Большая книга директора по персоналу

Совет 5. Выдача документов из архива службы персонала

Выдача документов, учетных регистров из архива организации работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению руководителя организации.

Статья 26 Закона № 125-ФЗ обязывает организации при наличии у них соответствующих архивных документов «бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ».

Понятие пользователей архивными документами определяется п. 19 ст. 3 Закона № 125-ФЗ, в соответствии с которым к ним относятся «государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации».

Совет 6. Уничтожение документов или передача в архив

Необходимо обратить внимание на то, что некоторые документы (лицевые счета работников, трудовые договоры, приказы по личному составу и др.) в Перечне помимо указания срока хранения помечены аббревиатурой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия). Эта отметка означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Перечнем выделяются организации, являющиеся источниками комплектования архивов и не являющиеся таковыми. К первым относятся государственные, муниципальные организации, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, а также негосударственные организации, с которыми заключены соответствующие договоры. Ко вторым относятся организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы.

По истечении сроков хранения в архивах организаций – источников комплектования архивного фонда России документы, отобранные на государственное и муниципальное хранение, передаются в соответствующий архив.

Организации, документы которых приему в государственные и муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период. Уничтожение документов оформляется актом, утвержденным руководителем организации. Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой ЭПК, а также не предусмотренных Перечнем, должно согласовываться с архивным органом.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи (гибели).

При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора, МЧС и т. п.

Статьей 23 Закона № 125-ФЗ устанавливается, что при реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами. Этой же статьей определено, что при ликвидации организации ее документы, включенные в состав Архивного фонда РФ, документы по личному составу, а также документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между вышеуказанными сторонами.

Совет 7. Кто может изъять документы из архива организации?

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Совет 8. Закон есть закон

Статьей 27 Закона № 125-ФЗ установлено, что «юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации».

В некоторых случаях организации могут быть, согласно ст. 111 НК РФ, освобождены от ответственности за пропажу или гибель документов вследствие стихийного бедствия и других чрезвычайных обстоятельств (кража, пожар и т. п.). Однако следует иметь в виду, что вина организации в совершении правонарушения будет определяться в зависимости от вины ее должностных лиц, действия (бездействия) которых стали причиной совершения этого правонарушения. Архивирование документов позволяет решить целый комплекс проблем, связанных с организацией и управлением архива предприятия, обеспечением сохранности особо ценной информации, составлением описей документов и дел, общим обследованием архивного фонда.

Совет 9. Избавьтесь от хлопот

В настоящее время на рынке появилась новая услуга, которая имеет стабильный спрос в крупных и средних компаниях. Речь идет о вне-офисном хранении документов.

Внеофисное архивное хранение документов позволяет обеспечить конфиденциальное и удобное хранение ваших документов в современных и технически оснащенных хранилищах. Разработанные специально для безопасного архивного хранения документов, они высокоэффективны в течение длительного периода времени при экономии дорогостоящих офисных площадей. Актуально при частых, внезапных налоговых и иных проверках с выемкой документов.

Совет 10. Оцените преимущества

Хранилища архивных компаний отвечают всем международным и российским стандартам в области архивного хранения особо ценных документов, они оснащены самыми современными системами пожаротушения, сигнализации, контроля уровня влажности и температуры. В таких условиях возможности утери хранящихся документов при пожаре, подтоплении, неправильных условиях хранения и иных форсмажорных обстоятельствах минимизируются и практически равны нулю.

В наше время информация является одним из важнейших ресурсов, и обеспечение ее сохранности и безопасности становится главной задачей в процессе деятельности любой компании. Внеофисное хранение документов значительно снижает возможность утечки коммерческой информации и попадания ее в руки конкурентов. Это достигается сочетанием многоступенчатой системы охраны и видеонаблюдения со сложной системой кодирования и обезличивания хранящейся информации. Все поступающие документы шифруются особым кодом и рассредоточиваются по всему хранилищу. Доступ к документам получают только уполномоченные сотрудники заказчика, постоянно ведется история доступа. Информация надежно защищена от несанкционированного доступа, чего крайне тяжело достичь, храня свои документы в офисе.

Внеофисное архивное хранение документов позволяет экономить на дорогих офисных площадях, на многочисленном оборудовании, необходимом для организации архива, на обучении и оплате дополнительных сотрудников.

И последнее напутствие к тем, кто работает в старых компаниях, имеющих давний архив и обширную историю. В стране нарастает интерес граждан к поиску своих генеалогических корней. И в поисках информации эти граждане часто обращаются с запросами в архивы организаций. Коллеги, проявляйте милосердие, не отмахивайтесь от подобных запросов. А проявляя милосердие, помните о нормах «Закона о персональных данных». Как ни удивительно, но данные человека, чьи кости истлели и остались лишь архивные следы, не перестали быть персональными.