Ключевые идеи книги: Формула списка дел. Как без стресса создавать списки задач, которые работают. Деймон Захариадис

Совет 2. Не допускайте перегрузок

Одна из основных угроз любой системы управления – это перегрузка. Периодически оценивайте свою загруженность, чтобы оценить, можете ли вы взять на себя дополнительные задачи или откажетесь от того, что запланировали. Совет 3. Группируйте задачи по содержанию

Краткие описания задач помогут понять, как выстроить их по очередности. Совет 4. Еженедельно пересматривайте основной список дел

Если в вашем основном списке более 12 задач, еженедельно пересматривайте его. Так вы сможете оценить прогресс и откорректировать приоритеты, если они изменились.

• Соберите все списки дел, включая основной и списки с подробным описанием задач.

• Проведите мозговой штурм. Дополните основной список дел.

• Разбейте новые проекты на отдельные задачи.

• Распределите новые задачи в соответствии с их контекстом (проект, тип деятельности и место выполнения). При необходимости создайте новые списки на основе этих описаний.

• Разберите почту. Ответьте на сообщения, если это необходимо. Если сообщение требует каких-либо несрочных действий, запишите это в основной список дел и заархивируйте сообщение. Также заархивируйте сообщения, которые не требуют ответа или действия, но могут понадобиться. Удалите все остальное.

• Удалите из всех списков задачи, в которых больше нет необходимости.

• Выберите важные и срочные задачи, отметьте их как кандидатов в ваш ежедневный список дел.

• Отметьте задачи, для которых вам нужно вовлечение других людей. Добавьте к ним имена, даты и все прочие подробности.

• Проверьте сроки по самым важным задачам. Исправьте, если необходимо.

• Добавьте сроки выполнения по всем новым задачам.

• Просмотрите свой календарь на будущую неделю. Создайте список дел на день. Совет 5. Обновляйте список целей

Ваши цели определяют, как вы проводите свое время. Они дают вам понимание, чего вы хотите достичь как в краткосрочном, так и в долгосрочном плане. Когда вы это знаете, вы осознаете, что каждое принятое решение либо приближает вас к вашей цели, либо удаляет от нее. Ваши цели должны быть конкретными. И вы обязательно должны их записывать. Пересматривайте их раз в месяц, уделяя этому 30 минут. Соответственно, меняйте списки задач. Совет 6. Не увлекайтесь методологией

Изменяйте детали вашей системы, если вы находите новые, более эффективные способы справляться с делами. Но не увлекайтесь перебором методик – ведь задача состоит в повышении продуктивности, а не в бесконечном переборе вариантов. Совет 7. Создайте систему на ваш вкус

Не существует идеальной системы списков задач. Основные части эффективной системы – сроки, описание задач, разделение на текущие и будущие задачи – универсальны для всех. Другие компоненты не так важны, их можно менять или вообще не использовать. Главное, чтобы ваш подход соответствовал вашим обстоятельствам. Совет 8. Будьте последовательны

Система списков дел будет эффективна только при постоянном использовании. Если пропустить день или два, возникает эффект снежного кома. Создайте новую привычку работать со списками дел.

После изучения системы купите настенный календарь и красную ручку. Отмечайте красным каждый день, когда применяли систему. Продолжайте, пока не будет сформирована привычка.

Последовательность и постоянство – залог эффективной работы системы списков дел. Проблема в том, что это непросто. От вас требуется принятие обязательств и настойчивость.

Если вас постигла неудача, важно, что вы будете делать дальше. Можно сдаться и перестать пытаться, а можно признать, что идеал – это иллюзия, простить себя и начать все заново. Такой подход гораздо продуктивнее.

Постарайтесь найти причину ваших сложностей и измените систему так, чтобы избегать этого в будущем. Ваши решения в период сложностей определят, сработает ваша система в долгосрочном плане или нет. Как встроить списки задач в жизнь

Офлайн или онлайн?

На этот вопрос нет однозначно правильного ответа. Давайте разберем преимущества и недостатки обоих вариантов.

Плюсы списков офлайн:

1. То, что мы записываем от руки, остается в нашей памяти. Мы вряд ли сможем это забыть и с большей готовностью будем это делать.

2. Блокнот легко использовать для любого метода ведения записей.

3. Вам не нужно искать еще одно приложение, вы независимы от компьютера или смартфона.

4. Блокнот удобно носить с собой. Делать в нем записи быстрее и проще, чем внести запись в приложении в компьютере или на телефоне.

5. Ничто не может сравниться с ощущением, когда вы ручкой вычеркиваете выполненную задачу из вашего списка.

Плюсы списков онлайн:

1. С помощью приложений легко группировать задачи по содержанию. Например, приложение Todoist позволяет сделать это проще, чем на бумаге.

2. Можно легко переносить задачи из одного списка в другой. Это очень удобно, если вам нужно изменить приоритетность задач или исправить их содержание.

3. Многие приложения позволяют вам устанавливать напоминания на основе даты и времени.

4. Можно организовать проекты и задачи в виде матрицы. Это улучшает визуализацию, вы можете видеть картину в целом.

5. Приложения можно связывать с календарем, и вы сразу видите загруженность.

Как совместить календарь и списки задач

Лучше всего использовать списки дел и календарь вместе. Вы сразу видите, сколько свободного времени у вас есть, и можете заполнить его нужными делами.

1. В конце дня просмотрите свой календарь на следующий день.

2. Определите, сколько у вас есть свободного времени для дел из списка. Не забудьте оставить время на обед, перерывы на кофе и еще чуть-чуть на непредвиденные дела.

3. Составьте список задач на следующий день с учетом того, сколько времени займет выполнение каждого задания.

4. Распределите задачи из списка на свободные промежутки в календаре.

Список «Сделано»

Когда он нужен. Одна из основных причин падения продуктивности – это отсутствие мотивации. Вам наверняка знакомо это ощущение, хотя бы раз его испытывали все. Эту проблему может решить список выполненных задач.

Видя, сколько всего уже сделано, вы воодушевляетесь делать еще больше. Эта стратегия отлично работает, если вам нужна мотивация, чтобы начать работать над задачей.

Если мотивация вам не нужна, такой список не только не нужен, а даже вреден: он только отвлекает от дел.

Проведите эксперимент. Ведите список «Сделано» две недели и наблюдайте, как это влияет на вас. Если обнаружите, что он вам помогает, продолжайте его использовать. В противном случае откажитесь от него.

Как сделать список рабочим. Вносите в список все задачи, которые вы выполнили в течение дня. Ни размер, ни приоритетность не имеют значения.

В конце дня просмотрите свой список выполненных дел. Оцените, как много вы сделали. Похвалите себя за хорошую работу.

Планируя дела на следующий день, еще раз проглядите список «Сделано» и наполнитесь гордостью за свою эффективность. Это поддержит вас в течение дня.

Создав работающую систему списков дел и применяя ее ежедневно, вы можете быть уверены: самые важные дела в вашей жизни будут сделаны.