Все об отпуске

Глава 3. Дополнительный оплачиваемый отпуск. Что для этого нужно?!

Кроме очередного ежегодного отпуска некоторые категории работников имеют также право на дополнительный оплачиваемый отпуск, предусмотренный Трудовым кодексом, иными актами трудового законодательства.

Дополнительные отпуска делятся на:

• отпуска, которые фирма может предоставить в соответствии с трудовым (коллективным) договором;

• отпуска, которые фирма обязана предоставить по законодательству.

К дополнительным отпускам, предусмотренных законодательством, относятся:

• отпуск работникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ);

• отпуск работникам, имеющим особый характер работы;

• отпуск работникам с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ);

• отпуск работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 321 и 287 ТК РФ);

• отпуск работникам, предоставление дополнительных отпусков которым предусмотрено федеральными законами (например, чернобыльцы) (ст. 14,16,18,19 и 20 Закона от 15 мая 1991 г . № 1244-1).

Работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом и иными федеральными законами. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективным договором или локальными нормативными актами.

Министерство труда письмом от 1 февраля 2002 г . № 625-ВВ «Об исчислении ежегодных оплачиваемых отпусков» разъяснило, что согласно ст. 120 ТК РФ все предоставляемые работникам дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском.

Если дополнительный отпуск, предоставляемый работнику исчисляется в рабочих днях (например, дополнительный отпуск за вредные условия труда и др.), то продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска следует исчислять следующим образом: от даты начала отпуска (например, 1 марта 2007 г .) отсчитывается определенное количество дней основного отпуска в календарных днях (28 дней), а затем – определенное количество дней дополнительного отпуска в рабочих днях в расчете на 6-дневную рабочую неделю (например, 12 рабочих дней отпуска за вредные условия труда) и определяется дата последнего дня отпуска (в нашем примере– это по 12 апреля 2007 г . После этого общий период отпуска (с 1 марта по 12 апреля 2007 г .) переводится в календарные дни ( в нашем примере – 42 календарных дня; нерабочий праздничный день 8 марта, приходящийся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включается и не учитывается).

Полученное количество календарных дней и будет являться общей продолжительностью ежегодного оплачиваемого отпуска, который рассчитывается на общем основании.

Аналогично производится исчисление дополнительных отпусков производится у других категорий работников, за исключением работников с ненормированным рабочим днем.

Следует подчеркнуть, что ненормированный рабочий день – особый режим рабочего времени, а не увеличенная его норма. Поэтому от работников с ненормированным рабочим днем нельзя требовать постоянных переработок установленной законом нормы рабочего времени, ставить в зависимость от числа часов переработки продолжительность дополнительного отпуска.

Как и любой другой разрешенный законодательством режим рабочего времени, ненормированный рабочий день и продолжительность дополнительного отпуска устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, иным локальным нормативным актом.

Для отдельных работников режим ненормированного рабочего дня и продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска может устанавливаться трудовым договором, если режим работы данных сотрудников отличается от общеустановленных норм на предприятии.

Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работников с ненормированным рабочим днем не может быть менее трех календарных дней (ст. 119 ТК). Максимальная его продолжительность законом не ограничена.

Список вредных и опасных производства утверждается Правительством РФ (ч. 2 ст. 117 ТК РФ). В настоящее время, для определения категорий сотрудников, работающих во вредных и опасных условиях необходимо руководствоваться списком, утвержденным Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25 октября 1974 г . № 298/П (ст. 423 ТК РФ), письмо Минтруда России от 12 августа 2003 г . № 861-7).

Если сотрудники выполняют работу во вредных условиях не постоянно, а периодически, им также положены дополнительные отпуска. Продолжительность дополнительного отпуска будет зависеть от продолжительности работы во вредных условиях.

Чернобыльцам дополнительные отпуска оплачивает ФСС России, поэтому вам необходимо предоставить этот отпуск, но не оплачивать.

Такому сотруднику необходимо выдать справку о размере среднего заработка для предоставления в ФСС.

Справка составляется в произвольной форме, или по образцу предложенному ФСС.

В справке обязательно нужно указать итоговую сумму отпускных и период, за который предоставлен дополнительный отпуск.

На основании подпункта «б» пункта 2 Правил оплаты дополнительного оплачиваемого отпуска, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 3 марта 2007 г . № 136, справка должна быть подписана руководителем фирмы и главным бухгалтером (с расшифровкой подписей) и заверена печатью.

На отпускные, начисленные за дополнительный отпуск, независимо от системы налогообложения, применяемой в организации необходимо начислять взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 3 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 2 марта 2000 г . № 184.

Дополнительные отпуска в соответствии с подп. 10 п. 1 ст. 208 НК РФ должны облагаться НДФЛ.

Начисление и уплата остальных налогов зависят от системы налогообложения, которую применяет фирма.

При применении общеустановленной системы налогообложения, налогообложение отпускных зависит от того, предоставлен дополнительный отпуск в соответствии с законодательством, или он предоставляется самой фирмой, по их инициативе.

В случае, если дополнительный отпуск является обязательным, то на суммы отпускных начисляется ЕСН и пенсионные взносы (п. 1 ст. 236 НК РФ, п. 2 ст. 10 Закона от 15 декабря 2001 г . № 167 (с изменениями от 29 мая, 31 декабря 2002 г ., 23 декабря 2003 г .) – ФЗ).

А в соответствии с пунктом 7 статьи 255 НК РФ сумма таких отпускных уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль.

При применение метода начисления – отпускные списываются на расходы в том же месяце, что и в бухучете (п. 4 ст. 272 НК РФ). Расходы принимаются к учету в том отчетном периоде, к которому они относятся (п. 1 ст. 272 НК РФ). Поэтому не нужно учитывать расходы по отпускным, пока они числятся на счете 97 «Расходы будущих периодов». Суммы отпускных лучше включить в налоговые расходы, только когда вы в бухучете переведете их на счета затрат (20, 25, 26, 29, 44…).

Все начисленные налоги необходимо списать на расходы датой начисления этих налогов (подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ). То же касается и пенсионных взносов, а также взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Необходимым условием признания расходов на отпускные по обязательному дополнительному отпуску является правильное его оформление. В письме Минфина России от 6 февраля 2007 года № 03-03-06/2/17 говорится, что, фирма может учесть расходы по дополнительному отпуску, предоставленному сотрудникам с ненормированным рабочим днем, при соблюдении двух условий:

• ненормированная работа должна быть оговорена при заключении трудового (коллективного) договора.

• все случаи работы сверх нормальной продолжительности рабочего дня должны быть оформлены локальным актом фирмы (например, приказом руководителя

В соответствии с подпунктом 1 пункта 3 статьи 273 НК РФ при кассовом методе учета отпускные включаются в расходы в момент их фактической выплаты сотруднику. Начисленные на сумму дополнительного отпуска налоги так же уменьшают налоговую прибыль в момент их уплаты. Обычно налоги по зарплате фирма платит в месяце, следующем за месяцем их начисления. Поэтому в бухгалтерском учете возникнут вычитаемые временные разницы (п. 11 ПБУ 18/02). Они приводят к образованию отложенного налогового актива (п. 14 ПБУ 18/02).

Отпускные по дополнительному отпуску, предоставленному по собственной инициативе, не могут быть включены в расходы при расчете налога на прибыль (п. 24 ст. 270 НК РФ). Поэтому ЕСН и пенсионные взносы на сумму этих отпускных не начисляются (п. 3 ст. 236 НК РФ, п. 2 ст. 10 Закона от 15 декабря 2001 г . № 167 (с изменениями от 29 мая, 31 декабря 2002 г ., 23 декабря 2003 г .) – ФЗ).

Налоговую базу по налогу на прибыль в этом случае можно уменьшить только на сумму взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (подп. 45 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В бухгалтерском учете суммы отпускных по дополнительному отпуску, не предусмотренному в законодательстве, включаются в состав расходов, а в налоговом учете они не учитываются. Поэтому в учете возникают постоянные разницы ( п. 4 ПБУ 18/02). Они приводят к образованию постоянного налогового обязательства (п. 7 ПБУ 18/02).

Рассмотрим какие бухгалтерские проводки необходимо сделать бухгалтеру по начислению дополнительного отпуска, предоставленного сотруднику по инициативе фирмы.

Фирма применяет общую систему налогообложения (кассовый метод).

Если отпускные были выплачены сотруднику в апреле, то в тот же день необходимо перечислить в бюджет НДФЛ с суммы отпускных и сделать следующие проводки.

Дебет 25 Кредит 70 — начислены отпускные сотруднику;

Дебет 25 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»– начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы отпускных;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»– удержан НДФЛ;

Дебет 70 Кредит 50– выплачены из кассы отпускные (за минусом НДФЛ).

Поскольку дополнительный отпуск не предусмотрен законодательством, налоговую базу по налогу на прибыль сумма отпускных не уменьшает. ЕСН и пенсионные взносы на сумму отпускных бухгалтер не начисляет.

В связи с тем, что в налоговых расходах сумма отпускных не признается, в учете возникают постоянные разницы. В апреле бухгалтер отразил возникновение постоянного налогового обязательства:

Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – отражено постоянное налоговое обязательство – сумма отпускных умноженная на 24%.

Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний уменьшат налоговую базу по налогу на прибыль в момент уплаты. Из-за того, что эти расходы признаны в бухучете и не признаны в налоговом учете, возникают вычитаемые временные разницы. Они приводят к образованию отложенного налогового актива: (сумма отпускных. Ч 0,2% Ч 24%).

В апреле бухгалтер сделал проводку:

Дебет 09 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»– отражен отложенный налоговый актив.

В месяце, когда взносы были заплачены (в мае), бухгалтер списал отложенный налоговый актив:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» Кредит 09– списан отложенный налоговый актив.

Если фирма применяет упрощенную систему налогообложения, то в этом случае налогообложение дополнительных отпусков также зависит от того, является ли отпуск обязательным (по трудовому законодательству) или фирма предоставит его по своей инициативе.

Отпускные по дополнительным отпускам, предоставленным в обязательном порядке учитываются в расходах при расчете единого налога (подп. 6 п. 1 ст. 346 НК РФ). Отпускные включаются в расходы в момент их выплаты (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Если право сотрудника на отпуск не предусмотрено законодательством, то отпускные в расходах учесть нельзя. Так как в соответствии со ст. 346.16 НК РФ перечень расходов, которые фирмы на упрощенке могут учесть при расчете единого налога, является закрытым. И соответственно оплата отпуска, не предусмотренного законодательством, в этот перечень не входит.

Также упрощенцы должны начислить на отпускные, предусмотренные законодательством, пенсионные взносы. Это предусмотрено п. 1 ст. 236 НК РФ и п.2 ст. 10 Закона от 15 декабря 2001 г . № 167 (с изменениями от 29 мая, 31 декабря 2002 г ., 23 декабря 2003 г .) – ФЗ.

Но обратите внимание на то, что начислять пенсионные взносы необходимо и в том случае, если фирма предоставляет дополнительный отпуск не предусмотренный законодательством, а просто предусмотренный коллективным договором. Несмотря на то, что эти выплаты не уменьшат базу по единому налогу.

В этом заключается различие в порядке налогообложения фирм на общей системе и на упрощенке. Пунктом 3 статьи 236 НК РФ предусмотрено условие освобождения фирм от уплаты ЕСН и пенсионных взносов только для фирм, которые платят налог на прибыль.

До 1 января 2006 года применение упрощенки предусматривало замену уплаты налога на прибыль. С 1 января 2006 года статья 346.11 НК РФ изменилась, и теперь применение упрощенки не заменяет, освобождает фирму от уплаты налога на прибыль.

Если же фирма платит единый налог с доходов, то в соответствии с п. 3 ст. 246.21 НК РФ его можно уменьшить на сумму уплаченных пенсионных взносов.

Если фирма применяет систему налогообложения в виде ЕНВД, то начисление и выплата отпускных никак не повлияет на расчет единого налога. Ведь в соответствии с п. 1 и п. 2 ст. 346.29 НК РФ ЕНВД рассчитывают исходя из вмененного дохода.

В любом случае необходимо начислять на суммы отпускных пенсионные взносы (п. 2 ст. 10 Закона от 15 декабря 2001 г . № 167, с изменениями от 29 мая, 31 декабря 2002 г ., 23 декабря 2003 г – ФЗ). Даже если дополнительный отпуск предоставлен по инициативе фирмы ЕСН и пенсионные взносы все равно начисляются. Пунк 3 статьи 236 НК РФ , который предусматривает условие освобождения фирм от уплаты ЕСН и пенсионных взносов в данном случае не применяется. Он действует только для фирм, применяющих общую систему налогообложения.

Но вы можете уменьшить ЕНВД на сумму пенсионных взносов, начисленных и заплаченных с отпускных (п. 2 ст. 346.32 НК РФ).

При совмещении общей системы налогообложения и ЕНВД начисленные отпускные необходимо распределить в соответствии с п. 9 ст. 274 НК РФ пропорционально занятости сотрудника в деятельности фирмы, облагаемой ЕНВД, и в деятельности на общей системе налогообложения.

Так как при расчете налога на прибыль расходы, относящиеся к деятельности фирмы на ЕНВД, учесть нельзя. Однако если сотрудник занят только деятельностью ЕНВД, его отпускные распределять не нужно.

Чтобы в этом случае распределить отпускные, необходимо определить долю доходов, полученных фирмой от разных видов деятельности. Для этого воспользуйтесь следующими формулами.

1. Долю доходов от деятельности фирмы на общей системе налогообложения можно рассчитать по формуле:

2. Отпускные, которые относятся к деятельности фирмы на общей системе налогообложения, рассчитайте так:

3. Отпускные, которые относятся к деятельности фирмы, облагаемой ЕНВД, рассчитайте по формуле:

Для определения доли доходов и расходов по конкретному виду деятельности нужно использовать показатели за тот месяц, в котором отпускные по дополнительному отпуску были начислены. При определении налоговой базы по ЕСН и налогу на прибыль за отчетный (налоговый) период расходы, которые относятся к деятельности фирмы на общей системе налогообложения за месяц, суммируйте нарастающим итогом. Такой порядок предусмотрен в письмах ФНС России от 23 января 2007 г . № САЗ-6-02/31 и Минфина России от 24 января 2007 г . № 03-04-06-02/7.

Если отпуск предоставлен в соответствии с законодательством, то на всю сумму отпускных необходимо начислить:

• пенсионные взносы (п. 2 ст. 10 Закона от 15 декабря 2001 г . № 167, с изменениями от 29 мая, 31 декабря 2002 г ., 23 декабря 2003 г . – ФЗ);

• взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 3 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 2 марта 2000 г . № 184);

• НДФЛ (подп. 10 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Единый социальный налог начисляется только на отпускные, относящиеся к деятельности фирмы на общей системе налогообложения.

Пенсионные взносы начисляются на обе части отпуска, но только ту часть пенсионных взносов, которая относится к деятельности ЕНВД учитывать при исчисление налога на прибыль нельзя (п. 9 ст. 274 НК РФ), но на c’ne сумму пенсионных взносов можно уменьшить единый налог га вмененный доход (п. 2 ст. 346.32 НК РФ). ЕНВД можно уменьшить не более 50 процентов начисленного налога.

Такой порядок предусмотрен пунктом 7 статьи 346.26 НК РФ и также подтверждается письмом Минфина России от 7 декабря 2005 г . № 03-05-02-04/216.

Датой признания расходов по начислению отпускных при расчете налога на прибыль будет:

• день начисления отпускных (налогов) – при применение метода начисления;

• день выплаты отпускных (день перечисления налогов) – при применении кассового метода начисления.

В случае предоставления дополнительного отпуска по инициативе фирмы, то порядок налогообложения немного отличается от вышеуказанного.

В этом случае на всю сумму дополнительного отпуска необходимо начислить (удержать):

• взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний

• НДФЛ.

Та часть отпускных, которая относится к деятельности фирмы на общей системе налогообложения, не учитывается при расчете налога на прибыль и не облагается ЕСН и пенсионными взносами, но на часть отпускных относящейся к деятельности переведенной на ЕНВД необходимо начислить пенсионные взносы и уменьшить на их сумму единый вмененный налог(п. 2 ст. 346.32 НК РФ).

Пример.

Предприятие ООО «Омега» совмещает деятельность, подпадающую под общую систему налогообложения и деятельность, переведенную на ЕНВД. Они занимаются производством (используют метод начисления) и розничной торговлей (ЕНВД). При начислении налога на прибыль фирма применяет метод

Регрессивную шкалу по ЕСН фирма не применяет. Для взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний установлен тариф 0,2 процента.

Налог на прибыль «Альфа» начисляет ежемесячно. В учетной политике фирмы сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально выручке за каждый месяц отчетного (налогового) периода.

В апреле 2007 года работнику фирмы Е.В. Смирнову предоставлен отпуск за ненормированный рабочий день продолжительностью 3 календарных дня (с 9 по 11 апреля 2007 года), такой отпуск предусмотрен законодательством.

Сотрудник одновременно занят в двух видах деятельности фирмы.

Сумма начисленных отпускных составила 1200 руб. Отпускные были выплачены 6 апреля.

Сумма отпускных войдет в налоговую базу по НДФЛ за апрель. К апрелю доход сотрудника превысил 40 000 руб. Поэтому стандартные вычеты по НДФЛ ему не предоставляются. НДФЛ с суммы отпускных составил:

1200 руб. Ч 13% = 156 руб.

Бухгалтер фирмы распределил отпускные по видам деятельности следующим образом.

За апрель 2007 года общая сумма доходов по всем видам деятельности фирмы составила 10 000 000 руб. (без НДС). Доходы от деятельности фирмы на общей системе налогообложения – 2 500 000 руб.

Доля доходов от деятельности фирмы на общей системе налогообложения в общем объеме доходов равна:

2 500 000 руб. : 10 000 000 руб. = 0,25.

Сумма отпускных, которая относится к деятельности фирмы на общей системе налогообложения, составит:

1200 руб. Ч 0,25 = 300 руб.

Сумма отпускных, которая относится к деятельности, облагаемой ЕНВД, равна:

1200 руб. – 300 руб. = 900 руб.

В апреле на всю сумму отпускных бухгалтер начислил:

– пенсионные взносы;

– взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

ЕСН он начислил только на сумму отпускных, относящихся к деятельности фирмы на общей системе налогообложения (300 руб.).

В расходы (при расчете налога на прибыль) бухгалтер включил только суммы зарплатных налогов по отпускным, относящимся к деятельности фирмы на общей системе налогообложения. Для этого суммы зарплатных налогов он распределил пропорционально выручке:

В апреле в расходах по налогу на прибыль бухгалтер учел:

– расходы на оплату труда в сумме 300 руб.;

– прочие расходы (зарплатные налоги) в сумме 79 руб. (36 руб. + 42 руб. + 1 руб.).

Эти суммы были учтены при расчете налога на прибыль за январь–апрель 2007 года.

Пенсионные взносы за апрель были заплачены 8 мая 2007 года. Бухгалтер фирмы уменьшил ЕНВД, рассчитанный по итогам II квартала 2007 года, на 126 руб.