Ключевые идеи книги: Формула списка дел. Как без стресса создавать списки задач, которые работают. Деймон Захариадис

Шаг 3. Разбейте проекты на отдельные задачи

Чтобы воплотить проект, разбейте его на компоненты. Проект воплощается в жизнь благодаря работе над отдельными задачами. Вы наверняка знаете об этом интуитивно. Но используете ли вы этот принцип для ваших ежедневных списков задач? Разбивка проектов на небольшие задачи делает их более достижимыми. Это также позволяет вам фокусировать внимание и время на задачах в соответствии с их срочностью и важностью. Шаг 4. Определите срок для каждой задачи

Указывайте сроки для ваших заданий. Сроки могут быть гибкими. Вы можете изменять их, если изменяются приоритет и важность задачи. Сроки не обязательно должны быть точными. Например, если срок выполнения задачи еще не близок, вы можете определить его, например, как «середина августа» вместо «15 августа». Сроки должны быть:

• реалистичными (нет смысла указывать срок, заранее зная, что вы в него не уложитесь, это приведет только к стрессу и разочарованию);

• обусловленными реальной причиной (по сути, она является для вас стимулом начать действовать);

• сжатыми (вспомните закон Паркинсона «Работа занимает все время, отведенное на нее»: установка более жестких рамок для самих себя улучшит ваш фокус, вы действительно сможете делать больше). Шаг 5. Сократите список текущих задач до семи

Автор настоятельно рекомендует сократить ваш ежедневный список до семи задач, которые требуют минимум 15 минут на выполнение. С этим количеством вы реально можете справиться. О более мелких задачах поговорим далее. Шаг 6. Разделите задачи по проектам, типам или месту выполнения

Разделите задачи по нескольким параметрам: проект, тип работы и место. Составьте отдельный список для каждого.

Например, у вас могут быть проекты: написать книгу, сделать ремонт на кухне, купить машину. Возможные типы работы: аналитическая, креативная, механическая. Варианты места выполнения работ: в офисе, дома, в дороге.

Пишите разными цветами или используйте онлайн-инструменты, например Todoist. Шаг 7. Вычеркните ненужное

Регулярно вычеркивайте из основного списка задачи, которые уже неактуальны. Какие типы задач могут быть кандидатами на удаление:

• Расплывчато сформулированные желания.

• Задачи, смысл которых неясен (задачи без описаний, например «позвонить Джону». Зачем вам звонить ему? Как это продвинет вас в нужном вам направлении? Какие будут последствия, если этого не сделать?).

• Мелкие задачи. Их также нужно исключить. Они оказались в вашем списке случайно, просто потому, что вы о них в какой-то момент вспомнили.

• Лозунги. По сути, это обещания (вроде «сбросить вес» или «выучить испанский»). Превратите их в проекты, разбейте на задачи помельче и укажите сроки.

Очищая таким образом основной список дел, вы сделаете его действительно рабочим, потому что у каждой задачи будет конкретная цель. Шаг 8. Оцените, сколько времени нужно на выполнение каждой задачи

Чтобы понять, сколько времени отнимет решение конкретной задачи, нужно оценить, какие ресурсы (инструменты, информацию, людей) нужно для этого привлечь. Не пытайтесь угадать, сколько времени вам потребуется.

Если вы работаете над новой для вас задачей и не знаете, сколько времени вам нужно, поговорите с тем, кто ее уже выполнял. И не забывайте: «работа занимает все время, отведенное на нее». Шаг 9. Формулировка каждой задачи должна начинаться с активного глагола

Иногда для того, чтобы начать действовать, нам не хватает просто правильного слова. Такой силой обладают глаголы. Когда вы начинаете фразу с глагола, задача оживает.

Например, вместо задачи «химчистка» пишите «отвезти вещи в химчистку», вместо задачи «отчет» пишите «подготовить отчет». Глаголы должны быть максимально конкретны: вместо «связаться с Бобом по поводу отчета» пишите конкретно, что нужно сделать: позвонить, написать электронное письмо или заехать в офис.

Активные глаголы воодушевляют на выполнение задачи, потому что подразумевают конкретные действия и не оставляют места для раздумий. Шаг 10. Определите, где вам нужна помощь

Записывайте, какая помощь вам нужна для выполнения конкретных задач. Указывайте, что именно (расчеты, отчет, телефонный звонок) и когда вы ожидаете получить. Это поможет вам четко формулировать просьбы и будет напоминать о том, чего вы ждете, если даты пропущены. Восемь советов, чтобы списки задач работали

Ваш основной список задач, подробные списки задач и ежедневные списки – это взаимосвязанные компоненты одной большой системы. Эффективность зависит от целостности. Несвязанные списки только навредят вашему рабочему процессу. Совет 1. Ведите список мелких дел

Задачи, на выполнение которых у вас уходит менее 15 минут, заносите в список мелких дел. Не стоит засорять ими основной список, в котором может быть только семь пунктов. В течение дня выделяйте 30–45 минут на выполнение мелких задач. По возможности группируйте их по темам. Например, если вам нужно ответить на несколько писем, считайте это одним пунктом в вашем списке задач.