Энциклопедия этикета

Глава 6 ЭТИКЕТ ТЕЛЕФОННОЙ СВЯЗИ

За 130 лет существования телефонной связи сложились определенные правила этикета. Помните, манера разговора по телефону, как и при личной встрече, несет важную информацию о вас и является частью вашего имиджа.

Прежде всего (еще до того, как вы наберете номер) следует ответить самому себе на четыре вопроса:

• Будет ли ваш звонок полезен собеседнику?

• Не побеспокоите ли вы впустую того, кому звоните?

• Заслуживает ли дело, по которому вы звоните, того, чтобы ради него кого-то беспокоить?

• Полезным ли будет этот звонок для вас лично?

Время для телефонных звонков должно быть ограничено рамками рабочего дня, если звонки деловые, и временем бодрствования, если это личный разговор.

В будние дни не рекомендуется звонить по телефону раньше 8 часов утра, а в выходные — раньше 10 часов. Заканчиваться телефонные звонки должны не позже 10 часов вечера. Бывают обстоятельства, корректирующие время телефонных бесед (ваш друг приходит домой поздно, в семье есть маленький ребенок и т. п.).

В случае, если дело не терпит отлагательств, сделать поздний звонок допустимо, однако, если на пятый-шестой сигнал вам не отвечают, повесьте трубку и больше в этот день не звоните.

В начале разговора спросите, не помешали ли вы, не оторвали ли от важных дел.

Деловой телефонный разговор прежде всего должен быть кратким. Помните: пока вы ведете неторопливый разговор с другом или подругой, к вашему собеседнику или к вам, может быть, не могут дозвониться по важному делу.

Избегайте пустой болтовни по телефону. Если вы нуждаетесь в душевной беседе, лучше встретиться с другом с глазу на глаз.

Если кто-то неправильно набрал номер и попал случайно к вам, не грубите, а вежливо ответьте: «Вы ошиблись номером».

Помните, телефон служит еще и для того, чтобы не заходить к знакомым без предупреждения!

Если человек, которому звонят, отсутствует, можно пояснить звонящему, когда лучше перезвонить: «Его сейчас нет дома, вы не могли бы перезвонить через два часа?»

В том случае, если человек не может подойти, потому что, например, принимает ванну, не нужно сообщать об этом звонящему. Достаточно сказать: «Он сейчас не может подойти к телефону. Вы не могли бы перезвонить через полчаса?» В любом случае при отсутствии абонента тот, кто подошел к телефону, должен предложить свою помощь: «Ему что-нибудь передать? Он не мог бы вам перезвонить?»

Если звонящий просит оставить сообщение, его нужно записать и ни в коем случае не забыть передать по назначению!

Если разговор прервался, то перезвонить должен тот, по чьей инициативе состоялся разговор.

Помните, что вы не обязаны предоставлять свой телефонный аппарат постороннему человеку для срочных переговоров, пусть даже очень важного характера.

Не стоит звонить из квартиры соседей, имея незначительный повод. Возможно, они люди деликатные и не могут отказать в просьбе, но вам и самому нужно понимать: присутствие чужого в неурочное время стесняет семью, да и личные проблемы не стоит делать достоянием гласности. Лучше поискать телефон-автомат.

Для начала телефонного разговора существует специальное слово «алло» (по-английски hullo). Абоненту будет приятно слышать это слово, если оно произнесено с радостью, так, будто вы ждали его звонка. Перед тем как снять трубку, обязательно улыбнитесь. Ваш голос сразу станет мягче и приятнее! Вы почувствуете, как улучшилось ваше настроение и отношение к тому, кто позвонил. Помните, улыбку слышно по телефону!

Некоторые, снимая трубку, говорят: «Да?» Учтите, что это слово слишком короткое, располагающее к деловому общению. По мнению исследователей, ответ «слушаю» звучит тщеславно. Фраза «У телефона» является устаревшей формой. Где же еще может находиться человек, отвечающий по телефону? Фраза «На проводе» осталась как шутка, выражение игривого настроения.

Тот, кто звонит, после слов приветствия может представиться сам. Например: «Здравствуйте. Это звонит (не забудьте — ударение на втором слоге!) Олег Вячеславович. Можно попросить Виктора Юрьевича к телефону?» Если вы не уверены, на тот ли номер попали, спросите: «Это квартира Федотовых?», «Книжный магазин?»

Если вы звоните и просите позвать к телефону нужное вам лицо, то эту просьбу уместно сопроводить вежливыми словами: «Попросите Рогова, пожалуйста», «Будьте добры, позовите к телефону Наташу», «Я хотел бы поговорить с Таней», «Пригласите, если не трудно, Александру Семеновну».

Если вы попали не к тому абоненту, то попробуйте выяснить, в чем дело. Однако для этого не принято выпытывать номер тех, к кому вы попали, — они не обязаны давать такую информацию. Лучше назвать тот номер, по которому вы звоните, чтобы уточнить, верен ли он. Например: «Извините, это номер 557-89-96?» Если вам ответят: «Нет», значит, вы ошиблись в наборе цифр или не сработала связь. Если же ответят: «Да», значит, вы неправильно записали номер, и больше не следует беспокоить людей, названивая им.

Автоответчик — великолепное изобретение, однако в России он далеко не так популярен, как в Европе и Америке. Многие пугаются, услышав записанный голос, и молча опускают трубку. Другие смущаются и забывают о самом важном, а именно: назвать свою фамилию, номер телефона, вопрос, по которому звонят.

Сформулируйте свое сообщение просто и кратко, назовите себя и номер телефона и попросите перезвонить. Здороваться не обязательно! Если вы не уверены, что автоответчик проверяется ежедневно, укажите дату и время своего звонка. При этом разумно также указать время, когда вас можно застать дома.

Записанное на ленту автоответчика приглашение считается невежливым. Оно бессмысленно и для тех, кто приглашает: ведь неизвестно, принято ли оно и на сколько гостей рассчитывать. Поэтому лучше дозвониться до друзей и пригласить их лично.

При обращении к телефонисткам, работникам справочных или аварийных служб неуместны словесные реверансы типа: «Не будете ли вы так любезны сообщить…», «Не откажете ли вы мне в одной маленькой просьбе…»

Конечно, без «пожалуйста» и «спасибо» и здесь не обойтись. Но слов приветствия или прощания не требуется.

Когда человеку нужна экстренная помощь, нужно быстро и четко изложить суть дела, не злоупотребляя временем оператора.

Не рекомендуется:

• Обращаться по телефону к незнакомому человеку на «ты», даже если показалось, что ответил ребенок: впечатление может быть ошибочным.

• Называть собеседника «женщина», «мужчина», «бабушка», «дедушка» — вы же не видите, кто именно взял трубку, а голос может быть обманчивым. Лучше безличное обращение: «Будьте любезны», «Извините», «Скажите, пожалуйста», «Сделайте одолжение».

• Обращаться к незнакомой собеседнице со словами «кошечка», «душечка», «милочка». Эти слова могут обидеть.

• Позвонив по телефону и не представившись самому, спрашивать: «А кто это?» Как правило, на такой вопрос следует контрвопрос: «А кто вам нужен?»

• Спрашивать звонящего: «А кто это говорит?» в том случае, если звонят не вам. Если вы не уверены, что ваш звонок достиг нужного вам абонента, не стоит спрашивать: «А куда я попал?» Следует все же назвать интересующее вас имя, а при подтверждении ошибки извиниться за беспокойство.

• Выражать по телефону сочувствие и соболезнования: если ваш знакомый потерял близкого человека, то надо либо прийти к нему лично, либо послать телеграмму с соответствующим текстом.

Раз и навсегда запомните, что и обычный, и мобильный телефоны вовсе не гарантированы от прослушивания, даже если вы включаете кодировщики. Социальная инженерия — это искусство принуждать людей к действиям, которые они не стали бы совершать, зная о последствиях. Любая компьютерная система нашей планеты зависит не только от платформы, софта и умных системных администраторов. Вокруг нее крутятся уборщицы, охранники, техники, секретари, пользователи локальных сетей… Да кого там только нет! И если шпиону удастся уговорить кого-то из них совершить некоторые действия, то даже самая мощная система безопасности упадет к ногам шпиона, как поверженный колосс.

Давайте рассмотрим пример. Вот стенограмма телефонного разговора, повлекшего за собой взлом центрального сервера Северо-Западной энергосистемы США (NWES) (из материалов расследования ФБР по факту хакерской атаки на NWES, совершенной осенью 2001 г.).

«Мартин Уайт» действительно провел приятные выходные: он взломал сервер одной из основных энергостанций США и обесточил на 56 часов три штата этой могучей державы.

Социальная инженерия — это нетехнический аспект информационных технологий. Основной ее чертой является обман жертвы и получение секретной информации. Для кражи сведений используются два фундаментальных метода.

1. Простое требование, когда жертву просят выполнить конкретное действие. Хакер представляется авторитетной персоной (преподавателем, начальником, инспектором государственной службы) и отдает приказ. Это самый легкий метод, но он имеет множество недостатков и очень редко приводит к успешным результатам.

2. Создание иллюзорной ситуации, в которую включается жертва.

В данном случае хакер задействует множество второстепенных факторов, которые помогают ему склонить жертву к сотрудничеству. Примерами могут служить:

• звонок второстепенному сотруднику, введение его в смущенное состояние и просьба назвать пароль для срочной замены или спасения ценных данных;

• звонок от нового системного администратора, который обвиняет чиновника в нарушении трафика и требует доступа к его файлам.

С телефоном в кармане можно находиться в таких общественных местах, как ресторан, парикмахерская, магазин, транспорт, но в кинотеатре, театре, музее, на концерте, где он будет несомненной помехой, рекомендуется выключать его совсем либо (если ждете важное сообщение) отключить звонок, оставив вибросигнал. Некоторые крупные операторы в Европе уже начали пропагандистские кампании, направленные на внедрение базовых правил телефонного этикета. Где-то используется электронное табло с бегущей строкой «выключите телефоны», где-то правила пишутся на рекламных плакатах. Англичане выпустили брошюру с забавной просьбой выключать телефон в церкви. Американцы идут своим путем: у них уже образовалась своеобразная когорта знатоков этикета, которые готовы разработать систему правил, но… Пока в основном обвиняют операторов связи в том, что они не предпринимают достаточных усилий в этом направлении.

Часто бывает так, что телефонный звонок застает вас во время деловых переговоров или совещания. В таких случаях лучше всего сохранить входящий номер телефона и пообещать перезвонить позже. Лучше всего обозначить возможное время ответного звонка.

Если вы звоните на номер сотового телефона с городского телефона, то помните: абонент вынужден будет оплачивать этот разговор по весьма высокому тарифу. На сотовый телефон принято звонить с сотового!

Если вы звоните на номер сотового телефона, то следует помнить, что ваш собеседник может быть в дороге, за рулем автомашины и, отвлекая, вы подвергаете его опасности. Поэтому будьте кратки и отложите обсуждение деталей до другого раза.

Знайте, что в Японии в 2000 г. около половины автокатастроф (577 случаев из 1351) произошли из-за того, что водители пытались ответить на звонок, набирали номер (197 случаев) или разговаривали по телефону (187 случаев). Во многих странах разговоры водителей по мобильному телефону во время движения запрещены. Исключение составляет аппарат «hands free», позволяющий разговаривать, не отрывая руки от руля машины. Но даже со свободными руками телефон может отвлечь водителя от правильной оценки ситуации на дороге.

Еще более опасен включенный телефон в самолете. Необходимо выключать мобильники при взлете и посадке, поскольку последствия невыполнения этого несложного требования могут быть непредсказуемыми. Известны случаи вынужденных посадок самолетов сразу после взлета, если пассажиры забывали выключить телефоны. По причине невыключенного мобильного телефона разбился под Цюрихом самолет шведского производства SAAB-340 с 10 пассажирами на борту.

А по большому счету, сколько бы правил или хитроумных устройств ни придумывали, мобильный этикет, равно как и любой другой, можно сформулировать в одном предложении: «Относись к окружающим так, как бы ты хотел, чтобы они относились к тебе».