При заключении рейсового чартера перевозчик и фрахтователь (продавец или покупатель по договору купли-продажи) должны детально согласовать взаимные обязательства, касающиеся судна, портов погрузки и выгрузки, а также порядка расчета сталийного (стояночного) времени и оплаты фрахта, распределения расходов на погрузочно-разгрузочные операции (стивидорные расходы) и др. Многообразие условий, в которых протекает морская перевозка грузов, делает практически невозможным заново формулировать все условия договора при заключении конкретной сделки. Поэтому общепринятым в современном торговом судоходстве является использование типовых проформ чартеров.
Условие о судне. В типографском тексте каждой проформы чартера указывается, что судно должно быть прочным, водонепроницаемым и во всех отношениях снаряженным для данного рейса. Перевозчик обязан привести судно в мореходное состояние до начала рейса, т. е. судно, его машины и механизмы, снабжение и снаряжение, численность и квалификация экипажа, сорт и количество топлива должны обеспечить сохранную и без задержек доставку согласованного груза при обычных условиях плавания в данном районе и в данное время года.
Кроме этого в чартер вносятся данные о технико-эксплуатационных характеристиках судна, таких, как максимальная длина, ширина, осадка, максимальная высота над поверхностью воды. Указываются грузоподъемность судна, размеры люков, наличие грузовых средств, возраст, флаг судна и др.
Судовладелец заинтересован оговорить в чартере право на замену судна. Это условие может быть сформулировано как один из двух вариантов: substitute – судно с близкими характеристиками, sistership – судно той же серии. Первый вариант в большей степени отвечает интересам судовладельца.
Дата готовности судна к погрузке. В чартере срок готовности судна к погрузке устанавливается не конкретной датой, а в виде интервала между двумя календарными датами. Первая дата кратко называется laydays. Если судно прибудет в порт раньше, то фрахтователь имеет право не принимать его, и счет сталийного (стояночного) времени начнется только после наступления даты laydays. Вторая дата называется canceling date. Если судно не будет готово к погрузке до этой даты, то фрахтователь имеет право расторгнуть чартер.