Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база

7. Готовность к проверке

В 1998 году Россия ратифицировала Конвенцию МОТ об инспекции труда и тем самым обязалась создать систему государственных органов, контролирующих соблюдение законодательства о труде на предприятиях. Полномочия Рострудинспекции установлены в ст. 357 ТК РФ и в Положении о федеральной инспекции труда (утвержденном постановлением Правительства РФ от 28.01.2000 № 78). Кроме того, в ст. 5.27 КоАП РФ указано, за что инспекция может привлечь должностное лицо к ответственности.

Государственными инспекторами по труду проводятся как плановые проверки, проверки по фактам несчастных случаев на предприятии, так и проверки по сигналам трудящихся. Если жалоба подтверждается, предприятие берется на контроль и будет обязательно подвергнуто комплексной проверке. Часто адреса предприятий, нарушающих ТК РФ, инспекторам дают органы внутренних дел, прокуратуры, налоговой инспекции, соцстраха и местные органы по труду, суды. Даже чтение объявлений о вакансиях дает инспектору по труду повод для проведения проверки, например, если предприятие предъявляет к соискателю требование о прописке в определенном городе, области, то налицо дискриминация по месту жительства, т. е. нарушение ст. 3 и 64 ТК РФ.

Плановые проверки на одном предприятии могут проводиться не чаще одного раза в два года. Внеплановые проводятся в строго определенных законом случаях:

• в порядке контроля исполнения выданных предписаний об устранении выявленных нарушений;

• при наличии обращений и жалоб граждан, предприятий, государственных органов и общественных организаций.

Различают комплексные, тематические и целевые проверки. При комплексной проверке проводится самый большой объем контрольных мероприятий, как правило, совместно с прокуратурой, ФСС, Пенсионным фондом, налоговой инспекцией, профсоюзными органами и др. По тематической проводится проверка по одному из разделов ТК РФ. Целевая проверка осуществляется только при наличии определенного сигнала (например, жалоба работника на нарушение его трудовых прав, расследование несчастного случая на производстве и т. д.).

Государственные инспекторы при осуществлении контрольно—надзорной деятельности имеют право:

• при наличии удостоверения установленного образца в любое время суток беспрепятственно посещать организации всех организационно—правовых форм и форм собственности;

• осуществлять проверки и расследование причин нарушений трудового законодательства;

• запрашивать и безвозмездно получать от работодателей (их представителей) документы, объяснения, информацию, необходимую для осуществления своих полномочий;

• предъявлять работодателям (их представителям) обязательные для исполнения предписания об устранении нарушений трудового законодательства, о восстановлении нарушенных прав граждан;

• привлекать к административной ответственности лиц, виновных в нарушении трудового законодательства.

Готовясь к проверке, инспектор может предупредить о своем визите работодателя (например, по телефону), а может и не сделать этого. Инкогнито он появляется в том случае, когда есть серьезные основания, что гласность в этом вопросе может нанести серьезный ущерб эффективности контроля (ч. 3 ст. 360 ТК РФ). Государственный инспектор труда может проводить мероприятия по контролю (надзору) лишь при наличии у него соответствующего распоряжения (приказа), которое он обязано предъявить руководителю проверяемого предприятия вместе со своим служебным удостоверением. В распоряжении должны быть указаны:

• номер и дата документа;

• наименование органа федеральной инспекции труда, проводящего проверку;

• фамилия, имя, отчество государственного инспектора труда, уполномоченного на проведение контролирующих мероприятий;

• наименование организации, подлежащей проверке;

• цели, задачи, предмет проводимого мероприятия;

• правовые основания для проведения контроля, в том числе нормативные правовые акты, требования которых подлежат проверке;

• дата начала и окончания мероприятий по контролю.

Проводить проверку вправе только тот чиновник, фамилия которого есть в предъявленном документе. Распоряжение, в котором не указан предмет (вопросы) проверки, незаконно. Действия инспектора, который приходит в организацию с незаполненным бланком распоряжения и оформляет его на месте, самостоятельно расписываясь за вышестоящего руководителя, также незаконны.

Инспекторы не могут выходить за установленные рамки проверки, если тема проверки – начисление и выдача заработной платы, то проверять вопросы, связанные с увольнением работников, контролеры не вправе. Так сказано в Федеральном законе от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» (ст. 8).

Но инспектор может прийти на предприятие и без вышеназванного приказа или распоряжения. В 1998 году Госдумой была ратифицирована Конвенция об инспекции труда, в которой сказано, что инспекторы беспрепятственно, без предупреждения, в любое время суток могут прийти с проверкой в любую фирму, имея при себе только удостоверение (Федеральный закон от 11 апреля 1998 г. № 58-ФЗ). Затем это положение было закреплено в ст. 357 ТК РФ.

Если инспектор не сможет попасть на предприятие из-за противодействия его представителей, то в самое ближайшее время нужно ожидать комплексную проверку, участвовать в которой будут прокуратура, милиция, налоговая инспекция и другие контролеры. К тому же инспектор имеет право оштрафовать работодателя, если тот не подчиняется его законному распоряжению или не предоставляет информацию. Но работодатель вправе оспорить результаты проверки на том основании, что она проводилась лицом, не имеющим на то должных полномочий.

В ходе проверки в первую очередь инспектор может потребовать учредительные документы и свидетельство о регистрации. Кроме того, предъявляются документы, касающиеся трудовых отношений на предприятии. Документы, наличие которых прямо предусмотрено в ТК РФ, следующие:

• коллективный договор;

• трудовые договоры;

• правила внутреннего трудового распорядка;

• штатное расписание;

• график отпусков;

• документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников;

• трудовые книжки;

• договоры о полной материальной ответственности.

Иные документы:

• приказы (кадровые, производственные) и основания к ним;

• книга регистрации приказов;

• книга учета движения трудовых книжек;

• личные карточки работников (форма № Т-2);

• ведомости по заработной плате;

• табели учета использования рабочего времени (форма № Т-12, Т-13);

• журнал учета сверхурочных работ;

• журнал регистрации командировочных удостоверений;

• список работников в возрасте до 18 лет;

• список беременных работниц и работающих женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми—инвалидами и инвалидами с детства;

• список работников—инвалидов;

• список работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;

• сведения о просроченной задолженности по заработной плате;

• сведения о наличии (отсутствии) задолженности по иным выплатам.

При отсутствии необходимых документов или их несоответствии требованиям закона составляются документы об административном правонарушении, предусмотренные статьей 19.7 КоАП РФ («Не предоставление сведений (информации)»), которые в установленном порядке направляется в суд, имеющий право наложить штраф (от 5 до 50 МРОТ). Кроме штрафа нарушителей может ожидать вынесение предписания или дисквалификация руководителя. В большинстве случаев наказанию подлежит руководитель предприятия, но также это могут быть другие должностные лиц, если работодатель делегировал им полномочия или возложил на них обязанности, с которыми они не справились.

Сам инспектор имеет практически неограниченные полномочия. Он не только составляет протокол о нарушении, но и рассматривает материалы дела, а также может назначать наказание. Причем именно он учитывает все обстоятельства правонарушения (как смягчающие, так и отягчающие), определяя размер санкции за нарушение предприятию или должностному лицу.

Если работодатель не согласен с выданным ему предписанием, то он может его обжаловать вышестоящему должностному лицу Рострудинспекции (по месту расположения инспекции) или в судебном порядке в течение десяти дней с момента его получения (ст. 361 ТК РФ). В этом случае заявителем может выступать только конкретный человек (должностное лицо), а не предприятие. Согласно ст. 11 Закона № 134-ФЗ именно инспекторы должны доказывать законность своих действий при их обжаловании. Подача в установленный срок жалобы приостанавливает исполнение постановления о наложении административного взыскания до рассмотрения жалобы.

Порядок оформления документов по результатам проверки следующий. Вначале издается Акт проверки соблюдения законодательства о труде и охране труда, в котором фиксируются либо выявленные правонарушения, либо их отсутствие. Акт составляется в двух экземплярах – один остается у инспектора, другой вручается работодателю (его представителю) под расписку. В нем должно быть указано:

• дата, время и место его составления;

• наименование органа, осуществляющего проверку;

• дата и номер распоряжения;

• фамилия, имя, отчество и должность проверяющего;

• наименование предприятия, фамилия, имя, отчество, должность представителя предприятия, присутствующего при проведении проверки;

• дата, время и место проведения проверки;

• перечень документов, истребованных в ходе инспекции;

• сведения о результатах проверки, в том числе и о выявленных нарушениях;

• сведения об ознакомлении или об отказе в ознакомлении с содержанием акта представителя организации;

• подпись должностного лица, осуществившего проверку.

Подпись руководителя предприятия под актом не означает его согласия с результатами проверки, она фиксирует факт ознакомления с данным документом.

В случае выявления правонарушений в работе предприятия выносится предписание, которое позволяет судить о соблюдении законодательства на предприятии и дает работодателю обязательные для исполнения указания об устранении имеющихся нарушений и о привлечении виновных в том лиц к дисциплинарной ответственности. В документе указывается срок, в течение которого работодателю необходимо исправить те или иные нарушения, и срок, в течение которого следует проинформировать об этом правового инспектора (ст. 9 Закона № 134-ФЗ). Один экземпляр предписания с копиями приложений (протоколы проведенных исследований и экспертиз, объяснения работников) вручается работодателю или его представителю под расписку, либо направляется на предприятие по почте с уведомлением о вручении. Позднее уведомление приобщается к экземпляру предписания, остающемуся в деле проверяющего инспектора.

Составление протокола об административном правонарушении означает начало административного производства по факту выявленных нарушений. Протокол может быть составлен в отношении любого должностного лица предприятия, которое допустило нарушение трудового законодательства, в том числе в отношении руководителя кадровой службы. Должностному лицу, в отношении которого составлен протокол, должны быть разъяснены его права и обязанности (например, право знакомиться с содержанием протокола, право отказаться от его подписания). Подпись на протоколе об административном правонарушении может сопровождаться словами: «С протоколом не согласен». Все замечания, возражения, объяснения по поводу содержания документа должны быть учтены инспектором и оформлены как дополнение к протоколу. Это реальный шанс отразить сомнения по поводу предъявляемых претензий, который нельзя упускать, т. к. на основании данного документа будет решаться вопрос о привлечении должностного лица к ответственности за допущенные нарушения.

После составления протокола об административном правонарушении возможны два варианта развития событий: представитель Рострудинспекции выносит постановление

• о прекращении производства по делу (если допущенные нарушения малозначительны и были оперативно устранены);

• постановление о назначении административного наказания.

В случае неисполнения в срок предписаний правового инспектора должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 500 до 1000 руб., а предприятие (как юридическое лицо) – на сумму от 5000 до 10 000 руб. (п. 1 ст. 19.5 КоАП РФ).

Если инспектор два раза в год найдет на предприятии аналогичные нарушения, то его руководитель будет дисквалифицирован через суд на три года и не сможет занимать аналогичные должности не только в своей компании, но и в других. Имя такого «проштрафившегося» руководителя Федеральная служба по финансовому оздоровлению и банкротству внесет в специальный реестр дисквалифицированных лиц, с которым может ознакомиться любой человек.

Всем работодателям рекомендовано вести специальный журнал данных о визитах правового инспектора (п. 5 ст. 9 Закона № 134-ФЗ). Пусть проверяющий инспектор собственноручно внесет в журнал все необходимые записи о проверке, укажет свою фамилию, имя, отчество, цель мероприятия и скрепит все это своей подписью. Рекомендуется также позвонить по телефону, указанному в распоряжении о проведении проверки, действительно ли данного инспектора направили на предприятие с проверкой, т. к. бывали случаи подделки удостоверений и проведения проверок не уполномоченными на то лицами.

Конечно, не бывает такого, чтобы на предприятии не нашлось причины для придирок инспектора по труду, особенно в ходе тотальной проверки. Но если в целом в кадровых документах будет порядок, то небольшие огрехи могут сойти с рук. Если штатное расписание составлено грамотно, должностные инструкции четко прописаны, а трудовые договоры оформлены в соответствии с законодательством, то дело вполне может закончиться небольшим предписанием или минимальным штрафом.

Кроме того, должностное лицо, например, начальник отдела кадров, в процессе проведения проверки должен постоянно сопровождать инспектора по труду. Какими бы лояльными не были сотрудники, всегда есть вероятность, что кто-то из подчиненных раскроет инспектору большие и маленькие секреты предприятия, которые до этого момента удавалось скрывать. Иногда неосторожная фраза может дать проверяющему основание для более тщательной проверки. Согласно п. 1 ст. 13 Закона № 134-ФЗ руководитель имеет право присутствовать при проведении мероприятий по контролю, давать объяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки.

И не надо пытаться отложить время проверки, ссылаясь на занятость неотложными делами, отчетностью, наличием одновременно другой проверки, отсутствием руководителя и т. п. Таким образом, администрация предприятия настраивает против себя инспектора, проверка все равно состоится, а впечатление будет испорчено. Лучше сразу же, по первому требованию контролера обеспечить ему допуск на предприятие и предоставить все требуемые документы.

Главное помнить, что порядок в кадровых документах, соблюдение законности в трудовых отношениях нужны не ради инспекции, а ради деловой репутации предприятия, ее защищенности от недобросовестных работников, поддержания дисциплины в трудовом коллективе и уверенности в работе