Люди, которые сделали Игры. Бизнес-рецепты большого проекта

Глава 3. Странная должность

Я вижу название своей должности – Workforce (WKF) (в пер. с англ. – «рабочая сила») – и удивленно приподнимаю бровь. Какое странное определение.

Фото 1. HR или WKF? Сейчас МОК поможет разобраться

– Может быть, лучше HR – управление персоналом? – спрашиваю я в МОК.

Отвечают «нет», здесь все не просто так. Оказывается, в спортивном мероприятии будет задействовано много разных типов персонала: штатный персонал; временный персонал, который нужен на короткий период времени перед Играми; персонал подрядчиков и партнеров; участники церемонии, волонтеры и т. д. Хотя Оргкомитет непосредственно управляет не всеми этими людьми, успех Игр зависит от вклада каждого. Гостю Игр все равно, кто ему помогает – руководитель или волонтер, если ему не смогут показать дорогу к объекту или будет плохо работать Wi-Fi. Поэтому ответственность WKF – это все люди, влияющие на успех Игр.

Рис. 1. Разные категории персонала Игр

Игры становятся моим первым опытом управления персоналом за пределами своей компании. Причем область ответственности открывается не сразу. Основная задача звучит понятно и традиционно, как в учебнике из институтской библиотеки: сделать так, чтобы вовремя найденные, обученные, мотивированные люди (в широком смысле слова, в понятии WKF) смогли подготовить и провести лучшие Игры, оказывая отличный сервис гостям и клиентам.

Всю работу WKF можно разделить на две части задач. Первая – привычна, знакома и без профессиональных «слепых зон» – планирование персонала, рекрутмент, обучение, мотивация. Вторая часть специфична именно для спортивного мероприятия: спланировать для каждого рабочее место – на объекте, трибуне, транспортном хабе; сделать штатное расписание работы на объекте в зависимости от графика соревнований; организовать приезд в Сочи, размещение, питание. Еще нужно составить транспортные схемы передвижения и встречных потоков персонала от мест размещения до мест работы и обратно; продумать, чем мы будем вдохновлять и удерживать людей во время Игр; организовать простую и понятную систему управления.

Фото 2. Собрание команды можно проводить даже на льду

В качестве приятного профессионального бонуса в WKF входит разработка, изготовление и распределение форменной одежды. Для этого создан специальный объект – Центр аккредитации и униформы (UDAC).

Позднее возникает еще один проект – обучение сервису и клиентоориентированности персонала всех объектов гостеприимства Сочи. Но как можно запланировать персонал на семь лет вперед, еще не зная всех деталей того, что эти люди будут делать? Будут ли они волонтерами или подрядчиками? Как в 2008 году с точностью до человека рассчитать количество водителей, которые нам понадобятся в 2014-м? Как спланировать количество волонтеров, участвующих в церемонии открытия, если пока нет никакого представления о том, как она будет выглядеть?

Дальше вопросы посыпались покруче, чем на «Что? Где? Когда?»: где мы возьмем людей? на чем привезем их в Сочи? где они будут жить и как питаться? Ответов нет, а план и бюджет нужны уже вчера. Каждый элемент работы с персоналом при внимательном рассмотрении сразу обрастает массой других задач со звездочками.