Мой род. Как изучать историю своей семьи

Глава 5. Архивы ЗАГС

В разговорах с родственниками и при поиске по открытым источникам можно узнать очень многое, но далеко не всё. Вы неизбежно столкнетесь с тем, что какой-то информации не хватает: нет фамилии прапрадедушки, даты рождения двоюродной прабабушки. У кого-то из родственников удалось восстановить только имя или только фамилию. Для заполнения таких пробелов нужно обращаться к официальным документам.

Работа с документами — это не только возможность получить информацию, но и способ развить мягкие навыки. Помните, о чем мы говорили в самом начале? Генеалогический проект позволяет пройти настоящий путь развития. На этом этапе Вы получаете возможность потренироваться в обработке информации, четкости и методичности при сборе документов. И, как и на протяжении всего проекта, почувствовать себя настоящим Шерлоком Холмсом, который открывает всё новые и новые факты на пути к истине.

По возможности привлекайте к процессу поиска документов детей старше пяти лет. В будущем они неизбежно столкнутся с бюрократической системой, и, чтобы она их не испугала и они осознали ее важность, покажите, как находите с помощью этой системы ценные семейные сведения. Делайте это в полуигровой форме: «Интересно, какая фамилия была у прадедушки? А давай узнаем! Фамилия записана в секретной книжке…»

Итак, документы.

В этой главе поговорим о том, как взаимодействовать с органами записи актов гражданского состояния, или просто с ЗАГСом. Такое взаимодействие открывает много возможностей. Вы сможете узнать даты, места, фамилии, имена, отчества и много других полезных сведений, которые сделают исследование более обстоятельным. Вы сможете выйти из тупика, если попали в него, и потом шагнуть глубже, в дореволюционный период.

Также архивы ЗАГСов позволят собрать цепочку документов, подтверждающих родство с предками. Такая цепочка даст возможность искать сведения в ведомственных архивах. Это особенно пригодится, если в Вашей семье были репрессированные или участники Великой Отечественной войны.

Еще один важный и неочевидный плюс получения сведений из ЗАГСов — возможность отловить ошибки в документах на ранних этапах, чтобы впоследствии избежать юридических проблем. Например, в наследственных делах может иметь значение разница в написании: у дедушки в фамилии буква «ё» с точками, а у его дочери — без. Вы сможете исправить или заверить такие несоответствия.

Перейдем к работе с ЗАГСами. Но для начала небольшое уточнение. Мы будем говорить об общей тенденции, которая касалась большей части населения России. В отдельных регионах могли быть свои особенности. Если Вы предполагаете, что в Вашем регионе система записей о населении в интересующий Вас период могла отличаться от описанной ниже, изучите этот вопрос самостоятельно.

Что же хранится в архивах ЗАГСов и почему? Чтобы понять это, немного углубимся в историю.

В 1721 году по указу Петра I все православное население Российской империи было приписано к церковным приходам по месту жительства. Рождение, бракосочетание и смерть могли фиксироваться в метрических книгах, которые вел приходской священник. Эта система существовала вплоть до 1917 года, когда были приняты декреты «О гражданском браке, о детях и о ведении книг актов состояния» и «О расторжении брака». Они изменили сложившуюся систему регистрации, и с этого момента рождение, бракосочетание и смерть стали учитываться в органах ЗАГС и записываться в книги регистрации актовой записи, или в актовые книги. Так происходит и по сей день.

Актовые книги хранятся в архиве ЗАГСа по месту регистрации в течение 100 лет, а затем передаются в государственные региональные архивы. Если Ваша бабушка родилась в 1922 году в деревне в Смоленской области, то, вероятнее всего, чтобы найти запись о ее рождении, нужно обращаться в Государственный архив Смоленской области, а не в ЗАГС.

Содержание записей в актовых книгах за время существования этой системы изменялось: некоторые графы добавлялись, другие, наоборот, упразднялись.

Сегодня в ЗАГСе ведутся записи о таких событиях:

• рождение;

• заключение брака;

• расторжение брака;

• изменение фамилии и имени;

• установление отцовства;

• усыновление (удочерение).

На руки мы получаем свидетельство о регистрации одного из этих событий. Свидетельство может быть оригинальным, повторным или восстановленным. Повторные свидетельства получают при утрате оригинала, а восстановленные — если оригинал записи в актовых книгах не найден и запись сделана гораздо позже по устному свидетельству заявителя или на основании косвенных документов.

Но в актовых книгах, которые хранятся в ЗАГСе, сведений гораздо больше, чем в выдаваемых на руки свидетельствах. Например, в свидетельстве о рождении ребенка записаны фамилии, имена и отчества родителей и их национальность, а из актовой книги дополнительно можно узнать их профессию, адрес, возраст. Часто эти сведения могут дать зацепку для дальнейшего исследования. Чтобы получить информацию из актовых книг, нужно запросить в ЗАГСе справку — именно справку, а не свидетельство.

Запрашивать данные можно о себе, об умершем или живущем родственнике. Для запроса, который касается умершего родственника, нужен документ о его смерти и цепочка документов, подтверждающих родство. Запрос на живого человека можно сделать только по нотариально заверенной доверенности.

С 1969 года действует тайна усыновления, поэтому справку или свидетельство об усыновлении может получить только усыновитель. Даже если это касается более ранних записей.

Муж или жена и их предки не являются Вашими кровными родственниками, поэтому Вы сможете сделать запрос на них только по доверенности.

В заданиях этой главы Вам предстоит собрать цепочку документов для подтверждения родства и запросить справки с дополнительными сведениями в ЗАГСе. Рекомендуем вести таблицу со всеми запросами, которые Вы делаете, чтобы отслеживать их статус и не запутаться.

Стоит учитывать, что часто в ЗАГСах или МФЦ срабатывает человеческий фактор и Ваша заявка не удовлетворяется. Бывает, что работник МФЦ никогда не сталкивался с таким запросом и ему нужно время, чтобы разобраться. Проявите терпение и настойчивость.

Сначала нужно понять, что именно запрашивать в ЗАГСе и по каким родственникам. Пройдитесь по всем ветвям генеалогического древа и найдите пропуски в данных, которые относятся к XX веку.

Например, Вы можете обнаружить, что неизвестна дата бракосочетания бабушки и дедушки, у прадедушки нет точной даты смерти. Выпишите все, чего не хватает. Эти сведения можно будет восстановить с помощью справки из ЗАГСа с дополнительными сведениями.

Определите приоритеты. Решите, по каким событиям и фактам будете запрашивать справки в первую очередь. Поставьте себе небольшую цель — отправить один запрос. Когда получите первую справку с интересующей Вас информацией, можно будет продолжить процесс.

Ваши задачи:

1. Найти пропуски в данных.

2. Определить приоритеты — решить, какой запрос Вы сделаете первым.

При обращении в ЗАГС и в ведомственные архивы нужно подготовить цепочку документов, которые подтверждают Ваше родство с человеком, которым Вы интересуетесь.

Рассмотрим два примера — сначала простой, потом более сложный.

Красильников Петр Петрович, 1982 года рождения, запрашивает справку о рождении дедушки по отцовской линии.

Для этого Петр Петрович должен собрать такие документы:

1. Свое свидетельство о рождении, в котором в графе «Отец» будет указан Красильников Петр Иванович.

2. Свидетельство или справку о рождении отца, Красильникова Петра Ивановича, где в графе «Отец» будет указан Красильников Иван Семенович.

2. Свидетельство или справку о смерти дедушки, Красильникова Ивана Семеновича.

Второй случай посложнее, документов понадобится больше.

Романова Дарья Семеновна, 1982 года рождения, запрашивает справку о рождении своей бабушки по материнской линии — Фоминой Ольги Петровны 1928 года рождения.

Вот какие документы понадобятся Дарье Семеновне:

1. Свое свидетельство о браке, где будет отражена смена фамилии с Кузнецовой на Романову.

2. Свое свидетельство о рождении, где в графе «Мать» будет указана Кузнецова Мария Петровна.

2. Свидетельство или справка о браке матери, Кузнецовой Марии Петровны, где будет отражена смена фамилии с Никитиной на Кузнецову.

4. Свидетельство или справка о рождении матери, Никитиной Марии Петровны, где в графе «Мать» будет указана Никитина Ольга Петровна.

5. Свидетельство или справка о смерти бабушки, Никитиной Ольги Петровны.

6. Свидетельство или справка о браке бабушки, Никитиной Ольги Петровны, где будет отражена смена фамилии с Фоминой на Никитину.

Обратите внимание, что документы живых людей можно получить только с их разрешения, имея на руках нотариально заверенную доверенность.

Если Вы предоставляете копии документов, а не оригиналы, то они тоже должны быть нотариально заверены.

Если одного из документов цепочки нет ни в домашнем архиве, ни в ЗАГСе, то нужно получить извещение об отсутствии записи из архива ЗАГС по месту события (рождения, бракосочетания, смерти) и подтвердить родство через суд.

Ваши задачи:

1. Соберите документы, которые понадобятся для подтверждения родства.

2. Если документов не хватает или Вам нужно разрешение от лица, к которому относится документ, составьте поэтапный план действий и начните его реализовывать (получите доверенность, извещение об отсутствии записи в архиве ЗАГС, обратитесь в суд).

Процесс получения справок мы будем рассматривать на примере России. В других странах постсоветского пространства действуют похожие правила.

С 2021 года в России действует Единый государственный реестр ЗАГС (ЕГР ЗАГС) — электронная база с записями ЗАГС с 1926 года. Большинство отделений ЗАГС и МФЦ имеют доступ к этой базе. Это позволяет подавать запросы на справки о рождении, браке или смерти предка в любом ЗАГСе или МФЦ, независимо от того, в каком городе или регионе была зарегистрирована запись. Теперь нет необходимости лично обращаться в ЗАГС по месту хранения актовой книги — запросы обрабатываются дистанционно.

Особенность этой базы состоит в том, что в нее вносятся только основные сведения, аналогичные тем, что содержатся в свидетельствах. Если нужны дополнительные данные из актовой книги, сотрудник ЗАГСа при обработке Вашего запроса направит требование добавить сведения в ЗАГС по месту хранения записи. После внесения данных Вы сможете получить справку с дополнительной информацией там, где подали заявление.

Справку можно запросить несколькими способами:

• отправить заявление на бланке в ЗАГС, где хранится актовая книга, по обычной почте или по электронной;

• заполнить заявление в ближайшем ЗАГСе и попросить переслать в нужный ЗАГС;

• заполнить заявление в МФЦ;

• заполнить заявление на «Госуслугах».

ЗАГСы не отправляют документы на домашний адрес заявителя, так как сотрудник ЗАГСа, в котором Вы будете забирать документ, должен проверить оригиналы документов, подтверждающих родство.

Если Вы хотите отправить запрос в другую страну, обратитесь в ближайший ЗАГС, сотрудники помогут Вам оформить заявление и отправят его по межрегиональным каналам, если есть такая возможность. Пошлина будет выше, но ехать никуда не придется: Вы сможете предоставить доказательства родства и получить справку в своем ЗАГСе.

Если Вам нужно получить справку, находясь в другой стране, обратитесь в консульство. Учитывайте, что это займет достаточно много времени.

Заявление на бланке

Заполните заявление по инструкции:

1. Из списка с видами документов, которые можно запросить, выберите именно справку.

2. В шапке укажите данные человека, который будет забирать готовую справку и доказывать родство с тем, на кого выдается справка.

3. Заполните информацию о человеке, о котором ищете информацию. Если в домашнем архиве сохранилось свидетельство о событии (рождении, браке, смерти), то большая часть сведений, включая место хранения актовой книги и номер актовой записи, у Вас есть.

4. В качестве причины получения документа можно указать «Исследование истории семьи».

5. В разделе «Иные сведения» укажите информацию из актовой книги, которую хотите узнать. Как правильно заполнять этот раздел, расскажем ниже.

Оплатите госпошлину и сохраните копию квитанции — она может понадобиться при получении справки. На чеке должны быть указаны данные того человека, на которого составлено заявление.

Остановимся подробнее на том, как заполнять в заявлении раздел «Иные сведения». В нем можно запросить данные, которых нет в свидетельстве.

Какую именно информацию может содержать актовая книга, помогают узнать инструкции для работников ЗАГСа, которые действовали на момент записи. В конце книги в разделе «Приложения» приведен список инструкций для справок о рождении, заключении и расторжении брака и смерти по разным периодам (с. 193).

Если Вы хотите узнать, какие сведения вносились в актовые книги при регистрации развода, установлении отцовства, усыновлении или смене фамилии, обратитесь к инструкциям, действовавшим в нужный период, самостоятельно.

Обратите внимание, что в конкретной местности сотрудники ЗАГСа могли использовать другие бланки, не успеть перестроиться на запись по новой инструкции, пропустить какие-то сведения. Так что реальная запись может отличаться от инструкции.

Как использовать инструкции:

1. Выберите событие, справку о котором запрашиваете.

2. Определите период, в котором произошло событие.

3. Скопируйте или перепишите список сведений из инструкции в заявление.

Заявление можно подать на портале «Госуслуги».

Архивы ЗАГС — ключевой источник для заполнения пробелов в генеалогическом исследовании, которые относятся к последнему столетию. Архивы позволяют не только восстановить точные даты, имена и фамилии предков, но и получить дополнительные сведения, которые могут продвинуть поиск вперед: профессии, адреса, национальность.

Важно запрашивать в ЗАГСе именно справки, а не свидетельства, так как в них содержится дополнительная информация из актовых книг.

Подтверждение родства — обязательный этап работы с ЗАГСами. Без цепочки документов, связывающих Вас с предком, запрос не удовлетворят. Если каких-то звеньев не хватает, придется обращаться в суд. Грамотно собранные документы открывают доступ к ведомственным архивам, что особенно важно при поиске сведений о репрессированных или участниках войн.

Работа с ЗАГСами требует терпения: сотрудники могут ошибаться, а процесс — затягиваться. Настойчивость и корректное оформление запросов ускорят получение результата. Начинайте с малого — одного запроса, — а затем системно восстанавливайте недостающие звенья в истории семьи.