Делопроизводство. Подготовка служебных документов

Глава 47 Характеристика

Характеристика – документ, содержащий комплексную оценку профессиональных и личностных качеств работника, выявленных за время его работы [200] в компании, а также выводы и предложения по его перспективному деловому предназначению, применению в отношении работника мер дисциплинарного воздействия и пр. Основное функциональное назначение характеристики заключается:

♦ в документировании образующих ее сведений;

♦ информировании руководства компании (доведении до него этих сведений), а также самого работника;

♦ подготовке соответствующих управленческих решений (действий) должностных лиц компании в отношении характеризуемого.

Как правило, текст характеристики готовит непосредственный начальник характеризуемого сотрудника (руководитель соответствующего структурного подразделения). Сотрудник должен быть ознакомлен с содержанием характеристики под роспись. Документ, подписанный его автором, представляется в службу персонала (отдел кадров). Завизированный должностным лицом службы (отдела) документ приобщается к материалам по аттестации характеризуемого сотрудника.

Содержание характеристики образуют краткое описание и оценка деловых качеств сотрудника на предмет их соответствия строго определенным критериям. В структуре документа можно выделить вводную, основную и заключительную части [201] . Стиль изложения характеристики должен быть нейтральным, сдержанным, предельно ясным.

Документ оформляется на бланке компании или на листе писчей бумаги [202] . Рекомендуемый объем характеристики – не более 3500 знаков.

Пример документа представлен ниже.

Пример

нейтральной характеристики начальника отдела маркетинга

В должности начальника отдела маркетинга – с октября 2005 года. Должностные полномочия руководителя структурного подразделения исполняет в целом успешно и профессионально, периодически проявляя разумную инициативу.

Возглавляет работу отдела маркетинга и руководит им достаточно эффективно. В течение 2006 года отдел решал свои задачи с хорошим качеством, выполняя плановые показатели по объему и росту производительности труда, за исключением 2-го квартала года.

В работе старается придерживаться демократического стиля руководства, однако задачи между подчиненными порой распределяет неравномерно, формулирует их не всегда четко. Отмечаются отдельные упущения в вопросах профессиональной подготовки персонала отдела, в особенности в звене коммерческих агентов. Имеющаяся в отделе система материального стимулирования требует модернизации.

Разработку маркетинговой политики предприятия организует на основе анализа потребительских свойств продукции, результатов прогнозирования спроса, при этом изучение рыночной конъюнктуры проводит недостаточно глубоко. Проведением исследований факторов, формирующих динамику потребительского спроса на продукцию предприятия, руководит недостаточно энергично; данные, отражающие соотношение спроса и предложения на аналогичные виды продукции, анализирует от случая к случаю. Вместе с ведущими специалистами отдела участвует в разработке проектов перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, выявлении новых рынков сбыта.

В целом уверенно координирует и контролирует деятельность функциональных подразделений отдела. Проводит планомерную работу по актуализации банка маркетинговых данных, совершенствованию методов их обработки. Организует надлежащее изучение мнения потребителей о выпускаемой (реализуемой) предприятием продукции, однако подготовку предложений по повышению ее конкурентоспособности и качества проводит, как правило, с превышением установленных сроков. Организационно-методическое руководство дилерской сетью нуждается в дальнейшем совершенствовании.

Обеспечивает недостаточно продуктивное участие отдела в разработке предложений и рекомендаций по совершенствованию потребительских характеристик продукции, расширению ее ассортимента. Контроль за своевременным и полным устранением недостатков, указанных в поступающих от потребителей рекламациях и претензиях, осуществляет формально. Прочие полномочия начальника отдела исполняет в основном добросовестно и ответственно. Над совершенствованием личной профессиональной подготовки работает урывками, новыми знаниями в области маркетинга овладевает недостаточно глубоко. Имеет пробелы в технической подготовке (слабо знает прикладное программное обеспечение, используемое отделом). Передовой опыт в области маркетинга знает, но не всегда эффективно применяет имеющиеся знания на практике.

К выполнению должностных полномочий начальника отдела относится ответственно, добросовестно. Обладает хорошей работоспособностью, при этом не всегда правильно выделяет в работе главные направления. Аккуратен, опрятен. Физически здоров.

При внезапных изменениях в деловой обстановке действует нерешительно, влияние формирующих ее факторов оценивает не всегда адекватно. Управленческие решения принимает в основном верные, но организует их реализацию недостаточно четко. Методами коммуникации и обработки деловой информации, в том числе документированной, владеет удовлетворительно. С коллегами поддерживает деловые, корректные отношения. Проявляет о подчиненных заботу, пользуется у них авторитетом. Правила и нормы повседневной деловой этики и порядочности соблюдает. К совершению неблаговидных и недостойных поступков не склонен. Критику в свой адрес воспринимает недостаточно сдержанно, над имеющимися недостатками работает бессистемно.

ВЫВОДЫ

1. Занимаемой должности соответствует.