Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению

Уверенность в себе, убежденность и энтузиазм — именно этого аудитория ожидает от человека, выступающего с презентацией. Эти качества являются отличительной чертой докладчика-профессионала. Именно они позволяют слушателям сконцентрироваться на том, что вы хотите до них донести, и воспринять ваш рассказ и ваши слайды. Остановимся на каждом из них подробнее.

Уверенность в себе, убежденность, энтузиазм

Уверенность в себе

Мои наблюдения на протяжении последних 30 с лишним лет показывают, что философия большинства бизнесменов заключена во фразе «Без боли нет результата». У меня другая философия: «Без нагрузки нет боли». Позвольте объяснить, что я имею в виду.

Как и Вуди Аллен, уже в детском саду я был неудачником. Боль, которую я испытывал от моих неудач, впоследствии стала причиной, по которой в университете я никогда не записывался на курс, если у меня был шанс провалить на него экзамены (как еще я могу объяснить мой профессионализм в игре в теннис, езде на велосипеде, дизайне шахматных наборов[3] и рисовании диаграмм?). Аналогичным образом я избегал неприятных ощущений от критики, предпочитая слышать о том, что у меня получается хорошо, и учиться на этом, а не преодолевать боль от неумения и затем исправлять свои ошибки. Когда я стал заниматься деловыми презентациями, то в основном изучал поведение хороших докладчиков, которые проводили презентации без видимых усилий, то есть без боли.

Понаблюдайте за умелыми докладчиками, и вы заметите: то, что выделяет их из общей массы, может быть выражено в двух словах — уверенность в себе. Они уверены, что смогут отреагировать на любую ситуацию, возникающую во время презентации. А такая уверенность обеспечивается только доскональным знанием всех аспектов презентации.

ПРИЗНАКИ УВЕРЕННОСТИ В СЕБЕ. Так как конечная мера успеха любой презентации — это достижение ее цели, давайте проанализируем процесс достижения цели в обратном порядке.

Во-первых, хорошие докладчики четко знают цель своей презентации: они понимают, зачем делают презентацию; знают, чего ожидать в результате выступления; знают — слушатели поведут себя так, что цель презентации будет достигнута.

Во-вторых, они честно сделали свое домашнее задание. Они заранее узнали все, что нужно знать о составе аудитории. Они действительно знают свою аудиторию — понимают, к кому обращаются, и могут прочесть вопрос в глазах человека еще до того, как тот поднимет руку. Это больше, чем знание аудитории — это знание каждого отдельного человека в зале.

В-третьих, материал им настолько хорошо знаком, что они не боятся отклониться от главной темы, если вопрос уводит их в сторону. Создается впечатление, что они готовы в любой момент привести факты, которые помогут преодолеть сомнения слушателей.

Наконец, они чувствуют себя комфортно с самим собой, со своим телом, своими жестами, своим голосом, у них нет проблем с оборудованием и слайдами, с юмором и ответами на вопросы — само их существование комфортно. Они не боятся признать, что у них нет ответа на вопрос, когда его действительно нет. Они даже оплошности обращают в свою пользу.

Давайте скажем прямо: если вы не уверены в своей презентации, то вы не сможете убедить слушателей.

Убежденность

Как-то я читал лекцию в одной бизнес-школе о том, как говорить убедительно. Я рассказывал о вере в собственные слова, об осознании того, что если в них не верить, слушателей убедить вряд ли удастся.

И тут один студент спросил: «Но что делать, если начальник распорядился подготовить презентацию, в содержание которой вы не верите?»

Сейчас я понимаю, что мой ответ был не тем, что он хотел бы услышать. Услышав мой ответ, многие в аудитории приняли меня за идеалиста. Возможно, это и так, но послушайте, что было дальше.

Я ответил: «Не делайте этого». И объяснил, что если вы не верите в то, что излагаете, аудитория почувствует это и поставит рекомендации под сомнение. Лучше поговорить с начальником и объяснить свою позицию или найти коллегу, который верит в содержание презентации и выступит убедительно. Если ничего этого сделать не удастся, то лучше решительно отказаться делать презентацию, и вот почему.

Предположим, что я ваш начальник и вы не сообщаете мне, что вы со мной не согласны. Это означает, что вы меня не поддерживаете, потому что на презентации ваша неубедительность станет для меня очевидной. Это означает также, что вы не поддерживаете и самого себя, потому что меня не устроит качество вашего выступления.

Короче говоря, если вы не уверены в разумности своих рекомендаций, если вы чувствуете, что сами не последовали бы собственным советам, то не ожидайте этого и от аудитории.

Энтузиазм

Уверяю вас: занудное выступление не убедит слушателей принять ваши рекомендации. Делая презентацию, вы пожинаете то, что посеяли: позвольте присутствующим заскучать — и вы получите вялую реакцию; вдохните в них энтузиазм — и реакция будет энергичной.

Я могу вспомнить только один случай, когда со всем вниманием слушал докладчика, выступавшего вяло и неэнергично. Он говорил очень тихим голосом, почти не меняя интонации, но я, как и прочие слушатели, сидел на краешке стула, наклонясь вперед, стараясь ни в коем случае не пропустить ни одной из его идей. Почему? Он говорил о предмете, имевшем для меня серьезнейшее значение, кроме того, он был широко известным и уважаемым за ум и мудрость человеком.

Тем же, кто еще не успел завоевать авторитет, я бы рекомендовал выступать с энергией и энтузиазмом.

УВЕРЕННОСТЬ В СЕБЕ, УБЕЖДЕННОСТЬ, ЭНТУЗИАЗМ. Это триада, которая создает ваш профессиональный имидж перед аудиторией. В этом суть данной главы. Далее рассказывается, как репетировать выступление, как установить и разместить презентационное оборудование, как вести себя в ходе презентации, работать со слайдами, отвечать на вопросы, шутить и слушать тишину.

Репетиция: поиск недочетов

Никогда мой внутренний голос не кричит так громко, как в момент, когда я стою перед публикой, готовясь начать презентацию. Вот что я обычно слышу:

• Нельзя показывать, что я нервничаю.

• Я им не понравлюсь.

• Они будут меня смущать.

• Они будут выискивать, чего я не знаю.

• Они будут искать, с чем бы не согласиться.

• Они увидят, что я потею.

• Мне придется удивить их тем, какую большую работу я проделал.

• Мне надо будет оправдать время, потраченное на подготовку.

• Мне надо будет оправдать свой гонорар.

Напишите ниже, что говорит ваш внутренний голос:

•

•

•

•

Почему перспектива выступления перед публикой вызывает так много страхов? Боимся ли мы сделать ошибку, плохо выглядеть, потерять лицо, выставить себя не в лучшем свете? Кришнамурти, индийский гуру, наилучшим образом сформулировал эту проблему, сказав: «Что страдает, когда страдают наши чувства?»

Ирония заключается в том, что когда страдают чувства, не болит ни одна часть тела — это не похоже на удаление зуба. Однако иногда ситуация настолько дискомфортна, что лучше бы уж вырвали зуб. Конечно, этот страх для многих из нас стал причиной многих неприятных минут. В моей карьере такое произошло достаточно рано.

Я выступал с презентацией перед небольшой аудиторией. И там был ОН. Он сидел справа от меня, занимая непропорционально много психологического пространства. Через 15 минут после начала презентации я услышал его хриплый скрежещущий голос: «В этой диаграмме опечатка». Я запаниковал: он нашел ошибку в моем слайде во время моей презентации! Не просто кто-то, а ОН, которого я больше всего боялся, и не только из-за его острого ума. На несколько мгновений я ощутил, как у меня поднимается температура, и хотел только одного — исчезнуть.

Он был прав; на оси ординат на диаграмме было обозначено: 0, 2, 4, 6, 8, 10, 13, 15. Что я мог сделать? Что я мог сказать? Жаль, что тогда мне не пришел в голову ответ, который дал один из присутствующих: «Джин хотел проверить, внимательно ли вы слушаете, Дарт».

Сейчас я умею управлять ситуацией. что изменилось?

Возможно, самое большое изменение — это то, что я больше не боюсь оказаться неправым, признать свою ошибку. Мы учимся на ошибках; они подсказывают нам, что делать дальше.

Я заметил, что если признать ошибку и поблагодарить заметившего ее человека за то, что он на нее указал, ему будет приятно. Человек ощущает сопричастность к успеху презентации, помогая мне исправить найденную им ошибку.

Другими словами, я на собственном опыте узнал, что проявлять человеческие чувства — правильно. Я заметил: многие докладчики считают, что перед аудиторией они должны выглядеть идеально. Они создали у себя в уме картинку профессионального докладчика. И вправду прекрасная картинка! Докладчик никогда не лезет в карман за словом; говорит исключительно гладкими, грамматически правильными предложениями; у него всегда найдется блестящий ответ на любой вопрос, и т. д.

Однако на самом деле таких докладчиков не существует. Чем идеальнее мы стараемся быть перед публикой, тем менее естественно мы выглядим, потому что несовершенство заключено в самой природе человека. Давайте посмотрим правде в глаза: баскетбол был бы скучен, если бы в него играли идеальные люди; именно человеческие чувства, человеческие ошибки делают эту игру такой захватывающей.

Почему так трудно быть самим собой, вести себя естественно, чувствовать себя комфортно, не волноваться за свой голос и жесты? Возможно, потому, что мы боимся не понравиться людям такими, какие мы есть. Хуже того, мы боимся не понравиться самим себе. И мы упорно стремимся стать кем-то, кем мы не являемся, — нашим представлением об идеальном докладчике. Только после долгой борьбы мы наконец понимаем, что быть кем-то другим некомфортно. Нам удобно быть только самими собой, со всеми недостатками и прочим.

Все мы — и вы, и я — будем совершать ошибки. Мы будем говорить не те вещи в не то время; давать неверные ответы, показывать не те слайды — и мы поймем, что люди в аудитории не обращают на это внимания, а если и обращают, то забывают об этом намного быстрее, чем мы. Следовательно, мы можем признать, что мы — люди, можем разрешить себе делать ошибки и развиваться дальше.

Это не значит, что к тому, чтобы презентация прошла успешно, не нужно прилагать усилий. Напротив, потому и нужны репетиции, в ходе которых можно поупражняться во всем том, что сделает наше выступление по-настоящему профессиональным. Задумайтесь об аудитории, о своей цели, о времени и деньгах, потраченных на подготовку, и вы поймете: глупо провалить презентацию потому, что она не отрепетирована по сомнительным причинам вроде: «У меня нет времени» или «Я не хочу терять спонтанность». Не будем переоценивать спонтанность: отголоски неудачных экспромтов все еще звучат в конференц-залах. Давайте продумаем все еще до того, как делать презентацию; после будет уже слишком поздно.

Первую репетицию проводите в одиночестве, в комнате, похожей на ту, в которой состоится презентация. Ваша цель на данном этапе — освоиться с материалом, продумать, что вы будете говорить о каждом слайде, сформулировать плавные переходы от одного слайда к другому, засечь время, которое потребуется на презентацию. Полезно использовать магнитофон, чтобы послушать себя и решить, подходит ли та или иная интонация и не стоит ли перефразировать те или иные утверждения.

Вторая репетиция проходит перед тремя-четырьмя коллегами, как знакомыми, так и не знакомыми с ситуацией. На этой стадии вы должны обрести уверенность в себе. Попросите каждого из них сконцентрироваться на отдельном аспекте презентации: один пусть оценивает связность и логичность содержания, аналитические выкладки и структуру; другой — следит за четкостью формулировок и ищет опечатки; третий — сосредоточится на вашей способности донести информацию до слушателей; четвертому следует посмотреть на презентацию с точки зрения человека, который будет принимать решения. На этом этапе нужно спрогнозировать возможные вопросы, включая три самых жестких вопроса от самых важных слушателей, и сформулировать четкие краткие ответы на них.

Хорошо было бы записать эту репетицию на видеопленку, чтобы увидеть себя глазами публики. Видеозапись можно просматривать двумя способами: 1. Выключив изображение и сконцентрировав внимание на звуковом содержании (выбор слов, тон, дикция, произношение, ритм и т. д.); 2. Выключив звук и сосредоточившись на своем внешнем виде (поза, жесты, выражение лица), работе со слайдами и т. д.

Как узнать, достаточно ли отрепетировано выступление?

Когда почувствуете, что можете начать презентацию завтра с чувством уверенности в себе, убежденностью и энтузиазмом, которых заслуживает ситуация, заканчивайте репетиции.

Примечание для тех, кто присутствует на репетиции

Когда я прошу вас присутствовать на репетиции, я настоятельно призываю помнить, что презентация состоится завтра и сейчас не время для того, чтобы подрывать мою уверенность в себе; мне не хватает эмоциональной поддержки. Я прошу вас:

• Быть чуткими. Дайте мне возможность «разогреться» перед тем, как наносить замечаниями удары по моей уверенности; скажите, что я делаю хорошо, прежде чем говорить, что я делаю плохо; используйте формулировки с местоимением «я» — «Я не понял, в чем смысл этой диаграммы» или «Я бы запутался, если бы сидел в аудитории», вместо «Вы ведь не будете использовать эту диаграмму?» Да уж!

• Быть конструктивными. Не обозначайте проблему, не предлагая решения. Помогите мне выработать решения обозначенных вами проблем.

• Быть объективными. Мне жаль, что вам не нравится цвет фона моих слайдов. Однако он не повлияет ни на смысл моего сообщения, ни на аудиторию, поэтому пусть таким и останется. Пожалуйста, пусть ваши комментарии всегда будут по делу и понятно сформулированы.

• Быть реалистичными. Предлагать изменения — все равно что есть чипсы: одного обычно кажется мало. Всегда есть возможность улучшить презентацию, но выступление уже завтра, и я хочу хорошо выспаться накануне, поэтому, пожалуйста, помогите мне сконцентрироваться только на тех изменениях, которые мы можем осуществить.

Спасибо. Теперь пора отправиться на место презентации и посмотреть, что необходимо сделать для подготовки и установки оборудования.

Подготовка помещения и установка оборудования

По собственному горькому опыту могу сказать одно: когда дело доходит до подготовки помещения, мой вам совет — приезжайте на место по крайней мере за 40 минут до начала презентации и возьмите все в свои руки. Нужно помнить: если какая-то неприятность может случиться, она обязательно случится, и вы потеряете уверенность в себе, над которой так долго работали. Чем сложнее оборудование, тем больше вероятность сбоя в работе. Вот лишь некоторые примеры проблемных ситуаций и моих методов их решения.

ПРОБЛЕМА. Панель выключателей так сложна, что ей может управлять только ученый-ракетчик… да и найти ее не так-то просто. Что с системой кондиционирования? Что с оконными шторами?

КАК ПОСТУПАЮ Я. Я запоминаю, где находится панель выключателей, и, проверив соответствие выключателей светильникам, решаю, какие светильники выключить, какие оставить включенными, а у каких уменьшить яркость. Я обязательно выключаю свет над экраном.

Я спрашиваю, что необходимо сделать, или кому надо позвонить, чтобы повысить или понизить температуру, если возникает необходимость создать в комнате комфортный температурный режим.

Я пробую, как работают оконные жалюзи, проверяя, какие из них можно опустить, так чтобы солнечный свет не стер изображение с экрана и не отвлек внимание участников от того, что происходит в комнате.

ПРОБЛЕМА. Я заметил, что зачастую столы расставлены неудачно.

КАК ПОСТУПАЮ Я. Я превращаю U-образную конфигурацию расстановки столов в V-образную, освобождая пространство в передней части комнаты.

Я расставляю столы «елочкой» вдоль центрального прохода.

Я стараюсь сделать центральный проход достаточно широким, чтобы зрители не загораживали друг другу экран.

Я отодвигаю в сторону лишние стулья.

ПРОБЛЕМА. Микрофон обычно устанавливают на трибуне, что ограничивает свободу передвижений, а вам необходимо подходить к экрану, чтобы указывать на важные элементы диаграмм.

КАК ПОСТУПАЮ Я. Чтобы не стать пленником трибуны, я прошу прикрепить мне маленький микрофон к лацкану или выдать мне беспроводной микрофон. Я редко использую трибуну; она всегда слишком высока и создает физический и психологический барьер между мной и аудиторией. Даже когда использую трибуну для того, чтобы положить на нее мои заметки, я всегда начинаю презентацию в стороне от трибуны так, чтобы публика видела меня в полный рост, а не только мою лысину. (Важная мера предосторожности при использовании беспроводных микрофонов: убедитесь, что выключили его, когда не обращаетесь к публике… А ТАКЖЕ когда идете в туалет.)

ПРОБЛЕМА. Я заметил: оверхед-проектор неизменно устанавливают на столе конференц-зала так, что сидящие за ним вынуждены проделывать акробатические фигуры, чтобы увидеть изображение на экране. Кроме того, в фокусе внимания оказывается проектор, а не докладчик.

КАК ПОСТУПАЮ Я. Стол для коктейлей из офиса президента компании или из комнаты для приемов, стул для пианино, перевернутая урна для бумаг, сиденье стула — любой предмет высотой 40–50 сантиметров можно использовать для того, чтобы поставить проектор ниже уровня зрения сидящих за ним участников.

ПРОБЛЕМА. Я заметил, что не бывает двух одинаковых проекторов — выключатели находятся в разных местах, уровень яркости изображения различен, на ноутбуках установлено разное программное обеспечение, у мультимедийных проекторов разные соединительные кабели, у пультов дистанционного управления разные конструкции.

КАК ПОСТУПАЮ Я. Я обязательно проверяю все переключатели на проекторе, все соединительные кабели, все функции пульта дистанционного управления. Я убеждаюсь, что все провода убраны подальше или, по крайней мере, надежно защищены.

ПРОБЛЕМА. Я обещаю: во время самого важного выступления в вашей жизни перед самыми важными для вас людьми, в самый ответственный момент перегорит лампочка.

Ну и? Кто из нас подумает о том, чтобы принести запасную лампу? Если поразмыслить, это даже не столь важно. Кто из нас умеет заменять лампочки? О, конечно, во все проекторы встроены запасные лампы… Неправда!

КАК ПОСТУПАЮ Я. Я проверяю наличие встроенной запасной лампы в проекторе. Я выясняю, где находится переключатель, который заменяет лампу, и работает ли вторая лампа. Я трачу дополнительные деньги, чтобы поставить в комнате второй проектор, и проверяю его исправность. Это небольшая цена, если учесть, насколько важны для меня слушатели.

ПРОБЛЕМА. Я заметил, что ни один проектор никогда не протирают с момента покупки.

КАК ПОСТУПАЮ Я. Я обязательно протираю влажной салфеткой подставку для слайдов, зеркала и линзы проектора.

ПРОБЛЕМА. Мы обычно довольствуемся тем экраном, который есть в комнате, не рассматривая другие варианты. Обычно экраны бывают двух размеров — маленькие и очень маленькие — и четырех типов: матовые, линзообразные, пузырьковые или полупрозрачные.

КАК ПОСТУПАЮ Я. Я обычно прошу установить экран размером 2,5 x 1,8 метра для выступления перед группой из 50 человек и максимально большой — для более многочисленной аудитории. Я настаиваю на матовом экране, если только экран и проектор не установлены в обратной последовательности. Линзообразные и пузырьковые экраны дают более яркое изображение, но только для тех зрителей, которые сидят прямо перед экраном. Чем ближе к краю ряда сидят люди, тем более тусклым выглядит для них изображение. На матовом экране картинка отображается с одинаковой интенсивностью независимо от того, где сидит зритель.

Иногда я устанавливал экран на более длинной стене комнаты, а не на короткой, оставляя, таким образом, больше места для зрителей.

Мне приходилось ставить экран в углу комнаты — только в таком положении его не закрывали колонны.

Чтобы изображение не искажалось — а это случается, когда проектор стоит на низком столике, — я немного наклоняю верхнюю часть экрана.

Я всегда поднимаю экран как можно выше к потолку, чтобы зрители, сидящие в первых рядах, не загораживали обзор остальным.

Резюме: не перекладывайте эту работу на других.

Приходите в помещение, где будете делать презентацию, пораньше.

Не сдавайтесь на милость неодушевленных предметов.

Сами вносите изменения.

Как вести себя во время презентации

Вы готовы выступить с презентацией. Как произвести хорошее и незабываемое впечатление? Я недавно получил письмо от своей дочери Донны, которая близко подошла к ответу на этот вопрос, высказав следующую мысль: «Танцуйте так, как будто на вас никто не смотрит». Зачастую мы проявляем себя лучше всего, когда нас не волнует, что о нас подумают. В конце концов, мы все тщательно спланировали и отрепетировали. Ниже приводятся подсказки, которые помогут вам раскованно ощущать себя перед публикой.

Дышите. Дышите. Дышите.

Концентрация на дыхании — это, пожалуй, самый лучший способ преодолеть нервное напряжение во время выступления. Перед началом презентации задержитесь на секунду, чтобы осмыслить, что происходит в комнате, и сделать пару глубоких вдохов. Вдохните перед тем, как отвечать на вопросы. Делайте вдох, когда почувствуете, что вам необходимо расслабиться.

Установите зрительный контакт

Установление и поддержание зрительного контакта с сидящими в аудитории — один из наиболее важных навыков докладчика. Этим общение с аудиторией отличается от выступления перед ней.

Зрительный контакт — это психологическое рукопожатие; благодаря ему люди чувствуют свою вовлеченность в процесс, как если бы вы вели личный разговор с каждым из них. И когда я говорю «зрительный контакт», я имею в виду именно «зрительный контакт», а вовсе не блуждающий взгляд докладчика, который опасается заглянуть дальше, чем на 30 сантиметров от себя.

Выступая перед большой аудиторией, мысленно разделите ее на четыре части, в каждой части выберите человека — лучше улыбающегося, а не того, кто хмурится или зевает, — и установите с ним зрительный контакт. Расстояние между вами и данным человеком будет достаточно большим, поэтому вы сможете охватить боковым зрением сидящих вокруг и они почувствуют, что тоже участвуют в зрительном контакте.

Говорите естественно

Многие из нас выписывают на бумаге то, что собираются сказать. Однако зачастую мы не осознаем, что наша письменная речь отличается от устной. Если бы мы все время читали текст с листа, вот как бы мы изъяснялись, заказывая в кафе завтрак: «Доброе утро, сэр. Целью моего присутствия здесь является заказ завтрака. Мне потребуются следующие пункты: а) яйца, б) обжаренный хлеб, в) кофе…» Вы понимаете, что я имею в виду.

Давайте будем вести себя естественно и говорить так, как мы обычно говорим — с сокращениями, идиоматическими выражениями и всем прочим. Решив написать текст или тезисы выступления заранее, убедитесь в том, что пишете так же, как говорите.

Кстати, не стесняйтесь обращаться к записям, чтобы убедиться, что не забыли важный материал. Однако не следует привязываться к ним настолько, чтобы «общаться» с ними, а не с аудиторией. Когда вы смотрите в записи, лучше всего молчать, а глаза на зрителей поднять тогда, когда уже знаете, что сказать.

При работе с письменным текстом помните, что обычно озвучивание страницы текста, напечатанной 12 шрифтом через два интервала, занимает 1 минуту и 20 секунд. Выбирайте шрифт такого размера, чтобы легко различать лежащий перед вами на трибуне текст. Выделите слова, на которых хотите сделать акцент (подчеркиванием или жирным шрифтом), и укажите, когда нужно сделать паузу. Например, можно обозначать короткие паузы одной косой чертой, а длинные — двумя. Укажите, где нужна смена слайда (я использую для этого звездочку). Вот пример текста с такими пометками.

Используйте весь диапазон голоса

Проезжая на велосипеде мимо пары подростков, я услышал, как один из них спросил своего друга: «С какого расстояния тебя слышно? Меня будет слышно с конца этого дома». Что он и продемонстрировал, закричав изо всех сил:

«ПРИВЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕТ,

ДОООООООООМ!»

Я отнюдь не советую кричать во время презентации. Но вы должны использовать весь диапазон своего голоса. Ваш голос должен становиться немного громче, чтобы подчеркнуть важные моменты, и немного тише на менее важных местах. Однако люди, сидящие в конце зала, обязательно должны все время вас слышать, чтобы постоянно чувствовать себя частью аудитории.

Обращая свои замечания или шутки только к сидящим в первом ряду, вы исключаете из коммуникации остальных.

Распределите вес на обе ноги, держите руки на уровне пояса

Многие докладчики, похоже, не знают, что делать со своим телом и руками. Думаю, данный заголовок дает полный ответ на этот вопрос. Если вы стоите, равномерно распределив вес на обе ноги, вы уже не сможете раскачиваться справа налево и взад-вперед. Согнув руки в локтях и держа их перед собой, вы, скорее всего, будете жестикулировать естественно, чтобы подкрепить жестами свои слова.

Если хотите увидеть себя с наилучшей стороны, запишите на видеокассету свой рассказ о самом замечательном путешествии во время отпуска, а затем посмотрите запись.

Стойте рядом с экраном

Вне зависимости от того, какое проекционное оборудование вы используете, очень важно правильно встать. Если вы всю презентацию простояли у трибуны, ваши слова могут показаться менее значимыми, чем слайды на экране. Стоя между экраном и сидящими в зале, вы загораживаете от них изображение на экране. Смещаясь в ту или иную сторону, вы мешаете какой-то части аудитории. К тому же, ваше внимание рассеивается между экраном и аудиторией, что не позволяет сосредоточиться на выступлении.

Я предлагаю стоять рядом с экраном, повернувшись к нему под углом в 30 градусов так, чтобы сохранять зрительный контакт с аудиторией. Указывайте на те элементы слайда на экране, на которых хотите сосредоточить внимание зрителей. Так вы подаете сидящим в аудитории четкий сигнал, куда следует обратить взгляд, и получаете возможность конструктивно использовать свое тело, что снижает нервозность.

Да, но! А как же луч света, который падает на вас, когда вы тянетесь к экрану? Указав на нужный элемент слайда, выйдите из луча проектора и продолжайте объяснять суть того элемента, на который указали.

Иногда у вас нет другого выбора, кроме как стоять за трибуной, — например, когда требуется сверяться с заранее подготовленным текстом. Однако помните: трибуна создает физический и психологический барьер между вами и аудиторией. Поэтому по возможности откажитесь от трибуны.

Если вы не можете этого сделать, стойте на трибуне во время вступления и заключения презентации, когда свет в зале включен. Перемещайтесь позади трибуны только во время демонстрации слайдов — в это время зрители будут смотреть уже не на вас, а на изображение на экране.

Как я уже говорил ранее, вы можете существенно расширить себе свободу передвижения, попросив вместо микрофона на подставке маленький микрофон, прикрепляющийся на лацкан, или беспроводной микрофон.

Используйте указку только при необходимости

У вас уже более чем достаточно предметов в руках — не берите ничего, что доставит вам лишнее беспокойство. Заметки, пульты дистанционного управления, провод микрофона, ручка и… Достаточно!

Я заметил — возможно, вы тоже, — что для многих докладчиков указка становится оружием. Они используют ее, чтобы парировать вопросы, тыкать в беззащитный экран или шлепать по столу, который этого совершенно не заслужил. Хуже всего, если указка раскладная. Тогда они ее постоянно раскладывают и складывают, что отвлекает слушателей.

Предоставьте вашему телу возможность делать то, для чего оно создано. Используйте руки и ладони, чтобы указать прямо на экран.

Да, но! Что, если я не могу дотянуться до того места, на которое хочу указать? В таком случае используйте указку — но только по ее прямому назначению: указывать на те элементы, до которых нельзя достать рукой. В противном случае, забудьте про нее. Кроме того, не берите лазерные указки на батарейках — использовать их эффективно можно, только обладая точностью баскетболиста, попадающего в кольцо с центра игрового поля; к тому же, движение луча само по себе становится отвлекающим фактором для слушателей.

Конечно, делая презентации с помощью мультимедийного проектора, можно управлять указкой с помощью мыши — такие указки входят в программное обеспечение. Но даже в этом случае постарайтесь сделать траекторию движения указки по экрану минимальной.

Как проводить презентацию в режиме видеоконференции

Чтобы рассказ о том, как научиться преподносить материал и эффективно использовать слайды, был полным, придется потратить немного времени на тонкости выступления во время видеоконференций.

К видеоконференциям применимо большинство приведенных рекомендаций, но с некоторыми поправками.

Одним из таких нюансов является временная задержка — то мгновение, которое требуется сигналу, чтобы дойти до зрителей.

1. Вероятно, в ходе видеоконференции вы будете сидеть, а не стоять. Сядьте поудобней, выпрямите спину, поставьте стопы всей подошвой на пол и положите руки на стол.

2. Удерживайте зрительный контакт с камерой, чтобы дать почувствовать зрителям, находящимся с другой стороны камеры, что вы обращаетесь к ним лично.

3. Жестикулируйте так, как вам удобно.

4. Поменьше шутите. Юмор работает лучше всего, когда за шуткой практически мгновенно следует смех аудитории. Учитывая современный уровень технологии видеоконференций, когда вы со своими коллегами по эту сторону видеомоста уже смеетесь, публика еще слушает окончание шутки.

5. Чтобы сократить психологическую дистанцию, выучите имена зрителей по ту сторону видеомоста и обращайтесь к ним по именам во время выступления.

Если вы хотите дальше развивать свое умение преподносить материал, иногда полезно прибегнуть к помощи профессионала, который сможет сделать конструктивные замечания по поводу вашего поведения перед публикой. По возможности используйте видео, чтобы увидеть себя со стороны глазами аудитории.

Как работать со слайдами

Мы только что обсудили, как правильно стоять и говорить во время презентации. В этой области есть чему поучиться, но искусство проведения презентаций этим не исчерпывается. Надо как можно раньше освоить работу со слайдами, чтобы навыки их использования стали второй натурой. Вот мои секреты работы со слайдами во время презентации.

Повторяйте за мной: «СНАЧАЛА логический переход, ЗАТЕМ смена слайда»

Еще раз: «СНАЧАЛА логический переход, ЗАТЕМ смена слайда».

Еще раз: «СНАЧАЛА логический переход, ЗАТЕМ смена слайда».

Когда вы демонстрируете слайды, будь то раздаточные материалы, диапозитивы, прозрачные пленки или что-либо еще, сделайте устный логический переход к тому, что вы будете показывать на следующем слайде, ДО ТОГО, как его сменить.

Большинство докладчиков сначала меняют слайд, а потом произносят слова, которые служат логическим переходом к нему. В этом случае присутствующие не знают, читать ли им то, что изображено на слайде, к которому еще не обращались, или слушать, что говорит докладчик. У слушателей может также возникнуть впечатление, что докладчик не ориентируется в своем выступлении и ему надо посмотреть на экран, чтобы знать, что говорить. К сожалению, когда докладчик использует слайд как карточку-шпаргалку, он тратит больше времени на разглядывание слайда, чем на общение со слушателями. Можно ли винить их за подозрения в том, что докладчик не настолько заинтересован в обсуждаемом вопросе, чтобы как следует подготовиться?

Чтобы достичь нужного эффекта, слова и слайды должны действовать одновременно; то, что мы слышим, должно подкреплять то, что мы видим, а то, что мы видим, — подтверждать то, что мы слышим. Устный логический переход выполняет функцию смыслового «мостика» от одного слайда к другому.

Переход осуществляется в четыре этапа:

1. Сохраняйте зрительный контакт с аудиторией, завершая обсуждение предыдущего слайда.

«Как мы только что видели, США имеют огромный потенциал для банка J.J. Ltd.»

2. Сохраняйте зрительный контакт, озвучивая переход к следующему слайду.

«Но сможет ли J.J. Ltd. проникнуть на рынок США? На самом деле непреодолимых барьеров для входа не существует».

3. Сохраняйте молчание, пока меняете старый слайд на новый.

4. Восстановите зрительный контакт, начав рассказывать о новом слайде.

«Здесь перечислены уже известные вам барьеры и приведены рекомендации по их преодолению».

Третий этап требует особого внимания. Если вы продолжаете говорить, пока меняете слайды, это создает неразбериху. Вы пытаетесь одновременно выполнять слишком много различных задач. В большинстве случаев вам необходимо разорвать зрительный контакт с аудиторией, чтобы проконтролировать свои действия, и получается, что вы говорите, обращаясь к слайду или проектору, и забываете о слушателях.

Гораздо лучше сохранять зрительный контакт с аудиторией до конца предложения. Затем в тишине поменяйте слайд. В этом случае вы сможете полностью сосредоточиться на каждой задаче.

Не бойтесь тишины при смене слайдов — слушателям это нравится. Помните, что вы создали для них логический переход, и они не откажутся от нескольких секунд тишины, чтобы поразмыслить о том, что появится на экране дальше.

Когда на экране появится новый слайд, сделайте следующее:

1. Объясните элементы диаграммы.

«На вертикальной оси справа… На горизонтальной оси внизу…»

«В верхней части матрицы обозначены шесть конкурентов. Сбоку приведены четыре критерия».

2. Объясните, что и как вы выделяли.

«Обратите внимание на три цвета. Желтый обозначает…»

«Сплошная линия означает… в то время как пунктирная линия представляет…»

3. Объясните идею диаграммы.

«Обратите внимание на тенденцию, которая выражена диагональной линией из нижнего левого угла в верхний правый».

«Обратите внимание: у вашего конкурента график ровный, а график вашей компании демонстрирует колебания».

4. Отметьте, к каким выводам можно прийти на основе данного слайда.

«Таким образом, нам необходимо мотивировать торговых агентов, чтобы они обдумали способы повышения прибыльности».

«Следовательно, рынок высоких технологий является достаточно привлекательным».

5. Сделайте логический переход к следующему слайду.

«Мы увидели, что у рынка высоких технологий есть множество благоприятных аспектов. Теперь посмотрим, чего нам следует опасаться».

Учитывая все те детали, о которых нужно помнить во время выступления, вы, возможно, были бы рады, если бы сменой слайдов занимался кто-то другой. Увы, я настаиваю, чтобы вы делали это самостоятельно. Никто другой не знает, когда именно следует сменить слайд, чтобы логический переход от слайда к слайду был плавным. Кроме того, иногда может потребоваться модифицировать первоначальный план смены слайдов, чтобы подчеркнуть какую-то идею или сократить ее изложение. В этих ситуациях вам пришлось бы думать о том, как подать сигнал человеку, меняющему слайды, что отвлекало бы от плавного хода презентации.

Когда у вас нет выбора — например, на крупной отраслевой конференции, где аудио- и видеооборудованием управляют техники, — я рекомендую соответствующим образом обработать текст презентации и дать технику его экземпляр. (В предыдущей главе я приводил пример размеченного нужным образом текста.) Кстати, это потребует дополнительной репетиции.

Мультимедийные и оверхед-проекторы стоит время от времени выключать. Я не предлагаю выключать проектор после каждого слайда — это будет отвлекать, — однако рекомендую делать это во время длинных переходов от слайда к слайду, подведения итогов, смены докладчиков или при ответе на вопросы, которые не имеют отношения к изображению на экране. Это еще один способ поддерживать столь важный для деловых презентаций зрительный контакт с аудиторией. (Учтите, что не следует выключать проектор в большом помещении, где погашен свет. Для затемненной комнаты нужно подготовить непрерывную серию слайдов, включая те, которые будут демонстрироваться во время длинных логических переходов. Например, можно повторять слайд с планом презентации, где будет выделен тот пункт, о котором в данный момент говорится.)

Я понимаю, что даю вам очень много материала для размышлений. Не утверждаю, что это просто, но обещаю: после некоторой практики и репетиций вы станете следовать этим рекомендациям настолько естественно, что вам не придется думать о них во время презентации, и вы сможете сконцентрировать внимание на содержании доклада.

Учитесь отвечать на вопросы

Для большинства докладчиков главным источником беспокойства является страх перед вопросами — хуже того, страх не суметь ответить на вопрос. Этот страх проявляется в нескольких видах защитной тактики.

ОТЛОЖИТЬ НА ПОТОМ. Мы говорим: «Дамы и господа, пожалуйста, оставьте вопросы до конца презентации».

Мы знаем, что никогда не дойдем до конца, поэтому о вопросах можно забыть.

КОНТРОЛИРОВАТЬ. Когда кто-то задает вопрос, мы говорим: «Я вернусь к этому позже» или «Я скажу об этом через несколько минут». Этими фразами мы фактически сообщаем следующее: «Пожалуйста, прекратите перебивать меня; я отвечу на ваш вопрос, как только буду уверен, что у меня есть ответ».

В сущности, мы говорим слушателям: наши слова важнее их желания понять, о чем идет речь. (Джуди знает президента одной компании, который вышел из комнаты, когда его вопрос отложили подобным образом. Он сказал докладчику, что подождет в своем кабинете звонка с сообщением о наступлении этого «позже».)

ИЗБЕГАТЬ. Мы отворачиваемся от аудитории и читаем то, что написано на экране. (Этот прием особенно часто используется тогда, когда докладчик мало репетировал.)

Без зрительного контакта нам не надо признавать наличие каких-либо вопросов.

БРОСИТЬ ВЫЗОВ. Наши диаграммы напичканы таким количеством деталей, какое только можно втиснуть, включая сноски внизу страницы, предположения, пояснения, ссылки на источники и каждое слово, которое мы собираемся произнести.

Здесь мы рассчитываем на то, что присутствующие просто постесняются задавать вопрос, ответ на который вполне может находиться в одной из нечитабельных сносок.

СПРЯТАТЬСЯ. Мы используем диапроекторы или мультимедийные проекторы и сверх меры затемняем комнату.

В темноте мы можем не увидеть, как кто-либо поднял руку, чтобы задать вопрос, а если даже и увидим, то успешно притворимся, что ничего не заметили.

ПОДАВЛЯТЬ. Мы говорим быстро и без пауз, создавая впечатление, что у нас всегда найдется, что сказать.

Мы лишаем слушателей возможности задать вопросы, не давая им вставить слова.

Откуда берутся вопросы? Как от них избавиться? В общем, никак. По крайней мере, не нужно это делать. Следует поменять отношение к вопросам. Мы должны понять, что слушатели нам не враги. Они вовсе не хотят поставить нас в затруднительное положение, задав нам тот единственный вопрос, на который у нас нет ответа. Они стараются получить информацию, необходимую для понимания презентации. Их намерение состоит в том, чтобы следовать логике наших идей и, в конце концов, согласиться с нами.

Лучшая тактика — сделать так, чтобы отвечать на вопросы было удобно:

1. Будьте терпеливы и ВЫСЛУШАЙТЕ вопрос.

Обычно, когда задают вопрос, в нашем сознании словно включается метроном: «Есть ли у меня ответ? Или нет? Есть ли у меня ответ? Или нет? О, здорово, у меня есть ответ!» И, будучи чрезвычайно довольны тем, что ответ у нас есть, мы прерываем человека, задающего вопрос, на полуслове.

ПОДОЖДИТЕ…

Зачастую, еще произнося вопрос, человек сам на него отвечает.

ПОДОЖДИТЕ…

Ключ к ответу, возможно, содержится в том, как сформулирован вопрос.

ПОДОЖДИТЕ…

Кто-то другой может ответить на вопрос и избавить вас от необходимости о нем думать.

ПОДОЖДИТЕ…

Иногда первый вопрос не является собственно вопросом; он всего лишь создает почву для следующего вопроса.

ПОДОЖДИТЕ…

Хотя бы потому, что это обычная вежливость — дать человеку высказаться, прежде чем отвечать.

2. После того, как вопрос был задан, сделайте паузу, чтобы обдумать ответ.

Сделайте паузу прежде, чем ответить. Дайте человеку почувствовать: вопрос так важен, что вам необходимо время, чтобы обдумать ответ.

3. Нет необходимости повторять вопрос.

Повторите вопрос, если вы не уверены, что все в комнате его слышали. Повторите вопрос, если вы не уверены, что правильно его поняли. Повторите вопрос, если вам нужно переформулировать его, чтобы дать на него ответ. В противном случае держите паузу, пока не будете уверены в ответе.

4. Отвечайте только на заданный вопрос — не больше и не меньше.

Избегайте давать излишне детальные ответы, иначе публика услышит: «У меня есть ответ не только на этот вопрос, но и на все остальные, еще не заданные». Не отвлекайтесь от цели презентации и помните об ограничениях по времени.

5. Отвечайте всей аудитории, а не только человеку, который задал вопрос.

Исходите из того, что все одинаково заинтересованы в ответе. Вместо того, чтобы поддерживать зрительный контакт только с тем, кто задал вопрос, перемещайте взгляд так, чтобы все присутствующие чувствовали свое участие в обсуждении.

6. Не завершайте ответ, пока не будете уверены, что ответили на вопрос полностью.

Спросите человека, задавшего вопрос, удовлетворен ли он ответом. Так вы сможете убедиться, что правильно поняли вопрос и обоснованно ответили на него.

Я предвижу ваши вопросы: «А если это глупый вопрос?»

После того, как закончите читать книгу, напишите на доске 100 раз:

Я подчеркиваю эту мысль, чтобы придать ей то значение, которого она заслуживает. Уверяю вас, для того, кто спрашивает, его вопрос — не глупый. Вместо того, чтобы судить о вопросе, ответьте на него терпеливо и уважительно. Остальные оценят проявленное вами уважение и будут чувствовать себя увереннее, задавая вопросы.

«А если вопрос не относится к теме?»

Ответьте на вопрос. «А если вопрос — враждебный?»

Не дайте «заразить» себя враждебностью, сарказмом — чем угодно. Отвечайте на содержание вопроса, а не на его эмоциональную окраску… отвечайте без враждебности или сарказма. Будьте профессиональны и сосредоточьтесь на том, чтобы ваши слова поняли и приняли.

«А если вопрос задает не самый важный для меня человек?»

Ответьте на вопрос.

«А если человек постоянно задает вопросы, не позволяя другим вставить ни слова?»

Отвечайте на вопросы терпеливо и кратко. Когда вопрос будет задан, разорвите зрительный контакт с этим человеком и установите его с кем-нибудь другим. Если это не помогает, еще раз объявите цель презентации, укажите на временные ограничения, предложите этому человеку записать вопросы и обсудить их с вами после презентации. Что бы вы ни делали, ваша интонация не должна давать ни малейшего намека на недружелюбие.

«А если у меня нет ответа на вопрос?»

Так и скажите. Поблагодарите человека за то, что он отметил нечто, о чем вы не подумали. Вот несколько вариантов, как поступить в данной ситуации.

• Если вы работали в команде, обратитесь за советом к другим ее членам.

• Обратитесь за идеями к остальной части аудитории. Включите вопрос в план дальнейших действий.

• Пообещайте человеку, что найдете ответ на его вопрос и сообщите ему об этом, как только сможете. А затем выполните ваше обещание.

Однако самый лучший способ работать с вопросами — это предугадывать их. В процессе подготовки к презентации постарайтесь предугадать три самых сложных вопроса, которые вам могут задать, и подумайте, как на них ответить. Еще лучше, если вы, предвидя будущие вопросы, сыграете на опережение и представите их как часть вашей презентации.

И все время помните, что СЛУШАТЕЛИ ВАМ НЕ ВРАГИ.

Юмор — это серьезно

В самом начале моей карьеры у меня было несколько любимых карикатур, которые я использовал во вводной части презентаций в бизнес-школах. Публика смеялась, и я чувствовал себя прекрасно, но через некоторое время я понял, что юмор лишь маскировал мою нервозность, просьбу к слушателям быть милосердными. Со временем я отказался от этих костылей, осознав, что моей аудитории нужна серьезная часть презентации. Сегодня я по-прежнему использую юмор, но в более конструктивной форме. Например, я научился тому, что:

Юмор — это замечательно, если он помогает более рельефно представить мысль. Не относящиеся к делу шутки или смешные истории не украшают презентацию. Срабатывает естественность, желание поделиться собственным опытом. Пусть слушатели знают, что вы были в подобных ситуациях и как они обернулись для вас. Пусть они почувствуют: вы знаете, что говорите, и готовы следовать собственным советам. Продемонстрируйте, как ваш опыт подтверждает высказываемые вами идеи.

Вы можете использовать юмор так же, как использовали бы картинку, которая передает основную идею быстрее, чем одни только слова. Например, помните письмо «Дорогая Ширли» из главы о подготовке презентаций? Так с помощью юмора можно продемонстрировать варианты структурирования сюжета презентации.

Юмор — это замечательно, если он уместен. Эта фраза во многом говорит сама за себя. Давайте посмотрим правде в глаза: не время шутить, проводя презентацию в компании, которая только что потеряла значительную долю рынка.

Юмор — это замечательно, если он спонтанен. Однажды меня спросили: «Должен ли докладчик повторять заданный вопрос?» Пока я думал, что ответить, я, сам не осознавая, что делаю, негромко сказал: «Должен ли… докладчик… повторять… заданный… вопрос?»

Когда я ответил: «Нет. Обычно нет», — присутствующие расхохотались еще громче.

Юмор — это замечательно, если шутки вам легко удаются. Используйте юмор только тогда, когда это естественно.

Несколько предостережений по поводу юмора:

Никогда, никогда, никогда не используйте юмор как средство нападения на кого-нибудь из присутствующих. Мне приходилось бывать на презентациях, где сарказм и цинизм докладчика были настолько сильны, что слушатели были готовы спрятаться под столом. Я знаю: некоторые из докладчиков думают, что превратить кого-нибудь в зале в мишень для насмешек — это по-мужски. Но нет, делать этого категорически нельзя. У слушателей очень силен механизм самозащиты. Стоит вам напасть на одного из сидящих в зале, как все остальные станут избегать зрительного контакта с вами, опасаясь, что в следующий раз острота будет направлена против них.

Шутки должны быть понятными и недвусмысленными. Вы не можете позволить себе двусмысленность. Шутки должны иллюстрировать только ту идею, которую вы хотите представить слушателям. (Кстати, при использовании карикатур подписи к ним должны быть краткими, написаны крупным жирным шрифтом и видны людям, сидящим в заднем ряду. Располагайте подпись над картинкой, чтобы зрителям было легче ее прочесть.)

Будьте гибки. Если вы не получите ожидаемой реакции после первой шутки или карикатуры, постарайтесь больше не шутить.

Последнее и, возможно, самое главное:

Если вы сомневаетесь, стоит ли использовать юмор — не делайте этого.

Слушайте тишину

В главе о том, как работать с вопросами, я говорил о терпении — о том, что перед тем как отвечать, надо выслушать вопрос до конца. Кроме этого, нужно научиться в течение всей презентации слушать тишину.

Вспомните, как открывают бутылку хорошего вина. Сначала вино должно «подышать» — ему дают некоторое время, чтобы адаптироваться к комнатной температуре, прежде чем подавать на стол. Так же и с вашими идеями. Заключите их в круглые скобки тишины. Дайте каждой идее возможность дышать, а слушателям — возможность воспринять, понять, оценить ее, поразмыслить над ней.

Я попросил Веру нарисовать эту картинку несколько лет назад, когда пришел к пониманию важности молчания как элемента общения. Это случилось так: я вошел в кабинет к президенту одной компании, чтобы убедить его в необходимости процедуры, против которой он активно возражал. Поверьте мне, когда я вошел в кабинет, все мои аргументы были логично выстроены, отрепетированы и готовы к употреблению. Я выдал длиннющую фразу на одном дыхании. За все это время я не дал ему ни единой возможности возразить или прокомментировать мои слова, чтобы он не прервал мои безупречные логические построения.

Я продолжал до тех пор, пока у меня не кончился запас воздуха и аргументов. Он не сказал ни слова. Я вышел, чувствуя себя сдувшимся шариком. С тех пор я понял, что тишина может стать одним из наших лучших друзей по нескольким причинам:

• Благодаря ей мы получаем возможность обдумать свои слова, вместо того, чтобы выпалить их, не успев сформулировать мысль.

• Она отделяет одну мысль от другой. Поэтому вместо того, чтобы говорить без остановки из страха, что нас перебьют вопросом, мы можем изложить первую идею… дать аудитории возможность ее усвоить… перейти ко второй… подождать, пока и она усвоится. Таким образом, каждая идея получает то внимание, которого заслуживает.

• Она позволяет участникам подумать о том, что мы сказали, а не бороться с лавиной идей, обрушивающихся слишком быстро, чтобы их понять.

• Она дает слушателям возможность внести свой вклад в презентацию. В конце концов, говоря без остановки, мы не учимся даже половине того, чему могли бы научиться, ненадолго замолчав.

Один из моих коллег назвал это «смелостью молчать». Мне нравится это выражение. Изучите опыт великих ораторов и знаменитых актеров, и вы заметите, что в большой степени их успех является результатом их умения молчать.