Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

У другій частині ми рухатимемося від поняттєвого базису та обмеженого застосування майстерності в робочому процесі до повномасштабного впровадження найвдаліших методик. Опановуючи цю програму, люди часто дізнаються про новий рівень розслабленості та контролю, якого вони ще не досягали, але для цього знадобляться покрокові методи. Я покажу вам логічний порядок дій, щоб ви могли якомога легше ввійти у справу й отримати якнайбільше користі від цих технік.

Цей розділ містить багато подробиць, тож вам важко буде їх усі опанувати та застосувати відразу після першого прочитання. Ви знайдете тут вичерпну інструкцію на випадок, якщо вирішите повномасштабно використовувати запропоновану модель, на що може знадобитися два повних дні без перерв. Коли ви почнете крокувати дорогою методики GTD, ви захочете звернутися до цієї інформації та порад ще не раз, аби випробувати їх на новому рівні.

Впровадження — цілковите чи нерегулярне — потребує хитрих прийомів

Якщо ви не впевнені, чи готові до повного використання цих методів, дозвольте запевнити вас, що часто люди беруть з цього матеріалу корисні прийоми. Іноді хороший прийом вартий того, щоби прочитати всю інформацію. Приміром, люди зізнавалися: найцінніше, про що вони довідалися з моїх семінарів, це правило двох хвилин. Такі хитрі прийоми призначені для тих із нас, хто не вельми розумний і не надто свідомий. Найпродуктивніші працівники, яких я знаю, це ті, хто використовує такі прийоми у житті повсякчас. Це також можна сказати і про мене. Наша свідома половина таким чином налаштовує нас на виконання завдань, на що підсвідома половина реагує майже автоматично, створюючи поведінку, яка сприяє продуктивним результатам. Завдяки хитрим прийомам ми стимулюємо себе робити те, що повинні.

Наприклад, якщо ви так само нерегулярно займаєтеся спортом, як я, у вас напевне є свої прийоми, щоб змусити себе тренуватися. Для мене найкращим стимулом став костюм — одяг, який надягаю чи знімаю. Коли я надягаю тренувальний костюм, то почуваюся налаштованим на заняття; коли ж я вдягнутий у щось інше, то і відчуваю, ніби зайнятий чимось іншим.

Розглянемо приклад справжнього ефективного прийому. Чи траплялося так, що ви брали роботу додому, щоб наступного дня принести її до офісу? Очевидно, траплялося. Надзвичайно важливо було не забути її зранку. Де ж ви клали її звечора? Можливо, перед дверима чи просто на ключі, щоб напевне захопити зроблене з собою. Ви цьому десь вчилися? Але ж це складна частина технології самоорганізації, і ви втілюєте її в життя! Напередодні ваша свідомість знала, що зранку підсвідомість навряд чи буде в змозі про щось пам’ятати. «Що це таке отут перед дверима? А, точно, я маю взяти це з собою!»

Це ж насправді чудово. Цей трюк я називаю «покласти перед дверима». От тільки в нашому випадку дверима будуть двері нашої свідомості, а не будинку. Та ідея така сама.

Якщо б ви просто зараз взяли календар й уважно переглянули кожен пункт на найближчі два тижні, ви б згадали хоча б про одну справу, яка потребує вирішення. І якщо ви запишете цю думку в такий спосіб, що змушуватиме вас діяти, ви почуватиметеся краще, ваша голова буде яснішою, а на одне завдання стане менше. У цьому немає нічого надзвичайного — просто хитрий прийом.

А якщо ви зараз візьмете чистий аркуш паперу з улюбленим знаряддям для письма і на три хвилини зосередитися на проекті, від якого вас проймає дрож, гарантую вам, що у вас з’явиться хоча б одна ідея стосовно нього. Залишається просто занотувати думку на папері та зберегти для подальшого використання. Ви не станете розумнішим, аніж були десять хвилин тому, але зробите щось корисне у професійному та життєвому вимірах.

Секрет ефективного творчого мислення та продуктивної дії полягає в тому, щоб зосереджувати увагу на потрібних речах у потрібний момент.

Навчитися майстерно керувати робочим процесом здебільшого означає планувати дії та відшліфовувати їх так, щоби мислення в необхідному руслі відбувалося автоматично і полегшувало виконувати завдання. Порада налаштувати час, простір та інструменти — це перевірений спосіб упорядкування справ на якісно новому рівні.

Якщо ви серйозно налаштовані здійснити великий крок уперед у системі особистого управління, раджу приділяти чільну увагу деталям і порадам, викладеним далі. Ціле набагато краще за суму окремих доданків. Ви неодмінно переконаєтеся, що виконання цієї програми сприяє справжньому прогресу у справах, якими ви наразі зайняті в житті. Разом ми реалізуємо все, що вам потрібно, у такий новий і ефективний спосіб, і, повірте, це здивує вас.

Я раджу вам приділити певний час тому, щоб ініціювати цей процес і підготувати робоче місце з належними простором, меблями й інструментами. Якщо ретельно облаштувати та раціоналізувати простір, це може зменшити ваше несвідоме небажання займатися справами, і вам буде навіть приємно взятися до роботи. Ідеальний проміжок часу для більшості людей — це два повних дні. (Нехай вас не відлякує, якщо ви не можете приділити стільки часу: користь принесуть будь-які вправи, які я пропоную, незалежно від того, скільки часу ви на них витрачаєте. Не обов’язково чекати два дні, щоб відчути переваги запропонованих принципів і технік — віддачу від них ви відчуєте одразу.) Приблизно шість годин чи більше знадобиться на повний процес збирання, ще вісім годин — для визначення дій та ухвалення рішень стосовно всіх справ, які ви прагнете втілити та зібрати у вашій системі. Звісно, ви можете збирати та виконувати всі ваші завдання частинами, але набагато простіше взятися за все від початку й до кінця за один підхід.

Для мене ідеальним часом для роботи з людьми щодо втілення цієї методології є вихідні або свята, оскільки тоді до мінімуму скорочується можливість зовнішніх втручань. Якщо ж я працюю з клієнтом звичайного робочого дня, спершу ми переконуємося, що не заплановано жодних зустрічей і нас потурбують лише у разі надзвичайних подій. Телефонні дзвінки спрямовуються на голосову пошту або приймаються помічниками, щоб опрацювати їх під час перерви. Для цієї діяльності я не раджу використовувати час після основної роботи, оскільки зазвичай людина почувається втомленою і є ризик застрягнути в офісі надовго.

Для багатьох керівників, з якими працюю, зачинитися від світу на два дні поспіль є найважчим у цьому процесі — нелегко пропускати всі зустрічі та переговори, якщо ви на роботі. Ось чому найчастіше ми освоюємо методику на вихідних. Якщо ви працюєте в офісі відкритого типу, то вам ще складніше знайти на це час через невідкладні завдання.

Присвятіть два дні цьому процесу — це сторицею окупиться для вашої продуктивності та психічного здоров’я.

Ця процедура не така вже й складна, просто вона потребує багато розумової енергії, щоб зібрати дані й ухвалити рішення для численних відкритих питань, особливо якщо ви не вирішували їх тривалий період. Якщо ж вас перериватимуть, може знадобитися вдвічі більше часу. Упоравшись з усім за один проміжок часу, ви відчуєте задоволення від контролю та завершеності, у вас з’явиться запас енергії та стимул до творчості. Згодом ви зможете підтримувати вашу систему з незначними зусиллями між основними справами робочого дня.

Організуйте простір

Вам потрібно вибрати фізичне місце, яке слугуватиме центральною диспетчерською кабіною. Якщо ви вже маєте стіл й облаштований простір в офісі, то найкраще почати звідти. Якщо ви працюєте вдома, це буде ваша основна локація. Якщо ж ваш кабінет і там, і там, вам захочеться створити ідентичні, можливо, навіть взаємозамінні системи в обох місцях, хоча все-таки одна буде головною. Якщо у вас немає робочого місця — жодної фізичної точки, де б вам було зручно займатися справами, — слід неодмінно його створити. Навіть якщо у вас здебільшого мобільний високотехнологічний спосіб життя у віртуальній реальності, ви все одно потребуєте особистого простору для базового табору, де можна працювати. Цю програму реально реалізувати, де б ви не працювали, але оптимально починати з основної локації.

Головне, що має бути на робочому місці, — це поверхня для письма, місце для лотків з паперами і простір для основних цифрових пристроїв. Для таких професій, як майстер машинного цеху, приймальна медсестра в лікарні чи дитяча няня, більше нічого не потрібно. Більшість домогосподарів не потребуватимуть великих робочих площ, але й для них важливо мати окреме місце, де можна працювати із записами, поштою, домашніми та родинними проектами, фінансами тощо. Зазвичай такі папери безладно розкидані по кухні, в коридорі, на обідньому столі, на книжкових полицях, що не може не пригнічувати.

Для більшості фахівців робоча поверхня розшириться, адже їм необхідно поставити телефон і зарядний пристрій, комп’ютер, лотки для паперів, шухляди для робочих документів, полички з довідниками. Декому може знадобитися принтер, маркерна дошка і/або обладнання для проведення конференцій. Ті, хто прагне до повної автономії, організують місце для занять спортом, відпочинку та хобі.

Ви потребуєте окремого, індивідуального та автономного робочого місця — вдома, в офісі, навіть у поїздках.

Мати функціональне робоче місце — це дуже важливо. Якщо у вас ще досі його немає, організуйте. Це стосується також і студентів, і тих, хто веде домашнє господарство, і пенсіонерів. Кожному потрібно мати місце, щоб займатися своїми справами.

Якби мені довелося екстрено організовувати робоче місце за декілька хвилин, я б купив звичайну дверну дошку, поставив би її на два ящики з шухлядами (по одному з обох кінців), зверху помістив би три лотки для паперів, поклав би папір, килимок і ручку. Це була б моя домашня база. (Якщо б я мав час сидіти, я би придбав стілець!) Вірите чи ні, та я бував в офісах кількох керівників, які не були настільки функціональними.

Не заощаджуйте на домашньому робочому місці. Вдома важливо мати простір, хоча б схожий на той, що на роботі. Багато моїх клієнтів почувалися ніяково, коли порівнювали безлад, який панував у них вдома, з порядком в офісі. Коли вони організували однакові робочі місця на роботі та вдома, одразу ж відчули різницю. Якщо ви витратите одні вихідні та впорядкуєте домашню робочу локацію, ви здивуєтеся, наскільки революційно це вплине на вашу здатність організовувати життя.

Якщо ви багато подорожуєте у робочих справах або це просто ваш спосіб життя, ви також захочете організувати ефективний перевізний міні-офіс. Найімовірніше, це буде портфель чи наплічник із потрібними папками та канцелярськими знаряддями.

Чимало людей не можуть бути продуктивними, оскільки в них немає під рукою належного обладнання у моменти очікування чи простою, які нерідко трапляються в поїздках. Поєднання впорядкованого робочого стилю, потрібних інструментів і взаємопов’язаних систем в офісі та вдома може перетворити подорожі на високоефективний спосіб виконання певних видів роботи. А розвиток технологій дарує нам дедалі потужніші мобільні ґаджети та швидший доступ до інформації, що збільшує можливості віртуально керувати життям. Однак водночас виникає проблема опрацювання тієї інформації, яка надходить до нас через усі мобільні пристрої. Якщо ви не володієте методологією збирання, уточнення та організації всіх даних, а також потрібних додатків й інструментів для їх опрацювання, ви не зможете ефективно користуватися глобальним мобільним доступом, до того ж він може стати джерелом відволікання та стресу.

У вас неодмінно має бути персональне робоче місце — чи хоча б лоток для паперів і простір, де з ними можна працювати. Я працював з багатьма парами, які намагалися користуватися вдома одним столом і які відчули колосальну різницю, коли організовували окремі робочі локації. Вони побоювалися, що будуть роз’єднані, але натомість між ними зникало напруження від необхідності спільного керування речами. Одне подружжя навіть вирішило створити додаткове робоче місце для мами на кухні, яка таким чином могла працювати і доглядати за малюком.

Ваша система потрібна вам для користування, а не для постійного налаштовування.

Деякі компанії зацікавлені в тому, щоби співробітники облаштовували собі цілковито незалежні та мобільні робочі місця з можливістю залучатися до праці будь-де та будь-коли. Це уможливлює для організацій заощадження на офісному обладнанні, а працівники функціонують незалежно від «материнського» офісу. Але це означає, що кожен співробітник має високий ступінь самоорганізації. Експерименти з такою системою зазнали невдачі, оскільки, за її умовами, не було постійних робочих місць. Якщо потрібно весь час впорядковувати свої лотки для документів, перекладати папки з файлами, то частішають ситуації на зразок «А щоб йому... Де ж цей степлер і стікери?» А це є джерелом постійного відволікання.

Віртуально ви можете працювати будь-де, якщо у вас є чітка мобільна система і ви знаєте, як швидко опрацьовувати інформацію. Але вам усе одно знадобиться база з добре налаштованими інструментами та зручним простором для довідкових і допоміжних матеріалів, які про всяк випадок варто тримати під рукою. Більшості людей, з якими я працював, необхідні хоча би дві шухляди для довідкових паперів і документів щодо проектів. Якщо брати до уваги сканери й інші цифрові технології, можливо, колись усі потрібні матеріали опиняться у хмарному сховищі і будуть доступні звідусіль. Та ще нескоро настане час, коли ви зможете обходитися без паспорта, євробанкнот, привезених з подорожі до Мілана, і тимчасових паперових документів усіх видів, які є оптимальним способом опрацювання даних. Багато чи мало у вас таких паперів, та ви потребуєте легкодоступного місця для їх зберігання.

Інструменти, які вам знадобляться

Якщо ви вирішили цілковито застосовувати цей спосіб керування робочим процесом, для початку вам не обійтися без базових інструментів. Згодом ви зможете обирати між звичними та новими інструментами з іншими можливостями.

Завважте, що корисні інструменти не обов’язково мають бути високовартісними. Часто буває так, що річ виглядає престижно, але вона абсолютно не функціональна.

Уявімо, що ви починаєте з нуля. Окрім робочого стола, вам знадобляться:

• лотки для паперів (хоча б три)

• пачка звичайного паперу

• ручка чи олівець

• аркуші-стікери

• скріпки

• степлер зі скобами

• скотч

• канцелярські гумки

• пристрій для наклеювання ярликів

• папки з файлами

• календар

• кошик для сміття

• інструменти для збору й організації даних, складання списків, разом з мобільними пристроями, персональними комп’ютерами, паперовими блокнотами та планерами (у разі потреби).

Вони слугуватимуть вам окремими кошиками для вхідної та вихідної документації, паперів з поточною роботою і паперів з інформацією, яку потрібно переглянути. Найзручнішими є лотки з бічним доступом до паперів, на яких немає виступів, що заважали б вийняти один документ.

Він знадобиться для початкового збору інформації. Вірте чи ні, але записати думку на аркуші паперу має велике значення. Більшість людей поступово призвичаюються занотовувати думки на окремих аркушах паперу, а не в загальному безформному списку. Такий підхід у подальшому полегшує організацію й опрацювання інформації. У будь-якому випадку на столі має бути достатньо паперу для записів.

Ці інструменти, а також скотч, канцелярські резинки стануть у пригоді для сортування та зберігання паперових матеріалів.

Хоча їхній обіг поступово зменшується, ми все одно користуємося папером й іншими фізичними матеріалами, і прості інструменти для роботи з ними життєво необхідні.

Щохвилинний збір, обдумування, опрацювання й організація інформації є доволі складними процесами. Переконайтеся, що ви маєте всі необхідні інструменти для їх полегшення.

Цей інструмент на диво корисний. Тисячі наших клієнтів тепер мають власні пристрої для наклеювання ярликів, а наші архіви повняться їхніми коментарями: «Неймовірно, я й не знав, яка корисна ця штука!» Пристрій слугуватиме для наклеювання ярликів на папки з файлами, етикеток до папок-швидкозшивачів та багатьох інших речей.

Я віддаю перевагу таким пристроям на батарейках або тим, які поєднуються до комп’ютера й одразу можуть ставити ярлики, полегшуючи процес систематизації всього, що з’являється в роботі.

Вам знадобиться багато папок з файлами. За необхідності їх можна зберігати на спеціальних вішаках. Найкраще добирати папки одного кольору — класифікація папок за кольорами лише ускладнює весь процес, і вона не варта цих зусиль. Ваша система довідкових документів має бути простою бібліотекою.[12]

Ви можете не записувати в календарі незавершені справи, однак знайдуться речі, які слід до нього занести. Як я зазначав раніше, календар не має містити списки справ для виконання, за допомогою нього краще відстежувати завдання, які потрібно виконати в певний день або певний час.

Багато фахівців сьогодні мають різні системи робочих календарів — від органайзерів з відривними аркушами, календарів на мобільних пристроях до програмного забезпечення, яким користуються всі в компанії.

Календар завжди був головним інструментом, на який люди покладаються у питаннях організованості. Це й справді важливий компонент у процесі управління певними видами даних, нагадувань про зобов’язання та інформацію, що стосується конкретного часу і дати. Існує багато нагадувань і даних, які ви захочете занести до календаря, але на цьому ви не зупинитеся: календар потрібно інтегрувати у всеосяжну систему, яка з’явиться у вас за умови втілення цього методу.

Вам цікаво, яким видом календаря найкраще користуватися. Я опишу це детальніше у наступному розділі. Поки що послуговуйтеся тим, який у вас є. Щойно ви опануєте системний підхід, вам самим захочеться перейти до іншого, досконалішого інструменту.

Втілюючи цей процес, ви будете опрацьовувати багато справ, тож приготуйтеся і до того, що у вас з’явиться більше сміття. Деякі керівники, яких я тренував, ставили великі баки для сміття одразу за дверима кабінету. У дні нашої спільної роботи це було вельми доречно!

Чи потрібен вам органайзер?

Потрібен вам органайзер чи ні, а якщо так, то який, залежить від багатьох чинників. Чи користувалися ви вже якимись засобами управління списками та підручною довідковою інформацією? Як, на вашу думку, мають виглядати нагадування про завдання, порядок денний і проекти? Де і як часто вам потрібно їх переглядати? Оскільки в голові це все тримати незручно, очевидна необхідність організовувати свої справи зовнішніми засобами. Ви можете керувати всім у нетехнологічний спосіб, зберігаючи різні аркуші паперу в папках. Можна користуватися паперовим блокнотом чи планувальником або його цифровим аналогом. Чи можна ці засоби поєднувати?

Щойно ви знатимете, як опрацьовувати інформацію та що організовувати, вам потрібно буде створювати і впорядковувати списки.

Усі нетехнологічні засоби, перераховані вище, використовуються у різноманітні способи для збору, опрацювання та впорядкування. Для збирання інформації вам знадобляться лоток і перший-ліпший аркуш паперу. В міру того, як ви опрацьовуватимете лоток із вхідною документацією, виконаєте всі справи, що потребують менше двох хвилин, а для цього вам стануть у пригоді стікери, степлер і скріпки. Журнали, статті, паперові звіти та документи, які треба читати більше двох хвилин, підуть до іншого лотка. Найімовірніше, у вас залишиться ще багато документів, які слід сховати у папки з файлами. Решту — документація щодо проектів, календарні записи, нагадування про завдання, поточні події та події, на які ви очікуєте, — потрібно буде укласти в списки чи розділити на групи схожих між собою даних.

Списки можна опрацьовувати без допомоги технологій. Аркуші паперу складаються до папок (наприклад, записки із зазначенням, кому потрібно зателефонувати, в папку «Дзвінки», рахунки на оплату — в папку чи лоток «Сплатити»). Ці завдання можна впорядкувати іншим чином, приміром, складаючи їх у переліки на аркушах блокнота чи планувальника з відривними аркушами (сторінка «Дзвінки»). І, звісно, можна використовувати цифровий підхід (категорія «Дзвінки» у розділі завдань програмного додатка).

Окрім зберігання довідкового матеріалу (контактної інформації), більшість організаційних інструментів можна використовувати для створення списків. (Ваш календар і є переліком із нагадуваннями про завдання, записані у хронологічному порядку, з датою та часом.)

Одним із найкращих засобів підвищення продуктивності є використання організаційних інструментів, які вам справді подобаються.

Від кінця XX століття на ринку пропонують тисячі різноманітних органайзерів — від звичайних щоденників до складніших планувальників з полями для вписування щоденних завдань, графіка зустрічей, витрат, нотаток до використання блокнотів Молескін і цифрових додатків з тайм-менеджменту.[13]

Чи впроваджували б ви процес GTD з інструментами, якими користуєтеся наразі, чи вам би хотілося спробувати щось нове? Відповідь: застосовуйте ті інструменти, які допоможуть вам змінити поведінку для належного виконання всіх завдань. Тут варто враховувати і фактори продуктивності. У вас багато цифрової інформації, яку зручніше відстежувати за допомогою цифрових технологій? Вам потрібен паперовий календар, щоби швидко позначати та коригувати всі домовленості? Який спосіб нагадування про важливі дзвінки для вас був би найкращим, особливо коли ви постійно пересуваєтеся? І так далі. Існують також чинники естетики та задоволення. Найкращі планування та оновлення виходили саме тоді, коли я користувався (читайте — грався) смартфоном, очікуючи на замовлену вечерю в ресторані.

Як що ваша довідкова система не впорядкована, це може блокувати весь робочий процес, що в свою чергу спричинює хаос житті.

Однак пам’ятайте, що застосовувані вами інструменти не забезпечать продуктивності без стресу. Її створюєте саме ви, реалізовуючи метод GTD. Втілена структура буде надзвичайно важливою для здійснення процесу, але вона його не замінить. Гарний молоток не зробить теслю вправним, але вправний тесля завжди бажатиме мати гарний молоток.

Коли ви вирішуєте, чи користуватися організаційними інструментами, а якщо так, то якими саме, не забувайте, що насправді вам потрібно керувати своїми списками. Вам необхідно мати можливість створювати списки на ходу, відтак з легкістю і за потреби їх переглядати. Коли ви знатимете, що саме вносити до списків та як ними користуватися, засоби не гратимуть важливої ролі. Прагніть простоти, швидкості та задоволення.

Для всього процесу суттєвим чинником є проста і функціональна система зберігання довідкової інформації. Цю систему я оцінюю передусім, щойно ми починаємо працювати в офісі клієнта. Як я зазначав у розд. 2, недостатньо добре організована загальна довідкова система може бути найбільшою перепоною на шляху до втілення системи персонального управління. А для багатьох керівників, яких я навчав, довідкова система — одна з найкращих можливостей удосконалення. Це не тому, що зміст є дуже важливим або стратегічним, а тому, що його нагромадження спричиняє безлад у вашому фізичному та розумовому просторі. Якщо ви залишатимете потенційно придатний матеріал неопрацьованим і неорганізованим, він створюватиме виснажливий психологічний шум. Більше того, він може заблокувати весь робочий процес подібно до того, як засмічується стічна труба. Часто траплялося так, що ми з моїм клієнтом їхали до місцевої крамниці канцтоварів і купували там комод з висувними шухлядами, багато папок з файлами та пристрій для наклеювання ярликів, щоб розкласти належним чином дві третини паперів, які заповнювали його стіл і офіс. Зміни щодо чіткості та зосередженості на роботі були вражаючими.

Ви не зможете повноцінно збирати інформацію, якщо ваша довідкова система не буде швидкою, функціональною і такою, що приносить задоволення.

Тут ми зосереджуємося здебільшого на зберіганні довідкової інформації, яка відрізняється від системи зберігання угод, фінансової звітності, історій хвороб пацієнтів або інших видів відомостей, що потребують окремого місця та систематизації. До папок із загальною інформацією можна вкладати статті, брошури, окремі аркуші, записки, вирізки з друкованих матеріалів, документи і навіть такі речі, як квитки, ключі, клубні карти, флешки — загалом усе, що містить цікаву чи корисну інформацію, не вміщується у відведені для цього шухляди і не стає на поличці (як, приміром, великі інструкції програмного забезпечення чи масивні папки для семінарів).

Якщо ви орієнтовані на цифровий світ, можете подумати, що більше не потребуєте папок з файлами для паперових матеріалів. Колись, у майбутньому, мені не знадобляться паспорт, свідоцтво про народження, інструкції до старого кухонного обладнання, медичні довідки, ключі від зрідка використовуваних шухляд або банкноти з країн, до яких збираюся поїхати. Але до того моменту я маю виділити фізичне місце для зберігання всіх цих речей.

Чудово, якщо у вас є надійний секретар чи помічник, який упорядковує цю систему за вас, тож вам достатньо приклеїти на документ стікер із написом «До папки X» і віддати його секретареві. Та напевно у вас існують потенційно цікаві, конфіденційні чи корисні довідкові матеріали, які можуть знадобитися у будь-який момент, коли секретаря чи помічника не буде поряд.

Краще організувати власну систему на столі або поблизу нього.

Ті самі дії слід виконувати незалежно від того, у паперовому чи цифровому форматі ваша інформація. Оскільки дедалі більше даних надходить до нас віртуально, необхідне місце для зберігання їх на комп’ютері чи в мобільному пристрої. Багато людей досі використовують папку вхідних листів електронної скриньки як аморфне місце для зберігання загальної довідкової інформації («Я збережу цей електронний лист, оскільки в ньому розклад подій у школі мого сина») і чомусь не можуть створити в поштовому клієнті електронну папку з назвою «Роберт» або «Шкільний розклад», куди можна перетягти цей лист, або ж його скопіювати і занести до програми чи бази даних для довідкових матеріалів. Нині доступні програми, які уможливлюють збирати та систематизовувати інформацію, подібну до цієї (ще й синхронізувати з численними пристроями). Звісно, спершу варто трішки подумати, як усе організувати, і спрямовано діяти, щоб скеровувати всі дані до відповідних місць, замість того, щоб накопичувати їх і засмічувати ваш цифровий простір. Коли я встановив на комп’ютер програму для зберігання довідкової інформації, то витратив три місяці на експерименти, доки винайшов оптимальний спосіб її організувати, і ще три місяці — щоб довести процес до автоматизму. Зате тепер я нею користуюся, а не думаю про неї.

Я настійно рекомендую вам підтримувати в робочому стані обидві системи зберігання даних — фізичну та цифрову. Необхідно, щоб ви витрачали менше хвилини, аби взяти щось із лотка з паперами або роздрукувати з електронної пошти, з’ясувати, що для цього не потрібно жодних дій, але воно має подальшу цінність, і зберегти у надійній системі. Те саме стосується сканування та зберігання документів або копіювання інформації на комп’ютері. Ви можете віддавати перевагу паперовим носіям або цифровим, але без упорядкованої системи для них відмовитеся зберігати потенційно важливі дані, а те, що збережете, накопичуватиметься у непридатному для цього місці. Якщо на те, щоб зберегти щось у легкодоступному форматі, потрібно більше однієї хвилини, найімовірніше, ви відкладете це на потім. Система зберігання має бути швидкодоступною, позитивною, легкою, сучасною та завершеною. Інакше ви підсвідомо зволікатимете з розбиранням лотка зі вхідною документацією, оскільки все це потрібно кудись розкладати, а у вас нехіть передивлятися ці папери чи переповнену електронну пошту. Будьте відважними: я бачив людей, у яких це небажання змінилося справжнім задоволенням від сортування паперових і цифрових стосів документації, щойно вони налагоджували персональну систему зберігання.

Слід упорядковувати все так, щоб вам однаково зручно було зберігати єдиний аркуш паперу щодо нового проекту — навіть рукописну нотатку — і об’ємніший діловий документ. Щоби створити й організувати систему зберігання даних, потрібно докласти чимало зусиль, тому люди або не зберігають їх узагалі, або їхні ящики та шухляди вщерть забиті всілякими однотипними матеріалами, як-от меню з місцевих кав’ярень або розклад руху потягів. Якщо ви впевнені, що цю та подібну інформацію можна легко та швидко знайти в інтернеті, вам не потрібні паперові дублікати. Не тримайте в своїх системах матеріали-дублікати, системи мають взаємодоповнювати одна одну.

Зробіть усе необхідне, аби ваша довідкова система працювала швидко та легко. Моя система працює відмінно, на мою думку і на думку всіх, хто користувався нею, і я щиро раджу вам дослухатися до всіх подальших рекомендацій, щоби довести вашу систему зберігання до автоматизму.

Система зберігання інформації має бути завжди напоготові, а сам процес внесення матеріалів до системи повинен стати миттєвою і легкою дією. Якщо вам доведеться вставати зі стільця щоразу, щоби покласти аркуш паперу до папки, або нудно шукати між численними теками місце, куди би скопіювати документ, найімовірніше, ви залишите його без руху, замість того, щоб зберегти. Ви мляво візьметеся за розбирання лотка зі вхідною документацією (адже там є папери, які потрібно кудись розкласти для зберігання!). Багато людей, яких я тренував, трансформували офісний простір таким чином, щоби до шухлядок з довідковою інформацією можна було буквально під’їхати одним поштовхом стільця, а не йти в протилежний бік кімнати.

Єдина система Alfa. Я користуюся однією алфавітною системою для зберігання загальної довідкової інформації. Мої довідкові папки електронної пошти влаштовано у такий самий спосіб. Люди воліють використовувати свої файли, застосовуючи персональну систему управління, тому намагаються групувати їх за проектами чи сферами інтересів. Це збільшує в геометричній прогресії кількість місць, де можна знайти документ, якщо ви забудете, куди його поклали. Щойно ви розсортували нагадування про завдання у списки першочергових дій, ці дані просто перетворюються на вміст персональної бібліотеки. Ви вільні зберігати будь-яку кількість інформації, зважаючи лише на її обсяг і ступінь доступності. У звичайній системі Alfa інформацію можна знайти за темою, особою, проектом, компанією, тож шукаючи потрібний аркуш паперу, доведеться зазирнути усього в три-чотири місця. Можна додавати до назви одну підтему на ярликах, наприклад: «Садівництво—горщики» і «Садівництво—ідеї». Але все це зберігатиметься під літерою С.

Використання ефективної, простої та легкодоступної системи зберігання довідкової інформації уможливить вам збирати стільки даних, скільки забажаєте.

Перевага цифрового світу полягає у пошуковій функції з-поміж усього обсягу інформації, а позначення змісту за допомогою ключових слів істотно пришвидшує процес пошуку. Однак хоча різні ґаджети й мають багато опцій і місць для зберігання, ці можливості почасти перетворюються на складнощі та плутанину. Більшість людей, яких знаю, навіть із середньою завантаженістю, не гайнують час і зусилля на каталогізацію даних усіх можливих програм. Тож хоча комп’ютер дарує нам великі можливості, гнучкість і місце для великої довідкової бібліотеки, створення простого й ефективного формату довідки може стати неабиякою проблемою. Навіть у цифровому світі дуже корисно мати логічно систематизовану візуальну мапу — ефективно організовану в алфавітному порядку за індексами чи групами даних. Щоби відшукати лондонський ресторан, який я вподобав, відкрию вкладку «Місця», далі — «Лондон», далі — «Ресторани» — все в алфавітному порядку в межах певного розділу.

Найбільшою проблемою для прихильників цифрового світу є легкість збирання та зберігання інформації. Це призводить до того, що вони лише збирають дані, не повертаючись до них і не використовуючи належним чином. Слід усвідомлено підтримувати функціональною всю величезну цифрову бібліотеку, а не перетворювати її на чорну діру, яка поглинає все здобуте кількома натисками клавіш. «Мені не треба нічого впорядковувати, адже пошук усе знайде» — це, з мого досвіду, не найкращий підхід до справ. Ми потребуємо певного способу перегляду всієї зібраної інформації, для чого знадобиться ефективна категоризація.

Час від часу з певної теми чи проекту накопичується такий обсяг довідкового матеріалу, що він потребує окремого стелажа, шафи з шухлядами чи цифрової директорії. Проте якщо матеріалу менше за пів’ящика, рекомендую ввести його до загальної алфавітної довідкової системи. Якщо ж ви систематизуєте електронні файли, для них є сенс виділити окрему підтеку.

Процес створення нової папки має бути простим. Під рукою — так, щоб дотягнутися з місця, — я завжди тримаю чималий запас нових папок для сортування лотка зі вхідними документами. Не знаю нічого гіршого, ніж коли необхідно розібрати завали паперу, а напохваті немає вільних папок. Завжди кладіть їх під рукою. В електронному форматі вам також має бути зручно створювати нові теки у вашій директорії.

Переконайтеся, що для зберігання у вас достатньо місця. Намагайтеся заповнювати ваші фізичні лотки для паперу лише на три чверті. Якщо вони переповнені, ви підсвідомо не захочете ними користуватися, і довідкові матеріали накопичуватимуться повсюдно. Якщо переповнилася висувна шухляда, я можу почистити її, доки чекаю з’єднання по телефону. Потрібно регулярно очищувати і карти пам’яті ваших мобільних пристроїв.

Я не знаю майже нікого, хто б не мав заповнених по вінця шухляд. Та якщо ви бережете манікюр і хочете позбутися підсвідомого небажання сортувати папери, вам потрібно підтримувати шухляди достатньо вільними, щоби легко виймати та класти туди документи. Стежте також за наявністю незаповненого місця на комп’ютері чи у хмарному сховищі. Постійно перепитуйте себе, скільки місця для зберігання ви готові виділити, щоби вміст був легкодоступним і не перетворювався на чорну діру невпорядкованої інформації. Очікуючи розмови на телефонній лінії, я часто починаю чистити папки електронної пошти та директорії зі старими документами.

Деякі люди реагують на це таким чином: «Мені треба купити ще один стелаж!» або «Мені потрібен вінчестер з більшим обсягом пам’яті!», ніби викинути щось геть для них є неприйнятним. Але якщо інформація варта зберігання, її слід зберігати напохваті, чи не так? Якщо ж ні, навіщо її взагалі зберігати? У вік інформації ви робите щось, що заважає вам нею скористатися, — це не вельми розумно.

Можливо, доведеться створити інший рівень зберігання даних, щоб у вас залишалося достатньо вільного місця для роботи з необхідними довідковими документами. Матеріали щодо завершених проектів і «мертвих» клієнтів, які досі потребують зберігання, можна занести на зовнішній вінчестер, хмарне сховище або хоча би прибрати їх з робочого простору.

Створюйте ярлики для папок за допомогою спеціального пристрою. Незалежно від кількості матеріалів — надто багато чи обмаль — ними завжди має бути зручно користуватися. Надруковані ярлики змінять природу ваших файлів і ставлення до них. Документи з ярликами гарно виглядають на столі у кімнаті для перемовин; кожен може їх ідентифікувати; ви бачите звіддаля, що саме лежить на столі чи у вашому портфелі; коли відкриваєте шухлядки, оглядаєте повний каталог ваших документів у алфавітному порядку. І вам уже приємно відкривати шухляди, аби щось знайти чи покласти.

Ви володієте тими речами, яким дали імена. Зібрані речі без назви панують над вами.

Можливо, у цьому тисячолітті вчені, які вивчають мозок, дадуть якесь езотеричне і складне неврологічне пояснення, чому папки з ярликами такі зручні в роботі. А до цього покладіться на мене. Придбайте пристрій для створення ярликів. І нехай він буде лише вашим. Аби вся система працювала без порушень, завжди тримайте його під рукою, і ви будете зберігати що завгодно і коли завгодно. І не позичайте його нікому! Якщо ви захочете щось зберегти, а пристрою для створення ярликів не буде на місці, ви залишите матеріали у купі, а не в створених для них папках. Пристрій для наклеювання ярликів має стати таким самим основним інструментом, як і степлер.

Коли робота «кипітиме», матеріали, які потребуватимуть більше хвилини для зберігання, збережені не будуть, їх скинуть на купу.

Влаштовуйте ревізію у ваших документах хоча б раз на рік. Якщо ви регулярно чистите місця для зберігання даних, то вчасно позбавлятиметеся від застарілих документів, а також уповні зможете зберігати будь-що «про всяк випадок, раптом знадобиться». Ви знаєте, що за декілька місяців ще раз все переглянете стосовно доцільності й вирішите, що варто зберігати надалі, а що — ні. Це стосується як інформації на паперових носіях, так і електронних документів. Як уже зазначав, я чищу свої папки, коли очікую на телефонний зв’язок (або щоб згаяти час протягом дзвінка-конференції, яка все триває і триває!).

Я би радив усім компаніям (якщо вони ще не зробили цього) заснувати «день чистки», коли всі працівники приходять до офісу в джинсах, перемикають телефони в режим «не турбувати» і сортують свої накопичені матеріали.[14] Їм видаються великі сміттєві кошики, контейнери для сміття на переробку і коробки, вміст яких відправлять у шредер, і в кожного є дозвіл присвятити весь день чистці — в офісі та на своєму комп’ютері. Персональний день чистки — це прекрасна ідея, яку варто занести до свого файла-штурханця, запланувавши його на свята, наприкінці року або навесні, ближче до часу сплати податків, коли ви маєте архівувати всі фінансові документи за минулий рік.

Довідкову та допоміжну інформацію рідко асоціюють з терміновими потребами, загалом не вважають її і стратегічною. Тому керуванню нею надається низька пріоритетність, якщо до цього взагалі доходить. Але проблема в тому, що ваш фізичний і розумовий простір переповнюють речі, які не потребують дій, проте є потенційно важливими та корисними. «Що це?», «Чому це тут?», «Що мені з цим чинити?», «Де те, що мені потрібно просто зараз?» — такі питання виринають у свідомості, якщо цей аспект вашого життя не налаштований і не керований належним чином.

Якщо речі різного виду та значення скупчуються в одному місці, міркування про їхній зміст поглинає забагато часу, тож ця купа спричинює лише заціпеніння у вашому мозку.

Довідкові матеріали потрібно розмістити й організувати в чітких межах — фізичних або цифрових — таким чином, щоб вони не затьмарювали інші категорії вашої системи і за необхідності були легкодоступними. З огляду на їхній великий обсяг дуже важливо організувати все так, аби збирання, сортування і доступ до них були простими, а самі матеріали не переплутувалися з тими компонентами, які потребують негайних дій. Я багато працював з деякими найкращими професіоналами світу, допомагаючи їм навести лад і впорядкувати просту та функціональну довідкову систему. Результат був завжди приголомшливим, оскільки вони могли приділити значну увагу важливішим справам.

Насамкінець потрібно владнати ще одну справу...

Ви звільнили час, організували робочу зону, і у вас напоготові є основні інструменти для впровадження методології. Що ж далі?

Якщо ви вирішили присвятити певний час налаштуванню робочого процесу, вам необхідно ще дещо для досягнення максимальної ефективності: звільнитися на цей час від усіх інших зобов’язань.

Якщо вам потрібно комусь зателефонувати, отримати щось від секретаря чи залагодити якесь питання з другою половинкою, зробіть це просто зараз. Або вирішіть, коли ви виконаєте це, і встановіть нагадування. Важливо, аби всю вашу увагу ви концентрували на тій справі, що наразі перед вами.

Так траплялося майже завжди: коли я сідав навчати клієнтів, навіть попри те, що вони виділили час і заплатили гроші, щоб скористатися саме тепер моїми послугами, все одно того дня вони прагнули владнати певні справи. Але вони їх навіть не організували належним чином: «Мені зараз якось потрібно зателефонувати клієнтові» або «Я маю спитати у чоловіка, чи він узяв квитки на вечір». Вважаю, це свідчить про недостатній рівень усвідомлення та зрілості в нашій культурі, коли так багато розумних людей ігнорують зобов’язання на різних рівнях свідомості.

Тож ви все владнали? Добре. Настав час зібрати всі ваші відкриті питання в одному місці.

У розд. 2 я показав основні процедури для концентрації всієї потенційної роботи та важливої вхідної інформації. А в цьому розділі йтиметься детальніше про збирання всіх відкритих питань, усіх справ у єдиному місці — загальній теці для вхідної інформації. Це перший і важливий крок на шляху до стану «свідомість, як вода». Лише зібравши ще декілька питань докупи, ви, можливо, відчуєте позитивний настрій. Та якщо ви насправді виконаєте весь процес збирання на сто відсотків, ви набудете нового досвіду та отримаєте нову відправну точку для вершинних досягнень.

Коли я навчаю клієнта цьому процесу, фаза збирання зазвичай поглинає від однієї до шести годин. З одним клієнтом ми працювали цілих двадцять годин, наприкінці яких я сказав йому: «Ти зрозумів ідею». Часу піде більше, ніж ви гадаєте, якщо ви хочете зібрати все одразу і на роботі, і повсюди. Адже потрібно зазирнути до кожного куточка, де щось зберігається, включно з комп’ютером, до кожної шпарини в усіх місцях, навіть до машин, човнів, гаражів, інших будинків, якщо ви такими володієте.

Запевняю вас, що коли ви приділите цьому хоча б декілька годин, ви зберете більшу частину незавершених справ. А щодо іншої зможете створити нагадування — приміром, «Розчистити ангар для човна» чи «Розібрати шафу в коридорі».

Допоки ви не зберете все, що володіє вашою увагою, якась підсвідома частина вас не повірить, що ви працюєте з повною картиною вашого світу.

Звісно, в реальному житті ви не зможете повсякчас тримати під контролем усі справи стовідсотково. Як і більшість людей, протягом тижня ви працюватимете в шаленому темпі й над багатьма завданнями водночас і не встигатимете занотовувати всі зобов’язання та думки десь не в голові. Та це має стати вашим ідеальним принципом, який мотивуватиме вас постійно наводити лад на роботі та вдома у справах, до яких прикута увага.

На старт, увага...

Існують дуже практичні причини, чому варто збирати всі питання, перш ніж почати їх з’ясовувати.

Вас може відлякати обов’язок збирати всі справи в одному місці водночас, особливо якщо це не ввійшло у звичку. Це може викликати навіть заперечення, оскільки більшість речей не є «аж такими важливими», тому вони і лежать повсюдно. Коли справа з’явилася, вона не була негайною, вона й досі не є терміновою, бо за неї ще не бралися. Це візитівка когось, з ким ви колись, можливо, захочете сконтактувати, яку поклали до гаманця. Це невеличкий ґаджет у нижній шухляді вашого столу, в якому бракує деталі або який ви не змогли полагодити через брак часу. Це принтер, який ви постійно обіцяєте собі переставити на краще місце в офісі. Ці та подібні речі дошкуляють вам, але ви ще не вирішили, чи залагодити ці справи, чи викреслити зі списку відкритих питань. Але ви думаєте, що в них могло би бути щось важливе, і ці речі панують над вами і поглинають більше енергії, ніж заслуговують.

Ви зможете спокійно почуватися стосовно тих речей, якими наразі не займаєтеся, коли ви знатимете весь їх перелік.

Тож час розпочати. Беріть лоток зі вхідними документами, стос офісного паперу для нотаток і...

...Уперед!

Перше завдання — передивитися все ваше фізичне оточення щодо речей, які лежать не на місці чи неналежним чином, і покласти їх до лотка для вхідної інформації. Ви збиратимете незавершені справи, речі, з якими вирішили щось чинити. Усі їх слід доправити до категорії «Вхідне», щоб згодом опрацювати.

Найкращий спосіб чітко зрозуміти, що потрібно зібрати, — це з’ясувати, що збирати не потрібно. Ось чотири категорії речей, котрі можуть залишатися там, де вони є, у такому стані, в якому вони перебувають, і з ними не варто нічого чинити:

• Приладдя

• Довідкові матеріали

• Оздоблення

• Обладнання

Приладдя охоплює все, що необхідно тримати під рукою, оскільки ви часто ним користуєтеся. Канцелярія, візитівки, марки, скоби, папірці для нотаток, скріпки, запасні стержні, батарейки, бланки, які потрібні вам час від часу, офісні резинки — все на зразок цього. У багатьох людей на роботі є спеціальна шухляда з речами першої необхідності, до яких входить зубна нитка, паперові хустинки, м’ятні цукерки тощо.

Довідкові матеріали — це все, що ви зберігаєте задля потрібної інформації, як-от інструкції до програмного забезпечення, меню місцевої кав’ярні зі стравами на винос, розклад спортивних тренувань ваших дітей, список телефонних кодів міст. До цієї категорії також належать адресна та телефонна інформація, будь-які матеріали стосовно проектів, тем і довідники, такі, як словники, енциклопедії, альманахи, архівні записи компанії. Сюди належать і книжки з журналами, які ви можете зберігати як речі бібліотеки.

Оздоблення. Це родинні фото, витвори мистецтва, наснажуючі матеріали, прикріплені кнопками до коркової дошки. У вас також можуть бути почесні відзнаки, сувеніри, горщики з квітами.

До обладнання вочевидь належать телефон, комп’ютер, принтер, сканер, кошик для сміття, меблі, годинник і зарядні пристрої.

Безперечно, багато речей підпадуть під ці чотири категорії — це здебільшого всі ваші інструменти та пристрої, з якими не потрібно проводити жодних маніпуляцій. Все інше слід помістити у «Вхідне». Зауважте, що деякі речі, які ви спочатку віднесете до приладдя, довідок, оздоблення чи обладнання, можуть потребувати певних дій, оскільки вони лежать не на місці.

Наприклад, у вас у шухлядах, на поличках, в комп’ютерних файлах є чимало матеріалів й інформації, які вже неактуальні або потребують упорядкування. Їх треба також віднести до категорії «Вхідне». Так само, якщо в шухляді з приладдям безлад, у ній повно зламаних або розкиданих речей, це також є незавершеною справою, яку слід виконати. Фото ваших дітей оновлені? Картина на стіні вам подобається? Ви справді бажаєте тримати у себе ці сувеніри? Усі меблі функціональні та на своїх місцях? Комп’ютер добре налаштовано? Квіти у вашому офісі не зів’яли? Інакше кажучи, приладдя, довідкові матеріали, оздоблення й обладнання можна також помістити у «Вхідне», якщо вони наразі перебувають не там і в неналежному вигляді.

У процесі збирання у вас можуть виникнути одна чи декілька таких проблем:

• речей виявиться більше, ніж може вмістити один лоток або кошик;

• схоже, що ви переходите до прибирання та сортування;

• певну частину ваших речей уже зібрано та впорядковано;

• ви натрапили на деякі важливі речі, які бажали б мати під рукою.

Що, коли річ завелика для лотка чи кошика? Якщо ви не можете фізично покласти щось у лоток для вхідної інформації, занотуйте на аркуші паперу. Наприклад, якщо за дверима вашого офісу висить плакат чи картина, напишіть на аркуші паперу «Картина за дверима» і покладіть його до лотка.

Неодмінно зазначте дату. У цьому є декілька переваг. Коли наприкінці етапу організації ви матимете кілька аркушів з різними записами, корисно дізнатися, коли було створено нотатку. І взагалі це гарна звичка ставити дату на всьому, що ви пишете: записки для помічника, голосова пошта, переведена в текст, нотатки під час телефонної розмови з клієнтом. Якщо у вас є цифровий інструмент з функцією виставлення дати, користуйтеся ним. Ця дрібна інформація, що забирає 3 % вашого часу, може бути настільки корисною, що варто виробити таку звичку.

Що, коли купа виявилася більшою за лоток чи кошик? Якщо ви подібні до тих 98 % людей, яких ми навчаємо індивідуально, то з першого збирання отримаєте набагато більше речей, аніж може фізично вмістити лоток для вхідної інформації. Коли так трапилося, кладіть усе на купу довкола лотка і навіть на підлогу. Купи зменшуватимуться в міру того, як ви все будете опрацьовувати та сортувати. А для початку переконайтеся, що між купою в «загоні» та іншими речами є візуальна відмінність.

Миттєве збирання докупи. Якщо одразу очевидно, що певна річ є сміттям, викидайте її не вагаючись. Деякі мої клієнти таким чином уперше поприбирали в центральній шухляді свого робочого столу!

Якщо ж ви не впевнені, що саме перед вами і чи варто його зберігати, кладіть це до загальної купи в лотку. Що не варто робити, то це довго копирсатися в речах, вирішуючи, як із ними вчинити. З’ясування потребує зовсім іншого свідомого настрою, ніж збирання. Найкраще ці процеси виконувати окремо. Згодом ви опрацюєте всі матеріали, які опинилися в категорії «Вхідне», і вам набагато легше даватиметься вибір, коли налаштуєтеся на ухвалення рішень. Мета процесу збирання — якомога швидше зібрати все в лоток, чітко «окресливши поле бою».

Стережіться синдрому прибирання та сортування! Багатьох людей вражає вірус прибирання та сортування, коли вони потрапляють у певні місця свого офісу чи будинку. Якщо це трапляється з вами, то добре, коли у вас є чимало часу для виконання процесу повністю (а це хоча б тиждень). Інакше вам доведеться розділити все на частини та занотувати їх як маленькі проекти чи завдання з нагадуваннями у вашій системі, як-от «Прибрати у шафі з шухлядами» чи «Вичистити офісну комірчину».

Ви ж не хочете застрягнути десь на півдорозі в нетрях прибирання, не довівши до завершення весь процес. Звісно, на це може знадобитися більше часу, ніж ви гадали, але на фініші вас чекає золота нагорода у вигляді виконаних справ і налагодженої системи.

Що чинити з тими речами, які вже занесено до списків і органайзерів? Можливо, у вас вже були деякі списки і ви користувалися певною організаційною системою. Та якщо ви ще не повністю ознайомлені з цією моделлю керування робочим процесом і не застосовували її раніше, раджу вам передивитися ці списки знову, як і все у категорії «Вхідне». Система має бути узгодженою, а для цього необхідно розглядати все з однієї точки зору.[15]

«Але ось цей папірець для мене надзвичайно важливий!..» Часто у процесі збирання можна натрапити на аркуш паперу чи документ, який викличе реакцію: «О Боже! Я зовсім забув, потрібно це терміново зробити!» Це може бути нагадування про дзвінок, який мав відбутися ще позавчора, чи нотатки з наради, що нагадали про завдання, не виконані ще кілька тижнів тому. І зовсім немає бажання відкладати цей папірець до величезної купи інших матеріалів у лотку, оскільки є побоювання забути про нього знову.

Якщо таке трапилося з вами, спитайте себе, чи це справді потрібно зробити до завершення всього етапу збирання. Якщо так, виконайте негайно, щоб викинути цю справу з голови. Якщо ж ні, кладіть її до лотка зі вхідною інформацією. Ви все одно опрацюєте все і лоток спорожніє, тож папірець не загубиться.

Якщо ви не можете виконати це завдання просто зараз, але все одно потребуєте нагадування про нього, складіть окремий стосик «невідкладних справ» десь під рукою. Це не ідеальне рішення, але хай краще буде так. Пам’ятайте, що потенційно у вас має з’явитися бентежне відчуття, коли ви усвідомите всі справи чіткіше, ніж досі. Створюйте все, чого потребуватимете.

Готові? Добре. Складайте все до лотка, який відіграє роль «Вхідного». Туди потраплять численні речі, що лежать просто під рукою. Багато людей користуються всім столом як лотком зі вхідною інформацією. Якщо ви один з них, то довкола вас височіє декілька стосів паперів, з яких можна почати збирання. Почніть з одного боку стола і просувайтеся далі, прибираючи все на шляху. Зазвичай це можуть бути:

• стоси листів, нагадувань, звітів, матеріалів до прочитання;

• папірці з нотатками;

• зібрані візитні картки;

• чеки;

• записи з нарад і зустрічей.

Не піддавайтеся бажанню заперечити, як усі спершу кажуть: «Та я знаю, що саме в цій купі, нехай вона лежить на своєму місці». Це вже не спрацювало, тому весь вміст має піти до категорії «Вхідне». Я не зустрічав ще жодної людини, яка взялася до справи, пропустила всі свої стоси паперів через цю систему і не відчула значного полегшення по завершенні.

Дуже легко уникати бажання взяти до рук будь-що з того, що, на вашу думку, потребує обдумування.

Розбираючи матеріали на робочому столі, запитайте себе, можливо, у вас є намір змінити певні інструменти чи обладнання на ньому. Чи добре працюють мобільні пристрої і телефон? Комп’ютер? Чи в порядку сам стіл? Якщо щось потребує заміни, напишіть про це на аркуші паперу та покладіть його у «Вхідне».

Далі розберіть по одній шухляді в столі, якщо вони там є. Чи привертає в них щось вашу увагу? Чи є в них речі, які потребують дій? Можливо, щось не повинно там лежати? Якщо ви відповіли ствердно на одне з цих запитань, віднесіть річ, яка потребує дії, до категорії «Вхідне» або черкніть стосовно неї записку. Орієнтуйтеся на кількість вільного часу і кількість речей у шухлядах. Тоді ви зможете вирішити, чи прибираєте й організовуєте їх одразу, чи просто пишете нотатку, щоб зробити це згодом.

Продовжуйте обхід офісу, збираючи все зайве, що лежить зверху на шафі, стелажах, на столах та на інших поверхнях. Там можуть бути стоси паперів, листи, звіти, випадкові папки та допоміжні матеріали щодо проектів і завдань. Зберіть їх усі.

Можливо, вам трапиться довідковий матеріал, який ви просто залишили там, скориставшись ним. Якщо це так і ви можете вмить повернути його до шафи з документами чи на поличку, зробіть це. Та перед тим, як його прибрати, переконайтеся, що з цим матеріалом не пов’язано жодного потенційного завдання. Якщо ж таке існує, покладіть матеріал до лотка зі вхідною інформацією, щоби згодом його опрацювати.

Тепер зазирніть у шафи та комоди. Що там? Ця чудова схованка для великого приладдя і довідкових матеріалів дуже спокуслива для накопичення й інших речей. Чи є там поламані або старі речі? Часто я знаходжу там речі з якихось колекцій і ті, що викликають у клієнта ностальгію, але вони вже втратили свою цінність для нього. Один генеральний директор страхової компанії, приміром, на цьому етапі викинув щонайменше тридцять відзнак, які назбиралися у нього з роками.

Обміркуйте, чи зібрані колекційні та пам’ятні речі ще мають для вас значення.

Знову ж таки, якщо якесь із цих місць потребує прибирання та організації, напишіть про це записку і покладіть її у «Вхідне».

Можливо, на дошці оголошень щось потребує опрацювання? На стіні прибито те, що не має там висіти? Щось не так з картинами, витворами мистецтва, декором? Чи в порядку полички? Можливо, якісь книжки слід прочитати чи віддати? Може, застаріли певні каталоги, інструкції чи папки-швидкозшивачі або залишилися невиконаними пов’язані з ними завдання? Якісь стоси паперів на підлозі? Перекладіть їх до вашого збирального лотка.

Чи є щось в офісному обладнанні, меблях чи фізичному просторі, що ви бажали б змінити? Чи все добре працює? Вам достатньо освітлення? Якщо є якісь речі, які потребують дій, ви знаєте, що робити: напишіть записку і покладіть її у «Вхідне».

Залежно від сформульованої вами мети ви можете провести подібне збирання всюди, де зберігаєте речі. Як я зазначав у попередньому розділі, якщо ви маєте твердий намір очистити розум від зайвого, зібрати потрібно все й усюди.

Не дозволяйте справам, які ви вважали «не вельми важливими», забирати у вас енергію та зосередженість.

Деякі люди, з якими я працюю, запрошують мене до себе додому чи до іншого офісу, щоб ми разом пройшли цей процес і там. Вони часто потрапляли у пастку «не дуже важливих речей» удома та в додаткових робочих місцях, і це висмоктувало з них енергію.

Люди часто хибно вважають мої поради закликом до радикального мінімалізму. Навпаки, якщо викидання чогось змушує вас відчути дискомфорт, ви повинні це залишити.[16] Адже ваша увага буде прикута до того факту, що тепер у вас немає чогось, що вам може знадобитися. Мої рекомендації спрямовані на те, як організувати речі вашої екосистеми таким чином, щоб вони без необхідності не поглинали вашу увагу. У багатьох сферах я сам є людиною-коробочкою (коли, приміром, ідеться про цифрові фото). Питання в тому, скільки місця ви для них маєте і чи є чітка відмінність між цими речами і тими, що стосуються певних проектів і завдань. Вам подобається зберігати дванадцять коробок старих журналів і записів з коледжу? Вам подобаються дивакуваті іграшки, витвори мистецтва і пристрої по всьому офісу для активізації творчого мислення? Без проблем, якщо ці речі там, де вони мають бути, в належному стані й ви зафіксували їх відповідно у вашій системі.

Щойно ви відчуєте, що зібрали фізичні речі з вашого найближчого довкілля, які потребують опрацювання, вам закортить зібрати все, чим зайнята ваша короткочасна пам’ять. Що відволікає вашу увагу, але ще не лежить у лотку зі вхідною документацією?

Ось де згодиться пачка звичайного паперу. Я раджу вам записувати кожну думку, кожну ідею, кожен проект чи справу, які не полишають вас, на окремому аркуші паперу. Ви можете створити один довгий список у нотатнику чи в цифровому додатку, але оскільки пізніше ви опрацьовуватимете кожен пункт індивідуально, ефективніше записати їх на різних аркушах. Під час процесу опрацювання знадобиться неабияка самодисципліна, щоби залишатися зосередженим на одній справі. Тому надаючи кожній думці окреме місце, ви полегшуєте собі весь процес. Початкова думка рідко буває остаточною (адже є ще бажаний результат і першочергові дії). У подальшому ви не зберігатимете ці папірці, але зручно мати окремі пункти для процесу опрацювання.[17]

На те щоб очистити розум і записати все окремими нотатками, знадобиться від двадцяти хвилин до години після того, як ви зібрали все інше. Ви побачите, що думки виринатимуть у вас мимовільно — дрібні, значущі, особисті, професійні, без чіткої схеми.

У цьому випадку головне — кількість. Значно краще виконати цей процес надміру, ніж ризикувати щось проґавити. Ви завжди зможете згодом відкинути непотрібне. Вашою першою ідеєю може бути: «Організувати глобальну зміну клімату», а потім згадаєте «Мені потрібно купити корм для кота!» Записуйте всі ідеї. Не дивуйтеся, якщо в результаті цієї процедури у категорії «Вхідне» опиниться доволі великий стос паперу.

Допомогти в очищенні розуму може список зачіпок — можливих справ, переглядаючи які одну за одною, ви зрозумієте, чи не забули щось. Часто достатньо просто поштовху, щоби виявити приховане десь у глибинах підсвідомості. Пам’ятайте, кожну думку, яка з’являється, слід записати і покласти в лоток «Вхідне».

Розпочаті, але не завершені проекти

Проекти, які потрібно започаткувати

Проекти «Дослідити...»

Зобов’язання/обіцянки

­­­­ ­­­­ Керівництво/партнери

­­­­ ­­­­ Колеги

­­­­ ­­­­ Підлеглі

­­­­ ­­­­ Інші люди в компанії

­­­­ ­­­­ Люди «зовні»

­­­­ ­­­­ ­­­­ ­­­­ Клієнти

­­­­ ­­­­ ­­­­ ­­­­ Інші організації

­­­­ ­­­­ ­­­­ ­­­­ Фахівці

­­­­ ­­­­ ­­­­ ­­­­ Постачальники

Комунікації: здійснити

­­­­ ­­­­ Вхідні/вихідні

­­­­ ­­­­ ­­­­ ­­­­ Налагодити зв’язок першим або відповісти на:

­­­­ ­­­­ ­­­­ ­­­­ ­­­­ ­­­­ Телефонний дзвінок

­­­­ ­­­­ ­­­­ ­­­­ ­­­­ ­­­­ Голосову пошту

­­­­ ­­­­ ­­­­ ­­­­ ­­­­ ­­­­ Електронного листа

­­­­ ­­­­ ­­­­ ­­­­ ­­­­ ­­­­ Текстове повідомлення

­­­­ ­­­­ ­­­­ ­­­­ ­­­­ ­­­­ Листа

­­­­ ­­­­ ­­­­ ­­­­ ­­­­ ­­­­ Пост у соціальних мережах

Інша письмова робота, яку потрібно завершити/подати

­­­­ ­­­­ Звіти

­­­­ ­­­­ Аналізи/огляди

­­­­ ­­­­ Пропозиції

­­­­ ­­­­ Статті

­­­­ ­­­­ Рекламні матеріали

­­­­ ­­­­ Посібники/інструкції

­­­­ ­­­­ Підсумкові звіти

­­­­ ­­­­ Редагування

­­­­ ­­­­ Звіти про стан справ

­­­­ ­­­­ Відстеження розмов і комунікацій

Зустрічі, які слід організувати

Хто і про які рішення має знати?

Важливе до прочитання/перегляду

Фінансові питання

­­­­ ­­­­ Готівка

­­­­ ­­­­ Бюджети

­­­­ ­­­­ Прогнози/проекції

­­­­ ­­­­ Прибутки та збитки

­­­­ ­­­­ Бухгалтерський баланс

­­­­ ­­­­ Прогнозування

­­­­ ­­­­ Кредитна лінія

­­­­ ­­­­ Банки

­­­­ ­­­­ Дебіторська заборгованість

­­­­ ­­­­ Кредиторська заборгованість

­­­­ ­­­­ Кишенькові гроші

­­­­ ­­­­ Інвестори

­­­­ ­­­­ Управління активами

Планування/організація

­­­­ ­­­­ Формальне планування (мета, завдання)

­­­­ ­­­­ Поточні проекти (наступні етапи)

­­­­ ­­­­ Бізнес-плани

­­­­ ­­­­ Рекламні плани

­­­­ ­­­­ Фінансові плани

­­­­ ­­­­ Організаційні ініціативи

­­­­ ­­­­ Події, що наближаються

­­­­ ­­­­ Зустрічі

­­­­ ­­­­ Презентації

­­­­ ­­­­ Конференції

­­­­ ­­­­ Організаційна структура

­­­­ ­­­­ Зміна об’єктів

­­­­ ­­­­ Налаштування нових систем/обладнання

­­­­ ­­­­ Подорожі

­­­­ ­­­­ Відпустка

­­­­ ­­­­ Ділові поїздки

Розвиток компанії

­­­­ ­­­­ Структура організації

­­­­ ­­­­ Реструктуризація

­­­­ ­­­­ Ролі

­­­­ ­­­­ Посадові інструкції

­­­­ ­­­­ Можливості

­­­­ ­­­­ Нові системи

­­­­ ­­­­ Лідерство

­­­­ ­­­­ Ініціативи змін

­­­­ ­­­­ Послідовне планування

­­­­ ­­­­ Культура організації

Маркетинг/просування

­­­­ ­­­­ Кампанії

­­­­ ­­­­ Матеріали

­­­­ ­­­­ Зв’язки з громадськістю

Управління

­­­­ ­­­­ Юридичні питання

­­­­ ­­­­ Страхування

­­­­ ­­­­ Персонал

­­­­ ­­­­ Кадрове забезпечення

­­­­ ­­­­ Політика/процедури

­­­­ ­­­­ Навчання

Кадри

­­­­ ­­­­ Прийняття на роботу/звільнення/ просування

­­­­ ­­­­ Відгуки Комунікації

­­­­ ­­­­ Розвиток персоналу

­­­­ ­­­­ Компенсації

­­­­ ­­­­ Зворотний зв’язок

­­­­ ­­­­ Моральний дух

Продажі

­­­­ ­­­­ Покупці

­­­­ ­­­­ Перспективи

­­­­ ­­­­ Першість з продажів

­­­­ ­­­­ Процес продажів

­­­­ ­­­­ Навчання

­­­­ ­­­­ Налагодження відносин

­­­­ ­­­­ Звітування

­­­­ ­­­­ Відстеження стосунків

­­­­ ­­­­ Обслуговування клієнтів

Системи

­­­­ ­­­­ Мобільні пристрої

­­­­ ­­­­ Телефони

­­­­ ­­­­ Комп’ютери

­­­­ ­­­­ Програмне забезпечення

­­­­ ­­­­ Бази даних

­­­­ ­­­­ Телекомунікації

­­­­ ­­­­ Інтернет

­­­­ ­­­­ Систематизація даних і довідкової інформації

­­­­ ­­­­ Запаси

­­­­ ­­­­ Зберігання

Офіс/місце розташування

­­­­ ­­­­ Простір/розміщення

­­­­ ­­­­ Меблі

­­­­ ­­­­ Обладнання

­­­­ ­­­­ Оздоблення

­­­­ ­­­­ Комунальні послуги

­­­­ ­­­­ Постачання

­­­­ ­­­­ Догляд/прибирання

­­­­ ­­­­ Охорона

Зустрічі

­­­­ ­­­­ Ті, що очікуються

­­­­ ­­­­ Ті, які потребують організації/запиту

­­­­ ­­­­ Проведені та потребують звіту

Фаховий розвиток

­­­­ ­­­­ Тренінги/семінари

­­­­ ­­­­ Що потрібно вивчити

­­­­ ­­­­ Про що слід дізнатися

­­­­ ­­­­ Уміння, які варто розвинути/ практикувати

­­­­ ­­­­ Книжки, які необхідно прочитати/вивчити

Дослідження

Формальна освіта (ліцензування, ступені)

Дослідження в межах кар’єри

Резюме

Виконавчі цілі

Робочий костюм

Очікування...

Інформація

Делеговані завдання/проекти

Проекти, які слід завершити

Відповіді на питання

Відповіді на:

Електронні повідомлення

Листи

Пропозиції

Дзвінки

Запрошення

Вимоги

Відшкодування

Звернення за страховою виплатою

Замовлені товари Лагодження Квитки

Рішення інших людей

Розпочаті, але не завершені проекти

Проекти, які потрібно започаткувати

Проекти — інші організації

­­­­ ­­­­ Державні установи

­­­­ ­­­­ Громадські спільноти

­­­­ ­­­­ Волонтерство

­­­­ ­­­­ Духовні організаці

Зобов’язання/обіцянки перед іншими

­­­­ ­­­­ Партнер/чоловік/дружина

­­­­ ­­­­ Діти

­­­­ ­­­­ Батьки

­­­­ ­­­­ Родина

­­­­ ­­­­ Друзі

­­­­ ­­­­ Фахівці

­­­­ ­­­­ Позичені речі

­­­­ ­­­­ Борги

Комунікації: здійснити

­­­­ ­­­­ Дзвінки

­­­­ ­­­­ Електронні листи

­­­­ ­­­­ Листівки та листи

­­­­ ­­­­ Подяки

­­­­ ­­­­ Текстові повідомлення

­­­­ ­­­­ Пости в соціальних мережах

Події, що наближаються

­­­­ ­­­­ Дні народження

­­­­ ­­­­ Річниці

­­­­ ­­­­ Весілля

­­­­ ­­­­ Випускні

­­­­ ­­­­ Прийняття

­­­­ ­­­­ Пікніки

­­­­ ­­­­ Свята

­­­­ ­­­­ Відпустка

­­­­ ­­­­ Подорожі

­­­­ ­­­­ Обіди

­­­­ ­­­­ Вечірки

­­­­ ­­­­ Культурні події

­­­­ ­­­­ Спортивні події

Управління

­­­­ ­­­­ Постачання домашнього офісу

­­­­ ­­­­ Обладнання

­­­­ ­­­­ Телефони

­­­­ ­­­­ Мобільні пристрої

­­­­ ­­­­ Аудіо/відео медіа

­­­­ ­­­­ Голосова пошта

­­­­ ­­­­ Комп’ютери

­­­­ ­­­­ Програмне забезпечення

­­­­ ­­­­ Інтернет

­­­­ ­­­­ Систематизування та записи

­­­­ ­­­­ Зберігання даних/резервні копії

Дозвілля

­­­­ ­­­­ Книжки

­­­­ ­­­­ Музика

­­­­ ­­­­ Відео

­­­­ ­­­­ Мандрівки

­­­­ ­­­­ Місця, які варто відвідати

­­­­ ­­­­ Люди, котрих потрібно відвідати

­­­­ ­­­­ Пошук в інтернеті

­­­­ ­­­­ Фотографія

­­­­ ­­­­ Спортивний інвентар

­­­­ ­­­­ Хобі

­­­­ ­­­­ Кулінарія

­­­­ ­­­­ Відпочинок

Фінанси

­­­­ ­­­­ Рахунки

­­­­ ­­­­ Банки

­­­­ ­­­­ Інвестиції

­­­­ ­­­­ Кредити

­­­­ ­­­­ Податки

­­­­ ­­­­ Бюджет

­­­­ ­­­­ Страхування

­­­­ ­­­­ Іпотека

­­­­ ­­­­ Бухгалтерія

­­­­ ­­­­ Бухгалтери

Домашні тварини

­­­­ ­­­­ Здоров’я

­­­­ ­­­­ Тренування

­­­­ ­­­­ Постачання

Юридичні питання

­­­­ ­­­­ Заповіти

­­­­ ­­­­ Довірча власність

­­­­ ­­­­ Майно

­­­­ ­­­­ Правові суперечки

Родинні проекти/діяльність

­­­­ ­­­­ Партнер/чоловік/дружина

­­­­ ­­­­ Діти

­­­­ ­­­­ Батьки

­­­­ ­­­­ Родичі

Домівка/утримання будинку

­­­­ ­­­­ Нерухомість

­­­­ ­­­­ Ремонт

­­­­ ­­­­ Будівництво

­­­­ ­­­­ Реконструкція

­­­­ ­­­­ Орендодавець

­­­­ ­­­­ Опалення та кондиціонери повітря

­­­­ ­­­­ Сантехніка

­­­­ ­­­­ Комунальні послуги

­­­­ ­­­­ Дах

­­­­ ­­­­ Озеленення

­­­­ ­­­­ Під’їзд для машини

­­­­ ­­­­ Гараж

­­­­ ­­­­ Стіни

­­­­ ­­­­ Підлога

­­­­ ­­­­ Стеля

­­­­ ­­­­ Декор

­­­­ ­­­­ Меблі

­­­­ ­­­­ Побутові прилади

­­­­ ­­­­ Освітлення та проводка

­­­­ ­­­­ Кухонна побутова техніка та обладнання

­­­­ ­­­­ Пральня

­­­­ ­­­­ Наведення порядку та прибирання

­­­­ ­­­­ Зберігання

­­­­ ­­­­ Постачальники послуг

Здоров’я

­­­­ ­­­­ Лікарі

­­­­ ­­­­ Стоматолог

­­­­ ­­­­ Окуліст

­­­­ ­­­­ Медичні фахівці

­­­­ ­­­­ Профілактичні огляди

­­­­ ­­­­ Дієта

­­­­ ­­­­ Харчування

­­­­ ­­­­ Вправи

Особистісний розвиток

­­­­ ­­­­ Курси

­­­­ ­­­­ Семінари

­­­­ ­­­­ Навчання

­­­­ ­­­­ Тренінги/консультації

­­­­ ­­­­ Кар’єра

­­­­ ­­­­ Творче самовираження

­­­­Пересування

­­­­ ­­­­ Автотранспорт

­­­­ ­­­­ Велосипеди

­­­­ ­­­­ Обслуговування

­­­­ ­­­­ Ремонт Заміна

Одяг

­­­­ ­­­­ Діловий

­­­­ ­­­­ Повсякденний

­­­­ ­­­­ Офіційний

­­­­ ­­­­ Спортивний

­­­­ ­­­­ Аксесуари

­­­­ ­­­­ Валізи

­­­­ ­­­­ Ремонт

­­­­ ­­­­ Пошив

Завдання

­­­­ ­­­­ Покупки

­­­­ ­­­­ Запаси

­­­­ ­­­­ Технічне забезпечення

­­­­ ­­­­ Приладдя

­­­­ ­­­­ Бакалія

­­­­ ­­­­ Подарунки

­­­­ ­­­­ Ліки

­­­­ ­­­­ Банк

­­­­ ­­­­ Прибирання

­­­­ ­­­­ Ремонт

Спільнота

­­­­ ­­­­ Район

­­­­ ­­­­ Сусіди

­­­­ ­­­­ Комунальні послуги

­­­­ ­­­­ Школи

­­­­ ­­­­ Громадська участь

­­­­ ­­­­ Голосування

Очікування

­­­­ ­­­­ Постачання продуктів

­­­­ ­­­­ Ремонт Відшкодування

­­­­ ­­­­ Позичені речі

­­­­ ­­­­ Інформація

­­­­ ­­­­ Запрошення

­­­­ ­­­­ Проекти/завдання, виконані родиною/друзями

Інвентаризація в категорії «Вхідне»

Якщо відчуваєте, що ваша голова вільна від усіх справ, особистих і професійних, тоді ваш лоток зі вхідною інформацією має бути настільки повним, що аж вихлюпується через край. Разом із фізичними предметами та паперовими документами інвентаризація в категорії «Вхідне» має охоплювати всю голосову пошту на роботі та вдома, всі електронні листи, що наразі зберігаються у теці «Вхідні» у ваших пристроях. Також сюди слід віднести всі пункти зі списків у ваших органайзерах, щодо яких ще не визначено першочергових дій.

Процес збирання можна вважати завершеним, коли ви побачите чітко окреслені межі всього, що потребує інвентаризації та вашої уваги у будь-який спосіб.

Зазвичай я раджу переводити голосову пошту в текстовий формат і складати ці записи до лотка разом із блокнотами-органайзерами, які були у користуванні й зміст яких потребує уважного перегляду. Електронні листи краще залишати у цифровому форматі з огляду на їхній обсяг, до того ж значно ефективніше оперувати ними в їх безпосередньому середовищі.

Якщо все це завершено, ви готові до наступного кроку. Не варто залишати щось у категорії «Вхідне» на невизначений термін, оскільки ця справа знову підсвідомо заволодіє вами, бо мозок знатиме, що ви її не виконали. Одним із основних чинників людського небажання збирати речі у «Вхідне» є відсутність дієвої методології сортування та опрацювання зібраного.

Отже, переходимо до наступного розділу: «З’ясування: розбираємо „Вхідне“».

Припустімо, ви вже зібрали все, що приваблює вашу увагу; тепер ваша робота — пірнути якомога глибше. «Розібрати „Вхідне“» не означає виконати всі дії і здійснити всі плани, які ви накреслили. Мається на увазі лише ідентифікація кожного пункту і з’ясування, що він являє собою, яке значення має і що ви з ним збираєтеся чинити.

Щоб у вас була картинка такого з’ясування, можете скористатися поданою тут схемою організації робочого процесу. Її центральний стовпчик ілюструє всі кроки, з яких складається опрацювання й осмислення ваших подальших дій.

Цей розділ присвячений компонентам, що містяться в центральному стовпчику схеми, крокам — від перебування у категорії «Вхідне» до наступної дії. Ви безпосередньо побачите природну організацію, яка випливає з дотримання цього процесу для кожного з ваших незавершених виробничих циклів. Наприклад, ви берете щось із категорії «Вхідне» і реалізуєте його: «Я маю зателефонувати Андреа і спитати про це, але краще зв’яжуся з нею в понеділок, коли вона буде у своєму офісі», — тоді ви одразу відкладете цю дію і впишете її до свого розкладу на понеділок.

Раджу вам прочитати цей і наступний розділи про організацію ваших дій до того, як ви, власне, почнете реалізовувати ті з них, які накопичили в категорії «Вхідне». Так ви можете заощадити на кроках. Коли я відпрацьовую з людьми цей процес, він завжди перетворюється на танок туди-сюди: між простим етапом ухвалення рішень під час опрацювання відкритих виробничих питань і складнішим завданням обмірковування того, як найкраще вбудувати ці рішення до їхніх окремих систем організації.Багато людей, з котрими ми працюємо, прагнуть встановити на мобільний пристрій додаток, що може синхронізуватися з програмою, яку їхня компанія використовує для електронної пошти та календарного планування. Перше, що треба було б зробити (після збору вхідних повідомлень), — це впевнитися, що все «залізо» і програмне забезпечення працює. Далі ми розчищаємо (зазвичай роздруковуємо та викидаємо) все, що раніше намагалися організувати у своїх переліках завдань, і заносимо все це до категорії «Вхідне». Потім виділяємо деякі категорії робочого процесу — наприклад, «Дзвінки», «Доручення», «Розклади», «За комп’ютером» і т. д. Коли починаємо опрацьовувати «Вхідні повідомлення», може з’явитися бажання одразу вдрукувати в комп’ютері свої дії прямо в систему, від якої вона зрештою залежатиме.

Якщо ви ще не знаєте, що саме використаєте як персональну систему нагадування, не хвилюйтеся. Ви цілком пристойно можете почати з простого відривного блокнота чи будь-чого, на чому наразі пишете переліки. Завжди можна зробити оновлення своїх виробничих засобів, щойно налагодиться ваша система.

Розробка головних принципів

Найкращий спосіб вивчення цієї моделі — діяти. Втім, є кілька основних правил:

• опрацьовуйте найважливіший пункт першим;

• опрацьовуйте один пункт за один раз;

• ніколи не кладіть нічого назад до категорії «Вхідне».

Навіть якщо пункт другий — персональна нота до вас від очільника вашої країни, а пункт перший — якийсь епістолярний непотріб, треба опрацювати непотрібного листа першим! Не треба перетворювати цей принцип на манію, але він важливий: усе опрацьовується однаковою мірою. Дієслово «опрацьовувати» не означає «витрачати час». Його значення насправді — «визначитись, що собою являє річ, якої дії вона потребує, і відповідно врегулювати питання». Ви в будь-якому разі сягнете дна цієї посудини так швидко, як зможете, і ви не забажаєте будь-що іще там робити.

Опрацьовувати не означає «витрачати час».

Більшість людей заглядають до свого переліку справ або до електронної поштової скриньки в пошуках чогось найбільш термінового, найсмішнішого, найлегшого чи найцікавішого, щоб опрацювати цей пункт першим. «Швидкий перегляд» — гарний метод, інколи необхідний (я теж регулярно це роблю). Скажімо, ви щойно повернулися з зустрічі на чужій території, а за п’ятдесят хвилин у вас велика селекторна нарада, і тому перевіряєте, чи немає якихось підводних каменів і чи ваш клієнт відповів на електронного листа, висловивши схвалення вашої привабливої пропозиції.

Але це не опрацювання вашого списку справ; це швидкий перегляд. Коли ви застосовуєте метод опрацювання, варто виробити звичку починати спочатку і крутити педалі до кінця, по порядку, по одному пункту за один раз. Щойно ви порушите це правило і почнете опрацьовувати тільки те, до чого наразі лежить душа, ви постійно залишатимете щось неопрацьованим. Тоді обіг ваших справ зупиниться, і ними обросте ваш письмовий стіл, весь офіс і скринька вхідних електронних повідомлень. Багато людей живуть у цьому режимі «швидкого перегляду», завжди відволікаючись на нові повідомлення і почуваючись некомфортно, якщо не вдається постійно нашвидку переглядати вхідний контент за допомогою комп’ютера чи мобільних пристроїв. Якби вони повірили, що справи «Вхідне» можна повністю звершити за день-два, вони б так не залежали від цієї потреби безупинної перевірки.

Теоретично ви маєте перевернути вашого кошика зі справами догори дригом і опрацьовувати спочатку перше, що з нього випаде. Проте, поки ви протягом певного часу рухаєтеся від одного краю справи до другого, відмінність стане не такою вже й відчутною. У будь-якому разі ви побачите все у порівняно короткому списку. І якщо ви спробуєте перечитати відносно велику групу електронних повідомлень, поданих як вхідні, виявите, що ефективніше опрацьовувати першим те, яке надійшло останнім, бо всі ниточки дискусії взаємопов’язані, і невигідно відповідати на щось до того, як ви побачите весь матеріал.

Скринька для вхідної кореспонденції — це майстерня, а не склад.

Деякі люди мають звичку, поки опрацьовують свою скриньку вхідної кореспонденції, щось із неї обирати, не знаючи напевне, що хочуть із цим чинити, відтак переводять погляд на іншу соломинку зі скирти і переймаються нею. Цей пункт може бути привабливішим для вас, оскільки ви точно знаєте, що з ним робити, і не волієте думати про нагальну справу. Це небезпечна територія. Важливіша справа в такому разі заляже в купу на вашому робочому столі, бо ви відволікаєтеся на щось легше, позірно актуальніше або цікавіше.

Більшість людей також бажає витрусити всю купу справ із кошика одразу, розкласти перед собою і спробувати виконати все негайно. Хоч я і поважаю прагнення впоратись із великим завданням, однак раджу своїм клієнтам відкласти все, крім однієї актуальної справи. Коли ви зосереджуєтеся на чомусь одному, це посилює увагу і техніку ухвалення рішень, достатню для вирішення всіх справ. І якщо вас відволікатимуть (що імовірно), ви не матимете безліч шматочків справ із категорії «Вхідне», розкиданих довкола вас.

Думати про накопичені справи зазвичай не виходить само собою. Необхідне свідоме зусилля, щоб змусити себе думати, — на зразок того, як змушуєш себе виконувати фізичні вправи чи прибирати.

Є невеличкий виняток із правила «один пункт за один раз». Певним типам особистостей справді треба відвести приціл від чогось принаймні на хвилину, щоб ухвалити рішення. Коли я бачу, що таке відбувається з кимось із моїх клієнтів, я дозволяю йому взяти до опрацювання дві, інколи навіть три речі водночас. Тоді він зможе легше і швидше обрати потрібні дії.

Пам’ятаймо: «багато завдань» — виняток, і це працює, тільки якщо ви дотримуєте дисципліни, виконуючи кожен пункт із короткого переліку, і не зволікаєте з рішенням довше, ніж хвилину-дві.

Зі стану «Вхідне» є лише один шлях. Це, власне, і малося на увазі в давній пересторозі «виконуйте завдання один раз», хоча звертатися до справи тільки раз — насправді погана ідея. Якби ви так чинили, ви б ніколи не мали списку, бо завершували б усе негайно. Ви також були би вельми невмілими та непродуктивними, бо більшість наших справ не вдається владнати одразу після того, як ми про них дізналися. Де ця порада справді працює — то це коли треба позбутися поганої звички постійно витягати речі з кошика «Вхідне», не вирішувати, що вони означають і як з ними бути, і знову лишати їх там. Кращим застереженням було б: «Щойно витягли щось із вашого кошика справ, вирішуйте, що з цим чинити і куди його подіти. Ніколи не кладіть це знову до категорії „Вхідне“».

Когнітивісти довели реальність поняття «втома від рішень». Воно означає, що з кожним рішенням, яке ви ухвалюєте, малим чи великим, зменшується обмежена потужність вашого розуму. Рішення «не ухвалювати рішення» щодо отриманого електронного листа чи будь-чого іншого — це ще одне з рішень, які спустошують ваш психологічний паливний бак.

Ключове питання опрацювання: «що робити далі?»

Ви отримали повідомлення. Ви плануєте робити одну справу за один раз. І ви збираєтесь ухвалювати чітке рішення щодо наступних дій у кожній з цих справ. Можливо, це звучить легко — і це справді легко — але для цього треба швидко, інтенсивно думати. Більшість часу дія не буде самоочевидною, її треба визначати.

Який, скажімо, перший пункт, щодо якого вам треба комусь зателефонувати? Щось заповнити? Знайти інформацію в інтернеті? Придбати щось у крамниці? Поспілкуватись із вашим помічником? Написати електронного листа вашому начальнику? Що це? Якщо є дія, її специфічна природа визначатиме подальший набір варіантів. А якщо ви скажете: «З цим не треба нічого чинити»?

Є вірогідність, що частина повідомлень, отриманих вами, не потребує жодних дій. Ця категорія складається з трьох типів:

• макулатура;

• ідеї, які варто розвинути;

• довідковий матеріал.

Якщо ви досі дотримували моїх порад, то, безперечно, вже впоралися з великою купою справ. Вірогідно також, що вам доведеться докласти чимало до кошика «Вхідне», і серед усього цього будуть речі, які вам уже не потрібні. Тому не дивуйтесь, якщо під час опрацювання ваших справ знайдеться ще багато такого, що слід викинути.

Опрацювання всіх справ у вашому житті поглибить усвідомлення того, що ви плануєте робити і чого вам не треба робити. Директор однієї установи, з якою я співпрацював, виявив, що він накопичив аж надто багато вхідних електронних листів (тисячі!), на які у будь-якому разі не збирався відповідати. Він визнав, що використання мого методу навчило його «дотримувати здорового харчування» стосовно того, які незавершені справи він терпів би навколо себе.

Вірогідно, що в якийсь момент перед вами знову постане питання, чи зберігати щось для подальших довідок. Я в таких випадках іду двома шляхами:

• якщо вагаєшся, викинь;

• якщо вагаєшся, залиш.

Обирайте самі. Вважаю, годяться обидва підходи. Треба лише довіряти своїй інтуїції і реалістично дивитися на свій простір. Більшість людей усього цього побоюється, бо їхні системи ще ніколи не були по-справжньому дієвими та прорахованими. Якщо ви добре відрізняєте довідкову інформацію від запасів і від того, що потребує дій, і якщо ваша довідкова система проста й рентабельна, ви легко зможете утримувати стільки матеріалу, скільки накопичите. Оскільки він не вимагає дій, то є лише справою фізичного простору та логістики. Отже, наскільки обширними ви бачите свою довідкову бібліотеку та інструментарій?

Фахівці у зберіганні даних можуть запропонувати вам детальніші інструкції щодо цього, а ваш бухгалтер може надати програми для запису та зберігання, які підкажуть, як довго ви маєте зберігати різні види фінансової документації. Я би порадив відокремити те, що може бути використане, від решти.

Забагато і надто мало інформації дає той самий результат: у вас немає того, що вам потрібно, коли це знадобиться.

Коли ви збагнете, що не слід вдаватися до жодних дій, виникне простір для багатьох варіантів з урахуванням ваших особистих уподобань і можливостей зберігання та доступу до інформації.

Світ цифрових технологій надає додаткові можливості й виклики стосовно рішення, що залишити і що викинути. Оскільки комп’ютерні та хмарні простори для зберігання постійно зростають в експоненціальному темпі, є гарна новина: постійно з’являється більше простору для зберігання більшого обсягу інформації. Доброю новиною є і те, що потужні функції пошуку виросли водночас із простором. Погано те, що це може легко спричинити безладне створення масивів даних і проблеми з великими обсягами, а також плутанину в пошуках, попри високу якість пошукових функцій. Оскільки цифрове зберігання даних стало майже автоматичним, відтепер дуже легко створити середовище з постійним уведенням інформації, але без її утилізації. Створюючи велику та приголомшливу бібліотеку, ми обмежуємо свою можливість скористатися нею для роботи, яку нам важливо виконати. Ключ — регулярний перегляд і знищення застарілої інформації, як я радив у попередньому розділі, і водночас свідоміша її фільтрація на вході, коли опрацьовуєте вхідні повідомлення: «Чи насправді це необхідно або корисно зберегти?», «Чи я впевнений, що зможу отримати доступ до цього з інтернету чи з інших джерел, якщо знадобиться?»

Можливо, у ваших справах знайдуться речі, про які ви собі скажете: «Зараз із цим нічого не можна вдіяти, але згодом спробую». Наприклад:

• Оголошення про офіційну зустріч за сніданком у торговій палаті із запрошеним оратором, якого ви бажаєте послухати, але до неї ще два тижні, і ви не знаєте, будете тоді вдома чи у відрядженні.

• Порядок денний засідання правління, яке відбудеться за три тижні, куди вас запрошено. Реагувати не потрібно, хіба що ви швидко проглянете цей документ напередодні засідання.

• Реклама наступного оновлення для одного з ваших улюблених програмних додатків. Вам точно потрібна ця нова версія? Невідомо, краще відкласти це до наступного тижня.

• Ідея, що з’явилася у вас стосовно щорічної наради з торговельних питань, яка відбудеться наступного року. Поки нічого не варто чинити, але ви хотіли б, щоб вам хтось про неї нагадав, коли настане час її планувати.

• Записка до самого себе про те, що треба пройти курс акварельного живопису на який у вас зараз забракло часу.

Що робити з такими справами? Є два придатних варіанти:

• запишіть їх до переліку «Колись/можливо»;

• помістіть нагадування про них на ваш календар або до картотеки.

Сенс усіх цих процедур у тому що вони дають вам можливість прямо зараз не думати про деякі пункти і бути впевненим, що нагадування про можливі дії актуалізує їх у слушний час. Я детальніше торкнуся цієї теми в наступному розділі, присвяченому організації. А тепер просто позначте такі пункти: «Відкласти», «Можливо» або «Нагадати 17 жовтня» і помістіть їх до категорії незавершених, які збираєте для подальшого сортування[18].

Можна не ухвалювати рішення щодо чогось. Вам лише знадобиться спеціальна програма, яка видалятиме з вашої пам’яті неухвалені рішення.

Багато речей, виявлених вами в переліку справ, не потребуватимуть реакції, але можуть бути важливими як потенційно корисна інформація щодо проектів і тем. В ідеалі ви вже створили придатну для роботи систему зберігання інформації (як описано у розд. 4) для користування довідковими та супутніми матеріалами. Тож якщо ви знаходите у своїй скриньці вхідних повідомлень (а також у додатках і веб-посиланнях) матеріал, який воліли би зберегти в архіві чи довідках, збережіть його.

Можливо, виявите багато різноманітних речей, які ви хочете зберегти, але натомість звалили в скирту чи запхали в шухляди, оскільки ваша довідкова система була занадто формальною чи й просто не існувала. Нагадую: фізично доступна для вас, розумна у використанні система зберігання загальної довідкової інформації, яка дає ефект менш як за шістдесят секунд, є критично важливим компонентом втілення цієї методології. У стрімкому темпоритмі сучасного життя, якщо немає можливості легко, швидко й мудро відкласти щось до архіву, можна потонути або нагромадити все в категорії «Вхідне» замість того, щоб це організувати. А тоді значно важче продовжувати опрацювання справ.

Щоразу, коли ви натрапляєте на те, що хочете зберегти, зробіть для нього етикетку, підшийте у папку і покладіть до картотеки. Або поставте на ньому позначку «Відкласти», щоб це виконав ваш помічник. Або відповідним чином відсортуйте його чи категоризуйте у цифровому форматі. На світанку моєї кар’єри коуча я пропонував своїм клієнтам виділити таку категорію — «Підшити». Не інакше. Я виявив, що якщо ви не можете одразу розмістити це у своїй системі, можливо, ви взагалі цього не зробите. А якщо ви цього не зробите зараз, то і пізніше, вірогідно, також.

Існує безліч варіантів зберігання цифрової довідкової інформації. Якщо це просто електронний лист, який ви бажаєте зберегти, щоб згодом до нього повернутися, я би радив послуговуватися папками, що зазвичай доступні у додатках для користувачів електронної пошти — часто у стовпчику навігатора збоку вікна користувача. Багато людей залишають листи, що не потребують дій, у просторі на кшталт аморфного сортувального кабінету, який серйозно засмічує систему. Постійно створюйте, не вагаючись, нову довідкову папку для нової теми, питання, особи чи проекту і переводьте електронні листи одразу до неї.

Для документів, додатків до них, тексту і графічних зображень в електронних листах, які ви, можливо, захочете зберегти, вам треба розробити для цього власні процедури. Нині існують вельми ефективні додатки для зберігання документів у «хмарних» сервісах, як і для створення нотаток, та організаційні програми, доступні для використання з багатьох пристроїв. Потужність, розмаїття і швидкий розвиток цієї допоміжної технології змінюють уявлення про рекомендації щодо будь-якої найкращої універсальної практики. Кожен з нас має експериментувати, обирати і модифікувати наші цифрові бібліотеки для досягнення оптимального результату. Щоб вони залишались ефективними, треба регулярно переглядати наші дані та спосіб їхньої організації, а також дбати про їх актуальність і придатність для вживання.

Отже, ключове питання: «Чи продовжую я контролювати свої довідкові матеріали та систему їх зберігання?» Якщо так, придумайте проект і подальші дії для його розпакування, щоби тримати цю важливу ділянку в режимі автоматичного контролю.

Імовірно, це найбільш фундаментальна практика у запропонованій методології. Якщо з пунктом «Вхідне» щось треба чинити, тоді ви маєте вирішити, якою саме буде наступна дія. Під «наступною дією», знову ж таки, розуміємо наступний фізичний, видимий учинок, необхідний для просування ситуації на шляху до завершення.

Реалізувати це і легше, і важче, ніж сказати.

Наступна дія має бути зрозумілою, але нерідко їй передують стадія швидкого аналізу та кілька кроків у плануванні, які у вашій свідомості ще не відбулись, і це повинно статися до того, як ви точно визначите, що необхідно для завершення справи, навіть доволі простої.

Погляньмо на кілька прикладів типових справ, які можуть привертати вашу увагу:

• прибирання в гаражі;

• сплата податків;

• нарада, куди я маю піти;

• день народження Боббі;

• прес-реліз;

• ревізії;

• зміни у правлінні.

Хоча ці пункти можуть здаватися зрозумілими як завдання або проект, однак визначення наступного кроку для кожного з них потребуватиме роздумів.

• Прибирання в гаражі.

...Ну, треба ж тільки зайти і почати. А ні, стривайте, там же здоровенний холодильник, його слід кудись подіти. Я, мабуть, спитаю в Джона Патріка, чи не потрібен йому холодильник на дачу. Мені треба...

• Після дзвінка Джону холодильник усе ще в гаражі.

А як щодо...

• Сплата податків.

...але, власне, я не можу розпочати виплати, поки не отримаю останні документи щодо прибутку з інвестицій. До того — нічого не буде. Отже, я...

• Чекаю на документи від концерну «Акме».

...а також на...

• Нарада, куди я маю піти.

...Треба з’ясувати, чи підготує Сандра для нас прес-матеріали. Отже, необхідно...

• Написати Сандрі електронного листа із запитом про прес-матеріали для наради.

...і так далі. Кроки, які треба зробити, — «зателефонувати Джону», «чекати на документи», «написати Сандрі» — й ухвалення рішень за кожним пунктом справ, що потребує реакції.

Пам’ятаймо, що це фізична, видима діяльність. Багато людей гадають, що вони визначили наступну дію, коли почали «домовлятися про зустріч». Але це не наступна дія, бо вона не описує фізичну поведінку. Як ви домовляєтеся про зустріч? Це може бути телефонний дзвінок чи електронний лист, але кому? Вирішуйте. Якщо ви не вирішите зараз, доведеться вирішувати згодом, і цей процес передбачено саме для того, щоб ви завершили обмірковування певного пункту. Якщо ви не визначили наступну фізичну дію, щоб започаткувати виконання пункту, ви відчуватимете психологічний провал щоразу, коли навіть думаєте про нього мимохідь. Ви спробуєте не помічати цього, отже, сповзатимете в прокрастинацію.

Поки ви не знаєте, якою буде ваша наступна фізична дія, треба більше думати, перш ніж ви справді почнете щось робити.

Коли ви дістаєтеся телефона чи комп’ютера, ви хочете, щоб усе вже було продумано, щоб ви могли використовувати наявні засоби та місце, де перебуваєте, аби легше впоратися зі справами, оскільки ви вже визначилися, що робити.

А що, як ви кажете собі: «Я повинен вирішити, що маю з цим вдіяти»? Це складно. Рішення — то, власне, не дія, бо дія потребує певного часу, а рішення — ні. Завжди можливий певний фізичний вчинок, щоби підштовхнути вашу здатність ухвалювати рішення. У 99 % випадків для ухвалення рішення вам лише знадобиться більше інформації. Ця додаткова інформація може надійти із зовнішніх джерел («Зателефонувати Сьюзен, щоб вона розповіла про нову пропозицію») або з ваших думок («Накреслити ідеї щодо нової реорганізації»). У будь-якому разі для того, щоби проект просувався далі, потрібно визначити певну наступну дію.

Визначте для себе, який фізичний учинок може підштовхнути вас до ухвалення рішення.

У вас є три варіанти для визначення, якою буде насправді ваша наступна дія:

• Виконайте (якщо дія потребуватиме менше двох хвилин).

• Делегуйте (якщо ви не найкраще можете виконати певну дію).

• Відкладіть у своїй організаційній системі як завдання, яке слід виконати пізніше.

Якщо наступна дія потребує двох хвилин чи навіть менше, зробіть це одразу після того, як ви взялися за даний пункт. Якщо електронного листа можна прочитати за тридцять секунд і швидко відповісти відправникові в стилі «так/ні/інші варіанти відповіді», зробіть це зараз. Якщо ви можете проглянути каталог за хвилину-дві, щоб дізнатися, чи є там щось для вас цікаве, — прогляньте, відтак викиньте, надішліть комусь чи зробіть посилання на нього за визначеним порядком. Якщо наступною дією щодо певного пункту має бути коротке повідомлення на чиюсь голосову пошту — зателефонуйте одразу.

Навіть коли цей пункт не є першочерговим, зробіть це зараз, якщо ви взагалі збираєтеся це зробити. Розумним поясненням «правила двох хвилин» є те, що це так чи інакше момент, після якого витрачається більше часу на збереження й опрацювання пункту, ніж коли ви реагуєте відразу, щойно справа потрапляє до рук, отож це найкоротший шлях до ефективності. Якщо справа не надто важлива для вас, викиньте її. Якщо ж вона актуальна і ви плануєте працювати над нею протягом певного часу, чинник ефективності неодмінно проявиться.

Чимало людей переконуються, що звичка дотримувати «правила двох хвилин» сприяє стрімкому підвищенню їхньої продуктивності. Віце-президент однієї великої компанії, яка продукує програмне забезпечення, розповів мені, що це дало йому додаткову годину якісного часу на день, яку він міг використовувати на власний розсуд! Він був одним продуктивним керівником, який отримував триста електронних повідомлень на день і протягом основного робочого часу зосереджувався на трьох ключових справах. Багато з цих електронних листів надходили від людей, які щось йому доповідали, — вони потребували, щоб він приділив увагу чомусь, прокоментував чи сказав «добре», аби вони просувались у роботі далі. Але оскільки ці люди не були в нього постійно на прицілі, він залишав їхні листи в категорії «Вхідне», відтак вони переходили до категорії «Пізніше». Коли їх накопичилося кілька тисяч, він уже працював і на вихідних, намагаючись наздогнати справи. Було б добре, якби він мав двадцять шість років і адреналін замість крові, але йому повернуло за тридцять, і в нього були малі діти. Робота по вихідних виявилася неприйнятною поведінкою. Коли я з ним працював, він проаналізував усі вісімсот з гаком електронних повідомлень, які на той момент зберігалися у папці вхідних документів. З’ясувалося, що багато з них можна викинути, лише декілька могли знадобитися як довідковий матеріал, і чимало інших потребували «двохвилинних» відповідей, з якими він цілком упорався. Я перевірив результати за рік, і він усе ще працював саме так! Тепер він ніколи не дозволяє, щоб ці електронні листи множилися і затуляли небокрай. Він сказав, що це змінило природу його розподілу часу, оскільки різко зросла швидкість реакції. Його працівники почали думати, що він зроблений з тефлону!

Правило двох хвилин — це магія.

Цей приклад показує, наскільки важливими можуть бути деякі з цих простих способів опрацювання, особливо коли у вас зростають обсяг і швидкість надходження завдань.

Ви здивуєтесь, як багато двохвилинних дій можете виконати навіть у межах ваших найважливіших проектів.

Насправді дві хвилини — це лише принцип. Якщо у вас є більший період вільного часу, впродовж якого ви можете опрацьовувати ваш список справ, ви збільшите часовий інтервал для кожної з них до п’яти-десяти хвилин. Якщо ж вам необхідно вичерпати перелік поточних справ швидко, тоді можна скоротити час до однієї хвилини чи навіть до тридцяти секунд, щоби упорати справу хуткіше.

Гарною ідеєю є також обмежити себе таким часом для кількох невеликих справ, поки ви знайомитеся з усім процесом. Для більшості людей, з якими я працюю, буває важко оцінити, скільки це, власне, — дві хвилини, і водночас вони недооцінюють час, потрібний на виконання певних дій. Наприклад, якщо вам необхідно надіслати комусь повідомлення і ви розмовляєте з реальною людиною замість того, щоб залишити текст на її голосовій пошті, дзвінок зазвичай буде значно довшим за дві хвилини.

Насправді з приводу ваших двохвилинних дій нічого не треба відстежувати — ви їх просто виконуєте. Однак якщо ви реалізуєте дію і не завершуєте проект однією нею, вам слід з’ясувати, який наступний крок і здійснити його відповідно до тих самих критеріїв. Наприклад, якщо ви намагаєтеся замінити картридж у вашому принтері і з’ясовуєте, що у вас не залишилося запасних картриджів, наступною вашою дією буде «Замовити онлайн перезаправку картриджів» і тоді відповідно виконаєте, делегуєте або відкладете це.

Дотримуйтеся правила двох хвилин — і побачите, скільки всього ви встигнете зробити у процесі очищення вашого списку справ. Багато людей були під враженням від того, як багато двохвилинних справ можливо виконати, часто навіть в межах найважливіших проектів. Правило можна застосовувати і до дрібних незавершених завдань, які лежать довкола вас і гризуть ваше сумління.

Правило двох хвилин стало порятунком для багатьох, хто намагався взяти під контроль величезні об’єми вхідної пошти. В наші часи активного використання електронки цілком ймовірно, що 30 % листів потребуватимуть менше двох хвилин на написання і відправку відповіді (за умови, що ви досить швидко набираєте текст). У випадку з електронною поштою ця порада здатна відчутно підвищити продуктивність вашої екосистеми і відсоток листів, які ви не залишили без відповіді. Коли ми з клієнтом займалися його поштою, він незмінно встигав провести десятки швидких дій, які означали просування на багатьох фронтах роботи.

Потрібно зазначити, що не варто ставати рабом цього правила, проводячи день у двохвилинних діях. Даною порадою найліпше скористатися, переважно коли ви опрацьовуєте нову вхідну інформацію; приміром, розбираєте лоток зі вхідною документацією, спілкуєтеся з ким-небудь удома чи в офісі чи просто перетнулися в коридорі. Якщо ви не виконаєте завдання в той момент, коли воно з’явилося, а виконувати його все одно доведеться, ви витратите час і сили, щоби зібрати, з’ясувати та відстежити його, щоби воно не вторглося до вашої пам’яті.

Якщо для виконання першочергової дії потрібно більше двох хвилин, спитайте себе, чи ви впораєтеся з нею краще за інших. Якщо ні, передоручіть виконання потрібній людині.

Делегують завдання не завжди підлеглим. Ви можете вирішити: «З цим краще впорається служба підтримки», «Це потрібно показати керівникові» чи «Для цього мені знадобиться думка партнера».

Передоручити справу можна у будь-який із наступних способів:

• надіслати електронного листа;

• відправити виконавцю документи із запискою;

• надіслати текстове повідомлення чи скористатися голосовою поштою;

• додати це в список речей, які ви обговорюватимете з потрібною людиною під час зустрічі;

• поговорити з виконавцем безпосередньо або по телефону чи з допомогою sms-повідомлення.

Хоча спрацює будь-який з цих варіантів, я б радив (за деяких винятків) їх саме в такому порядку, згори донизу. Електронний лист — це найшвидший спосіб у цій системі; лист залишається у «Надісланих»; адресат може опрацьовувати його, як йому зручно. Записки йдуть наступними, тому що вони теж потрапляють до системи виконавця негайно, і він матиме фізичне нагадування про потрібну дію. Якщо ви передаєте паперові матеріали, письмова комунікація найдоцільніша у цьому випадку. І так само, як і з електронною поштою, людина, якій доручили завдання, може виконати його за власним графіком. Голосова пошта може бути ефективною, і багато професіоналів нею користуються. Недоліком є те, що потрібно відстеження як з вашого боку, так і з боку одержувача, а сказане не обов’язково буде почутим. Текстові ж повідомлення бувають недоладними і загадковими. Далі йде розмова з потрібного людиною, запланована на час наступної зустрічі. Часом це буває необхідно через делікатність теми чи завелику кількість деталей справи. Але на таку розмову потрібно чекати, поки зустріч не відбудеться. І найменш бажаний варіант — це переривати те, чим ви і потрібна людина зайняті на даний момент для розмови про завдання. Звісно, тут грає роль негайність, але заразом створюються перешкоди у робочому процесі обох сторін, до того ж існує такий же недолік, як і у варіанті з голосовою поштою: відсутність письмового запису.

Відстеження переданої справи. Якщо ви делегуєте справу іншій людині і турбуєтеся про результат її виконання, потрібно відстежувати справу. Коли ви познайомитеся у наступному розділі з процесом організації, ви побачите, що значною ділянкою в управлінні є очікування.

Коли ви налаштуєте власну систему, передоручені завдання, які відстежується, виглядатимуть як список в блокноті, папка з окремими аркушами для кожного завдання або список під назвою «Очікую на» в цифровому форматі. Поки ж, за умови, що у вас ще немає надійної системи, напишіть на аркуші паперу «Очікую на відповідь від Боба» і покладіть його до стосу відкладених документів або в лоток, вміст якого ви згодом опрацюєте.

Що, коли питанням вже займаються? У наведеному вище прикладі про очікування документів для сплати податків, першочергова дія виконуватиметься не вами. Але навіть у цьому випадку вам варто відстежувати її виконання, як ніби це передоручене завдання чи те, на що ви очікуєте. На папері з написом «Сплатити податки» допишіть щось на зразок «Очікую на податкові документи від Acme Trust» і покладіть його до відкладених документів.

Важливо на всьому, що ви передаєте на виконання іншим, зазначати дату. З усіх категорій вашої системи це є найбільш вирішальним, коли потрібно слідкувати за кимось або чим-небудь. Скориставшись декілька разів цією інформацією («Але ж я дзвонив і замовляв це ще 12 березня»), ви зрозумієте, чому це варто зробити життєвою звичкою.

Скоріше за все, більшість наступних дій щодо сукупності ваших справ потрібно буде виконувати саме вам і це займе більше двох хвилин. Дзвінок покупцеві; електронний лист вашій команді, для написання якого потрібно поміркувати і накидати чернетку; подарунок братові, який треба вибрати в спортивному магазині; цифровий додаток, що необхідно завантажити з інтернету і потестити; розмова з чоловіком/дружиною про школу, до якої ви збираєтеся віддати дочку, — все це дії такого типу.

Ці дії потрібно десь записати, а потім розсортувати у відповідні категорії, щоб ви могли повернутися до них за необхідності. Поки що наклейте наліпки із зазначеними на них діями на аркуші паперу в лотку і покладіть їх на стос паперів із відкладеними справами, які ви вже опрацювали.

Якщо ви дотримуєтесь інструкцій, поданих у цьому розділі, то позбудетеся купи справ і завершите низку необхідних завдань, виконаєте багато двохвилинних дій і чимало справ віддасте для виконання іншим. Ви також впораєтеся зі стосом справ, у межах яких вам потрібно виконувати дії, — невдовзі, колись чи до певної дати, сюди входить і нагадування про справи, виконання яких ви чекаєте від інших людей. Ця група — «Незавершені справи» — складається з дій, які ви делегували або відклали. Їх потрібно організувати в певний спосіб у вашій особистій системі, і цю тему я крок за кроком розкрию в наступному розділі.

Ідентифікація проектів, які ви маєте

Останній крок на шляху до завершення поточних справ потребує переключення уваги з окремих дій до більш загальної картини — ваших проектів.

Нагадую, під проектом я розумію будь-який результат, якого ви хочете досягти і який потребує більше однієї дії. Якщо ви переглянете весь список завдань, які ви вже собі записали: «Подзвонити Френку стосовно сигналізації в машині», «Написати електронний лист Бернадет з приводу матеріалів для конференції», — ви, без сумніву, побачите справи, більші за обсягом за окремі дії, визначені вами. Після дзвінка Френку з сигналізацією в машині все одно щось потрібно буде робити, та й до конференції необхідно буде готуватися, написавши листа Бернадет.

Сподіваюсь, ви, як і я, розумієте практичну мету визначення проектів: якщо дія, визначена вами, не призводить почате до завершення, вам потрібно зафіксувати нагадування про інші дії, поки що відкладені, за допомогою яких справу буде доведено до кінця. Необхідно створити список проектів. До нього можна занотувати будь-що, починаючи від «Організувати святкову вечірку» до «Закрити лінійку продуктів програмного забезпечення» і до «Закінчити розробку компенсаційного пакета». Мета такого списку полягає не у відображенні ваших пріоритетів, а в тому, щоб напевне мати письмові нагадування про відкриті питання.

Просто зараз у вас, ймовірно, від тридцяти до сотні проектів.

Немає значення, коли ви складатимете ваш список проектів — опрацьовуючи поточні справи, чи після того, як визначили перелік дій. Його просто необхідно створити у якийсь момент, і його потрібно дотримуватися, оскільки він є ключовим показником, який відображує де ви зараз і де ви хочете бути. І також він допомагає проводити щотижневий контроль вашого життя.

Наразі ж переконайтеся, що ваша організаційна установка звучить як «Всі системи працюють».

Цілісна система організації надає вам беззаперечні переваги, оскільки ваш розум переходить від мислення на нижчому рівні до інтуїтивного зосередження, що дає змогу не відволікатися на справи, які не були опрацьовані як слід. Але для цього ваша фізична система організації має бути кращою від розумової.

Досконала система організації потрібна для того, щоб ви зосереджувалися на ширшому горизонті і позбулися постійного тиску запам’ятовування і нагадувань.

Організованість — це коли місце певного об’єкта відповідає тому, що саме цей об’єкт для вас означає. Якщо ви вирішуєте, що хочете зберегти щось як довідковий матеріал і відправляєте його у визначене для цього місце, це вчинок організований. Якщо вам потрібне нагадування про те, що ви маєте зателефонувати певній людині, ви поміщаєте це нагадування туди, де, на вашу думку, слід зберігати таку інформацію, — ви організовані. Простіше кажучи, потрібно відповісти на важливе питання: що означає об’єкт для вас? Виявляється, що багато з того, що люди намагаються організувати, не було з’ясовано, як описано у попередньому розділі. І навіть після з’ясування знаходимо більше можливостей для поліпшення, які додадуть вам креативності і посилять контроль. Я детальніше розповім про деякі з них у цьому розділі, коли проводитиму вас щаблями організації та назву засоби, потрібні у процесі виконання поточних справ. Коли ви почнете опрацювання таких справ, створите списки та групи об’єктів, які бажаєте організувати, то неодмінно придумаєте додаткові пункти для внесення до цих списків. Інакше кажучи, вашу організаційну систему ви не створите за один раз, вона розвиватиметься, поки ви опрацьовуєте свої справи і перевіряєте, чи все поклали на оптимальне для вас місце. Основні відмінності в тому, що для вас означають різні речі, залишаться такими назавжди, але найкраща система вашої взаємодії з ними за рік має виглядати інакше, ніж та, яку ви застосовуєте для роботи сьогодні.

Зовнішнє кільце схеми організації робочого процесу (на наступній сторінці) показує групи, на які класифікуються справи, коли вирішите, чим вони є для вас і що з ними робити.

Основні категорії

Є сім основних типів речей, які ви забажаєте відстежити і впорядкувати з погляду організаційної і технічної перспективи:

• Перелік проектів.

• Матеріал для підтримки проектів.

• Календарні заходи й інформація.

• Перелік нових заходів.

• Список категорії «Очікування».

• Довідковий матеріал.

• Список «Колись/можливо».

Усі ці категорії мають чітко відокремлюватися одна від одної. Всі вони — це різновиди угод між людьми про нагадування в певний час і певним чином, і якщо вони почнуть змішуватися, багато переваг в організації роботи буде втрачено.

Ось чому з’ясування того, який стосунок ви до них маєте, є первинним щодо подальшої організації. Більшість людей намагається краще контролювати свій світ шляхом лише «організації», і вони завершують її на тому, що реорганізовують неповний інвентар непрояснених речей. Однак щойно ви опануєте запропоновані мною у попередньому розділі процеси, ви глибше збагнете те, що вам потрібно. Це допоможе вам відстежити, відсортувати справи і створити їхній опис.

Щоб забезпечити ясність, категорії треба відокремлювати візуально, фізично та психологічно.

Якщо ви знехтуєте категоризацією і дозволите речам різного значення перебувати в однакових візуальних чи ментальних групах, ви ризикуєте стати психологічно нечутливим до їх змісту. Якщо, скажімо, ви покладете довідкові матеріали до однієї купки з тими, які хочете прочитати, то перестанете усвідомлювати всю купку. Якщо ви просто покладете справи до категорії «Нові заходи», яку треба прив’язувати до календаря, то втратите довіру до свого календаря і будете змушені постійно уточнювати переліки цих заходів. Якщо у вас є проекти, які можна на певний час відкласти, вони мають піти до списку «Колись/можливо», щоб ви могли звернутися до категорії «Проекти» з тією дієвою зосередженістю, якої це потребує. І коли щось зі списку «Очікування» внесене до переліків безпосередніх ваших дій, непродуктивне обдумування вас постійно затягуватиме, як у трясовину.

Як тільки ви дізнаєтеся, що саме вам слід відстежувати (це описано в попередньому розділі), все, що необхідно, — це списки і папки; цих засобів цілком достатньо для нагадування, довідок та допоміжних матеріалів. Ваші списки (і вони можуть також бути пунктами в папках) допоможуть вам відстежувати проекти та події з переліку «Колись/можливо», як і дії, які необхідно виконати за вашими відкритими робочими циклами. Щоб утримувати ваші довідкові матеріали та супутню інформацію для активних проектів, знадобляться папки (цифрові або паперові).

Безліч людей роками складають списки, але вони не назвали б цю процедуру вельми ефективною. Повсюдно ставляться зі скептицизмом до таких простих систем, як рекомендована мною. Але більшість із тих, хто пише переліки, не занесли в них правильні речі або залишили їх незавершеними, що унеможливило функціональність цих списків Втім, щойно ви усвідомите, що саме внести до списку, все одразу полегшується; відтак вам просто потрібні шляхи виконання пунктів.

Як я уже зазначав, не варто турбуватися про те, щоб створювати додаткові структурні елементи для пріоритетів у ваших списках, які з плином подій доведеться переформовувати або переписувати. Спроби багатьох людей запровадити таку архітектуру є серйозною причиною розладу в системі організації. Вам легше ранжувати пріоритети інтуїтивно, коли ви побачите повний список поряд із великою кількістю змінних варіацій. Список — лише спосіб стежити за всім набором активних справ, які стосуються вас, і мати цей набір під рукою для перегляду.

Коли я говорю про «список», то маю на увазі опис групи об’єктів зі схожими характеристиками. Список може набувати таких форм: 1) папка з файлами чи контейнер, де паперові нотатки розподілено на теми всередині категорії; 2) перелік на підписаному аркуші паперу (часто у відривному органайзері або діловому щоденнику); 3) набір найменувань у списку в комп’ютерній програмі або на цифровому мобільному пристрої.

Організація нагадувань про дії

Якщо ви почистили свою скриньку вхідних повідомлень, ви, звісно, створили стосик нагадувань у категорії «Очікування», що являє собою дії, які потребують більше двох хвилин і які ви не можете делегувати іншим. У будь-якому разі у вас буде від двадцяти до шістдесяти-сімдесяти таких тем. Також ви накопичите нагадування про справи, доручені іншим людям, і, можливо, деякі справи, які треба записати до вашого календаря або до папки «Колись/можливо».

Ви забажаєте розсортувати все це на групи за різним значенням, щоби мати змогу переглянути, коли випаде для цього час. Ви також захочете розподілити їх найбільш прийнятним шляхом фізично, щоб організувати такі групи, як теми в папках чи у списках, паперові чи цифрові.

З метою організації, як уже зазначалося, існують два основні різновиди дій: ті, які потрібно виконати до певного дня і/або певного часу, і ті, які просто треба реалізувати, щойно ви зможете до них дістатися поміж інших ваших календарних справ (можливо, деякі з них мають завершальну дату виконання). Календарні дії можуть прив’язуватися до часу (наприклад, «зустріч із 10:00 до 11:00 із Джимом») або до певного дня («Зателефонувати Рейчел у вівторок, щоб дізнатися, чи отримала вона пропозицію»).

Календар має показувати лише «ескіз пейзажу», навколо якого ви виконуєте решту своїх дій.

Коли ви розбирали свій перелік справ, можливо, натрапили на ті, які помістили прямо до календаря, щойно їх побачили. Ви могли визначити, скажімо, що для організації медичного огляду слід зателефонувати і призначити прийом, і тому (оскільки ця дія потребувала двох хвилин чи навіть менше) ви одразу це зробили. Виявом здорового глузду в такому разі було би записати дату і час прийому до вашого календаря.

Багато людей, за старою звичкою складання списку справ на один день, почали б записувати до календаря дії, які вони хотіли б виконати до наступного понеділка, але цього насправді не станеться, тому справу буде пересунуто на інші дні. Опирайтеся цій спокусі. Треба, щоб ви довіряли своєму календарю, як священній території, яка відображає жорсткі терміни ваших щоденних зобов’язань. Організація справ значно поліпшиться, якщо єдине, що там буде, — це те, що ви обов’язково повинні зробити або уточнити на певний день. Коли календарю відводиться правильна роль в організації, більшість дій, які ви маєте виконати, залишається в категорії «якомога швидше, перед усіма іншими справами».

Після багаторічного досвіду я відкрив, що найкращий спосіб нагадати собі про категорію дій «якомога швидше» — це через певний контекст, якого потребує конкретна дія, наприклад якийсь засіб, місце чи ситуація, необхідна для завершення дії. Приміром, якщо для дії потрібен комп’ютер, вона вноситься до списку «Біля комп’ютера». Якщо дія потребує того, щоб ви кудись рухалися (наприклад, зупинилися біля банку чи зайшли до крамниці апаратури), аби її відстежити, годиться список «Відрядження». Якщо наступним кроком буде розмова віч-на-віч із вашим партнером Емілі, найкраще помістити це до папки або списку «Емілі».

Наскільки окремішними мають бути ці категорії, залежить (1) від того, скільки дій вам наразі треба простежити; і (2) від того, як часто ви змінюєте контексти, в межах яких виконуєте ці дії.

Якщо ви є тією рідкісною особою, у списку якої тільки двадцять п’ять наступних дій, вам достатньо простого переліку «Наступні дії». Він може охоплювати такі різноманітні теми, як «купити цвяхів», «поговорити з шефом щодо змін у персоналі»

і «подумати про ідеї стосовно зустрічі комітету». Однак якщо на вас чекають п’ятдесят чи сто наступних дій, утримування їх в одному великому списку надто ускладнить пошук того, на що треба звернути увагу; щоразу, як у вас з’являється «вікно», щоб зробити щось, вам доводиться гаяти час на непродуктивне пересортування. Якби на короткій перерві під час конференції ви мали зателефонувати кільком особам, вам довелося б вирізнити ці дзвінки з-поміж великої купи поточних справ. Коли ви вийшли для того, щоб виконувати свої обов’язки, то, ймовірно, захочете відокремити категорію «Відрядження» і скласти ще один список.

Ще один чинник продуктивності, яка підвищується завдяки такому типу організації, — це примноження вашої енергії, коли ви працюєте в певному режимі. Якщо ви в «телефонному режимі», він допомагає зателефонувати багатьом людям — просто-таки знищити ваш список «Дзвінки». Коли ви працюєте з вашим комп’ютером у цифровому форматі, можна встигнути в онлайні надзвичайно багато, не перемикаючись на інший вид діяльності. Більше енергії, ніж люди це усвідомлюють, витрачається на те, щоб вийти з одного набору робочих технік і перейти до іншого різновиду ритму і набору інструментів. І вочевидь, коли ключова особа сидить перед вами у вашому офісі, ви вчините мудро, якщо у вас під рукою буде все, про що вам треба з нею поговорити.

У поданому нижче переліку ви знайдете принаймні кілька поширених назв списків для наступних дій, які вам стануть у пригоді:

• Дзвінки

• За комп’ютером

• Відрядження

• В офісі (різне)

• Вдома

• Будь-де

• Порядок денний (для зустрічей і осіб)

• Прочитати/переглянути

Дзвінки. Це список усіх осіб, яким вам треба зателефонувати; ви можете це зробити у будь-який момент, коли маєте доступ до телефона. Що мобільнішими ви є, то кориснішим вважатимете єдиний список усіх ваших дзвінків: ці дивні маленькі вікна часу, коли ви за межами робочого місця, не вдома, подорожуєте, вийшли на перерву, чекаєте літака чи вашу дитину, яка має вийти зі школи, дають ідеальну можливість скористатися цим списком. Якщо у вас є окрема категорія «Дзвінки», то значно легше зосередитися та інтуїтивно вибрати найкращий у певний момент дзвінок.

Раджу знаходити час і записувати необхідний телефонний номер біля кожної справи. Буває чимало ситуацій, коли ви, можливо б, зателефонували, якби номер був уже перед вами, а якщо ви користуєтеся мобільним пристроєм зв’язку, часто для дзвінка достатньо натиснути одну клавішу.

За комп’ютером. Якщо ви працюєте з комп’ютером — тобто бігаєте всюди з ноутбуком/планшетом чи маєте один комп’ютер удома, а другий — на роботі, корисно згрупувати всі ті дії, які вам треба виконати, поки комп’ютер увімкнений. Це дасть вам змогу охопити всі варіанти роботи, яка потребує сидіння за комп’ютером, нагадає про ненадіслані електронні листи, документи, які треба скласти або відредагувати, тощо.

Я багато літаю, тому маю перелік дій «Онлайн», окремий від мого списку «За комп’ютером». Коли я в літаку, де немає Wi-Fi, то не можу під’єднатися до мережі або моїх серверів, чого потребує багато з моїх дій. Тож замість обдумування того, що я міг чи не міг би зробити, щоразу, як проглядаю свій список «За комп’ютером», я можу впевнитися, що жодна з моїх дій з цього списку не потребує під’єднання до мережі, і це вивільнює мій розум для ухвалення рішень, що ґрунтуються на інших критеріях.

Детально продумайте, де, коли і за яких обставин ви можете виконувати певні дії, і відповідно організуйте свої списки.

Якщо ви працюєте за комп’ютером тільки в своєму офісі або лише вдома, ви можете зосередити ці дії в таких списках із локальною специфікою, хоча, можливо, вам зручніше бачити нагадування про роботу «За комп’ютером» в одній групі, поки ви перебуваєте в цьому контексті. З другого боку, якщо ваша робота є головно мобільною і ви можете виконувати її з ноутбука, планшета чи смартфона, — тоді вміщення цих нагадувань у єдиному списку на зразок «Цифрове» або в папці «Будь-де» може дати найкращі результати.

Відрядження. Є сенс згрупувати в одному списку нагадування про всі завдання, з якими вам треба впоратися, коли ви вийшли у справах. Дуже добре, якщо є можливість глянути на той список, щоб передбачити варіант вирішення численних справ дорогою, впродовж однієї подорожі. Тоді в ньому були б дії на зразок: «Забрати акціонерні сертифікати з банківської скриньки», «Забрати костюм у кравця» і «Купити квіти у флориста для Робін».

Цей список, звісно, не буде для вас чимось складнішим, аніж перелік «Відкласти», який ви маєте у вашому щоденнику або на дверцятах холодильника, або ж у категорії «Відрядження» на якомусь цифровому засобі організації.

Часто буває корисним відстежувати підпорядковані списки в межах категорії «Відрядження». Наприклад, щойно ви зрозуміли, що вам треба щось купити в крамниці електроніки, ви можете позначити в списку підпункт «крамниця електроніки» і додати підпорядкований перелік усіх речей, які бажаєте там придбати. У низькотехнологічному варіанті можна створити підпорядкований список «крамниця електроніки» в категорії «Відкласти»; у високотехнологічному варіанті, якщо ви користуєтеся цифровим списком, можете додати «нотатку» до пункту «магазин електроніки» у вашому списку і вводити туди деталі завдання.[19]

В офісі. Якщо ви працюєте в офісі, у вас неодмінно знайдуться певні справи, з якими можете впоратися тільки там, і їхній перелік корисно мати перед собою. Хоча, звісно, якщо у вас в офісі є телефон і комп’ютер і ви склали два окремі списки — «Дзвінки» та «За комп’ютером», — вони обидва будуть задіяні.

Я використовував би список «Дії в офісі» або «В офісі» для фіксування всього, що потребує фізичного перебування там для виконання завдань — наприклад, очищення офісної картотеки або друк великого документа і перегляд його зі штатним працівником.

Сфокусування вашої увага на діях забезпечить виконання більшості з них.

Головний сучасний тренд для організацій — більша відкритість, гнучкість і віртуальність. Дедалі поширюється така тенденція, як «готелінґ» (тобто відсутність прив’язки до постійного місця роботи, натомість «під’єднання» до будь-якого доступного в конкретний момент). Унаслідок цього список «В офісі» може означати просто дії, які потребують перебування на будь-якому з кількох робочих місць у межах компанії. Або ж для деяких людей корисно мати список «В офісі А» і список «В офісі Б» для тих справ, які все одно прив’язані до тих чи тих фізичних координат.

Вдома. З багатьма справами можна впоратися тільки вдома, і є сенс у спеціальному списку на цю тему. Впевнений, що ви маєте численні особисті та прив’язані до вашого дому проекти, і часто наступною дією стосовно них є просто їх виконання. «Почепити на стінку нову акварельну репродукцію», «Зібрати речі для подорожі», «Перемкнути шафи з одягом на зимові відділення», — так звучать типові пункти у цих списках.

Якщо ваш офіс вдома, як у мене, все, що можна зробити лише там, вноситься до списку «Вдома». (Якщо ж ви працюєте тільки вдома, то вам взагалі не знадобиться список «В офісі».)

Подібно до людей, які працюють на різних робочих місцях в офісі, багато з нас мають численні варіанти персонального робочого середовища, наприклад заміський будинок, яхта, навіть місцевий буфет чи кав’ярня. У «Старбаксі» може бути чудовою категоризацією для списку справ!

Порядок денний[20]. У будь-якому разі ви з’ясуєте, що чимало з ваших наступних дій потрібно виконувати або в живій взаємодії з кимось, або у складі комітету, команди чи на зустрічі персоналу. Вам, скажімо, треба поговорити з вашим партнером про ідею на наступний рік; спитати вашу другу половинку про її (його) плани на весну; дати завдання вашому помічникові, яке надто важко пояснити електронною поштою. І на зустрічі персоналу в понеділок вам треба оголосити про зміну в порядку звітності щодо витрат.

Проведення зустрічей з людьми, з якими ви маєте справу протягом тривалого часу, часто потребує окремого списку в категорії «Порядок денний».

Ці дії варто вносити до окремих списків категорії «Порядок денний», відповідно до людей і зустрічей (припускаю, що ви регулярно за цими списками стежите). Професіонали, котрі мають папку з файлами для зберігання матеріалів з усіх питань, які треба обговорити з керівником, уже користуються однією з версій цього методу. Втім, якщо ви сумлінно плануєте всі ваші наступні дії, то можете з’ясувати, що вам потрібно від трьох до п’ятнадцяти таких списків. Раджу, щоби списки для босів, партнерів, помічників і дітей були нарізно. Варто також мати такий список для вашого адвоката, консультанта з інвестицій, бухгалтера та/або системного адміністратора, як і для кожного, з ким ви можете обговорювати більше одного питання по телефону чи під час особистої зустрічі.

Що ширші ваші обов’язки і що вищою є ваша організаційна роль, то більше справ вирішуватимете шляхом спілкування та взаємодії з іншими людьми.

Якщо ви берете участь в організації зустрічей — службових, проектних нарад, засідань правління чи комітету, зборів батьків/учителів тощо, — вони також заслуговують на окремі списки, в яких ви об’єднаєте справи, що потребують вирішення у таких випадках.

Нерідко вам знадобиться біжучий список справ, які треба виконати з тим, із ким будете взаємодіяти лише протягом певного часу. Наприклад, якщо у вас є найманий працівник, котрий виконує значний обсяг роботи у вашому будинку чи на вашій території, ви можете скласти для нього список на час реалізації проекту. Коли ви оглядаєте зроблену ним роботу, можете помітити декілька речей, про які вам треба з ним поговорити, і ви забажаєте мати такий список, який за потреби легко зафіксувати і проглянути.

Ваша система уможливлює додавання, за потреби, списків до категорії «Порядок денний» ситуативно, швидко і просто. Скажімо, для додавання сторінки або списку про людину чи зустріч у категорії «Порядок денний» відривного записника потрібні секунди, як і для додавання позначеної «нотатки» в цій категорії у ваших цифрових пристроях.

Читання/перегляд. Безперечно, у вашому списку справ знайдеться багато таких, для яких наступною дією буде читання. Гадаю, ви дотримали «правила двох хвилин» і вже розподілили чимало таких швидкісних справ — відкинули їх, підшили чи спрямували до інших категорій.

Друковані матеріали, які треба читати і які, на вашу думку, потребуватимуть більше двох хвилин, зазвичай найкраще збирати в окремий стосик, позначений як категорія «Читання/перегляд». За моїм визначенням, це все одно список, але такий, із яким зручніше працювати, групуючи документи і журнали в лоток та/або портативну папку.

У багатьох людей купка «Читання/перегляд» виходить доволі об’ємною. Ось чому критично важливо, щоб вона позначала тільки ті речі, які потребують більше двох хвилин і які ви хочете прочитати, коли у вас буде на це час. Саме по собі це може лякати, але справи можуть серйозно виходити з-під контролю і ставати психологічно важкими, коли межі цих категорій доволі розпливчасті. Чітке визначення принаймні допоможе усвідомлювати, який у вас обсяг справ, і якщо ви належите до більшості людей, наявність певного механізму саморегуляції додасть вам упевненості щодо того, що ви бажаєте зберегти і чого вам слід просто позбутися.

Деякі спеціалісти (наприклад, адвокати) продовжують працювати зі значним обсягом друкованих матеріалів, і хоча більшість цих документів можна створити й використати у цифровій формі, взаємодія з документом у фізичному вигляді все ще залишається найкращим способом його опрацювання. У таких випадках на додаток до лотка чи коробки «Читання/перегляд» варто завести категорію «Перегляд/відповідь» для ретельнішого читання, яке потребує іншого кута зору.

Доцільно мати під рукою організований матеріал для читання, коли ви збираєтеся на зустріч, яка починається пізно, на семінар з перервою, до дантиста, де, можливо, доведеться зачекати, чи, звичайно, якщо вам належить добиратися кудись потягом або діставатися літаком. Усе це — чудові можливості потроху працювати шляхом такого читання. Люди, які не організовують свій матеріал з категорії «Читання/перегляд», можуть втратити чимало часу, бо життя сповнене маленькими непередбачуваними «вікнами», якими можна скористатися.

Враховуючи обсяги цифрової вхідної інформації, яку ми отримуємо і яка містить дані для читання й перегляду, причому велика її частина насправді неважлива для нашої роботи або життя, але потенційно цікава чи дотепна, можна створити організаційне сховище для таких речей. Папка «Перегляд/дивитись» у вашій системі зберігання електронної пошти або список дій із заголовком «Глянути в мережі» може бути вдалим місцем для зберігання електронних листів із посиланнями на рекомендовані відео, блоги чи онлайнові статті.

Подібно до нагадувань про дії, які необхідно виконати вам особисто, нагадування про всі справи, які ви плануєте завершити чи очікуєте їх завершення від інших, слід також класифікувати та згрупувати. Вам не обов’язково відстежувати тут окремі дії — частіше це будуть результати роботи або проекти, за які відповідають інші, як, наприклад, замовлені вами квитки до театру, новий сканер для офісу, згода від вашого клієнта на пропозицію тощо. Коли наступна дія щодо чогось залежить від когось іншого, вам потрібне не нагадування про дію, а просто ключове слово про те, на що ви очікуєте й від кого. Ваша роль — переглядати цей список й уточнювати, чи треба вам перевірити стан справи або підтримати в певний спосіб ентузіазм виконаців у межах проекту.

Керуйте зобов’язаннями інших, щоб їхня недбалість у виконанні зобов’язань не спричинила кризу.

Для багатьох людей, особливо тих, хто перебуває на посадах менеджера чи керівника, ретельний збір, поточний контроль і перегляд цього набору незавершених справ, виконання яких ми очікуємо від інших, є величезним полегшенням і способом швидше рухатися вперед.

Можливо, ви з’ясуєте, що найефективніше тримати список «Очікування» під рукою, у тій самій системі, що й переліки нагадувань про ваші «Наступні дії». Відповідальність за наступний крок може перестрибувати туди-сюди багато разів упродовж реалізації проекту. Наприклад, вам потрібно зателефонувати продавцеві, щоб зробити замовлення щодо пропозиції (згодом це піде до вашого списку «Очікування»). Відтак ви маєте його час від часу переглядати (тоді замовлення йде до категорії «Читання/перегляд» або до списку «За комп’ютером»). Щойно ви його перевірили, надсилаєте вашому керівникові для підтвердження (тепер воно знову у списку «Очікування»). І так далі[21].

Дуже корисно мати список «Очікування» під рукою, коли ви зустрічаєтеся чи розмовляєте з кимось, хто відповідальний за певні справи. Набагато доцільніше розпочати спілкування самому, наприклад: «До речі, а як там справи з пропозицією Ґонзалеса?», ніж дочекатися, поки збіжить термін і ситуація набуватиме ознак стресової.

Особливо важливо для цієї категорії зазначати у списку дати появи кожного пункту, як і кожну узгоджену дату завершення справи. Такий календарний контроль дає значно більше користі, адже ви можете сказати: «Але ж я зробив замовлення ще двадцятого березня», чи «Пропозиція була відкритою для вас протягом трьох тижнів». За моїм досвідом, лише ця одна тактична деталь має ціну на вагу золота.

У вас з’явиться чудове відчуття, коли ви знатимете, що ваш список «Очікування» є повним переліком усіх справ, які стосуються вас, але мають виконуватися іншими людьми.

Найефективніший спосіб відстежувати ваші нагадування про дії — додавати їх до списків або папок, коли вони спадають вам на думку. Після того, як ви їх опрацювали, у початковому ключовому слові не буде потреби. Ви можете щось занотовувати на зустрічі з вашим керівником, але можете викинути ці записи після того, як вийшли з будь-яких проектів і дій, пов’язаних з ними. Деякі люди намагаються архівувати тексти чи голосові повідомлення, з якими їм ще треба працювати; це не найкорисніший спосіб послуговуватися нагадуваннями, вбудованими в них.

Утримуйте електронні повідомлення та папери, з якими треба щось чинити, окремо від решти інформаційних матеріалів.

Втім, є деякі винятки з цього правила. Певні різновиди вхідної інформації найефективніше слугуватимуть як нагадування про необхідні дії — краще, ніж якби ви про них щось занотували у списку. Особливо це стосується деяких паперових матеріалів та частини електронної пошти.

Деякі речі є найкращими нагадуваннями про роботу з ними, яку необхідно виконати. Гарний приклад — категорія «Читання/перегляд» зі статтями, публікаціями та документами. Вочевидь не варто вносити пункт «Переглянути журнал Vogue» до певного списку дій, коли ви можете просто покласти сам журнал до лотка «Читання/перегляд», щоб він працював як нагадування.

Або такий приклад. Якщо ви ще сплачуєте паперові рахунки, вам, можливо, простіше це зробити за один раз, тому ви тримаєте їх у папці або лотку з написом «Рахунки до сплати» (або, у більш загальному вигляді, «Фінансові операції»). Подібно до цього, квитанції звітів про витрати краще опрацьовувати одразу або тримати в окремому конверті чи папці «Опрацювання квитанцій».[22]

Специфіка вашої роботи, вхідної інформації та робочого місця може спонукати до усвідомлення того, що ефективнішим буде впорядкування інших категорій, використовуючи лише початковий документ. Фахівець з обслуговування споживачів, наприклад, може мати справу з численними запитами, виконаними у певній стандартній формі, і в цьому випадку утримання лотка чи папки (паперової чи цифрової), яка містить лише актуальні примірники, — найкращий спосіб роботи з ними. Адвокат чи бухгалтер працюють з документами, які потребують часу на перегляд для подальшого визначення дій і можуть зберігатися в лотку на робочому столі, де лежать саме такі документи.

Первинна мета організації — це зниження когнітивного навантаження, тобто ліквідація потреби постійно думати: «Що мені з цим чинити?»

Як саме краще чинити — вносити нагадування до списку чи використовувати первинні документи в лотку, папці чи цифровій папці, — значною мірою залежатиме від логістики. Чи могли б ви послуговуватися цими нагадуваннями, коли працюєте в іншому місці, крім вашого письмового столу? Якщо так, слід враховувати можливість перенесення матеріалів. Якщо б ви не змогли виконувати цю роботу ніде, крім вашого робочого столу, тоді користуватися нагадуваннями про неї лише на цьому місці було б найкращим вибором.

Який би варіант ви не обрали, нагадування мають перебувати у візуально окремих категоріях, що ґрунтуються на наступній потрібній дії. Якщо наступною дією, пов’язаною з сервісним замовленням, є телефонний дзвінок, це треба внести до списку «Дзвінки»; якщо кроком-дією є перегляд інформації і введення її до пам’яті комп’ютера — це слід додати до списку «За комп’ютером». Із побаченого мною доходжу висновку: найбільше шкодить ефективності багатьох робочих процесів та ситуація, коли всі документи одного різновиду (наприклад, сервісні запити) утримуються в одному лотку чи папці, навіть якщо кожен потребує різних дій. Для одного запиту необхідний телефонний дзвінок, для другого — перегляд даних, для третього — чиєсь повернення з інформацією, але всі вони зібрані в одну купу. Від такого хаотичного розміщення інформації розум може заціпеніти внаслідок усіх рішень, які потрібно ухвалювати на рівні виконання наступної дії.

Моя особиста система вельми портативна, майже все внесено до списків, але я все одно маю в офісі лоток для стосика «Читання/перегляд» і його дорожню версію як пластикову папку з аналогічною назвою. Хоч я отримую і читаю деякі журнали в цифровому форматі, водночас мати під рукою їхню фізичну версію функціонально з погляду логістики й естетично приємно.

Як і деякі паперові матеріали, електронні листи, що потребують реакції, інколи найкраще працюють як нагадування про себе — в цьому випадку в межах самої системи електронних листів. Це особливо актуально, якщо ви отримуєте багато електронної пошти і витрачаєте чимало часу, активно використовуючи для цього програмне забезпечення. Електронні листи, на які вам треба реагувати, можуть зберігатися в межах системи замість того, щоб деталі потрібної реакції виписувати чи вносити до окремого списку.

Багато хто вважає за доцільне завести дві чи три окремі папки у навігаторі своєї мережі електронних листів. Це правда, більшість папок у системі електронної пошти призначені для довідкових чи архівних матеріалів, але також є можливість створити придатну для роботи систему, яка утримуватиме ваші листи, що потребують реакції, поза папкою вхідних (де їх зберігає більшість людей)[23].

Якщо ви обираєте цей шлях, я би рекомендував вам створити одну папку для всіх електронних листів щодо справ, для опрацювання яких потрібно більше двох хвилин (знову ж таки, у вас має бути можливість сортувати багато повідомлень одразу, за правилом двох хвилин). Назва папки має починатися з буквеного або символьного префікса так, щоб (1) вона відрізнялася від ваших довідкових папок і щоби (2) опинилася першою зверху серед папок у стовпчику навігатора. Використовуйте щось на зразок знака @ чи дефіса, щоб такий знак допоміг винести папку на вершину списку в навігаторі. Результатом буде папка @ДІЇ з тими електронними листами, на які вам треба якось реагувати.

Далі ви можете створити папку «@ОЧІКУВАННЯ», яка з’явиться там само, де і папка @ДІЇ. Коли ви отримаєте електронні листи з приводу того, що хтось збирається зробити те, що ви відстежуєте, ви можете перетягти їх до файла @ОЧІКУВАННЯ. Папка також може містити нагадування про все, що ви делегували іншим за допомогою електронного листа, коли щось надіслали чи використали електронну пошту, щоб зробити запит або делегувати дію, тільки варто зберегти копію і внести до вашої папки @ОЧІКУВАННЯ.

Деякі програмні додатки уможливлюють зберігання копії електронного листа в одній із папок, коли ви його надсилаєте (кнопкою «Надіслати і зберегти»). Інші додатки водночас збережуть копію листа тільки в загальній папці «Надіслані листи». В такому випадку, делегуточи щось через електронну пошту, відправте копію до папки @ОЧІКУВАННЯ.

Значно легше утримувати неопрацьовані електронні листи у кількості «нуль», ніж «тисяча»

Як спорожнити папку вхідних повідомлень. Описаний вище метод дасть вам змогу вичистити буквально все з вашої папки вхідних повідомлень в електронній пошті, що стане великим благом для чіткості у вашій щоденній роботі і для контролю над нею. Ви скористаєтеся папкою вхідних саме для вхідних повідомлень, тож усе, що там з’явиться, буде як нове повідомлення на вашій голосовій пошті чи як непрочитаний текст на мобільному пристрої — ключ, потрібний вам для залагодження справ. Більшість людей використовують папку вхідних повідомлень для складування неопрацьованих речей, довідкової інформації і навіть інформаційного сміття. Така практика швидко загальмовує мозок: ці люди знають, що їм треба щоразу визначатися з усім, як тільки вони поглядають на монітор.

Однак звільнення папки вхідних повідомлень не означає, що ви все вирішили. Це означає, що ви видалили те, що змогли, підшили те, що волієте зберегти, але з чим не працюєте негайно, виконали те, на що достатньо двох хвилин, і перевели до папок із нагадуваннями все, на що очікуєте, і всі ваші електронні повідомлення, які слід опрацювати. Тепер ви можете відкривати папку @ДІЇ і переглядати повідомлення, на які вирішили витратити час. Хіба цей процес не легший, аніж борсатися у численних вікнах, побоюючись пропустити щось, що на вас звалиться?

Існує очевидна небезпека в розміщенні нагадувань про справи, які маєте вирішити, десь у недосяжності для зору. Первинна функція організаційної системи — забезпечувати потрібні нагадування тоді, коли їх треба бачити, щоб ви могли впевнитися у своїх рішеннях щодо того, що чините (і чого не чините). Перш ніж ви залишите офіс на день або перш ніж вирішите присвятити чимало часу справам, заздалегідь не запланованим, ці актуальні електронні листи, які ви ще опрацьовуватимете, слід окремо переглядати, подібно до ваших списків «Дзвінки» чи «За комп’ютером». Власне, папка @ДІЇ є продовженням вашого списку «За комп’ютером» і має опрацьовуватися у такий самий спосіб. Ваш заснований на паперах робочий процес у категорії «Відкладене» потрібно так само визначати як список, якщо паперові матеріали використовуються як єдиний різновид нагадувань.

Дані в паперових документах інколи сприймаються кориснішими, ніж їхні цифрові версії.

Класифікація «підганялок» за папками, списками та/або в системі електронної пошти цілком годиться, поки ви переглядаєте всі категорії, до яких ведуть ваші «підганялки», за потреби — часто. Адже вам не хотілося б, щоб вони ховалися у шпаринах ваших систем без використання для головної мети — нагадування. Цифровий світ може бути в цьому плані небезпечним, бо щойно дані опиняються поза екраном, вони зникають як вагома підказка. Це змусило багатьох людей, які володіють комп’ютерною грамотністю, повернутися до паперового планування, адже його фізичність і візуальність додають значно більше впевненості в тому, що нагадування виконають свою функцію!

Щоби погуляти з друзями або здійснити довгу, приємну мандрівку, ні про що не думаючи, ви маєте знати, де містяться всі ваші актуальні питання, що вони собою являють і чи можна їх відтермінувати. І треба, щоб ви могли це з’ясувати за секунди, а не за дні.

Організація проектних нагадувань

Створення та підтримка єдиного списку всіх ваших проектів (це, повторюю, кожне зобов’язання або бажаний результат, які потребують більше одного кроку для завершення) може бути ґрунтовним досвідом! Їх у вас може виявитися більше, ніж ви гадаєте. Якщо ви ще цього не зробили, раджу спершу скласти список «Проекти» в дуже простому форматі, подібно до того, яким ви послуговувалися для списків і дій; це може бути категорія в цифровому щоденнику, сторінка у відривному паперовому щоденнику чи навіть одна папка з файлами — «Проекти», або з головним списком чи з окремими аркушами для кожного проекту.

Список «Проекти» не призначений для утримання планів чи деталей ваших проектів, і його не треба облаштовувати за пріоритетністю чи терміновістю — це лише зрозумілий перелік ваших відкритих виробничих циклів. Ви не працюватимете над списком «Проекти» під час поточної роботи; здебільшого ваш календар, списки дій і будь-які неочікувані завдання, що зненацька виникають, формуватимуть ваш тактичний і безпосередній фокус. Пам’ятаймо: ви не можете реалізувати весь проект, а лише виконати дієві кроки, яких він потребує. Однак усвідомлювати обрії, створені вашими проектами, надзвичайно важливо для комфортнішого контролю та більшій зосередженості в тривалій перспективі.

Повний актуальний список «Проекти» — головний технічний засіб для переходу від захисту природи до лісового господарства.

Справжня цінність списку «Проекти» полягає у повному перегляді, який він може забезпечити (принаймні раз на тиждень), додаючи впевненості в тому, що ви правильно визначили дієві кроки для всіх ваших проектів і нічого не вислизнуло в щілини. Швидкий погляд на цей список час від часу посилюватиме ваше підсвідоме відчуття контролю. Ви також будете знати, що маєте доступний для вас (і для інших) інвентар у випадках, коли бажано оцінити завантаженість роботою.

Вельми широке та просте визначення проекту, яке я подав вище (коли для досягнення бажаного результату потрібно більше однієї дії) допомагає побудувати важливу мережу, що охоплює тонкі речі, котрі підштовхують вашу свідомість чи тиснуть на неї. Якщо ви працюєте в галузі, формально зосередженій на проектах (обробна промисловість, програмне забезпечення, консалтинг тощо), вам важко збагнути, що «розглянути можливість купити дітям собаку» і «знайти гарного кравця» — це проекти! Але незалежно від того, називати це проектами чи ні, вони все одно потребують певної уваги для зменшення їхнього тиску на ваш внутрішній простір.

Оформлення переліку всіх цих справ у повному, поточному та зрозумілому для вас вигляді, а також формування звички підтримувати їх у такому стані може стати однією з найцінніших речей для підвищення вашої продуктивності без стресу. Ось кілька мотивацій, щоб чинити саме так:

• це важливо для контролю та зосередженості;

• це полегшує підсвідому напругу;

• це головний момент щотижневого перегляду справ;

• це допомагає керувати стосунками.

Важливо для контролю та зосередженості. Неможливо по-справжньому розслабитись і продуктивно працювати, коли справи, які, на вашу думку, вам треба залагодити, продовжують затягувати ваш мозок, — незалежно від того, дрібні вони чи великі. Коли зовнішній список таких речей неповний і регулярно не переглядається, здається, що справи «Я маю поновити мої водійські права» і «Мені треба написати порядок денний на конференцію наступного року» посідають у вашій голові однаково багато місця.

Зменшення підсвідомої напруги. Менші чи тонші справи, які ми на себе беремо, створюють більші стреси просто тому, що вони не «перед очима». Проекти часто не виникають одразу в гарному, охайному зовнішньому оформленні. Вони починаються з того, що здається простою ситуацією, спілкуванням чи діяльністю, але згодом повільно перетворюються на щось більше, ніж ви очікували. Ви, скажімо, думали, що вже записали вашу донечку до дитячого садочка, але наразі виникла проблема з реєстраційними документами чи зміною в логістиці. Або вважали, що чек, який ви надіслали, повний і точний, проте клієнт не згоден з пунктами, за які ви нарахували йому оплату. Ідентифікація ситуацій такого типу і введення їх до вашої системи з бажаними наслідками для відповідної справи додає багато свіжої енергії з неочікуваними позитивними результатами.

Проекти лише зрідка виникають у гарному, акуратному зовнішньому оформленні. Невеликі справи часто неочікувано переростають у більші.

Головний момент щотижневого перегляду справ. Як я уже зазначав, щотижневий перегляд справ є важливим чинником успіху, адже необхідно тісніше пов’язати ваші масштабні зобов’язання з вашою щоденною діяльністю. І повний список «Проекти» залишається головним секретом такої орієнтації. Щотижневе забезпечення відчуття, що ви щось правильно чините (чи правильно не чините) є вельми цінною практикою. Але список «Проекти» має бути вже створений, принаймні у відносно свіжому вигляді, перш ніж ви зможете думати про справи з цієї точки зору.

Допомога у керуванні стосунками. Незалежно від того, з ким ви спілкуєтеся — з вашими керівником, персоналом, партнером чи родиною, — відчуття контролю та загального уявлення про всі ваші зобов’язання щодо стосунків з ними є надзвичайно важливим. Завжди виникає потреба перерозподіляти ваші ресурси — час, гроші, увагу. І коли інші люди взаємодіють з вами так, що це зменшує ваші ресурси, можливість укладати (і часто переукладати) певні детальні безумовні угоди щодо цього — єдиний спосіб ефективного вивільнення з-під такого тиску. Щойно відповідальні особи, подружжя та штатні працівники мають картинку своїх зобов’язань у житті і на роботі, це запускає надзвичайно важливі та конструктивні діалоги між усіма зацікавленими особами. Але це не відбувається без такого повного списку.

Ось три ділянки, в яких вірогідно ви знайдете «приховані» проекти:

• поточна діяльність;

• довгочасні інтереси та зобов’язання;

• поточні проблеми, теми та можливості.

Поточна діяльність. Часто трапляються проекти, які можна просто «виловити» з календарного опису ваших справ, списків дій і робочого простору.

Які зустрічі є у вашому розкладі — ті, що вже відбулися чи ще відбуватимуться, — від яких ви очікуєте певного результату, знаючи, що одна така зустріч не вичерпає або не вирішить справу? Наприклад, селекторна нарада, на яку вас запрошено, стосується клієнтського запиту щодо нової спеціалізованої програми, яку він чи вона воліє мати. І ось він — проект: «Пошукати придатну спеціалізовану програму для клієнта А». У вас можуть бути вечірні орієнтаційні збори для батьків у школі, де вчиться ваш син, і це нагадає вам, що є питання стосовно розкладу його уроків. Майбутні особисті чи робочі подорожі, конференції у вашому календарі тощо — все має узгоджуватися з проектами, які заслуговують на визнання.

Є також проекти, з великою вірогідністю ще не розпізнані та пов’язані з подальшими діями у ваших списках. Часто люди, з якими ми працюємо, вносять у список «Дзвінки» пункт на зразок «Зателефонувати Маріо щодо благодійних зборів», але ще не визначили «Завершення благодійних зборів» як щось необхідне у списку «Проекти».

І це очевидно, але інколи не здається таким — у вашому портфелі є пропозиції чи контракти, на столі вдома лежать документи для банку, які треба заповнити, а в сумці теліпається поламаний годинник, і все це — артефакти проектів. Ретельно перевіряйте, чи пов’язуєте їх усі з подальшими та кінцевими результатами замість того, щоб вони залишалися занедбаними в робочому процесі.

Довгочасні інтереси та зобов’язання. Є велика вірогідність того, що ви, можливо, поки що не приділяєте пильної уваги деяким вашим зобов’язанням та інтересам з погляду віддалених цілей, концепцій і головних цінностей.

Перегляд відповідальності, в якій ви фахово зацікавлені, тобто завдань, які вам треба виконувати добре на вашій посаді, і сфер вашого життя, котрі слід утримувати в певних стандартах, імовірно, запустить нагадування про справи, що потребують вашої уваги, тому корисно визначити їх як проекти.

Якщо у вас є професійні, корпоративні цілі та стратегічні плани, чи визначили ви всі проекти, які можуть випливати з них, щоб ви могли відповідно їх просувати? Досі я рідко бачив, щоби посадова особа пропонувала та переглядала будь-які довгочасні документи з планування без розуміння того, що є принаймні один проект, який вона має розглянути у зв’язку з цим. Чи привертають вашу увагу і потребують уже певних дій події, які, ймовірно, стануться з вами у сфері вашого особистого життя, — дорослішання дітей чи хвороби батьків, вихід на пенсію, виконання бажань вашої другої половинки, розваги та креатив, які хотілося б спробувати? Такі роздуми часто спонукають принаймні «зазирнути» в проекти, які ви щойно ідентифікували, породжують відчуття перебування на вершині вашого великого світу.

Поточні проблеми, питання та можливості. Ціла велика скарбниця, звідки можна черпати пункти вашого списку, — це широкий простір часто невизначених речей, які можуть збивати ваш приціл, якщо їх не розпізнати і не надати їм вигляду реальних проектів з дієвими кроками. Вони поділяються на три категорії:

• проблеми;

• поліпшення процесу;

• креативні та виробничі можливості.

Коли проблема є проектом? Завжди. Коли ви оцінюєте щось як проблему замість того, щоб просто це прийняти як реалію, ви припускаєте, що для неї існує потенційне рішення. Чи є воно насправді, все ще треба визначити. Але вам щонайменше слід здійснити певне дослідження, щоб це з’ясувати. «Розглянути, як поліпшити стосунки Фредеріка у школі», «вирішити ситуацію з орендодавцем і технічним обслуговуванням будівлі» та «залагодити суперечку про компенсацію з діловим партнером» — це різновиди реальних проектів, які ви, можливо, не бажаєте кваліфікувати як проекти. Коли ви врешті якось їх назвете, внесете до свого списку і визначите для них наступну дію, ви здивуєтеся новому рівню вишуканості у грі на зниження стресу та підвищення вашої продуктивності.

Завжди є також проекти, які залишаються непоміченими у вашому адміністративному та біжучому процесах — і в професійному, і в особистому житті. Що вас не влаштовує у ваших системах, чи просто в тому, як рухаються справи (чи не рухаються)? Чи є щось, що порушує ваші дії з систематизації та відстежування справ, зберігання записів, спілкування, найму? Чи треба щось поліпшити у вашій звітності про особисті чи ділові витрати, щодо стосунків з банками чи у питаннях інвестицій, чи у взаємодії з друзями та родиною? Є також типи проектів, які зазвичай стають проектами потай — складно зафіксувати, коли вони перетинають межу між маленькою неприємністю і великою справою (чи наснагою), яка заслуговує на вирішення.

Нарешті, є такі речі, про які ви кажете собі: «Я волів би вивчити чи спробувати це задля власного розвитку чи творчого самовираження». Чи хотіли б ви опанувати італійську кухню або малювання, пройти онлайн-курс цифрової фотографії чи маркетингу в соцмережах? Цілком можливо, що багато таких чудових «а чом би й ні» проектів потонули б у вашому списку «Колись/можливо». Але коли ви ближче ознайомитеся з ефективністю описаного тут методу, то забажаєте скористатися перевагами методології, щоби майстерніше застосувати нові цікаві та корисні вміння у вашому житті, визначаючи бажані результати у списку «Проекти».

Більшість людей визнає, що один список — найкращий спосіб організації, бо він об’єднує все на відміну від окремих списків. Система організації просто забезпечує нагадування про всі ваші відкриті виробничі процеси і варіанти, щоб ваш розум щохвилини міг легше ухвалювати необхідні інтуїтивні, стратегічні рішення.

Щиро кажучи, байдуже, скільки різних списків проектів ви маєте, якщо ви передивляєтеся зміст їх усіх так часто, як це необхідно, здебільшого під час вашого щотижневого перегляду справ.

Існують певні ситуації, коли є значний сенс (і це зменшує занепокоєння!) сортувати список «Проекти». Давайте подивимося на деякі загальноприйняті варіанти.

Особисте/Професійне. Багато людей почуваються комфортніше, коли їхні списки проектів поділені на особисті та професійні. Якщо ви належите до них, зважте, що ваш список «Особисте» потребуватиме такого ж ретельного перегляду, як і «Професійне», без відкладання до вихідних. Багато дій з особистих проектів необхідно виконати в робочі дні, втім, як і все інше. І часто найбільші навантаження на фахівців лягають унаслідок особистих аспектів їхнього життя, які вони випускають з поля зору.

Делеговані проекти. Якщо ви старший менеджер чи керівник, у вас, імовірно, є кілька проектів, за які відповідаєте безпосередньо, але доручили їх людям, котрі на вас працюють. Хоча можна, звісно, внести ці проекти до переліку «Очікування», але краще створити список «Делеговані проекти», аби ретельніше їх відстежувати. Ваше завдання — просто регулярно переглядати цей список, щоб упевнитися, що все йде як слід.

Специфічні різновиди проектів. У деяких людей у роботі та в житті є кілька різних однотипних проектів, які в певних випадках доцільно згрупувати як розділ у списку «Проекти». Наприклад, фахівець із корпоративного тренінгу чи доповідач з ключових питань має створити окрему категорію «Проекти-презентації» з хронологічним списком усіх подібних майбутніх заходів. Вони підпадуть під назву «проекти», як і решта, тому потребуватимуть перегляду дій, поки не дійдуть завершення; але можна зібрати їх усі в одному списку в тій послідовності, в якій вони з’являються в календарі, окремо від інших проектів.

Правильна кількість складнощів — це все, що створює оптимальну простоту.

Якщо ви торгуєте нерухомістю, надаєте консалтингові послуги або комерційні пропозиції стосовно небагатьох потенційних клієнтів, ви, ймовірно, бажаєте охопити весь ваш «розвиток торговельних зв’язків» одним поглядом. Це може бути окремий список у щоденнику чи цифровому додатку, але для того, щоб він оптимально функціонував, він має бути повним, і кожен пункт треба регулярно переглядати щодо біжучих дій.

Деякі люди воліють сортувати свої проекти відповідно до їх головної сфери — батьки відстежують проекти стосовно дітей, підприємець розподіляє їх згідно з ролями, які він виконує (фінанси, продажі, комерційна діяльність тощо).

Знову ж таки, те, як саме ви групуєте проекти, не настільки важливо, як переконатися в тому, що ваш інвентар повний, відображає біжучі справи і правильно вами оцінений, аби ви про нього не думали. Незалежно від того, як ви організуєте його зараз, ви з великою вірогідністю зміните цю структуру, коли отримаєте більше досвіду з використання своєї системи, і у вас зміняться пріоритети в роботі і в житті.

Деякі з ваших проектів, імовірно, складатимуться з важливих підпроектів, кожен з яких теоретично можна сприймати як цілісний проект. Якщо ви переїздите до нового житла, наприклад, і ремонтуєте там чи змінюєте багато чого, у вас може бути список актуальних пунктів, на зразок «Завершити облаштування внутрішнього подвір’я», «Оновити кухню», «Облаштувати місце для домашнього офісу» і так далі; їх усі можна розглядати як окремі проекти. То як чинити — все охопити однією назвою в списку «Проекти», скажімо, «Завершити ремонт у новому домі», чи вписати кожен з підпроектів як окремий рядок?

Власне, це не має значення, якщо ви переглядаєте всі компоненти проекту так часто, як треба для того, щоб зберігати продуктивність. Краще тоді не залучати додаткові способи чи організаційні формати для сортування матеріалу горизонтально чи вертикально по всіх проектах; вам усе ж доведеться усвідомлювати ціле у придатний для об’єднання спосіб (наприклад, шляхом щотижневого перегляду). Якщо ви оформите один великий проект одним пунктом у списку «Проекти», вам захочеться мати список підпроектів і/або план проекту самого по собі як «матеріал для підтримки проекту», щоби переглядати його, коли ви повертаєтеся до головного пункту. Я б рекомендував це робити тоді, коли великі частини проекту залежать від інших частин, які треба завершити першими. За такого сценарію у вас можуть бути підпроекти без додаткового зазначення наступних дій, бо вони чекають, поки впораєтеся з іншими завданнями. Наприклад, ви не зможете почати виконувати пункт «Оновити кухню», поки не завершите пункт «Перевірити і відремонтувати електричну систему проводів». Або якщо ви можете здійснювати лише один з ваших головних проектів у будинку за один раз, є сенс розташувати їх за пріоритетами. Однак ви змогли б виконувати підпроект «Завершити облаштування внутрішнього подвір’я» незалежно від інших підпроектів. Тоді ви забажали б, щоб наступна дія тривала на будь-якому відрізку цього великого проекту, який ви могли би просувати незалежно від інших.

Ви вирішуєте, як складати списки проектів і підпроектів; лише переконайтесь, що ви знаєте, де знайти всі складові частини, і переглядаєте їх так часто, як потрібно для того, щоб не тримати їх у голові.

Не вельми переймайтеся тим, як найкраще вчинити. Якщо ви не впевнені, я б радив внести великі проекти до списку «Проекти», а їхні частини — до матеріалів для підтримки проектів, за умови, що ви щотижня їх переглядаєте. Часто легше охопити зором більшу частину того, що відбувається у вашому житті, з вищої перспективи, на відстані. Але якщо таке розташування не здається вам оптимальним, спробуйте активні незалежні проекти зафіксувати окремими записами до вашого головного списку.

Не існує ідеальної системи для відстежування всіх ваших проектів і підпроектів в один і той самий спосіб. Вам лише слід знати, що у вас є проекти, і якщо вони складаються з компонентів, то де знайти відповідні нагадування про них.[24]

Матеріали для підтримки проектів — це не дії щодо проектів, вони не є проектними нагадуваннями. Це ресурси для підтримки ваших дій і обдумування проектів.

Не послуговуйтеся матеріалами для підтримки проектів як нагадуваннями. Зазвичай люди використовують стоси паперів, товсті папки з файлами та купу електронних листів і цифрових документів як нагадування про те, що (1) у них є проект і (2) з ним треба щось робити. Власне, вони використовують матеріали для підтримки проектів як нагадування. Проблема в тому, що наступні дії та пункти «Очікування» для цих проектів зазвичай невизначені й психологічно звалені в стоси, файли та систему електронних листів — і це створює велику купу, яка відлякує (дез)організатора замість того, щоб надихати його чи її до дій. Ця купа безупинно затягує пісеньку: «Роби щось зі мною! Виріши щось стосовно мене! Давай щось зроби для мене!» Коли ви в розпалі щоденної діяльності, речі на зразок описаних — останнє, з чим би ви хотіли працювати, щоб визначити свої дії стосовно проектів. Ви буквально тупієте від жмутків файлів, бо вони не спонукають до дії, а створюють неспокій і тривогу.

Які речі з вашого оточення психологічно промовляють до вас, вимагаючи щось із  ними  чинити?

Якщо ви в такій ситуації, то спершу додайте сам проект до вашого списку «Проекти» — як нагадування про те, що треба досягти певного результату. Відтак у відповідних списках нагадувань про дії слід вказати дієві кроки та пункти «Очікування». І нарешті, коли настав час власне виконувати дію, наприклад зателефонувати комусь щодо проекту, ви маєте під рукою всі матеріали, які вам необхідні для цієї розмови.

Повторюся, вам не потрібно використовувати матеріали для підтримки як первинні нагадування про те, що слід чинити, — це відправляйте до ваших списків дій. Але якщо матеріали містять проектні плани та огляди на додаток до тимчасової архівної та довідкової інформації, можливо, вам краще утримувати їх візуально доступнішими, ніж зазвичай утримуєте довідкові матеріали у вашій картотеці чи пам’яті комп’ютера. Це теж вдалий спосіб зберігати матеріали для підтримки, якщо ви дисципліновано витягуєте шухляди з файлами чи відкриваєте саме ту папку в комп’ютері, яку треба, і щоразу фіксуєте увагу на планах під час щотижневого перегляду. Якщо ні — тоді краще зберігати такі різновиди матеріалів для підтримки проектів (можливо, з роздруківками комп’ютерних файлів) у настільному вертикальному лотку для файлів або в окремому стосику на вашому робочому столі чи на іншій візуально доступній поверхні.

Повертаючись до прикладу з переїздом до нового житла, у вас може бути папка за назвою «Ремонт: квартал Пінкертон, буд. 37», що містить усі плани, деталі та нотатки про внутрішнє подвір’я, кухню та робочий кабінет. Під час вашого щотижневого перегляду списку проектів, коли ви наблизилися до пункту «Ремонт нового житла», дістаєте файл цього проекту і проглядаєте всі ваші записи, щоб упевнитися, що ви не пропустили жодних можливих дій. Ці дії згодом будуть виконані, доручені або відсортовані до ваших списків, а папку переформатуєте до наступного випадку, коли надійде черга подальших дій або щотижневого перегляду.

Багато людей, які взаємодіють із поточними та потенційними клієнтами, пробували використовувати папки для клієнтів та/або комп’ютерні системи опрацьовування інформації про клієнтів, щоби «керувати рахунком». Проблема в тому, що деякі матеріали є просто фактами чи історичними даними, які варто зберігати як історію питання, щоб колись нею скористатися, а деякі треба відстежувати як дії, необхідні для розвитку стосунків з клієнтом. Останні можна ефективніше організувати в межах вашої системи списків дій. Інформація про клієнтів працює саме так, і її можна зберігати у файлі загальних довідок про клієнта чи у бібліотеці даних про клієнтів. Але якщо мені потрібно зателефонувати клієнтові, я не хочу бачити нагадування про це будь-де, крім списку «Дзвінки»[25].

У розд. З я припускав, що у вас часто з’являтимуться ідеї щодо проектів, які ви воліли б розвинути, але які не обов’язково є наступними діями. Такі ідеї підпадають під широку категорію «матеріалів для підтримки проектів»: це розлогий спектр — від ідеї про те, чим ви бажаєте займатись у вашій наступній відпустці до прояснення певних важливих компонентів у проектному плані. Ці думки можуть з’являтися, коли ви їдете автострадою, слухаєте новини по радіо або читаєте статтю, яка стосується справи. Як ви дієте з такими матеріалами?

Тут я раджу визначитися, де ви зафіксуєте просування проекту чи теми, як можете додавати туди інформацію в такому форматі і де зберігатимете пов’язані з ним додаткові відомості. У більшості фахівців є декілька варіантів опрацювання матеріалів для підтримки, включаючи додавання нотаток до пункту в списку, організацію цифрової інформації в електронній пошті чи базах даних та збирання паперових файлів і нотаток у записниках.

Не втрачайте жодної ідеї щодо проекту, теми чи питання.

Приєднані нотатки. Більшість програм з організації уможливлює приєднання до списку чи календарної дати цифрової нотатки. Якщо ви маєте список «Проекти» в такій програмі, то можете зайти до проекту, щодо якого у вас з’явилася думка, приєднати до нього нотатку і в неї вдрукувати вашу ідею. Це чудовий спосіб навчитися проектному мисленню, яке не потребує складних розрахунків. Якщо ваш список «Проекти» живе на папері, ви можете приєднати нотатку з категорії «Відкласти» до пункту в головному списку, або, якщо ви застосовуєте застарілі технології, — до окремого аркуша, присвяченого цій темі. У будь-якому разі вам слід пам’ятати про необхідність зазирнути у приєднану нотатку, коли ви переглядаєте свій проект і користуєтеся даними.

Електронна пошта та комп’ютерні програми. Цифровий світ пропонує нескінченне розмаїття способів опрацювання проектних ідей. Електронні листи, які містять корисну інформацію стосовно ваших проектів, можна тримати у спеціальній, відповідно названій папці довідкових листів. Якщо у вас багато електронних листів, пов’язаних з одним проектом, розгляньте варіант створення двох папок: «Джонсон Партнершип — актуальне» та «Джонсон Партнершип — архів», чи щось подібне. Вартий уваги також варіант встановлення точнішого різновиду цифрової бази даних для організації ваших ідей щодо проектів і тем. У цьому столітті такі програми просто неймовірно розквітли — від простих і вишуканих хмарних систем ведення нотаток та організаційних програм, які уможливлюють невпинне вдосконалення у використанні, до систем групового обміну файлами та проектного менеджменту, додатків для персональної організації проектів, призначених для всього — від асоціативних карт вільної форми до великих текстів і дослідницьких проектів.

Погані новини щодо цих добрих новин про величезний асортимент варіантів цифрової підтримки проектів — це легкість, із якою ми піддаємося спокусі поширювати потенційно вагому інформацію в настільки багатьох місцях і механізмах, що це може повернути нас майже до того нуля, з якого все починалося. Ми не знаємо, де це все міститься, не можемо побачити все в цілому задля відповідного огляду в правильний момент, точно не визначилися, куди які дані помістити... Тож ми повертаємося назад, намагаючись утримувати це все в порядку в наших головах! Я цікавлюся новими способами відстежування корисної інформації для різних справ, але залишаюся впевненим тільки тоді, коли тримаю свій список проектів чітко окресленим і доступним та регулярно проглядаю всі пов’язані частини моєї системи щодо деталей, які стосуються справи.

Небезпека, притаманна цифровому світові, полягає в тому, наскільки широко та легко можуть розповсюджуватися дані в багатьох різних місцях, без координаційних зв’язків.

Паперові картотеки. Є сенс завести окрему папку з файлами для кожного проекту, коли ви зберігаєте паперові матеріали; це низькотехнологічне рішення, але непогане. Простота й легкість у користуванні забезпечують гарну загальнодовідкову картотеку — таку, з якою ви почуваєтеся комфортно, створюючи папку для клаптиків паперу з наради. Інколи легше дістати й оглянути інформацію щодо проекту для планування та спілкування, використовуючи фізичний носій, аніж намагатися скористатися цифровими пристроями тут і зараз. Я часто роздруковую всі потенційно корисні речі, які стосуються проекту, — розрахункові документи, розклади, електронні листи, веб-сторінки і т. д., щоб за потреби мати їх під рукою.

Сторінки у блокноті. Велика перевага паперових відривних блокнотів у тому, що можна присвятити цілий аркуш або кілька з них окремому проекту. Роками я носив блокнот середнього розміру зі списком «Проекти» на початку і розділом «Підтримка проектів» з другого боку, і в мене завжди були чисті аркуші, щоби фіксувати випадкові думки, плани та деталі проектів у моєму списку. Хоча компоненти паперових особистих систем дедалі більше поступаються своїм цифровим конкурентам, блокнот є цінною моделлю, яка підтримує інтегровану багаторівневу платформу для добре орієнтованого обмірковування.

Кожен з методів, описаних вище, може бути ефективним для організації проектних ідей. Головне — постійно шукати дієві кроки, які ховаються у ваших нотатках стосовно проекту, і переглядати ці нотатки так часто, як вважаєте за необхідне, враховуючи природу проекту.

Ви також викиньте чимало з ваших нотаток, щойно вони стануть неактивними, нереальними чи їх треба переформувати, щоб утримувати всю систему від застоювання. Вважаю, що ловити такі ідеї вельми цінно — і не тому, що я використовую кожну ідею (більшість із них — ні!), а тому, що це допомагає процесу їх осмислення. Але я не дозволяю моїм застарілим ідеям залишатися зі мною надто довго і не вдаю, ніби вони корисні, коли вони такими не є.

Організація неактивних даних

Цікаво, що одна з найскладніших проблем системи персонального менеджменту у більшості людей полягає в тому, що вони змішують кілька активних речей з великим обсягом даних і матеріалів, які мають цінність, але не спонукають до дії. Гарні, стійкі системи керування неактивними даними в нашій роботі і житті так само важливі, як і керування нашими діями та проектними нагадуваннями. Коли неактивними пунктами не керують правильно, вони заплутують весь процес.

Неактивні пункти поділяються на три великі категорії: довідкові матеріали, нагадування про речі, які не потребують нагальних дій, але можуть потребувати їх згодом, і те, що взагалі слід викинути (сміття).

Багато з того, що потрапляє на ваш робочий стіл і у ваше життя загалом, є довідковим матеріалом. Дій щодо нього непотрібно, але ця інформація знадобиться вам з різних причин. Головні ваші рішення стосуватимуться того, скільки, в якій формі і де саме її зберігати, скільки місця на це виділити. Велика її частина буде продиктована особистими чи організаційними потребами, що ґрунтуються на юридичних, логістичних питаннях або особистих уподобаннях. Вам слід приділяти увагу довідковим матеріалам лише коли є потреба якось змінити вашу систему, оскільки маєте забагато чи замало інформації, зважаючи на ваші запити чи вподобання.

Психологічна проблема, яка є у більшості людей з їхньою «всякою всячиною», — в тому, що вони ще не вирішили, що з неї знадобиться, а що — ні. Щойно ви чітко розрізнили перше та друге, те, що залишається як довідкові матеріали, не повинно мати прогалин чи незавершеності — це лише ваша бібліотека. Єдине рішення щодо цього — наскільки велику бібліотеку волієте мати. Коли ви вповні застосували цю методологію керування діями, то можете бути барахольником настільки, наскільки це уможливить ваш простір (фізичний і цифровий). Коли я збільшив обсяг жорсткого диска мого комп’ютера і примножив майже нескінченні резервні ресурси на доданих «вінчестерах» і в хмарному сервісі, я почав зберігати у своїх архівах так багато електронної пошти і цифрових фотографій, як того бажаю. Що більше, то веселіше, оскільки я в цій темі зацікавлений, бо зростання обсягу суто довідкових матеріалів не посилює психологічного навантаження.

Ваша довідкова система та картотека мають бути просто бібліотекою даних, які легко відновити, — не нагадуваннями про дії, проекти, пріоритети чи перспективи.

Довідковий матеріал нині існує у багатьох формах (теми для обговорення, медійні матеріали) та з численними способами його організації. Тому далі коротко обговоримо деякі з найпоширеніших:

• загальнодовідкова картотека — папери, електронні листи та звичайна цифрова інформація;

• картотека для об’ємних категорій;

• електронні записні книжки;

• бібліотеки та архіви.

Загальнодовідкова картотека. Як я уже наголошував у попередніх розділах, гарна картотечна система вельми важлива для опрацювання та організації ваших матеріалів. Це також дуже потрібна річ у роботі з паперовими матеріалами і тимчасовою цифровою інформацією, якщо з тієї чи іншої причини вони для вас є цінними і слід знайти спосіб зберігання обох типів даних. В ідеалі ви вже налаштували загальнодовідкову картотечну систему, коли опрацьовували вхідні повідомлення. Важливо, щоб вам було зручно зберігати навіть один аркушик паперу, до якого ви можете звернутися пізніше, чи статтю, яку читаєте в онлайні, і ваша загальнодовідкова система має бути неформальною та доступною, щоб можна миттєво записати щось до картотеки прямо там, де ви виконуєте свою роботу, керуєте справами чи їх переглядаєте. Якщо ви ще так не вчинили, зазирніть до розд. 4, щоб отримати корисні поради на цю тему.

Більшість людей потребує від однієї до чотирьох фізичних шухляд для зберігання файлів, багатьох дюжин папок для довідок з електронного листування та інших місць і категорій цифрових складів інформації — від кількох до сотень.[26] Сам по собі інтернет є величезним кабінетом для цифрових картотек, який позбавляє вас потреби створювати власну бібліотеку цифрових довідок і водночас виробляє силу-силенну інформації, яку ви, ймовірно, забажаєте зібрати й організувати в межах вашої системи. Надмір інформації, що постійно зростає, способів її організації й доступу до неї тільки підкреслює потребу відрізняти активні вхідні дані від неактивних, створювати й підтримувати легку в користуванні систему зберігання довідкових матеріалів.

Картотека для об’ємних категорій. Кожна тема, яка потребує більше п’ятдесяти папок та/або головних документів, має отримати свою секцію, шухляду чи цифрову базу даних, з власною системою сортування за абеткою чи іншою системою, де легко шукати інформацію. Скажімо, якщо ви керуєте злиттям корпорацій і у вас багато паперової роботи, то можете зайняти дві чи три загальнодовідкові картотечні шафи для утримування там усієї документації, потрібної для ретельного виконання справи. Якщо у вас є пристрасть до вітрильного спорту чи кулінарії, вам, можливо, знадобиться шухляда в картотеці для кожного з цих хобі.

Якщо сфера вашої уваги стосується матеріалів, які можуть змішуватися з іншими сегментами уваги, перед вами постане дилема — зберігати інформацію в загальних довідках чи у файлах зі спеціалізованими довідками. Коли ви читаєте чудову статтю про дерев’яні огорожі та бажаєте її зберегти, куди вона піде — у картотеку «Сад» чи в загальну систему разом з іншою інформацією про домашні проекти? Таке найкраще відправляти до однієї загальнодовідкової системи, крім небагатьох окремих тем.

Електронні записники. Багато інформації, яку треба зберігати, прямо стосується людей у вашій робочій мережі. Доводиться відстежувати контактну інформацію всіх різновидів — мобільні, домашні та офісні телефонні номери, адреси електронної пошти, інформацію про дні народження членів родини, хобі, зацікавлення тощо. У професійному ключі ви можете потребувати відстеження дати найму на роботу, дати ревізії, цілей, прагнень та інших потенційно корисних речей для розвитку персоналу та з юридичних питань.

Секція «Контакти» більшості цифрових і паперових засобів організації (разом з календарем) — можливо, найширше використовуваний їхній компонент. В усіх є потреба мати під рукою телефонні номери та адреси електронної пошти. Усе це довідковий матеріал, який не потребує дій, а просто інформація, що може знадобитися в майбутньому. Хоча наш світ дедалі більше «оцифровується», багато людей усе ще мають стосики накопичених візитівок, які тихенько до них пищать: «Ухвали якесь рішення щодо мене! Роби зі мною щось!»

Але щойно ви відфільтруєте активні документи від решти вхідної інформації, для вас не залишиться великих загадок у тому, як організувати контактну інформацію, за винятком логістики для особистих потреб. Знову ж таки, проблема з’являється тоді, коли люди намагаються перетворити свій електронний записник на інструмент для нагадування про те, що треба робити. Це не працює (якщо тільки це не частина добре облаштованої системи керування інформацією про клієнтів, яка охоплює також відомості про споживачів та нагадування про дії, відповідно доручені та зареєстровані). Коли всі дії щодо людей, яких ви знаєте, визначено та відстежено у ваших списках нагадувань, електронний записник більше не відіграє жодної ролі, крім того, що він є складом даних.

Тоді єдиним питанням (чи можливістю) залишається те, скільки інформації і на якому обладнанні вам треба зберігати, щоб вона була за потреби доступною. У цьому плані ніщо не досконале, але мобільні цифрові пристрої, під’єднані до інтернету, випускають дедалі з більшим обсягом пам’яті, водночас із можливістю зв’язку з різними архівами даних. З огляду на це зростатимуть і легкість доступу, і плутанина у варіантах.

Бібліотеки та архіви: персоналізовані рівні. Інформація, яка може бути корисною, живе на багатьох рівнях. Забажай ви копнути доволі глибоко — могли б так чи інакше все з’ясувати. Питання про те, скільки її зберігати, як закривати і в якій формі, змінюватиметься залежно від змінних величин у ваших потребах, особистих рівнів комфортного поводження з даними, а також від технології, яка дає поштовх вашій взаємодії з глобальною інформацією. Це не є першорядною темою, яка стосується вашої індивідуальної організації та продуктивності, якщо всі ваші проекти та дії перебувають у системі регулярного контролю. Тоді довідковий матеріал у всіх його формах стає інформацією, яку треба зафіксувати і зробити доступною відповідно до ваших конкретних нахилів, вимог і можливостей.

Якщо матеріал призначений лише для довідки, єдине питання — чи вартий він часу та місця, витрачених на його зберігання.

Послідовність дій завжди полегшує вирішення справ. Яку інформацію вам потрібно постійно мати з собою? Вона має піти на ваш повсюдно доступний мобільний пристрій чи ноутбук. Що вам знадобиться на нарадах чи виїзних заходах? Це треба покласти до вашого портфеля, наплічника, сумки чи гаманця. Що вам необхідно для роботи в офісі? Це слід внести до вашої персональної картотеки чи в пам’ять вашого комп’ютера, під’єднаного до мережі. А як щодо рідкісних ситуацій, які все-таки виникають на вашій роботі? Матеріали, потрібні в таких випадках, можуть зберігатися в картотеці відділу, в окремому сховищі чи глибоко в цифровій хмарі. Що ви можете знайти у світовій мережі за будь-яких обставин? Із цією інформацією не треба нічого чинити, хіба що вона знадобиться, якщо забракне якісного зв’язку з інтернетом; у цьому випадку варто роздрукувати такі дані, коли ви не в онлайні, і зберігати їх у файлі, який можна взяти з собою.

Як бачите, індивідуальна організація довідкового матеріалу — крок дуже логічний і цілеспрямований. На цій арені розрізнення активних і неактивних довідок — перший ключовий фактор. Другий — визначення потенційної користі від інформації і того, де і як її зберігати. Щойно ви зробили ці кроки, маєте повну свободу керувати й організовувати стільки довідкових матеріалів, скільки забажаєте. Не існує «ідеальної» довідкової системи. Її структура та зміст потребують індивідуального рішення, обґрунтованого співвідношенням цінності, часу й зусиль, які необхідні для їх фіксування та підтримки. Краще, якщо ви почнете з реальної інформації, яку волієте зберегти, оберете відповідне і доступне місце та збудуєте систему від нуля, аніж якщо ви намагатиметесь обрати чи розробити систему в теорії. Ви напевне з плином часу вдосконалите ваші довідкові бібліотеки до рівня більшої, точнішої структури, але найкраще почати її розбудову з поліпшення того, як ви керуєте вашою щоденною реальністю. Можна стерпіти певну невизначеність, поки ви обмірковуєте, як облаштувати все найкращим чином. Головне, щоб ви регулярно оглядали, оцінювали вашу систему та динамічно коригували її за потреби.

Другий момент в організації неактивної інформації — як відстежити дані, які ви в майбутньому забажаєте оцінити по-новому. Вони можуть варіювати від особливої одноденної подорожі, яку замислили здійснити, до книг, що бажаєте прочитати, проектів, за які ви плануєте взятися в наступному фінансовому році, навичок і талантів, які волієте розвинути. Для повного втілення цієї моделі вам потрібен такий компонент, як відтермінування, або ж призупинення.

Речі з категорії «Колись/можливо» не є марними сподіваннями. Вони можуть виявитися найцікавішими та найкреативнішими моментами, в яких ви будь-коли брали участь.

Є декілька способів призначити справи для пізнішого перегляду, і всі вони працюватимуть на те, щоб вивести їх з-під вашої біжучої уваги та свідомості. Ви можете внести пункти до різних версій ваших списків «Колись/можливо» або до вашого календаря, або ж до цифрової чи паперової системи складних завдань.

Існує велика вірогідність того, що коли ви здійснили повне прибирання у вашому мозку, збирали там інформацію про справи, то знайшли деякі задуми, які, можливо, колись реалізуєте. «Вивчити іспанську», «купити Марсі коня», «зійти на гору Вашингтон», «написати містичний роман» і «купити заміський котедж» — типові проекти з цієї категорії.

Якщо цього ще не сталося, я б радив вам створити список «Колись/можливо» у будь-якій організаційній системі, яку ви обрали. А потім дозвольте собі напхати в цей список усі ідеї такого типу, які у вас з’являлися. Можливо, ви відкриєте для себе, що просто почавши складати список, отримаєте ще цілу купу різних креативних ідей.

Ви можете також здивуватися, що деякі справи, зафіксовані в тому списку, відійшли в минуле, причому ви майже нічого свідомо не доклали до того, щоб їх реалізувати. Якщо ви збагнете владу уяви щодо сприяння змін у сприйнятті та виконанні, то побачите, як список «Колись/можливо», десь на межі вашої свідомості, може потенційно додати багато чудових пригод до вашого життя і роботи. Ми схильні користуватися можливостями, коли вони з’являються, якщо ми вже ідентифікували та зафіксували їх як щось імовірне. Я це кажу з власного досвіду: досягнення вміння грати на флейті і плавати у відкритому океані почалося для мене саме з цієї категорії. Є ще два потужних джерела для доповнення списку «Колись/можливо»: ваша творча уява та ваш список поточних проектів.

Активація та підтримка вашої категорії «Колись/можливо» розблоковує потік творчого мислення — ви уявляєте, як реалізуєте класні задуми, без того, щоб тут і зараз щось для цього чинити.

Складіть перелік своїх творчих ідей. Які речі ви справді волієте колись реалізувати, якщо матимете час, гроші та наснагу? Внесіть їх до вашого списку «Колись/можливо». Типовими категоріями тут є:

• речі, які можна купити або зробити в будинку;

• хобі;

• нові вміння;

• творчі способи самовираження;

• одяг та аксесуари, які можна придбати;

• іграшки (зокрема високотехнологічні!);

• мандрівки, які реально здійснити;

• організації, до яких можна приєднатися;

• сервісні проекти, в яких можна взяти участь;

• речі, які можна побачити і зробити.

Оцініть знову ваші поточні проекти. Тепер саме вдалий момент переглянути ваш список «Проекти» з віддаленішої перспективи (себто з точки зору вашої роботи, цілей та особистих зобов’язань) і подумати, чи можете ви перевести деякі з ваших поточних завдань до списку «Колись/можливо». Якщо ви зрозумієте, що котрийсь із проектів не зможе здобутися на вашу увагу в найближчі кілька місяців, переводьте його до цього списку.

Інколи люди вважають за корисне категоризувати свій перелік проектів «Колись/можливо». Відчутна різниця може з’явитися в той момент, коли ви обмірковуєте проекти, які справді хочете здійснити у вашому домі, на відміну від загального масиву мрій на зразок сходження на гору в Непалі чи заснування фонду для дітей з особливими потребами. У компанії це може бути різниця між ідеями про автостоянку («Давайте обговоримо це на наступній квартальній нараді») і реалізацією проектів, яким ви можете віддати свою енергію, коли і якщо на них знайдеться помітний капітал. Коли ви експериментуєте з цими варіантами, то головне — визначити, як саме впливають такі ваші списки та підкатегорії — нервують вас чи, навпаки, заряджають енергією.

Звісно, у вас є певні особливі зацікавлення, в межах яких можна багато чого здійснити. Збирання їх у списки може бути дотепним заняттям. Наприклад:

• їжа: рецепти, меню, ресторани, вина;

• діти: що можна з ними робити;

• книжки для читання;

• музика, яку бажаєте завантажити;

• фільми, які хочеться подивитись;

• ідеї про подарунки;

• веб-сайти, на яких варто побувати;

• подорожі на вихідні;

• ідеї на кшталт «різне» (коли ви не знаєте, як ще їх «обізвати»).

Такі переліки можуть бути чимось середнім між довідками та списками «Колись/можливо» — довідки, оскільки ви можете зібрати дані й додати до списку гарних вин, ресторанів чи книг, щоб згодом скористатися цією інформацією; «Колись/можливо» — тому що ви можете регулярно переглядати пункти у списку, щоб нагадати собі та спробувати реалізувати щось із цього.

У будь-якому разі це ще одна чудова причина мати організаційну систему, яка полегшить фіксування справ, що можуть додати цінності, розмаїття та цікавості вашому життю — без обтяжування свого розуму та робочого простору незавершеними справами.

Багато людей створюють щось на кшталт стосу чи папки «Зачекати й переглянути» (або цілу шухляду чи папку електронних листів), яка навряд чи годиться як частина категорії «Колись/можливо». Вони кажуть собі «коли у мене буде час, я за це візьмуся», і тоді папка «Зачекати й переглянути» здається правильним місцем для того, щоб їх помістити. Особисто я не рекомендую саме цей різновид підсистеми, бо майже в кожному випадку, з яким я мав справу, людина все зберігала, але не переглядала, і врешті це спричинювало розгубленість і небажання вникати у зміст папки. Цінність категорії «Колись/можливо» зникає, якщо ви свідомо і постійно не приділяєте їй уваги.

Крім того, є велика різниця між тим, чим добре керують, як, наприклад, списком «Колись/можливо», і чимось, схожим на відро для вкидання всього гамузом. Зазвичай багато таких речей треба просто викинути, деякі з них — внести до списку «Читання/перегляд», деякі слід підшити як довідки, інші підуть у календар чи в папку складних завдань для перегляду за місяць чи, скажімо, на початку наступного кварталу, а декотрі пункти передбачають подальші дії. Багато разів після того, як чиясь папка «Зачекати й переглянути» була відповідно розсортована, я бачив, що в ній нічого не лишалося!

Ваш календар може бути вельми зручним місцем для нагадувань про справи, які ви могли б запланувати на майбутнє. Більшість людей, яких я тренував, не так зручно почувалися зі своїми календарями, як могло би бути; інакше вони знайшли б значно більше справ, щоб туди їх помістити.

Один із трьох способів використання календаря — інформація про певний день. Ця категорія може охоплювати велику кількість речей, але один із найкреативніших способів використання функції календаря — це вписувати до нього речі, від яких ви хочете розвантажити свій мозок і згодом їх знову оцінити. Ось лише кілька з міріади речей, які варто туди вписати:

• нагадування для активації проектів;

• заходи, в яких ви, можливо, забажаєте взяти участь;

• каталізатори рішень.

Нагадування для активації проектів. Якщо ви маєте проект, який вам не конче треба обмірковувати зараз, але який заслуговує на увагу у майбутньому, ви можете обрати відповідну дату і вписати нагадування про нього у ваш календар саме на той день. Він піде до календаря на певну дату (на відміну від календаря на певний час) як річ, про яку ви волієте почути нагадування конкретного дня; коли цей день настане, ви побачите нагадування і внесете даний пункт як активний проект до вашого списку «Проекти». Типові кандидати для такої техніки:

• особливі заходи з точно відомим часом проведення (запуск продукту, благодійні вечори і т. д.);

• регулярні заходи, до яких треба готуватися, наприклад аналіз бюджету, щорічні конференції, заходи з планування чи наради (подумайте, коли до вашого списку «Проекти» додати пункт «Щорічна нарада з продажів» на наступний рік чи пункт «Підготувати дітей до навчального року»);

• головні дати в житті важливих для вас людей, до яких ви хотіли б щось підготувати (дні народження, річниці, подарунки тощо).

Заходи, в яких ви можете забажати взяти участь. Ви, можливо, постійно отримуєте оголошення про семінари, конференції, бесіди, громадські та культурні заходи, в яких зможете взяти участь, коли подія наближатиметься. Тож впишіть нагадування до свого календаря на відповідну дату, наприклад:

• «діловий сніданок у торговій палаті завтра —?»;

• «початок продажу квитків на гру футбольної команди „Детройт Лайонз“ — сьогодні»;

• «програма Бі-Бі-Сі про кліматичні зміни о восьмій вечора»;

• «чай в Американському клубі садівників наступної суботи».

Якщо ви можете пригадати будь-які події на зразок описаних вище, які бажали би внести до своєї системи, зробіть це зараз.

Каталізатори рішень. Інколи буває, що вам треба ухвалити важливе рішення, але ви не можете (чи не хочете) зробити це одразу. Нормально в межах власного процесу самоврядування, якщо ви дійшли висновку, що потрібна вам додаткова інформація має надійти радше з внутрішнього джерела, ніж із зовнішнього (наприклад, вам слід відкласти вирішення питання до наступного ранку), або ж є вагома причина відтермінувати рішення до відповідального моменту (вважаючи всі чинники актуальними, поки ви не визначитесь, куди рухатися далі). Але щоб перейти на рівень впевненості у не ухваленні рішення, краще закинути «страхувальну сітку», якій ви можете довіряти, щоб зосередитися на питанні в майбутньому. Нагадування в календарі може слугувати такій меті.[27]

Деякі типові ділянки ухвалення рішень у цій категорії охоплюють:

• прийняття на роботу/звільнення;

• злиття/придбання/продаж/складання повноважень;

• зміни в роботі/кар’єрі;

• переспрямування потенційної стратегії.

Цілком нормально ухвалювати рішення нічого не вирішувати — якщо у вас є система ухвалення рішень про неухвалення рішень.

Я знаю, що це надто велика тема, щоби присвячувати їй так мало місця, але спитайте себе: «Чи є якесь серйозне рішення, для якого мені варто записати нагадування на майбутнє?» Якщо є, зафіксуйте у своєму календарі нагадування, щоб згодом повернутися до питання.

Один із найкращих способів керувати неактивними записами, які, можливо, потребуватимуть реакції в майбутньому, — це папка «Фіксовані нагадування»[28]. Тривимірна версія календаря в оригінальному варіанті уможливлює утримування фізичних нагадувань про речі, які ви хочете бачити або пам’ятати — не зараз, але в майбутньому. Це може бути надзвичайно функціональним інструментом, який дає змогу налагодити власний поштовий сервіс і «надсилати» речі самому собі для отримання у визначену дату в майбутньому. Я вже роками використовую папку «Фіксовані нагадування». Попри те, що розвиток технологій сприяв легшому переходу таких нагадувань у цифровий формат у програмному забезпеченні та на мобільних пристроях, можливо, багатьма речами вам простіше керувати у низькотехнологічному стилі. Сподівання на переваги цифрового керування такими речами постійно зростають, але в моїй персональній системі залишається багато речей, якими значно ефективніше керувати за допомогою фізичних предметів як нагадувань.

Власне, папка «Фіксовані нагадування» — це проста система на зразок папки з файлами, яка дає змогу класифікувати паперові документи та інші фізичні нагадування в такий спосіб, щоб те, що волієте побачити на певну дату в майбутньому, «автоматично» з’явилося саме того дня у вашій категорії «Вхідне».

Якщо у вас є секретар чи помічник, ви можете довірити принаймні частину цього завдання йому за умови, що він має певну робочу версію цієї чи подібної системи. Ось типові приклади:

• «Вручіть мені цей порядок денний вранці того дня, коли в мене буде нарада».

• «Віддайте мені це знову в понеділок для обмірковування, бо це стосується нашої наради директорів у середу».

• «Нагадайте мені про подорож до Гонконгу за два тижні перед нею, і ми сплануємо організаційну роботу».

Потім щодня впродовж робочого тижня папка на цей день витягується і переглядається.

Навіть якщо ви працюєте як фахівець високого класу і можете (чи маєте) відправляти матеріали в утиль, щоб зберігати їх у потрібній вам кількості, рекомендую, за можливості, вбудувати це у ваш стиль життя, коли ви налаштували власну функцію папки «Фіксовані нагадування».

Я використовую таку папку для керування документами для подорожей, які слід здійснити конкретного дня, нагадування про дні народження та особливі заходи, що наближаються (в моєму цифровому календарі це зайняло б забагато візуального простору), роздруківки цікавих речей, які зможу почитати, коли матиму більше часу, тощо.

Найважливіше: папка «Фіксовані нагадування» потребує лише однієї секунди нових дій на день, щоб вона працювала, і має значно більшу окупність, ніж у неї було вкладено. Вона виконує унікальну функцію — рішення нічого не вирішувати до певного моменту.

Налаштування папки «Фіксовані нагадування». Якщо ви заводите таку папку у фізичній системі, вам потрібні сорок три папки — тридцять одна з номерами від 1 до 31 і ще дванадцять, названі за місяцями року. Файли на день підшиваються спереду, починаючи з файла на завтра (якщо сьогодні 5 жовтня, то наступний файл — «6 жовтня»). Наступні файли на день позначають решту днів місяця (від 6-го до 31-го). За файлом «31» іде файл з назвою наступного місяця («листопад»), а за ним — файли на день від 1-го числа до 5-го. Потім у переліку решта файлів із назвами місяців (від грудня до наступного жовтня). Кожен наступний файл на день вивільняється щодня до вашої вхідної інформації, і так папка поповнюється позаду денного переліку (тоді замість 6 жовтня додається 6 листопада). У такий самий спосіб, коли наступний файл місяця виходить наперед (31 жовтня, після того, як вивільнився файл на день, наступним буде файл «листопад» із файлами на день за ним, пронумерованими від 1 до 31), він вивільняється до вхідної інформації та підшивається наприкінці файлів із назвами місяців, щоби стати листопадом наступного року. Це вічна папка — в тому сенсі, що в будь-який момент вона містить файли на наступні тридцять один день і дванадцять місяців.

Велика перевага використання папок з файлами у системі «Фіксовані нагадування» в тому, що вони уможливлюють зберігання активних документів (наприклад, анкета, яку слід заповнити до конкретного дня, порядок денний для наради, який треба переглянути такого-то дня, чек, що його потрібно оплатити до певного дня, і т. д.).

Щоби система працювала, її слід щодня перевіряти і поновлювати. Якщо ви забудете вивільнити файл на день, втратите довіру до системи щодо поводження з важливими даними, і вам доведеться керувати цими речами в інший спосіб. Якщо ви на певний час полишаєте місто (або не матимете доступу до папки на вихідних), вам слід перевірити файли на дні, протягом яких будете відсутні, перед тим, як поїдете.

Нагадування

Остання тема в персональній системі організації, яка заслуговує на певну увагу, — це підтримання контрольних списків, цих «рецептів потенційних інгредієнтів» для проектів, робочих процесів і процедур, заходів і цінних сегментів, зацікавлень та обов’язків. Власне, всі списки чи категорії нагадувань, які ми вже обговорили, є контрольними списками: вони виконують функцію постачання речей для перевірки чи перегляду, щоб упевнитися, що ви нічого не проґавили на тій чи тій ділянці. Однак більш поширена ідея контрольних списків — це перелік змісту за певними темами, процедурами чи конкретною сферою діяльності, щоб використовувати список або в певний момент, або коли ви зайняті певною справою. Це може варіювати від масштабних ділянок, що потребують уваги у вашій роботі чи вашому житті, до детальних інструкцій про те, як завантажувати світлини на веб-сайт.

Багато років тому Альфред Норт Вайтхед сформулював незаперечне спостереження: «Цивілізація просувається вперед, коли зростає кількість важливих дій, які ми можемо виконати, не думаючи про них». Контрольні списки надають мікроверсію цього макроспостереження: завжди, коли ви маєте думати про щось — щоб освіжити погляд («Наприкінці кожного календарного року я хочу/мені треба...»), або з огляду на особливу ситуацію, яка потребує більше деталей, аніж ви можете їх легко згадати («Перед тим, як проведу семінар, мені треба...»), вам варто доручити цю роботу вашій «зовнішній свідомості» — системі керування, яка зберігає деталі, необхідні для залучення у відповідний момент.[29]

Існує безмежна кількість потенційних контрольних списків, які дають змогу спокійніше контролювати різні ситуації в житті та на роботі. Якщо ви звертаєтеся до рецептів у кулінарній книзі, щоби приготувати особливу страву, то використовуєте контрольний список для підвищення своєї зосередженості й продуктивності. Якщо адміністрація доручила вам запропонувати три ключові ініціативи чи проаналізувати підсумки року, перегляд матеріалів перед нарадою директорів буде прикладом використання контрольного списку.

Я описую процес прояснення та організації, що вас справді цікавить, а щоб почати втілення цієї системи, зосереджуся на загальному наборі популярних питань, для яких контрольні списки часто є найкращим рішенням.

Часто, працюючи з людьми, які воліють з’ясувати свої інтереси, виринають речі на зразок:

• регулярніше робити зарядку;

• проводити більше часу з дітьми;

• поліпшити упереджувальне планування для мого відділу;

• підтримувати в команді здорову атмосферу;

• забезпечити нашу відповідність корпоративній стратегії;

• виставляти рахунки клієнтам на сучасному рівні;

• пильніше зосередитися на моїх духовних практиках;

• приділяти більше уваги індивідуальним цілям моїх штатних працівників;

• зберігати свою мотивацію до роботи;

• продовжувати поточні наради та вдосконалення з участю ключових працівників моєї компанії.

Як слід діяти з цими «непевними» різновидами внутрішніх зобов’язань і ділянками для уваги?

Здебільшого для таких справ існує проект та/або дія, щодо якої треба визначитися. «Регулярніше робити зарядку» в реальності означає для багатьох людей «Скласти програму регулярної зарядки» (проект) і «Зателефонувати Саллі з пропозицією щодо спортивних залів і персональних тренерів» (реальний дієвий крок). У таких випадках внутрішні проекти та дії все одно треба прояснити й організувати в персональну систему. Або: «Підтримувати в команді здорову атмосферу» має стати проектом («Вивчити процес організації групової роботи для мого відділу») з конкретним дієвим кроком («Написати електронного листа нашому директорові з кадрових питань, щоб отримати її пропозиції стосовно такої можливості»).

Але існують певні справи, які не зовсім вписуються в цю категорію, і часто потрібні відповідні контрольні списки, щоб за них узятися.

Цілі на зразок «Підтримувати гарну фізичну форму» чи «Підтримувати мотивацію у моїй команді» можуть потребувати того, щоб їх вбудували у певний різновид контрольного списку, який регулярно переглядатиметься. На вашу психіку та вибір постійно впливають численні нашарування підсумків і стандартів, і знати, які вони на всіх різноманітних рівнях, — гарна ідея (крім того, таку звичку не так легко сформувати і підтримувати).

Вище я припускав, що є принаймні шість рівнів вашої «роботи», які можна визначити, і кожен з них заслуговує на власне визнання та поцінування. Повний перелік усього, що для вас важливо і чому ви приділяєте увагу на кожному з цих рівнів, склав би величезний контрольний список. Він міг би охоплювати:

• Кар’єрні цілі

• Сервіс

• Родину

• Стосунки

• Громадські справи

• Здоров’я

• Фінансові ресурси

• Творче самовираження

А тоді, спустившись на рівень нижче в межах вашої роботи, ви потребуватимете певних нагадувань про ключові ділянки особистої відповідальності, відповідальності вашого персоналу, цінностей тощо. Список таких речей міг би містити пункти на зразок:

• Атмосфера в команді

• Робочі процеси

• Графік

• Кадрові питання

• Робоче навантаження

• Спілкування

• Технології

Усі ці пункти в свою чергу можуть входити до списків у вашій персональній системі як нагадування про те, щоб тримати корабель за курсом і в стабільному стані. Часто цінність цього в тому, щоби просто підтверджувати: на певній ділянці робота налагоджена добре; нічого не варто додавати чи змінювати. Але знати про них корисно для вашого спокійного зосередження.

Ступінь, до якого кожен з нас потребує підтримки контрольних списків та зовнішнього контролю, прямо залежить від того, наскільки добре ми знаємо ділянку роботи, за яку відповідаємо. Якщо свою роботу ви виконуєте вже протягом тривалого часу і ніщо вас не змушує в цьому занятті змінюватися, вам, імовірно, потрібна мінімальна зовнішня персональна організація, щоби залишатися на крейсерській швидкості. Ви знаєте, коли певні події мають статися, і як зробити так, щоб вони сталися, і ваша система в цілковитому порядку. Ви могли би впоратися з нею уві сні. Але часто буває інакше.

Чи траплялося, що вам треба було пройти певну процедуру, щоб керувати конкретним різновидом фінансової угоди, зареєструватися й обновити комп’ютерну програму, чи навіть зробити кілька необхідних кроків, аби перевірити стан справ на дачі вашого друга, — і ви питали себе: «Хвилиночку, а як мені тепер чинити?» У кожній з цих ситуацій вам потрібен контрольний список. Я надзвичайно безграмотний у питаннях комп’ютерів і програмного забезпечення, і завжди, коли отримую інструкції від наших IT-працівників, як усунути періодичний глюк, мені легко себе переконати, що я запам’ятаю все те, що вони мені скажуть. Я навчився (часто доволі важким шляхом) створювати для них контрольні списки.

Часто буває корисно скласти певний контрольний список, щоби краще зосереджуватися, поки робота, яку виконуєте, не стане для вас звичнішою. Якщо ваш генеральний директор, скажімо, раптом зникла і вам негайно довелося її заступати, тоді знадобився би певний план на деякий час, щоби переконатися, що ви впоралися з усіма найважливішими аспектами роботи. І якщо вас щойно найняли на нову посаду, з новими обов’язками, незвичними для вас, вам знадобиться схема контролю та структури, принаймні на перші кілька місяців. Ми у своїй компанії застосували нову організаційну структуру та робочу систему і користуємося багатьма важливими контрольними списками, щоби втілювати робочі практики, поки ці навички не стануть автоматичними.

Контрольні списки можуть бути вельми корисними, щоб ви знали, про що вам не слід турбуватися.

Часом я мав складати список ділянок, над якими тимчасово треба було попрацювати, поки справи не владнаються. Наприклад, коли ми з дружиною вирішили створити абсолютно нову структуру для бізнесу, який вели протягом багатьох років, я взяв на себе те, чим досі не займався, — бухгалтерський облік, комп’ютери, маркетинг, юриспруденція й управління. Кілька місяців я тримав список цих обов’язків перед собою, щоб упевнитися, що ніде не лишив прогалин і впорався з переходом якомога краще. Після того як бізнес почав регулюватися певною мірою автоматично, цей список уже не знадобився.

Не бійтеся створювати будь-які контрольні списки, коли вам це спадає на думку. Можливості тут безмежні — від «Головні цінності в житті» до «Що треба взяти в похід» чи «Можливі подарунки на день народження». Створення списків за потребою — одна з найкорисніших і водночас найпростіших процедур, які ви можете опанувати.

Щоби підігріти вашу творчу уяву, наведу перелік деяких пунктів з контрольних списків, які я бачив і писав роками:

• робочі ділянки (ключові обов’язки);

• режим вправ (програми для зміцнення м’язів);

• контрольний список для подорожі (все, що треба зібрати або завершити перед мандрівкою);

• щотижневий перегляд (усе, що слід переглядати і/або поновлювати щотижня);

• компоненти програми з тренінгу (все, про що потрібно подбати, коли влаштовуєш захід);

• ключові клієнти;

• люди, з якими спілкуєшся по роботі;

• діяльність наприкінці року (всі дії, коли на певний час припиняєш роботу);

• особистий розвиток (те, що треба регулярно оцінювати, щоб забезпечувати особисту рівновагу та прогрес);

• жарти.

Почувайтеся зручніше за допомогою контрольних списків — і принагідних, і постійних. Будьте готові їх створювати і за потреби утилізувати. Упевніться, що у вас є легкодоступне місце для нового списку, яке водночас і привабливе чи навіть кумедне, — відривний блокнот чи комп’ютерна програма, до якої легко дістатися. Якщо їх правильно використовувати, контрольні списки можуть бути величезною підмогою у підвищенні особистої продуктивності та зменшенні навантаження на психіку.

Можливість і бажання постійно створювати контрольні списки, доступні та використовувані за потреби — центральний компонент високоякісного самоврядування.

Якщо у вас тепер зафіксовано все, що становить у вашому житті і роботі відкриті цикли, ви з’ясували й опрацювали кожен з цих пунктів, знаєте, що він для вас означає і яких дій потребує, й організували результати в цілісну систему, яка підлягає біжучому та повному контролю — великому і малому — всіх ваших наявних і «омріяних» проектів, то ви готові до наступного кроку в опануванні мистецтва продуктивності без стресу: процесу обмірковування.

Мета цього методу керування робочим процесом — запобігти ослабленню вашого мозку, натомість звільнити його для якіснішої, продуктивнішої та більш творчої діяльності. Однак щоб заслужити на таку свободу, ваш мозок має послідовніше обмірковувати всі ваші зобов’язання та діяльність загалом. Ви маєте бути впевнені, що робите те, що потрібно, і що правильно не робите те, чого не слід робити. Це створює умови для присутності, яка завжди є оптимальним робочим станом. Регулярний перегляд вашої системи, роздуми над змістом, а також збереження поточності й функціональності — необхідні передумови для такої чіткості й стабільності.

Якщо у вас є перелік тих, кому необхідно зателефонувати, тієї хвилини, коли поточними не будуть усі дзвінки в ньому, ваш мозок перестане довіряти системі й не отримає полегшення від психічної роботи нижчого рівня. Він змушений знову запам’ятовувати, опрацьовувати та нагадувати, а, як ви вже знаєте, він не вельми ефективно виконує цю роботу.

Все це означає, що ваша система не може бути статичною. Щоби підтримувати відповідний дієвий вибір, вона має постійно оновлюватися, відповідно запускаючи послідовну та правильну оцінку вашого життя і роботи в кількох площинах.

Ось два головні пункти, які слід розглянути:

• Що з усього цього ви переглядаєте і коли?

• Що і як часто вам треба робити, щоб упевнитися, що все це працює як послідовна система, яка достатньою мірою вивільняє вас для мислення й керування на вищому рівні?

Процес своєчасного перегляду сприятиме поліпшеному та упереджувальному новому мисленню на ключових ділянках вашого життя і роботи. Таке мислення виникає внаслідок цілеспрямованого зосередження і вдалих мозкових штурмів, що запускаються і посилюються послідовним переглядом списку дій і проектів.

Що і коли переглядати

Ваша особиста система і ваша робота мають будуватися таким чином, щоб ви могли бачити всі варіанти дій тоді, коли їх треба бачити. Це, звісно, просто здоровий глузд, проте мало кому вдається так організувати свою систему і підтримувати її функціональність на високому рівні.

Коли ви маєте час, слід принаймні глянути на список усіх телефонних дзвінків, зробити один з них, якщо це необхідно, або упевнитися, що з цим можна зачекати і заспокоїтися. Якщо ви плануєте розмову з вашим керівником чи партнером, перегляньте записи щодо теми бесіди, щоб використати час найефективніше. Збираючись забрати речі з хімчистки, перегляньте всі інші пункти категорії «відрядження», щоб ви могли щось зробити мимохідь.

Кілька секунд на день зазвичай достатньо для перегляду, оскільки ви дивитеся на чимало правильних речей у правильний час.

Люди часто питають мене: «Скільки часу ви витрачаєте на перегляд вашої системи?» Моя відповідь проста: «Стільки, скільки знадобиться для відчуття впевненості в тому, що я роблю». Насправді це дві секунди тут, три секунди там... Більшість людей не усвідомлює, що мої списки — у певному сенсі мій офіс. Так само, як у вас на робочому місці могли би бути стикери та лотки з документами, у мене для цього — списки наступних дій і календар. Якщо ви зібрали, опрацювали й організували свої справи, вам знадобиться лише кілька хвилин для щоденного перегляду нагадувань.

Мабуть, найчастіше ви переглядатимете ваш щоденний календар і щоденну папку «Фіксовані нагадування», якщо такою користуєтесь, аби осягнути «фронт робіт» й оцінити, що треба виконати. Перш за все необхідно знати час і місце всіх справ і зустрічей. Скажімо, якщо відомо, що у вас наради з восьмої ранку до шостої вечора в режимі нон-стоп, і заледве півгодинна перерва на обід, це допоможе вам ухвалити правильні рішення щодо будь-якої іншої діяльності.

Після того, як ви переглянули всі ваші зобов’язання, прив’язані до конкретного дня та часу, і зробили відповідні розпорядження, найчастіше наступним для перегляду буде список усіх дій, які ви могли би виконати в поточному контексті. Якщо ви в себе в офісі, зазирніть до списку дзвінків, дій за комп’ютером і загалом роботи в офісі. Це не обов’язково означає, що ви щось будете виконувати за цими списками; ви просто оціните їх на тлі вашого загального робочого процесу, щоб упевнитися, що ви найкращим чином обрали те, чим тепер зайнятися. Вам треба бути впевненим, що ви не проґавите чогось важливого.

Щиро кажучи, якщо ваш календар надійний і ваші списки дій є поточними, вони можуть бути єдиними речами в системі, з якими вам слід звірятися частіше, ніж раз на пару днів. Уже збігло чимало днів, коли не було необхідності заглядати до жодного з моїх списків, бо я зрозумів з поточного вказівника — мого календаря, що нічого іншого не зміг би того дня зробити.

Вам може знадобитися доступ до кожного з ваших списків у будь-який час. Коли ви і ваша друга половинка вивільняєтеся з-під робочого пресингу наприкінці дня і волієте впевнитися, що ви нічого не забули зі своїх обов’язків стосовно дому, сім’ї та особистого життя, ви захочете зазирнути до списку справ. Або якщо вашому керівникові терміново знадобиться обговорити з вами поточні справи, вам буде вельми корисно мати список проектів і список щоденних справ під рукою. Коли ви раптово отримуєте запрошення на дуже важливий діловий обід із потенційним клієнтом, як швидко ви зможете підготуватися до зустрічі й роздрукувати дані, потрібні для успішних перемовин?

Коригування вашої системи

Справжній секрет забезпечення надійності всієї організаційної системи полягає в регулярному вдосконаленні вашого мислення та вашої системи з віддаленішої перспективи. Однак це неможливо здійснити, якщо ваші списки занадто далекі від реальності. Вам не вдасться ошукати себе самого щодо цього: якщо ваша система застаріла, ваш мозок змушений наново виконувати роботу на нижчому рівні запам’ятовування.

Це, можливо, найскладніше завдання. Щойно ви спробували, як це — мати ясну голову та відчуття контролю над усім, що відбувається, — чи зможете ви чинити те, що треба, для підтримки цього робочого стандарту? Протягом багатьох років, коли я досліджував і втілював цю методологію з тисячами людей, вони довели мені, що чарівним ключиком до сталого розвитку процесу є щотижневий перегляд.

Якщо ви схожі на мене і на більшість інших людей, незалежно від ваших добрих намірів, світ рухатиметься у швидшому темпі, ніж ви. Здається, багатьом з нас властиве прагнення послідовно навантажувати себе більше, ніж ми здатні подужати. Ми забиваємо весь день зустрічами, після роботи з’являємося на заходах, де генеруємо ідеї та зобов’язання, з якими маємо щось чинити, і вплутуємося в заняття та проекти, покликані розкрутити наш творчий інтелект до космічних висот.

Ви завжди матимете більше можливостей, аніж ваша система щодня зможе їх потягнути.

Цей вихор активності показує, чому настільки цінний щотижневий перегляд. Він додає фіксацію, переоцінку та час на повторне опрацювання, щоб тримати вас у рівновазі. Просто немає жодної можливості здійснювати це необхідне перегрупування, поки ви намагаєтеся впоратися зі щоденною рутиною.

Щотижневий перегляд також загострить вашу інтуїтивну увагу до важливих проектів, коли ви маєте справу з потоком нової вхідної інформації та потенційними відволікаючими факторами впродовж тижня. Вам треба навчитися казати «ні» — швидше і частіше, щоб залишатися на плаву і в комфорті. Виділення окремого часу, протягом якого ви принаймні підніметеся до проектного рівня мислення, значно полегшить вам життя.

Просто кажучи, щотижневий перегляд — це все, що вам треба зробити, щоб знову звільнити свою голову і зорієнтуватися на пару тижнів наперед. Це кроки керування робочим процесом — фіксування, уточнення, організація та перегляд усіх ваших найважливіших зобов’язань, намірів і рішень — аж до моменту, коли ви можете чесно сказати: «Я тепер знаю абсолютно все про те, чого не роблю, але міг би робити, якби так вирішив».

З практичного погляду є вправа з трьох частин, яка може допомогти вам у цьому: ясність, актуальність, креативність. Досягнення ясності допоможе опрацювати всі ваші справи. Поточність забезпечить те, що всі ваші орієнтири і «дорожні карти» будуть переглянуті та відкориговані. Креативність з’являється певною мірою автоматично, коли ви досягаєте ясності й поточності, тоді ви природно генеруватимете перспективні ідеї, які додаватимуть цінності вашим думкам про роботу і життя.

Це початкова стадія збирання всіх «загублених кінців», що сформувалися протягом вашого ділового тижня. Це записи, які ведете на нарадах, рецепти й візитівки, нотатки зі шкіл, де навчаються ваші діти, і різна вхідна інформація, що мимохіть назбиралася в усіх дивних маленьких кишенях і місцях у вашому гаманці, портфелі, текстах у смартфоні, кишенях піджаку, на дверцятах гардеробної кімнати, на додаток до того, що зазвичай надходить вашими стандартними каналами інформації, на зразок скриньки вхідних повідомлень в електронній пошті та соцмережах.

Зберіть несистематизовані папери та матеріали. Позбирайте всі різноманітні аркушики паперу, візитівки, рецепти тощо, які позалазили до шпарин вашого робочого столу, одягу й аксесуарів. Покладіть усе це до вашого кошика для вхідної інформації, щоб згодом опрацювати.

Очистіть скриньки вхідних повідомлень. Перегляньте всі записи з нарад і різні карлючки на блокнотних аркушиках чи у ваших мобільних пристроях. Розгляньте і внесіть до списків усі пункти про дії, проекти, очікування, календарні заходи, пункти категорії «Колись/можливо» так, як ви вирішили. Познаходьте всі довідкові записи та матеріали. Звільніть усі папки для вхідних повідомлень, текстів і голосових повідомлень. Опрацюйте всі записи й ідеї, які стосуються взаємодії, проектів, нових ініціатив і вхідної інформації, що надійшла від моменту останнього отримання даних, викидаючи непотрібне.

Очистіть свою голову. Запишіть (у відповідних категоріях) усі нові проекти, дієві пункти, очікування, пункти «Колись/можливо» і все інше, що ви ще не зафіксували.

Вам треба «підтягти ар’єргард» і викинути застарілі нагадування з вашої системи, зробивши ваші активні списки актуальними та повними. Ось кроки в цьому напрямку:

Перегляньте список «Нові дії». Відзначте вже завершені дії. Перегляньте і запишіть нагадування про подальші кроки. Багато разів я рухався так швидко, що не мав можливості позначити завершені пункти в моєму списку, не кажучи вже про те, щоб обміркувати подальші дії. Настав час це зробити.

Перегляньте попередні списки дій. Перегляньте детально записи за останні два чи три тижні стосовно залишених або термінових пунктів, довідкової інформації тощо і переведіть ці дані до активної системи. З’єднайте кожен момент на зразок «О! Це нагадало мені про...» з відповідними діями. Ви, ймовірно, помітите зустрічі та заходи, на яких побували і які підказують, що далі чинити зі змістом нотаток. Помістіть ваш вичерпаний список до архіву так, щоб нічого не загубилося.

Перегляньте списки запланованого. Подивіться на подальші календарні дати (на тривалі та короткі терміни). Зафіксуйте дії стосовно проектів і приготувань, потрібних для запланованих заходів. Ваш календар — один з найкращих контрольних списків для регулярного перегляду; він відвертає ризик «стресу останньої хвилини» та запускає принагідне креативне мислення.[30] Заплановані подорожі, конференції, наради, свята тощо слід перетворити на проекти і додати до ваших списків «Проекти» та «Наступні дії», якщо це ситуації, які ви вже маєте «на радарі», але ще не контролюєте автоматично.

Перегляньте список «Очікування». Вам потрібні додаткові дані? Треба надіслати електронного листа, щоб дізнатися про стан справ? Слід додати пункт до чийогось порядку денного, щоби скоригувати перед розмовою з ним/нею? Запишіть усі нові дії та перевірте всі вже зафіксовані.

Перегляньте списки «Проекти» та «Великі очікування». Оцініть почергово стан проектів, цілей та очікувань, переконуючись, що принаймні одна початкова поточна дія в кожному випадку є у вашій системі. Прогляньте всі активні та доречні проектні плани, матеріали для підтримки та будь-які інші, необхідні для робочого процесу і покликані запустити нові дії, завершення, очікування тощо.

Перегляньте всі актуальні контрольні списки. Є іще щось, що ви не зробили з того, що маєте чи бажаєте здійснити, враховуючи ваші різноманітні заняття, зацікавлення та обов’язки?

Ця методологія має на меті не лише завершення розпочатої роботи та вихід на результат. Звісно, це дуже важливі чинники для ясності й зосередженості. Однак початковий поштовх для моїх досліджень у цій галузі створює простір для прискорення й уможливлення нового, креативного і цінного мислення та керування. На це вам не потрібно витрачати багато енергії, якщо ви вже зайшли так далеко у втіленні нашої методології. Ми від природи креативні істоти, створені для того, щоб жити, рости, самовиражатися та розповсюджуватися. Суть не в тому, щоби бути креативним, а в тому, щоб знищити перепони для природного потоку нашої творчої енергії. Практично це про те, як зібрати ваші дії докупи, дати змогу випадковим ідеям розвиватися, фіксувати їх та користуватися їхньою вартістю. Якщо ви в процесі читання та застосування будь-якої з цих технік вигукували щось на зразок «Ага! Це точно як...» чи «Хм, я гадаю, що мені треба...», оскільки перевели своє мислення у формат зовнішнього й обдумали його, — ви вже демонструєте природність цього процесу.

Імовірно, вже ні на чому не варто зосереджуватись у цьому плані, оскільки більша частина вашого творчого мислення інтегрована в цей процес. Однак є кілька додаткових пускових механізмів для завершення процесу, які можуть видатися цінними.

Перегляньте список «Колись/можливо». Перевірте, чи є якісь проекти, які стали цікавішими чи ціннішими, і переведіть їх до списку «Проекти». Видаліть ті з них, що залишались у списку значно довше, ніж потрібно, бо світ і ваші інтереси достатньо змінилися для того, щоб вивести їх з вашого поля зору. Додайте до списку всі нові ідеї, про які ви тільки почали думати.

Будьте творчим і сміливим. Є у вас якісь нові ідеї — чудові, легковажні, креативні, ті, що наштовхують на обдумування, ризиковані, які можете зафіксувати і додати до вашої системи, або «зовнішнього мозку»?

Цей процес перегляду — вияв здорового глузду, але небагато з нас здійснюють його так добре чи послідовно, як могли би, тобто так регулярно, як необхідно для того, щоб зберігати ясний розум і відчуття спокійного контролю. Напевне, обшир цього списку відлякує вас, особливо якщо ви ще не структурували і належно не насичували вашу персональну систему поточними та повними даними. І навіть якщо у вас пристойний самоконтроль, враховуючи тиск і виклики вашого щоденного світу, рідко вдається легко і просто реалізувати таке обдумування чи переоцінку.

Щотижневий перегляд настільки важливий, що вам слід виробити нові корисні звички, сформувати оточення та засоби для його підтримки. Якщо ваша зона комфорту облаштована для спокійного контролю, для якого створено описану систему вирішення справ, уже не варто силоміць змушувати себе до перегляду — вам доведеться це виконувати, просто щоб дотримувати особистих стандартів.

До того моменту робіть те, що вважаєте за потрібне, щоб раз на тиждень на пару годин відходити від щоденної рутини — не для того, щоб випасти з процесу, а щоб піднятися принаймні на лінію горизонту всіх ваших проектів, осягнути їхній стан і підтягнутися з усім, що стосується речей, які потребують вашої уваги.

Якщо ви маєте таку розкіш, як офіс чи робоче місце, порівняно ізольоване від людей і щоденної взаємодії з ними, а також те, що хоч віддалено нагадує типовий п’ятиденний робочий тиждень, я би радив зарезервувати дві години одразу по обіді останнього робочого дня для тижневого перегляду. Ось чому це ідеальний час:

• Події тижня все ще доволі свіжі, щоб ви могли здійснити повний аналіз («Так, треба обов’язково ще до неї звернутися щодо...»).

• Якщо ви (а так буває завжди) виявите дії, для виконання яких вам необхідно дещо з’ясувати у колег, ви ще маєте для цього час.

• Чудово, якщо ви можете навести порядок у голові, щоб ніщо вам не заважало відпочивати на вихідних.

Однак ви можете бути людиною, в якої немає звичайних вихідних. Я, наприклад, частенько на вихідних стільки ж працюю, скільки і в будні. Але я маю розкіш (?) здійснювати часті й тривалі подорожі літаками, які надають ідеальну можливість зосередитися. Багато людей пристосували свої звички щотижневого перегляду до власного стилю життя, проводячи час, приміром, в улюбленій кав’ярні кожного суботнього ранку або на задньому ряді у церкві під час хорових занять своєї доньки в неділю.

Незалежно від вашого стилю життя ви потребуєте щотижневого ритуалу перегрупування. У вас навіть, можливо, вже є щось таке (чи подібне). Якщо так, додайте до цієї звички корисний процес перегляду з висоти, з перспективи.

Люди, яким найважче знайти час на такий перегляд, — це ті, в кого постійна робота на замовлення і домашнє оточення, відтак в їхній робочий графік неможливо вбудувати час і місце для перегрупування. З мого досвіду: від найбільшого стресу потерпають фахівці, чия продуктивність на роботі має критичне значення (наприклад, біржові трейдери високого рівня та керівники), відтак вони повертаються додому, де їх чекають двійко діток років по десять і друга половинка, яка теж мала важкий день на роботі. Деякі з цих працівників, на щастя, добираються додому годину залізницею і можуть трішки відпочити.

Якщо ви себе впізнаєте в цій картинці, вашим найважливішим завданням буде налаштувати послідовний процес перегрупування, коли ви залишаєтеся наодинці. Вам потрібно або залишатися на кілька годин на роботі ввечері у п’ятницю, або знаходити собі вдома спокійне, придатне для праці місце і необхідний час.

Час на перегляд для керівника. Я вчив багатьох керівників виділяти дві години в їхньому графіку наприкінці робочого тижня. Найбільшою проблемою для них було врівноважити якісне мислення і час на перегляд термінових вимог дуже важливих взаємодій. Це вельми серйозний виклик. Однак найстарші та найкмітливіші з них знають ціну пожертви нібито терміновим задля справді суттєвого, і вони створюють собі острівці часу для певної версії такого процесу.

Найкращі ідеї стосовно вашої роботи не з’являться у вас, поки ви працюєте.

Один з наших клієнтів, директор з розвитку в одній з найбільших компаній світу, висловив думку, що вбудовування якісного часу для перегляду та перегрупування з метою підвищення довіри до системи ухвалення інтуїтивних рішень дуже важливе і водночас завважив, що такого часу страшенно бракує у найвищих ешелонах його організації.

Навіть керівники, які послідовно передбачають місце для рефлексії, часто відводять лише дещицю часу на звичайний процес перегляду та фіксації на рівні проектів. Поміж безперервними нарадами і прогулянками наприкінці дня біля ставка з золотими рибками з келихом вина має бути час на перегляд з дещо вищого рівня, потрібний для робочого контролю та зосередженості. Якщо ви гадаєте, що всі ваші відкриті виробничі процеси повністю визначені, з’ясовані, оцінені та перетворені на дії, ви, найімовірніше, себе обманюєте.

Перегляд «масштабних картин»

Так, у певний момент ви маєте з’ясувати масштабні очікування, довгочасні цілі, бачення та принципи, які вами керують, перевірити і розставити по поличках ваші рішення.

Які ваші ключові цілі та прагнення в роботі? Чого ви бажаєте досягти за рік чи три віднині? Як просувається ваша кар’єра? Чи влаштовує вас ваш стиль життя? Чи робите ви те, що справді волієте чи маєте робити, якщо глянути з глибшої та довшої перспективи?

Точна мета цієї книжки — не спонукати вас мислити на рівнях 3-5. Змусити вас діяти з вищої перспективи є її прихованою метою, а саме — допомогти вам сформувати такий стиль життя, який би більше відповідав вашим вимогам і краще узгоджувався з вашою місією. Коли ви підвищуєте швидкість і спритність, з якою прояснюєте основну ділянку діяльності та рівень першого горизонту вашого життя і роботи, не забувайте за потреби навідуватися до інших рівнів, щоб ваша голова лишалася вільною.

Спроби створити цілі, перш ніж ви будете впевнені, що ви контролюєте своє щоденне життя, можуть знизити вашу енергію та мотивацію, а не підвищити їх.

Лише ви знаєте, як часто вам слід влаштовувати такий широкий перегляд. Принцип, який мені хотілося би підкреслити за таких обставин, звучить так, як описано у наступних абзацах.

Треба переоцінювати ваше життя і роботу з правильної перспективи, ухвалюючи правильні рішення, через правильні інтервали часу, щоби справді бути чесним із самим собою. Це довічне спонукання і зобов’язання перед собою, незалежно від того, наскільки ваша доля буває непростою, а наміри — недосконалими.

За довгі роки я відкрив, з власного досвіду і завдяки участі в житті безлічі людей, що врешті-решт закладення фундаменту та налагодження контролю над світськими аспектами життя надає великі можливості природної наснаги щодо справ вищого рівня. Наші глибокі мотиви та схильності — причина того, що ми вплутуємось у складнощі та обов’язки, які часто бентежать і приголомшують. У вас було глибоке бажання мати дітей; тепер вони у вас є, і кожен з них — справа життя на найближчих двадцять років. Ви мусили виявити креативність і виробити впізнаваний у світі (і монетизований) товар; відтак ви побудували бізнес чи висококласну кар’єру, і тепер ви тонете у справах, яких значно більше, ніж можете впоратися. Можливо, вам не потрібні зараз нові цілі — натомість необхідний комфорт із тими, які ви вже актуалізували, і впевненість у тому, що можете якісно досягти нових.

Ми завжди можемо скористатися свіжим поглядом на наші вподобання, цінності, прагнення. Але ви опиратиметесь цьому діалогу з самим собою, якщо думаєте, що недостатньо добре керуєте світом, який для себе створили! Скільки часу потрібно, щоб змінити мету чи картинку того, чого ви бажаєте? Небагато, якщо взагалі він потрібен. Скільки часу необхідно для впевненості в тому, що ви можете досягти результатів, яких прагнете? За моїм досвідом, треба принаймні два роки застосування й узвичаєння цієї методології, щоб вийти на такий рівень упевненості в собі. Це не погана новина — це просто новина. Добра новина полягає в тому, що кращий контроль над світським і технічним рівнями вашого життя й роботи почне налагоджуватися негайно, як тільки ви започаткуєте застосування цих найкращих практик, і він,[31]

Сам світ ніколи не буває приголомшеним чи збентеженим — тільки ми такими буваємо, відповідно до того, як ми з ним взаємодіємо.

Коли настає ваш робочий день, як ви вирішуєте, що чинити кожного конкретного моменту?

Завжди довіряйте своїй інтуїції. Однак можна багато зробити для того, щоб підвищити цю довіру.

Як я вже казав, моя проста відповідь така: довіряйте своєму серцю. Чи своєму духові. Чи, якщо у вас алергія на такі слова, спробуйте таке: вашому нутру, своїй «п’ятій точці», вашій печінці, інтуїції — усьому, що працює на вас як орієнтир, який змушує відійти на крок і звернутися до того, що вважаєте джерелом вашої внутрішньої мудрості. Якщо ви коли-небудь робили продуманий вибір на противагу вибору незважених поспішних рішень, ви знаєте, про що я кажу.

Це не означає, що ви пускаєте своє життя на всі вітри. Я, власне, сам подолав цей шлях в певний момент мого життя, і можу підтвердити, що уроки були цінними, якщо не конче обов’язковими.[32]

Як зазначалося в розд. 2, я знайшов три пріоритетні схеми, надзвичайно корисні в контексті дій щодо ухвалення рішень:

• модель з чотирма критеріями вибору дій у певний момент;

• потрійна модель для оцінки щоденної роботи;

• шестирівнева модель для перегляду роботи.

Буває, ці позиції показують у переверненому ієрархічному порядку — це зворотний вигляд типової ієрархічної стратегічної перспективи. Щоб дотримати специфіки методології вирішення справ, я вважаю за корисне все-таки працювати знизу догори, почавши з найбільш приземлених рівнів.

Модель з чотирма критеріями вибору дій у певний момент

Пам’ятайте, що ви вибираєте дії, і ваш вибір ґрунтується на цих чотирьох критеріях, за таким порядком:

• Контекст

• Наявний час

• Наявна енергія

• Пріоритети

Давайте перевіримо кожен з них щодо того, як вам найкраще структурувати ваші системи та поведінку, щоб скористатися їхньою динамікою.

У будь-який момент часу найперше, про що слід подумати: що ви могли би зробити, де перебуваєте і які маєте засоби для дії. Є у вас телефон? Маєте доступ до людини, з якою вам треба переговорити віч-на-віч стосовно трьох пунктів у порядку денному? Чи ви зараз у крамниці, де вам потрібно щось придбати? Якщо ви не можете виконати дію, бо перебуваєте не в тому місці чи не маєте необхідних засобів, не хвилюйтеся.

Як я уже зазначав, часто корисно організувати ваші нагадування про дії за контекстом — дзвінки, вдома, за комп’ютером, відрядження, порядок денний для Джо, порядок денний для наради персоналу і т. д. Оскільки контекст — перший критерій, який вступає в гру для найкращого вибору дій, списки дій за контекстом запобігають непотрібній переоцінці у визначенні того, що чинити. Якщо у вас є жмут справ в одному списку, але ви не можете впоратися з багатьма з них в одному контексті, то змушуєте себе постійно переосмислювати їх усі.

Якщо ви прибули для зустрічі з клієнткою в її офіс, але з’ясувалося, що зустріч відкладається на п’ятнадцять хвилин, ви захочете зазирнути у ваш список «Дзвінки», щоб зателефонувати і використати час продуктивно. Ваші списки дій мають бути доступними, виходячи з того, що ви могли би зреалізувати у будь-який момент.

Друга реальна перевага випливає з організаційних нагадувань про справи за відповідним контекстом: саме по собі це змушує вас до дуже важливого визначення з наступною фізичною дією у ваших справах. Усі мої списки дій створені в такий спосіб, тому мені треба ухвалювати рішення лише про найближчу фізичну дію перед тим, як знатиму, до якого списку її відправити. (Це щось, для чого потрібен комп’ютер? Телефон? Треба зайти в крамницю? Слід поговорити з моєю дружиною?) Люди, які складають список дій на зразок «різне», що не розташований за контекстом, часто зісковзують до наступного вибору дій.

Я заохочую людей, з якими працюю, структурувати категорії їхніх списків одразу, коли вони ще опрацьовують вхідну інформацію, оскільки це автоматично наближає їхні проекти до реальних дій, які треба виконати, щоби проект рухався.

Коли ви почнете втілювати цю методологію послідовно, то завжди знаходитимете винахідницькі шляхи пристосування власних контекстуальних категорій до вашої ситуації. Попри те, що сортування за засобами чи фізичним розташуванням є найпоширенішим, часто трапляються інші унікальні та корисні способи фільтрування нагадувань.

Перед тим як вирушити в тривалу подорож, я створюю список «Перед дорогою» — тимчасову категорію, куди вношу все те з усіх моїх списків дій, що необхідно встигнути до від’їзду. І це єдиний список, який мені слід переглядати, поки справи не будуть завершені. Інколи накопичувалося багато наступних дій, які вимагали від мене режиму «креативного письма»; хоча ці дії входили до категорії «За комп’ютером», вони потребували іншого часу та настрою, ніж решта речей, які необхідно виконувати за комп’ютером. Я почувався значно комфортніше та впевненіше, коли переводив фокус на внесення їх до іншого списку дій — «Творче письмо». Тепер я розділяю мої дії за комп’ютером на ті, для яких не потрібен інтернет-зв’язок, і ті, для яких він необхідний, чи просто на перегляд сторінок у мережі (в пошуках розваг або цікавих речей).

Протягом багатьох років я бачив людей, які ефективно використовують категорії на зразок «Без мозку» (для простих дій, що не потребують розумових зусиль) та «Менше п’яти хвилин» (для «швидких перемог»). Інколи людям зручніше сортувати свої нагадування відповідно до сегментів у їхньому житті чи роботі — «Фінансове», «Родина», «Адміністративне» тощо. Нещодавно одна жінка поділилася зі мною перевагами, які вона знайшла в категоризації дій за раптовим емоційним поривом — послуга іншим, життєва стабільність, турбота про добробут і т. д. Не існує «правильного» способу структурування ваших списків наступних дій, окрім того, який найкраще працює на вас, і ця частина вашої системи змінюватиметься разом із вашим життям.[33]

Якщо ви в цьому процесі новачок, вказані деталі та відмінності можуть здаватися зайвими. Просто не забувайте, що коли ви почнете визначати всі дії, необхідні для виконання ваших зобов’язань у житті й на роботі, їх, імовірно, набереться більше сотні. В тому, щоб реально втілити принцип ефективного «зовнішнього мозку» й отримати дивовижні результати, незмірно допоможе керування на першому рівні вашої роботи із цим ступенем складності.

Другий чинник у виборі дії — це те, скільки часу маєте на неї перед тим, як візьметеся за іншу роботу. Якщо ваша зустріч починається за десять хвилин, ви, найвірогідніше, оберете іншу дію для негайного виконання, ніж якби мали дві вільних години.

Вочевидь добре знати, скільки часу у вас є (ось користь від доступного календаря та годинника). Використовуваний протягом усього життя набір нагадувань про дії надасть вам максимум інформації про те, що треба робити, і значно полегшить упорядкування дій відповідно до тих часових вікон, які ви маєте. Інакше кажучи, якщо у вас є десять хвилин до початку зустрічі, знайдіть дію, яку можете виконати за п’ять хвилин. Якщо у ваших списках тільки великі та важливі справи, ви ні з чим не впораєтеся за десять хвилин — особливо коли у вас немає нагадувань про наступні дії. Якщо в будь-якому разі вам доведеться виконувати ті менш масштабні дії, найпродуктивніший спосіб — використовувати маленькі «вікна» «випадкового часу», які трапляються протягом дня.

Часто буває, що ви, не підіймаючи голови, інтенсивно розумово працюєте впродовж кількох годин, відтак бажали б перемістити фокус й отримати трохи «легких перемог». Тоді добре було б зазирнути до вашого списку справ і пошукати те, що можна завершити легко та швидко. Змінити зарезервоване місце в ресторані, зателефонувати другові та привітати його з днем народження, замовити корм для пташок чи просто перейти поряд в аптеку чи до крамниці і придбати там щось зі списку «Відрядження».

Хоч інколи ви можете підвищити рівень своєї енергії, змінивши контекст і перевівши фокус, однак це можливо лише в певних рамках. Кінець дня, витрачений на складання плану й кошторису, — не найкращий час, щоб телефонувати потенційному клієнтові, розробляти стратегії ревізії чи обговорювати нове й делікатне питання з вашою другою половинкою. Можливо, краще зателефонувати в аеропорт, щоб поміняти квиток, опрацювати частину квитанцій про витрати, вийти на внутрішнє подвір’я і помилуватися призахідним сонцем, погортати фаховий журнал чи просто почистити шухляду робочого стола.

Так само, як доступність усіх варіантів ваших наступних дій дає вам переваги користуватися всіма часовими «вікнами», володіння інформацією про все, що вам знадобиться для роботи в певний момент, уможливить узгодження продуктивної діяльності з вашою життєвою енергією.

Я раджу мати перелік справ, з якими необхідно впоратися і які потребують мінімуму розумової чи творчої енергії. Коли ви втомлені — виконуйте такі завдання. Випадкове читання (журнали, статті, каталоги, перегляд мережі), запис контактних даних, вилучення зайвих файлів і зарядка степлера скобами — міріади речей, яких вам не уникнути.

Це одна з найкращих причин мати у вашій персональній системі дуже чіткі межі: тоді легше продовжувати продуктивно працювати, коли ви не повністю у формі. Якщо ви у низькоенергетичному режимі та ваші матеріали для читання розпорошені, рецепти розкидані по всьому будинку, система картотек у безладі і вхідна інформація не допомагає працювати, здається, ви надто завантажені, щоб знайти і виконати завдання, тож ви просто нічого не робите, і тоді стає ще гірше. Один з найкращих способів посилити енергію — закрити деякі з ваших відкритих виробничих циклів. Тому завжди переконуйтеся, що у вас під рукою є такі цикли, які можна легко закрити.[34]

Немає причин бути низькопродуктивним навіть тоді, коли ви не в найкращій формі.

Ці перші три критерії вибору дії (контекст, час і сили) зумовлюють потребу в повній системі нагадувань про наступні дії. Здебільшого ви не працюватимете в режимі, який уможливлює цей різновид координованого та організованого мислення; потрібно, щоб це уже було зроблено. Якщо це так, ви зможете значно більше працювати «у своїй зоні» й обирати з розмежованих дій те, що годиться для конкретної ситуації.

Враховуючи контекст, в якому ви працюєте, і час та зусилля, очевидним наступним критерієм для вибору дії є відносний пріоритет: «Який з усіх моїх варіантів зараз мені найважливіше реалізувати?»

«Як мені визначитися з пріоритетами?» — це питання я часто чую від людей. Воно випливає з їхнього досвіду, коли вони мають бльше справ, аніж можуть нормально виконати. Вони знають, що треба робити важкий вибір, а з деякими речами взагалі не вдасться впоратися.

Неможливо бути впевненим у вашому виборі, якщо ви не знаєте точно, чим є ваша робота.

Наприкінці дня, щоб бути спокійним щодо завдань, які ви не виконали, треба ухвалити деякі свідомі рішення стосовно ваших обов’язків, цілей і цінностей. Цей процес завжди передбачає складну взаємодію цілей, цінностей і напрямків діяльності організацій та важливих людей у вашому житті із значущістю цих стосунків для вас. Цей критерій зумовлений використанням шестирівневої моделі зобов’язань, яку я описав і невдовзі розроблю.

Потрійна модель оцінки щоденної роботи

Визначення пріоритетів передбачає, що деякі речі будуть важливішими за інші, але важливішими стосовно чого? Стосовно вашої роботи, тобто завдань, які ви призначили собі самі та які вам призначили інші. Це момент, коли треба залучити в процесі мислення такі дві структури. Вони торкаються визначення вашої роботи. Пам’ятаймо, що хоча багато з цієї методології стосується сфери вашої фахової діяльності, я вживаю слово «робота» в широкому сенсі, позначаючи ним усе, про що вам слід подбати, — як в особистому плані, так і в професійному.

У наші дні щоденний робочий процес становить порівняно новий різновид діяльності для більшості фахівців, щось, що легше зрозуміти, якщо ми спробуємо побудувати найпродуктивніші системи. Як я раніше вже пояснював, протягом робочого дня ви зосередитеся на одному з трьох типів діяльності:

• Виконання наперед визначених завдань

• Виконання роботи, яка щойно виникла

• Визначення обсягу роботи

Ви можете виконувати завдання з ваших списків дій, вирішувати справи за порядком надходження чи опрацьовувати вхідну інформацію, щоб визначити, як діяти стосовно неї, одразу чи пізніше, із ваших переліків.

Часто легше взятися за термінові миттєві виклики, ніж мати справу зі вхідною інформацією, електронною поштою та рештою відкритих виробничих циклів.

У цьому є здоровий глузд. Але багато людей легко тонуть у діяльності другого типу — пораються з незапланованими та неочікуваними справами і випускають з поля зору решту два типи, собі ж на шкоду.

Скажімо, зараз 10:26 ранку, понеділок, і ви у своєму офісі. Ви щойно закінчили півгодинну неочікувану телефонну бесіду з потенційним клієнтом. У вас тепер три сторінки записів за мотивами тієї бесіди. Об одинадцятій призначено нараду з вашим штатним персоналом, це десь за півгодини. Ви вчора пізно повернулися — гостювали у батьків вашої другої половинки — і все ще вкрай роздратовані розмовою з тестем. Ваш помічник щойно поклав вам на стіл дві отримані експрес-поштою міжнародні посилки і, крім того, йому слід поговорити з вами про три термінові запити на зустрічі, щодо яких він не відає ваших планів. За два дні у вас велике засідання зі стратегічного планування, для якого вам ще треба сформулювати ідеї. Цього ранку дорогою на роботу у вашій машині спрацював індикатор рівня мастила. І ваша менеджер натякнула вам, коли ви зненацька зустрілися у вестибюлі, що воліла б дізнатися про ваші думки стосовно електронного листа, якого вона вам надіслала минулого вечора, до наради, що відбудеться сьогодні о третій по обіді.

Чи налаштовані ваші системи на максимально ефективну роботу з цією реальністю — о 10:26 ранку? Якщо ви тримаєте все в голові та намагаєтеся зафіксувати у ваших списках тільки «найважливіше», думаю, відповідь буде «ні».

Я помітив, що люди почуваються зручніше, коли вирішують неочікувані справи та розв’язують кризові ситуації, аніж коли налагоджують контроль над опрацюванням, організацією, переглядом та оцінкою тієї частини їхньої роботи, яка не настільки самоочевидна. Легко спокуситися робочим режимом «я зайнятий» і «це терміново», особливо коли у вас багато неопрацьованої та порівняно неконтрольованої роботи на столі, в електронній пошті та в голові.

У реальності багато чого в нашому житті і роботі справді виникає якоїсь миті, і часто стає пріоритетом саме тоді. Це справедливо для більшості фахівців (і для батьків маленьких дітей!): специфіка їхньої діяльності потребує, щоб вони негайно бралися за нові завдання, які виникають у багатьох формах. Наприклад, вам треба приділити увагу вашому керівникові, коли він з’являється і просить кілька хвилин вашого часу. І у вас є питання від генерального директора, що раптом переважує решту справ, з якими ви планували впоратися сьогодні. Ви дізнаєтеся про серйозну проблему з виконанням замовлення головного споживача, і вам треба це одразу з’ясувати. Або ваше немовля починає серйозно кашляти і слід подумати про педіатра.

Це все зрозумілі приклади. Але тривога посилюється, коли інші дії з вашого списку не переглядаються та не узгоджуються вами чи між вами і рештою тих осіб, з якими взаємодієте. Постійне жертвування тим, чого ви не виконуєте із внесеного до своїх списків, можна терпіти лише тоді, коли ви знаєте, що саме ви не виконуєте. Це потребує регулярного опрацювання вашої вхідної інформації (визначення обсягу завдань) і послідовного перегляду повних списків усієї вашої наперед розпланованої роботи.

Якщо ви беретеся за справи, які щойно з’явилися, замість того, щоб займатися заздалегідь визначеними, — і це є свідомим вибором, зумовленим необхідністю, — ви граєте в цій грі так ефективно, як можете. Однак у більшості людей є великий простір, щоби вдосконалюватись у проясненні, керуванні та перегруповуванні загального переліку їхніх проектів і дій. Якщо ви потрапили в пастку терміновості, без упевненості в тому, чого ви не робите, результатом будуть розчарування і тривога. Дуже часто стреси та зниження ефективності спричинені сюрпризами. Якщо ви знаєте, що ви робите і чого не робите, сюрпризи — просто ще одна можливість стати гнучкішим, креативнішим, щоб і надалі перемагати.

Не буває вимушених перерв це пише кепсько керована вхідна інформація.

Ще одна причина, чому люди вважають неочікувані вимоги чи запити негативом, — вони не довіряють власним системам і не послуговуються «закладкою» на кожній дії, яку слід результативно виконати, чи на роботі, що сфокусувала увагу в конкретний момент. Вони знають, що їм треба щось чинити із новим завданням, яке щойно виникло, але не вірять, що простий запис у переліку вхідної інформації забезпечить його виконання до необхідного терміну. Тому вони припиняють свою попередню роботу і негайно беруться за іншу, яку щойно від них зажадали, нарікаючи на непередбачену перерву та зруйновані плани. Не буває вимушених перерв, щоправда, бувають лише погано керовані випадки.

На додачу: коли вхідну інформацію та списки дій довго ігнорують, речі, які в них містяться, мають тенденцію спонтанно виринати на поверхню як термінові, додаючи більше неочікуваної «роботи-як-вона-є», що роздмухує вогонь.

Багато людей використовують невідворотність майже нескінченного потоку негайної очевидної роботи як спосіб уникнути відповідальності за визначення та керування загальним переліком завдань. Легко спокуситися не дуже важливими справами, які під рукою, особливо якщо ваша вхідна інформація та самоорганізація поза контролем. Вельми часто політика ухиляння є приводом для втечі від аморфної купи справ.

Ось коли потреба у методології вирішення справ справді дається взнаки. Більшість людей виросли у світі, де визначення меж роботи й керування великою кількість відкритих виробничих процесів не вимагалося. Але коли у вас розвинені навички швидкого опрацювання вхідної інформації у чітко визначеній системі, значно легше довіряти своїм судженням: що треба виконати, що варто припинити і що робити замість цього.

На рівні майстра ви можете змінюватися блискавично та рухатися вперед і назад. Коли ви опрацьовуєте вхідну інформацію, наприклад, ваш помічник повідомляє про ситуацію, яка потребує негайної уваги. Без проблем — ваша вхідна інформація й електронна пошта при вас, ви все опрацьовуєте скоординовано, готові за можливості повернутися до них знову. Поки ви розмовляєте по телефону, ви можете переглядати ваші списки дій і планувати, на чому сконцентруєте зусилля після завершення розмови. Коли ваша дитина повзає по вітальні і ви налаштовані відповідати на будь-яку несподіванку, можете займатися простим пошуком у мережі з вашого списку «За комп’ютером». Коли ви очікуєте початку наради, можете проглядати матеріали для читання та перегляду, які ви з собою прихопили. І коли неочікувана розмова з вашим керівником скорочує час, який у вас залишився до наступної наради, до дванадцяти хвилин, можете легко і з перевагою скористатися цим «вікном».

Із цих видів діяльності можна виконувати тільки один за раз. Якщо ви зупинилися поговорити з кимось у його/її кабінеті, ви не опрацьовуєте ваші списки або інформацію щодо нових справ. Найважливіше — бути впевненим у тому, чим вирішив займатися.

Тож як ви ухвалюєте рішення? Це знову ж таки актуалізує інтуїтивні судження — наскільки важливою є неочікувана робота на тлі решти завдань? Як довго ви можете залишати вашу вхідну інформацію неопрацьованою і всі ваші справи не переглянутими, і при цьому вірити, що ви правильно вирішили стосовно того, що треба чинити?

Люди часто скаржаться: раптові перерви заважають їм виконувати їхню роботу. Але таких перерв у житті неможливо уникнути. Коли ви стаєте досконалим в урегулюванні нових справ і достатньо організованим, щоб використовувати неочікувані часові «вікна», ви можете швидко переходити від одного завдання до іншого. Ви можете опрацьовувати електронні листи, поки очікуєте в конференц-залі. Вчені довели, що виконання багатьох завдань одночасно насправді не буває, тобто ви не можете свідомо зосередити увагу більш як на одній справі за раз; а якщо все-таки намагаєтеся, це вас серйозно збиває з пантелику.

Виконуйте неочікувану роботу, коли вона з’являється, не тому, що це шлях меншого опору, а тому, що це допоможе згодом сконцентруватися на решті справ.

Якщо ви все тримаєте в голові, ви весь час будете страждати від спроб впоратися з багатьма завданнями, що психологічно неможливо і в багатьох людей спричинює стрес. Однак якщо ви оволоділи практикою тимчасового «паркування» незавершених справ, ваша увага може чітко змінювати фокус від однієї справи до іншої з майстерністю фехтувальника, який б’ється з чотирма супротивниками водночас, але насправді просто швидко перемикає увагу.

Хоч як би там було, навіть якщо у вас «чорний пояс» у фіксуванні та позначенні того, що відбувається, все одно треба навчитися робити швидкий і правильний вибір із багатьох завдань, щоб зберігати здорову рівновагу вашого робочого процесу. Ваш вибір слід узгоджувати з власним усвідомленням специфіки та цілей вашої роботи.

Здатність правильно реагувати на несподіванки — це ваша перевага в конкурентній боротьбі та ключ до здорової психіки і сталого розвитку в межах обраного стилю життя. Але в певні моменти, якщо ви не підтягуєте справи і не тримаєте їх під контролем, виконання лише наявної роботи підриватиме вашу ефективність. І нарешті: для того, щоб знати, чи слід вам призупинити те, чим ви наразі займаєтеся, і робити щось інше, вам треба мати гарне відчуття всіх ваших ролей і їхнього поєднання у ширшому контексті. Єдиний спосіб досягти цього — адекватно оцінювати ваше життя і роботу на багатьох рівнях.

Шестирівнева модель перегляду вашої роботи

Шість рівнів роботи, як ми бачили у розд. 2, можна розглядати з висоти, як поверхи в будівлі:

• Рівень 5: життя

• Рівень 4: довгочасні перспективи

• Рівень 3: цілі на один-два роки

• Рівень 2: сегменти уваги та відповідальності

• Рівень 1: поточні проекти

• Рівень: поточні дії

Є сенс у тому, щоб кожен з цих рівнів доповнював ті, що над ним, і об’єднувався з ними. Інакше кажучи, ваші пріоритети слід розташувати ієрархічно згори донизу. Зрештою, якщо вам треба комусь зателефонувати, але це розходиться з вашими життєвими цілями чи цінностями, ви, задля згоди з самим собою, не зателефонуєте. Якщо структура вашої роботи не сприяє тим результатам, на які ви прагнули вийти за рік, вам варто переосмислити те, як ви структурували ваші сегменти уваги та ролі.

Давайте поглянемо на перший наведений приклад знизу догори. Ви маєте зателефонувати (дія) стосовно справи, над якою працюєте (проект) і яка покликана підвищити рівень продажів (підзвітність). Конкретно ця справа дала б вам можливість піднятися у сфері продажів (робоча мета) завдяки новому ринку, на який ваша компанія воліє проникнути (бачення організації). А це своєю чергою наблизить вас до того, чого ви прагнете — і в роботі, і в житті.

Або по-іншому: ви вирішили бути власним керівником і відкрити якісь із ваших унікальних переваг і талантів у певній галузі, співзвучній вам (життя). Тож ви створюєте бізнес для себе (бачення), з короткочасними ключовими технічними завданнями (робоча мета). Це додає вам важливі ролі, які ви маєте виконувати задля просування бізнесу (підзвітність), із безпосередніми результатами для досягнення (проекти). По кожному з цих проектів у вас будуть справи, з якими потрібно впоратися за тим порядком, в якому ви можете їх просувати (наступні дії).

Найбільш здоровий підхід, що дає спокійний контроль і натхненну продуктивність, — керувати всіма рівнями у збалансованому стилі. На кожному з цих рівнів важливо якомога краще визначати всі відкриті виробничі процеси, всі незавершеності і всі зобов’язання, які у вас є прямо зараз. Усі вони з’явилися, свідомо чи ні, із бажань, рухів і тиску на цих численних рівнях усередині вас. Без прийняття та об’єктивної оцінки реальності і впевненості, що ви можете керувати тим, що створили, завжди важко відпливати до нових берегів. Що у вашій електронній пошті? Які проекти вам треба започаткувати чи завершити з вашими дітьми? Над чим слід працювати у ваших поточних ролях в офісі? Що підштовхує вас до змін чи надихає на творчість у подальші місяці чи роки? Це все відкриті виробничі процеси у вашій голові для визначення більших цілей і тонших аспектів.

Є певна магія в тому, щоб бути присутнім у теперішньому моменті вашого життя. Мене завжди дивує сила ясного спостереження просто за тим, що відбувається, що являє собою реальність. З’ясування точних деталей щодо власних фінансів, прояснення історичних даних про Компанію, яку ви купуєте, чи отримання інформації про те, хто кому що сказав у міжособистісному конфлікті, може бути конструктивним, якщо не абсолютно необхідним і вочевидь цілющим.

Доведення справ до результату і відчуття комфорту від цього означає бажання пізнавати, усвідомлювати та правильно братися за вирішення всіх справ, які вписуються в екосистему вашої свідомості. Цього потребує навчання мистецтву продуктивності без стресу.

Щоби досягти врегульованої продуктивності у вашому житті, цілком логічно почати з прояснення згори донизу. Подумайте, чому ви на цій планеті. Прикиньте, яке життя, його стиль та яка робота найкраще допомогли б вам виконати це призначення. Які особисті стосунки підтримали би вас на цьому шляху? Які ключові справи вам треба було б вирішити прямо зараз і що ви можете зробити фізично якомога швидше, щоб розпочати кожну з них?

Вам ніколи не бракує можливостей з’ясувати ваші пріоритети на будь-якому рівні. Подумайте про те, які перспективи вас очікують.

Насправді ви можете розглядати ваші пріоритети з будь-якого рівня і в будь-який час. У мене завжди є щось, що я можу конструктивно робити, щоби посилити мою обізнаність і зосередженість на кожному рівні. Мені завжди вистачає ідей для детального розроблення, цілей — для переоцінки, проектів — для ідентифікації чи творення та дій — для вибору. Секрет у тому, щоб навчитися приділяти увагу потрібним з них і в правильний час, щоб зберігати ясність і мати повне уявлення про те, чим ви займаєтеся.

Оскільки все буде зрештою керуватися пріоритетами наступного, вищого, рівня, формулювання ваших пріоритетів вочевидь найефективніше розпочинати згори. Наприклад, якщо ви витратили час на ранжування пріоритетів у вашій роботі, а згодом збагнули, що це не те, чим ви мали б зайнятися, і час та зусилля можна було би присвятити визначенню наступної справи, якої ви справді прагнете. Проблема в тому, що без відчуття контролю а рівні втілення (поточні проекти та дії) і без віри у вашу здатність правильно керувати цими рівнями спроби самоврядування свого життя згори донизу часто спричинюють розчарування.

Спроби керування згори донизу, коли основа не контролюється, можуть бути найменш ефективним підходом.

З практичного погляду я раджу рухатися замість цього знизу догори. Я тренував людей в обох напрямках, і в контексті довготривалого ефекту можу чесно сказати, що контроль над деталями в його/її фізичному світі, а потім фокусування уваги на наступному рівні ніколи не призводили до програшу.

Головна перевага праці в напрямку знизу догори — те, що це розчищає вашу свідомість, даючи можливість творчій уяві сфокусуватися на більш реальних і важливих концепціях, які вам, можливо, потрібно буде ідентифікувати. Крім того, цей метод значною мірою гнучкий і довільний, він охоплює практики з мислення та організації, універсальні й ефективні, незалежно від об’єкта застосування. Це зумовлює цінність його засвоєння незалежно від того, з яким актуальним змістом ви маєте справу в конкретний момент. Переналаштування бачення або цілі не поглинає час, але вміння втілювати та виконувати їх у раціоналізований, скоординований і спокійний спосіб — це мистецтво, яке треба вивчати і практикувати. Усвідомлення того, що ви маєте таку здатність, дасть вам змогу грати у більшій грі. Це справді наснажує.

За довгі роки я зрозумів, що найважливішою справою є та, яка заполонила ваш мозок. Той факт, що ви переконуєте себе, що не повинні про це думати, несуттєвий. З певної причини ця справа з вами. «Купити їжу для кота», звісно, не може розглядатись як матеріал для теоретичного переліку пріоритетів, але якщо це те питання, що вас найбільше турбує тут і зараз, його вирішення має бути Роботою Номер Один. Щойно ви впоралися з тим, що перебувало в межах вашої уваги, ця справа відходить, і ви помічаєте, що насправді привертало вашу увагу. Далі, коли ви впораєтесь із цим, це дозволить зрозуміти, що насправді привертає вашу увагу, і так далі. Майже всім без винятку керівникам, з якими я працював, найбільше дошкуляє керування повсякденною рутиною їхнього робочого світу — електронна пошта, наради, відрядження, проекти, які виходять з-під контролю, і т. д. Коли вони починають брати все це під свій контроль, їхня увага завжди повертається до важливішого й цікавішого з вищої перспективи — родини, кар’єри та якості життя. Тому не переймайтеся тим, який рівень чи який сенс у вашому житті є найвищим пріоритетом — працюйте з наявним. Поки ви це робитимете, ви ефективніше спрямуєте свою увагу на те, що справді істинне та значуще для вас.[35]

Займіться тим, що привертає вашу увагу, — і ви зрозумієте, що насправді її привертає

Рівень 5 (мета і принципи) вочевидь є найважливішим контекстом, у якому можна визначати пріоритети. Водночас досвід підтвердив, що коли ми розуміємо і застосовуємо всі рівні роботи, якими займаємося, особливо нижній і рівень 1, то отримуємо більшу свободу та ресурси для виконання ширшого обсягу роботи, важливої для всіх. Якщо ваш човен тоне, вам байдуже, куди він пливе! Хоча підхід «знизу вгору» не є концептуальним пріоритетом, з практичного погляду це важливий чинник досягнення врівноваженого, продуктивного та комфортного життя.

Нижній рівень. Насамперед слід упевнитися, що ваші списки дій є повними, що може виявитися нелегким завданням. Ті, хто зосередився на збиранні та втіленні всіх цих пунктів, з’ясовують, що існує багато таких (часто важливих), які забуто, вміщено не туди чи просто не розпізнано.

Якщо у вас немає принаймні п’ятдесяти наступних дій і очікувань, зокрема завдань для персоналу і планів нарад, я би скептично поставився до того, чи є у вас насправді список їх усіх, крім вашого календаря. Однак якщо ви чітко виконали пропозиції, наведені у розд. 2, можливо, він у вас уже є. Якщо немає і ви хочете скоригувати цей рівень, виділіть дещицю часу і працюйте з розділами 4-6 у режимі реального застосування.

Коли ви завершите роботу над поточним контролем цього рівня, у вас автоматично з’явиться більш обґрунтоване відчуття найближчих пріоритетів, чого майже неможливо досягти якось інакше.

Рівень 1. Остаточно оформіть ваш список «Проекти». Чи справді в ньому зафіксовано всі зобов’язання, які потребуватимуть більше однієї дії для завершення? Це визначить обсяг завдань на тиждень у сфері вашої діяльності й дозволить розслабитися на певний час.

Склавши список поточних дій на всіх рівнях, ви автоматично досягнете кращого зосередження, налаштування і відчуття пріоритетів

Якщо ви складете повний список усіх запланованих подій у приватному житті й на роботі на цьому рівні, то у ньому з’являться дії, яких ви й не мали наміру виконувати. Просто створення цього переліку прагнень дасть вам чіткішу основу для ухвалення рішень про те, що робити, коли випаде вільний час. Коригуючи свій список «Проекти», люди бачать, що є декілька завдань, виконання яких можна завершити, що сприятиме просуванню поточних справ.

Мало в кого є чіткі дані у визначеному та доступному для них місці у певній предметній формі. Перед будь-яким обговоренням планів на день ця інформація має бути під рукою.

Знову ж таки, якщо ви втілюєте в життя методологію вирішення справ, ваш список «Проекти» буде там, де він має бути. Більшості людей, яких ми тренуємо, достатньо 10-15 годин фіксування, прояснення й організації, щоби довіряти досконалості їхнього списку.

Я вважаю, що саме рівень 1, який об’єднує найцікавіші задачі, сприяє досягненню природного рівня — «розум чистий, як вода» (нічого в думках, окрім наявного в конкретний момент) У всіх нас бувають ситуації й обставини, які додають клопоту, цікавості або відволікають, але що з ними чинити, ми одразу не збагнемо. У вашого сина проблеми у стосунках із класним керівником; ви розчаровані тим, як багато часу йде на впровадження нового порядку у вашій компанії; у вас викликає занепокоєння людина, яка керує вашим комітетом зі збору коштів; ви все ще думаєте, що вам треба відновити заняття малюванням, тощо. Щоб ці голоси не лунали у вашій голові, слід ідентифікувати цільові результати для кожного з цих питань (проект) і виконувати ті дії, які допоможуть справі і мають вписатися у вашу випробувану систему. Виконання злагоджених дій на цьому рівні продуктивності без стресу — критерій майстерності.

Рівень 2. Це рівень «поточних робочих обов’язків» і «ділянок мого життя, які треба підтримувати у належному стані». Які капелюхи ви вдягаєте — себто які ролі ви виконуєте? З професійного погляду це стосувалося би вашої поточної посади і роботи. В особистому контексті це охоплювало б ділянки відповідальності, які ви взяли на себе у своїй родині, у вашій спільноті і, звісно, перед собою як дієвою особистістю.

Можливо, деякі з цих ролей у вас уже визначені й описані. Якщо ви нещодавно почали працювати на новій посаді і у вас є трудова угода про ваші посадові обов’язки, це був би вочевидь гарний старт. Якщо ви у минулому вправлялися у визначенні цілей і проясненні цінностей і у вас залишилися створені тоді матеріали, додайте їх до активу.

Якщо ви не усвідомлюєте суті вашої роботи, вам завжди здаватиметься, що ви в ній тонете.

Наступна моя порада — складіть і зберігайте список «Ділянки уваги». Можливо, ви захочете розділити його на списки «Професійне» та «Особисте», тоді обидва треба послідовно переглядати. Це один із найкорисніших контрольних списків, які ви можете створити для вашого самоврядування. Він не потребуватиме щотижневого перекалібрування на зразок того, що ви чините зі списком «Проекти»; більш вірогідно, цикл перевірок стане дещо довшим. Залежно від швидкості змін у деяких із важливіших ділянок вашого життя і роботи його варто використовувати як пусковий механізм для потенційних нових проектів — раз на місяць чи раз на три місяці.

Імовірно, що у вас є від чотирьох до семи ключових ділянок відповідальності на роботі і стільки ж — в особистій сфері. Ваша робота може охоплювати такі речі, як підвищення кваліфікації, розробка систем довготривалого планування, адміністративної підтримки, обслуговування споживачів і маркетингу; або ж це можуть бути обов’язки з обслуговування потужностей, реалізації стратегічних завдань, контролю якості, управління активом і капіталами тощо. Якщо ви маєте власний бізнес, вашої уваги потребуватимуть значно більше ділянок, ніж якби у вас була конкретна функція у великій організації. Решту часу у вашому житті можуть заповнювати такі сегменти уваги, як виховання дітей, партнерські стосунки, духовна спільнота, здоров’я, волонтерство, ведення домашнього господарства, особисті фінанси, саморозвиток, творче самовираження і т. п. І кожен з цих сегментів можна поділити на корисні підкатегорії. «Виховання дітей» може складатися з окремих списків по кожному з ваших дітей. «Маркетинг» може охоплювати «Проектування програми», «Пошук», «Соціальні мережі» та інше.

Технічна мета списку «Ділянки уваги» — забезпечити визначення усіх ваших проектів і наступних дій, щоб ви могли успішно керувати вашими обов’язками. Якби вам було потрібно створити їхній перелік та об’єктивно їх оцінити в контексті того, що ви робите і що вам варто робити, ви, безперечно, відкрили б проекти, які слід додати до однойменного списку. Переглядаючи список, ви зрозумієте, з якими ділянками вже все гаразд, а також, що на якійсь ділянці вас щось непокоїть або бентежить і для вирішення цього варто створити окремий проект. «Ділянки уваги» — абстрактна поліпшена версія списку пускових механізмів, який ми обговорювали раніше.

Кожна людина, з якою я працював останні тридцять років, знайшла мінімум дві чи три важливих прогалини на рівні, який ми наразі обговорюємо. Наприклад, на роль менеджера чи керівника підбирають певний персонал. Після роздумів більшість розуміє, що треба додати в цій ділянці проект чи два — «Поліпшити роботу допоміжного відділу», «Пошукати можливість найняти директора з кадрових питань» чи «Вдосконалити процес перевірки якості роботи». Або, скажімо, проекти на зразок «Знайти студію йоги» чи «Продумати літній відпочинок з дітьми» нагадують про себе, коли відповідаєш за аспекти чийогось особистого життя.

Обговорення пріоритетів могло б об’єднати всі ці рівні поточних угод між вами та іншими учасниками. Якщо ви маєте такий активний контрольний список «Опис посадових інструкцій» і підтримуєте його актуальність, ви, можливо, почуваєтеся спокійніше за інших, бо краще налагодили контроль. Небагато працівників роблять лише те, для чого їх найняли, і необхідність досягнення ясності щодо нових очікувань потребує постійно поновлюваного діалогу. Так само мало людей послідовно та об’єктивно оглядають усі актуальні ділянки свого збалансованого життя — родина, розваги чи фінанси — з наміром ліквідувати прогалини. Ви подолаєте довгий шлях, поки проведете ваше мислення та систему від надії до довіри, щоразу здійснюючи необхідний вибір подальших дій.

Рівні 3-5. Три нижні рівні здебільшого стосуються поточного стану речей — ваших дій, проектів і ділянок відповідальності, тоді як від рівня 3 головними стають чинники майбутнього, вашого шляху та намірів. Усе одно в цих площинах є що описувати (особливо на вершині — мета й принципи, що являє собою тривалий критерій моніторингу та коригування діяльності й поведінки), але це радше стосується питань на кшталт:

«Чи дійсно я вибрав правильний шлях, яким вирішив прямувати, і як туди дістатися?» Це може варіювати від однорічних цілей у вашій роботі (рівень 3) до трирічного бачення вашої кар’єри та особистого життя (рівень 4), або роздумів про життєву мету і про те, як прискорити її реалізацію (рівень 5).

Коли ви не впевнені в тому, куди рухаєтеся чи що для вас справді є важливим, ви ніколи не знатимете, коли досягнете межі.

Я об’єдную тут три найвищі рівні, адже ситуації часто так легко не розкладеш по пунктах за однією чи іншою категорією. І оскільки книга «Як упорядкувати справи» радше про мистецтво виконання, ніж про те, як визначити цілі та бачення, я не пропоную тут суворої перевірки. Але за своєю суттю ця перевірка може озвучити потенційно глибокі та складні питання, які могли б охоплювати бізнес-стратегії, вдосконалення організаційної структури, планування кар’єри, напрямки руху в житті і професії.

Для досягнення нашої мети головне — прямо зараз зафіксувати, які мотиватори існують для вас у поточній реальності і визначають перелік того, чим, власне, є ваша робота (декотрі з них можуть бути похідними від ваших зобов’язань і намірів вищого рівня). Чи треба змінити або з’ясувати ваші напрямки та цілі, керуючись глибоким обмірковуванням, аналізом та інтуїцією, — це може бути предметом обговорення іншим разом. Навіть за цієї умови все одно знайдуться, ймовірно, деякі речі, які ви можете зараз розпізнати і які допоможуть вам зорієнтуватись у ваших роздумах про роботу і найважливіше в ній.

Якби ви інтуїтивно уявили картинку того, що ви робитимете протягом дванадцяти — вісімнадцяти місяців від цього моменту або якою на вигляд буде ваша робота в цей час, — до чого б це вас підштовхнуло? На цьому, тоншому, рівні можуть перебувати речі, які особисто вам слід відпустити, люди й системи, з якими треба попрацювати, щоб рухатися далі. І оскільки сама робота є рухомою мішенню, враховуючи постійні зміни в сучасному професійному світі, у вас мають бути проекти з метою забезпечення сталих результатів у вашій сфері.

На особистій арені ви можете забажати обдумати речі на зразок: «Моя кар’єра зайде в глухий кут, якщо я не обстоюватиму конкретніше власні цілі перед моїм керівником [чи керівником мого керівника]» або «Якими новими справами будуть зайняті мої діти впродовж кількох наступних років і що, з огляду на це, доведеться робити по-іншому мені?» Або: «Як діяти, щоб упевнитися, що я впораюсь із проблемою зі здоров’ям, яку щойно виявили?»

У тривалій перспективі можна з’ясовувати: як просувається ваша кар’єра? яким є ваше особисте життя? що передбачає ваша організація в контексті змін у навколишньому середовищі і як це вплине на вас? Це питання, які перебувають на горизонті одного — п’яти років, і коли я їх ставлю, отримую від усіх різноманітні та важливі відповіді.

Я тренував працівника великого міжнародного банку. Після кількох місяців використання цієї методології та навчання контролю над його щоденним переліком робочих завдань він вирішив, що настав вдалий момент, щоби вкластися у власний стартап — високотехнологічну фірму. Спершу ця думка надто його лякала, але після опрацювання в напрямку від найнижчого рівня вона стала доступнішим і природним наслідком роздумів у цьому масштабі. Нещодавно я чув, що він досяг феноменального успіху в цій новій спробі.

Якщо ви берете участь у тому, що реалізується довше, ніж один рік (шлюб, кар’єра, діти, компанія, мистецтво, захоплення усього життя), подумайте про те, що вам слід зробити, щоби впоратися зі справами в цих напрямках.

Ось питання, які варто собі поставити:

• Якими є довгочасні цілі та завдання моєї організації і які проекти мені слід здійснювати в цьому контексті, щоб добре виконувати свої службові обов’язки?

• Які перспективні цілі та завдання я поставив перед собою і які проекти треба реалізувати для їх досягнення?

• Які інші важливі речі відбуваються і можуть вплинути на те, чим я займаюся?

Хочу наголосити: визначення нових цілей чи поліпшення ваших стандартів не є тим, що я тут конкретно обстоюю. Я радше спрямовую вашу увагу на те, що може бути внутрішньо правильним щодо цих ситуацій у вашій поточній реальності. Якщо такі є — вочевидь чи тільки на рівні відчуття — то відповідне їх спрямування надзвичайно важливе для отримання власного вільного простору.

Ось декілька прикладів різновидів питань, які виникають на цьому рівні бесіди:

• Змінна природа вашої роботи, враховуючи змінні пріоритети компанії. Замість керування виробництвом ваших тренінгових програм власними силами ви доручите це реалізаторам.

• Напрямок, у якому, за власними відчуттями, вам слід рухатись у вашій кар’єрі. Ви усвідомлюєте, що за рік вам доведеться виконувати інший вид роботи, і вам треба перейти від того, що ви маєте нині, поки досліджуєте варіанти переходу чи просування по службі.

• Напрямок роботи організації, враховуючи глобалізацію та розширення. Ви бачите на обрії багато зарубіжних відряджень і, враховуючи ваші життєві вподобання, вам треба подумати, як трансформувати ваші кар’єрні плани.

• Уподобання в стилі життя і змінні потреби. Ваші діти ростуть, зменшується потреба в тому, щоб ви були з ними вдома, і ваша цікавість до питань пенсії та інвестицій зростає.

На найвищому рівні міркувань вам треба замислитися над деякими основними питаннями: чому існує ваша компанія? Чому ви існуєте? Яким є головний код вашого існування, в особистому та/або організаційному плані, що зумовлює ваш вибір? Це зміст великої картини, допомозі в роботі над якою присвячено діяльність гуру, сотні книг і моделей успіху.

Чому? Це велике питання, над яким ми всі б’ємося.

Ви можете довести всі рівні вашого життя й роботи до ладу, визначити й організувати до останньої деталі. Але якщо ви хоча б трохи збилися з курсу стосовно того, якими є ваші бажання на найглибшому рівні, вам буде некомфортно.

Приділіть хоча б кілька хвилин для довільних нотаток про речі, які сталися з вами, поки ви читали цей розділ. Запишіть усе, що ввірвалося до вашого розуму на цих вищих рівнях вашого внутрішнього радара, і звільніть від нього свою голову.

Згодом опрацюйте ці нотатки. Подумайте, чи справді хочете просувати те, що ви записали. Якщо ні — викиньте нотатку або покладіть її до списку «Колись/можливо» чи в папку «Мрії та цілі, якими я, можливо, колись перейматимусь». Може, ви хочете накопичувати більше таких думок про майбутнє і формалізувати цю вправу — наприклад, накреслите новий бізнес-план з вашими партнерами, розробите і запишете ідеї життя та мрії з вашою другою половинкою, створите для себе точніший кар’єрний план на подальші три роки чи просто наймете персонального коуча, який може провести вас через усі ці щаблі та процеси обмірковування. Якщо ви це здійсните, покладіть результати до списку «Проекти» й оберіть наступну дію. Тоді виконайте її або доручіть комусь чи додайте нагадування про неї до відповідного списку.

Зробивши це, ви можете перенести вашу увагу на творче обдумування конкретних проектів, які вже ідентифікували, але ще цілковито не реалізували. Вам потрібно впевнитися, що ви готові до цього різновиду вертикального опрацювання.

У розділах 4-9 описано всі фокуси та методи, необхідні для того, щоб очистити голову й інтуїтивно визначитися стосовно того, що і коли чинити. Це горизонтальний рівень — те, що потребує вашої уваги та дій у горизонтальній картині вашого життя. Остання частина пазла є вертикальним рівнем — глибокий аналіз та оптимістичне обмірковування того, що може підвищити силу вашого креативного мислення. У вас можуть бути чітко з’ясовані очікувані наслідки та передбачені наступні кроки за різноманітними проектами та ситуаціями, в яких ви берете участь, але ви відчуваєте поклик поліпшити дещо у вашій системі шляхом креативнішого обдумування і детальної розробки того, як і що чинити.

Це повертає нас до потреби розвитку і вдосконалення проектного планування.

Потреба більш неформального планування

Після років тренінгів з тисячами фахівців я можу твердо сказати: всі ми могли би більше застосовувати планування — менш формально і частіше — для наших проектів і процесів у нашому житті. І якби ми так чинили, це зняло б значну напругу з нашої психіки й дало б величезну творчу вигоду з мінімальними зусиллями.

Я з’ясував, що найбільші можливості вдосконалення планування полягають не у застосуванні старанно розроблених аналітичних інструментів (як, наприклад, діаграма Ганта), використовуваних професійними керівниками проектів. Потрібно вчитися розвивати творче, проактивне мислення, яке нам доступне — тобто може бути доступне.

Головна причина нестачі такого ефективного, продуктивного мислення — брак легко структурованих і використовуваних систем керування потенційно безмежною кількістю нюансів, що виникають. Ось чому мій підхід переважно є плануванням «знизу вгору». Якщо ви кепсько контролюєте ваші поточні актуальні зобов’язання, ви несвідомо будете опиратись цілеспрямованому плануванню. Однак щойно ви почнете застосовувати ці методи, ви можете виявити, що вони вивільнюють місце для величезної кількості креативних і конструктивних думок. Якщо ваші системи та звички налаштовані на сприйняття нових ідей, продуктивність зросте в геометричній прогресії.

Вам треба налаштувати системи та прийоми, які дають змогу думати про ваші проекти і завдання частіше, легше та глибше.

У розд. З я в деяких деталях описав п’ять фаз проектного планування, які допомагають винести щось зі стадії ідеї до фізичної реальності.

Далі подано практичні підказки і техніки, які я рекомендую для полегшення природних, неформальних процесів планування. І хоча всі ці пропозиції засновані на здоровому глузді, більшість людей навіть близько не дотримує їх так часто, як могла би. Застосовуйте їх будь-коли і якомога частіше, щоб зберегти свою розумову енергію для великих формальних зустрічей.

Які проекти потребують планування?

Більшість результатів, які ви визначили для списку «Проекти», не потребуватимуть жодного разового планування, крім того, що ви продумуєте швидко і природно, щоб обрати наступну дію за цими проектами. Наприклад, усе планування, потрібне для проекту «Перевірити машину», складатиметься з рішення зазирнути в інтернет, спіймати розташування найближчої станції техобслуговування і призначити час техогляду.

Однак є принаймні два різновиди проектів, які заслуговують бодай якогось планування: 1) ті, що привертають вашу увагу навіть після визначення наступних дій стосовно них; 2) ті, щодо яких потенційно корисні ідеї та деталі підтримки щойно дали про себе знати.

Перший різновид — проекти, що містять деталі, які слід додатково вирішити й організувати, — вони потребуватимуть більш прискіпливого підходу, ніж просте визначення наступної дії. Для них треба конкретніше застосувати одну чи більше фаз моделі природного планування: мета й принципи, бачення/результат, мозковий штурм та/або організація.

Другий різновид — проекти, ідеї щодо яких виринули у вас принагідно, коли ви були на пляжі, за кермом чи на зустрічі. Такі проекти потребують відповідного місця, де ці пов’язані з ними ідеї можна зафіксувати. Там вони можуть почекати до моменту, коли стануть у пригоді.

Імовірно, ви могли б назвати прямо зараз кілька проектів, які слід чіткіше визначити щодо цілей, матеріалізувати та проконтролювати. Скажімо, у вас невдовзі важлива зустріч, і ви знаєте, що треба підготувати для цього порядок денний і матеріали. Або ж ви щойно дістали у спадок роботу з координації щорічної конференції наукового товариства і вам потрібно її організувати якомога швидше, щоби почати делегувати певні завдання. Або ж вам слід продумати плани на найближчі вихідні, які ви проведете з родиною. Якщо ви ще цього не зробили, хай наступною дією зараз буде та, з якої почнеться процес планування кожної з цих справ і внесення її до відповідного списку дій. Відтак продовжуйте планування.

Найпоширеніші різновиди дій, спрямованих на планування, — це ваш мозковий штурм та організація, влаштування зустрічей і збір інформації.

Мозковий штурм. Деякі з проектів, які привертають вашу увагу прямо зараз, потребують обдумування у довільній формі; це особливо стосується тих, щодо яких ви не знали напевно, якою буде наступна дія, коли ухвалювали рішення. Всі вони передбачатимуть таку наступну дію, як «накреслити ідеї щодо проекту X».

Вам треба вирішити, де і як ви хочете виконати цю дію, щоб знати, до якого списку її вписати. Як ви найкраще реалізуєте цей різновид обдумування — на комп’ютері чи запишете свої думки на папері? Я можу обрати щось середнє, залежно від того, що мені підказує інтуїція. Для мене ця наступна дія піде або до списку «За комп’ютером», або до списку «Будь-де», адже я можу накреслювати асоціативні карти чи робити швидкі записи в будь-якому місці, якщо маю ручку й аркуш паперу.

Організація. У вас можуть бути проекти, для яких ви вже зібрали записи та супровідні матеріали, треба лишень розсортувати їх та структурувати. В цьому випадку вашою наступною дією вірогідно буде «Організувати нотатки з проекту X». Якщо для цього вам потрібно бути в офісі (бо саме там ці нотатки), така дія піде до списку «В офісі». Якщо ж нотатки з проекту ви носите з собою у папці чи на цифровому пристрої, тоді дія «Організувати...» вноситься до списку «Будь-де» (коли ви це робите вручну) чи «За комп’ютером» (якщо використовуєте текстовий процесор чи програму для схем, презентацій, асоціативних карт чи програми для проектного планування).

Одна з найбільших перепон для організаційної (і сімейної) продуктивності — брак чийогось рішення про те, чи необхідно зустрітися і з ким, щоби справа просувалася далі.

Призначення зустрічі. Часто подальший прогрес у проекті залежить від зустрічі з людьми, яких ви воліли б залучити до мозкового штурму і/або ухвалення рішення. Це зазвичай означає надіслати електронного листа групі осіб або секретарю, щоб він визначив час, або зателефонувати головній у цій справі особі, щоби призначити день і час.

Збір інформації. Інколи наступним завданням в обдумуванні проекту є накопичення ширшої інформації. Можливо, вам треба поговорити з кимось («Зателефонувати Біллові, щоб почути його думки про зустріч менеджерів»). Або вам слід продивитися файли, які ви щойно отримали після минулорічної конференції («Переглянути файли з попередньої конференції наукового товариства»). Або ж ви хочете зазирнути в інтернет, щоб мати уявлення про поточні події «у світі» навколо нової теми, яку опрацьовуєте («Подивитися щодо фондів фінансування стипендій у коледжах»).

Не губіть жодної ідеї щодо проектів, які можуть виявитися потенційно корисними. Багато разів у житті ви будете думати про щось, і коли ви опиняєтеся у місці, яке зовсім не стосується проекту, неочікувано з’являється цікава ідея щодо нього. Скажімо, ви їдете до крамниці і раптом придумали крутий спосіб розпочати наступні збори трудового колективу. Чи ви на кухні розмішуєте соус для спагеті і тут вам спало на думку, що, можливо, варто роздати гарні сумки учасникам майбутньої конференції. Або ви дивитеся вечірній випуск новин і раптом згадали про ще одну особу, яку бажаєте запросити до консультативної наради.

Якщо це не конкретні наступні дії у ваших списках дій, вам слід зафіксувати й організувати ці думки у відповідному місці. Звісно, найважливіші прилади для того, щоб у вашій системі збору інформації нічого не загубилося, — це кошик вхідної інформації, ручка й папір, або ж смартфон. Слід притримати там усі ваші ідеї до моменту, коли ви вирішите, як з ними бути далі.

Знаряддя та структури для підтримки обдумування проектів

Незалежно від того, на якому рівні проекту з’являються ідеї, добре мати завжди під рукою гарні знаряддя для їхньої фіксації. Коли ви їх зафіксували, організуйте доступ до них у будь-який потрібний момент.

Один з великих секретів того, як отримати ідеї та підвищити продуктивність, — це використання феномену «функція іде за формою» — гарні знаряддя можуть стимулювати продуктивне мислення. (Я, наприклад, «спіймав» деякі з моїх найпродуктивніших ідей, коли просто досліджував нову комп’ютерну програму, яка уможливлювала цікаво або дотепно створювати й фіксувати дані.)

Якщо ви нічого не записуєте чи не фіксуєте на цифровому приладі, надзвичайно важко зосередитися на чомусь більше кількох хвилин, особливо якщо ви перебуваєте на самоті. Але коли ви користуєтеся фізичними знаряддями для фіксації та збереження своїх думок, ви можете конструктивно працювати багато годин поспіль.

Завжди майте біля себе зручні знаряддя для записування, щоб у вас не було несвідомого опору, пов’язаного з тим, що немає чим записати. Якщо я не маю змоги записати чи надрукувати текст, то не можу продуктивно обмірковувати проекти та ситуації.

Функція часто йде слідом за формою. Створіть собі контекст для фіксування думок, і вони з’являтимуться, ще коли ви не знаєте, що вони у вас є.

І навпаки — я придумав деякі чудові ідеї і вибудував плани вчасно лише тому, що мені хотілося скористатися моєю надзвичайно якісною чорнильною чи гелевою ручкою! Може, ви і не надихаєтесь так, як я, класним знаряддям, але якщо так — зробіть собі ласку й інвестуйте у зручні знаряддя для письма.

Я також раджу тримати гарні ручки у всіх місцях, де ви можете щось записувати, — на вашому столі (столах), на кухні, у портфелі, сумці, гаманці та наплічнику.

На додаток до приладів для письма вам варто завжди мати під рукою їхній функціональний еквівалент — папір і підставки. Для великих блокнотів краще, щоб вони були з перфорованого паперу, бо ви захочете відривати сторінки з ідеями та нотатками й зберігати їх у скриньці вхідної інформації до моменту, коли зможете їх опрацювати. Ви можете також тримати деякі свої неформальні короткі асоціативні карти й нотатки (оригінальні чи скановані) у відповідних файлах. Лотки з рукописними матеріалами часто містять стоси багатої контекстуальної пам’яті, яка згодом виявляється цінною.

Де міститься ваш найближчий блокнот для нотаток? Хай він буде ще ближче.

Якщо у вас є необхідне місце, дошки чи блокноти на підставці — це вельми функціональні прилади для обмірковування. Вони вивільняють чимало місця, де можна фіксувати ідеї, і не завадить тримати їх перед очима, поки ви працюєте над темою. Дошку добре було б прикріпити на стіні в офісі і в конференц-залах, і якомога більшу. Деякі компанії розробили дошки на всю стіну, на яких можна писати багато разів і які сприяють принагідній візуальній комунікації. Якщо у вас є діти, раджу прилаштувати дошку в їхній кімнаті (як було б здорово, коли б у дитячому віці я мав стільки стимулів до народження ідей!). Майте під рукою багато свіжих маркерів, бо ніщо не пригнічує креативне мислення так, як спрацьоване та непридатне письмове знаряддя.

Якщо двоє чи більше людей зібралися для зустрічі, хтось має щось десь писати, щоб інші могли бачити. Навіть якщо ви за кілька хвилин витираєте написане, сам факт записування сприяє процесу конструктивного мислення як ніщо інше. (Я виявив, що надзвичайно корисно малювати діаграми довільної форми та нотатки на скатертинах, настільних килимках і навіть на серветках у ресторанах, якщо немає під рукою свого блокнота.)

Часто люблю думати за допомогою мого ноутбука (і зрідка — планшета), використовуючи текстові процесори, програми для асоціативних карт, схем, презентацій чи програми для таблиць. Я багато чого можу зробити з цією інформацією згодом, коли її обмірковуватиму, і чудово, якщо вона вже є у певній цифровій формі для пізнішого редагування, вирізання та вмонтування в різні інші цифрові додатки. Я виявив, що таке мислення стартує автоматично, щойно я почав працювати і переді мною — готовий до роботи екран. Це ще одна мотивація забезпечити достатній рівень ваших навичок друку, щоб залучати комп’ютер до праці легко, якщо не заввиграшки.

Я з’ясував: більші дошки сприяють більш творчим зв’язкам і розширенню горизонту мислення — більші та додаткові екрани для комп’ютера стимулюють аналогічно. Світ стрімко стає цифровим і мобільним, і ефективність колись невеликих приладів зростає. Однак припускаю, що цінність смартфонів полягає радше у генеруванні креативного мислення, ніж у втіленні результатів такого мислення.[36] Для останнього мені треба більше простору.

На додаток до гарних знарядь постійно під рукою слід мати доступні формати, в яких проективне мислення можна зафіксовувати. Як зручна ручка та блокнот перед вами сприяють мозковому штурму, так гарні знаряддя та просторі місця для організації проектних деталей допомагають рівномірнішому плануванню, необхідному для багатьох проектів.

Добре влаштована картотечна загальнодовідкова система, доступна та легка в користуванні, важлива не тільки в керуванні робочим процесом, а й високофункціональна для проектного планування. Часто проект вимальовується, коли його запускають відповідні дані, нотатки та супутні матеріали, і тому варто створювати папку для кожної теми, щойно у вас з’явиться те, що можна туди покласти. Якщо ваша картотечна система надто формальна (або її не існує), ви можете втратити багато можливостей започаткувати проект вчасно. Наприклад, якщо ви повернулися з початкової зустрічі з нотатками за темою, яка щойно з’явилася на обрії, створіть файл й одразу збережіть їх там (звісно, після того, як виконали відповідні дії).

Якщо у вас немає гарної системи зберігання невдалих ідей, можливо, у вас її так само немає і для хороших.

Працюючи як коуч із клієнтами, я часто переконувався, що проста дія зі створення файла, в якому ми можемо зібрати випадкові записи та потенційно корисні матеріали, значно підвищує наше відчуття контролю. Це спосіб у фізичному, візуальному та психологічному сенсах «тримати штурвал у своїх руках».

Якщо вам подобається працювати з відривним блокнотом чи щоденником, добре мати запас чистого паперу для записів або паперу в клітинку, який знадобиться, щоб відвести сторінку на нову тему чи проект. Деякі проекти згодом можуть заслуговувати на окрему таблицю чи навіть на цілий блокнот, але вони не починаються подібним чином. Більшість ваших проектів потребуватимуть однієї-двох сторінок для запису кількох ідей, які вам слід відстежити.

Людям, які дедалі активніше переходять на цифровий формат записів, важко одразу повністю усунути папір. Теоретично це не мало би бути проблемою, особливо за наявності цифрових програм для оформлення записів, сканування та розпізнавання літер. Однак на практиці папір для більшості є цінним предметом. Рукописні матеріали залишаються актуальними з багатьох причин, не остання з яких — універсальність знарядь письма й асортимент доступних графічних репрезентацій інформації. Ми по-різному думаємо, коли висловлюємося за допомогою різного обладнання, і чимало людей вважає, що письмо та малювання від руки розгортає багатшу палітру ідей.

До того ж паперові матеріали дають нам змогу отримувати нагадування про інформацію, стосунки та перспективи швидше, ніж ми одержуємо це за один раз з екрана комп’ютера. Я знаю багатьох людей, які воліють користуватися цифровим форматом, але повернулися до паперових щоденників і блокнотів, бо так їм легше узгодити своє мислення та нагадування. Я сам часто роздруковую документи, які стосуються особи, проекту чи теми, тримаю їх у фізичній папці з файлами, використовуючи на зустрічі або у своїх працях та дослідженнях. Багато з цих паперів згодом буде утилізовано, а поновлена інформація повернеться до свого цифрового дому, але фізичні матеріали протягом певного часу виконують функцію, недоступну поки що комп’ютеру самому по собі.

Цифрові технології, безперечно, розвиватимуться, і це відчутно вплине на процеси мислення, планування й ухвалення рішень, які низькотехнологічні матеріали та засоби не можуть підтримувати. Але поки ручки, блокноти, папір-самоклейка, фізичні папки та роздруковані документи неможливо замінити чимось ліпшим, їм треба виділяти роль у вашій скоординованій системі персонального менеджменту.[37]

Я поки що не знайшов жодного ідеального засобу для керування проектами. Розмаїття програм, які претендують на обслуговування цієї функції, зазвичай є або занадто потужними, або надто примітивними для того, чим більшість із нас має керувати. І я ще не бачив жодної пари проектів, які потребували б однакової міри деталізації та структури, щоб узяти їх під контроль. Тому складно створити хоча б одну програму, що замінила би більшість існуючих. Чимало людей зазвичай вишукують частини та розділи програм, більш неформальні та зручні для проектів.

При цьому є багато надзвичайно корисних різновидів цифрових приладів. Більшість фахівців знайомі з текстовими процесорами, електронними таблицями та програмами презентацій, кожна з яких може бути найкращим способом структурування проектних планів чи їхніх частин, особливо якщо стадії формування мети, бачення та мозкового штурму вже пройдено.

Два різновиди програмного забезпечення, які видаються кориснішими для неформального планування та мозкового штурму, — це складання асоціативних карт і контурні презентації. Я використовую програму для цифрових асоціативних карт у більшості моїх проектів з метою зосередженого мозкового штурму та фіксування випадкових ідей щодо проектів. Здебільшого остаточна асоціативна карта сама по собі є для мене достатньою формою організації, щоби тримати проект під контролем.

Другим варіантом для мозкового штурму є програма для контурних презентацій, яка дає змогу створювати заголовки та підзаголовки — короткі чи деталізовані. Більшість гарних текстових процесорів також надають таку можливість. Ці програми можуть працювати на багатьох різних рівнях складності — від кількох основних пунктів про організацію вечірки до створення структури цілої книжки, яку ви пишете. І хоча програми для контурних презентацій і текстові редактори здебільшого підтримують більш структуроване мислення — завдяки простоті операцій вирізання, вставлення та редагування тексту в цифровому вимірі, — вони залишають чимало місця для розвитку творчої думки.

На горішньому щаблі цього розмаїття — комплексне програмне забезпечення для проектного менеджменту. Професіонали та організації з вельми специфічними потребами, для яких необхідні чіткість і конкретизованість, забезпечувані цими програмами, зазвичай уже мають їх і використовують для роботи. І найчастіше вони пристосовані для конкретних проектів цих компаній. Це програми, розроблені для того, щоб узяти проби на Марсі, координувати будівництво, створювати літаки та нові ліки.

На нижньому щаблі цифрового проектного менеджменту — ідеї коротких записів у секції «Нотатки» пункту «Завдання», який описує якийсь із ваших проектів, або використання загального програмного забезпечення для нотаток і організації.

Якщо ви дружите з комп’ютером, то, безперечно, використаєте кілька таких методів для розробки та фіксації проектних планів і допоміжного матеріалу. Впевніться, що вам комфортно застосовувати ці програми, щоб ви могли більше зосередитися на обдумуванні проекту, ніж на роботі з програмою. Це також змусить вас регулярно переглядати і поновлювати цей контент, де б він не був, і тримати його в актуальному стані завдяки послідовному очищенню та реорганізації. Пам’ятайте, що комп’ютер дещо нагадує чорну діру, і оскільки комп’ютерна пам’ять і можливості зберігання інформації зростатимуть, а нові гарні програми для різних функцій роботи з нею удосконалюватимуться, стає дедалі легше зберігати все підряд, відтак втрачається координована орієнтація у ваших активних матеріалах.

Як застосувати все це у моєму світі?

Так само, як потребували уточнення ваші списки наступних дій, потребує його і список «Проекти». Виконавши це, виділіть собі проміжок часу, в ідеалі між першою і третьою годинами, щоб якомога краще вертикально обміркувати кожен проект.

Очистіть ділянку, створіть контекст і додайте креативного проектного мислення. Тоді ви значно випередите більшість людей.

Прямо зараз візьміть кілька ваших проектів, яким ви приділяєте найбільше уваги, обміркуйте і виконайте дії щодо їх організації, використовуючи ті знаряддя, які вважаєте найзручнішими.

Зосереджуйтеся на одному проекті за один раз, від вершини до дна. Питайте себе: «Що про цей проект мені треба знати, зафіксувати чи запам’ятати?»

Можливо, вам треба просто побудувати асоціативну карту деяких думок на аркуші паперу, завести файл і внести до нього документ. Ви можете скласти перелік простих заголовків із головними моментами, щоб додати його як нотатку до вашого цифрового/мобільного щоденника. Або ж ви можете створити документ у текстовому редакторі, а потім почати накреслювати там схему.

Ключ у тому, щоб зі зручністю отримувати й використовувати свої ідеї. І виробити звичку зосереджувати енергію конструктивно, на зазделегідь продуманих результатах і відкритих виробничих процесах, перш ніж доведеться це реалізувати.