Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу - читать бесплатно онлайн полную версию книги автора Девід Аллен (ч. notes)

Примітки

1

GTD (абревіатура Getting Things Done — Як упорядкувати справи) є популярним скороченням у світі для позначення методики, описаної в цій книжці. Пропоноване видання використовує його доволі часто. — Прим, авт. (тут і далі).

2

Саме зараз, коли я пишу ці рядки, я перебираюся з Європи до США і намагаюся мінімізувати кількість речей, якими володію. Тож відсканував і перевів у електронний формат свій «файл-штурханець» (яким користувався протягом тридцяти років, його опис знайдете на с. 75). І вже декілька разів відчував роздратування, адже багато справ були б значно легшими, якби я зберіг паперову версію!

3

Чудовим джерелом у цій сфері є книга Чарльза Дахіґґа «The Power of Habit».

4

Під терміном «робота» в його найширшому значенні я розумію все, що ви волієте чи потребуєте змінити. Багато хто розмежовує поняття «робота» і «особисте життя», але не я. Для мене прополоти сад або оновити заповіт є такою ж «роботою», як написати цю книгу чи проконсультувати клієнта. Всі методи і техніки можуть застосовуватися до всього спектра «робота — приватне життя». Так і треба чинити, щоб вони були ефективними.

5

Світова фінансова криза 2008 року додала невпевненості у завтрашньому дні й змусила багатьох людей продовжувати працювати після досягнення пенсійного віку, часто шукаючи інші способи заробітку.

6

«Інтелектуальна праця» може видатися незнайомим концептом для багатьох у цьому столітті лише тому, що більшу частину нашого життя поглинають нефізичні та неочевидні справи, які необхідно вирішити, а це потребує постійного міркування і вибору. Більшість з нас так працює весь час (риба помічає воду в останню чергу). Але сам по собі мисленнєвий процес не усвідомлюється більшістю з нас. Інтелектуальна праця видається нам особливістю роботи офісних працівників. У минулому столітті вона була у первісному стані, але нині нею зайнятий кожен, хто вийшов із банального режиму виживання. Батьки, котрі колись задумувалися, який гурток обрати для дитини чи який цифровий пристрій їй дати, вже належать до категорії інтелектуальних працівників.

7

На підтвердження цього див. про дослідження Баумейстера у розд. 14.

8

Не всього, якщо бути точним. Більшість часу мій мозок просто спостерігає, помічає і думає про речі, ретельно обмірковуючи їх. Я не записую тисячі думок, які з’являються щодня. Майже всі з них повноцінні самі по собі. Вони залишають незакриті питання у моїй свідомості — ресторан, про який я прочитав і, можливо, забажаю відвідати, думка стосовно нового змісту цієї книги, щось, що волів би зробити для дружини, питання до мого бухгалтера, необхідне придбання в крамниці інструментів тощо.

9

Чудова книга, що розкриває цю тему (і багато інших), «Willpower: Redisco-veringthe Greatest Human Strength», написана Роєм Баумейстером і Джоном Тірні (Penguin, 2011).

10

Якщо б ішлося про святкування вагомої події у житті вашого найкращого друга, складнощі та деталі, що накопичувалися в голові, вилилися б принаймні на зворотний бік конверта!

11

Ви можете також планувати проекти, які не потребують дій, і тоді вам не знадобляться першочергові кроки — наприклад, розробка дизайну будинку вашої мрії. Відсутність першочергових дій переводить проект у категорію «Колись/можливо», і це також добре.

12

У деяких країнах буває важко знайти прості й недорогі папки для цієї елементарної, але не менш важливої системи зберігання довідок, яку я обстоюю. Можливо, щоб натрапити на щось придатне для роботи, доведеться імпровізувати.

13

Від часу виходу першого видання книги з’явилося багато програмного забезпечення, в основі якого лежить базова методологія GTD. Здебільшого це прості цифрові мобільні програми зі списками справ і завдань, які можуть оновлюватися, де є опції для налагодження зв’язків з іншими програмами, побудови графіків тощо.

14

Чудовим часом для цього може бути день перед Різдвом чи будь-який інший передсвятковий день, що припадає на робочий. Більшість людей вже подумки святкують, тож це гарна нагода зайнятися справою і повеселитися.

15

Якщо раніше ви вже вдавалися до певної версії методології GTD і складали списки першочергових дій і проектів, але їхній зміст не актуальний і не вповні відповідає дійсності, краще роздрукувати ці переліки, покласти до лотка зі вхідною інформацією, як нове надходження, і почати працювати над ними по-новому. Неможливо братися до нової версії системи, маючи застарілу інформацію.

16

Нав’язливе невротичне накопичення речей є абсолютно іншим питанням і лежить поза межами даної методології та моєї компетенції.

17

Багато людей (і навіть ті, хто користується здебільшого ґаджетами), спробувавши записувати думки по одній на окремих аркушах, зробили це частиною процесу персонального управління. Чудово віддавати належне своїм потенційно важливим думкам!

18

Одна з ваших додаткових скриньок вхідних повідомлень є ідеальною для цього. Тимчасово використовуйте її під час початкового опрацювання, щоб зібрати речі, організацію яких ви відкладете на певний час. Згодом можете скористатися нею для зберігання документів, роботу над якими відтерміновано, і фізичних нагадувань про подальші дії.

19

Один з вишуканих моментів у технології персональної продуктивності (певного мірою зумовлений її популярністю завдяки доведенню справ до результату) — це розвиток локалізованих нагадувань. Ваш мобільний пристрій зафіксує (з даних вашого GPS), що ви перебуваєте в крамниці електроніки, або ж удома, або в місті, і дасть вам сигнал виконати дії, прив’язані до цього фізичного місця. Загалом це має сенс, але на практиці, за всіх залучених до процесу змінних та при тому, що бажано мати загальне уявлення про всі наші засоби дії з різних кутів зору, це корисно тільки як гарний варіант додавання жорстко керованого списку — частини всуціль перевіреної та інтегрованої системи. Визнання цього припущення допоможе тримати голову ясного й усвідомлювати: те, що ви хочете бачити, все ще занадто оптимістичне стосовно цієї технології та її використання.

20

Я вживаю термін «Порядок денний» у значенні, прийнятому в Сполучених Штатах, — пункти, які треба опрацювати з кимось по телефону або на зустрічі (на відміну від термінів «календар», «розклад» чи «щоденник», що побутують в інших культурах).

21

Цифрові програми для списків (як і низькотехнологічні папери в окремих папках) мають тут перевагу, бо вони уможливлюють легко переводити пункт з однієї категорії до іншої, відповідно до зміни дії, без потреби щось переписувати чи переосмислювати.

22

Однак такий підхід може бути небезпечним, якщо ви не триматимете ці «Рахунки до сплати» або «Опрацювання квитанцій» перед очима так часто, як це необхідно. «Упорядкувати» їх недостатньо для того, щоб позбутися цього клопоту, — ви маєте розуміти, що ви їх відповідно переглянете і опрацюєте.

23

Якщо у вас такий стиль життя, що зрідка маєте неопрацьованих електронних листів за один раз більше одного екрана завдовжки, просто утримувати їх там як нагадування про вашу поточну роботу, можливо, цілком достатньо. Щойно їхній обсяг розшириться настільки, що ви не в змозі побачити на моніторі все за один раз, краще почати їх організовувати поза папкою вхідних.

24

Пишучи це, я саме переїжджаю із Каліфорнії до Європи. Протягом багатьох місяців я розглядав один проект у моєму списку «Проекти»: «Переїзд до Амстердама». На минулому тижні, коли всі справи пришвидшились і стали нагальними на всіх фронтах, я розділив цей проект на п’ятнадцять. Усі з них мені треба щотижня контролювати — від підпроекту «Відкрити банківські рахунки в Нідерландах» до «Закрити угоду щодо зберігання мистецьких творів у Санта-Барбарі».

25

Технології програмування і в подальшому розвиватимуть автоматизацію робочого процесу, зокрема системи керування інформацією про клієнтів та інші додатки, створені для нагадувань про дії і події. Теоретично це має зменшити потребу в індивідуальному відстежуванні таких пунктів. На практиці кожна людина виконує ту роботу, за яку вона відповідає, створену програмним обладнанням, керуючи нею в межах своєї холістичної системи. До того ж змінні величини в наших заняттях і діяльності настільки чутливі та швидкоплинні, що навіть найскладнішим технологіям у досяжному майбутньому не можна цілком довіряти таке деталізоване керування.

26

Як любитель попоїсти, я відстежував кожен ресторан у світі, де я можу бути постійним клієнтом (з досвіду чи за рекомендаціями). Тут я послуговувався комп’ютерною програмою, яка дає мені змогу, скажімо, проглянути «Місцеве-Лондон-Ресторани» і побачити мій список. Лише одна ця тема — ресторани, які я бажаю відвідати, — населяє сотні папок і підпапок у моєму комп’ютері.

27

Якщо ви користуєтесь календарем, доступним групі осіб, вам вочевидь треба відокремлювати один від одного різновиди нагадувань. Цифрові календарі зазвичай мають функції «приватної» категоризації, їх можна використовувати для записів, які ви хотіли би приховати від сторонніх очей.

28

Її також називають «Призупинене», «Перенесене», «Безтермінове» або «Календарний контроль».

29

Переконливу демонстрацію цієї функції та її цінності (і наслідків нехтування нею!) знаходимо в книзі Атула Ґаванде «Чек-ліст. Як уникнути безглуздих помилок, які спричинюють фатальні наслідки» (The Checklist Manifesto: How to Get Things Right) (Metropolitan Books, 2009).

30

Це особливо актуально, якщо інші люди мають повноваження додавати заходи до вашого календаря. Ви неприємно здивуєтеся, коли щойно побачите наради, які записані туди кимось іншим!

31

Тут, мабуть, дефект чи то видавництва, чи то друкарні. На сторінці 256 текст відсутній, є тільки одна фраза. (прим. оцифровувача).

32

Існує безліч способів усе кинути. Ви можете ігнорувати фізичний світ і його реальність та вірити у Всесвіт. Я так колись чинив, цілком по-своєму, і то був переконливий досвід. І такий, якого я би більше не бажав. Я спробував перевірити мої практичні зв’язки, хоча не вирішив покінчити зі своїм минулим життям (але то був дзвіночок!). Мені довелося багато дізнатися про співпрацю зі світом, в який я вирішив вжитися. Але довіритися внутрішній свідомості, її здібностям та мудрості щодо світів, у яких ви живете, — це вищий рівень. Довіряти собі та джерелу вашої мудрості — найкраща версія відчуття свободи та вияву персональної продуктивності.

33

В ідеальному світі ви могли би бачити всі ваші нагадування про наступні дії у будь-який бажаний для вас спосіб: час, розумові зусилля, місце чи засоби; емоційна віддача; сегмент життя; підтримувані цілі та проекти. Питання ось у чому: коли стає забагато структур, щоб вони не втратили потенційної цінності? Якщо вам треба думати і напружено працювати, аби ввести пункти до вашої системи, ви цього не зробите. Цифрові додатки для керування списками та категоріями надають нам дедалі більше можливостей розподіляти й перетасовувати нашу інформацію багатьма новими шляхами, але завжди слід оцінювати, чи варта того енергія, витрачена на використання системи «в запалі битви». (Ви, можливо, створили цей функціонал з контекстного сортування тоді, коли з’явилися перші комп’ютерні програми для таблиць, шляхом структурування стовпчиків і побудови сортувального макросу. Але чи треба мені проходити все це лише для того, щоб додати до мого списку нагадування «Зателефонувати братові»?)

34

Але, повірте, є велика різниця між тим, щоб чинити щось, що не потребує багато зусиль, оскільки це найпродуктивніша дія в певний момент, і тим, щоб виконати це замість складнішого завдання, з яким треба впоратися!

35

Це, вочевидь, одна з причин, чому хтось може опиратися прийняттю і втіленню цієї методології вирішення справ. Деяким із цих пунктів високих рівнів, які можуть потім вийти на поверхню, було б надто неприємно протистояти. Перебування в стані зайнятості та перевантаження може бути, хоч як це дивно, принаймні тимчасово ефективним способом збереження комфорту.

36

Величезна користь від камери у смартфоні — те, що нею можна зафіксувати ідеї з дошки та блокнота на підставці, щоб їх можна було витерти для продовження мозкового штурму, а результати надіслати учасникам для користування на їхній розсуд.

37

Уявіть, що папір щойно винайшли? Ура! Щось, що уможливлює створення візуальної мапи вашої цифрової інформації, якою ви можете оперувати і вводити у фізичне та візуальне спілкування? І щось, що може зафіксувати та підштовхнути креативне мислення без батарейок та електрики.

38

Донедавна у світі самодопомоги була популярною ідея про те, що зосередження на ваших цінностях спростить ваше життя. Я б висловив зворотне твердження: величезна кількість справ, які люди мають виконувати, випливає з їхніх цінностей. Цінності є дуже важливими елементами для формування значення, напрямку дій та ухвалення рішень. Але не обманюйте себе — що більше ви на них зосереджуєтеся, то більше справ братимете під свою відповідальність і до свого виконання. Ваші цінності полегшують ваш вибір, але не думайте, що вони спростять самі справи.

39

Я волів би, але не наважуюся, використовувати в цьому випадку термін уміння. У всіх нас уже є здатність ухвалювати рішення про наступну дію. Ми робимо це тисячі разів на день, але здебільшого несвідомо. Проте ухвалення такого рішення до того, як нам доводиться його ухвалювати щодо справ, які зобов’язані просувати, є потужною та вишуканою формою когнітивної поведінки, якій можна навчитися, яку можна практикувати й засвоювати. Це головний елемент «розумово-робочої атлетики». І більшість людей не практикує це за описаним зразком, навіть щодо найважливіших речей у їхньому житті.

40

Один із найбільших спадів продуктивності, які я бачив у деяких організаціях, — це невизначеність наступних дій щодо тривалих проектів. Тривалий не означає «той, що належить до категорії „Колись/можливо“». Ці проекти з віддаленими цільовими горизонтами треба виконувати якомога швидше; «тривалий» просто означає «той, який передбачає більшу кількість дієвих кроків до завершення», а не «немає потреби визначатися з наступною дією, бо день розрахунку ще так далеко». Коли кожен проект і відкритий виробничий цикл в організації контролюються, це зовсім інша справа.

41

Цікавий феномен, який я неодноразово помічав: для деяких енергійних людей засвоєння стилю мислення цієї методології дає поштовх до переходу їхнього насиченого й творчого життя на новий рівень дискомфорту («Тепер я справді можу зробити значно більше і швидше!»). І тоді вони можуть скористатися здоровим самоаналізом: наскільки це важливо порівняно з тим, що вони можуть отримати більше результатів у підвищенні якості свого життя, яких вони, можливо, палко прагнуть.

42

Francis Heyighen and Clement Vidal, «Getting Things Done: The Science Behind Stress-Free Productivity», Long Range Planning 41, no. 6 (2008): 585-605.

43

«The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload», Daniel J. Levitin (New York: Dutton, 2014).

44

Кваліфікація та досвід Ф. Хейлігена — аналіз поведінки комах; він дослідив, як відносно безмізкі створіння досягають феноменально ефективних результатів. На основі Мистецтва упорядкування справ він навів чудовий приклад для наслідування людьми.

45

Roy F. Baumeister and Е. J. Masicampo, «Unfulfilled Goals Interfere with Tasks That Require Executive Functions», Journal of Experimental Social Psychology 47, no. 2 (2011): 300-11.

46

Roy F. Baumeister and E. J. Masicampo, «Consider It Done! Plan Making Can Eliminate the Cognitive Effects of Unfulfilled Goals», Journal of Personality and Social Psychology 101, no. 4 (2011): 667-83.

47

Roy Е Baumeister and John Tierney, Willpower: Discovering the Greatest Human Strength (New York: Penguin Press, 2011).

48

Mihaly Csikszentmihalyi, Flow: The Psychology of Optimal Experience (New York: Harper Perennial, 1990).

49

М. Csikszentmihalyi and J. LeFevre, «Optimal Experience in Work and Leisure», Journal of Personality and Social Psychology 56, no. 5 (1989): 815-22.

50

Clive Fullagar and E. Kevin Kelloway, «Work-Related Flow», in A Day in the Life of a Happy Worker, ed. Arnold B. Bakker and Kevin Daniels (New York: Psychology Press, 2013), 41-57.

51

Christopher Р. Neck and Charles С. Manz, Mastering Self-Leadership: Empowering Yourself for Personal Excellence, 6th ed. (Upper Saddle River, NJ: Pearson Prentice-Hall, 2012), 192.

52

Peter М. Gollwitzer and Gabrielle Oettingen, «Planning Promotes Goal Striving», in Kathleen D. Vohs and Roy F. Baumeister, eds., Handbook of Self-Regulation: Research, Theory, and Applications, 2nd ed. (New York: Guilford, 2011), 162-85.

53

F. Luthans, В. J. Avolio, J. В. Avey, and S. М. Norman, «Positive Psychological Capital: Measurement and Relationship with Performance and Satisfaction», Personnel Psychology 60, no. 3 (2007): 541-72; див. також: T. Sun, X. W. Zhao, L. B. Yang, and L. H. Fan, «The Impact of Psychological Capital on Job Embeddedness and Job Performance Among Nurses: A Structural Equation Approach», Journal of Advanced Nursing 68, no. 1 (2012): 69-79, doi:10.1111/j.1365-2648.2011.05715.x.

54

J. B. Avey, F. Luthans, R. M. Smith, and N. F. Palmer, «Impact of Positive Psychological Capital on Employee Well-being Over Time», Journal of Occupational Health Psychology 15, no. 1 (2010): 17-28, doi:10.1037/a0016998.

55

Одне з моїх улюблених прислів’їв: «Що кращим ти стаєш, то кращим можеш стати!» Чим більше ви впевнені, що можете виявити речі до того, як у вас накопичаться необхідна інформація та ресурси, тим більше ви можете перевершити самих себе у своїх можливостях. Тож ясність і впевненість, яку надають практики GTD, одночасно потребують їх тривалого використання.