Профессия "Технический писатель", или "Рыцари клавиатуры"

Эпоха гусиных перьев, да и печатных машинок тоже, отошла в прошлое, и сейчас инструментарий, которым мы можем пользоваться в своей работе, весьма разнообразен. В этой главе мы рассмотрим наиболее распространённые программы, как рассчитанные на всех, так и созданные специально для техписов.

1. Платное и бесплатное программное обеспечение

Программное обеспечение для технических писателей можно разделить условно на платное и свободное. У каждого типа платного ПО, которое необходимо использовать писателю, есть бесплатные аналоги.

Использование платного ПО, как правило, обладает рядом преимуществ:

• возможность обратиться в техподдержку;

• расширенная функциональность;

• более серьёзный уровень автоматизации рутинных операций;

• лучшая интегрируемость с другим ПО.

При этом достаточно часто возникают ситуации, когда использования свободного ПО достаточно для выполнения той или иной задачи. Особенно это актуально для работы в режиме фрилансинга.

Если используется платное ПО, то следует его приобретать, а не использовать пиратские копии. Для технических писателей это предоставляет, кроме того, что это единственный законный способ использовать ПО, следующие преимущества:

• доступ к техподдержке (нет необходимости разбираться с техническими проблемами на форумах или с помощью поисковых систем);

• получение обновлений безопасности и исправления ошибок;

• возможность стать частью сообщества пользователей этого ПО, что даёт дополнительные преимущества: более эффективно использовать его возможности, а в некоторых случаях такие пользователи становятся сотрудниками компании, выпускаемой соответствующее ПО.

При использовании платного ПО достаточно приобретать его лишь в том объёме, который вам действительно необходим. Например, если вы приобретаете Microsoft Office, и при этом работаете дома, то вам незачем покупать профессиональную версию, достаточно ограничиться версией «Для дома и учебы» или «Для дома и бизнеса».

2. Microsoft Office и альтернативы

Что нужно знать о Microsoft Office. Версия 2003 снята с поддержки в апреле 2014 года. Сейчас поддерживаются версии 2007 (до октября 2017 г.), 2010 (до октября 2020 г.) и 2013 (до апреля 2023 г.) (+ в настоящее время актуальны версии Microsoft Office 2008/2011 для OS X). Начиная с 2007 SP2 есть возможность работать с форматом ODT (Open Office) без конвертеров и плагинов. Office 2010 может сохранять в PDF сам по себе (не нужны виртуальные принтеры).

Бесплатные альтернативы — Open Office (сейчас принадлежит Apache, раньше Oracle, ещё раньше свободное ПО) и ответвление под названием LibreOffice (разработчики, недовольные тем, что Oracle навязывает свою волю при разработке Open Office,

пошли своим, как им кажется, более прогрессивным путём). Существенный недостаток: эти продукты не поддерживают макросы Microsoft Office, что часто является определяющим фактором при отказе от этих продуктов.

Редактировать PDF (не создавать, а редактировать) логичнее всего в Adobe Acrobat X Professional. Но чаще всего требуется лишь предоставить заказчику документ в виде PDF-файла. Для этого достаточно делать его, например, в Microsoft Office, а затем сохранить (конвертировать) в PDF. Microsoft Office 2007/2010/2013 может это делать сам. Начиная с версии 2013 Microsoft Office может редактировать PDF-файлы самостоятельно, без использования стороннего ПО. Выводить информацию в PDF-формат можно также с помощью виртуальных принтеров, например, бесплатного виртуального принтера PDFCreator.

В актуальной версии Office 2013 компания Microsoft интегрировала свой офисный пакет с облачными сервисами. В частности, улучшена совместная работа над документами с другими пользователями сервисов Microsoft, произведена интеграция с облачным хранилищем Microsoft OneDrive, добавлена возможность публикации записей в блоги непосредственно из приложений Microsoft Office и т. д.

3. Важные возможности Microsoft Word

Microsoft Word — самый популярный инструмент для создания технической документации в России, поэтому мы решили уделить ему особое внимание. Зная и используя некоторые особенности Word, вы упростите и ускорите работу с этим инструментом, а некоторые фишки, такие как автоматическая нумерация рисунков и таблиц, помогут вам избежать ошибок и лишней работы по их устранению.

Подробные инструкции в виде уроков по использованию программы вы найдёте во встроенной справке или на сайте: http://office.microsoft.com/ru-ru/support/FX0100S6500.aspx

Здесь мы кратко расскажем о самых полезных и наиболее часто требующихся фишках MS Word.

Как ни странно, но то, что Word умеет автоматически создавать оглавление, знают не все. Для этого при написании текста заголовкам необходимо присваивать стиль требующегося уровня (Уровень 1, Уровень 2 и т.д.). После того, как все заголовки в документе оформлены соответствующим образом, достаточно нажать на кнопку Оглавление на вкладке Ссылки — и оглавление готово. Можно выбрать оформление и количество отображаемых в оглавлении уровней. При внесении изменений в документ не забывайте обновлять это поле. Также при присваивании стилей заголовков в документе мы получаем следующие преимущества: все заголовки в документе оформлены в едином стиле; на панели навигации мы получаем структуру документа, по которой удобно перемещаться во время работы с документом (вызывается нажатием Ctrl + F).

Если создаётся большой документ, в котором есть таблицы, рисунки и формулы, то вручную их нумеровать неудобно, при любых изменениях нумерация сбивается. Ссылки в тексте на объекты при изменениях тоже собьются. Чтобы избежать ручных исправлений, используются перекрёстные ссылки. Итак, перекрёстные ссылки позволяют автоматически присваивать и обновлять нумерацию рисунков, таблиц, формул и т. д. После любых изменений, как и при работе с оглавлением, необходимо обновить все поля. Для этого нужно выделить весь документ (Ctrl + А), кликнуть правой кнопкой мыши в любом месте, нажать Обновить поле.

В Word есть функции для работы со скриншотами. Сделав скриншот кнопкой PrtSc, вы можете сразу вставить его в документ и обрезать его до нужного размера, а также нанести пометки на рисунок без использования других программ. Но если скриншоты будут потом использоваться в web, то лучше сразу сохранить их в формате PNG с помощью любой другой программы для работы с графикой.

Примечание: если нужно сделать скриншот конкретного активного окна полностью, то самый простой способ сделать это — с помощью сочетания Alt + PrtSc.

Чем реже при работе с текстовым редактором мы перемещаем руки с клавиатуры на мышку, тем больше мы экономим времени. Большинство команд мы можем производить с клавиатуры, без помощи мышки. Сочетания клавиш, которые часто пригождаются:

Ctrl + С — копировать;

Ctrl + V — вставить;

Ctrl + X — вырезать;

Ctrl + В — жирный шрифт;

Ctrl + I — курсив;

Ctrl + U — подчёркивание;

Ctrl + А — выделить всё;

Shift + стрелки влево (вправо) — выделить символ слева (справа) (удобно для выделения только что напечатанного слова, чтобы, например, форматировать его жирным или курсивом);

Shift + стрелки вверх (вниз) — выделить текст по строчкам вверх (вниз);

Ctrl + стрелки влево (вправо) — переместить курсор на слово влево (вправо);

Shift + Ноте — выделить всю строку влево от курсора;

Shift + End — выделить всю строку вправо от курсора;

Ctrl + – на цифровой клавиатуре — длинное тире;

Alt + PrtSc — скрин активного окна;

Ctrl + F — навигация и поиск по документу;

Ctrl + Z — отменить действие;

F4 — повторить отменённое действие;

Shift + F3 — меняет заглавные буквы на строчные, при следующем нажатии — первые буквы слов на заглавные, при ещё одном нажатии — снова на заглавные;

Ctrl + Enter — вставить разрыв страницы (зачем он нужен будет рассказано дальше);

Ctrl + колёсико мыши на себя / от себя — уменьшить / увеличить масштаб;

Ctrl + Shift + пробел — вставка неразрывного пробела (он нужен для того, чтобы на следующую строку не переносилось то, что нельзя разрывать);

Alt + 769 — вставить ударение над буквой, которая стоит перед курсором;

Ctrl + пробел — вернуть выделенному тексту исходное форматирование;

Для того чтобы выделить большой кусок текста, достаточно оставить курсор в начале этого куска текста, прокрутить текст до нужного места, затем нажать Shift и кликнуть мышкой в конце. Удерживая Ctrl, выделяем только нужные куски текста.

Случается, что в тексте часто используется какой-то символ, которого нет на стандартной раскладке, или для его написания нужно переключать раскладку, что не очень удобно. В этом случае можно поступать двумя способами (кроме того, чтобы вставлять символ из меню Вставка → Символ, что тоже неудобно при частом использовании):

1) найти таблицу сочетаний Alt + цифры для вставки символов (или смотреть их в таблице символов в самом Word’e). Например, 0136 — €;

2) создать собственные сочетания. Как это сделать — описано ниже.

Например, мы хотим задать сочетание клавиш для значка градуса.

Открываем таблицу символов (меню Вставка → Символ → Другие символы), выбираем нужный символ и нажимаем Сочетание клавиш...

В открывшемся окне в поле Новое сочетание клавиш: нажимаем то сочетание, которое хотим использовать (допустим, Ctrl и 0 на цифровом блоке) и нажимаем Назначить.

Полученное сочетание можно будет использовать не только в этом документе, но и в любом другом.

Для чего нужен разрыв страницы?

Если его не использовать, то при любых изменениях (добавление/удаление текста) в документе, все разделы сбиваются, а нам хочется, чтобы новый раздел всегда начинался ровно с самого начала страницы. Поправлять каждый раз вручную неудобно. Чтобы этого избежать, после последнего абзаца раздела нужно вставить разрыв страницы. Есть два способа сделать это: 1) сочетание Ctrl + Enter, 2) меню Вставка → Разрыв страницы. После этой вставки мы автоматически переходим к написанию текста уже со следующей страницы. После этого текст можно изменять, а расположение начала следующего раздела не изменится, он всегда будет начинаться с первой строчки страницы (если будет вставлено/удалено много текста, то изменится номер страницы).

Два удобных способа использовать автозамену:

1) Если уже после написания текста обнаружилось, что есть какое-то слово, которое было написано с ошибкой, и оно повторяется много раз. Например, написали название программы «Frame Maker» или «Framemaker», а надо было «FrameMaker» (да, с заменой маленькой буквы на большую тоже работает).

Чтобы сделать автозамену, нужно нажать Ctrl + F, вписать в окошко слово, которое ищем (при этом сразу выполнится поиск), затем нажать на треугольник справа от окошка, выбрать там Заменить... и вписать в окошко Заменить на... верный вариант. Дальше нажать Заменить всё (или Заменить на главной вкладке справа или Ctrl + Н).

2) Чтобы сэкономить время написания текста. Чем меньше клавиш надо нажимать, тем быстрее печатается текст. Можно создать предустановленные автозамены некоторых частых сочетаний. Например, после точки в тексте всегда идёт пробел, соответственно, если создать автозамену «.» на «. », то мы в конце каждого предложения будем экономить одно нажатие. Единственное исключение, когда это неудобно — это когда мы пишем нестандартный текст, например, часто пишем дробные числа или формулы, где пробелы после точек и запятых ставить не нужно. В основном такое бывает не очень часто, но если это ваш случай, то очевидно, что такая автозамена только создаст лишние проблемы. Недостаток: некоторым людям нужно длительное время, чтобы привыкнуть не ставить пробел после точки. Плюс к этому, такая замена будет работать только в Word, а в других местах (почта, скайп и т. д.) — нет, поэтому это может быть неудобно. Но, как показывает практика, такой рефлекс (не ставить пробелы только в ворде) может достаточно легко выработаться.

Что можно заменять, например:

«.» на «. »

«,» на «, »

«!» на «! »

«?» на «? »

«;» на «; »

Настройка автозамены делается здесь: Меню Файл → Параметры → Правописание → Параметры автозамены → Вкладка Автозамена

Для русской и английской раскладки правила применяются отдельно.

Стили заголовков можно менять. Во-первых, это набор стилей (на главной вкладке кнопка справа Изменить стили → Набор стилей). По умолчанию стоит один стиль, но можно выбрать из списка другое оформление. Во-вторых, можно изменить существующий или создать свой. Изменения можно сохранить только для данного документа или вообще в целом для всех документов. Изменённый стиль автоматически применится ко всему документу. Созданный стиль можно сохранить в файл, для того чтобы можно было перенести его на другой компьютер: Изменить стили → Набор стилей → Сохранить как набор экспресс-стилей...

В компаниях часто есть свой уже созданный стиль, который используется во всех документах. Но если такого нет, то его рекомендуется создать, чтобы все документы компании выглядели единообразно и не были похожи как две капли воды на другие документы, созданные по предустановленному по умолчанию шаблону.

Режим исправлений нужен для того, чтобы при редактировании документа были видны внесённые изменения. Больше всего функция нужна редакторам и корректорам. Редактор/корректор вносит правки, возвращает документ техпису. Тот принимает или отклоняет правки, если есть сомнения, то можно в нужном месте оставить комментарий, или ответить на комментарий, оставленный редактором/корректором. После этого может быть следующая итерация. Удобно и в том случае, если проверка документа делается несколькими людьми — исправления и комментарии будут подписаны (будет видно, кто именно внёс исправление или создал примечание).

Включается режим исправлений на вкладке Рецензирование, кнопка Исправления.

Основные настройки режима

1. Способ отображения исправлений. Удобнее всего — всё в выносках, тогда сам текст будет сразу отображаться без лишних элементов. Также есть вариант отображать в тексте, но он менее удобен. Чтобы вынести исправления на поля, а в самом документе видеть только изменённый текст, нажмите: Показать исправления → Выноски → Показывать исправления в выносках.

2. Остальные настройки абсолютно не принципиальны — можно покопаться в них и настроить под себя, но обычно используется стандартная настройка.

Нужные кнопки

1. Создать примечание — можно создать примечание как к выделенному тексту, так и к другому примечанию.

2. Принять и Отклонить — принять или отклонить правку соответственно. Удобный способ принимать правки — прочитать абзац, если согласны со всеми правками, выделить весь абзац и нажать Принять, тогда не придётся на каждое исправление нажимать эту кнопку отдельно. Есть кнопки Принять все изменения в документе и Отклонить все изменения в документе, но использовать их нежелательно, т. к. лучше всегда отслеживать, что принимается.

3. Назад и Далее — используются для автоматического перехода к предыдущему/следующему исправлению.

Если есть два похожих документа, а мы не знаем, чем они отличаются, то можно воспользоваться функцией сравнения документов. Это может понадобиться, например, тогда, когда у вас есть две копии файла и вы не знаете, какая из них последняя. Второй вариант, зачем может понадобиться эта функция — если редактор или корректор внёс правки, не включив режим исправлений, а мы хотим увидеть, какие именно правки он внёс, чтобы принять или отклонить их.

Для этого нужно открыть один из этих документов и нажать в нем Рецензирование → Сравнить → Сравнить....

Выбрать в окошках Исходный документ и Изменённый документ соответствующие документы.

Откроется следующее окно (результаты сравнения) (рис. 7).

Слева будут перечислены изменения, а над списком изменений будет указано, сколько было внесено изменений (это окно включается/отключается кнопкой Область проверки). Справа вверху — исходный, внизу — изменённый. Эти окна включаются/отключаются кнопкой Сравнить → Исходные документы. По центру — тот документ, который получается при сравнении. В нем можно применять или отклонять правки. (А если целью сравнения было только узнать, какие были внесены правки и какой документ является последней версией, то среднее окно, по сути, не нужно. Смотрим только на правые и делаем выводы.)

После работы с изменениями полученный документ сохраняем как новый. Если сохранить документ, не трогая изменения, то в сохранённом документе изменения станут отображаться так, как будто делались в режиме правки.

Рис. 7. Результаты сравнения двух документов в Microsoft Word

Если есть документ, который проверяли два человека одновременно, и у вас появилось две версии этого документа с правками от них, то не нужно сравнивать эти правки вручную. Нужно просто объединить эти документы в один.

Рецензирование → Сравнить → Объединить...

Появится такое же окошко Сравнение версий, выбираем оба эти документа, жмём Ок и получаем один документ, в котором видим все правки от обоих людей. Если нужно объединить большее количество документов, то сначала объединяем их попарно, а затем повторяем это действие, пока не получим один итоговый документ, в котором затем спокойно работаем с правками. Если больше, чем один человек исправил одну и ту же ошибку по-разному, то отобразятся оба варианта правки.

4. Приложения для совместной работы

Техническому писателю часто приходится взаимодействовать с другими техническими писателями — либо в рамках отделов документирования, либо в рамках фрилансерской работы над крупными проектами. Соответствующее ПО позволяет структурировать разрабатываемую документацию и организовывать к ней совместный доступ.

Одна из главных проблем, которая возникает при использовании соответствующих программ и сервисов для совместной работы, — информационная безопасность. Документация может содержать информацию, составляющую коммерческую или государственную тайну, персональные данные. В этом случае не рекомендуется использовать такие бесплатные сервисы как Google Диск, Microsoft OneDrive и тому подобные, т. к. их владельцы не гарантируют сохранность и нераспространение информации, расположенной на соответствующих виртуальных дисках.

Поэтому для совместной работы рекомендуется использовать либо веб-сервисы, установленные непосредственно на вебсайтах предприятий, либо использовать ПО для совместной работы, которое аккумулирует информацию на локальных серверах компании. Примером таких приложений может служить продукция MadCap Software (инструмент MadCap Flare), Индиго Байт (инструмент Dr. Explain) и другие.

5. Инструменты для создания видеоинструкций

В последние годы всё более востребованными становятся видеоинструкции. Как правило, они создаются в дополнение к основной (текстовой) документации. Тем не менее, ввиду всё большей востребованности видеоинструкций техническим писателям необходимо освоить инструменты, которые позволяют с лёгкостью создавать интерактивные видеоинструкции на базе видео, захваченного с экрана компьютера.

Среди программ, ориентированных на создание видеоинструкций, можно отметить следующие: Camtasia Studio, Adobe Captivate, MadCap Mimic и Movavi Video Suite.