Семейный бизнес по-русски

8.1. Экономическая безопасность предприятия

На сегодняшний день любая созданная фирма неминуемо оказывается на рынке с остро развитой конкуренцией. Это совсем не плохо, конкурентная борьба развивает рыночные отношения, повышает качество продукта, улучшает сервис. В стремлении завоевать клиента фирмы предлагают скидки, рассрочки, подарки. Выигрываем все мы как главные потребители. Но в конкуренции – как в спорте (кто-то побеждает честно, усердно трудясь до седьмого пота на снарядах, а кто-то, принимая допинги, выискивая нужные связи, подкупая судей). Победителей, как говорится, не судят. Увы, и в бизнесе возможно как сотрудничество, так и соперничество, порой доходящее до откровенных промышленных войн, со всеми атрибутами боевых действий (захватами фирмы, терроризмом по отношению к топ-менеджерам, разведками, шпионажем). Лакомыми кусочками, как всегда, оказываются самые привлекательные с точки зрения доходности фирмы, с большим потенциалом роста и развития, самые успешные компании. Поэтому многие мои знакомые не стремятся развивать свой бизнес, как говорится, пусть мал доход, да свой, вряд ли кто захочет на него покуситься.

Исходя из сложившейся ситуации, если вы решили избрать путь борьбы за процветание и успешное развитие вашего бизнеса, если вы хотите прочно занять свое место на рынке и побеждать в конкурентной борьбе, вы должны принять правила игры и постараться научиться играть так, чтобы побеждать. Для этого, разумеется, нужен хороший тренер, и сегодня развивающиеся предприятия, выходя на уровень средней фирмы с оборотом свыше 1 млн. руб в месяц и штатом сотрудников свыше 50 человек, организовывают службу безопасности. Но прежде чем пригласить тренера, нужно понять, где и в какую игру вы играете, одно дело – гольф, другое дело – футбол. Так, угрозы безопасности банку, в основном работающего с проблемными клиентами и невозвратами долгов, отличаются от угроз интернет-фирме, которую в первую очередь нужно защищать от интернет-атак хакеров. Прежде чем организовывать службу безопасности, неплохо бы понять, а что, собственно говоря, и от кого нужно охранять. Например, на комбинате, где я проработала около 4 лет, служба безопасности была организована для борьбы с собственным персоналом (воровством, нарушениями дисциплины, мошенничеством). Целый отдел усердно день ото дня трудился над этой проблемой, каким способом еще можно обнаружить выносимые книги, если закон разрешает личный досмотр только представителями органов МВД. Поэтому ставили камеры, пытались заглянуть, насколько могли, в сумки, обыскивали шкафчики в раздевалках. А то, что невозвратные долги клиентов могли составлять несколько миллионов, а на складе по нескольку лет лежал некондиционный товар, пришедший в негодность опять же у клиентов, службу экономической безопасности не беспокоило. Поэтому именно руководитель исходя из задач своего бизнеса должен решить, какие из угроз представляют для него реальную опасность.

Согласно модели американского профессора, преподававшего в Гарвардской Бизнес-Школе, на рынке существует пять источников угроз. В нашей российской действительности к ним добавляется шестой, свойственный только нашему варианту рыночной экономики.

1. Конкуренты. Конкуренты производят аналогичную продукцию, борются за одного и того же клиента и кровно заинтересованы в вашем ослаблении. Поэтому зачастую ведут борьбу методами недобросовестной конкуренции. Это и получение налоговых льгот и преференций, и дезинформация о благонадежности вашей фирмы и подрыв репутации, и похищение информации о вашей технологии, подкуп и переманивание вашего персонала, организация филиалов в офшорных зонах, демпинг, срыв сделок.

2. Товары-заменители. Появление товаров-заменителей, отличающихся от ваших, но ориентированных на тот же круг клиентов и удовлетворяющих те же потребности, опасно тем, что способно своей новизной или иными характеристиками полностью вытеснить ваш товар с рынка. Например, появившиеся газированные морсы и сокосодержащие напитки являются товарами-заменителями обычной газированной воды. Появившийся в продаже квас является товаром-заменителем тех же газированных сладких напитков и морсов. Так, из продажи уже исчезли растворимые «Юппи» или «Зуко», на очереди – современные «Дюшесы» и «Буратино».

3. Новые фирмы на рынке. Появление новых фирм на рынке усиливает конкуренцию, борьбу за своего потенциального клиента, и поэтому представляет угрозу.

4. Поставщики. Поставщики могут поставить некачественный товар, сорвать сроки, повысить отпускные цены, и поэтому тоже являются источником угрозы для вашей фирмы. Нередко бывает сговор нескольких поставщиков для очередного повышения цены. А если ваш поставщик – монополист, то он и вовсе может диктовать вам свои условия, деваться вам будет особенно некуда. Кроме того, ваши поставщики знают ваше оборудование, объем производства, и поэтому являются ценными информаторами для ваших конкурентов.

5. Заказчики. Заказчики представляют угрозу в силу того, что в сфере делового бизнеса сильно развита финансовая услуга в виде товарного кредита. Зачастую товар отпускается под «честное слово», под расписку. Именно клиенты являются постоянной головной болью экономической службы безопасности. Некоторые фирмы, возглавляющие тайные черные списки руководителей служб безопасности, планомерно занимаются получением кредитов, товаров в долг, выводом своих активов и последующим намеренным банкротством своих компаний. Для небольшого семейного предприятия пары-тройки таких клиентов достаточно, чтобы самим дойти до полного банкротства за счет огромной дебиторской задолженности. Поэтому заказчики, при всей их нужности и ценности, являются основным источником угрозы. Они же являются и основными владельцами сведений о вашей фирме, чем дольше вы с ними работаете, тем больше информации им о вас становится известно.

6. Чиновники всех уровней и криминал. Это чисто русский вариант угрозы бизнесу. Многим из нас помнятся 90-е годы с вымогательствами и «наездами» на бизнесменов, на сегодняшний день бизнесмены больше страдают от произвола чиновников, изменения налогового законодательства, принятие различных локальных административных законов, которые могут свести ваше дело «на нет». Достаточно вспомнить закон об изменении условий лицензирования торговли алкогольной продукцией, запретивший всем индивидуальным предпринимателям заниматься этой сферой деятельности.

Источником возникновения угрозы может выступать также экономика страны, действия иностранных государств, природные катаклизмы и собственная некомпетентность управляющего состава.

Таким образом, обобщив, можно говорить о 10 базовых угрозах современного российского предприятия:

1) нестабильность государственной экономики всегда повышает риски предпринимательства;

2) конкурентная борьба;

3) коммерческие партнеры (как клиенты, так и ваши поставщики);

4) политика собственной страны (например, по изменению законодательства);

5) политика других стран, которая может грозить поглощением вашего предприятия, особенно если оно работает в области добычи и переработки полезных ископаемых;

6) коррупция государственных чиновников;

7) некомпетентность собственных сотрудников;

8) криминальные структуры;

9) ваша управленческая некомпетентность;

10) техногенные и природные катаклизмы.

От всех окружающих вас угроз вы должны построить прочную крепость вашей корпоративной защиты. В идеале она должна быть круговой, т. е. защищать все сферы вашего бизнеса – от информации до финансов. Но, с другой стороны, такая безопасность стоит неоправданно дорого, поэтому, как правило, в зависимости от специфики вашего бизнеса руководитель выбирает две-три наиболее уязвимые подсистемы вашей компании. Итак, в идеале целостная защита должна состоять из следующих частей:

1) информационной безопасности, связанной с защитой серверов, интернет-сайтов компании от атак хакеров, взломов, вирусов, в большом количестве рассылаемых с электронным спамом;

2) инженерно-технической безопасности, обеспечиваемой комплексом противопожарных мер, в том числе установкой сигнализаций. Видеокамеры отслеживают поток посетителей предприятия, контрольно-пропускной режим охраняет предприятие от свободного доступа. Охрана фирмы по периметру особенно актуальна для производственных компаний, производящих продукцию, представляющую определенную потребительскую ценность (от сливочного масла до подшипников);

3) экономической безопасности, напрямую связанной с бизнес-разведкой, управлением рисками, защитой от поглощения, что в первую очередь касается достаточно крупных предприятий;

4) кадровой безопасности. Это зачастую самое слабое звено, по статистике, до 85 % всех проблем, мешающих стабильному существованию вашей фирмы, может оставить ваш собственный персонал, как работающий, так и уволенный. Тогда как на все остальные способы получения информации о вашем бизнесе приходится всего лишь 15 %. Именно с обеспечением предприятия кадровой безопасностью напрямую связано конфиденциальное производство и сохранение коммерческой тайны, о чем речь пойдет чуть ниже.

Итак, при построении системы безопасности учитываются главные потенциальные угрозы, выбирается оптимальный набор мер и вводится в действие. Главное – защита должна быть надежной, своевременной, специализированной именно под ваш бизнес, целесообразной.

Экономическая безопасность фирмы сегодня занимает одно из ведущих направлений в построении корпоративной защиты. От IT-угроз фирма может оградить себя, просто отключив Интернет. Безусловно, убытки грозят достаточно крупные, но фирма пережить их сможет. Тогда как нескольких крупных финансовых мошенничеств бывает достаточно, чтобы бизнес прекратил свое существование. Конкуренция, в свою очередь, постоянно ставит препоны в развитии бизнеса, не дает ему развернуться и стать успешным. Сегодня удачлив тот, кто успел первым, кто сделал лучше и дешевле. Именно обеспечением вашего конкурентного преимущества и занимается деловая или бизнес разведка, которой обычно занимается специальное подразделение предприятия – маркетинг, или один специалист-маркетолог. С появления маркетолога и специалиста по безопасности и начинается, собственно говоря, построение системы безопасности современной небольшой фирмы.

В ходе своей работы эти два сотрудника должны обеспечивать:

– своевременное прогнозирование изменения тенденций рынка. Предприятие должно производить продукцию и оказывать услуги, которые пользуются спросом. Иначе это грозит фирме убытками и даже банкротством. Например, вы производите колготки в тонкую сеточку, ориентированные на молодых модниц. А тут писком сезона становятся прозрачные колготки с цветочным рисунком, тогда как сеточка оказывается «прошлым веком». Весь ваш складской запас, если его и удастся реализовать по более низкой цене, неминуемо приведет к убыткам. Еще хуже дело обстоит в издательском бизнесе, где порой никто не знает, когда читателю наскучит тот или иной автор, и он переключит свое внимание на что-то другое;

– предвидение действий конкурентов. Например, ваш прямой конкурент готовит новую распродажу или рекламную акцию по продвижению своего продукта. Для вас главное в этом случае – не опоздать и развернуть свою, чтобы не дать переманить большинство ваших клиентов. Так часто делают иностранные фирмы, сравните рекламные акции основных мировых конкурентов «Пепси» и «Колы», «Avon» и «Oriflame». Только в одной фирме появится знаменитость, рекламирующая их продукцю, – тут же появляется другая не менее заметная фигура и во второй. А так как заключение контрактов и подготовка акций – дело не пяти минут, тут должна срабатывать деловая разведка, докладывающая о готовящихся действий ваших прямых конкурентов. Допустим, у вас небольшое кафе по продаже мороженого. Такое же кафе в двух кварталах от вас. У них готовится акция «Купи два мороженных – и получи кофе бесплатно». Вам стоит призадуматься, какой ответный ход вы можете предложить вашим клиентам. Возможно – скидку на каждое второе посещение, третье пирожное в подарок или что-то другое на выбор;

– изучение успехов и неудач конкурентов. Тогда вы сможете повторить их успешный путь или избежать их ошибок. Например, не заключите сделку с опасным партнером, узнав, что он не расплатился или иначе подвел ваших конкурентов;

– проверку благонадежности и кредитоспособности вашего партнера. Это может спасти вам не один миллион рублей, поэтому именно этому вопросу нужно уделять повышенное внимание. Порой дебиторская задолженность может привести к краху вполне стабильную компанию;

– поиск и сбор информации о ваших потенциальных партнерах, которая поможет провести деловые переговоры;

– поиск новых управленческих решений, технологий. Это поможет вашему бизнесу воспользоваться самыми совершенными наработками в современной деловой среде и извлечь дополнительную выгоду;

– анализ возможного расширения сбытового рынка. Бизнес-разведка может проводиться кабинетными методами: мониторинг Интернет-сайтов, СМИ, компакт-дисков, изучение различных отраслевых справочников, отчетов о маркетинговых исследованиях. Полевые методы связаны в первую очередь с проведением различных опросов, посещением специализированных выставок, наблюдением, шпионажем у конкурентов. Для этого достаточно прийти, например, наниматься к ним на определенную вакансию и подробно расспрашивать о предприятии, подробно касаясь тем, которые вас сильнее всего интересуют. Если это сделать достаточно грамотно, информации вы сможете выведать достаточно много. У меня была одна подруга, которая именно таким способом получила достаточно полную информацию о деятельности конкурентов по клирингу, прийдя устраиваться к ним уборщицей. Ей рассказали об основных клиентах компании, спектре оказания услуг, средней зарплате рабочего персонала, использовании чистящих и моющих профессиональных средств. Можно сделать и наоборот – пригласить к себе якобы на собеседование на определенную должность человека из компании конкурента и уже на своей территории задавать интересующие вас вопросы. Главное – делать это легко и ненавязчиво, чтобы он не заподозрил подвоха. Наконец, можно обратиться в какую-либо консалтинговую контору, которая занимается бизнес-разведкой профессионально и знает все тонкости дела.

Второе направление построения экономической безопасности – работа по предупреждению совершения различных неправомерных сделок, разного рода мошенничеств со стороны юридических или физических лиц. Самыми распространенными являются следующие виды неправомочных действий:

– подделка документов, печатей, подписей для получения материальных ценностей, заключения договоров;

– создание фирм-однодневок специально для того, чтобы набрать товарных кредитов и затем исчезнуть. Или, если фирма производственная, поступают еще хитрее – берут предоплату, ничего не производят и исчезают;

– следующий вид мошенничества достаточно трудно распознать. Если к новой фирме какое-то время относятся настороженно, то своего постоянного партнера уже не проверяют. Поэтому некоторые дельцы покупают такую фирму со сложившейся репутацией в деловом мире, набирают от ее лица кредиты или предоплату и теряют деньги вместе с исчезновением фирмы. В этом случае продажа фирмы осуществляется, как правило, без огласки, и число пострадавших, также как и украденная сумма, обычно на порядок больше, чем у фирм-однодневок;

– выдача фальшивых векселей. Это может быть и неправильно оформленный вексель, с неверно заполненными реквизитами, перепутанными цифрами, неверно указанными данными или с подписью лица, у которого нет права подписывать финансовые документы.

Для того, чтобы не попасться на удочку подобных мошенников, необходимо соблюдать определенные правила:

– если есть возможность, не платить за товар или услугу до ее получения. Как вариант, можно вставить аккредитив с условием его раскрытия после получения товара;

– если после пары маленьких сделок в кредит партнер просит отгрузить ему товар на сумму в несколько раз большую, чем до этого, не делайте поспешных шагов, потребуйте половинную предоплату. Тогда ваш риск невозврата денег будет меньше в 2 раза;

– при заключении договоров обязательно ознакомьтесь с учредительными документами ваших новых партнеров, образцами их подписи, правом заниматься предусмотренным в договоре видом деятельности. Обратите внимание, кто по уставу или согласно доверенностям имеет право подписи на документе. Проверьте подлинность подписи на выданной доверенности. Если возможно, всегда просите показать баланс предприятия. Тогда ваш финансовый риск уменьшается;

– по возможности обязательно проверяйте паспорт и полномочия лица, подписывающего договор. Попробуйте проверить подлинность оттиска печати, правильность написания на ней предприятия, совпадение этого названия с учредительными документами. Особенно серьезно необходимо относиться к таким «мелочам» при заключении крупных контрактов с острочкой платежа;

– при заключении контрактов с вашими поставщиками прописывайте штрафные санкции, связанные с несвоевременным обеспечением вас необходимыми комплектующими или материалами;

– работая в производственной сфере, старайтесь использовать предоплату за материалы. Предусматривайте в договоре штрафные санкции при задержке перечисления денег за готовую продукцию. Не стесняйтесь требовать оплату за хранение товара у вас на складе, происходящее по вине вашего заказчика;

– обращайте внимание на совпадение в договоре названий фирмы-плательщика и адресата продукции, особенно если адресат не известен, а фирма, заключающая договор, обладает определенной деловой репутацией. Вполне возможно, ее именем воспользовались мошенники, разузнав реквизиты и подделав печать;

– если вы даете деньги или товар под поручительство, не поленитесь лишний раз проверить поручителя, его состоятельность и платежеспособность, уточните непосредственно у самого поручителя, давал ли он гарантии. Бывают случаи, когда именем поручителя пользовались для совершения махинаций;

– сверяйте количество отгруженного и полученного товара. При необходимости оформляйте акты недостачи;

– не мешает обратить внимание и на собственных сотрудников на предмет их возможной вербовки вашим конкурентом. Для этого соблюдайте экономические интересы вашего персонала, поощряйте лояльность и честность в работе. Например, ваш сотрудник заметил заведомо неправильно оформленную доверенность на получение товара. В случае произошедшей отгрузки товар ушел бы к неизвестному «предпринимателю». В таком случае за бдительность сотрудника необходимо его поощрить. Иначе в следующий раз товар может уйти, а прибыль поделится пополам с вашим же кладовщиком.

В поисках необходимой информации о ваших партнерах в первую очередь вы можете попросить их самих предоставить информацию о себе. А также получить ее альтернативным путем в государственных инстанциях. Например, в торгово-промышленной палате, в налоговой инспекции по месту постановки на учет, в медицинском, пенсионном фондах. Также можно попробовать достать данные в БТИ по поводу имущества партнера, у правоохранительных органов, в банке, в крайнем случае можно обратиться в детективное агентство.

О благонадежности вашего будущего партнера свидетельствуют следующие данные:

– фирма не один год существует на рынке;

– учредитель фирмы зарегистрирован и постоянно поживает в данном районе, а не приехал из другого региона. Его материальное положение вполне соответствует его статусу владельца предприятия. Если учредителем является студент или пенсионер, не имеющий в собственности ни машины, ни другого имущества, от крупных сделок с таким партнером лучше воздержаться;

– наличие у организации солидных долговременных партнеров свидетельствует в пользу ее благонадежности. Рекомендации со стороны постоянных партнеров также свидетельствуют только в пользу фирмы;

– наличие у фирмы имущества, оборудования, товара подтверждает надежность фирмы;

– постоянное местонахождение фирмы в течение длительного срока также говорит в пользу этой компании;

– постоянный состав учредителей, отсутствие смены руководства;

– соблюдение договорных обязательств по выплате долгов всегда повышает рейтинг доверия к фирме.

Если ваш партнер обладает этими качествами, ваш риск потерпеть экономические убытки достаточно низкий, а 100 %-ной гарантии в бизнесе не существует.

Но если ваш партнер суетится и торопится, завышает свои реальные возможности, не один раз повторяет свою способность заплатить за поставленный товар, много рассказывает о своей значимости, но не представляет никаких доказательств, если его формулировки о деловых связях и партнерах размывчаты и не сопровождаются называнием конкретных имен, если он не представляет надежных гарантий возврата денег или товара, то несколько раз подумайте, прежде чем доверять материальные ценности вашей фирмы сомнительному партнеру.

8.2. Кадровая безопасность семейного бизнеса. Правила увольнения сотрудников

Следующий ключевой момент в обеспечении безопасности вашего бизнеса – построение системы кадровой защиты. Ни одно из самых современных средств промышленного шпионажа не сможет столько рассказать о вашей фирме, как рядовой сотрудник компании. Ее уязвимые места, особенности производимого продукта, нюансы корпоративной культуры, образцы изделий, заработная плата сотрудников, заказчики и поставщики – все это становится известным человеку в ходе выполнения им своих должностных обязанностей. Каждый работник предприятия становится потенциальной угрозой разглашения информации о вашем бизнесе. И если на предприятии не введен режим коммерческой тайны и сохранения конфиденциальной информации, информация о вашей компании легко может стать доступной вашим конкурентам.

Но это только одно слагаемое угрозы со стороны персонала. Не меньшие убытки вашему бизнесу может нанести халатность сотрудника, его некомпетентность, и чем выше занимаемая им должность, чем весомей в экономическом смысле принимаемые им решения, тем выше ваша потенциальная угроза понести убытки из-за неправильно или не вовремя принятого решения.

Таким образом, кадровая безопасность вашей компании должна строиться по нескольким направлениям – соблюдение определенных мер при найме персонала, его адаптации и увольнении, обеспечение лояльности сотрудников к вашей фирме и разработке ряда мер по ведению конфиденциального делопроизводства и режима коммерческой тайны. Это в какой-то мере способно предотвратить возможность разглашения в интересах третьих лиц определенной части информации о вашем бизнесе.

Семейные фирмы в смысле кадровой безопасности – самые уязвимые. Нанимая чужого человека на работу, мы тщательно проверяем собранную о нем информацию. Анкетируем его, берем паспортные данные, можем проверить через органы внутренних дел, нет ли у него судимости и правонарушений, выяснить, не связан ли он с криминальными группировками, не появилась ли у него финансовая зависимость пред третьими лицами, не совершал ли он аморальных поступков. Нанимая на работу своего родственника, мы часто верим на слово, нам неудобно спрашивать его паспорт, а тем более выведывать про особенности его личной жизни и предыдущего опыта работы, о совершении каких-либо противоправных деяний. Это кажется нам недоверием к своему же члену семьи. И затем, доверив материальные ценности порой достаточно безответственному типу, удивляемся и обижаемся, как могли так ошибиться в человека. Рушатся родственные отношения не только с ним, но всей его семьей, всей родственной ветвью вашего семейного клана. Тогда как составленный психологический портрет, обычная проверка данных через знакомых или по другим каналам могла обезопасить не только ваш бизнес от экономических потерь, но и вас от подобного психологического потрясения.

Итак, при найме персонала обычно собираются следующие данные:

– паспортные данные, адрес прописки, место учебы, предыдущей работы;

– административные проступки, вплоть до штрафа за переход дороги в неположенном месте, что говорит по крайней мере о беспечности и неорганизованности будущего вашего сотрудника, о его весьма неуважительном отношении к действующему законодательству;

– невыполненные до конца финансовые обязательства. Любые кредиты увеличивают потенциальную возможность «вербовки» данного персонажа вашим конкурентом. И чем выше суммы, тем больше эта вероятность. Поэтому либо помогите вашему сотруднику рассчитаться с кредитами, либо не принимайте на ответственный пост;

– участие в религиозных или криминальных группировках. Эти данные очень важны. Представьте, вы назначаете вашего сына финансовым директором компании, с правом совершать без вашего согласования крупные финансовые сделки по продаже имущества и других активов. И совершенно не подозреваете о том, что он уже несколько лет, еще со студенческих времен, состоит тайным членом секты. Вероятность того, что он продаст вашу фирму по кусочкам, а деньги передаст на «благие» дела секты, достаточно велика. Поэтому не доверяйте бездумно даже самым близким вашим родственникам. Всегда помните, что партнерство в бизнес – как брак, вероятность развода сбрасывать со счетов не стоит;

– связь с конкурентами. В российском бизнесе сохраняется достаточно много случаев, когда бывшие партнеры и супруги расходились, а часть бизнеса вместе с одним из партнеров уходила к конкуренту, поглощалась им и прекращала свое самостоятельное существование. Предусмотреть это невозможно, но при назначении жены на ответственный пост главного бухгалтера либо мужа в качестве коммерческого директора обезопасьте себя, проверив все его связи за последние несколько месяцев. Здесь не помешает даже частный детектив, если, конечно, есть, что терять. Особенно обратите внимание на неоднократное продолжительное посещения вашего родственника посторонними людьми на его рабочем месте, особенно, если эти посещения никак не связаны в характером его работы. Например, ваш племянник работает у вас коммерческим директором. К нему достаточно часто стало наведываться с «деловым» визитом некое лицо, которое при проверке не оказывается ни клиентом, ни поставщиком, ни деловым партнером. Есть повод призадуматься – а не передается ли ему часть информации о вашем производстве, не является ли он вашим конкурентом, не нашел ли он способ использовать должностные полномочия вашего родственника. Лучше всего напрямую спросить об этом вашего родственника и посмотреть на его реакцию. Если человеку скрывать нечего, он достаточно легко, без общих фраз, сумеет найти ответ на ваш вопрос;

– информация о вредных привычках, слабостях, психологический портрет сотрудника. Эту информацию необходимо получить до решения о приеме человека на работу. Прежде всего это необходимо для определения его командной роли, но не меньшее значение это имеет и с позиции кадровой безопасности. Есть определенные типы людей, которые достаточно легко поддаются влиянию чужих людей, болтливы, несдержанны и эмоциональны в разговорах. Такой сотрудник, обладающий достаточно секретной информацией, – настоящая находка для ваших конкурентов. Поэтому в ваших интересах не допустить подобного сотрудника к важной информации.

Нанимая работника, необходимо помнить, что такие качества, как любовь к деньгам, мстительность, эмоциональность, авантюризм, властность, религиозность, способность к сильным привязанностям, раздражительность, увеличивают потенциальную возможность сманивая и вербовки вашего работника.

Таким образом, на этапе найма персонала необходимо произвести отбор кадров и очень осторожно принимать к себе людей с перечисленными личностными особенностями. Для любых сотрудников, даже самых близких родственников, нужно устанавливать испытательный срок, в течение которого можно понаблюдать за поступками и действиями человека, проверить соответствие занимаемой должности (как с позиций профессионализма, так и по своим личностным характеристикам).

При заключении трудового договора со всеми категориями сотрудников необходимо подписать договор о неразглашении коммерческой тайны. При этом желательно ограничить свободный доступ к ценной информации, введя четкое разграничение должностей и полномочий. Например, на нашем комбинате у каждого подразделения был свой доступ к определенной части информации в общезаводской программе 1С: Предприятие. При этом ограничения налагались выдаваемым интерфейсом, т. е. каждый сотрудник, заходя в одну и ту же программу, видел только часть информации, необходимой ему для работы, но составить целую картину о финансовом или производственном состоянии предприятия не мог. Служба продаж знала цены, бухгалтерия – заказчиков и поставщиков, производство – количество производимой продукции.

Ряд предприятий вводит у себя проверку входящей и исходящей электронной почты, отслеживает работу сотрудников в локальной сети, проводит прослушивание телефонных звонков, ставит «жучки» в кабинетах.

Но всех этих действий явно недостаточно для сохранения кадровой безопасности вашего предприятия. Если людей только пугать и наказывать, вас будет одолевать «кадровый голод», который может привести к полной остановке деятельности предприятия. Как ни старались менеджеры всего мира, но лучше старого дедушкиного принципа, «кнута и пряника», до сих пор пока ничего не придумали.

Поэтому мало нанять персонал, надо воспитать в нем лояльность к вашему предприятию. Лояльного и благодарного сотрудника гораздо труднее переманить, практически невозможно подкупить. Для этого необходимо выстроить максимально эффективную систему мотивации персонала, как материальную, особо уделив внимание оказанию дополнительной материальной помощи в критические моменты, так и нематериальную. Для этого в анкете каждого вашего сотрудника проставьте его мотивы выбора вашей компании, это даст вам возможность понять, чем модно удержать сотрудника и завоевать его преданность и доверие. Способствует повышению лояльности работников и сильная корпоративная культура предприятия, которая проповедует идеологию преданности, семейственности фирмы.

И наконец, последнее, что необходимо соблюдать – грамотное увольнение работника. Хуже всего, когда сотрудник уходит с чувством обиды и затаенным гневом. Это как «бомба замедленного действия», никогда не знаешь, где и когда рванет.

Итак, что необходимо сделать, если ваш работник поставил вас в известность о своем предстоящем увольнении:

– по возможности достаточно быстро организовать передачу дел, скопировать его рабочую папку со всеми данными на случай ее возможного повреждения. На моей памяти были случаи полной очистки данных из рабочих папок, пропадали все сделанные отчеты, проведенные исследования, клиентская база. Это была своего рода маленькая месть увольняющегося обиженного сотрудника. Пришлось всю работу, за которую он ни один месяц получал зарплату, полностью повторять;

– выяснить реальную причину увольнения. Для этого можно расспросить родственников, знакомых, поговорить с друзьями и коллегами. Желательно узнать, куда именно уходит ваш работник;

– определить степень лояльности сотрудника к вашей фирме и объем известной ему информации, особенно дело касается конфиденциальных данных;

– просчитать возможные риски, связанные с разглашением известных работнику сведений, чтобы успеть выработать меры по предотвращению возможных последствий. Например, ваш сотрудник работал над заключением крупного контракта с новым клиентом. В ваших интересах заключить этот контракт до ухода сотрудника, иначе клиент вместе с работником может переместиться к конкуренту;

– сменить все известные увольняющемуся сотруднику пароли и коды доступа к ценной информации, чтобы он не успел прихватить с собой эти данные. Слова и запомненная информация тоже могут принести вам достаточно хлопот, но это многократно усилится, если скопированные точные данные «уйдут» вместе с работником. Например, ваш экономист прихватит с собой пару расчетов вашей себестоимости, химик-технолог – разработанную формулу уникального вкуса прохладительного напитка;

– провести беседу с увольняющимся сотрудником, напомнив ему об ответственности за разглашение коммерческой тайны и иные неправомерные действия;

– провести беседу с персоналом, друзьями, коллегами с объяснением причин увольнения. Эту процедуру необходимо проводить, чтобы избежать сплетен и домыслов;

– сообщить всем клиентам, с которыми работал ваш сотрудник, о его увольнении;

– проверить, нет ли пропажи документов, все ли пароли и ключи сданы.

Соблюдение этих простых правил позволит вам заблаговременно подготовиться к возможным последствиям увольнения вашего сотрудника, даже если эти последствия окажутся весьма непростыми для вас.

8.3. Коммерческая тайна. Правила ее соблюдения

И, пожалуй, самое важное, что необходимо предпринять, чтобы снизить риск разглашения ценной информации – это введение на предприятии режима коммерческой тайны, неразрывно связанной с внедрением процедуры конфиденциального документооборота.

Коммерческой тайной признается информация, имеющая коммерческую ценность, которую не надо (в отличие от изобретения), патентовать или как-то иначе регистрировать, которая охраняется законом и сможет сохраняться неограниченное количество лет. Каждая фирма выбирает свой метод определения внутрифирменной коммерческой тайны. Чаще всего мелкие предприниматели используют тотальный метод, при котором коммерческой тайной объявляется все, что только разрешено объявлять по закону. С одной стороны, это самый простой и действенный способ. С другой стороны, конфиденциальный документооборот в этом случае затруднит во многом процедуру подписания самых простых бумаг.

Второй метод, называемый плагиаторским, заключается в том, чтобы узнать, а что, собственно говоря, чаще всего подпадает под понятие коммерческой тайны у остальных, и принять у себя. Метод мог бы успешно использоваться, если бы не уникальность каждой отдельно взятой фирмы. В одной компании конкурентов заинтересовало бы одно, в другой другое. Например, для маленьких типографий было бы интересно знать имена и телефоны поставщиков расходных материалов комбината и технологию ручного изготовления книг, но меньший интерес вызвали бы клиенты, так как по мощностям они все равно не потянули бы большие тиражи. Универсальных способов определения коммерческой тайны так пока и не нашли. Третий способ носит название аналитический. Собрание специалистов по изучению рынка пытается спрогнозировать, какая именно информация могла бы заинтересовать потенциальных конкурентов, и именно она и объявляется коммерческой тайной. Способ достаточно дорогостоящий, так как требует долгих переговоров ведущих аналитиков предприятия. А таких специалистов на маленьком или даже среднем предприятии может попросту не быть. И наконец, можно просто пригласить экспертов со стороны и попросить провести соответствующее исследование. Такой способ является самым эффективным, но и достаточно дорогостоящим, поэтому небольшие предприятия все-таки останавливаются на первом варианте, даже понимая порой всю абсурдность ситуации, когда цены на товар, заключенные в прайс-листах, становятся объектом коммерческой тайны и не подлежат разглашению. В этом случае о соблюдении подобной тайны речь идти не может, и весь режим превращается в простую формальность.

Как правило, к коммерческой тайне организации относятся:

– данные о производстве (от количества станков до структуры кадров предприятия, от размещения оборудования до организации труда);

– разрабатываемые планы (развития, инвестиций, изготовленной продукции и необходимой закупки сырья, доходности и производства);

– различные аналитические обзоры, отчеты, анализы рынков сбыта, разработки рыночных стратегий, планы рекламных компаний, планы продаж;

– партнеры компании (от поставщиков до клиентов, от агентов до посредников, от деловых связей до инвесторов);

– финансовые данные;

– информация о текущих и будущих переговорах (времени проведения, стадии подготовки, участниках сторон, условиях контракта);

– формирование себестоимости продукции, рентабельность, скидки;

– предстоящие аукционы;

– технология изготовления продукции;

– условия работы с определенными заказчиками, в том числе система применяемых индивидуальных скидок, отсрочек, формирования цен для корпоративных заказчиков.

В то же время есть определенные данные, которые, согласно Федеральному закону «О коммерческой тайне», вы не можете объявить коммерческой тайной. Самые распространенные из них:

– учредительные документы, свидетельство о государственной регистрации индивидуального предпринимателя, идентификационный номер налогоплательщика, или ИНН, другие данные, подтверждающие регистрацию юридического или физического лица в различных государственных фондах, лицензии, документы, подтверждающие право определенных ваших сотрудников действовать от лица фирмы при заключении сделок;

– численность вашей организации, количество вакансий, система оплаты труда, условия оплаты, есть ли просроченная задолженность перед работниками по заработной плате, показатели травматизма и профессиональных заболеваний.

При введении в организации режима конфиденциального делопроизводства и коммерческой тайны вы должны соблюсти несколько правил:

– информация, являющаяся коммерческой тайной, обязательно должна быть зафиксирована на материальном носителе;

– каждому вашему сотруднику, подписывающему договор о неразглашении коммерческой тайны, должен быть предоставлен перечень информации, подпадающей под определение коммерческой тайны. Он должен ознакомиться с ним под роспись. Это немаловажно, так как только в этом случае он несет определенную законом ответственность за ее разглашение;

– в организации должен быть разработан режим по ограничению доступности конфиденциальной информации и контроль соблюдения этого режима. Если объявленные коммерческой тайной данные лежат в свободном доступе на вашем рабочем сервере и абсолютно любой посторонний человек может с ней ознакомиться, вряд ли вы можете кого-нибудь обвинить или уличить в разглашении вашей коммерческой тайны;

– в организации должен быть список лиц, допущенных к той или иной конфиденциальной информации;

– отношения по использованию конфиденциальной информации, доступ к ней между вами и вашими работниками обязательно должны быть закреплены коллективным или трудовым договором. При этом срок неразглашения коммерческой тайны, если это специально не оговаривалось в договоре, составляет 3 года со дня увольнения вашего сотрудника. Поэтому, если хотите, чтобы, например, секрет вашей технологии охранялся постоянно, прописывайте в договоре бессрочное сохранение конфиденциальной информации;

– все документы, содержащие коммерческую тайну, должны иметь гриф «коммерческая тайна», с обязательным указателем, кто является владельцем этой информации. Если это юридическое лицо – наименование и адрес, для ИП – ФИО и адрес;

– при допуске сотрудника к вашей коммерческой тайне возьмите расписку о неразглашении, в которой прописывается весь перечень информации, доступ к которой получает ваш сотрудник для выполнения определенных должностных обязанностей;

– в обязательном порядке ознакомьте под расписку любого сотрудника, получающего доступ к конфиденциальной информации, с режимом коммерческой тайны и ответственностью за нарушение режима;

– создавайте условия для выполнения этого режима. Т. е. в данном случае обязательно наличие запирающихся кабинетов, столов, сейфов, закрытых паролями и иными средствами доступа к информации на вашем сервере.

И наконец, чем же грозит вашему сотруднику разглашение конфиденциальной информации? Прежде всего, это штрафные санкции, предусмотренные КоАП РФ. Второй вид наказания – дисциплинарное взыскание: выговор или замечание, вплоть до увольнения нерадивого сотрудника. При этом нужно помнить главное – взыскание может быть наложено на сотрудника только в том случае, если он подписывал с вами договор о сохранении коммерческой тайны. В этом случае работник пишет объяснительную записку о причинах разглашения. Ели он отказывается, тогда составляется соответствующий акт. На основании такого документа работодателем составляется приказ о наложении взыскания, который должен быть подписан сотрудником в течение 3 рабочих дней со дня происшествия, но не позднее месяца со дня обнаружения этого проступка или 6 месяцев со дня его совершения.

Нужно помнить: если один из ваших работников случайно узнал вашу коммерческую тайну и не связан с вами договорными отношениями о ее хранении, то он не обязан сохранять эту информацию, и наказать его за ее разглашение вы не вправе. Поэтому при введении режима коммерческой тайны конфиденциального делопроизводства в первую очередь нужно обращать внимание именно на обеспечение сохранности вашей информации. Этому способствуют и грифы, и компьютерные пароли, и подписанные договоры с сотрудниками.

Таким образом, система безопасности вашего предприятия должна строиться сразу по нескольким направлениям и максимально сократить риски со стороны внешних и внутренних угроз. И всегда помните, когда оцениваете работу вашей службы безопасности, что хорошая система всегда работает на предупреждение опасности, так как бороться с последствиями в несколько раз дороже. Не важно, будет ли это массовое увольнение сотрудников из-за провала в кадровой безопасности, уход ключевого лица, финансовые потери или разглашение вашей уникальной технологии.