Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база

2.1.1. Структура и штатная численность

Структура и штатная численность организации, предприятия – это документ, в котором закрепляется список структурных подразделений в порядке их важности для жизнедеятельности предприятия. Он не имеет унифицированной формы, утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им в письменной форме лицом. Внутри структурных подразделений приводится список должностей в порядке субординации с указанием в отдельной графе количества штатных единиц по каждой должности. Данный документ служит основанием для составления штатного расписания.

Структурное подразделение предприятия – официально выделенный орган управления частью предприятия с самостоятельными задачами, функциями и ответственностью за выполнение возложенных на него задач. В данном случае речь идет о структурных единицах предприятия, не обладающих полными признаками юридического лица и не являющихся обособленными подразделениями.

Различают следующие виды структурных подразделений:

• Управления;

• Службы;

• Отделы;

• Цеха;

• Отделения;

• Бюро;

• Лаборатории;

• Секторы;

• Участки.

Создание того или иного подразделения зависит от различных факторов. Прежде всего, это списочная численность работников. Обоснование создания подразделения, как правило, увязывается с нормативами численности работников. Они как раз и предназначены для определения необходимой численности работников того или иного подразделения, установления должностных обязанностей, распределения работы между исполнителями.

Так, например, на предприятиях со среднесписочной численностью работников свыше 700 человек создаются бюро охраны труда при штатной численности работников 3–5 единиц (включая начальника) или отдел – при штатной численности работников от 6 единиц. В то же время на ряде предприятий создание отделов охраны труда допускается при нормированной численности работников не менее 4-х штатных единиц.

На частных предприятиях наиболее распространенным является структурирование на отделы. Нормативы штатной численности предприятие определяет самостоятельно. Однако нельзя не учитывать тот факт, что дробление организационной структуры и штатной численности предприятия на мелкие подразделения в количестве 2–3 человек, руководители которых не имеют права на принятие управленческих решений, приводит к «размазыванию» ответственности руководителей всех уровней за принятые ими решения. В то же время увеличение степени ответственности вызывает ответную реакцию у руководителей подразделений, а именно требования о повышении заработной платы.

При определении численности и должностного состава того или иного структурного подразделения организации необходимо руководствоваться принятыми в организации (отрасли) штатными нормативами и перечнями, а также иными документами, определяющими данные показатели. Среди нормативных документов, которые бы определяли персональный и численный состав работников можно, например, назвать следующие:

• постановление Минтруда России от 26 сентября 1995 г. № 56, которым утверждены Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по бухгалтер скому учету и финансовой деятельности в бюджетных организациях;

• постановление Минтруда России от 22 января 2001 г. № 10, которым утверждены Межотраслевые нормативы численности работников службы охраны труда в организации и другие документы.

• приказ Госстроя России от 1 октября 1999 г. № 69, которым утверждены Нормативы численности работников, занятых техническим обслуживанием и текущим ремонтом подвижного состава автомобильного транспорта, строительных и специальных машин на предприятиях и в организациях жилищно-коммунального хозяйства;

• приказ Госстроя России от 22 марта 1999 г. № 65, которым утверждены Нормативы численности рабочих котельных установок и тепловых сетей;

• приказ Минтопэнерго России от 27 июля 1998 г. № 252, которыми утверждены Нормативы численности промышленно-производственного персонала тепловых электростанций;

Следует учитывать, что согласно Указу Президента Российской Федерации от 9 марта 2004 г. № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» (в редакции изменений от 23 декабря 2005 г.) приведенные выше министерства и ведомства преобразованы в новые федеральные министерства, федеральные службы и федеральные агентства. Например, функции в сфере труда и занятости населения выполняют Минздравсоцразвития России и Роструд; в сфере строительства и жилищно-коммунального хозяйства – Минпромэнерго России и Рострой.

2.1.2. Штатное расписание и штатная расстановка

Штатное расписание – это основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Этот документ дает руководству право на укомплектование организации, и ее структурных подразделений работниками. Также на основе штатного расписания кадровая служба ведет подбор сотрудников на вакантные должности, формирует резерв на выдвижение, организует повышение квалификации кадров.

ТК РФ не требует обязательного наличия штатного расписания в каждой организации, однако в постановлении Госкомстата России № 1 предусмотрено, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе форма Т-3 (Штатное расписание), распространяются на организации всех форм собственности.

Постановлением Госкомстата России № 1 в форму Т-3 были внесены незначительные изменения. Фактически изменились подписи виз согласования в конце формы. Штатное расписание теперь подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом, полномочие по утверждению данного документа должно быть закреплено в письменной форме. В таком приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов «ПРИКАЗЫВАЮ», т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.

Штатное расписание является источником для установления наименований должностей, специальностей, профессий, которые отражаются в трудовых договорах и иной кадровой документации (ст. 57 ТК РФ).

Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденному постановлением Министерством труда России от 21.08.1998 г. № 37, составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду, который по общему правилу входит в состав отдела организации и оплаты труда. Поскольку такое подразделение создается далеко не в каждой организации, разработка штатного расписания чаще всего поручается отделу кадров, либо планово-экономическому отделу, либо группе специалистов, а то и вовсе бухгалтерии. То есть, руководство компании самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа.

Если руководитель организации возлагает данную обязанность на работника, у которого она в трудовом договоре и (или) должностной инструкции не прописана, то такое лицо назначается посредством приказа по основной деятельности. Координирует работу по подготовке этого документа заместитель руководителя организации по управлению персоналом или иное должностное лицо, назначенное приказом руководителя организации.

В организациях с большим должностным и численным составом целесообразно разрабатывать и утверждать штатное расписание отдельного структурного подразделения.

Штатное расписание имеет код по ОКУД 0301017, изготавливается, как правило, в количестве 3 экземпляров (плюс копии по числу заинтересованных лиц, подразделений), формат бланка А4, срок его хранения по месту разработки и утверждения – постоянно, в других организациях – 3 года.

Форма может быть заполнена как ручным способом, так и с помощью машинной техники (печатной, вычислительной и т. п.), однако, с обязательным резервным копированием информации на бумажном носителе. При ручном способе заполнения все записи должны быть произведены чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Основная часть штатного расписания представляет собой таблицу:

Наименования структурных подразделений, как правило, указываются в алфавитном порядке. Можно также исходить из штатной численности подразделения (по степени убывания). В качестве принципа расположения также допускается использовать степень функциональной важности подразделений (например, сначала дирекция, затем производственные подразделения, следом – административно-технические). Наименования указывают без сокращений, в единственном числе именительного падежа.

Кодирование структурных подразделений необходимо для формирования сводной отчетности. В настоящее время система кодирования подразделений обязательна лишь в государственных органах. Что же касается негосударственных организаций, то она вводится в том случае, если в их состав входит большое количество структурных подразделений, а для управления персоналом используются автоматизированные системы.

В графе 3 таблицы приводятся наименования профессий (должностей), которые могут дифференцироваться по специальностям и квалификации. В трудовом законодательстве термины «профессия» и «должность» применяются для обозначения вида трудовой деятельности работника, только первый термин – для такой категории персонала, как рабочие, а второй – для служащих.

Служащие – это социальная группа работников, занятых преимущественно умственным (нефизическим) трудом, как правило, осуществляющих руководство, принятие и выработку управленческих решений, подготовку информации. В свою очередь, рабочими называют социальную группу работников, занятых преимущественно физическим трудом. Труд этой категории работников, как правило, заключается в создании материальных благ, а также в техническом и производственном обеспечении деятельности организации.

Наименование профессии берется из Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) соответствующего выпуска (раздела). Такой порядок определен ст. 57 ТК РФ, которая устанавливает, что «Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках…». Квалификационные требования к профессиям как раз и устанавливаются ЕТКС. В настоящее время выпуски ЕТКС активно перерабатываются, и проблемы с определением наименований профессий рабочих должны решиться в ближайшем будущем.

По-другому обстоит дело с наименованиями должностей. На сегодняшний день в работе кадровых служб применяется уже упоминавшийся общеотраслевой Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Кроме того, квалификационные требования по наименованиям должностей отдельных отраслей содержатся в различных сборниках.

Подавляющее большинство сборников ориентировано на бюджетную сферу. В коммерческой сфере для того, чтобы установить правильное наименование должности, можно воспользоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Напомним, что к ОКПДТР обращаться следует только с целью установления наименования должности, а не профессии, поскольку в нем пока не отражены наименования профессий рабочих в соответствии с новым ЕТКС.

В последнее время в организациях, особенно с иностранным капиталом, а также в компаниях, увлеченных новыми стилями управления, используются иностранные названия должностей. Большинству из них в российском трудовом законодательстве можно найти аналоги; но есть и такие, перечень обязанностей которых выходит за границы уже существующих должностей. Например, мерчандайзеры, логистики, супервайзеры и т. д.

ТК РФ частично решил эту проблему. Статья 57 ТК РФ определенно и однозначно устанавливает, что наименование должности, специальности, профессии устанавливается в соответствии со штатным расписанием. Следовательно, в штатное расписание можно включить и новые наименования должностей, например, если в организации внедряются новые методики структурирования и управления персоналом. Однако при этом желательно выполнить два условия:

• проверить, не содержится ли в квалификационной карте (характеристике) вводимой должности обязанностей, аналогичных обязанностям по должностям, для которых законодательство предусматривает пенсионные и иные льготы;

• не увлекаться новомодными названиями, т. к. большинство из них относится к профессиональному сленгу (жаргону) и даже в странах – источниках заимствования они применяются только в разговорной речи (например, «хэдхантер» – «специалист по поиску руководителей»).

Лучше выяснить у инициаторов введения новых должностей, есть ли полные и официально принятые их наименования. Ведь, увольняясь из организации, работник зачастую уходит с такой записью в трудовой книжке, которая может быть непонятной не только новому работодателю, но и органам, осуществляющим оформление пенсий.

В штатном расписании наименования профессий (должностей) указываются в составе структурных подразделений. Они приводятся по старшинству начиная с высшего звена и заканчивая младшим звеном: руководитель, заместитель руководителя, специалист, технический исполнитель, и т. д. В штатном расписании допускается указывать двойные наименования должностей, разделяемых знаком «—», при этом должностной оклад устанавливается по первой должности в двойном наименовании.

В том случае, если в организации есть работники, не входящие в состав какого-либо структурного подразделения, то они оформляются как «прочий персонал».

Наименование указывается полностью, в единственном числе именительного падежа. Сокращения «зав.», «зам.», «нач.» не допускаются.

Количество штатных единиц (графа 4) указывается в единицах по каждой должности или профессии. Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указываются в соответствующих долях (0,2; 0,4 и т. д.).

В графе 5 указываются оклады (тарифные ставки), устанавливаемые за выполнение работ в соответствии с профессиями (должностями), перечисленными в графе 3. Согласно ст. 129 ТК РФ оклад (тарифная ставка) – это фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени.

Размеры окладов (тарифных ставок) в соответствии со ст. 135 ТК РФ устанавливаются:

• работникам организаций, финансируемых из бюджета, – соответствующими законами и иными нормативными правовыми актами;

• работникам организаций со смешанным финансированием (бюджетное финансирование и доходы от предпринимательской деятельности) – законами, иными нормативными правовыми актами, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами организаций;

• работникам других организаций – коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами организаций, трудовыми договорами.

Тарифная ставка является элементом тарифной системы (т. е. совокупности нормативов, с помощью которых осуществляется дифференциация заработной платы работников различных категорий). При оплате труда на основе тарифной системы размер тарифной ставки (оклада) 1-го разряда единой тарифной сетки не может быть ниже минимального размера оплаты труда.

Тарифная система оплаты труда включает в себя: тарифные ставки (оклады), тарифную сетку, тарифные коэффициенты. Сложность выполняемых работ определяется на основе их тарификации.

Тарификация работ и присвоение тарифных разрядов работникам производятся с учетом Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих.

Тарифная система оплаты труда работников организаций, финансируемых из бюджетов всех уровней, устанавливается на основе единой тарифной сетки по оплате труда работников бюджетной сферы, утверждаемой в порядке, установленном федеральным законом, и являющейся гарантией по оплате труда работников бюджетной сферы. Тарифная система оплаты труда работников других организаций может определяться коллективными договорами, соглашениями с учетом единых тарифно-квалификационных справочников и государственных гарантий по оплате труда.

Что же касается надбавок (графы 6–8), то они также должны быть предусмотрены системой оплаты труда. Виды и размеры надбавок указываются в соответствии с ТК РФ, федеральными законами, коллективными договорами и локальными нормативными актами. Как определено ст. 144 ТК РФ работодатель имеет право устанавливать различные системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок с учетом мнения представительного органа работников. Указанные системы могут устанавливаться также коллективным договором.

Порядок и условия применения стимулирующих и компенсационных выплат (доплат, надбавок, премий и других)

• в организациях, финансируемых из федерального бюджета, устанавливаются Правительством РФ;

• в организациях, финансируемых из бюджета субъекта Российской Федерации, – органами государственной власти соответствующего субъекта Российской Федерации;

• в организациях, финансируемых из местного бюджета, – органами местного самоуправления.

Надбавки могут быть связаны с дополнительной оплатой или стимулированием труда, с достижением каких-либо показателей за определенные периоды времени или с другими факторами.

В графе 9 определяется месячный фонд оплаты труда по каждому работнику. Согласно ст. 129 ТК РФ под заработной платой понимается вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также выплаты компенсационного и стимулирующего характера.

Согласно указаниям по применению правил оформления первичных документов, утвержденных постановлением Госкомстата, в штатном расписании заработную плату теперь можно указывать не только в рублях, но и с помощью вспомогательных величин (процентов, коэффициентов и т. п.).

Графа «Примечание» предназначена для внесения оперативных изменений или отражения особенностей по конкретному наименованию должности. Зачастую данная графа используется для указания фамилии и инициалов отдельных работников, занимающих управленческие должности.

После заполнения всех граф основной части таблицы, в строке «Итого» указываются итоговые суммы по графам 4–9. По итоговым показателям 3-й и 9-й граф составляется приказ (распоряжение) об утверждении штата с конкретным количеством штатных единиц и определенным месячным фондом оплаты труда. Приказ (распоряжение) утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Номер и дата приказа отражаются в шапке штатного расписания.

Если при заполнении формы были допущены ошибки, то они могут быть исправлены только по установленным правилам, т. е. с помощью зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. При этом исправления должны быть согласованы со всеми лицами, подписавшими документ, и подтверждены их подписями с указанием даты внесения исправлений.

При оформлении штатного расписания обратите внимание на то, чтобы в документе были заполнены все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой. Только в этом случае он будет считаться окончательно оформленным и может быть принят к утверждению. В частности, не забывайте заполнять такие реквизиты, как наименование организации и код по ОКПО. Расшифровки подписей также являются реквизитами, обязательными к заполнению. Если в форме остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты.

Для разработки табличной части штатного расписания могут использоваться и иные формы. Например:

В этом случае наименование и код структурного подразделения указываются не в столбце, а в строке – заголовке.

Экономисты по труду также предлагают использовать такую форму:

Если условия оплаты труда в организации установлены в определенном диапазоне, то в штатном расписании предусматривается «вилка» окладов. Для группы работников, которым установлена сдельная оплата труда, в штатном расписании может быть предусмотрено введение специального раздела или специальной графы. При этом указывается общее число работников такой группы. С учетом этого форма штатного расписания может быть следующей:

В ряде организаций, особенно в государственных учреждениях, применяется «урезанная» форма штатного расписания, т. е. форма, в которой не отражаются должностные оклады и фонд оплаты труда. В этом случае общее количество должностей по штатному расписанию должно соответствовать расчетной численности по фонду оплаты труда, предусмотренной в смете.

При разработке штатных расписаний также практикуется указание итоговой численности работников. Она может быть как общей – по всем должностям (профессиям), так и по каждому структурному подразделению. Например:

Проект штатного расписания подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, а также иными лицами, относящимися к высшему звену управления организацией. Он изготавливается по количеству заинтересованных лиц и хранится 3 года после утверждения штатного расписания.

Копии проекта направляются в подразделения, а также заинтересованным лицам. При подготовке проекта штатного расписания не обязательно использовать унифицированную форму № Т-3. Более того, если речь идет действительно о согласовании, а не формальной простановке резолюций «не возражаю», «согласен», то лучше всего подготовить такую форму документа, которая позволит внести записи с предложениями, замечаниями и т. д.

Визы согласования проставляются на последнем листе. Если у визирующих нет замечаний, штатное расписание представляется на утверждение. Если же по отдельным положениям есть поправки, то после основных реквизитов визы (должности визирующего, его подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты), указывается.

Замечания прилагаются

(Подпись) С.И. Иванов

20.01.2005

В этом случае замечания к проекту (включая особые мнения и дополнения) оформляются отдельным листом. Они также могут излагаться на оборотной стороне последнего листа проекта.

Замечания руководителей структурных подразделений при согласии с ними должностного лица, ответственного за разработку штатного расписания, учитываются путем внесения их в проект. Замечания, с которыми это должностное лицо не согласно или не согласны иные лица, визирующие документ, рассматривает руководитель организации или уполномоченное им лицо при утверждении штатного расписания.

Если в процессе визирования в проект вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Если же в проект включены уточнения, не меняющие его сути, то повторного визирования при доработке не требуется.

В процессе подготовки проекта и утверждения штатного расписания образуется огромное количество документов:

• справки;

• заключения;

• отзывы;

• служебные записки.

Все они хранятся вместе с проектами в течение 3 лет после утверждения штатного расписания. Кроме того, если уставом (положением) организации предусмотрено представление проекта штатного расписания на согласование учредителям организации, то переписка с ними (за исключением протоколов собраний учредителей) подлежит особому хранению.

Утвержденное штатное расписание направляется по одному экземпляру:

• в отдел кадров;

• в главную бухгалтерию;

• один экземпляр хранится в составе управленческой документации организации.

В отдельных компаниях штатное расписание вводится в состав коммерческой информации и поэтому выпускается всего в двух экземплярах – один для генерального директора, один для главной бухгалтерии. В структурные подразделения направляются только части (извлечения), относящиеся к этим подразделениям, а в отдел кадров часть, касающаяся вакантных должностей.

Штатное расписание– документ долговременного действия, однако при необходимости в него могут вноситься изменения и дополнения. Внесение изменений и дополнений производится приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.

Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями.

1. Можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности.

2. Как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.

В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим:

• «О внесении изменений в штатное расписание»;

• «Об изменении штатного расписания»;

• «О частичном изменении штатного расписания».

В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:

• совершенствование организационной структуры компании;

• проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;

• реорганизация компании;

• расширение или сокращение производственной основы компании;

• изменение законодательства;

• оптимизация управленческой работы;

• планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, устранение дублирования функций и т. д.

Когда в действующее штатное расписание вносятся новые должности, исключаются старые, происходит изменение наименования должности, создаются новые отделы, то часто эти процессы затрагивают уже работающий персонал, и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вводятся. Это могут быть:

• переименование должности;

• изменение должности;

• переименование структурного подразделения;

• возложение дополнительных обязанностей;

• изменение базовых (должностных) окладов;

• введение новых подразделений;

• введение новых (дополнительных) должностей;

• ликвидация структурного подразделения;

• сокращение должности.

Во всех этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить разные процедуры оформления кадровых документов. Рассмотрим все эти варианты отдельно.

1. Переименование должности имеет место, когда у сотрудника, работающего в данный момент времени и выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного распорядка рабочего дня. Однако необходимо помнить, что согласно ст. 57 ТК РФ наименование должности, специальности, профессии является существенным условием трудового договора. Статья 73 ТК РФ предусматривает, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, по инициативе работодателя допускается изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора. Обязательное условие – в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Кроме того, ч. 2 ст. 73 ТК РФ устанавливает и специальный порядок таких изменений – работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее, чем за 2 месяца до их введения.

Таким образом, в случае переименования должности, помимо внесения изменений в штатное расписание (путем издания приказа по основной деятельности), необходимо получить письменное согласие работника. Если работник не согласен – следует действовать в порядке, предусмотренном ст. 73 ТК РФ. После этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку Т-2 и трудовую книжку.

2. Изменение должности работника в штатном расписании структурного подразделения осуществляется в случае изменения задач, функций, объема работ, выполняемых подразделением организации. В этом случае меняются существенные условия трудового договора, (в частности, трудовая функция, права и обязанности работника, характеристики условий труда, льгот и компенсаций, режим труда и отдыха, условия оплаты труда). Поэтому работник также предупреждается о предстоящих изменениях в письменной форме не позднее, чем за 2 месяца.

3. В том случае, если наименование структурного подразделения указано в трудовом договоре работника, то его переименование (изменение наименования, например вместо «отдел маркетинга» – «отдел маркетинговых исследований») при отсутствии изменения в трудовой функции работника или иных существенных условий труда осуществляется так же, как и изменение в наименовании должности работника (т. е. при выполнении требований ст. 73 ТК РФ).

4. Возложение дополнительных обязанностей на работника предусматривает расширение трудовой функции работника, предусмотренной трудовым договором. По своему содержанию это аналогично совмещению должностей (профессий).

5. Изменение базовых (должностных) окладов в штатном расписании осуществляется в случае изменения задач, функций, объема работ, выполняемых подразделениями и отдельными сотрудниками организации. Когда в штатном расписании меняются оклады, необходимо внести изменения в следующие документы сотрудников:

• трудовой договор. Так как согласно ст. 57 ТК РФ существенными условиями трудового договора являются условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты), то при изменении ставки оклада необходимо оформить изменения к трудовому договору;

• личная карточка Т-2 (раздел 3).

6. Основанием для организации (реорганизации) структурного подразделения являются:

• решение руководителя организации;

• проект структуры и штатной численности подразделения с перечнем категорий сотрудников;

• проект положения о структурном подразделении;

• проекты должностных инструкций по всем категориям персонала вводимого подразделения;

• проект положения об оплате труда сотрудников подразделения.

При определении категории создаваемого подразделения учитывается ряд принципов:

• служба создается, когда круг решаемых задач не может быть выполнен в полном объеме в рамках отдела и при наличии в структуре как минимум двух самостоятельных подразделений, одно из которых не ниже отдела;

• отдел, как правило, создается в структуре службы и характеризуется наличием двух четко выделенных непересекающихся направлений деятельности;

• должности начальников подразделений вводятся в соответствии со структурой, удовлетворяющей принципам, изложенным выше;

• должности специалистов и рабочего персонала вводятся при возникновении новых целей, задач и функций, которые не могут быть выполнены имеющимся персоналом или при значительном увеличении объема работ по данному рабочему месту.

7. При введении новой (дополнительной) должности на имя руководителя организации поступает комплект документов, включающий в себя:

• служебную записку от руководителя подразделения с обоснованием введения в штатное расписание подразделения новой (дополнительной) должности;

• обновленную структуру подразделения;

• проект должностной инструкции на вновь вводимую должность.

При выборе категории сотрудника (при обосновании введения штатной единицы) необходимо руководствоваться следующими принципами:

• должность ведущего специалиста и приравненных к нему работников вводится при наличии двух самостоятельных направлений работы, каждое из которых выполняется специалистом, при наличии объема работ как минимум для двух специалистов;

• должность старшего специалиста и приравненных к нему работников вводится при значительном росте требований к уровню квалификации, предъявляемых к какому-либо рабочему месту на основании деловой оценки или субъективной оценки руководителя подразделения;

• должности специалистов и рабочего персонала вводятся при возникновении новых целей, задач и функций, которые не могут быть выполнены имеющимся персоналом, или при значительном увеличении объема работ по данному рабочему месту.

8. Решение о ликвидации структурного подразделения оформляется в соответствии с ТК РФ приказом по организации за два месяца до введения в действие этого решения с предупреждением сотрудников этого подразделения об увольнении по сокращению штатов.

9. Решение о сокращении должности принимается руководством организации при обнаружении несоответствия (дублирования) функций, обязанностей, объема выполняемых работ принятым в организации внутренним регламентам. Решение о сокращении должности, занимаемой сотрудником организации, оформляется приказом по организации в соответствии с ТК РФ за два месяца до введения в действие этого решения с предупреждением сотрудника о предстоящем увольнении по сокращению штатов.

Увольнение сотрудников по причине ликвидации структурного подразделения, сокращения должности, занимаемой работником, производится кадровым приказом с соответствующей формулировкой. Более подробно эти вопросы рассматриваются в разделе «О сокращении штата и численности».

Рабочая форма штатного расписания, в которую внесены инициалы и фамилии работников, занимающих должности, предусмотренные штатным расписанием, называется замещение должностей или штатная расстановка. Также на практике могут использоваться и другие названия данного документа. Штатная расстановка не имеет унифицированной формы, для ее составления за основу может браться табличная часть штатного расписания. Главное отличие штатной расстановки от штатного расписания – это динамичный документ, изменяющийся в зависимости от происходящих (численных и качественных) изменений в личном составе предприятия, организации и не требующий издания приказа о его утверждении.

В число внутренних нормативных актов входят такие документы, как положения. Положения – это нормативные акты, которые устанавливает порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы предприятия, либо его структурных подразделений (единиц). Данные документы регулируют совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Положение о структурном подразделении).

Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовыеразрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения включают такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и другие пункты в зависимости от характера положения. Положения являются сложными документами, их структура и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчиками.

В состав реквизитов положения входят наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, индекс, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании.

2.2.1. Положения о структурных подразделениях

Положение о структурном подразделении – это локальный нормативный акт, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами организации.

Положение о структурном подразделении входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации, имеет код по ОКУД – 0211111, изготавливается на формате А4 в одном подлинном экземпляре, который хранится в Дирекции или канцелярии, по одной копии направляются в соответствующее структурное подразделение, в отдел кадров, в подразделение, разработавшем Положение. Положения о всех структурных подразделениях хранятся на предприятии постоянно.

Обязательными реквизитами данного документа являются регистрационный номер и гриф утверждения.

Разработчиком Положения о структурном подразделении является инженер по организации управления производством (если на предприятии есть отдел организации и оплаты труда), служба персонала или кадровая служба. К совместной работе рекомендуется привлекать юридический или правовой отдел. Обычно Положения о структурных подразделениях утверждаются руководителем организации (непосредственно либо специальным распорядительным актом). Учредительными документами или локальными нормативными актами организации право утверждать положения о структурных подразделениях может быть предоставлено иным должностным лицам (например, заместителю руководителя организации по персоналу). В отдельных организациях принято, что положения о структурных подразделениях утверждаются органом, уполномоченным учредителями (участниками) юридического лица.

Проект Положения о структурном подразделении подлежит обязательному согласованию:

• с вышестоящим руководителем (если подразделение входит в состав более крупного подразделения);

• с заместителем руководителя организации, курирующим деятельность подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководящими работниками;

• с руководителем службы персонала или иного подразделения, осуществляющего управление персоналом;

• с начальником юридического или правового подразделения либо с юристом организации.

Также Проект положения может быть согласован с руководителями тех структурных единиц, с которыми взаимодействует подразделение для того, чтобы не было неточностей в формулировках взаимоотношений подразделения с другими структурными подразделениями, дубляжа функций в положениях о разных структурных подразделениях. Перечень структурных подразделений, с которыми он согласовывается, определяется организацией самостоятельно.

Датой документа считается дата утверждения Положения о структурном подразделении.

В отдельных случаях каждое структурное подразделение самостоятельно разрабатывает для себя положение, что крайне нежелательно, т. к. положения по всем структурным подразделениям должны вырабатываться с учетом единых для предприятия правил и требований.

Общее руководство работой по составлению данных документов осуществляется заместителем руководителя предприятия (по персоналу, по административным и иным вопросам).

Законодательством не определены требования к положениям о структурных подразделениях и правила их разработки, поэтому каждое предприятие самостоятельно решает, какие вопросы организации деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах.

Структура самого документа, может быть простой, включающей в себя следующие пункты:

• общие положения;

• структура и штатная численность подразделения;

• цели и задачи;

• функции;

• права и полномочия;

• руководство;

• взаимодействие (служебные связи);

• ответственность;

• организация работы.

Кроме того, могут выделяться разделы, посвященные условиям работы подразделения (рабочему режиму), вопросам контроля и проверки деятельности структурного подразделения, оценки качества выполнения подразделением своих функций, имущества структурного подразделения.

Существуют определенные правила разработки разделов Положения о структурном подразделении. Этот документ начинается с раздела «Общие положения», в котором находят отражение следующие вопросы.

Место подразделения в структуре организации определяется на основании документа «Структура организации». Если такого документа на предприятии по каким-то причинам нет, то в Положении указывается место подразделения в системе управления организацией, а также описывается, что собой представляет это структурное подразделение – самостоятельную единицу (находящуюся в непосредственном подчинении руководству организации) или единицу, входящую в состав более крупного структурного подразделения. В том случае, если наименование подразделения не позволяет определить вид подразделения (например, архив, бухгалтерия), то в Положении желательно указать, на каких правах оно создано (на правах отдела, департамента, пр.). Таким образом, сразу определяется место подразделения и его значимость.

Порядок создания и ликвидации подразделения. Обычно структурное подразделение создается по приказу руководителя организации, подготовленного на основании его единоличного решения или во исполнение решения, принятого учредителями (участниками) юридического лица или уполномоченного ими органа. Реквизиты документа, на основании которого создано подразделение, указываются при констатации факта создания структурного подразделения.

В этом же пункте отражается порядок ликвидации подразделения: кем принимается такое решение и, каким документом оно оформляется. Если работодатель устанавливает в своей организации особые правила ликвидации подразделения, то здесь же целесообразно описать процедуру ликвидации (привести перечень ликвидационных мероприятий, сроки их проведения, порядок выплаты работникам компенсаций). Если для подразделения применяются общие правила сокращения штата работников организации, то в данном пункте Положения достаточно ограничиться отсылкой к соответствующим статьям ТК РФ.

Также в Положении необходимо предусмотреть порядок изменения статуса структурного подразделения (его слияния с другим подразделением, преобразования в иной вид подразделения, выделения из его состава новых структурных подразделений, присоединения подразделения к другому подразделению). Не рекомендуется использовать понятие «упразднение структурного подразделения», т. к. это подразумевает прекращение деятельности структурного подразделения не только в результате ликвидации подразделения, но и в результате его преобразования в иное.

Подчиненность структурного подразделения. Здесь указывается, кому подчиняется структурное подразделение, т. е. какое должностное лицо осуществляет функциональное руководство деятельностью подразделения. Технические подразделения обычно подчиняются техническому директору (главному инженеру); производственные – заместителю директора по производственным вопросам; планово-экономические, маркетинговые, сбытовые подразделения – заместителю директора по коммерческим вопросам. При таком распределении ответственности между руководящими работниками непосредственно руководителю организации может подчиняться канцелярия, юридический отдел, отдел по связям с общественностью и другие административные подразделения.

Если структурное подразделение входит в состав более крупного подразделения (например, отдел в составе управления), то в Положении указывается, кому (наименование должности) функционально подчиняется это подразделение.

Обязательным в разделе «Общие положения» является пункт, констатирующий, какими основополагающими документами руководствуется подразделение в своей деятельности. Кроме решений руководителя организации и общих локальных нормативных актов организации, в Положении перечисляются специальные локальные нормативные акты (например, для канцелярии – Инструкция по делопроизводству в организации, для отдела кадров – Положение о защите персональных данных работников), а также общеотраслевые и отраслевые законодательные акты (для бухгалтерии – Федеральный закон «О бухгалтерском учете», для отдела по защите информации – Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»).

Данный подраздел может начинаться фразой: «Подразделение осуществляет свою деятельность на основе следующих документов», или «В своей деятельности подразделение руководствуется следующими документами».

В данном разделе Положения о структурном подразделении также могут быть указаны и другие сведения, например:

• местонахождение подразделения;

• перечень основных терминов и их определений (в подразделениях со специфическими функциями и обязанностями специалистов, не связанных с основными задачами подразделения);

• иные, требующие отражения в Положении о подразделении, сведения.

Раздел «Структура и штатная численность подразделения» определяет следующие положения.

Структура подразделения. Если структурное подразделение разделено на структурные единицы, то в Положении необходимо отобразить его внутреннюю структуру и указать порядок ее формирования.

Предложение о выделении внутри структурного подразделения структурных единиц обычно исходит от его руководителя. Затем оно согласовывается с отделом организации и оплаты труда, кадровой службой, иными подразделениями и представляется на утверждение либо руководителю организации, либо его заместителю, осуществляющему функциональное руководство этим подразделением. Инициатива структурирования подразделения также может идти «сверху» – напрямую от руководителя организации или его заместителей.

Подразделение может изначально иметь сложную структуру, если оно было образовано путем слияния или объединения отдельных подразделений, без их расформирования, но с подчинением руководителю образованного подразделения.

Структуру подразделения можно изобразить различными способами.

Текстовой способ: «В состав подразделения входят следующие структурные единицы: …»).

В виде схемы: «Подразделение имеет в своем составе структурные единицы согласно приведенной схеме:»

Схема также может отражать связи между структурными единицами и быть более сложной.

Структурные единицы в составе подразделения могут быть созданы как на постоянной основе, так и на временной. Если отдел структурирован на постоянной основе, то необходимо выяснить, какой документ будет определять их статус и регламентировать их деятельность. Например, это может быть Положение о данном подразделении (в этом случае желательно распределить функции между структурными единицами подразделения непосредственно в тексте этого Положения). Если же для этих структурных единиц будут разрабатываться отдельные положения, то в основном Положении необходимо определить порядок разработки и утверждения отдельных локальных нормативных актов.

Если такая сложная структура подразделения отражена в штатном расписании, то работа в конкретном секторе может быть отнесена к существенным условиям труда. Трудовое законодательство предусматривает весьма сложную процедуру проведения таких организационно-штатных мероприятий, как создание, ликвидация или преобразование структурных подразделений, поэтому вопрос распределения отдельных функций структурного подразделения целесообразно решать посредством образования временных структурных единиц – секторов, участков, групп.

Право руководителя структурного подразделения формировать временные структурные образования (например, для решения конкретных задач, для реализации отдельных проектов, пр.) должно быть закреплено в Положении о структурном подразделении. Если руководитель структурного подразделения не наделяется правом самостоятельного принятия решения об образовании временных структурных единиц, то в Положении необходимо определить, кто уполномочен принимать такое решение и описать процедуру его принятия (согласования, утверждения, пр.).

Порядок изменения структуры подразделения. В данном пункте отражается механизм изменения структуры подразделения – создания в составе подразделения структурных единиц (если подразделение изначально не структурировано), ликвидации отдельных из них, а также их слияния, преобразования, присоединения и выделения новых структурных единиц. В Положении определяется, от кого может исходить инициатива по изменению структуры подразделения, как она оформляется, кто принимает окончательное решение, какие последствия влечет такое изменение.

Порядок разработки и утверждения должностных инструкций. Здесь определяется: кто разрабатывает должностные инструкции работников подразделения, кто их утверждает, как они вводятся в действие, например: «Права и обязанности каждого работника отдела определяются соответствующей должностной инструкцией, согласовываемой с начальником подразделения и утверждаемой приказом руководителя предприятия».

Штатная численность работников подразделения. Этот вопрос может непосредственно регулироваться в Положении о структурном подразделении (в том числе и в качестве приложения к Положению) или решаться посредством отсылки к штатному расписанию организации.

В следующем разделе Положения о структурном подразделении «Цели и задачи» находят отражение основные цели и задачи данного подразделения.

Основные цели. Целью создания структурного подразделения понимается идеальное представление результата, которого должно достичь подразделение в процессе своей деятельности. Правильно и точно сформулированная цель позволяет направить и сориентировать деятельность подразделения, а также еще раз определить его назначение и обозначить место в структуре организации. Требования, которые предъявляются к целям, формулируемым в положениях, могут быть такими:

• достижимость;

• структурированность;

• согласованность с целями деятельности всего предприятия;

• точность и конкретность.

Например, цель создания отдела кадров может быть сформулирована таким образом: «…кадровое обеспечение деятельности организации». Структурное подразделение может иметь как одну, так и несколько целей, которые должны быть перечислены в положении.

Основные задачи. Задачи – это определенное направление деятельности структурного подразделения, обеспечивающее достижение поставленной перед подразделением цели. В качестве основы для определения задач можно использовать квалификационные характеристики руководителей структурных подразделений из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Почти в каждой характеристике основная задача сформулирована в первом предложении. Например, в квалификационной характеристике начальника юридического отдела указано: «Обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия и защиту его правовых интересов». Отсюда основные задачи юридического отдела могут быть сформулированы следующим образом:

• обеспечение законности деятельности предприятия;

• защита правовых интересов предприятия.

В идеальном случае на предприятии составляется так называемая матрица распределения функций управления, на основе которой производится структурирование организации и расписываются задачи каждого структурного подразделения.

Задачи подразделения могут выходить за пределы должностных обязанностей его руководителя (например, в объединенных подразделениях – рекламно-информационном отделе, отделе маркетинга и сбыта).

Если в состав подразделения входят структурные единицы, отвечающие за отдельные направления деятельности, то задачи определяются подробно и условно структурируются таким образом, чтобы их можно было легко закрепить за этими единицами.

Перечисление задач структурного подразделения начинается с главных и заканчивается второстепенными. Требования, предъявляемые к задачам:

• предельная точность и определенность;

• решаемость;

• адекватность основным целям подразделения.

Например, задачи, поставленные перед отделом кадров, можно сформулировать следующим образом:

• подбор и расстановка работников;

• формирование стабильно работающего коллектива;

• создание кадрового резерва;

• учет кадров;

• контроль дисциплины труда;

• обеспечение трудовых прав работников.

«Функции». Функции структурного подразделения должны быть сформулированы таким образом, чтобы они отвечали на главный вопрос: «Что и как нужно делать для того, чтобы выполнить задачу?». Они должны быть ориентированы на конечные результаты деятельности.

При разработке данного раздела также обычно используется матрица распределения функций управления организацией. Если на предприятии матрица не составлялась, то за основу берется раздел «Должностные обязанности» квалификационной характеристики руководителя соответствующего структурного подразделения. Поможет определить функции структурного подразделения ГОСТ 24.525.5-81 «Управление производственным объединением и промышленным предприятием. Управление ресурсами. Основные положения» и иные государственные и отраслевые стандарты.

Разрабатывая этот раздел Положения о структурном подразделении, необходимо руководствоваться следующими правилами:

• функции должны быть сформулированы так, чтобы обозначить конкретные действия, выполнением которых решаются задачи, поставленные перед подразделением;

• функции должны быть изложены максимально полно (чтобы не вносить изменения по мере выявления «неучтенных»);

• перечисление функций желательно начинать с основных, постепенно переходя ко второстепенным и текущим;

• функции одного структурного подразделения не должны дублировать функции другого структурного подразделения;

• функции структурного подразделения должны быть увязаны с функциями тех подразделений, с которыми у подразделения существуют функциональные связи;

• функции должны поддаваться структурированию (т. е. разделению на должностные обязанности работников подразделения);

• функции должны быть сформулированы таким образом, чтобы была возможность оценить результаты деятельности подразделения;

• функции не должны выходить за пределы задач подразделения и должны корреспондировать с правомочиями и правами подразделения.

Данный раздел Положения может разрабатываться не только как «генеральный план» работы структурного подразделения, но и как инструкция (когда наряду с конкретными действиями указываются способы их совершения).

Когда перед структурным подразделением поставлено несколько задач, то функции желательно группировать в соответствии с задачами.

Если подразделение не структурировано на более мелкие единицы, но вместе с тем его функции четко распределены между работниками, то в Положении можно отразить данное распределение. Это поможет впоследствии составить должностные инструкции на работников подразделения.

Функции структурного подразделения могут быть представлены в виде текста или таблицы (что более удобно).

Этот способ изложения более нагляден и позволяет быстро подвести итоги работы структурного подразделения.

«Права». Для выполнения функций подразделениям предоставляются определенные права. Но необходимо понимать различие понятий «права» и «полномочия», т. к. в данном разделе находят отражение и те, и другие.

Под правом понимается свобода субъекта совершать определенные действия или воздерживаться от их совершения по своей воле и по своему усмотрению, при наличии конкретных условий или вне зависимости от каких-либо условий. Например, подразделение может принять к исполнению документы, а может не принять, если в них найдены какие-либо изъяны (несоответствие законодательству, отсутствие соответствующего распоряжения руководителя организации и подразделения и др.).

Предписать же работникам выполнение определенных действий можно путем определения их полномочий, т. е. закрепления и возможности, и обязательности совершать конкретные действия при вполне конкретных условиях.

При формулировании прав и полномочий необходимо соблюдать определенные правила:

• право и полномочие должны соотноситься с определенной функцией или группой функций, т. к. они предоставляются подразделению для надлежащего выполнения стоящих перед ним задач;

• право должно быть сформулировано таким образом, чтобы оно отражало возможность совершения определенных действий, а полномочие – и возможность, и обязанность предпринимать определенные действия;

• если для реализации прав и полномочий рядовыми работниками структурного подразделения необходимо разрешение руководителя подразделения, то порядок его получения должен быть описан в Положении;

• при составлении данного раздела сначала нужно перечислить полномочия, затем – права, а внутри этих блоков – вначале основные полномочия (права), а потом второстепенные;

• если отделить право от полномочия сложно, то лучше закрепить это действие как право.

Права подразделяются на:

• распорядительные (право использовать имеющиеся у подразделения ресурсы – информационные и материальные, запрашивать в других структурных подразделениях необходимые документы и информацию и др.);

• организационные (право проводить совещания по вопросам работы подразделения, знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися подразделения и др.).

Полномочия обычно носят распорядительный характер, например:

• представлять интересы предприятия и структурного подразделения во взаимоотношениях с государственными органами и органами местного самоуправления, сторонними организациями;

• по согласованию с руководством предприятия привлекать внешних специалистов и консультантов для реализации согласованных с руководством проектов и др.

Необходимо, чтобы данный раздел Положения о структурном подразделении ориентировался как на подразделение в целом (общий для всего подразделения перечень прав), так и на конкретных работников. В отдельный блок можно выделить права и полномочия руководителя подразделения, которые он может делегировать своим подчиненным. Соответственно, должен быть определен порядок передачи прав и наделения полномочиями рядовых сотрудников подразделения.

Если на предприятии существуют должностные инструкции, то в данном разделе формулируются, в первую очередь, функциональные права, а не трудовые, предусмотренные ст. 21 ТК РФ.

«Взаимодействие». В процессе решения задач, поставленных перед структурным подразделением, выполнения возложенных на него функций и реализации, предоставленных ему прав, оно взаимодействует с другими структурными подразделениями организации.

Как правило, связи между структурными подразделениями выражаются в совершении определенных действий, имеющих различные характеристики.

Совместные действия. Например, проект общего локального нормативного акта может разрабатываться совместно несколькими подразделениями (рабочей группой, созданной из работников этих подразделений).

Согласованные действия. В данном случае под согласованностью понимается и одновременное выполнение определенных действий несколькими подразделениями для достижения конечного результата, и поочередное (поэтапное) выполнение действий несколькими подразделениями (сначала одно структурное подразделение совершает действие, затем второе и т. д.).

Встречные действия. Например, хозяйственный отдел предоставляет отделу кадров канцелярские принадлежности, а отдел кадров выполняет встречное действие – представляет в хозяйственный отдел отчет об их использовании.

Односторонние действия. Например, все структурные подразделения организации представляют в финансовый отдел отчеты о расходовании средств, выделенных на содержание подразделения. В этом случае финансовый отдел не обязан совершать встречное действие по тому же вопросу.

Все эти действия отображают существующие связи в организации, как вертикальные, так и горизонтальные.

Более детально совместные и согласованные действия могут регламентироваться в специальных локальных нормативных актах. Например, в приказе руководителя организации о каком-то новом проекте может подробно описываться участие каждого из структурных подразделений в этом проекте. Если совместные действия описываются в этом разделе Положения (а не в «Функциях»), то желательно указать, какой результат должен быть достигнут в результате этой совместной работы, например, появление какого-то конкретного документа (Положение о стимулировании оплаты труда работников производственного подразделения и др.).

В самом Положении о структурном подразделении подробно рассматривается регламентация встречных действий, в первую очередь организация передачи и получения различной информации (управленческих решений и отчетов об их выполнении, статистических и аналитических данных, проектов документов и заключений по ним и т. д.), односторонних действий в адрес функционального структурного подразделения.

Встречные действия обычно описываются по схеме «предоставление – получение» или «передача – получение» информации (устной и документированной) и материальных ценностей. Если такие связи постоянны, то в этом же разделе по каждой связи можно определить периодичность и сроки предоставления и получения сведений, документов или ценностей.

Если разрабатывается Положение о структурной единице, входящей в состав более крупного подразделения, то порядок определения взаимодействия будет еще более сложным за счет того, что необходимо определить несколько уровней горизонтальных и вертикальных связей.

В этом разделе также может быть описан порядок урегулирования разногласий, возникающих между структурными подразделениями.

При разработке раздела «Взаимодействие» необходимо руководствоваться следующими правилами:

• в положении должны быть зафиксированы только постоянные и устойчивые связи между структурными единицами;

• встречные действия структурных единиц должны найти одинаковое отражение в положениях о каждой из этих структурных единиц (аналогично – для структурных подразделений);

• в документе отражаются связи между структурными подразделениями (единицами), а не между отдельными сотрудниками, соответственно, необходимо ориентироваться на контакты руководителей взаимодействующих подразделений. Взаимоотношения конкретных исполнителей обычно находят свое отражение в должностных инструкциях. Хотя, если есть необходимость, можно в данном разделе зафиксировать, например, что работник должен санкционировать свои действия у непосредственного руководителя, согласовывать свои действия с руководителем другого структурного подразделения (непосредственно или через своего руководителя).

Данный раздел может быть оформлен в виде текста или таблицы (матрицы), второй способ более наглядный.

В разделе «Руководство» необходимо рассмотреть следующие положения:

• руководство подразделением.

Может быть определен один руководитель (руководитель подразделения), либо общий руководитель (заместитель руководителя предприятия) и непосредственный (руководитель подразделения). Аналогично оформляется пункт руководства структурной единицей (руководитель службы, руководитель структурной единицы);

• порядок назначения на должность руководителя структурного подразделения и освобождения от этой должности.

Назначение на должность руководителя структурного подразделения и освобождение от этой должности может осуществляться просто приказом руководителя предприятия, либо с предшествующими процедурами представления на должность, избрания по конкурсу, утверждения в должности. Все это находит отражение в Положении о структурном подразделении;

• порядок замещения руководителя структурного подразделения во время его отсутствия.

Если у руководителя один штатный заместитель, то в Положении о структурном подразделении описывается порядок передачи руководства подразделением на случай отсутствия руководителя подразделения в связи с временной нетрудоспособностью, пребыванием в командировке или отпуске, пр. Если заместителей несколько, то описывается схема заместительства с участием всех заместителей;

• права и обязанности руководителя структурного подразделения.

В данном пункте рассматриваются только те обязанности и права руководителя структурного подразделения, которые непосредственно связаны с руководством подразделением. Все иные обязанности и права руководителя подразделения, в том числе и как обычного исполнителя, должны быть вынесены в должностную инструкцию. Если обязанности и права руководителя структурного подразделения подробно описаны в должностной инструкции, то в Положении о структурном подразделении ограничиваются общим описанием функционального статуса и отсылкой к должностной инструкции.

В разделе «Ответственность» следует избегать повторения раздела «Функции», даже в иной формулировке (возложение на структурное подразделение обязанности решать определенные задачи и выполнять определенные функции). Фактически в данном случае констатируется обязанность и готовность руководителя структурного подразделения отвечать за неисполнение или ненадлежащее исполнение функций, возложенных на подразделение.

В данном разделе должно быть четко расписано, за нарушение каких правил несет ответственность подразделение. В этом случае работники предупреждаются о том, что они будут претерпевать неблагоприятные последствия, если не будут выполнять функции, возложенные на подразделение, а также, если в ходе выполнения функций будут допущены ошибки или совершены нарушения и т. д. Эта ответственность выражается в наборе санкций или мер юридической ответственности за совершенные действия (несвоевременное и ненадлежащее исполнение функций, не обеспечение информацией, несоответствие законодательству разработанных актов, упущения, недостатки, ошибки о работе подразделения).

При определении персональной ответственности руководителя структурного подразделения основной акцент должен быть сделан на ответственности, связанной с руководством подразделением.

В этом разделе Положения также желательно зафиксировать, что ответственность работников подразделения устанавливается должностными инструкциями.

В некоторых случаях целесообразно конкретизировать, к какому виду ответственности могут быть привлечены работники подразделения. Естественно, что работодатель самостоятельно может привлечь работников только к дисциплинарной и материальной ответственности. Однако не помешает предупредить работников о том, что за административные правонарушения и уголовные преступления, совершенные в ходе выполнения ими функций, возложенных на подразделение, они могут быть привлечены к административной и уголовной ответственности.

В целом же ответственность работников структурного подразделения можно описать одним предложением, например: «Работники отдела за неправомерные решения, действия или бездействие несут дисциплинарную, административную и иную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации».

В Положении о структурном подразделении могут быть разделы, посвященные вопросам, связанным с организацией деятельности подразделения.

«Условия работы подразделения». Данный раздел необходим, если режим работы (рабочее время, время отдыха) в структурном подразделении отличается от установленного в Правилах внутреннего трудового распорядка.

«Оценка деятельности подразделения». Этому вопросу может быть посвящен отдельный раздел Положения. В нем определяются объекты оценки и ее критерии. В первую очередь оценивается продуктивность деятельности подразделения. Она определяется через показатели объема произведенных работ, показатели качества этих работ. Во вторую очередь оценивается эффективность деятельности подразделения, под которой понимается соотношение затрат к конечным результатам деятельности, т. е. фактически к продуктивности. В заключении оценивается активность деятельности подразделения, которая отражает динамику изменения результатов деятельности подразделения за определенный период времени.

В этом же разделе указывается, кто оценивает результаты деятельности подразделения, и как используются итоги такой оценки. Если в организации введены системы стимулирования труда персонала, то этот раздел должен быть согласован с локальными нормативными актами, определяющими виды и порядок применения стимулов (с Положением об оплате труда, Положением о мотивации, Положением о стимулировании или иными актами организации).

«Контроль и проверка деятельности подразделения». В этом разделе Положения определяется, кто контролирует деятельность подразделения (должностное лицо, постоянно или специально создаваемая комиссия, пр.), как осуществляются проверки (периодичность, инициатива и т. д.), какие меры принимаются по итогам проверок, как они оформляются и другие вопросы. Такой раздел включается в Положение о структурном подразделении, наделенном значительной свободой принятия решений, в том числе и в отношении выделенных подразделению материальных и финансовых ресурсов.

«Имущество подразделения». Данные раздел в положении может быть в том случае, если в ведение подразделения передается дорогостоящее имущество. В остальных случаях достаточно сделать отсылку к документам, в которых перечисляется состав имущества, переданного подразделению для выполнения возложенных на него функций.

В разделе «Делопроизводство и отчетность подразделения» решаются вопросы об использовании бланков документов организации, о порядке подготовки документов (общих или специальных правилах делопроизводства), о правилах использования печати структурного подразделения (если таковая есть) и различных штампов. При определении порядка предоставления отчетов о деятельности подразделения, уточняется, в какой форме готовятся отчеты, кто, в какие сроки и с какой регулярностью представляет их руководству организации.

Раздел «Заключительные положения» включается в Положение о структурном подразделении тогда, когда некоторые вопросы остались неурегулированными, и они не могут быть включены ни в один из рассмотренных выше разделов. Например, здесь можно:

• определить порядок внесения изменений в Положение о структурном подразделении (если он не определен в инструкции по делопроизводству в организации);

• установить запрет на возложение на работников подразделения функций, не предусмотренных Положением;

• определить дату введения Положения, если в акте об утверждении Положения (например, в приказе) определена дата, отличная от даты акта об утверждении;

• решить иные вопросы.

Все сотрудники подразделения должны быть ознакомлены Положением о структурном подразделении под роспись. Для этого на последней странице Положения приводится специальная таблица, в которой работники подразделения в порядке старшинства и по мере поступления проставляют соответствующие отметки. Положение о структурном подразделении действует до его отмены или замены его новым.

В процессе деятельности предприятия может появиться необходимость пересмотра и изменения существующих положений. Обычно это происходит в случае переподчинения подразделения, расширения его функций, изменения внутренней структуры. Следует учитывать, что внесение изменений в положение о структурном подразделении может, а в отдельных случаях должно повлечь пересмотр должностных инструкций работников этого подразделения.

Основанием для внесения изменений в положение о структурном подразделении является приказ руководителя организации. Порядок и способы его оформления аналогичны порядку оформления приказа о внесении изменений в должностную инструкцию.

2.2.2. Положение об оплате труда и премировании

Положение об оплате труда и премировании является локальным нормативным актом на предприятиях, где не заключается коллективный договор. Если коллективный договор в организации есть, то положение об оплате труда может быть приложением к коллективному договору. Положение об оплате труда и премировании является основным документом, в соответствии с которым рассчитывается зарплата на предприятии.

Положение об оплате труда и премировании работников является документом, регламентирующим:

• принципы формирования системы оплаты труда;

• порядок расчета денежного вознаграждения за труд;

• критерии и процедуру оценки труда.

В первой части «Основные положения» формулируются цели, задачи и принципы документа.

Положение об оплате труда и премировании вводится на предприятии в целях повышения эффективности производства, усовершенствования системы организации оплаты труда, рационального использования фонда оплаты труда и т. п.

Задачами положения являются:

• повышение эффективности и качества работы персонала;

• введение гибкой системы материального стимулирования;

• повышение эффективности контроля и учёта планирования работ и выполнения заданий;

• стимулирование инициативы и творчества сотрудников;

• раскрытие кадрового потенциала и т. п.

При разработке условий оплаты работодатель руководствуется следующими принципами:

• равная оплата за равный труд, недопущение дискриминации в оплате труда;

• создание равных возможностей для роста заработка у всех категорий сотрудников;

• опережающий рост производительности труда по сравнению с ростом заработной платы и т. п.

Следующий раздел Положения об оплате труда и премировании – «Оплата труда». Обязательными требованиями, которые предъявляются к содержанию положения федеральными законами, являются:

• минимальный размер заработной платы;

• форма заработной платы;

• оплата труда при работе в условиях, отклоняющихся от нормальных;

• некоторые виды доплат и надбавок;

• сохранение среднего заработка или его части в строго определенных случаях;

• исчисление среднего заработка;

• место и сроки выплаты заработной платы;

• индексация заработной платы;

• условия изменения оплаты труда;

• возможные удержания из заработной платы и некоторые другие гарантии в области оплаты труда (ст. 129–134, 136–142, 146, 148, 150, 155–157 ТК РФ).

На уровне предприятия решаются вопросы, касающиеся:

• систем заработной платы;

• размеров тарифных ставок и окладов;

• премирования;

• различного рода выплат стимулирующего характера (ст. 135, 143, 144 ТК РФ).

Для каждой категории работников следует по-своему определять систему оплаты труда. Например, зарплату административных работников – исходя из окладов. Зарплату рабочих подсобных производственных подразделений – исходя из часовых тарифных ставок. Для других категорий работников могут быть установлены сдельные расценки. Это поможет повысить производительность труда, т. к. работники будут заинтересованы в том, чтобы работать больше и лучше.

Кроме того, в Положении об оплате труда и премировании отражаются:

• условия выплат премий и надбавок;

• категории работников, получающих премии;

• источники и размеры премий;

• периоды и сроки получения премий;

• порядок начисления, утверждения и выплаты премий и т. д.

Обычно оплата труда состоит из двух частей – постоянной и переменной.

Постоянная часть заработной платы является гарантированным денежным вознаграждением работника за выполнение им закрепленных за ним должностных обязанностей, уровень его квалификации, специализацию, стаж работы на предприятии и выплачивается ежемесячно в полном объеме. В постоянную часть заработной платы также могут входить персональные надбавки; надбавки за совмещение функций и др.

Переменная часть заработной платы является ежемесячной премией, которая может выплачиваться, например, из средств премиального фонда. Размер премии определяется по результатам работы работника за отчетный период (один календарный месяц).

В переменную часть заработной платы могут входить стимулирующие выплаты за:

• достижение работником значительных успехов в работе;

• исполнение задач особой важности и сложности;

• рациональное предложение и новаторство в труде;

• значительное перевыполнение планов работы за месяц;

• ответственное отношение к работе;

• длительную (более 30 календарных дней) командировку;

• по итогам работы за год.

Премия по итогам работы за год, или тринадцатая зарплата, – это хорошее средство мотивации персонала. Она учитывает вклад каждого сотрудника в общий результат работы предприятия и помогает снизить текучесть кадров. Это премиальная выплата, размер которой зависит от размера зарплаты сотрудника и от продолжительности его непрерывной работы на данном предприятии. Выплачивается эта премия по итогам календарного года, который длится с 1 января по 31 декабря. Как правило, вознаграждение получают сотрудники, полностью отработавшие год. Работодатель может предусмотреть основания, по которым размер тринадцатой зарплаты уменьшается либо она не выплачивается вообще. Вознаграждение по итогам работы за год выплачивается за счет средств фонда оплаты труда, фонда материального поощрения или фонда социального развития в зависимости от того, какой источник прописан в уставе предприятия. Вознаграждение может быть в размере процентной ставки от годового заработка или оклада работника в зависимости от стажа, в размере оклада. Возможен такой вариант: на премирование структурного подразделения направляется определенная сумма, которая затем делится между работниками в зависимости от годового заработка и стажа каждого из них.

Следующий раздел положения может называться «Критерии оценки труда работников», в числе которых могут быть:

• полнота выполнения планов работы на месяц;

• качество работы;

• исполнительская дисциплина;

• трудовая дисциплина и т. п.

Для оценки труда работника используются показатели: отлично, хорошо, удовлетворительно, неудовлетворительно. При оценке трудовой дисциплины, учитывается факт наличия нарушений «Правил внутреннего трудового распорядка предприятия» (прогул, опоздания, превышение полномочий, невыход на работу без предупреждения, появление на работе в состоянии опьянения).

Отдельным пунктом в положении могут быть «Условия премирования», где перечисляются:

• показатели премирования;

• условия премирования;

• размер и шкала премирования;

• круг премируемых работников;

• источники премирования.

«Гарантийные компенсационные выплаты работникам» обязательно должны быть предусмотрены в Положении об оплате труда и премировании. К данной категории относятся все выплаты, связанные с отклонением порядка использования работников в течение рабочего периода:

• оплата сверхурочных работ по инициативе работодателя (вид оплат 015 «Сверхурочные часы») и работы в выходные и нерабочие праздничные дни (вид оплат 011 «Доплата за работу в выходные и праздничные»);

• доплата за работу в вечерние и ночные смены (вид оплат 012 «Доплата за работу ночью»);

• оплата больничного листа сверх нормы, установленной бюджетом ФСС (вид оплат 064 «Больничный сверхнорм»);

• доплата за совмещение профессий и выполнение обязанностей временно отсутствующих работников (вид оплат 013 «Доплата за совмещение должностей»).

Также в положении можно предусмотреть различные виды удержаний из заработной платы работников. К обязательным удержаниям относятся:

• исполнительные листы;

• судебные приказы;

• постановления судебного пристава – исполнителя.

Кроме того, удержания могут быть по инициативе предприятия:

• удержание за причиненный материальный ущерб;

• удержание стоимости форменной одежды, если по закону работнику форменная одежда не положена;

• удержание за неотработанные дни оплаченного отпуска;

• удержание своевременно не возвращенных сумм, полученных под отчет;

• удержание аванса, выданного в счет выплаты заработной платы.

К удержаниям на основании заявлений и обязательств работников относятся:

• удержание по договору займа;

• удержание взносов в негосударственный пенсионный фонд;

• прочие виды удержаний.

В Положении об оплате труда и премировании в разделе «Прочие условия оплаты» указывается дата выдачи зарплаты, порядок оплаты простоев и компенсаций за несвоевременную выдачу зарплаты. Заработная плата (ст. 136 ТК РФ) выплачивается не реже, чем через каждые полмесяца. За задержку зарплаты работодатель привлекается к ответственности на основании ст. 142 ТК РФ.

Ответственность может быть:

• административной;

• уголовной;

• материальной.

Статья 5.27 КоАП РФ закрепляет, что нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 50 МРОТ. Повторное нарушение влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

В соответствии со ст. 145.1 УК РФ невыплата зарплаты свыше двух месяцев, совершенная руководителем предприятия, учреждения или организации независимо от формы собственности из корыстной или иной личной заинтересованности, наказывается штрафом в размере до 80 000 руб. или в размере зарплаты (иного дохода) осужденного за период до шести месяцев, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до пяти лет, либо лишением свободы на срок до двух лет.

То же деяние, повлекшее тяжкие последствия, наказывается штрафом в размере от 100 000 до 300 000 руб. или в размере зарплаты (иного дохода) осужденного за период от одного года до двух лет либо лишением свободы на срок от трех до семи лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового.

При нарушении работодателем установленного срока выплаты зарплаты (или других выплат) он обязан выплатить ее с уплатой процентов в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты, по день фактического расчета включительно.

Ставка рефинансирования – процентная ставка, которую использует ЦБ РФ при предоставлении кредитов коммерческим банкам в порядке рефинансирования. Работодатель обязан сам начислять денежную компенсацию за задержку выплаты зарплаты работнику и выдать ее без особого требования со стороны работника (ст. 236 ТК РФ).

В случае задержки выплаты зарплаты на срок более 15 дней работник имеет право, известив работодателя в письменной форме, приостановить работу на весь период до выплаты задержанной суммы. Не допускается приостановка работы в периоды военного или чрезвычайного положения, госслужащими, в организациях, связанных с обеспечением жизнедеятельности, и др. (ст. 142 ТК РФ).

За время простоя по вине работодателя (невыплата зарплаты является виной работодателя) выплачивается не менее двух третей средней зарплаты работника, но только в случае, если работник письменно предупредил работодателя о начале простоя (ст. 157 ТК РФ).

В Положении об оплате труда и премировании могут быть предусмотрены следующие пункты:

• расчет районного коэффициента;

• выплата материальной помощи работникам предприятия;

• организация контроля исполнения данного положения;

• срок действия и порядок внесения изменений в положение;

• сведения о разработчике и др.

В положении не употребляются термины «лишение премии» и «депремирование», просто при невыполнении условий премирования премия не выплачивается.

Перед тем, как подать Положение об оплате труда и премировании на утверждение руководителю, необходимо согласовать его с представительным органом работников, если он создан на предприятии. С утвержденным положением знакомят всех работников под расписку.

2.2.3. Положение об обработке персональных данных работников

Положение об обработке персональных данных – это локальный нормативный акт, в котором в соответствии с главой 14 ТК РФ «Защита персональных данных работника» (ст. 85–90) регламентированы требования при обработке персональных данных работника, гарантии их за щиты, хранение и использование персональных данных, права работника по защите персональных данных и ответственность работодателя за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника.

Положение об обработке персональных данных утверждается и вводится в действие приказом руководителя предприятия и является обязательным для исполнения всеми работниками. При разработке данного положения рекомендуется руководствоваться следующими принципами:

• личная ответственность работников за сохранность и конфиденциальность сведений о персональных данных работников, а также носителей этой информации;

• разбиение знания персональных данных между разными работниками предприятия;

• недопущение свободного доступа работников к документам и материалам, содержащим сведения о персональных данных;

• наличие четкой разрешительной системы доступа работников предприятия к документам, делам и базам данных, содержащих персональные данные.

В первой части документа «Общие положения» дается определение цели, для которой создается Положение об обработке персональных данных. Целью создания данного документа является обеспечение защиты персональных данных сотрудников от несанкционированного доступа, неправомерного их использования или утраты. В этом же разделе представлен список документов, на основании которых разрабатывается Положение об обработке персональных данных (Конституция РФ, ТК РФ, КоАП РФ, ГК РФ, УК РФ, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»). Также в первой части положения определяется порядок утверждения и введения в действие Положения об обработке персональных данных.

Во второй части положения дается определение понятию «персональные данные». «Персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника». Под информацией о работниках понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни работника, позволяющие идентифицировать его личность.

В состав персональных данных работника может входить следующая информация:

• анкетные и биографические данные;

• сведения об образовании;

• сведения о трудовом и общем стаже;

• сведения о составе семьи;

• паспортные данные;

• сведения о воинском учете;

• сведения о заработной плате сотрудника;

• сведения о социальных льготах;

• наименование специальности;

• занимаемая должность;

• сведения о наличии судимостей;

• адрес места жительства;

• домашний телефон;

• место работы или учебы членов семьи и родственников;

• характер взаимоотношений в семье;

• содержание трудового договора;

• состав декларируемых сведений о наличии материальных ценностей;

• содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию;

• подлинники и копии приказов по личному составу;

• личные дела и трудовые книжки сотрудников;

• основания к приказам по личному составу;

• дела, содержащие материалы по повышению квалификации и переподготовке сотрудников, их аттестации, служебным расследованиям;

• копии отчетов, направляемые в органы статистики.

Персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации. Работодатель не имеет права требовать от работника предоставления информации, касающейся других лиц. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания или по истечении 75 лет срока хранения, если иное не определено законом.

Следующий раздел документа регламентирует порядок работы с персональными данными сотрудников и может называться «Обработка персональных данных».

Персональные данные следует получать у самого работника. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а так же о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

Работодатель не имеет права требовать у работника данные о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений данные о частной жизни работника (информация о жизнедеятельности в сфере семейных бытовых, личных отношений) могут быть получены и обработаны работодателем только с его письменного согласия.

Под обработкой персональных данных работника понимается получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.

При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:

• не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;

• не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;

• предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами;

• разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, определенным приказом по организации, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

• не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;

• передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном ТК РФ, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

Раздел «Доступ к персональным данным» определяет список сотрудников, которые могут иметь доступ к этой информации. Обычно это:

• руководитель организации;

• руководители структурных подразделений по направлению деятельности (доступ к личным данным только сотрудников своего подразделения);

• при переводе из одного структурного подразделения в другое, доступ к персональным данным сотрудника может иметь руководитель нового подразделения;

• сотрудники бухгалтерии;

• сотрудники службы управления персоналом;

• сотрудники компьютерных подразделений;

• сам работник, носитель данных.

Также к числу имеющих право доступа к персональным данным вне организации можно отнести государственные и негосударственные функциональные структуры в сфере своей компетенции:

• налоговые инспекции;

• правоохранительные органы;

• органы статистики;

• страховые агентства;

• военкоматы;

• органы социального страхования;

• пенсионные фонды;

• подразделения муниципальных органов управления;

• другие организации с письменного разрешения сотрудника.

Так как персональные данные являются конфиденциальной информацией, в Положении обязательно существует раздел «Защита персональных данных». Защита персональных данных представляет собой жестко регламентированный и динамически технологический процесс, предупреждающий нарушение доступности, целостности, достоверности и конфиденциальности персональных данных и, в конечном счете, обеспечивающий достаточно надежную безопасность информации в процессе управленческой и производственной деятельности компании. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом.

Для обеспечения внутренней защиты персональных данных работников необходимо соблюдать следующие меры:

• ограничить и регламентировать состав работников, функциональные обязанности которых требуют конфиденциальных знаний;

• установить строгое избирательное и обоснованное распределение документов и информации между работниками;

• рационально разместить рабочие мест работников, при котором исключалось бы бесконтрольное использование защищаемой информации;

• ознакомить работников с требованиями нормативно – методических документов по защите информации и сохранении тайны;

• обеспечить необходимые условия в помещении для работы с конфиденциальными документами и базами данных;

• обеспечить защиту персональных данных сотрудника на электронных носителях;

• определить и регламентировать состав работников, имеющих право доступа (входа) в помещение, в котором находится вычислительная техника;

• организовать порядок уничтожения информации;

• своевременно выявлять нарушения требований разрешительной системы доступа работниками подразделения;

• проводить воспитательную и разъяснительную работу с сотрудниками подразделения по предупреждению утраты ценных сведений при работе с конфиденциальными документами;

• не допускать выдачу личных дел сотрудников на рабочие места руководителей.

Для обеспечения внешней защиты персональных данных также рекомендуется разработать определенные правила:

• порядок приема, учета и контроля деятельности посетителей;

• пропускной режим организации;

• учет и порядок выдачи удостоверений;

• технические средства охраны, сигнализации;

• порядок охраны территории, зданий, помещений, транспортных средств;

• требования к защите информации при интервьюировании и собеседованиях.

Раздел «Права и обязанности работника» закрепляет права работника, регламентирующие защиту его персональных данных, и обязывает его сообщать работодателю комплекс достоверных, документированных персональных данных, состав которых установлен ТК РФ, а также своевременно сообщать работодателю об изменении своих персональных данных.

Персональная ответственность – одно из главных требований к организации функционирования системы защиты персональной информации и обязательное условие обеспечения эффективности этой системы. Раздел Положения об обработке персональных данных «Ответственность за разглашение конфиденциальной информации, связанной с персональными данными» констатирует, что юридические и физические лица, в соответствии со своими полномочиями владеющие информацией о гражданах, получающие и использующие ее, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.

Статья 90 ТК РФ устанавливает ответственность лиц, виновных в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника.

Статья 5.27 КоАП РФ устанавливает ответственность должностных лиц, которые должны нести дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.

Статья 5.39 КоАП РФ устанавливает ответственность должностных лиц за неправомерный отказ в предоставлении гражданину собранных в установленном порядке документов, материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо несвоевременное представление таких документов и материалов, непредставление иной информации в случаях, предусмотренных законом, либо предоставление гражданину неполной или заведомо недостоверной информации – наложение административного штрафа в размере от 5 до 10 минимальных размеров оплаты труда.

В соответствии с ГК РФ лица, незаконными методами получившие информацию, составляющую служебную тайну, обязаны возместить причиненные убытки, причем такая же обязанность возлагается и на работников.

Нарушение режима защиты, обработки и порядка использования наказывается штрафом, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, либо арестом в соответствии с УК РФ. Неправомерность деятельности органов государственной власти и организаций по сбору и использованию персональных данных может быть установлена в судебном порядке.

Все работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с Положением об обработке персональных данных, устанавливающим порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

2.2.4. Должностные инструкции

Должностная инструкция работника является локальным нормативным актом, в соответствии с которым работник осуществляет трудовую деятельность. Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, определяющим задачи, основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.

Основной целью разработки должностной инструкции является:

• создание организационно-правовой основы деятельности должностных лиц предприятия;

• повышение ответственности должностных лиц за результаты их деятельности, осуществляемой на основании трудового договора;

• обеспечение объективности при аттестации, присвоении специальных званий и квалификационных разрядов работнику, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.

Грамотно составленная должностная инструкция дает четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешать возникающие трудовые споры. Должностные инструкции служат основой для аттестации персонала, помогают равномерно распределять обязанности между сотрудниками с похожими должностями, избегать дублирования обязанностей. Должностная инструкция, подписанная работником, позволяет работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности. При наличии должностных инструкций трудовые споры часто разрешаются внутри организации без привлечения государственных органов. Инструкции позволяют работодателю доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за неисполнение обязанностей было наложено правомерно.

Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных учреждений, но и коммерческим организациям инструкции принесут неоценимую пользу.

Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретную должность, в соответствии со штатным расписанием организации, внутренними локальными нормативными актами, соблюдением требований ТК РФ и иных нормативных правовых актов. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности, указанной в штатном расписании, носит обезличенный характер и объявляется должностному лицу под расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по иной должности, чем та, в которой работает работник.

Должностные инструкции разрабатываются руководителями подразделений на своих непосредственных подчиненных в соответствии с положением о подразделении. Обязанности работников должны вытекать из основных задач, решаемых подразделением. Тщательно разработанные инструкции предусматривают все функции подразделения и равномерно распределяют нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Ответственность за наличие на предприятии всех должностных инструкций лежит на начальнике отдела кадров.

Должностная инструкция должна быть согласована с юридической службой предприятия. При необходимости она согласовывается с другими подразделениями организации и вышестоящим начальником, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Должностная инструкция должна иметь грифутверждения, дату, подпись работника об ознакомлении. Руководителем предприятия утверждаются должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно в его компетенции, на остальные должности инструкции утверждаются соответствующими заместителями по функции.

Должностная инструкция является руководством к действию для самого работника, она определяет:

• каких действий ожидают от работника;

• по каким критериям будут оценивать результаты труда;

• ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности.

Должностная инструкция должна быть написана простым, понятным языком, предельно конкретно и содержать информацию по следующим вопросам:

• название должности;

• наименование структурного подразделения;

• цель должности (зачем она существует, за что работнику платится заработная плата);

• подотчетность, место должности в рамках организационной структуры фирмы (кем руководит, кому подчиняется);

• перечень должностных обязанностей сгруппированных по функциональным блокам (6–7 блоков, включающих в себя по 6–7 должностных обязанностей);

• критерии эффективности труда (количественные, качественные).

Должностная инструкция – индивидуальный документ, хотя и может составляться на базе типовых квалификационных характеристик. Конкретные должностные инструкции, составляемые на определенную должность на данном предприятии, всегда имеют свои особенности, т. к. любая организация имеет свою специфику в направлении деятельности или в объеме работ. Тем не менее, структура должностной инструкции обязательно включает в себя следующие пункты:

• общие положения;

• права;

• должностные обязанности;

• ответственность.

В разделе «Общие положения» обычно указывают:

• наименование должности в соответствии со штатным расписанием;

• требования, предъявляемые к уровню образования и стажу работы должностного лица (квалификационные требования);

• непосредственную подчиненность (кому непосредственно подчиняется данное должностное лицо);

• порядок назначения и освобождения от должности;

• наличие и состав подчиненных (этот пункт корреспондирует с разделом «Ответственность», в котором, в случае наличия подчиненных, оговаривается ответственность не только за собственные действия данного работника, но и за действия подчиненных);

• порядок замещения (кто замещает данное должностное лицо во время его отсутствия, кого замещает данное должностное лицо). Данный пункт особенно важен в должностных инструкциях руководителей, т. к. отсутствие четких указаний о должностных лицах, выполняющих обязанности руководителей во время их отсутствия, дезорганизует работу предприятия;

• возможность совмещения должностей и функций;

• перечень документов, которыми работник руководствуется в своей деятельности (законодательные акты Российской Федерации, устав предприятия, инструкции, рекомендации, на основании которых должностное лицо осуществляет трудовую деятельность и реализует свои полномочия);

• другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус должностного лица и условия его деятельности.

Раздел «Права» содержит перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает должностное лицо при исполнении возложенных на него должностных обязанностей, с учетом специфики этих обязанностей. Также в данном разделе отражаются взаимоотношения должностного лица с другими работниками и структурными подразделениями предприятия, исходя из возложенных на него должностных обязанностей и полномочий. В разделе могут быть перечислены основные права работников в соответствии со ст. 21 ТК РФ, либо сделана ссылка на эту статью. Очень важны права доступа к информации, в том числе конфиденциальной, запроса информации, право согласовывать и подписывать определенные документы.

В разделе «Должностные обязанности» указываются обязанности должностного лица, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в структурном подразделении практикой распределения обязанностей, по решению руководителя структурного подразделения. Кроме того, здесь могут быть перечислены основные обязанности работников в соответствии со ст. 21 ТК РФ, либо сделана ссылка на эту статью. Для разработки данного раздела пригодятся тарифно-квалификационные характеристики, разработанные Министерством труда РФ. В них содержатся и требования к знаниям работника, и квалификационные требования, и обязанности. Обычно их берут за основу и видоизменяют под свое предприятие.

Раздел «Ответственность» определяет меру ответственности должностного лица за несоблюдение требований должностной инструкции и иных локальных правовых документов организации, распоряжений руководителя, а также нарушения работником трудовой дисциплины в соответствии с законодательством Российской Федерации. Также в раздел могут быть включены другие пункты, уточняющие и конкретизирующие ответственность должностного лица за те или иные нарушения. Если работник несет материальную ответственность в соответствии с заключенным договором о полной материальной ответственности работника, это также отмечается в данном разделе. Ответственность, в соответствии со ст. 419 ТК РФ, может быть:

• административная,

• дисциплинарная,

• гражданско-правовая,

• уголовная.

Необходимо помнить, что ответственность работника устанавливается в строгом соответствии с законодательством.

Можно дополнить должностную инструкцию разделами «Оценка работы», «Организация работы» и др.

Неотъемлемой частью должностной инструкции является лист ознакомления работника с должностной инструкцией, в котором он обязан поставить дату ознакомления и подпись об ознакомлении с должностной инструкцией. Лист ознакомления может вестись в организации как отдельный документ, но может быть продолжением должностной инструкции. Требования должностной инструкции являются обязательными для работника, работающего по указанной в ней должности, с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения.

Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй у руководителя подразделения, третий у работника. Должностная инструкция вступает в силу с момента её утверждения и действует до ее замены новой должностной инструкцией. Возможно указание заранее установленного срока замены, например, 5 лет. Но лучше детально перечислить условия пересмотра должностной инструкции:

• изменение структуры предприятия;

• изменение штатного расписания;

• перераспределение обязанностей;

• внедрение новых технологий, меняющих характер работы и др.

При освобождении должности в случае перевода работника или увольнения, до приема нового работника старую должностную инструкцию следует внимательно проверить и, если необходимо, внести коррективы, уточнить технологию или добавить те обязанности, которые дополнительно будут возложены на нового работника.

2.2.5. Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка предприятия, организации – это локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. Порядок их составления и оформления регламентирован ч. 2 ст. 189 ТК РФ.

Законодательство не предъявляет каких-либо определенных требований к содержанию Правил внутреннего трудового распорядка. Поэтому каждое предприятие или организация разрабатывает их самостоятельно с учетом специфики и особенностей работы. Однако нормативная база для составления таких правил есть. Это раздел VIII «Трудовой распорядок и дисциплина труда» ТК РФ. В ст. 189 и 190 ТК РФ очерчивается круг вопросов, регулируемых правилами, и устанавливается порядок их утверждения.

Правила внутреннего трудового распорядка входят в состав организационно-распорядительной документации, и на них распространяются требования к оформлению документов, установленные ГОСТ Р.6.30-2003. Несмотря на отсутствие жестких указаний по составлению Правил внутреннего трудового распорядка, ТК РФ все же предъявляет к правилам определенные требования, несоблюдение которых может привести к привлечению должностных лиц организации или предприятия к административной ответственности.

Правила внутреннего трудового распорядка разрабатываются кадровой или юридической службой предприятия.

Правила внутреннего трудового распорядка могут являться приложением к коллективному договору (обычно так оно и бывает, смотрите ст. 190 ТК РФ). В данном случае в правом верхнем углу Правил в соответствии с требованиями ГОСТа, необходимо сделать отметку:

Приложение № 1 к коллективному трудовому договору от___ №______

Первый лист документа должен быть оформлен по образцу общего бланка (или на общем бланке предприятия, изготовленном типографским способом), т. е. с изображением товарного знака предприятия, указанием его полного наименования (а в случае необходимости – и закрепленного в уставе сокращенного наименования). Отдельный титульный лист к документу обычно не оформляется.

Название вида документа (ПРАВИЛА) оформляют всегда прописными буквами в заголовочной части документа на следующей строке ниже наименования предприятия на первом листе документа.

Датой Правил внутреннего трудового распорядка является, как правило, дата их утверждения. Регистрационный индекс может не проставляться (он является необязательным реквизитом, за исключением тех случаев, когда все нормативные документы предприятия ставятся на обязательный учет в соответствии с действующими классификаторами документов, требованиями корпоративной информационной системы и тому подобное).

Место составления или издания должно быть оформлено в обычном порядке в соответствии с принятыми обозначениями и сокращениями географических названий и родовых названий (г. – город, п. – поселок).

В правом верхнем углу оформляется гриф утверждения правил (утверждение документом, например, приказом, или личной подписью руководителя).

Текст Правил внутреннего трудового распорядка состоит из нескольких пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами. Изложение текста ведется по разделам и пунктам в последовательности «от общего к частному». Примерная структура Правил внутреннего трудового распорядка может включать в себя следующие разделы:

• Общие положения. В этом разделе обычно говорится о действии правил – указывается цель правил и их применение, на кого они распространяются, в каких случаях пересматриваются и другая общая информация.

• Порядок приема на работу, перевода и увольнения работников. Здесь обычно указываются документы, которые работодатель требует при приеме на работу, условия установления испытательного срока и его продолжительность, действия организации при переводе сотрудника на другую работу и при расторжении договора, оформление приема, перевода и увольнения.

• Основные права и обязанности работодателя. Этот раздел составляется на основании ст. 22 ТК РФ. Работодатель должен правильно организовывать труд работников, создавать здоровые и безопасные условия труда, постоянно совершенствовать систему оплаты труда, следить за соблюдением трудовой дисциплины, предоставлять работникам гарантии и компенсации. В частности, в данном разделе можно указать, что работодатель не вправе требовать от работников выполнения работ, не оговоренных в трудовых договорах (должностных инструкциях).

• Основные права и обязанности работников. Для составления данного раздела необходимо учитывать положения ст. 21 ТК РФ. Это обязанности работать добросовестно, соблюдать дисциплину труда, своевременно и точно исполнять распоряжения руководства, соблюдать технику безопасности, содержать в порядке рабочее место, бережно относиться к имуществу организации, вести себя корректно и вежливо и так далее. Также в четвертом разделе закрепляются основные права работников предприятия.

• Режим рабочего времени и времени отдыха. Сюда, в частности, включаются:

– время начала и окончания рабочего дня (смены), продолжительность рабочего дня (смены) и рабочей недели, число смен в сутки (на основании ст. 100 ТК РФ);

– время предоставления обеденного перерыва и его продолжительность (на основании ст. 108 ТК РФ);

– специальные перерывы для определенных категорий работников (например, грузчиков, дворников, строителей, работающих в холодное время года на открытом воздухе), а также перечень работ, на которых они заняты (на основании ст. 109 ТК РФ);

– перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, если такие есть в организации (на основании ст. 101 ТК РФ);

– выходные дни (на основании ст. 111 ТК РФ) – если организация работает по пятидневной рабочей неделе, то в Правилах внутреннего трудового распорядка нужно оговорить, какой день кроме воскресенья будет выходным;

– продолжительность и основания предоставления дополнительных ежегодных оплачиваемых отпусков (на основании ст. 116 ТК РФ);

– место и сроки выдачи зарплаты (на основании ст. 136 ТК РФ).

• Поощрения за успехи в работе. В этом разделе определяются меры морального и материального поощрения: их виды и порядок применения, например выдача премии, награждение ценным подарком, помещение на доску почета, присвоение различных званий на основании ст. 191 ТК РФ.

• Ответственность за нарушение трудовой дисциплины. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины, порядок применения мер дисциплинарной ответственности, снятия дисциплинарных взысканий, виды взысканий и конкретные нарушения трудовой дисциплины, которые могут повлечь за собой наказание, описываются в данном разделе.

• Заключительные положения. Они включают в себя пункты об обязательном исполнении правил и порядке рассмотрения споров по поводу трудовых отношений.

Также правила могут включать в себя и другие разделы, например, «Конфиденциальная информация», «Пропускной и внутри объектный режим» или что-то другое, требующее отражения в Правилах внутреннего трудового распорядка.

Прежде всего, в правилах нужно отразить специфику организации и зафиксировать как можно больше типичных ситуаций, возникающих в процессе работы. Например, если в организации есть сотрудники, работающие в ненормированном режиме, в правила нужно будет включить перечень должностей с ненормированным рабочим днем и оговорить условия, при которых работники будут трудиться за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Для сменщиков в правилах предусматриваются графики сменности, указывается количество и продолжительность смен, время начала и окончания каждой смены и т. п. Даже такие элементарные сведения, как время начала и окончания рабочего дня и продолжительность обеденного перерыва, обязательно должны быть закреплены в правилах.

В Правила внутреннего трудового распорядка не могут быть включены условия, ухудшающие положение работающих по сравнению с Конституцией РФ, международными актами, федеральными и региональными законами, иными нормативными правовыми актами, соглашениями, коллективным договором.

Не следует чересчур перегружать правила и переписывать в них Трудовой кодекс. Самая большая проблема этого документа заключается в том, что он часто бывает слишком объемным и малоинтересным, а поэтому воспринимается скорее как формальность, а не как подспорье в работе. Чтобы этого не произошло, необходимо убрать из правил все лишнее (то, что и так уже закреплено в законе) и сосредоточить внимание на специфике самой организации.

Необходимо также учитывать, что «для отдельных категорий работников действуют уставы и положения о дисциплине, утверждаемые Правительством РФ в соответствии с федеральными законами» (ст. 189 ТК РФ).

После того как Правила внутреннего трудового распорядка будут разработаны, их нужно направить на предварительное согласование с другими отделами (бухгалтерией, отделом режима или службой охраны, юридическим отделом, если правила разрабатываются кадровой службой), с представительным органом работников и утвердить у руководителя организации.

Работников знакомят с правилами под расписку при приеме на работу (а если правила принимаются вновь, то и в процессе работы). Сотрудников необходимо знакомить также и со всеми изменениями, вносимыми в этот документ. Правила должны быть доступны для прочтения в любое время. Для этого их можно вывесить в организации и во всех ее структурных подразделениях на видном месте или на корпоративном сайте.

Даже после знакомства с Правилами внутреннего трудового распорядка у новичка может возникнуть масса вопросов организационного характера: как зовут того или иного сотрудника, по какому телефону его можно найти, к кому обращаться по вопросам закупки канцтоваров и спецодежды, кто может установить нужную программу на компьютере. Но эти сведения не должны находить отражение в Правилах внутреннего трудового распорядка. Лучше разработать и принять самостоятельные локальные акты: кодекс корпоративной этики, положение о персонале и т. п., в которых закрепить стандарты внутрикорпоративного поведения сотрудников.

В этих документах можно затронуть аспекты, не освещенные в правилах, но требующие обязательного ознакомления с ними коллектива, – перерывы для чаепитий, курения, порядок фиксирования отсутствий по служебным надобностям, установки по корпоративному стилю одежды и др. В качестве приложений к Правилам внутреннего трудового распорядка целесообразно подготовить справочник внутренних телефонов, правила пользования Интернетом и локальной сетью, служебными автомобилями, мобильной связью и т. п.

Вместе с этими документами или вместо них можно издать небольшую и удобную брошюрку, где изложить краткую информацию о компании, ее реквизиты. Не помешают здесь и фотографии руководителей. Можно также разъяснить, что нужно делать при приходе на работу и уходе с нее, где принято обедать, каков порядок заказа визиток и т. п. Здесь можно обойтись без дежурных канцеляризмов, использовав легкий, непосредственный стиль: «мы надеемся, что наши клиенты будут приятно удивлены вашим безупречным знанием делового этикета». Такой документ будет реально работать, и помогать решать практические задачи организации.

Распорядительная деятельность органов управления предприятием включает в себя решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнение. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это – приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д. На предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

К документам по личному составу относятся:

• заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;

• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);

• трудовые книжки;

• личные дела;

• личные карточки формы Т-2;

• лицевые счета по заработной плате и др.

На основании ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

• трудовую книжку, (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства);

• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

• документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

В отдельных случаях с учетом специфики работы ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

2.3.1. Трудовой договор

С каждым гражданином, поступившим на работу на предприятие, необходимо заключить трудовой договор. Это обязательный документ, ни наличие коллективного договора, ни издание приказа о приеме на работу не являются основанием отказа от заключения трудового договора. Оформление трудового договора обязательно не только в случае, если сотрудник принимается на постоянную работу, но также в случае совместительства и выполнения работниками определенного объема работы. Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется:

• предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ, и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права,

• своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату.

Работник обязуется:

• лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию;

• соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56 ТК РФ).

Таким образом, в трудовом договоре определяются две стороны.

1. Работник – физическое лицо, достигшее возраста 16 лет. В случаях получения основного общего образования либо оставления в соответствии с федеральным законом общеобразовательного учреждения трудовой договор могут заключать лица, достигшие возраста 15 лет. С согласия одного из родителей (опекуна, попечителя) и органа опеки и попечительства трудовой договор может быть заключен с учащимся, достигшим возраста 14 лет, для выполнения в свободное от учебы время легкого труда, не причиняющего вреда его здоровью и не нарушающего процесса обучения;

2. Работодатель – физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником.

Иные, помимо имени, индивидуализирующие признаки сторон трудовых отношений, указываются в конце трудового договора. Так, в отношении работника – это сведения, подтверждающие его трудовую дееспособность (достижение необходимого возраста), место жительства. В отношении работодателя – юридический и почтовый адрес, ИНН и иные сведения.

Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников законами и иными нормативными правовыми актами может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров.

В трудовом договоре указываются фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя – физического лица), заключивших трудовой договор.

Существенными условиями трудового договора являются:

Место работы (с указанием структурного подразделения). Место работы – это прежде всего сама организация, ее обособленное подразделение (филиал, представительство) или внутреннее структурное подразделение (цех, отдел, бюро, пр.). Здесь индивидуализирующими признаками выступают территориальное расположение и точное наименование подразделения (обособленного – в соответствии с учредительными документами; необособленного – в соответствии со штатным расписанием, структурой организации или положениями о структурных подразделениях). Не следует путать место работы и рабочее место и описывать последнее в трудовом договоре. Такая конкретизация целесообразна только в исключительных случаях, например, когда рабочее место является уникальным (в частности, сложнейший комплекс оборудования), когда нет возможности выделить его в виде структурного подразделения, но вместе с тем оно обладает особыми признаками.

Дата начала работы. Это блок информации о том, когда работник приступает к исполнению трудовых функций. В соответствии со ст. 61 ТК РФ работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором. Если в трудовом договоре день начала работы не определен, то работник должен приступить к работе на следующий рабочий день после вступления договора в силу, а последний, в соответствии с нормами все той же статьи, вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или трудовым договором, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. Если работник не приступил к работе в установленный срок без уважительных причин в течение 1 недели, то трудовой договор аннулируется.

Рассматривая трудовой договор как юридический документ, следует особо сказать о сроках его действия (ст. 58 ТК РФ). Трудовой договор может заключаться:

• на неопределенный срок;

• на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен ТК РФ и иными федеральными законами.

Если заключается срочный трудовой договор, то в этом же текстовом блоке необходимо указать срок его действия и обстоятельство (причина), послужившее основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами.

Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения.

При этом сторонам трудового договора следует знать, что в случае, если ни одна из них не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением его срока, а работник продолжает работу после истечения срока трудового договора, трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.

В ст. 59 ТК РФ приводится примерный перечень случаев, когда трудовой договор на определенный срок может заключаться по инициативе работодателя либо работника:

• для замены временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы;

• на время выполнения временных (до 2 месяцев) работ, а также сезонных работ, когда в силу природных условий работа может производиться только в течение определенного периода времени (сезона);

• с лицами, поступающими на работу в организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, если это связано с переездом к месту работы;

• для проведения срочных работ по предотвращению несчастных случаев, аварий, катастроф, эпидемий, эпизоотий, а также для устранения последствий указанных и других чрезвычайных обстоятельств;

• с пенсионерами по возрасту, а также с лицами, которым по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением разрешена работа исключительно временного характера;

• в других случаях, предусмотренных в ст. 59 ТК РФ и федеральными законами.

Расторжение срочного трудового договора производится в порядке, закрепленном в ст. 79 ТК РФ. Срочный трудовой договор расторгается с истечением срока его действия, о чем работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения. Таким образом, если работодатель не предупредил работника в установленной форме о прекращении договора, то данный договор теряет свой «срочный» характер и автоматически становится бессрочным.

Однако данная норма относится не ко всем срочным договорам. Например, трудовой договор, заключенный на время выполнения определенной работы, расторгается по завершении этой работы. Трудовой договор, заключенный на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, расторгается с выходом этого работника на работу. Трудовой договор, заключенный на время выполнения сезонных работ, расторгается по истечении определенного сезона.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

Наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция.

Под профессией понимается вид трудовой деятельности, определяемый целью и характером трудовых функций. Профессия требует определенных знаний, получаемых в процессе подготовки и опыта работы. Например, металлург, строитель.

Специальность – это вид занятий в пределах одной профессии, более узкая квалификация рода трудовой деятельности. Она выделяется в рамках профессии вследствие внутреннего разделения труда. Например, слесарь—сантехник. Под специальностью также понимают направление подготовки в вузе. Ее наименование содержится в перечне специальностей высшего профессионального образования. Специальность точно названа в дипломе, и оттуда переносится в кадровые документы.

Квалификация работника – это вид его профессиональной обученности. Показателем, определяющим степень квалификации работника, является разряд. Квалификационный разряд устанавливается с учетом сложности, ответственности и условий работы на основе тарификационно-квалификационных справочников.

В разделе «Штатное расписание» уже отмечалось, что если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

В том случае, если поручаемая работнику трудовая функция не может быть обозначена в рамках какой-либо официально признанной в России должности или профессии, то в трудовом договоре может приводиться конкретный перечень работ, которые работник обязуется выполнять в рамках заключаемого трудового договора. Если же трудовая функция работника заключается в выполнении обязанностей или работ, предусмотренных квалификационными характеристиками для двух должностей или профессий, то наименование все же можно присвоить – оно будет двойным, но первой будет указываться должность или профессия с наибольшим удельным весом в объеме предусматриваемых работ.

В отношении наименований должностей следует также добавить, что наименования руководителей и специалистов могут быть снабжены обозначениями производных должностей.

Вице – «второе» лицо в организации, которое является непосредственным заместителем, помощником руководителя по всем (отдельным) частям управления и занимает место руководителя на время его отсутствия и болезни).

Заместитель (первый, второй) – лицо, которое выполняет должностные обязанности руководителя на время его отпуска, болезни, отсутствия, увольнения, но вместе с тем вне необходимости замещения выполняет определенные работы по управлению организацией или обеспечению деятельности организации.

Помощник (руководителя и специалиста). Зачастую «помощник» и «заместитель» рассматриваются как синонимы. Различия все же есть – уже при толковании слова «помощник» (т. е. человек помогающий, содействующий) очерчивается круг обязанностей:

• общего характера– выполнение работ по поручению руководителя или специалиста (например, помощник начальника юридического отдела по поручению последнего может подготовить список нормативно-правовой информации по заданной тематике);

• определенного характера – выполнение как части работ, возложенных на руководителя, так и отдельных его служебных поручений.

В обязанности помощника не входит замещение руководителя на время отпуска, болезни. Исключение составляют те случаи, когда у руководителя нет заместителя, и тогда помощник может быть назначен отдельным приказом временно заменяющим.

Следует учитывать, что квалификационные требования к заместителю руководителя и помощнику руководителя также могут существенно различаться. Так, например, на должности заместителей начальников финансовых отделов могут назначаться лица, имеющие высшее профессиональное образование по экономической специальности, а помощником руководителя могут назначаться лица, еще обучающиеся в образовательных учреждениях высшего профессионального образования по экономической специальности (последние курсы).

В отношении должностей заместителя и помощника установлены различия и по оплате. Так, должностные оклады заместителей руководителей негосударственных организаций, как правило, устанавливаются на 5—15 %, а помощников – на 30–50 % ниже должностных окладов соответствующих руководителей.

Главный – наименование, устанавливаемое по должностям главных специалистов (главных инженеров, главных бухгалтеров и др.) для возможного их введения в крупных организациях, с возложением на соответствующих работников функций руководителя и ответственного исполнителя работ по одному из направлений деятельности учреждения, а также по координации и методическому руководству группами специалистов.

Старший – наименование, устанавливаемое при условии, если служащий наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчиненными ему работниками. Должностное наименование «старший» может устанавливаться служащему также в виде исключения и при отсутствии непосредственно в его подчинении работников, если на него возлагаются функции руководства самостоятельным участком работы (при нецелесообразности создания отдельного структурного подразделения).

Для должностей служащих, по которым устанавливаются квалификационные категории, должностное наименование «старший» не применяется. В этих случаях функции руководства подчиненными исполнителями возлагаются на специалиста более высокой квалификационной категории. Квалификационная категория – соответствующий нормативным критериям уровень квалификации, профессионализма и продуктивности труда, обеспечивающий работнику возможность решать профессиональные задачи определенной степени сложности.

Ведущий – установление должностного наименования «ведущий» производится в тех случаях, когда на специалиста возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя работ по одному из направлений деятельности организации или ее структурного подразделения либо обязанности по координации и методическому руководству группами исполнителей, создаваемыми в отделах (бюро) с учетом рационального разделения труда в конкретных организационно-технических условиях.

Права и обязанности работника. Основные права и обязанности работника определены в ст. 21 ТК РФ, согласно которой работник имеет право на:

• заключение, изменение и расторжение трудового договора в порядке и на условиях, которые установлены ТК РФ, иными федеральными законами;

• предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;

• рабочее место, соответствующее условиям, предусмотренным государственными стандартами организации и безопасности труда и коллективным договором;

• своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы;

• отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего времени, сокращенного рабочего времени для отдельных профессий и категорий работников, предоставлением еженедельных выходных дней, нерабочих праздничных дней, оплачиваемых ежегодных отпусков;

• полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;

• профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном ТК РФ, иными федеральными законами;

• объединение, включая право на создание профессиональных союзов и вступление в них для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов;

• участие в управлении организацией в предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами и коллективным договором формах;

• ведение коллективных переговоров и заключение коллективных договоров и соглашений через своих представителей, а также на информацию о выполнении коллективного договора, соглашений;

• защиту своих трудовых прав, свобод и законных интересов всеми не запрещенными законом способами;

• разрешение индивидуальных и коллективных трудовых споров, включая право на забастовку, в порядке, установленном ТК РФ, иными федеральными законами;

• возмещение вреда, причиненного работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, и компенсацию морального вреда в порядке, установленном ТК РФ, иными федеральными законами;

• обязательное социальное страхование в случаях, предусмотренных федеральными законами.

Также существуют и обязанности работника:

• добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором;

• соблюдать правила внутреннего трудового распорядка организации;

• соблюдать трудовую дисциплину;

• выполнять установленные нормы труда;

• соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда;

• бережно относиться к имуществу работодателя и других работников;

• незамедлительно сообщить работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества работодателя.

При разработке этого раздела трудового договора особое внимание следует уделить трудовым обязанностям, т. е. обязанностям, обусловленным занимаемой должностью или выполнением работ по профессии.

В отношении служащих в трудовом договоре можно сделать ссылку на должностную инструкцию, например: «Добросовестно выполнять обязанности, предусмотренные должностной инструкцией».

В отношении рабочих практика несколько иная. Если для них не разрабатываются производственные (по профессии) инструкции, то трудовые обязанности желательно отразить непосредственно в трудовом договоре. Если такие инструкции применяются, на них также можно сослаться как на неотъемлемые приложения к трудовому договору.

В том случае если предприятие указывает трудовые обязанности непосредственно в самом договоре, то в качестве основы для их определения используются квалификационные и тарифно-квалификационные характеристики, которые содержат не только разделы «Должностные обязанности» и «Характеристика работ», но и устанавливают требования к знаниям и навыкам работников.

Используя характеристики, следует учитывать два момента:

1) тарифно-квалификационные характеристики профессий, приведенные в ЕТКС, содержат описание основных, наиболее часто встречающихся работ по профессиям рабочих. Конкретное содержание, объем и порядок выполнения работ на каждом рабочем месте устанавливаются в организации технологическими картами, рабочими инструкциями (производственными (по профессии) инструкциями) или другими документами. Кроме работ, предусмотренных тарифно-квалификационными характеристиками, рабочие должны также выполнять работы, связанные с приемкой и сдачей смены, своевременной подготовкой к работе и уборкой своего рабочего места, оборудования, инструментов, приспособлений и содержанием их в надлежащем состоянии; ведением установленной технической документации.

2) поскольку квалификационные характеристики, содержащиеся в Квалификационном справочнике должностей, распространяются на работников организаций независимо от их отраслевой принадлежности и ведомственной подчиненности, в них представлены наиболее характерные для каждой должности обязанности. Поэтому при разработке трудовых договоров и должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях.

Необходимо тщательно разработать раздел «Права и обязанности работника», т. к. это поможет избежать трудовых споров, в которых чаще всего суд принимает решение в пользу работника. Это связано с тем, что в трудовом договоре зачастую отсутствует ряд работ и обязанностей, выполнение которых как бы само собой разумеется. Например, если речь идет о производстве какого-либо материального продукта за станком, то нужно обязательно определить, обязан ли работник перемещать его от станка, например, к транспортеру. Поэтому желательно уточнить, что работник выполняет иные родственные обязанности в рамках занимаемой должности или работы по профессии.

Если работник по должности обладает правом приема и увольнения других работников, то это условие также отражается в трудовом договоре.

Права и обязанности работодателя. Согласно ст. 22 ТК РФ, работодатель имеет право:

• заключать, изменять и расторгать трудовые договоры с работниками в порядке и на условиях, которые установлены ТК РФ, иными федеральными законами;

• вести коллективные переговоры и заключать коллективные договоры;

• поощрять работников за добросовестный эффективный труд;

• требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей и бережного отношения к имуществу работодателя и других работников, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка организации;

• привлекать работников к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ, иными федеральными законами;

• принимать локальные нормативные акты;

• создавать объединения работодателей в целях представительства и защиты своих интересов и вступать в них.

Также у работодателя имеются следующие обязанности:

• соблюдать законы и иные нормативные правовые акты, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров;

• предоставлять работникам работу, обусловленную трудовым договором;

• обеспечивать безопасность труда и условия, отвечающие требованиям охраны и гигиены труда;

• обеспечивать работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей;

• обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности;

• выплачивать в полном размере причитающуюся работникам заработную плату в сроки, установленные ТК РФ, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка организации, трудовыми договорами;

• вести коллективные переговоры, а также заключать коллективный договор в порядке, установленном ТК РФ;

• предоставлять представителям работников полную и достоверную информацию, необходимую для заключения коллективного договора, соглашения и контроля за их выполнением;

• своевременно выполнять предписания государственных надзорных и контрольных органов, уплачивать штрафы, наложенные за нарушения законов, иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;

• рассматривать представления соответствующих профсоюзных органов, иных избранных работниками представителей о выявленных нарушениях законов и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, принимать меры по их устранению и сообщать о принятых мерах указанным органам и представителям;

• создавать условия, обеспечивающие участие работников в управлении организацией в предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами и коллективным договором формах;

• обеспечивать бытовые нужды работников, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей;

• осуществлять обязательное социальное страхование работников в порядке, установленном федеральными законами;

• возмещать вред, причиненный работникам в связи с исполнением ими трудовых обязанностей, а также компенсировать моральный вред в порядке и на условиях, которые установлены ТК РФ, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами;

• исполнять иные обязанности, предусмотренные ТК РФ, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями и трудовыми договорами.

В трудовом договоре обычно дается только часть перечисленных прав и обязанностей, т. к. некоторые из них имеют общий характер и направлены на регулирование трудовых отношений в рамках социального партнерства, взаимоотношений работодателя и государственной власти.

Характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях.

Под условиями труда понимается совокупность факторов производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на работоспособность и здоровье работника (ст. 209 ТК РФ). В соответствии с требованиями охраны труда различают:

• безопасные условия труда – условия труда, при которых воздействие на работающих вредных и (или) опасных производственных факторов исключено либо уровни их воздействия не превышают установленных нормативов;

• вредные и (или) опасные условия труда – условия труда, при которых имеет место воздействие на работающих вредных и (или) опасных производственных факторов.

С точки зрения нормирования труда ТК РФ различает следующие условия труда:

• нормальные;

• отклоняющиеся от нормальных:

– при выполнении работ различной квалификации;

– при совмещении профессий;

– при выполнении работ за пределами нормальной продолжительности рабочего времени (сверхурочных работ);

– при выполнении работ в ночное время;

– при выполнении работ в выходные и нерабочие праздничные дни и др.;

• особые условия труда:

– вредные условия труда;

– опасные условия труда;

– иные (в том числе работы в местностях с особыми климатическими условиями).

Четкого определения понятия «тяжелые условия» законодательство не содержит. Поэтому в нормативных правовых актах оно зачастую употребляется как синоним «тяжелых работ», под которыми понимаются работы, отражающие преимущественную нагрузку на опорно-двигательный аппарат и функциональные системы организма (сердечно-сосудистую, дыхательную и др.), обеспечивающие его деятельность с вовлечением более чем 2/3 мышечной массы человека.

Все эти условия труда должны быть определены в трудовом договоре. Кроме того, должны быть указаны компенсации и льготы за работу в таких условиях. Например, предоставление дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда и сокращенной продолжительности рабочего времени, выдача лечебно-профилактического питания и т. д.

Режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации, если для работника устанавливаются какие-либо особые условия). Если у работника предполагается режим труда такой же, какой установлен на предприятии, то делается ссылка на Правила внутреннего трудового распорядка предприятия и иные документы. Если до заключения трудового договора в организации утвержден перечень должностей с ненормированным рабочим днем, в договоре нужно сделать ссылку на этот перечень.

Если в организации принята и сменная работа, и общий режим рабочего времени, то в трудовом договоре с работником, принимаемым на условиях сменной работы, желательно сослаться на график сменности.

Продолжительность рабочего дня и условия отдыха для работающих по гибкому графику обязательно отражаются в трудовом договоре.

Условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты). Под оплатой труда в соответствии со ст. 129 ТК РФ понимается система отношений, связанных с обеспечением установления и осуществления работодателем выплат работникам за их труд в соответствии с законами, иными нормативными правовыми актами, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами и трудовыми договорами.

В этом разделе указывается не только размер тарифной ставки или должностного оклада, но и сроки выплаты заработной платы. Если на предприятии существует система доплат, надбавок и поощрительных выплат, указывается их характер, за что (при наличии каких оснований) они выплачиваются и порядок их выплаты.

Виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью. Данный раздел перечисляет как виды и условия обязательного государственного социального страхования, так и добровольного – осуществляемого по собственной инициативе работодателя в отношении всего персонала или отдельных работников.

В трудовом договоре могут предусматриваться также иные дополнительные условия.

Об испытании. Если работнику устанавливается испытание в целях проверки его соответствия поручаемой работе, то условие об испытании должно быть обязательно указано в трудовом договоре, т. к. в противном случае считается, что работник принят без испытания. Также указывается срок испытания, который не может превышать 3 месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций – 6 месяцев (если иное не установлено федеральным законом).

В срок испытания не засчитываются период временной нетрудоспособности работника и другие периоды, когда он фактически отсутствовал на работе. Процедура испытания в трудовом договоре обычно не прописывается.

Но испытаниям при приеме на работу могут подвергаться не все сотрудники. В статье 70 ТК РФ перечислены категории работников, при приеме на работу которых испытательный срок не может быть установлен. К ним относятся:

• лица, поступающие на работу по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном законом;

• беременные женщины;

• лица, не достигшие возраста восемнадцати лет;

• лица, окончившие образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающие на работу по полученной специальности;

• лица, избранные (выбранные) на выборную должность на оплачиваемую работу;

• лица, приглашенные на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями;

• в иных случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами и коллективным договором.

О неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной). В трудовом договоре может предусматриваться обязательство работника о неразглашении тайны, охраняемой законом, и о соблюдении им документов, устанавливающих требования к хранению и передаче информации, относящейся к определенному виду тайны. Перечень сведений, являющихся конфиденциальными или секретными, а также механизм допуска к ним определяются Положениями о государственной (служебной, коммерческой) тайне, инструкциями по допуску и использованию сведений, отнесенных к государственной (служебной, коммерческой) тайне.

В отношении коммерческой тайны, обязательство о неразглашении берется, как правило, с высшего звена управления организацией.

В том случае, если заключается трудовой договор с работником отдела кадров, в договоре необходимо отразить обязательство начальника отдела кадров, специалиста или инспектора по кадрам соблюдать требования, предъявляемые главой 14 ТК РФ к обработке персональных данных работников.

Об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя. Такая обязанность включается в договор в том случае, если либо сам договор, либо приложение к нему содержит обязанность работодателя оплатить обучение работника в образовательном учреждении.

При необходимости в Трудовой договор могут включаться и другие условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

Законодательно утвержденной формы трудового договора не существует. На предприятиях обычно используются заранее заготовленные бланки, адаптированные для конкретного работодателя.

Проект трудового договора, как правило, разрабатывает юридический отдел организации совместно с работниками отдела кадров или отдела организации и оплаты труда.

Помимо рассмотренных выше условий трудовой договор, как документ, должен содержать определенный набор реквизитов:

• название документа;

• дату и номер;

• место подписания;

• сведения, позволяющие идентифицировать стороны договора;

• подписи сторон.

Код Трудового договора по ОКУД – 0251161, документ обычно изготавливается в 2 экземплярах на бланках А 4, срок его хранения на предприятии – 75 лет.

Подписывает трудовой договор от имени работодателя уполномоченное лицо, наделенное соответствующими полномочиями (обычно руководитель предприятия). Заверяется договор печатью организации, и после подписания работником один экземпляр остается в организации, второй передается работнику. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников законами и иными нормативными правовыми актами может предусматриваться необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам. В этом случае в трудовой договор включается гриф согласования.

Трудовой договор включается в личное дело или подшивается в отдельное дело, предназначенное для хранения и учета только трудовых договоров.

2.3.2. Изменения трудового договора

Изменения трудового договора оформляются при изменении существенных условий трудового договора, т. е. таких условий, без согласования которых договор не может быть заключен: условия труда и отдыха, условия оплаты труда, права и обязанности работников. Согласно ст.57 ТК РФ, условия трудового до говора могут быть изменены в письменной форме только по соглашению сторон. Следовательно, если работник подписал трудовой договор и руководство организации хочет изменить или дополнить его условия, то работник должен дать на это письменное согласие. Такое согласие может быть оформлено в виде дополнительного соглашения к трудовому договору.

Изменения трудового договора могут происходить по инициативе работодателя в порядке, определенном ст. 73 ТК РФ. Если изменения трудового договора (зарплата, режим работы, нормы выработки и т. д., за исключением трудовой функции) вызваны организационными или технологическими переменами на предприятии, спрашивать согласия работника не нужно. Но необходимо соблюсти процедуру изменения существенных условий трудового договора.

В первую очередь, необходимо документально оформить факт изменения организационных или технологических условий труда. Статья 73 ТК РФ устанавливает возможность изменения существенных условий трудового договора по строго определенным причинам:

• изменение организационных условий труда,

• изменение технологических условий труда.

Работодатель обязан аргументировать свои действия и представить доказательства того, что существенные условия трудового договора изменились вследствие именно этих причин. В противном случае одностороннее изменение существенных условий труда работодателем будет неправомерным.

В качестве аргументации изменения организационных условий можно сослаться на новые положения в коллективном договоре, изменение штатного расписания в результате автоматизации учета на базе программы «1С», изменение режима работы предприятия и правил внутреннего трудового распорядка.

Свидетельством изменения технологических условий может стать ввод в эксплуатацию нового оборудования, изменение технологии производства, документальное подтверждение перемен в ГОСТах и т. д.

В приказе об изменении организационных и технологических условий труда нужно упомянуть, какие конкретно условия и перемены имеются в виду со ссылкой на подтверждающие документы.

Во-вторых, работодатель (предприятие) должен за два месяца письменно предупредить работника о предстоящих изменениях. Для этого используются уведомления, в которых указываются, какие организационные и технологические перемены постигли компанию, какие изменения существенных условий работы в этой связи возникнут и, с какого времени. Работники извещаются под расписку, либо им рассылаются письма с уведомлением о вручении.

Если работники дают согласие на продолжение трудовых отношений в новых условиях, то необходимо зафиксировать это согласие документально. Обычно на уведомлении работники пишут, что согласны, либо оформляется отдельное письменное согласие. После этого составляются дополнительные соглашения к трудовым договорам.

Далее необходимо изменение существенных условий труда закрепить в соответствующих локальных актах работодателя. Например, если меняется режим работы, то это отражается в Правилах внутреннего трудового распорядка. Если изменяются условия оплаты труда и премирования работников, вносятся коррективы в Положение об оплате труда и премировании. Организационные изменения внутри фирмы могут привести к необходимости переделать Положение о персонале, положения об отделах и т. д. Технологические изменения могут повлечь дополнение Положения о коммерческой тайне, Инструкции по технике безопасности.

С изменениями в локальных актах нужно ознакомить работников под роспись. Желательно, чтобы к моменту заключения дополнительных соглашений к трудовым договорам были подготовлены все локальные акты с внесенными в них изменениями. Работники одновременно с подписанием дополнительных соглашений, распишутся и за ознакомление с актами работодателя.

Если работник не согласен на предложенное существенное изменение условий труда, требуется в письменной форме предложить ему другую работу по его квалификации. Если такой работы нет, то вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу с учетом его квалификации и состояния здоровья.

Документы, необходимые для оформления перевода в данном случае:

• распорядительный акт об изменении организационных или технологических условий труда;

• письменные предложения о переводе на другую работу:

– предложение о продолжении работы в новых условиях;

– предложение иной, имеющейся в организации работы, соответствующей квалификации и состоянию здоровья работника или, при отсутствии такой должности, вакантной нижеоплачиваемой работы или нижестоящей должности, которые работник может выполнять с учетом его квалификации и состояния здоровья;

• заявление работника о несогласии на перевод по первому предложению работодателя;

• заявление работника о согласии на перевод по второму предложению работодателя;

• дополнительное соглашение к трудовому договору.

Если работник не согласен на такой перевод, то его можно уволить по п. 7 ст. 77 ТК РФ. Все письменные предложения работнику вакансий и ответы работника на них необходимо сохранить.

Если работник отказывается от продолжения работы на условиях неполного рабочего времени, трудовой договор расторгается по п. 2 ст. 81 ТК РФ с предоставлением работнику всех соответствующих гарантий и компенсаций.

Согласно ст. 73 ТК РФ не могут вводиться изменения существенных условий трудового договора, ухудшающие положение работника по сравнению с условиями коллективного договора, соглашения. Соответственно, прежде чем вводить например, новые методы мотивации, влекущие за собой изменение существенных условий труда, необходимо внести изменения в коллективный договор. К сожалению, порядок изменения коллективного договора должным образом не урегулирован ТК РФ, поэтому желательно, чтобы в тексте коллективного договора было как можно меньше детализированности. Гораздо проще внести изменения в Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда и премирования, поэтому в них можно более подробно рассмотреть вопросы мотивации персонала.

Еще одной причиной внесения изменений в трудовой договор может быть перевод работника, нуждающегося в соответствии с медицинским заключением в предоставлении другой работы, не противопоказанной ему по состоянию здоровья. В этом случае ни работник, ни работодатель не являются инициаторами перевода, тем не менее, работодатель обязан перевести работника на другую должность, (или создать специальные условия труда для него, или уволить работника). Причем данная работа не должна быть противопоказана работнику по состоянию здоровья. Основанием для такого перевода является медицинское заключение, в соответствии с которым работник нуждается в представлении другой работы. Решение о том, что работник временно не может выполнять соответствующую трудовую функцию, принимается на основании заключения медико-социальной экспертизы в соответствии с перечнем медицинских противопоказаний (устанавливаемым соответствующим органом Российской Федерации).

Письменное согласие на перевод в этой ситуации обязательно. В случае отказа работника дать согласие на осуществление такого перевода работодатель обязан прекратить трудовые отношения с этим работником в соответствии с п. 8 ст. 77 ТК РФ. Если у работодателя нет возможности обеспечить работника такой работой, которая не противопоказана ему по состоянию здоровья, то работник также должен быть уволен.

При переводе работника, нуждающегося в соответствии с медицинским заключением в предоставлении другой работы, на другую постоянную нижеоплачиваемую работу в данной организации за ним сохраняется его прежний средний заработок в течение одного месяца со дня перевода, а при переводе в связи с трудовым увечьем, профессиональным заболеванием или иным повреждением здоровья, связанным с работой, – до установления стойкой утраты профессиональной трудоспособности либо до выздоровления работника. Затем работа лица, переведенного в соответствии с медицинским заключением, оплачивается в соответствии с условиями оплаты по выполняемой после перевода работе (ст. 182 ТК РФ).

Трудовое увечье, профессиональное заболевание, иное повреждение здоровья, связанное с работой, – самостоятельное основание для предоставления работнику в соответствии с медицинским заключением другой нижеоплачиваемой работы. Перевод в данном случае может быть как постоянным, так и временным.

Если работник заболел, получил травму и т. п., не связанную с работой в данной организации (например, бытовая травма), то в этом случае за ним сохраняется его средний заработок течение одного месяца со дня перевода.

Для оформления рассмотренного вида перевода необходимы следующие документы:

• медицинское заключение, свидетельствующее о состоянии здоровья работника и возможности выполнять им определенную работу;

• предложение о переводе на другую работу (в письменной форме);

• заявление работника о согласии на перевод (в письменной форме);

• дополнительное соглашение к трудовому договору.

Также существенные изменения трудового договора могут быть связаны с переводом работника в связи с сокращением численности или штата работников. Причиной сокращения может служить проведение мероприятий, позволяющих выполнять обычный объем работы при меньшей численности занятых работников; фактическое уменьшение объема работ (отсутствие сбыта продукции, заказчиков и т. п.); изменение направления деятельности работодателя и т. п. Это решение принимается работодателем самостоятельно.

При проведении мероприятий по сокращению численности или штата работников организации работодатель обязан предупредить работника о предстоящем сокращении и предложить работнику другую имеющуюся работу (вакантную должность) в той же организации, соответствующую квалификации работника. При отсутствии работы по специальности, квалификации работнику должна быть предложена и другая работа в этой организации.

Для перевода работника на другую должность в связи с сокращением штата оформляются следующие документы:

• приказ о проведении мероприятий по сокращению численности и штата работников;

• уведомление о предстоящем увольнении;

• предложение о переводе на другую работу;

• заявление работника о согласии на перевод;

• дополнительное соглашение к трудовому договору.

Уведомление о предстоящем увольнении составляется в письменной форме и объявляется работнику не менее чем за два месяца до предстоящего увольнения. В этом же документе может быть и предложение о переводе на другую работу. С этим уведомлением работник должен быть ознакомлен индивидуально под расписку.

Работнику должны быть предложены все имеющиеся у работодателя вакансии, а не только в том же структурном подразделении. Предложение о новой работе обязательно должно повторно поступить в день предупреждения о предстоящем увольнении, поскольку работник имеет право быть переведенным на вакантное рабочее место, а к моменту увольнения мнение работника о той или иной работе может измениться, или у работодателя могут открыться новые вакансии.

При невозможности перевести работника с его согласия на другую должность трудовой договор с ним прекращается по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ с выплатой выходного пособия в соответствии с действующим законодательством.

Переводы сотрудников, влекущие за собой изменения трудовых договоров, также могут быть связаны с повышением по должности, переходом в другое структурное подразделение, изменением вида работы в связи с повышением квалификации, и др. Таким образом, первым документом при оформлении перевода может быть личное заявление работника с просьбой о переводе с визой соответствующего руководителя. При перемещении внутри структурного подразделения это может быть докладная записка руководителя подразделения с обоснованием причины перевода.

Временные переводы рассмотрены в ст. 74 ТК РФ. Они осуществляются в случае производственной необходимости (на срок до одного месяца в году) на работу, которая не была обусловлена трудовым договором. Временный перевод не требует заключения дополнительного соглашения, издается лишь приказ по унифицированной форме № Т-5 или Т-5а, в котором строка «изменение к трудовому договору» не заполняется, а указывается тот инициативный документ, на основании которого произведен перевод.

Дополнительное соглашение к трудовому договору, фиксирующее изменение существенных условий труда, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр дополнительного соглашения передается работнику, другой хранится у работодателя, срок его хранения на предприятии – 75 лет. Оформляется дополнительное соглашение по аналогии с трудовым договором, в нем предусмотрены следующие реквизиты:

• название документа;

• дата и номер;

• место подписания;

• сведения, позволяющие идентифицировать стороны договора;

• подписи сторон.

2.3.3. Приказы (прием, перевод, увольнение)

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основе единоначалия. Приказ издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации предприятия или его структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и тому подобное.

Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данного предприятия и не может содержать положений, противоречащих закону.

Прием на работу, перемещение по службе, увольнение оформляются приказами по личному составу. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 утверждены унифицированные формы приказов о приеме на работу, переводе, прекращении трудового договора.

Оформленные приказы подписывает руководитель предприятия, работник должен быть ознакомлен с приказами под роспись.

Обычно приказы о приеме на работу, переводе, увольнении издаются в одном экземпляре. Если на предприятии внутренними распорядительными документами оговаривается, что бухгалтерия принимает только подлинники приказов, то, соответственно, приказ о приеме на работу (переводе, увольнении) издается в двух экземплярах. Таким образом, первый экземпляр (оригинал) подшивается в приказы по личному составу, второй экземпляр (копия) в личное дело, третий (оригинал или копия) передается в бухгалтерию, четвертый – для работника. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (ст. 68 ТК РФ). С учетом норм главы 14 ТК РФ желательно вести учет копий (когда и в какие подразделения направлены). Для этого на подлиннике, который подшивается в приказы по личному составу, в левом нижнем углу или на обороте последнего листа делается отметка о количестве выданных копий.

Прием на работу.

Приказ о приеме на работу является первичным учетным документом. Данный приказ по своей сути является распорядительным документом, помимо фиксации факта приема на работу именно этот приказ является основанием начисления сотруднику заработной платы. Вышеназванным Постановлением Госкомстата России утверждены унифицированные формы данного приказа № Т-1 и Т-1а.

Форма № Т-1 заполняется на одного работника, а форма № Т-1а – на группу работников. Приказ составляется на всех лиц, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного трудового договора.

Содержание приказа должно соответствовать содержанию договора (ст. 68 ТК РФ). При оформлении приказа указываются:

• фамилия, имя, отчество принимаемого на работу (без сокращений);

• табельный номер, повторное использование которого допускается не ранее, чем через три года после увольнения работника;

• наименование структурного подразделения (в соответствии со штатным расписанием);

• должность (специальность, профессия);

• срок испытания, если работнику устанавливается испытательный срок;

• оклад (тарифная ставка);

• условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Обязательно указывается дата выхода на работу. При заключении трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» (форма № Т-1) или «Период работы» (форма № Т-1а) строка (графа) «по…» не заполняется или заполняется формулировкой «не определена (не определен)».

Проект данного приказа подлежит визированию руководителем кадровой службы и руководителем структурного подразделения, в которое принимается работник. При заключении трудовых договоров с работниками, должностные обязанности (выполняемые работы) которых связаны с материальной ответственностью (коллективной, бригадной), визирование приказа бухгалтерией и начальником юридического отдела (юристом) обязательно.

В настоящее время заявление о приеме на работу не является обязательным документом при оформлении на работу. Если на предприятии практикуется прием заявлений от соискателей, то разрабатывается типовой бланк, который может заполняться самостоятельно или как приложение к анкете. Заявление пишется в произвольной форме, но содержит стандартный набор реквизитов:

• фамилия, имя, отчество руководителя предприятия, на имя которого подается заявление;

• фамилия, имя, отчество соискателя, адрес места жительства;

• вид документа – заявление;

• текст заявления, в котором указывается должность, наименование структурного подразделения и организации. Особые условия работы также оговариваются в тексте заявления (принять по совместительству, на определенный срок, на неполный рабочий день и т. д.);

• подпись, расшифровка подписи;

• дата.

Подписанный руководителем организации приказ объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания договора, после чего запись о приеме работника на работу вносится в трудовую книжку (в течение пяти дней с того момента, как сотрудник приступил к работе).

Перевод.

Переводы работников существуют на каждом предприятии. Причины переводов могут быть различными, например, производственная необходимость, продвижение по службе работников, медицинские показания или семейные обстоятельства, смена места жительства работника или изменение места нахождения работодателя и т. д. и т. п.

В статье 72 ТК РФ используется два термина – перевод и перемещение, которые являются совершенно различными понятиями. Процедуры перевода и перемещения также не совпадают. В случае перемещения, в отличие от перевода, согласия работника не требуется. Поэтому очень важно определиться с понятиями перевода и перемещения.

На основании ч. 1 ст. 72 ТК РФ переводом признается перевод на другую постоянную работу в той же организации по инициативе работодателя, т. е. изменение трудовой функции или изменение существенных условий трудового договора, а также перевод на постоянную работу в другую организацию либо в другую местность вместе с организацией, что допускается только с письменного согласия работника.

На основании ч. 2 ст. 57 ТК РФ существенными условиями трудового договора признаются: место работы (с указанием структурного подразделения); дата начала работы; наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция; права и обязанности работника; права и обязанности работодателя; характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях; режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации); условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты); виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

В зависимости от срока перевода выделяют:

• постоянные переводы, в их числе:

– перевод в пределах одного и того же предприятия (например, работник предприятия переводится из одного цеха в другой);

– перевод на работу в другую местность вместе с предприятием, где работник трудится (например, предприятие меняет свое место нахождения на другой город);

– перевод на работу в другую организацию либо к другому работодателю (например, работник одного предприятия переводится на работу в другое).

• временные переводы.

В зависимости от места различают:

• внутренние переводы (внутри предприятия и перевод в другую местность вместе с предприятием);

• перевод на другое предприятие (когда отношения работника с одним работодателем прекращаются, а с другим, путем заключения нового трудового договора, возникают).

В зависимости от инициативы бывают:

• переводы по инициативе работника;

• переводы по инициативе работодателя;

• «неинициативные» переводы, обязательные по закону.

В результате неправильного оформления произведенный перевод может быть признан недействительным, работодатель оштрафован, работник восстановлен на прежней должности, с работодателя будут взысканы судебные издержки, материальный и моральный ущерб, если таковой был причинен работнику.

Согласно ч. 3. ст. 72 ТК РФ не является переводом на другую постоянную работу и не требует согласия работника перемещение его в той же организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение этой организации в той же местности, поручение работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения трудовой функции и изменения условий трудового договора.

Можно выделить следующие виды перемещений (при условии неизменности трудовой функции и условий трудового договора):

• перемещение на другое рабочее место;

• перемещение в другое структурное подразделение в той же местности;

• перемещение, связанное с поручением работы на другом механизме или агрегате.

При перемещении на другое рабочее место необходимо четко различать понятия «место работы» и «рабочее место» (предприятие и конкретный кабинет). Иногда эти понятия тождественны, например, водитель переводится с управления легковым автомобилем на грузовой. В этом случае происходит перевод, а не перемещение.

Наиболее сложными считаются перемещения в другое структурное подразделение в той же местности. Это связано, прежде всего, с тем, что в ТК РФ отсутствует определение структурного подразделения и другой местности.

Согласно сложившейся судебной практике другим структурным подразделением, расположенным в данной местности, являются, например, отделы, цеха организации, расположенные вне места нахождения основного предприятия.

Что касается филиала, то он не признается структурным подразделением организации в смысле трудового законодательства. Поэтому, если работник переводится из головного предприятия в филиал и наоборот, это квалифицируется как перевод.

Под «другой местностью» понимают местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта (например, города).

На практике достаточно часто структурные подразделения находятся на серьезном удалении друг от друга и от головного предприятия (в разных концах города). В данном случае, несмотря на то, что перевод будет происходить в рамках одной административно-территориальной единицы – города, рекомендуется оформить перевод сотрудника.

Если при заключении трудового договора оговорено, что работник будет работать на объектах, расположенных в разных местностях, то тогда это не будет являться переводом, а, значит, при необходимости направить работника для выполнения трудовых обязанностей в другую местность не нужно будет соблюдать все формальности, связанные с переводом. Поэтому некоторым категориям работников (например, строителям) рекомендуется в трудовые договоры включать положения о работе на «объектах» в других населенных пунктах.

Кроме того, встречаются перемещения работников в рамках холдинга без их письменного согласия. В данном случае при переходе из одной организации в другую внутри холдинга существуют различные варианты. Работник может быть уволен в соответствии с п. 5 ст. 77 ТК РФ «перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю». Возможно также увольнение по собственному желанию на основании п. 3 ст. 77 ТК РФ. В этом варианте работнику можно установить испытательный срок при приеме на работу, чего нельзя сделать при переводе. Также практикуется увольнение по соглашению сторон согласно п. 1 ст. 77 ТК РФ.

При переводе по инициативе работодателя необходимо учитывать некоторые нюансы.

Особое внимание уделяется формулировке письменного согласия работника на перевод. Фразы «согласен на перевод» и «ознакомлен с фактом перевода» имеют разную смысловую нагрузку. Ознакомление работника с фактом перевода еще не означает его согласия на перевод как таковой.

Согласие на перевод может быть выражено следующим образом:

• на письменном предложении работодателя о переводе работник пишет «На перевод согласен»;

• работник самостоятельное оформляет письменное согласие на перевод;

• работник пишет заявление «Прошу меня перевести…»

Наличие таких документов защитит работодателя от штрафов и от неожиданных претензий работников.

Если перевод оформлен надлежащим образом, письменное согласие работника получено, трудовой договор с ним подписан, должностная инструкция с полным перечнем новых обязанностей составлена, и работник с ней ознакомлен, работодатель защищен от внезапного «передумывания» работника. Суд и штрафы в таком случае работодателю не грозят. Он имеет полное право требовать от работника исполнения возложенных обязанностей, а за неисполнение – применять меры дисциплинарного воздействия. В случае неоднократного отказа, например, в течение нескольких дней, можно говорить о такой мере дисциплинарного взыскания, как увольнение.

Также следует учесть, что если перевод осуществлен без получения письменного согласия работника, но последний добровольно приступил к выполнению другой работы, такой перевод также может считаться законным. Добровольное начало выполнения другой работы может подтверждаться, например, добровольным исполнением трудовых функций, проявлением инициативы по новому месту работы, добровольным решением поставленных задач.

При переводе на новую должность испытательного срока ТК РФ не предусмотрено, а ухудшать положение работника по сравнению с установленным законом нельзя.

Самым дорогостоящим считается перевод работника вместе с предприятием в другую местность, т. к. ст. 169 и 178 ТК РФ предусматривают определенные гарантии для таких работников, и работодатель несет расходы как при согласии работника с переводом, так и при его отказе.

Если работник согласился на перевод, то работодателя ожидают следующие затраты:

• расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения);

• расходы по обустройству на новом месте жительства.

Конкретные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора, но не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета. Для перевода требуется заключить соглашение между работником и работодателем о размере возмещения расходов. Суммы, указанные в таком соглашении, согласовываются с бухгалтерией, т. к. от этих сумм может зависеть расчет многих налогов: единого социального налога, налога на прибыль, налога на доходы физических лиц, страховых взносов в ПФР.

При переводе работника на другую работу, если он связан с переездом в другую местность, предусмотрены следующие компенсации:

• оплата стоимости проезда работника и членов его семьи (кроме случаев, когда администрация предоставляет транспорт для переезда) по железной дороге, водным путем, автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), воздушным транспортом по установленным нормам;

• оплата расходов по провозу имущества железнодорожным, водным и автомобильным транспортом (общего пользования) в количестве до 500 кг на самого работника и до 150 кг на каждого переезжающего члена семьи;

• выплата работнику суточных за каждый день нахождения в пути;

• выплата единовременного пособия: на самого работника – в размере его месячного оклада (тарифной ставки) по новому месту работы и на каждого переезжающего члена семьи (муж, жена, а также дети и родители обоих супругов, находящиеся на их иждивении и проживающие вместе с ними) в размере четверти пособия самого работника;

• выплата работнику заработной платы исходя из оклада (тарифной ставки) по новому месту работы за дни сбора в дорогу и устройства на новом месте жительства, но не более шести дней, а также за время нахождения в пути.

В некоторых случаях работодателю позволяется потребовать возмещения понесенных расходов в связи с переездом в другую местность, причем в полном объеме. Это возможно, если:

• работник не явился на работу или отказался приступить к работе без уважительных причин;

• если работник до окончания срока работы, предусмотренного законодательством или обусловленного при переводе, приеме на работу, а при отсутствии определенного срока – до истечения одного года работы, уволился по собственному желанию без уважительной причины или был уволен за виновные действия, которые в соответствии с законодательством явились основанием прекращения трудового договора.

Работник, который не явился на работу или отказался приступить к работе по уважительной причине, обязан вернуть выплаченные ему средства за вычетом понесенных уже путевых расходов.

Если сотрудник отказывается от переезда в другую местность, то его можно уволить согласно п. 9 ст. 77 ТК РФ. При этом работодатель обязан произвести выплату работнику выходного пособия, равного его двухнедельному среднему заработку.

Чаще всего такой вид переводов встречается при направлении работника для работы в филиал организации, расположенный в другом населенном пункте. Поэтому необходимо просчитать, не будет ли выгоднее взять нового работника, живущего в месте нахождения филиала, чем направлять «старого» в другую местность.

Кроме того, существуют переводы, обязанность совершения которых возлагается на работодателя законом. Для издания приказов о переводе по таким основаниям необходимо оформление обязательных документов, ссылки на которые даются в приказе, если они не указаны в тексте соглашения об изменении трудового договора.

При переводе работника, нуждающегося в соответствии с медицинским заключением в предоставлении другой работы, работодатель обязан с его согласия перевести на другую имеющуюся работу, не противопоказанную ему по состоянию здоровья:

– медицинское заключение;

– предложение (представление) о переводе на другую работу;

– заявление работника о согласии на перевод.

При переводе работника, не согласившегося на продолжение работы в новых условиях в связи с изменениями организационных или технологических условий труда, но принявших предложение работодателя перейти на имеющуюся в организации работу, соответствующую его квалификации и состоянию здоровья, а при отсутствии такой работы – вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу, которую работник может выполнять с учетом его квалификации и состояния здоровья:

– распорядительный акт об изменениях организационных или технологических условий труда;

– предложение (представление) о переводе на другую работу (первое и второе);

– заявление работника о несогласии на перевод на новые условия труда;

– заявление работника о согласии на перевод по второму предложению работодателя.

При переводе работника в связи с сокращением численности или штата работников:

– распорядительный акт о проведении мероприятий по сокращению численности или штата работников;

– уведомление о предстоящем увольнении;

– предложение (представление) о переводе на другую работу;

– заявление работника о согласии на перевод.

При переводе работника в связи с несоответствием работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением:

– медицинское заключение;

– предложение (представление) о переводе на другую работу;

– заявление работника о согласии на перевод;

При переводе работника в связи с выявлением недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации:

– протокол заседания аттестационной комиссии;

– предложение (представление) о переводе на другую работу;

– заявление работника о согласии на перевод.

При заключении трудового договора с работником с нарушением установленных ТК РФ и иными федеральными законами правил его заключения, если нарушение этих правил исключает возможность продолжения работы по этому трудовому договору:

– документ, устанавливающий (подтверждающий) факт нарушения правил заключения трудового договора;

– предложение (представление) о переводе на другую работу;

– заявление работника о согласии на перевод.

При переводе беременной женщины на другую работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов, с сохранением среднего заработка по прежней работе:

– медицинское заключение;

– заявление работницы с просьбой о переводе.

При переводе женщины, имеющей детей в возрасте до полутора лет, в случае невозможности выполнения прежней работы, с сохранением среднего заработка по прежней работе до достижения ребенком возраста полутора лет:

– заявление работницы с просьбой о переводе.

Такие обязанности возлагаются на работодателя с оговоркой – если такие переводы реально возможны, т. е. в наличие имеются вакантные должности, места, подходящая работа.

Приказы (распоряжения) о переводе работника на другую работу имеют унифицированные формы – № Т-5 и Т-5а (заполняется при переводе нескольких работников), которые применяются для оформления и учета перевода работников на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией.

Данный приказ содержит фамилию, имя, отчество работника, вид перевода; наименование структурного подразделения и наименование профессии (должности) – на прежнем месте работы; причину перевода; наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), оклад (тарифную ставку), надбавку на новом месте работы.

Письменное согласие работника, необходимое для перевода, оформляется также в виде изменения трудового договора (дополнительного соглашения об изменении трудового договора). Измененный трудовой договор и будет являться основанием для издания приказа о переводе.

В случае если трудовой договор с работником не заключался (это не требовалось до 06.10.1992), и его прием на работу оформлен приказом, при заполнении унифицированной формы № Т-5 по строке «Основание» указываются конкретные документы, на основании которых работник будет переведен на другую работу (заявление, медицинское заключение, служебная записка и др.), а реквизит «Изменение к трудовому договору» не заполняется.

Проект приказа о переводе работника на другую работу подлежит визированию руководителем структурного подразделения, в котором работает работник (если производится перевод из одного подразделения в другое), руководителем кадровой службы, юридического отдела (юриста). Если в связи с переводом меняются условия оплаты труда, желательна виза главного бухгалтера.

Увольнение.

Причины расторжения трудового договора могут быть различные. Статья 77 ТК РФ дает общие основания прекращения трудового договора:

• соглашение сторон;

• истечение срока трудового договора, за исключением случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;

• расторжение трудового договора по инициативе работника;

• расторжение трудового договора по инициативе работодателя;

• перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность);

• отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией;

• отказ работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора;

• отказ работника от перевода;

• отказ работника от перевода в связи с перемещением работодателя в другую местность;

• обстоятельства, не зависящие от воли сторон;

• нарушение установленных ТК РФ или иным федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы.

Трудовой договор может быть прекращен и по другим основаниям: при неудовлетворительном результате испытания (ст. 71 ТК РФ), а также по основаниям расторжения договора с определенными категориями работников (совместителями, работниками Крайнего Севера и приравненных к ним местностям, работников дипломатических представительств и консульских учреждений и т. д.).

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством РФ, к приказу прилагается мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при его наличии).

При оформлении увольнения необходимо соблюдать все, предусмотренные законодательством, требования. В противном случае существует вероятность признания увольнения незаконным. В этом случае суд, прежде всего, восстанавливает сотрудника на прежней работе. А если уволенный не желает больше работать на данном предприятии – обязывает работодателя изменить приказ об увольнении и исправить в трудовой книжке работника запись об увольнении на запись о расторжении договора по собственному желанию.

Еще одним последствием незаконного увольнения является выплата сотруднику среднемесячного заработка за время вынужденного прогула. Причем эта выплата присуждается и в случае восстановления сотрудника на работе, и в случае, если уволенный отказался восстанавливаться (ст. 394 ТК РФ). Кроме того, в ч. 1 ст. 394 ТК РФ предусмотрена возможность возмещения работнику морального вреда за незаконное увольнение. Бывший сотрудник имеет право запросить любую сумму (максимальным пределом она не ограничивается). Окончательный размер компенсации определяет суд исходя из степени причиненных работнику физических и нравственных страданий, степени вины работодателя и других важных для дела обстоятельств.

Увольнение работника признается незаконным, когда у организации отсутствуют основания для расторжения трудового договора. Например, при увольнении сотрудника по сокращению штата должно иметь место реальное сокращения численности, штата сотрудников; при увольнении за появление на рабочем месте в состоянии опьянения – должным образом оформлены все документы, предусмотренные законодательством в этом случае.

Незаконным признается и увольнение, при котором не были учтены специальные гарантии, установленные законодательством для работников, увольнение работника в период болезни или отпуска.

Выявляются следующие типичные нарушения, допущенные при увольнении сотрудников по инициативе работодателя.

При ликвидации предприятия (п. 1 ст. 81 ТК РФ):

– работников не предупредили о предстоящем увольнении за два месяца в письменной форме (ст. 180 ТК РФ);

– в службу занятости не сообщили за два месяца сведения об увольняемых работниках.

При сокращении численности или штата работников организации.

– работников не предупредили о предстоящем сокращении за два месяца в письменной форме (ст. 180 ТК РФ);

– не предупредили профсоюз о сокращении численности или штата письменно за два месяца (ст. 82 ТК РФ);

– в службу занятости не сообщили за два месяца сведения об увольняемых работниках (за три месяца – при угрозе массового увольнения);

– работникам не предложили другую работу в данной организации (ст. 180 ТК РФ);

– не получили предварительного согласия Рострудинспекции и комиссии по делам несовершеннолетних на сокращение несовершеннолетнего работника (ст. 269 ТК РФ).

При несоответствии работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением (подп. «а» п. 3 ст. 81 ТК РФ):

– работника уволили без медицинского заключения, не предложили ему другую работу в данной организации, если была такая возможность (ст. 180 ТК РФ);

– сотрудника уволили в период болезни или отпуска (ст. 81 ТК РФ), не получили предварительного согласия Рострудинспекции и комиссии по делам несовершеннолетних на увольнение несовершеннолетнего работника (ст. 269 ТК РФ).

При несоответствии работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации (подп. «б» п. 3 ст. 81 ТК РФ):

– перед увольнением сотрудника не провели аттестацию (или провели, но не зафиксировали ее результаты);

– не предложили сотруднику другую работу в данной организации, если была такая возможность (ст. 180 ТК РФ);

– не получили предварительного согласия Рострудинспекции и комиссии по делам несовершеннолетних на увольнение несовершеннолетнего работника (ст. 269 ТК РФ).

При неоднократном неисполнении работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание (п. 5 ст. 81 ТК РФ):

– у работника не было дисциплинарного взыскания либо оно было наложено незаконно или истек срок его действия, нарушены сроки и порядок увольнения по виновным основаниям (ст. 193 ТК РФ);

– не получили предварительного согласия Рострудинспекции и комиссии по делам несовершеннолетних на увольнение несовершеннолетнего работника (ст. 269 ТК РФ).

При прогуле, появлении на работе в состоянии опьянения, разглашении охраняемой законом тайны, совершении по месту работы хищения, нарушении требований по охране труда (п. 6 ст. 81 ТК РФ) и других виновных основаниях (п. 7—10 ст. 81 ТК РФ):

– нарушили сроки и порядок увольнения по виновным основаниям (ст. 193 ТК РФ);

– не получили предварительного согласия Рострудинспекции и комиссии по делам несовершеннолетних на увольнение несовершеннолетнего работника (ст. 269 ТК РФ).

Самым частым основание для расторжения трудового договора является инициатива работника. Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме за две недели. Прекращение трудового договора по собственному желанию не связано с наличием у работника уважительных причин. При этом согласие работодателя прекратить трудовой договор юридического значения не имеет. Здесь имеет значение только согласование даты увольнения.

По соглашению между работником и работодателем трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении (ст. 80 ТК РФ). Чтобы избежать возможных споров, связанных с неточным толкованием и применением названных выше норм данной статьи ТК РФ работнику необходимо в заявлении указать две даты – дату подачи заявления и дату расторжения трудового договора. Причем формулировка заявления «Прошу расторгнуть трудовой договор „________“ г.» не предполагает предлога «с», т. к. дата дня увольнения является также датой последнего дня работы сотрудника на данном предприятии.

Течение срока предупреждения начинается со следующего дня после подачи заявления, а если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день (ст. 14 ТК РФ).

Если же работник в заявлении о расторжении трудового договора указывает более раннюю дату увольнения или не указывает совсем, работодатель вправе наложить, например, следующую резолюцию: «Возражаю против расторжения трудового договора без предупреждения за две недели, т. к. у работника отсутствуют основания, установленные ч. 3 ст. 80 ТК РФ» (например, работодатель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении работника, при невозможности продолжения работы (зачисление в образовательное учреждение, выход на пенсию и другие случаи), а также в случаях установленного нарушения работодателем законов и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, условий коллективного договора, соглашения или трудового договора).

В этом случае работник (если он согласен с позицией работодателя) вправе написать другое заявление о расторжении трудового договора спустя две недели с момента его подачи. Второе заявление работника будет для работодателя обязательным. Если между работником и работодателем возникает спор о необходимости двухнедельного срока предупреждения, то работник вправе обратиться в суд с заявлением о расторжении трудового договора.

После получения заявления работника о расторжении трудового договора работодатель должен принять меры по заключению трудового договора с другим гражданином для обеспечения непрерывности трудового процесса, но, в то же время, необходимо помнить о праве работника отозвать заявление о расторжении трудового договора в течение срока предупреждения об увольнении (при условии, что на его место в письменной форме не приглашен другой работник, которому в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами не может быть отказано в заключение трудового договора). Так, например, в силу ч. 4 ст. 64 ТК РФ запрещается отказывать в заключение трудового договора работникам, приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы.

В случае, когда по истечении срока предупреждения трудовой договор не был расторгнут и работник не настаивает на увольнении, действие трудового договора считается продолженным (ч. 6 ст. 80 ТК РФ).

Если же во время испытательного срока работник приходит к выводу, что предложенная работа не является для него подходящей, то он вправе расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, предупредив об этом работодателя в письменной форме за три дня (ч. 4 ст. 71 ТК РФ).

Прекращение трудового договора в связи с переводом работника, с его согласия, в другую организацию предполагает выражение воли двух руководителей организаций и работника. Следовательно, основаниями для издания приказа о переводе работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю будут являться как заявление работника, так и письменное приглашение на работу.

При увольнении материально-ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику. Но если работником не сданы материальные ценности, нет замены, не оформлен «бегунок», не освобождено общежитие или работником не выполнены другие, даже законные требования работодателя, это не является достаточным правовым основанием для отказа работнику в расторжении трудового договора в срок, установленный законом.

Каждая сторона трудового договора должна выполнять свои обязательства независимо от того, выполняет ли добровольно другая сторона трудового договора обязательства, возложенные на нее законом. Если у работодателя имеются законные требования к работнику, от добровольного выполнения которых он уклоняется, то возникший спор должен разрешить суд. Например, вынести решение о выселении из общежития, привлечении работника к материальной ответственности за ущерб, причиненный работодателю. В противном случае работник вправе прекратить работу и обратиться в суд с заявлением о расторжении трудового договора.

Для оформления и учета увольнения работников применяются приказы по форме № Т-8 и Т-8а (при увольнении нескольких работников). Такие приказы содержат фамилию, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), основание увольнения. В строке (графе) «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» форм № Т-8 и Т-8а производится запись в точном соответствии с ТК РФ.

При расторжении договора по инициативе работника, основанием в приказе является п. 3 ст. 77 ТК РФ.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя запись об увольнении делается со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ.

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, делается ссылка на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ.

В строке (графе) «Документ, номер и дата» делается ссылка на документ, на основании которого происходит увольнение, с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).

Рекомендуется приказы о расторжении трудового договора не просто визировать, а составлять совместно с юристами, особенно по «виновным» статьям.

Вместе с приказом о расторжении трудового договора в бухгалтерию передается записка расчет при прекращении действия трудового договора (форма Т-61), которая применяется внебюджетных организациях для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового до говора. Лицевая часть записки—расчета содержит ту же информацию, что и приказ о прекращении действия трудового договора с работником, заполняется работником отдела кадров и передается в бухгалтерию для произведения расчета и заполнения оборотной части указанного документа.

2.3.4. Личная карточка работника

Личная карточка работника – основной документ системы учета личного состава, она оформляется на всех работников предприятия, принятых на работу на условиях трудового договора независимо от того, является ли данное место работы основным или работник принят по совместительству, принят он на постоянную, временную или сезонную работу. Она ведется на всех предприятиях независимо от форм собственности в продолжение всего периода трудовой деятельности работника в данной организации и закрывается только при увольнении.

С утверждением Правительством РФ Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (постановление от 16.04.2003 № 225) обязательность ведения личных карточек по форме, утвержденной Госкомстатом России, стала бесспорной.

Так как вышеназванные Правила относятся к актам трудового законодательства, то неисполнение отделом кадров их требования о занесении в личную карточку записей, внесенных в трудовую книжку работника, и об ознакомлении работника с каждой внесенной записью квалифицируется как нарушение трудового законодательства, вне зависимости от причин неисполнения (в том числе и в случае неисполнения этого требования по причине отсутствия личных карточек как таковых). Ответственность за это нарушение определяется по ст. 5.27 КоАП РФ.

Личные карточки по новой унифицированной форме, введенной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, должны заводиться на работников, принимаемых на работу после 04.04.2004 года. Личные карточки, заполненные до 04.04.2004 по формам, утвержденным ранее, стали документами с момента проставления сотрудником отдела кадров и работником своих подписей на второй странице, соответственно, замене не подлежат.

Личная карточка сотрудника изготавливается на бланке 2А 4 в количестве 1 экземпляра и имеет код по ОКУД 0301002. Хранится данный документ в течение 75 лет, отдельно от личных дел, поэтому целесообразно для его изготовления использовать обложечную бумагу (тонкий картон).

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части:

• расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей;

• включения дополнительных строк (включая свободные);

• включения вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Но удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

К сожалению, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлением Госкомстата России № 1, специалистами не было дано достаточных разъяснений по заполнению личных карточек (кроме раздела II «Сведения о воинском учете»). Поэтому рекомендуется руководствоваться отраслевым стандартом ОСТ 4.071.034-82 «Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Система первичных документов учета кадров», который был разработан в соответствии с государственными стандартами (ГОСТ 6.13.1-75, ГОСТ 6.13.2-75, ГОСТ 6.10.1-80).

Личные карточки заполняются на сотрудников, принятых на работу, на основанииприказа о приеме. Для этого используются сведения из документов, предъявляемых работником (в соответствии со ст. 65 ТК РФ): паспорта, трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета (для военнообязанных), документа об образовании, а также дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.

Кроме того, требуются такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками – эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы работник присутствовал при оформлении личной карточки (а не сам заполнял ее). Личная карточка является документом строгой отчетности, и ответственность за ее правильное оформление несет работник кадровой службы.

Личная карточка состоит из 11 разделов:

I. Общие сведения;

II. Сведения о воинском учете;

III. Прием на работу и переводы на другую работу;

IV. Аттестация;

V. Повышение квалификации;

VI. Профессиональная переподготовка;

VII.Награды (поощрения), почетные звания;

VIII. Отпуск;

IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством;

X. Дополнительные сведения;

XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике.

Чтобы личные карточки были оформленными надлежащим образом, заполняются все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой. В частности, зоны кодирования информации («Общие сведения») в соответствии с общероссийскими классификаторами: представлена информация о населении (ОКИН), профессиях рабочих, должностях служащих и о тарифных разрядах (ОКПДТР), специальностях согласно полученному образованию (ОКСО). Для кодирования информации желательно использовать официальные издания следующих классификаторов, выпускаемых Издательско-полиграфическим комплексом Госстандарта России – ИПК Издательство стандартов, не забывая отслеживать вносимые в них изменения:

• Общероссийского классификатора специальностей по образованию ОК 009-2003 (ОКСО), утвержденного постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 № 276-ст;

• Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) ОКПДТР, утвержденного постановлением Госстандарта от 26.12.1994 № 367 (с Изменением от 5/2004);

• Общероссийского классификатора объектов административно-территориального деления ОК 019-95 (ОКАТО), утвержденного постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 № 413.

В настоящий момент об обязательности кодирования информации в личной карточке не сказано ни в одном акте Госкомстата России. Из действующего законодательства также не следует, что личные карточки представляют интерес для государственной статистики (ни в процессе их использования, ни после передачи их на архивное хранение). Отсюда следует, что в настоящее время вопрос о кодировании информации, содержащейся в личных карточках, работодатель решает по собственному усмотрению, исходя из принятой в организации системы управления кадровой деятельности.

Сейчас такая обработка практически нигде не ведется. Однако ни в коем случае нельзя убирать окошки для кодов из формы личной карточки, они просто остаются незаполненными.

При заполнении личной карточки не рекомендуется использовать такие служебные символы, как двоеточие – «:», знак равенства – «=», косая черта – «/», а в зоне кодирования – запрещается. При заполнении формы текст записей – описаний не должен заходить на поле кодирования; в противном случае форма считается испорченной и при первичном заполнении документа подлежит переписыванию.

Если отсутствует часть записей в описательной части реквизитов личной карточки или ответы на вопросы отрицательны, кодируемая часть этого реквизита остается пустой. Для обеспечения возможности внесения изменений в сведения о работнике запрещается проставлять прочерки в пустых строках или графах.

Первичное заполнение личной карточки допустимо различными способами (на компьютере, на печатной машинке, вручную). Внесение последующих записей допустимо лишь на пишущей машинке или вручную, т. к. работник должен быть ознакомлен с каждой записью под роспись, соответственно, нельзя каждый раз заново распечатывать форму Т-2. Тем не менее, ведение электронных копий личной карточки значительно сокращают временные и трудозатраты кадровых специалистов при составлении различной отчетности, позволяют быстро и эффективно отвечать на вопросы, которые ежедневно и в огромных количествах возникают у сотрудников предприятия.

В правом верхнем углу унифицированной формы № Т-2 указан код формы документа по ОКУД. Ниже указывается код организации по ОКПО, он присваивается организации в процессе ее регистрации органами статистики и вносится во все унифицированные формы по учету кадров.

Также вверху указывается наименование организации в строгом соответствии с уставом и другими учредительными документами без произвольных сокращений. Если в наименование организации не входит ее местоположение «Открытое акционерное общество „Фонтан“», то рекомендуется через запятую добавлять местоположение организации (город, населенный пункт).

Далее по всей ширине всей формы № Т-2 идет таблица. В нее вносятся следующие сведения.

Дата составления. Дата составления личной карточки указывается в виде кодированной информации, например: «18.10.2005». Личная карточка на работника заводится сразу после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу, т. к. первая запись в трудовой книжке работника, сделанная после приема на работу, должна одновременно дублироваться в личной карточке работника.

Табельный номер. Это номер, который работодатель присваивает каждому вновь принятому работнику для целей табельного учета. Фактически речь идет о внутреннем цифровом коде работника, по которому производится его идентификация.

На момент заполнения формы № Т-2 табельный номер работнику уже присвоен, и он воспроизводится в личной карточке из приказа (распоряжения) о приеме работника на работу.

Идентификационный номер налогоплательщика. ТК РФ не предусматривает обязанности работника представить документ, подтверждающий присвоение ему идентификационного номера налогоплательщика. Не обязывает работника получать этот документ и налоговое законодательство. В том случае, если принимаемый на работу работник уже имеет на руках свидетельство о присвоении ИНН, он представляет его кадровой службе. Если при приеме на работу работник не обладает информацией о своем ИНН, сотрудник кадровой службы оставляет графу личной карточки незаполненной.

Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Этот реквизит сотрудник кадровой службы указывает в личной карточке на основании свидетельства, которое работник обязан представить при заключении трудового договора в силу ч. 1 ст. 65 ТК РФ. Страховые свидетельства обязательного пенсионного страхования хранятся у застрахованных лиц (работников).

В том случае, если работник впервые поступает на работу, свидетельство государственного пенсионного страхования в соответствии с ч. 4 ст. 65 ТК РФ оформляется работодателем. Поэтому сотрудник кадровой службы, заполняющий личную карточку на такого работника, оставляет графу о номере свидетельства незаполненной до его получения.

Открытой остается графа и тогда, когда работник не может представить свидетельство по причине его утраты. Если свидетельство работником утрачено, он пишет заявление о восстановлении свидетельства и передает его в кадровую службу, которая направляет его в соответствующий орган Пенсионного фонда РФ вместе с документом, подтверждающим страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Номер свидетельства вносится в личную карточку на основании нового свидетельства, выданного взамен утраченного.

Алфавит. Для организации табельного учета в графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника. При большом количестве персонала табели учета рабочего времени ведутся раздельно по категориям работающих, а в пределах категорий – в порядке табельных номеров или алфавита.

Характер работы. На основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу в личную карточку вносится информация о характере работы: «постоянно» или «временно».

Вид работы. В этой графе указывается, на каких условиях работник принят на работу: как на основную работу или как на работу по совместительству. Таким образом, Госкомстат России устанавливает обязательность ведения личных карточек на работников, с которыми заключены трудовые договоры о работе по совместительству. В этом случае в раздел III личной карточки сотрудник кадровой службы вносит сведения непосредственно из приказов (распоряжений) о приеме на работу и о переводах на другую работу, вне зависимости от того, вносится ли эта информация в трудовую книжку, а, следовательно, и в личную карточку работника по основному месту работы.

Личная карточка заводится только на работника, принимаемого на работу на условиях внешнего совместительства, на внутреннего совместителя вторая личная карточка не заводится.

Пол. Поскольку никаких разъяснений по заполнению графы «Пол» Госкомстат России в своих Указаниях не дал, на практике кадровые службы указывают пол либо словами полностью, либо используют общераспространенные сокращения (буквенный код):

«м» – мужской;

«ж» – женский.

Теперь необходимо заполнить раздел I «Общие сведения». Он включает в себя ниже перечисленные пункты.

Реквизиты трудового договора, которые указываются в личной карточке на основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу либо самого договора.

Пункт 1 «Фамилия, имя, отчество», заполненный полностью и разборчиво на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, оставляя пространство для внесения возможных изменений (особенно это касается женщин).

Пункт 2 «Дата рождения», в текстовой части формы оформленный словесно-буквенным способом по правилам делопроизводства: «20 декабря 1975 г.», а в поле кодирования – цифровым: «17.03.2004».

Пункт 3 «Место рождения», заполненный согласно ОСТ 4.071.034-82 и в строгом соответствии с паспортом гражданина Российской Федерации или иным документом, удостоверяющим личность:

– длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;

– при указании типа административно-территориальной единицы допускаются общепринятые сокращения (как и при заполнении пункта 11 «Паспорт»).

В зоне кодирования соответственно указывается код по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления (ОКАТО);

Пункт 4 «Гражданство», заполненный также на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Поскольку информацию о гражданстве необходимо кодировать по ОКИН, в текстовой части пункта 4 приводится одна из формулировок фасета 02 этого классификатора.

Если работник представил только паспорт гражданина РФ и не сообщает работодателю сведения о втором гражданстве, то информация о гражданстве РФ, внесенная в пункт 4, не может быть поставлена в вину кадровой службе. В трудовых отношениях информация о двойном гражданстве имеет значение только в том случае, если работа, на которую принимается работник, связана с допуском к государственной тайне). Поскольку проверкой кандидата на такую работу занимаются соответствующие органы, работодателя не должно интересовать, имеет ли принимаемый на работу сотрудник второе (наряду с российским) гражданство.

Но если работник решил сообщить работодателю сведения о втором гражданстве, в пункте 4 личной карточки можно в скобках указать страну второго гражданства. Также необходимо указать страну, если работник является гражданином иностранного государства.

С учетом сказанного в личной карточке может быть сделана одна из следующих записей:

– гражданин Российской Федерации – код по ОКИН «1»;

– гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство) – код по ОКИН «2»;

– иностранный гражданин – код по ОКИН «3»;

– лицо без гражданства – код по ОКИН «4».

Пункт 5 «Знание иностранного языка», расшифрованный как «наименование» и «степень знания». Наименование иностранного языка указывается в соответствии с фасетом 04 ОКИН. Так как Госкомстат России интересует только знание иностранного языка, а не языка народов Российской Федерации (например, мордовского), то в данном пункте указывается иностранный язык (т. е. язык иностранного по отношению к России государства).

Сведения о знании работником иностранного языка указываются на основании сообщенных работником сведений, а также проведенных кадровой службой тестов (если для выполнения поручаемой работы требуется знание иностранного языка).

В общероссийском классификаторе (ОКИН) коды присвоены как непосредственно самим иностранным языкам, так и степеням знания иностранного языка. Но, поскольку Госкомстат России не дал указаний, какие именно коды должны приводиться в личной карточке, кадровая служба может указать только один код – степени знания языка, а может привести и оба кода. Во втором случае код иностранного языка логично указывать первым, а код степени знания языка – вторым (через несколько пробелов).

Таким образом, в личной карточке возможны следующие записи:

английский (код по ОКИН «014») (немецкий код по ОКИН («135»), французский (код по ОКИН «213») итальянский (код по ОКИН «070»);

– читает и переводит со словарем – код по ОКИН «1»;

– читает и может объясняться – код по ОКИН «2»;

– владеет свободно – код по ОКИН «3».

Если работник знает два иностранных языка, то во второй строке пункта 5 личной карточки по аналогии с первым указывается информация о втором иностранном языке, для внесения записей о знании третьего иностранного языка кадровая служба может включить дополнительную строку в данный пункт.

Пункт 6 «Образование».

Уровень образования указывается в личной карточке только по документу об образовании, представленному работником:

– основное общее образование – код по ОКИН «01»;

– среднее (полное) общее образование – код по ОКИН «07»;

– начальное профессиональное образование – код по ОКИН «10»;

– среднее профессиональное образование – код по ОКИН «11»;

– неполное высшее образование – код по ОКИН «15»;

– высшее образование – код по ОКИН «18»;

– послевузовское образование – код по ОКИН «19».

Если оформляемый работник не окончил образовательное учреждение, кодирование информации об его образовании осуществляется по следующим правилам:

– работник обучался в высшем учебном заведении и прошел более половины курса или прошел полный курс обучения, но не защитил дипломную работу или не сдал государственный экзамен – «неполное высшее»;

– работник обучался в высшем учебном заведении и окончил 3 года обучения – «неполное высшее, III (IV, V, VI) курс»;

– работник обучался в высшем учебном заведении, но не окончил его, а на момент поступления в высшее учебное заведение он имел основное общее образование – «основное общее»;

– работник обучался в высшем учебном заведении, но не окончил его (прошел менее половины курса обучения); на момент поступления в высшее учебное заведение имел среднее (полное) общее образование – «среднее (полное) общее»;

– работник, обучавшийся в учреждении среднего профессионального образования, но не окончивший его (прошел менее половины курса обучения); на момент поступления в учреждение имел среднее (полное) общее образование – «среднее (полное) общее»;

– работник, обучавшийся в учреждении среднего профессионального образования, но не окончивший его (прошел менее половины курса обучения); на момент поступления в учреждение имел неполное среднее образование – «неполное среднее»;

– работник, окончивший 9 классов общеобразовательной школы, а также прошедший полный курс обучения в среднем специальном учебном заведении, но не защитивший дипломной работы или не сдавший государственный экзамен или экзамен на аттестат зрелости в средней общеобразовательной школе – «незаконченное среднее образование».

Записи о неполном (незаконченном) образовании производятся в соответствии с представленным работником документом (справкой образовательного учреждения, дипломом государственного образца о неполном высшем образовании, академической справкой о незаконченном высшем образовании). На основании студенческого билета или зачетной книжки работника записи об образовании не производятся, т. к. данные документы лишь подтверждают, что работник зачислен в учебное заведение и является студентом.

Наименование образовательного учреждения указывается в соответствии с документом об образовании. Если наименование длинное, допускаются сокращения, не искажающие его смысл (имени – «им.»). Ордена в названиях учебных заведений (если таковые присвоены) в учетных документах не указываются. Наименование, серия и номер документа об образовании записываются в строгом соответствии с представленным работником документом. Год окончания учебного заведения пишется арабскими цифрами, например, «25.06.2004».

Квалификация (степень) также указывается по документу об образовании. Так, в соответствии с законодательством о высшем профессиональном образовании, освоившему образовательные программы высшего профессионального образования присваиваются следующие квалификации: «бакалавр», «дипломированный специалист», «магистр». Для квалификации «бакалавр» и «магистр» указывается направление, а для квалификации «специалист» – специальность.

Окончившим начальные профессиональные и средние профессиональные учебные заведения присваиваются квалификации «монтажник», «техник», «бухгалтер».

В данном пункте кодированию подлежит только информация о направлении или специальности, причем, поскольку в качестве основы используется Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), то кодируется только информация о направлениях подготовки и специальностях высшего и среднего профессионального образования. С 01.01.2004 применяется новый ОКСО (ОК 009-2003), утвержденный постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 № 276-ст. по новой структуре. Для установления соответствия между ним и ранее применявшимися классификаторами следует руководствоваться указателями соответствия, утвержденными приказом Минобразования России от 25.11.2003 № 4377 «О применении Общероссийского классификатора специальностей по образованию в системе среднего профессионального образования».

Для отражения информации о получении работником образования следующего уровня (например, среднего профессионального после начального профессионального) или второго образования по одному уровню (например, второго высшего) предназначен второй блок пункта 6 личной карточки. Он заполняется по тем же правилам, что и первый блок.

Учету в личной карточке подлежит и послевузовское профессиональное образование. В третьем, заключительном блоке пункта 6 указывается форма послевузовской подготовки: аспирантура, адъюнктура, ординатура или докторантура. В ОКИН докторантуре присвоен код 01, а остальным формам – код 02.

Заполнение табличного блока о послевузовском образовании производится в том же порядке.

Пункт 7 «Профессия». Здесь записывается профессия по опыту работы. Запись характеризует профиль работы сотрудника согласно трудовой книжке и объяснений работника.

Дополнительной для работника является профессия, которая не совпадает с основной профессией и не относится к группе смежных профессий, но представляет интерес для организации.

Коды по данному разделу должны соответствовать Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, в который постоянно вносятся изменения. Правила кодирования информации о профессиях и должностях подробно изложены в примерах, приведенных во Введении к ОКПДТР.

Код профессии состоит из 17 цифр, а код должности – из 13. В коде представлена вся информация о конкретной профессии или должности работника в организации, в том числе об условиях труда и его оплаты. «Сокращение» кода по ОКПДТР до 5 или 6 цифр произвели сами Госкомстат России и Минтруд России. Первый в своих актах по заполнению форм статистического наблюдения указывает код ОКПДТР как 5 первых цифр, обозначающих наименование профессии, а второй – как 6 первых цифр (наименование профессии плюс контрольное число). Отсюда и пошла практика указания только части кода ОКПДТР. Но необходимо учитывать следующее.

Личная карточка не имеет разделов, фиксирующих условия труда (вредные, опасные, нормальные, пр.), условия его оплаты и т. п., поэтому рекомендуется указывать полный код профессии или должности по ОКПДТР, отражающий эти сведения.

Например, полный код штукатура, созданный на основании данных классификатора и приказа о приеме на работу, имеет вид: 19727 6 03 3 7133 10 1 4, где:

– 1 – профессия;

– 9727 – штукатур;

– 6 – контрольное число;

– 03 – номер выпуска ЕТКС;

– 3 – 3-й разряд;

– 7133 – группа по ОКЗ – «Штукатуры»;

– 10 – сдельная оплата труда;

– 1 – условия труда нормальные;

– 4 – рабочий, выполняющий работу вручную не при машинах и механизмах (последние группы цифр берутся из фасетов к каждой части ОКПДТР).

Пункт 8 «Стаж работы» заполняется на основании записей в трудовой книжке работника (если она имеется) и (или) иных подтверждающих документов, например, трудовых договоров, заключаемые с индивидуальным предпринимателем, и выписок из приказов об увольнении с такой работы.

Подсчет продолжительности общего трудового стажа осуществляется путем суммирования отдельно дат конца и дат начала указанных периодов. Разница этих сумм составляет продолжительность общего трудового стажа.

Методика подсчета общего трудового стажа приводится в Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования (утверждена постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 21.10.2002 № 122п). Непрерывный стаж работника (для оплаты больничного листа) рассчитывается на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными постановлением СМ СССР от 13.04.73 № 252 (с изменениями на 04.03.2004).

Например, работник, для которого рассчитываются общий и непрерывный стаж – мужчина, а не мать, имеющая детей в возрасте до 14 лет. Причина увольнения во всех случаях – собственное желание.

Первый период: принят 18.10.2000 – уволен 23.12.2002.

Второй период: принят 24.12.2002 – уволен 06.03.04.

Третий период: принят 15.05.04 – уволен 10.09.05.

При расчете стажа из даты увольнения вычитается дата приема. При необходимости из года «на разбивку» занимается 12 месяцев, а из месяца – 30 дней. При такой схеме подсчета теряется по одному дню в каждом периоде, поэтому этот день необходимо добавлять. Это правило относится только к периодам, относящимся к трудовой деятельности работника, к иным периодам это правило не применяется.

Первый период: 23.12.2002 – 18.10.2000 = 05.02.02 + 1 день = 2 года 2 месяца 6 дней;

второй период: 06.03.04–24.12.2002 = 1 год 2 месяца 13 дней;

третий период: 10.09.05–15.05.04 = 1 год 3 месяца 26 дней.

Для исчисления общего стажа складываются данные по отдельным периодам:

2 года 2 месяца 6 дней + 1 год 2 месяца 13 дней + 1 год 3 месяца 26 дней =

4 года 8 месяцев 15 дней – общий стаж работника. Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы.

Теперь считается непрерывный стаж. Учитывая уважительную причину увольнения (не за прогул), перерывы между периодами не должны превышать 21 календарный день. Перерыв между увольнением во втором периоде и приемом на работу в третьем составил более трех недель, следовательно, на этом этапе непрерывный стаж работника прервался. Итак, непрерывный стаж работника равен третьему периоду и составляет 1 год 3 месяца 26 дней (если работник устраивается на работу до 2 октября, в противном случае получается, что у работника нет непрерывного стажа).

Стаж прерывается в случае увольнения по следующим основаниям:

– систематическое неисполнение без уважительных причин обязанностей, возложенных трудовым договором или правилами внутреннего трудового распорядка (п. 5 ст. 81 ТК РФ);

– прогул или появление на работе в нетрезвом состоянии (подп. «а», «б» п. 6 ст. 81 ТК РФ);

– вступление в законную силу приговора суда, которым работник осужден к лишению свободы, либо иному наказанию, исключающему продолжение данной работы (п. 4 ст. 83 ТК РФ);

– утрата доверия со стороны администрации к работнику, непосредственно обслуживающему денежные и товарные ценности (п. 7 ст. 81 ТК РФ);

– совершение работником, выполняющим воспитательные функции, аморального поступка (п. 8 ст. 81 ТК РФ);

– увольнение в качестве дисциплинарного взыскания, налагаемого в порядке подчиненности или в соответствии с уставами о дисциплине;

– совершение работником других виновных действий, за которые законодательством предусмотрено увольнение с работы.

Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет исчисляется в соответствии со специальными нормативными правовыми актами и рассчитывается по той же схеме.

Также в данном пункте есть строка для указания иных видов стажа, предусматривающих в соответствии с законодательством льготы и гарантии (стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях).

Если работник впервые поступает на работу, в соответствующих строках пунктах проставляются нули.

Пункт 9 «Состояние в браке». Заполняется на основании сведений, имеющихся в паспорте работника или полученный во время опроса. Работник имеет право отказаться сообщать сведения о своем предыдущем браке или о незарегистрированном браке, ссылаясь на гарантированное ему ч. 1 ст. 23 Конституции РФ право на неприкосновенность частной жизни, личной и семейной тайны.

Состояние в браке записывается и кодируется следующим образом:

– никогда не состоял (не состояла в браке) – код по ОКИН «1»;

– состоит в зарегистрированном браке – код по ОКИН «2»;

– состоит в незарегистрированном браке – код по ОКИН «3»;

– вдовец (вдова) – код по ОКИН «4»;

– разведен (разведена) – код по ОКИН «5»;

– разошелся (разошлась) – код по ОКИН «6».

Пункт 10 «Состав семьи» оформляется на основании паспорта работника, иных документов или сведении, сообщенные работником в устном порядке.

Ближайшими родственниками считаются отец, мать, муж, жена, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находится работник, другие близкие родственники, с учетом факта нахождения этих родственников у него на иждивении, проживания вместе с ним, иных юридически значимых обстоятельств.

Пункт 11 «Паспорт» предполагает его заполнение в строгом соответствии с паспортом гражданина РФ или паспортом другого государства.

Пункт 12 «Место жительства», к сожалению, утратил существовавшую ранее часть, предназначенную для указания места жительства работника. Так как данные о месте жительства работника являются одними из важнейших регистров кадрового учета, то сотрудникам кадровой службы рекомендуется восстановить необходимые реквизиты по образцу ранее применявшейся формы. Если фактический адрес места жительства записывается со слов работника, необходимо, чтобы последний проверил его правильности. Адрес места жительства по паспорту указывается в соответствии со штампом регистрации.

При указании адреса допускается использование следующих сокращений:

– автономный округ – АО;

– автономная область – Аобл;

– город – г.;

– край – край;

– область – обл.;

– республика – респ.;

– район – р-н;

– поселок городского типа – пгт.;

– рабочий (заводской) поселок – рп.;

– дачный поселок – дп.;

– курортный поселок – кп.;

– сельский округ – с/о;

– сельское муниципальное образование – с/мо;

– деревня – д.;

– железнодорожная станция – ж/д ст.;

– микрорайон – мкр.;

– населенный пункт – нп.;

– поселок сельского типа – п.;

– село – с.;

– станция – ст.;

– станица – ст-ца;

– аллея – аллея;

– бульвар – б-р;

– квартал – кв-л;

– кольцо – кольцо;

– линия – линия;

– набережная – наб.;

– парк – парк;

– переулок – пер.;

– переезд – переезд;

– площадь – пл.;

– проезд – проезд;

– проспект – пр-кт;

– проселок – проселок;

– проулок – проулок;

– строение – стр.;

– территория – тер.;

– тракт – тракт.;

– тупик – туп.;

– улица – ул.;

– шоссе – ш.

Если место жительства по паспорту и по факту совпадают, строку «фактически» можно оставлять незаполненной для того, чтобы в случае изменения фактического места жительства работника (при неизменности регистрации) было место для фиксации необходимой информации.

Номера телефонов указываются по общепринятым правилам:

– городские – приводится код города (в скобках) и внутригородской номер телефона;

– мобильные – приводится федеральный код (в скобках) и номер телефона в сети оператора сотовой связи.

Раздел II «Сведения о воинском учете» личной карточки заполняется на основании: военного билета (на граждан, пребывающих в запасе) или удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, (на граждан, подлежащих призыву).

На граждан, пребывающих в запасе:

• п.1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;

• п.3 «Состав (профиль)» заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский», «солдаты», «матросы»);

• п.4 «Полное кодовое обозначение ВУС» – записывается полное обозначение (шесть цифр, например 021101, или шесть цифр и буквенный знак, например 113194А);

• п.5 «Категория годности к военной службе» записывается буквами:

– А (годные к военной службе);

– Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);

– В (ограниченно годные к военной службе);

– Г (временно не годные к военной службе);

– (не годные к военной службе) согласно записи в военном билете;

• п.7 «Состоит на воинском учете» заполняется простым карандашом:

– строка «а» – в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

– строка «б» – на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

• п.п.1 «Категория запаса», 3 «Состав (профиль)», 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и п.7 «Состоит на воинском учете» – не заполняются;

• п.2 «Воинское звание» – делается запись «подлежит призыву»;

• п.5 «Категория годности к военной службе» заполняется так же, как для пребывающих в запасе. При отсутствии записей в соответствующих пунктах удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, проставляется категория А;

• в п.8 разд. II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «Снят с воинского учета по возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья».

В конце второй страницы личной карточки работник и сотрудник кадровой службы проверяют правильность внесенной информации и заверяют эту информацию своими подписями.

Раздел III «Прием на работу, переводы на другую работу» предназначен для регистрации приема и соответствующих кадровых перемещений внутри предприятия.

Сведения о приеме на работу вносятся в этот раздел на этапе первичного заполнения личной карточки на основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу, составленного по форме № Т-1 или Т-1а, после внесения записи в трудовую книжку работника. Такой порядок определен п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, согласно которому: «с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку».

Основанием для осуществления последующих записей являются приказы (распоряжения) о переводе работника на другую работу, составленные по унифицированным формам № Т-5 и Т-5а.

Для заверения информации внесенной в III раздел личной карточки, предназначена графа 6 таблицы – в ней работник должен проставлять свою подпись по каждой записи.

Если работник оформляется в качестве внутреннего совместителя на данном предприятии, в графе 3 в строке, отражающей прием на работу на условиях совместительства, указывается «в качестве совместителя». Если работник работает на условиях внешнего совместительства, то по основному месту работы он не обязан уведомлять своего работодателя о том, что он заключил с другой организацией трудовой договор о работе по совместительству (если только работник не является руководителем организации).

Вопрос о внесении в личную карточку информации о работе в другой организации решается, исходя из пожеланий работника. Согласно ч. 5 ст. 66 ТК РФ по желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Поэтому информация о работе по совместительству может быть указана в разделе III личной карточки по основному месту работы лишь при желании работника. Основанием для занесения этих данных будут являться документы организации, в которой работник работает в качестве совместителя (копии приказов (распоряжений), справки, другие).

Если работник не считает нужным отражать в своей трудовой книжке периоды работы по совместительству, но представил в кадровую службу документы, подтверждающие работу по совместительству, кадровая служба по собственной инициативе отражает это в его личной карточке в разделе III «Прием на работу, переводы на другую работу» или разделе X «Дополнительные сведения».

На предприятии, куда работник устраивается на работу по совместительству, вначале выясняют основания заключения трудового договора о работе по совместительству, т. е. имеет ли работник основную работу. Для этого кадровая служба предприятия, в которое работник принимается в качестве совместителя, затребует от него представления документа, подтверждающего наличие основной работы.

Если работник принимается в качестве совместителя на работу с вредными и (или) опасными условиями труда, кадровая служба в обязательном порядке должна затребовать от работника представления с места основной работы справки о характере и условиях труда по основному месту работы (ст. 283 ТК РФ). Нарушение запрета, установленного ч. 6 ст. 282 ТК РФ (о недопустимости работы по совместительству на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными условиями труда, если основная работа связана с такими же условиями), грозит привлечением работодателя к административной ответственности.

Информация об условиях работы работника по основному месту работы необходима кадровой службе на работе по совместительству и для того, чтобы быть готовой к предоставлению совместителю гарантий, связанных с работой по совместительству, (например, предоставление ежегодного отпуска одновременно с отпуском по основной работе). Поэтому данная информация должна быть отражена в личной карточке работника.

Сведения об основном месте работы для совместителя могут находиться как в разделе X «Дополнительные сведения», так и в разделе III личной карточки (первой записью).

Раздел IV «Аттестация». Решение по итогам аттестации заносится в графу 2 на основании протокола заседания аттестационной комиссии или иного документа, оформляющего результаты аттестации, например:

– соответствует занимаемой должности;

– соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через год;

– не соответствует занимаемой должности.

Если аттестация проводится с целью определения соответствия уровня профессиональной компетентности работников, требованиям к квалификации при присвоении им квалификационных категорий, то решения могут быть следующими:

– соответствует заявленной квалификационной категории;

– не соответствует заявленной квалификационной категории;

– соответствует первой квалификационной категории по должности «руководитель»;

– не соответствует первой квалификационной категории по должности «руководитель».

Решение аттестационной комиссии отличается от ее рекомендаций («о переводе на другую работу», «о направлении на повышении квалификации»), окончательное решение по которым принимается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Но в данном разделе возможно и указание рекомендаций.

В графе «Основание» указываются реквизиты документа, на основании которого проводилась аттестация (приказа о проведении аттестации работников организации).

В личной карточке нет специальных разделов, в которых могли бы найти отражение сведения о присвоении работнику разряда (класса) квалификации, квалификационной категории по результатам аттестации. Но присвоение квалификации работника фактически означает изменение существенных условий труда, поэтому сведения об этом должны приводиться в разделе Х личной карточки в корреспонденции с информацией о решении аттестационной комиссии.

Раздел V «Повышение квалификации». Повышение квалификации представляет собой дополнительное профессиональное образование, получаемое рабочим, служащим, специалистом в пределах каждого уровня профессионального образования в образовательном учреждении, имеющем соответствующую лицензию. Повышение квалификации включает в себя следующие виды обучения:

• краткосрочное (не менее 72 часов) тематическое, обучение по вопросам конкретного производства, которое проводится по месту основной работы специалистов и заканчивается сдачей соответствующего экзамена, зачета или защитой реферата;

• тематические и проблемные семинары (от 72 до 100 часов) по научно-техническим, технологическим, социально-экономическим и другим проблемам, возникающим на уровне отрасли, региона, предприятия (объединения), организации или учреждения;

• длительное (свыше 100 часов) обучение специалистов в образовательном учреждении повышения квалификации для углубленного изучения актуальных проблем науки, техники, технологии, социально-экономических и других проблем по профилю профессиональной деятельности.

В качестве отдельного раздела учебного плана при повышении квалификации может предусматриваться стажировка. По окончании обучения государственные образовательные учреждения повышения квалификации, прошедшие аккредитацию негосударственные образовательные учреждения повышения квалификации выдают слушателям, успешно завершившим курс обучения, следующие документы государственного образца, в которых указывается вид повышения квалификации:

• удостоверение о повышении квалификации (для лиц, прошедших краткосрочное обучение или участвовавших в работе тематических и проблемных семинаров по программе в объеме от 72 до 100 часов);

• свидетельство о повышении квалификации (для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 100 часов);

• диплом о профессиональной переподготовке (для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 500 часов);

• диплом о присвоении квалификации (для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 1000 часов).

Наименование учреждения дополнительного профессионального образования или учреждения основного профессионального образования (с указанием структурного подразделения повышения квалификации) приводится в графе 4 аналогично заполнению раздела «Образование». Если наименование образовательного учреждения позволяет определить его территориальную принадлежность, то место нахождения не указывается.

Основанием для повышения работником квалификации может быть приказ (распоряжение) работодателя о направлении работника на повышение квалификации или договор между работником и работодателем, заключаемый в соответствии с ч. 2 ст. 197 ТК РФ, реквизиты которого указываются в графе 8.

Стажировка и получение работником дополнительной квалификации также могут найти отражение в данном разделе личной карточки.

Разъяснений о порядке внесения записей в этот и следующий раздел личной карточки в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты не имеется. Но и запретов на внесение сведений о повышении квалификации или профессиональной переподготовке до поступления работника на данное предприятие нет. Поэтому целесообразно фиксировать всю информацию о дополнительном профессиональном образовании (полученном сотрудником как до поступления на предприятие – без заполнения графы «Основание», так и во время работы на нем).

Раздел VI «Профессиональная переподготовка» отражает самостоятельный вид дополнительного профессионального образования. Она осуществляется образовательными учреждениями, имеющими соответствующую лицензию, по соответствующим дополнительным профессиональным образовательным программам, предусматривающим объем учебного времени свыше 500 часов аудиторных занятий. Выполнившему все требования учебного плана и прошедшему государственную итоговую аттестацию, выдается диплом о профессиональной подготовке, на основании которого и заполняется раздел VI личной карточки.

Работнику, проходившему профессиональную переподготовку в учреждениях начального профессионального образования, выдается свидетельство об уровне квалификации.

Заполняется VI раздел личной карточки только на основании диплома или свидетельства и в строгом соответствии с ними.

Раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания». В данном разделе учитываются как поощрения, предусмотренные ч. 1 ст. 191 ТК РФ, коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации, а также уставами и положениями о дисциплине, так и государственные награды, которыми работники награждены за особые трудовые заслуги перед обществом и государством (ч. 2 ст. 191 ТК РФ). На практике в разделе фиксируются только те поощрения и награды, сведения о которых подлежат занесению в трудовые книжки работника.

Согласно п.п. 24 и 25 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей:

• подлежат учету в трудовых книжках сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

– о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

– о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

– о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине;

• не подлежат учету в трудовых книжках премии, предусмотренные системой оплаты труда или выплачиваемые на регулярной основе.

В разделе VIII «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации, включая отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста, краткосрочные отпуска без сохранения заработной платы. В него заносится информация о виде отпуска, периоде работы, за который предоставляется отпуск, продолжительности отпуска и об основании его предоставления.

Согласно ч. 2 ст. 121 ТК РФ время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста, а также время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней не включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Данный раздел личной карточки дает возможность не только учесть эти отпуска, но и сразу отразить изменение рабочего года.

Изменение периода, за который предоставляется отпуск, может отражаться как в строке, в которой учитывается отпуск без сохранения заработной платы, так и при учете следующего отпуска, главное – соблюдать единообразие учета отпусков в личной карточке и приказах (распоряжениях) о предоставлении отпуска.

Другие периоды которые не включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск в соответствии с ч. 2 ст. 121 ТК РФ (например, время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ), учитываются в этом разделе личной карточки путем изменения даты начала и окончания рабочего года на основании данных табелей учета рабочего времени, приказов (распоряжений) об отстранении работников от работы и других документов.

Период работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, равен рабочему году с даты приема работника. Например, с 15 февраля 2005 года по 14 февраля 2006 года. Даже если работник берет отпуск не полностью, а разделяет его на несколько частей, годовой период указывается полностью. Записи в карточке формы № Т-2 помогают отслеживать, сколько дней отпуска выбрано в конкретном периоде.

Графы 1–5 и 7 раздела VIII личной карточки заполняются после того, как работник начал использовать отпуск, а графа 6 – после выхода работника из отпуска.

Так как ТК РФ позволяет работнику по согласованию с работодателем делить отпуск на части, раздел «Отпуск» в личной карточке работника заканчивается очень быстро, а работник продолжает трудиться, и отпуска, которые он берет, необходимо учитывать.

Замазывать, заклеивать уже имеющуюся информацию, освобождая таким образом раздел для дальнейшего ведения, заводить новый бланк карточки формы № Т-2 и вкладывать его в уже заполненную форму запрещено.

Берется чистый лист бумаги соответствующего формата, озаглавливается «Дополнение к личной карточке работника» (форма № Т-2), ставится дата заполнения, и вносятся поисковые реквизиты (фамилия, имя, отчество, дату рождения, должность и структурное подразделение, в котором трудится данный работник). Затем указывается номер и заголовок раздела и переносится его табличная часть. Аналогичные дополнения могут быть по любому, закончившемуся разделу, причем количество дополнений неограниченно, поэтому вести унифицированную форму можно в течение многих лет.

Раздел IX «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством», предназначен для учета социальных льгот, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством. В личной карточке работника подлежат учету только те льготы, которые работнику обязан предоставить работодатель, а также льготы, в реализации которых косвенно задействован работодатель. Приводить в данном разделе льготы, которые предоставляются работнику органами государственной власти или местного самоуправления, не следует.

В законодательстве отсутствует точное определение понятия «социальные льготы», что позволяет работодателю отражать все льготы, гарантии и компенсации, которые он должен предоставить работнику в связи с его социально-правовым и трудовым статусом, в том числе и предусмотренные ТК РФ. Необходимо после номера и даты выдачи документа указать также его наименование для обоснования правомерности предоставления работнику определенных льгот.

В графе «Основание» дается наименование нормативного правового акта (с указанием конкретной нормы), в соответствии с которым работнику должны предоставляться льготы.

Раздел Х «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках:

• об обучении в учреждениях профессионального образования по очно-заочной (вечерней), заочной формам, на экстернатных отделениях;

• об особенностях социально-правового статуса работника, например, о том, что работник является инвалидом, что работник является родителем ребенка—инвалида и т. д.;

• об изменении фамилии, имени, отчества работника, изменении паспорта и иных изменениях правового статуса;

• о наличии у работника документов, дающих ему специальное право, например, водительского удостоверения, заграничного паспорта и т. д.;

• другие.

Последний раздел личной карточки сотрудника – «Увольнение». При увольнении работника его личная карточка «закрывается» путем указания сведений об основаниях прекращения трудового договора и заверения этих сведений подписями сотрудника кадровой службы и работника.

В строке «Основание …» приводится полная формулировку основания увольнения (из приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) по форме № Т-8) со ссылкой на норму ТК РФ.

В случае отказа работника проставить свою подпись в личной карточке и в иных документах, оформляющих увольнение (приказе (распоряжении), трудовой книжке, пр.), сотрудником кадровой службы составляется специальный акт.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Наиболее оптимальный вариант при внесении изменений (например, смена фамилии) – старая запись зачеркивается одной чертой, затем вносится новая запись согласно представленным в кадровую службу документам. Далее возможны варианты:

– сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, имени или отчества работника, приводятся на поле личной карточки (напротив строки, где зачеркнута старая и внесена новая запись); там же проставляется заверительная подпись сотрудника кадровой службы;

– сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, имени или отчества работника, приводятся в разделе X личной карточки (в числе дополнительных сведений). При таком способе оформления заверение сделанных записей подписью сотрудника кадровой службы не обязательно, но желательно.

Для удобства внесения изменений кадровая служба предприятия в форму № Т-2 может включить дополнительные свободные строки под строками, предназначенными для сведений, которые могут изменяться (фамилии, имени, отчества, паспорта, адреса места жительства), либо дополнительный раздел, предназначенный исключительно для учета изменений сведений о работнике.

Личные карточки работников хранятся в кадровой службе предприятия в закрытом на ключ шкафу, исключающем свободный доступ работников предприятия и сторонних лиц. Этот документ содержит значительный объем персональных данных работника, т. е. в соответствии со ст. 85 ТК РФ «информации, необходимой работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающейся конкретного работника».

Личные карточки работающих сотрудников при помощи разделителей систематизируются по структурным подразделениям, а внутри – по алфавиту фамилий до третьей буквы фамилии. Личные карточки уволенных, изымаются и хранятся отдельно. Они располагаются по годам увольнения, а внутри – также по алфавиту. Срок хранения личных карточек уволенных в кадровой службе предприятия – год (допускается до трех лет), затем карточки передаются на хранение в архив предприятия.

2.3.5. Трудовая книжка

Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, которые ведутся на всех предприятиях независимо от формы собственности. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Следовательно, в трудовых книжках работников отражается их профессиональная биография: образование и квалификация, продвижение по служебной лестнице, отношение к труду. На основе трудовой книжки устанавливаются все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий (в том числе на льготных условиях и в льготных размерах), пособий по социальному страхованию, а также должностных окладов (в случаях, когда это зависит от продолжительности трудового стажа), выплаты вознаграждения за выслугу лет, процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях; и т. д.

При заключении трудового договора работник, имеющий трудовой стаж, должен представить трудовую книжку лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия (ст. 65 ТК РФ). Если работник утверждает, что он поступает на работу впервые и трудовой книжки у него нет, он не обязан предоставлять какой-либо документ подтверждающий этот факт. Для того, чтобы подтвердить правомерность использования бланка трудовой книжки для оформления впервые, сотруднику кадровой службы рекомендуется получить от работника заявление, в котором бы помимо просьбы об оформлении приема на работу содержалась просьба о заведении трудовой книжки впервые.

В настоящее время в ходу трудовые книжки трех образцов: 1938, 1973, 2003 годов. По документам образца 1938 и 1973 года трудится старшее поколение работников, по документам 2003 года – молодые люди, поступившие на работу после 1 января 2004 года. На сегодняшний день все три бланка действительны и обладают равной юридической силой. Никакие другие формы документа не могут считаться трудовыми книжками.

Бланки трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, введены в действие с 1 января 2004 года.

Бланки выпускаются в заранее определенном количестве, и распространяют их только уполномоченные на это организации и индивидуальные предприниматели. Обеспечение работодателей новыми бланками осуществляется на платной основе на основании договора, заключенного непосредственно с изготовителем или распространителем. Бланки трудовой книжки и вкладыша к ней относятся к документам строгой отчетности. Учет трудовых книжек ведется в двух книгах:

• в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

• в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее должна вести бухгалтерия. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них обычно ведет кадровая служба. В данной книге регистрируют все трудовые книжки сотрудников, которые работают в организации. Бланки трудовых книжек выдаются ответственным за ведение трудовых книжек лицам только по заявкам. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя. Целесообразно, чтобы таких ответственных лиц было два, сотрудник кадровой службы отвечает за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним, а сотрудник бухгалтерии – за ведение учета и финансовые операции с трудовыми книжками. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек (сотрудник кадровой службы), обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, которые получены за трудовые книжки. При этом подотчетное лицо должно приложить приходный ордер кассы организации.

Формы приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книги учета движения трудовых книжек и вкладышей приведены соответственно в Приложении № 2 и Приложении № 3 к Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Этим же документом введена в действие Инструкция по заполнению трудовых книжек.

Организация—работодатель обязана хранить трудовые книжки работников в сейфе или несгораемом шкафу, доступ к которому посторонних лиц не допускается. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет (ст. 358 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения», утвержденного Федеральной архивной службой от 06.10.2000).

За исключением случаев увольнения закон не предусматривает возможности выдачи на руки сотруднику его трудовой книжки. По письменному заявлению не позднее трех дней со дня его подачи работодатель обязан выдать сотруднику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. При необходимости получения сотрудником нотариально заверенной копии (например, для оформления сертификата профессионального бухгалтера) сотрудник кадровой службы должен самостоятельно заверять копии трудовых книжек работников своего предприятия у нотариуса.

Работник, утративший трудовую книжку, вправе получить ее дубликат по последнему месту работы в течение 15 дней со дня подачи заявления.

Работодатель в соответствии с требованиями ст. 66 ТК РФ обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей в п. 8 конкретизируют этот срок для работников, принятых на работу впервые, и определяют, что не позднее недельного срока со дня приема на работу работодатель оформляет трудовую книжку на такого работника. В соответствии с требованиями п. 3 Правил, трудовые книжки ведутся только на тех сотрудников, для которых работа в данной организации является основной.

В Правилах указывается, какие сведения о работнике вносятся в трудовую книжку при ее заполнении, а в Инструкции не только указано, как пишутся эти сведения, но и на основании каких документов они вносятся в трудовую книжку.

Важное требование Инструкции – записи, ведутся перьевой или гелевой ручкой, ручкой—роллером, световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Не допустимы никакие сокращения (например, «пр.» вместо «приказ»).

На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя и отчество работника полностью, без сокращения, без замены имени или отчества на инициалы. Дата рождения в трудовой книжке должна содержать число, месяц и год буквенно-цифровым способом (12 мая 1973 г.). Эти сведения записываются на основании таких документов, как паспорт, свидетельство о рождении, водительские права, загранпаспорт.

Сведения об образовании (среднее, среднее специальное или высшее) и специальности или профессии указываются на основании документов: аттестатов, дипломов, сертификатов, справок (если образование незаконченное высшее).

Основанием для внесения записи о неполном высшем образовании может быть справка из института, зачетная книжка или даже студенческий билет. Об этом сказано в разд.2 «Заполнение сведений о работнике» Инструкции по заполнению трудовых книжек. Для внесения таких записей требуются копии указанных документов, заверенные печатью учебного заведения. Если работник их представит, можно вносить запись. Обратите внимание, теперь записи о времени обучения в трудовую книжку не вносят.

Запись о профессии и специальности вносится на основании документов о наличии квалификации. Так сказано в разделе II Правил ведения и хранения трудовых книжек. Документ же, который подтверждает квалификацию работника, – это диплом о высшем или среднеспециальном образовании.

После внесения основных сведений о работнике указывается дата заведения трудовой книжки, проставляемая буквенно-цифровым способом, как и дата рождения.

Свою подпись владелец трудовой книжки должен поставить на титульном листе документа после того, как работник кадровой службы заполнит данные работника (фамилия, имя, отчество, дата рождения, паспортные данные и т. д.). Такие правила установлены в п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Затем на титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была впервые заполнена. Печать ставится на месте, установленном на бланке, и не должна закрывать ничьих подписей. Подпись лица, заполнявшего трудовую книжку, должна писаться разборчиво, без сокращений и объединения с инициалами, т. е. так, чтобы ее можно было идентифицировать.

Если при первичном оформлении книжки кадровик по неосторожности внес туда неверную запись, то производится аннулирование испорченного бланка и оформление нового. Наиболее частой ошибкой при заполнении титульного листа трудовой книжки является неверное написание некоторых фамилий, имен, отчеств. Поскольку законом не предусмотрена процедура исправления неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки, здесь не остается ничего другого, как списать испорченный бланк и заполнить новый. Испорченные бланки трудовой книжки и вкладыши в нее необходимо уничтожить с составлением об этом акта. К акту об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек (вкладышей) целесообразно прилагать их подлинные номера. Номера можно вырезать из бланков перед их уничтожением и вклеить в акт или приложить к нему. Это послужит неопровержимым доказательством того, что бланки с такими номерами были действительно уничтожены.

Порядок изменения записей на титульном листе трудовой книжки детально расписан в п. 2.3 Инструкции. При изменении фамилии, имени, отчества (например, сотрудница вышла замуж и поменяла фамилию, развелась и вернула прежнюю, либо изменили неблагозвучные фамилию или имя) прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а сверху (снизу либо на той же строке, где есть место) записываются новые данные. Зачеркнутая запись должна легко читаться. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат. Никакие изменения ни в коем случае нельзя делать только со слов владельца трудовой книжки.

Инструкция называет документы, которые служат основанием для внесения изменений: паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества и другие документы. При изменении анкетных данных работника ссылку нужно делать как на соответствующее свидетельство, так и на паспорт. Недостаточно будет указать один из этих документов. Дело в том, что по одному лишь паспорту невозможно проследить изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения. А ссылки только на свидетельство будет мало, поскольку у работника изменились еще и данные паспорта, на основании которых заполняется трудовая книжка. Текст пояснения заверяется подписью кадровика, который вносил изменения, и печатью организации или кадровой службы.

Пунктом 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек изменен порядок внесения изменений (дополнений) в трудовую книжку о получении новых образования, профессии, специальности. Если ранее предыдущая запись зачеркивалась, теперь в существующую запись вносится дополнение без зачеркивания ранее внесенной записи. А если данные об образовании, профессии, специальности в трудовой книжке отсутствуют, то просто заполняются пустые строки. Инструкция не требует делать в трудовой книжке ссылку на документ об образовании, дополняя ранее внесенные сведения, т. к. отразить все изменения образования, профессии и специальности на обложке не всегда возможно из-за небольшого размера бланка трудовой книжки. Но некоторые специалисты считают, что такая ссылка необходима, а располагаться она должна на внутренней стороне обложки трудовой книжки, по аналогии с записью об изменении анкетных данных.

Запись на последующих страницах трудовой книжки начинается с постановки штампа предприятия или написания от руки наименования предприятия. Пункт 3.1 Инструкции требует в виде заголовка указывать как полное наименование организации, так в обязательном порядке и сокращенное наименование (при его наличии). Запись с названием организации не нумеруется, нумерация проставляется после нее на следующей строке. Если трудовая книжка заполняется впервые, запись об отсутствии трудового стажа не делается.

В графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 – дата приема (13.10.2004), в графе 3 – указание действия, название структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного условия) и должность (принята в технический отдел на должность ведущего специалиста), в графе 4 – основание (приказ от 13.10.2004 № 86-к). Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся в соответствии со штатным расписанием предприятия.

Все переводы работника обязательно оформляются в трудовой книжке под очередным номером со ссылкой на соответствующий документ (приказ, распоряжение) с указанием его даты и номера.

Сведения о работе по совместительству вносятся по желанию работника на основании документа, подтверждающий данный факт. Это может быть заверенная в установленном порядке копия приказа о приеме его на работу или оригинал справки о приеме его на работу по совместительству.

Все записи производятся в точном соответствии с приказом аккуратно, без зачеркиваний и помарок. Если все же возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью. По ранее действовавшему законодательству исправить неверно внесенную запись в трудовой книжке мог только тот работодатель, который ее произвел. Теперь ситуация изменилась. В соответствии с пунктами 27 и 28 Правил вносить изменения в трудовые книжки можно и по новому месту работы сотрудника на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Как правило, такими документами являются копии приказов о приеме, переводе и увольнении работника, об отмене этих приказов, а также справки и выписки из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т. п.).

В разделах трудовой книжки нельзя ничего зачеркивать, подделывать и замазывать корректирующей жидкостью. Все неверные записи должны быть в установленном порядке признаны недействительными. В графе 1 ставится порядковый номер, следующий за последней записью. В графу 2 пишется дата внесения записи, а в графе 3 указывается: «Запись за номером таким-то недействительна». Затем запись воспроизводится в правильном варианте. В графе 4 повторяется номер приказа, на основании которого была неверно внесена запись в трудовую книжку. Если же сам приказ был издан с ошибкой, а затем отменен, то в графе 4 указываются дата и номер отменившего его приказа.

Даже если с момента внесения неверной записи прошли годы и в трудовой книжке работника после нее появились другие записи, исправления вносятся в обычном порядке. При этом датой изменений будет не та дата, которая указана под неправильной записью (иначе нарушится хронология), а дата внесения записи об исправлении. Если изменения вносятся на основании копии приказа другого работодателя, необходимо указать, на чей именно приказ делается ссылка.

Если неверная запись обнаружена сразу после того, как было оформлено увольнение, и блок записей в трудовой книжке, сделанных на предприятии, закрыт печатью и подписями, то создается новый блок записей. Вновь пишется в виде заголовка наименование предприятия, затем ставится порядковый номер, следующий за номером записи об увольнении, и дата. После этого вносятся необходимые изменения. Чтобы закрыть блок, необходимо поставить печать и подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись работника, как при увольнении. Если не соблюсти приведенную процедуру, то будет непонятно, кто автор исправительной записи. Так же следует поступать и в том случае, если бывший работник пришел на предприятие исправить неверную запись, сделанную в этой организации, а в его трудовой книжке последней стоит запись об увольнении из другой фирмы.

По такой схеме исправляются все неточные или неправильные записи – о приеме на работу, переводе, увольнении, награждениях. В том числе и запись о переводе или увольнении, если эти действия признаны судом, Рострудинспекцией или самим работодателем незаконными. Следует также отметить, что, если недействительной признана запись об увольнении или переводе, работник имеет право попросить вместо ее исправления оформить ему дубликат трудовой книжки, где неверная запись будет попросту отсутствовать (п. 33 Правил). В Правилах ведения и хранения трудовых книжек предусматривается оформление дубликата трудовой книжки в трех случаях:

• если книжка утеряна;

• если пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);

• если в нее внесена недействительная запись об увольнении или переводе на другую работу.

Работодатель выдает дубликат трудовой книжки по заявлению работника в течение 15 дней (п. 31 Правил). При заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 вначале вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы до поступления на предприятие, выдающее дубликат, подтвержденном документально. Общий стаж записывается суммарно (сколько лет, месяцев, дней) без уточнения организаций, должностей и периодов работы владельца трудовой книжки. Затем на основании документов (оригинал трудовой книжки, выписки из приказов, справки) записываются отдельные периоды работы согласно требованиям п. 7.2 Инструкции:

• графа 2 – дата приема на работу, увольнения;

• графа 3 – наименование организации, структурного подразделения, работа (должность), специальность профессия с указанием квалификации, затем причина увольнения;

• графа 4 – наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Если дубликат выдается по причине недействительной записи, то в него переносятся все сведения из оригинала с точностью до запятой. Каждая внесенная запись заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек (руководителя предприятия), а также печатью кадровой службы (предприятия). Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. Если документы не сохранились, то стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке. Таким образом, при отсутствии необходимых документов, подтверждающих стаж, его можно восстановить только на основании судебного разбирательства, работодатель не имеет права самостоятельно принимать решение по восстановлению «потерянного» трудового стажа даже в том случае, если человек все время у него работал, но подтверждающие документы не сохранились.

При массовой утрате трудовых книжек дубликат трудовой книжки выдается на основании акта комиссии по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ в соответствии с п. 34 Правил. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы на данном предприятии осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника, а в случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе. Если работник до поступления в данную организацию уже работал, то комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам деятельности комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В соответствии с п. 21 Правил в трудовую книжку по месту работы с указанием соответствующих документов вносится запись:

• о времени военной службы, а также о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах;

• о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

При реорганизации, изменении названия предприятия в трудовой книжке делается запись в соответствии с п. 3.2. Инструкции: без проставления нумерации в графе 3 раздела «Сведения о работе» – «Предприятие „Феникс“ с 01.10.2005 переименовано в предприятие „Оникс“». В графе 4 проставляется основание переименования (приказ, распоряжение или иное решение работодателя, его дата и номер).

В соответствии с Правилами в трудовую книжку также вносятся сведения о награждениях за трудовые заслуги (государственные награды, государственные почетные звания, почетные грамоты, другие виды поощрений, предусмотренные законодательством Российской Федерации). Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, не делаются.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.

В том случае, если в трудовой книжке не остается места для записей в графе «Сведения о работе», заводится вкладыш к ней. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш», здесь же указываются серия и номер вкладыша. Если работнику выдан вкладыш, но об этом нет отметки в трудовой книжке, необходимо поставить на титульном листе или на лицевой стороне обложки штамп с номером и серией выданного вкладыша.

Особого внимания требует запись при увольнении сотрудника. Запись о причине прекращения трудового договора делается в точном соответствии с формулировками ТК РФ. Пункт 15 Правил и ст. 5.2 Инструкции четко определяют, что при прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст.77 ТК РФ (за исключением п.п.4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносят запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт этой статьи ТК РФ.

Некоторые предприятия при внесении записи об увольнении ссылались на ст. 80 ТК РФ. Минтруд России в Постановлении от 10 октября 2003 г. № 69 дал точную формулировку в примере «уволен по собственному желанию, п. 3 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Поэтому сотрудники, уволенные по ст. 80 ТК РФ после 29 апреля 2003 г. (после вступления в силу Правил ведения и хранения трудовых книжек; утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225), имеют право потребовать внести исправительную запись. При внесении исправительной записи необходимо указать, что запись об увольнении по ст. 80 недействительна, а ниже вписать верную запись. При этом неправильная запись не зачеркивается. Исправления должно вносить предприятие, которое указало неверное основание увольнения. Однако если уволенный работник уже работает в другой организации, то исправить ошибку вправе и сама эта организация. Внести правку она сможет, если предприятие, сделавшее неправильную запись, направит на ее имя официальное письмо, в котором попросит изменить запись в трудовой книжке бывшего сотрудника.

Если трудовой договор расторгается по инициативе работодателя, то в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством (Уволен в связи с ликвидацией организации, п. 1 ст. 81 ТК РФ).

Если работник умирает, то это считается прекращением трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. В трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст.83 ТК РФ (Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, п.6 ст.83 ТК РФ).

При прекращении трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным ТК РФ или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносятся записи об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ или иного федерального закона (Уволен в связи с повторным в течение года грубым нарушением устава предприятия, п. 1 ст. 336 ТК РФ).

Если работник переводится на постоянную работу в другую организацию, то предприятие, откуда сотрудник переходит, делает соответствующую запись в трудовой книжке. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод – по просьбе работника или с его согласия. На новом месте работы по такому основанию в трудовой книжке работника в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись, предусмотренная п. 3.1 Инструкции с указанием, что работник принят (назначен) в порядке перевода.

Если сотрудник переходит на новое место работы, например, в связи с избранием его на выборную должность, то предприятие, на котором он работал, оформляет запись о прекращении трудовых отношений в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) с указанием наименования организации, п. 5 ст. 77 ТК РФ.

На новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указываются решение выборного органа, дата и номер его принятия.

Согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, при оформлении записи в трудовой книжке об увольнении работника должны стоять не только подпись лица, ответственного за ее ведение, но и подпись самого работника, а также печать организации. Оттиск печати на документе должен быть четким, все буквы должны хорошо читаться.

Датой увольнения (прекращения) трудового договора считается последний день работы (если иная дата не установлена законодательством, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником), и именно в этот день кадровая служба предприятия обязана выдать работнику его трудовую книжку с записью об увольнении.

Необходимо отметить, что в соответствии с требованиями того же п. 35 Правил определен порядок оформления увольнения работника в случае задержки выдачи ему трудовой книжки при увольнении. В этом случае работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения в этом случае будет считаться день выдачи трудовой книжки. Кроме того, работодатель должен издать новый приказ о новом дне увольнения. На основании этого приказа вносится новая запись об увольнении в трудовую книжку. При этом ранее внесенная запись признается недействительной.

В случае невозможности выдать трудовую книжку в день увольнения в связи с отсутствием работника ему направляется уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Если работодатель вовремя отправит уведомление работнику, то он освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Если работник отказывается получить трудовую книжку, об этом составляется акт.

Третьим лицам трудовая книжка может быть выдана только по нотариально заверенной доверенности. Без указанной доверенности трудовая книжка выдается родственникам работника только в случае его смерти (прекращение действия трудового договора на основании п.6 ст. 83 ТК РФ) на основании свидетельства о смерти, документа, подтверждающего родство, и паспорта. Копии этих документов (кроме паспорта), заверенные работником кадровой службы предприятия, подшиваются в личное дело работника. В книге учета трудовых книжек и вкладышей в них делается соответствующая отметка, кому и на основании каких документов выдана трудовая книжка.

При увольнении и получении трудовой книжки сотрудник расписывается в книге учета движения трудовых книжек. Не полученные при увольнении трудовые книжки хранятся в течение двух лет в кадровой службе, а затем передаются в архив предприятия (или архив по личному составу). Срок хранения невостребованных книжек – 50 лет.

Нарушение требований Инструкции и Правил о порядке ведения, заполнения и хранения трудовых книжек может повлечь административную ответственность по статьям КоАП РФ в виде штрафа от 5 до 50 МРОТ, который накладывается должностными лицами территориальных органов государственной инспекции труда на руководителя предприятия. При повторном нарушении требований Правил и инструкции возможна дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет, решение о которой выносится судом.

Для самого работника последствия нарушения правил ведения, заполнения и хранения трудовых книжек (внесение ошибочных или неправильных записей, отсутствие необходимых записей) могут привести к проблемам при подтверждении стажа, места и должности работы, квалификации, назначении пенсии, получении различных предусмотренных законодательством льгот и преимуществ, связанных с особым характером работы.

2.3.6. Личное дело работника

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но в первую очередь – на руководителей и ведущих специалистов (в этом случае на остальных сотрудников оформляют только личные карточки формы Т-2).

Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы должны входить в состав личного дела. Обязательной является внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле. Кроме того, в личном деле могут содержаться следующие документы:

• анкета или личный листок по учету кадров;

• автобиография или резюме;

• копии документов об образовании;

• копии документов об утверждении в должности;

• копии характеристик;

• трудовой договор;

• копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

• дополнение к личному листку по учету кадров;

• справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Анкета содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Обычно анкета нужна для получения информации о кандидате на вакантную должность или место в организации, соответственно, для определения его компетентности и подготовленности. Анкета позволяет выбрать наиболее подходящего кандидата.

Анкета заполняется от руки самим работником при поступлении на работу и содержит вопросы:

• о паспортных данных человека (фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; место жительства или пребывания; семейное положение, дети и родственники; гражданство; отношение к воинской обязанности и др.);

• об образовании (вид, форма и время получения образования; полученные специальности; ученые степени и ученые званиях, и др.);

• о стаже и опыте работы (периоды работы; занимаемые должности (выполняемые работы); места и условия работы; размер заработной платы; причины увольнения, и др.;

• о навыках и знаниях (степень владения иностранными языками; уровень владения оборудованием, механизмами, инструментами; самооценка профессиональных умений, навыков и знаний, личностных качеств, и др.).

Также анкета может включать в себя группы вопросов об отношении к нанимателю (что соискатель знает и думает о предприятии, как относится к методам управления на нем, какую должность (работу) он хотел бы занимать (выполнять) в будущем, какого размера заработную плату ему хотелось бы получать, какой график работы подходит ему больше всего и др.).

Обычно вопросам анкеты предшествует текст, поясняющий:

• цели анкетирования;

• правила заполнения граф;

• на какие вопросы ответы являются обязательными, на какие – нет;

• последствия отказа отвечать на вопросы;

• как наниматель может распорядиться предоставленной ему информацией и т. д.

В графе «Образование» анкеты применяют формулировки: «среднее (полное, общее)», «неполное начальное профессиональное», «среднее профессиональное», «незаконченное высшее профессиональное» – в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

Графа «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» заполняется на основании трудовой книжки. В этой графе фиксируется также обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.

В графе «Семейное положение» используются следующие формулировки: «женат» («замужем»), «разведен(а)» «вдовец» («вдова»), «холост» («не замужем»), после чего перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь). При этом указываются фамилия, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.

Анкета не заверяется ни печатью, ни подписью работника отдела кадров. Однако если в конце документа приведена фраза «Фотокарточка и данные о трудовой деятельности, учебе оформляемого соответствуют документам, удостоверяющим личность, записям в трудовой книжке, документам об образовании, воинской службе», (обычно используется при оформлении личного листка по учету кадров), необходимо предусмотреть место для подписи, фамилии работника кадровой службы, а также для печати.

Анкета становится документом личного дела только в том случае, если соискатель принят на работу. Анкеты кандидатов, не ставших работниками, помещаются в отдельное дело, которое может вновь использоваться при повторном подборе персонала.

Согласно ст. 86–89 ТК РФ работодатель не имеет права получать сведения, а, следовательно, спрашивать работника:

• о его политических, религиозных и иных убеждениях;

• о его частной жизни (такие сведения могут быть получены только с его письменного согласия);

• о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности (исключение составляют случаи, предусмотренные федеральным законом).

Вопросы анкеты для подбора персонала должны быть согласованы с юристами, т. к. ответы на некоторые из них могут повлечь для нанимателя (даже еще не работодателя) неблагоприятные последствия. Например, вопросы о языке, имущественном, социальном или должностном положении, месте жительства, детях есть в каждой анкете. Если соискатель, убежденный в том, что его деловые качества полностью соответствуют требуемым, получил отказ в заключение трудового договора, он может опротестовать принятое решение работодателя. Если соискатель убежден, что ему отказали по причине, например, что он очень далеко живет от места работы, или не имеет собственного жилья, работодателя могут ожидать неприятности. Согласно части пятой ст. 64 ТК РФ на требование соискателя, которому отказано в заключение трудового договора, работодатель обязан в письменной форме сообщить о причине отказа. Но отказ может быть обжалован в судебном порядке, и не исключено, что предметом судебного исследования и изучения как раз и будет анкета, и вполне допустимо, что представителю работодателя в суде придется объяснять, с какой целью задавались те или иные вопросы.

Рекомендуется включать в текст анкеты защитные оговорки: «работник согласен», «работник не возражает». Также целесообразно предусмотреть в анкете отметку работника напротив оговорки «Подтверждаю верность информации, изложенной выше» или «Мне известно, что представление заведомо ложных сведений при оформлении приема на работу может служить основанием для расторжения трудового договора». Они помогут в случае представления работником подложных документов или заведомо ложных сведений при заключении трудового договора и увольнении работника на этом основании (ст. 81 ТК РФ).

Вместо анкеты на предприятии может использоваться личный листок по учету кадров. Требования, предъявляемые к заполнению данного документа, аналогичны требованиям, предъявляемым к оформлению анкеты. Этот вид документа не имеет официально установленной единой формы и может варьироваться предприятием, исходя из его требований к кадрам.

В процессе трудовой деятельности работника кадровая служба предприятия оформляет еще один документ – дополнение к личному листку по учету кадров, который содержит:

• данные о работе после заполнения личного листа;

• данные об изменениях в учетных признаках работника после заполнения личного листка (награждения, взыскания, дополнительное образование, знание иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в заграничных командировках, и т. д.)

Характеристика – это официальный документ, который при необходимости выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств. По направленности пользования характеристики делятся на внутренние и внешние. Характеристика составляется отделом кадров или руководителем структурного подразделения, в котором осуществляет свою деятельность работник. Она также может быть подготовлена совместно со службой безопасности предприятия (при наличии таковой). Инициаторами составления характеристики могут быть:

• руководство предприятия;

• сам работник;

• сторонние организации;

• судебные и иные государственные органы власти.

Составление характеристики для внутреннего пользования может потребоваться с целью изучения личности работника на предмет:

• поручения какой-либо работы;

• повышения в должности;

• отправки в командировку;

• поиска мотивации сотрудника;

• определения степени доверия для допуска к тайне, или передачи материальных средств);

• совместимости с коллективом;

• прогнозирования поведения в неадекватных ситуациях.

По инициативе работника характеристика составляется по его запросу при переводе на другую работу, поступлении в учебное заведение, поездки за границу. При получении официального запроса судебных и иных государственные органов о представлении характеристики для разрешения вопросов, связанных с личностью работника, необходимо представить данный документ в указанные сроки. Такие характеристики предназначены для внешнего пользования и подлежат обязательному заверению печатью предприятия и подписью его руководителя. В тексте обязательно должно быть указание «Характеристика выдана для представления в ________________…».

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Она имеетследующие реквизиты:

• название вида документа (характеристика);

• указание должности лица, которому выдается характеристика;

• наименование организации, выдающей характеристику;

• имя, отчество и фамилия сотрудника;

• текст;

• подписи, печать.

Текст характеристики излагается от третьего лица. В нем можно выделить следующие составные части.

Первая – это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника.

Вторая часть текста характеристики – данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т. п.).

Третья часть – собственно характеристика, оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника:

• его отношения к работе;

• творческого потенциала;

• работоспособности;

• дисциплинированности;

• уровня профессиональной пригодности;

• степени контактности и коммуникабельности;

• поведения в быту;

• субъективные выводы о способностях работника;

• рекомендации по использованию выявленных качеств;

• приблизительный «психологический портрет»;

• вероятностный прогноз поведения;

• иные факты и выводы, заслуживающие внимания заинтересованных лиц.

Четвертая часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Следует помнить, что характеристика относится к документам, содержащим персональные сведения о работнике, поэтому ее подготовка и представление должны осуществляться с соблюдением норм главы 14 ТК РФ. Например, работодатель не может сообщать персональные данные работника третьей стороне без получения письменного согласия на то работника (исключение составляются случаи, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом). Также сторонние организации и лица, получившие персональные данные работника, должны быть предупреждены о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены.

Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно. Типовой формы для автобиографии не существует. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу), без исправлений и помарок, разборчивым почерком, перьевой или шариковой ручкой. Использование зеленых и красных чернил (пасты) не разрешается. Форма изложения – повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественной деятельности данного человека. Для этого можно использовать различные способы:

• в начале строки через тире ставятся две даты, обозначающие период времени (например, «1984–1990 гг. – работал в ЗАО „Фонтан“ в должности главного бухгалтера»);

• временной период указывается с помощью предлогов (например, «С 1990 по 2004 год работал в ОАО „Незабудка“ заместителем директора по производству»);

• даты указываются после события в скобках (например: «Поступил в саратовский экономический институт (1975 год). После окончания института (1980 год) работал экономистом на заводе „Вымпел“ (до 1992 года)»);

• составителю в устном порядке задаются основные направления (дата и место рождения, обучение, работа, награды и т. д.) и по этим разделам в хронологическом порядке отражаются все сведения.

В обязанности работника кадровой службы входит разъяснение лицу, составляющему автобиографию, какие именно этапы жизни интересуют работодателя.

Основные реквизиты в автобиографии:

• название документа (автобиография);

• имя, отчество, фамилия автора;

• число, месяц и год рождения; место рождения;

• сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы);

• образование и специальность по образованию;

• вид трудовой деятельности;

• последнее место работы и должность;

• награды и поощрения;

• участие в общественной работе;

• семейное положение и состав семьи;

• домашний адрес и телефон;

• дата;

• личная подпись.

Также могут быть приведены и другие сведения, касающиеся жизни и деятельности автора, например, изменение семейного положения (женился, развелся, овдовел, родились дети и т. п.).

Для мужчин обязательным является указание периодов воинской службы, ее срочности, отношения к воинской обязанности, воинских званий. Женщинам в автобиографии желательно отразить периоды нахождения в отпуске по беременности и родам, по уходу за детьми.

В автобиографии также желательно отразить сведения о членстве, участии в профсоюзных и иных общественных организациях (в период обучения в средних и высших учебных заведениях, на протяжении всей трудовой деятельности), о выполнении общественной работы, о поощрениях и наградах. Работник отдела кадров имеет право задать вопросы по неотраженным периодам и попросить занести сведения в автобиографию.

Автобиография не заверяется ни подписью работника отдела кадров, ни иного должностного лица, ни печатью.

Произошедшие изменения в автобиографии составителя за время работы на предприятии отражаются в отдельном документе-приложении (Дополнении кавтобиографии). Лучше всего попросить написать такое дополнение работника собственноручно. Но кадровик может также время от времени пересматривать автобиографию и самостоятельно записывать изменения на отдельном листе. Когда их накопится достаточно, тогда и можно попросить работника составить дополнение. Спустя какое-то время можно целиком обновить автобиографию, при этом старую автобиографию и дополнения к ней помещают в раздел личного дела «Дополнительный материал».

В завершение в личное дело подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении.

Отпуск – время непрерывного отдыха работника в течение нескольких дней, недель подряд с сохранением за ним места работы. Отпуска бывают:

• ежегодные основные;

• ежегодные дополнительные;

• целевые дополнительные.

По оплате отпуска можно разделить на:

• оплачиваемые;

• неоплачиваемые;

• частично оплачиваемые.

2.6.1. Ежегодные основные и дополнительные отпуска

В соответствии со ст. 114 ТК РФ ежегодные отпуска предоставляются с сохранением места работы (должности) и среднего заработка любому работнику, принятому на предприятие по трудовому договору. При этом на право предоставления отпусков не влияет ни организационно-правовая форма работодателя (по классификации юридических лиц), ни условия заключенного трудового договора (вид трудового договора, занимаемая должность, основная это работа или совместительство, занят ли работник полное или неполное рабочее время и т. д.).

Сохранение места работы и среднего заработка при нахождении в ежегодном оплачиваемом отпуске – одна из важнейших гарантий для работника. Увольнение за время нахождения в отпуске возможно в единственном случае – при ликвидации организации (п. 1 ст. 81 ТК РФ).

Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. Минимальная продолжительность ежегодного основного отпуска, установленная законом, составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ) и не подлежит сокращению работодателем. Минимальная продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска для работников моложе 18 лет, а также для работников, имеющих инвалидность, увеличена законодателем и устанавливается специальными нормами трудового права.

В соответствии с трудовым законодательством (ст. 122 ТК РФ) отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:

• женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

• работникам в возрасте до восемнадцати лет;

• работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;

• в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной на предприятии.

В соответствии со ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:

• время фактической работы;

• время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска;

• время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

• другие периоды времени, предусмотренные коллективным договором, трудовым договором или локальным нормативным актом организации.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более семи календарных дней.

Порядок исчисления среднего заработка для оплаты время нахождения в ежегодном оплачиваемом отпуске регулируется ст. 139 ТК РФ. Оплата отпуска в соответствии с законодательством производиться не позднее, чем за 3 дня до его начала (ст. 136 ТК РФ).

Если на период отпуска попадают нерабочие праздничные дни, то они в число дней отпуска не включаются и не оплачиваются (ст. 120 ТК РФ).

Специальными нормами трудового права регулируется предоставление отпусков для лиц, работающих по совместительству, для работающих на сезонных работах, а также работающих у физических лиц. При этом учитывается специфика трудовых отношений с данной категорией работников.

Для отдельных категорий работников ТК РФ устанавливает дополнительные оплачиваемые отпуска (свыше 28 календарных дней). К данной категории относятся работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ), работники, труд которых связан с особенностями выполнения работы (ст. 118 ТК РФ), работники с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ), в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к ним, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами (ст. 116 ТК РФ) в целях компенсации воздействия на здоровье работника в процессе выполнения работы неблагоприятных факторов (физических, химических, биологических и др.).

Перечни таких производств, работ, профессий и должностей, а также минимальная продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска и условия его предоставления утверждаются Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

При совмещении профессий за работниками, занятыми на работах с вредными условиями труда, сохраняется право на дополнительный отпуск независимо от установления данной льготы по совмещаемой профессии при условии, что они выполняют свою работу в полном объеме.

• Согласно ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающей право на ежегодный дополнительный отпуск за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.

При исчислении стажа работы, дающего право на дополнительный отпуск или выплату компенсации за него пропорционально проработанному времени, количество полных месяцев работы в производствах, цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда определяется делением суммарного количества дней работы в течение года на среднемесячное количество рабочих дней. Остаток дней, составляющий менее половины среднемесячного количества рабочих дней, из подсчета исключается, а остаток дней, составляющий половину и более среднемесячного количества рабочих дней, округляется до полного месяца.

Периоды, когда работник фактически не работал (независимо от причин), не включаются в указанный стаж (ст. 121 ТК РФ). В то же время в стаж, дающий право работнику на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, фактически не отработанное время, в течение которого за работником сохранялось место работы в соответствии с трудовым законодательством, включается. Поэтому возможна ситуация, когда рабочий год, за который работнику предоставляется основной отпуск, не совпадает с рабочим годом, за который предоставляется дополнительный отпуск. Но даже если у работника право на ежегодный основной и дополнительный отпуск возникает в различное время, то эти отпуска предоставляются ему одновременно и полностью.

Если ежегодный (основной) отпуск работникам, постоянно занятым в производствах, цехах и на участках с вредными условиями труда, предоставляется авансом, дополнительный отпуск может быть также предоставлен полностью авансом.

Конкретная продолжительность дополнительных отпусков за работу во вредных и (или) опасных условиях труда определяется на основе результатов аттестации рабочих мест с учетом фактического состояния условий труда на рабочих местах в соответствии с утвержденными нормами и правилами по охране труда (санитарно-гигиеническими нормами) и фиксируется в коллективном договоре (соглашении).

Специалисты рекомендуют определять продолжительность дополнительного отпуска путем прямого подсчета календарных дней в периоде, совпадающем с периодом отпуска, исчисленного в рабочих днях. Но в этом случае продолжительность отпуска и размер оплаты за него будут зависеть от того, на какой день недели приходится начало отпуска.

Если дополнительный отпуск, продолжительность которого 6 (12, 18) рабочих дней, начинается в понедельник, то его последним днем является суббота. На указанный период приходится 6 (13, 20) календарных дней. Но если такой отпуск начинается во вторник, среду и т. д., то его последним днем является понедельник, вторник и т. д. (т. е. в число дней отпуска попадает воскресенье). В результате работник, получивший:

• 6 рабочих дней отпуска – не выходит на работу в течение одной недели (6 дней + воскресенье), или 7 календарных дней;

• 12 рабочих дней отпуска – освобожден от работы в течение двух недель (12 дней + 2 воскресенья), или 14 календарных дней;

• 18 рабочих дней отпуска – не работает в течение трех недель (18 дней + 3 воскресенья), или 21 календарный день.

Так как обычно работники уходят в отпуск с понедельника, они теряют один оплачиваемый день отпуска. Защитить интересы работников в рассматриваемой ситуации можно путем установления в коллективном договоре продолжительности дополнительного отпуска в календарных днях, например 7 календарных дней (вместо 6 рабочих).

Статья 119 ТК РФ предусматривает установление для работников с ненормированным рабочим днем дополнительного отпуска продолжительностью не менее трех календарных дней. При этом сказано, что конкретный срок отпуска указывается в коллективном договоре или в правилах внутреннего трудового распорядка.

Кроме того, ст. 173 ТК РФ устанавливает отпуска с сохранением среднего заработка для работников, совмещающих работу с обучением в образовательных учреждениях высшего профессионального образования, и работникам, поступающим в указанные образовательные учреждения.

Предприятие с учетом своих производственных и финансовых возможностей (ст. 116 ТК РФ) может самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска, если они не предусмотрены федеральными законами, что отражается в коллективном договоре или в локальных нормативных актах.

В соответствии со ст. 126 ТК РФ по письменному заявлению работника возможна замена части отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежной компенсацией. Следовательно, выплата компенсации предусмотрена лишь вместо использования дополнительного отпуска. При этом установлен запрет на денежную компенсацию отпусков беременным женщинам, работникам в возрасте до 18 лет, лицам, занятым на тяжелых работах и работах с вредными, опасными условиями труда. Перечисленные категории работников в силу физиологических особенностей или в силу неблагоприятных внешних условий, в которых осуществляется их трудовая деятельность, нуждаются в полноценном длительном отдыхе. Поэтому какое-либо сокращение отпуска недопустимо, т. к. может нанести существенный вред их здоровью.

Выплата компенсации за работу во вредных и (или) опасных условиях труда может иметь место лишь при увольнении работника. Размер компенсации определяется пропорционально проработанному в соответствующих условиях времени.

ТК РФ никак не связывает возможность денежной компенсации части отпуска с разделением его на части в соответствии со ст. 125 ТК РФ.

Денежная компенсация возможна за те отпуска, право на которые возникло с 1 февраля 2002 г., т. е. с момента введения в действие ТК РФ, т. к. его положения применяются только к тем правам и обязанностям, которые возникли с 1 февраля 2002 г. (ст. 424 ТК РФ). Как быть, если у работника за предыдущие годы накопились неиспользованные отпуска и он просит выплатить за них компенсацию? Объяснение прозвучало в письме Минтруда России от 25 апреля 2002 г. № 966-10. В настоящее время существует два мнения по поводу применения ст. 126 ТК РФ, где речь идет об оплате части отпуска, превышающей 28 календарных дней. С одной точки зрения возможна выплата денежной компенсации за все дни неиспользованных отпусков. То есть при соединении нескольких отпусков (в частности, за прошлые годы) компенсация выплачивается за все количество дней, превышающее основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Другая точка зрения полагает, что замене денежной компенсацией подлежит только та часть каждого из неиспользованных отпусков, которая превышает 28 календарных дней. Решение этого вопроса возможно по взаимной договоренности сторон трудового договора.

2.6.2. График отпусков

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Этот локальный нормативный акт утверждается руководителем предприятия единоначально, без издания специального приказа с учетом мнения представительного органа работников (если такой орган имеется) не позднее, чем за две недели до наступления того календарного года, в котором планируется предоставление отпусков (ст. 123 ТК). При составлении графика отпусков необходимо учитывать, что отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется.

График отпусков имеет унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России № 1, код по ОКУД – 0301020.

График отпусков изготавливается на бланке А4 и имеет табличную форму, в графы которой включены:

• наименования структурных подразделений, расположенные в том же порядке, как они представлены в штатном расписании;

• наименования должностей (специальностей, профессий) в соответствии со штатным расписанием;

• фамилия, имя, отчество работника;

• табельный номер работника;

• количество календарных дней отпуска;

• дата отпуска – запланированная и фактическая.

В Указаниях по заполнению унифицированных форм документации по учету труда и его оплаты нет разъяснений, каким образом должна быть указана дата. В одних организациях в графе «запланированная» пишут тот месяц, когда работнику будет предоставлен отпуск, а в графе «фактическая» ставят дату первого дня отпуска; в других – проставляют дату начала и дату окончания отпуска, в-третьих – в графе «запланированная» пишут даты начала и окончания отпуска, представленные из структурных подразделений, а в графе «фактическая» проставляют даты отпуска, установленные руководством организации. Могут встречаться и другие варианты.

В Указаниях по заполнению унифицированных форм указано, что график применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодно оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений предприятия на календарный год по месяцам. Соответственно, графики отпусков составляются в структурных подразделениях, а затем объединяются в сводный график отпусков предприятия.

Далее в документе следуют графы, содержащие сведения о переносе отпуска. В графе 8 проставляют основание (документ), в соответствии с которым переносится отпуск; в графе 9 «дата предполагаемого отпуска» проставляют даты начала и окончания отпуска, представленные на основании документа—основания. Графа 10 «Примечания» может заполняться по усмотрению работодателя.

Обычно график отпусков составляется в 2-х экземплярах. Один экземпляр передается сотруднику кадровой службы, отвечающему за предоставление отпусков, второй – в бухгалтерию. При наличии на предприятии структурных подразделений с большим количеством сотрудников целесообразно делать копию на каждое подразделение для ознакомления всех работников с графиком под расписку. Хранится график отпусков в кадровой службе в отдельном деле, срок его хранения один год.

При составлении графика отпусков учитываются положения действующего законодательства, специфика деятельности предприятия и пожелания работников. Желание работника пойти в очередной отпуск в конкретный период времени фиксируется в его заявлении на отпуск; руководитель может согласиться с ним или отклонить его. Свое мнение руководитель излагает в резолюции на заявлении.

Отдельным категориям работников (в случаях, предусмотренных федеральными законами) ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. К таким категориям относятся:

• работники в возрасте до 18 лет;

• ветераны боевых действий;

• граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС;

• граждане, награжденные знаком «Почетный донор России»;

• Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы;

• Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой славы.

Также согласно ч. 4 ст. 123 ТК РФ по желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы на предприятии. Федеральным законом от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих» (с изм. и доп.), п. 11 ст. 11, предусмотрено, что супругам военнослужащих отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих.

Совместителям отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе, даже если работник по совместительству не проработал шести месяцев (ст. 286 ТК РФ).

Если при составлении графика отпусков у отдельных работников право на отпуск пока не наступило, в учет также принимаются 6 месяцев. При этом работник предупреждается, что при наступлении обстоятельств, указанных в ст. 121 ТК РФ, время ухода в отпуск может быть передвинуто. Для отдельных работников стаж работы, дающий право на отпуск, не имеет значения (ч. 3 ст. 122 ТК РФ).

Также необходимо учесть мнение работников, не использовавших по ряду причин отпуск или его часть в предшествующем году. Если на предприятии есть работники, имеющие намерение поступать в учебные заведения или уже обучающиеся, целесообразно выяснить их пожелания и потребности о времени предоставления отпусков.

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Для предприятия обычно удобно, чтобы отпуска работников по возможности, распределялись равномерно в течение всего года. Для того чтобы сделать уход в отпуск равномерным, в расчет берется ежемесячное нахождение в отпусках от 10 до 30 % работников конкретного подразделения и предприятия в целом. Этот процент понижается в периоды наибольшей производственной активности и, соответственно, увеличивается в другие периоды текущего календарного года. На предприятиях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, процент одновременного нахождения работников в отпусках может составлять 50 % или более. Главное, чтобы была обеспечена нормальная работа организации, т. е. выполнялись производственные, финансовые и иные планы. В отношении выполнения производственных планов отдел кадров предварительно согласовывает с отделом организации и оплаты труда, а также с планово-экономическим отделом количество работников, необходимых для выполнения запланированных объемов работ.

Для того чтобы организация оставалась управляемой даже в разгар отпускного сезона, необходимо предусмотреть очередность ухода руководящих работников и, соответственно, присутствия на рабочих местах работников—заместителей.

При составлении графика необходимо согласовать с финансовым отделом или главной бухгалтерией вопросы формирования резервов для оплаты отпусков, т. к. отсутствие денежных средств, необходимых для оплаты отпускных работникам, может отразиться на порядке предоставления отпусков.

Если предусмотренный коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка порядок предоставления отпусков отличается от установленного законодательством (в сторону улучшения), то необходимо учесть и их положения.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за две недели до его начала. На практике утвержденные работодателем графики отпусков объявляются работникам под расписку еще до начала нового рабочего года. Таким образом, работники заблаговременно под личную подпись ставятся в известность о дате наступления их ежегодного оплачиваемого отпуска. Выписки из графика, заверенные руководителем кадровой службы, рассылаются для ознакомления по структурным подразделениям предприятия. Заблаговременное оповещение сотрудников о предстоящем времени отдыха снижает риск возникновения возможных недоразумений между сторонами.

Кроме того предупредить работника о начале отпуска можно с помощью специального документа – уведомления, извещения и т. д. Если приказ о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска издается на предприятии не позднее, чем за две недели до начала отпуска, то составление уведомления (извещения) нецелесообразно, т. к. унифицированная форма приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) содержит визу ознакомления работника.

Иногда, в связи с производственной необходимостью, возникает ситуация с отзывом сотрудника из отпуска. В такой ситуации работодатель должен учесть, что отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия.

При этом неиспользованная в связи часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год. В этом случае в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

В утвержденный график работодатель не вправе вносить изменения по собственной инициативе без соответствующего согласия работников. Так, согласно ст. 124 ТК РФ в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Запрещается не предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.

Кроме того, отпуск может быть перенесен на другой временной период (согласно ст. 124 ТК РФ) по следующим причинам:

• работнику своевременно не была произведена оплата за время предстоящего отпуска;

• работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее, чем за две недели до его начала.

Нельзя переносить на следующий год отпуск несовершеннолетним (до 18 лет) и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Иногда сам работник просит перенести время отдыха на другой, более поздний период. Пойти навстречу сотруднику в этой ситуации или нет, решает работодатель. Если с учетом производственной обстановки какие-то изменения в графике отпусков нежелательны, работодатель вправе на вполне законных основаниях отказать работнику в этой просьбе. График отпусков может подвергнуться изменению и в иных случаях: – когда работник увольняется и желает получить все неиспользованные ранее отпуска. Если инициатором переноса отпуска является работник, то от него требуется соответствующее заявление, на котором ставит свою резолюцию руководитель структурного подразделения, где трудится работник, и руководитель предприятия.

Перенесение отпуска работнику, работающему по совместительству, на следующий рабочий год представляется невозможным по следующим причинам. Согласно ст. 124 ТК РФ в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается перенесение отпуска на следующий рабочий год с согласия работника. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Однако ежегодный оплачиваемый отпуск работнику, работающему по совместительству, должен быть предоставлен одновременно с отпуском по основной работе, в противном случае работник не сможет воспользоваться правом, установленным ТК РФ, на ежегодный отпуск. Кроме того предоставление работодателем, с которым работник находится в трудовых отношениях на условиях совместительства, отпуска до наступления отпускного периода по основному месту работы также лишает его права на ежегодный оплачиваемый отпуск, поскольку в этом случае не предусмотрена обязанность работодателя (по основному месту работы) предоставлять работнику отпуск одновременно с отпуском, предоставляемым ему там, где он работает по совместительству.

Если после утверждения графика отпусков в организацию были приняты новые работники, то либо в график отпусков вносятся соответствующие изменения, либо составляется дополнительный график, в котором очередность устанавливается с учетом сводного графика.

ТК РФ также предусматривает продление ежегодного оплачиваемого отпуска в следующих случаях:

• временной нетрудоспособности работника;

• исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы;

• в других случаях, предусмотренных законами, локальными нормативными актами организации.

Отпуск продлевается автоматически на соответствующее число дней. О продлении отпуска работник обязан известить работодателя. Возможно также издание приказа о продлении отпуска.

2.6.3. Отпуск без сохранения заработной платы

Отпуск без сохранения заработной платы предоставляется по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению (ст. 128 ТК РФ). Продолжительность отпусков без сохранения заработной платы определяется по соглашению между работником и работодателем и исчисляется в календарных днях. Максимальная продолжительность отпуска без сохранения заработной платы не установлена. Работник, находясь в отпуске без сохранения заработной платы, имеет право в любой момент выйти на работу, предупредив об этом работодателя.

Этот отпуск, включается во все виды трудового стажа, за исключением стажа, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. В этот стаж в силу ст. 121 ТК РФ время предоставления отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней не включается.

Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы пишется в произвольной форме. В заявлении работник обязан указать причину, по которой просит его предоставить. Если дополнительный отпуск предоставляется по основаниям, подтверждающимся официальным документом, то указанный документ прилагается к заявлению. Решать является ли причина уважительной – право работодателя. Также работодатель с учетом интересов производства определяет возможность предоставления отпуска в указанное работником время, а также продолжительность данного отпуска.

В соответствии с трудовым законодательством (ст. 128 ТК РФ) отпуск без сохранения заработной платы сроком до пяти дней работодатель обязан предоставить:

• работникам в случаях рождения ребенка;

• регистрации брака;

• смерти близких родственников.

Кроме перечисленных выше случаев работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы таким категориям работников, как:

• работающие пенсионеры по старости (по возрасту) – до 14 календарных дней в году;

• родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, – до 14 календарных дней в году;

• работающим инвалидам – до 60 календарных дней в году.

Законодательством предусмотрены и иные случаи обязательного предоставления данной категории отпусков, приведенный перечень не является исчерпывающим.

Независимо от продолжительности и целевого назначения отпуска оформляется приказом о предоставления отпуска без сохранения заработной платы.

2.6.4. Оформление отпуска

Основанием для предоставления отпусков и издания соответствующих приказов служит личное заявление работника. Заявление имеет произвольную форму, но должно содержать следующие реквизиты:

• должность и фамилия, имя, отчество руководителя, которому адресовано заявление;

• должность, наименование структурного подразделения и фамилия, имя, отчество работника;

• указание вида документа (заявление);

• дата;

• подпись работника.

В тексте заявления обязательно указывается вид отпуска (очередной ежегодный, дополнительный и др.), продолжительность отпуска, дата его начала и окончания.

В случае предоставления дополнительного отпуска обязательно указывается причина его предоставления (ссылка на статью закона). Если дополнительный отпуск предоставляется по основаниям, подтверждающимся официальным документом, – указанный документ прилагается к заявлению (при отпуске по беременности и родам – листок нетрудоспособности, для оформления учебного отпуска – справка из учебного заведения).

Многие предприятия имеют трафаретный бланк заявления на отпуск, и работники лишь заполняют в них переменную информацию. Заявление составляется в одном экземпляре и визируется руководством предприятия согласно локальному акту, определяющему порядок визирования. На основании завизированного заявления кадровой службой подготавливается приказ о предоставлении отпуска.

На предприятии может быть принят порядок, при котором сотрудники не пишут заявления на очередной ежегодный отпуск, а отдел кадров готовит приказ на основании утвержденного графика отпусков с уведомлением работника за две недели до начала отпуска. Заявления о предоставлении социальных, внеочередных отпусков и отпусков по личным обстоятельствам пишутся работником обязательно.

Приказ о предоставлении отпусков имеет унифицированные формы № Т-6 (на одного работника) и Т-6а (на нескольких работников). Новая унифицированная форма имеет следующую особенность – в ней виды отпусков разбиты на подпункты (а – основной, б – дополнительный) с указанием продолжительности каждого вида отпуска.

Приказы об отпуске объявляются работнику под расписку, на основании приказа делается отметка в личной карточке (форма № Т-2). Затем заполняется 1 страница формы № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», которая передается в бухгалтерию для расчета причитающихся работнику сумм в оплату отпуска.

Отзыв из отпуска также оформляется приказом. Утвержденной формы приказа на отзыв из отпуска не существует, он составляется в обычной текстовой форме с использованием информации из унифицированной формы приказа об отпуске.

Приказы о предоставлении отпусков относятся к приказам по личному составу и формируются в отдельные дела, срок хранения которых составляет 5 лет.

Под служебной командировкой в соответствии со ст. 166 ТК РФ понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Не являются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути, имеет разъездной характер и это изначально отражается в трудовом договоре.

Следует учитывать, что ряд работников могут быть направлены в командировки только после получения письменного согласия на командировку или при наличии оснований, предусмотренных законодательством. К таким работникам относятся:

• женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет (ч. 2 ст. 259 ТК РФ);

• работники, имеющие детей—инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет (ч. 3 т. 259 ТК РФ);

• работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ч. 3 т. 259 ТК РФ);

• отцы, воспитывающие детей без матери, опекуны (попечители) несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ);

• работники в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ);

• работники, с которыми заключен ученический договор (ч. 3 ст. 203 ТК РФ).

В случае направления в командировку отдельных из перечисленных работников, необходимо не только получить письменное подтверждение согласия работника выехать в командировку, но и доказательство, что ему было разъяснено его право на отказ от командировки (ст. 259 ТК РФ) и не существует категорического медицинского запрета на работу вдали от дома.

Документально оформленная и обоснованная командировка может продолжаться от нескольких часов и до неограниченного срока, в ТК РФ содержится только формулировка «поездка… на определенный срок».

На период командировки руководящих работников оформляется передача полномочий заместителям.

ТК РФ предусматривает для работника, который направляется в командировку, определенные гарантии – сохранение места работы (должности), среднего заработка, возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). При командировках в такую местность, откуда, командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются. Вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается руководителем предприятия, в которой работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Законодательством не предусмотрен порядок явки на работу в день отъезда/приезда командируемого работника, поэтому эти вопросы решаются работодателем в каждом конкретном случае.

Суточные оплачиваются сотруднику, находящемуся в командировке, как в рабочие, так и в выходные и праздничные дни. Сотруднику считаются и оплачиваются выходные и праздничные дни, проведенные в командировке, если за эти дни выполнялись прямые его обязанности, что должно быть подтверждено отчетом о проделанной работе, подписанным руководителем данного сотрудника и руководителем предприятия. Работа в выходной и нерабочий праздничный день оплачивается согласно Правилам внутреннего трудового распорядка или Положению об оплате труда и премировании.

Обычно прежде, чем отправить работника в командировку, нужно оформить три документа: приказ, служебное задание и командировочное удостоверение. Но согласно распоряжению Минфина России, позволяющему работодателю решать, какой из предложенных документов следует выбрать (письмо от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158), можно ограничиться только приказом или только удостоверением. Если командировка предполагает посещение конкретной организации, удостоверение необходимо. Если же задача командированного сотрудника собрать информацию, найти клиентов, создать сеть точек сбыта товара, командировочное удостоверение останется незаполненным. В этом случае можно ограничиться приказом, на всякий, дополнив его служебным заданием.

2.7.1. Служебное задание

С точки зрения хронологии событий при планировании командировки сначала оформляется и утверждается руководителем служебное задание для направления в командировку, в котором подробно описывается цель командировки. Для этого разработана специальная форма № 10-а.

Служебное задание необходимо для подтверждения эффективности работы в командировке, практическую пользу поездки и обоснованность понесенных расходов. В служебном задании отражаются данные по планированию служебной командировки и ее результатам.

Служебное задание составляется и подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Затем оно утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу. В документе указываются следующие данные:

• фамилии командируемых и их инициалы;

• структурное подразделение;

• профессии (должности) командируемых;

• цель, время и место командировки.

В служебном задании необходимо правильно указать сведения о месте командировки. Сначала указывается страна и город, затем – организация, в которой работник будет выполнять поручение своего работодателя. Наименование страны (при направлении в зарубежную командировку) указывается в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира (ОКСМ). При указании наименований городов, не являющихся центрами или столицами субъектов РФ, городами федерального значения, указывается административно-территориальная принадлежность – к району, республике, области, краю, автономному округу (области).

Реквизиты служебного задания могут быть заполнены как рукописным способом, так и с помощью печатной, вычислительной техники. Не допускается наличие в документе помарок, подчисток и неоговоренных исправлений, ошибки исправляются с помощью зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. Все исправления должны быть подтверждены подписями соответствующих должностных лиц.

На основании служебного задания в отделе кадров составляется приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или Т-9а).

2.7.2. Приказ о направлении в командировку

Распоряжение работодателя о направлении работника в служебную командировку выражается в приказе, составляемом по унифицированной форме № Т-9 (код по ОКУД – 0301022), а группы работников – в приказе по форме № Т-9а (код по ОКУД – 0301023). Основанием для издания приказа о направлении работника (работников) в командировку обычно является служебное задание.

Приказ о направлении работника в служебную командировку изготавливается на формате А4 в количестве одного и более экземпляров. При этом один экземпляр (оригинал) обычно хранится непосредственно у руководителя предприятия (в канцелярии) или в отделе кадров, а другие экземпляры или копии – в бухгалтерии и в структурных подразделениях, в которых работают командированные лица. Срок хранения данного документа – 75 лет.

При заполнении унифицированных форм приказов соблюдаются определенные правила.

• фамилия, имя, отчество работника, табельный номер, наименование профессии (должности), наименование структурного подразделения, другие сведения указываются в соответствии со служебным заданием;

• место назначения, (место командировки) также переносится из служебного задания;

• срок командировки указывается в соответствии со служебным заданием с учетом следующих правил:

– днем начала командировки является день отправления транспортного средства из места постоянной работы, днем окончания – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы;

– срок командировки начинает исчисляться с момента отправления транспортного средства из места постоянной работы. В случае отправления (прибытия) транспортного средства до 24 часов включительно, днем отъезда (приезда) считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция, вокзал, пристань, порт, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до этих транспортных узлов;

– срок (в календарных днях) включает в себя не только время нахождения работника в месте командировки, но и время нахождения в пути;

• цель командировки также переносится из служебного задания с максимальной точностью;

• командировка может осуществляться за счет направляющей или за счет принимающей организации, расходы могут распределяться между обеими организациями. Если лицо, работающее по совместительству, направляется в командировку по основной и совмещаемой работе, между работодателями заключается соглашение о направлении работника в командировку. При этом каждый работодатель составляет свой приказ о направлении работника в командировку, в котором в строке «Командировка осуществляется за счет средств» указываются источники возмещения каждого вида расходов со ссылкой на соглашение (его номер и дату), заключенное между работодателями;

• в строке «Основание» унифицированной формы № Т-9 обычно указывается служебное задание, его номер и дата. Но иногда оформление командировки начинается с другого документа. Например, командировка может быть вызвана получением предписания (вызова) руководителя головной организации (или по согласованию с ним). В этом случае в строке «Основание» указываются номер и дата предписания, а служебное задание формулируется по приезду работника в головную организацию.

В унифицированной форме приказа о направлении работника в служебную командировку обязательно заполнение всех строк, граф и столбцов, в противном случае можно лишить возможности юристов и бухгалтеров предприятия доказать, что поездка, действительно, являлась служебной командировкой. Если в форме остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты.

При необходимости в унифицированные формы приказа о направлении работников в командировку могут включаться дополнительные реквизиты, строки, графы (например, для фиксации согласия сотрудника на командировку или же отказ от нее, передачи полномочий руководящего работника заместителям).

Если согласие оформляется отдельным документом (заявлением работника), то в строке «Основание» унифицированной формы № Т-9 указываются реквизиты этого документа.

Если в командировку направляется два работника или более 3 работников предприятия, то в форму № Т-9а вносятся изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободных) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Приказ (распоряжение) составляется работником кадровой службы или другим уполномоченным на это лицом.

Проект приказа о направлении работника (работников) в командировку визируется руководителем структурного подразделения, составившим служебное задание, руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. Окончательно оформленный приказ подписывается руководителем предприятия или уполномоченным им лицом и предъявляется работнику. Командируемый работник подтверждает распиской свое ознакомление с приказом.

На основании приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку отделом кадров выписываются и выдаются работникам командировочные удостоверения.

2.7.3. Командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре сотрудником кадровой службы предприятия, который отражает в нем все основные сведения, связанные с данной служебной командировкой. Затем удостоверение вручается командируемому лицу и находится у него в течение всего времени командировки. На предприятии должен также вестись специальный журнал, в котором регистрируются все случаи командировок с указанием времени отъезда и прибытия работников.

Командировочное удостоверение имеет унифицированную форму № Т-10.

Реквизиты документа могут быть заполнены как рукописным способом, так и с использованием печатной, вычислительной техники без помарок, подчисток и неоговоренных исправлений. Ошибки в командировочном удостоверении исправляются с помощью зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. Сделанные исправления подтверждаются подписями соответствующих должностных лиц.

В ходе командировки работник делает отметки о времени прибытия и выбытия в пункт назначения, а если таких пунктов несколько, то в каждом из них делается отметка о прибытии и убытии. Эти отметки проставляются на предприятиях, куда направляется командированное лицо, заверяются печатью принимающей стороны и подписью ответственного должностного лица. Отметки о времени прибытия и выбытия дают возможность определить время нахождения работника в командировке.

К учету принимаются окончательно оформленные (с полностью заполненными реквизитами) документы, если в форме остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты. Поскольку командировочное удостоверение является одним из важных оправдательных документов, подтверждающих командировочные расходы, его отсутствие или неправильное оформление может привести к сомнениям по поводу их обоснованности.

2.7.4. Отчет о результатах командировки

По возвращении из командировки работник составляет краткий отчет опроделанной работе, данные о котором отражаются в графе 11 формы № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».

Отчет о результатах командировки может быть коллективным или индивидуальным. Если в командировку была направлена группа работников с одним заданием, то возможно составление коллективного отчета о результатах командировки. Указанный документ должен содержать ответы на следующие вопросы:

• цель командировки;

• сроки пребывания в командировке (в случае посещения нескольких городов или объектов указывается срок пребывания в (на) каждом из них);

• конкретный перечень вопросов, изученных в ходе командировки;

• перечень должностных лиц, с которыми командируемый работник вступал в контакт при обсуждении тех или иных вопросов;

• реализация целей поездки, подробная информация о проблемах, которые изучались или обсуждались в ходе командировки, с приложением соответствующих документов;

• оценка состояния дел в той или иной области деятельности посещаемой организации, сопоставление форм и методов ее работы с аналогами своей организации (по изученному перечню вопросов);

• выводы, предложения, рекомендации по путям использования изученного в ходе командировки положительного опыта;

• другие вопросы, которые командированный полагает необходимым отразить в отчете по итогам своей поездки.

Служебное задание будет окончательно оформленным, если в нем будут заполнены все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой. Если в форме остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты.

Этот отчет согласовывается с руководителем структурного подразделения, который должен сделать заключение о том, было ли выполнено служебное задание. Затем утвержденный руководителем структурного подразделения отчет представляется в бухгалтерию. На основании отчета, содержащегося в форме № Т-10а, выносится решение о результатах командировки и о целесообразности расходования денежных средств. Таким образом, служебное задание является одним из необходимых первичных документов, подтверждающих обоснованность произведенных командировочных расходов.

Кроме того, служебное задание является завершающим документом в комплекте первичных документов, оформляемых в связи с командировкой.

2.8.1. О поощрении и наложении взысканий

Помимо заработной платы, работникам могут выплачиваться премии. В соответствии со ст.191 ТК РФ работодатель может поощрять работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности. Мотивом награждения могут являться итоги года (квартала, месяца), достижение определенных количественных или качественных показателей работы и т. п. В ТК РФ предусматриваются такие формы поощрения, как:

• объявление благодарности;

• выдача премии;

• награждение ценным подарком;

• награждение почетной грамотой;

• представление к званию лучшего по профессии.

Другие виды поощрений работников могут устанавливаться коллективным договором, Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением о премировании, Уставом или Положением о дисциплине.

Основанием для поощрения является приказ (распоряжение) о поощрении работника – форма № Т-11 (код по ОКУД 0301026), или работников – форма № Т-11а (код по ОКУД 0301027). Приказы (распоряжения) составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом. На основании приказа (распоряжения) о поощрении в трудовую книжку работника может вноситься соответствующая запись.

Основанием для издания приказа обычно является представление руководителя структурного подразделения организации, в котором работает сотрудник.

При составлении приказа необходимо, чтобы в нем были заполнены все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой. Только в этом случае приказ будет считаться окончательно оформленным и может быть принят к учету. Если в форме остались незаполненные строки, то в них должен стоять прочерк.

В строке «Мотив награждения» указывают причину выплаты премии (например, перевыполнение плана по выпуску продукции, по итогам деятельности организации за год и т. д.).

Реквизит приказа (распоряжения) «в сумме___________ руб. ________ коп.» обязателен к заполнению только при оформлении денежных вознаграждений (премий). При оформлении других видов поощрения допускается его исключение из формы.

Окончательно оформленный приказ подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Работник, в отношении которого издан приказ, должен поставить свою подпись в графе «С приказом (распоряжением) ознакомлен».

Дисциплинарное взыскание может быть применено к работнику за нарушение им трудовой дисциплины, за дисциплинарный проступок, т. е. за виновное, противоправное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей. Дисциплинарный проступок может выражаться в форме нарушения правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, положений, приказов руководителя, технических правил и др. Его основные составляющие:

• противоправность – несоответствие нормативным правовым актам;

• виновность – умышленность (неосторожность) действий работника;

• связь указанных действий с трудовыми обязанностями.

Неисполнение или ненадлежащее выполнение обязанностей по причинам, не зависящим от работника, не может считаться виновным (например, при отсутствии необходимых материалов, наступлении нетрудоспособности). Также не является дисциплинарным проступком отказ работника выполнить указание работодателя личного характера или общественное поручение.

Исчерпывающий перечень дисциплинарных взысканий содержится в ст. 192 ТК РФ:

• замечание;

• выговор;

• увольнение по соответствующим основаниям.

Для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания, которые оговариваются отдельными нормативными актами. Любые штрафы из зарплаты работника незаконны.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Отказ работника от дачи объяснений не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка (не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске). Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

Оформление дисциплинарного взыскания начинается с докладной записки руководителя структурного подразделения на имя руководителя предприятия. Затем работодатель должен затребовать от работника объяснение в письменной форме (ст. 193 ТК РФ), в случае отказа дать указанное объяснение составляется соответствующий акт о факте нарушения трудовой дисциплины. Перечисленные документы служат основанием для принятия решения о дисциплинарном взыскании.

В докладной записке о нарушении дисциплины труда могут приводиться:

• статистические данные (количество нарушений за определенный период времени, характер нарушений);

• анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения;

• выводы (субъективные и объективные причины нарушений);

• предложения (по исправлению сложившейся ситуации, определение комплекса мероприятий, направленных на устранение недостатков).

При применении мер дисциплинарного взыскания между должностным лицом, применившим взыскание и наделенным таким правом, и нарушителем часто возникают разногласия. С помощью докладной записки руководителю предприятия должностное лицо разъясняет свою точку зрения, приводит свои аргументы, свидетельствующие о правомерности привлечения к дисциплинарной ответственности.

Объяснительная записка – это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, адресованный вышестоящему должностному лицу. Наличие такой записки является непременным требованием для наложения на сотрудника дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ). Объяснительная записка составляется от руки свободной форме, но могут использоваться и специальные бланки, разработанные на предприятии.

Акт составляется руководителем структурного подразделения или непосредственным руководителем, которому подчиняется работник, совершивший дисциплинарный проступок в присутствии не менее двух членов трудового коллектива, являющихся свидетелями нарушения дисциплины. При отказе работника подписать указанный акт об этом делается особая отметка. Акт о факте нарушения трудовой дисциплины обычно составляется в двух экземплярах, первый экземпляр передается руководителю организации для решения вопроса о дисциплинарном взыскании, второй – работнику, нарушившему трудовую дисциплину. Количество экземпляров определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон.

Взыскание оформляется приказом за подписью руководителя предприятия. Унифицированной формы приказа о наложении дисциплинарного взыскания нет, кроме приказов об увольнении по соответствующим основаниям (формы № Т-8 и Т-8а). В остальных случаях приказы о наложении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор) составляются кадровой службой произвольно с включением обязательных реквизитов:

• факт (вид) нарушения трудовой дисциплины;

• время его совершения или обнаружения;

• документы, послужившие основой для издания приказа;

• вид взыскания.

Проект приказа визируется непосредственным руководителем работника, совершившего дисциплинарный проступок, руководителем структурного подразделения, руководителем кадровой службы.

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания издается в одном экземпляре и подшивается в приказы по личному составу, копия помещается в личное дело, вторая копия передается работнику. Работник должен быть ознакомлен с данным документом под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания. Если работник отказывается его подписать, то составляется об этом соответствующий акт.

Работник имеет право обжаловать дисциплинарное взыскание в государственной инспекции труда или органах по рассмотрению индивидуальных трудовых споров. ТК РФ не ограничивает срок для обращения с жалобой в государственную инспекцию труда. В комиссию по трудовым спорам работник вправе обратиться с жалобой в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права (ст. 386 ТК РФ). При несогласии с вынесенным решением или в случае отсутствия в организации комиссии по трудовым спорам работник вправе обратиться в суд (ст. 390, 391 ТК РФ). Срок для обращения в суд установлен три месяца со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права. При пропуске по уважительным причинам этот срок может быть восстановлен судом (ст. 392 ТК РФ).

Меры дисциплинарных взысканий, за исключением увольнения, носят временный характер. Если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, то он считается не имеющим дисциплинарного взыскания, оно снимается автоматически без издания какого-либо специального приказа (ст. 194 ТК РФ). Но если на работника, уже имеющего взыскание, налагается новое взыскание до снятия первого, учитываются оба взыскания.

До истечения одного года со дня применения дисциплинарное взыскание может быть снято:

• по инициативе работодателя;

• по просьбе самого работника;

• по письменному ходатайству его непосредственного руководителя или представительного органа работников.

О досрочном снятии дисциплинарного взыскания издается приказ за подписью руководителя предприятия. Целесообразно, чтобы с момента наложения дисциплинарного взыскания прошло не менее полугода. Унифицированной формы приказа о досрочном снятии дисциплинарного взыскания не существует, но в нем обязательны следующие реквизиты:

• причина снятия дисциплинарного взыскания;

• номер и дата приказа о наложении взыскания;

• основания снятия взыскания.

Приказ также объявляется работнику под расписку, его оригинал подшивается приказы по личному составу, копии – одна помещаются в личное дело, друга выдается на руки работнику.

Работник, с которого досрочно снято дисциплинарное взыскание, считается не подвергавшимся взысканию.

В ТК РФ есть положения, касающиеся привлечения к дисциплинарной ответственности руководителя предприятия, его заместителей по требованию представительного органа работников. Согласно ст. 195 ТК РФ работодатель обязан рассмотреть заявление представительного органа работников (профсоюзы, их объединения, иные профсоюзные организации) о нарушении руководителем организации, его заместителями законов и иных нормативных правовых актов о труде, условий коллективного договора, соглашения и сообщить этому органу о результатах рассмотрения заявления.

В качестве работодателя в данном случае выступает не сам руководитель предприятия, а иные уполномоченные органы управления этим предприятием, к компетенции которых в соответствии с федеральными законами или уставом отнесено образование исполнительных органов. Например, в акционерных обществах и в обществах с ограниченной ответственностью таким органом является общее собрание, если уставом общества образование исполнительных органов не отнесено к компетенции совета директоров (наблюдательного совета).

Продолжительность срока рассмотрения уполномоченным органом заявления представительного органа работников может составлять одну неделю (ст. 370 ТК РФ). При подтверждении фактов нарушений уполномоченный орган обязан принять меры к их устранению, привлечь руководителя предприятия, его заместителя к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения.

Согласно ст. 192 ТК РФ одним из видов дисциплинарных взысканий является увольнение по соответствующим основаниям. Статьей 81 ТК РФ предусмотрено несколько оснований увольнения, которые подпадают под увольнение, являющееся мерой дисциплинарного взыскания. В ст. 193 ТК РФ установлена процедура применения данного вида взысканий.

При увольнениив связи с неоднократным неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей (п. 5 ст. 81 ТК РФ) на предприятии—работодателе лежит обязанность представить доказательства, свидетельствующие о том, что совершенное работником нарушение, явившееся поводом к увольнению, в действительности имело место и могло являться основанием для расторжения трудового договора, а также, что работодателем были соблюдены сроки для применения дисциплинарного взыскания.

Увольнение по данному основанию является правомерным, если:

• работник совершил дисциплинарный проступок в виде неисполнения или ненадлежащего исполнения возложенных на него трудовых обязанностей без уважительных причин;

• за совершенный ранее проступок к нему было применено дисциплинарное взыскание в виде замечания или выговора;

• на момент повторного неисполнения им без уважительных причин трудовых обязанностей дисциплинарное взыскание не снято и не погашено в порядке, предусмотренном ст. 194 ТК РФ.

К неисполнению или ненадлежащему исполнению работником возложенных на него трудовых обязанностей, в частности, относятся:

• отсутствие работника без уважительных причин на работе либо на рабочем месте;

• отказ или уклонение без уважительных причин от медицинского освидетельствования работников некоторых профессий, а также отказ работника от прохождения в рабочее время специального обучения и сдачи экзаменов по охране труда, технике безопасности и правилам эксплуатации, если это является обязательным условием допуска к работе;

• отказ работника от заключения письменного договора о полной материальной ответственности за недостачу вверенного работникам имущества (ст. 244 ТК РФ), если выполнение обязанностей по обслуживанию материальных ценностей является основной трудовой функцией работника, и это оговаривалось при приеме на работу или изменении условий трудового договора.

Увольнениеза прогул (подп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ) может быть осуществлено:

• за невыход на работу без уважительных причин (отсутствие на работе в течение всего рабочего дня или смены независимо от их продолжительности);

• за нахождение работника без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня вне пределов рабочего места;

• за оставление без уважительной причины работы лицом, заключившим трудовой договор на неопределенный срок, без предупреждения работодателя о расторжении договора, а также до истечения двухнедельного срока предупреждения (абзац первый ст. 80 ТК РФ);

• за оставление без уважительной причины работы лицом, заключившим срочный трудовой договор, до истечения срока договора либо до истечения срока предупреждения о досрочном расторжении трудового договора (ст. 79, абзац первый ст. 80, ст. 280, абзац первый ст. 292, абзац первый ст. 296 ТК РФ);

• за самовольное использование дней отгулов, а также за самовольный уход в основной или дополнительный отпуск (кроме случаев, когда предприятие—работодатель в нарушение предусмотренной законом обязанности отказало в их предоставлении, и время использования работником таких дней не зависело от усмотрения работодателя).

Если увольнение производится в связи с отказом работника, переведенного на другую работу, приступить к ней, то предприятие должно иметь веские доказательства законности самого перевода.

По основанию, увольнения в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения (подп. «б» п. 6 ст. 81 ТК РФ) могут быть уволены работники, находившиеся в рабочее время в месте выполнения трудовых обязанностей в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения. При этом не имеет значения, отстранялся ли ранее работник от работы в связи с этим состоянием, находился он в этом состоянии непосредственно на рабочем месте, просто на территории предприятия или на территории объекта, где по поручению работодателя должен был выполнять трудовую функцию.

Состояние алкогольного или иного опьянения может быть подтверждено как медицинским заключением, так и другими видами доказательств, которые должны быть соответственно оценены судом.

Для того чтобы уволить работника в связи с разглашением охраняемой законом тайны (подп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ) необходимо соблюдение следующих условий:

• работник должен знать перечень сведений, являющихся тайной (перечень таких сведений должен быть закреплен в трудовом договоре с работником, локальном нормативном акте (положении или ином внутреннем документе организации) и др.). С данным перечнем работник должен быть ознакомлен под расписку и после этого обязан дать подписку о неразглашении таких сведений;

• данные сведения должны быть известны работнику в связи с исполнением его трудовых обязанностей;

• сведения, которые работник разгласил, должны относиться к государственной, служебной, коммерческой или иной охраняемой законом тайне в соответствии с действующим законодательством (например, ФЗ «О коммерческой тайне»).

В связи с совершением по месту работы хищения (подп. «г» п. 6 ст. 81 ТК РФ) могут быть уволены работники, совершившие хищение (в том числе мелкое) чужого имущества, растрату, умышленное его уничтожение или повреждение, при условии, что эти неправомерные действия были совершены ими по месту работы и их вина установлена вступившим в законную силу приговором суда либо постановлением органа, уполномоченного на применение административных взысканий. В качестве чужого имущества следует расценивать любое имущество, не принадлежащее данному работнику, в частности имущество, принадлежащее работодателю, другим работникам, а также лицам, не являющимся работниками данной организации.

Также работники могут быть уволены в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности (п. 7 ст. 81 ТК РФ). Расторжение трудового договора в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основания для утраты доверия к нему со стороны работодателя (п. 7 ст. 81 ТК РФ), допускается только в отношении работников, непосредственно обслуживающих денежные или товарные ценности (прием, хранение, транспортировку, распределение и т. п.), и при условии, что ими совершены такие виновные действия, которые давали работодателю основание для утраты доверия к ним. При установлении в предусмотренном законом порядке факта совершения хищения, взяточничества и иных корыстных правонарушений эти работники могут быть уволены по основанию утраты к ним доверия и в том случае, когда эти действия не связаны с их работой.

В то же время расторжение трудового договора по п. 7 ст. 81 ТК РФ может быть произведено и в случае, когда виновные действия, дающие основание для утраты доверия, совершены работником не по месту работы и не в связи с исполнением им трудовых обязанностей. В этих случаях увольнение не является мерой дисциплинарного взыскания, т. к. в силу абзаца первого ст. 192 ТК РФ дисциплинарные взыскания применяются только за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей (п. 47 Постановления № 2).

Расторжение трудового договора в связи с принятием необоснованного решения руководителем организации, его заместителями и главным бухгалтером (п. 9 ст. 81 ТК РФ) допустимо лишь в том случае, если принятое необоснованное решение повлекло за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации. При этом необходимо учитывать, наступили названные неблагоприятные последствия именно в результате принятия этого решения или можно было их избежать в случае принятия другого решения. Предприятие в этом случае должно имеет неопровержимые доказательства, подтверждающие наступление вышеперечисленных неблагоприятных последствий, иначе увольнение может быть признано незаконным.

При увольнении в связи с однократным грубым нарушением руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями своих трудовых обязанностей (п. 10 ст. 81 ТК РФ) работодатель должен быть готов доказать, что такое нарушение в действительности имело место и носило грубый характер. В качестве грубого нарушения трудовых обязанностей в данном случае следует расценивать, в частности, неисполнение возложенных на этих лиц трудовым договором обязанностей, которое могло повлечь причинение вреда здоровью работников либо имущественного ущерба организации.

Руководители других структурных подразделений организации и их заместители, а также главный бухгалтер организации не могут быть уволены по данному основанию.

2.8.2. Об особом режиме рабочего времени

Особый режим работы подразумевает отличие от нормального, установленного в организации порядка распределения рабочих функций в течение рабочего дня.

Сверхурочная работа – это работа по инициативе администрации «за пределами установленной продолжительности рабочего времени» (ст. 99 ТК РФ). Сверхурочная работа допускается только с письменного согласия работника и в строго определенных случаях: когда требуется предотвратить производственную аварию, продолжить работу при неявке сменщика, если производственный процесс нельзя останавливать, закончить начатую работу, если бездействие может вызвать порчу оборудования или продукции. При этом такая работа не должна превышать для каждого сотрудника четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

Не допускается привлечение к сверхурочным работам беременных женщин, работников в возрасте до восемнадцати лет, других категорий работников в соответствии с федеральным законом. Привлечение инвалидов, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, к сверхурочным работам допускается с их письменного согласия и при условии, если такие работы не запрещены им по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением. При этом инвалиды, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от сверхурочных работ (ст. 99 ТК РФ).

Также сотрудники могут привлекаться к работе в выходные и праздничные дни, но только в самых крайних случаях. Например, при аварии, стихийном бедствии, угрозе порчи имущества, при необходимости непредвиденных, но очень срочных работ. Оформляя работу в праздник, нельзя забывать о том, что сотрудник должен дать свое письменное согласие трудиться в день официального отдыха. Работа в выходной и нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере:

• сдельщикам – не менее чем по двойным сдельным расценкам;

• работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым ставкам, – в размере не менее двойной дневной или часовой ставки;

• работникам, получающим месячный оклад, – в размере, не менее одинарной, дневной или часовой ставки сверх оклада, если работа в выходной и нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной часовой или дневной ставки сверх оклада, если работа производилась сверх месячной нормы.

По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

В некоторых организациях сотрудникам установлен индивидуальный график, выражающийся в сменном режиме работы. При сменном режиме работы если рабочий день сотрудника попадает на праздничную дату, то он оплачивается не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ). Можно предоставить работнику с его согласия другой день отдыха без оплаты, оставив оплату труда за работу в праздничный день в одинарном размере.

Для привлечения работника к сверхурочной работе (работе в выходной или праздничный день) оформляется приказ. В нем обязательно указываются причины привлечения работника к сверхурочной работе, продолжительность сверхурочной работы, основания привлечения (письменные согласия, статьи ТК РФ), форму компенсации. С приказом работник знакомится под подпись. Предшествовать такому приказу может докладная или служебная записка руководителя структурного подразделения или непосредственного руководителя работника с обоснованием необходимости привлечения работника или работников к сверхурочной работе (работе в выходной или праздничный день).

В отличие от сверхурочной работы ненормированный рабочий день – это специальный режим, который можно установить на постоянной основе. Ненормированный режим рабочего времени предполагает выполнение функций работником за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Устанавливается он работникам, труд которых не поддается точному учету (руководителям), лицам, которые распределяют рабочее время по своему усмотрению (юристы), а также сотрудникам, рабочее время которых делится на части неопределенной продолжительности (водители). Согласно ст. 101 ТК РФ сотрудники могут привлекаться к подобной работе лишь время от времени, при необходимости. Очень важно, чтобы работа сверх нормальной продолжительности рабочего времени не приобрела постоянный характер, поскольку это будет нарушением закона.

На предприятии обязательно должен быть перечень должностей, работа на которых предполагает возможность установления ненормированного рабочего дня, который составляется администрацией предприятия, выборным профсоюзным органом или иным уполномоченным работниками органом (если последние имеются на предприятии). Этот перечень необходимо внести либо в коллективный договор, либо в правила внутреннего трудового распорядка (ст. 101 ТК РФ). Также обязательно отражение данного режима рабочего времени в трудовом договоре сотрудника. Если должность работника не включена в указанный перечень, работнику нельзя установить режим ненормированного рабочего времени, даже при условии, если это будет зафиксировано в трудовом договоре с работником.

К работе в ненормированном режиме сотрудники могут привлекаться только по письменному приказу работодателя, который издается каждый раз при необходимости увеличения рабочего дня и составляется в свободной форме. Согласие работника при этом не требуется, т. к. оно имеется в виде подписи под трудовым договором. Тем не менее, работник должен быть ознакомлен с данным приказом под роспись. Сотрудники, которые сами организуют свой рабочий день, могут самостоятельно решать вопрос о работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, если это предусмотрено должностными инструкциями или локальными нормативными актами. Приказ в этом случае не издается, поскольку инициатива работать во внеурочное время исходит от самого сотрудника.

Работник может быть привлечен к выполнению исключительно своих трудовых функций, которые закреплены в трудовом договоре конкретного работника. Когда нет необходимости работать за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, он выполняет свои трудовые функции в обычном режиме, установленном на предприятии. Работник, для которого документально установлен режим ненормированного рабочего дня, не вправе отказаться от выполнения работ за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. В противном случае отказ работника рассматривается как нарушение дисциплины труда. Эпизодическое привлечение работника к работе сверх предела нормальной продолжительности рабочего времени должно быть зафиксировано в Табеле учета рабочего времени.

Работа в режиме гибкого рабочего времени – основанный на суммированном учете рабочего времени режим работы, при котором для отдельных работников или коллективов подразделений организации вводится в определенных пределах саморегулирование рабочего времени.

Возможность применения данного режима, конкретная продолжительность его элементов и тип учетного периода устанавливаются предприятием в правилах внутреннего трудового распорядка. В трудовом договоре с конкретным работником также должен быть оговорен режим гибкого рабочего времени, т. к. это является существенным условием трудового договора (ст. 57 ТК).

Данные режим может устанавливаться как для структурного подразделения, так и для отдельного работника при приеме на работу или впоследствии по причине производственной необходимости, на определенный срок или бессрочно. Режим гибкого рабочего времени может сочетаться с другими режимами работы, может применяться при пятидневной и шестидневной рабочей неделе. Для отдельных категорий работников применение режима гибкого рабочего времени предусмотрено специальными нормативными актами.

При режиме гибкого рабочего времени работодатель обязан обеспечить отработку работником суммарного количества рабочих часов в течение соответствующих учетных периодов (день, неделя, месяц, рабочая декада, рабочий квартал, год) в соответствии с установленной законодательством нормой рабочих часов. При разработке режима гибкого рабочего времени необходимо зафиксировать время обязательного присутствия на работе всех работающих по данному режиму, которое должно составлять основную часть рабочего дня. Также определяется время в начале и конце рабочего дня, в пределах которого работник вправе начинать и заканчивать работу по своему усмотрению. При этом обязательно соблюдение трудового законодательства, которое определяет, что нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ) а перерыв для отдыха и питания не должен быть менее 30 минут и более двух часов (ч. 1 ст. 108 ТК РФ).

Учет времени, отработанного каждым работником, ведется руководителями подразделений или уполномоченными работниками. Отработанное время фиксируется в Табеле учета рабочего времени.

Кроме вышеперечисленных режимов рабочего времени на предприятии может быть сменная работа – работа в две, три или четыре смены. Сменная работа вводится на предприятии в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг, а также, если длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы. В течение суток может быть две, три или четыре смены, первая смена в ТК не предусмотрена (ст. 103 ТК РФ). Сменная работа может осуществляться исключительно на основании и в соответствие с графиком сменности.

График сменности – это документ, регулирующий вопросы начала и окончания работы, вид смены (дневная, ночная и т. д.), продолжительность перерывов для отдыха и питания, при составлении которого необходимо учитывать мнение представительного органа работников (ч. 3 ст. 103 ТК РФ) или профсоюза. График в обязательном порядке доводится до сведения работников под расписку не позднее, чем за два месяца до введения его в действие.

Когда работник принимается на работу, в его трудовом договоре в обязательном порядке указывается, что работник принимается на работу со сменным режимом работы, если данный режим вводится на предприятии впоследствии, то требуется согласие работника, т. к. произойдет изменение существенных условий трудового договора.

В графике сменности отражаются:

• учетный период, применяемый на предприятии (неделя, месяц, квартал, год);

• продолжительность рабочего времени, которая должна быть обеспечена графиком сменности (12, 8 или 6 часов – в зависимости от потребностей предприятия);

• порядок перехода работников с одной смены к работе в другой; действия работника при неявке сменщика;

• продолжительность перерыва для отдыха и приема пищи (от получаса до 2 часов);

• продолжительность междусменного отдыха (не менее двойной продолжительности смены);

• еженедельный непрерывный отдых не менее 42 часов (ст. 110 ТК РФ);

• сокращенная на 1 час ночная смена, кроме установленных законом случаев (например, согласно ст. 96 ТК РФ работникам, принятым специально для работы в ночное время, ночная смена не сокращается);

• сокращенная на 1 час продолжительность смены в предпраздничный день или вместо сокращения – предоставление дополнительного времени отдыха либо оплата по нормам, установленным для сверхурочной работы (ст. 95 ТК РФ).

Для привлечения работника к ночным работам требуется, чтобы его работа была включена в список ночных работ, определенный коллективным договором или локальным актом работодателя (ст. 96 ТК РФ).

По соглашению между работником и работодателем могут устанавливаться как при приеме на работу, так и впоследствии неполный рабочий день или неполная рабочая неделя (ст. 93 ТК РФ). Условие о неполном рабочем дне или неполной рабочей неделе отражаются при приеме работника на работу в трудовом договоре и приказе. Если необходимость в подобном графике работы возникла в процессе работы, то по письменному заявлению работника и с согласия работодателя составляется дополнительное соглашение об изменении трудового договора, на основании которого издается приказ. Для некоторых категорий работников работодатель по письменной просьбе обязан устанавливать неполный рабочий день или неполную рабочую неделю:

• беременным женщинам,

• одному из родителей (опекунов, попечителей) ребенка в возрасте до четырнадцати лет (ребенка—инвалида в возрасте до восемнадцати лет);

• лицам, осуществляющим уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

При работе на условиях неполного рабочего времени оплата труда работника производится пропорционально отработанному им времени или в зависимости от выполненного им объема работ. Ограничений продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска, исчисления трудового стажа и других трудовых прав при неполном рабочем дне или неполной рабочей неделе законодательство не предусматривает.

2.8.3. О сокращении штата и численности

Работодатель обладает полным суверенитетом в решении вопроса об увольнении работников в связи с сокращением штата или численности, закон лишь регулирует порядок такого высвобождения, алгоритм действий администрации предприятия. Увольнение работников в связи с сокращением численности или штата возможно как при фактическом сокращении объема работ и уменьшении в связи с этим количества работников, так и при перераспределении обязанностей работников при сохранении общего объема работ, в результате которого количество необходимых работников уменьшается.

Единственное исключение из этого правила, т. е. ограничение права работодателя на высвобождение работников, предусмотрено в Законе РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации». Указанным правовым актом (п. 4 ст. 7) установлено право федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов РФ, а также органов местного самоуправления приостановить на срок до шести месяцев решение о высвобождении работников или принять решение о проведении поэтапного их высвобождения в течение года, осуществляя финансирование данных мероприятий за счет средств соответствующих бюджетов.

Но это право им предоставлено только в случаях массового высвобождения работников и затруднений в их дальнейшем трудоустройстве. Критерии массового высвобождения установлены Положением об организации работы по содействию занятости в условиях массового высвобождения, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 5 февраля 1993 г. № 99. Такими критериями являются показатели численности увольняемых работников в связи с сокращением численности или штата работников за определенный календарный период. К ним относятся сокращение численности или штата работников предприятия в количестве:

• 50 и более человек в течение 30 календарных дней;

• 200 и более человек в течение 60 календарных дней;

• 500 и более человек в течение 90 календарных дней;

• 1 процента общего числа работающих в течение 30 календарных дней в регионах с общей численностью занятых менее 5 тыс. человек;

• а также ликвидация предприятия любой организационно—правовой формы с численностью работающих 15 и более человек.

В иных случаях предприятие имеет право решать, когда и кого (с определенными оговорками) необходимо уволить в связи с сокращением численности или штата работников.

ТК РФ предусматривает гарантии работникам в случае сокращения: двухмесячный срок предупреждения об увольнении, принятие мер по трудоустройству на предприятии, выплату выходного пособия, закрепление статуса лица, обладающего преимущественным правом на оставление на работе, и некоторые другие.

При проведении процедуры сокращения численности или штата предприятия должен быть соблюден определенный порядок действий.

За 2 месяца до предполагаемого начала увольнений издается приказ о сокращении численности или штата работников на предприятии, в котором обязательно указывается причина проводимого сокращения (ч.2 ст. 73 ТК РФ, ст. 180 ТК РФ).

Составляется и утверждается новое штатное расписание, либо вносятся соответствующие изменения в прежнее. Увольнение работника может быть произведено только после исключения его должности из штатного расписания предприятия. При этом необходимо проверить, нет ли однородных вакантных должностей.

Если предполагается массовое увольнение работников, то необходимо не менее чем за три месяца предупредить об этом факте службы занятости.

Для составления списка работников, подлежащих высвобождению, назначает комиссию, в состав которой должны входить представители профсоюзного комитета. При выборе кандидата на увольнение ТК РФ в целом подтверждает ранее действовавшие правила о значении квалификации работника в подготовительных процедурах увольнения по этим основаниям. Статья 179 ТК РФ предусматривает, что при сокращении численности или штата работников организации преимущественное право на оставление на работе предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией (ст. 179 ТК РФ). Право оценки деловых качеств работников принадлежит руководителю предприятия. При этом могут быть приняты во внимание самые различные сведения, характеризующие их производственную деятельность (например, документы об образовании, сведения об опыте работы, стаже работы по специальности, качестве выполнения служебных заданий, о принадлежности к той или иной квалификационной группе, поощрениях и др.).

При равной производительности труда и квалификации предпочтение в оставлении на работе отдается:

• семейным – при наличии двух или более иждивенцев (нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию);

• лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком;

• работникам, получившим в данной организации трудовое увечье или профессиональное заболевание;

• инвалидам Великой Отечественной войны и инвалидам боевых действий по защите Отечества;

• работникам, повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы.

Кроме того, преимущество в оставлении на работе предоставляется:

• авторам изобретений;

• супругам военнослужащих в государственных организациях, воинских частях;

• гражданам, уволенным с военной службы, и членам их семей на работе, куда они поступили впервые после увольнения с военной службы,

• одиноким матерям военнослужащих, проходящих военную службу по призыву

• лицам, получившим или перенесшим лучевую болезнь и другие заболевания, связанные с последствиями чернобыльской катастрофы, лицам, получившим инвалидность вследствие чернобыльской катастрофы, участникам ликвидации последствий чернобыльской катастрофы;

• лицам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне.

Не могут рассматриваться в качестве кандидатов на увольнение, вне зависимости от того, работают указанные лица в период проведения мероприятий по сокращению численности или штата или находятся в отпусках по уходу за детьми:

• беременные женщины;

• женщины, имеющие ребенка в возрасте до трех лет;

• одинокие матери, воспитывающие ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка – инвалида до 18 лет);

• другие лица, воспитывающие указанных детей без матери (ст. 261 ТК РФ).

Соблюдение права на преимущественное оставление на работе должно быть задокументировано (сличительная таблица).

Письменное предупреждение о предстоящем увольнении может быть оформлено следующим образом:

• в виде персонального письменного уведомления о предстоящем увольнении не менее чем за 2 месяца до увольнения;

• в виде расторжения трудового договора с письменного согласия работника без предупреждения об увольнении за 2 месяца с одновременной выплатой дополнительной компенсации в размере двухмесячного среднего заработка.

Максимальный срок предупреждения работника о предстоящем высвобождении законом не установлен, поэтому предупреждение не теряет силы по истечении двухмесячного срока. Более длительный срок предупреждения не ущемляет прав работника, а, напротив, дает ему больше времени для поиска новой работы. Для того чтобы уволить работника после истечения двухмесячного срока предупреждения, еще раз предупреждать его об увольнении не требуется.

Если высвобождение касается работника, занятого на сезонных работах, то работодатель обязан предупредить его о предстоящем увольнении не менее чем за 7 дней, а работника, заключившего трудовой договор на срок до 2 месяцев, – не менее чем за 3 календарных дня до увольнения.

Если работник по каким-либо причинам не желает подписывать предупреждение о предстоящем увольнении, то администрация предприятия должна составить акт за подписью нескольких свидетелей, в котором будут зафиксированы факт и дата предупреждения.

Работник может попросить работодателя сократить срок его предупреждения о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата (например, если найдет подходящую работу и захочет приступить к ней немедленно). В данном случае договоренность касается изменения даты увольнения, причина же увольнения не изменяется, поэтому трудовой договор расторгается не по п. 3 ст. 77 ТК РФ (увольнение по собственному желанию), а по п. 2 ст. 81 ТК РФ с предоставлением работнику соответствующих гарантий и компенсаций.

При проведении мероприятий по сокращению численности или штата работников организации работодатель обязан предложить работнику другую имеющуюся работу (вакантную должность) в той же организации, соответствующую квалификации работника (ст. 180 ТК РФ). Работа должна предлагаться в рамках всего юридического лица, а не только того структурного подразделения (в т. ч. обособленного – филиала, представительства), в котором работает высвобождаемый работник. В первую очередь работнику должна быть предложена работа (должность), соответствующая предусмотренной заключенным с ним трудовым договором. При отсутствии такой работы работодатель должен предложить работнику вакантную нижестоящую должность (нижеоплачиваемую работу), которую он может выполнять с учетом его образования, квалификации, опыта работы и состояния здоровья.

Предлагаемые при внутреннем переводе должности должны быть в новом штатном расписании, по ним должны существовать утвержденные должностные инструкции с перечнем обязанностей, а также должны быть утверждены оклады (или другие системы оплаты труда). Если получено согласие работника, то оформляется внутренний перевод (дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ, запись в трудовой книжке). Если работник откажется от предоставляемой работы, то этот отказ должен быть в письменной форме. Если работнику предложены вакансии, но он отказывается письменно ознакомиться с таким предложением, то об этом составляется акт.

Если работодатель не может предоставить работнику вакантную должность, он должен составить акт о невозможности такого перевода. В предупреждении о предстоящем увольнении, в котором работнику сообщается о невозможности предоставить ему в этой организации другую имеющуюся работу (вакантную должность), необходимо указать размер и порядок выплаты работнику выходного пособия. В соответствии со ст. 178 ТК РФ размер такого пособия для работника, принятого на общих условиях, определяется средним месячным заработком; также за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше 2 месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия). Если речь идет об увольнении работника, занятого на сезонных работах, то в силу ст. 296 ТК РФ выходное пособие ему выплачивается в размере двухнедельного среднего заработка. Что касается работника, заключившего трудовой договор на срок до 2 месяцев, то ему выходное пособие не выплачивается (ст. 292 ТК РФ), если ТК РФ, иными федеральными законами, коллективным договором или трудовым договором не установлено иное.

Затем администрация предприятия направляет в профсоюзный комитет проект приказа, а также копии документов, являющихся основанием для увольнения работника и просит дать мотивированное мнение на увольнение работника. Решение профсоюзного комитета на увольнение работника, действительно в течение месяца со дня принятия решения. Работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор не позднее одного месяца со дня получения мотивированного мнения профсоюза. После получения мотивированного мнения профкома работодателем издается приказ об увольнении, вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника, выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка.

Соответственно, увольнение по данному основанию допускается при одновременном наличии всех ниже перечисленных обстоятельств:

• если у администрации не имеется возможности перевести работника на другое рабочее место внутри учреждения, из-за отсутствия вакансий;

• если работник сам отказался от предложенной ему работы;

• если выполнены требования о письменном предупреждении о предстоящем увольнении не менее чем за два месяца (персонально и под расписку);

• если на это имеется мотивированное мнение профсоюзного органа.

Если работник имел доступ к каким-либо ценностям, то рекомендуется разработать на предприятии «Обходной лист». В нем делаются отметки о ценностях, которые работник должен сдать в соответствующие подразделения до своего увольнения. При этом необходимо помнить, что неоформленный соответствующим образом обходной лист не может являться причиной несвоевременной выдачи трудовой книжки работника и всех положенных ему выплат.

Накануне расторжения трудового договора увольняемому работнику должно поступить письменное предложение появившихся новых вакансий. Лишь после повторного письменного отказа оформляется приказ о прекращении трудового договора, который доводится до сведения сотрудника под роспись не позднее трех дней с момента его издания, и записка—расчет для расчета денежной компенсации за все неиспользованные отпуска.

В день увольнения происходит оформление записи о прекращении трудового договора в трудовой книжке и личной карточке сотрудника: «Уволен по сокращению штата работников предприятия, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним оформляется запись о выдаче трудовой книжки на руки работнику, после чего работник ставит дату получения трудовой книжки и свою подпись. Если работник отказывается забрать трудовую книжку, то об этом составляется акт, работнику направляется уведомление о необходимости явиться и забрать трудовую книжку заказным письмом с уведомлением.

2.8.4. О трудовой деятельности сотрудников

Кадровая служба предприятия в процессе трудовой деятельности работника оформляет различные документы. Например, отдел кадров предприятия подготавливает и оформляет приказы об изменении анкетно-биографических данных работника. Унифицированной формы данного документа нет, но в нем обязательно должны присутствовать сведения, содержащие как старые, так и новые данные работника, реквизиты документов, на основании которых вносятся новые сведения о сотруднике. Такие приказы кадровая служба готовит по письменному заявлению работника с предоставлением оригиналов необходимых документов (паспорт, свидетельство, справка).

По запросу работника для предъявления в сторонние организации отдел кадров выдает справки о месте работы, времени работы в организации, занимаемой должности; копии и выписки из трудовых книжек, приказов по личному составу и других документов по личному составу.

Для того чтобы выдать работнику копии кадровых документов, достаточно снять ксерокопию с необходимого документа, поставить на нем дату выдачи, запись «Копия верна» и заверить ее подписью ответственного работника (кадровика) и печатью организации (кадровой службы). С трудовой книжки копии изготавливаются аналогичным образом, т. е. заверяется ксерокопия нужных страниц (либо всей трудовой книжки). Либо составляется таблица, колонки которой будут повторять графы трудовой книжки. Этот документ можно озаглавить «Выписка из трудовой книжки Ф.И.О. №», заполнить графы в соответствии с записями в трудовой книжке и заверить его в таком же порядке, как и вышеперечисленные документы. Выбор варианта зависит от степени технической оснащенности предприятия.

Копии требуемых документов предоставляются сотруднику не позднее трех дней со дня подачи им письменного заявления с просьбой об этом.

Выписки из приказов (фрагмент приказа) по личному составу готовятся по запросам вышестоящих организаций, государственных и муниципальных органов. Если приказы по личному составу издаются вышестоящей организацией, то выписки из них направляются в подчиненные организации для оформления кадровой документации.

Обязательно точное указание начальных реквизитов приказа (наименование предприятия, дата и номер подлинного приказа, место издания, заголовок к тексту, необходимый фрагмент приказа). При оформлении фрагмента приказа руководствуются следующими правилами:

• если в приказе есть констатирующая часть, ее приводят полностью;

• из распорядительной части фиксируют тот пункт, ради которого готовится выписка;

• указывается должность подписавшего приказ;

• вместо росписи пишется слово «Подпись»;

• расшифровка подписи воспроизводится, как в приказе.

В выписке обязательным реквизитом является заверительная надпись «Верно» (без кавычек), должности лица, заверившего выписку, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии), даты заверения, печати (кадровой службы или предприятия).

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение юридического факта (места работы, занимаемой должности, заработной плате и др.). Справка может быть подготовлена как на основании письменного заявления работника, так и на основании запросов вышестоящих организаций, государственных и муниципальных органов. При оформлении справки обязательны ссылки на соответствующие приказы, на основании которых производились прием, переводы, увольнение работника (дата, номер). Также в справке предусмотрены следующие реквизиты: номер справки, дата выдачи, подпись лица, выдавшего справку, печать.