Большая книга директора по персоналу

5.2. «Нужен такой же, но без крыльев»: практические советы по составлению заявки на подбор персонала

Нравится нам это или нет, но формализация в работе службы персонала имеет очень важное значение. А в процессе подбора персонала – особенно. Рекомендуем вводить формализацию с самого первого этапа процесса подбора персонала. Даже если у вас есть такая важная вещь, как описание вакансии, поверьте, оформить заявку на подбор персонала крайне важно. Эта драгоценная бумажка выполняет две основные функции:

1) фиксирует ключевые факторы описания вакансии, на которую ведется подбор;

2) фиксирует договоренности службы персонала и внутреннего заказчика.

Кроме того, заявка на подбор может выполнять одновременно функцию заявки на формирование рабочего места (комплектация, сроки).

По сути, заявка – это некая форма, регламентирующая условия появления нового работника.

Разберем, какие разделы может и должна включать заявка на подбор персонала для того, чтобы выполнять эти функции.

1. Условия формирования вакансии (ввод новой должности или вакантная, временная или постоянная, бюджет).

2. Наименование должности, подразделение, статус, количество.

3. Основные и дополнительные задачи, которые будут поставлены перед новым сотрудником. Компетенции: образование, опыт (какой и сколько), что должен знать, что должен уметь, дополнительные требования (что желательно, но не обязательно), личностные характеристики.

4. Условия работы: в чьем подчинении, наличие подчиненных, структура и размер компенсационного пакета, перспективы роста, допуск к конфиденциальной информации, наличие командировок, режим работы.

5. Условия подбора (какие и с кем собеседования, тестирование, экспертная оценка профессионального уровня, кто принимает решение).

6. Условия работы над заявкой (сроки, ответственные, закрытие заявки, служебные отметки об этапах подбора).

7. Подписи заказчиков и исполнителей.

На первый взгляд все сложно и заформализованно. На самом деле ничего лишнего, все просто.

Кто и как заполняет подобную заявку? По логике вещей это должен делать тот, кто, собственно, заинтересован в приобретении специалиста, т. е. непосредственный руководитель. Но советуем не расслабляться. Опыт показывает, что заказчик предпочитает проговаривать свою потребность устно, а заявку заполняет очень и очень формально. В принципе, заявку может заполнить и сама служба персонала, но в этом случае сложно говорить о каких-либо совместных договоренностях. А служба персонала как внутренний рекрутер должна быть кровно заинтересована не в формальном выполнении заявки, а в самом что ни на есть качественном. Поэтому самый разумный вариант – заполнить ее совместно представителем службы персонала и заказчиком. В этом случае не будет никаких разночтений, все условия и требования будут максимально осмысленными. А также у заказчика не возникнет иллюзии простоты выполнения заявки, что тоже имеет определенное значение.

Не забывайте о важном моменте – закрытии заявки. Далеко не всегда заявка закрывается по причине счастливого финала – нахождения и приема на работу вожделенного специалиста. На практике случается и такое, когда в ходе выполнения заявки по подбору вдруг, по каким-либо объективным причинам, было принято решение о том, что потребности в искомом специалисте нет, или в связи с изменениями в бизнес-процессах вакансия была переформирована. Заявка на подбор специалиста – как маленький проект. Она требует четкой формализации и закрытия в случае ее благополучного выполнения или прекращения хода выполнения по каким-либо причинам.

Грамотно составленная заявка не только способствует четкому ее выполнению, но и позволяет заказчику отслеживать ход выполнения, а также придает ему уверенность, что его потребность не отложена в долгий ящик.

При наличии автоматизированной системы управления персоналом в компании заявка, как правило, вносится в электронную базу. И заказчик может следить за ходом ее выполнения в корпоративной информационной системе. Но даже в этом случае лучше дублировать заявку на бумажном носителе и подписывать у всех ответственных лиц, задействованных в процессе. Конечно, если только в компании нет практики электронных подписей.

Существуют и упрощенные виды заявок, но мы считаем, что перечисленная информация – это необходимый минимум. Отказ от каких-либо из перечисленных пунктов сведет заявку к банальному описанию вакансии и не позволит ей полноценно выполнить те функции, для которых она предназначена. Вот и вся премудрость.