Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению

Возможно, вы, как и я, не раз задавались вопросом, почему не существует волшебной формулы, которая упростила бы подготовку презентаций. К несчастью, среди нас слишком много тех, кто следует так называемой аварийной формуле — особому виду презентации, который, я надеюсь, будет изжит из практики. Данная формула состоит в следующем:

Презентация на все случаи жизни

Слайд № 1: заголовок. Мне кажется, что большинство докладчиков уже не в состоянии придумать оригинальное название. Все названия их презентаций, по сути, легко укладываются в это удобное Руководство по созданию заголовков.

РУКОВОДСТВО ПО СОЗДАНИЮ ЗАГОЛОВКОВ

Шаг 1: В случайном порядке назовите три цифры от 0 до 9

Шаг 2: Выпишите слова, соответствующие цифрам, и согласуйте род и падеж — заголовок готов

Дальше, конечно же, эти докладчики захотят, чтобы слушатели узнали, как долго они работали над проектом, а насколько это важно, не имеет никакого значения. Данную задачу выполняет этот слайд.

Чтобы произвести на аудиторию впечатление, те же докладчики зачастую подробно описывают все те сложности, с которыми им пришлось столкнуться при подготовке данной презентации. Они рассказывают, с кем они обсуждали проблему…

… и где им пришлось побывать, чтобы понять, что происходит.

Затем они делятся результатами своего изощренного анализа — слайды с 7-го по 144-й…

Наконец, через 1 час 45 минут они представят выводы и рекомендации слушателям, которые либо уже спят, либо потеряли терпение, либо вообще ушли.

Но есть способ лучше. Презентация должна отвечать на вопрос аудитории — на тот вопрос, который ваш проект и должен был решить, — причем так, чтобы слушатели смогли увидеть причины именно такого ответа. В данной главе я расскажу, как этого добиться. Во-первых, я объясню, почему и как нужно формулировать основную идею. Затем я перейду к тому, как написать сценарий презентации, подготовить вступление и заключение к ней таким образом, чтобы все это выражало идею презентации и могло удержать внимание слушателей. Закончу я рассказом о том, как создавать слайды, воплощающие ваши замыслы в жизнь.

Сформулируйте основную идею

Давайте предположим, что ваш клиент пригласил вас выступить с презентацией перед исполнительным комитетом по проекту, над которым вы работали последние 6 месяцев. В процессе обсуждения вашего выступления клиент осознает, что эта встреча очень важна и выделяет вам на презентацию 4 часа.

Вы начинаете готовить 4-часовую презентацию. Прозрачные слайды для проектора на 4-часовую презентацию — это стопка высотой более полуметра. Вы входите в комнату, балансируя под весом этой тяжести, сбрасываете ее на стол, а ваш клиент говорит что-то вроде: «Ой, извините! Я знаю, что мы договорились о 4 часах, но у нас возникли непредвиденные обстоятельства, и у вас есть всего 1 минута».

«Одна минута!» — слышите вы истошный крик внутреннего голоса. И тем не менее, теперь, после того, как внутренний голос в течение 30 секунд прошелся по всему известному вам лексикону неприличных слов, что вы скажете в оставшиеся 30 секунд? Как вы резюмируете 4-часовую презентацию? ЭТО И ЕСТЬ ОСНОВНАЯ ИДЕЯ.

Неважно, насколько сложна ваша презентация. Нет такой презентации, которую нельзя было бы резюмировать за 30 секунд или одну минуту. Вспомните телевизионные рекламные ролики, одну из наиболее эффективных форм коммуникации, с которыми мы сталкиваемся каждый день, — они длятся как раз 30 секунд. (Я знаю, что вы, как и я, по заслугам оцените талант, творческий подход и, конечно же, деньги, затраченные на их создание. И все ради одного 30-секундного ролика. Прекрасные презентации! Поизучайте их!)

Чтобы сформулировать основную идею, вы должны думать как те, кто придумывает наклейки на бамперы:

Вам нужна идея, которая звучала бы как газетный заголовок; утверждение, которое захватывает внимание и заставляет читать дальше:

Эти примеры хороши для начала, но все же идея бизнес-презентации должна быть сформулирована более подробно, чтобы дать слушателю возможность понять детали предлагаемого решения. Это ответ на вопрос, который вы должны были решить. Это объединяющий элемент вашей презентации, одновременный ответ на вопросы «Что это?» и «Что из этого следует?» в течение одной минуты:

Запишите свою идею и постоянно сверяйтесь с ней в процессе разработки сценария презентации.

Применение моих советов. Если бы у меня была только одна минута, чтобы сформулировать главное условие, гарантирующее успех презентации, я бы сказал: «Начните свою презентацию со слов: „Если бы у меня была всего одна минута на сегодняшнюю презентацию, я бы хотел, чтобы вы усвоили следующее…“ — и изложите свою основную идею. Закончите мысль словами: „К счастью, вы выделили мне целых 4 часа, так что в оставшиеся 3 часа 59 минут я представлю вам полную картину“».

Придерживайтесь этого подхода, и, возможно, вам никогда не придется делать презентации продолжительностью 3 часа 59 минут. Я отдаю себе отчет в том, что результат не обязательно вас удовлетворит, принимая во внимание всю проделанную по подготовке презентации работу. С другой стороны, подумайте, как признательны будут слушатели. Я уверен: если бы мы использовали этот подход чаще и тратили остаток времени, отвечая на вопросы, мы бы заканчивали презентации скорее. Поверьте мне, ни один слушатель не остался бы в обиде.

Напишите сценарий презентации

Когда дело доходит до обсуждения сценария презентации, я чувствую себя Сальери по отношению к Моцарту. В данном случае Моцарт — это Барбара Минто, основатель и автор «Принципа пирамиды»[2]. Вы не пожалеете, приобретя ее книгу, в которой она объясняет, как объединять факты и идеи таким образом, чтобы они вели к логическим выводам. Я не стану повторять ее блестящие и проверенные опытом идеи, но хочу поделиться собственными наблюдениями и опытом относительно структурирования выводов.

Когда приходит время отчета по проекту, мы часто используем тот же подход, что и при работе над проектом — подход, ориентированный на решение проблем. Мы описываем хронологию событий или последовательность использованных методов, потом делаем выводы и даем рекомендации. Мой опыт показывает, что презентацию лучше начать с рекомендаций — с той основной идеи, которую вы только что записали, — а в оставшееся время рассказать слушателям, почему вы считаете данные рекомендации лучшим ответом на поставленную перед вами задачу.

Вот простой пример, иллюстрирующий разницу вышеназванных подходов, — письмо, адресованное Ширли и написанное Люси, ее лучшей подругой. На несколько секунд представьте себя Ширли и попробуйте понять, что Люси пытается вам сказать.

Заметьте: читая первый абзац про субботний эпизод, вы не совсем понимали, о чем это письмо. Вы продолжили чтение и узнали, что произошло в воскресенье и вчера. И если вы добавите первый абзац ко второму, а затем к третьему, вы увидите, что это логически вылилось в концовку.

Предположим, что события происходили именно в такой последовательности. Обратите внимание: смысл письма стал бы гораздо яснее, а само письмо — убедительнее, если бы его переписали в обратном порядке, начав с заключения:

Я вовсе не советую применять такой грубый, резкий подход к человеческим отношениям, но давайте попробуем использовать этот принцип в бизнесе. Допустим, мы делаем презентацию для совета директоров английского банка, который должен решить, выходить ли ему на американский рынок.

Сыграйте со мной в такую игру. Я назначаю вас членом совета директоров этого банка. Единственное, что от вас требуется — это послушать презентацию, или хотя бы вводные слова, но не с целью решить, насколько хороши рекомендации, а чтобы оценить, какой сценарий лучше доносит до вас основную идею и легче всего воспринимается. (Имейте в виду: план презентации гораздо более лаконичен, чем сама презентация, которая предполагает, что по ходу выступления будут представлены доказательства всего заявленного в плане.)

Давайте начнем со сценария, который отражает традиционный подход, ориентированный на решение проблем. Итак, моя цель как докладчика — помочь вам понять, надо ли банку выходить на американский рынок. Слушайте мои выводы и кивните тогда, когда будете точно уверены, что поняли мою рекомендацию (выходить на рынок или нет).

ЦЕЛЬ: Определить, должен ли банк J.J. Ltd. попытаться использовать возможности для роста на рынке США

ТЕМА 1: Роль США в мировой экономике

Доказательства:

1. Наибольшая доля мирового ВНП

2. Наибольший объем внешней торговли

3. Ожидаемое увеличение иностранных инвестиций

ТЕМА 2: Привлекательность отдачи от инвестиций в США

Доказательства:

4. Жесткий контроль над издержками

5. Устойчивая конкурентная позиция

6. Прочее

ТЕМА 3: Барьеры для входа

Доказательства:

7. Рынки фрагментированы

8. Высокая эластичность спроса

Резюме ВЫВОДОВ:

1. США — ведущая мировая экономика

2. Доход на инвестиции в США очень привлекателен

3. Барьеры для входа можно преодолеть

РЕКОМЕНДАЦИЯ: Выходить на рынок!

Весьма вероятно, что вы начали догадываться, каковы будут рекомендации, только тогда, когда увидели резюме выводов. Если бы это была полноценная презентация, на это ушло бы не меньше 45 минут.

Давайте продолжим игру. На этот раз мне вспомнилось второе письмо Ширли, и я использовал его как образец при подготовке второго варианта презентации. Еще раз прочитайте сценарий и кивните тогда, когда вы будете уверены в том, какова будет рекомендация.

РЕКОМЕНДАЦИЯ: J.J. Ltd. должен попытаться использовать возможности, существующие на американском рынке

Общие ВЫВОДЫ:

А. США — ведущая мировая экономика

В. Доход на инвестиции в США очень привлекателен

С. Ограничения по входу можно преодолеть.

ВЫВОД А: Роль США в мировой экономике

Доказательства:

1. Наибольшая доля мирового ВНП

2. Наибольший объем внешней торговли

3. Ожидаемое увеличение иностранных инвестиций

ВЫВОД Б: Привлекательность отдачи от инвестиций в США

Доказательства:

4. Жесткий контроль над издержками

5. Устойчивая конкурентная позиция

6. Прочее

ВЫВОД В: Барьеры для входа

Доказательства:

7. Рынки фрагментированы

8. Высокая эластичность спроса

РЕКОМЕНДАЦИЯ: Выходить на рынок!

Заняло не так уж много времени, не правда ли? Вы с самого начала знали, какой будет рекомендация.

Конечно же, это отнюдь не означает, что вы сразу с ней согласитесь. Для этого и существует оставшаяся часть презентации: в ней должны быть представлены выводы, которые логически приведут к уже сформулированной рекомендации, и факты, поддерживающие эти выводы. Тем не менее, поскольку вы уже знаете выводы, то можете оценить силу и значимость поддерживающих их аргументов по мере знакомства с последними. Вы, слушатели, не просто пассивно принимаете информацию, но активно участвуете в процессе аргументации.

Да-да, я уже слышу следующие вопросы. А если аудитория не склонна соглашаться? А если ваши рекомендации — это не то, что они хотели услышать? А если они настроены враждебно? А если вы стоите перед людьми, которые привыкли к выстраиванию аргументов по схеме «факты — выводы — рекомендации»? Один из возможных ответов — не оставляйте все выводы на потом, а озвучивайте их поэтапно, в конце каждого раздела, примерно так:

ЦЕЛЬ: Определить, должен ли J J. Ltd. попытаться использовать возможности, предлагаемые рынком США

ВВОДНЫЕ ТЕМЫ:

1. Сила экономики

2. Потенциальная прибыльность

3. Возможности выхода на рынок

ТЕМА 1: Сила экономики

Доказательства:

1. Наибольшая доля мирового ВНП

2. Наибольший объем внешней торговли

3. Ожидаемое увеличение иностранных инвестиций

ВЫВОД 1: США — ведущая мировая экономика

ТЕМА 2: Потенциальная прибыльность

Доказательства:

4. Жесткий контроль над издержками

5. Устойчивая конкурентная позиция

6. Прочее

ВЫВОД 2: Доход на инвестиции в США очень привлекателен

ТЕМА 3: Возможности выхода на рынок

Доказательства:

7. Рынки фрагментированы

8. Высокая эластичность спроса

ВЫВОД 3: Барьеры для входа можно преодолеть

Резюме ВЫВОДОВ:

1. США — ведущая мировая экономика

2. Доход на инвестиции в США очень привлекателен

3. Барьеры для входа можно преодолеть

РЕКОМЕНДАЦИЯ: Выходить на рынок!

В некоторых ситуациях подобная схема может быть оправдана; тем не менее, я полагаю, что в 90 % случаев вам нужно начинать с рекомендаций или, по крайней мере, с выводов. Если вы по-прежнему не уверены в таком подходе и предвидите негативную реакцию слушателей, можете оставить свои выводы и рекомендации на самый конец, но в большинстве случаев это не лучший способ. Даже когда вы знаете, что слушатели будут сопротивляться, я бы рекомендовал во вступительном слове сказать что-то вроде:

«Доброе утро! Мы готовы представить рекомендации, которые вам, скорее всего, придутся не по душе. Мы хотим, чтобы вы знали: наша команда потратила много времени на решение проблемы. Мы изучили все возможности и потратили не один час на обсуждение аргументов за и против. Мы бы не предлагали вам этого решения, если бы не были в нем абсолютно уверены. Мы рекомендуем вам попытаться воспользоваться возможностями для роста на рынке США. Оставшееся время мы посвятим объяснению, почему мы выдвигаем именно такие рекомендации».

Другими словами, дайте слушателям понять, что предвидели их реакцию и понимаете их чувства. Поставьте себя на их место и решите, как бы вы себя чувствовали, услышав это вступительное слово.

Выводы и рекомендации с самого начала? В середине? В конце? Ответ зависит от того, как вы оценили ситуацию и насколько восприимчива аудитория. Как только вы сделали выбор, вы готовы к тому, чтобы написать вступление и заключение для вашей презентации.

Напишите вступление

Вспомните свой последний полет на самолете. Что вы делаете в первые минуты полета, когда стюардессы объясняют меры безопасности на борту? Я в это время закрываю глаза, отвлекаюсь от происходящего и засыпаю.

Так и со многими презентациями: когда я слышу вступление, меня клонит в сон.

А теперь представьте, что случилось бы, если бы стюардесса объявила:

Вы немедленно сосредоточитесь на словах стюардессы. И весьма вероятно, вы проигнорируете любого пассажира, который попытается помешать вам получить ответы на интересующие вас вопросы.

Для этого и нужны вступления: они должны разжечь интерес, энтузиазм и желание узнать, что будет дальше.

Я оставляю на ваше усмотрение то, как вы будете разжигать этот интерес. Что же касается вводных слов, я предлагаю использовать формулу ЦВО:

Цель. Зачем вы делаете эту презентацию? Зачем мы здесь? Что определит успех этой презентации?

Важность. Почему так важно достичь этой цели сегодня? Как презентация поможет решить проблемы, с которыми мы столкнулись? Почему это так срочно?

Обзор. Дайте нам общее представление о структуре презентации, о том, чего мы можем ожидать во время презентации. Это даст нам возможность сконцентрироваться на содержании, а не на лихорадочном желании выяснить, о чем вы сейчас говорите и что будет дальше.

Вы можете расположить элементы формулы ЦВО в любом порядке в зависимости от своего представления о том, какой тон в общении с аудиторией вам следует взять. К примеру, вы можете сказать:

Цель: «Моей целью сегодня является представление набора практических рекомендаций по преодолению беспокойства во время проведения презентации».

Важность: «Это очень своевременно, так как на следующей неделе вы должны представить свои рекомендации совету директоров».

Обзор: «За тот час, что у нас имеется, мы обсудим этапы планирования, подготовки и проведения презентации».

Или

Важность: «Вас пригласили выступить с презентацией перед советом директоров на следующей неделе».

Цель: «Поэтому я хочу потратить ближайший час на то, чтобы дать вам набор практических рекомендаций по преодолению нервозности во время выступления».

Обзор: «Давайте начнем с того, как лучше планировать презентацию, затем обсудим ее подготовку, и закончим тем, как ее провести».

Или

Обзор: «В этой презентации я расскажу о том, как спланировать, подготовить и провести презентацию».

Цель: «Как вы знаете, выступление с презентацией может вызвать излишнюю нервозность. Таким образом, моей целью является показать, как те методы, которые мы будем обсуждать, помогут вам справиться с этой проблемой».

Важность: «Это обсуждение очень своевременно, поскольку на следующей неделе вас попросили представить рекомендации совету директоров».

Обдумывая ЦВО-введение, имейте в виду, что головы слушателей забиты множеством других важных вопросов. Подготовьте такое вступление, которое переключит внимание участников на то, о чем будете говорить вы. Дайте им понять, что ваше выступление заслуживает их времени и внимания.

Вступление лучше писать заранее, чтобы как следует продумать последовательность его элементов и выбрать для них нужные интонации.

Составьте план заключения

Немногое способно столь же быстро вызвать улыбку на лицах ваших слушателей, как слова: «…и чтобы подвести итог…». Даже если ваша презентация была понятной, интересной и хорошо структурированной, слушатели будут вам крайне признательны, когда вы позволите им вернуться к своим обязанностям. Заключение, как и введение, притягивает к себе максимум внимания со стороны аудитории. Вот что я рекомендую в качестве эффектного заключения:

1. Резюмируйте основные тезисы презентации, будь то заключения, тенденции, аргументы или что-то еще.

2. Еще раз проговорите рекомендации. (Помните, вы представили их как основную идею вашей презентации.)

3. Представьте программу действий. Слушатели с большей вероятностью согласятся с вашими рекомендациями, если поймут: вы предвидели, что именно понадобится для их осуществления. Подготовьте слайд, который показывает отдельные шаги или действия, необходимые для выполнения рекомендаций. Определите ответственных за каждый шаг. Покажите, сколько времени займет каждый этап и когда можно ожидать завершения программы. Кратко обозначьте, во сколько обойдется каждый этап и сколько составит общий бюджет.

4. Попросите дать согласие и взять на себя обязательства, необходимые для выполнения рекомендаций. Пусть вас не вводят в заблуждение кивание головой или утверждения типа «Я понимаю» по ходу презентации. Они ни в малейшей степени не означают согласия. Будьте уверены в себе, непосредственны и конкретны. Спросите: «Нашей целью сегодня было получить ваше согласие на 30-процентное сокращение расходов вашего отдела. Достигли ли мы цели и можем ли мы рассчитывать на результаты в конце финансового квартала?» Если слушатели не согласны, обсудите с ними, что требуется для получения их согласия.

5. Закончите «дальнейшими шагами». Подведите итог всех договоренностей, достигнутых во время презентации. К примеру, кто-то из слушателей попросил провести какой-то специальный анализ, вы попросили о дополнительной информации. Повторите все это в конце, чтобы убедить нужных людей в том, что вы их слышали. Не забудьте получить согласие на последующие встречи или презентации.

Презентация не обязательно заканчивается с последними произнесенными словами. Зачастую это всего лишь одно из целого ряда событий, которые выстраивают взаимоотношения между вами и слушателями. Заключение должно показать присутствующим, что все с нетерпением ожидают дальнейшей совместной работы.

Используйте слайды максимально эффективно.

Я не собираюсь долго рассуждать о важности слайдов. Основная их ценность в том, что они позволяют продемонстрировать взаимосвязи четче и быстрее, чем слова или таблицы.

На этом рисунке показаны всевозможные виды слайдов. На самом верху находятся текстовые слайды, которые используются для ответов на вопросы «что?» и «почему?». Слева — количественные диаграммы, справа — концептуальные. Наряду с ними существуют картинки, фотографии, образы, модели и видеоролики, которые также должны рассматриваться как неотъемлемая часть современного визуального аппарата.

Здесь я буду говорить не о том, как важны слайды, а о том, как их готовить. Сначала мы поговорим о диаграммах — количественных и концептуальных, — а затем перейдем к текстовым слайдам. Закончу же я проповедью о читабельности.

Используйте слайды максимально эффективно

Сделайте раскадровку

Функция раскадровки (storyboard), которая входит в большинство графических пакетов, — один из самых прекрасных инструментов, позволяющих играть со структурой и оформлением презентации. Основным достоинством раскадровки является то, что она препятствует зацикливанию на нюансах одного-единственного слайда, который в противном случае уже невозможно привязать к общему сюжету. Раскадровка позволяет спланировать ход презентации, связывая каждый слайд со следующим таким образом, чтобы убедить аудиторию выполнить наши рекомендации. Раскадровка может наглядно продемонстрировать, что простую идею сопровождает слишком много слайдов, а сложную — слишком мало. Она помогает заметить недочеты при переходе от одного слайда к другому, а также определить, где надо резюмировать сказанное перед тем, как переходить к следующему пункту.

Вот как это делается:

1. Составьте план презентации, следуя разработанному ранее сценарию. Это позволит вам точно знать, что и в каком порядке вы собираетесь показывать.

2. Следуя плану, определите, где вам понадобятся слайды и как они должны выглядеть.

К примеру, вам может понадобиться текстовый слайд для представления структуры презентации, затем круговая диаграмма, чтобы проиллюстрировать первый факт («США производят наибольшую долю мирового ВНП»), гистограмма — показать, что «внешнеторговый оборот США больше, чем у любой другой страны», и график — продемонстрировать рост прямых иностранных инвестиций.

3. Создайте слайды. Рядом со слайдом (справа или внизу) напишите, что вы собираетесь о нем говорить, в том числе как его надо читать и в чем его значение для общего сюжета.

4. Проверьте общий ход презентации. Проверьте, насколько логична последовательность слайдов и определите, где их слишком много для иллюстрации простых идей, а где — недостаточно для более сложных. Решите, где вам надо будет подвести промежуточный итог перед тем, как двигаться дальше.

5. Помните о том, какие технические средства вы собираетесь использовать, и отмечайте все анимационные приемы, которые будут включены в окончательную презентацию. (Я создал краткий стенографический словарик символов для обозначения наиболее часто используемых анимационных приемов. Вы можете использовать его или создать свой собственный.)

Не бойтесь показать слишком много слайдов. Иногда говорят, что количество слайдов зависит от продолжительности презентации. Некоторые даже считают, что на каждые две минуты презентации нужен один слайд. Поверьте мне, это не так: смотреть две минуты на один слайд — слишком долго. Продолжительность презентации определяют количество идей и их сложность. Помните, что представление по одной идее на каждом из пяти слайдов займет столько же времени, сколько представление всех пяти на одном.

Как только вы будете полностью удовлетворены количеством и последовательностью слайдов, вернитесь к началу и внизу каждой странички напишите логические связки — то, что вы будете говорить, переходя от одного слайда к другому.

Вот как может выглядеть раскадровка:

1

2

3

4

5

6

7

8