Организационно-уставные вопросы комсомольской работы

РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ В ПЕРВИЧНЫХ КОМСОМОЛЬСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

Из чего складывается работа с документами в первичной комсомольской организации?

Деятельность каждой комсомольской организации нуждается в документальном оформлении. Документы и материалы ВЛКСМ, в том числе первичных комсомольских организаций, имеют большое политическое, научное и практическое значение, являются составной частью архивного фонда КПСС.

Принятые решения, планы работы, информации, записки, постановления вышестоящих комсомольских органов (в том числе и опубликованные в печати), письма, критические замечания, заявления и предложения комсомольцев и молодежи, в том числе и устные, награды организации, документы по учету членов ВЛКСМ, комсомольским взносам и другие, которые создаются или поступают в процессе деятельности, являются важнейшим источником информации и необходимым средством, с помощью которого строится и регламентируется жизнь комсомольской организации.

Документы отражают подлинное лицо комсомольской организации, ее историю, традиции, являются ценными страницами жизни, труда, учебы, общественно-политической активности комсомольцев и молодежи. Поэтому от того, насколько документы конкретны, понятны и убедительны по содержанию, качественны по оформлению, во многом зависит уровень деятельности организации.

Порядок в ведении документации приучает комсомольцев к дисциплине, аккуратности, повышает их ответственность, позволяет более глубоко и целенаправленно контролировать выполнение принимаемых решений, выявлять недостатки, наиболее полно учитывать предложения комсомольцев, накапливать и эффективно использовать передовой опыт. Организация правильной и четкой работы с документами в организации - важный участок работы секретаря комитета комсомола, всего комсомольского актива.

Какие нормативные акты определяют порядок работы с документами в первичных комсомольских организациях?

Постановлением Бюро ЦК ВЛКСМ от 24 декабря 1974 года утверждена инструкция по работе с документами в первичных комсомольских организациях. Положения этой инструкции распространяются также на цеховые, участковые, бригадные, отделенческие, факультетские, курсовые, учебных групп, классные комсомольские организации, которым предоставлены права первичной.

Комитеты комсомола с правами райкома организуют работу на основании инструкции по работе с документами в окружкоме, горкоме и райкоме комсомола, утвержденной постановлением Бюро ЦК ВЛКСМ от 27 октября 1975 года.

Руководствуясь требованиями, изложенными в упомянутых инструкциях, в решениях партийных, государственных и комсомольских органов, секретари комитетов, бюро, комсомольские активисты в работе с документами должны строго соблюдать порядок их составления, регистрации и учета, организации контроля и проверки исполнения, снятия с контроля выполненных решений, ведения протоколов, рассмотрения писем и жалоб, подготовки документов к сдаче в партийные архивы.

XVIII съезд ВЛКСМ потребовал от комитетов комсомола учиться у партии ленинскому стилю в работе, научному, творческому подходу к делу, умению выбирать наиболее эффективные пути и средства достижения поставленных целей, добиваться безусловного претворения в жизнь решений партийных и комсомольских органов, обеспечивать единство организации и проверки исполнения. Было подчеркнуто, что контроль не самоцель, он должен ускорять исполнение, быть систематическим, непрерывным, основываться на тщательном и объективном изучении дел. Активное участие в нем должны принимать сами комсомольцы.

Съезд потребовал внимательно и оперативно рассматривать замечания и предложения, заявления и письма юношей и девушек, своевременно информировать их о принятых мерах.

Как систематизируются документы первичной комсомольской организации?

Все документы, используемые в процессе деятельности комсомольской организации, должны систематизироваться и храниться в строгом порядке.

При составлении перспективного плана работы комсомольской организации, когда определяются основные направления деятельности на предстоящий период, следует условиться, какие дела (папки дел) вести. Систематизированный перечень конкретных названий дел целесообразно утвердить решением комитета комсомола, бюро. Названия согласно перечню дел переносятся на обложки дел (папки) и становятся их заголовками. В соответствии с ними и производится распределение документов по делам. Разумеется, в течение года количество дел может быть сокращено или увеличено. При этом следует избегать таких общих заголовков дел, как «Разное», «Переписка» и т. п.

Приводим примерный перечень дел первичной комсомольской организации:

1. Протоколы комсомольских собраний, конференций, заседаний комитетов комсомола, комсомольских бюро, собраний актива с приложениями материалов по обсуждавшимся вопросам.

2. Документы партийных, профсоюзных, советских и вышестоящих комсомольских органов, присланные в первичную организацию.

3. План работы комсомольской организации, комитета, бюро.

4. Характеристики, справки, информации штабов и объединений при комитете комсомола (например, штаба походов по местам революционной, боевой и трудовой славы советского народа, жюри конкурса профессионального мастерства и т. д.).

5. Письма и заявления комсомольцев и молодежи.

6. Копии исходящих документов.

7. Справки, информации, выписки из протоколов цеховых комсомольских организаций, комсомольских групп.

8. Тетради о выполнении комсомольских поручений, картотека (журнал) учета награжденных членов ВЛКСМ, бланки и ведомости.

9. Ведомости уплаты членских комсомольских взносов и заявления-квитанции о приеме комсомольских членских взносов сберегательной кассой.

10. Карточки персонального учета членов ВЛКСМ, список членов ВЛКСМ комсомольской организации.

11. Инструкции ЦК ВЛКСМ: «О проведении выборов руководящих комсомольских органов», «Об учете членов ВЛКСМ и порядке выдачи комсомольских документов», «О членских взносах членов ВЛКСМ», «Инструкция по работе с документами в первичных комсомольских организациях».

12. Акты на передачу дел, об уничтожении документов.

Документы, свидетельствующие о реликвиях и наградах комсомольской организации (удостоверения, свидетельства, грамоты и др.), также должны быть взяты на учет и составлять отдельное дело в перечне.

На кого возлагается ответственность за работу с документами?

Персональная ответственность за работу с документами и их сохранность возлагается на секретаря комитета, бюро, комсорга. Работа с документами осуществляется непосредственно секретарем или одним из членов комитета или бюро в соответствии с распределением обязанностей. В организациях, где комитет или бюро не избирается, работа с документами ведется секретарем комсомольской организации или его заместителем.

Секретарь комитета, бюро, посоветовавшись с товарищами; должен определить в каждом конкретном случае, как, кем и в какие сроки должен быть исполнен документ, следует ли его обсудить на заседании комитета, бюро или на комсомольском собрании, круг лиц, которых следует ознакомить с содержанием документа.

Работа по оформлению документов - переписать на машинке протокол комсомольского собрания, подшить Документы в дело, зарегистрировать предложения и замечания в адрес комитета комсомола, организации, отправить пакет с документами - может быть доверена кому-либо из членов комитета, бюро или любому комсомольцу в порядке общественного поручения.

При смене секретаря первичной комсомольской организации все документы по акту передаются вновь избранному секретарю с участием представителя райкома, горкома комсомола. Один из экземпляров акта передается в горком, райком, комитет комсомола с правами райкома, а другой хранится в делах первичной комсомольской организации.

Для чего и как ведется протокол комсомольского собрания, заседания комитета, бюро ВЛКСМ?

В первичной комсомольской организации ведется протокол собрания (конференции) и заседаний комитета комсомола, бюро. Протокол фиксирует ход обсуждения на собрании или заседании, документально подтверждает принятие конкретных решений, результаты голосования (при даче рекомендации членам ВЛКСМ для вступления в КПСС, приеме в ряды ВЛКСМ, выборах делегатов и др.), позволяет восстановить происшедшие события, проверить правомочность принятых решений, правильно организовать контроль за их выполнением, проанализировать замечания, предложения комсомольцев и молодежи.

Протокол комсомольского собрания (конференции) ведет один из членов президиума или специально избираемые в начале каждого собрания (конференции) комсомольцы. Ведение протокола может быть поручено любому комсомольцу, состоящему на учете в организации. Протокол заседания комитета комсомола, бюро ведет один из членов этого выборного комсомольского органа.

В протоколе комсомольского собрания (конференции) должны быть указаны его порядковый номер (счет ведется от первого собрания после отчетно-выборного), название комсомольской организации, характер собрания (открытое, закрытое), дата проведения собрания, количество членов ВЛКСМ, состоящих на учете в комсомольской организации, число присутствовавших и отсутствовавших на собрании членов ВЛКСМ, состав приглашенных товарищей. В протоколе должны быть обозначены персональный состав президиума или фамилии председателя и секретаря собрания, если президиум не избирался, повестка дня, фамилии и должности докладчиков. По каждому пункту повестки дня производится запись основных положений доклада (если он не прилагается к протоколу), выступлений участников собраний, заданных вопросов. Вопросы в протоколе располагаются в порядке обсуждения, как правило, это прежде всего вопросы о рекомендации комсомольцев для вступления кандидатом или в члены КПСС, прием в ряды ВЛКСМ, затем плановые и другие.

В протоколе заседания комитета комсомола или комсомольского бюро также следует указать порядковый номер, дату заседания, фамилию председательствующего, поименно перечислить каждого из членов данного выборного органа и приглашенных, присутствовавших на заседании, фамилии и должности докладчиков и выступивших. Счет протоколов заседаний комитета или бюро ведется от одного отчетно-выборного собрания (конференции) к другому.

В протоколе кратко и лаконично отражаются весь ход комсомольского собрания или заседания комитета, бюро, выступления по каждому вопросу, предложения и критические замечания, высказанные комсомольцами. В него включаются доклад и принятые постановления. Составленный в ходе заседания протокол следует тщательно отредактировать. В необходимых случаях с протокольной записью следует ознакомить выступивших на собрании или заседании. Это позволяет избежать ошибок или неточностей. Очень важно, чтобы протокол был составлен грамотно, отражал фактическое положение дел, правильно передавал основное содержание выступлений и предложений комсомольцев. В постановлениях комсомольского собрания, комитета комсомола, бюро обязательно должны быть указаны ответственныз за исполнение намеченных мероприятий и сроки исполнения.

Протокол комсомольского собрания подписывается председательствующим и тем лицом, которое вело протокольную запись. Протокол заседания комитета ила бюро подписывается секретарем комитета или бюро.

В каких случаях протокол направляется в вышестоящий комсомольский орган?

В вышестоящие комсомольские органы (горком, райком, комитет комсомола с правами райкома) в обязательном порядке направляется экземпляр протокола отчетно-выборного комсомольского собрания (конференции). Срок представления протокола - не позднее 7 дней после собрания (конференции).

Райком, горком комсомола на основании этих протоколов (выписок из них) может сделать заключение о правомочности отчетно-выборного собрания, конференции, избранных на них руководящих органов, делегатов на конференцию. Мандатная комиссия районной, городской конференции проверяет полномочия делегатов на основании этих протоколов, постановлений или выписок из них. Подобный порядок существует и для комсомольских организаций цеха, бригады, курса, класса и приравненных к ним организаций с правами первичной, которые сдают свои документы в таком же порядке комитету комсомола первичной организации.

Бюро горкома, райкома (комитет комсомола с правами райкома) в необходимых случаях принимает решение о том, какие первичные организации сдают в горком, райком, комитет комсомола с правами райкома протоколы комсомольских собраний.

В каких случаях оформляется выписка из протокола?

Выписка из протокола комсомольского собрания, конференции, заседания комитета комсомола, бюро оформляется при необходимости представить принятое решение в партийные, советские, вышестоящие комсомольские органы или, другие организации, исполнителям.

В горком, райком, комитет комсомола с правами райкома в обязательном порядке направляются выписки из протокола в следующих случаях:

- при рекомендации членов ВЛКСМ для вступления в КПСС;

- при приеме в ряды ВЛКСМ (заносится в анкету вступающего);

- при представлении к наградам вышестоящих комсомольских органов;

- при обсуждении персонального дела комсомольца в том случае, когда принимается решение об исключении из рядов ВЛКСМ или об объявлении строгого выговора с занесением в учетную карточку;

- если на комсомольском собрании, заседании комитета, бюро произошли изменения в составе выборных комсомольских органов, а также высказаны замечания, предложения в адрес вышестоящего комитета комсомола.

В выписке должны быть указаны даты утверждения постановления, номер протокола и соответствующего пункта, заголовок постановления. Выписки подписываются секретарем комсомольской организации (комитета комсомола, бюро).

Подобным образом осуществляется направление протоколов и выписок комсомольских организаций цеха, бригады, курса, класса и приравненных к ним организаций с правами первичной, которые сдают свои документы комитету комсомола первичной организации.

Какие документы ведутся в секторах, штабах, советах, комиссиях комитета комсомола?

Деятельность секторов, штабов, советов и комиссий, создаваемых при комитете комсомола (отряды, посты «КП», штабы походов по местам революционной, боевой и трудовой славы, общественный отдел кадров, жюри конкурса на лучшего по профессии и т. д.), также оформляется соответствующими документами. Протокольных записей их заседаний вести не следует. Однако планы их работы, материалы проверок, которые они организуют, те предложения и информации, которые эти органы готовят к заседанию комитета комсомола, комсомольскому собранию или обращаются с ними в хозяйственные, профсоюзные и другие организации, необходимо содержать в образцовом порядке вместе с остальными документами комсомольской организации. Это поможет проанализировать эффективность их работы, вовремя проконтролировать и исправить возникшие недостатки и упущения.

Как оформляется совместное с другими организациями постановление?

В связи с постоянно укрепляющимися связями комитетов комсомола с государственными, профсоюзными и другими общественными организациями нередко возникает необходимость принятия совместного постановления. Совместное постановление подписывают руководители всех организаций, принимающих постановление. Каждым подписывается столько экземпляров, сколько участвует организаций. Совместный документ должен иметь единую нумерацию и дату.

Как оформляется прием и отправка корреспонденции?

При поступлении корреспонденции проверяется правильность ее направления адресату. Конверт, в который помещен документ, сохраняется только в том случае, если в документе отсутствует адрес отправителя и дата. Все поступающие документы, письма, жалобы и заявления регистрируются в журнале установленной формы. В нем отмечается порядковый регистрационный номер документа, дата регистрации, от кого он поступил, его исходящие номер и дата, краткое содержание, кому передан на исполнение, расписка о получении документа, делаются отметки о контроле и исполнении. В журнале записываются также все устные заявления, предложения и просьбы комсомольцев.

Исходящие документы отправляются через канцелярию предприятия, учреждения, учебного заведения и учитываются в их журнале исходящей корреспонденции. Все исходящие документы подписываются секретарем комсомольской организации. На документе ставится дата подписания и исходящий номер.

В какие сроки исполняются поступившие документы?

Поступившие документы рассматриваются в сроки, которые указаны в самих документах. В случае, если в поступившем документе не указан срок его исполнения, то устанавливается срок выполнения в пределах одного месяца.

В какие сроки рассматриваются предложения, заявления и жалобы комсомольцев и молодежи?

Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 года установлены порядок и сроки рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан. Ответ на письмо, не требующее дополнительного изучения и проверки, должен быть дан безотлагательно, во всяком случае не позднее 15 дней со дня получения. Письма, требующие дополнительного изучения, рассматриваются в срок не более одного месяца. Однако в том случае, если срок затягивается свыше 15 дней, автор письма должен получить предварительный ответ с указанием причин задержки. В случаях, когда для разрешения вопросов, поставленных в письме, необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов или принятие других мер, сроки могут быть в порядке исключения продлены секретарем комитета комсомола не более чем на один месяц с сообщением об этом заявителю. Эти сроки распространяются и на устные обращения комсомольцев и молодежи.

Каков порядок рассмотрения писем и устных обращений?

В зависимости от характера письма или заявления поднятые в них вопросы могут выноситься на обсуждение бюро, комитета комсомола, на комсомольское собрание, где принимается соответствующее решение. Разобраться с письмом, устным обращением можно также поручить членам комитета, бюро, которые по итогам работы с письмом должны проинформировать комитет комсомола о принятых мерах. В случае необходимости для удовлетворения заявления или разрешения жалобы комсомольца следует обратиться (письменно или устно) в. профсоюзную организацию, к администрации, в вышестоящие комсомольские органы. Авторам писем должен быть дан обстоятельный ответ о принятых мерах или разъяснение, почему поставленные ими вопросы не могут быть в настоящее время решены.

Чуткое, внимательное отношение к предложениям, заявлениям и жалобам юношей и девушек способствует укреплению связей комитета комсомола с комсомольцами, несоюзной молодежью, устранению имеющихся недостатков, повышению активности молодежи, авторитета комсомольской организации.

Как организовать контроль и проверку выполнения постановлений и других документов?

Эффективность работы комсомольской организации зависит от строгого выполнения в установленные сроки принятых постановлений, поручений партийных, вышестоящих комсомольских органов, быстрого разрешения по существу всех возникающих вопросов в деятельности комсомольской организации. Одним из условий четкого выполнения принятых постановлений, рассмотрения писем, заявлений является систематический и упреждающий контроль исполнения, который служит надежным средством борьбы с бюрократизмом и формализмом в работе.

На контроль комитета комсомола или бюро берутся:

- постановления и поручения партийных и вышестоящих комсомольских органов (в том числе и опубликованные в печати), постановления комсомольских собраний, конференций, комитета комсомола и бюро; планы работы, критические замечания и предложения, высказанные комсомольцами; просьбы цеховых, бригадных, курсовых, классных и приравненных к ним комсомольских организаций и комсомольских групп; документы, которые требуют ответа, письма и заявления.

Ответственность за правильную организацию контроля и проверку исполнения несет секретарь комсомольской организации (комитета комсомола, бюро). Он обязан предложить конкретные меры по выполнению контрольных документов, организовать работу ответственных зя это дело товарищей, проявлять требовательность к качеству и срокам исполнения. Следует практиковать также утверждение комитетом комсомола плана мероприятий по выполнению важных постановлений, рассчитанных на длительный срок. Конечно, такой план принесет пользу только тогда, если в нем очень четко и конкретно будут изложены практические меры, определены исполнители и сроки. Контроль в этом случае осуществляется поэтапно, в соответствии с установленным сроком, но каждый этап одинаково важен.

Перед каждым собранием, заседанием комитета, бюро секретарь или один из членов комитета, бюро, ответственный за контроль, должен информировать собрание о работе с находящимися на контроле документами (см. параграф 21 Устава ВЛКСМ). Документы снимаются с контроля решением комсомольского собрания, комитета или бюро. Работа с письмами и заявлениями считается законченной после решения поставленных в них вопросов и сообщения о результатах заявителю.

Где хранятся документы?

Документы хранятся в комитете комсомола, бюро в соответствующих делах в хронологическом порядке. Каждая группа документов (протоколы, документы партийных и вышестоящих комсомольских органов, планы работы, письма и заявления, документы штабов, комиссий, советов, учетные, финансовые и другие) хранится в отдельных папках в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Документы организации до сдачи их в горком, райком комсомола хранятся в условиях, обеспечивающих их полную сохранность. Их необходимо хранить в сейфах, шкафах или запирающихся столах, специально для этого выделенных администрацией предприятия, хозяйства, учреждения или учебного заведения.

По истечении какого времени и куда сдаются документы?

Документы в первичной организации хранятся в течение двух лет (в приграничных районах - год), а затем сдаются в горком, райком комсомола для передачи в партийный архив. Передаваемые в архив документы должны быть тщательно подготовлены к сдаче секретарем первичной организации с помощью работников райкома, горкома комсомола по правилам партийного архива и в соответствии с «Перечнем комсомольских документов, подлежащих хранению в партийных архивах», утвержденным постановлением Секретариата ЦК ВЛКСМ 23 июня 1977 года. Комитет комсомола с правами райкома утверждает список цеховых, факультетских комсомольских организаций, документы которых подлежат сдаче в партийный архив, и сдает их вместе с документами комитета комсомола.

Организации, которые не сдают документы в партийный архив, уничтожают их по акту по истечении соответствующего срока (2 года).

Как подготовить документы для сдачи в партийный архив?

Документы, как правило, систематизируются по хронологическо-структурному признаку (по годам, а в пределах одного года - по их тематике). Внутри каждой группы документы строго подбираются по хронологии с января по декабрь. Каждый документ должен иметь дату и подпись. Подготовка и сдача документов в партийный архив проводится в соответствии с утвержденными ЦК ВЛКСМ «Правилами хранения и обработки архивных материалов в комсомольских органах, учреждениях и первичных организациях».

Кто осуществляет проверку правильности работы с документами, их сохранности? Контроль за быстротой и правильностью прохождения и исполнения дел и документов в комитетах комсомола, их сохранностью осуществляется вышестоящим комсомольским органом, ревизионными комиссиями комсомольских организаций.

Ревизионная комиссия согласно «Положению о ревизионных комиссиях в комсомоле» должна проверять состояние работы с документами первичных организаций, отражать его в акте, добиваться сразу же при проверке устранения недостатков. Во многих ревизионных комиссиях при распределении обязанностей выделяют специальную группу, секцию, которая занимается проверкой состояния работы с документами в комсомольских организациях.

Для каких категорий первичных комсомольских организаций учреждено Красное знамя организации?

В соответствии с параграфом 23 Устава ВЛКСМ первичные комсомольские организации на основании решения ЦК ВЛКСМ имеют Красное знамя как символ чести и боевой сплоченности комсомольцев, объединенных беззаветной преданностью к социалистическому Отечеству, Коммунистической партии Советского Союза.

Красные знамена учреждены решениями ЦК ВЛКСМ для всех первичных комсомольских организаций, комитетам комсомола которых предоставлены права райкома, и комсомольским организациям школ, профтехучилищ, техникумов, вузов, ударных комсомольских строек.

Где хранятся знамя первичной комсомольской организации и награды, которых она удостоена?

Знамя первичной комсомольской организации, памятные переходящие знамена, вымпелы, Почетные грамоты, дипломы, удостоверения, свидетельства к ним должны находиться в развернутом виде в комитете комсомола в местах, обеспечивающих полную сохранность. Их следует активно использовать для приобщения комсомольцев, юношей и девушек к истории и традициям организации, мобилизации на выполнение задач, поставленных перед комсомолом Коммунистической партией.