Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база

Генеральной Ассамблеей ООН 10 декабря 1948 г. была провозглашена Всеобщая декларации прав человека, ст. 3 которой провозгласила право каждого человека на свободу, а ст. 19 – право на свободу убеждений и на их свободное выражение т. е. право придерживаться своих убеждений и свободу искать, получать и распространять информацию и идеи любыми средствами и независимо от государственных границ. В последующих документах также рассматривались данные положения:

• в ст. 10 Европейской Конвенции о защите прав человека и основных свобод, где дополнительно было указано, что свободы получения и распространение информации реализуются без какого-либо вмешательства со стороны государственных органов;

• в ст. 19 Международного пакта о гражданских и политических правах от 16 декабря 1966 г., где уточняется, что эти свободы относятся ко всякого рода информации, идеям и способам их распространения,

• в ст. 13 Декларации прав и свобод человека и гражданина (принятой Верховным Советом РСФСР 22.11.91 г.), где в дополнение к перечисленным правам провозглашена свобода слова.

Эти права и свободы были закреплены и в Конституции РФ: свобода слова – в ч. 1 ст. 29, свобода массовой информации – в ч.5 ст.29. В частности, в ч. 3 и 4 ст. 29 говорится, что никто не может быть принужден к выражению своих мнений или убеждений или отказу от них, и каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом. Человек может подвергаться только установленным законом ограничениям с целью обеспечения должного признания и уважения прав и свобод других и удовлетворения справедливых требований морали, общественного порядка и общего благосостояния общества. Кроме того, указанные ограничения могут производиться в интересах национальной безопасности, защиты репутации или прав других лиц, для предотвращения разглашения информации, полученной конфиденциально (п. 2 ст. 10 Европейской Конвенции о защите прав человека и основных свобод) и т. д.

6.1. Государственная тайна

Государственной тайной являются защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации (ст. 5 Закона РФ от 21.07.1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне»). Утечка таких сведений может оказать отрицательное воздействие на качественное состояние военно-экономического потенциала страны или повлечь другие тяжкие последствия для обороноспособности, государственной безопасности, экономических и политических интересов страны. Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержден Указом Президента РФ от 30.11.1995 г. № 1203 (с изм. на 29.05.2002). К ним относятся сведения из различных областей (военной, внешнеполитической, экономической, области науки и техники).

Охрана государственной тайны регламентирована положениями вышеназванного Закона о государственной тайне. Система защиты государственной тайны согласно ст. 2 Закона о государственной тайне понимается как совокупность органов защиты государственной тайны, используемых ими средств и методов защиты сведений, составляющих эту тайну, и их носителей, а также необходимых мероприятий, которые проводятся в этих целях. Средства защиты информации предназначены в основном для защиты от несанкционированного доступа к государственным тайнам, от утечки тайн по техническим каналам и т. п. и должны иметь соответствующий сертификат (ст. 28 Закона о государственной тайне). Допуск должностных лиц и граждан к государственной тайне осуществляется, с их добровольного согласия на принятие ими на себя перед государством обязательств по нераспространению, доверенных им сведений, составляющих государственную тайну. За разглашение сведений, составляющих государственную тайну, виновное лицо может быть уволено (подп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ), а также привлечено к уголовной, административной и гражданско-правовой ответственности.

Засекречивание сведений, составляющих государственную тайну, представляет собой установление ограничений на их распространение с момента получения (разработки) или заблаговременно. Существует три степени секретности сведений, имеющих соответствующие грифы, которые накладываются на носитель информации о государственной тайне:

• «особой важности»;

• «совершенно секретно»;

• «секретно».

Использование грифов секретности для засекречивания сведений, не отнесенных к государственной тайне, запрещено. Кроме грифа, на носителе государственной тайны (либо в сопроводительном документе) также должны присутствовать следующие реквизиты:

• ссылка на соответствующий пункт действующего на данном предприятии перечня сведений, подлежащих засекречиванию;

• ссылка на орган государственной власти или предприятия, осуществивших засекречивание носителя;

• регистрационный номер;

• дата или условие рассекречивания сведений (событие, после наступления которого сведения будут рассекречены).

Документ (или носитель государственной тайны) может содержать составные части с разными степенями секретности. В этом случае документу присваивается гриф секретности, соответствующий тому, который присвоен части, имеющей высшую для данного носителя степень секретности сведений.

Порядок определения размеров ущерба, который может быть нанесен безопасности государства вследствие распространения сведений, составляющих государственную тайну, и правила отнесения указанных сведений к той или иной степени секретности устанавливаются Правительством РФ.

Должностные лица, имеющие полномочия по отнесению сведений к государственной тайне, могут принимать решения о засекречивании информации, находящейся в собственности предприятий, если эта информация включает сведения, перечисленные в Перечне сведений, отнесенных к государственной тайне. Засекречивание такой информации производится по представлению собственников информации или соответствующих органов государственной власти.

Материальный ущерб, который наносится собственнику информации из-за ее засекречивания, возмещается государством согласно договору между органом государственной власти, в распоряжение которого переходит эта информация, и ее собственником, В том же договоре должны быть предусмотрены обязательства собственника информации не разглашать и не распространять ее. Если собственник информации намерен расторгнуть такой договор, он предупреждается об ответственности за несанкционированное распространение сведений, составляющих государственную тайну согласно действующему законодательству.

Передача сведений, которые составляют государственную тайну, предприятиям в связи с выполнением работ происходит только в объеме, необходимом для выполнения этих работ, с разрешения органа государственной власти, в распоряжении которого находятся соответствующие сведения. Такие предприятия должны иметь лицензии на проведение работ с использованием сведений соответствующей степени секретности, а их сотрудники – соответствующий допуск (в виде справки). Лицензия выдается на основании результатов экспертизы предприятия и его руководителя, ответственного за защиту сведений, составляющих государственную тайну, при выполнении следующих условий:

• выполнение требований нормативных документов, утверждаемых Правительством Российской Федерации, по обеспечению защиты сведений, составляющих государственную тайну, в процессе выполнения работ, связанных с использованием указанных сведений;

• наличие в их структуре подразделений по защите государственной тайны и специально подготовленных сотрудников для работы по защите информации, количество и уровень квалификации которых достаточны для обеспечения защиты государственной тайны;

• наличие у них сертифицированных средств защиты информации.

Существует три формы допуска к государственной тайне должностных лиц и граждан, соответствующие трем степеням секретности сведений, составляющих государственную тайну:

• к сведениям особой важности (3 форма допуска);

• секретным (2 форма допуска);

• совершенно секретным (1 форма допуска).

Допуск должностных лиц и граждан к государственной тайне предусматривает:

• принятие на себя обязательств перед государством по нераспространению доверенных им сведений, составляющих государственную тайну;

• согласие на частичные, временные ограничения их прав в соответствии со ст. 24 Закона о гос. тайне;

• письменное согласие на проведение в отношении них полномочными органами проверочных мероприятий;

• определение видов, размеров и порядка предоставления льгот, предусмотренных Законом о государственной тайне;

• ознакомление с нормами законодательства РФ о государственной тайне, предусматривающими ответственность за его нарушение;

• принятие решения руководителем органа государственной власти, предприятия, учреждения или организации о допуске оформляемого лица к сведениям, составляющим государственную тайну.

Лица, имеющие более высокую форму допуска, имеют право на доступ к сведениям более низкой степени секретности. Руководители предприятий несут персональную ответственность за создание условий, обеспечивающих знакомство должностного лица только с теми сведениями (составляющими государственную тайну) и в таких объемах, которые необходимы ему для выполнения его должностных обязанностей.

Законодательством РФ определены социальные гарантии для должностных лиц и граждан, допущенных к государственной тайне на постоянной основе:

• процентные надбавки к заработной плате в зависимости от степени секретности сведений, к которым они имеют доступ;

• преимущественное право на оставление на работе (при прочих равных условиях) в процессе проведения сокращения штата или численности работников предприятия;

Трудовой договор с работниками, служебные обязанности которых предполагают допуск к государственной тайне на постоянной основе, заключается только после проверки компетентными органами сведений о данном сотруднике и оформлении допуска к государственной тайне. В трудовом договоре сведения о допуске работника к данной засекреченной информации также находят отражение.

Контроль эффективности защиты государственной тайны при проведении работ возлагается на заказчика этих работ. Если в процессе выполнения работ исполнителем были нарушены обязательства по защите государственной тайны, то заказчик имеет право приостановить выполнение заказа до устранения нарушений, а при повторных нарушениях может поставить вопрос об аннулировании заказа и лицензии на проведение работ с использованием сведений, составляющих государственную тайну, и о привлечении виновных лиц к ответственности с взысканием материального ущерба в соответствии с действующим законодательством.

Вступление в силу приговора суда о привлечении к уголовной ответственности за разглашение государственной тайны дает основание к увольнению виновного работника. При этом в приказе об увольнении и в трудовой книжке в качестве основания увольнения должен быть указан подп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ и ссылка на соответствующую статью Закона о государственной тайне.

Закон о государственной тайне (ст. 22) предусмотрел следующие основания для отказа должностному лицу (гражданину) в допуске к государственной тайне:

• признание его судом недееспособным, ограниченно дееспособным или рецидивистом, нахождение его под судом или следствием за государственные и иные тяжкие преступления, наличие у него неснятой судимости за эти преступления;

• наличие у него медицинских противопоказаний для работы с использованием сведений, составляющих государственную тайну, согласно перечню, утверждаемому федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области здравоохранения и социального развития;

• постоянное проживание его самого и (или) его близких родственников за границей и (или) оформление указанными лицами документов для выезда на постоянное жительство в другие государства;

• выявление в результате проверочных мероприятий действий оформляемого лица, создающих угрозу безопасности Российской Федерации;

• уклонение его от проверочных мероприятий и (или) сообщение им заведомо ложных анкетных данных.

В этих случаях решение об отказе в допуске к государственной тайне принимается руководителем органа государственной власти или предприятия в индивидуальном порядке с учетом результатов проверочных мероприятий. Прекращение допуска к государственной тайне не освобождает работника предприятия от обязательств по неразглашению сведений, составляющих государственную тайну.

6.2. Коммерческая тайна

В ГК РФ установлено понятие коммерческой тайна, ТК РФ ввел нормативное регулирование режима коммерческой тайны, Закон о коммерческой тайне определяет административные меры по охране информации, составляющей коммерческую тайну, регулирует трудовые отношения, связанные с коммерческой тайной и устанавливает ответственность за ее разглашение. Федеральный закон от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» вступил в силу 16 августа 2004 года.

Под коммерческой тайной понимается конфиденциальность информации, позволяющая, ее обладателю получить коммерческую выгоду, под информацией, составляющей коммерческую тайну, подразумеваются сведения, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность вследствие того, что они неизвестны третьим лицам, к ним нет свободного доступа и в отношении них введен режим коммерческой тайны.

Коммерческую тайну могут составлять любые сведения научно-технического, производственного, экономического и иного характера, в том числе ноу-хау. Такие сведения могут применяться в процессе создания новых технологий, в производстве, торговле, маркетинге, менеджменте. Главный признак для признания сведений коммерческой тайной – возможность получения дохода, утечка коммерческих секретов – снижение дохода предприятия. Перечень таких данных законом не ограничен, владелец сам вправе (и должен) устанавливать режим коммерческой тайны в отношении информации, имеющей для него ценность. Условия отнесения информации к коммерческой тайне определены в ст. 139 ГК РФ в соответствии с международной практикой. Можно привести примерный перечень сведений, составляющих коммерческую тайну:

• производство (сведения о структуре производства, производственных мощностях, и т. д.);

• управление (сведения о применяемых оригинальных методах управления предприятием, сведения о принятии и исполнении отдельных решений руководства предприятия по производственным, научно-техническим, коммерческим вопросам и т. д.);

• планы (о расширении или свертывании производства различных видов продукции, о планах инвестиций, закупок и продаж и т. д.);

• совещания (цели, рассматриваемые вопросы, результаты и т. д.);

• рынок (сведения о применяемых предприятием оригинальных методах изучения рынка, сведения о направлениях маркетинговых исследований, и т. д.);

• партнеры (сведения о внутренних и зарубежных заказчиках, подрядчиках, поставщиках и т. п., которые не содержаться в открытых источниках);

• переговоры (сведения о целях, задачах и тактике переговоров с деловыми партнерами, о подготовке и результатах проведения переговоров с деловыми партнерами предприятия);

• контракты (условия коммерческих контрактов, платежей и услуг);

• цены (сведения о методах расчета, структуре, уровне цен на продукцию и размерах скидок);

• торги, аукционы (сведения о подготовке к торгам или аукциону и их результатах);

• наука и техника (сведения о целях, задачах, программах перспективных научных исследований, оригинальные идеи, конструкционные характеристики создаваемых изделий и оптимальные параметры технологических процессов и т. д.);

• технология (сведения об особенностях используемых и разрабатываемых технологий и специфике их применения);

• безопасность (сведения о порядке и состоянии организации защиты коммерческой тайны, о пропускном режиме, системе сигнализации и т. д.)

Тем не менее, ст. 5 Закона о коммерческой тайне содержит ряд исключений. Не может считаться коммерческой тайной следующая информация:

• учредительные документы предприятия;

• документы, дающие право на осуществление предпринимательской деятельности (свидетельства о регистрации, лицензии и т. п.);

• данные о численности и составе работников предприятия;

• о системе оплаты труда;

• об условиях труда;

• о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости;

• о наличии свободных рабочих мест (например, штатное расписание, приказы о приеме и увольнении сотрудников;

• о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица;

• о загрязнении окружающей среды;

• о состоянии противопожарной безопасности;

• о санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке;

• о безопасности пищевых продуктов;

• о нарушении законодательства и о фактах привлечения к ответственности и др.

Под этот запрет подпадают и сведения, обязательность раскрытия которых установлена другими законодательными актами РФ.

Запрашивать информацию, составляющую коммерческую тайн, имеют только органы государственной власти и иные государственные органы (прокуратура, суд, ФСБ, налоговая инспекция), а также органы местного самоуправления (местная администрация, мэрия) на основании мотивированного требования, подписанного уполномоченным должностным лицом, с указанием:

• цели запроса;

• правового основания требования информации;

• срока предоставления этой информации.

В случае отказа уполномоченный орган вправе затребовать эту информацию в судебном порядке, если суд сочтет данный запрос обоснованным, он своим решением может обязать данное предприятие предоставить требуемые сведения. Санкция за неисполнение судебного решения установлена ст. 315 УК РФ (штраф в размере до 200 000 руб., лишение виновного лица права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до пяти лет, обязательные работы и др.).

Статьей 10 Закона о коммерческой тайне определяются меры по охране конфиденциальности коммерческой информации, которые должны быть закреплены в локальных нормативных актах предприятия (Положение о конфиденциальной информации, Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну), утвержденных работодателем. С данными локальными актами работники предприятия знакомятся под расписку при оформлении трудового договора. Доступ работника к информации, составляющей коммерческую тайну, осуществляется с его письменного согласия, если это не предусмотрено его должностными обязанностями. Условия неразглашения сведений, составляющих коммерческую тайну, и ответственность нарушения режима конфиденциальности, необходимо включить в трудовой договор работника (ст. 57 ТК РФ).

Кроме того, в процессе трудовой деятельности с работником может быть заключено соглашение о неразглашении ставшей ему известной коммерческой информации с указанием срока действия данного соглашения. Если такое соглашение не было заключено, то обязанность сохранения информации в тайне действует в течение трех лет после прекращения трудовых отношений.

Обязанность работодателя – создать необходимые условия для соблюдения работником установленного режима коммерческой тайны. Документы или иные носители конфиденциальной информации необходимо пометить грифом «Коммерческая тайна» с указанием полного названия организации, и ее местонахождения. Документального обозначения сведений как конфиденциальных будет являться доказательством того, что они относятся к коммерческой тайне.

За разглашение коммерческой информации по вине работника последний несет ответственность (ч. 2 п. 2 ст. 139 ГК РФ):

• дисциплинарную;

• гражданско-правовую;

• административную;

• уголовную.

Однако работник несет ответственность при наличии следующих обязательных условий:

• прямой действительный ущерб;

• противоправное поведение работника;

• причинная связь между действиями (бездействием) работника, которые непосредственно связаны с неисполнением или ненадлежащим исполнением им своих трудовых обязанностей, и причиненным ущербом;

• вина работника в причиненном ущербе.

Дисциплинарная ответственность работника влечет за собой следующие дисциплинарные взыскания:

• замечание;

• выговор;

• увольнение по соответствующим основаниям (ст. 192 ТК РФ).

Для применения дисциплинарного взыскания, в том числе в случае разглашения работниками охраняемой законом тайны, ст. 193 ТК РФ установлен порядок применения дисциплинарных взысканий. Например, до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен истребовать от работника в письменной форме объяснение. В случае отказа работника дать указанное объяснение составляется соответствующий акт. Дисциплинарное взыскание должно быть применено к работнику сразу после обнаружения проступка и не позднее одного месяца со дня его обнаружения (когда непосредственному руководителю работника стало известно о совершенном проступке). Отказ работника дать объяснение не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Расторжение трудового договора по инициативе работодателя за разглашение коммерческой тайны должно быть обосновано конкретным объективным юридическим фактом, ставшим достоверно известным работодателю и имеющим документальное подтверждение. В приказе о наложении дисциплинарного взыскания (в том числе в виде увольнения), должны быть указаны мотивы его применения, т. е. конкретный дисциплинарный проступок, за совершение которого работник подвергается взысканию. Правонарушитель должен быть ознакомлен с этим приказом под расписку в течение 3 рабочих дней с момента его издания. Отказ от подписи удостоверяется соответствующим актом.

6.3. Служебная тайна

Четкого определения служебной тайны в действующем законодательстве нет. Но ссылки на нее во многих нормативных правовых акта дают возможность выделить некоторые признаки отнесения информации к служебной тайне. Например, в Указе Президента РФ от 06.03.97 № 188 в Перечне сведений конфиденциального характера служебной тайной считаются сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с федеральным законодательством. Также к служебной тайне относятся сведения, конфиденциальность которых диктуется служебной необходимостью.

Служебная тайна – это защищаемая по закону конфиденциальная информация, ставшая известной в государственный органах и органах государственного самоуправления только на законных основаниях и в силу исполнения их представителями служебных обязанностей, а также служебная информация о деятельности государственных органов, доступ к которой ограничен федеральным законом или в силу служебной необходимости.

Информация может быть служебной тайной, если она отвечает следующим критериям:

• отнесена федеральным законом к служебной информации;

• является конфиденциальной информацией третьих лиц (банковская, профессиональная тайна и др.);

• не является государственной тайной и не относится к перечню сведений, доступ к которым не может быть ограничен.

Сохранение в тайне служебной информации не обусловлено ее коммерческой ценностью (хотя такая информация иногда содержит сведения коммерческого характера). Запрещение ее разглашать основывается на законодательстве, регламентирующем отдельные сферы деятельности (в том числе сферу частной жизни). Определенные категории работников (банковские служащие, работники связи, страховые агенты) обязаны сохранять в тайне сведения, к которым они имеют доступ в связи с выполняемой работой. В соответствии со ст. 139 Семейного кодекса РФ должностные лица, осуществляющие государственную регистрацию усыновления ребенка, а также лица, иным образом осведомленные об усыновлении, обязаны соблюдать тайну усыновления.

В соответствии со ст. 57 ТК РФ при заключении трудового договора могут быть предусмотрены условия о неразглашении охраняемой законом служебной тайны.

ТК РФ предусматривает наложение дисциплинарных взысканий (в том числен увольнение работника в случае разглашения охраняемой законом служебной тайны, ставшей известной работнику связи с исполнением им трудовых обязанностей согласно подп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ) аналогично ситуации о разглашении коммерческой тайны.