В настоящем издании выполнена последняя воля И. С. Шмелева — его переписка с Ольгой Александровной Бредиус-Субботиной опубликована как самостоятельное художественное произведение. В книге выдержана сюжетная и хронологическая линия (первое обращение Ольги Александровны к писателю, постепенное узнавание друг друга в письмах, признание, взаимные исповеди, ревность, долгожданная личная встреча, разрыв, примирение и т. д.), соблюдена смысловая последовательность писем. Часть писем, не вошедшая в двухтомник (письма, содержащие повторные сведения или не столь интересные с художественной точки зрения, черновики, литературные наброски), будет включена в дополнительный том, рассчитанный на специалистов по русской эмиграции и ценителей творчества И. С. Шмелева.
Публикация эпистолярных материалов как литературного произведения вызывает определенные затруднения. Так, например, достаточно сложно установить точную последовательность переписки: письма задерживались цензурой, их отправление откладывалось, нередко одно и то же письмо, прочтенное в разное время, вызывало почти противоположную реакцию адресата.
При передаче текста составители стремились максимально сохранить индивидуальность корреспондентов. В тексте сохранены все авторские словообразования, интонационные знаки, ритмическая пунктуация (дефисы, отточия и др.), характерная для И. С. Шмелева разбивка слов на слоги, разрядка, подчеркивание и другие особенности. Слова, подчеркнутые дважды выделены курсивом, многократно подчеркнутые — жирным шрифтом. Оставлено без изменений намеренное повторение букв, прописные буквы в середине слова и характерное для людей, свободно владеющих иностранными языками, русско-латинское написание слов и выражений. Соответственно сохранено и авторское написание собирательных числительных (10-летка, 1/2 часа, 3-ое (трое) и т. п.).
В тексте оставлены без расшифровки инициалы, наиболее часто встречающиеся в переписке: И. С. Ш., И. Ш. (Иван Сергеевич Шмелев), О. А. (Ольга Александровна), С. (Сережа), А. (Арнольд), И. А. И., И. А. (Иван Александрович Ильин). Инициалы не расшифрованы и в том случае, если обозначение того или иного лица только инициалами входило в авторский замысел (поклонники О. А. Бредиус-Субботиной в «Повести жизни» и т. п.) Расшифровка других инициалов приводится в квадратных скобках.
Стремясь уместить как можно больше информации в письме (во время оккупации объем писем был лимитирован цензурой), корреспонденты писали на полях, между строк, и, нередко, поверх основного текста письма. В связи с этим иногда невозможно точно установить последовательность текста. В этом случае составителями сделаны пометы [На полях: ] или [Приписка: ].
Для свободного чтения «Романа в письмах» в тексте расшифрованы сокращения, которыми наиболее часто пользовались И. С. Шмелев и О. А. Бредиус-Субботина (например: «Знаю, кк одиноко, кк пусто в тв. жизни» — «Знаю, как одиноко, как пусто в твоей жизни»; Map. Кв-ва — Марина Квартирова). В тех случаях, когда сокращенный либо неразборчивый текст может быть истолкован различным образом, расшифровка приведена в квадратных скобках. Унифицировано написание порядковых числительных и обозначение дат. В книге приведено наиболее часто встречающееся в оригинале написание (9-го июня; 9.VI; 9.VI.39). Даты помещены в том месте, где их поставили авторы писем. Составительские даты указаны в квадратных скобках. В том случае, если приведение писем к современной орфографии и пунктуации не нарушало индивидуального стиля автора, в тексте изменено употребление запятых, прописных букв (главным образом — в письмах О. А. Бредиус-Субботиной), правописание окончаний и т. п. Были исправлены описки, устранены характерные ошибки в написании знаков препинания (2 точки вместо многоточия и т. п.).
Комментарий к письмам расположен в конце текста, для избежания путаницы использована сквозная нумерация сносок (1, 2, 3). Справочная информация (адрес, исполнение документа, архивный шифр) перенесена в конец издания и расположена непосредственно перед примечаниями к данному письму. Текстовые примечания расположены внизу страницы (i, ii. iii…), кроме того, в тексте сохранены авторские сноски (*).
Творческая группа, работавшая над подготовкой издания, благодарит за неоднократную помощь и содействие в работе протоиерея Григория Красноцветова и его семью, Наталью Борисовну Волкову, Татьяну Михайловну Горяеву, Татьяну Федоровну Павлову, Виктора Мирославовича Гуминского, Веру Николаевну Терехину, Лидию Алексеевну Спиридонову, Светлану Алексеевну Шушунову, Людмилу Игнатьевну и Валерия Петровича Цыгаников, Евгению Кузьминичну Дейч, Марию Викторовну Михайлову, Елену Баурджановну Коркину, Марию Аркадиевну Рашковскую, Татьяну Марковну Коробову, Людмилу Яковлевну Дворникову, Татьяну Викторовну Волкову, Ольгу Владимировну Рожкову, Ольгу Кузьминичну Землякову, Виктора Владимировича Леонидова, Сергея Николаевича Овсянникова, Анну Владимировну Толмачеву, и всех исследователей творчества И. С. Шмелева, без которых было бы невозможно осуществить это издание.