Делопроизводство. Подготовка служебных документов

Глава 21 Справка [115]

Справка – документ, описывающий или подтверждающий содержание тех или иных фактов (событий и т. п.). Подобные справки выдаются в порядке исполнения запросов других предприятий (организаций, учреждении), а также отдельных граждан (в том числе сотрудников компании).

В содержании справки указываются [116] :

♦ фамилия, имя, отчество лица, о котором сообщаются сведения (в именительном падеже);

♦ должность указанного лица;

♦ описание (подтверждение) соответствующих сведений;

♦ указание о том, для каких целей выдана справка.

В общем случае срок подготовки справки не должен превышать 15 дней, если при этом не требуется сбор дополнительной информации или (и) проверка соответствующих сведений с привлечением иных материалов и документов. Указанный выше срок может быть увеличен – но не более чем на месяц – в случае, если для подготовки соответствующей справки необходимо:

♦ получение иных (дополнительных) сведений от обратившейся стороны;

♦ проведение специальной проверки фактов (событий), подлежащих удостоверению;

♦ осуществление поиска документов (материалов), содержащих сведения, относящиеся к решению вопроса обратившейся стороны, если такие документы (материалы) находятся за пределами компании [117] .

При неправильном адресовании заявления о выдаче справки оно в 5-дневный срок пересылается по принадлежности, о чем заявителю письменно сообщается с указанием причин отсутствия необходимых документов.

Уточним, что гражданам могут выдаваться следующие основные виды справок:

♦ о трудовом стаже;

♦ о заработной плате;

♦ об избрании на выборные должности;

♦ о членстве в общественных организациях;

♦ об образовании.

В отдельных случаях гражданам могут выдаваться справки по другим вопросам, связанным с обеспечением их законных прав и интересов. Соответствующие справки могут выдаваться гражданам как о них самих, так и о лицах, находящихся на иждивении или под опекой заявителя либо состоявших в близком родстве с заявителем, в том числе умерших [118] .

Справки готовятся по документам, указанным в заявлении (заявке). В отдельных случаях для подготовки справок могут запрашиваться сведения у других предприятий (организаций, учреждений).

В качестве основных документов для подготовки справок используются: личные карточки; распорядительные документы по персоналу (приказы и распоряжения); списки сотрудников с анкетными данными; лицевые счета; расчетные ведомости. В дополнение к перечисленным документам при подготовке справок могут также использоваться материалы аттестации работников, акты о несчастных случаях, протоколы собраний (заседаний, совещаний) и т. п. В то же время для подготовки справок не могут использоваться сведения из некоторых материалов личных дел работников (листки по учету кадров, анкеты, автобиографии и пр.). В справке делается ссылка на соответствующий документ (его наименование, дату и номер).

Справка подписывается непосредственным руководителем исполнителя документа и директором компании. Подписи указанных лиц заверяются печатью компании.

Оформление справки производится на соответствующем бланке. Документ имеет следующие реквизиты [119] :

♦ дата документа;

♦ регистрационный номер документа;

♦ наименование вида документа;

♦ текст;

♦ подписи;

♦ оттиск печати.

Пример документа представлен ниже.

ОАО «Аверс»

00 месяца 0000 года № 000

СПРАВКА Дана _____________________________________________________

(наименование должности, ____________________________________________________________

фамилия, имя, отчество работника в дательном падеже) в том, что он (она) в период с месяца 0000 года по месяц 0000 года прошел (прошла) обучение на курсах (наименование компании) по специальности (профессии) __________________________________________________.

(наименование в соответствии с квалификационным справочником) Основание: ученический договор от 00.00.0000 № 000, приказ руководителя предприятия от 00.00.0000 № 000, свидетельство об окончании курсов серия ААА № 0000.

Справка действительна _______________________________________.

(указать срок или период действия, например, «на 2008 год») Выдана для представления ____________________________________.

(указать, для каких целей, например, «по месту требования»)

Руководитель предприятия

(наименование должности лица, уполномоченного подписывать справки) подпись И. О. Фамилия

Начальник кадрового органа (наименование должности лица, ответственного за содержание справки) подпись И. О. Фамилия