Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению

Итак, вас попросили сделать презентацию

Итак, вас попросили сделать бизнес-презентацию. Я подчеркиваю, вас попросили, так как большинство из нас никогда не согласились бы на это добровольно.

«Мне надо будет сделать презентацию? Только не это!» — слышите вы крик внутреннего голоса:

«Вы убедите городской совет в том, что свалку токсичных отходов следует разместить у них на заднем дворе».

«Вы порекомендуете основателю компании закрыть два завода и уволить 2000 рабочих».

«Вы объясните руководителям бизнес-единиц, почему они должны сократить издержки в своих подразделениях на 40 %».

«Вы уговорите совет директоров одобрить 32-процентное сокращение зарплат 7000 работников — от председателя до повара, — ради выживания компании».

Вызоветесь ли вы добровольцем на подобные задания? Я — вряд ли.

Итак, вас попросили сделать бизнес-презентацию.

«Ты что, с ума сошел? — упорствует внутренний голос. — Ты забыл, что случилось с Джеем Дж.? Помнишь, как он начал свою презентацию со слов „Сегодня нашей целью является…“, а директор мгновенно возразил ему: „Нет, это не наша цель“? А как из 75 человек, которых пригласила Сара Р., пришли только 9? А как не нашлось кабеля, чтобы подсоединить ноутбук Майкла З. к мультимедийному проектору?»

Итак, вас попросили сделать бизнес-презентацию.

«А еще, — умоляет внутренний голос, — я не хочу, чтобы у меня потели ладони, дрожали колени, чтобы меня мутило, не хочу бояться, что неудачно сымпровизирую, ошибусь или не смогу ответить на вопросы».

Итак, вас попросили сделать бизнес-презентацию.

«И вообще, — хнычет внутренний голос, — у меня нет времени. Ты представляешь себе, сколько у меня работы? А ты знаешь, сколько времени уйдет на подготовку презентации, на разработку ее плана, на создание слайдов и раздаточных материалов, на репетиции, репетиции, репетиции? Ты знаешь, во что тебе это обойдется?»

Итак, вы сделаете бизнес-презентацию.

Да и зачем сопротивляться? Вы с самого начала знали, что вам придется ее сделать. В этом вам и должна помочь книга, которую вы держите в руках. В ней описаны методы и практические советы по подготовке и проведению презентаций, основанные на моем собственном 35-летнем опыте, а также на опыте моих друзей и коллег из McKinsey & Company.

Я не собирался делать из этой книги учебник, который научит готовить и проводить презентации. Ведь учебник не может научить ездить на велосипеде, единственный способ — сесть на велосипед, упасть, еще раз сесть, еще раз упасть, снова сесть и поехать. Точно так же и с презентациями. Эта книга может только указать путь, давить на педали будете вы сами.

Краткое предостережение перед тем, как вы сядете на велосипед. Я исхожу из предположения, что вы тщательно продумали содержание вашей презентации, всесторонне изучили все данные, ваши заключения логичны, а рекомендации — реалистичны, и для полного успеха вам нужно только средство, которое поможет донести до аудитории факты и идеи. Уверенность, которую дает глубокое знание материала, ничем заменить нельзя. Книга же, которую вы держите в руках, посвящена практическим навыкам, необходимым для подготовки и проведения презентаций.

Если у вас есть только две минуты — прочтите «Билль о правах слушателя», который следует сразу за введением. Вы можете обращаться к нему каждый раз, когда готовите презентацию. Если у вас будет немного больше времени, просмотрите оставшиеся главы, и вы узнаете, как обеспечить соблюдение прав аудитории. Если же вы захотите подробностей о том, что вам нужно предварительно узнать о ситуации, как подготовить презентацию и успешно ее провести, изучите все три главы.

Приятного путешествия!

Билль о правах слушателя

Идею создать Билль о правах слушателя мне подал один клиент. Незадолго до окончания моего семинара он спросил: «В этой компании я слушатель. Есть ли у меня какие-то права?»

Опросив своих коллег со всего мира, я составил документ, который, возможно, будет вам полезен при подготовке очередной презентации.

О ЦЕЛЯХ ПРЕЗЕНТАЦИИ

Слушатель имеет право знать, какие действия или выводы от него ожидаются в результате презентации.

Слушатель имеет право знать причины, по которым его пригласили на презентацию.

Слушатель имеет право получить что-то ценное взамен времени, потраченного на посещение презентации.

ОБ УВАЖЕНИИ

Слушатель имеет право принимать интеллектуальное участие в презентации и ее результатах.

Слушатель имеет право на время для размышлений и гарантию, что его не будут вынуждать принять решение немедленно.

Слушатель имеет право на то, чтобы к нему обращались не снисходительно и не подобострастно, а с уважением к его опыту, уму и знаниям.

Слушатель имеет право на честность, если вы не можете ответить на его вопросы.

Слушатель имеет право (которым, надо признать, мало кто пользуется) «проголосовать ногами» и уйти с плохо подготовленной презентации.

О ВРЕМЕНИ

Слушатель имеет право знать заранее, сколько времени будет продолжаться презентация.

Слушатель имеет право на пунктуальность: презентация должна вовремя начаться и закончиться, чтобы не нарушать его плотный график.

Слушатель имеет право на небольшие перерывы во время презентации, и не только в силу биологических потребностей.

О СОДЕРЖАНИИ

Слушатель имеет право знать тему и план презентации.

Слушатель имеет право знать, какие решения стоят на повестке дня, на чем основана ваша позиция и какие факты ее подтверждают.

Слушатель имеет право узнать важную информацию вначале. Неожиданные концовки оставьте художественной литературе.

О СЛАЙДАХ

Слушатель имеет право требовать качественного изображения на слайдах, чтобы, не прибегая к использованию театрального бинокля, иметь возможность прочитать любое слово на любом слайде.

Слушатель имеет право получить объяснение сложных диаграмм и графиков.

О ГИБКОСТИ

Слушатель имеет право остановить презентацию для обсуждения, чтобы помочь группе достигнуть общего понимания.

Слушатель имеет право в любой момент задавать вопросы и своевременно получать ответы на них, вместо того, чтобы довольствоваться фразой «об этом будет рассказано далее».

О ПОВЕДЕНИИ ДОКЛАДЧИКА

Слушатель имеет право на возможность слышать вас из самого дальнего конца зала.

Слушатель имеет право на то, чтобы его не отвлекали от сути презентации бурной жестикуляцией.

Слушатель имеет право видеть ваше лицо, а не затылок. Не обращайте лицо к экрану в надежде, что ваша основная идея ударится об экран и рикошетом отскочит в аудиторию.

Слушатель имеет право на ваше чувство юмора, если оно помогает доказать какой-то тезис, снять напряжение или достичь взаимопонимания.

О КОНЦОВКАХ

Слушатель имеет право получить четкое представление об итогах презентации: о достигнутых договоренностях и о том, что будет происходить дальше.

Слушатель имеет право рассчитывать на значимость и результативность презентации, адекватные потраченному времени.