Все об отпуске

Глава 4. Денежная компенсация за неиспользованный отпуск. Кто и когда на это имеет право

Трудовым кодексом предусмотрено обязательное предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков. Но в процессе работы возникают ситуации, в которых отпуск не всегда можно использовать или использовать только частично.

Статьей 126 ТК РФ рассмотрены ситуации, когда ежегодный оплачиваемый отпуск(или часть отпуска) заменяется денежной компенсацией.

Денежной компенсацией заменяется:

• часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника (расчет оплаты компенсации производится так же как и расчет основного отпуска);

• при суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год, денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.

В соответствии со статьей 126 ТК РФ заменить денежной компенсацией можно только ту часть ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Такое превышение возможно, если сотруднику положен дополнительный или удлиненный. Если сотрудник не пользовался отпуском в течении двух лет, то заменить компенсацией можно только ту часть каждого ежегодного отпуска, которая превышает 28 дней.

Не допускается замена денежной компенсацией ежегодного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков следующим категориям сотрудников (ч. 3 ст. 126 ТК РФ):

• беременным женщинам

• работникам в возрасте до восемнадцати лет,

• сотрудникам, занятым на тяжелых работах и работах с вредными условиями труда

Если вы замените весь отпуск компенсацией, а не его часть, превышающую 28 календарных дней, то вас могут оштрафовать, так как фирма нарушит трудовое законодательство.

Статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях за замену всего отпуска денежной компенсацией предусмотрены следующие штрафы:

• должностных лиц фирмы (например, руководителя) могут оштрафовать на сумму 500–5000 рублей;

• предпринимателю грозит штраф в размере 500–5000 рублей;

• фирму могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 рублей.

Также не забывайте о том, что отпуск обязаны предоставлять ежегодно (ч. 1 ст. 122 ТК РФ). На следующий год отпуск можно перенести только по производственной необходимости: если предоставление отпуска неблагоприятно отразится на работе фирмы (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Не предоставлять отпуск более двух лет подряд запрещено (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (ст. 126, 127 ТК РФ). Если при увольнении рабочий год полностью не отработан, то дни отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, рассчитываются пропорционально отработанным месяцам.

Случается и обратная ситуация, когда на момент увольнения, работник остается должен предприятию. Это, к примеру может произойти, когда отпуск получен в полном объеме, но часть из него авансом, то есть за тот рабочий год, который еще не закончился. Если до окончания этого года работник решит уволиться, то бухгалтер предприятия должен будет вычесть из его зарплаты часть суммы выданных ранее отпускных.

Для расчета суммы, которая подлежит возврату в кассу предприятия, нужно определить какое количество календарных дней отпуска сотрудник отдыхал заслуженно, а какое – авансом. А затем умножить число дней неотработанного отпуска на средний дневной заработок для расчета отпускных. Данная процедура взыскания «лишних» дней отпуска предусмотрена ст. 137 ТК РФ.

На предприятиях зачастую используется труд несовершеннолетних работников. Например, во время каникул учащиеся устраиваются на предприятия, заключив трудовой договор на срок до двух месяцев. Такие лица считаются временными работниками. При увольнении, работник имеет право на компенсацию. Здесь может возникнуть вопрос – как рассчитать компенсацию несовершеннолетнему работнику. Ведь отпуск несовершеннолетним полагается продолжительностью 31 дн. То есть на один месяц приходится 2,58 кал. дн. (31 кал. дн. : 12 мес.). Но гл. 45 ТК РФ установлены особые (специальные) правила труда. Где в частности в ст. 291 сказано, что при увольнении выплачивается компенсация из расчета два рабочих дня за месяц работы. И исключений из этого правила нет. В ст. 251 ТК, сказано, что особенности регулирования труда – это нормы, частично ограничивающие применение общих правил по тем же вопросам либо предусматривающие для отдельных категорий работников дополнительные правила.

Для замены части отпуска денежной компенсацией, сотрудник должен написать заявление (ч. 1 ст. 126 ТК РФ). Администрация фирмы должна принять решение о выплате компенсации за неиспользованный отпуск, не связанной с увольнением сотрудника, но обратите внимание, что администрация вправе и отказать сотруднику в выплате компенсации за дополнительный отпуск, об этом говорится в письме Минтруда России от 25 апреля 2002 г . № 966-10).

В соответствии со статьей 14 ТК РФ при увольнении сотрудника, ему должна быть выплачена компенсация за неиспользованный отпуск в день его увольнения. Если в этот день сотрудник не работал, то выплатите компенсацию не позднее чем на следующий день после его обращения за расчетом. Если сотрудник не согласен с суммами, причитающимися ему при увольнении, то в указанные сроки следует выплатить не оспариваемую им сумму. Оставшуюся часть компенсации выплатите после урегулирования споров между сотрудником и фирмой..

За не соблюдение сроков выплаты компенсации за неиспользованный отпуск трудовым законодательством предусмотрены штрафы. Трудовая инспекция может привлечь фирму или ее руководителя к административной ответственности. Обнаружить такое нарушение они могут во время выездной проверки фирмы или из жалобы уволенного сотрудника. Штрафы не маленькие, поэтому следует задуматься и выплачивать все вовремя.

Статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях штрафы могут быть следующими:

• Сумма штрафа для фирмы составит от 30 000 до 50 000 рублей.

• Руководителю или главному бухгалтеру фирмы грозит штраф в размере от 500 до 5000 рублей.

Основанием для расчета компенсации за неиспользованный отпуск является приказ руководителя об увольнении по форме № Т-8.

Сотрудника необходимо ознакомить с приказом под подпись.

Далее в соответствии с приказом бухгалтерия начисляет сотруднику компенсацию и оформляет записку-расчет (по форме № Т-61). Лицевую сторону записки-расчета заполняет и подписывает сотрудник кадровой службы, а оборотную – бухгалтер фирмы. Такой порядок оформления расчетных документов при увольнении сотрудника установлен указаниями, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г . № 1.

В соответствии с пунктом 17 Порядка утвержденного решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г . № 40 выплачивается компенсация через кассу расходным кассовым ордером. Если же компенсация была начислена одновременно с зарплатой за текущий месяц, то ее также можно выплатить по ведомостям формы № Т-53 или формы № Т-49 вместе с зарплатой. Также компенсацию можно перечислить безналичным путем на расчетный счет в банке.

Для выплаты компенсации, не связанной с увольнением в законодательстве четких сроков не предусмотрено

Так как выплата компенсации, не связанной с увольнением не является обязательной, поэтому такая компенсация может быть выплачена вместе с выплатой очередной заработной платы.

Чтобы рассчитать сумму компенсации за неиспользованный отпуск, связанную или не связанную с увольнением, нужно определить:

1. Продолжительность расчетного периода;

2. Заработок сотрудника за расчетный период;

3. Средний дневной заработок;

4. Итоговую сумму компенсации за неиспользованный отпуск, не связанную с увольнением. Необходимо обратить внимание на изменение зарплаты сотрудника и особенности включения в расчет компенсации премий.

В бухучете начисление и выплату компенсации за неиспользованный отпуск, не связанной с увольнением, отражается следующими проводками:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 70– начислена компенсация за неиспользованный отпуск, не связанная с увольнением;

Дебет 70 Кредит 50 (51– выдана (перечислена на счет сотрудника в банке) компенсация за неиспользованный отпуск, не связанная с увольнением.

Справка – расчет о предоставлении сотруднику компенсации за неиспользованный отпуск, не связанной с увольнением