Большая книга директора по персоналу

2.9. «Нажми кнопку – получишь результат»: информационные системы по кадровому учету и пути их интеграции в единую информационную систему компании

В процессе роста компании возникает необходимость внедрения управленческого учета и, как следствие, потребность в ведении рекомендованного документооборота, который, в свою очередь, вызывает необходимость автоматизации процессов обработки документов. Стоимость информационных программ, поддерживающих управленческий учет на должном уровне, может достигать нескольких сотен тысяч долларов. После внедрения таких систем возникает необходимость их технической поддержки, что тоже требует привлечения дополнительных материальных и финансовых ресурсов. В крупных российских компаниях документооборотом и информационным обеспечением занимаются порой целые департаменты.

В целесообразности использования современных программных продуктов в системе кадрового менеджмента, мы думаем, никого убеждать не надо.

Существует несколько объективных причин обоснованности внедрения информационных систем и блоков управления персоналом. Давайте рассмотрим некоторые из них:

1) уменьшение объема документации, нуждающейся в ручной обработке;

2) оперативное предоставление руководству организации информации, необходимой для принятия решений;

3) эффективное управление человеческими ресурсами в любой компании имеет стратегическое значение, соответственно с помощью информационных систем проще и легче заниматься стратегическим планированием, анализом и прогнозированием.

Область применения информационных систем достаточно обширна. Основными аспектами использования автоматизированных систем являются:

1) анализ и планирование персонала;

2) организационные структуры;

3) анализ и планирование обучения работников;

4) работа с кадровым резервом;

5) кадровый учет;

6) заработная плата и начисления;

7) кадровая статистика и делопроизводство.

В настоящий момент на рынке существуют два типа информационных систем.

К первому типу относятся информационные системы, предназначенные для отделов кадров и настроенные непосредственно на документооборот и кадровое делопроизводство. К таким системам относятся «АиТ», «1C», «Парус», «Галактика», «Радость кадровика». Они относительно просты в использовании и без особых доработок интегрируются в аналогичные бухгалтерские и логистические программы.

Ко второму типу относятся более продвинутые системы, включающие в себя блоки управления персоналом различной степени сложности. В таких системах присутствуют блоки по организационной структуре, оценке персонала, обучению, работе с кадровым резервом. Примером такой системы является «Босс-Кадровик», имеющий возможность интеграции в зарубежные И С типа «Oracle» или «Axapta». Западные информационные системы также оснащаются модулями по управлению персоналом, но из-за разницы в законодательстве требуют значительной доработки. Особое место занимают серьезные разработки систем по дистанционному обучению. Они предназначены для оснащения корпоративных университетов, требуют очень серьезной подготовительной работы, сложны во внедрении. Но и отдача от таких систем внушительная. Они позволяют стандартизировать необходимое обучение в крупной компании по основным специальностям и значительно сэкономить бюджет на обучение.

Выбор информационной системы по управлению персоналом является обычно задачей для IT-службы и определяется требованиями, предъявляемыми финансовой службой к учетной политике организации. Служба персонала может в данной ситуации лишь поучаствовать в составлении технического задания в соответствии со своими текущими и перспективными потребностями.