Все об отпуске

1.1. Право на предоставление очередного ежегодного отпуска

Право на отпуск закреплено в ст. 37 Конституции РФ. В ней прямо указано, что работающему по трудовому договору гарантируются установленная законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемые ежегодные отпуска.

Это гарантированное Конституцией РФ право работника на отпуск отражено в ст. 114 Трудового кодекса РФ (в дальнейшем ТК РФ), где сказано, что работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до восемнадцати лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 124 ТК).

Ежегодные оплачиваемые отпуска бывают двух видов:

• ежегодный основной отпуск предусмотрен статьей 115 ТК РФ;

• ежегодный дополнительный отпуск предусмотрен статьей 116 ТК РФ.

• Ежегодные основные отпуска предоставляются всем сотрудникам, работающим на фирме по трудовому договору, в том числе:

• совместителям (ч. 3 ст. 287 ТК РФ);

• сезонным работникам (ст. 295 ТК РФ);

• сотрудникам, с которыми заключен срочный трудовой договор на срок до двух месяцев (ст. 291 ТК РФ);

• надомникам (ч. 4 ст. 310 ТК РФ).

Администрация фирмы может пойти на встречу сотруднику, и в праве предоставить ему отпуск авансом в любое время. Обязанность же предоставить отпуск возникает, только если у сотрудника есть необходимый стаж, дающий право на отпуск (ст. 121 ТК РФ).

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней. Но также ст. 115 ТК РФ предусмотрены отпуска продолжительностью более 28 календарных дней, так называемые удлиненные основные отпуска, которые предоставляются работникам в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами. Но некоторые руководители, делая ссылку на то, что предприятие не государственное, пытаются уменьшить отпуск до 14 календарных дней, путем документального закрепления в приказе или иным внутренним документом. Действия руководителя незаконны, в соответствии с частью 2 ст. 11 ТК действие трудового законодательства распространяется на предприятия всех форм собственности. Кроме того в данной ситуации ухудшается положение работника, что противоречит трудовому законодательству (часть 4 ст. 8 ТК).

Например, правом на удлиненный отпуск пользуются:

• работники моложе 18 лет – не менее 31 одного календарного года (см. комментарий к ст. 267 ТК);

• работники образовательных учреждений – от 42 до 56 календарных дней (постановление Правительства РФ от 1 октября 2002 г . № 724, с изм. и доп. от 11 мая 2007г.);

• прокурорские работники – не менее 30 календарных дней (ФЗ от 17 ноября 1995 г . № 168, с изм. от 10 февраля, 19 ноября 1999г., 2 января, 27 декабря 2000г., 29, 30 декабря 2001г., 28 июня, 25 июля, 5 октября 2002г. – ФЗ, ст. 44);

• работающие инвалиды (независимо от группы инвалидности) – не менее 30 календарных дней (ФЗ от 24 ноября 1995 г . № 181, с изм. от 24 июля 1998г., 4 января, 17 июля 1999г., 27 мая 2000г., 8 августа 2001г. – ФЗ, ст. 23);

• работники, занятые на работах с химическим оружием – 49 календарных дней (ФЗ от 07.11.2000 г. № 136 (с изменениями от 25 июля 2002 г .) – ФЗ, ст.5).

Круг лиц, пользующихся удлиненными отпусками, постоянно расширяется.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утвержденных работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. В графике должны учитываться абсолютно все отпуска (в том числе неиспользованные), причем не только ежегодные, но и дополнительные. На основании заявления работника издается приказ по предприятию о предоставлении отпуска, где отражается его продолжительность. Никаких сроков для оформления приказа законодательством РФ не установлено. Также работник по согласованию с руководителем планирует, с какого числа начинается отпуск, то есть конкретные даты с какого именно числа оформлять отпуск не установлены.

Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ).

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев (ст. 122 ТК РФ).

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:

• временной нетрудоспособности работника во время отпуска;

• исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работ;

• в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). В данной статье не оговорено, какая именно часть должна быть не менее 14 календарных дней, а какая может дробиться. Поэтому, если работодатель не возражает, то работник вправе, например несколько раз отдыхать по 2-3 дня, а потом 14 дней или наоборот.

Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия (ст. 125 ТК) на основании приказа по предприятию, который составляется в произвольной форме.

Неиспользованная, в связи с этим, часть отпуска должна быть предоставлена по выбору сотрудника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до восемнадцати лет, беременных женщин и работников, занятых с вредными и (или) опасными условиями труда.

Лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом. Если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности (ст. 286 ТК РФ).

Не предоставляются отпуска работнику, который работает в организации по договору подряда (например выполняет монтажные работы). Это не предусмотрено ст. 37 Конституции, а также это подтверждается частью 6 ст. 11 ТК.

Ситуация. Сколько основных отпусков необходимо представить сотруднику, работающему одновременно в одной и той же фирме по основному месту работы и внутренним совместителем?

В данной ситуации сотруднику, который работает в одной и той же фирме сразу по двум штатным единицам (по трудовому договору по основному месту работы и по совместительству), необходимо представить ежегодный отпуск по двум основаниям. Эта обязанность возникает на основании ч. 1 ст. 11 ТК РФ, так как ежегодный отпуск предоставляется всем сотрудникам, заключившим трудовой договор с фирмой. А совместителям отпуск предоставляют на тех же основаниях, что и основным сотрудникам (ч. 2 ст. 286 ТК РФ).

При этом на основании части 1 статьи 286 ТК РФ совместителям ежегодный отпуск должен предоставляться одновременно с отпуском по основному месту работы. Поэтому продолжительность отпуска внутреннего совместителя будет равна продолжительности ежегодного основного отпуска по основному месту работы. Как правило, продолжительность отпуска равна 28 календарным дням.

Отпускные начисляются за каждый из отпусков (ч. 2 ст. 287 ТК РФ), т. Е. по каждому месту работы.

1.1.1. Когда сотруднику нужно предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск

Устроившись на работу в новую организацию, сотрудник может воспользоваться правом на первый отпуск уже через шесть месяцев работы в этой организации. Это право предусмотрено частью 2 статьи 122 ТК РФ.

Все последующие отпуска( например за второй или третий год работы) сотрудник может взять в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков.

По усмотрению руководства фирмы, сотруднику может быть предоставлен первый ежегодный отпуск и раньше шести месяцев работы, т.е. до того, как сотрудник отработает положенный стаж – шесть месяцев (ст. 122 ТК РФ).

Трудовым законодательством предусмотрено право на предоставление некоторым сотрудникам (по их просьбе) отпуск авансом. Авансом могут попросить отпуск следующие категории работников:

• сотрудники моложе 18 лет (ч.3 ст. 122 ТК РФ);

• женщины перед отпуском по беременности и родам и после него (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);

• сотрудники, усыновившие детей в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);

• мужчины в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);

• ветераны (ст. 14-19 Закона от 12 января 1995 г . №5, с изм. и доп. от 18 ноября 1998 г ., 2 января, 4 мая, 27 декабря 2000 г ., 8 августа, 30 декабря 2001 г ., 25 июля, 27 ноября, 24 декабря 2002 г ., 6 мая, 23 декабря 2003 г ., 9 мая, 19, 29 июня, 22 августа, 29 декабря 2004 г . – ФЗ);

• чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона от 15 мая 1991 г . № 1244-1, с изм. от 24 декабря 1993 г ., 24 ноября 1995 г ., 11 декабря 1996 г ., 16 ноября 1997 г ., 17 апреля, 5 июля 1999 г ., 7 августа, 27 декабря 2000 г ., 12 февраля, 6 августа, 29, 30 декабря 2001 г ., 25 июля, 11, 24 декабря 2002 г ., 23 октября, 23 декабря 2003 г ., 26 апреля, 22 августа, 29 декабря 2004 г .);

• жены военнослужащих (п. 11 ст. 11 Закона от 27 мая 1998 г . № 76, с изменениями от 31 декабря 1999 г ., 19 июня, 7 августа, 27 декабря 2000 г ., 26 июля, 30 декабря 2001 г ., 7, 21 мая, 28 июня, 27 ноября, 24 декабря 2002 г ., 11 ноября, 23 декабря 2003 г ., 26 апреля, 20 июля, 22 августа, 10 ноября 2004 г ., 22 апреля, 27 декабря 2005 г ., 2 февраля, 4, 8 мая, 6, 27 июля, 17 октября, 4, 30 декабря 2006 г ., 6 января, 2, 16 марта, 22 июня 2007 г – ФЗ).

Также авансом может быть предоставлен отпуск сотруднику-совместителю, так как отпуск по основному месту работы предоставляется одновременно с отпуском по работе, выполняемой по совместительству. При этом сотруднику, работающему по совместительству первый год нет необходимости ждать положенных шесть месяцев для получения отпуска. Такому работнику фирма обязана предоставить отпуск авансом.

Совместитель должен предоставить документы, подтверждающие факт отпуска по основной работе. Таким документом может быть, например, копия приказа о предоставлении отпуска.

Продолжительность ежегодных отпусков по основному месту работы и по совместительству может не совпадать. Сотрудник на работе по совместительству может взять отпуск за свой счет, в случае если его отпуск на этой работе короче, чем по основному месту работы, то есть может компенсировать недостающую часть дней. Это предусмотрено статьей 286 Трудового кодекса РФ

При подсчете стажа, дающего право на основной отпуск, учитывается:

• время фактической работы;

• время, когда сотрудник фактически не работал, но за ним в соответствии с законодательством сохранялось место работы (болезнь, ежегодный оплачиваемый отпуск, праздничные дни, медосмотр и т. д.);

• время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

• время отстранения от работы сотрудника, не прошедшего медосмотр не по своей вине;

• другие периоды времени, предусмотренные трудовым (коллективным) договором или локальным актом фирмы.

При подсчете стажа, дающего право на основной отпуск, не учитываются следующие периоды (ст. 121 ТК РФ):

• периоды отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин (в том числе в случаях, предусмотренных статьей 76 ТК РФ);

• отпуск по уходу за ребенком до достижения им трех лет;

• предоставленные по просьбе сотрудника отпуска без сохранения зарплаты продолжительностью более четырнадцати календарных дней.

Дополнительные отпуска должны предоставляться сотрудникам одновременно с основным (п. 14 Правил, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г . № 169, ст. 423 ТК РФ). При расчете общей продолжительности ежегодного отпуска основной и дополнительный отпуска просто суммируются (ч. 2 ст. 120 ТК РФ).

При подсчете стажа, дающего право на дополнительный отпуск за работу во вредных условиях, учитывается только время, фактически отработанное в таких условиях (ч. 3 ст. 121 ТК РФ).

Дополнительный отпуск предоставляется в полном объеме, только в том случае, если сотрудник фактически отработал во вредных условиях не менее 11 месяцев. Если период отработан не полностью, то отпуск предоставляется пропорционально времени, фактически отработанному во вредных условиях. То есть в этом случае от стажа работы во вредных условиях зависит не право на отпуск, а его продолжительность.

Как уже было сказано выше, для основного отпуска стаж работы рассчитывается только для первого отпуска. Для получения же дополнительного отпуска за работу во вредных условиях труда, стаж дающий право на дополнительный отпуск необходимо рассчитывать каждый рабочий год.

Это условие установлено пунктом 9 инструкции, утвержденной Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 21 ноября 1975 г . № 273/П-20, и решением Верховного суда РФ от 15 апреля 2004 года № ГКПИ-2004-481.

Ситуация: как поступить в том случае, если сотрудник перевелся из другой фирмы, и собирается идти в отпуск. Как рассчитать в этом случае стаж для получения отпуска.

При переводе сотрудника из одной фирмы в другую стаж, накопленный на предыдущем месте работы за ним не сохраняется. Поэтому право на отпуск появится у сотрудника только после того, как он отработает в новой фирме шесть месяцев. Это можно объяснить тем, что при переводе трудовой договор с прежней фирмой расторгается, и заключается новый трудовой договор по новому месту работы (п. 5 ст. 77 ТК РФ). А право на отпуск возникнет у сотрудника лишь по истечении шести месяцев его работы на фирме, предоставляющей отпуск (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

Ситуация: Фирма реорганизована, как рассчитать стаж, дающий право на ежегодный отпуск.

На основании ч. 5 ст. 75 ТК РФ при реорганизации фирмы, сотрудники остаются работать на фирме и с ними не требуется заключать новые трудовые договора, а значит и стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск сохраняется за работником. (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

1.1.2. Перенос ежегодного отпуска

Сотрудники фирмы имеют право переносить ежегодный оплачиваемый отпуск, как в течение рабочего года, так и на следующий год.

Очередной оплачиваемый отпуск может переносится только по взаимной договоренности сотрудника и руководства фирмы.

Очередной отпуск может быть перенесен в нескольких случаях:

Во-первых, если сотруднику не выплатили вовремя отпускные или не предупредили своевременно о начале отпуска.

Во-вторых, отпуск может быть перенесен, если уход сотрудника в отпуск неблагоприятно отразится на деятельности фирмы.

Но на основании части 2 и части 3 статьи 124 ТК РФ перенесенный отпуск можно использовать не позднее 12 месяцев, после окончания рабочего года или перенести на следующий год.

Однако частью 4 статьи 124 ТК РФ запрещено не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск:

• в течение двух лет подряд;

• сотрудникам в возрасте до 18 лет;

• сотрудникам, занятым на работах с вредными (опасными) условиями труда.

Обратите особое внимание на то, что трудовая инспекция может оштрафовать фирму, или ее руководителя за не предоставление сотруднику очередного оплачиваемого отпуска.

Статьей 5.27 Кодекса об административных нарушениях предусмотрены штрафы за нарушение трудового законодательства (в том числе правил об отпусках).

Трудовая инспекция может наложить штраф:

• на должностных лиц фирмы (например, руководителя) в размере от 500–5000 рублей;

• на предпринимателя может быть наложен штраф в размере 500–5000 рублей;

• на фирму может быть наложен штраф на сумму 30 000 – 50 000 рублей.

Трудовая инспекция может узнать о правонарушениях в фирме при проверке или из письменной жалобы сотрудника.

1.1.3. Разделение ежегодного отпуска

Сотрудник может единовременно взять ежегодный отпуск общей продолжительности или отдыхать несколько раз в году. То есть по соглашению между сотрудником и фирмой отпуск может быть разделен на части. Никакие дополнительные документы при этом оформлять не надо. Достаточно отразить дату предоставления каждой части отпуска в графике отпусков.

Но обратите внимание, что одна из частей разделенного отпуска обязательно должна быть не менее 14 дней. Оставшиеся дни сотрудник может использовать как угодно. Если администрация фирмы не возражает, то каждую неделю он вправе использовать всего лишь несколько дней отпуска из оставшейся половины.

Такой порядок разделения ежегодного отпуска на части предусмотрен в статье 125 Трудового кодекса РФ.

1.1.4. Продление ежегодного отпуска

В соответствии с частью 1 статьи 124 ТК РФ ежегодный отпуск должен быть продлен в следующих случаях:

• если сотрудник во время отпуска заболел;

• если сотрудник во время отпуска исполнял государственные обязанности (если по закону на время выполнения этих обязанностей он освобождается от работы);

• в других случаях, предусмотренных законодательством или локальными нормативными актами фирмы.

Отпуск на время болезни продлевают только в случае болезни самого сотрудника. Если сотрудник ухаживал за заболевшим членом семьи, то отпуск не продлевают (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

К исполнению государственных обязанностей, в частности, относится:

• направление сотрудника на военные сборы (Закон от 28 марта 1998 г . № 53, с изменениями от 21 июля 1998 г ., 7 августа, 7 ноября 2000 г ., 12 февраля, 19 июля 2001 г ., 13 февраля, 21 мая, 28 июня, 25 июля, 30 декабря 2002 г ., 22 февраля, 30 июня, 11 ноября, 23 декабря 2003 г ., 22 февраля, 22, 26 апреля, 19, 29 июня, 22 августа, 1 декабря 2004 г ., 7 марта, 1 апреля, 30 июня, 15, 21 июля, 30 сентября, 17 октября, 2, 31 декабря 2005 г ., 11 марта, 4 мая, 3, 6 июля 2006 г ., 6 января, 12 апреля 2007 г . – ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»);

• работа в качестве члена избирательной комиссии (Закон от 12 июня 2002 г . № 67 – ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации»).

• участие в судебном заседании в качестве присяжного заседателя (Закон от 20 августа 2004 г . № 113, с изменениями от 31 марта 2005 г – ФЗ «О присяжных заседателях федеральных судов общей юрисдикции в Российской Федерации») и др.

В случае если на время отпуска приходятся праздничные дни, то эти дни в продолжительность основного отпуска не включаются. Но све зависит от того как сотрудник написал заявление.

Если сотрудник просит предоставить ему отпуск в течение конкретного периода времени (с… по…), продлевать отпуск не нужно. Сотрудник должен выйти на работу на следующий день после последнего дня отпуска, который он указал в своем заявлении. Праздничный день в продолжительность отпуска не включайте и при расчете отпускных его не учитывайте (ст. 120 ТК РФ). Этот день отпуска сотрудник может использовать в любое другое время. Продление отпуска в связи с праздничными днями в законодательстве не предусмотрено.

Если в заявлении сотрудник указал только дату начала отпуска (например, «Прошу предоставить отпуск продолжительностью 14 календарных дней с…»), ситуация изменится. Вы сами должны определить дату окончания отпуска. Поскольку праздничные дни в продолжительность отпуска не включаются, в этом случае сотрудник выйдет на работу позже.

Также необходимо продлевать основной отпуск, если он совпадает с учебным отпуском

По законодательству сотрудник, обучающийся без отрыва от производства имеет право на оба отпуска – и на основной, и на ученический. Это связано с тем, что перечень оснований, по которым фирма обязана продлевать ежегодный отпуск, является открытым (ст. 124 ТК РФ). Поэтому если учебный отпуск приходится на основной, то основной отпуск нужно продлить на количество дней учебного.

В этом случае лучше перенести основной отпуск. Так как учебный отпуск предоставляется на основании справки-вызова, его перенести нельзя. При том сотрудник заранее знает, что у него возникнет необходимость в учебном отпуске, поэтому основной отпуск лучше оформлять позже или раньше, так как все равно придется его перенести.

В трудовом законодательстве не установлены сроки, в течение которых сотрудник должен уведомить администрацию фирмы о возникновении у него права на продление отпуска. Ясно, что сделать это нужно до окончания отпуска, иначе администрация фирмы зафиксирует прогул. Например, если сотрудник болел во время отпуска, он должен до окончания отпуска представить больничный лист.

1.1.5. Как отозвать сотрудника из отпуска

На основании части 2 статьи 125 ТК РФ администрация фирмы может отозвать сотрудника из отпуска.

Такая необходимость может возникнуть в том случае, если:

• на фирме проводится инвентаризация и присутствие материально-ответственного лица обязательно;

• на фирме проводится выездная налоговая проверка, в течение которой главному бухгалтеру придется быть на рабочем месте;

• системного администратора вызывают из отпуска в связи с неполадками компьютерных сетей и др.

Но согласие сотрудника вернуться на работу является обязательным условием для оформления отзыва из отпуска. Если сотрудник не согласен на отзыв, прерывать отпуск запрещается. Отказ сотрудника выйти на работу не является нарушением трудовой дисциплины, об этом говорится в п. 37 Постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г . № 2.

В трудовом законодательстве не указано, как оформлять отзыв сотрудника из отпуска с его согласия. Лучше всего оформить согласие на отзыв из отпуска письменно. Например, сотрудник может написать на приказе об отзыве из отпуска следующую фразу: «На отзыв из отпуска согласен».

На основании статьи 125 ТК РФ отозвать из отпуска можно любого сотрудника кроме:

• сотрудников моложе 18 лет;

• беременных женщин;

• сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда.

Для того чтобы отозвать сотрудника из отпуска, нужно оформить приказ на отзыв. Типовой формы этого приказа в законодательстве нет. Его можно оформить в произвольной форме. В приказе необходимо указать:

• номер и дату приказа;

• фамилию, имя, отчество и должность отзываемого сотрудника;

• дату отзыва сотрудника из отпуска;

• причины отзыва;

• порядок предоставления неиспользованной части отпуска;

• подпись руководителя фирмы.

Сведения об отзыве сотрудника из отпуска и о перенесении отпуска на другое время необходимо отразить в графике отпусков (форма № Т‑7), утвержденном Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г . № 1.

При отзыве сотруднику нужно компенсировать ту часть отпуска, которая осталась неиспользованной. В данном случае сотрудник может выбрать:

• использовать эту часть отпуска в любое удобное для него время в текущем году;

• присоединить неиспользованную часть отпуска к отпуску за следующий год.

Об этом говорится в части 2 статьи 125 ТК РФ.

При отзыве сотрудника из отпуска необходимо оформить возврат отпускных.

На основании статьи 136 ТК РФ отпускные за весь отпуск выплачиваются сотруднику за три дня до начала отпуска (то есть до того, как выяснится, что сотрудник досрочно вернется на работу). Часть отпускных за неиспользованные дни отпуска, сотрудник должен вернуть.

Удержать излишне выплаченные отпускные по своей инициативе фирма не может.

Следовательно, фирма может только:

• договориться с сотрудником, что он вернет деньги в кассу;

• оформить излишне выплаченные отпускные как аванс под будущую зарплату;

• удержать излишне выплаченные отпускные из зарплаты сотрудника по его инициативе (по его заявлению).

В любом случае сотрудник должен быть согласен на возврат (удержание).

Порядок удержания излишне выплаченной суммы отпускных необходимо прописать в приказе об отзыве из отпуска.

1.2. Продолжительность очередного ежегодного отпуска

Продолжительность очередного ежегодного отпуска складывается из продолжительности основного отпуска и дополнительных отпусков. Как уже было сказано выше для расчета общей продолжительности отпуска необходимо суммировать основной и дополнительный отпуска.

Очередной ежегодный отпуск предоставляется в календарных днях. При этом если на период отпуска приходится праздничный день, предусмотренный статьей 112 ТК РФ, отпуск продлевается на этот день. Так как праздничные дни в число календарных дней отпуска не включается. Такой порядок предусмотрен статьей 120 ТК РФ.

Ситуация: Как рассчитать общую продолжительность ежегодного отпуска, если дополнительный отпуск предоставлен в рабочих днях?

В этом случае необходимо воспользоваться методикой расчета, предложенной в письме Минтруда России от 1 февраля 2002 г . № 625-ВВ, для пересчета рабочих дней приходящихся на дополнительный отпуск в календарные дни.

Для определения общей продолжительности ежегодного отпуска, необходимо от даты начала отпуска отсчитать количество календарных дней основного оплачиваемого отпуска. Затем от полученной даты отсчитать количество дней дополнительного отпуска по календарю шестидневной рабочей недели. Так определяется дата последнего дня отпуска. Затем необходимо во всем полученном периоде от начала до конца отпуска посчитайте количество календарных дней. Это и будет продолжительность ежегодного отпуска в календарных днях.

Трудовой кодекс РФ четко указывает продолжительность отпусков. Гарантируя работникам ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ), для определенных категорий лиц законодательство устанавливает удлиненный основной отпуск, т.е. продолжительностью более, чем 28 дней.

Удлиненные отпуска предоставляются следующим сотрудникам:

• Сотрудникам моложе 18 лет должен предоставляться отпуск продолжительностью 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);

• инвалидам предоставляется отпуск продолжительностью 30 календарных дней (ст. 23 Закона от 24 ноября 1995 г . № 181, с изменениями от 24 июля 1998 г ., 4 января, 17 июля 1999 г ., 27 мая 2000 г ., 9 июня, 8 августа, 29, 30 декабря 2001 г ., 29 мая 2002 г ., 10 января, 23 октября 2003 г ., 22 августа, 29 декабря 2004 г ., 31 декабря 2005 г – ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»);

• сотрудникам работающим в детских учреждениях отпуск предоставляется продолжительностью в 42 календарных дня (постановление Правительства РФ от 1 октября 2002 г . № 724);

• сотрудникам образовательных, учебных учреждений и учреждений здравоохранения, перечисленные в приложении к постановлению Правительства РФ от 1 октября 2002 г . № 724 предоставляется отпуск продолжительностью 42 (56) календарных дней.

В соответствии со статьей 291 ТК РФ продолжительность основного отпуска сотрудников, заключившими трудовой договор на срок не более двух месяцев, отпуск предоставляется продолжительностью два рабочих дня за месяц работы.

В соответствии со статьей 295 ТК РФ сезонным сотрудникам продолжительность основного отпуска равна двум рабочим дням за месяц работы.

Сотрудникам-надомникам также предоставляется отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней. Так как в соответствии с ч. 4 ст. 310 ТК РФ этим сотрудникам отпуска предоставляются на общих основаниях, т.е. по правилам трудового законодательства.

Минимальная продолжительность основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней, максимальный предел продолжительности отпуска не установлен. Отдельным категориям работников в соответствии с законодательством предоставляется увеличенный основной отпуск, продолжительность которого составляет более 28 календарных дней. В следующей таблице мы более подробно отметим группы работников, имеющих право на увеличенный основной отпуск :

Основываясь на пункт 24 статьи 270 НК РФ и на то , что максимальная продолжительность отпуска ТК РФ не установлена, руководство организации может установить большую продолжительность отпуска. Но тогда оплата части отпуска, превышающей 28 календарных дней, должна осуществляться только за счет средств организации и не будет приниматься в составе расходов, учитываемых при расчете налоговой базы по налогу на прибыль.

1.3. Предоставление отпуска работающим по совместительству

Совместительство – это разновидность работы за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, то есть 40 часов в неделю. В соответствии с новой редакцией Трудового кодекса с 6 октября 2006 года она не должна превышать 4 часов в день и половины месячной нормы рабочего времени.

Трудиться по совместительству можно у неограниченного числа работодателей, но с учетом приведенной нормы. Например, у одного работодателя совместитель может отрабатывать 20 часов в неделю, у второго – еще 10 часов, у третьего – еще 10 часов и т.д. В дни, когда на основной работе сотрудник свободен от исполнения трудовых обязанностей, он может работать по совместительству полный рабочий день.

Трудиться по совместительству можно как в своей компании, так и на другом предприятии. В зависимости от этого совместительство бывает внутренним и внешним.

Работники работающие по совместительству также имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. В соответствии со ст. 286 ТК РФ лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Работники имеют право на отпуск независимо от срока, на который заключен трудовой договор, характера выполняемой работы, занимаемой работником должности.

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно, это касается и совместителей. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в организации. В исключительных случаях по соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и раньше шести месяцев.

Также трудовым законодательством РФ определен круг лиц, имеющих право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для них время, об этом говорится в статье 122 ТК РФ.

Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска для совместителей, как и для обычных работников составляет не менее 28 календарных дней (ст. 114 ТК РФ). Мы уже говорили выше, что некоторым категориям работников может устанавливаться более длительный отпуск.

На совместителей все эти положения также распространяются, так как в соответствии со ст. 93 ТК РФ работа на условиях неполного рабочего времени не влечет для работников каких-либо ограничений продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска.

Работники-совместители могут оказаться в ситуации, когда на момент предоставления им отпуска по основному месту работы они еще не отработали положенные шесть месяцев на работе по совместительству, это относится в первую очередь к «внешним» совместителям. В этой ситуации работнику должен быть предоставлен отпуск авансом.

Если же продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска на работе по совместительству меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, то совместителю по его просьбе работодатель должен предоставить отпуск без сохранения заработной платы на количество дней разницы.

В соответствии со статьей 124 ТК РФ работникам-совместителям, также как и работникам по основному месту работы, дни болезни, подтвержденные листком нетрудоспособности, выданным лечебным медицинским учреждением, в срок отпуска не засчитываются. Отпуск в этом случае продлевается на число дней нетрудоспособности.

Совместители также могут принести по месту своей дополнительной работы копию листка временной нетрудоспособности, заверенную в медицинском учреждении по месту выдачи.

Работник совместитель может быть отозван из отпуска с его согласия, при наличии производственной необходимости. Работнику, по его выбору, могут предоставить отпуск в другое время в течении текущего года, либо присоединить его к отпуску за следующий год (ст. 125 ТК РФ).

Досрочный отзыв из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, запрещен действующим трудовым законодательством, даже с согласия работников.

Предоставление отпуска работникам совместителям должно быть правильно оформлено документально.

В соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 г . № 129-ФЗ (с изменениями от 23 июля 1998 г ., 28 марта, 31 декабря 2002 г ., 10 января, 28 мая, 30 июня 2003г.) «О бухгалтерском учете» документальным подтверждением факта совершения хозяйственной операции являются первичные документы, составленные по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Для учета личного состава, операций по начислению и выплате заработной платы организации используют унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г . N 1.

Оформляя работнику отпуск, должна быть, оформлена форма N Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска», который подписывается руководителем организации либо лицом, на то уполномоченным. Работник должен быть извещен под расписку. При предоставлении отпуска группе работников, лучше использовать форму N Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам». На основании приказа в личную карточку и лицевой счет работника (работников) вносятся соответствующие записи, а в бухгалтерии рассчитывается сумма причитающихся каждому работнику отпускных. Для этого предназначена форма N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

После издания приказа о предоставлении отпуска совместителю, ему необходимо произвести расчет отпускных, при этом отпускные должны быть выданы не позднее, чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ).

Средняя заработная плата для оплаты отпусков совместителям исчисляется в соответствии со ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 г . № 213 (далее – Порядок исчисления средней заработной платы) в части, не противоречащей трудовому законодательству РФ.

В настоящее время расчет отпускных работникам, в том числе и совместителям, производится исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале – по 28-е (29-е) число включительно).

Согласно ТК, продолжительность рабочего дня совместителя не может превышать 4 часа, и 16 часов в неделю. Предусматривается, что продолжительность рабочего времени в этих пределах, устанавливается работодателем. Установление конкретной продолжительности рабочего времени совместителя, возможно по соглашению сторон – в трудовом договоре.

Если рабочее время совместителя было не меньше, чем предусмотрено трудовым договором, то, считается, что период отработан полностью. Если по каким-либо причинам, рабочее время совместителя меньше, чем предусмотрено ТД, то период отработан не полностью.

Среднедневной заработок для оплаты отпуска и компенсации за неиспользованный отпуск для совместителя, рассчитывается по общим правилам ( п.11 Постановления от 11 апреля 2003 г . № 213).

Для расчета средней заработной платы работника для оплаты отпусков используется средний дневной заработок, который исчисляется за 12 последних календарных месяцев по формуле:

СДЗ = SUMнзп : 12 : 29,4,

где СДЗ – средний дневной заработок;

SUMнзп – сумма начисленной заработной платы за расчетный период.

Но очень часто бывает, что расчетный период отработан не полностью, например в этот период был больничный, отпуск и т.д., тогда средний дневной заработок работника исчисляется по формуле:

СДЗ = SUMнзп : (Км х 29,4 + Кд),

где Км – количество полностью отработанных месяцев;

Кд – количество календарных дней в месяцах, отработанных не полностью (рассчитывается путем умножения приходящихся на отработанное время по календарю пятидневной рабочей недели рабочих дней на коэффициент 1,4).

Из расчетного периода исключаются периоды времени (а также начисленные за это время суммы), указанные п. 4 Порядка исчисления средней заработной платы. Это периоды, когда:

• за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ либо он получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;

• работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства либо дни отдыха (отгулов) в связи с работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени при вахтовом методе организации работ.

В соответствии с Порядком исчисления средней заработной платы при расчете отпускных, учитывают следующие выплатам:

• начисленная заработная плата;

• разница в должностных окладах работников, перешедших на нижеоплачиваемую работу (должность) с сохранением размера должностного оклада по предыдущему месту работы (должности);

• надбавки и доплаты к тарифным ставкам (должностным окладам);

• доплаты за совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы, руководство бригадой;

• выплаты, связанные с условиями труда;

• премии и вознаграждения (в том числе по итогам работы за год и единовременное вознаграждение за выслугу лет, предусмотренные положениями об оплате труда (о премировании) работников организации).

При повышении заработной платы работника в расчетный период при исчислении отпуска, заработная плата, начисленная за все предшествующие повышению месяцы, индексируется на коэффициент повышения заработной платы. Он рассчитывается путем деления тарифной ставки (должностного оклада), установленной в месяце предоставления отпуска, на тарифные ставки (должностные оклады) каждого из месяцев расчетного периода.

Если в течение расчетного периода, предшествующего отпуску, заработок работника повышался более одного раза, то необходимо рассчитать повышающие коэффициенты для каждого месяца.

Если повышение заработной платы происходит после расчетного периода непосредственно перед отпуском, то расчет отпускных производится из расчета предыдущей заработной платы.

В этом случае повышается средний заработок работника, исчисленный за расчетный период.

Заработная плата может быть повышена и во время нахождения работника в отпуске.

В этом случае повышению подлежит часть среднего заработка с даты повышения тарифных ставок (должностных окладов) до окончания времени нахождения работника в отпуске.

Бухгалтерский учет начисления и выплаты отпускных сумм совместителям осуществляется в общеустановленном порядке на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденной Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г . N 94н.

В соответствии с ПБУ 10/99 «Расходы организации», которое утверждено Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г . N 33н., расходы, связанные с изготовлением и продажей продукции, а также выполнением работ, оказанием услуг и отвечающие определению расходов организации, являются расходами по обычным видам деятельности.

Поэтому и суммы отпускных, начисляемые работникам-совместителям, следует включать в затраты на изготовление и продажу продукции, выполнение работ, оказание услуг. В бухгалтерском учете указанные суммы отражаются как затраты на оплату труда на соответствующих счетах, предназначенных для учета затрат на производство (расходов на продажу).

В бухгалтерском учете предусмотрено несколько счетов, в зависимости от источников направления средств на заработную плату.

Поэтому начисление отпускных работникам-совместителям можно отразить следующими проводками:

При выплате заработной платы наличными

При выплате заработной платы перечислении на личный счет сотрудника, открытый в кредитной организации;

При использовании в расчетах специальных банковских счетов.

Суммы начисленных отпускных являются одной из составляющих системы оплаты труда, поэтому, они также должны облагаться НДФЛ по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).

Выплаты, производимые организациями своим работникам на основании заключенных трудовых договоров, являются объектом налогообложения по ЕСН (п. 1 ст. 236 НК РФ), поэтому отпускные совместителям являются объектом налогообложения единым социальным налогом.

В случае предоставления работнику-совместителю ежегодного дополнительного отпуска, предусмотренного коллективным договором, сверх предусмотренного действующим законодательством отпускные, начисленные ему, не признаются объектом налогообложения по ЕСН (п. 3 ст. 236 НК РФ), поскольку они не могут быть включены организацией в состав расходов, учитываемых для целей налогообложения прибыли. По данному вопросу сложилась положительная арбитражная практика (см. Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 11 апреля 2006 г . по делу N Ф04-4099/2005(21317-А27-29)).

Объектом обложения страховыми взносами и базой для начисления страховых взносов являются объект налогообложения и налоговая база по единому социальному налогу, установленные гл. 24 НК РФ (п. 2 ст. 10 Закона о пенсионном страховании), поэтому отпускных также являются объектом обложения страховыми взносами.

В соответствии с Федеральным законом от 24 июля 1998 г . N 125, (с изменениями на 29 декабря 2006 года) – ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» и разработанными на его основании Правилами начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний юридические лица, нанимающие физических лиц по трудовым договорам, обязаны начислять и уплачивать страховые взносы с начисленной по всем основаниям оплаты труда. Это также относится и к отпускным, выплачиваемым совместителям.

Исчисление страховых взносов производится исходя из страхового тарифа, установленного федеральным законом, который зависит от отраслевой принадлежности организации.

Данным сотрудникам также положены дополнительные отпуска, так как они «чернобыльцы». Дополнительные отпуска предоставляются в том же порядке, что и сотрудникам по основному месту работы (ч. 2 ст. 287 ТК РФ). Поэтому им предоставляется отпуск по двум основаниям. Но обратите внимание, что отпуск совместителям предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы (ч. 1 ст. 286 ТК РФ). Поэтому фактически продолжительность отпуска будет равна продолжительности одного дополнительного отпуска.

Особый порядок расчета продолжительности отпуска предусмотрен для дополнительных отпусков за вредные условия труда. Продолжительность таких отпусков установлена в списке, утвержденном постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25 октября 1974 г . № 298/П-22.

Однако при применении этого документа нужно учитывать, что право на дополнительный отпуск в полном размере имеют лишь сотрудники, фактически проработавшие во вредных условиях не менее 11 месяцев. Во всех остальных случаях продолжительность дополнительного отпуска рассчитывайте пропорционально отработанному времени:

Такой порядок определения продолжительности дополнительного отпуска за вредные условия труда установлен пунктом 9 Инструкции, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 21 ноября 1975 г . № 273/П-20, а также решением Верховного суда РФ от 15 апреля 2004 г . № УГКПИ-2004-481.

Это идеальный вариант, когда период отработан полностью. Но на практике такая ситуация встречается редко. Так, в течение времени, предшествующего отпуску, сотрудник мог болеть, быть в отпуске без сохранения зарплаты и т. д. В этом случае нужно определить, сколько полных месяцев сотрудник фактически отработал во вредных условиях. Для этого воспользуйтесь следующей формулой:

При расчете количества дней, отработанных во вредных условиях, необходимо учесть только те дни, когда сотрудник работал во вредных условиях не менее половины рабочего дня (п. 12 Инструкции к постановлению Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 21 ноября 1975 г . № 273/П-20).