Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению

Итак, вы собрались делать презентацию

Как я сказал вначале, научиться делать презентацию — все равно что научиться ездить на велосипеде. Для этого недостаточно просто прочитать учебник — нужно научиться сохранять равновесие, крутить педали, тормозить и останавливаться, прежде чем вы сможете спуститься с холма с уверенностью и улыбкой на лице. Аналогичным образом вы должны научиться готовить презентации и успешно выступать, прежде чем сможете прохаживаться по конференц-залу с уверенностью и улыбкой на лице.

Я надеюсь, мои идеи помогут вам легче справиться с выступлением, даже если это занятие не станет для вас столь же приятным, как прогулка на велосипеде.

В заключение советую вам скопировать следующий контрольный список и обращаться к нему при подготовке каждой презентации. Он поможет вам убедиться, что вы не сбились с пути к успеху.

Как делать презентации

Уточните свою цель

• Зачем вы делаете презентацию?

• Чего вы планируете достичь?

• Каких мыслей или действий вы ожидаете от слушателей после презентации?

Изучите свою аудиторию

• Кто имеет полномочия по принятию решений?

• Насколько хорошо они знакомы с предметом презентации?

• Насколько они заинтересованы в предмете?

• Что они получат, если скажут «Да», и что они могут потерять?

• Почему они могут сказать «Нет»?

• Каковы три самых сложных вопроса, которые вам могут задать?

Оцените требуемое время

• Можете ли вы достичь своих целей в отведенное время?

Выбор технических средств

• Раздаточные материалы, мольберты и электронные доски — для неформальных встреч с целью предварительного обсуждения результатов.

• Оверхед- и мультимедийные проекторы — для «полуофициальных» обзоров достигнутых результатов.

• Мультимедийные, видео- и диапроекторы — для официальных презентаций с подведением итогов.

Определите основной тезис

Как бы вы резюмировали презентацию, если бы у вас было только 30 секунд?

Напишите сценарий

ВСТУПЛЕНИЕ

Цель.

Важность.

Краткий обзор.

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

• Для восприимчивой аудитории: выводы и рекомендации сразу.

• Для невосприимчивой аудитории: выводы в конце каждого раздела или (по необходимости) в конце презентации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

• Краткое содержание.

• Рекомендации.

• План действий.

• Следующие шаги.

Подготовка материалов

• Разработка слайдов.

ЧТО. Тексты, рисунки, модели.

ГДЕ. Карты, планы.

КТО. Организационные схемы, фотографии.

КОГДА. Календари, диаграммы Гантта.

КАК. Схемы.

СКОЛЬКО. Таблицы, диаграммы.

ПОЧЕМУ. Текст.

• Продумайте последовательность слайдов: разработайте план повествования и логические переходы от слайда к слайду.

• Сделайте слайды и дополнительные раздаточные материалы.

РЕПЕТИЦИЯ 1.

• Внимательно изучите сценарий и слайды.

• Подготовьте заметки.

• Попрактикуйтесь с магнитофоном.

РЕПЕТИЦИЯ 2.

• Поупражняйтесь с коллегами — наблюдательными, конструктивными, объективными и реалистичными.

• Спрогнозируйте вопросы.

• Посмотрите на себя в видеозаписи.

Проверьте комнату и оборудование

• Приходите в зал за 40 минут до выступления и проконтролируйте установку и подключение оборудования.

Ведите себя естественно

• Дышите, дышите, дышите.

• Установите зрительный контакт.

• Говорите естественно.

• Используйте весь диапазон голоса.

• Распределите вес на обе ноги.

• Держите руки на уровне пояса.

• Стойте рядом с экраном.

Меняйте слайды

• Сделайте логический переход к следующему слайду.

• Покажите слайд.

• Поэтапно объясните слайд зрителям.

• Уберите слайд.

Отвечайте на вопросы

• Установите зрительный контакт.

• Слушайте внимательно.

• Сделайте паузу перед тем, как ответить.

• Ответьте только на заданный вопрос — не больше и не меньше.

• Переходите обратно к презентации.

ВЫ ДОСТИГЛИ СВОЕЙ ЦЕЛИ?