же рода, желательно подчеркивать это генеалогическое родство при помощи одинаковых грамматических форм, используемых в заголовках, и т.д. Если первая идея в группе заголовков одного уровня пирамиды начинается с глагола, необходимо, чтобы и остальные начинались с глагола; если первая идея в группе подзаголовков подчиненного уровня пирамиды начинается с прилагательного, необходимо, чтобы и остальные начинались с прилагательного.

Необходимо назначить Исполнительного Директора, чтобы: Координировать деятельность Эффективно проводить улучшения.

Необходимо перестроить систему руководства, дабы обеспечить: Распределение отелей по группам поддержки Ответственное управление заграничными активами.

Вывод Советов Директоров из руководящих структур.

Как вы понимаете, использование в заголовках подразделов в первой группе глаголов в неопределенной форме не означает обязательного использования их же во второй группе. Помните, что для нас здесь важнее невидимая связь между идеями в группе, а не связь между группами. Параллельное назначение заголовков одной грамматической формы подчеркивает единство суждений внутри подраздела.

3. Ограничивайте длину заголовков. Заголовок означает напоминание, он не должен доминировать над текстом. Следовательно, желательно делать его настолько кратким, насколько это возможно. Не стоит, например, писать в заголовке над текстом: «Полная занятость Исполнительного Директора обеспечивает оперативность и дает возможность...»

4. Не используйте заголовки как часть текста. Они больше нужны для глаз, а не для ума. Поскольку заголовки пробегают глазами, а не читают внима-тельно, не следует рассчитывать на то, что их воспримут как важную часть ваших рассуждений. В соответствии с этим обращайте внимание на пер-вые высказывания: именно они показывают читателю начало группы рас-суждений. На самом деле ваш документ должен быть построен так, чтобы его можно было гладко читать и воспринимать и без заголовков. По этой причине никогда не используйте заголовки как часть документа.

Например:

«Полная загруженность Исполнительного Директора.

Такая загруженность способствует более плодотворной повседневной работе всего аппарата...»

Это правило не относится к нумерации параграфов, поскольку сами цифры иногда читаются как часть текста.

5. Постепенно подводите читателя к каждой новой группе заголовков. Желательно заранее высказывать главную мысль, которая будет объясняться или обосновываться идеями, объединенными в новой группе, и намечать дальнейший маршрут ваших идей. Не сделать это — значит, запутать читателя, заставить его разбираться в некой таинственной истории. Читатель не сможет оценить главную мысль, ее глубину и важность до тех пор, пока не дочитает все до конца. А в конце он может благополучно забыть начало. По этой причине никогда не следует сразу же после заголовка всего документа вставлять название ключевой главы. И точно так же не стоит сразу после названия любой главы вставлять название какого-либо раздела.

Помните о необходимости изящных «подводок.»

Рис. 24. Примеры заголовков

Названия глав нумеруются и выставляются по центру страницы. Следует подобрать такие слова, которые отражают основную мысль, излагаемую в главе. В абзаце, следующем сразу же после названия, необходимо ясно выразить главную мысль. Здесь же неплохо вооружить читателя всей дополнительной информацией, которая позволит ему убедиться в том, что вы оба - автор и читатель — стартуете к главной идее «из одного места». Если необходимо использовать подзаголовки, желательно организовывать их в одинаковом визуальном ряду, так сказать, параллельно. Ключевые группы суждений можно выделять точками или другими отличительными знаками, например:

первая главная мысль и ее развитие,

вторая главная мысль и ее развитие.

Подбирайте слова для названия раздела так, чтобы они отражали идею, которая будет в нем развита или обоснована. Не забывайте о грамматическом сходстве заголовков в пределах одной главы. В дальнейшем раздел может быть разбит на подразделы или, если его части невелики, на нумерованные параграфы. Особо важные идеи подразделов следует предварять объяснениями. Также их можно выделить точками:

первая мысль подраздела,

вторая мысль подраздела.

Здесь также важно подбирать слова, отражающие принципиальные положения подразделов, и пользоваться единообразным, «параллельным» оформлением. Если необходимо или желательно деление подразделов, можно воспользоваться нумерацией параграфов.

1. Это нумерованный параграф. Первое предложение или фраза.

открывающая его, могут быть подчеркнуты, чтобы указать на сходство суждений в группе. Развитие мысли может потребовать большего объема, чем объем одного параграфа, однако постарайтесь ограничиться максимум тремя. - — Это подпараграф, выделенный горизонтальным тире, который используется, чтобы разделить мысль параграфа на составные части.

Мы редко структурируем содержание до такой глубины, но если вы все же делаете это, пользуйтесь именно таким приемом.

Кроме всех перечисленных способов разделения текста можно использовать звездочки и цифры в круглых скобках (5). Звездочки могут быть выставлены в ряд по центру страницы для обозначения перехода к выводу в особо длинных разделах. Цифры в скобках используются для выделения списков, когда число пунктов не превышает пяти, или для того, чтобы привлечь внимание читателя к параграфу, содержащему особо важную мысль.

Эти пожелания следует законспектировать на отдельном листе и всег--да держав перед тазами, ктда вы paOoiaeie над документм.-

6. Не переусердствуйте. Возможно, это самое главное правило. Желательно использовать заголовки, только если они действительно подчеркивают вашу мысль, если они помогают читателю разобраться в документе и запомнить его. Слишком мелкое структурирование документа на разделы и подразделы никому не нужно.

Если вы умело подберете заголовки, объединенные в удобное оглавление, они точно передадут содержание вашего документа и станут еще одним исключительно полезным инструментом для читателя, с помощью которого он сможет ориентироваться в написанном и точнее поймет вашу мысль.

Другим популярным подходом к выделению идей в документе является подчеркивание суждений, объясняющих или обосновывающих утверждения ключевой линии (рис. 25). Иногда встречается подчеркивание и на более низких уровнях, но для этого используются другие варианты и формы подчеркивания.

Главная цель этого способа - обеспечить быстрое и легкое восприятие при чтении документа. Теоретически предполагается, что читатель может пробежаться глазами по выделенным местам и в основных чертах ознакомиться с аргументацией документа и его главными положениями.

Используя этот подход, помните о том, что:

1. Вы должны строго следовать логике вопросов и ответов. Мысль, находя щаяся ниже, должна четко отвечать на вопрос, возникающий после ознаком ления с тезисом, расположенным выше в тексте. При грубом однозначном подчеркивании нет места для языковых изысков и усложненных по форме суждений. Эти «завитушки» разрушают ясную и последователь ную логику. Если вам необходимо развить какое-то суждение или углу биться в ситуацию, сделайте это во Введении или в заключительных параграфах.

2. Вы должны экономно подбирать слова так, чтобы общая мысль была распределена между ними, но не потеряна. Многословие существенно разрушает логику восприятия, особенно если читатель должен сложить воедино, скажем, тридцать слов, чтобы схватить всю мысль в целом. По этому, если вы не уложились в дюжину слов в описании субъекта или предиката, поработайте еще.

3. Вы должны быть беспощадны, ограничивая число подчеркнутых строк, выражающих дедуктивную или индуктивную аргументацию. Многие иг норируют это требование и в итоге бездумно выделяют при помощи подчеркивания все мысли, не учитывая индуктивной или дедуктивной связи между ними. Вы должны помнить, что в дедуктивной цепочке аргументов не более четырех звеньев, а в индуктивном множестве - не бо лее пяти членов.

Если вы обнаружили, что превышаете этот предел, значит, группа перегружена и следует «переформатировать» мысли как компьютерную дискету, стерев с нее все лишнее.

Рис. 25

ОТРАЗИТЕ ГЛАВНУЮ МЫСЛЬ В НАЗВАНИИ ДОКУМЕНТА

Напишите параграф или чуть более, содержащий описание ситуации...

Напишите один параграф или что-то около того, содержащий проблему и вопрос, которые вырастают из этой ситуации. Иногда вопрос неявно подразумевается автором...

Изложите главное суждение. Если в документе больше семи параграфов, изложите утверждения, входящие в ключевую линию:

первое утверждение ключевой линии,

второе утверждение ключевой линии,

третье утверждение ключевой линии.

ПРИДУМАЙТЕ ЗАГОЛОВОК, ПРЕДВАРЯЮЩИЙ ПЕРВОЕ УТВЕРЖДЕНИЕ КЛЮЧЕВОЙ ЛИНИИ

Напишите короткое вступление, указывающее направление развития мысли и ее отношение к главному тезису всего документа. И снова, если в разделе более семи параграфов, распределите мысли по приоритетам их важности, подчеркните все самое необходимое, а затем:

1. Пронумеруйте подчиненные суждения, подчеркните, определите для них

особое расстояние от левого края страницы, НАПИШИТЕ БОЛЬШИМИ

БУКВАМИ.

(1) Пометьте БОЛЬШИМИ БУКВАМИ, пронумеруйте цифрами в скобках, поставьте необходимые значки, подчеркните с учетом предыдущего подчеркивания и возможных подчеркиваний на нижних уровнях структуризации.

1. Если документ очень объемен, пронумеруйте без скобок, подчеркните с учетом важности и уместности мыслей на уровне ниже. ВЫДЕЛИТЕ следующий уровень иерархии жирной точкой, г первое слово - прописными буквами.

- ВЫДЕЛИТЕ знаком тире самый низкий уровень, прописными буквами только первое слово. Все эти процедуры наверняка понравятся читателю, однако до некоторой степени затрудняют работу автора, потому что потребуют терпеливой последовательной работы и соответствия строгим правилам.

Менеджеры многих компаний и большая часть чиновников государственных учреждений предпочитают заголовкам нумерацию. Она используется для сквозного структурирования документа. Некоторые обозначают цифрами каждый параграф. Этот подход имеет то преимущество, что на любую единичную мысль или рекомендацию можно легко и точно сослаться.

Однако изобилие номеров сбивает читателя, отвлекая его от содержания документа или раздела. Если вы все же решите воспользоваться нумерацией, возможно, самым мудрым вариантом будет ее сочетание с заголовками, а не полный отказ от них. Заголовки помогают читателю получить частичное представление об идеях, которые содержатся в документе. К тому же они способствуют запоминанию. По ним читатель быстрее найдет то, что ему нужно, даже через много дней после изучения документации.

К сказанному добавлю, что обычно мы легче воспринимаем комбинированное указание «см. в разделе 4.1 о доходах от производства...», чем сухую ссылку «см. в разделе 4.1...». В первом случае у нас сразу возникает определенное представление о содержании, во втором - мы вынуждены ориентироваться только на «географию».

На рис. 26 показано начало главы 5 замечательной книги Энтони Джея «Эффективная презентация» (в США она известна под названием «Новая риторика»), Это прекрасный пример комбинированного сочетания нумерации и заголовков.

Какую числовую систему следует использовать? Вот одна из самых распространенных:

I. Ни одно животное, кроме собаки, не способно умереть за хозяина 1. Другие животные убегают от опасности А. Собака остается

Б. Даже если это может привести к ее гибели.

Вот другая, возможно, более простая:

1. Ни одно животное, кроме собаки, не способно умереть за хозяина

1.1. Другие животные убегают от опасности

1.1.1. Собака остается

1.1.1.1. Даже если это может привести к ее гибели.

Эти примеры показывают, скорее, цифровую связь между нумерованными высказываниями, нежели действительную форму рассуждения. На рис. 23 указан похожий метод, которым можно воспользоваться при выделении логической структуры. Помните только, что не стоит нумеровать параграфы в Введении, в заключительных выводах, в переходах между разделами и во вступлениях в отдельные главы.

Рис. 26. Пример одновременного использования нумерации и заголовков

Следует ли ведущему презентации заранее подготовить написанный текст или он может вести ее более-менее спонтанно, опираясь на отрывочные записи? Этот вопрос задают постоянно и отвечают на него чаще всего неверно.

Давайте согласимся с утверждением: «Лучший оратор - это естественный оратор». Он говорит легко, свободно, плавно, практически не заглядывая в свои шпаргалки. Импровизатор запросто разговаривает с нами в естественной манере. Он обращается только к нам, реагирует на нас. Такая свободная презентация не может быть подготовлена заранее и не основана на написанном тексте. Других же листочки с каракулями заметно связывают по рукам и ногам.

Для большинства из нас неподготовленная презентация - это скорее проблема вдохновения, а не описания предмета речи. Зачастую наш язык не так гладок, а слова не так выразительны, как нам того хотелось бы. И даже те, кто не испытывает видимых трудностей, сталкиваются с тремя проблемами.

Превосходному оратору не нужны наглядные материалы, потому что аудитория и так слушает его, а не погружается в сон. Но тема презентации очень часто может быть раскрыта только с использованием наглядных материалов. Если это так, то оратор попадает в зависимость от плакатов или слайдов и порядка их подачи. Слайды, иллюстрации идут в строгой последовательности, оператор или проектор подают их один за другим, в результате чего многословный оратор или не успевает прокомментировать их, или пропускает значительные куски своего доклада.

Презентация почти всегда ограничена по времени. Поскольку необходимо высказать все важное, текст готовят заранее. В противном случае можно либо нарушить регламент, либо забыть о важных вещах.

Все вы согласны с тем, что определенные мысли следует высказывать в определенное время и в определенной аудитории. Любой доклад должен быть логически оптимизирован. Другими словами, существует наилучший порядок подачи мыслей. Он делает ваши мысли понятными и доступными для каждого слушателя. Существуют удачные слова и фразы, с помощью которых вы можете подчеркнуть весомость своих аргументов. Как только вы обнаруживаете все это, любая гениальная, но спонтанная презентация кажется не совсем удачной, потому что, будучи написанной заранее, она могла бы выглядеть лучше.

Многие, осознав это, садятся за свои письменные столы и записывают то, что хотят сказать. Они убеждены, что полностью подготовили свои презентации. Но, увы, это не так. Они просто заполняют словами бумагу.

Я не совсем понимаю, почему чтение вслух документов, бумаг и озвучивание написанного кажется таким раздражающим и до некоторой степени обидным на презентациях. Выдающиеся ученые читают свои доклады в научных обществах, и никто не возражает против этого. Вероятно, в таком случае ауг итория получает (или надеется получить) привилегию услышать и узнать первыми о новых открытиях до их официального появления на

страницах научных журналов и книг...

Иногда ваш документ настолько короток, что структурировать его содержание бессмысленно ни с помощью заголовков, ни посредством нумерации. Тем не менее в нем есть идеи, объединенные в группы, и для вас желательно подчеркнуть это каким-то способом. Ведь читателю легче воспринимать ваши рассуждения и аргументацию, когда он не только следит за вашей мыслью, но и видит единицы текста. Разберемся в двух вариантах графического выделения, показанных на рис. 27-А и 27-Б.

Я запланировала встречу с Франком Гриффитом и инженерами-произ-водственниками, посвященную проблемам творческого мышления на вторую неделю сентября, а встречу с Эль Бимом и его командой - на третью.

Полагаю, мне потребуется несколько слайдов для Введения, чтобы проиллюстрировать предлагаемую концепцию наглядного мышления.

Также необходимы слайды со специфическими примерами позитивного воздействия языковых конструкций. Эти слайды стоило бы использовать в конце встреч как своего рода сводку. Языковые конструкции необходимо напечатать и применять как визуальный раздаточный материал.

Слайд-шоу, посвященные результатам нововведений, вполне могут подойти для встречи с Франком Гриффитом на второй неделе сентября. Их же возможно использовать и во встрече с Эль Бимом.

Также мы собираемся использовать как часть Введения фильм «Почему человек творит».

Слайды необходимы и для работы секции «Значимые детали творческой атмосферы».

Предложенный вариант выделения структуры абсолютно прост и понятен, но второй кажется еще более ярким и удобным для читателя.

Рис. 27-Б

Я запланировала встречу с Франком Гриффитом и инженерами-про-изводственниками, посвященную проблемам творческого мышления на вторую неделю сентября, а встречу с Эль Бимом и его командой -на третью. Для обеих этих встреч потребуется слайд-шоу, чтобы подчеркнуть:

1. Главные положения Введения. Предложенная концепция наглядного мышления должна быть проиллюстрирована.

2. Специфические примеры позитивного воздействия языковых конструкций. Эти слайды стоило бы использовать в конце встреч как своего рода сводку. Языковые конструкции необходимо напечатать и применять как визуальный раздаточный материал.

3. Результаты нововведений, которые мы осуществили,

вполне могут подойти для встречи с Франком Гриффитом на второй неделе сентября. Их же возможно использовать и во встрече с Эль Бимом.

4. Шаги, которые необходимо предпринять для создания творческой атмосферы.

Обратите внимание на то, что все выделения определенных суждени \ в этом примере помогают читателю. Они подчеркивают логическую взаимосвязь, которую тут же улавливает сознание и оценивает разум. Эти приемы экономят совсем немного времени, но если читатель - это человек, который работает с документами денно и нощно, суммарная экономия времени весьма значительна.

Запомните главное правило наглядного выделения единиц текста: идеи и суждения, выделенные графически или позиционно, необходимо выражать в одинаковых грамматических формах. Это помогает не только сделать текст более ясным и легким для читателя, но и проконтролировать правильность своих высказываний. Например, на рис. 27-Б автор вообще не сообщает чего-либо о слайдах в связи с созданием творческой атмосферы, очевидно потому, что это сообщение здесь лишнее.

С длинным документом вы имеете дело или с коротким, наглядное вы деление групп идей и исходных суждений всегда делает их более легкими для запоминания. Однако запомните: как и в случае с заголовками, придер-живайтесь единообразия и экономичного подхода, иначе этот прием не сработает.