Оргсхема. Как разработать структуру компании.

Глава 11

АДМИНИСТРАТИВНОЕ ОТДЕЛЕНИЕ (7)

Каждое из отделений оргсхемы обычно состоит из трех основных функций, которые называют в Административном отделении «офисы», а в отделениях 1-6 «отделы». Более мелкие функции, из которых состоят офисы или отделы, называют в Административном отделении «службами», а в остальных - «секциями». Разница в названиях необходима, так как по сути Административное отделение по командной линии находится выше остальных и управляет их деятельностью, оно является «разумом» всей компании и отвечает за успех всей деятельности.

Основным признаком того, насколько успешна эта деятельность будет развитие компании. Если компания какой-то период времени быстро и успешно развивалась, значит в это время основные функции отделения выполнялись, если в развитии начался застой, это означает, что отделение не повышает качества своей работы, остановилось в развитии, что сказалось на деятельности всей компании. Наличие понятной стратегии, согласованность действий отдельных подразделений, уровень боевого духа сотрудников компании, ее положение на рынке, все это зависит в первую очередь от Административного отделения, поэтому это отделение стоит первым в потоке производства.

Отделение состоит из трех офисов:

21 - Офис владельца / Совета учредителей;

20 - Офис официальных вопросов;

19 - Офис исполнительного / генерального директора.

В Административном отделении, в отличии от отделений 1-6, нумерация офисов идет в противоположную сторону, это символизирует замкнутость потока производства.

В зависимости от того, владеет компанией один человек, либо она является акционерной, эти подразделения могут носить разные названия, например, первое - «Офис совета акционеров», а третье - «Офис председателя Правления». Но это только названия, которые обычно зависят от принятой в области деятельности компании практики и юридической формы. Расположение на оргсхеме этих трех офисов также соответствует последовательности «быть- делать-иметь».

В маленькой компании сам владелец, который, как правило, является и высшим руководителем, отвечает за все эти функции. Наличие на оргсхеме «Офиса владельца» не означает, что сразу должен появиться целый штат помощников. Но хорошее понимание функций позволит с ростом компании не пропустить момент, когда действительно понадобятся помощники для того, чтобы перегрузка в отделении не создала проблем. Оргсхемы средних и больших компаний по форме представляют собой совокупность нескольких оргсхем, в которой появляется управляющая компания, выполняющая главные функции Административного отделения для управляемых компаний. Оргсхема управляющей компании будет рассмотрена в отдельной главе.

Возможно, что прочитав описание этого и других отделений оргсхемы, вы подумаете, что все это слишком сложно, и непонятно с чего начать создание отделения. Это - совершенно нормально. Когда мне необходимо было впервые разработать полноценную оргсхему для своего первого предприятия, я тоже испытывал замешательство. Мне хотелось, чтобы отделения как можно быстрее начали производить свои функции, но отклонений от идеальной картины было так много, что я не знал, за что в первую очередь взяться. Чтобы с вами этого не происходило, в конце каждой главы, описывающей работу соответствующего отделения, вы найдете рекомендации о том, с чего начать его создание. Для того чтобы заработали полноценно все функции, вам может понадобиться от полугода до пары лет, но дело стоит того, чтобы этим заняться.

ОФИС УЧРЕДИТЕЛЕЙ

Цель офиса - давать компании идеологию³¹, определять основные цели, формировать политику для всех областей деятельности, осуществлять стратегическое управление, осуществлять надзор за деятельностью и тем, как компания обращается с активами, в целях развития.

Этот офис находится на самом верху командной линии, от него по командной линии идут вниз к директору все политики³², планы и указания. При этом, в соответствии с принципом системы быстрого потока, любой сотрудник компании, у которого возникла хорошая идея в отношении стратегии развития, совершенствования технологии или чего-то другого, относящегося к деятельности офиса, напрямую направляет свои идеи сюда.

Каждая из функций офиса владельца была подробно описана в книге «Обязанности владельца компании», там вы найдете развёрнутую информацию о том, как должны выполняться функции, перечисленных далее служб, как распределять эти функции в компании с несколькими совладельцами и ответы на многие другие вопросы, связанные с деятельностью Административного отделения.

Совет учредителей - формирует основные цели компании, определяет основные направления развития, одобряет политику компании, планирует и согласовывает действия совладельцев и сотрудников этого офиса.

ЦКП совета: согласованная деятельность совладельцев и сотрудников офиса, благодаря которой успешно развивается компания.

Служба стратегического управления - анализирует деятельность компании с точки зрения долгосрочного развития, организовывает процесс стратегического планирования, помогает руководителям в разработке стратегических планов, контролирует ход их выполнения.

Стратегический план - это план высшего уровня, которому подчинены планы всех подразделений. Он направлен на то, чтобы достичь масштабных целей и преодолеть самые значительные барьеры в развитии. Чем меньше компания, тем меньше и цели, и барьеры; с ростом они становятся больше. Первая цель нового бизнеса обычно - начать производство и предоставление продукта, чтобы выйти на самоокупаемость и получить какую-то прибыль; барьерами на этом этапе являются сложности в освоении технологии производства и продвижения. Затем наступает этап расширения, и целью может быть расширение объемов и территории, а барьерами - нехватка денег и других ресурсов, но успех в расширении приносит новые проблемы - организационные, которые снижают эффективность. Следующим стратегическим планом может быть внедрение инструментов управления, таких как организующая схема и повышение компетентности персонала. Как только эти планы реализованы, появляются еще более масштабные цели расширения и новые барьеры, поэтому стратегическое планирование - непрерывная деятельность.

Если стратегические планы находятся только лишь в голове высшего руководителя, то в представлении сотрудников, у компании нет будущего, так как будущее по сути - это цели и понятные шаги для из достижения. Уверенность в будущем компании, боевой дух и желание сотрудничать основаны на том, насколько понятными являются планы.

Для того чтобы реализацией планов можно было управлять, должны быть написаны точные программы³³, состоящие из определённых задач с назначенными ответственными за их исполнение и точными сроками. За это отвечают руководители компании, а Служба стратегического управления контролирует ход выполнения этих программ, чтобы проблемы оперативной деятельности, которые есть и всегда будут в каждом из подразделений, не приводили к остановкам в выполнении программ по стратегии.

ЦКП службы: компания, успешно реализующая эффективные

стратегические планы.

Служба стратегического маркетинга - анализирует положение дел на рынке, следит за всеми изменениями и новинками, сменой потребительских предпочтений, разрабатывает и совершенствует продукт компании, определяет основные принципы продвижения продукта, формирует атрибуты бренда.

Эта служба не дублирует функции по продвижению и рекламе, она закладывает основу для их деятельности. Эта основа влияет не только на деятельность отделений Распространения (2) и По работе с публикой (6), она определяет, какие помещения должны быть у компании, где ей нужно находиться, какой имидж необходимо формировать компании, какие у нее должны быть продукты и рекламные материалы и многое другое.

Можно сказать, что основное, что она дает компании, - очень точное понимание продукта и того, как его следует представить на рынке. Это также включает постоянный надзор за тем, насколько деятельность всех подразделений соответствует задуманному. Ведь подразделения компании зачастую пытаются отклониться от выбранного пути. Ярким примером того, к каким последствиям приводит отсутствие этой функции, являются первые отечественные коммерческие предприятия, которые в процессе своего развития обрастали множеством направлений деятельности и рано или поздно уступали свои позиции специализированным компаниям.

Можно сказать, что именно эта служба отвечает за формирование сильного конкурентоспособного продукта компании, который был рассмотрен в главе «Продукт компании».

ЦКП службы: успешные продукты компании и эффективная маркетинговая стратегия.

Служба технологии - обеспечивает компанию точной, описанной в политике, технологией производства продукта, совершенствует технологии производства, осуществляет надзор за ее соблюдением.

Невозможно развивать компанию, если технология производства продуктов, за которые компания получает деньги, не описана точно на бумаге, а существует в головах лишь нескольких ключевых сотрудников. В любом бизнесе есть своя технология. Для производственников - это технологическая документация, для торговой компании - методики продвижения, продаж, закупки товара и его поставок. Некоторые компании сразу начинают свою деятельность с приобретения технологии, например купив франшизу, а большинство создают технологию производства сами, собирая ее из разрозненных кусочков.

На начальном этапе деятельности, когда в роли технолога компании выступает ее создатель, весь коллектив состоит из нескольких сотрудников, а технологию только «обкатывают» на первых клиентах, проблемы с отсутствием описанной на бумаге технологии нет. Но с ростом и расширением объемов производства продукта обнаруживается, что из-за отсутствия точно описанных методик, невозможно осуществлять планирование деятельности, подсчитать себестоимость, быстро обучить новых сотрудников, и самое главное - нельзя обеспечить соблюдение технологии. Если это так, то с ростом объемов предоставляемого продукта качество становится непредсказуемым, что влияет на удовлетворенность клиентов и имидж, и в конце концов, в условиях обостряющейся конкуренции, сказывается и на доходе компании.

Это не означает, что создатель компании обязательно должен быть тем человеком, который не просто знает технологию производства, но и способен ее описать. Для этого можно привлечь технических специалистов из других отделений или внешних консультантов, чтобы они выполнили работу по описанию технологии. Но опыт показывает, попытки добиться, чтобы технология была описана руководителями Технического отделения, ни разу не приводили к удовлетворительному результату. Они слишком заняты производством продуктов своих отделений. Кроме того, одно дело - выполнять работу, а совершенно другое - проанализировать и описать, как она выполняется; для этого нужны разные навыки.

Но тем не менее, если в торговом предприятии нет описанной технологии формирования ассортимента, выбора поставщиков, получения хороших цен и снижения затрат на логистику, с расширением появятся и проблемы - уровень прибыльности будет идти вниз. Если в сервисной компании нет описанной технологии предоставления услуг, в процессе роста качество ее услуг будет снижаться. Например, технология компании «Visotsky Consulting» заключается не в том, как использовать организующую схему или статистики, эти принципы были хорошо описаны Л. Роном Хаббардом, а в том, как внедрить эти инструменты в работающем бизнесе. Поэтому наша технология описывает то, какие действия и в какой последовательности необходимо сделать для разработки и внедрения. И описание данной технологии уже сегодня состоит из сотен документов, хотя я, как основной ее разработчик, вижу еще множество моментов, требующих усовершенствования.

В некоторых видах бизнеса в этой службе находятся целые подразделения, осуществляющие технологические разработки, например, в компании по производству станков это - конструкторское бюро, которое, основываясь на данных от службы стратегического маркетинга, конструирует более совершенное оборудование, изготавливает опытные образцы, проводит тестирование, описывает технологию их производства и передает в Техническое отделение для массового производства. Или в компании по пошиву вечерних и свадебных платьев есть экспериментальный цех, который делает дизайн новых коллекций, создает лекала и подбирает материалы, проводит тестовые показы и отбирает лучшие образцы для массового производства. В компании по производству продуктов питания - это лаборатория, которая разрабатывает новые рецептуры, проводит дегустации и тестирование, осуществляет сертификацию.

Фактически, данные подразделения занимаются разработкой технологи, когда эти функции пытаются выполнять в Техническом отделении, результатом становится то, что разработки идут слишком медленно, а технологические эксперименты создают помехи производству продукта, на котором компания зарабатывает. Такие подразделения должны находиться на оргсхеме в службе технологии и подчиняться офису владельца.

В некоторых компаниях важной составляющей технологии работы является система автоматизации; в ряде случаев программные продукты - основа технологии компании. Например в Интернет- магазинах, колл-центрах, торговых компаниях, осуществляющих массовое обслуживание клиентов по телефону, программное обеспечение представляет собой важнейшую составляющую технологических ноу-хау. Или когда создается сеть аптек, то система автоматизации продаж и закупок, которая позволяет прогнозировать продажи, формировать заказы на закупку и дает данные о деятельности руководителям, является основной составляющей технологии. В данном случае разработка и совершенствование этого программного продукта, его поддержание в рабочем состоянии относится к функциям этой службы или может быть отдельной службой в 21-м отделе.

И конечно, эта служба осуществляет надзор за применением технологии, используя командные линии она добивается, чтобы не было отклонений. Людям свойственно проявлять творчество, часто в процессе работы они находят великолепные решения, которые позволяют усовершенствовать технологию. Иногда в попытках улучшить они что-то меняют или упрощают, не понимая, как это повлияет на результаты всей компании. Чтобы творчество приносило пользу, этим необходимо управлять. Каждая идея по совершенствованию технологии должна быть рассмотрена службой и, если она действительно хороша, - вознаграждена.

ЦКП службы: хорошо описанная, эффективная технология, которая без искажений применяется всеми подразделениями компании.

Служба построения - анализирует процессы компании, разрабатывает и совершенствует инструменты управления, внедряет новые инструменты, осуществляет надзор за применением, ставит на посты высших руководителей компании.

Одно из первых действий службы - создание отделения Построения; это дает возможность поддерживать все внедренные инструменты и получать все необходимые данные для их совершенствования.

Данная служба разрабатывает план, описывающий последовательность построения компании - в какой последовательности должна заполняться организующая схема, должны создаваться новые подразделения и рабочие места, чтобы это приводило к повышению дохода. Оперативную деятельность по найму и введению в должности осуществляет отделение Построения, а служба построения должна осуществлять надзор, чтобы с ростом количества сотрудников росли и заработные платы, и прибыль.

Высокая заработная плата сотрудников - очень важный продукт, так как построение имеет непосредственное отношение к сотрудникам и, осуществляя построение, мы заинтересованы в его долгосрочности, а она зависит от того, насколько сотрудники довольны предоставляемым обменом. Если компетентность исполнителей и эффективность работы растут, должна расти и заработная плата.

ЦКП службы: применяемые в компании эффективные инструменты управления, которые приводят к повышению дохода и средней заработной платы.

Служба финансов и ценных активов - разрабатывает и внедряет систему финансового планирования, полноценный долгосрочный бюджет, на еженедельной основе осуществляет надзор за финансовой деятельностью компании, обеспечивает правильное обращение с недвижимостью и ценными активами компании, формирует резервные фонды.

Руководитель этой службы отвечает за еженедельную проверку финансового планирования, которое проводят руководители компании, он является тем, кто окончательно одобряет еженедельно предложение по распределению средств, после чего Финансовое отделение имеет возможность осуществлять одобренные расходы. Он отвечает за то, чтобы финансовая деятельность полностью соответствовала долгосрочному бюджету и политике, а обращение с деньгами приводило к увеличению дохода и поддержанию платёжеспособности компании.

К обязанностям этой службы относится качественное обслуживание и обновление принадлежащих компании зданий, дорогостоящего оборудования и имущества, чтобы в результате эти активы не утрачивали своей ценности.

Любой компании нужны денежные резервы, которые являются инструментом для того, чтобы справиться с внезапно возникшими угрозами деятельности или чтобы осуществить какой-то проект по развитию, который невозможно финансировать из текущего дохода. Размер необходимых денежных резервов должен быть такой, чтобы в случае кризиса или каких-то значительных проблем, приводящих к остановке деятельности, компания могла покрывать свои основные расходы как минимум в течение нескольких месяцев.

Попытка создать резервы по остаточному принципу никогда не приводит к успеху, так как развивающейся компании денег всегда не хватает. Единственный способ образовать резервы достаточного размера - еженедельно отчислять в них небольшой процент от дохода компании, в таком случае за пару лет можно создать резервный фонд достаточного размера. Отчисления в резервный фонд должны быть обязательным расходом для компании, таким же как налоги или заработная плата. За это также отвечает данная служба.

Вы можете возразить, что не имеет смысла создавать денежные резервы, и в тоже время пользоваться кредитами. Но если посмотреть на эту ситуацию с точки зрения офиса Учредителя, то она выглядит противоположной. Чтобы кредиты не создавали угрозу банкротства, обязательно должны быть денежные резервы, которые позволят в кризисной ситуации обслуживать кредитные обязательства. Можно даже сказать, что наличие резервов является одним из условий, при котором владелец может передать пост директора и уйти от оперативного управления. Конечно, для того, чтобы резервы могли выполнять свою защитную функцию, они должны быть выведены из компании и недоступны для руководителей. Право распоряжаться денежными резервами есть только у офиса Учредителей.

ЦКП службы: надежно защищенные активы и резервы компании.

Более подробно деятельность владельца компании рассмотрена в моей книге «Обязанности владельца компании», которая полностью посвящена описанию того, что относится к профессиональной деятельности владельца компании и почему.

ЦКП Офиса учредителей: использующая эффективные технологии и развивающаяся компания с высокой заработной платой сотрудников и растущими резервами.

ОФИС ОФИЦИАЛЬНЫХ ВОПРОСОВ

Цель офиса - создавать основу для безопасной деятельности компании, обеспечивая юридическую защиту, необходимые разрешения и лицензии, соблюдение требований законодательства, предотвращая угрозу преступных действий в отношении компании, предоставляя физическую защиту и поддержку лиц, от которых зависит безопасность.

Обратите внимание, что данная служба находится в подчинении у руководителя Административного отделения, на одном уровне с директором компании и не подчиняется директору. Это гарантирует, что никто из сотрудников компании, включая директора, не может совершить действий, снижающих безопасность. Например, если офис официальных вопросов разработал определенную форму договоров с клиентами, то никто не имеет права менять ее без специального одобрения. Никто, включая высших руководителей, не сможет нарушить требования безопасности.

Юридическая служба - занимается всеми вопросами регистрации компании, получения лицензий, договорами аренды помещений, кредитными и лизинговыми договорами, разрабатывает формы стандартных договоров с клиентами, поставщиками и сотрудниками компании, осуществляет надзор за законностью действий всех подразделений компании, защищает интересы компании при решении споров и в судах.

Настоящая юридическая безопасность создается не в результате выигранных дел: хороший юрист компании обеспечит ее такими договорами и документами, что поводов для судебных разбирательств никогда не возникнет. Но хочу обратить внимание, так как эта служба отвечает за юридическую безопасность, к ее функции относится не только составление документов, но и компетентность сотрудников в юридических вопросах, и постоянный надзор за тем, чтобы все подразделения компании работали, во-первых, в соответствии с требованиями законодательства, а во-вторых, использовали юридически правильные документы.

Например, вопросами обеспечения пожарной безопасности и действиями по охране труда в производственных компаниях на постоянной основе занимается Техническое отделение. Но тем не менее юридическая служба должна контролировать, насколько эта деятельность соответствует требованиям законодательства, и при необходимости добиваться, чтобы она была приведена в порядок. То же самое относится и к кадровому учету, за который отвечает отделение Построения, так как если учет не соответствует требованиям законодательства, нельзя утверждать, что компания юридически защищена.

ЦКП службы: юридически защищенная компания.

Служба по связям с общественностью - вступает в общение с людьми, от мнения которых зависит безопасность компании, создает у них хорошее мнение, поддерживает и укрепляет отношения с ними.

В любой сфере деятельности есть определенные люди, от отношения которых зависит безопасность компании. Это, в первую очередь, руководители городской или районной администрации, контролирующих служб, органов, осуществляющих лицензирование. Если компания занимается медицинской деятельностью, необходимо, чтобы к ее деятельности позитивно относились руководители надзорных служб системы здравоохранения, если производит продукты питания - служб контроля качества продуктов.

Но это необязательно чиновники, занимающие официальные посты в государственных организациях. К данной категории также принадлежат люди, которые являются законодателями мнений в какой-то области. Например, это могут быть главные редактора отраслевых журналов, или деятели науки и культуры, известные в отрасли специалисты.

Важно понимать, что в отличие от связей с общественностью, которые осуществляет отделение шесть, здесь персонально работают с определенными людьми, от мнения которых может зависеть успех компании. Это люди, обладающие властью или авторитетом в той области, в которой действует компания.

Речь идет не о том, чтобы покупать их хорошее отношение. Для того, чтобы получить их поддержку, необходимо для начала выявить их, познакомиться с ними, поддерживать общение и сообщать об успехах в деятельности компании.

Например, когда впервые в «Герольдмастере» создавалась эта служба, я потребовал, чтобы руководитель службы раз в неделю отправлял руководителю отдела предпринимательства района официальное письмо, в котором сообщал о новостях компании: какое новое оборудование было запущено в эксплуатацию, какие новые изделия были выпущены, о новых рабочих местах, о том, какие грамоты или награды получила компания. Конечно, сразу же после получения первого письма, руководитель отдела предпринимательства позвонил мне, чтобы выяснить, зачем мы ему пишем. Я просто ответил ему, что мы хотим его информировать о всех хороших новостях, ничего не ожидая взамен, что, скорее всего, ему интересно будет узнать об этом, так как он отвечает за развитие предпринимательства в районе. Несмотря на то, что это был самый большой по количеству жителей и производственных предприятий район столицы, как вы понимаете, немногим предпринимателям приходило в голову такое. Прошло несколько месяцев и меня, как руководителя предприятия, пригласили в совет предпринимателей района, наше предприятие включили в национальный справочник промышленных предприятий и начали бесплатно приглашать на национальные выставки, чтобы мы демонстрировали свою продукцию на стендах, которые выделялись каждому району города.

Обратите внимание, что государство тратит немалые деньги и усилия на поддержку предпринимательства, но для того, чтобы получить эту поддержку, необходимо как минимум, чтобы власти знали о ваших целях и достижениях. Что удерживает компании от того, чтобы активно информировать их об этом? Только одно - наличие неулаженных вопросов, за которые отвечает юридическая служба. Если она делает свою работу на приемлемом уровне, это дает возможность действовать службе по связям с общественностью.

ЦКП службы: люди, обладающие властью или авторитетом в области деятельности компании, имеющие хорошее мнение и содействующие.

Служба безопасности - производит проверки потенциальных партнеров и сотрудников компании, чтобы предотвратить преступления, разрабатывает и следит за соблюдением правил безопасности в компании.

Есть множество компаний, которые отдают товары на реализацию в магазины и при этом решение о том, работать с данным магазином или нет, почему-то принимает продавец. Это довольно странно, так как у продавца нет инструментов, которые позволяют выявить мошенников, что заставляет продавцов осторожничать и негативно влияет на отдел Продаж. Несложно проверить потенциального покупателя, но для этого необходимо съездить и посмотреть на его магазин, проверить документы на аренду и оценить примерно товарооборот, а также получить данные о наличии у него просроченных обязательств у поставщиков. Не намного сложнее проверить честность нового сотрудника, просто поговорив с его соседями и предыдущими работодателями. Мошенников выявлять не так уж и сложно, но это особая функция, которую должна выполнять служба безопасности.

Как ни печально, но очень часто преступления против компании совершаются бывшими сотрудниками. Когда вы последний раз меняли личинки в замках на дверях в помещении компании? В большинстве компаний их не меняют годами. Как часто у вас меняют код для отключения сигнализации? Как правило либо никогда, либо когда что-то украли. То же самое относится и к ключам от сейфов и даже паролям для доступа к банку, администрирования сайта, базы клиентов и сервера. Можно сказать, что большинство преступлений - это результат отсутствия профилактических действий службы безопасности. Поэтому служба отвечает за то, чтобы создать правила в каждой из областей: компьютеры, помещения, система видеонаблюдения и регистрации. А затем постоянно контролировать, чтобы эти правила соблюдались сотрудниками.

А если все-таки произошло воровство, служба помогает полиции в том, чтобы они довели следствие до раскрытия преступления. Одно из действенных профилактических мер в области безопасности - это создание понимания у сотрудников, что каждое преступление будет расследовано официально, а виновные понесут законное наказание.

ЦКП службы: активы и сотрудники компании, находящиеся в безопасности.

Служба охраны - осуществляет физическую охрану помещений и имущества компании.

ЦКП службы: активы и сотрудники компании, находящиеся в безопасности.

ЦКП Офиса официальных вопросов: безопасное и содействующее развитию компании окружение.

ОФИС ДИРЕКТОРА

Цель офиса - планировать деятельность, организовывать и согласовывать работу всех подразделений, добиваться реализации стратегических планов, развивать компанию, способствовать росту производства продуктов и повышению дохода и прибыли.

Директор является руководителем «исполнительной власти» в компании, в отличие от офиса владельца, который создает правила игры, задача директора - в рамках этих правил добиться максимальных результатов. Для того чтобы делать эту работу, необходимо полное понимание и желание поддерживать идеи Офиса Учредителя.

Подробно функции и основные инструменты руководителей, и в том числе директора, будут описаны в следующей книге, посвященной стандартам управления малым и средним бизнесом. Но главное в работе директора - обеспечить разумные планы деятельности для каждого из отделений, составлять их таким образом, чтобы эти планы были согласованы между собой и добиваться исполнения каждой задачи плана. Неисполнение - это то, что полностью обесценивает все усилия на планирование. Самый лучший план, на составление которого потрачено много сил, может провалиться только лишь из-за одной невыполненной задачи.

Но если директор выполняет также множество других функций на организующей схеме, как правило у него нет достаточно времени, чтобы заниматься своей работой. В результате вся компания остается без управления. Эту ситуацию усугубляет то, что директор также отвечает и за представительские функции. В нашем обществе принято направлять все вопросы сразу к директору компании, в связи с чем ему приходится общаться и с потенциальными поставщиками, и с крупными клиентами. Поэтому на оргсхеме у директора есть три заместителя, ответственные за деятельность отделений. На первый взгляд может показаться, что это слишком маленькая нагрузка - управлять тремя людьми, но если учесть вышесказанное, становится понятно, почему на командных линиях оргсхемы необходимы заместители директора.

Если у директора есть персональный помощник, что желательно для загруженного работой высококвалифицированного руководителя, то его должность указана на оргсхеме в этом офисе.

ЦКП офиса директора: успешно реализующая планы, развивающаяся и прибыльная компания.

Служба заместителя по административным вопросам - руководит деятельностью отделений №1 и 2, обеспечивает развитие отделений, добивается выполнения планов и производства продуктов.

Возможно у вас возникает вопрос о том, почему распределение ответственности за отделения между заместителями именно такое, и зачем вообще нужны заместители директора в компании, где есть директор и руководители отделений. Это - вполне естественные вопросы, обещаю, что вы найдете ответ на них в книге, если дочитаете ее до конца. Настоятельно рекомендую вам, после того, как вы дочитаете книгу, перечитать эту главу, вы увидите, что функции данного отделения станут для вас более ясными.

ЦКП службы: развивающиеся отделения №1 и 2 успешно производящие свои ЦКП.

Служба заместителя по техническим вопросам - руководит деятельностью отделений №3, 4, 5, обеспечивает их развитие, добивается выполнения планов и производства продуктов.

ЦКП службы: развивающиеся отделения №3,4,5 успешно производящие свои ЦКП.

Служба заместителя по работе с публикой - выполняет представительские функции, руководит деятельностью отделения №6, обеспечивает его развитие, добивается выполнения планов и производства продуктов.

Кроме функций, подобных функциям других заместителей, обычно выступает в качестве «лица» компании для участия в мероприятиях по связям с общественностью, относящимся к деятельности шестого отделения.

ЦКП службы: развивающееся отделения №6, успешно производящее свой ЦКП.

Служба развития - планирует и реализует проекты по открытию новых офисов, технических подразделений, магазинов компании.

К этой службе относятся специалисты, задействованные в проектах по открытию новых подразделений. Их задача - найти подходящие помещения, заключить надежные договора аренды, оборудовать и подготовить помещение к работе, укомплектовать персоналом и начать деятельность, поставив это подразделение на орсгсхему, передать в управление руководителю.

В небольшой компании это не обязательно отдельные сотрудники, выполнять функции в этой службе могут и те, кто также выполняет и другие функции на оргсхеме. Но когда компании, например, необходимо открыть новый магазин, аптеку, склад или офис, под этот проект создается специальная команда, реализующая его.

ЦКП службы: успешно завершенные проекты по развитию.

Исполнительный Совет - обеспечивает согласование действий по выполнению стратегических планов и программ по развитию отделений, еженедельно одобряет и корректирует планы и предложения по распределению средств Рекомендательного Совета, добивается исполнения планов, создает и передает для одобрения в 21-й отдел документы по политике.

ЦКП совета: развивающиеся отделения компании, успешно производящие свои ЦКП.

Рекомендательный Совет - еженедельно согласовывает планы деятельности отделений, формирует планы по продвижению, доходу и предоставлению, предложения по распределению средств и совершенствованию политики компании, добивается роста уровня производства продуктов отделений.

ЦКП Исполнительного совета: согласованные действия отделений по увеличению дохода и прибыли компании.

Любая масштабная проблема в деятельности компании, будь то сезонность бизнеса, низкая конкурентоспособность или отсутствие развития, уходит своими корнями в деятельность Административного отделения, его ошибки влияют на все остальные функции оргсхемы и обходятся дорого. От того, насколько качественно выполняются его функции, полностью зависит рост и процветание компании.

ЦКП Административного отделения: процветающая и развивающаяся компания, производящая продукт безупречного качества.

Признаки того, что отделение не производит свои продукты:

Низкий боевой дух, сотрудники не преданны компании и ее целям, она для них - одна из множества подобных.

Нет описанных на бумаге целей и долгосрочных планов, которые разбиты на конкретные задачи.

Скорость роста компании не опережает рост рынка. Например, потребление окон в городе растет на 35% в год, а компания - на 20%, по сути она сдает позиции.

Нет понятной и используемой в работе политики, описывающей продукт / клиентов / способы продвижения.

Нет точно установленных стандартов качества продукта и обслуживания.

Нет политики, описывающей основные правила деятельности, вместо этого используются отдельные распоряжения руководителей. Например, нет правил ценообразования и формирования ассортимента, правил внешнего вида сотрудников и компании.

Правила, описанные в политике, не соблюдаются.

Компания не имеет точных правил в отношении финансов: распределения денег, формирования резервных фондов, размера отчислений учредителям и т.д.

Компания не имеет финансовой стабильности и имеет просроченные счета.

Средняя заработная плата не растет.

Деятельность компании нарушает законодательство и есть угрозы со стороны официальных органов.

Действия подразделений не согласованы, нет еженедельного планирования и согласования планов, каждое подразделение живет своей жизнью.

Есть конфликты между подразделениями, нет искреннего желания сотрудничать между разными уровнями сотрудников.

Руководители не берут ответственность за продукты своих подразделений.

Распоряжения не исполняются в срок.

Первоочередные действия по развитию отделения:

21-й отдел - сформировать, оформить в виде документа по политике основные цель, замысел или миссию компании.

21-й отдел - описать как можно точнее продукты компании, стандарты, описывающие их характеристики:

каким типам клиентов предоставляются;

каналы продвижения продуктов;

основные методы продвижения.

21-й отдел - описать стратегию компании на период от года до трех лет. Скорее всего у вас уже есть какая-то стратегия, но для того, чтобы она стала инструментом, необходимо:

точно сформулировать самые крупные цели;

создать планы, отражающие основную идею достижения этих целей;

на основе планов создать программы - последовательность точных задач, выполнение которых приведет к выполнению планов;

назначить ответственных и взять под контроль исполнение.

19-й отдел - организовать работу советов руководителей - Рекомендательного и Исполнительного. Для небольшой компании, где одни и те же люди выполняют функции заместителей директора и руководят отделениями, стоит начать с организации одного совета - Рекомендательного. В первую очередь нужно добиться, чтобы совет еженедельно:

анализировал и контролировал ход выполнения планов;

согласовывал планы деятельности каждого отделения;

планировал доход и прибыль компании.

20-й отдел - навести порядок в основных юридических вопросах, чтобы устранить самые большие угрозы для деятельности компании:

разработать хорошие формы договоров с клиентами;

заключить договора с сотрудниками;

создать и заключить специальные договора с материально-ответственным лицами.

20-й отдел - привести в порядок вопросы безопасности, для этого разработать и внедрить правила политики для:

использования паролей и кодов;

доступа в помещения, использование ключей.

21-й отдел - наладить учет и финансовое планирование.

В книге «Обязанности владельца компании» довольно подробно описано, как выполнить первые пункты этой последовательности.