Журнал PC Magazine/RE №11/2009

Платежные ведомости в Интернете

Интерактивная служба подготовки платежных ведомостей, более точная, чем программы финансового учета, и удобная, нежели электронные таблицы, позволит сэкономить массу времени и сил.

Наступило субботнее утро. Светит солнце, поют птицы, дети резвятся на лужайке, а вам приходится сидеть в офисе, чтобы составить платежную ведомость на предстоящую неделю. Или выписывать чек для службы начисления зарплаты, мучаясь сомнениями, оправданны ли подобные расходы в сложившейся экономической ситуации.

Спешим обрадовать вас. Теперь есть еще один вариант, и его популярность все время растет. На некоторых Web-узлах можно составлять платежные ведомости с минимальными усилиями.

На этих сайтах автоматизированы три задачи обработки платежных ведомостей.

1. Формирование платежной ведомости. На интерактивных сайтах выполняются все расчеты по выплатам, налогам и другим удержаниям (например, оплата медицинской страховки).

2. Начисление налогов. Тем, кто не делает этого, грозят крупные штрафы. С помощью интерактивных сайтов можно рассчитать налоги, взимаемые государством, и совершить выплаты.

3. Заполнение форм. Недостаточно только выполнить налоговые обязательства, нужно заполнить формы отчетности. Это также удобно сделать на интерактивном сайте.

Преимущества бухгалтерских программ для малого бизнеса хорошо известны. Компании, которые автоматизировали эти операции, вряд ли захотят менять сложившийся процесс, а их платежные ведомости уже объединены с другой финансовой информацией.

Но интерактивные службы дадут много преимуществ тем предприятиям, где зарплата до сих пор рассчитывается вручную.

Быстрота. Сколько времени каждую неделю (или две) вы тратите на составление платежной ведомости? Если эту задачу перенести в Интернет, то запустить функцию подготовки ведомости можно всего за несколько минут. После начальной настройки требуется лишь ввести количество часов, отработанных сотрудниками с почасовой оплатой, и указать сверхурочные, отпускные и премии. Интерактивные службы отслеживают данные по отпускам и больничным, и руководителю известно, какие выплаты причитаются сотруднику.

Экономия рабочего времени персонала. Кто бы ни составлял платежную ведомость, это занятие наверняка очень трудоемко. Автоматизируйте процесс и займитесь развитием бизнеса, вместо нудного подсчета часов.

Минимальный объем вводимых данных. Достаточно ввести всего несколько чисел.

Автоматизация вычислений. Интерактивные службы расчета зарплаты – это гигантские калькуляторы; они выполняют все необходимые расчеты.

Точность. Если аккуратно выполнить настройку и правильно ввести данные об отработанном времени, то ошибки исключены.

Простота подготовки отчетов. Как рассчитать текущие обязательства по зарплате и связать их с общим движением денежных средств? Интерактивные службы подготовки платежных ведомостей располагают множеством отчетов, в частности о налогах и компенсациях, поэтому руководитель постоянно располагает актуальными данными о текущей ситуации на предприятии.

Напоминания. Благодаря тому что сайты своевременно предоставляют все списки дел, исключается опасность пропустить срок уплаты налогов и не приходится в авральном режиме составлять ведомость заработной платы в последний момент.

Простая процедура уплаты налогов – один из главных доводов в пользу обращения на интерактивные сайты подготовки платежных ведомостей. Они не только напоминают об уплате регулярно начисляемых налогов, но и как минимум предоставляют заполненные данными формы, которые остается лишь подписать. Такие службы, как SurePayroll, выполняют все формальности без вмешательства пользователя.

Интеграция. Платежная ведомость – лишь один из элементов бухгалтерского учета, и ее данные должны быть объединены с другими финансовыми данными. На интерактивных сайтах эта задача решается путем экспорта данных платежных ведомостей в широко применяемые бухгалтерские программы для малого бизнеса, такие, как QuickBooks.

Доступ сотрудников. Благодаря интерактивным сайтам не нужно тратить время, чтобы ответить на вопросы сотрудников о начислении зарплаты. Они могут получить эту информацию на Web-узлах, защищенных паролями.

Как и при использовании любой другой финансовой программы, необходимо некоторое время на настройку службы. Чтобы приступить к работе, нужна следующая информация.

1. Список сотрудников вместе с контактными сведениями.

2. Данные о прямом зачислении на депозит по платежной ведомости.

3. Информация о дополнительных вознаграждениях, выплачиваемых компанией.

4. Сведения из платежной ведомости для сотрудников (налоговые вычеты, премии и т. д.)

5. Налоговые идентификационные коды компании, такие, как FEIN (federal employer identification number – федеральный идентификационный код работодателя) и EIN (employer identification number – идентификационный код работодателя).

6. Политики компании в области оплаты труда.

Для подготовки первой платежной ведомости требуется не так много времени, как кажется поначалу. Некоторые службы позволяют составить платежную ведомость в тот самый день, когда вы ее настроите.

Пользователь последовательно выполняет этапы настройки с помощью «мастеров» или меню. Кроме того, в любой момент можно обратиться в службу технической поддержки за консультацией.

Проделав всю эту подготовительную работу, вы можете забыть о платежной ведомости до тех пор, пока не придет время начислять зарплату или платить налоги.

Начисление заработной платы – чрезвычайно важная финансовая обязанность предприятия. Достаточно совершить ошибку, и против вас ополчатся и работники, и государство. Интерактивные службы подготовки платежных ведомостей соответствуют требованиям точности и удобства применения. На них можно возложить трудоемкие задачи, чтобы пользователь мог сосредоточиться на других проблемах бизнеса.