Оргсхема. Как разработать структуру компании.

Глава 14

ФИНАНСОВОЕ ОТДЕЛЕНИЕ (3)

Влюбой компании должно быть подразделение, которое несет ответственность за управление денежными и материальными активами, обеспечивая их сохранность и рост. Это не такое уж и сложное дело, тем более что в каждой стране установлены стандарты ведения учета и отчетности, есть соответствующее этим требованиям программное обеспечение, позволяющее автоматизировать учет и свести ошибки к минимуму. Но тем не менее довольно обычная ситуация, когда единственным человеком, ответственным за состояние финансов, является руководитель компании. Конечно, существует бухгалтерия во главе с главным бухгалтером, но она занимается учетом, причем нередко ориентированная больше на сдачу формальных отчетов, чем на учет, обеспечивающий данные для принятия решений руководителем. В итоге вопросы о том, какие счета оплачивать в первую очередь, на что тратить деньги, а на что нет, решает высший руководитель.

Это довольно странно, если принять во внимание, что деньги - просто один из важнейших ресурсов в бизнесе, они нужны каждому подразделению. Если руководители подразделений не имеют возможности приобретать то, что требуется для работы, их возможности контролировать деятельность и ответственность ограничены.

Финансовое отделение состоит из трех отделов:

7 - отдел Дохода;

8 - отдел Расходов⁴⁹;

9 - отдел Учета⁵⁰.

ОТДЕЛ ДОХОДОВ (7)

Цель отдела - собирать доход и обеспечить, чтобы все деньги, которые кто-либо должен компании, были получены полностью и своевременно. Это включает также и организацию того, чтобы деньги гладко и беспрепятственно попадали на счета, а клиент мог легко оплатить счета.

Конечно, если это небольшой розничный магазин или ресторан, основная часть денег будет получена продавцами или официантами, но даже в этом случае время от времени есть необходимость выставлять счета и следить за тем, чтобы эти счета были оплачены.

В производственных или сервисных компаниях обычно требуется больше внимания и усилий, чтобы контролировать своевременную оплату всех счетов.

В добавок к этому в любом бизнесе нужно следить за тем, чтобы поступали не только оплаты от клиентов, но и возвращались выданные сотрудникам ссуды или удержания, получать комиссионные от партнеров.

ЦКП: все средства, полученные компанией.

Секция счетов - своевременно оформляет документы, на основании которых клиенты должны производить оплату, следит за тем, чтобы клиенты своевременно получали счета на оплату, ведет записи по всем клиентам, позволяющие в любой момент установить, кто из них и сколько должен компании.

ЦКП секции: дебиторы, которые своевременно получают счета на оплату на основании полных и актуальных данных о размере дебиторской задолженности.

Для того, чтобы можно было производить этот продукт, конечно следует вести учет по каждому отдельному клиенту, чтобы в любой момент можно было найти данные о том, сколько этот клиент получил товаров или услуг, каковы заключенные с ним договоренности об условиях оплаты, когда ему необходимо выставить счет на оплату. Если кто-то из сотрудников компании, например продавец, хочет узнать, каков размер задолженности клиента, или получить сведения о полученных оплатах, он обращается в эту секцию.

Секция сбора дебиторской задолженности⁵¹ - добивается своевременной оплаты выставленных счетов, для этого общается с дебиторами, напоминает о сроках оплаты счетов, высылает письма с требованием оплат в соответствии с установленными правилами, добивается, чтобы в отношении недобросовестных дебиторов применялись санкции, установленные политикой компании.

ЦКП секции: собранная дебиторская задолженность.

Довольно распространенная практика, когда дебитору собирают продавцы. В некоторых случаях это оправданно, тогда эти функции выполняет отдел Продаж и такой секции не будет в отделе Дохода. Но во многих видах бизнеса нет смысла делать это функцией продавца. Так, например, на предприятии по производству наград я обнаружил, что продавцы тратят очень много времени и сил на то, чтобы собирать оплаты от клиентов, хотя для такой работы не стоит использовать компетентных и высоко оплачиваемых продавцов.

Задача продавца - заключить контракт, добиться получения предоплаты по заказу и искать следующий заказ. Вместо этого продавец, получив предоплату и активизировав таким образом заказ, следил за тем, когда будет завершено производство и добивался полной оплаты от клиента. В результате анализа сделок и опросов успешных продавцов мы обнаружили, что процент сделок, когда возникают какие-либо проблемы с получением доплат по контрактам очень низок. Фактически, если была сделана предоплата, клиент никогда не отказывался оплачивать оставшуюся сумму. Поэтому нет резона фиксировать внимание и тратить усилия продавцов на то, чтобы получать доплаты по контрактам, запущенным в производство месяц назад. На этом предприятии мы просто организовали работу секции сбора дебиторской задолженности и полностью освободили продавцов от заботы об оставшейся оплате с момента внесения предоплаты. А заработную плату поставили в зависимость не от вырученного от сделок дохода, а от суммы заключенных договоров, по которым была получена предоплата. В результате мы освободили более 50% внимания и усилий продавцов, которые они смогли направить на поиск дополнительных сделок.

Кроме того, как оказалось, продавцы, которые работают с клиентами, особенно с постоянными, очень плохо собирают дебитору. Зачастую они просто боятся давить на клиента, чтобы добиться оплаты, и попадают в своеобразную ловушку - клиент не платит денег, так как никто настойчиво не требует оплаты, а поскольку он должен компании, то не размещает новых заказов. Опыт говорит, что во многих видах бизнеса гораздо лучше собирают дебиторку⁵² сотрудники Финансового отделения: они общаются напрямую с финансовым подразделением клиента и без всякой «лирики» требуют произвести оплату, если, конечно, для этих требований есть основания.

Еще одно наблюдение - в области сбора дебиторки есть определённая технология, которая заключается в том, что, во-первых, клиенту напоминают о необходимости оплаты заблаговременно, и, во-вторых, в случае отсутствия таковой степень воздействия повышается. Например:

За три дня до срока оплаты счета напомнить по телефону;

В день оплаты уточнить по телефону данные о платеже;

Если оплата не была сделана, отправить официальное письмо с просьбой оплатить в течение трех дней и указанием возможных санкций;

Если оплаты через три дня нет, отослать официальное письмо с указанием размера штрафных санкций за несвоевременную оплату и просьбой оплатить в течение трех дней;

Если все же оплата не произведена, направить официальную претензию с уведомлением о том, что в случае отсутствия оплаты до определенной даты дело будет передано в суд;

Если оплаты нет, передать документы юристу для начала судебного делопроизводства.

Для того чтобы такая технология работала, необходимо очень точно, «как часы» выполнять эту последовательность по каждому отдельному счету каждого клиента, независимо от суммы или отношений с клиентом. Если компания использует такой подход, платёжная дисциплина будет очень высокой. Возможно, кто-то из клиентов скажет, что это - слишком жестко. Но нужны ли вам клиенты, которые не платят вовремя? Конечно, если вы поручите сбор дебиторки продавцам, их стремление поддерживать хорошие отношения с клиентами не позволит им применить такие методы, и технология работать не будет. Да, забота о клиентах - это очень важно. Но какой смысл беспокоиться о клиенте, который вам не платит? Интересно также, что такая забота всегда осуществляется за счет клиентов, которые платят исправно. Согласитесь, это несправедливо - за счет клиентов, которые выполняют свои обязательства, оплачивать потери рабочего времени и накладные расходы на сбор денег от тех, кто платить не хочет.

Секция внутренних сборов - ведет учет задолженности сотрудников перед компанией, согласовывает графики выплат, взаимодействует с секцией выплаты заработной платы из отдела Расходов (8), чтобы графики выплат выполнялись.

ЦКП секции: собранные внутри компании средства.

Бывает так, что сотрудники портят имущество компании, за которое несут ответственность: потерял ноутбук во время отпуска или испортил какое-то оборудование. Во многих компаниях принята практика, что обучение, которое проходит сотрудник, например, обучение иностранным языкам или курсы по менеджменту, оплачивает компания, но какую-то часть стоимости из своей заработной платы вносит сам сотрудник. Либо сотрудник получает возвратную ссуду в связи с каким-то событием в своей жизни, а потом постепенно возвращает деньги компании. Кто-то должен вести учет всех этих обязательств и добиваться их выполнения.

Секция сбора комиссионных - ведет учет всех комиссионных, которые другие организации должны компании, выставляет счета и добивается, чтобы выплаты производились своевременно.

ЦКП секции: своевременно полученные комиссионные.

Практически в любой компании возникают ситуации, когда постоянному клиенту требуются какие-то продукты, которые компания не предоставляет. Обычно в таком случае клиенту рекомендуют какую-то проверенную партнерскую компанию и направляют его туда. Вполне логично организовать это таким образом, чтобы получать соответствующее вознаграждение. Конечно, не во всех видах бизнеса бывает такой источник дохода, но если он есть или существует возможность создать такой доход, кто-то должен отвечать за учет, сверки и получение выплат. Даже если это незначительные суммы, поддержание равноценного обмена будет только содействовать укреплению такого сотрудничества. Например, в компанию по установке окон часто обращаются клиенты, которым кроме того необходимо установить двери или сделать небольшой ремонт. Продающий персонал, не затрачивая особых усилий, может кроме приёма заказа на окна, направить клиента к партнерам, а секция сбора комиссионных получит процент от заказа.

Секция кассы - принимает наличные деньги, выписывает документы, подтверждающие факт оплаты и отражает оплаты в учетной системе, обеспечивает сохранность наличных и их сдачу в банк.

ЦКП секции: принятые и внесенные на счет наличные оплаты.

Секция безналичных оплат - ежедневно проверяет поступления на расчетный счет, распознает полученные на счет суммы, оформляет документы о поступлении оплат и отражает эти поступления в учете.

ЦКП секции: своевременно отраженные в учете безналичные оплаты.

Это список наиболее распространенных секций, подпродукты и соответствующие секции могут отличаться для разных видов бизнеса. Как правило, для выполнения этих функций не требуется специалист, владеющий тонкостями бухгалтерского учета, достаточно навыков работы с учетной системой и первичными документами.

ОТДЕЛ РАСХОДОВ (8)

Цель отдела - установить полный контроль над расходами таким образом, чтобы имеющихся в распоряжении денег хватало на то, чтобы обеспечить компанию всеми необходимыми ресурсами для деятельности.

Как сделать так, чтобы денег хватало на все что нужно? Ответ на этот вопрос и прост и сложен одновременно, он заключается в том, как используются имеющиеся деньги, насколько правильно выбираются приоритеты в расходовании средств. Поэтому отдел Расходов фактически обеспечивает два момента:

безошибочный выбор приоритетов в расходовании средств;

жесткую дисциплину в отношении расходов.

Выбор правильных приоритетов возможен только тогда, когда есть хорошее долгосрочное и краткосрочное планирование деятельности всех подразделений. Помните, организация - это поток производства продукта, и затор в деятельности любого из отделений создаст проблему для всех. Поэтому определить, на какие статьи расходов следует в первую очередь направить средства, можно только после того, как составлены и согласованы между собой планы каждого из отделений, а также понятна общая картина.

Один из руководителей компании, занимающейся ремонтными работами, пожаловался мне, что не может увеличить поток заказов, с одной стороны, и в тоже время ему приходится отказывать потенциальным клиентам, так как специалист, производящий расчет смет, не справляется. Дело в том, что обычно потенциальный клиент обращается в несколько компаний, чтобы те представили сметы с расчетами стоимости работ. Поэтому сложно понять, действительно ли клиент хочет воспользоваться услугами компании, или просто желает проверить цены, которые ему предоставил подрядчик.

Уверенности в том, что клиент действительно разместит заказ, нет, а подготовка сметы - дело довольно трудоемкое. И тогда у руководителей компании сталкиваются два намерения - не увеличивать расходы на составление смет с одной стороны, и желание иметь побольше заказов, с другой.

Анализ ситуации показал, что есть определенное соотношение между количеством переданных потенциальным клиентам смет и последующими заказами. Если посмотреть на эту ситуацию с точки зрения планирования и денег, то принять решение не так уже и сложно - нужно только посчитать, какой прирост дохода и прибыли можно ожидать при увеличении количества смет. Если этот прирост с лихвой окупает расходы на дополнительного сметчика, значит надо выделить финансирование отделению Построения, чтобы работник нужной квалификации был найден и поставлен на должность. То есть, если самое узкое место в компании в данном случае - составление смет, и в этом месте останавливается развитие предприятия, значит деньги должны быть направлены сюда.

Простой и эффективный принцип управления деньгами: любой расход следует рассматривать как инвестицию, направленную на увеличение дохода и рост компании⁵³. Поэтому первое, что обязан обеспечить отдел Расходов, - сделать так, чтобы еженедельно Рекомендательный Совет на своем заседании разрабатывал предложение по распределению средств. Это предложение - фактически список всех расходов, которые необходимо осуществить в течение недели, и сумма которых равна сумме дохода, поступившего в течение недели на счета. Конечно, чтобы такое распределение действительно было рациональным, высшее руководство компании должно установить точные правила, по которым производится распределение. Эта политика обычно определяет правила и размеры отчислений в фонд оборотных средств, формирование прибыли, резервный фонд, фонд заработной платы, размер расходов на продвижение и другие жизненно-важные статьи. Точная методика финансового планирования и распределения средств сама по себе является довольно обширным предметом, и я собираюсь описать ее в отдельной книге. В отношении функций отдела Расходов важно только понимать, что сам отдел:

еженедельно подготавливает все данные, необходимые Рекомендательному Совету для разработки предложения по распределению средств;

после одобрения этого предложения высшими руководителями компании осуществляет все оплаты, обеспечивая целевое расходование средств.

Если отдел выполняет эти две функции, никогда не возникает ситуация нехватки денег, так как любые обязательства или счета, которые следует оплатить, обеспечены финансами, поскольку Рекомендательный Совет при одобрении списка расходов оперирует только суммой фактически имеющихся денег.

В этот список входят все статьи расходов, по каждому из отделений. Например, в расходы отделения Построения включают оплату услуг связи, создание новых рабочих мест, расходы на найм, а в расходы отделения Распространения - рекламу. Техническое отделение будет требовать деньги на закупку товаров и сырья, ремонт и приобретение оборудования. Конечно и отделение Финансов имеет свои статьи расходов - налоги, выплата заработной платы, отчисления в резервные фонды и прочее.

Несмотря на то, что разработкой и согласованием предложений по распределению занимается совет руководителей, руководитель Финансового отделения несет ответственность за то, чтобы такое предложение точно соответствовало принятой политике. Это позволяет отделу Расходов производить свой продукт.

Идеальное положение дел, которое достигается благодаря работе отдела: все счета компания оплачивает вовремя, нет просроченной кредиторской задолженности, поставщики компании, сотрудники и партнеры довольны сотрудничеством и доверяют компании.

ЦКП отдела: выполненные обязательства перед кредиторами.

Секция подготовки финансового планирования - еженедельно готовит к Рекомендательному Совету документы, необходимые для проведения распределения средств:

отчет о полученном за неделю доходе;

отчет о состоянии счетов;

справку по статьям расходов каждого из отделений о среднем размере расходов на каждую из статей;

отчет о произведенных оплатах по ранее одобренным расходам;

отчет о кредиторской задолженности с перечислением всех неоплаченных счетов.

ЦКП секции: своевременно и безошибочно подготовленный комплект документов для проведения распределения средств.

Секция проверки счетов - проверяет каждый счет на оплату, был ли этот расход предварительно одобрен, верно ли он оформлен и есть ли необходимость его оплачивать, проверяет правильность цен.

Не секрет, что компании время от времени повторно оплачивают один и тот же счет, делают оплаты, даже если поставщик еще не выполнил своих обязательств, или даже оплачивают счета, которые не должны быть оплачены вообще. Отсутствие этой функции в компаниях породило даже такой вид мошенничества, когда преступная организация рассылает сотни счетов на оплату небольших сумм за какие-то обычные услуги или товары, и довольно большой процент этих счетов оплачивается.

Когда на семинарах по организующей схеме я рассказываю о том, что отдел Расходов должен обязательно проверять цены, часто вижу сомнения в глазах руководителей. Многие из них считают, что их сотрудники всегда выбирают самых лучших поставщиков, или что цены невозможно проверить. Не буду утверждать, что сотрудник секции проверки счетов сможет проверить цену на любой товар или услугу, но на многие можно. Достаточно набрать в поисковой строке Google нужное наименование, чтобы увидеть предлагаемые цены. Конечно, если компания оплачивает еженедельно сотни счетов, возможно, не имеет смысла проверять каждый. Но опыт говорит, что проверка цен всегда приводит к снижению расходов: поставщики товаров и услуг часто при длительном обслуживании клиента не торопятся снижать цены, даже если на рынке средние цены идут вниз.

Одно лишь осознание того, что цена будет обязательно проверена, а счет не оплачен, если цена завышена, приводит к тому, что сотрудники, заказывающие товары и услуги, с большим усердием требуют снижения цен у поставщиков.

В каждой компании, где появлялась функция по проверке цен перед оплатой счета, обнаруживались возможности сократить издержки. На первом же предприятии, где мы это сделали, в первую же неделю было обнаружено что металл для изготовления изделий приобретали по ценам немного выше рыночных. Просто производственники привыкли работать с этим поставщиком, он действительно хорошо делал свою работу, и, когда с ним только устанавливались отношения, его предложение было вполне конкурентоспособным по цене. Но через некоторое время на рынке появились другие поставщики, предлагающие более низкую цену. Что интересно, после того, как его предложение по поставке металла было отклонено из-за высокой цены, он тут же снизил цену до средней на рынке, и предприятие продолжило с ним успешно сотрудничать. В результате, основное сырье для производства, расходы на которое составляли около 20% от цены реализации, подешевело на 5%, что повысило чистую прибыль компании примерно на 10%⁵⁴.

ЦКП секции: переданные на оплату счета, соответствующие установленным правилам оплаты и с оптимальными ценами.

Секция оплаты - оформляет документы для банковских платежей и выплат через кассу, отражает эти оплаты в учетной системе, сообщает внутренним заказчикам товаров и услуг о произведенной оплате.

ЦКП секции: своевременно и точно произведенные оплаты.

Иногда финансовые подразделения в отношении денег руководствуются принципом «всех впускать, никого не выпускать», считая, что чем медленнее и труднее сотрудникам компании будет расходовать деньги, тем больше их будет у компании. Это - странная точка зрения, так как финансовый результат деятельности улучшается тогда, когда проводятся согласованные действия во всех отделениях, а для выполнения работы нужны ресурсы. Если финансисты тормозят оплаты, отделения не получают необходимые ресурсы, планы деятельности срываются и конечно, никакого повышения дохода ожидать не стоит. Если мы хотим, чтобы компания динамично развивалась, скорость в отношении расходов должна соответствовать скорости остальных подразделений. Поэтому идеальное положение дел - ни одна копейка не должна быть израсходована, если это не было одобрено или если по какой-то объективной причине эту оплату нельзя производить. Но если все правила выполнены, расходы должны осуществляться без задержек.

Секция авансовых отчетов - оформляет авансовые выплаты, контролирует сроки отчетов по ним, проверяет отчеты по расходованию средств, отражает их в учете.

Во многих видах бизнеса возникает необходимость выдавать деньги «под отчет», когда понятна цель приобретения, суммы выделены на еженедельном распределении средств с некоторым запасом на возможные непредвиденные расходы. Например, сотрудник едет в командировку на служебном автомобиле и желательно, чтобы у него были наличные, дабы в случае поломки осуществить на месте небольшой ремонт. Или снабженец вынужден приобретать какие-то товары на рынке, и невозможно заранее точно определить цену. В таких случаях обычно выдают сумму с запасом, но после приобретения необходимо получить подтверждающие документы и отчет, добиться, чтобы в кассу вернули остаток средств.

ЦКП секции: оплаты, выполненные из подотчетных средств, полностью соответствующие правилам компании.

Секция заработной платы - обеспечивает своевременные расчеты заработной платы, выплату налогов, сопровождающих выплаты заработной платы, организует получение заработной платы сотрудниками.

От того, насколько компания выполняет собственные обязательства перед сотрудниками, зависит их уровень уверенности и комфорта. Нет ничего глупее задержки заработной платы на несколько дней, причиной которой является неорганизованность. Обычно это приводит к тому, что руководителям компании и отделению Построения приходится тратить дополнительные усилия на улаживание недовольств вместо того, чтобы заниматься своей работой. Сотрудники и их желание работать являются самым главным ресурсом компании, и хорошее состояние обмена с ними значительно влияет на результаты.

ЦКП секции: вовремя и полностью выплаченная заработная плата.

ОТДЕЛ УЧЕТА (9)

Цель отдела - обеспечить сохранность и рост ценности активов компании: денежных, материальных и нематериальных.

На первый взгляд, это может показаться странным - ставить подразделению, большая часть деятельности которого связана с бухгалтерским учетом, задачу сохранять и приумножать активы компании. Но задумайтесь, какова истинная цель бухгалтерского учета? Принятые на государственном уровне Положения о бухгалтерском учете утверждают, что целью бухгалтерского учета является отражение хозяйственной деятельности предприятия и формирование отчетов руководителям, которые на основе этих отчетов, смогут принимать управленческие решения. Полностью согласен с этим, но с моей точки зрения это - только часть дела. Учет как таковой не может быть самоцелью, учет - это лишь инструмент для достижения каких-то целей.

Например, в отделе Продаж тоже есть учет взаимоотношений с клиентами, и в хорошо организованных подразделениях продаж он не менее точен, чем бухгалтерский. В специальную программу вносят данные о том, с какими вопросами обращался клиент, какие действия в отношении него были произведены, какие результаты получены, каковы планы в дальнейшем на счет этого клиента. И отдел Продаж ведет этот учет не ради того, чтобы получить количественные отчеты и не для того, чтобы просто накапливать данные для отдела Продвижения. Нет, они это делают только по одной причине - им необходимо обеспечить контроль над взаимоотношениями с клиентами и, в конечном итоге, контроль над доходом. На производстве также есть учет проделанных операций, учет полуфабрикатов, учет выполнения производственных заданий, учет рабочего времени. Целью такого учета является контроль производственных процессов и, в конце концов, производство продукции.

Безусловно, сами по себе данные о том, что происходит с активами компании ценно, но бухгалтерский учет имеет более масштабную цель, чем составление отчетов - обеспечение сохранности активов. Как обеспечить сохранность средств на счетах? Разместить их в надежном банке, хранить в секрете пароли доступа к банковской программе, а электронный ключ в сейфе. Желательно также, не нарушая законов, минимизировать расходы на налоги и правильно оформить отчетность в контролирующие органы, чтобы не потерять деньги на штрафах. Как обеспечить сохранность имущества компании? Своевременно и точно рассчитывать степень износа этого имущества и добиваться, чтобы суммы, соответствующие степени износа имеющегося имущества, либо тратились на приобретение нового, либо накапливались в виде денег в фонде компенсации износа, или, как его часто называют, фонде амортизации. Как обеспечить, чтобы товары были сохранены? Для этого есть склады и складской учет. За все это отвечает отдел Учета.

Конечно, вполне уместно будет задать вопрос, о каком учете идет речь: управленческом или бухгалтерском? В большинстве малых компаний это - две совершенно разные области, которые не слишком связаны друг с другом. Но есть и исключения - компании, в которых единая учетная система, позволяющая получать как управленческие, так и бухгалтерские отчеты. В чем же основная причина наличия двух разных видов учета, хотя данные, которые отражены в одном и другом, частично дублируют друг друга? Дело в том, что бухгалтерский учет, как ни прискорбно это признать в современном компьютеризованном обществе, основывается на бумажных первичных документах. А стандарты бухгалтерского учета таковы, что по правилам отражать в учете можно только имеющиеся в наличии и верно оформленные документы. В тоже время для управления современной компанией необходимо иметь гораздо больше данных о разных событиях, чем требуют стандарты бухгалтерского учета.

Например, вы продали клиенту запасные части к оборудованию. С точки зрения бухгалтерского учета нужны только счета, накладные и доверенность на получение. А с точки зрения управленческого, вас также будет интересовать, каков срок жизни этих запчастей и соответственно, как скоро клиенту они понадобятся снова. И если клиент - крупное предприятие, то какое подразделение фактически выступало заказчиком и какой размер маржи компания получила от этой сделки. Идеальное положение дел - когда все учитывают в одной системе, а уже на основании этих данных создаются все необходимые виды отчетов - и бухгалтерские, и отчеты руководителям. Для некоторых видов бизнеса уже существуют готовые программные продукты, которые обеспечивают это, другим приходится пока еще вести два раздельных учета. Но с точки зрения выполнения функций в организации, если есть человек, ответственный за прием на склад товара от поставщиков, именно он в момент совершения операции по приему товара должен вносить данные в учетную систему и оформлять первичные документы для бухгалтерии. Если продавец снимает с полки товар и передает его клиенту, он должен оформить бухгалтерские документы, внести данные в учетную систему о клиенте и об условиях гарантии.

Одна из важнейших задач отделения Финансов - обеспечить, чтобы все сотрудники компании правильно оформляли первичные документы, вносили данные в учетную систему, а движение первичных документов было хорошо налажено. Когда это отделение только начинает свою деятельность, ему необходимо разработать и внедрить учетную политику, обучить персонал пользоваться учетной системой и работать с первичными документами. Работа отделения по поддержанию в порядке бухгалтерского и управленческого учета может быть выполнена, только если все подразделения компании правильно обращаются с ними.

ЦКП отдела: полностью учтенные, что подтверждается точными и своевременными отчетами и проверками, и не утрачивающие своей ценности денежные и материальные активы.

Секция банковских счетов - отвечает за сохранность денег на банковских счетах, обеспечивает безопасность доступа к банковским счетам, проводит все банковские операции, организовывает перечисления денег, проводит сверки с банками.

В своей практике я неоднократно сталкивался с ситуацией, когда ключи и пароли к банковским счетам не менялись годами, сменилось несколько бухгалтеров, которые осуществляли платежи, но никто не задумался над тем, чтобы сменить пароли. Доверие к людям - хорошее качество, но как показывает опыт, в отношении денег лучше быть недоверчивым, чем разочарованным.

ЦКП секции: учтенные и сохраненные деньги на счетах компании.

Секция кассы - это не дублирование функций секции отдела Дохода, данная секция может находиться либо там, либо в отделе Учета. Если касса в основном работает на получение оплат от клиентов, ее место в отделе Дохода, если предприятие в основном получает оплаты через банк, а касса служит для выдачи денег на различные нужды сотрудникам, ее место в отделе Учета. Чем более цивилизованной становится наша бизнес-среда, тем меньше потребность в наличных деньгах, и я думаю, что через несколько лет необходимость в такой секции полностью исчезнет, ее можно будет убрать с оргсхем, как это произошло на западе.

Секция имущества - обеспечивает учет всего имущества компании, каждому объекту в начале использования устанавливает нормы износа, передает ответственному за эксплуатацию, осуществляет списание, если предмет потерял свою ценность, или переоценивает стоимость по мере необходимости.

Например, когда-то я приобрел за счет компании для себя качественный немецкий металлический дырокол. Недавно я с удивлением обнаружил, что с момента приобретения прошло уже более 15 лет, а он по-прежнему мне прекрасно служит. С точки зрения бухгалтерского учета, этот дырокол был списан сразу же после приобретения в расходы, как малоценный предмет. И это вполне нормально, хороший способ законного повышения валовых расходов и снижение налога на прибыль. Но на самом деле этот дырокол может прослужить 15 лет и все это время он является частью активов компании, конечно он за это время подешевел, так как на нем появилась пара царапин.

Правильное положение дел - независимо от принятых государством норм учета имущества или норм износа, необходимо после приобретения установить на каждый предмет длительного пользования определенную норму износа. Предположим, компания купила сотруднику ноутбук за $1000. Как только вы получили его от поставщика и открыли коробку, он подешевел примерно на $200. С учетом того, что он активно прослужит еще 3 года и после этого его можно будет продать примерно за $200, получается, что в первую же неделю после приобретения его износ составил $200, а еженедельный износ в течение трех последующих лет эксплуатации будет около $4. Если посчитать все имущество компании, приобретенное за несколько лет деятельности, вы обнаружите, что еженедельно имущество компании дешевеет на вполне ощутимую сумму. Это означает, что для поддержания стоимости активов компании необходимо, во-первых, знать данную сумму, а во-вторых, еженедельно либо приобретать новое имущество, которое после введения в эксплуатацию по своей стоимости перекроет износ, либо накапливать компенсацию такого износа в деньгах, которые, конечно, рано или поздно тоже будут потрачены на приобретение.

Представьте себе, например типографию, оборудование которой стоит два миллиона долларов, еженедельный износ такого оборудования при сроке эксплуатации в 10 лет составит больше трех тысяч долларов. Если еженедельно не учитывать этот износ и не откладывать деньги на приобретение или модернизацию, через 10 лет предприятие останется без своего основного актива.

Вернемся к ноутбуку за $1000, предположим через год использования сотрудник, которому его выдали, потерял его. Если секция имущества позаботилась о том, чтобы ноутбук был правильно оформлен и передан в эксплуатацию, с сотрудника можно удержать оставшуюся стоимость ноутбука, примерно $600⁵⁵, купить ему новый ноутбук за $1000 и пусть спокойно работает дальше, активы компании при этом не пострадали.

Поэтому функции этой секции включают установку реальных норм износа в момент ввода имущества в эксплуатацию. Обычно каждому объекту присваивают инвентарный номер и передают его ответственному. Конечно, периодически необходимо проверять физическое состояние объектов, проводить инвентаризацию. Именно в данную секцию должна поступать информация в случае, если какое-то имущество утрачено или внезапно потеряло ценность, чтобы руководители компании имели точную информацию о стоимости имущества, как важной части активов. Эта секция подает данные о размере необходимой компенсации износа для выделения соответствующих сумм при распределении средств.

ЦКП секции: учтенное и не утрачивающее своей ценности имущество.

Секция складского учета - контролирует ведение складского учета, проводит выборочные складские проверки, чтобы установить соответствие учета настоящему положению дел. При необходимости производит списание утраченного товара.

Часто в производственных компаниях допускают такую ошибку - отдают склад материалов и инструментов в подчинение производственникам. Именно так я поступил в своей первой производственной компании, в результате нормальный учет отсутствовал и на складе был беспорядок. Причину этого несложно понять - производственники в первую очередь заинтересованы в выполнении планов по производству, а учет и порядок на складе для них всегда на втором месте. В конце концов после нескольких безуспешных попыток добиться толку - я передал склад в подчинение отделу Учета. Через месяц на всех пяти складах был идеальный порядок и, кроме того, на складах были обнаружены неликвиды на кругленькую сумму, реализацией которых компания занималась почти полгода. Конечно, пришлось разобраться и в процессах получения материалов со склада, чтобы они не останавливали работы на производстве. Но что еще очень ценно, передав склад в отделение Финансов, мы впервые получили точные данные для расчета реального расхода материалов и смогли правильно посчитать себестоимость, а также обнаружить операции, на которых в результате брака происходили незапланированные затраты материалов. В сервисных или производственных компаниях складской учет и кладовщики должны находиться в этой секции.

В торговых компаниях складское хозяйство находится в Техническом отделении, на складе ведутся работы по комплектации заказов и отгрузке, но, тем не менее, секция складского учета контролирует работу склада с точки зрения правильности учета и проводит проверки.

В сельскохозяйственных предприятиях во время уборки урожая образуется множество промежуточных точек хранения продукции, и специалисты по учету, которые относятся к этой секции, работают фактически в поле, на этих точках, чтобы обеспечить сохранность и учет.

ЦКП секции: учтенное и не утрачивающее своей ценности имущество.

Секция учета и отчетов - обеспечивает, чтобы сотрудники всех подразделений компании правильно оформляли первичные документы и вносили данные в учетную систему, проводит первичные документы, проверяет правильность их оформления, формирует отчеты, предоставляет необходимые отчеты руководителям компании и контролирующим органам, производит расчеты налогов, подает налоговые отчеты и обеспечивает оплату налогов.

Часто руководители компании, ставят снижение налогов в качестве одной из важных задач Финансового отделения. Нужно понимать, что снизить налоги законным способом можно только с помощью правильной организации хозяйственной деятельности. В момент составления отчетов невозможно снизить налоги: о том, чтобы не платить больше чем необходимо, стоит позаботиться в момент выбора системы налогообложения и способов обращения с активами. А эти задачи относятся к области ответственности Административного отделения. Другими словами, высшее руководство должно организовать работу так, чтобы платить минимальные налоги; на уровне учета сделать это практически невозможно.

ЦКП секции: точные, вовремя предоставленные отчеты и в срок оплаченные налоги.

Секция архива - принимает от сотрудников отделения финансовые документы и сохраняет их таким образом, чтобы при необходимости к ним можно было бы получить доступ.

Законодательство требует хранения определенных видов документов, чтобы в случае необходимости их можно было предъявить при проверке. Неважно, хранится ли архив в офисе компании или используются услуги сторонних организаций, кто-то в компании должен отвечать за сохранность и доступность этих документов.

ЦКП секции: сохраненные документы, которые можно получить в установленные сроки.

Этот список функций и соответствующих секций не является полным и подходящим для любой компании; я описал только наиболее распространенные. Возможно, вам будет необходимо добавить еще какие-то функции именно для вашего бизнеса. Например, в одной из моих производственных компаний, которая занималась изготовлением ювелирных изделий, в отделе Учета была секция учета драгоценных металлов, так как законодательство требует в этом случае особого учета и специальных отчетов.

После того, как мы рассмотрели все основные функции, скорее всего у вас возник вопрос - Где на организующей схеме находится главный бухгалтер, где финансовый директор компании? Для того чтобы разобраться с тем, где на организующей схеме находится определенная должность, необходимо понять, за какой ЦКП она несет ответственность. Обычно финансовым директором называют человека, который отвечает и за доход компании, и за планирование, и за осуществление расходов, а это невозможно сделать, не имея в своей области ответственности учет. Поэтому финансовый директор - это руководитель отделения Финансов.

Часто главным бухгалтером в компаниях называют руководителя бухгалтерии, который управляет другими бухгалтерами и отвечает за отчетность. Но даже в соответствии с положениями о бухгалтерском учете, принятыми в странах СНГ, главный бухгалтер - это человек, в обязанности которого входит не только непосредственно ведение бухгалтерского учета, но и выбор методов этого учета, организация всех процессов, связанных с учетом на предприятии. Можно сказать, что и с точки зрения законодательства, и с точки зрения оргсхемы, главный бухгалтер - руководитель отдела Учета. Хотя я встречал несколько компаний, где фактически главный бухгалтер с успехом выполнял функции руководителя отделения Финансов.

Конечно, можно возразить, что законодательство требует, чтобы главный бухгалтер находился в непосредственном подчинении высшего руководителя компании, и действительно, в некоторых странах бывшего СССР есть такая норма. Могу только с уверенностью сказать, что люди, которые это придумали, не разбираются в оргсхеме, что подтверждается их низким уровнем организованности и результатов. Не думаю, что имеет смысл давать возможность таким людям влиять на структуру и командные линии вашей компании.

ЦКП отделения Финансов: сохраненные, учтенные и не утрачивающие своей ценности денежные и материальные активы.

Признаки того, что отделение не производит свои продукты:

Есть просроченная дебиторская задолженность.

Нет актуальных данных о себестоимости и маржинальной прибыли.

Нет полноценного и актуального учета.

Отчеты руководителям не формируются своевременно или содержат ошибки.

Нет долгосрочного бюджета по доходам и расходам.

Счета кредиторов оплачиваются с задержками.

Задержки в выплате заработной платы.

Деньги, товары и имущество компании пропадают в результате небрежного обращения или злого умысла.

Имущество не учтено и не закреплено за ответственными сотрудниками.

При расчете себестоимости не учитывается реальный размер износа имущества.

Авралы в период подготовки налоговых и бухгалтерских отчетов.

Штрафы за нарушения от контролирующих органов.

Первоочередные действия по развитию отделения:

8-й отдел - составить долгосрочный бюджет, включающий планы по доходам и расходам всех подразделений.

7-й отдел - организовать хороший учет всей дебиторской задолженности, выработать действия по ее сбору.

8-й отдел - наладить еженедельный подсчет маржинальной прибыли и формирование отчетов для работы руководителей.

8-й отдел - произвести проверку счетов и цен, по которым осуществляются приобретения.

9-й отдел - провести учет имущества компании и инвентаризацию, установить нормы износа, назначить за каждый объект ответственных сотрудников.

9-й отдел - при необходимости упорядочить складской учет и учет использования материалов, добиться полного соответствия данных учета настоящему положению дел.

9-й отдел - добиться формирования еженедельных отчетов по себестоимости производимых продуктов.

8-й отдел - требовать предоставление всех необходимых руководителям данных для проведения еженедельного распределения средств.